DEDICATORIA

A todas:
Las personas que de una u otra manera estn
contribuyendo en mi formacin profesional, en
especial a mis padres, por el apoyo que me
brindan de manera incondicional.

pg. 1

AGRADECIMIENTO

AL Lic. Burillo Vela Julio de la escuela acadmica

de administracin de empresas de la Universidad
de Hunuco, Por su orientacin y enseanza.
En un mtodo de aprendizaje muy adecuado para
as culminar mi carrera profesional con gran
eficiencia y eficacia para poder

ser buen

profesional y competente en el futuro.

pg. 2

INDICE
Introduccin
Captulo

1:

Sistemas

de

informacin

en

la

organizacin......

.06
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Objetivo de aprendizaje..07
Ventajas de los sistemas de informacin n las organizaciones.07
Eficacia / efectividad...07
Eficiencia08
Aumento de ventajas competitivas.08
Por qu los sistemas de informacin dentro de la estructura de la

organizacin?........................................................................................................09
7. Sistemas de informacin y tecnologa de la informacin.10
8. Sistemas de informacin...11
9. Tecnologa de la informacin...11
10. Cartera de aplicaciones..11
De
alto
potencial.
.12
Estratgica13
Clave para las operaciones..13
De apoyo14
11. Sistemas
de
informacin
para
las
decisiones
en
las
organizaciones...15
12. Niveles de decisin en una organizacin..15
13. Caractersticas de la informacin16
Nivel
ejecutivo..16
Nivel directivo..16
Nivel operativo.16
14. Flujo de la informacin...17
15. Sistemas de informacin en las organizaciones.17
16. Modelos de implementacin de un sistema de informacin en las
organizaciones.18
Determinismo tecnolgico...18
Administracin racional19
Interaccin
social.
...20
17. ITSGAS...21
Producto....21
Cliente....22
Canales de distribucin....22

pg. 3

Proveedores.....22
Actividades de la cadena de valor.....23
De
carcter
general.23

Conclusin
Recomendacin
Anexo

INTRODUCCIN

pg. 4

Durante los ltimos aos se han multiplicado los estudios tendentes a analizar la
informacin como factor clave para la toma de decisiones en la empresa, clave de la
gestin empresarial, y eje conceptual sobre el que gravitan los sistemas de informacin
empresariales.
Se considera que la informacin es un recurso que se encuentra al mismo nivel que los
recursos financieros, materiales y humanos, que hasta el momento haban constituido los
ejes sobre los que haba girado la gestin empresarial. Si la Teora econmica tradicional
mantena el capital, la tierra y el trabajo como elementos primarios de estudio, la
informacin se ha convertido, ahora, en el cuarto recurso a gestionar.
Desde el punto de vista de la gestin empresarial el conocimiento del entorno, en un
mundo cada vez ms complejo y cambiante, origina una necesidad cada vez ms acuciante
de informacin para la toma de decisiones, tanto para atacar nuevos mercados, como para
proteger a la empresa de agentes externos que puedan vulnerar su estabilidad.
El dominio de la informacin externa, no debe hacer olvidar el control de los flujos internos
de informacin que la propia empresa genera derivado de su funcionamiento.
Y, finalmente, tampoco se debe olvidar la propia informacin que la empresa lanza al
exterior, en algunos casos regulada por factores legales, como aquellos que obligan a las
empresas a depositar sus cuentas anuales en los registros mercantiles. Datos, a su vez,
que se convierten en informacin externa para otras empresas que absorben esa
informacin.

pg. 5

CAPTULO I
SISTEMAS DE INFORMACIN EN LA
ORGANIZACIN

LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN LA ORGANIZACIN

pg. 6

Nosotros debemos resolver primero las preguntas: por qu? y qu? y

despus resolver la pregunta cmo? Si nosotros no conocemos qu
necesitamos, probablemente no sabremos que buscar.
1. OBJETIVO DE APRENDIZAJE
Los Sistemas de Informacin se construyen para mejorar la Organizacin y
habitan en la estructura de las mismas. La mejora de la organizacin receptora
de los SI son el fin ltimo que justifica su puesta en marcha. El objetivo de
aprendizaje de esta Unidad es obtener los conceptos tericos bsicos que nos
permitan orientar la funcin de los sistemas de informacin en las
Organizaciones.
2. VENTAJAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN LAS
ORGANIZACIONES
Los SI en las organizaciones ofrecen las siguientes tres ventajas y sus
consecuentes beneficios:
Mejoran la Eficacia
Mejoran la Eficiencia
Aumentan la ventaja competitiva de las empresas.
Mencionamos: ventajas y beneficios; si bien las palabras hablan solas de la
diferencia entre ellas, vale la pena remarcar el tema.
Con ventaja de una organizacin nos referimos a obtener una diferencia, en
general en sentido positivo, sobre otra organizacin o sobre el estado actual de
las cosas.
Con beneficio nos referimos a los resultados que podemos lograr con la
ventaja. Este beneficio puede ser de orden econmico u otro tipo de beneficio.
Desde el punto de vista del empresario las ventajas y beneficios de una
tecnologa son el factor que ms importa y lo que va a permitir tener una
opinin favorable ante una opcin de adquisicin de una tecnologa. Casi
siempre el punto de vista del empresario difiere de nuestra ptica desde
nuestra posicin de tcnicos.
3. EFICACIA /EFECTIVIDAD
La eficacia o efectividad responde a la pregunta: Qu se logr?
Se entiende por eficacia al grado de cumplimiento de un objetivo perseguido.
Es decir, una mayor efectividad busca tener una alta productividad, un
aumento de la misma y una consecuente mejora de los servicios. En este caso
la IT se usa como un facilitador para permitir a las organizaciones cumplir sus
objetivos, tomar mejores decisiones y proveer mejores productos y servicios a
sus clientes.

pg. 7

SI tpicos que responden a este tipo de criterio son los sistemas que aumentan
la productividad del plantel de personal o staff.
Ejemplos de aplicaciones que aumentan la eficacia de una organizacin son:
Procesadores de texto: Permiten a las secretarias producir ms cartas.
Videos conferencias, mejor uso del tiempo.
Computadoras de mano: Palms para toma de pedidos.
Planillas electrnicas de clculo
Correo electrnico, e-mail
4. EFICIENCIA
La eficiencia responde a la pregunta: Cmo se logr? Se relaciona con la
manera de cumplir el objetivo.
Con la bsqueda de mayor eficiencia se busca: hacer ms con menos, bajar los
costos, reducir las labores rutinarias y repetitivas.
SI tpicos que responden a este tipo de criterio son:
Sistemas que permiten un ahorro de costos.
Sistemas que permiten una reduccin de labores manuales. El aumento de
eficiencia en muchos casos por automatismo trae aparejado como
consecuencia: reducciones de personal. No siempre este hecho puede ser
valorado como positivo.
Permiten una reduccin de espacios fsicos
Ejemplos de sistemas orientados al aumento de eficiencia son:
Software de impresin de facturas de pago.
Sistemas computarizados de control ambiental.
Sistemas de control de la produccin
Sistemas como los cajeros automticos
5. AUMENTO DE VENTAJAS COMPETITIVAS
Los sistemas de este tipo responden a la pregunta Cmo lograr una posicin,
un servicio nico y diferente, ante los competidores que todava no lo poseen?
En general se caracterizan por permitir o habilitar un crecimiento del negocio.
Los SI en este caso se usan para ganar una ventaja sobre nuestro rival.
SI tpicos que responden a este tipo de criterio son:
Sistemas de compra por Internet.

pg. 8

 Servicios bancarios diferenciales (por ejemplo: ATM)

Servicios de compra de pasajes areos.
Ante este tipo de beneficio, las empresas competidoras reaccionan
prontamente y con la incorporacin de la novedad a sus recursos tratan de
disminuir la ventaja existente de la empresa que lidera este proceso. Es decir,
en forma ms simple, copian al lder. La lder gana mercado por el diferencial
de tiempo ante la competencia tarda.
Los beneficios de eficacia, eficiencia y aumento de las ventajas competitivas no
se dan aislados, no son nicos. Un SI produce una combinacin de estos
beneficios. En la decisin de invertir en un SI es raro observar uno solo de los
beneficios mencionados. En general los sistemas ofrecen algo de las tres
ventajas aunque uno de ellos puede ser el foco, el motor o generador de la
opcin de compra.
No queremos dejar de mencionar, antes de pasar a otro tema, que en
diferentes momentos en el tiempo el desarrollo de sistemas puso foco en
algunas de las ventajas mencionadas. Esta evolucin cronolgica ocurre y
suele darse en la evolucin de los objetivos perseguidos por los SI en una
organizacin. En el cuadro siguiente se observa esta evolucin cronolgica.

6. POR QU LOS SISTEMAS DE INFORMACIN DENTRO DE LA

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN?
Las organizaciones son sistemas vivientes que actan y reaccionan ante
problemas propios y ajenos en forma constante. Aquellas empresas que no
tienen actitud de cambio y reaccin, es decir aquellas que estn: ciegas a sus
problemas de comportamiento, ignoran al mercado que la sustenta, o ignoran
las verdaderas necesidades de la gente, pierden rpidamente competitividad
donde lo nico permanente es el cambio en nuestra poca.
Los problemas que mencionamos son los siguientes:
Problema negativo: La situacin actual no satisface el objetivo.
Problema potencial: La situacin proyectada no satisface el objetivo
Problema de implementacin: Cmo se va a concretar el objetivo?

pg. 9

 Aprovechamiento de oportunidades: Generacin de un nuevo objetivo

Los avances tecnolgicos en general y la tecnologa de la informacin en
particular son un actor en estas acciones de cambio. Enfrentar estos problemas
trae aparejado previamente conocer acabadamente la situacin por medio de
informacin para resolver los problemas. Los sistemas de informacin habilitan
a la organizacin a resolver los problemas y/o son parte de la solucin de los
mismos. Si bien los sistemas de informacin inicialmente se consolidaron en la
empresa para solucionar los problemas administrativos y contables, el
desarrollo de la tecnologa se ha insertado a todo nivel en la organizacin y
constituye un servicio horizontal integrado a la empresa.

7. SISTEMAS DE INFORMACIN Y TECNOLOGA DE LA INFORMACIN

Muchos autores distinguen entre Sistemas de Informacin (SI) y Tecnologa de
la Informacin (TI), si bien en el lenguaje vulgar no es fcil hallar una
diferencia. Sin embargo, la diferencia semntica no es trivial.
Los sistemas de informacin en una empresa, independiente del uso de
computadoras, siempre existieron. Como hemos observado en la unidad
temtica anterior, son parte integrante de la empresa. La informacin aumenta
nuestra posibilidad de toma de decisiones correctas, hasta llegar a niveles de
certeza donde no habra equvoco posible. Claro est, que estamos tomando
como criterio para de la toma de decisiones la razonabilidad de los problemas,
que claro que muchas veces, las decisiones no se toman en forma racional.
La mayora de las acciones provienen de decisiones y las decisiones provienen
de tener informacin. Este proceso, que muchas veces no se realiza en forma
consciente, est en nuestra vida diaria y en la vida de las empresas a todo
nivel. Un ejemplo, por cierto muy sencillo, es vestirnos de diferente forma de
acuerdo a la informacin que tengamos sobre las condiciones del tiempo. El
pg. 10

pronstico del tiempo la informacin- para saber que ponernos (accin) puede
ser formal a travs de un informe meteorolgico de un noticiero radial o el
peridico, o informal como podra ser un dolor de callos de nuestra abuela que
habitualmente nos indica lluvia.
A nivel de una organizacin tambin existe informacin formal e informal. La
necesidad de informacin es tan amplia que se procuran sistemas de
informacin de alta complejidad y variada calidad, a todo nivel de las
decisiones empresarias. Los medios utilizados para mantener el sistema de
informacin son extremadamente amplios, se usan: informes, reuniones de
consulta, planillas de resultados, boletines informativos, balances, planos,
mapas, comunicaciones telefnicas, pelculas, grabaciones, comentarios
informales (chimentos en radio pasillo), etctera.
Los medios y su automatizacin para realizar y obtener la informacin es lo que
denominamos tecnologa de la Informacin. En estos casos predomina el uso
de las computadoras y sus perifricos en su obtencin.
8. SISTEMAS DE INFORMACIN
Los SI estn alineados con la demanda. La pregunta que deben satisfacer es:
Qu informacin es necesaria?
La actividad principal a llevar a cabo en dilucidar los SI por los analistas de
sistemas es el anlisis de requerimiento y el diseo conceptual que trata de
responder a nuestras necesidades de informacin.
Podemos decir que el personal de la organizacin, en principio, sabe del SI
ms all del uso de las TI para solucionar sus necesidades. Es muy probable
que no sean eficientes y eficaces pero se debe descubrir por parte de los
analistas de sistemas y especialistas en TI.
9. TECNOLOGA DE LA INFORMACIN
La TI est alineada con la Oferta. En este caso la pregunta que debemos
responder es: Cmo podemos proveer la informacin necesaria para
responder a la estrategia empresarial?
En este caso la TI pertenece al campo y sigue el camino de los avances
tecnolgicos. La TI necesita de tener un SI definido previo para cumplir su
objetivo. De alguna forma, es sirviente al SI. Su utilizacin, sin esta base
previa, es muy probable que nos lleve al fracaso o en el mejor de los casos a la
sub-utilizacin de los medios tecnolgicos.
10.

CARTERA DE APLICACIONES

La cartera de aplicaciones es el conjunto real, planificado y potencial de

sistemas informticos que una empresa demanda para cubrir sus expectativas
de informacin.

pg. 11

Un esquema de clasificacin desarrollado originalmente por Mc Farlan, de gran

utilidad, compara el papel de los SI/TI en diversas organizaciones, toma la
forma de una matriz y las clasifica en:
De alto potencial
Estratgica
Clave para las operaciones
De apoyo
La idea principal que nos lleva a este anlisis y es la razn de su observacin
es permitir visualizar la prioridad y necesidad de los sistemas de informacin.
En el cuadro siguiente podemos observar la matriz:

En los prximos prrafos describimos por medio de cuadros las caractersticas

de la cartera de aplicaciones.

DE ALTO POTENCIAL

pg. 12

ESTRATGICA

pg. 13

CLAVE PARA LAS OPERACIONES

DE APOYO

pg. 14

En forma muy similar y correlacionada con el esquema anterior, existe una

matriz conocida como matriz de Boston Cosultancy Group para evaluar
productos de una empresa. En este caso la matriz tipifica las distintas
caractersticas de los productos de una empresa en funcin de su participacin
en el mercado y tomando como parmetro su crecimiento potencial. El eje
horizontal representa la participacin en el mercado y el eje vertical el
crecimiento del producto en el mercado.
Los componentes de la matriz de Boston Consultancy Group son:
El producto de tipo len
El producto de tipo estrella
El producto vaca lechera
El producto perro

pg. 15

Tambin la matriz puede relacionarse al concepto de ciclo de vida de un

producto. El producto cuando es de tipo len tiene una poca participacin
actual en el mercado pero mucho potencial. Dicho producto luego se convierte
en producto de tipo estrella cuando tiene un crecimiento sostenido y todava
poca participacin. Los productos vaca lechera son productos maduros,
donde ya no hay crecimiento pero si tienen un mercado que responde al
producto. La vaca lechera es la que nos da de comer todos los das. Los
productos de tipo perros son aquellos que tienen bajo mercado y poco
crecimiento.
La pregunta que naturalmente surge es: Porqu tomamos estos conceptos de
la matriz del Boston Consultancy Group para nuestro caso?
La respuesta es: En forma habitual los servicios informticos estn agrupados
dentro de una organizacin como un sector. Luego este sector de servicios
informticos puede manejar un portafolio de productos los cuales pueden estar
sujetos al anlisis de la matriz de propuesta.

11.
SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA DECISIN EN LAS
ORGANIZACIONES
Siempre se menciona que el rol de un Sistema de informacin en una
organizacin est ligado ntimamente a la toma de decisiones.
Definicin de decisin: Elegir un curso de accin frente a una gama de cursos
de accin alternativos
En los prximos prrafos analizaremos este role.
12.

NIVELES DE DECISIN EN UNA ORGANIZACIN

Hemos mencionado la informacin para la decisin. Sin embargo los distintos

niveles de la organizacin no necesitan el mismo tipo de informacin. Podemos
hablar de tres niveles de decisin con distintos tipos de informacin con sus
correspondientes caractersticas:
Un nivel ejecutivo
Un nivel de desarrollo y administracin
Un nivel operacional u operativo

pg. 16

13.
CARACTERSTICAS DE LA INFORMACIN
NIVEL EJECUTIVO
A nivel ejecutivo, la capa superior, la informacin cubre las necesidades de los:

Decisores
Planes estratgicos de la organizacin Son datos poco rutinarios,
complejos, poco estructurados y sumarios.
NIVEL DIRECTIVO
A nivel de administracin, el medio, la informacin cubre las necesidades de los
jefes de sector, desarrolladores de proyectos, profesionales, etc.
Las tareas son control del nivel operativo, preparacin de polticas para el nivel
superior, se necesitan datos externos e internos provenientes del nivel
operativo. Es el lugar donde se realiza el anlisis de la informacin.

NIVEL OPERATIVO
El nivel operativo, la base del tringulo, es el lugar donde los procesos de
produccin tienen lugar. Las caractersticas de los datos son: voluminosos, baja
variedad, y de rpido cambio.

En el siguiente cuadro se explican las caractersticas mencionadas.

pg. 17

14.

FLUJO DE LA INFORMACIN

Entre los distintos niveles existe un flujo de informacin. As mismo, la

organizacin toma informacin externa. En los siguientes grficos se muestra
el flujo de la informacin en forma terica y el flujo de la informacin en forma
real. Se puede observar los rebotes y/o ruido a los cuales quedan sujetos estos
flujos.

15.

SISTEMAS DE INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES

Por ltimo queremos destacar que los SI y la TI no es irrelevante. Es relevante y

modifica la organizacin. Podramos decir que luego de los procesos de
incorporacin de la TI la organizacin no es la misma que antes. En la figura

pg. 18

siguiente se muestra mejor que en palabras el significado que se quiere

expresar.

A modo de ejemplo mencionamos algunas tecnologas relevantes en el rea

geogrfica:
Las computadoras y el software para el clculo topogrfico, geodsico y
cartogrfico. El software para anlisis estadstico.
GPS - Imgenes de satlite
SIG - Base de datos
Telecomunicaciones
Internet
16.
MODELOS DE IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES
Cmo se desarrolla o con que actitud un sistema de informacin dentro de las
organizaciones?. De acuerdo a Cambell and Masser (1995) existen tres forma
principales, a saber:
Determinismo tecnolgico
Administracin racional
Interaccin social

DETERMINISMO TECNOLGICO
Los problemas de la organizacin no son tomados en cuenta. Todas las
organizaciones son iguales.

pg. 19

 La organizacin adoptar la tecnologa inevitablemente.

Las consecuencias se miden como impacto
Espectador

ADMINISTRACIN RACIONAL
Se reconoce que la introduccin de la nueva tecnologa puede producir
algunos problemas de adaptacin. Ajustes lgicos y racionales.
Se debe producir en la organizacin algunos ajustes de reestructuracin de
los procesos.
Una reingeniera de procesos sera aceptable

pg. 20

INTERACCIN SOCIAL
La organizacin es vista como una compleja estructura social donde es de
esperar un comportamiento no siempre racional. Grupos de individuos con
motivaciones y ambiciones.
El sistema tiene xito si las personas lo adoptan. Caracterstica

pg. 21

17.

ITSGAS

La sigla ITSGAS proviene del ingls como abreviatura de la frase Information

Technology Generic Strategy Action, su significado en espaol es: Acciones
Estratgicas basadas en Tecnologa de la Informacin.
Se ha incluido este apndice tomado del libro: La organizacin en la era de la
informacin pensando en su utilidad prctica para comprobar un listado de
posibilidades que preparemos para una organizacin y no olvidar ninguno de
los aspectos posibles.
Las aplicaciones mencionadas se correlacionan con los siguientes componentes
de la organizacin: En relacin al PRODUCTO
En relacin al CLIENTE
En relacin a los CANALES DE DISTRIBUCION
En relacin a los PROVEEDORES
En relacin con la CADENA DE VALOR
De carcter GENERAL

PRODUCTO
Incrementar el contenido de informacin del producto
Personalizar el producto
Crear nuevos productos (por ejemplo a partir de datos de ventas de otros
productos)
Combinar productos

pg. 22

CLIENTES
Trabajar para el cliente
Conseguir que el cliente trabaje para nosotros
Seleccionar clientes potenciales para determinados productos
Facilitar a los clientes acceso a nuestro sistema de transacciones
Acceder al sistema de transacciones de nuestros clientes
Estandarizar las relaciones con el cliente (EDI)
Fomentar la creacin de un mercado electrnico
Defenderse de la aparicin de un mercado electrnico

CANALES DE DISTRIBUCIN
Controlar el canal de distribucin
Desarrollar nuevos canales de distribucin
Utilizar canales existentes para otros productos (distribuir otros productos)

PROVEEDORES
Incrementar la efectividad de nuestras relaciones con proveedores
Facilitar a los proveedores acceso a nuestro sistema de transacciones
Conseguir que el proveedor trabaje para nosotros
Acceder al sistema de transacciones de nuestros proveedores
Estandarizar las relaciones con los proveedores (EDI)
Fomentar la aparicin del mercado electrnico
Actividades de la cadena de valor
Incrementar eficiencia de las actividades.
Acoplar actividades.
Reestructurar la cadena de valor, explotando vnculos y relaciones.
Encadenar procesos, aumentando el contenido del trabajo de las personas.
Recoger la informacin una sola vez, dnde se produzca

pg. 23

ACTIVIDADES DE LA CADENA DE VALOR

Combinar el trabajo que produce la informacin con su entrada en el sistema
y su posible elaboracin. Recoger la informacin una sola vez, dnde se
produzca.
Tratar recursos dispersos geogrficamente como si estuvieran en el mismo
lugar.
Descentralizar decisiones tanto como sea posible, proporcionando ayuda al
decisor, y estableciendo los sistemas de control adecuados.
Colapsar el tiempo necesario para producir y recopilar informacin.

DE CARCTER GENERAL
Establecer nuevas prcticas (estndar) en el sector, llegando a cambiar su
estructura.
Considerar los sistemas transaccionales como fuentes de ventajas
competitivas
Considerar operar con una estructura prcticamente plana, sin escalones
jerrquicos.

pg. 24

CONCLUSIN

Los Sistemas de Informacin se construyen para mejorar la Organizacin y

habitan en la estructura de las mismas. La mejora de la organizacin receptora
de los sistemas de informacin es el fin ltimo que justifica su puesta en
marcha. El objetivo de aprendizaje es de obtener los conceptos tericos bsicos
que nos permitan orientar la funcin de los sistemas de informacin en las
Organizaciones.

pg. 25

RECOMENDACIN

En un mundo tan competitivo no se puede obviar nada en el campo en donde

nos desenvolvamos, por ello es importante la constante comunicacin en todos
los sectores de la organizacin para estar informado al 100% de lo que pasa a
nuestro alrededor y tener la mejor toma de decisiones en lo que se quiera
hacer.

pg. 26

ANEX
O
pg. 27

ANEXO 01
Informacin en la organizacin en los tres niveles

pg. 28

pg. 29