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Objetivo general:
Al termino de este captulo, el lector comprender los requisitos
elementales para realizar una compra, as como el enfoque mercadolgico que debe darle a sus actividades y la interaccin directa
con otras reas de la empresa.
GENERALIDADES
La actividad de compras es tan antigua como las ventas. De hecho, estas dos
actividades son complementarias; no pueden existir una sin la otra, sean nacionales o internacionales, de carcter industrial, comercial o de servicios.
Las compras son bsicas para el progreso de toda empresa pequea,
mediana o grande; comprador y vendedor ponen inters especial en las
negociaciones que realizan.
En la actualidad, el fundamento de las compras no debe ser nicamente
la buena fe. Hoy las compras estn integradas al comercio, a la organizacin funcional especializada y a las tcnicas que impone el comercio; han
alcanzado tal importancia, y an sigue creciendo, que la productividad y
comercializacin dependen de ellas.
Los principios y tcnicas de una funcin compradora eficaz son determinantes. Los compradores modernos buscan los medios para realizar su
actividad de un modo cada vez ms perfecto y con un mayor nivel de eficiencia en sus acciones de compra. Hoy ms que nunca es necesario comprender con claridad los objetivos y principios de la funcin compradora
para poderlos utilizar de modo que se pueda llegar a una correcta poltica
de compras y a adoptar las decisiones pertinentes.
Captulo 1
El propsito de esta obra es comprender esos principios a la luz de nuevas circunstancias, e instituir lo que debiera ser la secuencia lgica de un
procedimiento de compras que permita resolverlos problemas cada vez ms
complejos que hoy enfrentan los directivos de las empresas.
Con base en lo anterior, debe entenderse que toda empresa dedicada a
Ja produccin de satisfactores, comercializacin de stos o de los servicios
que ofrece, tiene necesariamente que adquirir en forma adecuada y continua materias primas, mercancas u otros materiales para su correcto
funcionamiento, con lo que podr cubrir las necesidades del mercado y
cumplir con sus objetivos.
Para tal fin, dichas materias primas, mercancas y dems materiales
deben cumplir con los requisitos elementales de una buena compra:
Precio.
Calidad.
Cantidad.
Condiciones de entrega.
Condiciones de pago.
Servicios de posventa.
Produccin
Almacn
inicio
Recursos humanos
Finanzas
Investigacin de mercados
Diseo ce producto
Distribucin
Publicidad
Promocin de ventas
Relaciones pblicas
Generalidades
En principio, es necesario conocer las definiciones de los elementos involucrados en las compras.
Definiciones
Captulo 1
Generalidades
Captulo 1
Conceptos bsicos
Los requisitos bsicos de una compra eficiente son: precio, calidad, cantidad,
condiciones de entrega y de pago, as como servicios de posventa.
Las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada
necesidad.
Las compras representan una inversin, por ello deben manejarse con responsabilidad para alcanzar los objetivos de la empresa.
La publicidad compartida, las promociones en precio, productos y servicios, as
como el diseo de envases, empaques e investigacin de mercados, son estrategias mercadologicas que el departamento de compras debe aplicar con sus
proveedores.
El departamento de compras es estratgico para las empresas, por ello debe
considerar siempre las caractersticas mnimas necesarias requeridas por una
empresa; es decir, el precio, ia calidad, la cantidad, las condiciones de entrega y
pago, as como los servicios de posventa.
OBJETIVOS
Las compras tienen como objetivos, en primer trmino:
Manejar y controlar el flujo de dinero de la mejor manera posible,
debido a que las compras representan una inversin.
Servir eficazmente en el aprovisionamiento de materias primas y
artculos indispensables para la fabricacin y comercializacin de
productos o servicios, para mantener a la empresa en operacin
competitiva; es decir, interpretar de manera eficiente las metas de la
empresa.
Pero, adems, y sin descuidarlos, tiene otros propsitos:
Mantener continuo el abastecimiento de materias primas al departamento de produccin.
Objetivos
Captulo 1
Personales o profesionales.
Financieros (bancos, seguros),
Transportes (terrestres, areos y martimos).
Tursticos.
Naciones Unida',, Comisin Econmica para Amrica Latina y el Caribe, CEPAL, 18 de mayo
de 1995.
Objetivos
Es oportuno mencionar que en los tres pases participantes fue necesario adecuar el marco legislativo existente para ingresar al nuevo espacio
econmico.
Mxico ha suscrito acuerdos de Libre Comercio con la Unin Europea,
Chile, Venezuela y Costa Rica, entre otros.
Asimismo, existe otra clasificacin de compras:
Compra por acervo. Se realiza sobre los elementos que alguna cosa
contenga en determinado momento, sean homogneos o heterogneos,
de la misma especie o calidad, o de especies y calidades distintas.
La propiedad en esta modalidad se transfiere en el momento en que las
partes se han puesto de acuerdo en el precio, aun cuando en el acervo existan bienes que se acostumbra contar, pesar o medir (arts. 2259 y 2260 del
Cdigo Civil para el D.F. en materia comn). Se concluye que el comprador
no podr pedir la rescisin del contrato alegando no haber encontrado en
el acervo la cantidad, peso o medida que l calculaba.
Compra sobre muestras. Se realiza cuando los interesados no tienen
a la vista el total de los artculos, sino slo una parte de ellos o una
muestra de lo que desean adquirir. En otras palabras, la determinacin de la eosa vendida se hace, bien en relacin con una parte
desprendida de la misma cosa, es decir, sobre una muestra; o bien,
en relacin con la especificacin de las cualidades de una cosa (art.
2258 del Cdigo Civil para el D.F. en materia comn y art. 373 del
Cdigo de Comercio).
Compra de esperanza. Contrato que tiene por objeto adquirir, por
una cantidad determinada, los frutos que una cosa produzca en el
tiempo fijado, toma ndo el comprador para s el riesgo de que los frutos
no lleguen a existir, o bien, los productos inciertos de un hecho, que
puedan estimarse en dinero (art. 2792 del Cdigo Civil para el .K en
materia comn). Tambin habr compra-venla de esperanza cuando
la cantidad de los artculos o productos y su calidad especfica no
puedan determinarse.
Captulo 1
Objetivos
Captulo 1
Conceptos bsicos
Manejar y controlar adecuadamente el flujo de dinero es uno de los objetivos del
departamento de compras.
Las compras se clasifican en dos grandes grupos: bienes y servicios.
Las compras pueden clasificarse por su mbito territorial en nacionales e internacionales.
Las compras deben sujetarse a las necesidades particulares de la empresa.
Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las condiciones ms
ventajosas, para una misma calidad, cantidad, condiciones de entrega, pago y
servicios de posventa.
El departamento de compras debe fijar claramente lo que su empresa necesita, localizar a los proveedores y negociar con ellos las mejores condiciones posibles.
COMPRAS NACIONALES
Es importa rite sea lar que dentro de las compras nacionales se encuentran
las que realiza el sector privado (empresas industriales, comerciales o de
servicios), las cuales requieren mayor atencin.
Sin embargo, en este captulo se tratan los aspectos ms importantes de
las compras efectuadas en el seetor pblico (uso de los recursos econmicos para las compras que realiza el Estado).
En Mxico el Estado realiza diversas operaciones con los recursos provenientes de sus contribuyentes, lo que le obliga a establecer procedimientos y reglamentos para hacerlas ms eficientes y dar transparencia al gasto
pblico.
Lo anterior se basa en el artculo 154 de la Constitucin Poltica de los
Estados Unidos Mexicanos, que a la letra dice:
Los recursos econmicos de que dispongan el Gobierno Federal y el
Gobierno del Distrito Federal, as como sus respecthas administraciones
pblicis paraestatales, se administrarn con eficiencia, eficacia y honradez
para satisfacer los objetivos a los que estn destinados.
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Compras nacionales
Las adquisiciones, arrendamientos y enajenaciones de todo tipo de bienes, prestacin de servicios de cualquier naturaleza y la contratacin de
obra que realicen, se adjudicarn o llevarn a cabo a travs de licitaciones
pblicas, mediante convocatoria pblica para que libremente se presenten
proposiciones solventes en sobres cerrados, que sern abiertos pblicamente, a fin de asegurar al Estado las mejores condiciones disponibles en cuanto aprecio, calidad, financiamirnto, oportunidad y dems circunstancias
pertinentes.
Cuando las licitaciones a que hace referencia el prrafo anterior no sean
idneas para asegurar dichas condiciones, las leyes establecern las bases,
procedimientos, reglas, requisitos y dems elementos para acreditar la economa, eficacia, eficiencia, imparcialidad y honradez de los concursantes
que aseguren las mejores condiciones para el Estado.
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Captulo 1
De esta forma, debe entenderse que quienes ofrecen precio por una cosa
son los que acuden a la convocatoria que hace el Estado, convirtindose as
en lidiadores; en consecuencia, el Estado en virtud de la convocatoria que
hace para licitar, se convierte en licitante.
Con base en lo anterior puede decirse que la licitacin pblica es un
procedimiento que el Estado mexicano emplea para seleccionarde acuerdo
con la Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas y su respectivo reglamentoal
proveedor ms idneo. La licitacin pblica se caracteriza fundamentalmente por ser un procedimiento abierto pero sujeto a los requisitos establecidos en la ley.
Las licitaciones pblicas podrn ser:
Nacionales.
Internacionales.
Es oportuno mencionar que existen ciertos principios rectores en la licitacin:
La concurrencia (participacin abierta de un nmero de participantes).
La igualdad (hacia todos los licitadores con apego estricto a todo el
procedimiento de la licitacin).
La informacin (los licitadores deben conocer todo acerca de la licitacin a partir de la convocatoria).
La inconformidad (considera la intervencin de los licitadores para
impugnar alguna de las propuestas y defender la propia cuando se
contravienen las disposiciones establecidas en la ley).
Etapas o procedimientos de la licitacin pblica:
Que haya presupuesto para tal fin. Cada ao se asigna un presupuesto para cada dependencia del Estado.
Que se establezcan las bases o condiciones de la licitacin: descripcin detallada de los requerimientos por el Estado, as como las condiciones y clusulas a lasque debern sujetarse los licitadores.
Compras nacionales
Que dichas bases se publiquen en una convocatoria en el Diario Oficial de la Federacin^ en uno de los peridicos de mayor circulacin,
ya sea del pas o de la entidad federativa donde se pretenda aplicar el
producto o donde se realizar la obra pblica.
Que los lidiadores presenten sus ofertas en sobre cerrado, en lugar,
hora y da previamente establecidos en los trminos y condiciones de
la convocatoria, sealando la vigencia de la misma.
Que se conozcan las ofertas en presencia de los dems lidiadores.
Que se haga la adjudicacin al licitador que haya ofrecido las mejores
condiciones de precio, calidad, cantidad, oportunidad, condiciones
de entrega y de pago, as como servicios de posventa.
Formalizacin a travs de una orden de compra (documento que se
convierte en contrato de compra-venta en el momento en que firman
comprador y proveedor).
Las dems circunstancias pertinentes, a fin de asegurar al Estado
las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento y oportunidad.
Otros procedimientos restrictivos citados en la Ley de Adquisiciones y
Obras Pblicas son:
La licitacin privada, que es un procedimiento cerrado a travs del
cual se invita a personas fsicas o morales determinadas, consideradas como las ms capaces para cumplir con los pedidos o prestacin
de servicios que se requieran, para que presenten sus ofertas, entre
las que se elegir la ms conveniente para el Estado. Debe quedar
claro que a esta licitacin le son aplicables los mismos principios y
normas de la licitacin pblica.
La licitacin restringida, un procedimiento en el cual participan
personas fsicas o morales que renen ciertas caractersticas, como
capacidad de produccin especfica, maquinaria y tecnologa moderna o ciertos procesos de produccin exclusivos, que a juicio del
Estado y previa investigacin tengan ciertos proveedores.
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Captulo 1
Conceptos bsicos
Las compras que realiza el Estado mexicano se llevan a cabo a travs de licitaciones pblicas.
A quienes acuden a la invitacin que hace el Estado mediante convocatoria pblica, se les denomina "licitadores".
El Estado, en virtud de la invitacin que hace, se convierte en "licitante".
Los principios rectores en la licitacin son la concurrencia, la igualdad, la informacin y la inconformidad.
La licitacin pblica debe cumplir con una serie de pasos antes de formalizarse
con la orden de compra.
La licitacin privada, restringida y directa, son otros tipos de licitacin.
Nota. Actualmente la Secretara de la Funcin Pblica ha puesto en operacin el Sistema Electrnico de
Contrataciones Gubernamentales, COMPRANET.
El sistema permite consultar en Internet toda la informacin soQre licitaciones pblicas, desde la publicacin
de la convocatoria hasta los datos ms relevantes de los contratos. Este sistema le ha permitido al gobierno estandarizar el proceso de contrataciones.
Compras internacionales"
sobre lo que se pretende adquirir, y un servicio tcnico, as como la informacin necesaria sobre la tecnologa avanzada de otros pases. Dichas razones atraern a los compradores nacionales. Las compras en el extranjero
siempre representarn una alternativa importante para el rea de compras de la empresa.
Sin embargo, las compras internacionales debern planearse con mayor esmero, pues en ellas influyen factores diferentes como la localizacin
misma de las fuentes proveedoras, debido a que la distancia es un obstculo
para conocer la capacidad tcnica y financiera o de produccin del proveedor internacional (para conocer fuentes proveedoras en el extranjero se
puede obtener informacin de las mismas en las instituciones de crdito,
asociaciones, cmaras y embajadas, entre otras). Tambin se deben considerar los aspectos polticos y laborales de los pases donde se encuentran
los proveedores, as como el tipo de moneda con que se hagan las negociaciones de compra, sus mtodos de pago, adems del idioma, el cual en
ocasiones puede provocar confusiones debido a los usos y costumbres de
cada pas.
En las compras internacionales deben considerarse otros tipos de contratos complementarios, como los siguientes, para garantizar adecuadamente las operaciones de compra:
Captulo 1
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Compras internacionales
Captulo 1
->
-
~*
-
-*
-
-*
Requisitian
Supplier cholee
Quote orquotaon
Samples, drawings andpatterns
Quality, prce
Delivery conditions
Delivery date
Payment conditions
Purchasing decisin
Guaranes and service
U Conceptos bsicos
Los mismos principios para compras nacionales tienen aplicacin para las internacionales.
Para conocer fuentes proveedoras en el extranjero, se puede acudir a embajadas,
instituciones de crdito, cmaras, asociaciones, etctera.
Los Incotermsson de mucha importancia en las compras internacionales,
El procedimiento de las compras internacionales tiene la misma secuencia que el
de las nacionales.
Las condiciones de pago y entrega en las compras internacionales difieren de las
nacionales.
Los Incoterms han sido clasificados en cuatro grupos: E, F, C y O, en los que a su
vez se agrupan los 13 trminos.
Los departamentos que tienen una relacin ms directa con el rea de compras
son almacn, produccin, trfico y contabilidad.
Captulo 1
CUESTIONARIO
1. Se dice que Ja actividad de compras es tan antigua como las ventas mismas. Explique por qu.
2. Cules son los requisitos elementales de una buena compra?
3. Con los conocimientos adquiridos, elabore su propio concepto de compras.
4. Explique cul es la importancia de las compras.
5. Explique por qu se dice que compras genera utilidades.
6. Por qu se dice que compras pone a la empresa en una posicin competitiva?
7. Qu enfoque mercadolgico debe darle compras a las actividades que
rea I i xa?
8. Cules son los objetivos esenciales de compras?
9. Cul es la clasificacin generalmente aceptada de compras?
10. Por su mbito territorial, cmo se clasifican las compras?
11. Qu otra clasificacin se puede hacer de compras?
12. Cules son los principios bsicos de las compras?
13. La decisin de fabricar-comprar-rentar, obedece a determinadas circunstancias; explquelas.
14. Las compras en el sector pblico se realizan a travs de licitaciones;
explique en qu consisten.
15. Cules con los principios rectores que deben prevalecer en la licitacin pblica?
16. Cul es el procedimiento que debe seguirse en la licitacin pblica?
17. Qu otro tipo de licitacin puede aplicarse en las compras del sector
pblico? Explique brevemente.
18. Por qu se dice que las compras internacionales deben planearse con
mayor esmero?
19. De qu medios se vale la empresa para conocer fuentes proveedoras en
el extranjero?
20. Los Incoterms han sido agrupados en cuatro categoras para facilitar
su lectura y comprensin; explique en qu consisten.
21. Explique la relacin directa del departamento de compras con otras
reas de la empresa.