2013-Guia Didactica Calidad Informacion-TEMA I

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENT AL
LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE CIENCIA Y TECNOLOGA
DEPART AMENTO DE SISTEMAS
PROGRAM A DE INGENIERA EN INFORMTICA
COORDINACIN DE SISTEMAS III
TEMA I
CALIDAD Y GESTN
DE LA INFORMACIN
EN LAS
ORGANIZACIONES
Prof. Maritza Torres Samuel

mtorres@ucla.edu.ve
Profesores de la Asignatura:
Maritza Torres S.
Antonio Jos Gndara
Rmulo Domnguez M.
Web de la asignatura: http://sed.ucla.edu.ve/
Telfono de contacto: 0251-2591601
Fecha de ltima actualizacin: Octubre 2013
Tabla de contenido
Pgina
Introduccin...
Objetivo general de aprendizaje........
Objetivos especficos de aprendizaje........................................................................
Contenido............................................................................
Fuentes de informacin............................................................................................
Funcin tutorial. Orientaciones para el estudio.
Desarrollo del aprendizaje.
Conocimientos previos..
Desarrollo de los contenidos.
1. LA CALIDAD DE LA INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES Y SU

RELACIN CON EL ENTORNO.
1.1 Significado de Informacin.
1.2 La Calidad de la Informacin
2. LA GESTIN DE INFORMACIN EN LA ORGANIZACIN..
13
Etapa 1. Capturar la Informacin..
14
Etapa 2. Almacenar la Informacin
15
Etapa 3. Procesar la Informacin.
16
Etapa 4. Usar la Informacin
16
Etapa 5. Distribuir la Informacin..
17
3. QU
HACER PARA MEJORAR LA CALIDAD DE LA

INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES?.....................................
17
Ejercicios de Autoevaluacin..
19
Respuestas a los Ejercicios de Autoevaluacin.
20
Referencias..
20
________________________________________________________________________
Prof. Torres, Gndara, Domnguez. Calidad y Gestin de la informacin en las organizaciones.
Pg. 2
Introduccin
La era de la informacin impone nuevas realidades a las organizaciones, provocando una
revolucin en la manera de tratar la informacin, transformndola hoy da en un recurso
estratgico vital para su competitividad. En este sentido las organizaciones requieren
procesos de negocio que usen adecuadamente informacin de calidad de acuerdo a sus
objetivos y a las exigencias del entorno. Por ser la informacin un activo intangible, su
crecimiento depende de la habilidad de la empresa para gestionarla, as como planificar
estrategias que contribuyan a mejorar su calidad y su fluidez dentro de la misma y con su
entorno.
En la gua didctica Calidad y Gestin de la Informacin en las

Organizaciones encontrars los fundamentos tericos y actividades prcticas para
comprender la importancia de la calidad y gestin de la informacin en los procesos de
negocio de las organizaciones a fin de disear propuestas que contribuyan a dar
respuestas a sus objetivos. Los fundamentos tericos abarcan los parmetros de calidad
de la informacin, el proceso de administracin de la informacin, la planificacin
estratgica de los sistemas de informacin, y diseo de procesos de informacin para
mejorar el funcionamiento de las organizaciones.
Te invito a participar activamente en el proceso de aprendizaje, compartir con tus
compaeros y contar con el apoyo de tu e-tutora para adentrarte en uno de los temas
fundamentales en la formacin del Ingeniero en Informtica.
Bienvenid@s al curso semi-presencial de la asignatura

Sistemas III (Cod.6264)
del programa de Ingeniera en Informtica
Gua didctica del TEMA I:
Calidad y Gestin de la Informacin en las Organizaciones
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Pg. 3
Objetivos de aprendizaje
Objetivo general
Con el proceso de aprendizaje del tema Calidad y

Gestin de la Informacin en las Organizaciones
se espera que los estudiantes sean capaces de
disear procesos apoyados en Tecnologas de
Informacin y Comunicaciones (TIC) que provean
mejoras en la calidad y gestin de la informacin,
enmarcados en casos organizacionales especficos.
Objetivos especficos
A continuacin se presentan los objetivos especficos de aprendizaje del estudiante

respecto al actual tema de estudio:
1. Analizar la calidad y gestin de la informacin dentro de las organizaciones y su

relacin con su entorno, en casos de estudio organizacionales especficos.
2. Disear procesos informacionales del negocio para mejorar la calidad y gestin de la
informacin en las organizaciones, para casos de estudios.
3. Reconocer la importancia de la Planificacin Estratgica de las Tecnologas de la
Informacin y Comunicaciones (PETIC) para el diseo de procesos informacionales
apoyados con el uso de tecnologas, en casos de estudio organizacionales especficos.
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Pg. 4
Contenido
Los tpicos a ser tratados dentro del contenido del presente tema son los siguientes:
1. CALIDAD DE LA INFORMACIN DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES Y SU

RELACIN CON SU ENTORNO
a. Caractersticas de la informacin.
b. La informacin como recurso en las organizaciones y en la sociedad.
c. Los problemas derivados de las deficiencias informativas en las organizaciones,
sus causas y consecuencias.
d. Los atributos de valor de la calidad de la informacin.
e. Anlisis de la calidad de la informacin en casos de estudio organizacionales.
2. LOS PROCESOS DE GESTIN DE DE LA INFORMACIN EN LA ORGANIZACIN
a. La captura de la informacin.
b. El almacenamiento y recuperacin de la informacin.
c. El uso de la informacin.
d. La distribucin de la informacin.
f.
Anlisis de los procesos de informacin en casos de estudio organizacionales.
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Pg. 5
Fuentes de Informacin
TEXTOS BASES:
CORNELLA, ALFONS. Los recursos de informacin. Ventaja competitiva de las empresas.
ESADE, Escuela Superior de Administracin y Direccin de Empresas. Espaa: McGraw Hill.
DAVENPORT, THOMS. Ecologa de la informacin. Porqu la tecnologa no es suficiente
para lograr el xito en la era de la informacin. Oxford University Press.
LAUDON & LAUDON. Administracin de los Sistemas de Informacin. Prentice Hall.
LAUDON & LAUDON. Sistemas de Informacin Gerencial. Pearson.
SITIOS WEB RECOMENDADOS:

DAZ J, PREZ, M Y SALTO F. (2010). Glosario de conceptos, metforas, teoras y
problemas en torno a la INFORMACIN. Proyecto BITrum. Disponible en
http://bitrum.files.wordpress.com/2010/11/glossariumbitri1.pdf
ORGANIZACIN DE NACIONES UNIDAS. (2003). Cumbre Mundial sobre la Sociedad de la
Informacin. Declaracin de Principios de Ginebra. Diciembre 2003. Disponible en
http://www.itu.int/wsis/documents/doc_multi.asp?lang=es&id=1161|0
QUIROGA, LOURDES. (2002). Gestin de informacin, gestin del conocimiento y gestin
de la calidad en las organizaciones. Revista ACIMED Volumen 10 05 2002. Cuba.
Disponible en: http://eprints.rclis.org/archive/00001841/01/gestion.pdf
TORRES, MARITZA y ROJAS, DANIEL. (2008). Modelo de evaluacin de la calidad de la
informacin corporativa en los servicios mdicos. Enl@ce, Revista Venezolana de
Informacin, Tecnologa y Conocimiento, Vol. 5, N 3, septiembre-diciembre, pp. 25-44.
2008. Disponible en: http://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=2746184
TORRES, MARITZA y VSQUEZ, CARMEN. (2010). Gobierno electrnico: Balance entre
tecnologa e informacin. Eighth LACCEI Latin American and Caribbean Conference for
Engineering and Technology (LACCEI2010), Innovation and Development for the
Americas, 1 al 4 de Junio del 2010, Arequipa, Per. Disponible en:
http://www.laccei.org/LACCEI2010-Peru/Papers/Abstracts.%20pdf/TS013_Torres_EA.pdf
________________________________________________________________________
Pg. 6
Funcin tutorial. Orientaciones para el estudio

A continuacin encontraras algunas recomendaciones generales para que tus estudios
sean ms productivos bajo la modalidad semi-presencial:
@ Administra tu tiempo. Planifica la cantidad de horas y los horarios que puedes

dedicar para atender la asignatura a travs del portal SedUCLA. Te recomiendo asignes en
tu horario 5 horas a la semana para llevar a cabo las actividades de la asignatura Sistemas
III. Recuerda que no slo se trata de descargar y revisar contenido, tambin es importante
realizar actividades que te permitirn un aprendizaje y evaluacin ms interactivos con tu
e-tutora y e-compaeros.
@ Visita con frecuencia el Portal SedUCLA. Recuerda visitar al menos 2 veces

por semana nuestra aula virtual. Encontraras material de apoyo, actividades de
aprendizaje, foros, y tendrs la posibilidad de mantenerte en contacto con tu e-tutora y
tus e-compaeros de clase. No dejes para ltimo minuto el desarrollo de las actividades
de la unidad.
@ Participa en los foros de discusin. Contaras con foros como espacios de

discusin sobre algn tema, canalizar dudas, entregar asignaciones y recibir
retroalimentacin de tu e-tutora y e-compaeros. No dudes en participar en dichos foros
cuando se te presente alguna incgnita; a la brevedad posible recibirs respuesta. Ten
presente que somos una comunidad de aprendizaje.
@ Oportunamente descarga el material y revisa las actividades por

hacer en cada tema. As, si hay problemas de conexin tendrs respaldado en tu
computador la informacin de lo que se solicita. Elabora tus informes en un procesador de
palabras y oportunamente lo podrs cargar ya elaborado.
@ En caso de dudas, escribe a tu e-tutora. No dudes en hacerlo, no

dejes pasar el tiempo. Es importante comprender el contenido, el enunciado de las
actividades propuestas y los problemas resueltos antes de ir resolver los propuestos.
Recuerda: Somos una comunidad de aprendizaje

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Pg. 7
Desarrollo del Aprendizaje

Conocimientos previos
Para el estudio de esta unidad no es necesario el dominio de conocimientos previos o
habilidades en cuanto a la calidad y procesos de la informacin. Si ya dominas algunos
trminos asociados al tema, esta gua te ayudar a reforzarlos y ampliarlos, y en caso
contrario podrs desarrollar estos conocimientos mediante el estudio de los contenidos
de esta gua didctica y la aplicacin de sus ejercicios.
Desarrollo de los Contenidos

A continuacin se presenta el desarrollo de los dos (2) primeros contenidos del Tema 1.
1. LA CALIDAD DE LA INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES Y

SU RELACIN CON EL ENTORNO
1.1. Significado de Informacin
La nocin del trmino informacin proviene del latn informatio que significa dar forma
a algo material, tambin el de comunicar conocimientos a una persona. Este ha
evolucionado en el tiempo y tiene sus races en la biblioteconoma, la informtica y la
ingeniera (Capurro, 2008). Es as como ha sido vista histricamente como smbolos, cosa
o sustancia, propiedad de una cosa y como fenmeno social. Tambin ha sido considerada
como producto y proceso, como fin y mtodo, todas stas vlidas (Lazcano y Font, 2008).
Se aprecia en este sentido los diversos significados que los autores le han otorgado al
trmino.
En este sentido, Drucker (1997) seala que son datos dotados de pertinencia y
propsito. Davenport (1999) agrega que son datos que requieren una unidad de anlisis,
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Pg. 8
necesita consenso sobre el significado y es indispensable la intermediacin humana. La

informacin reduce el nivel de incertidumbre y facilita la toma de decisiones.
La informacin tambin es definida como en trmino de una relacin tridica (Marcos,
2005; Daz y Salto, 2008) entre un evento, un receptor y un sistema de referencia que
origina un cambio cognoscitivo en el receptor sobre dicho sistema de referencia. Esto
revela su funcin o capacidad principal de informar, por otra parte, como elemento social
y cultural apegado a los objetos abstractos y fsicos, requiere de un medio para
transmitirse (Huvila, 2009).
A pesar de las diferentes propuestas sobre el significado de la Informacin, an no existe
un consenso al respecto, sin embargo se reconoce su alto valor en la sociedad actual y su
naturaleza intangible y compleja.
1.2. La Calidad de la Informacin

Para determinar la calidad de la informacin en las organizaciones se requiere observar el
nivel de valoracin que le dan a la informacin. Aspectos como la bsqueda de
informacin antes de tomar decisiones, prestar atencin a las comunicaciones internas, o
tomar conciencia de lo que ocurre a los clientes, es parte de lo que se espera de los
procesos y el personal que labora en las organizaciones. Por tanto, para mejorar los flujos
de informacin en las organizaciones es necesario comprender cuanto es valorada,
resguardada, compartida y utilizada la informacin en beneficio de la empresa.
La calidad de la informacin lo da exclusivamente quien la usa, en este sentido distintos
usuarios pueden otorgar valores diferentes a la misma informacin. A fin de establecer
criterios para evaluar la calidad de la informacin en las organizaciones, es necesario
definir parmetros para describir su calidad o valor. En este sentido se tiene la propuesta
de Davenport (1999) quien propone seis (6) caractersticas bsicas que determinan el
valor de la informacin en las organizaciones. stas se ilustran en la Figura 1 y son
descritas en la Tabla 1.
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Pg. 9
Precisin
Singularidad
Oportunidad
Caractersticas
de Valor de la
Informacin
Aplicacin
Accesibilidad
Atraccin
Figura 1. Caractersticas de valor de la informacin
La informacin se considera
precisa si no presenta errores y se
tiene confianza en su fuente. Es
oportuna si es actualizada y se
recibe o se dispone a tiempo. Es
accesible
si
no
presenta
dificultades para obtenerla y
comprenderla. La informacin
presenta atraccin si es notable a
travs del formato, medio o
mtodo utilizado para presentarla.
Tiene aplicacin si tiene un uso
directo para solucionar un
problema o tomar decisiones.
Finalmente, una informacin es
singular si sta es privilegiada,
esto es, pierde valor si se hace
circular
indebidamente.
Esto
ltimo est ligado a aspectos de
seguridad de la informacin.
Tabla 1. Caractersticas deseables que se valoran en la informacin

Caracterstica
de Valor
PRECISIN
OPORTUNIDAD
ACCESIBILIDAD
ATRACCIN
APLICACIN
SINGULARIDAD
DESCRIPCIN
Falta de errores simples en la transcripcin, recopilacin o agregacin.

Resolucin de las mediciones.
Confianza en la fuente.
Informacin actualizada acorde a la necesidad.
Entrega a tiempo.
Fuentes oportunas de informacin.
Recuperabilidad : grado de dificultad para obtener una informacin, tiempo
requerido para obtener informacin.
Disponibilidad de la informacin.
Comprensibilidad: que se pueda comprender
Notarse a travs del formato, medio, presentacin, mtodo.
Informacin atractiva, cmo atrae al posible usuario
Adaptacin de la presentacin de la informacin dependiendo del usuario.
Uso directo de la informacin para solucionar un problema o tomar
decisiones.
Acceso privilegiado a informacin confidencial que pierde valor cuando se
hace circular.
Fuente: Adaptacin de la propuesta de Davenport (2000)
La calidad de la informacin es el resultado de la combinacin de factores, entre ellos las

cualidades de valor de la informacin, los procesos y los flujos informativos, y las personas
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involucradas. Lo anterior seala la necesidad de mejorar la gestin de la informacin para

la toma de decisiones adecuadas en las organizaciones.
Calidad
de la
Informacin
La calidad de la informacin est conformada por

un conjunto de propiedades que le confieren su
capacidad de satisfacer las necesidades
informativas expresadas o implcitas de los
usuarios, a travs de un conjunto de acciones
controladas por la organizacin para que fluya de
acuerdo a caractersticas de valor esperados y
por medios previamente establecidos.
Torres y Rojas (2008)
Algunas de las causas que originan falta o deficiencias en la calidad de la informacin en

las organizaciones se encuentran las siguientes:
Prdida u omisin de informacin en las transacciones, traducido en ausencia o

deficientes registros.
Errores humanos.
Redundancia en el registro de la informacin.
Incompatibilidad entre de los sistemas de informacin.
Falta de integracin de las diferentes reas del negocio.
Escasos medios de distribucin de informacin dentro de la organizacin y con su
entorno.
Lo anterior puede ocasionar efectos como informacin inconsistente, con errores,

inexistente, no confiable, inaccesible, desactualizada, entre otros.
Una propuesta sobre el significado de calidad aplicable a la informacin es la que ofrece
Falconi (1992), quien define Calidad como un sistema gerencial que parte del
reconocimiento de las necesidades de las personas a fin de establecer, mantener y
mejorar normas a partir de una visin estratgica y con un abordaje humanista,
conformada por aquellas dimensiones que afectan la satisfaccin de las necesidades de las
personas y por consiguiente, la supervivencia de la organizacin. Estas dimensiones son:
calidad, entrega, moral, costo, y seguridad:
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Pg. 11
Calidad Intrnseca: caractersticas de calidad de los productos o servicios. Esto

incluye la ausencia de defectos y presencia de caractersticas que agraden al
consumidor
Costo: Incluye no solo el costo final, sino tambin el costo intermedio. El costo
debe reflejar la calidad. Se cobra por el valor agregado dado al producto o servicio.
Entrega: condiciones de entrega de los productos o servicios, conformada por la
valoracin de la entrega en el plazo exacto, lugar exacto y cantidad exacta.
Moral: mide el nivel medio de satisfaccin de un grupo de personas.
Seguridad: seguridad de los empleados y de los usuarios del producto o servicio.
Para Falconi (1992), alcanzar la calidad total significa controlar los resultados de la
medicin de estas cinco (5) dimensiones en la satisfaccin de las necesidades de las
personas relacionadas con la organizacin, esto son: el cliente, a travs de la calidad de los
productos y/o servicios; los accionista, por el lucro obtenido en su inversin; los
proveedores, a travs de relaciones mutuamente satisfactorias; los vecinos, a travs con
la contribucin social; y los empleados, a travs del crecimiento del ser humano.
La aplicacin de estas dimensiones para identificar parmetros de calidad de la
informacin determina observar las siguientes propiedades:
a) Calidad Intrnseca de la Informacin:
Precisa: sin errores.
Comprensible: sin dificultad para entenderla.
Disponible: est dispuesta para que los usuarios la usen.
Accesible: sin dificultades para ser recuperable.
til: dispuesta de tal forma que permite solucionar problemas.
Atractiva o notoria: dispuesta en un formato requerido o de inters para el
usuario.
b) Costos de la Informacin:
En la captura
En el Procesamiento
En el Almacenamiento
En la Distribucin
c) Entrega de la informacin:
En el lugar requerido.
En el momento requerido.
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Pg. 12
En la cantidad requerida.
En el plazo requerido.
d) Moral
Responsabilidad por los efectos de la deficiente calidad de la informacin
sobre terceros.
e) Seguridad de la Informacin:
En las entradas.
En los procesos.
En los registros y respaldos.
En las salidas.
2. LA GESTIN DE INFORMACIN EN LA ORGANIZACIN

La Gestin de la Informacin permite a la organizacin adquirir, producir y transmitir, al
menor costo posible, datos e informacin con una calidad, exactitud y actualidad
suficientes para servir a los objetivos de la organizacin, donde las personas utilicen
adecuadamente la informacin en procesos correctamente diseados. Una adecuada
gestin de informacin comprende mejorar los procesos y los flujos de informacin,
comprendiendo la cultura informacional de la organizacin, con polticas que estimulen el
uso transparente y compartido de la informacin. Si bien es til disponer de Tecnologa de
Informacin, es ms importante la capacidad que tiene la organizacin de asimilar,
comprender y utilizar inteligentemente la informacin que maneja.
Gestin de la informacin
Conjunto de procesos para adquirir, producir y transmitir, al
menor costo posible, datos e informacin con una calidad,
exactitud y actualidad suficientes para servir a los objetivos de la
organizacin, donde las personas utilicen adecuadamente la
informacin en procesos correctamente diseados.
Cornella (2000)
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Pg. 13
Se tiene entonces que en una organizacin que valora la informacin, define una clara
gestin de la misma, la cual est incorporada a los procesos operativos y gerenciales de
la organizacin. A continuacin se describe el proceso de gestin de la informacin de
acuerdo a la propuesta que se ha derivado de Davenport (1999). Esta se ilustra en la
Figura 2 y est conformada por las etapas de:
a) Capturar Informacin.
b) Almacenar Informacin.
c) Procesar Informacin.
d) Usar la Informacin.
e) Distribuir la Informacin.
Captura
Fuentes
Entradas
Interfaces
Factor Humano
Almacenamiento
Fcil y
oportuna
recuperacin
posterior
Conversin
Clculo
Anlisis
Utilizacin
para cumplir
los objetivos
Difusin a
personas o
departamentos
Figura 2. Las etapas de la gestin de la informacin en las organizaciones
Etapa 1. Capturar la informacin

Es una actividad conformada por las siguientes tareas:
Captura
a) Determinar las necesidades de informacin: Consiste en

incorporar las perspectivas del usuario al sistema, no slo
como aporte informativo, sino especialmente para el diseo
del mismo. Para ello se requiere seguir muy de cerca a los
Fuentes
Entradas
Interfaces
Factor Humano
usuarios
da
da
para
comprender
sus
tareas
requerimientos. De esta forma puede definirse de antemano la

informacin a recopilar que ser realmente utilizada en las
decisiones que se tomen en el sistema y minimizar as los
cambios posteriores en su diseo.
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Pg. 14
b) Escudriar la informacin, esto es, la bsqueda de informacin valiosa en el entorno,

agregando contexto, interpretacin, comparacin, y otras caractersticas que darn
valor a la bsqueda;
b) Catalogar la informacin a fin de distinguir los tipos de informacin capturada,
c) Dar presentacin y formato adecuado, comprensible al usuario, con significado, a la
informacin capturada.
Para mejorar la calidad de la informacin en la etapa de Captura de la Informacin se
recomienda las siguientes acciones:
Capturar la Informacin en la fuente, donde se genera, oportunamente.
Reducir los errores humanos por transcripcin.
Propiciar la visibilidad de la informacin para los entes interesados, a fin de que

se verifique que la informacin capturada es la correcta.
Recibir la informacin requerida para el proceso de captura, sin errores y

suficiente.
Etapa 2. Almacenar la informacin

En esta etapa se establecen los criterios para registrar de manera
Almacenamiento
organizada y segura la informacin que facilite su posterior

recuperacin de manera rpida, segura y sin errores.
Los aspectos a considerar para el almacenamiento de la
informacin son los siguientes:
Fcil y
oportuna
recuperacin
posterior
-Organizar y ordenar la Informacin a ser almacenada.

-Identificar los archivos y carpetas.
-Resguardar
datos
bajo
criterios
de
seguridad
para
su
manipulacin, recuperacin y actualizacin.

-Fcil de recuperar.
-Acceso compartido.
________________________________________________________________________
Pg. 15
Etapa 3. Procesar la informacin

Etapa destinada a las tareas de transformacin y agregacin de
la informacin para darle mayor utilidad, suficiencia y pertinencia
respecto a los requerimientos de la organizacin. En este sentido
es necesario aplicar las siguientes tareas:
-Determinar los clculos o transformacin requerida de la
informacin.
Conversin
Clculo
Anlisis
-Verificar precisin, completitud y suficiencia de la informacin

requerida para los clculos a ser aplicados.
-Realizar Clculos.
-Verificacin de los resultados de los clculos.
Como ejemplo de esta etapa se tiene el proceso de clculo de sueldos en un sistema de

nmina.
Etapa 4. Usar la informacin

Se refiere a la asimilacin y empleo de la informacin para tomar
acciones por parte de quien la recibe. La importancia de este paso
radica en que el proceso de administracin de la informacin es
eficaz, si el uso de la informacin tambin lo es. Para esto se
requiere que la informacin sea til para el propsito del usuario,
esto es, tenga aplicabilidad para resolver problemas.
Utilizacin
para cumplir
los objetivos
Respecto a los mtodos para mejorar el uso de la informacin, se

tienen los siguientes:
Medicin: conocer la frecuencia con la que acceden a la informacin, quienes la

acceden y cul informacin es solicitada, implantados a travs de sistemas de
informacin o con la aplicacin de encuestas entre los usuarios. As, el material que
no se usa, se suprime o modifica. El material popular se analiza para determinar la
causa que motiva su uso abundante.
Actos simblicos: a fin de estimular el uso de la informacin mediante campaas que

permitan compartir y aplicar ideas, declaracin de misin, entre otros.
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Pg. 16
Contexto institucional adecuado: acciones institucionales orientadas a hacer fluir

informacin, por ejemplo, enriqueciendo las agendas de reuniones.
Etapa 5. Distribuir la informacin

Consiste en la manera de presentar la informacin y relacionarla
con la informacin que requieren los usuarios. Este paso es til
para discernir cul de los muchos medios informativos es el ms
apropiado, qu y cunta informacin proporcionar y a quin
Difusin a
personas o
departamentos
entregrsela. Tambin es importante definir aspectos como: la

estrategia de distribucin a usar, ya sea por demanda, por oferta o
mixta. Entre los aspectos a considerar para la distribucin de la
informacin se encuentran los siguientes:
Entrega de informacin correcta.
Entrega a los solicitantes correctos.
Entrega oportuna.
Entrega en el formato requerido.
Entrega completa de informacin.
Envo por diversos canales.
Entrega de acuerdo a las necesidades.
Publicacin actualizada.
3. QU HACER PARA MEJORAR LA CALIDAD DE LA INFORMACIN

EN LAS ORGANIZACIONES?
Mejorar la calidad de la informacin es mejorar sus propiedades informativas indicadas
anteriormente, adems de mejorar los procesos utilizados para su gestin. Entre las
estrategias recomendadas se encuentran las siguientes:
Propiciar la Interconexin entre las reas del negocio a travs de redes.
Implementar bases de datos centralizadas.
Propiciar el uso compartido de la informacin.
Mejorar los procesos de captura de datos.
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Promover la fluidez de la informacin vertical y horizontalmente en la organizacin.
Establecer mecanismos de deteccin y correccin de problemas de calidad en la

informacin.
Diversificar los medios informativos para divulgar la informacin hacia los usuarios.
identificando sus preferencias, a fin de garantizar que estos accedan la
informacin entregada. Esta diversificacin debe incluir el uso de Tecnologa de
Informacin.
Caracterizar la conducta informativa de los usuarios y sus preferencias respecto a

o los medios a utilizar con el propsito de disear estrategias informativas acordes
a sus requerimientos.
Incorporar procesos que
permitan
constantemente
capturar
actualizar
informacin sobre los usuarios respecto a medios como hacerles llegar

informacin, preferencias informativas e informacin del afiliado. Esto puede
lograrse a travs de una pgina web con formularios, o a travs de un correo
electrnico institucional, adems de contar con el personal y procedimientos
definidos para capturar, procesar y aplicar la informacin que se reciba por esta
va.
Mejorar los procesos informativos hacia el usuario. Se sugiere disear e

implementar una gestin diaria encargada de recolectar la informacin interna de
la organizacin de inters para el usuario, validarla, disearla y distribuirla
formalmente.
Acordar y verificar previamente la informacin con todos los entes involucrados,

antes de que sta se publique a los usuarios interesados para garantizar que sea
confiable y sin errores.
En cuanto a los procesos informativos, mejorar el conocimiento del personal

respecto al uso y aprovechamiento de la informacin, la importancia de su
precisin y entrega oportuna, mejorar el proceso de comunicacin entre los
departamentos y aplicar procedimientos.
Disear procesos que faciliten el flujo de informacin permanente entre las

unidades internas de la organizacin, mejorando la comunicacin entre las
________________________________________________________________________
Pg. 18
mismas. Se sugiere que este flujo debe ser formalizado, preferiblemente de

manera escrita.
Realizar campaas informativas dirigidas al usuario para dar a conocer las

diversas estrategias para ser informado, y adems para informar sobre los
mecanismos de retroalimentacin para conocer sus opiniones.
Establecer indicadores para medir constantemente el proceso informativo, el cual

permita verificar su cumplimiento e identificar los desvos en cuanto a la calidad de
la informacin.
Ejercicios de Autoevaluacin
En cada uno de los siguientes diez planteamientos, marca con una X en V si consideras
que es Verdadero o en F de ser Falso.
Nro
Planteamiento
1
La accesibilidad de la informacin est ligada a su capacidad de ser recuperable,
disponibilidad y comprensibilidad.
2
Los errores humanos pueden originar deficiencias en la informacin en la etapa de
captura.
3
Las etapas del proceso de gestin de la informacin son captura, revisin,
transformacin y divulgacin.
4
Se dice que la informacin es precisa si sta puede ser usada directamente para
solucionar un problema.
5
La divulgacin es una caracterstica de valor de la informacin de acuerdo a la
propuesta de Davenport
6
La singularidad corresponde al acceso privilegiado a informacin confidencial que
pierde valor cuando se hace circular.
7
El acceso compartido dificulta la mejora de la calidad de la informacin.
8
Una estrategia para mejorar la calidad de la informacin es diversificar los medios
informativos para su distribucin.
9
La etapa de Uso de la informacin consiste en la manera de presentar la
informacin y relacionarla con la informacin que requieren los usuarios.
10 De acuerdo a Falconi, las dimensiones de calidad son: calidad intrnseca, entrega,
costos, moral y seguridad.
________________________________________________________________________
Pg. 19
Respuestas a los Ejercicios de Autoevaluacin
Nro
1
2
3
4
5
V
X
X
Nro
6
7
8
9
10
X
X
X
V
X
F
X
X
X
X
Referencias
CAPURRO, R. (2008). Pasado, presente y futuro de la nocin de informacin. 26 pp.

Disponible en: http://www.capurro.de/leon.pdf
CORNELLA, ALFONS (2000). Los recursos de informacin. Ventaja competitiva de
las empresas. ESADE, Escuela Superior de Administracin y Direccin de Empresas.
Espaa: McGraw Hill.
DAVENPORT, T. (1999). Ecologa de la informacin. porqu la tecnologa no es
suficiente para lograr el xito en la era de la informacin. Oxford University Press. 296
pp.
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________________________________________________________________________
Pg. 20

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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENT AL

COORDINACIN DE SISTEMAS III

Prof. Maritza Torres Samuel

Objetivo general de aprendizaje........

Objetivos especficos de aprendizaje........................................................................

Funcin tutorial. Orientaciones para el estudio.

Desarrollo del aprendizaje.

Desarrollo de los contenidos.

1. LA CALIDAD DE LA INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES Y SU

1.1 Significado de Informacin.

1.2 La Calidad de la Informacin

2. LA GESTIN DE INFORMACIN EN LA ORGANIZACIN..

Etapa 1. Capturar la Informacin..

Etapa 2. Almacenar la Informacin

Etapa 3. Procesar la Informacin.

Etapa 4. Usar la Informacin

Etapa 5. Distribuir la Informacin..

HACER PARA MEJORAR LA CALIDAD DE LA

Respuestas a los Ejercicios de Autoevaluacin.

En la gua didctica Calidad y Gestin de la Informacin en las

Bienvenid@s al curso semi-presencial de la asignatura

Con el proceso de aprendizaje del tema Calidad y

A continuacin se presentan los objetivos especficos de aprendizaje del estudiante

1. Analizar la calidad y gestin de la informacin dentro de las organizaciones y su

1. CALIDAD DE LA INFORMACIN DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES Y SU

Anlisis de los procesos de informacin en casos de estudio organizacionales.

SITIOS WEB RECOMENDADOS:

Funcin tutorial. Orientaciones para el estudio

@ Administra tu tiempo. Planifica la cantidad de horas y los horarios que puedes

@ Visita con frecuencia el Portal SedUCLA. Recuerda visitar al menos 2 veces

@ Participa en los foros de discusin. Contaras con foros como espacios de

@ Oportunamente descarga el material y revisa las actividades por

@ En caso de dudas, escribe a tu e-tutora. No dudes en hacerlo, no

Recuerda: Somos una comunidad de aprendizaje

Desarrollo del Aprendizaje

Desarrollo de los Contenidos

1. LA CALIDAD DE LA INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES Y

necesita consenso sobre el significado y es indispensable la intermediacin humana. La

1.2. La Calidad de la Informacin

Figura 1. Caractersticas de valor de la informacin

Tabla 1. Caractersticas deseables que se valoran en la informacin

Falta de errores simples en la transcripcin, recopilacin o agregacin.

Fuente: Adaptacin de la propuesta de Davenport (2000)

La calidad de la informacin es el resultado de la combinacin de factores, entre ellos las

involucradas. Lo anterior seala la necesidad de mejorar la gestin de la informacin para

La calidad de la informacin est conformada por

Algunas de las causas que originan falta o deficiencias en la calidad de la informacin en

Prdida u omisin de informacin en las transacciones, traducido en ausencia o

Lo anterior puede ocasionar efectos como informacin inconsistente, con errores,

Calidad Intrnseca: caractersticas de calidad de los productos o servicios. Esto

2. LA GESTIN DE INFORMACIN EN LA ORGANIZACIN

Figura 2. Las etapas de la gestin de la informacin en las organizaciones

Etapa 1. Capturar la informacin

a) Determinar las necesidades de informacin: Consiste en

requerimientos. De esta forma puede definirse de antemano la

b) Escudriar la informacin, esto es, la bsqueda de informacin valiosa en el entorno,

Capturar la Informacin en la fuente, donde se genera, oportunamente.

Reducir los errores humanos por transcripcin.

Propiciar la visibilidad de la informacin para los entes interesados, a fin de que

Recibir la informacin requerida para el proceso de captura, sin errores y

Etapa 2. Almacenar la informacin

organizada y segura la informacin que facilite su posterior

-Organizar y ordenar la Informacin a ser almacenada.

manipulacin, recuperacin y actualizacin.