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Antonio Albiero

MESTRE DO TEMPO
A arte de se organizar para fazer mais com menos

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Mestre do Tempo
A arte de se organizar para fazer mais com menos
Albiero, Antonio; Verso ebook 1.0; abril de 2015; Piracicaba, SP.

DEDICATRIA
A vocs, meus muitos Mestres e
Mestras, que fizeram ou ainda fazem
parte da minha vida. Tenham certeza
de que foram suas palavras, at
mesmo sua presena perto de mim e
principalmente seus exemplos que me
tornaram o que eu sou hoje.
A vocs a minha mais profunda e especial gratido!
A vocs, com carinho, dedico este trabalho.
Antonio

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O Autor
ANTONIO ALBIERO
Professional & Self Coach, professor universitrio e
engenheiro especialista. Coach certificado pela
European Coaching Association, pelo Behavioral Coaching
Institute, pela Global Coaching Community e pela
International Association of Coaching.
Possui experincia de mais de 25 anos atuando na
indstria e uma dcada dedicada ao ensino e
desenvolvimento de pessoas na regio de Piracicaba, SP.
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Utiliza as tcnicas que ensina neste livro h vrios anos


para administrar tanto sua vida como seu tempo para fazer
mais com menos.
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SUMRIO
O AUTOR
APRESENTAO

1
2
3
4
5

O TEMPO
O TEMPO UM RECURSO LIMITADO
O QUE SIGNIFICA SER UM MESTRE
O QUE SE DEVE ESPERAR DE UM MESTRE DO TEMPO
OS OITO PASSOS PARA A MAESTRIA DO TEMPO
PAUSA PARA UM MOMENTO DE REFLEXO

SUA VIDA UM SISTEMA


SE DOMNIOS OK, ENTO VIDA OK
SEUS PAPIS
AS EXPECTATIVAS EM NOSSOS RELACIONAMENTOS
RELACIONAMENTOS EXTRAORDINRIOS COMEAM
ASSIM

FAA AS COISAS CERTAS


A VITRIA QUDRUPLA

SUA VIDA, SEU BARCO


O QUE VOC QUER
UM RELATO SOBRE O PODER DO FOCO
COMO ESTABELECER METAS E OBJETIVOS
DETERMINE SEUS OBJETIVOS
DETERMINE METAS ESPERTAS
O CAMINHO AT O MOMENTO
FAA UM INVENTRIO DE SUAS TAREFAS
O QUE PODE SER CONSIDERADO IDEAL
COMO LIDAR COM TAREFAS URGENTES
COMO LIDAR COM AS TAREFAS NO IMPORTANTES

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CEST LA VIE ( a vida)...


O MTODO QUE VAI REVOLUCIONAR SUA VIDA
MATERIAL NECESSRIO
AS TAPAS DO MTODO
ETAPA 1: COLETAR
ETAPA 2: REVISAR
ETAPA 3: PROCESSAR
ETAPA 4: FAZER
SE QUISER MELHORAR O MUNDO, PENSE. SE QUISER
MUDAR O MUNDO, AJA!
S TENTAR O MESMO QUE SABOTAR: CICLO VICIOSO
GERENCIE SEUS RESULTADOS
O CICLO VITORIOSO
O CICLO VITORIOSO NOS TORNA FLEXVEIS
ESTRESSE POR SOBRECARGA CEREBRAL
CRIE UMA MEMRIA AUXILIAR
COMO PREOCUPAR-SE DO JEITO CERTO
DIVIDIR PARA CONQUISTAR
ELIMINE AS CONTAMINAES DE PAPIS

VOAR, VOAR, SUBIR, SUBIR

CHEGANDO A SEU DESTINO

RECURSOS

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Apresentao

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Apresentao
Ol, caro leitor, cara leitora!
Fico muito satisfeito e grato pela sua deciso de adquirir este e-book.
Posso concluir que voc tem interesse em melhorar suas habilidades de
gerenciamento de tempo, certo?
Nestas pginas eu disponibilizei para voc diversas tcnicas e propostas
diferentes de como pensar o tempo. O material contido neste livro (e
tambm no meu site antonioalbiero.com) tem um imenso potencial de
impactar a sua vida para melhor. Tudo depende da sua deciso de meditar
sobre as ideias aqui apresentadas e principalmente praticar as tcnicas do
livro no seu dia a dia.
Fiz o meu melhor para voc ter acesso a um material limpo, conciso e
organizado.
Certas tcnicas e ideias foram desenvolvidas ou adaptadas por mim mesmo.
Outras vm da criao de gigantes da rea de gerenciamento de tempo, como
os autores Christian Barbosa (Trade do Tempo), Stephen Covey (Sete hbitos
das Pessoas Altamente Eficazes), David Allen (metodologia GTD), Francesco
Cirillo (Tcnica Pomodoro), Prof. Stewart Friedman (Total Leadership) e
muitos outros.
Eu tive o maior prazer em reunir todas elas aqui para a sua comodidade, em
um nico volume, numa ordem que eu considero didaticamente adequada.
Ao longo do livro eu proponho alguns experimentos para voc mesmo fazer e
verificar os resultados por si mesmo. Eu acredito que a simples leitura deste
material j v fazer alguma diferena para a sua vida. Porm a realizao
dos experimentos que realmente far a diferena em termos de impacto
positivo, mudana e maximizao de benefcios. Eu convido: faa-os!

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Eu mesmo sou usurio destas tcnicas h alguns anos e posso testemunhar a


verdadeira revoluo que elas ocasionaram na minha vida e na forma como
organizo meus compromissos, tarefas e metas.
O Tempo um recurso fundamental e precioso. um dom, um presente, que
todos recebemos quando chegamos a este mundo. Como todo recurso a
nosso dispor, ele tambm necessita ser bem administrado para produzir seus
frutos.
Por isso parabenizo voc pelo seu interesse em conhecer mais sobre este
assunto e espero sinceramente, do mais fundo do meu corao, que este
material possa de alguma forma ser til para voc. E, quem sabe, possa ser
um marco na sua trajetria de evoluo pessoal.
Se pelo menos uma pessoa puder aproveitar este livro para mudar para
melhor sua organizao pessoal e a forma como usa seu tempo, j me
sentirei recompensado.
Sei que um clich dizer isto, mas sua opinio sobre o livro muito
importante para mim. Por gentileza, envie-me suas sugestes, opinies e
crticas pelo e-mail antonio@antonioalbiero.com ou atravs do site.
Desejo a voc, caro leitor, cara leitora, uma vida mais equilibrada, um uso
mais racional e rentvel do tempo e a conquista de seus objetivos pessoais e
os seus sonhos! Este seu destino! E j te vejo l!
Prof. Engo. Esp. Antonio Albiero
Professional & Self Coach, Analista Comportamental, Analista 360
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Captulo 1

O TEMPO

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O Tempo
Neste captulo:
O tempo um recurso limitado que deve ser bem
empregado.
A maestria do tempo alcanada quando se domina os
princpios por trs dos timos resultados.
O mapa do caminho para a maestria do tempo.

O TEMPO
Voc j se deu conta de como o seu tempo um dos recursos mais preciosos
que voc tem? Nosso tempo sobre o planeta limitado. Quando dizemos
mais um dia vivido, tambm queremos dizer um dia a menos do meu total
de dias
Considere o seguinte fato:
muitos servios que
contratamos poderiam ser
feitos por ns mesmos
(por exemplo, lavar nosso
carro, fazer a limpeza
domstica, cuidar do
jardim, reparos etc).
Porm preferimos muitas vezes pagar para que outros realizem esses
servios por ns. Pagamos para poupar o nosso tempo. Na realidade,
portanto, estamos comprando tempo.
Investidores financeiros so normalmente cautelosos com relao s
aplicaes que escolhem para o seu dinheiro. Todo o esforo e estudo so

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feitos para escolher os melhores investimentos para fazer o dinheiro render e


gerar lucro. Nenhum investidor que se preze, em s conscincia, ir escolher
uma aplicao furada, que vai lhe causar prejuzo.
No entanto, muita gente (mas muita gente mesmo) no toma nenhum cuidado
com relao a como investe um de seus recursos mais preciosos: seu Tempo.
Ao invs de colher lucro, crescimento e evoluo pessoal com o correto
investimento do tempo, acabam colhendo frustrao, estresse e estagnao.
Resultado das ms escolhas que fizeram a respeito de como aplicar seu
tempo de modo vantajoso.

O TEMPO UM RECURSO LIMITADO


O Tempo pode ser o seu melhor aliado e tambm pode ser o seu pior inimigo.
Vale aqui o ditado: no espere colher aquilo que voc no plantou.
Ele seu amigo se voc o usa com atividades destinadas ao seu crescimento
pessoal e para aproveitar as ddivas dirias da vida (a alegria, o prazer das
boas companhias, o lazer, o descanso, o trabalho etc).
Mas o Tempo um inimigo quando utilizado para atividades que no trazem
crescimento algum para voc ou quando usado para ficar se lastimando,
reclamando e vivendo seus dramas pessoais...
Voc tem que fazer as pazes com o tempo, de modo a aproveit-lo ao mximo
a seu favor. Afinal de contas, voc nunca saber com certeza quando o SEU
TEMPO chegar ao fim.
O que aconteceria com sua vida se voc efetivamente e na prtica investisse
o seu tempo de uma forma melhor, para o seu crescimento pessoal?

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O QUE SIGNIFICA SER UM MESTRE?


Um Mestre um indivduo que consegue produzir resultados excepcionais.
Ele se encontra acima da mdia das pessoas em termos dos resultados
superiores que capaz de obter.

O Mestre s mestre porque possui a qualidade da maestria. E maestria


significa mais do que simplesmente fazer algo bem feito. Maestria significa
principalmente ter conhecimento e domnio dos princpios responsveis pelos
resultados superiores que se consegue obter.
Um mestre capaz de fazer mais com menos esforo, menos recursos e
menos tempo porque conhece o que funciona, o que no funciona e porque
funciona.
O QUE SE DEVE ESPERAR DE UM MESTRE DO TEMPO?
Um mestre do tempo:
Consegue usar o tempo a seu favor, usando-o para seu
crescimento e evoluo pessoais.
Sabe o que quer e por isso no desperdia seu tempo com
as coisas que no quer;
Mantm todas as reas de sua vida em harmonia,
dedicando-se a atividades e projetos que beneficiam todas
as reas em conjunto;
Sonha e usa o tempo para tornar seus sonhos em
realidade;
organizado, seguindo um mtodo para lidar com as

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informaes, solicitaes e compromissos que adentram


sua vida;
Est preparado para lidar com urgncias, dificilmente sendo
surpreendido por situaes inesperadas.
Consegue administrar de forma eficiente a sua vida, os
seus compromissos e suas tarefas (atuais e futuras);
Interage positivamente com o tempo, honrando o seu
passado, vivendo o seu momento presente sem perder de
vista o seu futuro;
Tornar-se um mestre do tempo exigir que voc conhea os princpios que
esto por trs desses resultados e aplic-los na sua prpria vida.
OS OITO PASSOS PARA A MAESTRIA DO TEMPO
Este diagrama mostra o caminho para chegar maestria do tempo:

Ter uma viso sistmica da vida:


1. Encarar sua vida como um sistema, composto por quatro domnios
diferentes. Identificar claramente seus papis em cada domnio.

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Saber com clareza o que se quer alcanar:


2. Manter seu sistema de vida equilibrado e livre de conflitos (vitria
qudrupla).
3. Definir metas e objetivos claramente.
Interagir com o tempo a seu favor:
4. Dedicar seu tempo para tarefas importantes, reduzindo aquelas que so
circunstanciais ou urgentes.
5. Ter um mtodo confivel e seguro para administrar a sua vida e seus
afazeres.
Manter nveis baixos de estresse e ansiedade:
6. Ser capaz de gerar resultados, sem encarar nada nem como sucesso e
nem como fracasso.
7. Possuir estratgias para manter seu estresse nos nveis mais baixos
possveis.
Melhorar continuamente:
8. Aperfeioar-se continuamente com base na sua prpria experincia
pessoal com a sua gesto do tempo.

PAUSA PARA UM MOMENTO DE REFLEXO


O texto a seguir, de autoria desconhecida, bem conhecido e circula h anos
pela internet. Talvez voc mesmo j o tenha encontrado em algum site por a.
Aps termos falado sobre o que a maestria do
tempo, convido voc agora a refletir um pouco sobre
este texto.

O Banco do Tempo
Imagine um banco que deposita em sua conta
R$ 86.400,00 toda manh. S que toda noite apaga
tudo o que voc no usou durante o dia.

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O que voc faria? Gastaria tudo, claro!


Pois bem, esse banco existe: o banco do TEMPO.
Toda manh credita 86.400 segundos em sua conta. No fim do dia zera
tudo o que voc no usou. No vai nenhum saldo para o dia seguinte e
o que voc no usou estar perdido! No permite guardar para o futuro.
Se voc no usar o depsito do dia, a perda ser sua.
Voc tem que viver no presente os depsitos de hoje. Trate de obter o
mximo que puder em sade, felicidade, paz, alegria e sucesso. Trate
de dar o mximo sua famlia, a seus amigos, a seu pas,
humanidade. Seja generoso hoje. Ame hoje. Agradea hoje.
No deixe para amanh porque voc s tem o hoje.
Para saber o valor de UM ANO pergunte ao estudante que foi reprovado
em seus exames;
Para saber o valor de UM MS pergunte a uma me que teve um filho
prematuro;
Para saber o valor de UMA SEMANA, pergunte ao editor de uma revista
semanal;
Para saber o valor de UM DIA pergunte ao operrio que ganha por dia e
tem quatro filhos para alimentar;
Para saber o valor de UMA HORA pergunte aos amantes que esto
esperando para se encontrar;
Para saber o valor de UM MINUTO pergunte a quem perdeu o avio;
Para sentir o valor de UM SEGUNDO pergunte a quem acaba de
escapar por um triz de um acidente;
Aprecie cada momento que voc tem e procure apreci-lo mais ainda
buscando dividir esse momento com algum... Algum especial.
E lembre-se: o tempo no espera por ningum!
Autor desconhecido

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Resumindo:
O tempo deve ser investido em nosso crescimento pessoal.
A maestria do tempo possvel de ser alcanada para
aqueles que trilharem o caminho de oito passos. Boa
viagem!

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Captulo 2

SUA VIDA UM SISTEMA

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Sua vida um sistema


Neste captulo:

A vida humana um sistema formado por quatro domnios.


Identificar nossos papis em cada domnio.
As pessoas que nos so mais significativas (importantes).
Como gerenciar as expectativas das pessoas significativas.

SUA VIDA UM SISTEMA


Em engenharia, usamos o conceito de sistema. Um sistema basicamente
um todo formado por partes (domnios) independentes que se relacionam
entre si para produzir um resultado s. Um carro, um computador, uma
empresa so exemplos de sistemas. So formados por muitas peas, partes e
componentes que trabalham juntas em torno de um objetivo. Assim a nossa
vida.
Sua vida (ou seu sistema) formada por
domnios que so inerentes ao ser
humano. Inconscientemente sabemos
que devemos dar ateno a cada um
desses domnios para termos um grau de
realizao e felicidade maior.
Quando os domnios trabalham em
harmonia, temos como resultado um
sentimento de realizao pessoal e de
sucesso. Porm, quando dois ou mais
domnios conflitam, sentimos
interiormente o desconforto dessa

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situao.
Os domnios que formam nosso sistema (voc pode cham-los de partes ou
reas) so os seguintes:
Lar;
Trabalho;
Comunidade;
Ser (Voc mesmo).
LAR
Seu lar corresponde no s sua moradia. a rea formada por sua casa e
pelas pessoas significativas com quem voc tem uma forte relao de
convivncia ntima, que compartilham a vida com voc.
Lar = moradia + famlia. Abrange o sucesso e a satisfao com o seu
ambiente particular e a boa convivncia e harmonia do marido e mulher, pais
e filhos, irmos, irms e parentes.
TRABALHO
Este o seu domnio profissional. O trabalho nos d a oportunidade de
sermos teis para os demais e para o pas, de manifestar nossa criatividade
no mundo e de construir nosso legado. Ah... e tambm fazer dinheiro, claro.
Trabalhar um privilgio! Faz parte da natureza do ser humano dominar,
ampliar e melhorar a criao com o poder do trabalho.
Voc j notou que mesmo as pessoas que j so muito ricas e que em tese
no necessitam mais trabalhar para ganhar dinheiro, ainda assim trabalham?
Nesta semana a top-model internacional Gisele Bndchen anunciou a sua
aposentadoria aos 34 anos de idade. Para aproveitar a sua imensa fortuna?
Que nada! Durante entrevistas recentes ela anunciou que pretende se dedicar
a outros projetos. Ela vai continuar trabalhando. Quantos outros famosos e
milionrios voc tem notcia de que continuam ativos, at mesmo aos 80 ou

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90 anos?
Voc se realiza plenamente com o seu trabalho?
Est fazendo aquilo que ama ou seu trabalho mais uma obrigao que deve
ser feita faa chuva ou faa sol?
Sente que est se desenvolvendo, crescendo e de alguma forma contribuindo
com o mundo por meio da funo que voc desempenha?
Consegue expressar sua criatividade e suas qualidades mais fortes com essa
funo?
Recebe remunerao compatvel, que sente merecer?
COMUNIDADE
a rea formada pelo grupo de pessoas no qual voc est inserido. Somos
seres sociais, por isso naturalmente procuramos fazer parte. No a toa que
as redes sociais como o Facebook, Twiteer, Instagram etc fazem tanto
sucesso.
As nossas comunidades vo desde o grupo menor formado pelos amigos
mais chegados, e vai crescendo abrangendo mais e mais pessoas, como por
exemplo, seus vizinhos, empresa, comunidade religiosa, grupos de servio,
pessoas que moram no mesmo bairro, cidade, estado, pas e enfim a
comunidade planetria, global.
Algumas pessoas do pouca ateno a este domnio. Por isso convido voc a
pensar seriamente sobre como est o seu. Afinal, dando que se recebe e
h mais felicidade em dar do que em receber.
Voc contribui ou vem contribuindo com a doao de seu tempo e recursos
pessoais para o bem-estar da pequena (ou grande) comunidade na qual voc
est inserido?
SER
Este o domnio que envolve o seu ser, seu corpo, seu intelecto, suas
emoes e seu esprito.

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Quem joga xadrez sabe o valor que a pea chamada Rei tem. Por melhor que
esteja o jogo inteiro, se o Rei for perdido o jogo acaba. O seu SER (corpo
fsico, mental, emocional e espiritual) tem o mesmo valor do Rei do xadrez. Se
ele estiver ameaado, no importa mais a situao do jogo da vida.
Qual o seu grau de satisfao com a sua sade e sua forma fsica em geral?
Voc uma pessoa culta e bem informada?
Considera-se inteligente?
Conhece suas habilidades e competncias?
Como anda o seu controle emocional?
Sua viso de mundo?
E sua espiritualidade, sua transcendncia, sua relao com o MAIOR (Deus,
Ser, Universo...) como vai?
SE DOMNIOS OK, ENTO VIDA OK
Sua vida = LAR + TRABALHO + COMUNIDADE + SER

Este conhecimento uma chave poderosa, capaz de abrir portas de


oportunidades. Parece bvio, no mesmo? Porm, tenho certeza de que
voc conhece inmeras pessoas cuja situao de vida mostra claramente que
elas no entendem e nem aplicam este princpio em suas vidas.
Vamos a alguns exemplos. Se voc tem sucesso no domnio do TRABALHO,
mas est com srios problemas no domnio do LAR (ex. casamento em crise)
ou no nvel do SER (ex. problemas de sade), ento o seu sistema est com
defeito. Por isso costuma-se dizer que sucesso no trabalho nem sempre
sucesso na vida.
Se ao contrrio voc tem sucesso no LAR e infelicidade no TRABALHO, o seu
sistema (a sua vida) tambm est em desequilbrio. E se voc tem sucesso no

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TRABALHO, no LAR e no SER, mas no contribui de alguma forma com a


COMUNIDADE (os Grupos no qual voc est inserido), sinto muito. O seu
sistema est quebrado e, conscientemente ou inconscientemente, voc sente
isso.
Se uma pessoa insiste em perseguir sucesso apenas no TRABALHO e deixa
de lado seu LAR, no longo prazo ela sentir os efeitos dessa situao. Que
nos adianta ser bem-sucedidos profissionalmente e fracassarmos com a
famlia, cnjuge e filhos? E isso vale para cada domnio. Que nos adianta ser
um sucesso na nossa COMUNIDADE e ir mal profissionalmente (TRABALHO)
ou pessoalmente (SER)?
Fracassar em um domnio , de certo modo, fracassar na vida. Se no inteira,
pelo menos em um pedao dela. S quando se tem satisfao com a situao
dos quatro domnios, ento o seu sistema est em harmonia e funcionando
bem. Voc se sente ento realizado e pleno na vida.
SEUS PAPIS
Voc conhece a frase: a vida um
palco? Sim, verdade. Nesse palco
representamos diferentes papis na vida.

Papel qualquer funo requerida


por um dos nossos domnios e para a
qual ns dedicamos tempo para
desempenhar.

Seguem alguns exemplos de papis para ilustrar melhor o que isso quer dizer.

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Domnio
LAR
TRABALHO
COMUNIDADE
SER

Papis
Pai/me, filho(a), dono(a) de casa, marido/mulher,
parente, dono de animal de estimao etc.
Chefe, funcionrio, engenheiro, vendedor, comprador,
responsvel por (algo), professor, especialista, colega
etc.
Amigo, membro de grupo, associado, benfeitor, lder,
cidado etc.
Eu, esportista, praticante de hobby, cozinheiro, uma
alma imortal etc.

EXPERIMENTO
Identifique quais so os seus papis dentro de cada um dos
domnios de sua vida. No despreze este passo, pois ele
muito importante. Assim, logo mais, voc poder estabelecer
objetivos claros para cada um dos seus papis.

Veja como seriam os papis de uma pessoa imaginria, a ttulo de exemplo:


Domnio
Lar
Trabalho
Comunidade
Ser

Papis
Pai, marido, filho.
Profissional, gerente de vendas, membro de equipe.
Amigo, membro de igreja, voluntrio.
Judoca, estudioso, motociclista, filho de Deus

Agora preencha a sua tabela:

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Domnio
Lar
Trabalho
Comunidade
Ser

Meus Papis

AS EXPECTATIVAS EM NOSSOS RELACIONAMENTOS


No teatro, na TV e no cinema os atores representam seus papis para o
entretenimento do pblico espectador. Da mesma forma, ns exercemos
nossos papis contracenando com e para outras pessoas.
Em cada um dos seus domnios existem pessoas com quem nos
relacionamos que so mais significativas, ou seja, mais importantes para ns.
Domnio
Lar
Trabalho
Comunidade
Ser

Exemplos de pessoas significativas


Famlia, animais de estimao etc.
Gestores, colegas, clientes, equipe etc.
Amigos mais chegados, lder espiritual etc.
Voc mesmo!

Essas pessoas tm expectativas sobre ns da mesma forma que ns temos


expectativas para elas. Eu identifiquei trs leis que regem as expectativas de
todos os nossos relacionamentos.
1 LEI: Todo relacionamento gera EXPECTATIVAS para os seus
participantes.
fcil perceber o quanto as expectativas so fundamentais para o sucesso de
nossos relacionamentos. Se voc no obtm aquilo que quer da relao o
resultado ser frustrao e insatisfao para uma ou ambas as partes. O

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relacionamento estar em risco de acabar ou no melhor dos casos de passar


a ser tolerado como uma obrigao
2 LEI: A qualidade do relacionamento resultado direto do quanto as
partes satisfazem as expectativas mtuas.
A maior das nossas expectativas de que todas as nossas expectativas sero
atendidas. Porm evitamos falar abertamente sobre o que queremos dos
relacionamentos. Por que ser?
3 LEI: Uma expectativa desconhecida ser substituda por uma
expectativa assumida.
Em outras palavras, se no temos a informao concreta do que o outro quer,
ns agiremos de acordo com o que entendemos serem as suas expectativas.
A duas possibilidades podem ocorrer:
Voc acerta a expectativa da outra parte e tudo vai bem.
A expectativa assumida por voc muito maior ou muito menor do que a
expectativa real da outra pessoa. No primeiro caso voc se desgasta,
investindo mais energia e tempo do que o necessrio. No segundo caso
voc no atende completamente a expectativa da outra parte.
RELACIONAMENTOS EXTRAORDINRIOS COMEAM ASSIM
Conversar de maneira aberta e franca sobre um relacionamento no uma
das tarefas mais fceis, porm extremamente importante.
Posicionar-se perante o outro e aceitar ouvir o que o outro tem a dizer a seu
respeito pode ser perturbador para muitas pessoas. Por isso a realizao do
prximo experimento vai envolver certa dose de coragem e tambm de
humildade, mas eu estou certo de que voc se sair bem.

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Este experimento permitir que voc


efetivamente e na prtica deixe de lado o
campo das ideias assumidas e passe a
conhecer realmente quais so as
expectativas das pessoas com quem voc se
relaciona no LAR, no TRABALHO e na
COMUNIDADE.

Conversar de maneira
aberta e franca sobre um
relacionamento no
uma das tarefas mais
fceis, porm simples e
extremamente
importante.

Esse conhecimento permitir que voc:

Dose a energia despendida em seus relacionamentos, de forma a atender


corretamente s expectativas concretas.
Identifique conflitos de interesses em seus domnios (exemplo de conflito:
seu gestor espera que voc leve trabalho para casa enquanto seu cnjuge
no concorda que voc faa isso).
Harmonize o seu sistema de vida (domnios), alinhando, renegociando e
mudando expectativas quando for o caso.

EXPERIMENTO
1. Identifique as duas pessoas mais significativas em cada
domnio. No futuro, realize este procedimento com mais
pessoas importantes.
2. Liste uma a uma quais so, em sua opinio, as
expectativas que essas pessoas tm a respeito do
relacionamento com voc. Registre qual o seu
entendimento sobre as expectativas da outra parte. Isso
permitir que voc compare o seu entendimento de antes da
conversa com a informao real.

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26

3. Liste quais so as suas expectativas para o


relacionamento. Aproveite e faa a sua lista de expectativas
tambm.
4. Agende um tempo razovel com cada uma dessas
pessoas em um horrio e local que seja o mais apropriado
para elas.
5. Dicas para a conversa:
Uma boa maneira de comear o dilogo dizer o quanto
voc valoriza o relacionamento de vocs. Explique que o
objetivo da conversa melhorar ainda mais o
atendimento dos interesses mtuos, em particular os da
pessoa em questo. Conduza a introduo de maneira
apropriada e a outra pessoa ficar mais do que feliz em
falar com voc.

Pea que ela lhe diga o que espera do relacionamento,


o que pode ser melhorado e o que est funcionando.

importante ser humilde e ouvir atentamente o que for


dito com o genuno interesse de melhorar o
relacionamento. Esteja preparado para o que for dito,
sem julgar e sem se defender. importante ter a guarda
aberta e um genuno interesse em conhecer a opinio
do outro.

Diga as suas expectativas somente se achar


conveniente e achar que a pessoa est receptiva. Na
maioria dos casos a prpria pessoa perguntar sobre as
suas expectativas com relao a ela.

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Resumindo:
Encarar a nossa vida como um sistema nos d uma
perspectiva mais correta para a busca da realizao
pessoal.
Identificar nossos papis em cada domnio servir de base
para estabelecermos nossos objetivos.
Harmonia em nossos relacionamentos significa tanto ter
nossas expectativas atendidas, como tambm atender as
expectativas das pessoas que so importantes para ns.

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Captulo 3

A VITRIA QUDRUPLA

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A Vitria Qudrupla
Neste captulo:
Reconhecer situaes que no tragam benefcios para
todas as reas de nossa vida.
Vitria qudrupla vencer quatro vezes.

FAA AS COISAS CERTAS


O pior uso que podemos dar ao nosso tempo us-lo em atividades que no
trazem benefcio algum para a nossa vida e nem para o nosso crescimento
pessoal.
Pense na horrvel situao da escravido no Brasil no sculo XIX, por
exemplo. O escravo era obrigado a empregar seu tempo em atividades que
alm de no trazer benefcio algum a ele (s aos senhores), ainda por cima
consumia rapidamente sua sade.
Ok, eu concordo que a escravido uma situao extrema na qual a pessoa
envolvida no tinha muita escolha. Ento vejamos algo mais atual.
Faz sentido um profissional trabalhar horas em excesso todos os dias e ir
pouco a pouco prejudicando o seu descanso, a sua sade e a sua situao
familiar? Por mais que ele se sinta realizado e obtenha prazer com o tempo
dedicado ao trabalho, vale mesmo a pena sacrificar os outros domnios em
prol de apenas um?
No parece at uma situao comparvel escravido, onde temos um que
beneficiado custa de outro que foi prejudicado?
s vezes nos damos conta de que estamos empregando o nosso tempo em

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atividades que no esto dando um retorno integral a todos os nossos


domnios. A a sensao de perda e prejuzo igual quela que sentimos em
relao perda de dinheiro.
Sentimos uma espcie de inquietude, um no sei o que, que geralmente quer
dizer que no estamos fazendo aquilo que deveramos estar fazendo.
Escolhemos as aplicaes erradas para o nosso Tempo e por isso
desperdiamos tempo e energia inutilmente...
Como ento evitar essa situao e identificar as boas aplicaes para o nosso
precioso recurso, o Tempo? fcil. s fazer as coisas certas.
E como identificar as coisas certas a serem feitas? Simples. So as atividades
ou trabalhos que te colocam mais perto de seus objetivos em cada papel e em
cada domnio.
A esse princpio dou o nome de vitria qudrupla. Esta mais uma chave
poderosa capaz de abrir muitas portas de oportunidades.

Vitria Qudrupla
Voc obtm uma vitria qudrupla (4x) quando a atividade traz
ganhos simultneos para todos os quatro domnios: LAR,
TRABALHO, COMUNIDADE e SER.

Use este princpio para avaliar suas atividades atuais e selecionar todas as
atividades e projetos futuros.
Deixe este princpio guia-lo sempre em suas decises sobre como melhor
empregar seu tempo. Renegocie e reavalie atividades atuais com base
nesses critrios e comece a eliminar as ms aplicaes do seu tempo.

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As coisas certas a fazer sempre sero aquelas que beneficiem sua vida por
inteiro e no apenas parte dela. Faa mais das coisas certas a serem feitas!

A VITRIA QUDRUPLA
Como j dito, a vitria qudrupla vencer simultaneamente nos quatro
domnios da vida. optar por objetivos, metas e atividades que proporcionem
ganhos para todas as quatro reas e no apenas em uma ou duas delas.

Por exemplo, suponha que voc est considerando fazer uma viagem de
frias com a sua famlia para visitar alguns amigos. Essa viagem vai
proporcionar a oportunidade de desfrutar de momentos agradveis e de
convivncia com seu cnjuge e filhos (LAR). Vai recarregar as suas baterias e
proporcionar momentos de relaxamento (SER) para voltar ao TRABALHO
com mais energia. A visita vai intensificar as relaes com seus antigos
amigos (COMUNIDADE).
Nota-se que a viagem proporcionar ganhos em todos os domnios, sendo um
timo objetivo para investir o seu tempo.

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Outro exemplo: imagine que voc est considerando investir em um curso de


aperfeioamento pessoal ou profissional, como uma ps-graduao. Todo
curso um investimento no s de tempo, mas de dinheiro. Ao refletir sobre
os benefcios do curso voc conclui que ele trar mais conhecimentos e senso
de realizao (SER), proporcionar contatos profissionais com os professores
e os outros alunos (COMUNIDADE), alm de melhorar suas chances de
promoo (TRABALHO), que proporcionaro mais recursos (em forma de
remunerao) para a sua famlia (LAR).
O curso tem potencial de ganho em todas as reas, portanto uma excelente
opo de investimento de tempo.

EXPERIMENTO
Ao longo dos prximos dias v gradativamente aplicando o
princpio da vitria qudrupla para selecionar tarefas e projetos.
Com a ajuda das outras tcnicas que veremos mais a frente, v
eliminando eventuais tarefas que estejam trazendo apenas
benefcios parciais para a sua vida.

Resumindo:
Situaes e tarefas que no tragam ganhos para todas as
reas de nossa vida no valem o investimento de tempo.
Usar o princpio da vitria qudrupla para selecionar as
tarefas certas para dedicarmos nosso tempo.

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Captulo 4

METAS E OBJETIVOS

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Metas e Objetivos
Neste captulo:

A sua responsabilidade pela conduo de sua vida.


Focar no que se quer.
Estabelecer Objetivos e Metas
O modelo ESPERTA

SUA VIDA, SEU BARCO


Tenho mais uma analogia para a sua reflexo. uma comparao da sua vida
com um barco a vela no oceano.
H duas maneiras de voc conduzir um veleiro no oceano. Um dos jeitos
fcil e passivo. s voc deixar o seu barco ao sabor das ondas e dos
ventos. no estilo daquela msica do Zeca Pagodinho: "deixa a vida me

levar, vida leva eu".


Voc simplesmente vai indo, indo, indo para onde a natureza o levar. Vai
vivendo dia aps dia e reagindo ao que vai acontecendo. s vezes, voc
encalha numa praia. Pode ser um lugar bacana e abundante. Tambm pode
ser um lugar deserto e sem graa. O lugar onde voc foi parar no dependeu
de voc. Dependeu das foras externas (ondas e ventos), as quais voc
entregou o seu barco e sobre as quais no tem muito controle.

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Outra maneira de conduzir o seu barco de forma ativa. Voc sabe aonde
quer chegar. Voc estende as velas e usa as foras dos ventos e das mars
para impulsionar o barco na direo que voc escolheu. Voc segura o leme
firme e vai corrigindo o curso quando necessrio para manter o barco na rota
correta at chegar ao destino anteriormente escolhido.
Aqui voc participa diretamente da conduo do seu barco. A forma ativa
parece simples (afinal, s escolher o destino e conduzir o barco at l), mas
no to fcil assim. Precisa de dedicao, trabalho e ateno para fazer as
correes de rota sempre que necessrio.
Qual o ponto importante desta analogia? o seguinte: no importa qual a
maneira escolhida por voc para conduzir o seu barco, de qualquer maneira a
responsabilidade e ser sempre sua.
Se voc preferir usar a forma passiva e o seu barco vier a aportar numa praia
que voc no goste, voc no tem direito nenhum de reclamar. Afinal, voc
poderia ter direcionado o barco para outro destino antes de chegar nessa
praia, porm voc no fez isso...
Vrios de meus clientes de Coaching tm queixas parecidas:

No consigo alcanar aquilo que eu


gostaria de obter no cheguei praia
certa.

Vejo outras pessoas crescendo


enquanto eu no saio do lugar vejo
barcos se distanciando em direo a praias
melhores enquanto o meu barco est aqui,
parado nesta praia sem graa.

No encontro sentido nisto que eu


estou fazendo profissionalmente a
minha praia est muito chata!

Mas lembre-se. O barco seu. VOC escolhe


se quer ficar, se quer partir, se quer ir para o norte ou para o sul. S no vale

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ficar na praia reclamando do vento e das mars, das outras pessoas, do azar
e do pas. Ou ficar com medo de voltar para o mar...
ASSUMA a sua responsabilidade e decida em qual porto voc quer chegar.
Continue lendo para aprender como conduzir seu barco de forma eficiente e
eficaz. Mos ao leme e boa viagem.
O QUE VOC QUER?
A maioria das pessoas sabe muito bem o que no quer. No querem ter uma
doena, no querem sofrer a falta de dinheiro, no querem ter um casamento
fracassado, no querem um trabalho desagradvel...
Mas quando voc pergunta o que elas realmente querem... A reao muitas
vezes ser um olhar de lado, alguns momentos de silncio e como resposta:
no sei bem.
As pessoas sabem dizer prontamente
onde no querem chegar, mas raramente
sabem onde que querem chegar. Seria
engraado, se no fosse trgico.
Pessoas que no sabem o que querem
passam a vida tentando descobrir,
experimentando de tudo e investindo o
precioso recurso do seu tempo em
atividades que no contribuem nem para
o crescimento e nem para a evoluo
pessoal delas.

Na nossa metfora do barco, ficam ao sabor das ondas e das mars para ver
o que vai dar.

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Minha teoria a respeito disso a seguinte: as pessoas tm medo de


cometerem um erro ao optar por uma possibilidade e assim deixar de lado
centenas de outras opes. E se mais tarde elas se arrependerem da deciso
tomada? mais fcil culpar as mars da vida do que reconhecer as
consequncias e a prpria responsabilidades pelas suas ms escolhas.
Vou te contar um segredo. Preparado? Sabe qual a principal diferena entre
pessoas bem-sucedidas e as que no so? As pessoas bem-sucedidas
decidem o que querem e vo em busca disto.
Pessoas bem sucedidas estabelecem objetivos e metas para alcanarem o
que desejam. Elas investem seus recursos de tempo em atividades que esto
alinhadas com seus objetivos de vida e que proporcionem crescimento e
evoluo pessoal.
UM RELATO SOBRE O PODER DO FOCO

H relatos sobre um estudo realizado em 1953, por estudiosos da faculdade


norte-americana de Harvard. Os pesquisadores decidiram realizar um
levantamento com alunos que estavam se formando naquele ano. Havia
muitas perguntas no questionrio perguntando sobre todo tipo de coisa. Uma
das perguntas era: voc tem por escrito os seus objetivos? Apenas 3% dos
alunos responderam sim a esta pergunta.
Aps 20 anos, os mesmos alunos foram convidados a responder a uma nova
pesquisa, desta vez ainda mais abrangente. Quando os dados foram
analisados, descobriu-se que os 3% que tinham suas metas por escrito tinham
uma renda superior aos demais 97% dos alunos juntos!

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Existe poder no foco. Quando temos clareza sobre aquilo que queremos e
fixamos o nosso olhar no alvo, perseguimos esse objetivo com mais
motivao interior e aumentamos enormemente as possibilidades de chegar
onde queremos.
COMO ESTABELECER OBJETIVOS E METAS
A partir de agora passaremos a falar sobre Objetivos e Metas. As palavras
so sinnimas, mas no tm o mesmo significado.
Vou dar uma comparao para ajudar a entender melhor qual a diferena.
Imagine que voc planeja viajar com seu carro em direo ao Oeste. Para
isso voc estabelece um plano: ir de cidade em cidade, na direo Oeste,
visitando uma por dia. Ao ir passando pelas cidades diariamente, voc vai
cumprindo a meta que voc determinou no seu planejamento da viagem.
Porm sempre h mais Oeste (objetivo) para ir seguindo em frente.
O objetivo mais amplo e significativo e est associado com a finalidade geral
ou misso de sua vida. Os seus objetivos de vida juntos respondem
pergunta por que eu vivo?.
J as metas so as etapas especficas ou passos que ao serem dados
aproximam voc dos seus objetivos. Elas respondem pergunta como
conseguir o que eu quero para a minha vida?.
Exemplificando. Voc pode estabelecer objetivos de vida como o de ser o
melhor profissional de sua rea, ser um bom pai, montar uma empresa de
sucesso etc. Esses so exemplos de Oeste.
Ao pensar em como voc pode ser o melhor profissional, ou como ser um
bom pai, ou como montar uma empresa etc. a voc comea a pensar nos
passos concretos a serem dados. Passos so metas.

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Remetendo nossa analogia, objetivos so a praia para onde voc aponta o


seu barco. As metas so os ventos, a corrente martima e a sua conduo
ativa que levaro o seu barco at l.
DETERMINE SEUS OBJETIVOS
Agora hora de determinar o que voc quer. Se voc est me acompanhando
desde o comeo, ento a esta altura voc j determinou os seus papis em
cada um dos quatro domnios. Ainda no? Pois ento eu convido voc a fazer
isso antes de continuar.
Tudo certo? timo. Agora vem a pergunta chave. Para que voc tenha
objetivos estabelecidos de forma mais abrangente possvel, cobrindo todas as
reas de sua vida, vamos utilizar como base os papis que voc identificou.
O que voc quer alcanar, obter, tornar-se ou ser (objetivos) em cada
um dos seus papis?

EXPERIMENTO
Determine seus objetivos para
cada um dos seus papis de vida.
O que voc realmente e
verdadeiramente quer alcanar,
obter, ser ou tornar-se em cada papel
identificado?

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ALGUNS EXEMPLOS DE OBJETIVOS


Papel
Objetivo
Me
Ser a melhor me para os filhos, educar os filhos.
Gerente de vendas Ajudar a equipe atingir as metas mensais de vendas.
Voluntria
Coordenar as campanhas de arrecadao.
Agora a sua vez. Faa para voc uma tabela como a abaixo e preencha
com pelo menos dois objetivos para cada um de seus papis.
Domnios
LAR

TRABALHO

COMUNIDADE

SER

Papis

Objetivos
Objetivo A:
Objetivo B:
Objetivo A:
Objetivo B:
Objetivo A:
Objetivo B:
Objetivo A:
Objetivo B:
Objetivo A:
Objetivo B:
Objetivo A:
Objetivo B:
Objetivo A:
Objetivo B:
Objetivo A:
Objetivo B:

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DETERMINE METAS ESPERTAS


Com os seus objetivos
estabelecidos para cada um dos
seus papis, vamos agora
pensar nos passos necessrios
para alcanar cada um deles.
Vamos criar metas.
importante estabelecer metas
no apenas para o momento
presente ou curto-prazo apenas.
Pense em termos de metas para os prximos 12 meses, 3 anos, 5 anos e 10
anos. Para cada papel, para cada objetivo, tenha uma viso de longo prazo e
determine o que voc quer obter, tornar-se e alcanar em cada um deles.
Para estabelecer suas metas, utilize o modelo da meta ESPERTA.
Cada letra da palavra ESPERTA a letra inicial de um dos componentes que
estruturam como deve ser uma meta completa e bem formulada.
Uma meta bem formulada e estruturada deve ser/ter:

Especfica (Especfica, Positiva e Pessoal);


Sistmica;
Prazo;
Evidncia;
Recursos;
Tamanho;
Alternativas (Incluindo Obstculos).

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A meta deve ser Especfica, Positiva e Pessoal


preciso especificar detalhadamente o que voc quer conquistar, com
riqueza de detalhes e dados. Uma meta vaga e imprecisa no clara o
suficiente para criar motivao em nvel cerebral. Ningum d um passo para
frente sem ter antes clareza de onde vai pousar o p.
Eu quero ganhar muito dinheiro... humm... meio vago. Quanto muito?
Eu quero ganhar 1 milho de reais. Ah! Agora sim. Voc foi especfico.
Sua meta precisa ser elaborada em termos positivos. Uma meta negativa, tipo
Eu no vou comer demais, cria a situao mental oposta desse
comportamento. o mesmo que dizer No pense numa ma vermelha.
Voc j pensou. O correto Eu vou comer metade do que eu costumo comer
no almoo.
Uma meta deve ser pessoal. sua. Ser desejada, iniciada, planejada e
executada por voc. Se voc no est perseguindo as suas prprias metas,
ento provavelmente voc deve estar executando as metas que outras
pessoas colocaram para voc!
Outro detalhe, que a diferena que faz a diferena: escreva suas metas!
Meta s meta se estiver por escrito.
A meta deve ser Sistmica
Avalie de antemo se a meta pretendida trar impactos negativos ou positivos
ao seu sistema de vida. No podemos perder de vista o princpio da vitria
qudrupla nem por um momento.
A meta vai proporcionar uma vitria qudrupla?
Como ela afetar as expectativas das pessoas significativas para mim?
O que voc ganha ao conquistar essa meta? E o que voc perde ao
conquistar a meta?
Todos ganharo se esta meta for conquistada? Quem perder?

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Questione: a meta vai se encaixar na sua vida de forma harmoniosa e trar


ganhos para todos os domnios (LAR, TRABALHO, COMUNIDADE e SER)?
A meta deve ter Prazo
Toda meta precisa ter uma data de concluso, um prazo para ser realizada.
Mesmo que voc no saiba com preciso qual a data pretendida, muito
importante que fixe uma data especfica.
O prazo dar uma sensao de urgncia ao seu crebro, gerando motivao
e energia para que as aes requeridas pela meta sejam de fato executadas.
uma ajuda e tanto!
A meta deve ter Evidncias (indicadores) de concluso
preciso determinar de antemo quais sero as evidncias ou parmetros
que confirmaro a realizao da sua meta.
O que precisa acontecer, ser obtido ou ser realizado para declarar a meta
como concluda? Sem esses parmetros como voc saber se a meta foi
atingida realmente?
Por exemplo, se a sua meta for emagrecer, determine o peso que a balana
deve mostrar para declarar a dieta como concluda. Se voc quer aumentar a
sua renda, determine qual o novo valor especificamente.
A meta deve ter Recursos para ser executada
preciso identificar os recursos (j existentes ou no) que sero necessrios
para conquistar sua meta.
Quais conhecimentos, habilidades, recursos financeiros, recursos materiais e
pessoas voc precisa mobilizar para alcanar a sua meta?
Os recursos j esto disponveis ou precisam ser obtidos ou desenvolvidos?

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A meta deve ter seu Tamanho dimensionado


Avalie o tamanho de sua meta. Se ela for pequena demais, ela no ser to
motivadora assim. Proponha uma meta ambiciosa, mas no impossvel.
Que ela seja um pouco maior que a sua zona de conforto. Ningum d um
passo maior do que a perna, certo? Porm para andar mais rpido, ns
aumentamos o tamanho do passo um pouquinho a mais.
Se ainda assim a meta for grande demais para voc, sem problemas. Divida
sua meta em etapas (sub-metas) a serem trabalhadas individualmente. Veja o
tpico sobre projetos mais a frente no livro.
A meta deve ter Alternativas (com identificao de Obstculos) para ser
realizada
Com a meta especificada, avaliada, positiva, datada, evidenciada e
dimensionada chegou o momento de estabelecer o plano de aes. Em
coaching chamamos essas aes de tarefas.
Como fazer
Liste os trs principais passos para sair do ponto em que voc est e
chegar ao ponto de conquista de sua meta. Que passos so esses?
O seu plano deve ser especfico, respondendo obrigatoriamente as
perguntas: O qu? Quem? Quando? Quanto? Onde? Como? Por qu?

importante tambm pensar nas limitaes e obstculos que podem


surgir no seu caminho. Portanto
elabore tambm um plano de
contingncia para o caso das coisas
no sarem do jeito que voc espera.
Assim voc ter alternativas de ao
para quaisquer cenrios que surgirem
no caminho.

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EXPERIMENTO
Usando o modelo ESPERTA, crie
metas para os objetivos que voc
estabeleceu no experimento
anterior.

Para cada objetivo determinado na tabela anterior, estabelea suas metas e o


plano de aes usando o modelo proposto.
Domnios

Papis

Objetivo

LAR
TRABALHO
COMUNIDADE
SER

Domnio: (

)LAR ( )TRABALHO ( )COMUNIDADE

Descrio
Data
detalhada concluso,
(PRAZO)
da Meta
(QUEM, COMO,
QUANDO,
ONDE, POR
QUE, QUANTO)

Recursos
(FSICOS,
HUMANOS,
FINANCEIROS,
CONHECIMENTOS,
HABILIDADES)

( )SER

Indicadores
que
comprovam
o alcance
da meta

Papel/Objetivo:______
Planos alternativos
(QUEM, COMO, QUANDO, ONDE, POR
QUE, QUANTO)

Plano
1

Plano
2

Plano
3

(EVIDNCIAS)

Crie planos alternativos considerando


vrios cenrios e possveis obstculos.

Especfica, Positiva Pessoal


Sistmica e Dimensionada

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Resumindo:
Voc e sempre ser o responsvel por conduzir
ativamente a sua vida.
Estabelea os Porqus (objetivos) e Comos (metas) de
sua vida, para cada papel.
Use o poder de pr as coisas importantes por escrito.
Use o modelo ESPERTA para gui-lo na criao de suas
metas.

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Captulo 5

FAA MAIS DAS COISAS


QUE VALEM A PENA
SEREM FEITAS

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Faa as coisas que valem a pena


Neste captulo:
Classificar seus afazeres como importantes, urgentes e
circunstanciais.
Concentre-se nas tarefas que so importantes.

O CAMINHO AT O MOMENTO
Neste ponto da leitura voc j compreendeu que a sua vida um sistema.
Voc identificou com clareza quais so os seus papis e seus objetivos para
eles. Estabeleceu tambm metas de curto e longo prazo com planos de aes
para que seus objetivos sejam alcanados.
Em outras palavras, voc sabe aonde quer chegar e tem um plano para
chegar l. Basta comear.
S que alm das novas tarefas que voc elencou para concretizar suas
metas, existem em sua vida dezenas de outras tarefas e responsabilidades,
que requerem sua ateno. Ento, como achar tempo para encaixar as
novas tarefas no seu dia a dia?
FAA UM INVENTRIO DE SUAS TAREFAS
Vamos fazer o seguinte. Vamos comear a classificar as suas tarefas em trs
categorias distintas, de modo a separar o que voc tem que fazer em trs
caixas diferentes.
As categorias que usaremos sero estas:
Importante;
Urgente;
Circunstancial.

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Nada melhor do que um exemplo para entender a


diferena entre estas categorias.
Imagine que voc tem um amigo mdico. Se esse
amigo te convidar para assistir um documentrio sobre
cirurgias cardacas, voc aceitaria?
Depende, certo?
Se voc for um estudante de medicina, talvez voc
tenha interesse em assistir esse tipo de produo.
Pode at ser que seja importante assistir, como parte
de um trabalho para a sua faculdade.
Se voc for assistir apenas para agradar seu amigo (voc nem gosta de
documentrios) ou porque no tem nada melhor para fazer, voc cedeu
fora das circunstncias.
Note a diferena:
Importante: a tarefa est alinhada com seus objetivos (no exemplo, sua
formao profissional).
Circunstancial: a tarefa no agregar nada em termos de coloc-lo
mais perto de seus objetivos. So aes que voc faz no embalo do
momento ou por conta da influncia de outras pessoas.
Continuando nosso exemplo. Imagine que um de seus objetivos principais no
domnio do SER seja manter uma boa sade. Portanto importante voc ter
como meta agendar uma consulta com um cardiologista para fazer exames e
realizar um diagnstico preventivo.
A consulta uma atividade que no tem uma obrigatoriedade de data para ser
feita (dificilmente voc conseguir uma consulta com um cardiologista num
prazo curto), mas deve ser realizada para coloc-lo mais perto de seus
objetivos na rea da sua sade fsica.

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Mas e se de repente voc comear a sofrer um infarto? A tarefa que antes era
importante passou para o nvel do urgente! Agora a consulta ao cardiologista
no pode esperar para ser realizada, tem que ser feita j ou a situao pode
se tornar um desastre (pelo menos para voc).
Resumindo:
Tarefas importantes: esto alinhadas com os seus objetivos e no tem
um prazo definido para serem realizadas.
Tarefas urgentes: so tarefas inesperadas que irrompem em sua vida
ou que simplesmente fugiram do controle e que devem ser atendidas
antes de se tornarem desastres.
Tarefas circunstanciais: so as tarefas que no agregam valor algum
aos seus objetivos. So feitas por fora das circunstncias.
Quanto mais tempo voc dedicar s tarefas importantes, menos propenso a
ceder s tarefas circunstanciais voc ser e menos emergncias e incndios
voc ter que cuidar no seu dia a dia. Isso porque as tarefas importantes vo
dando conta e prevenindo as urgentes de acontecerem.
O QUE PODE SER CONSIDERADO IDEAL?
Note que no devemos ficar engessados,
fazendo s aquilo que planejamos.
preciso ter flexibilidade. Alm disso,
impossvel tirarmos as urgncias e as
atividades circunstanciais de nossas vidas.
s vezes temos que fazer tarefas difceis,
chatas ou desagradveis.
O grfico mostra qual seria a proporo
modelo, isto , a distribuio ideal entre as
tarefas importantes, urgentes e
circunstanciais que devemos buscar
alcanar em nosso dia a dia.

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70% das tarefas devem ser importantes, 20% urgentes e 10% circunstanciais.

EXPERIMENTO
Faa o seu inventrio de tarefas.
Anote por duas semanas numa lista todas as tarefas que voc
fizer ou que forem surgindo.
Classifique-as em uma das trs categorias: importantes, urgentes
ou circunstanciais.
Anote tambm quanto tempo voc empregou para fazer as suas tarefas.
Quantas horas por dia e por semana foram usadas para cada tipo de tarefa?
O que voc far para se concentrar nas tarefas importantes e reduzir as
urgentes e circunstanciais?

COMO LIDAR COM AS TAREFAS URGENTES?


Normalmente uma tarefa que agora urgente era antes uma tarefa importante
que no teve a ateno devida. H tambm aquelas que simplesmente
irrompem em sua vida sem aviso.
Quando passar por uma situao urgente pergunte-se:
Por que essa atividade foi urgente?
Como eu poderia ter prevenido isso de acontecer?
O que farei no futuro para prevenir que isso se torne urgente
novamente?

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Dicas teis para lidar com as urgncias:


Aprenda com as urgncias. Estude-as, compreenda-as e planeje
aes futuras para evitar que elas ocorram novamente.
No entre em pnico. Enderece a urgncia o quanto antes para
evitar que ela se transforme em um desastre.
Reveja as suas prioridades do dia. Assim voc evitar ficar
sobrecarregado.
Se possvel, delegue ou divida a urgncia com algum que possa
ajud-lo.

COMO LIDAR COM AS TAREFAS NO IMPORTANTES?


Lembre-se: a maestria do tempo requer a realizao de tarefas que o
aproximem de seus objetivos e que tragam ganhos em todos os domnios de
sua vida. Portanto, de forma responsvel e progressiva, interrompa, rejeite ou
passe adiante tarefas que no esto alinhadas com os seus objetivos mais
amplos.
Quando identificar tarefas que esto desperdiando o seu tempo, voc deve
tomar uma das seguintes aes:
Interrompa (abandone) a tarefa: avalie se possvel parar a execuo
de uma tarefa. Se no houver impactos colaterais, tarefas podem ser
abandonadas praticamente de imediato. Por exemplo, a leitura de um
livro cujo tema no esteja alinhado com as suas metas pode ser
abandonada. No h obrigao alguma em terminar o livro
simplesmente por que voc comeou a leitura. Projetos e atividades
tambm podem ser abandonados se no houver maiores
consequncias para outras pessoas. Lembre-se: no desperdice seu
tempo em algo que no est trazendo ganhos em todos os domnios.

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Delegue a tarefa: outra boa opo passar a tarefa para outra pessoa
realizar em seu lugar. Assim voc libera seu tempo para as coisas que
fazem mais sentido para seu crescimento. Para a pessoa que recebe a
tarefa pode ser uma oportunidade de aprendizado e crescimento. A
situao tem que gerar um ganha-ganha para todos os envolvidos.
Porm lembre-se de que a outra pessoa nunca far a tarefa do mesmo
jeito que voc. Ela pode ainda estar aprendendo. Acompanhe e auxilie.
Por exemplo, a dona de casa que contrata uma diarista para cuidar da
limpeza de sua casa sabe que a pessoa no far a limpeza do mesmo
jeito ou com a mesma qualidade que ela. Ainda assim, o tempo que ela
ganha com o trabalho da diarista compensador.
Observao: nem sempre a delegao transfere a responsabilidade
para a outra pessoa. Se for este o caso, lembre-se de supervisionar o
andamento do trabalho marcando pequenas reunies de
acompanhamento e estando disponvel para consultas.
Rejeite a tarefa, diga no: Ao rejeitar uma tarefa, use um pouco de
flexibilidade para lidar com a solicitao de outras pessoas, dizendo no
com elegncia:
Indique outra soluo: oferea uma sada ou indique um
substituto para fazer a tarefa ao invs de voc. Assim
voc evita deixar a pessoa na mo.
Negocie o prazo: se no houver como encaixar a tarefa
em sua agenda no momento, negocie a realizao da
mesma para uma data futura.
No se acanhe em dizer no. No foi a palavra que
mais ouvimos na infncia. Ento estamos preparados
para ela. Voc no precisa estar sempre disponvel para
os outros.

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Se voc suspeitar que ouvir seu no ser doloroso para


a outra pessoa, ento no adie. V direto ao ponto.
Deixar para dizer um no mais tarde, quando voc j
decidiu no fazer, s vai prolongar o sofrimento.
Seja sincero e diga no: explique exatamente por que
voc est recusando o servio (as pessoas so mais
compreensivas com isso do que se imagina). Dizer no
to difcil que as pessoas na verdade admiram aqueles
que tm essa capacidade.

Algumas frases teis que ajudam a dizer no:


No, obrigado!
Desculpe, mas eu no estou mais _______________ neste momento
da minha vida.
Desculpe, mas estou com outras prioridades neste momento.
Eu tenho tantos compromissos no momento que no posso me
comprometer com mais nada.
Neste momento, no poderei ajud-lo.
Obrigado. Esse o tipo de coisa que eu adoraria fazer se tivesse
mais tempo livre.

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Resumindo:
Devemos ter conscincia sobre qual a categoria da tarefa
que temos que fazer.
Concentre-se nas tarefas que so importantes e elimine o
excesso de tarefas circunstanciais.
Aprenda com as emergncias e previna-se.
Use a interrupo, a delegao e a rejeio como
ferramentas para filtrar tarefas no-importantes.

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Captulo 6

MANTENHA SUA VIDA


SOB CONTROLE

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Um Mtodo de Controle
Neste captulo:
Um mtodo estruturado para organizar e administrar sua
vida.

CEST LA VIE ( a vida)...


Todos percebem que a complexidade e
velocidade da vida aumentaram
consideravelmente nas ltimas
dcadas
Todos ns somos inundados
diariamente por informaes e
solicitaes das pessoas ao nosso
redor, de nossos colegas de trabalho,
de nossos clientes...
Sem contar as situaes que entram inesperadamente em nossas vidas e das
aes e compromissos futuros ou em andamento que esto sob nossa
responsabilidade ou que estamos acompanhando.
Para no se perder no labirinto, permanecer no controle de tudo o que est
acontecendo e alm disso ir direcionando sua vida para os seus objetivos,
necessrio ter um mtodo de administrao de vida.
O MTODO QUE VAI REVOLUCIONAR SUA VIDA
O mtodo aqui abordado uma variao do mtodo GTD (Getting Things
Done) desenvolvido por David Allen. O GTD um sistema excelente de
organizao pessoal, adotado com sucesso por milhes de pessoas ao redor
do mundo.

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EXPERIMENTO
Este captulo descreve um mtodo de organizao pessoal
adaptado do GTD de David Allen.

Leia o captulo inteiro uma vez para ganhar uma viso geral do mtodo e
depois volte para uma segunda leitura. A medida que for lendo v seguindo
as instrues e adotando as tcnicas em sua vida.

MATERIAL NECESSRIO
Para utilizar o GTD tudo o que voc necessita so de algumas caixas de
entrada, listas de tarefas e um calendrio ou agenda.

Voc pode utilizar tanto recursos analgicos (papel e caneta) ou digitais


(aplicativos em laptops, smartphones, ferramentas do Google etc).
Utilize aquilo que fizer mais sentido para o seu caso. Eu por exemplo, sintome mais vontade com meu caderno. simples e rpido de acessar e utilizar.

O mtodo tem como base os seguintes princpios:


Manter sua lista de afazeres em um local seguro, confivel e fora da sua
cabea (consulte o captulo sobre estresse mais a frente).

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Dedicar tempo somente para atividades que estejam alinhadas com


suas metas e objetivos.
Privilegiar atividades que resultem na vitria qudrupla: LAR,
TRABALHO, COMUNIDADE e SER.
AS ETAPAS DO MTODO

O mtodo consiste de quatro etapas simples, que sero vistas em detalhe ao


longo deste captulo:
1. Coletar
2. Revisar
3. Processar
4. Fazer
ETAPA 1: COLETAR
Diariamente diversas coisas, solicitaes e informaes adentram nossas
vidas tanto do exterior quanto do nosso interior.
E-mails, pedidos verbais, correspondncia,
panfletos, contas a pagar, compromissos
futuros, sites que visitamos etc so alguns
exemplos de itens que chegam do exterior.

Nossos planos, projetos, desejos e novas


ideias so exemplos de itens que brotam de
nosso interior.

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Os objetivos da etapa de coleta so:


Recepcionar com segurana aquilo que chega s nossas vidas, evitando
que se perca ou que sejam esquecido.
Manter os novos itens que chegam numa fila de espera, aguardando o
momento em que voc tomar uma deciso a respeito do assunto.
Manter nosso crebro livre da funo de memorizar coisas a fazer,
mantendo os itens que chegam fora de nossa cabea, num lugar seguro
e organizado (veja as razes no captulo sobre estresse mais frente).
Para cumprir este objetivo precisamos criar caixas de entrada, onde
armazenaremos esses novos itens em segurana e de maneira centralizada
medida que forem aparecendo.

Como fazer:
Quantas caixas de entrada so necessrias? Tente manter o nmero mximo
entre trs e quatro caixas. Por exemplo:
- sua caixa de entrada do e-mail;
- uma caixa porttil, para voc carregar e ter sempre mo;
- uma caixa fsica para capturar itens fsicos, como correspondncia,
panfletos, contas a pagar etc.
Como dito, a caixa para transportar com voc e ter sempre mo pode ser:
caderno e caneta;
fichas/cartes e caneta;

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laptop;
telefone celular (smartphone);
Para laptop e smartphones existem centenas de aplicativos que podem ser
utilizados. Basta procurar por GTD nos repositrios. Eis algumas opes:

Evernote;
Wunderlist;
Todoist;
Ferramentas do Google (Calendar, Gmail, Google Drive etc).

Independente da opo escolhida, ela tem que ser rpida de ser acessada e
confivel. Cuidado para no cair na armadilha de ficar s testando aplicativos
e ferramentas para escolher a melhor. Eu sei que isto divertido, mas no
este o foco. Comece a usar o sistema com as ferramentas mais simples
possveis.
No meu caso eu optei pelo "sistema analgico": caderno e caneta.
Para mim mais rpido abrir meu caderno e simplesmente rabiscar
rapidamente o item que eu quero capturar. Porm cada um cada um.
Escolha a ferramenta que mais fizer sentido para voc e seu modo de ser.
ETAPA 2: REVISAR
Aps ter capturado os itens que vo
chegando s suas caixas de entrada,
preciso resolver o que fazer com eles.
a que entra a reviso. A reviso ser a
oportunidade em que voc ir esvaziar as
suas caixas de entrada, tomando uma
deciso a respeito de cada item que foi
capturado.

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So dois os tipos de revises:


reviso diria;
reviso semanal;
Tanto as reviso semanais como as revises dirias devem acontecer de
preferncia em momentos fixos do dia e da semana.
A reviso diria menor e mais rpida, dedicada a revisar seus e-mails e suas
tarefas corriqueiras ou que tenham maior prioridade. Reserve um bloco de
tempo de manh e de tarde para verificar seus e-mails e suas listas de coisas
a fazer.
J a reviso semanal deve acontecer periodicamente e tem que tornar-se um
hbito para a vida inteira. na reviso semanal que voc realizar
planejamentos e tomar decises importantes de mdio e longo prazo.
Para a reviso semanal, reserve um bloco de tempo maior, de uma ou duas
horas. A sexta-feira tarde ou o fim de semana so boas opes para a
maioria das pessoas. Opte pelo que fizer mais sentido para o seu caso.
Como fazer:
Durante a reviso, processe item a item de sua caixa de entrada,
comeando pelo primeiro. A regra de ouro : item tocado item
processado.
V tomando uma deciso a respeito de cada item. No devolva o item
para a caixa. Tome uma deciso a respeito do item imediatamente de
acordo com as tcnicas de processamento que veremos no prximo
passo do mtodo.
Repita para cada item, passando um a um at que todos tenham sido
processados e a caixa de entrada esteja vazia.

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Verifique no seu calendrio quais so os eventos e compromissos das


prximas semanas. Verifique se alguma ao de preparao
necessria para os compromissos futuros e coloque-os em sua lista de
coisas a fazer.
Revise suas listas de coisas a fazer, selecionando e planejando quais
tarefas sero realizadas na prxima semana.
Revise a sua lista de trabalhos que esto aguardando concluso por
outras pessoas e planeje acompanhamentos.

ETAPA 3: PROCESSAR
Como explicado, nas suas revises dirias e semanais voc processar os
itens em suas caixas de entrada, tomando uma deciso a respeito de cada um
deles.
As decises possveis so:
a) Descartar;
b) Fazer pela regra dos dois minutos;
c) Delegar;
d) Agendar;
e) Arquivar;
f) Incubar;

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a) Descartar
Para cada item retirado de sua caixa de entrada durante as
revises, faa as seguintes perguntas:
Este item tem relao com minhas responsabilidades,
metas e objetivos?
Este item me proporcionar uma vitria qudrupla (no
LAR, TRABALHO, COMUNIDADE e no domnio do
SER)?
Se o item no passar no teste, descarte-o (jogue-o fisicamente no lixo ou diga
no a ele).
Se ele no te coloca mais perto dos seus objetivos ou no proporciona
ganhos em todos os domnios de sua vida est claro que ele ser um
desperdcio de tempo e, portanto, no merece sua ateno.
b) Fazer pela regra dos dois minutos
Se um item requer uma ao de sua parte, simplesmente acrescente-o sua
lista de coisas a fazer.
Porm, muita ateno: caso essa ao no v levar mais do que dois minutos
para ser feita nem coloque na lista. Faa imediatamente.
Retornar uma ligao, escrever um e-mail ou buscar uma informao no
Google so bons exemplos de coisas que tomam menos do que dois minutos.
Ento no enrole. Faa logo o que tem que ser feito e em seguida marque
essa ao como concluda.
c) Delegar
Pondere se a tarefa necessita ser realmente feita por voc pessoalmente.
Pode ser uma boa ideia delegar a tarefa para que outra pessoa a faa.
Outro caso possvel quando voc necessita de uma informao ou que uma
parte do trabalho seja feita por outra pessoa antes de voc poder continuar

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com ele. Nesse caso, encaminhe o trabalho para a pessoa correspondente e


coloque o item numa lista de Aguardando, anotando a data de envio e a data
prometida de concluso.
d) Agendar
Tenha uma agenda ou calendrio para marcar seus compromissos futuros.
Sempre que um item de sua caixa referir-se
a uma tarefa que precisa ser feita num dia e
hora especficos, marque a tarefa na sua
agenda.
Assim, durante as suas prximas revises
semanais voc pode dar uma olhada com
antecedncia no que voc tem marcado para
os prximos dias.
Com essa informao em mos, voc poder ento planejar melhor sua
semana e, se necessrio, preparar-se com antecedncia para o compromisso.
e) Arquivar
Um dos itens em sua caixa de entrada pode ser simplesmente uma
informao que voc queira guardar para referncia futura.
Por exemplo, cartes de visitas, nmeros de telefone, folhetos, catlogos etc.
Esses itens devem ser arquivados de forma que, quando necessrios, sejam
rapidamente encontrados (afinal, no queremos desperdiar o nosso tempo
procurando algo, certo?).
Um bom sistema de arquivamento para itens fsicos aquele que utiliza a
ordem alfabtica como ndice, usando a primeira letra do nome do assunto em
questo.

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Voc pode adquirir uma pasta sanfonada ou similar para utilizar como arquivo.
Por exemplo, o folheto do restaurante Garfo de Ouro pode ser arquivado
debaixo da letra R (de restaurante) ou G (do nome do estabelecimento).
Dessa forma, voc s ter que procurar em duas ou trs letras de sua pasta
(e no em todas as gavetas da sua casa!).

Da mesma forma, tenha uma agenda para arquivar endereos de e-mail e


nmeros de telefone importantes.
O mesmo mtodo pode ser utilizado para itens digitais (documentos, e-mails
etc.). No entanto o mecanismo de busca dos computadores torna a busca
mais fcil.
f) Incubar
Alguns itens de sua caixa podem representar seus
prprios planos, projetos e desejos. Coisas que voc
tem vontade de fazer, mas que no necessariamente
tem que ser feitos agora.
Aprender chins, pular de paraquedas, visitar Paris,
montar um negcio prprio... Por que no?
Tenha uma lista de incubao (o GTD chama essa

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lista de Um dia, talvez...) onde voc vai anotar seus sonhos e projetos
futuros. Revise esta lista periodicamente e averigue se h espao em sua vida
para esse projeto e se ele est alinhado com seus objetivos e metas.
Assim eles ficam a salvo, fora de sua cabea e ainda assim recebendo a
ateno que eles merecem.
ETAPA 4: FAZER
Voc construiu seu sistema de caixa de entradas.
Tem feito suas revises dirias e semanais.
Parabns! Agora voc pode ser considerado uma
pessoa organizada. Show!
Que falta? Falta fazer as coisas acontecerem de
fato. Deixe-me mostrar duas tcnicas para ajudar a
executar bem as suas tarefas.

TCNICA I : COMA UM SAPO POR DIA... MELHOR SE FOREM TRS.

Se o seu trabalho for comer um


sapo, melhor fazer isso bem cedo
de manh. E se por acaso o seu
trabalho for comer dois sapos,
melhor comear pelo maior...
-- Mark Twain

Lembre-se sempre deste pensamento de Mark Twain. Se voc tem trs sapos
para comer, qual deles voc come primeiro? Simples. Comece pelo maior e
mais feio. Assim, os outros dois sero bem mais fceis em comparao!

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Algumas tarefas so desagradveis e por isso mesmo mais sujeitas a serem


proteladas e adiadas. Procure atacar essas tarefas primeiramente, de
preferncia bem cedo de manh.
Uma vez iniciada, a tarefa passa a ficar mais fcil. O difcil comear.
Voc mesmo j deve ter experimentado esse fenmeno. Assim que
comeamos a trabalhar em uma tarefa, recebemos uma energia extra, que
nos tira da inrcia. Essa dose de energia extra nos mantm no embalo do
trabalho.
99% das vezes gastamos mais tempo evitando e sofrendo com uma tarefa do
que de fato gastaramos para conclu-la. Por isso o ditado diz: Ouse fazer e o
poder lhe ser dado.
Como fazer:
Decida no dia anterior quais sero os trs itens principais de sua lista que
devem ser realizados no dia seguinte. Comece realizando estes itens j no
comeo do dia, se possvel.

TCNICA II : POMODORO

A tcnica Pomodoro ("tomate", em italiano)


nada mais do que um mtodo de
gerenciamento de tempo desenvolvido por
Francesco Cirillo no final dos anos 1980. A
tcnica utiliza um cronmetro para dividir as
tarefas longas em perodos de 25 minutos
chamados de pomodoros.

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O curioso nome vem do formato dos cronmetros de cozinha em forma de


tomate, muito comuns na dcada de 80.
A tcnica consiste em usar pausas frequentes durante o trabalho, visando o
aumento da agilidade mental e eficincia. A tcnica Pomodoro
extremamente simples e fcil de ser feita.
Trabalhe por 25 minutos com foco total na tarefa, seguidos de 5 minutos nos
quais voc pode fazer o que voc quiser para distrair-se e descansar.
Como fazer:
Material necessrio:
papel e caneta;
um cronmetro com alarme. Pode ser um timer de cozinha. Existem
muitos aplicativos para smartphone e PC. Procure por pomodoro nos
repositrios.
Procedimento
1. Inicie criando uma lista das tarefas prioritrias para realizar no dia. Liste
as tarefas e deixe um espao na frente delas para registrar os
pomodoros.
2. Escolha a primeira tarefa que voc vai trabalhar.
3. Desligue tudo o que possa te distrair: e-mail, whatsapp, redes sociais,
televiso, janelas de programas que no sero usadas tudo o que no
tiver relao com a tarefa a ser executada deve ser tirado do caminho.
Foco total, sem distrao!
4. Programe o cronmetro para emitir um alarme sonoro aps 25 minutos.
Esses 25 minutos formam um pomodoro (portanto, 1 pomodoro = 25
minutos de trabalho).
5. Comece a trabalhar na tarefa. Concentre toda a sua ateno e no
permita que nada o distraia. Foco total. S pare quando o cronmetro
soar o alarme.
6. Marque um x na lista, na frente da tarefa na qual voc est

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trabalhando, para indicar um pomodoro concludo.


7. Use os 5 minutos de descanso para fazer o que voc quiser. Verifique emails, v ao banheiro, assista um vdeo no Youtube, coma ou beba
algo Voc merece.
Repita os passos 4 a 7 at que a tarefa seja concluda. A cada 4
pomodoros realize uma pausa maior, de 15 a 30 minutos.
8. Comece a trabalhar na prxima tarefa da sua lista.
Algumas regras:
Uma vez iniciado, o pomodoro no pode parar.
Se por motivo de fora maior, um pomodoro precisar ser interrompido, marque
qual foi a urgncia/interrupo causadora na lista de tarefas. Faa o possvel
para encerrar o pomodoro atual.
Para que serve marcar os x na lista?
Os x servem para registro de quantos pomodoros a tarefa levou para ser
concluda. Assim, no futuro, quando voc tiver uma tarefa semelhante, voc
poder consultar seus registros e verificar exatamente quanto tempo
(pomodoros) essa tarefa vai necessitar. Assim, a sua habilidade de
planejamento vai ser grandemente melhorada.
OUTRAS DICAS:
Crie uma barreira contra as distraes:
Trabalhe em um cmodo sozinho, se possvel.
Use um fone de ouvido para ouvir msica. Prefira as
instrumentais. Alguns sites como o Spotify oferecem boas listas
com selees de msicas para facilitar a sua concentrao.
Silencie o telefone e as notificaes. Feche o e-mail.

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Resumindo:
A complexidade da vida moderna requer que tenhamos um mtodo
para administrar nossas tarefas e compromissos sem perder de vista
nossos objetivos.
O GTD um mtodo usado com sucesso por milhes de pessoas. O
diagrama abaixo mostra uma viso geral do mtodo.

PROCESSAMENTO

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Captulo 7

S EXISTEM
RESULTADOS

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Resultado, tudo resultado


Neste captulo:
No basta planejar e desejar. H de se agir!
No existe fracasso. No existe sucesso. Tudo o que existe
so resultados.
A ferramenta PDCA e o ciclo vitorioso.

SE QUISER MELHORAR O MUNDO, PENSE.


SE QUISER MUDAR O MUNDO, AJA!
Voc j ouviu este ditado popular: De boas
intenes o inferno est cheio?
Porm mesmo com todas as boas intenes
de seus habitantes, o inferno continua
sendo um inferno!

De boas intenes o
inferno est cheio.

A moral do ditado acima que no adianta


ter sonhos maravilhosos, estar com planos lindos e completos nas mos,
armar-se de pensamentos positivos e boas intenes. Tudo isso sem ao
no significa nada!
Sem agir, nenhum dos seus planos ser executado e nem se concretizaro.
Sem ao, nenhum sonho pode se tornar realidade. Sem ao, as melhores
boas intenes do mundo continuam sendo apenas boas intenes sem efeito
nenhum no Universo.
Portanto, encare isto: a ao que muda o mundo e ao que faz as coisas
acontecerem. Nada na sua vida ir mudar, a menos que voc aja no sentido

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de fazer a mudana acontecer.


As coisas comeam a acontecer em nossas vidas quando agimos: ao falar e
engajar as pessoas em nossos projetos, ao construir algo til, ao estudar e
nos preparar para o trabalho, ao prestar um servio aos demais, ao planejar e
liderar, etc.
Voc j montou seu plano de aes. Portanto agora a hora de ser capaz de
produzir resultados. Tudo o que voc tem a fazer agir.
Aplique estas trs letrinhas simples, porm muito eficazes: TBC. Tire a sua
Bunda da Cadeira. Faa com que as coisas aconteam na sua vida por meio
das suas aes. Ouse fazer e o poder para fazer lhe ser dado.
S TENTAR O MESMO QUE SABOTAR: O CICLO VICIOSO
Se voc for fazer algo que voc duvida conseguir fazer, mas vai tentar para
mostrar boa-vontade para algum, nem comece. Pense de novo. Pior ainda
se voc usar a desculpa do tentar para depois justificar o seu insucesso com o
pelo menos eu tentei...
"Tentar" no tem nada a ver com gerar resultados. "Tentar", "se esforar",
"mostrar boa vontade"... so palavras primas e irms da velha famlia
Sabotagem.
Sabe, chefe. Eu tentei fazer aquilo que voc me pediu, me esforcei muito,
levei trabalho para casa... mas no consegui. Tudo bem?
O que voc acha? Est?
Se voc iniciar uma atividade com uma mentalidade de vou tentar, se no
conseguir pelo menos eu tentei, alm de no mostrar compromisso algum
com a meta estabelecida ainda por cima joga voc para dentro de um ciclo
vicioso.

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Eu acho que eu no consigo vou tentar no consegui mesmo reforcei


a minha crena de que eu no consigo no vou nem tentar de novo...
De forma que voc no sai do lugar, voltando sempre ao mesmo ponto,
ficando paralisado.
GERENCIE SEUS RESULTADOS
Sucesso e fracasso NO existem. Este um dos pressupostos da
Programao Neurolingustica (PNL). A PNL uma cincia que surgiu na
dcada de 70 e s vem crescendo nos ltimos anos. Com ela possvel
reprogramar nosso crebro e com isso aumentar nossos desempenho
pessoal.
Uma das ideias mais fundamentais da PNL a de que tanto fracasso como
sucesso so s maneiras de interpretar os resultados que obtemos. No fundo
s isso: resultado.
Resultados positivos, resultados negativos, resultados satisfatrios, resultados
aceitveis e no aceitveis... A parte bacana dessa viso que ela nos
conscientiza de que resultados so meras consequncias de causas
especficas. Mude as causas e voc mudar os resultados.
Esse conhecimento maravilhoso para reduzir a nossa ansiedade com as
tarefas, pois reduz a obrigatoriedade de acertar de primeira. Sabemos que
sempre podemos mudar a ao, a abordagem ou a atitude para ter como
consequncia um resultado diferente.
O CICLO VITORIOSO
Romper com o ciclo vicioso e entrar em um ciclo virtuoso" possvel com a
aplicao de uma excelente ferramenta usada pela rea da Qualidade das
empresas h anos. Trata-se da ferramenta PDCA.

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Cada uma das letras da sigla PDCA so as iniciais de nomes em ingls, que
representam etapas de um ciclo de execuo de aes.
ETAPA SIGNIFICADO

DESCRIO

Plan
Do
Check

Planejar

Planejar o que ser feito.

Fazer, agir

Fazer aquilo que foi planejado

Verificar

Verificar os resultados obtidos.

Adjust

Ajustar

Ajustar as aes planejadas para o prximo


ciclo, baseando-se nos resultados obtidos.

Este o ciclo vitorioso:


Planejar Executar Verificar o resultado obtido Fazer ajustes
Planejar, executar, verificar, ajustar
Planejar, executar, verificar, ajustar, etc.

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Esta sequencia forma uma espiral ascendente que nos aproxima cada vez
mais dos resultados que queremos. Diferente do ciclo vicioso, que mais
parece um cachorro correndo atrs do prprio rabo, o PDCA sempre nos
coloca numa posio mais prxima de onde queremos chegar.
Quando utilizamos o PDCA, geramos aprendizado, empoderamento, autoestima e f no atingimento da sua nossas metas. Com o PDCA, o fracasso
passa a ser apenas um resultado possvel, que ser estudado, avaliado e
contemplado no planejamento da prxima iterao.
O CICLO VITORIOSO NOS TORNA FLEXVEIS
J ouviu a histria da criao da lmpada eltrica? Diz-se que Thomas
Edison, o grande inventor americano, fez mais de 1000 experimentos antes de
conseguir fazer um prottipo da lmpada funcionar.
Qual a principal qualidade de Edison? Flexibilidade. Ele foi capaz de perceber
o que no estava funcionando e ir ajustando e repetindo. Ele seguiu aplicando
o PDCA, sem encarar nada como fracasso e nem como sucesso at
conseguir o resultado que ele queria. Simplesmente resultados.

EXPERIMENTO
Passe a agir com a aplicao da filosofia de s h resultados e
utilizando o ciclo PDCA na primeira oportunidade possvel.
Verifique os resultados que voc est obtendo. Seja flexvel e,
diante de um resultado no esperado, planeje a prxima tentativa, ajustando o
que precisar ajustar, at conseguir o resultado que quer. Ajuste suas aes de
forma a se aproximar cada vez mais dos resultados pretendidos.

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Resumindo:
Ao agir mudamos o mundo e fazemos as coisas
acontecerem de fato, gerando resultados.
No existe fracasso. No existe sucesso. Tudo o que existe
so resultados.
A ferramenta PDCA a base do ciclo vitorioso. Ela nos
permite modificar os resultados que estamos obtendo, nos
tornando flexveis e nos conduzindo at os resultados
esperados.

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Captulo 8

FORA ESTRESSE!

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Fora estresse!
Neste captulo:

Reduza o estresse, desentulhando a sua cabea.


Preocupar-se do jeito correto.
Como lidar com tarefas complexas.
Contaminao de papis.

Este captulo rene diversas tcnicas e abordagens sobre como reduzir o


estresse causado pela quantidade ou complexidade de coisas que temos que
fazer.
ESTRESSE POR SOBRECARGA CEREBRAL
Talvez a informao a seguir te surpreenda. Uma das causas de estresse e da
ansiedade do seu dia a dia o fato de tentar usar o seu crebro para guardar
todas as tarefas e compromissos.
O seu crebro muito poderoso para
raciocinar, criar e planejar. Ele a base
fsica de todas essas funes maravilhosas
que o pensamento e a mente humana
podem nos proporcionar.
J quando o assunto guardar
compromissos e coisas a fazer na
memria..., as coisas no so to
maravilhosas assim.

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Estudos sobre as limitaes da memria humana realizados por George Miller


na dcada de 50 mostraram que uma pessoa consegue manter em mdia
apenas 7 coisas ao mesmo tempo em sua Memria de Curto Prazo.
Imagine agora tentar guardar todas as coisas que voc tem que fazer, as
solicitaes das pessoas com quem voc interage no seu dia, datas, horas e
locais de compromissos, contas a pagar, lista de compras do supermercado,
aniversrios...
Se voc for uma pessoa ocupada, eu posso
apostar que a sua lista de afazeres atual
deve conter dezenas de itens.
No momento que estou escrevendo estas
linhas, a minha lista pessoal de coisas a
fazer contm exatos 32 itens capturados.
Uma quantidade que bem maior do que os
sete itens que conseguimos manter na
memria.
Tentar controlar tudo isso s com a cabea pedir para ter uma sobrecarga
no crebro. Voc tem que usar energia mental para manter tudo aquilo que
precisa de sua ateno sob controle. Sem falar de que o crebro deve ter
usos mais nobres do que servir de mera agenda!
Como desgraa pouca bobagem, o hbito de usar o crebro como agenda
ou caderno de anotaes tambm provoca uma forte sensao de impotncia
e ansiedade, devido ao fato de que voc no consegue ter clareza sobre os
assuntos pendentes e no resolvidos que voc est tentando manter na sua
memria.
Voc fica com uma nuvem de informao na cabea, que meio vaga, e sem
saber ao certo qual o tamanho e a complexidade das coisas que esto

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guardadas l.
A voc fica estressado pois sente que est sobrecarregado de coisas a fazer
(por manter tudo na memria e no ter clareza sobre todos os itens).
E o crebro ainda tem o pssimo costume de lembrar de assuntos que no
tem nada a ver com o local em que voc est no momento ou com aquilo que
voc est fazendo.
Voc volta do mercado e j em casa lembra: puxa, tinha que comprar tal
coisa..., mas a a oportunidade j passou. Voc est escovando os dentes
antes de dormir e se lembra da conta que no pagou... E assim por diante.
CRIE UMA MEMRIA AUXILIAR
O segredo para voc ter mais tranquilidade e paz de esprito transferir todos
esses assuntos de dentro do seu crebro para um sistema auxiliar no qual
voc confie.
E voc j tem isso praticamente pronto. Voc implementou a nossa
ferramenta de controle de vida, certo? Faa com que as suas caixas de
entrada e suas listas estejam totalmente incorporadas no seu dia a dia e
revisadas regularmente. Assim o seu crebro saber que os assuntos esto
seguros e em ordem.
Voc ter maior clareza para tomar decises
sobre cada assunto e ter energia mental de
sobra para planejar sua evoluo e crescimento
pessoal. E tambm para ser criativo!
O primeiro passo o que eu chamo de sesso de
descarrego. Anote tudo, absolutamente tudo que
voc tiver de compromissos ou tarefas guardados
no crebro. Tire tudo de sua cabea e passe para
a sua caixa de entrada principal. No poupe nada.

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Nem item pequeno e nem item grande.


Sabe aquelas pendncias que voc h tempos pensa em fazer, porm nunca
tem tempo? Coloque na lista. E aqueles compromissos bsicos do dia a dia?
Tambm. Tudo vai para a sua caixa de entrada.
Voc vai demorar algum tempo para terminar este exerccio. Voc vai notar
que quando voc comear, ao longo do seu dia, o seu crebro vai comear a
trazer superfcie itens antigos que estavam fora de vista nas profundezas de
sua memria. Por isso, muito importante nessa fase andar com a sua caixa
de entrada porttil e assim que se lembrar de algo novo passe para a sua lista
imediatamente.
Para que a sua mente inconsciente confie nesta atividade plenamente e
diminua a sua sensao de estresse voc precisa cuidar bem da sua caixa de
entrada e revis-la periodicamente.

EXPERIMENTO
Realize a sua sesso de descarrego assim que possvel. Por
que no agora mesmo?
Garanto que a sensao de paz que voc vai experimentar ao
passar todas as tarefas e obrigaes para a sua ferramenta
sem igual!

COMO PREOCUPAR-SE DO JEITO CERTO


Examinemos a palavra preocupao. Ela literalmente significa pr-ocupao,
ou seja, ocupar-se com algo antes da hora. Isto quer dizer que se voc est
preocupado com algo, voc literalmente est ocupando seu crebro com esse
algo antes da hora certa.
Ao preocupar-se voc estar dedicando e consumindo parte de sua energia
mental com uma situao ou atividade antes mesmo dela ocorrer realmente.

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86

J aconteceu com voc?


Ficar pensando sem parar na situao futura,
muitas vezes perdendo horas de sono com isso.
Ficar com medo antecipado de como as pessoas
envolvidas na situao reagiro e ficar ensaiando
como responder a elas e o que falar. Ficar ansioso
sobre os possveis resultados negativos e
consequncias para a sua vida...
Pois . Esses sintomas indicam que voc est pr-ocupando-se da forma
errada. Voc est na verdade gerando estresse para voc e para as pessoas
ao seu redor. Uma verdadeira tortura!
Quando perceber que est passando novamente por isso, faa o seguinte:
Se uma determinada situao ou atividade futura est ocupando boa
parte de sua ateno no momento presente, reconhea que ela
importante o suficiente para dedicar tempo a ela.
Nosso crebro tende a dar um foco exagerado para as possveis
consequncias negativas de uma situao. o nosso ancestral e
primitivo mecanismo de sobrevivncia trabalhando a pleno vapor.
Qualquer coisa que represente perigo ocupa o nosso centro de
ateno cerebral. Estatisticamente falando, as probabilidades das
consequncias positivas ou negativas ocorrerem tm as mesmas
chances (isto , 50%) mas devido ao nosso mecanismo cerebral
ancestral temos a sensao de que as negativas esto sempre com
99% de chances!
Mantenha uma tela mental positiva, focando nas possibilidades positivas
ao invs das negativas. S de reconhecer esse fato e no dar trela para
a tendncia natural de aumentar as possibilidades negativas j ajuda

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bem a baixar a ansiedade que sentimos nesses momentos.


Ocupe-se literalmente! Por exemplo, se voc vai fazer uma prova
importante, prepare-se para ela estudando com diligncia. Faa
exerccios, procure materiais complementares de estudo, encha o saco
do professor com as suas perguntas.
Se voc tem uma conversa importante em breve, como uma entrevista
ou negociao, prepare-se adequadamente para ela. Faa pesquisas,
liste quais so as opes ganha-ganha para todas as partes envolvidas,
procure saber quais so as perguntas que normalmente so feitas,
como se vestir etc...
Resumindo, mexa-se, tire a bunda da cadeira, pesquise, escreva, ensaie
com outras pessoas, pratique! Ocupe-se concretamente! Entre em
ao! Nada de ficar apenas remoendo e preocupando-se apenas na sua
cabea.

EXPERIMENTO
Ns j conversamos no captulo anterior sobre serem as aes
que promovem resultados no Universo.
Ento, a mensagem aqui a seguinte: se tiver que preocupar-se,
pr-ocupe-se com qualidade!

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DIVIDIR PARA CONQUISTAR


Como que voc comeria um elefante
inteiro? Simples. Coma um pedao por
vez.
Pode ser que devido ao tamanho, falta de
informaes ou a complexidade de uma
determinada tarefa (o elefante) acabamos
ficando paralisados diante dela. Nosso
crebro no consegue lidar bem com
tarefas complexas e que so pouco claras,
de modo que ficamos confusos e
perdemos nossa motivao para realizla.
Para esses casos, use o princpio do "um pedao por vez". Se a tarefa
grande e complexa, voc est diante de um projeto e no de uma tarefa
simples.
Uma tarefa simples algo que requer apenas uma ao para ser resolvida e
concluda.
Um projeto algo maior, que requer vrias tarefas (vrias aes) a serem
feitas de modo que possa ser administrado adequadamente e ser concludo
com sucesso.
Para entender melhor. Escrever um e-mail de resposta a algum uma tarefa.
Requer apenas que voc sente-se diante do computador, escreva o texto do
e-mail e envie. Pronto. Resolvido.
J uma viagem de frias com a famlia um projeto. Requer diversas
atividades: pesquisar destinos, realizar oramentos de passagens, pacotes e
hotis. Conversar com o pessoal de casa para decidir sobre o destino da

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viagem. Separar o que ser levado. Preparar as malas. Pr-se a caminho... e


assim por diante.
Quando voc tiver um projeto, decida qual a sequncia dos passos
necessrios. Selecione o prximo passo que ser dado e execute esse passo
apenas. A seguir, decida qual o prximo passo. Tenha uma viso do prazo
final para adequar e ajustar o seu plano. De passo em passo o elefante ser
devorado. Minha av j dizia: de gro em gro, a galinha enche o papo.

EXPERIMENTO
Crie listas separadas para os seus projetos. Crie uma lista
mestre para anotar todos os nomes dos projetos em que voc
est trabalhando e uma lista para cada projeto para anotar as
aes e tarefas futuras.
Inclua estas listas de projeto na sua reviso semanal para ir acompanhando e
verificando pendncias e prximas aes.

ELIMINE AS CONTAMINAES DE PAPIS

Cuidado com o perigo da Contaminao de Papis!


A Contaminao acontece quando um papel invade a rea de
atuao de outro papel.

A contaminao de papis faz surgir comportamentos e relacionamentos


inadequados ao contexto do domnio. Imagine o papel de conquistador dentro do
domnio do TRABALHO. Ou o piadista num velrio. Situaes embaraosas vo
surgir.

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Por exemplo, se o papel de chefe contaminar o papel de pai, um homem vai tratar
seus filhos da mesma forma que trata seus funcionrios. E, se ao contrrio, o papel
de pai contaminar o papel de chefe? Possivelmente seus funcionrios sero
tratados como se fossem seus filhos... e no como os adultos e profissionais que
so.

EXPERIMENTO
Repasse cada um dos papis que voc identificou no
experimento anterior. Procure identificar qualquer contaminao
de papis que possa existir em sua vida.

O que voc pode fazer agora para eliminar essas contaminaes?

Resumindo:
Uma das causas de estresse o entulho acumulado no
crebro, que construdo ao manter afazeres e
compromissos na cabea apenas.
Preocupar-se, porm ocupando-se de fato.
Lide com as tarefas complexas por meio de projetos
(conjunto de tarefas).
Fique atento para evitar a contaminao de papis.

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Captulo 9

SEMPRE MELHOR

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Melhorar Continuamente
Neste captulo:
Para melhorar continuamente, acompanhe, registre e
avalie.
Pratique e aprenda com a sua prtica.

VOAR, VOAR, SUBIR, SUBIR

Como seres humanos sempre desejamos dar voos mais altos, nos tornar
melhores e termos um senso de evoluo e progresso pessoal constante.
Acompanhe e Registre
Acompanhe o seu desempenho ao longo do tempo, separando um tempinho
no fim do dia para anotar numa planilha quais foram as tarefas e trabalhos
realizados e quanto tempo essas tarefas levaram para serem executadas.
Essa planilha vai ser um valioso recurso para voc verificar como o seu tempo
vem sendo usado. Tambm fornecer informaes sobre quanto tempo voc
normalmente leva para executar uma determinada tarefa.

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Assim, com base em seus dados reais de sua experincia passada, voc
poder realizar melhores planejamentos e previses. Ter condies de
estimar com boa margem de preciso quanto tempo ser necessrio para
essa tarefa.
Tenha procedimentos escritos para tarefas mais complexas
Evite ter que reinventar a roda toda vez que for realizar uma tarefa mais
complexa.
Ao executar uma tarefa complexa pela primeira vez, anote o procedimento de
como fazer tal tarefa, passo a passo. Anote o que funciona e o que deu
errado. No confie em sua memria. Daqui a trs meses, aquilo que voc fez
hoje j no estar to claro assim...
Com o procedimento escrito finalizado, voc ter um roteiro pronto de como
tal tarefa feita, ganhando tempo e evitando que voc cometa os mesmos
erros novamente.
Avalie
importante que avaliemos os procedimentos que estamos utilizando e os
resultados obtidos de forma contnua.
Avalie e pergunte como fazer melhor da prxima vez.
Qual foi a lio aprendida ao realizar este trabalho ou tarefa? Como ela podia
ter sido feita melhor?
Aplique a ferramenta PDCA e sempre se pergunte: qual ajuste deve ser feito
na prxima vez para voc obter um resultado melhor ainda?
Ganhe experincia pessoal
Para tornar-nos mestres, devemos praticar e praticar e praticar e praticar...
Continuamente. A informao voc j tem. Agora com voc! O leme do
barco est em suas mos.

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Resumindo:
Acompanhe seu desempenho diariamente, registrando o
que foi feito e o esforo dispendido.
Prepare procedimentos escritos para as tarefas complexas.
PDCA, ajustes e avaliao.
S a prtica vai torn-lo um Mestre do Tempo.

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Captulo 10

UM MESTRE
DO TEMPO

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Maestria do Tempo
CHEGANDO AO SEU DESTINO!
Parabns! Voc concluiu a leitura deste pequeno, porm denso livro.
Voc tem agora o conhecimento necessrio a respeito dos princpios que
tornam real a possibilidade de investir seu tempo de maneira adequada e
produtiva.
Como tudo na vida, a prtica que traz a perfeio e no o conhecimento
meramente estocado no seu crebro. Ser um mestre no ser um
espectador. uma atividade sem fim, a ser executada diariamente.
Por isso, pratique! Tire sua bunda da cadeira e faa com que as ideias e
tcnicas apresentadas neste livro realmente se tornem realidade em sua vida.
Note os resultados que voc est obtendo e ajuste e adapte para a sua
situao de vida de modo que os resultados sejam os melhores possveis
para voc! Uma vida mais equilibrada, um uso mais racional e rentvel do
tempo e a possibilidade de alcanar suas metas e seus sonhos!
Este o seu destino! Boa viagem!

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No se limite
apenas a esse
eBook.
Visite meu blog
e amplie seu
conhecimento.
Quero aumentar meus
conhecimentos

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Coaching: 99% esto


satisfeitos com a experincia.
Porque funciona!
Chegou a hora de voc
conseguir aquilo que voc quer.
Quero conseguir aquilo
que eu quero na vida

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Que ele se torne realidade em sua vida.


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Recursos

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FONTES, REFERNCIAS & RECURSOS


Web
Antonio Albiero, para atualizaes do ebook Mestre do Tempo
http://antonioalbiero.com/mestre-do-tempo
Christian Barbosa, Trade do Tempo:
http://www.christianbarbosa.com.br/
Stephen Covey, 7 hbitos das pessoas altamente eficazes
www.stephencovey.com
David Allen, GTD, Getting Things Done
http://gettingthingsdone.com/
Francesco Cirillo, Tcnica Pomodoro
http://pomodorotechnique.com/
Stewart Friedman, Total Leadership
http://www.totalleadership.org/
Seleo de Msicas
https://www.spotify.com/br/
Livros Recomendados

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