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MESTRE DO TEMPO
A arte de se organizar para fazer mais com menos
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Mestre do Tempo
A arte de se organizar para fazer mais com menos
Albiero, Antonio; Verso ebook 1.0; abril de 2015; Piracicaba, SP.
DEDICATRIA
A vocs, meus muitos Mestres e
Mestras, que fizeram ou ainda fazem
parte da minha vida. Tenham certeza
de que foram suas palavras, at
mesmo sua presena perto de mim e
principalmente seus exemplos que me
tornaram o que eu sou hoje.
A vocs a minha mais profunda e especial gratido!
A vocs, com carinho, dedico este trabalho.
Antonio
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O Autor
ANTONIO ALBIERO
Professional & Self Coach, professor universitrio e
engenheiro especialista. Coach certificado pela
European Coaching Association, pelo Behavioral Coaching
Institute, pela Global Coaching Community e pela
International Association of Coaching.
Possui experincia de mais de 25 anos atuando na
indstria e uma dcada dedicada ao ensino e
desenvolvimento de pessoas na regio de Piracicaba, SP.
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SUMRIO
O AUTOR
APRESENTAO
1
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3
4
5
O TEMPO
O TEMPO UM RECURSO LIMITADO
O QUE SIGNIFICA SER UM MESTRE
O QUE SE DEVE ESPERAR DE UM MESTRE DO TEMPO
OS OITO PASSOS PARA A MAESTRIA DO TEMPO
PAUSA PARA UM MOMENTO DE REFLEXO
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RECURSOS
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Apresentao
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Apresentao
Ol, caro leitor, cara leitora!
Fico muito satisfeito e grato pela sua deciso de adquirir este e-book.
Posso concluir que voc tem interesse em melhorar suas habilidades de
gerenciamento de tempo, certo?
Nestas pginas eu disponibilizei para voc diversas tcnicas e propostas
diferentes de como pensar o tempo. O material contido neste livro (e
tambm no meu site antonioalbiero.com) tem um imenso potencial de
impactar a sua vida para melhor. Tudo depende da sua deciso de meditar
sobre as ideias aqui apresentadas e principalmente praticar as tcnicas do
livro no seu dia a dia.
Fiz o meu melhor para voc ter acesso a um material limpo, conciso e
organizado.
Certas tcnicas e ideias foram desenvolvidas ou adaptadas por mim mesmo.
Outras vm da criao de gigantes da rea de gerenciamento de tempo, como
os autores Christian Barbosa (Trade do Tempo), Stephen Covey (Sete hbitos
das Pessoas Altamente Eficazes), David Allen (metodologia GTD), Francesco
Cirillo (Tcnica Pomodoro), Prof. Stewart Friedman (Total Leadership) e
muitos outros.
Eu tive o maior prazer em reunir todas elas aqui para a sua comodidade, em
um nico volume, numa ordem que eu considero didaticamente adequada.
Ao longo do livro eu proponho alguns experimentos para voc mesmo fazer e
verificar os resultados por si mesmo. Eu acredito que a simples leitura deste
material j v fazer alguma diferena para a sua vida. Porm a realizao
dos experimentos que realmente far a diferena em termos de impacto
positivo, mudana e maximizao de benefcios. Eu convido: faa-os!
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Captulo 1
O TEMPO
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O Tempo
Neste captulo:
O tempo um recurso limitado que deve ser bem
empregado.
A maestria do tempo alcanada quando se domina os
princpios por trs dos timos resultados.
O mapa do caminho para a maestria do tempo.
O TEMPO
Voc j se deu conta de como o seu tempo um dos recursos mais preciosos
que voc tem? Nosso tempo sobre o planeta limitado. Quando dizemos
mais um dia vivido, tambm queremos dizer um dia a menos do meu total
de dias
Considere o seguinte fato:
muitos servios que
contratamos poderiam ser
feitos por ns mesmos
(por exemplo, lavar nosso
carro, fazer a limpeza
domstica, cuidar do
jardim, reparos etc).
Porm preferimos muitas vezes pagar para que outros realizem esses
servios por ns. Pagamos para poupar o nosso tempo. Na realidade,
portanto, estamos comprando tempo.
Investidores financeiros so normalmente cautelosos com relao s
aplicaes que escolhem para o seu dinheiro. Todo o esforo e estudo so
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O Banco do Tempo
Imagine um banco que deposita em sua conta
R$ 86.400,00 toda manh. S que toda noite apaga
tudo o que voc no usou durante o dia.
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Resumindo:
O tempo deve ser investido em nosso crescimento pessoal.
A maestria do tempo possvel de ser alcanada para
aqueles que trilharem o caminho de oito passos. Boa
viagem!
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Captulo 2
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situao.
Os domnios que formam nosso sistema (voc pode cham-los de partes ou
reas) so os seguintes:
Lar;
Trabalho;
Comunidade;
Ser (Voc mesmo).
LAR
Seu lar corresponde no s sua moradia. a rea formada por sua casa e
pelas pessoas significativas com quem voc tem uma forte relao de
convivncia ntima, que compartilham a vida com voc.
Lar = moradia + famlia. Abrange o sucesso e a satisfao com o seu
ambiente particular e a boa convivncia e harmonia do marido e mulher, pais
e filhos, irmos, irms e parentes.
TRABALHO
Este o seu domnio profissional. O trabalho nos d a oportunidade de
sermos teis para os demais e para o pas, de manifestar nossa criatividade
no mundo e de construir nosso legado. Ah... e tambm fazer dinheiro, claro.
Trabalhar um privilgio! Faz parte da natureza do ser humano dominar,
ampliar e melhorar a criao com o poder do trabalho.
Voc j notou que mesmo as pessoas que j so muito ricas e que em tese
no necessitam mais trabalhar para ganhar dinheiro, ainda assim trabalham?
Nesta semana a top-model internacional Gisele Bndchen anunciou a sua
aposentadoria aos 34 anos de idade. Para aproveitar a sua imensa fortuna?
Que nada! Durante entrevistas recentes ela anunciou que pretende se dedicar
a outros projetos. Ela vai continuar trabalhando. Quantos outros famosos e
milionrios voc tem notcia de que continuam ativos, at mesmo aos 80 ou
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90 anos?
Voc se realiza plenamente com o seu trabalho?
Est fazendo aquilo que ama ou seu trabalho mais uma obrigao que deve
ser feita faa chuva ou faa sol?
Sente que est se desenvolvendo, crescendo e de alguma forma contribuindo
com o mundo por meio da funo que voc desempenha?
Consegue expressar sua criatividade e suas qualidades mais fortes com essa
funo?
Recebe remunerao compatvel, que sente merecer?
COMUNIDADE
a rea formada pelo grupo de pessoas no qual voc est inserido. Somos
seres sociais, por isso naturalmente procuramos fazer parte. No a toa que
as redes sociais como o Facebook, Twiteer, Instagram etc fazem tanto
sucesso.
As nossas comunidades vo desde o grupo menor formado pelos amigos
mais chegados, e vai crescendo abrangendo mais e mais pessoas, como por
exemplo, seus vizinhos, empresa, comunidade religiosa, grupos de servio,
pessoas que moram no mesmo bairro, cidade, estado, pas e enfim a
comunidade planetria, global.
Algumas pessoas do pouca ateno a este domnio. Por isso convido voc a
pensar seriamente sobre como est o seu. Afinal, dando que se recebe e
h mais felicidade em dar do que em receber.
Voc contribui ou vem contribuindo com a doao de seu tempo e recursos
pessoais para o bem-estar da pequena (ou grande) comunidade na qual voc
est inserido?
SER
Este o domnio que envolve o seu ser, seu corpo, seu intelecto, suas
emoes e seu esprito.
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Quem joga xadrez sabe o valor que a pea chamada Rei tem. Por melhor que
esteja o jogo inteiro, se o Rei for perdido o jogo acaba. O seu SER (corpo
fsico, mental, emocional e espiritual) tem o mesmo valor do Rei do xadrez. Se
ele estiver ameaado, no importa mais a situao do jogo da vida.
Qual o seu grau de satisfao com a sua sade e sua forma fsica em geral?
Voc uma pessoa culta e bem informada?
Considera-se inteligente?
Conhece suas habilidades e competncias?
Como anda o seu controle emocional?
Sua viso de mundo?
E sua espiritualidade, sua transcendncia, sua relao com o MAIOR (Deus,
Ser, Universo...) como vai?
SE DOMNIOS OK, ENTO VIDA OK
Sua vida = LAR + TRABALHO + COMUNIDADE + SER
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Seguem alguns exemplos de papis para ilustrar melhor o que isso quer dizer.
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Domnio
LAR
TRABALHO
COMUNIDADE
SER
Papis
Pai/me, filho(a), dono(a) de casa, marido/mulher,
parente, dono de animal de estimao etc.
Chefe, funcionrio, engenheiro, vendedor, comprador,
responsvel por (algo), professor, especialista, colega
etc.
Amigo, membro de grupo, associado, benfeitor, lder,
cidado etc.
Eu, esportista, praticante de hobby, cozinheiro, uma
alma imortal etc.
EXPERIMENTO
Identifique quais so os seus papis dentro de cada um dos
domnios de sua vida. No despreze este passo, pois ele
muito importante. Assim, logo mais, voc poder estabelecer
objetivos claros para cada um dos seus papis.
Papis
Pai, marido, filho.
Profissional, gerente de vendas, membro de equipe.
Amigo, membro de igreja, voluntrio.
Judoca, estudioso, motociclista, filho de Deus
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Domnio
Lar
Trabalho
Comunidade
Ser
Meus Papis
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Conversar de maneira
aberta e franca sobre um
relacionamento no
uma das tarefas mais
fceis, porm simples e
extremamente
importante.
EXPERIMENTO
1. Identifique as duas pessoas mais significativas em cada
domnio. No futuro, realize este procedimento com mais
pessoas importantes.
2. Liste uma a uma quais so, em sua opinio, as
expectativas que essas pessoas tm a respeito do
relacionamento com voc. Registre qual o seu
entendimento sobre as expectativas da outra parte. Isso
permitir que voc compare o seu entendimento de antes da
conversa com a informao real.
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Resumindo:
Encarar a nossa vida como um sistema nos d uma
perspectiva mais correta para a busca da realizao
pessoal.
Identificar nossos papis em cada domnio servir de base
para estabelecermos nossos objetivos.
Harmonia em nossos relacionamentos significa tanto ter
nossas expectativas atendidas, como tambm atender as
expectativas das pessoas que so importantes para ns.
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Captulo 3
A VITRIA QUDRUPLA
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A Vitria Qudrupla
Neste captulo:
Reconhecer situaes que no tragam benefcios para
todas as reas de nossa vida.
Vitria qudrupla vencer quatro vezes.
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Vitria Qudrupla
Voc obtm uma vitria qudrupla (4x) quando a atividade traz
ganhos simultneos para todos os quatro domnios: LAR,
TRABALHO, COMUNIDADE e SER.
Use este princpio para avaliar suas atividades atuais e selecionar todas as
atividades e projetos futuros.
Deixe este princpio guia-lo sempre em suas decises sobre como melhor
empregar seu tempo. Renegocie e reavalie atividades atuais com base
nesses critrios e comece a eliminar as ms aplicaes do seu tempo.
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As coisas certas a fazer sempre sero aquelas que beneficiem sua vida por
inteiro e no apenas parte dela. Faa mais das coisas certas a serem feitas!
A VITRIA QUDRUPLA
Como j dito, a vitria qudrupla vencer simultaneamente nos quatro
domnios da vida. optar por objetivos, metas e atividades que proporcionem
ganhos para todas as quatro reas e no apenas em uma ou duas delas.
Por exemplo, suponha que voc est considerando fazer uma viagem de
frias com a sua famlia para visitar alguns amigos. Essa viagem vai
proporcionar a oportunidade de desfrutar de momentos agradveis e de
convivncia com seu cnjuge e filhos (LAR). Vai recarregar as suas baterias e
proporcionar momentos de relaxamento (SER) para voltar ao TRABALHO
com mais energia. A visita vai intensificar as relaes com seus antigos
amigos (COMUNIDADE).
Nota-se que a viagem proporcionar ganhos em todos os domnios, sendo um
timo objetivo para investir o seu tempo.
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EXPERIMENTO
Ao longo dos prximos dias v gradativamente aplicando o
princpio da vitria qudrupla para selecionar tarefas e projetos.
Com a ajuda das outras tcnicas que veremos mais a frente, v
eliminando eventuais tarefas que estejam trazendo apenas
benefcios parciais para a sua vida.
Resumindo:
Situaes e tarefas que no tragam ganhos para todas as
reas de nossa vida no valem o investimento de tempo.
Usar o princpio da vitria qudrupla para selecionar as
tarefas certas para dedicarmos nosso tempo.
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Captulo 4
METAS E OBJETIVOS
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Metas e Objetivos
Neste captulo:
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Outra maneira de conduzir o seu barco de forma ativa. Voc sabe aonde
quer chegar. Voc estende as velas e usa as foras dos ventos e das mars
para impulsionar o barco na direo que voc escolheu. Voc segura o leme
firme e vai corrigindo o curso quando necessrio para manter o barco na rota
correta at chegar ao destino anteriormente escolhido.
Aqui voc participa diretamente da conduo do seu barco. A forma ativa
parece simples (afinal, s escolher o destino e conduzir o barco at l), mas
no to fcil assim. Precisa de dedicao, trabalho e ateno para fazer as
correes de rota sempre que necessrio.
Qual o ponto importante desta analogia? o seguinte: no importa qual a
maneira escolhida por voc para conduzir o seu barco, de qualquer maneira a
responsabilidade e ser sempre sua.
Se voc preferir usar a forma passiva e o seu barco vier a aportar numa praia
que voc no goste, voc no tem direito nenhum de reclamar. Afinal, voc
poderia ter direcionado o barco para outro destino antes de chegar nessa
praia, porm voc no fez isso...
Vrios de meus clientes de Coaching tm queixas parecidas:
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ficar na praia reclamando do vento e das mars, das outras pessoas, do azar
e do pas. Ou ficar com medo de voltar para o mar...
ASSUMA a sua responsabilidade e decida em qual porto voc quer chegar.
Continue lendo para aprender como conduzir seu barco de forma eficiente e
eficaz. Mos ao leme e boa viagem.
O QUE VOC QUER?
A maioria das pessoas sabe muito bem o que no quer. No querem ter uma
doena, no querem sofrer a falta de dinheiro, no querem ter um casamento
fracassado, no querem um trabalho desagradvel...
Mas quando voc pergunta o que elas realmente querem... A reao muitas
vezes ser um olhar de lado, alguns momentos de silncio e como resposta:
no sei bem.
As pessoas sabem dizer prontamente
onde no querem chegar, mas raramente
sabem onde que querem chegar. Seria
engraado, se no fosse trgico.
Pessoas que no sabem o que querem
passam a vida tentando descobrir,
experimentando de tudo e investindo o
precioso recurso do seu tempo em
atividades que no contribuem nem para
o crescimento e nem para a evoluo
pessoal delas.
Na nossa metfora do barco, ficam ao sabor das ondas e das mars para ver
o que vai dar.
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Existe poder no foco. Quando temos clareza sobre aquilo que queremos e
fixamos o nosso olhar no alvo, perseguimos esse objetivo com mais
motivao interior e aumentamos enormemente as possibilidades de chegar
onde queremos.
COMO ESTABELECER OBJETIVOS E METAS
A partir de agora passaremos a falar sobre Objetivos e Metas. As palavras
so sinnimas, mas no tm o mesmo significado.
Vou dar uma comparao para ajudar a entender melhor qual a diferena.
Imagine que voc planeja viajar com seu carro em direo ao Oeste. Para
isso voc estabelece um plano: ir de cidade em cidade, na direo Oeste,
visitando uma por dia. Ao ir passando pelas cidades diariamente, voc vai
cumprindo a meta que voc determinou no seu planejamento da viagem.
Porm sempre h mais Oeste (objetivo) para ir seguindo em frente.
O objetivo mais amplo e significativo e est associado com a finalidade geral
ou misso de sua vida. Os seus objetivos de vida juntos respondem
pergunta por que eu vivo?.
J as metas so as etapas especficas ou passos que ao serem dados
aproximam voc dos seus objetivos. Elas respondem pergunta como
conseguir o que eu quero para a minha vida?.
Exemplificando. Voc pode estabelecer objetivos de vida como o de ser o
melhor profissional de sua rea, ser um bom pai, montar uma empresa de
sucesso etc. Esses so exemplos de Oeste.
Ao pensar em como voc pode ser o melhor profissional, ou como ser um
bom pai, ou como montar uma empresa etc. a voc comea a pensar nos
passos concretos a serem dados. Passos so metas.
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EXPERIMENTO
Determine seus objetivos para
cada um dos seus papis de vida.
O que voc realmente e
verdadeiramente quer alcanar,
obter, ser ou tornar-se em cada papel
identificado?
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TRABALHO
COMUNIDADE
SER
Papis
Objetivos
Objetivo A:
Objetivo B:
Objetivo A:
Objetivo B:
Objetivo A:
Objetivo B:
Objetivo A:
Objetivo B:
Objetivo A:
Objetivo B:
Objetivo A:
Objetivo B:
Objetivo A:
Objetivo B:
Objetivo A:
Objetivo B:
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EXPERIMENTO
Usando o modelo ESPERTA, crie
metas para os objetivos que voc
estabeleceu no experimento
anterior.
Papis
Objetivo
LAR
TRABALHO
COMUNIDADE
SER
Domnio: (
Descrio
Data
detalhada concluso,
(PRAZO)
da Meta
(QUEM, COMO,
QUANDO,
ONDE, POR
QUE, QUANTO)
Recursos
(FSICOS,
HUMANOS,
FINANCEIROS,
CONHECIMENTOS,
HABILIDADES)
( )SER
Indicadores
que
comprovam
o alcance
da meta
Papel/Objetivo:______
Planos alternativos
(QUEM, COMO, QUANDO, ONDE, POR
QUE, QUANTO)
Plano
1
Plano
2
Plano
3
(EVIDNCIAS)
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Resumindo:
Voc e sempre ser o responsvel por conduzir
ativamente a sua vida.
Estabelea os Porqus (objetivos) e Comos (metas) de
sua vida, para cada papel.
Use o poder de pr as coisas importantes por escrito.
Use o modelo ESPERTA para gui-lo na criao de suas
metas.
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Captulo 5
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O CAMINHO AT O MOMENTO
Neste ponto da leitura voc j compreendeu que a sua vida um sistema.
Voc identificou com clareza quais so os seus papis e seus objetivos para
eles. Estabeleceu tambm metas de curto e longo prazo com planos de aes
para que seus objetivos sejam alcanados.
Em outras palavras, voc sabe aonde quer chegar e tem um plano para
chegar l. Basta comear.
S que alm das novas tarefas que voc elencou para concretizar suas
metas, existem em sua vida dezenas de outras tarefas e responsabilidades,
que requerem sua ateno. Ento, como achar tempo para encaixar as
novas tarefas no seu dia a dia?
FAA UM INVENTRIO DE SUAS TAREFAS
Vamos fazer o seguinte. Vamos comear a classificar as suas tarefas em trs
categorias distintas, de modo a separar o que voc tem que fazer em trs
caixas diferentes.
As categorias que usaremos sero estas:
Importante;
Urgente;
Circunstancial.
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Mas e se de repente voc comear a sofrer um infarto? A tarefa que antes era
importante passou para o nvel do urgente! Agora a consulta ao cardiologista
no pode esperar para ser realizada, tem que ser feita j ou a situao pode
se tornar um desastre (pelo menos para voc).
Resumindo:
Tarefas importantes: esto alinhadas com os seus objetivos e no tem
um prazo definido para serem realizadas.
Tarefas urgentes: so tarefas inesperadas que irrompem em sua vida
ou que simplesmente fugiram do controle e que devem ser atendidas
antes de se tornarem desastres.
Tarefas circunstanciais: so as tarefas que no agregam valor algum
aos seus objetivos. So feitas por fora das circunstncias.
Quanto mais tempo voc dedicar s tarefas importantes, menos propenso a
ceder s tarefas circunstanciais voc ser e menos emergncias e incndios
voc ter que cuidar no seu dia a dia. Isso porque as tarefas importantes vo
dando conta e prevenindo as urgentes de acontecerem.
O QUE PODE SER CONSIDERADO IDEAL?
Note que no devemos ficar engessados,
fazendo s aquilo que planejamos.
preciso ter flexibilidade. Alm disso,
impossvel tirarmos as urgncias e as
atividades circunstanciais de nossas vidas.
s vezes temos que fazer tarefas difceis,
chatas ou desagradveis.
O grfico mostra qual seria a proporo
modelo, isto , a distribuio ideal entre as
tarefas importantes, urgentes e
circunstanciais que devemos buscar
alcanar em nosso dia a dia.
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70% das tarefas devem ser importantes, 20% urgentes e 10% circunstanciais.
EXPERIMENTO
Faa o seu inventrio de tarefas.
Anote por duas semanas numa lista todas as tarefas que voc
fizer ou que forem surgindo.
Classifique-as em uma das trs categorias: importantes, urgentes
ou circunstanciais.
Anote tambm quanto tempo voc empregou para fazer as suas tarefas.
Quantas horas por dia e por semana foram usadas para cada tipo de tarefa?
O que voc far para se concentrar nas tarefas importantes e reduzir as
urgentes e circunstanciais?
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Delegue a tarefa: outra boa opo passar a tarefa para outra pessoa
realizar em seu lugar. Assim voc libera seu tempo para as coisas que
fazem mais sentido para seu crescimento. Para a pessoa que recebe a
tarefa pode ser uma oportunidade de aprendizado e crescimento. A
situao tem que gerar um ganha-ganha para todos os envolvidos.
Porm lembre-se de que a outra pessoa nunca far a tarefa do mesmo
jeito que voc. Ela pode ainda estar aprendendo. Acompanhe e auxilie.
Por exemplo, a dona de casa que contrata uma diarista para cuidar da
limpeza de sua casa sabe que a pessoa no far a limpeza do mesmo
jeito ou com a mesma qualidade que ela. Ainda assim, o tempo que ela
ganha com o trabalho da diarista compensador.
Observao: nem sempre a delegao transfere a responsabilidade
para a outra pessoa. Se for este o caso, lembre-se de supervisionar o
andamento do trabalho marcando pequenas reunies de
acompanhamento e estando disponvel para consultas.
Rejeite a tarefa, diga no: Ao rejeitar uma tarefa, use um pouco de
flexibilidade para lidar com a solicitao de outras pessoas, dizendo no
com elegncia:
Indique outra soluo: oferea uma sada ou indique um
substituto para fazer a tarefa ao invs de voc. Assim
voc evita deixar a pessoa na mo.
Negocie o prazo: se no houver como encaixar a tarefa
em sua agenda no momento, negocie a realizao da
mesma para uma data futura.
No se acanhe em dizer no. No foi a palavra que
mais ouvimos na infncia. Ento estamos preparados
para ela. Voc no precisa estar sempre disponvel para
os outros.
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Resumindo:
Devemos ter conscincia sobre qual a categoria da tarefa
que temos que fazer.
Concentre-se nas tarefas que so importantes e elimine o
excesso de tarefas circunstanciais.
Aprenda com as emergncias e previna-se.
Use a interrupo, a delegao e a rejeio como
ferramentas para filtrar tarefas no-importantes.
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Captulo 6
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Um Mtodo de Controle
Neste captulo:
Um mtodo estruturado para organizar e administrar sua
vida.
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EXPERIMENTO
Este captulo descreve um mtodo de organizao pessoal
adaptado do GTD de David Allen.
Leia o captulo inteiro uma vez para ganhar uma viso geral do mtodo e
depois volte para uma segunda leitura. A medida que for lendo v seguindo
as instrues e adotando as tcnicas em sua vida.
MATERIAL NECESSRIO
Para utilizar o GTD tudo o que voc necessita so de algumas caixas de
entrada, listas de tarefas e um calendrio ou agenda.
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Como fazer:
Quantas caixas de entrada so necessrias? Tente manter o nmero mximo
entre trs e quatro caixas. Por exemplo:
- sua caixa de entrada do e-mail;
- uma caixa porttil, para voc carregar e ter sempre mo;
- uma caixa fsica para capturar itens fsicos, como correspondncia,
panfletos, contas a pagar etc.
Como dito, a caixa para transportar com voc e ter sempre mo pode ser:
caderno e caneta;
fichas/cartes e caneta;
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laptop;
telefone celular (smartphone);
Para laptop e smartphones existem centenas de aplicativos que podem ser
utilizados. Basta procurar por GTD nos repositrios. Eis algumas opes:
Evernote;
Wunderlist;
Todoist;
Ferramentas do Google (Calendar, Gmail, Google Drive etc).
Independente da opo escolhida, ela tem que ser rpida de ser acessada e
confivel. Cuidado para no cair na armadilha de ficar s testando aplicativos
e ferramentas para escolher a melhor. Eu sei que isto divertido, mas no
este o foco. Comece a usar o sistema com as ferramentas mais simples
possveis.
No meu caso eu optei pelo "sistema analgico": caderno e caneta.
Para mim mais rpido abrir meu caderno e simplesmente rabiscar
rapidamente o item que eu quero capturar. Porm cada um cada um.
Escolha a ferramenta que mais fizer sentido para voc e seu modo de ser.
ETAPA 2: REVISAR
Aps ter capturado os itens que vo
chegando s suas caixas de entrada,
preciso resolver o que fazer com eles.
a que entra a reviso. A reviso ser a
oportunidade em que voc ir esvaziar as
suas caixas de entrada, tomando uma
deciso a respeito de cada item que foi
capturado.
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ETAPA 3: PROCESSAR
Como explicado, nas suas revises dirias e semanais voc processar os
itens em suas caixas de entrada, tomando uma deciso a respeito de cada um
deles.
As decises possveis so:
a) Descartar;
b) Fazer pela regra dos dois minutos;
c) Delegar;
d) Agendar;
e) Arquivar;
f) Incubar;
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a) Descartar
Para cada item retirado de sua caixa de entrada durante as
revises, faa as seguintes perguntas:
Este item tem relao com minhas responsabilidades,
metas e objetivos?
Este item me proporcionar uma vitria qudrupla (no
LAR, TRABALHO, COMUNIDADE e no domnio do
SER)?
Se o item no passar no teste, descarte-o (jogue-o fisicamente no lixo ou diga
no a ele).
Se ele no te coloca mais perto dos seus objetivos ou no proporciona
ganhos em todos os domnios de sua vida est claro que ele ser um
desperdcio de tempo e, portanto, no merece sua ateno.
b) Fazer pela regra dos dois minutos
Se um item requer uma ao de sua parte, simplesmente acrescente-o sua
lista de coisas a fazer.
Porm, muita ateno: caso essa ao no v levar mais do que dois minutos
para ser feita nem coloque na lista. Faa imediatamente.
Retornar uma ligao, escrever um e-mail ou buscar uma informao no
Google so bons exemplos de coisas que tomam menos do que dois minutos.
Ento no enrole. Faa logo o que tem que ser feito e em seguida marque
essa ao como concluda.
c) Delegar
Pondere se a tarefa necessita ser realmente feita por voc pessoalmente.
Pode ser uma boa ideia delegar a tarefa para que outra pessoa a faa.
Outro caso possvel quando voc necessita de uma informao ou que uma
parte do trabalho seja feita por outra pessoa antes de voc poder continuar
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Voc pode adquirir uma pasta sanfonada ou similar para utilizar como arquivo.
Por exemplo, o folheto do restaurante Garfo de Ouro pode ser arquivado
debaixo da letra R (de restaurante) ou G (do nome do estabelecimento).
Dessa forma, voc s ter que procurar em duas ou trs letras de sua pasta
(e no em todas as gavetas da sua casa!).
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lista de Um dia, talvez...) onde voc vai anotar seus sonhos e projetos
futuros. Revise esta lista periodicamente e averigue se h espao em sua vida
para esse projeto e se ele est alinhado com seus objetivos e metas.
Assim eles ficam a salvo, fora de sua cabea e ainda assim recebendo a
ateno que eles merecem.
ETAPA 4: FAZER
Voc construiu seu sistema de caixa de entradas.
Tem feito suas revises dirias e semanais.
Parabns! Agora voc pode ser considerado uma
pessoa organizada. Show!
Que falta? Falta fazer as coisas acontecerem de
fato. Deixe-me mostrar duas tcnicas para ajudar a
executar bem as suas tarefas.
Lembre-se sempre deste pensamento de Mark Twain. Se voc tem trs sapos
para comer, qual deles voc come primeiro? Simples. Comece pelo maior e
mais feio. Assim, os outros dois sero bem mais fceis em comparao!
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TCNICA II : POMODORO
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Resumindo:
A complexidade da vida moderna requer que tenhamos um mtodo
para administrar nossas tarefas e compromissos sem perder de vista
nossos objetivos.
O GTD um mtodo usado com sucesso por milhes de pessoas. O
diagrama abaixo mostra uma viso geral do mtodo.
PROCESSAMENTO
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Captulo 7
S EXISTEM
RESULTADOS
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De boas intenes o
inferno est cheio.
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Cada uma das letras da sigla PDCA so as iniciais de nomes em ingls, que
representam etapas de um ciclo de execuo de aes.
ETAPA SIGNIFICADO
DESCRIO
Plan
Do
Check
Planejar
Fazer, agir
Verificar
Adjust
Ajustar
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Esta sequencia forma uma espiral ascendente que nos aproxima cada vez
mais dos resultados que queremos. Diferente do ciclo vicioso, que mais
parece um cachorro correndo atrs do prprio rabo, o PDCA sempre nos
coloca numa posio mais prxima de onde queremos chegar.
Quando utilizamos o PDCA, geramos aprendizado, empoderamento, autoestima e f no atingimento da sua nossas metas. Com o PDCA, o fracasso
passa a ser apenas um resultado possvel, que ser estudado, avaliado e
contemplado no planejamento da prxima iterao.
O CICLO VITORIOSO NOS TORNA FLEXVEIS
J ouviu a histria da criao da lmpada eltrica? Diz-se que Thomas
Edison, o grande inventor americano, fez mais de 1000 experimentos antes de
conseguir fazer um prottipo da lmpada funcionar.
Qual a principal qualidade de Edison? Flexibilidade. Ele foi capaz de perceber
o que no estava funcionando e ir ajustando e repetindo. Ele seguiu aplicando
o PDCA, sem encarar nada como fracasso e nem como sucesso at
conseguir o resultado que ele queria. Simplesmente resultados.
EXPERIMENTO
Passe a agir com a aplicao da filosofia de s h resultados e
utilizando o ciclo PDCA na primeira oportunidade possvel.
Verifique os resultados que voc est obtendo. Seja flexvel e,
diante de um resultado no esperado, planeje a prxima tentativa, ajustando o
que precisar ajustar, at conseguir o resultado que quer. Ajuste suas aes de
forma a se aproximar cada vez mais dos resultados pretendidos.
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Resumindo:
Ao agir mudamos o mundo e fazemos as coisas
acontecerem de fato, gerando resultados.
No existe fracasso. No existe sucesso. Tudo o que existe
so resultados.
A ferramenta PDCA a base do ciclo vitorioso. Ela nos
permite modificar os resultados que estamos obtendo, nos
tornando flexveis e nos conduzindo at os resultados
esperados.
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Captulo 8
FORA ESTRESSE!
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Fora estresse!
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guardadas l.
A voc fica estressado pois sente que est sobrecarregado de coisas a fazer
(por manter tudo na memria e no ter clareza sobre todos os itens).
E o crebro ainda tem o pssimo costume de lembrar de assuntos que no
tem nada a ver com o local em que voc est no momento ou com aquilo que
voc est fazendo.
Voc volta do mercado e j em casa lembra: puxa, tinha que comprar tal
coisa..., mas a a oportunidade j passou. Voc est escovando os dentes
antes de dormir e se lembra da conta que no pagou... E assim por diante.
CRIE UMA MEMRIA AUXILIAR
O segredo para voc ter mais tranquilidade e paz de esprito transferir todos
esses assuntos de dentro do seu crebro para um sistema auxiliar no qual
voc confie.
E voc j tem isso praticamente pronto. Voc implementou a nossa
ferramenta de controle de vida, certo? Faa com que as suas caixas de
entrada e suas listas estejam totalmente incorporadas no seu dia a dia e
revisadas regularmente. Assim o seu crebro saber que os assuntos esto
seguros e em ordem.
Voc ter maior clareza para tomar decises
sobre cada assunto e ter energia mental de
sobra para planejar sua evoluo e crescimento
pessoal. E tambm para ser criativo!
O primeiro passo o que eu chamo de sesso de
descarrego. Anote tudo, absolutamente tudo que
voc tiver de compromissos ou tarefas guardados
no crebro. Tire tudo de sua cabea e passe para
a sua caixa de entrada principal. No poupe nada.
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EXPERIMENTO
Realize a sua sesso de descarrego assim que possvel. Por
que no agora mesmo?
Garanto que a sensao de paz que voc vai experimentar ao
passar todas as tarefas e obrigaes para a sua ferramenta
sem igual!
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EXPERIMENTO
Ns j conversamos no captulo anterior sobre serem as aes
que promovem resultados no Universo.
Ento, a mensagem aqui a seguinte: se tiver que preocupar-se,
pr-ocupe-se com qualidade!
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EXPERIMENTO
Crie listas separadas para os seus projetos. Crie uma lista
mestre para anotar todos os nomes dos projetos em que voc
est trabalhando e uma lista para cada projeto para anotar as
aes e tarefas futuras.
Inclua estas listas de projeto na sua reviso semanal para ir acompanhando e
verificando pendncias e prximas aes.
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Por exemplo, se o papel de chefe contaminar o papel de pai, um homem vai tratar
seus filhos da mesma forma que trata seus funcionrios. E, se ao contrrio, o papel
de pai contaminar o papel de chefe? Possivelmente seus funcionrios sero
tratados como se fossem seus filhos... e no como os adultos e profissionais que
so.
EXPERIMENTO
Repasse cada um dos papis que voc identificou no
experimento anterior. Procure identificar qualquer contaminao
de papis que possa existir em sua vida.
Resumindo:
Uma das causas de estresse o entulho acumulado no
crebro, que construdo ao manter afazeres e
compromissos na cabea apenas.
Preocupar-se, porm ocupando-se de fato.
Lide com as tarefas complexas por meio de projetos
(conjunto de tarefas).
Fique atento para evitar a contaminao de papis.
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Captulo 9
SEMPRE MELHOR
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Melhorar Continuamente
Neste captulo:
Para melhorar continuamente, acompanhe, registre e
avalie.
Pratique e aprenda com a sua prtica.
Como seres humanos sempre desejamos dar voos mais altos, nos tornar
melhores e termos um senso de evoluo e progresso pessoal constante.
Acompanhe e Registre
Acompanhe o seu desempenho ao longo do tempo, separando um tempinho
no fim do dia para anotar numa planilha quais foram as tarefas e trabalhos
realizados e quanto tempo essas tarefas levaram para serem executadas.
Essa planilha vai ser um valioso recurso para voc verificar como o seu tempo
vem sendo usado. Tambm fornecer informaes sobre quanto tempo voc
normalmente leva para executar uma determinada tarefa.
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Assim, com base em seus dados reais de sua experincia passada, voc
poder realizar melhores planejamentos e previses. Ter condies de
estimar com boa margem de preciso quanto tempo ser necessrio para
essa tarefa.
Tenha procedimentos escritos para tarefas mais complexas
Evite ter que reinventar a roda toda vez que for realizar uma tarefa mais
complexa.
Ao executar uma tarefa complexa pela primeira vez, anote o procedimento de
como fazer tal tarefa, passo a passo. Anote o que funciona e o que deu
errado. No confie em sua memria. Daqui a trs meses, aquilo que voc fez
hoje j no estar to claro assim...
Com o procedimento escrito finalizado, voc ter um roteiro pronto de como
tal tarefa feita, ganhando tempo e evitando que voc cometa os mesmos
erros novamente.
Avalie
importante que avaliemos os procedimentos que estamos utilizando e os
resultados obtidos de forma contnua.
Avalie e pergunte como fazer melhor da prxima vez.
Qual foi a lio aprendida ao realizar este trabalho ou tarefa? Como ela podia
ter sido feita melhor?
Aplique a ferramenta PDCA e sempre se pergunte: qual ajuste deve ser feito
na prxima vez para voc obter um resultado melhor ainda?
Ganhe experincia pessoal
Para tornar-nos mestres, devemos praticar e praticar e praticar e praticar...
Continuamente. A informao voc j tem. Agora com voc! O leme do
barco est em suas mos.
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Resumindo:
Acompanhe seu desempenho diariamente, registrando o
que foi feito e o esforo dispendido.
Prepare procedimentos escritos para as tarefas complexas.
PDCA, ajustes e avaliao.
S a prtica vai torn-lo um Mestre do Tempo.
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Captulo 10
UM MESTRE
DO TEMPO
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Maestria do Tempo
CHEGANDO AO SEU DESTINO!
Parabns! Voc concluiu a leitura deste pequeno, porm denso livro.
Voc tem agora o conhecimento necessrio a respeito dos princpios que
tornam real a possibilidade de investir seu tempo de maneira adequada e
produtiva.
Como tudo na vida, a prtica que traz a perfeio e no o conhecimento
meramente estocado no seu crebro. Ser um mestre no ser um
espectador. uma atividade sem fim, a ser executada diariamente.
Por isso, pratique! Tire sua bunda da cadeira e faa com que as ideias e
tcnicas apresentadas neste livro realmente se tornem realidade em sua vida.
Note os resultados que voc est obtendo e ajuste e adapte para a sua
situao de vida de modo que os resultados sejam os melhores possveis
para voc! Uma vida mais equilibrada, um uso mais racional e rentvel do
tempo e a possibilidade de alcanar suas metas e seus sonhos!
Este o seu destino! Boa viagem!
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