Manual de Calidad Sabaneta

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIN DE SABANETA - SIGSA
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MANUAL DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIN DE
SABANETA SIGSA
Elabor:
Reviso:
Aprob:
Javier Hernndez H.
Cesar Augusto Giraldo
Luz Estela Giraldo Ossa
Firma:
Firma:
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Fecha: 30/07/2014
Fecha: 30/07/2014
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INTRODUCCIN
El mundo empresarial requiere de herramientas viables que propendan por mejorar
cada da ms la prestacin del servicio, de este mundo no es ajeno el sector pblico el
cual debe entrar a competir en igualdad de condiciones con el sector privado para
ofrecer un servicio que sea estandarizado y evaluado por organismos expertos en la
materia, especialmente a travs de Sistemas de calidad basado en alguna norma,
siendo esta norma la establecida con estndares mundiales como la NTC-ISO
9001:2008, la norma Internacional de mayor aceptacin; y la nacional NTCGP
1000:2009. Ya no basta con hacer creer que la entidad trabaja bien, hay que mostrar
evidencias. Las entidades que no cumplen con estos requisitos pierden opciones de
ofrecer sus productos o servicios, ya que hay otros competidores que si cumplen estos
requisitos. Es por lo tanto un imperativo de mercado lograr una certificacin de mbito
Mundial; igualmente esta gestin requiere unos estndares de Control definidos por el
Estado Colombiano a travs del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005,
donde a partir de tres subsistemas, 9 componentes y 29 elementos se pretende
controlar y evaluar la gestin administrativa. Asimismo, el Gobierno Nacional, mediante
el Decreto 1151 de 2008 dio inicio a la Estrategia del Gobierno en Lnea cuyo objetivo
es contribuir con la construccin de un Estado ms eficiente, ms transparente y
participativo, y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a
travs del aprovechamiento de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin.
Desde este punto de vista, en la Administracin Municipal de Sabaneta somos
conscientes que debemos contribuir, con nuestra organizacin y conducta, para
recuperar la credibilidad de los ciudadanos en las entidades pblicas, razn por la cual
se emprendi desde el 2002 la bsqueda de la excelencia, con el propsito de
posicionarnos en el sector pblico como una entidad que satisface las necesidades de
la comunidad a travs de la prestacin de un ptimo y mejor servicio.
Ese propsito gener la decisin de implementar un Sistema de Gestin de Calidad
(SGC) acorde con los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2000 (hoy NTC-ISO
9001:2008) y certificarlo con el ICONTEC, como una herramienta administrativa que
facilita el manejo sistmico de la gestin de la calidad y el enfoque orientado hacia el
cliente; igualmente la implementacin de la norma NTC-GP 1000:2009 y de MECI
1000:2005, de los cuales hemos sido ejemplo a nivel departamental y Nacional, y con
el gran avance en el desarrollo de la estrategia interactiva de Gobierno en lnea.
La noticia ms importante del Municipio de Sabaneta en los ltimos aos es el cambio
de cultura de trabajo al pasar de laborar a travs de funciones para hacerlo a travs de
Procesos, lo que posteriormente arroj la obtencin del certificado del Sistema de

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Gestin de la Calidad a travs de ICONTEC, como ente certificador nacional, que

desde el 2003 recibi nuestro Municipio. Sin embargo, es fundamental aclarar que ms
all de la certificacin, nuestro mayor inters es la satisfaccin de la comunidad con
una gestin para resultados, generando Valor Pblico para la sociedad a travs de
la prestacin de servicios con celeridad y efectividad. Es por ello que entendemos que
el camino y la meta es la mejora continua; para lo cual impulsamos estndares de
calidad y excelencia no slo en la Administracin, sino entre las entidades, y
proveedores con quienes mantenemos permanente interaccin. As mismo, la
articulacin con el Modelo Estndar de Control Interno conlleva a mejorar cada da
ms nuestro servicio, e igualmente, permitir que a travs de los medios electrnicos
como la pgina Web: www.sabaneta.gov.co se interacte y posibilite una oportuna
atencin.
El Sistema Integrado de Gestin de Sabaneta SIGSA, consiste entonces en articular
las diferentes herramientas de gestin que en la Administracin Municipal se estn
adelantando, de tal manera que se eviten reprocesos innecesarios para los servidores
pblicos y la comunidad en general; permitiendo con esto fortalecer la entidad, prestar
un ptimo servicio y modernizar la gestin pblica; logrando as la credibilidad en el
estado por parte de los usuarios.
De esta manera nace el Sistema Integrado de Gestin de Sabaneta SIGSA,
conformado por el Sistema de Gestin de Calidad, el Modelo Estndar de Control
Interno y la Estrategia de Gobierno en Lnea, para atender las demandas de la
comunidad como lo exige el artculo 209 de la constitucin poltica de Colombia
orientado al Fortalecimiento Institucional la Modernizacin de la Gestin Municipal y
la Excelente prestacin de los servicios a la comunidad.

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CAPITULO I. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

1.
OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN
1.1
GENERALIDADES
1.1.1 Antecedentes
La Administracin Municipal tiene como funcin principal garantizar a la comunidad el
acceso a los servicios bsicos que le permiten mejorar su calidad de vida, sin embargo,
el permanente cambio de la sociedad y de sus necesidades obliga a la Administracin
pblica a enfrentarse a una serie de retos que hacen necesaria la renovacin de su
estructura para dar respuesta a las nuevas exigencias de la comunidad.
Uno de estos retos son los renovados conceptos de organizacin que requieren de
nuevas formas de gestin en las cuales satisfacer las necesidades del cliente se
convierte en el objetivo ms importante.
Para alcanzar este objetivo se desarroll un Sistema de Gestin de Calidad, que tom
como base la norma NTC-ISO 9001:2008, como una herramienta fundamental para
adoptar un enfoque de servicios orientado a la satisfaccin de sus usuarios, para lo
cual la Administracin se apoya en una estructura organizativa, unos procesos y
procedimientos encaminados a alcanzar la gestin con calidad, mediante un sistema
que la garantice.
Con el fin de asegurar que el sistema de gestin de la calidad sea entendido,
implementado y mantenido, cada Secretario de despacho, jefe, director y subdirector
de rea deber conocer a fondo este Manual de Calidad, y aceptar la responsabilidad
de cumplirlo y hacerlo cumplir a todo el personal a su cargo. Cada empleado deber
asumir, en consecuencia, la responsabilidad de la calidad en el desempeo de su
labor.
Esta herramienta administrativa surgi debido a la poca credibilidad de la comunidad
hacia la administracin pblica, lo que generaba un alto grado de desconfianza y poco
respaldo a las iniciativas que desde la administracin municipal se emprendieran en
torno al desarrollo de obras de infraestructura social; por lo tanto esta fue una iniciativa
que buscaba acercar ms la comunidad y la institucionalidad pblica; trayendo
excelentes resultados en su momento pero que luego desde el sector central se
transformo en una Ley que concibi una norma denominada NTCGP 1000, y que al
final ser el instrumento gerencial que deba emplear el Municipio para garantizar una
prestacin de los servicios con calidad

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1.2
PRESENTACIN DEL MUNICIPIO DE SABANETA
Est es el Municipio ms pequeo de Colombia, est situado en el departamento de

Antioquia, en la regin del Valle de Aburra, y sus principales datos son:
Extensin: 15 Km2.
Poblacin: 48.266 habitantes (a 2010)
Temperatura: 21 C
Clima: Templado
Altitud: 1.570 Metros
Fundacin: 27 de agosto de 1903
Ereccin como Municipio: 1o. de enero de 1968
Gentilicio: Sabaneteo, Sabanetense.
Ubicacin: Sur Oriente del Valle de Aburra.
Distancia a la capital Departamental: 14 kilmetros
Economa: Comercio, Industria y Turismo
Atractivos Tursticos: Parque Ecolgico la Romera, Vereda la Doctora, santuario de
Mara Auxiliadora, Finca la Doctora, casa de la cultura la Barquerea.
Divisin Administrativa: El Municipio est comprendido por 24 barrios y 6 veredas
Limites: Al Norte con Envigado e Itag. Al Sur con Caldas. Al Occidente con La
Estrella. Al Oriente con Envigado.
Apelativo:
"Municipio
Modelo
de
Colombia",
"Vallecito
de
Encanto",
"Clavel Verde de Antioquia".
Nombre: Se le conoce desde 1685, cuando el gobernador Carrillo autoriz la fundacin
de La Estrella, en un territorio ubicado frente a Sabaneta. Significa sabana pequea.
Misin
En la Administracin de Sabaneta trabajamos para propiciar el desarrollo integral de la
poblacin y elevar su calidad de vida, mediante el uso efectivo de los recursos, la
prestacin de los servicios pblicos y la promocin para la participacin ciudadana.
Visin
En el 2020 Sabaneta ser el Municipio modelo de Colombia, dinmico, Organizado,
participativo, justo, amable, pacfico, con la mejor calidad de vida y en paz con la
naturaleza.

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Estructura Orgnica
La Estructura del Municipio de Sabaneta garantiza que la orientacin de sus recursos
est principalmente en las reas Misionales y que las reas de Apoyo y Estratgicas
generen los mnimos costos; es decir, su orientacin est enfocada a optimizar la
prestacin de los servicios y a la bsqueda de una mejor calidad de vida para los
habitantes del Municipio, por tal razn dicha estructura est orientada a procesos con
cargos flexibles y adaptables a las exigencias de las necesidades de la comunidad. A
travs del Decreto 114 de 2013 adopto su nueva estructura en pro de la modernizacin
administrativa. (Ver Anexo #1).
1.3
OBJETIVO
Este Manual pretende describir el Sistema de Gestin de la Calidad para el

cumplimiento de los requisitos del cliente, usuarios y comunidad por parte de la
Administracin Municipal de Sabaneta.
1.4
CAMPO DE APLICACIN
Las directrices dadas en este documento aplican para los procesos que se realizan en
las Secretaras de Hacienda, Movilidad y Trnsito, Salud, Familia y Bienestar Social,
Gobierno y Desarrollo Ciudadano, Planeacin y Desarrollo Territorial, Obras Pblicas e
Infraestructura, Medio Ambiente, Educacin y Cultura, con el apoyo del despacho del
Alcalde, la Secretara General, la Secretara de Servicios Administrativos, la Oficina
Asesora Jurdica, la Oficina de Control Interno y la Oficina de Control Interno
Disciplinario.
1.5
ALCANCE
Este manual describe la organizacin, responsabilidades y estructura del Sistema de

Gestin de Calidad del Municipio de Sabaneta, de acuerdo con los requisitos
especficos de la norma NTC-ISO 9001:2008 y NTC-GP 1000:2009 para los procesos
misionales de:
PROCESO
Formacin
Apoyo Social
DEPENDENCIA
Secretara de Trnsito y Transporte
Secretara de Salud
Secretara de Familia y Bienestar Social
Secretara de Gobierno y Cultura Ciudadana
Secretara de Educacin y Cultura
Secretara de Planeacin y Desarrollo Territorial
Secretara de Medio Ambiente
Secretara de Salud

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PROCESO
DEPENDENCIA
Secretara de Salud
Secretara de Gobierno y Ciudadana
Secretara de Trnsito y Transporte
Secretara de Hacienda
Secretara de Obras Pblicas e Infraestructura
Asesora y Asistencia
Gestin de Trmites
Vigilancia y Control
Secretara Trnsito y Transporte

Secretara de Salud
de Secretara de Hacienda
Administracin
Impuestos
Gestin de la Cobertura Secretara de Educacin y Cultura
del Servicio Educativo
Gestin de la Calidad del Secretara de Educacin y Cultura
Servicio Educativo
Gestin
Infraestructura Secretara de Obras Pblicas e Infraestructura
Municipal
Secretara de Salud
Participacin Ciudadana
1.5.1 Exclusiones en el SGC

La Administracin Municipal de Sabaneta, para su Sistema de Gestin de la Calidad,
no excluye ningn requisito de la norma NTC-ISO 9001:2008 y NTC-GP 1000:2009.

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1.6
RESPONSABLES
Son responsables de velar por la aplicacin de este documento; el Alcalde, el

Representante de la Direccin, los Secretarios de Despacho, Jefes, Directores y
Subdirectores de rea.
2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
NTC-ISO 9000:2005. Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y
Vocabulario.
NTC-ISO 9001:2008. Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos
NTCGP 1000:2009 Sistema de Gestin de la Calidad para el Sector Pblico
MECI 1000: 2005. Modelo Estndar de Control Interno
3. DEFINICIONES
3.1
SGC - Sistema de Gestin de la Calidad para Entidades
Herramienta de gestin sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el

desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin
de los servicios a cargo de las entidades. Est enmarcado en los planes estratgicos y
de desarrollo de tales entidades. (NTC-GP 1000:2009 Pg.20)
3.2
Proceso:
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan para generar valor

y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-GP 1000:2009
Pg.19)
NOTA 1: Los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de

otros procesos.
NOTA 2: Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en
prctica bajo condiciones controladas, para generar valor.
NOTA 3 Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no
pueda ser fcil o econmicamente verificada, se denomina habitualmente "proceso
especial".
3.3
Procedimiento:
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. (NTC-GP 1000:2009
Pg.19)

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NOTAS
1) Es recomendable que los procedimientos definan, como mnimo: quin hace qu,
dnde, cundo, porqu y cmo.
2) Los procedimientos pueden estar documentados o no.
3) Cuando un procedimiento esta documentado, se utiliza con frecuencia el trmino
"procedimiento escrito" o "procedimiento documentado. El documento que contiene un
procedimiento puede denominarse "documento de procedimiento".
3.4
Procesos Estratgicos
Son aquellos que proporcionan directrices a las polticas de Desarrollo Municipal y a

todos los dems procesos, son realizados por la Alta Direccin. Se refieren en gran
parte a la aplicacin de las Leyes, normas, y Objetivos adaptables a los programas y
servicios ofrecidos por la Administracin Municipal.
3.5
Procesos Misionales
Corresponden a este grupo los procesos de las diferentes reas de programas y

Servicios que tienen como impacto final el mejoramiento de la Calidad de vida de los
habitantes del Municipio de Sabaneta. Son en esencia la razn de ser de la
Administracin Municipal.
3.6
Procesos de Apoyo
Estos dan apoyo a los procesos Misionales y Estratgicos. Son aquellos procesos que
nos ayudan con la obtencin de recursos bsicos y fundamentales a la hora de realizar
los procesos que van dirigidos hacia la comunidad.
3.7
Procesos de Evaluacin
Son aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el
anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad
y de la Administracin Municipal, parte integral de los procesos estratgicos, de apoyo
y misionales. Incluyen procesos de mejora continua y control interno.
4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
4. REQUISITOS GENERALES
La Administracin Municipal de Sabaneta ha establecido, documentado e
implementado su Sistema de Gestin de la Calidad de acuerdo a las directrices dadas
por la Norma NTC-ISO 9001:2008 - Requisitos y la Norma NTCGP 1000:2009.
La Administracin Municipal de Sabaneta tiene identificados los procesos del Sistema

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de Gestin de la Calidad necesarios para la prestacin del servicio a travs del Mapa
de Procesos (Ver Anexo #2). En este Mapa de Procesos se tienen identificados 4
categoras; Estratgicos, Misionales, Apoyo y Evaluacin, estos a su vez estn
conformados as:
CATEGORIA
ESTRATEGICOS
MISIONALES
APOYO
EVALUACION
PROCESO
Planificacin Financiera y Administrativa
Direccionamiento Estratgico
Comunicacin Pblica
Gestin de la Cobertura del Servicio Educativo
Gestin de la Calidad del Servicio Educativo
Gestin de la Infraestructura Municipal
Formacin
Apoyo Social
Administracin de Impuestos
Gestin de Trmites
Gestin Jurdica y Contractual
Gestin de Recursos Humanos
Gestin de Recursos Fsicos
Gestin de Tecnologa e Informtica
Mejora Continua
Control Interno
4.1.1 Descripcin de los Procesos y sus Interacciones.

La secuencia e interaccin de estos procesos se encuentra determinada en las
caracterizaciones (Ver Anexo del #3 al #21), definidas para cada uno de los procesos
enmarcadas en el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Ajustar).
Los criterios y mtodos necesarios para la operacin y control de estos procesos se
encuentran definidos en los procedimientos de cada proceso listados en la casilla
Documentos de cada caracterizacin de los procesos para asegurarse de que tanto
la planeacin, operacin y control de estos sean eficaces.
Los recursos humanos requeridos para la operacin y seguimiento de estos procesos
se encuentran identificados en la casilla Recursos Humanos de cada
caracterizacin de los procesos y son provistos por los procesos de Gestin de
Recursos Humanos y Gestin Jurdica y Contractual.
Los recursos fsicos y las condiciones de ambiente de trabajo requeridas para la
operacin y seguimiento de estos procesos se encuentran identificados en las casillas

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Recursos Fsicos y Ambiente de Trabajo de cada caracterizacin de los

procesos y son provistos por los procesos de Gestin de Recursos Fsicos y Gestin
Jurdica y Contractual.
El seguimiento, la medicin y el anlisis de estos procesos se realizan mediante los
Indicadores de Gestin descritos en la casilla Indicadores de cada caracterizacin,
en la ejecucin de las actividades realizadas acorde a lo definido en cada uno de los
procedimientos y a travs de la ejecucin de las auditoras internas.
La implementacin de las acciones necesarias para alcanzar los resultados
planificados y la mejora continua de estos procesos es responsabilidad de los
Responsables y Lderes de cada proceso. Esto se logra a travs de la divulgacin a
todo el personal de los procesos y procedimientos del SGC.
A continuacin se detalla por categora de procesos, los objetivos de cada uno de los
procesos del SGC.
4.1.2 Procesos Estratgicos:

Direccionamiento Estratgico: Este proceso se encarga de definir y planificar las
estrategias de actuacin de la gestin organizacional, en el marco de la filosofa
corporativa, la misin, visin, poltica y objetivos de calidad de la Administracin
Municipal, mediante la identificacin y el diseo de procesos y procedimientos
normalizados, responsabilidades y autoridades que permitan el logro de los objetivos
de estos procesos. Parte de la Identificacin de los requisitos de la comunidad, as
como los legales y reglamentarios, y el establecimiento de Responsabilidades y
autoridades del personal que ha conformado los diferentes equipos de trabajo al igual
que definir por parte del Alcalde Municipal el Representante de la Direccin.
Para determinar los procesos y el Alcance del Sistema de Gestin de la Calidad del
Municipio, despus de establecer estos elementos se deben describir los procesos y
difundir la poltica de calidad as como los objetivos de calidad los cuales requieren de
un Plan de Accin que debe ser comunicado e integrado en un Manual de Calidad,
este documento debe velar por la Integridad del Sistema a travs del proceso de
seguimiento y medicin y de revisiones anuales por la Alta Direccin lo que permite
tomar acciones de mejora permanentemente.
Planificacin Financiera y Administrativa: Permite realizar la Planificacin
Financiera y Administrativa de todos los programas y servicios ofrecidos por la
Administracin Municipal, a partir de la elaboracin de los diferentes planes, tales como
el Plan de Desarrollo, los planes de accin, el Marco Fiscal de Mediano Plazo el Plan

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Financiero, el Plan Operativo Anual de Inversiones, el Plan Anual Mensualizado de

Caja y el Presupuesto de Rentas y Gastos.
Se debe partir de identificar las necesidades de Planificacin requeridas por la
Administracin para luego recolectar la informacin necesaria y con esta elaborar los
diferentes planes requeridos, desarrollar la gestin contable, administrar el presupuesto
y establecer el manejo de tesorera, para luego aplicar un continuo seguimiento que
permita la implementacin de acciones de mejora.
Comunicacin Pblica: Disear estrategias de comunicacin internas y externas
eficaces que permitan a la comunidad el conocimiento de los planes y programas del
Municipio y su ejecucin, que faciliten la concertacin y la participacin de la
comunidad en los programas del Municipio, que contribuyan al posicionamiento de la
Administracin Municipal y que propendan por una cultura organizacional enmarcada
en el buen gobierno.
Inicia con la identificacin de las expectativas de la comunidad y dems partes
interesadas, lo que posibilita la difusin e informacin de los programas y planes, para
ser evaluados y mejorados como parte de su desarrollo.
4.1.3 Procesos Misionales:
Formacin: El proceso de formacin permite brindar informacin a la comunidad que
aporte conocimientos para el desarrollo de habilidades, cambios de conductas,
cumplimiento de los deberes y el mejoramiento de la toma de decisiones para elevar la
calidad de vida.
Para la ejecucin de este proceso inicialmente se debe planear las actividades de
formacin solicitadas por la comunidad y que cumplen con los requisitos mnimos; as
mismo, se prepara la logstica necesaria y posteriormente, se procede a ofrecer la
formacin que debe evaluarse y controlarse para atender las quejas y reclamos que
pueden surgir, al igual que efectuar el seguimiento respectivo con el propsito de
mejorar la eficacia de este proceso.
Asesora y Asistencia: Mediante este proceso se brinda informacin, orientacin e
intervencin a la comunidad con el fin de generar cambios de conducta en el desarrollo
personal y tcnico conducentes a mejorar el bienestar social y la calidad de vida de los
habitantes, el cual incluye guas especficas de realizacin del producto.
Inicia con la identificacin de necesidades de acuerdo a la problemtica detectada en
la comunidad, determinando si se cuenta con la capacidad requerida para brindar la
asistencia o asesora demandada, lo que permite preparar la logstica necesaria y as

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brindar a los usuarios la informacin solicitada y el desarrollo de las actividades de

asesora y asistencia que igualmente deben ser controladas y evaluadas para permitir
atender los reclamos y quejas que se presentan al igual que medir la eficacia de este
proceso, posibilitando la toma de acciones de mejora.
Apoyo Social: Permite mejorar el bienestar social y la calidad de vida de la comunidad
Sabanetea mediante la satisfaccin de necesidades bsicas como la alimentacin,
educacin, salud entre otras.
Su ejecucin parte de la identificacin de necesidades de la comunidad de recibir
beneficios previa verificacin de unos requisitos mnimos que permiten la seleccin de
beneficiarios quienes reciben el apoyo previsto por la Administracin Municipal, el cual
es controlado y evaluado por los responsables con el propsito de medir el impacto
alcanzado y de esta manera permitir mejorar continuamente.
Vigilancia y Control: Se desarrolla con el fin de velar por el cumplimiento de los
requisitos establecidos por entidades gubernamentales y no gubernamentales en lo
referente a espacio y orden pblico, ordenamiento territorial, salud y bienestar social,
trnsito y transporte, agricultura y medio ambiente, entre otros.
Este se lleva a cabo partiendo de la evaluacin del cumplimento de unos requisitos
necesarios por la Administracin Municipal para prestar ste servicio, lo que permite
planear las diversas actividades de vigilancia y control que son exigidas a la comunidad
acorde con los requisitos establecidos por las diversas entidades gubernamentales,
estas actividades son controladas y evaluadas atendiendo las quejas, reclamos y
sugerencias de los usuarios con el fin de permitir la mejora continua del proceso.
Administracin de Impuestos: Consiste en la administracin de los impuestos
Predial, Industria y Comercio, y Complementarios que constituyen ingresos del
municipio, destinados a la satisfaccin de las diferentes necesidades de la comunidad.
El proceso inicia con la recepcin de una solicitud de un usuario de inscribirse como
contribuyente de alguno de los impuestos con los que cuenta el Municipio, esta
solicitud debe clasificarse atendiendo el tipo de impuesto y el cumplimiento de los
requisitos exigidos, lo que permite clasificar el contribuyente segn el asunto y
expedirle una cuenta de cobro la cual al ser cancelada por el cliente ingresa al recaudo
de la tesorera; estas actividades son objeto de seguimiento para controlarlas y
evaluarlas peridicamente para implementar acciones de mejora.
Gestin de Trmites: Este proceso permite realizar la gestin de todos los trmites
que la comunidad requiere efectuar en la Administracin Municipal, tales como

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Expedicin de Certificados, Otorgamiento de Licencias, Registro de Transporte,

Clasificacin Socio-econmica, entre otros, de manera gil y eficiente.
La Administracin Municipal determina la capacidad que tiene para prestar este
servicio y solicita y verifica el cumplimiento de los requisitos mnimos, para entrar a
prestar el servicio o trmite de manera controlada, permitiendo el seguimiento y
medicin para la mejora continua.
Gestin de la Calidad del Servicio Educativo: Propende por el mejoramiento de la
calidad de la educacin que se imparte a la comunidad educativa desde las
instituciones de educacin pblicas y que buscan fortalecer las condiciones de vida de
cada usuario del servicio, para garantizar un mejor bienestar social.
Este inicia desde la identificacin de necesidades de mejoramiento de la calidad de la
educacin formal que se imparte a la comunidad educativa y su familia, permitiendo
elevar el nivel de la misma hasta la toma de acciones de mejoramiento permanente.
Gestin de la Cobertura del Servicio Educativo: Advierte las acciones que
garanticen la cobertura o accesibilidad de los usuarios del servicio educativo a las
Instituciones Educativas, con el fin de mejorar el bienestar social y la calidad de vida de
los habitantes del Municipio. Parte de la necesidad que presenta la comunidad de
ingresar a un centro educativo y finaliza con la aceptacin a este mismo.
Gestin de Infraestructura Municipal: Comprende la administracin y
gerenciamiento de toda la infraestructura que esta bajo la responsabilidad de la
Administracin Municipal y con la que se busca elevar la calidad de vida de los
habitantes del Municipio, parte de las necesidades que presenta la comunidad de
mejorar o desarrollar la infraestructura Municipal para beneficiar a un sector o la
totalidad de la comunidad y finaliza con la infraestructura adecuada a las necesidades
sociales.
Participacin Ciudadana: Este proceso permite la participacin de toda la comunidad
en diversos programas ofrecidos en los sectores por las distintas dependencias de la
Administracin Municipal, esto con el propsito de elevar la calidad de vida de la
poblacin y garantizar una sana convivencia.
Inicia en la solicitud e identificacin de la comunidad de participar de un programa o
servicio, continua con la realizacin de las actividades requeridas en torno a la
ciudadana y finaliza con la evaluacin y mejoramiento de este proceso.

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4.1.4 Procesos de Apoyo:

Gestin Jurdica y Contractual: Mediante su ejecucin se realizan los contratos y los
convenios para el desarrollo Institucional y Social del Municipio de Sabaneta. De igual
forma, presta la asesora jurdica para la toma de las decisiones en toda la
administracin, as como garantizar la representacin jurdica ante las instancias
judiciales que requiere el municipio. Igualmente interviene para garantizar el debido
proceso en los procesos disciplinarios contra los servidores municipales.
Este proceso se ejecuta a partir de la identificacin de necesidades de contratar bienes
o servicios, obra pblica y de personal, previa a la justificacin o estudios previos y la
comprobacin de la disponibilidad presupuestal, as como la solicitud del concepto
jurdico, seguidamente se solicita la aprobacin por parte del seor Alcalde y se
procede a contratar con el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.
Despus de terminado se liquida el contrato y se reevala al contratista con el
propsito de tomar acciones de mejora.
Gestin de Recursos Humanos: Corresponde a este el asegurarse y desarrollar las
competencias del recurso Humano de la Administracin Municipal que realiza
actividades que afectan la calidad de los programas y la prestacin de los servicios.
Inicialmente, se determinan las competencias del personal y se planean las actividades
propias de capacitacin y entrenamiento, as mismo, las de induccin y reinduccin, se
ejecutan estos planes asegurndose de la toma de conciencia por parte del personal
frente al Sistema de Gestin de la Calidad y los Objetivos de Calidad, para luego entrar
a evaluar el desempeo del personal y el seguimiento de este proceso posibilitando las
acciones de mejora.
Gestin de Recursos Fsicos: Es el encargado de determinar y proporcionar los
recursos fsicos necesarios para garantizar la calidad de la gestin municipal y mejorar
continuamente su eficacia, as como, aumentar la satisfaccin de la comunidad
mediante el cumplimiento de sus necesidades y expectativas.
Da inicio con la identificacin de necesidades de recursos o servicios y los
responsables, para luego proveer los recursos o servicios necesarios para
proporcionar y mantener la infraestructura as como el ambiente adecuado de trabajo;
permitiendo realizar el seguimiento necesario para emprender mejoramiento contino.
Gestin de Tecnologa e Informtica: Le corresponde velar por la Tecnologa
informtica de la Administracin Municipal, teniendo en cuenta las necesidades del
entorno y acorde con la planeacin estratgica, de manera que permita generar
estrategias para la formulacin y ejecucin de planes de tecnologa informtica, permitir

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el correcto funcionamiento de la plataforma tecnolgica, optimizar el funcionamiento de

los bienes tecnolgicos y proteger la informacin que se genera en el municipio a todos
los niveles; permitiendo la aplicacin de acciones de mejora.
4.1.5 Procesos de Evaluacin:

Mejora Continua: Recopila y analiza los datos con el fin de demostrar la idoneidad y
eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad, e identificar las oportunidades de mejora
del sistema.
Su ciclo inicia con la necesidad de una reunin de mejoramiento, la cual debe
planearse y soportarse con los informes requeridos, los cuales se revisan y analizan,
teniendo presente la satisfaccin del cliente, la evaluacin de los productos no
conformes, los indicadores de los procesos, los resultados de las auditorias, el
comportamiento de los proveedores y contratistas, el cumplimiento de la poltica de
calidad y los objetivos de la calidad, al igual que la identificacin de oportunidades de
mejora y la determinacin de compromisos por los responsables de los procesos.
Esta serie de actividades cuenta con mecanismos de seguimiento y medicin que
posibilita la toma de acciones de mejoramiento continuo.
Control Interno: Evaluacin independiente y objetiva que se realiza a toda la gestin
Administrativa y que procura un mejoramiento permanente de las acciones que realiza
la Administracin Municipal en torno a sus planes y programas, ofrece como respaldo
recomendaciones en el actuar diario de cada uno de los servidores, as como a la
gestin administrativa de la alta direccin, recibe informacin de todos los dems
procesos que ejecuta la entidad.
Inicialmente, se determina el plan de trabajo de la Oficina de Control Interno para cada
ao, en donde se tiene en cuenta las Auditorias Internas, la rendicin de cuentas, el
seguimiento y evaluacin de los riesgos y la revisin y seguimiento a los Planes de
mejoramiento para verificar que se cumple con el objetivo del proceso.
Igualmente, se debe cuenta con los respectivos mecanismos para asegurar el
seguimiento y la medicin para la toma de acciones de mejora continua.

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4.2
GESTIN DOCUMENTAL.
4.2.1 GENERALIDADES
La documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad de la Administracin Municipal

de Sabaneta est constituida por los siguientes documentos.
a.
Declaracin de Poltica de Calidad y Objetivos de Calidad

Poltica de Calidad:
La Administracin Municipal de Sabaneta tiene como poltica de calidad, garantizar la

prestacin de los servicios a los diferentes sectores de la comunidad de manera gil y
eficiente, acorde con las necesidades de sus usuarios, las exigencias del medio y el
cumplimiento de la Constitucin y las Leyes, mediante el establecimiento de una
gerencia participativa, el adecuado uso de los recursos y el compromiso con el
mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestin, para brindar condiciones
favorables de desarrollo al Municipio.
Objetivos de Calidad:
Con el fin de lograr el cumplimiento de la Poltica de la Calidad el Municipio de
Sabaneta ha determinado cuatro objetivos para asegurar su cumplimiento:
Satisfacer las necesidades y expectativas de la comunidad segn la Constitucin
Poltica y las leyes.
Gestionar y administrar la consecucin de recursos fsicos y financieros
adecuados para la prestacin de los servicios.
Disponer de personal competente para la realizacin de sus actividades.
Generar una cultura de trabajo en equipo y de mejoramiento continuo en la

administracin municipal de Sabaneta.
La Poltica y los Objetivos de Calidad fueron aprobados por Decreto 032 de enero 30
de 2003 mediante comunicacin dirigida a cada uno de los integrantes del Comit de
Calidad, a comienzos del ao 2003.

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b.
Manual de Calidad.
c.
Los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC-GP
1000:2009 y la norma NTC-ISO 9001:2008:
P-AM-001
P-AM-002
P-AM-003
P-AM-004
P-AM-018
P-AM-016
P-AM-006
P-AM-005
P-AM-023
Procedimiento Elaboracin de Documentos

Procedimiento Control de Registros
Procedimiento Control de Documentos Internos
Procedimiento Control de Documentos Externos
Procedimiento Auditorias Internas
Procedimiento Control del Producto No Conforme
Procedimiento Acciones Preventivas
Procedimiento Acciones Correctivas
Procedimiento Acciones de Mejora
Los procedimientos documentados requeridos para la prestacin del servicio y que le

permiten asegurar la eficaz planificacin, operacin y control de los procesos, se
encuentran establecidos en cada una de las caracterizaciones de los procesos, en el FAM-006 Listado Maestro de Documentos Internos y en el F-AM-007 Listado
Maestro de Documentos Externos. El consolidado de documentos de origen interno
se encuentra determinado en el Inventario de Documentacin del SGC de la
Administracin Municipal de Sabaneta (Ver Anexo #22).
El conjunto de los procedimientos documentados requeridos por la norma NTC-GP
1000:2009 y la norma NTC-ISO 9001:2008 y los procedimientos propios de los
procesos del SGC de la entidad conforman el Manual de Procesos y Procedimientos
adoptados junto con este Manual de Calidad por Decreto 032 de enero 30 de 2003.
d.
Los registros requeridos por la norma NTC-GP 1000:2009 y la norma NTCISO 9001:2008 se encuentran definidos en el tem de Registros de cada uno de
los procedimientos establecidos en el Sistema de Gestin de la Calidad.
El conjunto de los registros requeridos por la norma NTC-GP 1000:2009 y la norma
NTC-ISO 9001:2008 y los registros propios de los procesos del SGC de la entidad
aparecen descritos en los procedimientos de cada uno de los procesos del SGC, en el
tem de registros, y son controlados a travs de la publicacin de los documentos
vigentes en la Intranet Institucional Sabanet.

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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCIN
La alta direccin de la Administracin Municipal de Sabaneta consciente de la
necesidad de la mejora continua de los procesos y de la calidad de los servicios
ofrecidos decidi desarrollar e implementar un Sistema de Gestin de la Calidad bajo
los requerimientos de la norma NTC-GP 1000:2009 y la norma NTC-ISO 9001:2008.
Es la intencin y el compromiso de la Alta Direccin de la Administracin Municipal de
Sabaneta demostrar la capacidad de la entidad para proporcionar un servicio de
calidad, que contribuya a la satisfaccin de los clientes a travs de la aplicacin eficaz
de los procesos y la conformidad con los requisitos de los mismos. Sobre estas bases,
la alta direccin documenta su Sistema de Gestin de la Calidad de acuerdo con lo
descrito en el presente manual.
El compromiso de la Alta Direccin de la Administracin Municipal de Sabaneta se
evidencia en:
La documentacin, divulgacin y cumplimiento de la poltica y los objetivos de

calidad.
El cumplimiento de la normatividad aplicable al Municipio de Sabaneta.
La revisin peridica del Sistema de Gestin de la Calidad.
El establecimiento de una cultura de mejoramiento contino.
La disponibilidad de los recursos necesarios para la documentacin,
implementacin, mantenimiento y mejoramiento del SGC.
5.2. ENFOQUE AL CLIENTE

La Administracin Municipal de Sabaneta, por ser una Entidad de carcter pblico debe
asegurarse del cumplimiento de los requisitos legales que le aplican y con base en
ellos trazar las directrices para la satisfaccin de sus usuarios. Estos requisitos estn
identificados en el F-AM-007 Listado Maestro de Documentos Externos para cada
Secretaria y/o dependencia de la Administracin Municipal.
La Administracin Municipal de Sabaneta document e implement el P-AM-022
Procedimiento de Medicin de la Satisfaccin de la Comunidad que da la
metodologa para el seguimiento de la informacin relativa a la percepcin de los
usuarios con respecto a los servicios que presta la Administracin Municipal de
Sabaneta y el P-AM-020 Procedimiento de Retroalimentacin con el Cliente en
donde se encuentran definidas las disposiciones relativas a la retroalimentacin del

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cliente, incluidas las quejas, reclamos, sugerencias, peticiones o solicitudes de

informacin.
5.3 POLITICA DE CALIDAD
La Alta Direccin ha establecido la Poltica de Calidad, la cual es adecuada a la misin
de la entidad, es coherente con el Plan de Desarrollo, Planes Sectoriales, Sistema de
Control Interno y los Planes de Accin, incluye un compromiso de cumplir con los
requisitos de los clientes y de mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestin
de la Calidad, de igual manera la Poltica de Calidad establece un marco de referencia
para el establecimiento de los Objetivos de Calidad.
La Poltica de Calidad ha sido divulgada a travs de diferentes medios, tales como:
Cartillas
Multimedia
Boletines
Carteleras.
Sensibilizaciones a travs de talleres, reuniones de equipos de trabajo de las
dependencias de la Administracin Municipal.
Otras estrategias de divulgacin (piezas de escritorio, papel tapiz, talleres, entre
otros).
La evaluacin del entendimiento de la Poltica de Calidad se realiza a travs de la

encuesta Encuesta interna del SGC, la cual se lleva a cabo anualmente para
conocer la percepcin de los servidores pblicos frente a este sistema.
Anualmente a travs de la revisin por la Alta Direccin al Sistema de Gestin de la
Calidad se revisa la Poltica de Calidad para asegurarse de que es adecuada al
propsito de la Administracin Municipal de Sabaneta.
(Ver numeral 4.2.1 a) del presente manual, en donde se encuentra definida la poltica
de calidad)
5.4 PLANIFICACIN
5.4.1 OBJETIVOS DE CALIDAD
La Alta Direccin ha establecido los objetivos de calidad los cuales son coherentes con
la Poltica de Calidad, (Ver numeral 4.2.1 a) del presente manual, en donde se
encuentran definidos los objetivos de calidad.

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5.4.2 PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

La revisin del Sistema de Gestin de la Calidad por parte de la Direccin, tal como lo
explica el numeral 5.6 del presente manual, las reuniones del comit de calidad y las
auditoras internas sern insumo fundamental de los ciclos de la planeacin del
sistema, que anualmente debe realizar la Administracin Municipal de Sabaneta.
5.4.2.1 Planificacin de los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad

La caracterizacin de los procesos (Ver Anexo del #3 al #21) es el mecanismo a
travs del cual la Administracin Municipal de Sabaneta planifica la manera como se
llevan a cabo dichos procesos. Esto incluye la identificacin del Proceso, Requisitos de
la Norma NTC-GP 1000:2009 y la norma NTC-ISO 9001:2008 aplicables, Requisitos
Legales aplicables, objetivo del Proceso, Responsable(s) del proceso, entradas, quien
suministra, secuencia de actividades, salidas, quien recibe, documentos, recursos y
parmetros de medicin.
5.4.2.2 Planificacin para el logro de los objetivos de calidad
Para garantizar la planificacin y el mantenimiento del Sistema de Gestin de la
Calidad, se ha establecido el F-AM-046 Plan de Accin para los Objetivos de
Calidad el cual contiene la siguiente informacin: Objetivo, Accin, estrategias,
responsables, indicador, meta y resultado
5.4.2.3 Planificacin cuando ocurren cambios en el Sistema de Gestin de la
Calidad
La Alta Direccin se asegurar que se mantiene la integridad del Sistema de Gestin
de la Calidad, cuando ocurren cambios en este, monitoreando dichos cambios a travs
de las revisiones al Sistema de Gestin de la Calidad.
Cuando se presentan cambios que pueden afectar la integridad del Sistema de Gestin
de la Calidad, el Comit de Calidad define un plan de accin para reducir o eliminar la
alteracin que tales cambios causen al sistema.
Son cambios de este tipo, entre otros, los siguientes:
Cambios en la legislacin.
Cambios en las Normas NTC-GP 1000:2009 y NTC- ISO 9001:2008.
Cambios en la Estructura Orgnica.
Cambio de la Administracin Municipal.

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5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN

5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Las responsabilidades y autoridades requeridas para el Sistema de Gestin de la
Calidad se encuentran definidas en F-AM-045 Responsabilidades y Autoridades y
en los diferentes procedimientos de los procesos identificados en la caracterizacin de
cada proceso.
5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN.
El Alcalde del Municipio de Sabaneta, design a la Secretara General como
responsable de la implementacin del Sistema de Gestin de la calidad en la
Administracin Municipal de Sabaneta, de acuerdo a la Resolucin N 264 de 2012,
cuyas responsabilidades y autoridades son las siguientes:
Asegurar de que se establecen, implementan y mantienen los procesos

necesarios para la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad.
Informar a la Alta Direccin (Comit de Calidad) sobre el desempeo del

Sistema de Gestin de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora, y
Asegurar de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente

en todos los niveles y procesos de la Administracin Municipal de Sabaneta.
5.5.3 COMUNICACIN INTERNA.
La Administracin Municipal de Sabaneta ha establecido el F-SG-007 Matriz de
Comunicaciones para garantizar que la comunicacin interna se efecta considerando
la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad.
5.6. REVISION POR LA DIRECCIN.
5.6.1. GENERALIDADES
La Administracin Municipal de Sabaneta ha documentado e implementado el P-AM021 Procedimiento para la Revisin por la Direccin que define la forma como la
Alta Direccin debe revisar el Sistema de Gestin de la Calidad para asegurar su
conveniencia, adecuacin y eficacia contina para satisfacer los requisitos de la NTCGP 1000:2009 y la norma NTC-ISO 9001:2008, la Poltica y los Objetivos establecidos.
En dicho procedimiento, se detalla la informacin para la revisin y los resultados que
de all propenden. La revisin debe dar como resultado el Plan de Mejoramiento del

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Sistema de Gestin de la Calidad, en donde se establezcan las actividades de mejora

del mismo, los responsables, el plazo y los recursos.
6. GESTIN DE LOS RECURSOS
6.1 PROVISIN DE RECURSOS
La Administracin Municipal de Sabaneta proporciona los recursos necesarios para el
mantenimiento y mejora continua de la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad;
de igual manera para incrementar el nivel de satisfaccin del cliente.
Dentro del Sistema de Gestin de Calidad, se han identificado como procesos de
apoyo: Gestin Jurdica y Contractual, Gestin de Tecnologa e Informtica, Gestin de
Recursos Humanos y Gestin de Recursos Fsicos, los cuales aseguran la oportuna y
suficiente provisin de los recursos. (Ver Anexos del #16 hasta el #19).
6.2 RECURSOS HUMANOS

La Administracin Municipal de Sabaneta cuenta con un Manual Especfico de
Funciones y de Competencias Labores que determina la competencia en cuanto a:
(educacin, formacin, habilidades y experiencia) del personal vinculado.
6.2.2 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIN.
La Administracin Municipal de Sabaneta proporciona formacin y otras acciones para
satisfacer las necesidades enfocadas a mejorar la competencia del personal que incide
en la prestacin de los servicios, para este efecto se ha establecido el proceso de
Gestin de Recursos Humanos. Como evidencia del cumplimiento de la competencia
se mantienen registros apropiados en las hojas de vida en relacin con la educacin,
formacin, habilidades y experiencia de todos los Funcionarios Pblicos y/o
particulares que ejercen funciones pblicas.
6.3 INFRAESTRUCTURA
La Administracin Municipal de Sabaneta determina, proporciona y mantiene la
infraestructura adecuada para la prestacin de sus servicios; para cubrir este propsito
se ha documentado y establecido el proceso de Gestin de Recursos Fsicos y Gestin
de Tecnologa e Informtica.
La infraestructura con la que cuenta la Administracin Municipal de Sabaneta incluye;
instalaciones locativas (Edificios), equipos de redes de voz y datos, Sistemas de

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informacin especficos, software y hardware, herramientas tecnolgicas y servicios de

apoyo tales como: aseo y cafetera, vigilancia y transporte.
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
Para garantizar un ambiente de trabajo adecuado la Administracin Municipal de
Sabaneta ha determinado e implementado el proceso de Gestin de Recursos Fsicos
y Gestin de Tecnologa e Informtica; en este proceso se establecen las directrices en
aras de garantizar un ambiente de trabajo adecuado.
7. REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO

7.1 PLANIFICACIN DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO
La Administracin Municipal de Sabaneta cuenta con diferentes instrumentos de
planeacin de largo, mediano y corto plazo. El Plan de Desarrollo recoge las
principales necesidades de la comunidad del Municipio y el conjunto de soluciones
pensadas para favorecer el desarrollo. Para el cumplimiento de dicho plan se elaboran
planes de accin anualizados con sus respectivos programas y proyectos, los cuales
se formulan en cada Secretara para cumplir con las necesidades y expectativas de la
comunidad Sabanetea y del funcionamiento del Municipio. Desde el punto de vista
estratgico se identific el proceso de Planificacin Financiera y Administrativa, el cual
recoge estos instrumentos de planeacin.
La planificacin de los procesos necesarios para la prestacin del servicio (misionales)
se describe en los procedimientos pertinentes a dichos procesos, los cuales son:
Formacin
Apoyo Social
Administracin de Impuestos
Gestin de Trmites
Gestin de la Cobertura del Servicio Educativo
Gestin de la Calidad del Servicio Educativo
Gestin de la Infraestructura Municipal

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7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el servicio y/o producto
En general los requisitos de los servicios que presta la Administracin Municipal de
Sabaneta estn determinados por la Constitucin Poltica de Colombia, las Leyes,
Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, entre otros, que rigen las competencias de los
municipios, para esto cada proceso del Sistema de Gestin de la Calidad tiene
identificado los requisitos legales que le aplica en el F-AM-007 Listado Maestro de
Documentos Externos y en los documentos que hacen parte de los mismos procesos
(numeral 5, documentos de referencia de cada procedimiento de todos los procesos y
fichas tcnicas de trmites para el proceso Gestin de Tramites).
Para identificar los requerimientos de los clientes, la Administracin Municipal de
Sabaneta obtiene informacin por diferentes vas: a travs del contacto directo con los
clientes (pgina web, buzones de sugerencias, quejas y reclamos, lnea de atencin al
usuario, reuniones del Alcalde con la comunidad) en los diferentes escenarios de
participacin ciudadana (ver P-AM-026 Procedimiento Participacin Ciudadana) y
mediante contratos y convenios con la comunidad a travs de programas y proyectos
(ver P-AM-025 Procedimiento para Organizacin de Eventos Comunitarios).
Otros requisitos son determinados a nivel interno de la Administracin Municipal de
Sabaneta a travs de la atencin del alcalde a los secretarios de despacho, las
reuniones con el personal, los consejos de gobierno y la emisin de circulares con
directrices internas, de acuerdo con la misin y visin y enmarcados dentro de los
lineamientos del Plan de Desarrollo vigente.
7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el servicio y/o producto
Los requisitos para la prestacin del servicio, se revisan de acuerdo a los requisitos
legales vigentes en el momento de una contratacin con el Municipio y otros entes
descentralizados (ver proceso Gestin Jurdica y Contractual).
7.2.3 COMUNICACIN CON EL CLIENTE.
El proceso de Comunicacin a la comunidad de la Administracin Municipal de
Sabaneta, el P-SG-002 Procedimiento para la Divulgacin y Convocatoria,
establece las disposiciones para mantener una comunicacin eficaz con los clientes, en
cuanto al suministro de informacin sobre los aspectos relativos a la ejecucin del plan
de desarrollo y de prestacin de los servicios, entre las actividades de comunicacin
que ms se destacan estn:

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Avisos de prensa
Boletines de prensa
Comunicados
Publicaciones (libros, cartillas, infogrficos, peridico , afiches, CDs, entre otros)
Rendicin de cuentas
Las disposiciones establecidas frente a la retroalimentacin del cliente (quejas,

reclamos, sugerencias, peticiones o solicitudes de informacin) se encuentran definidas
en el P-AM-020 Procedimiento Retroalimentacin con el Cliente.
Se promueve la participacin ciudadana a travs de diferentes escenarios de
participacin contemplados no slo por la ley, si no por las directrices dadas por el
Alcalde del Municipio (ver P-AM-026 Procedimiento Participacin Ciudadana, P-AM025 Procedimiento para Organizacin de Eventos Comunitarios y P-SG-002
Procedimiento para la Divulgacin y Convocatoria)
7.3 DISEO Y DESARROLLO
La Administracin Municipal de Sabaneta, aplica este requisito en su Sistema de
Gestin de Calidad, en el diseo y desarrollo de programas y proyectos a travs de los
cuales se ejecutan las acciones determinadas en el Plan de Desarrollo. (Ver P-AM-008
Procedimiento de Diseo y Desarrollo de Programas y Proyectos).
Se concibe el diseo de programas y proyectos de acuerdo a la identificacin de
necesidades de cada sector de la comunidad, lo que permite la elaboracin de
proyectos innovadores y creativos que nos diferencian de los servicios que prestan
otras entidades territoriales, que deben disearse con unos requisitos propios, para
llegar a estos sectores y elevar la calidad de vida de la poblacin a la que se dirige.
Aquellos proyectos o programas en los que se aplica este requisito aparecen
identificados en la Subdireccin de Planeacin del Desarrollo, en donde se inscriben y
se realiza el seguimiento y control de estos proyectos especficos.
Las evidencias de aplicacin del requisito reposan en la Subdireccin de Planeacin
del Desarrollo y en las dependencias que operan el proyecto, de acuerdo a la
aplicacin que realiza cada una de estas dependencias. (Ver anexo #23).

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7.4 COMPRAS
7.4.1 PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
La Administracin Municipal de Sabaneta se basa en las disposiciones legales que
aplican las entidades pblicas para la adquisicin de bienes y servicios (ver F-AM-007
Listado maestro de documentos externos) para el proceso de Gestin Jurdica y
Contractual.
La seleccin de proveedores a ser contratados por la Administracin Municipal de
Sabaneta cuyo desempeo puede afectar la calidad de los servicios prestados se rigen
bajo los lineamientos establecidos en el Proceso de Gestin Jurdica y Contractual en
concordancia con la legislacin vigente. (Ver caracterizacin #16 del Proceso
Gestin Jurdica y Contractual). La evaluacin y reevaluacin de los proveedores se
realiza mediante la aplicacin del P-AM-007 Procedimiento para la Contratacin de
Servicios y P-AM-011 Procedimiento de Supervisin y Vigilancia.
7.4.2 INFORMACIN PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
Toda la informacin requerida para la adquisicin de bienes y servicios (pliegos de
condiciones, trminos de referencia, entre otros) se encuentra documentado en el PAM-007 Procedimiento de Contratacin de Servicios.
7.4.3 VERFICACIN DEL BIEN O SERVICIO COMPRADO
La Administracin Municipal de Sabaneta se asegura que el producto y/o servicio
adquirido cumple con los requisitos especificados a travs de la implementacin del PAM-007 Procedimiento para la Contratacin de Servicios
7.5 PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO
7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO
Para el control de la prestacin de los servicios que le competen a un Ente Territorial
del orden Municipal, la Administracin Municipal ha establecido mecanismos bsicos
de control:
El Plan de Desarrollo
Plan de Accin, Plan Operativo Anual de Inversiones, Programas y Proyectos.

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Los procedimientos documentados del Sistema de Gestin de la Calidad

relativos a los procesos misionales. Estos documentos definen las condiciones
controladas bajo las cuales se debe llevar a cabo la prestacin del servicio.
Los diferentes registros definidos en los procedimientos de los procesos
misionales.
7.5.2 VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIN Y DE LA

PRESTACIN DEL SERVICIO.
La Administracin municipal de Sabaneta realiza la validacin de los procesos de
prestacin del servicio a travs de los controles establecidos en los procedimientos
asociados a cada uno de los procesos, garantizando el cumplimiento de las
competencias establecidas para los funcionarios que prestan el servicio y realizando
revisiones y seguimientos peridicos en cada una de las dependencias en los comits
de calidad.
7.5.3 IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD

Todos los registros pertenecientes al Sistema de Gestin de la Calidad se identifican,
almacenan, protegen y recuperan acorde a lo establecido en el tem de Registros de
cada procedimiento.
Para el caso de los procesos misionales, el producto asociado a los programas y
proyectos se identifica de acuerdo a lo establecido por el proceso de Planificacin
Financiera y Administrativa.
La documentacin entregada por los usuarios para adelantar las solicitudes
presentadas a la Administracin Municipal, se anexa a los respectivos proyectos y
trmites, y se encuentra acogida en las disposiciones de preservacin y conservacin
definidas en el P-SA-004 Procedimiento para la Administracin Documental y en el
Proceso de Direccionamiento Estratgico.
7.5.5 PRESERVACIN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO
La Administracin Municipal de Sabaneta no tiene productos que puedan presentarse
separadamente de las actividades de produccin de los servicios que hacen parte de
su misin, con excepcin de la informacin que bajo la forma de documentos se
entrega a los clientes. Las disposiciones para la adecuada identificacin, manipulacin,
embalaje, almacenamiento y proteccin de tales documentos se encuentran descritas

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en los procedimientos que hacen parte de los procesos de Gestin de Recursos

Fsicos y de Direccionamiento Estratgico.
7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN
En la Administracin Municipal de Sabaneta durante la prestacin de los servicios y en
la ejecucin de algunos de sus procesos se utilizan equipos de seguimiento y medicin;
el control de mantenimiento preventivo, calibracin y/o verificacin que requieren se
realiza en cada dependencia. En las hojas de vida de cada equipo se tienen
establecidos los intervalos de tiempo entre mantenimientos, calibraciones y
verificaciones, se tienen identificados adems los pasos a seguir para enviar los
equipos de seguimiento y medicin a su respetiva calibracin o prueba de verificacin y
las acciones que deben implementarse cuando se identifique que un equipo est
operando de forma inadecuada. Todas las disposiciones para el control de los Equipos
de Seguimiento y Medicin estn estipuladas en el P-SA-014 Mantenimiento,
Calibracin y/o Verificacin de Equipos de Seguimiento y Medicin.
8. MEDICIN, ANALISIS Y MEJORA
8.1GENERALIDADES
La Administracin Municipal de Sabaneta, tiene documentados, establecidos e
implementados los procesos de Mejora Continua y Control Interno para:
Demostrar la conformidad del Servicio (Ver numeral 8.2.4.del presente manual)

Asegurarse de la conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad ( Ver numeral
8.2.2.del presente manual )
Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin
de la Calidad (Ver numeral 8.5.del presente manual).
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN

8.2.1. SATISFACCIN DEL CLIENTE
Como parte de la medicin del desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad de la
Administracin Municipal de Sabaneta, se realiza el seguimiento a la percepcin del
cliente a travs de aspectos la percepcin de la comunidad Sabanetea en relacin
con la gestin de la entidad, por otro lado se tiene establecido el P-AM-022
Procedimiento de Medicin de la Satisfaccin de la comunidad, en relacin con la
percepcin de la comunidad. Tambin se gestionan las quejas y reclamos de los
clientes respecto a la prestacin del servicio mediante P-AM-020 Procedimiento
Retroalimentacin con el Cliente.

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En funcin de los resultados obtenidos se pueden generar acciones correctivas,

acciones preventivas y de mejora.
8.2.2 AUDITORA INTERNA
El Sistema de Gestin de la Calidad de la Administracin Municipal de Sabaneta, es
objeto de auditoras internas de calidad planificadas por el Proceso de Mejoramiento
Continuo, para verificar el cumplimiento de lo establecido en el Sistema de Gestin de
la Calidad, la eficacia del mismo.
Existen dos
Sabaneta:
tipos de auditoras internas dentro de la Administracin Municipal de
Auditoras Internas de Calidad: Se realiza al menos una auditoria anual a

todo el Sistema de Gestin de la Calidad. Estas auditoras se realizan por
auditores internos y se programan en diferentes perodos, segn el estado de
importancia de los procesos as como el resultado de auditorias previas, acorde
al P-AM-018 Procedimiento de Auditoras Internas.
Auditoras Internas de Control Interno: Se realizan teniendo en cuenta las

directrices definidas en el proceso de Control Interno y las directrices
establecidas en el MECI (Modelo Estndar de Control Interno), acorde al P-CI001 Procedimiento de Auditorias de Control Interno.
La informacin resultante es uno de los elementos de entrada para las revisiones por la
Direccin al Sistema de Gestin de la Calidad de la Administracin Municipal de
Sabaneta.
8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS
Cada una de las caracterizaciones de los procesos (Ver anexo del #3 al #21) del
Sistema de Gestin de la Calidad de la Administracin Municipal de Sabaneta tiene un
tem denominado Indicadores en donde se relacionan los indicadores de cada
proceso, los cuales son detallados en las fichas tcnicas de indicadores. A travs de
estos indicadores se le hace seguimiento a cada proceso y son analizados
peridicamente por el comit de calidad de cada Secretara.
El Seguimiento a los objetivos de calidad se realiza teniendo en cuenta el F-AM-046
Plan de Accin para los Objetivos de Calidad que contiene la siguiente informacin:
Objetivo, Accin, estrategias, responsables, indicador, meta y resultado.

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8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL SERVICIO

En los proyectos y en los contratos y convenios estn definidas las especificaciones del
servicio acordadas con el cliente. El seguimiento y medicin se realiza de acuerdo a las
especificaciones establecidas en cada uno de los procesos misionales.
8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
La Administracin Municipal de Sabaneta document e implement el P-AM-016
Procedimiento para el Control de Productos o Servicios No Conformes, en el cual
se definen los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el
tratamiento del producto No Conforme.
8.4 ANLISIS DE DATOS
Con el objetivo de analizar los datos para demostrar la idoneidad y la eficacia,
eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad y evaluar donde puede
realizarse la mejora continua, la Administracin Municipal de Sabaneta ha
documentado e implementado el P-AM-017 Procedimiento para la Mejora Continua.
Los comits de calidad de cada secretara en compaa de los responsables de los
procesos y los lderes de los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad analizan y
determinan las acciones necesarias para eliminar y/o prevenir no conformidades en el
Sistema de Gestin de la Calidad.
8.5 MEJORA
8.5.1 MEJORA CONTINUA
La Administracin Municipal de Sabaneta con el propsito de mejorar continuamente la
eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad ha documentado
e implementado el Proceso de Mejora Continua. El cual tiene documentado entre otros
procedimientos: P-AM-017 Procedimiento para la Mejora Continua, P-AM-005
Procedimiento para Acciones Correctivas, P-AM-006 Procedimiento para
Acciones Preventivas, P-AM-023 Procedimiento para Acciones de Mejora.
8.5.2 ACCIN CORRECTIVA
En cualquiera de los procesos que conforman el Sistema de Gestin de la Calidad de
la Administracin Municipal de Sabaneta se puede identificar la necesidad de generar
accin correctiva debido a:

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No cumplimiento de los requisitos definidos en los procedimientos de la

Administracin Municipal de Sabaneta.
Incumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.
Quejas y reclamos realizados por el cliente entre otros.
Los comits de calidad en conjunto con los Responsables y Lderes de los procesos en
los cuales se identificaron las no conformidades verifican la eficacia de las acciones
correctivas tomadas. Para ello la Administracin Municipal de Sabaneta ha establecido
el P-AM-005 Procedimiento para las Acciones Correctivas, en ste se establecen
los lineamientos a seguir para la identificacin de la no conformidad, el anlisis de
causas, las acciones a tomar, el seguimiento y verificacin de eficacia de las mismas.
8.5.3 ACCIN PREVENTIVAS
Las acciones preventivas son generadas cuando existe la posibilidad de la generacin
de una no conformidad. En el Sistema de Gestin de la Calidad de la Administracin
Municipal de Sabaneta, se tiene establecido el P-AM-006 Procedimiento para
Acciones Preventivas, en ste se establecen los lineamientos a seguir para la
identificacin de la no conformidad potencial, el anlisis de causas, las acciones a
tomar, el seguimiento y verificacin de eficacia de las mismas.
De igual manera se realiza una identificacin de los posibles riesgos que pueden incidir
en el normal desempeo de los procesos.
Para la identificacin de los riesgos se realiza de acuerdo a las directrices establecidas
por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, estos riesgos se encuentran
identificados en el Mapa de Riesgos del Municipio y las polticas de administracin del
riesgo segn decreto 111 de julio 31 de 2006.

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CAPITULO II. MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

1. GENERALIDADES
El Modelo Estndar de Control Interno para el estado Colombiano MECI 1000:2005
proporciona la estructura bsica para evaluar la estrategia, la gestin y los propios
mecanismos de evaluacin del proceso administrativo, y aunque promueve una
estructura uniforme, se adapta a las necesidades especficas de cada entidad, a sus
objetivos, estructura, tamao, procesos y servicios que suministran.
Este modelo ha sido implementado en la Administracin Municipal de Sabaneta de una
manera prctica y sencilla gracias al equipo operativo MECI, quienes con el ingenio y
creatividad y con la ayuda de los artistas de la casa de la cultura, disearon una
mascota que ha permitido el empoderamiento, de este modelo en la administracin
municipal.
2. ADOPCIN E IMPLEMENTACIN DEL MODELO
La adopcin e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI
1000:2005, en el municipio de Sabaneta se ha realizado teniendo en cuenta los
siguientes puntos:
2.1 ADOPCIN DEL MODELO
Se adopt el modelo Estndar de Control Interno mediante el decreto No 171 del 31 de

octubre de 2005 Por el cual se Adopta el Modelo Estndar de Control Interno MECI
1000:2005 en el Municipio de Sabaneta, lo anterior teniendo como modelo el enviado
por el DAFP.
Se nombr un representante de la alta direccin para la implementacin, el seor
alcalde determino a travs de Resolucin Administrativa que sera importante que el
representante de la alta direccin estuviera en cabeza de la Asesora del Bloque social
e incluyente, quien garantizara la operacionalizacin de las acciones necesarias al
desarrollo de implementacin y mejoramiento contino del Modelo Estndar de Control
Interno como herramienta para aplicar el Sistema de Control Interno Estatal. A esta
servidora se le brindo toda la informacin y divulgacin precisa del Modelo Estndar de
Control Interno y del grado de importancia de su designacin, quien adems estableci
una agenda de trabajo paralela para conocer la proyeccin del Sistema de Control
Interno a travs del Modelo desarrollado.

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El acompaamiento y constante asesoramiento de la oficina de control interno ha sido

vital para que no se desfallezca por parte del representante designado, debido a que
en primera instancia lo ve como una labor que le asignan pero que no tiene nada que
ver con su funcin como secretario de planeacin, pero a medida que conoce y
profundiza por cada componente y elemento, descubre que es bastante el poder que
asume dentro de la administracin municipal para la toma de decisiones.
2.2 IMPLEMENTACIN DEL MODELO
Se inicia la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005,
realizando las siguientes actividades con el acompaamiento en cada una de las
dependencias de la Administracin Municipal de los lderes MECI, as:
Se realiza el autodiagnstico con la participacin de un alto nmero de

servidores pblicos de la entidad, quienes fueron acompaados y asesorados
por los funcionarios de la oficina de Control interno Municipal, siendo este el
punto de partida en la implementacin de dicho modelo en el municipio, debido a
que permiti conocer la situacin real del Municipio en materia de control y de
conocimiento de este sistema, lo que se evidenci con las fortalezas y
debilidades que surgieron por parte de los servidores evaluados.
Adicionalmente, se pudo establecer falencias administrativas trasversales a toda
la administracin lo que abri las puertas al trabajo por procesos y no por
dependencias.
Los miembros del Comit Operativo MECI de la Administracin Municipal de

Sabaneta han sido los responsables de la implementacin de los diferentes
procesos de la administracin municipal, contando con todo el apoyo de sus
equipos de trabajo, de la alta direccin y con la asesora y acompaamiento de
la oficina de control interno; de esta manera se llevan a cabo acciones de mejora
permanente a los procesos sin necesidad de esperar las auditorias internas.
Este proceso se ha desarrollado a cabalidad gracias a la cultura de
mejoramiento continuo que ha permitido reuniones de los equipos primarios con
una frecuencia mensual, de donde se desprende situaciones de desarrollo
permanente.
La Oficina de Control Interno del municipio de Sabaneta ha acompaado desde

el inicio el proceso y ha realizado seguimiento permanente a cada uno de los
pasos que se planificaron para la implementacin de dicho modelo.
Todas las fases han sido aprobadas por el Comit Coordinador de Control
Interno como organismo de direccin, adems se ha contado con el apoyo del

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Alcalde Municipal como mxima autoridad de la Entidad, quien reconoce que es

su responsabilidad la aplicacin de este Modelo; igualmente ha sido el
representante legal quien ha aprobado el proyecto de fortalecimiento y
mejoramiento de la prestacin de los servicios por parte de los servidores
pblicos, elaborado segn la metodologa general ajustada y que permite
acceder a los recursos financieros para desarrollar las diferentes fases de la
implementacin de este modelo. La aprobacin de los avances han sido
medidos con diversos indicadores tales como:
Grado de disminucin de los procesos disciplinarios internos.
Numero de mecanismos de difusin del Modelo estndar de Control interno.
Participacin de los servidores en los programas de capacitacin.
Estmulos aplicados a los servidores pblicos.
Tratamiento oportuno a las Quejas recibidas.
Eficacia de los mecanismos de comunicacin.
Incremento en las acciones preventivas.
Reporte oportuno de las cuentas e informes a rganos de control.
Elaboracin de proyectos conforme la metodologa general ajustada.
Igualmente el comit coordinador aporto ideas y estrategias para las diversas
fases de la implementacin de este modelo, las cuales fueron acogidas por el
equipo MECI.
En el anexo #24). la matriz de productos meci del Municipio de Sabaneta con

las estrategias y evidencias que el municipio de Sabaneta da cumplimiento a
cada uno de los elementos, componentes y subsistemas del Modelo Estndar
de Control Interno MECI 1000:2005.

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CAPITULO III. GOBIERNO EN LINEA
1. GENERALIDADES
En los ltimos aos la estrategia Gobierno en lnea ha evolucionado, incluyendo dentro
de su misin, el propsito de impulsar la competitividad y el mejoramiento de la calidad
de vida de los ciudadanos, alinendose con el nuevo marco internacional que rige las
estrategias de Gobierno Abierto y Acceso a la Informacin. Por tal motivo reformul sus
objetivos estratgicos, siendo en esta nueva etapa los siguientes:
Facilitar la eficiencia y colaboracin en y entre las entidades del Estado

Contribuir al incremento en la transparencia de la gestin pblica
Promover la participacin ciudadana a travs de medios electrnicos
Fortalecer las condiciones para el incremento de la competitividad y el
mejoramiento de la calidad de vida
Como estrategia para el logro de estos objetivos se plante una nueva forma de
orientar a las entidades pblicas, evolucionando de un modelo secuencial de fases
hacia un proceso evolutivo e iterativo de componentes basados en el mejoramiento
incremental de distintos niveles de madurez.
Modelo GEL 3.1 Manual para la su Implementacin

Cdigo: M-AM-001
M
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De igual forma, la Ley 1437 de 2011 por la cual se expide el nuevo Cdigo de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Ad
Administrativo
ministrativo hace nfasis en el uso
de medios electrnicos tanto en la relacin de las entidades con los ciudadanos como
en su funcionamiento interno.
El Decreto 019de 2012 tambin conocido como Ley Antitrmites dicta las normas bajo
las cuales se suprimen
n o reforman las regulaciones, procedimientos y trmites
innecesarios que existen en la administracin pblica. Finalmente, el decreto 2693 de
2012 define los lineamientos, plazos y trminos para que las entidades pblicas, de
diferentes niveles y rdenes, implementen la estrategia de Gobierno en lnea.
2. INSTITUCIONALIZACIN DE LA ESTRATEGIA
El municipio de Sabaneta, en comprometido con la implementacin y avance los
diferentes componentes de la estrategia de Gobierno en lnea, ha venido configurando
algunas acciones que buscan institucionalizar la estrategia en el quehacer diario de
los funcionarios
ionarios de la administracin local. Dentro de este conjunto de acciones se
encuentran las siguientes:
Resolucin 427 de 2008 Por la cual se crea el Comit de Gobierno en lnea del
Municipio de Sabaneta.
Resolucin 279 de 2011 Por la cual se define el procedimiento y se designan

los responsables de actualizacin y publicacin del Sitio Web del Municipio de
Sabaneta y del Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT.
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Resolucin 355 de 2011 Por la cual se designa el responsable de liderar la

implementacin de los Trmites y Servicios automatizados del Municipio de
Sabaneta
3. COMO AVANZA LA ESTRATEGIA EN EL MUNICIPIO DE SABANETA
El municipio de Sabaneta durante los ltimos 4 aos ha sido lder en la implementacin

de la Estrategia de Gobierno en lnea y en el reporte de sus avances. Al final el ao
2012, en el cual finalizada de acuerdo a los lineamientos del Gobierno Nacional la
implementacin del Modelo de Gobierno en lnea 2.0, bajo lo establecido en el Decreto
1151 de 2008, el municipio de Sabaneta obtuvo los siguientes resultados:
Fase de
Informacin
Fase de
Interaccin
Fase de
Transaccin
Fase de
Transformacin
Fase de
Democracia
100%
100%
100%
100%
100%
Durante el ao 2013, se dio inicio a la implementacin de un nuevo modelo basado en

los principios del Gobierno Abierto, un cambio en el modelo de evaluacin y del reporte
de los avances, as las cosas el municipio para el cierre del ao 2013, obtuvo los
siguientes resultados:
Componente
Avance
Transversal
Informacin
Interaccin
Transaccin
Transformacin
Democracia
49%
41%
49%
49%
49%
40%
4. PLAN DE ACCIN DE GOBIERNO EN LNEA

Como elemento de planeacin en materia de Gobierno en lnea, el municipio de
Sabaneta ha definido el siguiente plan de accin para la vigencia 2014:

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Componente
Meta 2014
Lnea de Accin
Actividad
Fortalecimiento Comit GEL
Institucionalizar GEL
Planeacin GEL
Estrategia de Apropiacin
Monitoreo y Evaluacin
Elementos Transversales
60%
Caracterizacin de Usuarios
Centrar la Atencin en el Ciudadano
Estrategia de Promocin y Divulgacin

Accesibilidad
Usabilidad
Poltica Editorial
Informacin
55%
Publicacin de Informacin
Publicacin de Informacin
Acceso Multicanal
Consulta Bases de Datos
Informacin Interactiva
Soporte en Lnea
Suscripcin a servicios de Informacin RSS
Interaccin
60%
Habilitar Espacios de Interaccin
Base de Datos de correos autorizados para Comunicaciones

Suscripcin a servicios de Informacin al Mvil
Avisos de Confirmacin
Mejoramiento
Encuestas de Opinin
Transaccin
35%
Trmites y Servicios en Lnea
Caracterizacin, anlisis y priorizacin de trmites

Automatizacin

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Buenas Prcticas
Transformacin
40%
Uso de medios electrnicos para procesos y

procedimientos internos
Documentos Electrnicos
Procesos y Procedimientos Electrnicos
Participacin a travs de medios

electrnicos
Democracia
65%
Participacin a travs de medios electrnicos
Construir de forma participativa polticas y Construccin de normatividad a travs de medios electrnicos

planes estratgicos
Construccin de la planeacin a travs de medios electrnicos
Rendicin de Cuentas
Uso de medios electrnicos para los procesos de rendicin de

cuentas

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9.
NOTAS DE CAMBIO
No.
Versin
Inicial
00
00
00
01
02
03
Naturaleza del Cambio
Identificacin del Cambio
Se incluy el Alcance del SGC

Numeral 6.4
Se anex la Asociacin entre
Procesos y Procedimientos del Anexo No. 1
SGC
Se especificaron las entradas y
Descripcin de Procesos
salidas de los procesos del SGC
Se modific el mapa de procesos
diferenciando
los
procesos
estratgicos, misionales y de
Se
atendieron
las
apoyo:
Separando
Recursos
recomendaciones del auditor del
Fsicos de los Recursos Humanos
ICONTEC en cuanto a la
y
uniendo
Contratacin
y
presentacin del Manual de
Supervisin y Vigilancia ya que
Calidad y la interaccin de los
esta ltima es una actividad de la
procesos.
contratacin.
Adems,
la
nueva
Tambin, se ajust el Manual de
administracin
sugiri
en
Calidad a la razn de ser del SGC
separar, mover y unir otros
y se le dio enfoque de procesos
procesos de manera tal que se
en su presentacin, utilizando un
identificar y diferenciar la
nuevo formato para la descripcin
parte administrativa y de apoyo
de los procesos de forma tal que
con lo misional del Municipio
permitiera
comprender
rpidamente los procesos del
SGC.
Se
amplia el alcance del Se incluy la documentacin de
incluyendo la Secretara de la secretara de Gobierno y
Gobierno
y
Desarrollo Desarrollo Ciudadano, adems de
Ciudadano, con el propsito de modificar la caracterizacin de los
brindar un mejor servicio a la procesos incluyendo los planes de
comunidad; adems se ajust la accin.
caracterizacin de los procesos
con la inclusin de los planes de
accin como entrada de los
mismos.
Se incluyeron en el alcance del
Sistema de Gestin de la Calidad
procesos
que
en
las
Ampliacin del alcance del los
Sistema de Gestin de la Secretaras de Planeacin, Obras
Calidad, incluyendo los procesos Pblicas y Desarrollo Econmico
de
las
Secretaras
de (Gestin de la Infraestructura) y
Planeacin, Obras Pblicas y Educacin y Cultura (Gestin de
Desarrollo
Econmico
y la Calidad Educativa, Gestin de
Educacin y Cultura.
la Cobertura y Participacin
Ciudadana) con el propsito incluir
otros servicios que prestan a la
Versin
Final
01
01
01
02
03
04

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No.
Versin
Inicial
04
05
Versin
Final
comunidad, adems se incluyen

las caracterizaciones de los
procesos nuevos en la categora
de procesos misionales.
Se realiza la desagregacin en el
mapa de procesos incluyendo la
categora
de
procesos
de
evaluacin donde se tiene el
proceso de mejora continua y se
incluye el proceso de control
interno.
Se ajustan las caracterizaciones
de los procesos con la inclusin
de las nuevas Secretaras al SGC
y se ajusta la documentacin de
los nuevos procesos y se realiza
la inclusin de la documentacin
nueva
para
los
procesos
misionales que ya existan.
Se edita el Manual de calidad
acorde a los captulos de la
Norma NTC-ISO 9001:2000 y al
cumplimiento
desde
la
Redefinicin en la edicin del Administracin Municipal y a la
Manual de Calidad de acuerdo a nueva estructura orgnica.
los requisitos de la Norma NTCISO 9001:2000 y a la nueva Se incluye en el mapa de
estructura
orgnica, procesos en la categora de
adicionalmente y la inclusin del estratgicos
el
proceso
de 05
proceso de Comunicaciones en Comunicaciones.
el mapa de procesos del SGC y
el cambio de nombre y alcance Se le modifica el nombre al
del proceso de Direccin del proceso de Direccin del SGC.
SGC.
Se ajustan las caracterizaciones
de los procesos acorde a los
resultados de la auditoria interna
de calidad.
-Reestructuracin administrativa. Generacin
de
nuevos
-Inclusin de nuevo proceso documentos en los procesos de:
Gestin
de
Tecnologa
e PLANIFICIACIN FINANCIERA Y
Informtica.
ADMINISTRATIVA.
-Mejoramiento del Mapa de COMUNICACIN PBLICA
06
procesos.
GESTIN
TECNOLOGA
E
-Cambio en la denominacin de INFORMTICA
los siguientes procesos:
GESTIN
RECURSOS
CONTRATACIN
HUMANOS
DIRECCIN DEL SGC.
GESTIN
JURDICA
Y

Cdigo: M-AM-001
Versin: 10
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No.
Versin
Inicial
07
11
08
12
09
10.
-Se realizan ajustes en las

especificaciones dadas en el
requisito
7.3.
Diseo
y
Desarrollo y 7.6. Control de
Equipos de Seguimiento y
Medicin.
06
10
Integracin de SGC, MECI y

GELT, en un solo MANUAL DEL
SISTEMA INTEGRADO
DE
GESTIN SIGSA.
Cambios de Plan de Desarrollo
para la vigencia 2012-2015.
Designacin
de
nuevo
representante de la Direccin
para el Sistema de Gestin de la
calidad y MECI
Ajustes y revisin de procesos
conforme
la
normatividad
vigente.
Actualizacin Sistema Integrado

de Gestin SIGSA

CONTRACTUAL.
-Se definen criterios bajo los
cuales se aplica el requisito 7.3.
en los proyectos y programas de
la Administracin Municipal.
-Se especifica la forma en la que
se da cumplimiento e inclusin del
requisito 7.6. en la Administracin
Municipal y en el control que se
establece para los equipos de
seguimiento y medicin.
Se realizan los ajustes necesarios
donde se incluyen los temas de:
MECI y GELT como componentes
del SIGSA.
Se constituyo el nuevo Plan de
desarrollo para la Vigencia 20122015.
Designacin
del
nuevo
representante de la direccin
unificado para el SGC y MECI.
Modificacin
de
procesos
ajustados a la normatividad
vigente
Actualizacin de los procesos,
procedimientos y documentacin
del Sistema Integrado de Gestin
de acuerdo a la normatividad
vigente e introduciendo cambios
que permitan el mejoramiento
continuo de la gestin.
Versin
Final
07
08
09
10
ANEXOS
Anexo No. 1:
Anexo No. 2:
Anexo No. 3:
Anexo No. 4:
Anexo No. 5:
Anexo No. 6:
Anexo No. 7:
Anexo No. 8:
Anexo No. 9:
Anexo No. 10:
Anexo No. 11:
Estructura Orgnica
Mapa de procesos
Descripcin del Proceso: Direccionamiento Estratgico
Descripcin del Proceso: Planificacin Financiera y Administrativa
Descripcin del Proceso: Comunicacin Pblica
Descripcin del Proceso: Formacin
Descripcin del Proceso: Asesora y Asistencia
Descripcin del Proceso: Apoyo Social
Descripcin del Proceso: Vigilancia y Control
Descripcin del Proceso: Administracin de Impuestos
Descripcin del Proceso: Gestin de Trmites

Cdigo: M-AM-001
Versin: 10
Pgina 1 de 45
Anexo No. 12:

Anexo No. 13:
Anexo No. 14:
Anexo No. 15:
Anexo No. 16:
Anexo No. 17:
Anexo No. 18:
Anexo No. 19:
Anexo No. 20:
Anexo No. 21:
Anexo No. 22:
Anexo No. 23:
Anexo No. 24:
Descripcin del Proceso: Gestin de la Calidad del Servicio Educativo

Descripcin del Proceso: Gestin de la Cobertura del Servicio Educativo
Descripcin del Proceso: Gestin de la Infraestructura Municipal
Descripcin del Proceso: Participacin Ciudadana
Descripcin del Proceso: Gestin Jurdica y Contractual
Descripcin del Proceso: Gestin de Recurso Humano
Descripcin del Proceso: Gestin de Recursos Fsicos
Descripcin del Proceso Gestin de Tecnologa e Informtica
Descripcin del Proceso: Mejora Continua
Descripcin del Proceso: Control Interno
Inventario de Documentacin del SGC
Diseo y Desarrollo Aplicacin en la Administracin Municipal
Matriz de productos MECI Municipio de Sabaneta

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTIN DE SABANETA - SIGSA

MANUAL DEL SISTEMA

Cesar Augusto Giraldo

Luz Estela Giraldo Ossa

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO

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CAPITULO I. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN

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PRESENTACIN DEL MUNICIPIO DE SABANETA

Est es el Municipio ms pequeo de Colombia, est situado en el departamento de

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Este Manual pretende describir el Sistema de Gestin de la Calidad para el

Este manual describe la organizacin, responsabilidades y estructura del Sistema de

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Secretara Trnsito y Transporte

1.5.1 Exclusiones en el SGC

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO

Son responsables de velar por la aplicacin de este documento; el Alcalde, el

SGC - Sistema de Gestin de la Calidad para Entidades

Herramienta de gestin sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan para generar valor

NOTA 1: Los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO

Son aquellos que proporcionan directrices a las polticas de Desarrollo Municipal y a

Corresponden a este grupo los procesos de las diferentes reas de programas y

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO

4.1.1 Descripcin de los Procesos y sus Interacciones.

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO

Recursos Fsicos y Ambiente de Trabajo de cada caracterizacin de los

4.1.2 Procesos Estratgicos:

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO

Financiero, el Plan Operativo Anual de Inversiones, el Plan Anual Mensualizado de

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO

brindar a los usuarios la informacin solicitada y el desarrollo de las actividades de

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO

Expedicin de Certificados, Otorgamiento de Licencias, Registro de Transporte,

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO

4.1.4 Procesos de Apoyo:

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO

el correcto funcionamiento de la plataforma tecnolgica, optimizar el funcionamiento de

4.1.5 Procesos de Evaluacin:

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO

La documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad de la Administracin Municipal

Declaracin de Poltica de Calidad y Objetivos de Calidad

La Administracin Municipal de Sabaneta tiene como poltica de calidad, garantizar la

Disponer de personal competente para la realizacin de sus actividades.

Generar una cultura de trabajo en equipo y de mejoramiento continuo en la

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO

Procedimiento Elaboracin de Documentos

Los procedimientos documentados requeridos para la prestacin del servicio y que le

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO

La documentacin, divulgacin y cumplimiento de la poltica y los objetivos de

5.2. ENFOQUE AL CLIENTE

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO

cliente, incluidas las quejas, reclamos, sugerencias, peticiones o solicitudes de

La evaluacin del entendimiento de la Poltica de Calidad se realiza a travs de la

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO

5.4.2 PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

5.4.2.1 Planificacin de los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad