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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA


EDUCACIN UNIVERSITARIA,
CIENCIA Y TECNOLOGA.
COLEGIO UNIVERSITARIO FRANCISCO DE MIRANDA
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN
CONTADURA PBLICA.

AUDITORA DE INVENTARIO Y/O EXISTENCIAS.

Caracas, Abril, 2015


AUDITORA DE INVENTARIO Y/O EXISTENCIAS.

Resulta evidente que, desde el momento mismo, en el que el ser humano


se inici en la vida de relacin y de intercambio, tuvo necesidad de dejar
constancia grfica y/o escrita de sus actuaciones, tratos, proyectos,
experiencias, ideas y pensamientos. Tambin ha de suponerse que, en la
medida en que las interrelaciones crecieron en complejidad y diversificacin,
los registros fueron perfeccionndose y especializndose.

Ahora bien, siendo el ser humano tan vulnerable a los errores y a las
omisiones, los registros contables distarn mucho de ser infalibles; por lo que
result indispensable la creacin de una tcnica comprobatoria, con toda una
metodologa procedimental, que permitiese verificar si los registros contables
obedecan a las leyes y principios que los rige. Fue esto lo que dio origen a la
auditora.

En referencia a lo anterior, Gmez (1993), expresa:


la auditora es una revisin, verificacin y anlisis minucioso, con
espritu crtico, de los registros y estados financieros de una
organizacin; con la finalidad de dictaminar el grado de
confiabilidad que ofrecen, considerando las leyes, principios y
usos, que norman a tales registros. (p. 1-2)

La auditora es una actividad profesional, que debe realizarse, haciendo


gala de profundos conocimientos acadmicos, y utilizando una serie de
tcnicas especializadas, que conduzcan a la prestacin de un servicio con el
ms alto nivel de calidad y asumiendo la debida responsabilidad social, no

solamente con el cliente, sino tambin con el pblico en general, que tenga
que hacer uso del dictamen del auditor para la toma de decisiones.
Los inventarios, en la mayora de las empresas comerciales, prestadoras
de servicios y manufactureras, suelen representar la cuenta de mayor
importancia y cuanta, de entre todos los activos corrientes, de all deriva la
atencin con que se debe atender su auditora y su sistema de control
interno, para garantizar su adecuado manejo, cuidado, resguardo, valuacin
y presentacin en el estado de situacin financiera.

Dentro de este contexto, la Providencia mediante la cual se fijan Criterios


Contables Generales para la Determinacin de Precios Justos, emitida por la
Superintendencia Nacional para la Defensa de los Derechos Socio
Econmicos, en el numeral cinco (05) del artculo dos (02),define los
inventarios como:
activos mantenidos para: ser vendidos en el curso normal de la
operacin del negocio; en proceso de produccin para su posterior
venta; o en la forma de materiales o suministros para ser
consumidos en el proceso de produccin o en la prestacin de
servicios.

De manera similar, Gmez (1993), seala lo siguiente:


A todos los efectos contables y de auditora, han de figurar como
inventarios todas aquellas partidas con intencin de venderlas en
el trascurso de sus actividades propias normales; tambin, todos
aquellos renglones que estn en proceso de fabricacin, al igual
que todas aquellas materias primas y suministros, que habrn de
consumirse en la elaboracin de los productos que la empresa
vende, o en los servicios que la empresa ofrece a su cliente y
pblico en general. (p. 8-101).

Es evidente entonces, que los inventarios son los bienes que poseen las
empresas para su venta y para su proceso, transformacin y venta posterior,

tales como materias primas, material de empaque, abastecimientos,


productos en proceso y artculos terminados. Estos bienes, generalmente,
representan uno de los renglones ms importantes del activo de las
empresas, siendo fundamental en la determinacin del costo de ventas y de
los resultados de ejercicios.

La auditora de inventarios debe orientarse, primeramente, hacia la


correcta valuacin de los mismos, puesto que, una valuacin incorrecta de
tales inventarios, no solamente afectara el costo de ventas, sino tambin a la
utilidad del ejercicio. En base a las consideraciones anteriores, se define la
auditora de inventarios como: la revisin, verificacin y anlisis de las
operaciones en las cuales intervienen el o los inventarios, efectuadas de
acuerdo a los procedimientos de auditora, con el objeto de determinar el
cumplimiento de las normas y procedimientos internos de una organizacin.

Objetivos de la Auditora de Inventario.

Las metas principales que se persiguen en el examen de inventarios, son:

a) Precisar las cantidades de mercancas fsicamente existentes, en la


fecha del cierre del ejercicio que se audita.
b) Verificar la correcta valuacin de las partidas que lo integran.
c) Comprobar precisin de los clculos aritmticos.
d) Investigar si las mercancas se encuentran en condiciones
normales de mercado.
e) Confirmar la propiedad y posesin legal por parte de la empresa.
f) Presentar y clasificar la partida adecuadamente en el estado de
situacin financiera.

Procedimientos de la Auditora de Inventario.

Con la idea precisa de que el monto de los inventarios repercute


indefectiblemente no slo en el estado de situacin financiera sino en la
utilidad y por lo tanto en el estado de resultados, se debe prestar especial
atencin a su verificacin. Por otra parte, Los inventarios representan un
costo actual por cargarse a operaciones futuras. Una mala presentacin de
este rubro compromete la posicin financiera de la empresa, los costos de
ejercicios subsecuentes hasta su extincin. Queda fuera de duda que la
presencia y verificacin del auditor en la toma de inventario fsico es el mejor
procedimiento para tener confianza, certeza moral, en la cuantificacin de su
monto, clasificacin y adecuada presentacin en los estados financieros.

De acuerdo con lo anterior, y debido a la complejidad de los


procedimientos que en ocasiones es necesario utilizar para determinar los
costos en las entidades, as como los problemas de prdida de valor a que
pueden

estar

sujetos

los

inventarios

por

obsolescencia,

adelantos

tecnolgicos, cambios en la moda y estacionales, entre otros, es de vital


importancia usar todo juicio y diligencia profesional al revisar el control
interno y determinar los procedimientos de auditora que se aplicarn.

La toma de los inventarios fsicos es un procedimiento que requiere


organizacin y personas con experiencia. Es lgico suponer que las
empresas utilicen, para los recuentos fsicos a empleados que conozcan las
calidades, cantidades y condiciones de las mercancas, y que sean dirigidos
y supervisados por funcionarios de responsabilidad.

La intervencin del auditor en este acto es una especie de atestiguamiento


de que tales inventarios se realizan correctamente. Es necesario que los
programas para los inventarios fsicos se hagan por escrito y con la
intervencin del auditor. Estos programas o instrucciones deben referirse a
los preparativos en las bodegas, asignacin de personal, suspensin de
operaciones de recibo y embarque, control de formas de recibo y entrega de
mercancas y, en fin, a los problemas peculiares que deban afrontarse en el
recuento, segn el conocimiento y experiencia de los funcionarios que dirijan
la toma de los inventarios.

Es preciso dejar claramente establecido que el auditor independiente no


determina o supervisa el inventario. Esta funcin es emprendida por la
administracin para determinar, en primer trmino, la cantidad, condicin y
valor de sus mercancas. El auditor asume la responsabilidad de observar y
efectuar pruebas sobre los procedimientos utilizados por la empresa, pero no
se hace ni debe hacerse la determinacin original.

La

toma

fsica

de

inventarios,

se

considera

un

procedimiento

indispensable a efectuar por los Contadores Pblicos, o por personas a su


servicio, para tener la seguridad de que las cifras presentadas en los estados
financieros son razonablemente correctas. Por inventario fsico, entendemos
el recuento, el peso, la medida, la anotacin y la valuacin peridica..
Con las consideraciones anteriores, sta tarea se iniciar con la preparacin
de las tarjetas de inventario. Esa preparacin consistir en llenar los
espacios correspondientes a nombre del artculo, nmero y descripcin; as
como su localizacin. Llegado el momento de contar los artculos, se har en
la unidad de medida correspondiente y se verificar con el conteo anterior y
se determinaran las diferencias correspondientes en el caso de que las
hubiere. La toma fsica de inventarios se ha considerado un procedimiento

esencial; faltando ste, el Contador Pblico no puede dictaminar a menos


que haga una salvedad en su dictamen.

Aspectos a Considerar en la Auditora de Inventario.

En la actualidad uno de los rubros que realmente requiere de importancia


es todo aquello que envuelve al inventario. Actualmente el Auditor Externo
y/o Interno, considera cumplido su objetivo cuando:

a) Tom un inventario fsico,


b) Realizo la correcta valuacin del mismo a costos segn los determine
la compaa,
c) Realiz una conexin entre la fecha de toma fsica de inventarios y el
cierre.
d) Verific los inventarios obsoletos y la reserva de los mismo

Pero hay otros aspectos de mayor relevancia que se deben considerar y la


hora de revisar, verificar y analizar los inventarios, entre ellos tenemos:

I.
II.
III.
IV.
V.
VI.

Inventario en consignacin,
Verificar lugar de recepcin de la mercanca,
Anlisis de los movimientos de almacn de entradas y salidas
Anlisis de mermas,
Anlisis de destruccin de inventarios,
Prdida de valor de los inventarios en el proceso de las operaciones

VII.

de la empresa,
Anlisis de costos de reposicin oportunos para determinar nuevos

VIII.

precios de venta,
Convenios y/o contratos a futuro donde le precio de venta se ha

IX.

determinado previamente, penalizaciones, incumplimiento,


Pagos anticipados a proveedores y agentes aduanales,

X.
XI.
XII.

Volmenes de produccin,
Costos de agentes adunales, as como de impuestos de importacin,
Obsolescencia en la maquinaria que ocasiona incremento en los

XIII.
XIV.
XV.
XVI.

costos del inventario por mercanca defectuosa o reprocesada,


Capacidad instalada no usada,
Restriccin de importaciones o exportaciones
Logstica de almacenes y clientes,
Anlisis de los procedimientos para la determinacin de costos

XVII.

directos o indirectos, entre otros.


La Ley Orgnica de Precios Justos.

Control Interno de Inventarios.

El conocimiento, estudio y evaluacin del control interno en que se basa el


inventario de cada empresa es lo que permite fijar el alcance y profundidad
de las pruebas de auditora que se aplicaran. El adecuado control interno
constituye un buen pilar no slo de la informacin sobre las cantidades en
existencia y su valuacin sino de su localizacin, clase y la eficiente
utilizacin del capital invertido.

Las prdidas por la excesiva acumulacin de inventarios y su deterioro por


haber estado almacenados largo tiempo pueden ser consecuencia de mal
control de materiales, y propiciar, por otra parte, nuevas compras del todo
innecesarias para las necesidades urgentes. Si la administracin no es
informada en forma regular y precisa sobre las cantidades y localizacin de
los bienes en existencia, el desperdicio e insuficiencia resultantes de esta
situacin, pueden ser mayores que las prdidas generadas por robos.

Un buen control interno, constituye un medio por el cual se proporciona


informacin precisa para la valuacin de los inventarios, as como la correcta

informacin respecto a las cantidades en existencia. Controles internos


deficientes pueden ocasionar prdidas, propiciar que la administracin utilice
informacin errnea en cuanto a costos para establecer precios de venta y
tomar decisiones basadas en los mrgenes de utilidad reportados.

El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de


procedimientos de verificacin automtica que se producen por la
coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros
operativos. Un adecuado sistema de control interno para los inventarios,
tiene las siguientes ventajas:

1.

Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades

2.
3.
4.
5.

excesivas de inventarios.
Reduce el riesgo de fraudes, robos o daos fsicos.
Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancas.
Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios.
Reduce el costo de la toma del inventario fsico anual.

La evaluacin del control interno persigue el conocimiento de los criterios


organizativos y contables establecidos por la empresa para garantizar el
correcto funcionamiento del rea de existencias, con el fin de determinar los
puntos dbiles del sistema y el alcance, naturaleza, momento y contenido de
los procedimientos que deben ponerse en prctica para cumplir los objetivos
establecidos por la auditora, en funcin del nivel de confianza ofrecido por el
propio control interno. Pueden establecerse los siguientes aspectos
fundamentales u objetivos del control interno:

1.

Una apropiada segregacin de funciones de custodia, registro,


recepcin, almacenaje y embarque de las existencias.

2.

Un control de las existencias fsicas mediante un adecuado registro de


las entradas y salidas de mercancas, utilizando un sistema de

3.

inventario permanente y realizando inventarios fsicos peridicos.


Establecimiento de normas concretas para la valoracin de las

4.

existencias.
Adecuada proteccin fsica de los inventarios y cerciorarse de que
efectivamente hay una cobertura de seguros suficiente para todas las
existencias.

CONCLUSIONES.

El inventario es uno de los rubros ms importantes de la mayora de las


empresas, es por eso que requiere de mucho cuidado en su manejo de
control en todas sus fases, ya que cualquier deficiencia por pequea que se
vea puede repercutir de una manera importante en los estados financieros de
la empresa.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.

Gmez, F. (1993). Auditora I Edicin Ampliada. Caracas: Ediciones FraGor.

Ley Orgnica de Precios Justos (2014). Gaceta Oficial No. 40.340. Enero,
23, 2014.

Providencia mediante la cual se fijan Criterios Contables Generales para la


Determinacin de Precios Justos (20014). Gaceta Oficial No. 40.351.
Febrero, 07, 2014.