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KARDEX DE ALMACEN

Es un libro auxiliar donde se registran las entradas y salidas de existencias del almacn,
vale decir aplicable en control de mercaderas, de materias primas, materias auxiliares,
de suministros diversos, permitiendo determinar la fecha de adquisicin, cdigo, precio
unitario, modelo, talla, medida, caracterstica y principalmente la cantidad de unidades
valorizadas.
El Kardex debe ser elaborado y clasificado por cada existencia para facilitar su
identificacin y su stock; mantener en inventario permanente; por que no decir que el
objetivo principal es el control minucioso de las entradas y salidas de existencias.
Las empresas obligadas a llevar son las comerciales e industriales, siempre y cuando
posean mayor cantidad de existencias.
Tomando las cuentas del inventario del P.C.G.R. ilustramos:
Representado por la clase 2:

EMPRESAS COMERCIALES
20 Mercaderas
EMPRESAS INDUSTRIALES
21 Productos terminados
22 Subproductos, desechos y desperdicios
23 Productos en proceso
24 Materias primas y auxiliares
25 Envases y embalajes
26 Suministros diversos
28 Existencias por recibir.

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CONTROL FISICO DE LOS INVENTARIOS


El objetivo de contar con un Control Fsico de Inventarios, es el de asegurar en forma
confiable que las existencias fsicas existentes en Almacn sean iguales a las del Sistema de
Krdex Fsico, lo cual permitir:
a) Una adecuada planeacin para la reposicin de stocks, evitando su obesidad.
b) El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.
c) La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los estados
financieros.
Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control fsico de las existencias, normalmente,
est a cargo del Almacn; la transparencia y veracidad de sus saldos recae en el
Departamento de Contabilidad, debido al impacto directo que tiene sobre el Balance General
y los Resultados del ao.
Obviamente la responsabilidad final de ambos recaera en la Gerencia de Administracin y
Finanzas.

CONTROL FSICO DE INVENTARIOS


El Control Fsico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario fsico, que segn las
condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como
una accin integral y con una metodologa que asegure su xito final.

METODOLOGA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO


Las metodologas pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodologa de inventario
fsico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A continuacin
describimos grficamente un tipo de metodologa entre las muchas que puedan existir
dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificacin y su control
contable.

VALOR AGREGADO DE UN INVENTARIO FSICO


Un Inventario Fsico realizado con una buena metodologa tendr siempre un valor
agregado de:

Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar


elegido por la Empresa.
Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas,
respecto a un Sistema de Cdigo de Ubicacin del Almacn.
Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del
inventario.
Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las
autoridades tributarias.
Contar con el Sistema de Krdex de Almacn totalmente actualizado,
respecto a:

a) Cdigo de ubicacin.
b) Cdigo de producto.
c) Saldos correctos.
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CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES


La informacin resultante del conteo fsico no es un elemento suficiente, pues, debe
compararse con los saldos que tiene el Sistema de Krdex Fsico. A esta fase se le denomina
conciliacin y el objetivo final es la correcta determinacin de las diferencias que
producirn el ajuste contable, de acuerdo al mtodo de costeo utilizado por la Empresa.

ACTUALIZACION DEL CONTROL DE INVENTARIOS


Si bien un inventario fsico total es el inicio de un control fsico de existencias, los
inventarios fsicos permanentes son en definitiva la clave para el buen funcionamiento de
un Sistema de Control de Inventarios. Por lo que, la Gerencia de Contabilidad y
principalmente la Gerencia de Logstica y Administracin, debe siempre realizarlos con la
periodicidad que considere conveniente.
Ordenamiento previo del stock.
Codificacin del stock por ubicacin.
Verificacin fsica de la ubicacin del stock, de acuerdo a su
codificacin.
Emisin y colocacin de Tarjetas de Conteo Fsico.
Verificacin de colocacin de las Tarjetas de Inventario.
Corte Documentario
Ordenamiento de stock de difcil conteo.

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INCIDENCIA TRIBUTARIA
Este Control es tambin necesario al momento de preparar la informacin para el Fisco; ya
que las diferencias halladas en los Inventarios tienen un tratamiento tributario, tanto para el
Impuesto General a las Ventas (IGV), como para el Impuesto a la Renta. Vale decir, que un
inventario fsico de existencias realizado con una metodologa coherente y que tenga el
sustento competente, evitar sanciones por presuncin de ingresos omitidos.

A. Elaborar el Libro Kardex de Almacn (Producto Arroz Superior por Sacos) de


la Empresa Comercial Distribuidora del Norte SAC con No. De RUC
20445307022 domiciliado en Av. Jos Pardo 646, si presenta el siguiente
movimiento econmico durante el mes de enero.
03/01. Saldo inicial de apertura 50 sacos precio unitario S/. 80.00
05/01. Compra segn F/ 1-2560 a la empresa Tanny EIRL 50 sacos a un precio
unitario de S/85.00
07/01. Compra segn F/. 1-152 a Favisa SAC 40 sacos a un precio de S/90.00
08/01. Vende a los Sres. Industrias Marino SAC 60 sacos de arroz F/ 001- 250
el cliente cancelar a los 30 das
09/01. Vende a 20 sacos de arroz a Comercial Per SAC F/ 001- 251 para ser
enviados a la ciudad de Moro
10/01. Industrias Marino SAC devuelve 20 sacos de arroz por encontrarse en
en mal estado la empresa emite la nota de crdito No. 001-50 e ingresa
los productos al almacn
15/01. Segn Autorizacin interna No. 1 el gerente general ordena se le done a la
Parroquia San Pedrito 15 sacos de arroz.
18/01. Se compra 50 sacos de arroz a la empresa Comercial Universo Eirl. Por
a un precio de S/. 4,500.00 F/.001-1263
22/01. Se vende 10 sacos de arroz al comedor el popular F/001-252
25/01. El gerente general decide retirar de los almacenes los 20 sacos de arroz
que fueron devueltos por encontrarse en mal estado segn orden No. 02
31/01. Se decide comprar un lote de 100 sacos arroz superior a los agricultores
del Valle del Santa a un precio de S/. 84.00 para lo cual la empresa emite
una liquidacin de compra No. 001-2560 por los seores agricultores
carecen de RUC.

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MODELO KARDEX DE ALMACN

FECHA

PRODUCTO :

CARACTERISTICA :

MARCA :

UNID. DE MEDIDA:

MODELO :

COLOR :

CODIGO :

DIV. PLAN CTAS :

Doc.

DETALLE

SALIDAS

ENTRADAS

Cant.

C. U.

P.T

Cant.

C. U.

SALDOS

P.T

Cant.

C. U.

P.T

TO TA L ES

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Solucin caso prctico

KARDEX MES DE ENERO 2010


PRODUCTO :

FECHA

CARACTERISTICAS : ARROZ SUPERIOR

ARROZ

MARCA :

UNIDAD DE MEDIDA

MODELO :

COLOR :

CODIGO :

DIV. PLAN CTAS :

Doc.

03/ene

DETALLE

SALIDAS

ENTRADAS

Cant.

C. U.

SACO

P.T

Cant.

C. U.

SALDOS

P.T

Cant.

C. U.

P.T

SALDO INICIAL

50

80,00 4000,00

50

80,00

4000,00

05/ene

1-2560

TANNY EIRL

50

85,00 4250,00

100

82,50

8250,00

07/ene

1-152

FAVISA SAC

40

90,00 3600,00

140

84,64

11850,00

10/ene

1-250

IND. MARINO SAC

12/ene

1-251 COMERC. PERU SAC

15/ene

1-50

IND. MARINO SAC

19/ene

001

PARRQ. SAN PEDRO

23/ene

1-1263

C. UNIVERSO EIRL

25/ene

1-252

C. EL POPULAR

30

92,08

28/ene

002

RETIRO D MERCAD.

10

92,08

31/ene 001-2560 AGRICULT. SANTA

T O T A L ES

10

60

84,64

5078,40

80

84,65

6771,60

20

84,65

1693,00

60

84,64

5078,60

70

84,87

5941,10

55

84,87

4668,05

105

92,08

9668,05

2762,40

75

92,08

6905,65

920,80

65

92,07

5984,85

165

87,18

14384,85

86,25 862,50
15

50

100

300

84,87

1273,05

100,00 5000,00

84,00 8400,00

135

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