LOS CENTROS DE DOCUMENTACIN

Por:
Prof. Emilio A. Bernales E.
Departamento de Bibliotecologa,
Archivologa y Documentacin
La recuperacin de informacin de un Centro de Documentacin se usa para
brindar respuestas y preguntas muy especficas realizadas por investigadores y
cientficos entre otros. La presente conferencia tiene el propsito divulgar las nuevas
ideas que enumeran la planificacin, gestin, innovaciones y funciones de los
Centros de Documentacin.
Un Centro de Documentacin es aquel que examina y evala
minuciosamente las fuentes primarias y secundarias de informacin tcnica y
cientfica, esto incluye documentos comerciales, histricos y otros. Su funcin
bsica es la de transformar fuentes primarias de informacin cientfica y tcnica en
productos que sean utilizados directamente por los usuarios del Centro de
Documentacin.
Los Centros de Documentacin son un medio, un camino y gracias a sus
funciones de seleccin, tratamiento y difusin de la informacin, deben actuar de
intermediarios entre los conocimientos y el cliente real o potencial que lo solicite,
pero contando siempre con la presencia y participacin directa o indirecta del
usuario para facilitarle el acceso a la masa documental.
Y todo ello: analizando la informacin, generalizando o limitando campos
informativos, y, adaptando las fuentes documentales a sus necesidades; para
difundir una respuesta informativa (referencias documentales) presentadas sobre un
soporte documental, ya sea, en forma escrita, audiovisual o electrnica.
Los propsitos de un Centro de Documentacin pueden ser definidos de la
siguiente manera:

Recopilar informacin de todo lo investigado sobre un rea temtica en

particular y bien definida.
Analizar y evaluar la informacin investigada o recopilada.
Condensar y almacenar la informacin recopilada en ficheros, hoja de datos y
revisiones.
Transmitir la informacin obtenida a los usuarios interesados por medio de
servicios de alerta, publicaciones y respondiendo a consultas.

La organizacin de un Centro de Documentacin posee tres caractersticas

principales, ellas son:
1

Divisin de Biblioteca: se encarga de todas las colecciones del Centro de

Documentacin (adquisiciones, catalogacin, almacenamiento, conservacin).
Divisin de Documentacin: es la encargada de procesar las informaciones
recopiladas o por propia iniciativa, previendo los requisitos nacionales o a
largo plazo de documentacin e informacin cientfica y tcnica.
Divisin de publicacin: permite agrupar, editar y reproducir por impresin,
fotocopia, duplicacin u otros procedimientos, cualquier nmero de copias
que sern facilitadas a los cientficos o divulgadas a travs del pas y
cambiadas con centros extranjeros de documentacin.

Las operaciones fundamentales se organizan en forma de cadena. Los elementos

que conforman esta cadena son de gran importancia para el desarrollo de todo
Centro de Documentacin, ya que brinda informacin a los usuarios que la necesiten
(anlisis, seleccin y difusin documental).

Seleccin Documental: consiste en escoger entre los documentos que se

producen mundialmente (publicado o indito), aquellos que cubran el campo
definido por el Centro, Servicio o Sistema Documental y que por su utilidad
merezcan registrarse en el fondo. Para proceder a esta seleccin se precisa
dirigirse a fuentes de informacin internas o externas al Centro Documental o
Bibliogrfico. La documentacin publicada es fcilmente accesible; no
obstante, existe un tipo de documentacin no publicada segn los mtodos
clsicos: informes de investigacin, tesis, preprints (documentos publicados
en tirajes limitados antes de su publicacin definitiva y que no llega a
realizarse), comunicaciones de congresos, etc... que llamaremos literatura
subterrnea. Esta muchas veces, de necesaria adquisicin, la recoleccin de
esta documentacin requiere de un proceso lento, complicado y muchas
veces costoso. Un modo de obtenerla, consiste en establecer relaciones
profesionales con organismos que la produzcan o posean.

Tratamiento documental: comprende el conjunto de operaciones realizadas

por el documentalista con el fin de transformar las informaciones contenidas
en los documentos. Esta transformacin y tratamiento de los documentos se
fundamenta en una serie de procedimientos de elaboracin documental que
sirven para identificar un documento y su contenido de los otros existentes en
la coleccin documental y de este modo permitir la bsqueda de la
informacin seleccionada. Constituye el proceso de transformacin de un
documento, que se lleva a cabo en la fase de anlisis documental y sus
operaciones respectivas, y el proceso de elaboracin y creacin de un
subproducto o documento secundario que acta como intermediario o un
instrumento de bsqueda obligado, entre el documento original y el usuario

que solicita la informacin y localizacin de este documento. Es la fase de

bsqueda y sus mtodos respectivos.

Anlisis documental: es el conjunto de operaciones que tienden a

representar el contenido de un documento de una forma distinta a la original.
Provoca la elaboracin de un documento secundario. Las operaciones de
anlisis las dividiremos en cuatro grupos: descripcin bibliogrfica,
catalogacin, indizacin y resumen.

Bsqueda documental: una vez analizados los documentos con el fin de

disponer de la informacin contenida en ellos, stos se organizan en la
memoria documental a partir de la cual se llevarn a cabo los procedimientos
de bsqueda o recuperacin de la informacin elaborada. En la operacin de
bsqueda documental interviene: la memoria o fondo documental distribuido y
elaborado en base fundamental de recuperacin; las operaciones de
seleccin o ecuaciones lgicas de bsqueda de los documentos memorizados
segn un sistema previo; los soportes y equipos documentales o instrumentos
de recuperacin de la informacin que pueden ser manuales, semimecnicos, mecnicos o automticos y electrnicos; el utilizador y/o
documentalista que realizar los distintos mtodos consecutivos para exponer
y dar respuesta a la demanda documental.

Difusin documental: son los procedimientos y mtodos para llevar a cabo

la difusin general o especfica de documentos, pertenecen a la ltima fase
de la cadena documental y tambin a la que ms concretamente responde al
inters del utilizador. Difundir la informacin es responder a las
preocupaciones informativas del utilizador. Todas las unidades documentales
que as se reconozcan persiguen dicho objetivo. Las formas de realizar sus
prestaciones varan, indudablemente, segn la tipologa caracterstica con
que se diferencian, por ejemplo; un Servicio de Documentacin a un Centro
de Documentacin especializado o una Biblioteca de Empresa a un Sistema
Documental Internacional y segn los distintos funcionamientos de una serie
de servicios documentales o de difusin.

Difusin general: consiste en la distribucin global de la informacin a un

conjunto de personas interesadas. Se efecta en diversas formas que
requieren un tratamiento sencillo, bastante econmico y en cierto modo
superficial debido a que est basada en una simple distribucin de la
informacin recopilada: circulacin de revistas, confeccin de boletines de
sumarios, ficheros tradicionales, prstamos, archivos de Dossier, impresos de
difusin y lista bibliogrfica.

Difusin bibliogrfica: es la distribucin de la informacin profundamente

tratada y elaborada por el sistema. El tipo de informacin que estos centros
procuran son informaciones que conforman: nombres de autores, ttulo del
documento o su traduccin, datos bibliogrficos del documento y su lugar de
edicin, un resumen corto o largo, palabras claves que caracterizan el
contenido del documento. Y se difunden mediante: boletines de resmenes,
boletines bibliogrficos, boletines de ndices y bsquedas bibliogrficas
retrospectivas.

Difusin Selectiva de la Informacin (DSI): distribucin parcial de la

informacin preparada para cada necesidad de un usuario o grupos de
usuarios. Consiste en el mtodo de difundir peridicamente las referencias
bibliogrficas a los usuarios que previamente definieron su perfil de inters.
Por perfil documental entenderemos el conjunto de palabras claves que
describen las necesidades documentales de un utilizador. El perfil es una
demanda documental permanente que el mismo centro efecta
sistemticamente sobre los nuevos documentos entrados. Peridicamente el
usuario recibe la informacin definida en su perfil y que consistir en el envo
de referencias bibliogrficas o analticas de artculos y documentos
aparecidos en el mundo sobre el tema o autor que le interese.

Un Centro de Documentacin tiene como funcin primordial la de estructurar,

mantener y operar una red de relaciones y comunicaciones a nivel nacional e
internacional para aprovechar las colecciones que hay en todo el mundo y
proporcionar al usuario la documentacin que ser requiere en el grado conveniente
para el caso.
En el desempeo de tal funcin, el Centro recibe, clasifica, archiva y difunde
materiales de diversas ndoles y, como consecuencia, o efectos secundarios, forma
una coleccin interna y local, la cual puede llegar a denominarse Biblioteca del
Centro de Documentacin y que como tal, toma su lugar como una de entre todas
las fuentes a las que se dirige el Centro para servir al usuario.
Un factor muy importante en la funcin de un Centro, es hacer que la
informacin y documentacin llegue a mano del usuario en un tiempo adecuado y en
cantidad suficiente para el avance de un trabajo determinado y economicen el
tiempo requerido para llevarlo a cabo. Esto implica que el conjunto de todas las
actividades necesarias para llenar esa funcin sea debidamente planeado y
programado.
La actividad de la ciencia de documentacin, es pues desarrollar las tcnicas,
colecciones y filosofas que se propongan para entregar la informacin necesaria en
las manos de quien la pida, a la hora sealada y en la forma ms conveniente.

Un Centro de Documentacin hace la funcin intermedia entre el usuario y la

fuente. Estas son generalmente, Bibliotecas locales o forneas, otros Centros de
Documentacin, casas editoras, organizaciones e instituciones de investigaciones,
universidades, dependencias de gobiernos, nacionales o extranjeras, etc.
El principal fin es el de suministrar el mximo de informaciones, en el debido
momento y en la forma ms conveniente, al mayor nmero de usuarios mediante el
tratamiento permanente y sistemtico de documentos o datos.
La proliferacin actual de Sistemas Documentales de Informacin a todos los
niveles de la actividad humana, puede provocar una desorientacin nada beneficiosa
a sus fines propuestos. Es por ello, que conviene medidas en la atencin a la
diferenciacin tipolgica de Centros de Documentacin que evidentemente existen y
sobre todo ahora, cuando organismos internacionales como la UNESCO, OCDE,
FID.... se preocupan de coordinar todos los trabajos referentes a la informacin y
documentacin para evitar duplicidades y difundir una poltica orientativa que
rena, imparta y seleccione esfuerzos intentando crear unos foros nacionales bien
definidos, representados por expertos sectoriales bajo una direccin beneficiosa a
todos los campos y que en definitiva, proporcione mayor calidad de informacin
documental, mejoras econmicas, evite monopolios centralizados y posibilite un
mtodos organizado de acceso a la informacin.
Un Centro de Documentacin para ser competente en su actividad funcional,
tiene que evidenciar manifiestamente sus lneas de actuacin, definir su situacin en
el marco que le corresponda y trabajar consecuentemente. Debe exigirse un estudio
objetivo particular y general de la informacin actual en todos los aspectos y
adecuarse lo ms estrictamente posible, dentro de su situacin, a la poltica
documental nacional e internacional vigente.
La distincin que estableceremos de tipos de Centros de Documentacin a
partir de los que ya funciones, tiene como fin principal el de destacar la existencia de
diferenciacin de funciones y servicios respectivos y el de sealar la importancia que
merece cada uno de ellos para que la informacin y documentacin llegue a un
pblico de todos los niveles.
Los Centros Nacionales de Documentacin son aquellos centros
dependientes de los organismos del estado, que abarcan el conjunto de campos
cientficos y tcnicos de los conocimientos, adems, unifican, tratan y difunden toda
la documentacin nacional y en la mayora la documentacin internacional.
Algunas de sus funciones principales consisten en la recopilacin y
conservacin de los documentos nacionales en especial. Por lo general, promueven
la investigacin cientfica y tcnica de su pas. Adems se encargan de coordinar los
centros de la informacin y tareas documentales, organizan foros nacionales de
estructura abierta, y no de control, en las cuales sus miembros proceden de Centros

Documentales en funcionamiento y ayudan a una mejor distribucin de los sistemas

documentales.
Los Centros Internacionales son centros especializados que laboran en un
campo bien definido de tcnica o ciencia, actan a modo de grandes centrales
documentales. Muchos de ellos surgen de organizaciones internacionales que les
brindan la oportunidad de utilizar las ltimas tcnicas documentales. Estos Centros
se encargan de recopilar toda la informacin que existe sobre un rea especfica,
para ello utilizan mtodos muy modernos de tratamiento de la informacin
documental, que les ayuda a desarrollar la cantidad de informacin obtenida. Estos
Centros se diferencian de otros por los siguientes aspectos:

Son centros especializados.

Centros automatizados con software, o programas de documentacin
automtica propios.
Proporcionan exclusivamente, listas de referencias bibliogrficas, con o sin
resumen analtico, sobre lo que se publica en el mundo, en su campo de
inters.
Atienden ms a la exhaustividad que a la pertinencia.

Generalmente no proporciona los documentos, sino las referencias de estos

documentos.
La distribucin y el acceso de sus informaciones documentales se realiza a
travs de soportes documentales tales como: boletines de resmenes, perfiles
documentales, ndice, cintas magnticas y mediante la consulta directa de un
terminal a distancia.
Los Centros Especializados, se dedican a la investigacin sobre un campo o
tema muy especfico. En la actualidad, estos centros son los que se encuentran en
mejores condiciones para responder a la demanda de documentacin. Esto se debe
a que su gran especializacin les permite brindar una mayor pertinencia y calidad
documental; su trabajo es destinado especficamente a tcnicos e investigadores; el
documentalista interviene como intermediario de la demanda del usuario al sistema;
utilizan las nuevas tcnicas documentales y ofrecen la posibilidad de realizar
bsquedas bibliogrficas mediante ficheros documentales en cintas magnticas que
a veces ponen a la venta, ofreciendo as una descentralizacin, o bien, centralizan
toda la documentacin en su propio centro; permiten poner al da la informacin muy
definida mediante el servicio de difusin selectiva de informacin; el inters de estos
centros radica en que brindan a los servicios de usuarios sus resultados de registro
documental a un precio bastante mdico.
Los Servicios de Documentacin no son centros autnomos, ya que siempre
dependen de un organismo que les indica su accin a seguir. Estos organismos
pueden ser Asociaciones Profesionales o Centros de Investigacin, Laboratorios,

Empresas Industriales, Servicios de Estudio. Muchas veces reciben apoyo de

organismos como los son las Cmaras Sindicales, Escuelas Universitarias. Estos
centros son esenciales para la difusin de informacin porque:

Poseen un conocimiento muy claro de sus usuarios y conocen sus

necesidades.
Facilitan el acceso a toda la masa documental.

Brindan todos los medios informativos que solicite el usuario para realizar su
trabajo preparndole el camino a seguir para obtener su objetivo.
Resuelven problemas concretos.

Brindan los mismos documentos o su reproduccin.

Agrupan la informacin pertinente y cualitativamente.
Forman a los usuarios en la utilizacin de la documentacin.

Los Centros de Documentacin ofrecen los servicios de responder a

preguntas en forma particular a cientficos e investigadores. Estos servicios se
conocen como servicios bajo pedidos. Existen tres servicios bajo pedidos que
son considerados los ms importantes en los pases desarrollados.

Compilacin de bibliografa: ayuda al usuario a conocer lo que ha sido

publicado en cualquier parte del mundo sobre el tema investigado.

Suministro de documentos: se preocupa para que el investigador obtenga

una micropelcula o microficha, fotocopia, ejemplar impreso de cualquier
documento publicado, cientfico o tcnico que puede usar para realizar su
investigacin.
Traduccin de informacin: ayuda al usuario a comprender la informacin
cientfica-tcnica cuando la misma est publicada en otro idioma que no
pueda entender. Adems de estos servicios, tambin existen otros tales
como: Servicios de Biblioteca y Fondo Documental, Servicios de Consultas
Tcnicas, Servicios de Informacin de Referencia y Servicios de Catlogos.

En la actualidad existen Centros de Documentacin capacitados para

responder a preguntas, ya sea por telfono, cartas, segn lo solicite el usuario
cualquiera informacin que tenga relacin con publicaciones o informacin pblica
de carcter cientfico y tcnico.
Los usuarios del Centro de Documentacin son:

Cientficos e investigadores.

Profesores.
Tcnicos
Administrativos
Estudiantes
Bibliotecas
Centros de Documentacin e Informacin
Centros de Investigacin.
Instituciones de enseanza.
Empresas, industrias.

CONCLUSIONES
1. Los Centros de Documentacin tienen como funcin primordial transformar las
fuentes primarias de informacin cientfica y tcnica en productos que sean
utilizados directamente por el usuario.
2. Los Centros de Documentacin actan de intermediario entre los conocimientos
y el cliente real o potencial que lo solicite.
3. Los Centros de Informacin analizan la informacin , generalizan a limitar los
campos informantes y adaptar las fuentes documentales a sus necesidades.

4. Los propsitos de los Centros de Informacin se centran en difundir referencias

documentales presentadas sobre un soporte documental, en forma escrita,
audiovisual o electrnica.
5. La organizacin de un Centro de Documentacin es a travs de operaciones
documentales concatenadas.
6. Las operaciones bsicas se centran en recoger, seleccionar, ordenar, tratar y
disponer los documentos con objeto de conseguir la mejor distribucin de los
mismos al punto de proporcionar al usuario una informacin especfica.
7. Los procedimientos y mtodos para llevar a cabo la difusin general o
especfica, responden concretamente al inters del utilizador.
8. El fin de un Centro de Documentacin es suministrar informacin oportuna y
conveniente al mayor nmero de usuarios mediante tratamiento permanente y
sistemtico de documentos y datos.