Programa de Melhoria da Gesto em Hospitais Filantrpicos

Edio 03/08

Programa de Melhoria da Gesto em Hospitais Filantrpicos

Seminrio Kaizen

Apresentaes:

Nome

Cidade

Nome do Hospital

Atividade desenvolvida

Tempo de experincia profissional

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Cronograma do Seminrio Kaizen

O que?
Apresentao do Projeto Mais Gesto e das organizaes envolvidas.
Apresentao da metodologia: conceitos e definies da filosofia Kaizen.
Apresentao da filosofia Kaizen.
Responsabilidades do Hospital para a Semana Kaizen Blitz..
Perfil do Hospital.
Oportunidade, Processo e Fluxograma.
Objetivos, melhorias e metas.
Apresentao final por cada Hospital.

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Semana Kaizen Blitz

Melhoria da Gesto Operacional
Promover nos hospitais filantrpicos...
...o aumento da satisfao do cliente;
...a melhoria da gesto;
...o aumento na produtividade e qualidade atravs da melhoria dos processos;
...a cultura da melhoria contnua;
...a sinergia com ganho setorial;
...a capacitao, o engajamento e a motivao da equipe;

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O que Kaizen Blitz ?

KAI (Japo): Mudana
ZEN (Japo): Para melhor
BLITZ (Alemo): Fazer Agora
KAIZEN BLITZ = Melhoria Contnua Agora
Abordagem com foco na reduo do DESPERDCIO.

Hoje melhor do que ontem, amanh melhor do que hoje!

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Cultura de um Processo Kaizen

Envolver e utilizar a fora do crebro de todos para criar uma
grande organizao.

Comprometer-se com total comunicao.

Criar antes de gastar.

Promover uma postura pr-ativa.

Valorizar os que esto
comprometidos na melhoria
da organizao.

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Base do Processo Kaizen

ESTRUTURA

COMPORTAMENTO

RESULTADOS

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Responsabilidades para a Semana Kaizen Blitz

Cabe ao Hospital...
Cumprir as datas e os cronogramas do programa;
Disponibilizar local adequado para a acomodao da equipe de trabalho durante a
Semana Kaizen Blitz. necessrio que o local permita a projeo de
apresentaes, bem como a fixao de material nas paredes da sala;
Disponibilizar data show, folhas de flip chart, ...
Estar com o perfil do hospital elaborado;
Ter o processo definido e mapeado, conforme orientaes do Seminrio KB;
Estar com a oportunidade de melhoria e metas definidas;
Estar com a equipe de trabalho da Semana Kaizen Blitz definida e disponvel para
as atividades, no perodo de uma semana. A equipe deve ser formada por
profissionais que participam do processo escolhido, em todas as suas fases;
Ter a medio atual dos objetivos relacionados ao processo escolhido;

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Agenda Semana Kaizen

Oque?

Quando?

Turno?

Segunda-feira

Manh

Segunda-feira

Tarde

Tera -feira

Manh/Tarde

Identificao de problemas e desperdcios.

Elaborao das aes para eliminar os desperdcios e aprovao do
plano de ao.

Quarta -feira

Manh/Tarde

Incio de implementao das melhorias BLITZ.

Quinta -feira

Manh/Tarde

Elaborao da apresentao dos resultados da Semana Kaizen Blitz.

Sexta -feira

Manh

Turno de contingncia.

Sexta -feira

Tarde

Apresentao do Projeto Mais Gesto e das organizaes envolvidas.

Validao da oportunidade de melhoria.
Validao do fluxo do processo (visita as reas envolvidas).
Apresentao da metodologia: conceitos e definies da filosofia Kaizen.
Ferramentas teis para eliminar os desperdcios.
Etapas de aplicao da metodologia.
Tipos de desperdcios.
Tipos de atividades que realizamos.
Montagem do fluxo de valor.
Coleta de dados da situao atual.
Concluso do mapa de fluxo de valor.
Elaborao do grfico da situao atual (AV e NAV).

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Perfil do Hospital
O Perfil uma apresentao geral da organizao. Deve propiciar
uma viso global do Hospital, do seu negcio, perfil e porte.
Requisitos para a descrio do Hospital:

Denominao do hospital;

Forma de atuao;

Data de fundao. Informar um breve histrico da origem da organizao;

Descrio do negcio como especialidades atendidas e servios oferecidos;

Informaes sobre o porte da organizao, por exemplo: quantidade de instalaes,
nmero de atendimentos realizados, composio da equipe de profissionais;

Distribuio dos atendimentos do hospital (particular, principais convnios, SUS);

Descrio da rea de abrangncia da instituio (principais municpios/regies atendidas);

Outros aspectos importantes, principalmente se estiverem relacionados ao processo
escolhido.

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Atividade Prtica 1:
Atividade: Elaborar o perfil do Hospital.
Como Realizar:

Cada equipe deve elaborar o perfil de seu hospital, conforme o
roteiro apresentado anteriormente;

Transcrever o perfil do hospital para uma folha de flip chart.
Materiais Necessrios:

Folha de rascunho;

Folha de flip chart;

Pincel atmico.

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Oportunidade de Melhoria
Definio:
Desejo de mudana para estado ou
condio melhor.
Exemplos:

Reduzir os restos e sobras de refeies.

Reduzir o tempo de fechamento da conta do paciente.

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Processo

um conjunto de atividades inter-relacionadas que transformam insumos
(entradas) em produtos (sada).

um agrupamento seqencial das tarefas dirigidas obteno de um
determinado resultado (Peter Scholtes).

a forma pela qual um conjunto de atividades cria, trabalha ou
transforma insumos com a finalidade de produzir bens ou servios (Tadeu
Cruz).

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Processo
Todo o trabalho realizado em uma organizao faz parte de um
processo, portanto, no existe um produto ou servio oferecido sem um
processo.
Processo o resultado da articulao de:

Pessoas

Tecnologia (instalaes, equipamentos,
materiais, etc)

Conhecimento

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Definio do Processo
O processo a ser escolhido...

...no deve deve incluir etapas vinculadas ao

tratamento mdico.

no deve estar em mudana ou reestruturao. Esta

situao afeta a capacidade do processo em termos de
medio dos tempos e anlise, no aproveitando os
benefcios da semana KB.

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Sugestes de Processos para a

Semana Kaizen Blitz

Recepo/internao
Alta
Lavanderia
Nutrio
Higienizao
Farmcia
Compras
Estoque
Faturamento

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Fluxograma
uma representao grfica mostrando todos
os passos de um processo.
O fluxograma apresenta uma excelente viso do
processo e pode ser uma ferramenta til para verificar
como os vrios passos do processo esto relacionados entre si.
O fluxograma utiliza smbolos reconhecidos facilmente para representar
cada etapa do processo.

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Fluxograma
Incio
Treinar...

Indica NCIO ou FIM do processo

Representa a atividade, o processo, a etapa
Representa execuo

Representa a necessidade de tomar decises

Indica caminhos em funo da resposta

Indica conexo

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Mapeamento do Processo
1. Definio do processo.
2. Relao das reas envolvidas no processo (escopo).
3. Organizao das atividades na ordem de execuo.
4. Conexo das atividades.
Farmcia

Compras

Emisso da
solicitao de
compra do mat/med

Recebimento e
conferncia do
mat/med

Conferncia
dos tens

Fim

Efetua
Compra

Cotao
sim

Administrao

Anlise
da
cotao

Fim

Cotao aprovada?
no

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Ferramenta de Elaborao de Fluxograma

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Atividade Prtica 2:
Atividade: Definir a oportunidade de melhoria e mapear o processo a ser
melhorado (fluxograma).
Como Realizar:

Cada equipe deve definir a oportunidade de melhoria e o processo que
ser trabalhado na Semana KB;

Mapear o processo considerando todas as reas envolvidas, a seqncia
de atividades e a sua conexo. Utilizar a simbologia do fluxograma;

Desenhar o processo em uma folha de flip chart.
Materiais Necessrios:

Folha de rascunho/formulrio;

Folha de flip chart;

Pincel atmico.

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Meta
Definio:
o valor pretendido para os objetivos propostos, em um determinado perodo
de tempo.
Representa onde se quer chegar.
A meta deve ser mensurvel.
Para a Semana KB:
As metas estabelecidas para melhoria no devem ser vinculadas diretamente a
valores financeiros e sim em relao a aumento de capacidade operacional,
reduo de tempo na execuo de atividades, produtividade, .
Exemplos:
Aumentar em 30% o giro de leitos.
Reduzir em 20% os restos e sobras de refeies.

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Sugestes de Objetivos
Recepo/internao

Lavanderia

Giro de leito

Kilos de roupas lavadas por paciente

Tempo mdio para liberao do leito

(da desocupao do leito at a
liberao para nova ocupao)

Taxa de relavagem da roupa

Horas dedicadas a higienizao

terminal do leito

Horas dedicadas a higienizao
terminal do quarto
Alta

Vida til da rouparia

Nmero de ciclos de lavagem/dia

Nmero de ciclos de lavagem
pesada/dia

Nmero de ciclos de lavagem
leve/dia

Reduo de material/ms

Giro de leito

Tempo mdio para a desocupao
do leito (da alta mdica at a sada
do paciente)

Reduo de material de limpeza por

kilo de roupa lavada/ms

Reduo de gua/ms

Reduo de energia eltrica/ms

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Sugestes de Objetivos
Nutrio

% resto alimentar

% sobra limpa

terminal do leito

Horas dedicadas a higienizao
terminal do quarto

Reduo de desperdcio de gneros

alimentcios

Horas dedicadas a higienizao de

rotina dos quartos

ndice de aproveitamento da
refeio/dia

Nmero de leitos higienizados sem

internao (retrabalho)

Reduo de desperdcio de
refeio/dia

Horas dedicadas a limpeza da loua

Reduo de gs de cozinha
Higienizao

Reduo de material de limpeza

Compras

Tempo mdio de retorno as
solicitaes de compra (da solicitao
a entrega do item/produto ao
solicitante)

Tempo dedicado ao atendimento de
fornecedores/ms

Horas dedicadas a higienizao

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Sugestes de Objetivos

Devolues de materiais e
medicamentos no utilizados com
identificao do paciente e do
medicamento (%)

Estoque

Giro de estoque

Reduo de perdas
Farmcia

Taxa de erro na dispensao da
medicao

Estoque de materiais e
medicamentos (em R$)

Estoque de materiais e
medicamentos nas unidades (em R$)

Devolues de materiais e
medicamentos para a farmcia por
motivos de alta, bito, alterao da
prescrio mdica (%)

Faturamento

% de contas no faturadas

% de contas incompletas
(retrabalho)
CEDOP (documentao)

% de pronturios no
devolvidos/extraviados

% pronturios completos

Tempo de respostas as solicitaes
de pronturios

ndice de perdas

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Atividade Prtica 3:
Atividade: Definir objetivos e metas para o processo escolhido.
Como Realizar:

Cada equipe deve definir os objetivos e as metas a serem atingidos;

Transcrever para uma folha de flip chart.
Materiais Necessrios:

Folha de rascunho;

Folha de flip chart;

Pincel atmico.

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Orientaes para a Medio da Situao Atual do

Processo
Para a semana Kaizen Blitz
o Hospital deve verificar/medir a
situao atual
dos objetivos relacionados ao
processo escolhido.

Programa de Melhoria da Gesto em Hospitais Filantrpicos

Atividade Prtica 4:
Atividade: Apresentao do perfil do Hospital, do processo mapeado, da
oportunidade de melhoria, dos objetivos e metas definidos.
Como Realizar:

Cada equipe deve apresentar o perfil do Hospital, o processo mapeado,
a oportunidade de melhoria, os objetivos e metas definidos.
Materiais Necessrios:

Folhas de flip chart preparadas nas atividades 1, 2 e 3.

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Mensagem Final
No so as espcies mais
fortes que
sobrevivem, nem as mais
inteligentes,
mas aquelas que respondem
melhor mudana.
Charles Darwin

Tartaruga de Galpagos - Geochelone Nigra

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