EL PROCESO ADMINISTRATIVO

ESTUDIO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Al estudiar la administracin bajo el enfoque de un proceso, ste
puede analizarse y describirse en sus partes fundamentales, en la
prctica se ejecutan en forma simultnea, en mayor o menos grado,
todas las funciones que componen en proceso administrativo, slo,
para efectos de estudio, cada parte del proceso se estudia por
separado para mejor comprensin de quien aprende, por tanto, no
debe considerarse que los conceptos de cada funcin puedan
encasillarse y aislarse de los dems, ya que existe una gran
interrelacin entre ellos, tal como se sealo en la escuela de
sistemas.
BENEFICIOS DE UNA DIVISN CONCEPTUAL.
Desde el punto de vista meramente conceptual, metodolgico y con
el fin de estudiar, comprender y aplicar mejor la administracin, es
conveniente y lgico separar aquellos elementos en una circunstancia
dada puedan predominar, porque de esa manera se pueden fijar
mejor sus reglas, tcnicas, etc.
De esta manera se facilita la comprensin y se pueden formular mejor
las reglas que influyen en cada aspecto.
CRITERIOS DE DIVISIN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Los estudiosos de la administracin mencionan fundamentalmente
dos fases en el proceso; la mecnica y la dinmica administrativa.
Ahora trataremos de distinguir todava dentro de esas, los elementos
o sectores ms concretos que tienen una connotacin que hace de
cada uno de ellos un aspecto plenamente especfico.
Entendamos pues, por elementos administrativos como los pasos a
travs de los se realiza aquella.
Siendo toda divisin de algn modo arbitraria y con fines de estudio,
es natural que se presenten diversos criterios para distinguir y
separar los elementos de la administracin.
Mencionaremos los criterios ms seguidos, as como la crtica ms
fuerte que cada uno de ellos ha recibido.
A. DIVISIN TRIPARTITA. La American Management Association
( y ms concretamente su presidente Appley), consideran dos
elementos:
Planeacin
Control

Pero dividen ste ltimo en Organizacin y Supervisin. En

realidad propone una divisin tripartita:
Planeacin
Organizacin y
Supervisin.
Esta divisin adems de ser sumamente amplia, tiene el
inconveniente de que la organizacin, como elemento impar
intermedio, no se puede saber si pertenece a la mecnica o a la
dinmica administrativa.
B. DIVISIN DE CUATRO ELEMENTOS. Una de las formas mas
extendida, es la propuesta, entre otros autores por Terry , estos
elementos son:
Planeacin
Organizacin
Ejecucin
Control
Una variante de esta clasificacin es la de llamar al tercer elemento,
en vez de ejecucin, direccin, considerando que la ejecucin, por
parte de quien administra, consiste en dirigir.
Tiene esta divisin la ventaja de ser sencilla, estar muy difundida y
generalizada y distingue bien las fases mecnica y dinmica.
Sin embargo tiene dos limitaciones: la primera radica en que no
distingue entre Previsin y Planeacin; esto es entre lo que puede
hacerse, y lo que se va a hacer de hecho. La segunda es que
confunde en el trmino direccin o ejecucin, lo que corresponde a
cmo integrar un organismo social, una empresa y lo que se refiere a
cmo dirigirlo, mandarlo o conducirlo.
C. DIVISIN EN CINCO ELEMENTOS. Fayol
elementos en la administracin:

propone cinco

Prever
Organizar
Mandar
Coordinar
Controlar

De sta se deriva una de ms aceptadas y presentada en el Libro de

Koontz y ODonnell, Principios de Administracin considerando los
siguientes elementos:

Planeacin
Organizacin
Integracin
Direccin
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Control

D. DIVISIN EN SEIS ELEMENTOS. Urwick, sigue la divisin de

Fayol, descomponiendo tan slo la previsin, primer elemento
propuesto por este autor en: previsin y planeacin. Justifica
esto haciendo notar que son dos etapas distintas. En la primera
se escruta el futuro, y en la segunda se realizan planes de
accin concretos. Quedando as:

Previsin
Planeacin
Organizar
Mandar
Coordinar
Controlar

Recogiendo lo ms til de las diversas clasificaciones de los

elementos, pero sobre todo de las de Terry y Koontz y oDonnell
realizaremos el anlisis de estos elementos en sus correspondientes
etapas. Es decir la clasificacin del Proceso administrativo en
seis Elementos:

Previsin
Planeacin
Organizacin
Integracin
Direccin
Control

ELEMENTOS DE LA MECNICA ADMINISTRATIVA

a) PREVISIN.
Consiste en la determinacin, tcnicamente
realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo
social, la investigacin y la valoracin de cules sern las
condiciones futuras en que dicho organismo social habr de
encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de accin
posibles.
La previsin comprende, por lo mismo, dos etapas:
1.- Investigaciones: se refiere al descubrimiento y anlisis de los
medios con que puede contarse.
2.- Cursos alternativos: trata de la adaptacin genrica de los
medios encontrados, a los fines propuestos, para ver cuntas
posibilidades de accin distintas existentes.
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b) PLANEACIN. Planear implica proyectar en forma consciente

la accin futura, por tanto, es un proceso intelectual que
requiere de tiempo, atencin y dedicacin suficiente para
establecer los resultados que se esperan y la forma en que se
pretende logarlos.
A pesar de que la planeacin se orienta haca el futuro, siempre es
necesario el anlisis del pasado y presente, para elegir entre diversos
cursos de accin, puesto que el xito difcilmente puede llegar de
improviso.
La planeacin no pretende, ni puede, eliminar todos los riesgos, slo
influye para evitar situaciones en que se corran riesgos indebidos.
Mltiples investigadores han demostrado que la planeacin es un
factor de xito en la eficiencia y prosperidad de las organizaciones.
La planeacin sirve de base a las siguientes funciones del proceso
administrativo.
Esta integrada por:
1.- Objetivos: Establecer un objetivo es fijarse un propsito, que en
un organismo social, es la razn de su existencia. Los objetivos
pueden
ser:
econmicos,
polticos,
educativos,
sociales,
administrativos, etc, que sealan los resultados esperados, como
producto de la accin de sus integrantes y la aplicacin del procesos
administrativo.
Se comienza con objetivos generales, despus se establecen
objetivos particulares por cada rea o departamento de la empresa.
2.- Polticas: son normas generales que sealan el camino que se
debe de seguir para logra los objetivos. Establecerlas es adoptar un
criterio que sirva como base orientadora del pensamiento, al ejecutar
acciones y tomar decisiones que contribuyan a lograr los objetivos de
un organismo social. Se caracterizan por ser flexibles, puesto que
indican los lmites dentro de los cuales se encuentra el campo de
quienes poseen la responsabilidad de tomar decisiones. Deben
revisarse peridicamente, puesto que en algunas ocasiones es difcil
saber si son correctas. Tambin deben fijarse por escrito y en forma
clara y concisa, para evitar confusiones o malas interpretaciones.
3.- Reglas: Las reglas son normas especficas que sealan las
acciones y decisiones que deben adaptarse ante situaciones
determinadas, es decir, establecen precisamente lo que debe hacerse
o no hacerse en la misma forma cada vez y sin desviacin permitida.
Se caracterizan por NO dejar margen de decisin, pues slo permiten
analizar el hecho en particular.
Las mismas organizaciones deben sujetarse a disposiciones
reglamentarias (fiscales, laborales, etc) y la falta de cumplimiento da
lugar a la aplicacin de una sancin previamente determinada.
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4.- Procedimientos: Los procedimientos son los que describen

detalladamente la secuencia de los pasos que deben seguirse para
ejecutar ciertas actividades de la manera ms eficiente. Tienden
generalmente a establecer rutinas que representan la mejor manera
de hacer las cosas, desde el punto de vista del tiempo, esfuerzo y
costo.
El procedimiento puede ser particular para una actividad, seccin,
departamento o rea funcional de la organizacin, pero puede pasar
tambin secuencialmente por distintas partes y niveles. Deben ser
por escrito y, de ser posible, en forma grfica; que sean revisados
peridicamente para evitar deficiencias.
Los llamados diagramas de proceso y de flujo se utilizan como
tcnicas para representar procedimientos, y sirven como gua para
analizarlos, mejorarlos y explicarlos.
5.- Programas: Los programas son planes que agrupan diversas
actividades que han de ejecutarse para obtener un fin concreto, se
caracterizan por determinar el factor tiempo en la realizacin de las
actividades; pueden ser sencillos o complejos, por lo general
describen:

Los objetivos, polticas, procedimientos y presupuestos.

Enumeracin de actividades;
Tiempos en que debe realizarse cada actividad;
Los costos de las actividades y del programa en total;
Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para
su realizacin;
As como las personas o entidades responsables del programa.

Los programas son obsoletos cuando alcanzan su objetivo, pero

pueden permanecer vigentes por ser rutinarios o permanentes. Se
clasifican en corto, mediano y largo plazo.
6.- Presupuestos: son expresiones que se dan en trminos
numricos a los planes; formular un presupuesto es planear, pero
adems, al ser aprobado y establecido, se convierte en un medio
eficaz de control en las actividades de un organismo social. Los ms
comunes son los presupuestos de ingresos y egresos de una
organizacin; generalmente se elaboran por un periodo determinado,
siendo los ms comunes los que abarcan un ao.
Existen gran variedad de presupuesto; de ventas, compras,
produccin, inversiones, personal, gastos, caja, publicidad, etc.
En la empresa privada, el presupuesto de ventas se convierte en la
base fundamental para disear un presupuesto general o total.
7.- Estrategias: estrategia es un concepto tradicionalmente militar,
que consiste en formular un plan general de accin cuyo principal
objetivo es vencer al enemigo; originalmente la estrategia tiene un
carcter competitivo.
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En Administracin, la formulacin de estrategias puede utilizarse para

lograr
objetivos
particulares
(crecimiento,
capacitacin,
productividad, etc.) del organismo social o para obtener determinados
resultados en situaciones competitivas (incremento de ventas,
posicionamiento en el mercado, lanzamientos de nuevos productos,
etc.) en relacin con otras organizaciones.
Se caracteriza por tener un plan general de accin con sus principales
polticas y recursos a emplear con el fin de lograr el objetivo
primordial.
c) ORGANIZACIN. En administracin la palabra organizacin
tiene dos significados distintos:
1. El que se refiere a un organismo social como un todo: una
empresa, una dependencia gubernamental, un hospital, una
escuela, etc.
2. El que significa un proceso de estructurar formalmente las
funciones y jerarquas dentro de un organismo social; con este
significado se utiliza la palabra organizacin como elemento
del proceso administrativo.
Principios de organizacin. Urwick en 1938 sealo diez principios
fundamentales de organizacin que han sido considerados como
guas par una adecuada organizacin.
1.- Debe facilitar la contribucin de las personas para el logro de los
objetivos.
2.- La asignacin de actividades, mediante la divisin del trabajo debe
conducir a la especializacin de los individuos.
3.- La coordinacin de personas y actividades es un propsito bsico
de toda organizacin.
4.- Deben establecerse lneas claras de autoridad para cada uno de
los ejecutivos.
5.- La definicin de cada puesto, su jerarqua, autoridad,
responsabilidad y relaciones, deben quedar por escrito y comunicadas
a todos los miembros del grupo.
6.- La responsabilidad de cada jefe es absoluta, en lo que respecta a
la actuacin de sus subordinados.
7.- Toda autoridad debe tener debe tener una responsabilidad
correspondiente al nivel que se le confiere.
8.- En cuanto a capacidad de control, ninguna persona debe de nivel
superior debe supervisar a ms de cinco subordinados directos, y en
niveles ms bajos el nmero es de entre ocho y doce.
9.- Es fundamental que exista proporcin de autoridad y
responsabilidad en las distintas unidades del organismo.
10.- Todo organismo requiere de una continua revisin de su
funcionamiento y estructura.
Las etapas de organizacin son tres:
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1.- JERARQUAS: Consiste en fijar autoridades y responsabilidades

correspondientes a cada nivel.
2.- FUNCIONES: Es la determinacin de cmo deben dividirse las
grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fin
general.
3.- OBLIGACIONES: Aquellas que tiene en concreto cada unidad de
trabajo susceptible de ser desempeada por una persona.
La Departamentalizacin es usualmente el primer paso para
estructurar un organismo social; y se denomina departamentalizacin
al proceso de agrupar actividades y/o personas en unidades
organizadas, con base a la efectiva divisin del trabajo para
fines administrativos. Existen diversos criterios para elegir la base
de la departamentalizacin en las empresas. Cuatro de las ms
comunes son:
Por funciones
Por productos
Por zonas geogrficas
Por clientes
Los Organigramas son graficas de gran utilidad, ya que dan una
visin general de la estructura interna de un organismo social; a los
organigramas tambin se le denomina diagramas, cuadros o cartas
de organizacin. Los organigramas sirven para representar la
jerarqua, la autoridad, responsabilidad, comunicacin y
relaciones formales de los miembros de un organismo social.
Las formas ms usuales de disear un organigrama son:

Vertical (triangular o piramidal)

Horizontal (de izquierda a derecha)
Mixto ( vertical y horizontal)
Circular (Crculos concntricos)

ELEMENTOS DE LA DINMICA ADMINISTRATIVA

d) INTEGRACIN. La funcin de integracin consiste en dotar al
organismo social de los diversos recursos para su eficiente
desempeo. Al planear y organizar debe tenerse en cuenta los
recursos financieros, materiales, tcnicos y humanos con que
podr contarse; por consiguiente, la integracin se encuentra
estrechamente relacionada con la planeacin y la organizacin.

Recursos de la Organizacin.

Recursos Financieros: son los que se obtienen mediante la

emisin de acciones y obligaciones, crdito de proveedores,
reinversin de utilidades, etc. La responsabilidad de estos
recursos son del rea de finanzas.
Recursos Materiales: son terrenos, locales y edificaciones,
instalaciones, maquinaria, equipo, herramienta, mobiliario,
materias primas, etc. La responsabilidad corresponde al
departamento de compras.
Recursos Tcnicos: corresponde a los sistemas, mtodos,
procedimientos, formulas, patentes, instructivos, etc. La
responsabilidad corresponde a diversas reas funcionales.
Recursos Humanos: El conjunto de personas con que cuenta
el organismo social y que constituyen, con todas sus
caractersticas (conocimientos, habilidades, experiencias, etc.),
el patrimonio ms valioso, en tanto que son la parte
eminentemente activa, pues los otros recursos slo respaldan la
labor humana.

e) DIRECCIN: Implica conducir los esfuerzos de las personas

para ejecutar los planes y lograr los objetivos de un organismo
social.
La direccin es parte central de la administracin, puesto que por su
conducto se logran los resultados que finalmente servirn para
evaluar al administrador; poco efecto tendrn tcnicas complicadas
de planeacin, organizacin y control, si la labor de direccin es
deficiente.
Las fases que integran la direccin son:
1.- Autoridad: al analizar el concepto de autoridad, se le clasifica en
tres tipos: formal, informal y profesional.

Autoridad Formal: tambin llamada legal o institucional; es

aquella que implica el derecho de mandar y el poder de exigir
obediencia a quien recibe las rdenes. Es delegada oficialmente
desde los altos niveles hacia abajo, en forma lineal, para ser
ejercida sobre un grupo de subordinados.
El concepto de responsabilidad est ntimamente relacionado
con la autoridad formal, y consiste en la obligacin de cumplir
con las funciones asignadas; mientras la autoridad es
delegable, la responsabilidad no lo es, slo se comparte.
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Autoridad Informal: tambin llamada autoridad personal, es

la que tiene un individuo por su carisma, es decir por la
facilidad de influir y atraer la voluntad de los dems, de manera
espontnea, por sus caractersticas personales: inteligencia,
simpata, facilidad de palabra, dinamismo, criterio, etc., es una
autoridad aceptada, no impuesta.
Autoridad Profesional: es la que se obtiene por el conjunto
de conocimientos, experiencias, habilidades, etc., que capacitan
a una persona para guiar o asesorar a otras sobre asuntos
relacionados con su especialidad; es por tanto una autoridad
adquirida.

2.- Motivacin: es importante para el administrador tener un

conocimiento de los factores que motivan a las personas para actuar
de una manera determinada, pues una de sus responsabilidades
consiste en inducirlas a que aporten sus esfuerzos para alcanzar los
objetivos que persigue la organizacin.
3.- Comunicacin: por comunicacin se entiende todo proceso que
en forma implcita o explcita origina transmisin de informacin.
En todo organismo social, la comunicacin explcita es esencial,
puesto que es de suma importancia el intercambio de informacin,
puede ser de forma oral, pero principalmente escrita, tanto al recibirla
como al enviarla.
4.- Coordinacin: es armonizar los esfuerzos individuales para la
consecucin de objetivos; en sntesis es el propsito fundamental de
la administracin. Algunos de los primeros autores clsicos de la
administracin la consideran como una etapa modelo del proceso
administrativo.
5.- Toma de Decisiones: en todo organismo social cada da se
toman gran cantidad de decisiones, todas importantes, que afecta la
organizacin en diversos grados. Los subordinados en muchas
ocasiones consultan y esperan las decisiones de sus jefes para
emprender acciones.
f) CONTROL. Es la ltima etapa del proceso administrativo, pero
est en estrecha relacin con la planeacin, a la cual sirve de
retroalimentacin para futuros planes. Consiste en el
establecimiento de sistemas
que nos permitan medir los
resultados actuales y pasados en relacin con los esperados,
con el fin de saberse se ha obtenido lo que se esperaba,
corregir, mejorar y formular nuevos planes.
El Proceso de control comprende cuatro etapas bsicas:

1.- Establecimiento de normas o estndares de ejecucin:

consiste en establecer unidades de medida que sirven como punto de
referencia. (Por ejemplo: niveles de produccin, cuotas de ventas,
utilidades,etc.)
2.- La medicin de lo que se ha hecho: es la valoracin de las
actividades y los resultados que se pretende controlar; la informacin
que se obtenga debe ser actual, correcta y oportuna, para que sea
aprovechada e interpretada de la mejor forma.
3.- Comparacin de lo hecho con lo establecido.
4.- Correccin de desviaciones: cuando se presentan desviaciones
desfavorables, ser necesario adoptar acciones correctivas
apropiadas que encaucen hacia los resultados pretendidos; un
sistema de control debe hacer posible detectar prontamente las
desviaciones para corregirlas a tiempo.

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