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Microsoft Access Programmierung

Formulare / Berichte und Makros

Beispiel fr die Nutzung von Makros

Ein Klick auf die Schaltflche


startet ein Makro.
Das Makro ffnet das Formular.

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Benutzeroberflchenmakros ...

automatisieren Arbeitsschritte.
fassen Aktionen zusammen.
knnen an Schaltflchen oder Ereignisse gebunden werden.
knnen in ein Formular eingebettet werden oder nicht.
knnen beliebig oft aufgerufen werden.
werden intern als V(isual) B(asic for) A(pplication) gespeichert.

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Vorteile
Programmierung mit vorgefertigten Aktionen.
Starteinstellungen fr die Datenbank sind mit Hilfe von Makros
mglich.
Einsatz in webbasierten Datenbank.

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Nachteile
Keine automatische Wiederholung von Arbeitsschritten.
Ein Makro startet immer mit den gleichen Argumenten. Falls
diese nicht vorhanden sind, wird ein Fehler angezeigt.
Sehr eingeschrnkter Befehlsumfang.

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Beispiele fr Aufgaben in Access

Formulare in Abhngigkeit von Kriterien ffnen.


Daten filtern und aktualisieren.
Daten exportieren.
Datenfelder auf Null setzen. Problem: Beim Schlieen des
Formulars wird ein leere Datensatz gespeichert.

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lsen eine Sicherheitswarnung aus

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Sicherheitswarnung ...
wird beim ffnen einer unsicheren Datenbank angezeigt.
wird als gelbes Dialogfenster unterhalb des Menbandes
angezeigt.
kann mit Hilfe der Schaltflche Inhalt aktivieren eine unsichere
Datenbank in eine sichere Datenbank verwandeln.

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Einstellungen in den Optionen


Menband Datei; Befehl Optionen in der Backstage-Ansicht;
Befehl Sicherheitscenter in den Access-Optionen.
Schaltflche Einstellungen fr das Sicherheitscenter.
Der Befehl Vertrauenswrdige Herausgeber ermglicht die
Identifizierung von Entwicklern mit Hilfe von Zertifikaten.
Der Befehl Vertrauenswrdige Speicherorte legt Ordner zur
Identifizierung einer sicheren Datenbank fest.
Der Befehl Vertrauenswrdige Dokumente bezieht sich auf die
aktuelle Datenbank.
Einstellungen fr Makros verifiziert das Verhalten von Makros.

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Vertrauenswrdiger Herausgeber

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Vertrauenswrdige Speicherorte

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Vertrauenswrdiges Dokument

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Einstellungen fr Makros

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Eingebettete Benutzeroberflchenmakros ...


sind an ein Formular, Bericht oder Steuerelement gebunden.
werden nicht im Navigationsbereich angezeigt.
werden auf der Registerkarte Ereignis eines Access-Objekts
angezeigt.
werden mit dem Objekt, in dem sie eingebettet sind, kopiert.

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bei Schaltflchen
Schaltflchen, die mit dem Assistenten erstellt werden,
besitzen ein eingebettetes Makro.
Bei einem Mausklick auf die Schaltflche wird das eingebettete
Makro gestartet.

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Schaltflchen mit Hilfe des Assistenten erstellen


Das Formular wird in der Layoutansicht oder in der
Entwurfsansicht angezeigt
Das Menband Entwurf des Formulars ist aktiv.
Falls ein Formularfu nicht vorhanden ist, wird dieser
eingeblendet.
Der Befehl Steuerelement-Assistent verwenden in der Liste
aller Steuerelemente ist aktiv.
Mausklick auf das Steuerelement Schaltflche.
Der Mauszeiger wird ber den Formularfu gezogen. Durch ein
Mausklick auf eine freie Flche im Fu wird die Schaltflche
eingefgt und der Assistent geffnet.

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1. Schritt des Assistenten

In der linken Liste werden verschiedene Kategorien von


Aktionen angezeigt.
In der rechten Liste werden die, zur gewhlten Kategorie,
gehrenden Aktionen angezeigt.
In Abhngigkeit der gewhlten Aktion werden die
nachfolgenden Schritte eingeblendet.
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Befehl Formular ffnen (1. Schritt)

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Befehl Formular ffnen (2. Schritt)

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Befehl In Abhngigkeit von Kriterien ffnen

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Text oder Bild auf der Schaltflche?

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Name fr die Schaltflche vergeben

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Eigenschaften fr eine Schaltflche


Das Formular wird in der Layoutansicht oder in der
Entwurfsansicht angezeigt
Mausklick auf die zu verndernde Schaltflche.
Das Menband Entwurf des Formulars ist aktiv.
Der Befehl Eigenschaftenblatt in dem Bereich Tools ist aktiv.

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Layout einer Schaltflche


Beschriftung enthlt den Text auf der
Schaltflche.
Mit Hilfe von Anordnung der
Bildbeschriftung kann dieser Text mit
einem Bild gemeinsam auf der
Schaltflche angezeigt werden.
Bild enthlt den Pfad zu dem
gewhlten Symbol.
Die Farbe der Schaltflche sowie des
Textes kann sich in Abhngigkeit des
Status (gedrckt, darauf zeigen) der
Schaltflche verndern.
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Standard- und Abbrechen-Schaltflche


In jedem Formular kann eine
Standard- und eine
Abbrechen-Schaltflche
vorhanden sein.
Die Aktion der StandardSchaltflche kann mit
Mausklick oder der
<RETURN>-Taste gestartet
werden.
Die Aktion der AbbrechenSchaltflche kann mit
Mausklick oder der <ESC>Taste gestartet werden.
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Anbindung des Makros


Sobald auf die Schaltflche
geklickt wird, wird ein Makro
gestartet.
Ein eingebettetes Makros wird
an das Ereignis Beim Klicken
der Schaltflche angehngt.

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Ereignisse
sind fr Formulare, Berichte und die verschiedenen
Steuerelemente vorhanden.
werden auf der Registerkarte Ereignis im Eigenschaftenblatt
angezeigt.
werden durch die Maus, die Tastatur oder einem Zeitgeber
ausgelst.

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auslsen
Maus

nach einer
Zeit x

Tastatur

LSEN AUS

Ereignis
REAGIEREN

VBA-Prozedur

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Makro

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Beispiele von Ereignis-Gruppen


Ereignisse in Bezug auf ...
die Daten

Beim Eingeben, Lschen oder ndern von


Datenstzen in Formularen und Steuerelementen.
Ein neuer Datensatz wird angezeigt.

das Fenster

Beim ffnen oder Schlieen eines Formulars eines


Berichts.

den Mausklick

Einfachklick oder Doppelklick der linken Maustaste


kann abgefangen werden.

den Fokus eines Objekts

Makros knnen auf den Fokuserhalt oder -verlust


eines Elements reagieren.

ein Tastendruck

berprfung auf Korrektheit der Eingabe.

die Maus

Drcken oder Niederhalten der Maustaste.


Mausbewegung ber ein Objekt.

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Makro in der Entwurfsansicht anzeigen


Die Registerkarte Ereignis des Eigenschaftenblattes des
gewnschten Objekts (in diesem Beispiel Schaltflche) ist
eingeblendet.
Klick auf die Schaltflche mit den drei Punkten am rechten
Rand des Ereignisses (in diesem Beispiel Beim Klicken).
Die Entwurfsansicht des Makros wird geffnet.

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Entwurfsansicht des Makros

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Aufbau
Die Makrotools werden als Menband eingeblendet.
Der Aufgabenbereich zeigt die verschiedenen Aktionen des
Makros auf Registerkarten an.
Der Aktionskatalog am rechten Rand zeigt alle, in einem Makro
mglichen Aktionen an.

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Makrotools

Makros knnen ausgefhrt werden.


Der Aktionskatalog wird angezeigt.
Unsichere Aktionen werden in dem Katalog angezeigt (Alle
Aktionen anzeigen).
Makros knnen gespeichert und geschlossen werden.

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Aktionskatalog ...
enthlt alle Befehle, die in einem
Makro genutzt werden knnen.
zeigt Ordner an, die die
verschiedenen Befehle in
Abhngigkeit von Kategorien
zusammenfassen.
zeigt am unteren Rand eine Hilfe zu
dem markierten Element an.

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Ordner auf der ersten Ebene


Programmablauf sammelt Befehle, die
Aktionen zusammenfassen oder den
Programmablauf beeinflussen.
Aktionen bietet in Unterordnern
verschiedene Makro-Befehle an, die
die angezeigten Daten oder AccessObjekte beeinflussen.
In dieser Datenbank listet alle
Formulare / Berichte auf, in die ein
Makro eingebettet ist.

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Aktionen ...

beschreiben einen Arbeitsschritt.


sind Befehle in einem Makro.
sind vordefinierte Funktionen in VBA.
werden zeilenweise im Aufgabenbereich angezeigt.
werden zeilenweise von oben nach unten abgearbeitet.

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Nicht sichere Aktionen ...

importieren und exportieren Daten.


verndern die gespeicherten Daten.
lschen Objekte aus der Access-Datenbank.
werden durch den Befehl Alle Aktionen einblenden in der
Kategorie Einblenden / Ausblenden des Menbandes Entwurf einoder ausgeblendet.
werden durch ein Warndreieck gekennzeichnet.

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Aufgabenbereich ...
zeigt das Makro in der
Entwurfsansicht auf
einer Registerkarte an.
zeigt Aktionen und deren
Argumente an.
bietet eine Liste Neue
Aktion einfgen. In dieser
Liste werden alle in
Access vorhandenen
Befehle alphabetisch
aufgelistet.

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Auf dem Reiter der Registerkarte wird ...


fr eingebettete Makros folgende Information angezeigt:
[Name des Formulars] : [Auslser der Aktion] : [Ereignis].
der Name des nicht eingebetteten Makros angezeigt.

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Informationen zu Aktionen
Der Aktionsname wird in
Fettschritt dargestellt.
Standardmig werden unterhalb
des Aktionsnamens die
Argumente des Befehls und
deren Werte zeilenweise
angezeigt.
Mit einem Klick auf das schwarze
Kreuz am rechten Rand wird die
Aktion aus der Entwurfsansicht
entfernt.

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Argumente ...

werden durch die Definition der Aktion vorgegeben.


beeinflussen die Ausfhrung des Befehls.
legen das Verhalten der Aktion fest.
haben einen Wert, der von der Aktion verarbeitet wird.
werden in einer bestimmten Reihenfolge dem Befehl
bergeben.
haben teilweise Standardwerte.
knnen optional sein.

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Argumentenbereich ein- und ausblenden


Der Mauszeiger befindet sich
ber den Aktionsnamen.
Klick auf das Minuszeichen: Der
Argumentenbereich wird
ausgeblendet. Es wird der Name
der Aktion und in Klammern die
Argumentwerte angezeigt.
Klick auf das Pluszeichen: Der
Argumentenbereich wird
eingeblendet. Die Argumente und
deren Werte werden unterhalb
des Aktionsnamens angezeigt.

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Aktion und deren Argumentliste


Dem Argumentnamen in
Fettschrift folgt eine Liste von
Argumenten.
Die Liste beginnt und endet mit
den runden Klammern.
Die Elemente werden durch ein
Semikolon getrennt. Das
Semikolon wird auch fr
Argumente ohne Wertangabe
gesetzt.

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Bearbeitungsmodus
Der Argumentenbereich ist
eingeblendet.
Mausklick auf eines der
Argumente oder dem
Aktionsnamen: Der
Bearbeitungsmodus wird
aktiviert.
Die Argumente werden
zeilenweise angezeigt. Die
Werte werden in ein Textfeld
eingegeben oder aus ein
Kombinationsfeld
ausgewhlt.
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Werte fr die Argumente ...


mit Hilfe der Tastatur in das links
vom Argument stehende Textfeld
eingeben.
mit Hilfe einer Liste auswhlen. Die
Liste zu einem Kombinationsfeld
wird durch ein Klick auf den
schwarzen Pfeil geffnet. Der
gewhlte Wert wird im Textfeld
angezeigt.
mit Hilfe des Ausdrucksgenerators
auswhlen. Durch ein Klick auf die
Schaltflche am rechten Rand wird
der Generator geffnet.
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Beispiel Anwendung schlieen


Die Aktion BeendenAccess schliet die Anwendung.
Mit Hilfe des Arguments Optionen wird die Anwendung
ohne Nachfrage beendet. Nicht gespeicherte Daten /
nderungen gehen verloren.
auf Nachfrage beendet.
beendet, aber Daten / nderungen gespeichert.

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Beispiel Formular ffnen


Die Aktion ffnenFormular ffnet das, im Argument
Formularname angegebene Formular.
Das Formular wird standardmig in der Formularansicht
(Ansicht) geffnet. Die Fenstergre (Fenstermodus) selber wird
nicht verndert.
Der Argument Datenmodus regelt
den Zugriff auf die angezeigten
Daten. Die Daten knnen mit
einem Schreibschutz versehen
werden.

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Beispiel Bedingung zum ffnen eines Formulars


Die Aktion ffnenFormular ffnet das, im Argument
Formularname angegebene Formular.
Mit Hilfe der Bedingung wird die Anzeige der Datenstze
eingeschrnkt.
In diesem Beispiel wird der Wert eines Textfeldes ([txtFakultaet])
mit dem Wert des Fremdschlssel ([Fakultaet]) aus der
Datenquelle des zu ffnenden
Formulars verglichen.
Eine vorhandene Abfrage kann
als Filter genutzt werden (Filter
name).
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Beispiel Gehe zu Datensatz


Das Marko besteht aus
mehreren Aktionen.
Die Aktion BeiFehler wird nur
ausgefhrt, wenn ein
Laufzeitfehler auftritt.
GeheZuDatensatz springt zu
dem angegebenen Datensatz.
Falls ein Fehler auftritt, wird
die Beschreibung in einem
Meldungsfeld ausgegeben.

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Aktion Gehe zu Datensatz


Wenn kein Objekttyp und
Objektname angegeben wird,
wird der Befehl auf die Daten
im aktuell geffneten Formular
angewandt.
Das Argument Datensatz
beschreibt den Wechsel
zwischen dem aktuellen und
dem darauffolgenden
Datensatz.
Das Argument Offset gibt die
Verschiebung um x
Datenstze an.
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Fehler in einem Makro abfangen


BeiFehler. Welche Aktionen
werden bei einem Fehler
ausgefhrt? In diesem Beispiel
wird zu der nachfolgenden
Aktion gesprungen.
Die Aktion Wenn Dann
beeinflusst den Programmablauf. Wenn ein Fehler
([MacroError]) aufgetreten ist,
gibt mit Hilfe der Aktion
Meldungsfeld eine Beschreibung
des Fehlers ([MarcoError].
[Beschreibung]) heraus.
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Objekte ...
sind Gegenstnde in Access.
sind zum Beispiel in Access Formulare, Berichte und
Steuerelemente.
werden zum Teil im Navigationsbereich angezeigt.
haben Eigenschaften.
sind hierarchisch in Access aufgebaut.

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Objekthierarchie
Application (Access)

Forms
(Formulare)

Reports
(Bericht)

Controls
(Steuerelemente)

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DoCmd
(Marko-Aktion)

MacroError
(Laufzeitfehler)

Controls
(Steuerelemente)

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Eigenschaften von Objekten ...


werden im Eigenschaftblatt von Formularen, Berichten und
Steuerelementen angezeigt.
werden wie der Objektname in einem Makro durch eckige
Klammern begrenzt.
werden durch einen Punkt mit dem dazugehrigen Objekt in
einem Makro verbunden. Beispiel: [Beschreibung] ist eine
Eigenschaft des Objekts [MacroError].

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Nicht eingebettete Makros ...


werden im Navigationsbereich angezeigt.
beeinflussen keine Eigenschaften eines bestimmten AccessObjekts.
knnen von verschiedenen Formularen, Berichten oder
Steuerelementen aufgerufen werden.
knnen an verschiedene Ereignisse gebunden werden.
mit dem Namen Autoexec wird direkt beim Start der Datenbank
aufgerufen.
knnen in VBA-Code konvertiert werden.

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im Navigationsbereich
Start des Makros: Doppelklick.
Markieren des Makros: Einfachklick.
Falls die Startbedingungen fr das
Makro fehlerbehaftet sind, wird eine
Meldung ausgegeben. Zum Beispiel:
Sprung zu einem bestimmten Datensatz
in einem Formular. Aber das Formular ist
nicht geffnet.

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erstellen
Das Menband Erstellen in der Datenbank ist aktiv.
Mausklick auf den Befehl Makro im Bereich Makro und Code.
Die leere Entwurfsansicht des Makros wird geffnet.

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Access-Objekte mit Hilfe des Makros ffnen


Im Navigationsbereich ist eine Tabelle, Abfrage, Formular oder
Bericht markiert.
Mit Hilfe der gedrckt gehaltenen Maustaste wird der Name
des, im Navigationsbereich markierten Objekts in die
Entwurfsansicht des aktiven Makros gezogen.
Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird eine Aktion zum
ffnen des angegebenen Objekttyps automatisch eingefgt.
Die verschiedenen Argument der Aktion werden anschlieend
angepasst.

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Arbeiten mit dem Aktionskatalog


Ordner fassen Befehle zu einem
bestimmten Begriff zusammen. Ordner
knnen Unterordner besitzen.
Befehle knnen in einem Makro
genutzt werden. Alle, in Access
vorhandenen Befehle sind diesem
Katalog mit Hilfe von Ordnern
zusammengefasst.

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Ordner ffnen oder schlieen


Mausklick auf das Pluszeichen vor
einem Ordner: Der Ordner wird
geffnet. Alle Unterordner und Befehle
in dem geffneten Ordner werden
angezeigt.
Mausklick auf das Minuszeichen vor
einem Ordner: Der Ordner wird
geschlossen.

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Befehle in einem Makro beeinflussen ...

ein Access-Objekt wie zum Beispiel Formulare.


die angezeigten Daten oder verndern diese.
die Anwendung oder das aktive Fenster.
den Programmablauf.

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Kommentar ...
fgt ein Textfeld ein, in dem ein
Kommentar eingetragen wird.
beschreibt, warum ein Befehl an
dieser Position ausgefhrt wird.
wird beim Ablauf berlesen.
ist eine Hilfe fr den Entwickler.
bezieht sich meist auf die
nachfolgenden Aktionen.

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Befehle gruppieren
Zusammengehrige Befehle
werden gruppiert.
In das erste Textfeld wird der
Gruppenname eingegeben.
Zwischen dem Text Gruppe und
Ende Gruppe werden die
dazugehrigen Befehle eingefgt.
Eine Gruppe von Befehlen kann
gemeinsam ein- und ausgeblendet
werden.

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Untermakros ...
sind Makros in einem Container.
fassen Befehle zu einem
Objekt, aber mit verschiedenen
Arbeiten zusammen.
haben eine eindeutige
Bezeichnung.
knnen aus einem Makro
heraus gestartet werden.
knnen mit Hilfe von [Makro].
[Untermakro] an ein Ereignis
gebunden werden.

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Wenn...Dann-Anweisung
Wenn die angegebenen Bedingung erfllt ist, werden alle
dazugehrigen Befehle ausgefhrt.
Sonst gruppiert Befehle, die ausgefhrt werden, wenn die
Bedingung nicht erfllt ist.
Sonst Wenn ermglicht das
Testen einer weiteren
Bedingung.

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Elemente auswhlen
Mausklick auf ein Ordner,
Programmelement oder Aktion.
Im grauen Kstchen am unteren Rand
des Katalogs wird ein Hilfetext passend
zu dem gewhlten Element angezeigt.

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Elemente in den Arbeitsbereich einfgen.


Mit Hilfe der gedrckt gehaltenen Maustaste wird der markierte
Befehl aus dem Katalog in den Arbeitsbereich gezogen.
Nach dem Loslassen der Maustaste wird der Befehl an der
gewnschten Position eingefgt.
Die Argumente des eingefgten Befehls werden angepasst.

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Seite 67

Befehle aus der Liste im Arbeitsbereich whlen


Alle Befehle werden alphabetisch in der
Liste aufgefhrt.
Mit Hilfe des Pfeils nach unten am
rechten Rand wird die Liste geffnet.
Mit einem Mausklick auf ein Element
wird dieses am Ende aller Befehle im
Arbeitsbereich eingefgt.

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Seite 68

Reihenfolge im Arbeitsbereich verndern


Mit Hilfe der grnen Pfeile kann ein Befehl eine Position nach
oben oder unten verschoben werden.
Mit Hilfe der gedrckt gehaltenen Maustaste kann ein Befehl
verschoben werden. Die neue
Position wird durch einen
farbigen Strich gekennzeichnet.
Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird die Aktion
automatisch an der gekennzeichneten Position eingefgt.

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speichern
<STRG>+<S>. Falls das Makro erstmalig gespeichert wird,
wird das Dialogfenster Speichern unter eingeblendet.
Menbefehl Datei Objekt speichern als.
Im Dialog Speichern unter wird ein Textfeld zur Eingabe eines
Namens angezeigt. Falls der Menbefehl genutzt wurde, wird
der Typ Makro in einem Kombinationsfeld angezeigt. Mit der
Schaltflche OK wird der Dialog geschlossen.

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Bezeichner fr Makros bestehen aus


einer beliebigen Kombination von Buchstaben, Zahlen,
Leerzeichen und Sonderzeichen.
Nicht erlaubte Zeichen:
ASCII-Zeichen von 0 bis 31. Diese Zeichen sind
Steuerzeichen wie <Return> etc.
Anfhrungszeichen, Akzentzeichen.
Punkt, Ausrufezeichen, eckige Klammern werden in Access
als Trenn- und / oder Begrenzungszeichen und nicht in
Bezeichnern genutzt.
Zeichen, die nicht genutzt werden sollten:
Leerzeichen.
Umlaute wie , , und .
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Weitere Regeln
Ein Makroname beginnt mit einem Buchstaben oder dem
Unterstrich.
Maximal 64 Zeichen lang.
Reservierte Wrter wie zum Beispiel Name, Wert / Value
aus Access oder VBA (Visual Basic for Application) werden
nicht genutzt.
Bezeichner sind eindeutig.

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Wahl des Namens


Der Name sollte ber die Befehle im Makro Auskunft geben.
Gute Namen sind einfach zu lesen, da sie keine
geheimnisvollen Abkrzungen enthalten.
Verzicht auf Namen, die keinerlei Beziehung zum Inhalt des
Makros haben.

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Konventionen fr zusammengesetzte Namen


In der ungarischen Notation beginnt der Name mit einem
kleinen Buchstaben.
Alle Teilnamen beginnen mit einem Grobuchstaben.
Beispiel: OpenFormKunde, SetBestellmenge.
Andere Mglichkeit: Open_Form_Kunde, Set_Bestellmenge.

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Prfixe nutzen
mcr kennzeichnet hufig ein Makro mit beliebig vielen
Befehlen.
mgrp wird fr Makros mit Untermakros genutzt. Diese Makros
wurden in frheren Version als Makrogruppen bezeichnet.

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Fehler ...
entstehen durch die Angabe von falschen Argumenten bei
Aktionen.
werden durch fehlende Objekte ausgelst.
werden bei falschen Startbedingungen ausgelst.

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Makros im Einzelschritt testen


Das Makro wird Schritt fr Schritt durchlaufen.
Zu jedem Arbeitsschritt werden die aktuellen Argument
angezeigt.

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Einzelschritt-Modus starten
Das Makro ist in der Entwurfsansicht geffnet.
Das Menband Makrotools Entwurf ist aktiv.
Klicken auf die Schaltflche Einzelschritt im Bereich Tools. Die
Schaltflche ist aktiv und farbig markiert.
Der Befehl Ausfhren im Bereich Tools startet das Makro.
Das Marko wird Befehl fr Befehl abgearbeitet.
Sobald der Test des Makros erfolgreich verlaufen ist, wird mit
einem Klick auf die Schaltflche Einzelschritt im Bereich Tools
der Modus deaktiviert.

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Informationen zu jedem Schritt


Der Name des Makros und der Aktion wird angezeigt.
Zu jeder Aktion werden die passenden Argumente und deren
Werte angezeigt.
Mit Schritt wird der angezeigte Befehl gestartet. Falls kein
Fehler aufgetreten ist, wird
die nachfolgende Aktion
angezeigt.
Weiter arbeitet das Makro
vollstndig ab.

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Bei Fehler Aktion ...


befindet sich im Ordner Makrobefehle im Aktionskatalog.
Das Argument Gehe zu legt das Sprungziel fr ein Makro nach
einem Fehler fest. Nach einem Fehler kann
zum nchsten Befehl gesprungen werden. Dieser Befehl
msste den Fehler behandelt werden.
ein weiteres Makro aufgerufen werden. Der Name des
Makros wird in das Argument Makroname geschrieben.

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