CONSTRUCTORA S.A.S.

PROYECTO: CONSTRUCCIN DE EDIFICIO

SISTEMA DE GESTIN DEPENTA

SEGUIMIENTO Y CONTROL

PLANES DE CONTROL DEL PROY

NOMBRE DE LOS PLANES
PLAN DE CONTROL DEL TRABAJO
PLAN DE CONTROL DE CAMBIOS
PLAN DE CONTROL DEL ALCANCE
PLAN DE CONTROL DE RECURSOS
PLAN DE GESTION DEL EQUIPO
PLAN DE CONTROL DEL CRONOGRAMA
PLAN DE CONTROL DE COSTOS
PLAN DE CONTROL DE RIESGOS
PLAN DE CONTROL DE CALIDAD
PLAN DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS
PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES

OBJETIVO D

ROL DEL PROYECTO

OBJETIVO DE LOS PLANES

NOMBRE DEL PLAN

PLAN DE CONTROL DEL TRABAJO DEL PROYECTO

OBJETIVO DEL PLAN

FASES Y ACTIVIDADES POR REALIZAR
FASES DEL PROYECTO

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

Reuniones con la comunidad del

sector afectado

Equipo de Gestin (Gestor Social)

Estudios Previos

Equipo de Gestin (Tcnico)

Diseo del Proyecto

Equipo de Gestin (Tcnico)

Presentacin del Proyecto ante

Ventanilla Unica del MVCT

Equipo de Gestin (Administrador

del Proyecto)

Gestin de recursos ante el

Gobierno Espaol

Beneficiario (Distrito Turistico

Cultural e Historico de Santa
Marta)

Elaboracin del ROP

Distrito - Entidad Ejecutora

Constitucin del Equipo de Gestin

del Proyecto

Entidad Ejecutora

Elaboracin del POG y POA1

Entidad Ejecutora

Procesos licitatorios

Entidad Ejecutora

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

EJECUCIN
Construccin de Canales
Secundarios

Contratista de Obra

Obras complementarias

Contratista de Obra

Desarrollo de componente social

Equipo de Gestin (Gestor Social)

Gerencia del Proyecto

Equipo de Gestin

Interventoria Tcnica

Interventora Tcnica

Auditoria Financiera

Auditoria Financiera

Segumiento a la puesta en marcha

del proyecto

Beneficiario (Distrito Turistico

Cultural e Historico de Santa
Marta)

Recepcin definitiva de las obras

Equipo de Gestin

Liquidacin de contratos

Equipo de Gestin/ Interventoria

Tcnica

CONTROL

CIERRE

ROYECTO

ACTIVIDADES
DOCUMENTOS / REGISTROS

CONTROLES POR EFECTUAR

RESPONSABLES

Actas de Reunin; Solicitudes

Varias

Seguimiento a la ejecucin de las

Director Proyecto
reuniones

Documento de Estudios Previos

Revisin a los estudios previos

Director Proyecto

Diseos

Revisin a los Diseos

Director Proyecto

Viabilidad Tcnica del Proyecto

Seguimiento a la otorgacin de la
viabilidad tcnica del proyecto por Alcalda
parte de MVCT

Financiacin del Proyecto;

asignacin de contrapartida local

Seguimiento a la obtencin de los

Alcalda
recursos

Reglamento Operativo General del Seguimiento a la elaboracin del

Proyecto Aprobado y Firmado
documento del ROP

Director del Proyecto

Equipo de Gestin constituido,

aprobado y operando

Seguimiento a la Constitucin del

Equipo de Gestin del Proyecto

Director del Proyecto

Plan Operativo General y Plan

Operativo Anual 1 del Proyecto
Aprobado y Firmado

Seguimiento a la elaboracin de
los Planes Operativos

Director del Proyecto

Contratos de Obra, Bienes e

Interventoria

Seguimiento al proceso y
adjudicacin

Director del Proyecto

Seguimiento a la construccin de
5 Canales secundarios construidos los canales; controles a la calidad
Director del Proyecto
y en funcionamiento
de los productos; seguimiento al
cronograma de obra;

Seguimiento a la construccin de
Reubicacin de redes e
obras complementarias; controles
implementacin de sistema contra a la calidad de los productos;
Director del Proyecto
la erosin
seguimiento al cronograma de
obra;

Iniciativas locales en
funcionamiento

Seguimiento a la puesta en
marcha de las iniciativas sociales

Gestor Social

Proyecto Gerenciado

Supervisin a la Actividad de
Gerencia del Proyecto

Director del Proyecto

Seguimiento y Control Tcnico del Supervisin a la Actividad de la

Proyecto
Interventoria del proyecto

Director del Proyecto

Seguimiento y Control Financiero

del Proyecto

Atender los hallazgos y

recomendaciones de la auditoria

Director del Proyecto

Mantenimiento de los canales

Control y seguimiento al plan de

mantenimientos

Alcaldia

Obras recibidas a satisfaccin por

el Distrito

Revisin de las obras para la

entrega

Director del Proyecto

Contratos Liquidados

Revisin de documentos para la

liquidacin del contgrato

Director del Proyecto / Interventoria

Tecnica

ACTIVIDADES DE CONTROL DEL ALCANCE

DOCUMENTOS POR APLICAR

CRITERIOS POR CUMPLIR

(REQUISITOS)

Borradores de Actas de Reunin

Conocer y tener en cuenta las

necesidades de la poblacin que
se ver beneficiar del proyecto

Estudios Topograficos;

Revisar la Factibilidad del Proyecto

y Plantear las Alternativas
aplicables

Registros de clculos;

Obtener diseos acordes con la

necesidad del proyecto

Oficio de rdicado del proyecto ante Presentar el proyecto ante

Ventanilla Unica; Proyecto
ventanilla unica

Correspondencia de solicitud

Conseguir financiacin para poder

llevar a cabo el proyecto

Borradores del ROP; Anexos;

Fichas

Conseguir la aprobacin del ROP

por parte del comit de Gestin del
Proyecto

Correspondencia de presentacin y Conseguir la aprobacin del

solicitud del Equipo de Gestin del Equipo de Gestin del proyecto
Proyecto
para suscribir convenio respectivo

Borradores del POG y POA;

Anexos; Fichas

Conseguir la aprobacin de los

planes operativos por parte del
comit de Gestin del Proyecto

Pliegos; Actas de Audiencia;

Adjudicaciones

Cumplir con las adjudicaciones de

los procesos de licitaciones

Borradores de Actas de obra;

registro de cantidades

Cumplir con la construccion de los

canales secundarios

Borradores de Actas de obra;

registro de cantidades

Cumplir con la construccion de las

obras complementarias

Borradores de Informes y Actas

Desarrollar las iniciativas

propuestas por la comunidad y
hacer seguimiento a su puesta en
marcha

Borradores de Informes y Actas

Cumplir con la ejecucin del

proyecto

Borradores de Informes y Actas

Controlar la calidad tcnica y el

cronograma del proyecto

Borradores de Informes

Controlar financieramente el
proyecto

Borradores de Informes de
Mantenimientos

Controlar la puesta en marcha del

proyecto

Acta Final de Obra

Lograr la finalizacin de las obras,

cumpliendo con los requisitos y
especificaciones

Conseguir la liquidacin de los

Acta de recepcin definitiva de obra contratos dentro del termino
establecido

REGISTROS POR GENERAR

Actas de Reunin

Documento de Estudios Previos

Memorias de Diseo; Planos; Registros de Calculo

Documento de Viabilidad Tcnica

Convenio ICO - Distrito de Santa Marta

ROP

Convenio de Ejecucin Distrito - Metroagua

POG y POA1

Contrato de Obra; Contrato de Bienes; Contrato de

Consultoria

Acta de Inicio de Obra; Actas de Avance de Obra;

Registros de seguimiento

Acta de Inicio de Obra; Actas de Avance de Obra;

Registros de seguimiento

Actas de reuniones; Actas de constitucin de grupos;

Registro de actividades desarrolladas; informes;
Fotografias

Informes; Actas de Reunin

Informes; Actas de Reunin

informes de Auditoria

Informes de Mantenimientos

Acta de Recepcin definitiva de Obras

Actas de Liquidacin de contratos

#
1

NOMBRE
PLAN DE CONTROL DE CAMBIOS
OBJETIVO
ASEGURAR QUE SE MANTIENE LA INTEGRIDAD DEL PRO
FECHA
DESCRIPCIN
TIPO DE
SOLICITANTE SOLICITU
DEL CAMBIO
CAMBIO
D
Aumento de
capacidad de
colectores

Comunidad

Agosto-182011

Requisitos

BIOS
NE LA INTEGRIDAD DEL PROYECTO AL APLICAR CAMBIOS ACORDADOS CON EL CLIENTE
ACTIVIDAD PRODUCTOS JUSTIFICACION ANALISIS DE RIESGOS
AFECTADA AFECTADOS
DEL CAMBIO
DEL CAMBIO
Presentacion de
Entrega de
Viabilidad del documentacion de
proyecto
proyecto

La capacidad de
colectores no era
suficiente

Retrasos en el inicio del

proyecto

OS CON EL CLIENTE
ACCIONES
CLAVE
Verificacion
de diseos

FECHA
Agosto-222011

RESPONSABILIDADES NOTIFICACIONES
CLAVE
CLAVE
Direccion del proyecto,
Diseador de canales

Actas de revison de
diseos

VERIFICACIN DE LA INTEGRIDAD DEL SISTEMA DE

GESTIN DEL PROYECTO DESPUS DE LOS CAMBIOS
Se aumento la capacidad de los colectores, pero de igual forma se
aumento el costo total del proyecto

NOMBRE DEL PLAN

PLAN DE CONTROL DEL ALCANCE DEL PROYECTO

OBJETIVO DEL PLAN

ASEGURAR QUE SE DESARROLLAN LAS ACTIVIDADES NECESAR

FASES Y ACTIVIDADES POR REALIZAR

FASES DEL PROYECTO

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

Reuniones con la comunidad del

sector afectado

Equipo de Gestin (Gestor Social)

Estudios Previos

Equipo de Gestin (Tcnico)

Diseo del Proyecto

Equipo de Gestin (Tcnico)

Presentacin del Proyecto ante

Ventanilla Unica del MVCT

Equipo de Gestin (Administrador

del Proyecto)

Gestin de recursos ante el

Gobierno Espaol

Beneficiario (Distrito Turistico

Cultural e Historico de Santa
Marta)

Elaboracin del ROP

Distrito - Entidad Ejecutora

Constitucin del Equipo de Gestin

del Proyecto

Entidad Ejecutora

Elaboracin del POG y POA1

Entidad Ejecutora

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

Procesos licitatorios

Entidad Ejecutora

Construccin de Canales
Secundarios

Contratista de Obra

Obras complementarias

Contratista de Obra

Desarrollo de componente social

Equipo de Gestin (Gestor Social)

Gerencia del Proyecto

Equipo de Gestin

Interventoria Tcnica

Interventora Tcnica

Auditoria Financiera

Auditoria Financiera

Segumiento a la puesta en marcha

del proyecto

Beneficiario (Distrito Turistico

Cultural e Historico de Santa
Marta)

Recepcin definitiva de las obras

Equipo de Gestin

Liquidacin de contratos

Equipo de Gestin/ Interventoria

Tcnica

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

OYECTO

CTIVIDADES NECESARIAS Y SE GENERAN LOS PRODUCTOS PREVISTOS EN EL PROYECTO

ACTIVIDADES
DOCUMENTOS / REGISTROS

CONTROLES POR EFECTUAR

RESPONSABLES

Actas de Reunin; Solicitudes

Varias

Seguimiento a la ejecucin de las

reuniones

Director Proyecto

Documento de Estudios Previos

Revisin a los estudios previos

Director Proyecto

Diseos

Revisin a los Diseos

Director Proyecto

Viabilidad Tcnica del Proyecto

Seguimiento a la otorgacin de la
viabilidad tcnica del proyecto por Alcalda
parte de MVCT

Financiacin del Proyecto;

asignacin de contrapartida local

Seguimiento a la obtencin de los

Alcalda
recursos

Reglamento Operativo General del Seguimiento a la elaboracin del

Proyecto Aprobado y Firmado
documento del ROP

Director del Proyecto

Equipo de Gestin constituido,

aprobado y operando

Seguimiento a la Constitucin del

Equipo de Gestin del Proyecto

Director del Proyecto

Plan Operativo General y Plan

Operativo Anual 1 del Proyecto
Aprobado y Firmado

Seguimiento a la elaboracin de
los Planes Operativos

Director del Proyecto

Contratos de Obra, Bienes e

Interventoria

Seguimiento al proceso y
adjudicacin

Seguimiento a la construccin de
5 Canales secundarios construidos los canales; controles a la calidad
y en funcionamiento
de los productos; seguimiento al
cronograma de obra;

Director del Proyecto

Director del Proyecto

Seguimiento a la construccin de
Reubicacin de redes e
obras complementarias; controles
implementacin de sistema contra a la calidad de los productos;
Director del Proyecto
la erosin
seguimiento al cronograma de
obra;

Iniciativas locales en
funcionamiento

Seguimiento a la puesta en
marcha de las iniciativas sociales

Gestor Social

Proyecto Gerenciado

Supervisin a la Actividad de
Gerencia del Proyecto

Director del Proyecto

Seguimiento y Control Tcnico del Supervisin a la Actividad de la

Proyecto
Interventoria del proyecto

Director del Proyecto

Seguimiento y Control Financiero

del Proyecto

Atender los hallazgos y

recomendaciones de la auditoria

Director del Proyecto

Mantenimiento de los canales

Control y seguimiento al plan de

mantenimientos

Alcaldia

Obras recibidas a satisfaccin por Revisin de las obras para la

el Distrito
entrega

Contratos Liquidados

Revisin de documentos para la

liquidacin del contgrato

Director del Proyecto

Director del Proyecto / Interventoria

Tecnica

ROYECTO
ACTIVIDADES DE CONTROL DEL ALCANCE
CRITERIOS POR CUMPLIR
DOCUMENTOS POR APLICAR
(REQUISITOS)

Borradores de Actas de Reunin

Conocer y tener en cuenta las

necesidades de la poblacin que
se ver beneficiar del proyecto

Estudios Topograficos;

Revisar la Factibilidad del Proyecto

y Plantear las Alternativas
aplicables

Registros de clculos;

Obtener diseos acordes con la

necesidad del proyecto

Oficio de rdicado del proyecto

ante Ventanilla Unica; Proyecto

Presentar el proyecto ante

ventanilla unica

Correspondencia de solicitud

Conseguir financiacin para poder

llevar a cabo el proyecto

Borradores del ROP; Anexos;

Fichas

Conseguir la aprobacin del ROP

por parte del comit de Gestin del
Proyecto

Correspondencia de presentacin Conseguir la aprobacin del Equipo

y solicitud del Equipo de Gestin de Gestin del proyecto para
del Proyecto
suscribir convenio respectivo

Borradores del POG y POA;

Anexos; Fichas

Conseguir la aprobacin de los

planes operativos por parte del
comit de Gestin del Proyecto

Pliegos; Actas de Audiencia;

Adjudicaciones

Cumplir con las adjudicaciones de

los procesos de licitaciones

Borradores de Actas de obra;

registro de cantidades

Cumplir con la construccion de los

canales secundarios

Borradores de Actas de obra;

registro de cantidades

Cumplir con la construccion de las

obras complementarias

Borradores de Informes y Actas

Desarrollar las iniciativas

propuestas por la comunidad y
hacer seguimiento a su puesta en
marcha

Borradores de Informes y Actas

Cumplir con la ejecucin del

proyecto

Borradores de Informes y Actas

Controlar la calidad tcnica y el

cronograma del proyecto

Borradores de Informes

Controlar financieramente el
proyecto

Borradores de Informes de
Mantenimientos

Controlar la puesta en marcha del

proyecto

Acta Final de Obra

Lograr la finalizacin de las obras,

cumpliendo con los requisitos y
especificaciones

Acta de recepcin definitiva de

obra

Conseguir la liquidacin de los

contratos dentro del termino
establecido

REGISTROS POR GENERAR

Actas de Reunin

Documento de Estudios Previos

Memorias de Diseo; Planos; Registros de Calculo

Documento de Viabilidad Tcnica

Convenio ICO - Distrito de Santa Marta

ROP

Convenio de Ejecucin Distrito - Metroagua

POG y POA1

Contrato de Obra; Contrato de Bienes; Contrato de

Consultoria

Acta de Inicio de Obra; Actas de Avance de Obra;

Registros de seguimiento

Acta de Inicio de Obra; Actas de Avance de Obra;

Registros de seguimiento

Actas de reuniones; Actas de constitucin de

grupos; Registro de actividades desarrolladas;
informes; Fotografias

Informes; Actas de Reunin

Informes; Actas de Reunin

informes de Auditoria

Informes de Mantenimientos

Acta de Recepcin definitiva de Obras

Actas de Liquidacin de contratos

NOMBRE DEL PLAN

PLAN DE CONTROL DE RECURSOS
OBJETIVO DEL PLAN
ASEGURAR LA DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS REQUE
REQUISITOS
NOMBRE DEL
LIMITACIONES
#
ESTIMACIONES
RECURSO
RESTRICCIONES CANTIDAD
1

Computadores

6 meses

Deben ser nuevos

Papeleria

6 meses

Una vez al mes

Ing. Civil

5 meses

Experiencia minima 4
aos

Ing. Ambiental

4.5 meses

Experiencia minima 3
aos

Contador

6 meses

Experiencia minima 3
aos

Director de Obra

5 meses

Experiencia minima 6
aos

Vehiculos

5 meses

Solo en la ciudad de
Santa Marta

Telefonos

6 meses

Local

Mensajero

6 meses

Debe tener moto

10

Secretaria

5 meses

Ser agresada del SENA

S RECURSOS REQUERIDOS PARA EL PROYECTO

REQUISITOS
PROVEEDOR DE
METODO DE
LOS
RECURSOS
ADQUISICIN
FECHA

METODO DE
ASIGNACIN

Sept-19-2011

Compulago

Alquiler

Cargo

Sept-19-2011

Papeleria Tauro

Compra

Cargo

Sept-19-2011

Metroagua

Contrato

N.A

Oct-3-2011

Metroagua

Contrato

N.A

Sept-19-2011

Metroagua

Contrato

N.A

Oct-3-2011

Metroagua

Contrato

N.A

Sept-19-2011

Alquileres Vehicosta

Alquiler

Jerarquia

Oct-3-2011

Telefonica

Compra

Jerarquia

Oct-10-2011

Metroagua

Contrato

N.A

Sept-19-2011

Metroagua

Contrato

N.A

METODO DE USO
N.A
N.A
N.A

N.A

N.A

N.A

N.A
N.A
N.A
N.A

METODO DE DISPOSICION
DE SOBRANTES

CONTROL

NOMBRE DEL PLAN

PLAN DE GESTION DEL EQUIPO DEL PROYECTO

OBJETIVO DEL PLAN

FASES Y ACTIVIDADES POR REALIZAR
FASES DEL PROYECTO

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

Reuniones con la comunidad del

sector afectado

Equipo de Gestin (Gestor Social)

Estudios Previos

Equipo de Gestin (Tcnico)

Diseo del Proyecto

Equipo de Gestin (Tcnico)

Presentacin del Proyecto ante

Ventanilla Unica del MVCT

Equipo de Gestin (Administrador

del Proyecto)

Gestin de recursos ante el

Gobierno Espaol

Beneficiario (Distrito Turistico

Cultural e Historico de Santa
Marta)

Elaboracin del ROP

Distrito - Entidad Ejecutora

Constitucin del Equipo de Gestin

del Proyecto

Entidad Ejecutora

Elaboracin del POG y POA1

Entidad Ejecutora

Procesos licitatorios

Entidad Ejecutora

Construccin de Canales
Secundarios

Contratista de Obra

Obras complementarias

Contratista de Obra

Desarrollo de componente social

Equipo de Gestin (Gestor Social)

Gerencia del Proyecto

Equipo de Gestin

Interventoria Tcnica

Interventora Tcnica

Auditoria Financiera

Auditoria Financiera

Segumiento a la puesta en marcha

del proyecto

Beneficiario (Distrito Turistico

Cultural e Historico de Santa
Marta)

Recepcin definitiva de las obras

Equipo de Gestin

Liquidacin de contratos

Equipo de Gestin/ Interventoria

Tcnica

CONTROL

CIERRE

ECTO

ACTIVIDADES DE CON
DOCUMENTOS / REGISTROS

CONTROLES POR EFECTUAR

RESPONSABLES

Actas de Reunin; Solicitudes

Varias

Seguimiento a la ejecucin de las

reuniones

Director Proyecto

Documento de Estudios Previos

Revisin a los estudios previos

Director Proyecto

Diseos

Revisin a los Diseos

Director Proyecto

Viabilidad Tcnica del Proyecto

Seguimiento a la otorgacin de la
viabilidad tcnica del proyecto por Alcalda
parte de MVCT

Financiacin del Proyecto;

asignacin de contrapartida local

Seguimiento a la obtencin de los

Alcalda
recursos

Reglamento Operativo General del Seguimiento a la elaboracin del

Proyecto Aprobado y Firmado
documento del ROP

Director del Proyecto

Equipo de Gestin constituido,

aprobado y operando

Seguimiento a la Constitucin del

Equipo de Gestin del Proyecto

Director del Proyecto

Plan Operativo General y Plan

Operativo Anual 1 del Proyecto
Aprobado y Firmado

Seguimiento a la elaboracin de
los Planes Operativos

Director del Proyecto

Contratos de Obra, Bienes e

Interventoria

Seguimiento al proceso y
adjudicacin

Director del Proyecto

Seguimiento a la construccin de
5 Canales secundarios construidos los canales; controles a la calidad
y en funcionamiento
de los productos; seguimiento al
cronograma de obra;

Director del Proyecto

Seguimiento a la construccin de
Reubicacin de redes e
obras complementarias; controles
implementacin de sistema contra a la calidad de los productos;
Director del Proyecto
la erosin
seguimiento al cronograma de
obra;

Iniciativas locales en
funcionamiento

Seguimiento a la puesta en
marcha de las iniciativas sociales

Gestor Social

Proyecto Gerenciado

Supervisin a la Actividad de
Gerencia del Proyecto

Director del Proyecto

Seguimiento y Control Tcnico del Supervisin a la Actividad de la

Proyecto
Interventoria del proyecto

Director del Proyecto

Seguimiento y Control Financiero

del Proyecto

Atender los hallazgos y

recomendaciones de la auditoria

Director del Proyecto

Mantenimiento de los canales

Control y seguimiento al plan de

mantenimientos

Alcaldia

Obras recibidas a satisfaccin por

el Distrito

Revisin de las obras para la

entrega

Director del Proyecto

Contratos Liquidados

Revisin de documentos para la

liquidacin del contgrato

Director del Proyecto /

Interventoria Tecnica

ACTIVIDADES DE CONTROL DEL ALCANCE

DOCUMENTOS POR APLICAR

CRITERIOS POR CUMPLIR

(REQUISITOS)

REGISTROS POR GENERAR

Borradores de Actas de Reunin

Conocer y tener en cuenta las

necesidades de la poblacin que
se ver beneficiar del proyecto

Estudios Topograficos;

Revisar la Factibilidad del Proyecto

y Plantear las Alternativas
Documento de Estudios Previos
aplicables

Registros de clculos;

Obtener diseos acordes con la

necesidad del proyecto

Memorias de Diseo; Planos;

Registros de Calculo

Oficio de rdicado del proyecto

ante Ventanilla Unica; Proyecto

Presentar el proyecto ante

ventanilla unica

Documento de Viabilidad Tcnica

Correspondencia de solicitud

Conseguir financiacin para poder Convenio ICO - Distrito de Santa

llevar a cabo el proyecto
Marta

Borradores del ROP; Anexos;

Fichas

Conseguir la aprobacin del ROP

por parte del comit de Gestin del ROP
Proyecto

Actas de Reunin

Correspondencia de presentacin y Conseguir la aprobacin del

Convenio de Ejecucin Distrito solicitud del Equipo de Gestin del Equipo de Gestin del proyecto
Metroagua
Proyecto
para suscribir convenio respectivo

Borradores del POG y POA;

Anexos; Fichas

Conseguir la aprobacin de los

planes operativos por parte del
comit de Gestin del Proyecto

Pliegos; Actas de Audiencia;

Adjudicaciones

Cumplir con las adjudicaciones de Contrato de Obra; Contrato de

los procesos de licitaciones
Bienes; Contrato de Consultoria

Borradores de Actas de obra;

registro de cantidades

Acta de Inicio de Obra; Actas de

Cumplir con la construccion de los
Avance de Obra; Registros de
canales secundarios
seguimiento

POG y POA1

Borradores de Actas de obra;

registro de cantidades

Acta de Inicio de Obra; Actas de

Cumplir con la construccion de las
Avance de Obra; Registros de
obras complementarias
seguimiento

Borradores de Informes y Actas

Desarrollar las iniciativas

propuestas por la comunidad y
hacer seguimiento a su puesta en
marcha

Actas de reuniones; Actas de

constitucin de grupos; Registro de
actividades desarrolladas;
informes; Fotografias

Borradores de Informes y Actas

Cumplir con la ejecucin del

proyecto

Informes; Actas de Reunin

Borradores de Informes y Actas

Controlar la calidad tcnica y el

cronograma del proyecto

Informes; Actas de Reunin

Borradores de Informes

Controlar financieramente el
proyecto

informes de Auditoria

Borradores de Informes de
Mantenimientos

Controlar la puesta en marcha del

Informes de Mantenimientos
proyecto

Acta Final de Obra

Lograr la finalizacin de las obras,

Acta de Recepcin definitiva de
cumpliendo con los requisitos y
Obras
especificaciones

Conseguir la liquidacin de los

Acta de recepcin definitiva de obra contratos dentro del termino
establecido

Actas de Liquidacin de contratos

NOMBRE DEL PLAN

PLAN DE CONTROL DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO

OBJETIVO DEL PLAN

ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE LA PROGRAMACIN DEL PROY

FASES Y ACTIVIDADES POR REALIZAR

FASES DEL PROYECTO

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

Reuniones con la comunidad del

sector afectado

Equipo de Gestin (Gestor Social)

Estudios Previos

Equipo de Gestin (Tcnico)

Diseo del Proyecto

Equipo de Gestin (Tcnico)

Presentacin del Proyecto ante

Ventanilla Unica del MVCT

Equipo de Gestin (Administrador

del Proyecto)

Gestin de recursos ante el

Gobierno Espaol

Beneficiario (Distrito Turistico

Cultural e Historico de Santa
Marta)

Elaboracin del ROP

Distrito - Entidad Ejecutora

Constitucin del Equipo de Gestin

del Proyecto

Entidad Ejecutora

Elaboracin del POG y POA1

Entidad Ejecutora

Procesos licitatorios

Entidad Ejecutora

INICIO

PLANEACION

EJECUCION

EJECUCION

Construccin de Canales
Secundarios

Contratista de Obra

Obras complementarias

Contratista de Obra

Desarrollo de componente social

Equipo de Gestin (Gestor Social)

Gerencia del Proyecto

Equipo de Gestin

Interventoria Tcnica

Interventora Tcnica

Auditoria Financiera

Auditoria Financiera

Segumiento a la puesta en marcha

del proyecto

Beneficiario (Distrito Turistico

Cultural e Historico de Santa
Marta)

Recepcin definitiva de las obras

Equipo de Gestin

Liquidacin de contratos

Equipo de Gestin/ Interventoria

Tcnica

CONTROL

CIERRE

EL PROYECTO

GRAMACIN DEL PROYECTO

ACTIVIDADES DE CONT
PROCEDIMIENTOS

CONTROLES POR EFECTUAR

RESPONSABLES

Actas de Reunin; Solicitudes

Varias

Organizar un plan de actividades

Director Proyecto
con la comunidad

Documento de Estudios Previos

Hacer seguimiento al avance de

actividades para la obtencin de
los estudios previos

Director Proyecto

Diseos

Establecer un control a la
elaboracin de los Diseos del
Proyecto

Director Proyecto

Viabilidad Tcnica del Proyecto

Controlar los tiempos entre la

radicacin del proyecto ante
ventanilla nica y su aprobacin

Alcalda

Financiacin del Proyecto;

asignacin de contrapartida local

NA

Alcalda

Entregar el ROP y sus

Reglamento Operativo General del
correcciones dentro del plazo
Proyecto Aprobado y Firmado
establecido

Director del Proyecto

Equipo de Gestin constituido,

aprobado y operando

Hacer seguimiento a la firma del

convenio de ejecucin Distrito Metroagua

Director del Proyecto

Plan Operativo General y Plan

Operativo Anual 1 del Proyecto
Aprobado y Firmado

Entregar el POG y POA1 y sus

correcciones dentro del plazo
establecido

Director del Proyecto

Contratos de Obra, Bienes e

Interventoria

Seguimiento a las actividades del

Director del Proyecto
cronograma de licitaciones

Seguimiento al cronograma de
obra de la construccin de los
canales

Director del Proyecto

Reubicacin de redes e
Seguimiento al cronograma de
implementacin de sistema contra obra complementarias del
la erosin
proyecto

Director del Proyecto

5 Canales secundarios
construidos y en funcionamiento

Iniciativas locales en
funcionamiento

Seguimiento al Plan de Accin

establecido con las comunidades Gestor Social
del sector

Proyecto Gerenciado

Seguimiento al cronograma del

proyecto

Director del Proyecto

Supervisin al cumplimiento de
Seguimiento y Control Tcnico del
los cronogramas pactados por el Director del Proyecto
Proyecto
contratista

Seguimiento y Control Financiero

del Proyecto

Seguimiento al cronograma de
pagos y plan de inversion del
anticipo

Director del Proyecto

Mantenimiento de los canales

Efectuar los mantenimientos en

las fechas predeterminadas

Alcaldia

Obras recibidas a satisfaccin por

Seguimiento a los registros
el Distrito

Contratos Liquidados

Seguimiento a la liquidacin de
los contratos

Director del Proyecto

Director del Proyecto /

Interventoria Tecnica

ACTIVIDADES DE CONTROL DEL TIEMPO

DOCUMENTOS POR APLICAR

CRITERIOS POR CUMPLIR

(REQUISITOS)

REGISTROS POR GENERAR

Plan Social Preliminar

Cumplir con el cronograma de

actividades del plan

Actas de Reunin; Informes

Cronograma de Actividades para

estudios previos

Cumplir con los terminos

establecidos para la entrega de
los estudios previos

Documento de Estudios Previos

Cronograma de actividades para

Diseo del Proyecto

Cumplir con el cronograma

Memorias de Diseo; Planos;
establecido para la elaboracin de
Registros de Calculo
los diseos

Seguimiento por medio de correos Lograr la aprobacin de la

elctronicos, oficios y llamadas
viabilidad del proyecto

Documento de Viabilidad Tcnica

NA

Conseguir la financiacin del

proyecto

Convenio ICO - Distrito de Santa

Marta

ROP

Conseguir la aprobacinn del

ROP en los plazos establecidos
por el FCAS

ROP

Organigrama del Equipo de

Gestin; Borrador de convenio

Cumplir con la firma del convenio Convenio de Ejecucin Distrito de ejecucin del proyecto.
Metroagua

Planes Operativos

Conseguir la aprobacinn de los

Planes Operativos en los plazos
establecidos por el FCAS

POG y POA1

Cronograma de Licitaciones

Adjudicar los contratos en el

termino establecido en el
cronograma de licitaciones

Contrato de Obra; Contrato de

Bienes; Contrato de Consultoria

Cronograma de Obras

Acta de Inicio de Obra; Actas de

Construir las obras en 18 meses; Avance de Obra; Registros de
seguimiento

Cronograma de Obras
complementarias

Construir las obras

Acta de Inicio de Obra; Actas de
complementarias dentro del plazo Avance de Obra; Registros de
establecido
seguimiento

Cronograma de actividades del

plan social con la comunidad

Actas de reuniones; Actas de

Implementar las iniciativas locales
constitucin de grupos; Registro
propuestas por la comunidad en
de actividades desarrolladas;
los plazos establecidos
informes; Fotografias

Cronogramas de los procesos

adelantados en desarrollos del
proyecto

Hacer seguimiento a las

actividades objeto del proyecto

Informes; Actas de Reunin

Cronogramas de los procesos

adelantados en desarrollo de la
obra

Cumplir con el cronograma

establecido para la obra
cumpliendo con las
especificaciones tcnicas

Informes; Actas de Reunin

Cronograma de Pagos; Plan de

Inversin de Anticipos

Cumplir con el cronogrma de

pagos establecidos

informes de Auditoria

Registros de mantenimientos

Cumplir con el plan de

mantenimientos establecido
dentro de los plazos indicados

Informes de Mantenimientos

Registros finales del proyecto

Recibir las obras objeto del

Acta de Recepcin definitiva de
proyecto en el tiempo establecido
Obras
(24 meses)

Ejecutar la liquidacin de los

Planos Record; Informe Final; Paz
contratos dentro de los 4 meses
y salvos de aportes y proveedores
pos

Actas de Liquidacin de contratos

NOMBRE DEL PLAN

PLAN DE CONTROL DE COSTOS DEL PROYECTO

OBJETIVO DEL PLAN

ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO DEL PROYEC

FASES Y ACTIVIDADES POR REALIZAR

RESPONSABLE
FASES DEL PROYECTO

ACTIVIDADES
Reuniones con la
comunidad del sector Equipo de Gestin (Gestor Social)
afectado

INICIO

PLANEACION

EJECUCION

Estudios Previos

Equipo de Gestin (Tcnico)

Diseo del Proyecto

Equipo de Gestin (Tcnico)

Presentacin del
Proyecto ante
Ventanilla Unica del
MVCT

Equipo de Gestin (Administrador

del Proyecto)

Gestin de recursos
ante el Gobierno
Espaol

Beneficiario (Distrito Turistico

Cultural e Historico de Santa
Marta)

Elaboracin del ROP

Distrito - Entidad Ejecutora

Constitucin del Equipo

de Gestin del
Proyecto

Entidad Ejecutora

Elaboracin del POG y

POA1

Entidad Ejecutora

Procesos licitatorios

Entidad Ejecutora

EJECUCION

Construccin de
Canales Secundarios

Contratista de Obra

Obras
complementarias

Contratista de Obra

Desarrollo de
componente social

Equipo de Gestin (Gestor Social)

Gerencia del Proyecto

Equipo de Gestin

Interventoria Tcnica

Interventora Tcnica

Auditoria Financiera

Auditoria Financiera

Segumiento a la puesta
en marcha del proyecto

Beneficiario (Distrito Turistico

Cultural e Historico de Santa
Marta)

Recepcin definitiva de
las obras

Equipo de Gestin

Liquidacin de
contratos

Equipo de Gestin/ Interventoria

Tcnica

CONTROL

CIERRE

DEL PROYECTO

EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

ACTIVIDADES DE CONTROL DEL C

PROCEDIMIENTOS
CONTROLES POR EFECTUAR

RESPONSABLES

Establecer recursos para el

Actas de Reunin; Solicitudes Varias desarrollo del plan de actividades Director Proyecto
con la comunidad

Documento de Estudios Previos

Establecer el presupuesto
necesario para la ejecucin de
los estudios previos

Diseos

Destinar costos para la

elaboracin del diseo y hacer le Director Proyecto
seguimiento

Viabilidad Tcnica del Proyecto

NA

Director Proyecto

Alcalda

Financiacin del Proyecto; asignacin Seguimiento a la aprobacin de

de contrapartida local
recursos

Alcalda

Reglamento Operativo General del

Proyecto Aprobado y Firmado

Destinar costos para la

elaboracin del ROP

Director del Proyecto

Equipo de Gestin constituido,

aprobado y operando

Establecer costos de gerencia

del proyecto

Director del Proyecto

Plan Operativo General y Plan

Operativo Anual 1 del Proyecto
Aprobado y Firmado

Definir costos para elaboracin

del POG y POA

Director del Proyecto

Contratos de Obra, Bienes e

Interventoria

Definir costos para la elaboracin

Director del Proyecto
de los procesos licitatorios

5 Canales secundarios construidos y Control del presupuesto de obra

Director del Proyecto
en funcionamiento
establecido

Reubicacin de redes e
implementacin de sistema contra la
erosin

Seguimiento al presupuesto de
obra complementarias del
proyecto

Iniciativas locales en funcionamiento

Control al cumplimiento del

presupuesto establecido para la Gestor Social
ejeucin del componente social

Proyecto Gerenciado

Seguimiento al presupuesto del

proyecto

Seguimiento y Control Tcnico del

Proyecto

Supervisin al cumplimiento de
los presupuestos pactados por el Director del Proyecto
contratista

Seguimiento al cronograma de
Seguimiento y Control Financiero del
pagos y plan de inversion del
Proyecto
anticipo

Director del Proyecto

Director del Proyecto

Director del Proyecto

Mantenimiento de los canales

Efectuar los mantenimientos en

las fechas predeterminadas

Obras recibidas a satisfaccin por el

Distrito

Cierre presupuestal del proyecto Director del Proyecto

Contratos Liquidados

Seguimiento a la liquidacin de
los contratos

Alcaldia

Director del Proyecto /

Interventoria Tecnica

CTIVIDADES DE CONTROL DEL COSTO

DOCUMENTOS POR
APLICAR

CRITERIOS POR CUMPLIR

(REQUISITOS)

REGISTROS POR
GENERAR

Plan Social
Preliminar

Cumplir con los costos

establecidos para el plan de
actividades

Presupuesto para
estudios previos

Cumplir con el presupuesto

Documento de
establecido para la elaboracin de
Estudios Previos
los estudios previos

Presupuesto para
diseos

Cumplimiento del presupuesto

Memorias de Diseo;
establecido para la elaboracin de Planos; Registros de
los Diseos
Calculo

NA

Lograr la aprobacin de la
viabilidad del proyecto

Documento de
Viabilidad Tcnica

NA

Conseguir la financiacin del

proyecto

Convenio ICO Distrito de Santa

Marta

ROP

Elaborar el ROP con el

presupuesto asignado

ROP

Cuadro de costos de Establecer los costos de gerencia

gerencia
del proyecto y su aprobacin

Actas de Reunin;
Informes

Convenio de
Ejecucin Distrito Metroagua

Planes Operativos

Elaborar el POG y POA con el

presupuesto asignado

POG y POA1

Cronograma de
Licitaciones

Adjudicar los contratos en el

termino establecido en el
cronograma de licitaciones

Contrato de Obra;
Contrato de Bienes;
Contrato de
Consultoria

Presupuesto de
obras

Construir las obras con el

presupuesto estimado

Acta de Inicio de
Obra; Actas de
Avance de Obra;
Registros de
seguimiento

Presupuesto de
obras
complementarias

Construir las obras

complementarias con el
cronograma establecido

Acta de Inicio de
Obra; Actas de
Avance de Obra;
Registros de
seguimiento

Presupuesto del
componente social

Actas de reuniones;
Actas de constitucin
Implementar las iniciativas locales
de grupos; Registro
propuestas por la comunidad con
de actividades
el presupuesto del proyecto
desarrolladas;
informes; Fotografias

Presupuesto del
Proyecto

Desarrollar el proyecto con el

presupuesto establecido

Informes; Actas de
Reunin

Presupuesto de
Obras

Cumplir con el presupuesto

establecido para la obra
cumpliendo con las
especificaciones tcnicas

Informes; Actas de
Reunin

Cronograma de
Pagos; Plan de
Inversin de
Anticipos

Cumplir con los pagos a los

contratistas sin superar los montos informes de Auditoria
establecidos

Registros de
mantenimientos

Cumplir con el plan de

mantenimientos establecido con
los costos destinados para tal fin

Informes de
Mantenimientos

Registros contables
finales del proyecto

Recibir las obras objeto del

proyecto, tenindo en cuenta que
cumplan con los costos
establecidos

Acta de Recepcin
definitiva de Obras

Planos Record;
Informe Final; Paz y Ejecutar la liquidacin de los
salvos de aportes y contratos
proveedores

Actas de Liquidacin
de contratos

NOMBRE DEL PLAN

PLAN DE CONTROL DE RIESGOS DEL PROYECTO

OBJETIVO DEL PLAN

FASES Y ACTIVIDADES POR REALIZAR
FASES DEL PROYECTO

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

Reuniones con la comunidad del

sector afectado

Equipo de Gestin (Gestor Social)

Estudios Previos

Equipo de Gestin (Tcnico)

Diseo del Proyecto

Equipo de Gestin (Tcnico)

Presentacin del Proyecto ante

Ventanilla Unica del MVCT

Equipo de Gestin (Administrador

del Proyecto)

Gestin de recursos ante el

Gobierno Espaol

Beneficiario (Distrito Turistico

Cultural e Historico de Santa
Marta)

Elaboracin del ROP

Distrito - Entidad Ejecutora

Constitucin del Equipo de Gestin

del Proyecto

Entidad Ejecutora

Elaboracin del POG y POA1

Entidad Ejecutora

Procesos licitatorios

Entidad Ejecutora

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

EJECUCIN
Construccin de Canales
Secundarios

Contratista de Obra

Obras complementarias

Contratista de Obra

Desarrollo de componente social

Equipo de Gestin (Gestor Social)

Gerencia del Proyecto

Equipo de Gestin

Interventoria Tcnica

Interventora Tcnica

Auditoria Financiera

Auditoria Financiera

Segumiento a la puesta en marcha

del proyecto

Beneficiario (Distrito Turistico

Cultural e Historico de Santa
Marta)

Recepcin definitiva de las obras

Equipo de Gestin

Liquidacin de contratos

Equipo de Gestin/ Interventoria

Tcnica

CONTROL

CIERRE

YECTO

ACTIVIDADES DE CON
DOCUMENTOS / REGISTROS

CONTROLES POR EFECTUAR

RESPONSABLES

Actas de Reunin; Solicitudes

Varias

Seguimiento a la ejecucin de las

reuniones

Director Proyecto

Documento de Estudios Previos

Revisin a los estudios previos

Director Proyecto

Diseos

Revisin a los Diseos

Director Proyecto

Viabilidad Tcnica del Proyecto

Seguimiento a la otorgacin de la
viabilidad tcnica del proyecto por Alcalda
parte de MVCT

Financiacin del Proyecto;

asignacin de contrapartida local

Seguimiento a la obtencin de los

Alcalda
recursos

Reglamento Operativo General del Seguimiento a la elaboracin del

Proyecto Aprobado y Firmado
documento del ROP

Director del Proyecto

Equipo de Gestin constituido,

aprobado y operando

Seguimiento a la Constitucin del

Equipo de Gestin del Proyecto

Director del Proyecto

Plan Operativo General y Plan

Operativo Anual 1 del Proyecto
Aprobado y Firmado

Seguimiento a la elaboracin de
los Planes Operativos

Director del Proyecto

Contratos de Obra, Bienes e

Interventoria

Seguimiento al proceso y
adjudicacin

Director del Proyecto

Seguimiento a la construccin de
5 Canales secundarios construidos los canales; controles a la calidad
y en funcionamiento
de los productos; seguimiento al
cronograma de obra;

Director del Proyecto

Seguimiento a la construccin de
Reubicacin de redes e
obras complementarias; controles
implementacin de sistema contra a la calidad de los productos;
Director del Proyecto
la erosin
seguimiento al cronograma de
obra;

Iniciativas locales en
funcionamiento

Seguimiento a la puesta en
marcha de las iniciativas sociales

Gestor Social

Proyecto Gerenciado

Supervisin a la Actividad de
Gerencia del Proyecto

Director del Proyecto

Seguimiento y Control Tcnico del Supervisin a la Actividad de la

Proyecto
Interventoria del proyecto

Director del Proyecto

Seguimiento y Control Financiero

del Proyecto

Atender los hallazgos y

recomendaciones de la auditoria

Director del Proyecto

Mantenimiento de los canales

Control y seguimiento al plan de

mantenimientos

Alcaldia

Obras recibidas a satisfaccin por Revisin de las obras para la

el Distrito
entrega

Contratos Liquidados

Revisin de documentos para la

liquidacin del contgrato

Director del Proyecto

Director del Proyecto / Interventoria

Tecnica

ACTIVIDADES DE CONTROL DEL ALCANCE

DOCUMENTOS POR APLICAR

CRITERIOS POR CUMPLIR

(REQUISITOS)

REGISTROS POR GENERAR

Borradores de Actas de Reunin

Conocer y tener en cuenta las

necesidades de la poblacin que
se ver beneficiar del proyecto

Estudios Topograficos;

Revisar la Factibilidad del Proyecto

y Plantear las Alternativas
Documento de Estudios Previos
aplicables

Registros de clculos;

Obtener diseos acordes con la

necesidad del proyecto

Memorias de Diseo; Planos;

Registros de Calculo

Oficio de rdicado del proyecto

ante Ventanilla Unica; Proyecto

Presentar el proyecto ante

ventanilla unica

Documento de Viabilidad Tcnica

Correspondencia de solicitud

Conseguir financiacin para poder Convenio ICO - Distrito de Santa

llevar a cabo el proyecto
Marta

Borradores del ROP; Anexos;

Fichas

Conseguir la aprobacin del ROP

por parte del comit de Gestin del ROP
Proyecto

Actas de Reunin

Correspondencia de presentacin y Conseguir la aprobacin del

Convenio de Ejecucin Distrito solicitud del Equipo de Gestin del Equipo de Gestin del proyecto
Metroagua
Proyecto
para suscribir convenio respectivo

Borradores del POG y POA;

Anexos; Fichas

Conseguir la aprobacin de los

planes operativos por parte del
comit de Gestin del Proyecto

Pliegos; Actas de Audiencia;

Adjudicaciones

Cumplir con las adjudicaciones de Contrato de Obra; Contrato de

los procesos de licitaciones
Bienes; Contrato de Consultoria

POG y POA1

Borradores de Actas de obra;

registro de cantidades

Acta de Inicio de Obra; Actas de

Cumplir con la construccion de los
Avance de Obra; Registros de
canales secundarios
seguimiento

Borradores de Actas de obra;

registro de cantidades

Acta de Inicio de Obra; Actas de

Cumplir con la construccion de las
Avance de Obra; Registros de
obras complementarias
seguimiento

Borradores de Informes y Actas

Desarrollar las iniciativas

propuestas por la comunidad y
hacer seguimiento a su puesta en
marcha

Actas de reuniones; Actas de

constitucin de grupos; Registro
de actividades desarrolladas;
informes; Fotografias

Borradores de Informes y Actas

Cumplir con la ejecucin del

proyecto

Informes; Actas de Reunin

Borradores de Informes y Actas

Controlar la calidad tcnica y el

cronograma del proyecto

Informes; Actas de Reunin

Borradores de Informes

Controlar financieramente el
proyecto

informes de Auditoria

Borradores de Informes de
Mantenimientos

Controlar la puesta en marcha del

Informes de Mantenimientos
proyecto

Acta Final de Obra

Lograr la finalizacin de las obras,

Acta de Recepcin definitiva de
cumpliendo con los requisitos y
Obras
especificaciones

Conseguir la liquidacin de los

Acta de recepcin definitiva de obra contratos dentro del termino
establecido

Actas de Liquidacin de contratos

NOMBRE DEL PLAN

PLAN DE CONTROL DE CALIDAD DEL PROYECTO

OBJETIVO DEL PLAN

Asegurar el cumplmiento de los requisitos establecidos para los e

ACTIVIDADES - PRODUCTOS

FASES DEL PROYECTO

INICIO

PLANEACION

ACTIVIDADES POR REALIZAR

PRODUCTOS POR ENTREGAR

Reuniones con la comunidad del

sector afectado

Actas de Reunin; Solicitudes

Varias

Estudios Previos

Documento de Estudios Previos

Diseo del Proyecto

Diseos

Presentacin del Proyecto ante

Ventanilla Unica del MVCT

Viabilidad Tcnica del Proyecto

Elaboracin del ROP

Reglamento Operativo General del

Proyecto Aprobado y Firmado

Constitucin del Equipo de Gestin

del Proyecto

Equipo de Gestin constituido,

aprobado y operando

Elaboracin del POG y POA1

Plan Operativo General y Plan

Operativo Anual 1 del Proyecto
Aprobado y Firmado

Procesos licitatorios

Contratos de Obra, Bienes e

Interventoria

Construccin de Canales
Secundarios

5 Canales secundarios construidos

y en funcionamiento

EJECUCION

Obras complementarias
Desarrollo de componente social
Gerencia del Proyecto
CONTROL

Reubicacin de redes e
implementacin de sistema contra
la erosin
Iniciativas locales en
funcionamiento
Proyecto finalizado a satisfaccion

CONTROL

Interventoria Tcnica

Proyecto finalizado a satisfaccion

Auditoria Financiera

Proyecto financieramente viable

Recepcin definitiva de las obras

Obras recibidas a satisfaccin por

el Distrito

Liquidacin de contratos

Contratos Liquidados

CIERRE

OYECTO

establecidos para los entregables del proyecto

PLANIFICACIN DE CONTROLES
CONTROLES POR EFECTUAR A
LOS PRODUCTOS

RESPONSABLES

DOCUMENTOS POR APLICAR

Encuestas a la comunidad

Gestores Sociales

Actas de Reuniones

Analisis de resultados

Administracion del Proyecto

Memorias de Estudios

Revision de planos y memorias

Administracion del Proyecto

Planos

Revision general del proyecto

Administracion del Proyecto

Componentes del Proyecto

Seguimiento e implementacion del

ROP

Administracion del Proyecto

Entrega del ROP

Revision Experiencia de Equipo

Direccion del Proyecto

Hojas de vida de equipo

Seguimiento e implementacion del

POG y POA1

Administracion del Proyecto

Entrega del POG y POA1

Revision de documentacion de
contratistas

Direccion del Proyecto

Contrato de Obra

Seguimiento de construccion obra

Direccion del Proyecto

Actas y fotos de desarrollo del

proyecto

Cumplimiento de las normas

ambientales

Director del Proyecto

Registro de actividades

Encuestas a la comunidad

Gestores Sociales

Registros de Reuniones

Seguimiento y Control del Proyecto

Direccion del Proyecto

Documentacion de actividades
realizadas

Seguimiento y Control Tcnico del

Proyecto
Seguimiento y Control Financiero
del Proyecto

Administracion del Proyecto

Documentacion de actividades
realizadas

Dpto Contable

Libros contables

Actas de recibido y registro

fotografico del proyecto

Administracion del Proyecto

Actas de entrega

Verificacion de cumplimiento de
contratos

Direccion del Proyecto

Actas de liquidacion

ONTROLES
CRITERIOS POR CUMPLIR
(REQUISITOS)

Acuerdo con la comunidad

Factibilidad de estudios
Planos que cumplan con normas
de construccion
Proyecto que mejore la calidad de
vida de grupos familiares

Cumplimiento de normas minimas

Expriencia en proyectos
semejantes

Cumplimiento de normas minimas

Cumplir requisitos minimos de

contratacion

Cumplir con requisitos minimos de

calidad

Requisitos ambientales
Reuniones con la poblacion
afectada
Cumplimiento de normas minimas

REGISTROS POR GENERAR

Cumplimiento de normas minimas

Documentacion contable
actualizada
Cumplimiento de normas minimas
Culminacion total de obra
contratada

NOMBRE DEL PLAN

PLAN DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS DEL PROYECTO

OBJETIVO DEL PLAN

FASES Y ACTIVIDADES POR REALIZAR
FASES DEL PROYECTO

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

Reuniones con la comunidad del

sector afectado

Equipo de Gestin (Gestor Social)

Estudios Previos

Equipo de Gestin (Tcnico)

Diseo del Proyecto

Equipo de Gestin (Tcnico)

Presentacin del Proyecto ante

Ventanilla Unica del MVCT

Equipo de Gestin (Administrador

del Proyecto)

Gestin de recursos ante el

Gobierno Espaol

Beneficiario (Distrito Turistico

Cultural e Historico de Santa
Marta)

Elaboracin del ROP

Distrito - Entidad Ejecutora

Constitucin del Equipo de Gestin

del Proyecto

Entidad Ejecutora

Elaboracin del POG y POA1

Entidad Ejecutora

Procesos licitatorios

Entidad Ejecutora

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

EJECUCIN
Construccin de Canales
Secundarios

Contratista de Obra

Obras complementarias

Contratista de Obra

Desarrollo de componente social

Equipo de Gestin (Gestor Social)

Gerencia del Proyecto

Equipo de Gestin

Interventoria Tcnica

Interventora Tcnica

Auditoria Financiera

Auditoria Financiera

Segumiento a la puesta en marcha

del proyecto

Beneficiario (Distrito Turistico

Cultural e Historico de Santa
Marta)

Recepcin definitiva de las obras

Equipo de Gestin

Liquidacin de contratos

Equipo de Gestin/ Interventoria

Tcnica

CONTROL

CIERRE

S DEL PROYECTO

ACTIVIDADES DE CON
DOCUMENTOS / REGISTROS

CONTROLES POR EFECTUAR

RESPONSABLES

Actas de Reunin; Solicitudes

Varias

Seguimiento a la ejecucin de las

reuniones

Director Proyecto

Documento de Estudios Previos

Revisin a los estudios previos

Director Proyecto

Diseos

Revisin a los Diseos

Director Proyecto

Viabilidad Tcnica del Proyecto

Seguimiento a la otorgacin de la
viabilidad tcnica del proyecto por
parte de MVCT

Alcalda

Financiacin del Proyecto;

asignacin de contrapartida local

Seguimiento a la obtencin de los

recursos

Alcalda

Reglamento Operativo General del Seguimiento a la elaboracin del

Proyecto Aprobado y Firmado
documento del ROP

Director del Proyecto

Equipo de Gestin constituido,

aprobado y operando

Seguimiento a la Constitucin del

Equipo de Gestin del Proyecto

Director del Proyecto

Plan Operativo General y Plan

Operativo Anual 1 del Proyecto
Aprobado y Firmado

Seguimiento a la elaboracin de los

Director del Proyecto
Planes Operativos

Contratos de Obra, Bienes e

Interventoria

Seguimiento al proceso y
adjudicacin

Director del Proyecto

Seguimiento a la construccin de
5 Canales secundarios construidos los canales; controles a la calidad
y en funcionamiento
de los productos; seguimiento al
cronograma de obra;

Director del Proyecto

Seguimiento a la construccin de
Reubicacin de redes e
obras complementarias; controles a
implementacin de sistema contra la calidad de los productos;
Director del Proyecto
la erosin
seguimiento al cronograma de
obra;

Iniciativas locales en
funcionamiento

Seguimiento a la puesta en marcha

Gestor Social
de las iniciativas sociales

Proyecto Gerenciado

Supervisin a la Actividad de
Gerencia del Proyecto

Director del Proyecto

Seguimiento y Control Tcnico del Supervisin a la Actividad de la

Proyecto
Interventoria del proyecto

Director del Proyecto

Seguimiento y Control Financiero

del Proyecto

Atender los hallazgos y

recomendaciones de la auditoria

Director del Proyecto

Mantenimiento de los canales

Control y seguimiento al plan de

mantenimientos

Alcaldia

Obras recibidas a satisfaccin por Revisin de las obras para la

el Distrito
entrega

Contratos Liquidados

Revisin de documentos para la

liquidacin del contgrato

Director del Proyecto

Director del Proyecto / Interventoria

Tecnica

ACTIVIDADES DE CONTROL DEL ALCANCE

DOCUMENTOS POR APLICAR

CRITERIOS POR CUMPLIR

(REQUISITOS)

REGISTROS POR GENERAR

Borradores de Actas de Reunin

Conocer y tener en cuenta las

necesidades de la poblacin que se Actas de Reunin
ver beneficiar del proyecto

Estudios Topograficos;

Revisar la Factibilidad del Proyecto

y Plantear las Alternativas
Documento de Estudios Previos
aplicables

Registros de clculos;

Obtener diseos acordes con la

necesidad del proyecto

Memorias de Diseo; Planos;

Registros de Calculo

Oficio de rdicado del proyecto

ante Ventanilla Unica; Proyecto

Presentar el proyecto ante

ventanilla unica

Documento de Viabilidad Tcnica

Correspondencia de solicitud

Conseguir financiacin para poder Convenio ICO - Distrito de Santa

llevar a cabo el proyecto
Marta

Borradores del ROP; Anexos;

Fichas

Conseguir la aprobacin del ROP

por parte del comit de Gestin del ROP
Proyecto

Correspondencia de presentacin y Conseguir la aprobacin del Equipo

Convenio de Ejecucin Distrito solicitud del Equipo de Gestin del de Gestin del proyecto para
Metroagua
Proyecto
suscribir convenio respectivo

Borradores del POG y POA;

Anexos; Fichas

Conseguir la aprobacin de los

planes operativos por parte del
comit de Gestin del Proyecto

Pliegos; Actas de Audiencia;

Adjudicaciones

Cumplir con las adjudicaciones de Contrato de Obra; Contrato de

los procesos de licitaciones
Bienes; Contrato de Consultoria

POG y POA1

Borradores de Actas de obra;

registro de cantidades

Acta de Inicio de Obra; Actas de

Cumplir con la construccion de los
Avance de Obra; Registros de
canales secundarios
seguimiento

Borradores de Actas de obra;

registro de cantidades

Acta de Inicio de Obra; Actas de

Cumplir con la construccion de las
Avance de Obra; Registros de
obras complementarias
seguimiento

Borradores de Informes y Actas

Desarrollar las iniciativas

propuestas por la comunidad y
hacer seguimiento a su puesta en
marcha

Actas de reuniones; Actas de

constitucin de grupos; Registro de
actividades desarrolladas;
informes; Fotografias

Borradores de Informes y Actas

Cumplir con la ejecucin del

proyecto

Informes; Actas de Reunin

Borradores de Informes y Actas

Controlar la calidad tcnica y el

cronograma del proyecto

Informes; Actas de Reunin

Borradores de Informes

Controlar financieramente el
proyecto

informes de Auditoria

Borradores de Informes de
Mantenimientos

Controlar la puesta en marcha del

proyecto

Informes de Mantenimientos

Acta Final de Obra

Lograr la finalizacin de las obras,

cumpliendo con los requisitos y
especificaciones

Acta de Recepcin definitiva de

Obras

Conseguir la liquidacin de los

Acta de recepcin definitiva de obra contratos dentro del termino
establecido

Actas de Liquidacin de contratos

NOMBRE DEL PLAN

OBJETIVO DEL PLAN

PLAN GESTIN

ASEGURAR LA OPORTUNIDAD Y EFICACIA DE LAS CO

TEMA DE LA COMUNICACIN

PARTE INTERESADA

Convocatoria para reuniones o

informacin para la comunidad

Comunidad Comuna 5

Comunicaciones para citacin a

comits de gestin

MVCT, AECID,
DISTRITO,
DEPARTAMENTO
PARA LA
PROSPERIDAD
SOCIAL, FIDUCIARIA,
METROAGUA S.A.
E.S.P.

Comunicaciones Internas

Equipo de Gestin

Comunicaciones Externas

MVCT, AECID,
DISTRITO,
DEPARTAMENTO
PARA LA
PROSPERIDAD
SOCIAL, FIDUCIARIA,
METROAGUA S.A.
E.S.P., Comunidad

Proceso precontractual

Oferentes

Contratacin

Oferente seleccionado

MEDIO UTILIZADO

Oficios, cartelera, prensa,

radio

Oficios y Correo
Electrnico

Memorandos, circulares,
intranet, correos
electrnicos

Oficios y Correo
Electrnico

Publicacin en la pgina
de contratacin y SECOP

Publicacin en la pgina
de contratacin y SECOP

Ejecucin

Contratista
Interventora
Oficios, correos
electrnicos, comits,
bitcora de obra

PLAN GESTIN DE COMUNICACIONES DE PROYECTO

FICACIA DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

FRECUENCIA/
PROGRAMACIN

RESPONSABLE

Oficios (1), cartelera (1

semana), prensa (3 das),
radio (1 semana)

Comunicadora Social

Mensuales

Secretario

Radicados y correo
enviado

Cuando se requiera

Equipo de Gestin

Radicados, correos
enviados y actas de
reunin

Cuando se requiera

Equipo de Gestin

Radicados, correos
enviados y actas de
reunin

Trminos del proceso

Administrador/Asesor
Jurdico

Pgina y SECOP

Trminos del proceso

Administrador/Asesor
Jurdico

Notificaicn Personal

EVIDENCIA

Radicados oficios,
registro fotografco
cartelera, rdenes de
trabajo a prensa

Ejecucin de las obras

Equipo de Gestin/
Interventora

Oficios, correos
electrnicos, Actas de
comits, Libro de
bitcora de obra

VERIFICACIN DE LA
COMUNICACIN
REALIZADA
Radicados oficios, registro
fotografco cartelera, copia
de boletn de prensa y
grabacin de

Llamada telefnica de
verificacin

Radicados, correos
enviados y actas de
reunin

Radicados, correos
enviados y actas de
reunin

Pgina y SECOP

Registro de notificacn
personal

Registros de control de
comunicados, registro de
control de Actas de
reunin, Libro de bitcora