Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
Project 2010
Curso Bsico
ALUNO
Prof. Roberto
Rev. novembro/2012
Project 2010
Bsico
INDICE
I Entrando no Sistema
03
II Criando Projeto
08
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
IV Controlando o Projeto
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Congelando os dados
Atualizando dados
Calculando dados do projeto
Analisando dados gerenciais
Selecionando dados gerenciais
Registrando as ocorrncias do projeto
V - Relatrios
1.
2.
3.
4.
08
15
21
24
26
27
30
32
34
39
39
41
43
44
45
45
51
51
52
55
55
56
58
59
59
60
61
65
Project 2010
Bsico
LINHA DO
TEMPO
ESCALA DE TEMPO
TABELAS
CRONOGRAMA
BARRA DE ROLAGEM
BARRA DE STATUS
Para disponiblizar a Barra de modos, com boto direito do mouse na faixa cinza a esquerda da
planilha do grfico de gantt e uma tela de atalho aparecer (figura 2), clique na opo Barra de
modos, e uma Barra de ferramentas vertical de acesso rpido aparecer a esquerda da planilha do
grfico de gantt (figura 3).
Project 2010
Bsico
BARRA DE MODOS
Project 2010
Bsico
Para exibir a Barra de edio, devemos no menu Arquivo, sub-menu Opes, sub-menu Exibir. No
item Mostrar estes elementos deixar clicado na opo Barra de entrada, conforme a figura 4. Na
figura 5, aparece a Barra de entrada para edio nas clulas da planilha do grfico de Gantt.
BARRA DE ENTRADA
Project 2010
Bsico
Para personalizar e disponibilizar os cones de acesso aos comandos, devemos no menu Arquivo,
sub-menu Opes, sub-menu Barra de Ferramentas de Acesso Rpido (figura 6).
Project 2010
Bsico
Teclas
Descrio
F1
Help (Ajuda)
F2
F3
F4
F5
F6
F7
F8
F9
F 10
F 11
F 12
Project 2010
Bsico
II - CRIANDO PROJETO
1. PREPARANDO ENTRADA DE DADOS
no menu FILE (ARQUIVO) NEW (NOVO).
Abre-se uma janela para as opes de modelos disponveis (vazio, ou com base em um
modelo existente), novo a partir de existente (do project, do excel e do charepoint) ou
modelo do office.com, conforme a figura 7.
Project 2010
Bsico
Esta tela servir para se cadastrar a forma de clculo das datas do projeto, conforme a
figura 9.
Preencha os campos (use a tecla TAB para mover de campo).
Start Date (Data de Incio) - Preencha este campo com a data de incio do projeto (Ex.
Data da Assinatura do contrato) para que o sistema tenha uma referncia de data de incio
do projeto e efetue o clculo da data final do projeto (Ex. Data contratual de fim do
projeto).
Finish Date (Data de Trmino) - Preencha este campo opcionalmente, caso deseje
informar ao sistema para efetuar o clculo das datas do projeto partindo inversamente do
fim para determinar o incio.
Schedule From (Agendar a Partir de) - Campo para definio da escolha da opo de
clculo. Escolha Project Start Date (Data de Incio do Projeto) para solicitar clculo
partindo da data inicial ou Project Finish Date (Data de Trmino do Projeto) para solicitar o
clculo partindo do fim para o incio do projeto.
Current Date (Data Atual) - Coloque a data corrente no momento em que efetuar
atualizao de dados.
Status Date (Data de Status) - Coloque a data da atualizao do projeto. Esta data servir
para recalcular o projeto a partir da data informada, que por vezes pode ser retroativa a
data atual.
Calendar (Calendrio) - Escolha o calendrio de trabalho que o projeto ir utilizar para
efetuar o clculo das datas, conforme o calendrio de sua empresa. O modelo Standard
(Padro) do sistema trabalha, 5 dias por semana e 8 h por dia.
Priority (Prioridade) - Informe a prioridade numrica do projeto em relao a outro projeto.
A prioridade considerada com relao a disponibilidade de recursos compartilhada entre
projetos.
O boto de Statistics (Estatsticas) serve para voc analisar os dados globais do projeto.
Project 2010
Bsico
10
Project 2010
Bsico
11
Project 2010
Bsico
12
Project 2010
Bsico
Figura 12: Tela do sub-menu Exibir, no sub-menu Opes do projeto no MS-project 2010.
13
Project 2010
Bsico
14
Project 2010
Bsico
Figura 16: Tela para criao de um novo calendrio base para o projeto no MS-project 2010.
15
Project 2010
Bsico
no campo name (nome) e digite o nome do novo calendrio do projeto a ser criado.
escolha uma das opes para criao do calendrio:
Create new base calendar (criar novo calendrio base) Para criar um novo
calendrio base do projeto.
Make copy of (criar uma cpia do calendrio) Para criar uma cpia do calendrio
partindo da cpia de um outro modelo pr-existente. O Project disponibiliza trs
modelos de calendrio padro que voc pode tomar como base para criao de um
novo calendrio:
24 hours (24 horas) - Calendrio formado por 24 horas de trabalho por dia
durante todos os dias da semana.
Standard (Padro) - o modelo padro. Calendrio formado por 8 horas dirias
de trabalho, geralmente das 8h s 12h e das 13h s 17h, ou das 9h s 13h e das
14h s 18h, de 2 a 6 feira.
Night shift (Turno da Noite) - Calendrio formado por 8 horas noturnas de
trabalho, geralmente das 23h s 3h e das 4h s 8 h, de 3 feira a sbado, e das
23 s 24h, nas 2 feiras.
OK.
2.1. Para criar feriados no calendrio (figura 17):
na data desejada ou arraste o mouse sobre vrios dias desejados.
Na guia Exceptions-Excees, digite o nome do feriado. Se necessrio Details-Detalhes
para dar maiores detalhes sobre o feriado definido, como por exemplo, que um dia de
folga. Se errar, selecione a linha de Excees que deseja excluir e Delete-Excluir.
Se a exceo for em determinado dia da semana, como por exemplo, que em todos os
sbados se tm folga, deve usar as opes de recorrncia e os intervalos de recorrncia,
Details-Detalhes.
2.2. Para criar horrios especiais no calendrio (figura 17):
na data desejada ou arraste o mouse sobre vrios dias desejados.
Na guia Exceptions-Excees, digite a descrio do horrio especial de trabalho.
Details- Detalhes para dar os detalhes sobre o horrio especial de trabalho, como por
exemplo, perodos de trabalho. Se errar, selecione a linha de Excees que deseja excluir
e Delete-Excluir.
Se a exceo for em determinado dia da semana, como por exemplo, todos os sbados
trabalha-se meio perodo, deve usar as opes de recorrncia e de intervalos de
recorrncia, Details- Detalhes.
16
Project 2010
Bsico
17
Project 2010
Bsico
Figura 18: Tela para criao de semanas especiais de trabalho no calendrio do projeto.
18
Project 2010
Bsico
Figura 19: Menu Exibio, opo Dias para escala de tempo no MS-project 2010.
19
Project 2010
Bsico
20
Project 2010
Bsico
Para digitar as atividades, uma boa opo estar no modo de exibio do grfico de Gantt,
na tabela de entrada.
menu FILE (ARQUIVO).
comando GANTT CHART (GRFICO DE GANTT), conforme a figura 23.
21
Project 2010
Bsico
Posicionar o cursor na primeira linha da coluna Task Name (Nome da tarefa) e digite a
descrio da atividade do exerccio proposto. Insira as atividades uma a uma, clicando a
tecla ENTER, ou posicionando o cursor .
Aps digitar todas as descries das atividades, salve o projeto, como explicado
anteriormente no item 2.4.
Para criar novas tarefas entre as existentes, posicione o cursor na linha desejada e
tecle INSERT, ou ento menu Task (Tarefa), opo Task (Tarefa), conforme a figura
25.
Para deletar uma tarefa, posicione o mouse sobre a mesma e pressione o boto
DELETE.
Outra opo para inserir atividades entre as existentes com o boto direito do mouse na
faixa cinza com a ID das atividades, e uma tela de atalho se abrir onde podemos escolher a
opo Inserir Tarefa, conforme a figura 26.
22
Project 2010
Bsico
23
Project 2010
Bsico
24
Project 2010
Bsico
Para mostrar ou ocultar subtarefas, podemos acessar a opo Estrutura de Tpicos do menu
Exibio, conforme a figura 28.
25
Project 2010
Bsico
5. COLOCANDO OS TEMPOS
26
Project 2010
Bsico
Figura 30: Ligao trmino-incio com retardo nas telas de exibio do MS-project 2010.
27
Project 2010
Bsico
Figura 31: Ligao trmino-incio com adiantameto nas telas de exibio do MS-project 2010.
Figura 32: Ligao trmino-incio com um retardo de 25% nas telas de exibio do MS-project 2010.
Figura 33: Tela de escolha do tipo de dependncias entre as tarefas no MS-project 2010.
28
Project 2010
Bsico
29
Project 2010
Bsico
Figura 36: Tela de Informaes sobre a tarefa, guia no Avanado no MS-project 2010.
Obs1: As restries esto muitas vezes ligadas fatores externos a realizao do projeto.
Alguns autores definem essas restries como atividades condicionantes, ou seja, so
atividades externas ao cronograma desenvolvido, mas que impem uma condio para
realizao daquela atividade. Utilizar a guia notes (Anotaes) auxilia a lembrar a origem,
o motivo ou mesmo a condio da necessidade de imposio de uma data de restrio
programada em determinado atividade de um projeto.
Obs2: possvel visualizar o status que determinam o incio de atividade atravs do menu
TASK (TAREFA), no cone
30
Project 2010
Bsico
31
Project 2010
Bsico
Figura 38: Tela de definies da escala de tempo do menu Formatar do MS-project 2010.
32
Project 2010
Bsico
Figura 39: Tela de zoom para visualizar na escala de tempo do cronograma no MS-project 2010.
Os cones
Para aumentar e diminuir a escala, podemos selecionar na barra de linha do tempo, conforme
a figura 40.
Figura 40: Linha do tempo para definir a escala de tempo no MS-project 2010.
33
Project 2010
Bsico
Figura 41: Menu Exibio, sub-menu Grfico de Gantt e Sub-menu Sem Filtro do menu Projeto no MS-project
2010.
Outra opo analisar o caminho crtico do projeto, estando na tela do Gantt Chart (Grfico
de Gantt).
menu FORMAT (FORMATO), estando no Grfico de Gantt, na tabela de Entrada, escolha
a opo Ferramantas do Grfico de Gantt, conforme a figura 42.
Na opo Tarefas crticas quando selecionadas o Grfico de Gantt vai apresentar o caminho
crtico do projeto, como tambm a Margem de Atraso e Tarefas Alteradas, conforme a figura
42.
34
Project 2010
Bsico
Na mesma janela, podemos formatar os textos no Grfico de Gantt, conforme a figura 44.
35
Project 2010
Bsico
Uma outra opo visualizar as folgas das atividades do projeto atravs da visualizao da
rea da tabela, as colunas de Total Slack (Margem de atraso total ou Folga total) ou Free
Slack (Margem de atraso permitida ou folga livre).
com o boto direito do mouse na coluna a direita da coluna de durao da atividade. A
coluna ficar selecionada e uma janela com uma lista de possveis colunas que podem ser
inseridas, conforme a figura 45. Repare que a coluna foi includa na tabela existente.
Se , a coluna substituir a coluna selecionada.
Figura 45: Coluna selecionada com a lista de possveis colunas que podem ser inserida na Tabela de
Entrada do MS-project 2010.
36
Project 2010
Bsico
Para configurar a coluna, com o boto direito do mouse, uma tela de atalho aparecer com
uma opo Configuraes de Campo, onde podemos por exemplo colocar o ttulo que
desejarmos a coluna inserida, conforme a figura 46.
Figura 46: Configurao da coluna e alterao do ttulo em coluna pr-selecionanda no MS-project 2010.
Selecione a opo Configuraes de Campo, no campo Nome do campo, aparece Free Slack
(Margem de atraso permitida), no campo ttulo escreva Folga livre.
Repita o mesmo procedimento para trazer a coluna de Total Slack (Margem de atraso total),
no campo ttulo escreva Folga total.
Posicione o biombo de separao entre a tabela e o cronograma para visualizar o
cronograma desejado.
37
Project 2010
Bsico
38
Project 2010
Bsico
39
Project 2010
Bsico
Project 2010
Bsico
no campo Accrue at (acumular), escolha na seta DROP DOWN a forma com que os
custos sero distribudos ao longo do tempo, como por exemplo:
Start (Incio), para considerar os custos no incio da execuo da atividade;
Prorate (rateado), os custos sero distribudos linearmente ao longo da
durao da atvidade e;
End (Fim), para considerar os custos no fim da execuo da atividade.
no campo Base Calendar (Calendrio base), escolha na seta DROP DOWN o
calendrio desejado.
no campo Code (cdigo), cadastre se desejado, o cdigo correspondente daquele
recurso. Este campo serve para identificar centros de responsabilidade, centros de custo
ou qualquer outro cdigo desejado.
Para salvar o projeto:
no menu FILE (ARQUIVO), no sub-menu Save (Salvar). A extenso padro de projeto
no Project MPP (esta a extenso padro de projeto no Project).
2. ASSOCIANDO RECURSOS S TAREFAS
novamente no Planejador de Equipe, selecione a opo Gantt Chart (Grfico de Gantt)
e observe se estamos na tabela de entrada. Posicione o biombo de separao entre a
tabela e o cronograma para visualizar a coluna de Nomes dos recursos.
na tarefa desejada para associar o recurso necessrio a sua realizao, na seta DROP
AND DOWN da coluna Resource Names (Nome de recursos), selecione os recursos
desejados para aquela atividade, e acrescente a quantidade necessria do recurso
naquela tarefa.
Outra opo sbre o cone
, da barra de ferramentas Resource (Recurso),
conforme a figura 49.
Aparecer uma sub-tela para associar o recurso desejado. Mantenha esta tela aberta at
finalizar as associaes de todos os recursos, conforme a figura 49.
no campo Unit (Unidades) no recurso desejado, coloque a quantidade necessria
daquele recurso para aquela atividade.
boto Assign (Assinalar) para associar a tarefa ao recurso. Aparecer um sinal de visto
ao lado do nome do recurso associado, ou no campo de unidades do prximo recurso
desejado, para continuar cadastrando at o final a quantidade necessria de recursos
para aquela atividade e ento, d na linha da prxima atividade, a tela de Resource
attribution (Atribuir recursos) fica limpa para os cadastros necessrios na prxima tarefa.
Caso deseje continuar associando recursos, continue o procedimento para as demais
atividades sem sair da janela.
Se necessrio, associe S quando o recurso for do tipo SOLICITADO (No substituvel) ou
D quando for demandado (substituvel) por outro recursos, com as mesmas
qualificaes, quando existe um pool de recursos da empresa no WEB Server.
Aps terminar a associao dos recursos necessrios em todas as atividade, em Close
(Fechar) e a tela se fechar.
41
Project 2010
Bsico
42
Project 2010
Bsico
Project 2010
Bsico
Figura 52: cone Planejador de Equipe, opo Grfico de recursos no MS-project 2010.
44
Project 2010
Bsico
45
Project 2010
Bsico
Figura 55: Tela de criao de um novo modelo de relatrio visual do MS-project 2010.
46
Project 2010
Bsico
47
Project 2010
Bsico
Os relatrios visuais do MS-project 2010 levados para o Excel devero ser formatados
no prprio software atravs da utilizao de comandos de tabelas dinmicas de Excel.
Esses conhecimentos de formatao de tabelas dinmicas dependem do
conhecimento do usurio de Excel e da verso utilizada pelo usurio.
Alguns exemplos esto apresentados a seguir, conforme a lista abaixo:
Figura 59: Grfico de Fluxo de caixa com desembolso por perodo e configurao do
tipos de desenhos de grficos no Excel;
Figura 60: Grfico de Fluxo de caixa com desembolso por perodo e configuraes
gerais para os tipos de desenhos de grficos no Excel;
Figura 61: Planilha gerada da importao de dados do Project 2010 e configuraes
gerais de dados para gerao de grficos no Excel;
Figura 62: Curva S ou Grfico de Custos Acumulados do projeto com os dados
gerados da importao de dados do Project 2010.
48
Project 2010
Bsico
Figura 59: Grfico de Fluxo de caixa com desembolso por perodo e configurao do tipos de desenhos de
grficos no Excel.
Figura 60: Grfico de Fluxo de caixa com desembolso por perodo e configuraes gerais para os tipos de
desenhos de grficos no Excel.
49
Project 2010
Bsico
Figura 61: Planilha gerada da importao de dados do Project 2010 e configuraes gerais de dados para
gerao de grficos no Excel.
Figura 62: Curva S ou Grfico de Custos Acumulados do projeto com os dados gerados da importao de
dados do Project 2010.
50
Project 2010
Bsico
IV CONTROLANDO O PROJETO
1. CONGELANDO OS DADOS
O Trabalho de congelamento dos dados deve ser feito para apoiar o Gerente do Projeto
na tomada de decises atravs da anlise comparativa entre previsto x realizado. O
Project copia as datas, horas e custos programados (schedule) para BASELINE - plano
base do projeto.
menu PROJECT (Projeto) sub menu SAVE BASELINE (Defnir Linha de Base),
conforme a figura 63.
Save Baseline Definir linha de base, datas, recursos e custos de incio e fim.
Save Interim Plan Salvar o plano provisrio, copia do projeto os campos de datas. Abre
uma linha do tipo DROP DOWN nos campos COPY (copiar) e INTO (em) para se escolher
a guarda de at 10 verses de datas de incio e trmino. Salve at 10 baselines se
necessrio.
em ENTIRE PROJECT para salvar o Projeto inteiro ou em SELECTED TASKS para
salvar as Tarefas selecionadas. ROLL UP BASELINES para acumular linhas de base:
TO ALL SUMMARY TASKS para todas as tarefas de resumo e FROM SUBTASKS INTO
SELECTED SUMMARY TASK(S) de subtarefas para tarefa(s) de resumo selecionada(s).
OK aps a escolha.
menu file (arquivo) save (salvar).
51
Project 2010
Bsico
2. ATUALIZANDO DADOS
Coloque a data corrente utilizada para atualizar os dados do Projeto.
52
Project 2010
Bsico
53
Project 2010
Bsico
Figura 66: Tabela de controle no modo de exibio do cronograma de controle do projeto no MS-project 2010.
54
Project 2010
Bsico
55
Project 2010
Bsico
Existem outras opes para filtrar informaes, como a criao de novos filtros,
conforme a figura 69.
Project 2010
Bsico
57
Project 2010
Bsico
Figura 72: Tela de Informaes sobre a tarefa, na guia anotaes no MS-project 2010.
58
Project 2010
Bsico
V - RELATRIOS
1. CRIANDO UM NOVO RELATRIO, INSERINDO OU DELETANDO UMA COLUNA
Defina o modelo de Relatrio de sua necessidade - COLUNAS DE DADOS.
menu VIEW (Exibio) escolha a opo TABLE (Tabelas) e selecione MORE TABLE
(Mais Tabelas), conforme a figura 73.
na opo TASK (Tarefas), e boto NEW (Nova) para criar uma nova tabela, conforme
a figura 74.
Voc tambm pode Editar uma Tabela que j existe.
Voc pode copiar ou organizar tabelas existentes.
Na figura 74, temos um exemplo de edio de uma tabela existente.
campo FIELD NAME e escolha o nome da Tabela e se deseja que ela aparea no
Menu Tabelas.
Na primeira coluna selecione colunas que deseja na tabela, use a seta sucessivamente
para os demais campos. Voc pode recortar, copiar, incluir e excluir colunas.
campo ALIGN DATA informe a forma de alinhar os dados;
campo WIDTH e informe a largura da coluna. Deixe com o padro criado;
campo TITLE e digite o nome do ttulo desejado da coluna em qualquer lngua;
campo ALIGN TITLE informe a forma de alinhar ttulos desejado para cada coluna;
campo HEADER WRAPPING informe se deseja quebra de cabealho;
59
Project 2010
Bsico
OK.
Depois de concluda a criao. Melhore a largura das colunas na interseco das
colunas de dados que o sistema colocar os dados no melhor ajuste de largura (BEST
FIT ).
Figura 74: Tela Mais tabelas e opo de edio de uma tabela existente no MS-Project 2010.
60
Project 2010
Bsico
61
Project 2010
Bsico
fonte paginas
data
Figura 77: cones para insero de informaes nos cabealhos, rodaps e legendas no MS-project 2010.
62
Project 2010
Bsico
Figura 78: Guia Cabealho para configurao da pgina de impresso no MS-project 2010.
Figura 79: Guia Legenda para configurao da pgina de impresso no MS-project 2010.
63
Project 2010
Bsico
View Modo de Exibio. Escolha uma das opes abaixo para que voc possa visualizar
em relatrios a serem impressos no MS- project, conforme segue abaixo (figura 80):
Print All Shhet Columns - Imprimir todas as colunas da planilha de dados da tabela
escolhida;
Print First 3 Columns On All Pages - Imprimir as primeiras trs colunas de dados em
todas as paginas;
Print Notes - Para imprimir anotaes registradas em cada tarefa. Esta impresso estar
na ltima pgina;
Print Blank Pages - Imprimir pginas em branco quando impresso da Rede Pert;
Fit Timescale to Page Ajustar a escala de tempo at o final de cada pgina;
Imprimir totais de linha para valores no intervalo de data de impresso;
Imprimir totais de coluna.
Figura 80: Guia Modo de Exibio para configurao da pgina de impresso no MS-project 2010.
64
Project 2010
Bsico
4. IMPRIMINDO RELATRIOS
Para imprimir o arquivo que est na tela
no menu FILE (Arquivo) sub menu PRINT PREVIEW (Impresso Prvia), conforme a
figura 81.
Aparecer uma tela mostrando como o relatrio ser impresso.
Quando for imprimir utilize o boto PRINT. Aparecer a tela abaixo (figura 81). Escolha
sua impressora, pginas e caso necessite visualizar o relatrio a partir de uma
determinada data, escolha nos campos From e To (De ... at) o perodo a partir do qual a
parte grfica do cronograma ser impressa.
65