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Assistente & Auxiliar Administrativo

Assistente &
Auxiliar administrativo

Assistente & Auxiliar


Administrativo
1 Assistente Administrativo www.caminhosdoemprego.com

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DIREITOS AUTORAIS
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reproduzida ou transmitida por qualquer forma,
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outro meio de armazenamento sem a prvia autorizao
do autor.

Lei 9.610/1998 e copyright 2009


Por Jhonny Lopes www.caminhosdoemprego.com

Auxiliar & Assistente Administrativo

Feliz o homem que acha sabedoria, e o homem


que adquire entendimento; Provrbios 3.13.

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Auxiliar & Assistente Administrativo


Introduo:
Com a expanso do mercado de trabalho as profisses sofrem
mudanas a cada dia, tais mudanas no so acompanhadas por
todos os setores ao mesmo tempo, em um pas do Jeitinho
como o Brasil muitas empresas preferem manter uma secretria,
por exemplo, registrado como assistente ou assessora, a fim de
pagar menos impostos. Outro exemplo a profisso de
Assistente Administrativo que comumente confundida com a
do Auxiliar administrativo e vice-versa. Todavia tem diferena
de Auxiliar para Assistente Administrativo. Ao final deste Livro,
voc estar apto a diferenciar essas duas profisses, bem como
ampliar seu campo de viso quanto s atribuies, rotinas dirias,
perfil esperado, documentao, cartas comerciais, estrutura
organizacional das empresas, legislao entre outros.
Boa Leitura!
Jhonny Lopes!

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Sumrio:

Contedo
INTRODUO: ..................................................................... 3
ENTENDENDO AS DIFERENAS ........................................................9
O QUE FAZ UM AUXILIAR/ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO?........................................................... 12
FUNES DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO ............................. 13
CONHECIMENTOS BSICOS NECESSRIOS .................. 13
1 - CORRESPONDNCIA COMERCIAL E ARQUIVO . 14
2 - ATENDIMENTO E DOCUMENTAO..................... 14
3 - ROTINAS DE CONTABILIDADE BSICA ................ 14
4 - INFORMTICA NA FUNO ADMINISTRATIVA
........................................................................................................ 14
5 - RECEPO PRESENCIAL E TELEFNICA ........... 15
VAMOS RECAPTULAR! ..................................................... 15
EMPRESA ............................................................................. 18
CLASIFICAO DAS EMPRESAS ..................................... 18
FIRMA INIVIDUAL: .................................................................... 18
SOCIEDADE:................................................................................. 18
SOCIEDADE POR COTAS DE RESPONSABILIDADE ... 18
SOCIEDADE ANNIMA (S.A) ................................................. 19

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MICROEMPRESA ......................................................................... 20
EMPRESAS DE PEQUENO PORTE ....................................... 20
MDIAS EMPRESAS ................................................................... 20
GRANDES EMPRESAS ............................................................... 21
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DAS EMPRESAS .... 22
CONCEITO ........................................................................................ 22
DESCRIO DE CARGOS .................................................................. 23
Os fatores que devem ser levados em conta na redao das descries dos
cargos so os seguintes: ...................................................................... 24
Critrios recomendados para o preparo de uma descrio de cargos: ..... 25
EXEMPLOS DE DESCRIO DE CARGOS ........................................ 26
Do setor primrio: Mineiro............................................................... 26
RELAES FUNCIONAIS: RECEBE ORDENS DO MESTRE E NO
TM SUBORDINADOS. ...................................................................... 27
Do setor secundrio: Tcnico em Eletrnica ....................................... 27
DO SETOR TERCIRIO: CAIXA DE BANCO .................................... 30
ADMINISTRAO O QUE O AUXILIAR
ADMINISTRATIVO PRECISA SABER? ............................ 31
ORGANOGRAMA: ............................................................................. 31
ADMINISTRAR ................................................................... 32
ORGANIZAO POR FUNES (TIPOS DE
ESTRUTURAS) .................................................................... 33
ESTRUTURA LINEAR ........................................................................ 34
ESTRUTURA FUNCIONAL ................................................................ 36
ARQUIVO ............................................................................. 41

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TIPOS DE ARQUIVO .......................................................... 41
SISTEMA DE ARQUIVOS .................................................. 42
SISTEMA TRIBUTRIO NACIONAL - NOES
BSICAS ............................................................................... 43
NVEL FEDERAL......................................................................... 43
NVEL ESTADUAL ............................................................................ 44
NVEL MUNICIPAL ........................................................................... 45
LEGISLAO EMPRESARIAL - NOES BSICAS ..... 46
TITULOS DE CRDITO............................................................. 46
LETRA DE CMBIO .......................................................................... 46
NOTA PROMISSRIA ........................................................................ 46
CHEQUE ............................................................................................ 47
DUPLICATA ....................................................................................... 48
FINANCEIRO E FATURAMENTO MOVIMENTO E
FATURAMENTO ................................................................ 49
MOVIMENTO DE CAIXA ......................................................... 49
DEMONSTRAO DO FLUXO DE CAIXA ..................... 53
PARA ENTENDERMOS MELHOR .................................... 54
FLUXO HISTORICO: ............................................................... 55
FLUXO PROJETADO .............................................................. 55
CONTROLE FINANCEIRO E BANCARIO ..................... 55
TIPOS DE MOVIMENTAO .......................................... 56
CONTA CORRENTE ................................................................... 56
APLICAES ................................................................................ 56

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POUPANA ................................................................................... 57
CHEQUE ......................................................................................... 57
DOCUMENTOS COMERCIAIS ......................................... 58
ATA ................................................................................................... 59
ATESTADO .................................................................................... 60
AVISO .............................................................................................. 60
CARTA COMERCIAL .................................................................. 61
SUGESTES PARA INCIOS E FECHOS DE CARTAS .... 62
CARTA OFICIAL .......................................................................... 63
CIRCULAR ...................................................................................... 63
COMUNICAO (COMUNICADO) ....................................... 64
CONTRATO ................................................................................... 64
DECLARAO ............................................................................. 65
EDITAL ........................................................................................... 65
EXPOSIO-DE-MOTIVOS .................................................... 65
MEMORANDO ............................................................................. 66
ORDEM-DE-SERVIO ............................................................... 66
PROCURAO ............................................................................. 67
BILHETE ......................................................................................... 68
LETRA DE CMBIO.................................................................... 68
NOTA PROMISSRIA ................................................................ 69
CONVOCAO ............................................................................ 70
ESTATUTO .................................................................................... 70
RECIBO ........................................................................................... 71
REGULAMENTO ......................................................................... 71
TELEGRAMA ................................................................................ 72
PERFIL ESPERADO DO AUXILIAR / ASSISTENTE
ADMINISTRATIVO ............................................................ 75

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PONTOS DE SUCESSO ....................................................................... 76
COMUNICAO: ............................................................................... 78
VOZ.................................................................................................... 79
POSTURA ........................................................................................... 79
OLHAR ............................................................................................... 79
APARNCIA ....................................................................................... 80
OPORTUNIDADES ............................................................................ 80
CLAREZA ........................................................................................... 80
ESTUDO ............................................................................................. 81
BOM SENSO ...................................................................................... 81
RELACIONAMENTO ......................................................................... 81
CONSTRUA SEU MARKETING PESSOAL ...................... 83
O QUE MARKETING PESSOAL? ................................................... 83
O QUE NO MARKETING PESSOAL? .......................................... 83
BOAS PRTICAS DE MARKETING PESSOAL ................................... 84
DICAS PARA OBTER UM BOM MARKETING PESSOAL. .................. 85
4 PASSOS PARA UM CURRCULO EFICIENTE ............. 87
1 - O QUE COLOCAR NO OBJETIVO? .............................................. 87
2 - ERROS COMUNS .......................................................................... 87
3 - QUE MODELO EU DEVO UTILIZAR? ......................................... 88
4 - EXPERINCIA PROFISSIONAL .................................................... 88
EXCEL DICAS PRTICAS ............................................... 90
CLCULO COM DATAS HORAS E VALORES ................ 92
CALCULANDO A IDADE DOS FUNCIONRIOS: ....... 103
OUTRO EXEMPLO DA FRMULA DATADIF: ............ 105

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BIBLIOGRAFIA ..................................................................110

Assistente & Auxiliar Administrativo

Entendendo as diferenas
As principais ocupaes do Assistente e Auxiliar Administrativo
Cdigo 4110-10 contemplam as seguintes reas administrao em
geral, recursos humanos, finanas e logstica: tratar documentos
(receber, triar, conferir, classificar, distribuir, controlar e arquivar);
preparar relatrios, formulrios e planilhas (pesquisar e coletar
informaes, digitar textos e planilhas, redigir e efetuar clculos);
acompanhar processos administrativos (verificar prazos, localizar e
controlar processos, atualizar cadastros); atender fornecedores e
clientes na empresa; executar rotinas na rea de recursos humanos;
prestar apoio logstico (levantar necessidades, realizar pesquisa de
mercado, receber, conferir, distribuir e controlar requisies e
materiais); comunicar-se oralmente e por escrito (redigir cartas,
ofcios

memorandos);

utilizar

recursos

tecnolgicos

(computador, internet, telefone, fax, copiadora e calculadora) etc.


Caro (a) leitor (a) O que os diferenciam a posio
Hierrquica, a formao, tempo de experincia, salrio, nvel
de responsabilidade e outros fatores que estudaremos no decorrer
deste livro.

Auxiliar & Assistente Administrativo


Vejamos:
Administrador (Coordenador) CBO: 2521-05 Mdia Salarial: R$
7.477,00;
Assistente Tcnico Administrativo CBO: 4110-10 Mdia
Salarial R$ 4.506,00;
Assistente Administrativo CBO: 4110-10. Mdia Salarial R$
1.883,00;
Auxiliar Administrativo CBO: 4110, e 4110-05 Mdia Salarial R$
1.300,00.
Notamos a primeira diferena vem na CBO
(Classificao Brasileira de ocupaes).
Assistente Administrativo CBO: 4110-10.
Auxiliar Administrativo CBO: 4110, e 4110-05
A segunda diferena est na mdia salarial.
Assistente Administrativo R$ 1.883,00.
Auxiliar Administrativo R$ 1.300,00.
O que pude perceber em minhas pesquisas que
geralmente o Assistente Administrativo est em uma
posio Hierrquica mais acima do que o Auxiliar
Administrativo.
O Assistente Administrativo executa e responsvel pelo
servio e pode cumpri-lo sozinho, assistindo algum superior e ou
tendo a ajuda de um auxiliar administrativo. Por fim a
categoria de auxiliares foi extinta nos rgos pblicos e suas funes so
realizadas pelos assistentes administrativos. J no caso da rea privada, a

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categoria de auxiliares e ajudantes parece estar em processo de extino e
suas funes sendo incorporadas pelos assistentes ou pelos estagirios.

IMPORTANTE: A mdia salarial nacional de acordo com o site:


www.curriculum.com.br Outubro de 2013 :

Assistente Administrativo R$ 1.164,96 o Maior Salrio pode


chegar at R$2.500,00
Auxiliar Administrativo R$ 868,74 o Maior Salrio pode
chegar at R$ 1.900,00.
Gravamos um vdeo explicativo de como consultar a mdia salarial
sempre que precisar, explicando a metodologia utilizada na
obteno da mdia salarial pela empresa citada acima, e algumas
observaes importantes, que voc poder conferir na integra
clicando no link abaixo caso esteja lendo esse material em uma
verso digital.

http://bit.ly/1c9X2Sy
Ou digitando a seguinte URL em seu navegador de internet caso
esteja lendo a verso impressa - http://bit.ly/1c9X2Sy

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Auxiliar & Assistente Administrativo


A partir deste ponto do livro o que for redigido servir tanto para
Auxiliar quanto para Assistente, uma vez que at este ponto
pode concluir-se que as diferenas so pequenas, todavia embora
sendo pequenas as diferenas em alguns quesitos eu chamo sua
ateno para o quesito salrio, se voc possui ensino mdio
completo, um curso de qualificao profissional de no mnimo 200
horas/aulas na rea e possui entre um a dois anos de Experincia,
voc

possui

todas as

caractersticas de

um

Assistente

Administrativo, e poder muito bem ocupar tal posio com um


salrio muito maior do que o do Auxiliar. Pense nisso!

O que faz um auxiliar/assistente administrativo?

A profisso de auxiliar / assistente administrativo focada em


realizar atividades fundamentais em empresas pblicas e privadas.
Lembre-se que a categoria de auxiliares foi extinta nos rgos pblicos e
suas funes so realizadas pelos assistentes
administrativos.

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Auxiliar & Assistente Administrativo


Executar as atividades de apoio administrativo no mbito das
diversas reas presentes nos segmentos econmicos e sociais,
envolvendo o atendimento das necessidades de informaes para
que o empreendimento alcance o resultado.
Funes do Assistente Administrativo
O assistente administrativo pode trabalhar em qualquer lugar que
necessite de uma pessoa que tenha a capacidade suficiente para
executar procedimentos operacionais relacionados s atividades
administrativas de sua rea de atuao:
1. Organizar, conferir, abrir e controlar processos e
documentos em geral, acompanhando seu trmite interno
e externo;
2. Realizar levantamento, suprir a rea de material de
consumo e controle de material de expediente da rea de
atuao;
3. Realizar atendimento ao pblico direto e/ou indireto,
recepcionar chamadas telefnicas relacionadas rea de
atuao;
4. Operar equipamentos [fax, computador, xerox, etc];
5. Solicitar manuteno [preventiva e corretiva] de
equipamentos.
CONHECIMENTOS BSICOS NECESSRIOS

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1 - CORRESPONDNCIA COMERCIAL E ARQUIVO
1.1 Estrutura organizacional da empresa: conceitos bsicos
1.2 Elaborao de documentao administrativa
1.3 Correspondncia comercial em lngua portuguesa e
inglesa e respectivo circuito
1.4 Tcnicas de arquivo
2 - ATENDIMENTO E DOCUMENTAO
2.1 Comunicao
2.2 Direitos e deveres dos sujeitos do contrato de trabalho
2.3 Aplicaes do direito comercial e do direito fiscal
2.4 Clculo comercial
2.5 Documentao comercial e administrativa
3 - ROTINAS DE CONTABILIDADE BSICA
3.1 Contabilidade: patrimnio, inventrio e balano
3.2 Estudo geral da conta, escriturao comercial e
lanamentos
3.3 Contas principais do plano oficial de contabilidade (poc)
e a rotina contbil mensal
4 - INFORMTICA NA FUNO ADMINISTRATIVA
4.1 Ambiente de escritrio eletrnico
4.2 Utilizao de aplicao informtica na atividade
administrativa
4.3 Aplicaes integradas das prticas administrativas

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5 - RECEPO PRESENCIAL E TELEFNICA


5.1 Atendimento presencial e encaminhamento
5.2 Comunicao telefnica
5.3 Utilizao de meios informticos na gesto da
comunicao entre as empresas
Se voc leu at aqui isso mostra que voc est
gostando do contedo! Ento relaxe! Respire!

VAMOS RECAPTULAR!
Auxiliar e Assistente Administrativo fazem parte da categoria
4110, Ambos executam as mesmas funes, os requisitos so:
Ensino mdio completo, curso profissionalizante de at 200
horas/aula ente um a dois anos de experincia, a categoria de
auxiliares foi extinta nos rgos pblicos e suas funes so realizadas pelos
assistentes administrativos.
ATUALIZAO: De acordo com o site:
www.curriculum.com.br Outubro de 2013 a Mdia salarial de:

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Assistente Administrativo R$ 1.164,96 o Maior Salrio pode
chegar at R$2.500,00
Auxiliar Administrativo R$ 868,74 o Maior Salrio pode
chegar at R$ 1.900,00.
Os conhecimentos necessrios abrangem as seguintes reas:
1.
2.
3.
4.
5.

CORRESPONDNCIA COMERCIAL E ARQUIVO


ATENDIMENTO E DOCUMENTAO
ROTINAS DE CONTABILIDADE BSICA
INFORMTICA NA FUNO ADMINISTRATIVA
RECEPO PRESENCIAL E TELEFNICA

O meu objetivo inicial com este Livro era justamente mostrar


que h diferenas entre Auxiliar e Assistente Administrativo, e
tambm obter feedback com os leitores e a partir da poder lanar
uma obra completa sobre o assunto.
No entanto, com apenas alguns feedbacks iniciais pude perceber
que a necessidade maior dos leitores a profissionalizao, a
qualificao rpida, as questes prticas do dia a dia, algo prtico,
que resolva seus problemas imediatos, algo que seja claro e
objetivo. Por outro lado seria praticamente impossvel realizar um livro
completo em um mercado cada vez mais dinmico e verstil.

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Auxiliar & Assistente Administrativo


Partindo deste pressuposto resolvi imediatamente enxugar minhas
percepes nestas primeiras pginas, e a partir deste ponto,
trataremos das questes prticas.
Quero fazer um agradecimento a todos os que compraram o livro
em sua fase inicial, vou enviar uma cpia deste a todos, quero
assim fazer um agradecimento especial a Francyelle Brandina da
Silva Instrutora de Gesto e Aprendizagem, que atravs do
seu feedback contribuiu para a evoluo deste trabalho.

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EMPRESA
A Empresa um organismo econmico que atravs do qual so
reunidos os recursos humanos, a matria prima, os equipamentos e
o capital, com a inteno de desenvolver uma determinada
atividade econmica para o fornecimento tanto de BENS e
SERVIOS sempre objetivando o LUCRO.

CLASIFICAO DAS EMPRESAS


FIRMA INIVIDUAL:
So aquelas que pertencem a um nico proprietrio, ou seja, uma
pessoa apenas, este tem responsabilidade limitada sobre os atos
praticados na empresa, ou seja, a mesma responde sozinha por
todos os atos da entidade.
SOCIEDADE:
So empresas que pertencem a mais de um proprietrio, estes
chamados de SOCIOS, os mesmos tm responsabilidade limitada
perante aos compromissos assumidos pela empresa, ou seja, todos
os scios tm responsabilidade por os atos praticados na empresa.
Existem dois tipos de sociedade: Sociedade Annima S.A e
Sociedades de Responsabilidade Limitada LTDA.
SOCIEDADE POR COTAS DE RESPONSABILIDADE
LIMITADA (LTDA)

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Auxiliar & Assistente Administrativo


o tipo de sociedade mais encontrada, neste tipo de empresa a
responsabilidade dos scios e limitada para com os compromissos
que a empresa assume que podem ser obrigaes, os direitos e
deveres, conforme apontado em seu contrato social, ou seja, cada
um responde conforme o seu percentual que possui na sociedade,
veja agora algumas caractersticas destes tipos de sociedade:
O nome da empresa deve ser sempre acompanhado da
expresso LTDA que se origina da palavra LimiTaDA.
Os scios tm sua responsabilidade limitada, porm so
solidrios quando algum dos scios no tiver integralizado.
Todo o ano e refeito o contrato social a fim de registrar o
aumento no capital social da empresa, ou seja, aquilo que
foi adquirido (moveis veculos etc.).
SOCIEDADE ANNIMA (S.A)
E o tipo de sociedade existente em grandes empresas onde o
capital social da empresa e divido em inmeras parcelas
denominadas aes as quais so comercializadas em bolsas de
valores, ou seja, pessoas normais compram aes da empresa com
o objetivo de ter um rendimento e um crescimento sobre o valor
investido veja agora algumas caractersticas de uma sociedade
annima.

Seu capital e dividido inmeras parcelas denominadas


aes
O numero de seus scios devera ser maior a dois, caso
contrario ser considerada uma sociedade limitada.
Seu nome e procedido da sigla S A que significa Sociedade
Annima

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As aes podem ser distribudas entre os seus scios, ou


vo para leiles ou preges nas bolsas de valores
O scio majoritrio possui 50 % mais 1 ao este ao
contrario do restante tem responsabilidade limita sobre os
compromissos da empresa. Isto no quer dizer que o
restante no tenha responsabilidade apenas eles no vo
ganhar em cima de seus investimentos em caso de falncia
da empresa. Afinal de contas ningum vai querer comprar
aes de uma empresa falida.

MICROEMPRESA
A microempresa e determinada pelo seu faturamento, ou seja,
atravs de seu faturamento e possvel observar se est tratando de
uma microempresa ou no. Hoje e considerada micro empresa a
empresa que tenha gerado durante o ano todo, uma receita bruta
de ate R$ 1.200,000 mil reais, este limite de faturamento e
importante, pois atravs deste saber qual ser a carga tributaria da
empresa.
EMPRESAS DE PEQUENO PORTE
So consideradas empresas de pequeno porte aquela a qual sua
receita bruta ultrapasse o valor de R$ 1.200 000,00 (um milho e
duzentos reais) podendo chegar ate R$ 10.500.000,00 (dez milhes
e quinhentos mil reais).
MDIAS EMPRESAS

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Receita operacional bruta anual ou anualizada superior a R$ 10.500
mil (dez milhes e quinhentos mil reais) e inferior ou igual a R$ 60
milhes (sessenta milhes de reais).
GRANDES EMPRESAS
Receita operacional bruta anual ou anualizada superior a R$ 60
milhes (sessenta milhes de reais).
(Dados obtidos no banco BNDS).
PESSOA JURDICA
a entidade abstrata com existncia e responsabilidade jurdicas
como, por exemplo, uma associao, empresa, companhia,
legalmente autorizadas. Podem ser de direito pblico (Unio,
Unidades Federativas, Autarquias etc.), ou de direito privado
(empresas, sociedades simples, associaes etc.). Vale dizer ainda
que as empresas individuais, para os efeitos do imposto de renda,
so equiparadas s pessoas jurdicas. Pessoas jurdicas possuem o
CNPJ (cadastro nacional de pessoas jurdicas).
PESSOA FSICA
Pessoa fsica a pessoa natural, isto , todo indivduo (homem ou
mulher), desde o nascimento at a morte. A personalidade civil da
pessoa comea do nascimento com vida. Para efeito de exercer
atividade econmica, a pessoa fsica pode atuar como autnomo
ou como scio de empresa ou sociedade simples, conforme o
caso. Pessoa Fsica Possui CPF (Cadastro de Pessoas Fsicas).
Uma atualizao das leis para as micros e pequenas empresas, o
novo estatuto 2011 voc confere no link: http://migre.me/6fwuz
Caso o link acima no funcione acesse: http://jus.com.br/

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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DAS EMPRESAS
Conceito
A organizao nada mais do que a prpria diviso do trabalho.
Este fato nos leva a admitir a existncia de autoridade; deveres e
obrigaes de diretores, chefes, encarregados, funcionrios ou
empregados. o que se conhece sob a denominao de hierarquia.
A hierarquia a classificao dos cargos pela ordem de
subordinao, ou, a escala de autoridade existente no grupo.
A hierarquia vai desde a mais alta autoridade da empresa at o
ltimo subordinado.
Esta linha hierrquica, de autoridade (de cima para baixo) e de
responsabilidade (de baixo para cima), que vai desde o diretor da
empresa at o ltimo empregado, e vice-versa, o que se chama
tipo de organizao ou tipo de estrutura.
A estrutura o arranjo dos elementos que constituem uma
organizao. um conjunto integrado de elementos suportes que
formam as demais partes componentes de um organismo, sendo
representado, em organizao, pelo conjunto de rgos, suas
relaes de interdependncia e a via hierrquica existente, assim
como as vinculaes que devem ser representadas atravs do
organograma.
A estrutura de uma empresa no se restringe apenas s diversas
unidades (departamentos, divises, sees etc.) que a compem,
mas tambm aos funcionrios e s relaes existentes entre
superiores e subordinados.
Estrutura a disposio dos rgos de uma entidade de acordo
com as condies de finalidade, de lugar e de atualidade.
Organograma a representao grfica da escala de posies ou de
funes de uma entidade qualquer.

22

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Para chegar estrutura e ao organograma de uma entidade, devese antes realizar a anlise de cargos dessa mesma entidade com a
descrio das atividades de cada uma das funes nela existentes.
Descrio de cargos
Basicamente, uma descrio de cargos uma relao organizada
das tarefas ou deveres atribudos a um indivduo que exigem, em
maior ou menor escala, determinados conhecimentos ou aptides,
bem como das responsabilidades que o mesmo assume em
decorrncia da ocupao do cargo descrito. Alm disso, uma
descrio de cargo corretamente redigida leva em conta a categoria
ou nvel hierrquico da funo, a finalidade para a qual foi criada
ou as metas do setor a que pertence, o qual, por sua vez, uma
parcela que trabalha no sentido de contribuir para que toda a
organizao de que faz parte atinja no s os seus objetivos
bsicos, mas tambm os resultados previstos para a empresa.
Outro aspecto fundamental da descrio de cargos que deve
relacionar tarefas e responsabilidades que sejam possveis de ser
realizadas pelo homem mediano com a necessria experincia, e
no aquelas que s podem ser realizadas por aqueles que possuem
virtudes e experincias excepcionais.
A descrio de cargos deve, ainda, ser considerada parte integrante
do organograma, pois indica mais pormenorizadamente relaes
funcionais do ocupante do cargo, ou seja, a quem subordinado
ou presta contas e, quando a funo tem algum grau da autoridade,
que auxiliares supervisiona.
Independentemente de sua utilidade mais bvia de definir o papel
de um indivduo como componente de uma organizao, a fim de
que possa orientar produtivamente seus esforos, a descrio de

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Auxiliar & Assistente Administrativo


cargos tem outras finalidades importantes, pois serve tambm
para:
Determinar os requisitos mnimos que o candidato a um
cargo precisa ter para cumprir satisfatoriamente suas
obrigaes.
Estabelecer os padres de desempenho das tarefas
descritas para verificao da eficincia funcional do
homem.
Avaliar os esforos, os conhecimentos, as aptides e os
demais detalhes pertinentes exigidos de determinado
componente da organizao, para clculo da remunerao
a que deve fazer jus.
Verificar as afinidades entre diversos cargos para efeito de
classificao e enquadramento em faixas salariais.
Redigir corretamente os anncios que facilitaro o
recrutamento de candidatos certos.
Com esse
procedimento, evita-se a perda de tempo com grande
nmero de pretendentes s vagas oferecidas sem a menor
qualificao exigida.
Os fatores que devem ser levados em conta na redao das
descries dos cargos so os seguintes:

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Funo bsica (o que faz, principalmente?).


Jurisdio (onde faz?).
Tarefas rotineiras (o que faz e como faz?).
Relaes funcionais (em quem manda e a quem
obedece?).

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Critrios recomendados para o preparo de uma
descrio de cargos:
1. Estudo minucioso do cargo a ser descrito, pois a descrio
s til quando corresponde, realmente, s tarefas
executadas ou s responsabilidades bem definidas do
titular. Os pormenores necessrios descrio podem ser
obtidos em conversa com o ocupante do cargo.
Recomenda-se um roteiro de entrevista com as seguintes
perguntas:
O que voc faz, principalmente? (funo bsica).
Onde voc trabalha? (jurisdio).
Quais trabalhos voc executa rotineiramente?
Como voc os executa? (tarefas rotineiras)
Em quem voc manda? A quem voc obedece?
(relaes funcionais).
A essa entrevista deve-se seguir a observao direta do trabalho, para verificar
possvel esquecimento de alguma tarefa essencial, assim como a meno de
atividades destitudas de importncia, indicadas intencionalmente para alongar
a lista com a conseqente valorizao da funo.
2. Adoo, sempre que possvel, de estilo, linguagem e
modelo uniformes para todas as descries de cargos
com as mesmas caractersticas.
3. Eliminao de pequenos servios que faam parte de
uma tarefa bsica e que estejam implicitamente
subentendidos.
4. Enumerao da funo bsica e, a seguir, das tarefas
rotineiras em ordem decrescente de importncia.
5. Nas descries dos cargos hierarquicamente mais
elevados ou de assessoria, as funes devem ser

25

Auxiliar & Assistente Administrativo


relacionadas
principalmente
em
termos
de
responsabilidade por resultados. medida que desce o
nvel do cargo, recomenda-se mais ateno ao
detalhamento de tarefas especficas. Isso porque os
executivos de alto nvel executam poucas tarefas
mensurveis em volume, ou seja, quanto mais alta a
funo mais os resultados servem como medida para
comprovar a eficincia.
6. As tarefas e as responsabilidades devem ser redigidas
de maneira simples, clara e insofismvel, de modo que
sejam evitados erros de interpretao, assim como
permitido o estabelecimento de padres corretos de
desempenho.
7. Em muitos casos, recomenda-se a incluso de um item
genrico, logo aps a descrio das funes,
determinando que o titular tenha obrigao de
executar, tambm, as tarefas inerentes ou decorrentes
das atividades principais.
Exemplos de descrio de cargos

Do setor primrio: Mineiro


1. Funo bsica: extrair, do fundo ou da superfcie de
uma mina, carvo, ferro e outras substncias minerais,
utilizando ferramentas, explosivos, vagonetes e outros
equipamentos, a fim de possibilitar a utilizao
industrial desses minerais.
2. Jurisdio: rea compreendida pela mina onde o
mineiro exerce suas funes.
Tarefas rotineiras:

26

Auxiliar & Assistente Administrativo


Cortar as paredes ou o fundo da mina, com picareta ou
martelo pneumtico, para extrair o mineral.
Perfurar a frentes de corte da rocha, com perfuradora
manual ou mecnica, a fim de abrir orifcios para cargas
explosivas.
Executar as detonaes na mina, colocando as cargas
explosivas nos orifcios e ateando-lhes fogo, para
fracionar as formaes minerais mais resistentes.
Recolher o mineral, aps a exploso, nos vagonetes ou
no transportador, com uma p, para transport-lo e
possibilitar o avano da extrao.
Transportar os vagonetes at a galeria de arrasto,
empurrando-os sobre os trilhos, para permitir a
retirada do mineral.
Montar andaimes para canaletas e carreiros,
preparando e pregando as armaes, para facilitar a
retirada do mineral extrado do teto da mina.
Construir obras de sustentao e reforo na mina,
assentando alvenaria, escoras e cimbres de madeira ou
metal, para sustentar as paredes e o teto.
Estender trilhos na mina aberta e fix-los sobre
dormentes, para movimentar os vagonetes at a frente
de trabalho.
Relaes funcionais: recebe ordens do mestre e no tm
subordinados.

Do setor secundrio: Tcnico em Eletrnica


1. Funo bsica: executar tarefas de carter tcnico,
relativas a planejamento, avaliao e controle de

27

Auxiliar & Assistente Administrativo


instalaes, aparelhos, circuitos e outros equipamentos
eletrnicos.
2. Jurisdio: rea ocupada pelos setores de planejamento,
produo, treinamento e controle da indstria em que
o tcnico em Eletrnica exerce suas funes.
Tarefas rotineiras:
Colaborar no desenvolvimento de projetos de
construo, montagem e aperfeioamento de
equipamentos eletrnicos, orientando-se por
plantas, esquemas, instrues e outros documentos
especficos e utilizando instrumentos e utenslios
apropriados.
Estudar produtos que devem ser fabricados e
realizar experincias, clculos, observaes,
medies e outras operaes, para colaborar em
trabalhos de pesquisa, desenvolvimento e execuo
de aparelhos de uso industrial, hospitalar e
domstico, fontes de alimentao, transformadores,
amplificadores, aparelhos de teste e outras
instalaes.
Examinar os materiais e utenslios que devem ser
utilizados
na
fabricao
de
aparelhos,
inspecionando-os atravs de testes, verificao
visual e instrumental, para assegurar-se de seu
perfeito estado e correspondncia s especificaes.
Montar aparelhos, circuitos ou componentes
eletrnicos, orientando-se por desenhos e planos
especficos, para permitir a sua utilizao em
diversos setores.
Testar aparelhos e componentes eletrnicos, com
instrumentos de alta preciso, para descobrir e
localizar falhas nos mesmos.

28

Auxiliar & Assistente Administrativo


Fazer a manuteno de equipamentos e circuitos,
ajustando-os e corrigindo falhas detectadas, com
auxlio de diagramas, ferramentas e instrumentos
adequados para garantir-lhes o funcionamento.
Operar equipamentos eletrnicos de alta preciso,
interpretando instrues e acionando comandos
para atender a necessidades de carter
administrativo, de comunicao, pesquisas e de
outra natureza.
Acompanhar o desempenho dos aparelhos
eletrnicos, coletando dados e informaes para
avali-los, a fim de planejar e, em seguida,
introduzir
melhoramentos
na
fabricao,
montagem e funcionamento dos mesmos.
Dirigir as atividades de outros trabalhadores de sua
equipe nas fases de fabricao, instalao,
operao, reparao e conservao de aparelhos
eletrnicos, orientando a execuo das tarefas
pertinentes, para assegurar a observncia de
padres tcnicos e prazos estabelecidos.
Comunicar os resultados de suas experincias, o
desempenho das instalaes e equipamentos
eletrnicos, as atividades rotineiras e os assuntos
correlacionados aos setores interessados, por
intermdio de relatrios e outros informes, para
permitir correta avaliao e controle.
Planejar e ministrar, eventualmente, programas de
treinamento.
4.

Relaes funcionais: em geral, subordina-se ao


profissional, de nvel superior, de Eletrnica; o tcnico
em Eletrnica tem como subordinados os montadores
de equipamentos eletrnicos.

29

Auxiliar & Assistente Administrativo

Do setor tercirio: Caixa de Banco


1. Funo bsica: efetuar recebimentos e pagamentos em
estabelecimento
bancrio.
2. Jurisdio: rea compreendida pelos setores do banco
onde exerce suas funes.
3. Tarefas rotineiras:
um

Receber quantias e cheques referentes a depsitos,


ttulos e tributos.
Fazer o pagamento de cheques, duplicatas e
documentos similares.
Registrar a entrada e sada dos documentos
referentes aos recebimentos e pagamentos
efetuados.
Prestar contas, ao final do dia, das operaes
realizadas.
Examinar os documentos que lhe so
apresentados, conferindo assinaturas ou outro tipo
de identificao dos clientes, para comprovar-lhes a
autenticidade.
Examinar os saldos dos clientes.
Pagar e receber em dinheiro ou cheque, contando
as cdulas ou conferindo os cheques e outros
documentos, fornecendo recibos autenticados a
mquina.
Fazer anotaes pertinentes na folha de contas dos
clientes e nos recibos que sero remetidos seo
de contabilidade, debitando ou creditando os
valores nas respectivas contas, a fim de possibilitar

30

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o conhecimento da situao de caixa e a
confiabilidade dos recebimentos e pagamentos
efetuados.
Relacionar o movimento dirio de caixa,
organizando uma lista de recebimentos e
pagamentos efetuados com os respectivos valores
em dinheiro e cheques, para comprovar a situao
de caixa existente ao final do dia.
4. Relaes funcionais: recebe ordens do Chefe dos
Caixas e no tm subordinados.

Administrao O que o Auxiliar administrativo precisa


saber?
Administrar organizar recursos para atingir os resultados aos
quais a empresa se prope. Quando conseguimos satisfazer
desejos e necessidades do consumidor gerando lucro para a
empresa, realizamos fundamentos bsicos da administrao.
Chegamos a uma definio em que administrar buscar a
satisfao das pessoas, desta forma o Auxiliar Administrativo
dever realizar seu trabalho buscando sempre a satisfao de seus
superiores e colegas de trabalho, pois eles so seu pblico
consumidor.
Organograma:
a representao grfica da organizao de uma empresa, com
seus respectivos departamentos e setores, indicados em linhas
verticais e horizontais, com as relaes e comunicaes entre eles.

31

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Empresa
Marketing

Materiais

Financeira

Rec.
Humanos

Produo

Quanto mais entendermos o funcionamento das empresas maior


ser a chance do sucesso profissional. Umas das ferramentas
importantes para o Auxiliar / Assistente Administrativo o
organograma da empresa seja ele o funcional ou de
departamento. Esteja atento (a) hierarquia dos departamentos e
dos cargos da empresa, no esquea que voc est em fase de
crescimento. Saiba Exatamente aonde quer Chegar.
Administrar
est apto a desenvolver aes que o levem a atingir objetivos
esperados.
O objetivo central de uma empresa conquistar e satisfazer o
cliente, que a principal razo de ser a mesma.
Para atingir esse objetivo deve-se utilizar os recursos humanos,
materiais e financeiros das chamadas funes administrativas:
planejar, organizar, coordenar e controlar.
Planejar
ordenar os fatos e estabelecer o objetivo da empresa, limitandose um tempo para atingi-lo. quantificar e qualificar os recursos
utilizados e fixar as metas para alcanar o objetivo proposto.
Organizar

32

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colocar a casa em ordem estabelecendo as funes de cada dia e
estabelecer o estilo de organizao que ser implantado na
empresa. A organizao deve ser base do desenvolvimento de
qualquer profissional desta rea.
Coordenar
procurar a harmonia entre as pessoas que trabalham na empresa
para que os recursos materiais e financeiros possam ser bem
aproveitados.
Controlar
Padres bem estabelecidos de avaliao permitem o
acompanhamento de todas as operaes desenvolvidas na
empresa, coletando os dados acerca do desempenho de cada setor,
avaliando este desempenho, fixando correes operacionais
conforme os padres da empresa.
Organizao por funes (Tipos de Estruturas)
Feita a descrio de cargos, passa-se definio da
estrutura e elaborao do organograma. Destaque-se, enquanto a
organizao tem aspecto dinmico (est em constante mudana,
em busca de aperfeioamento), a estrutura esttica, porquanto
representa o retrato da entidade em determinado momento. Por
essa razo, as estruturas das entidades podem apresentar-se de
diversas formas e sob diversos aspectos, mas todas essas formas e
todos esses aspectos se filiam a duas nicas estruturas: as
chamadas estruturas linear e funcional. Essas estruturas no se

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apresentam, entretanto, sob a forma terica, mas com variaes
em que se conjuga um corpo de especialistas ou assessores a que
se chama staff.
Estrutura Linear
Este sistema baseado na organizao dos antigos
exrcitos, estruturados em torno de chefes excepcionais.
representado graficamente por uma pirmide, a qual demonstra
com nitidez a unidade de comando e o princpio do
escalonamento hierrquico. A total autoridade do chefe supre a
falta de organizao, as punies severas procuram evitar traies,
usurpaes e dificuldades de funcionamento, de modo a
compensar as deficincias estruturais.
A autoridade mantida em linha reta, partindo do mais
elevado nvel hierrquico at atingir os funcionrios localizados no
plano inferior. Os chefes superiores s delegam atribuies
quando se encontram assoberbados.
Na estrutura linear, as funes so distribudas segundo
uma escala hierrquica, e as ordens so dadas por intermdio dessa
escala. Uma autoridade superior delega poderes para uma
autoridade inferior. Nesse tipo de organizao aparece uma
extrema valorizao do chefe que se torna responsvel por quase
todas as coisas. Os atos praticados so atos de autoridade e as
solues obtidas atravs de regulamentos. A funo principal do
chefe, nesse tipo de organizao, muito mais a de comandar que
a de coordenar: dar ordens que devem ser cumpridas.
Por fora das caractersticas descritas, a imobilidade tende
a se manifestar, pois h pouco estmulo responsabilidade e
criatividade. Como os limites de atuao so preestabelecidos e
restritos, cada componente da organizao no tem oportunidade

34

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ou no se sente estimulado a tomar iniciativas que dinamizem a
sua atuao e a prpria organizao.
A estrutura tipo linear, tambm chamada militar, usada
geralmente no governo e nas organizaes muito simples.
Acrescente-se que, apesar do nome, as organizaes militares j
adotam outros tipos de estrutura.
Graficamente, o tipo de organizao linear ou militar pode
ser representada na forma da figura seguinte.

SUPERINTENDENTE
GERENTE
ENCARREGADO
OPERRIOS

OPERRIOS

Como se pode ver na figura, que ilustra a hierarquia numa


organizao industrial, h o superintendente, ao qual se subordina
o gerente; a ele se subordina o contramestre, e ao contramestre os
operrios. Cada nvel hierrquico constitui um departamento
estanque, com direito de dar ordens ao nvel imediatamente
inferior e receber ordens do nvel imediatamente superior.

35

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Estrutura Funcional

Na Estrutura Funcional no se verifica, na verdade, como


pode parecer em um primeiro raciocnio, um choque de
autoridade, pelo fato de que cada chefe de determinada categoria
s transmite aos chefes de seo ordens ou instrues relativas aos
assuntos que correspondem sua especializao; por seu turno,
cada um dos chefes de seo s transmite aos funcionrios ordens,
instrues e ensinamentos relativos aos assuntos de sua exclusiva
competncia.
Entre as principais vantagens da estrutura funcional,
citamos:
Promove o aperfeioamento e a especializao.
No necessita de elemento humano excepcional.

Diminui a projeo individual.


Promove a cooperao e o trabalho em equipe.
Maior economia para as grandes empresas.
Como principais limitaes, assinalamos:
Resistncia dos subalternos cooperao.
Difcil aplicao, requerendo grande habilidade por parte
da gerncia.
Dificuldade para apurar responsabilidade.
Custo inicial mais elevado.
Apresenta tendncia para diminuir a rapidez da ao.
O sistema funcional procura fazer uma especializao de
funes. Graficamente, esse sistema pode ser representado como
na figura da pgina seguinte.

36

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Nessa figura os gerentes esto em contato com o


superintendente; os gerentes tm contato com os trs chefes e,

37

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da mesma forma, os chefes com todos os funcionrios
administrativos, operrios e vendedores.
Isso, aparentemente, vem confirmar a crtica de que a
organizao funcional uma complicao porque, de fato, o
sistema linear mais simples. Na verdade, o tipo funcional
no mais complicado que o linear e vem sendo usado h
muito tempo, embora sem a denominao funcional.
Nesse tipo de estrutura no se verifica, na verdade, como
pela representao grfica pode parecer um choque de
autoridade porque cada chefe de determinada categoria s
transmite aos encarregados ordens ou instrues relativas aos
assuntos que correspondem sua especializao. Por seu
turno, cada um dos encarregados s transmite aos
trabalhadores e funcionrios ordens, instrues e
ensinamentos relativos aos assuntos de sua exclusiva
competncia.
No tipo funcional, se houver uma boa organizao, o risco
de choque no existe, porque cada pessoa cuida do que lhe
compete; h maior mobilidade de servio e maior estmulo
iniciativa, porquanto o trabalho fiscalizado, orientado e
dirigido por especialistas.
No tipo linear verifica-se que quem mais vale o chefe.
dele que depende o sucesso ou insucesso das decises e
solues. O chefe deve ser, por essa razo, um homem
excepcional e ter conhecimentos sobre todos os assuntos, por
ser a nica fonte de orientao e informao de seus
subordinados.
No sistema funcional no h necessidade de homens
excepcionais, mas de pessoas habilitadas em seus setores
especficos, aos quais iro dedicar-se exclusivamente.
Como j foi explicado no h, na prtica, tipos rgidos de
estrutura.

38

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Tanto o tipo linear como o funcional apresenta-se, s
vezes, com uma variao que consiste na anexao de rgos
consultivos ou rgos tcnicos, uma espcie de assessoria
ligada aos nveis mais altos da escala hierrquica. Essa
assessoria no tem funo executiva, ou seja, no d ordens
para ningum, assim como no recebe ordens de ningum para
executar alguma coisa.
Tem apenas uma funo de
aconselhamento.
Na figura abaixo apresenta-se um exemplo de estrutura
tipo linear, com staff, em que se v o exemplo da pgina 31
acrescido de duas outras funes: um assessor tcnico e um
assessor comercial.

SUPERINTENDENTE
ASSESSOR
COMERCIAL

GERENTE

ASSESSOR
TCNICO

ENCARREGADO
OPERRIOS

OPERRIOS

Na figura da prxima pgina apresenta-se um exemplo de


estrutura funcional, com staff, em que se v o exemplo da figura
da pgina 37 acrescido de duas outras funes: um assessor
tcnico e um assessor comercial.

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Arquivo
No ambiente de uma empresa, o arquivo definido como: Um
conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma
organizao ao longo de sua existncia, e que so organizados e
conservados para consultas e comprovaes
Isso quer dizer que a finalidade do arquivo preservar a situao
fiscal, a memria e a histria da instituio que o mantm. Outra
funo importante do arquivo de uma empresa ajudar na
comprovao de tempo de servio de antigos funcionrios que
querem se aposentar e no tm todos os documentos necessrios.
Os documentos podem ser guardados segundo diversos critrios
de arquivamento: Data, numerao, assunto etc. Esses critrios
formam o que chamamos de mtodos de arquivamento.
Normalmente utiliza-se mais de um mtodo de arquivamento, pois
difcil que um nico mtodo todo d conta do servio. Enquanto
alguns documentos so melhor ordenados por assunto, outros so
por nome, local, data ou nmero. Por isso preciso tambm ter
critrios para diferenciar os documentos que merecem ser
arquivados daqueles que no tero valor futuro.
Tipos de arquivo
Arquivo Ativo
Neles esto arquivados todos os documentos e papis de uso,
consulta e referncia constantes e atuais.
Arquivo Inativo
Para documento e papis que no so usados ou consultados com
muita frequncia.

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Arquivo Morto
Para documentos que raramente so consultados. Sua organizao
deve ser a mesma usada para o arquivo porque algumas vezes ser
necessrio recorrer a ele para alguma referncia ou consulta.
PARA QUE O ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
POSSA SER FACILITADO NECESSRIO LEVAR EM
CONSIDERAO OS SEGUINTES ASPECTOS:
Simples
Para que todos os funcionrios encontrem os documentos com
facilidade.
Flexvel
O arquivo tem que estar com bastante espao, porque se aumentar
o nmero de documentos ele no ficar apertado.
Acessvel
O arquivo tem que estar sempre num local de fcil acesso,
principalmente se for um arquivo ativo.
Uniforme
Organize o arquivo com bastante disciplina de modo que no
fique nenhum documento rasgado, com poeiras ou mveis e
gavetas quebradas.
SISTEMA DE ARQUIVOS
Alfabtico
Arquivar por ordem das letras do alfabeto.

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Nominal
Arquivar por ardem de nomes de empresa ou clientes
Por Assunto
Arquivar por ordem de tipo de assunto da empresa.
Geogrfico
Arquivar por ordem de pases, estados ou cidades.
Numricos
Arquivar por ordem do s nmeros
Alfanumrico
Arquivar por ordem de letras e nmeros
Sistema Tributrio Nacional - Noes Bsicas
TRIBUTO contribuio compulsria, instituda por lei, com a
finalidade de suprir as necessidades financeiras de um ente poltico
do Estado organizado.
Espcies: Impostos, Taxas e Contribuies
Nveis: Federal, Estadual e Municipal.
NVEL FEDERAL
IMPOSTOS:
Imposto sobre a Renda P. Jurdica - IRPJ
Imposto sobre a Renda P. Fsica - IRPF
Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI

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Imposto sobre Importao - I.I.
Imposto sobre Exportao - I.E.
Imposto sobre Operaes Financeiras - IOF
Imposto sobre Propriedade Territorial Rural ITR
TAXAS: tudo que cobrado em razo de uma prestao de
servios realizado por uma repartio federal.
Exemplo: taxa aduaneira; taxa do IBAMA; taxa de passaporte;
taxa de vistorias etc.
Contribuio: recolhimento que se faz para atender uma
finalidade especfica; isto , de acordo com o que ficou
estabelecido na lei que a criou.
Exemplo: contribuio para previdncia social - INSS;
contribuio de interveno do domnio econmico - CIDE;
Fundo Fiscalizao Telecomunicaes - FISTEL etc.
Nvel Estadual
IMPOSTOS:
Imposto Sobre a Circulao de Mercadorias e Servios - ICMS
Imposto Sobre a Propriedade de Veculos Automotores - IPVA
Imposto Sobre a Transmisso de Bens e Doaes - ITCMD
TAXAS: tudo que cobrado em razo de uma prestao de
servios realizado por uma repartio estadual.
Exemplo: taxa de bombeiros; taxa de licenciamento veculo; taxa
de licena de diverses; taxa de vistorias etc.

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Contribuio: recolhimento que se faz para atender uma
finalidade especfica; isto , de acordo com o que ficou
estabelecido na lei que a criou.
Exemplo: contribuio para previdncia estadual - IPESC;
contribuio de melhoria por obras pblicas - CMOP etc.
Nvel Municipal
IMPOSTOS:
Imposto Sobre a Propriedade Territorial Urbana - IPTU
Imposto Sobre a Prestao de Servios - ISS
Imposto Sobre a Transmisso de Bens Imveis - ITBI
TAXAS: tudo que cobrado em razo de uma prestao de
servios realizado por uma repartio municipal.
Exemplo: taxa de localizao e funcionamen-to; taxa de uso de
logradouro pblico; taxa de coleta de lixo urbano; taxa de vistorias
etc.
Contribuio: recolhimento que se faz para atender uma
finalidade especfica; isto , de acordo com o que ficou
estabelecido na lei que a criou.
Exemplo: contribuio para previdncia municipal - IPM;
contribuio de melhoria por obras pblicas - CMOP etc.

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Legislao Empresarial - Noes Bsicas
TITULOS DE CRDITO
Definio: instrumento jurdico que representa, ao seu detentor, a
titularidade de um crdito junto a um terceiro [pessoa fsica ou
pessoa jurdica]
Espcies no Direito Brasileiro: Letra de Cmbio; Nota
Promissria; Cheque; Duplicata; Cdula de Crdito Industrial;
Cdula de Crdito Comercial; Cdula de Crdito Rural etc.
Letra de Cmbio
A letra de cmbio o saque de uma pessoa contra outra, em favor
de terceiro. uma ordem de pagamento que o sacador dirige ao
sacado, seu devedor, para que, em certa poca, este pague certa
quantia em dinheiro, devida a uma terceira, que se denomina
tomador. , enfim, uma ordem de pagamento vista ou a prazo.
Quando for a prazo, o sacado deve aceit-la, firmando nela sua
assinatura de reconhecimento: o aceite. Nesse momento, o sacado
se vincula na relao jurdico-material, obrigando-se ao pagamento.
Portanto, a relao se estabelece entre trs pessoas: o sacador, o
sacado e o tomador. Entretanto, a lei faculta que uma mesma
pessoa ocupe mais de uma dessas posies. Nada impede que a
letra de cmbio possa ser sacada em benefcio do prprio sacador
ou o sacador seja a mesma pessoa do sacado (LU, art. 3.).
Nota Promissria

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uma promessa direta que o devedor faz ao credor, pois ela
emitida pelo devedor.
Trata-se de um ttulo autnomo que independe da indagao da
causa que motivou a obrigao. Nota promissria regularmente
emitida e avalizada, mesmo originria de um contrato particular, decidiu o Tribunal - pode circular. Uma vez endossada, representa
dvida autnoma, com causa legtima (in RT 659/150).
J a letra de cmbio emitida por uma pessoa que d uma ordem
ao seu devedor (sacado) para pagar certa quantia a um terceiro
Cheque
Disciplinado pela Lei n 7.357 de 02/09/1985, uma ordem de
pagamento vista, sacada contra um banco e com base em
suficiente proviso de fundos.
Qualquer clusula que altere ou modifique a natureza do cheque
deve ser considerada no-escrita. A ps-data, por exemplo, no
gera efeito ao banco sacado; ela considerada no-escrita,
vinculando apenas o credor obrigao de observ-la.
Vale ressaltar que o cheque comporta apenas um endosso. Isto ,
o credor originrio pode transferir a um terceiro. Entretanto, este
est proibido de efetuar novo endosso.
No h de se falar em aceite, pois se trata de uma ordem de
pagamento vista.
A apresentao de um cheque ao banco de 30 (trinta) dias para
cheque da mesma praa de pagamento e 60 (sessenta) dias para
cheque de outra praa.

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Duplicata
A lei obriga entre partes domiciliadas no Brasil, a emisso de fatura
em toda venda mercantil, com prazo no inferior a 30 dias, onde o
vendedor descreve as mercadorias vendidas ou indica, apenas, os
nmeros e valores das notas fiscais expedidas. Permite-se que a
nota fiscal e a fatura estejam num mesmo documento, chamada
Nota Fiscal/Fatura, facilitando tanto o aspecto comercial quanto o
fiscal.
Emitida a fatura, poder o empresrio extrair uma duplicata.
Definio: A duplicata mercantil , ento, saque do empresrio
contra o comprador de mercadorias a prazo. [Este prazo no pode
ser inferior a 30 dias]
Com base em uma ou mais notas fiscais, o empresrio extrai a
fatura, sendo a duplicata, praticamente, a sua cpia. No uma mera
reproduo, mas um documento para o empresrio fazer circular.
a fatura, o documento do contrato de compra e venda mercantil,
que enseja a emisso da duplicata.

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Financeiro E Faturamento Movimento E Faturamento
MOVIMENTO DE CAIXA
E essencial que todas as empresas faam o controle de caixa,
independente do porte da empresa, pois o mesmo serve para
registrar as sadas de dinheiro atravs de pagamentos efetuados e
tambm serve para registrar as entradas atravs das vendas.
Tambm e importante que todos os lanamentos sejam feitos com
comprovantes como notas fiscais e recibos.
A cada final de dia devera se fazer o fechamento do caixa onde se
deve somar todas as entradas bem como somarmos tambm todas
as sadas, agora basta descontarmos a sada da entrada e saberemos
qual foi o saldo do dia. Aps deve se conferir se o dinheiro que
esta no caixa e o mesmo que esta no saldo do livro, o qual deve ser
obrigatoriamente igual.
_ E ai como estamos nos saindo? Cuidado! Leia
com moderao, voc gosta de Excel? Ou possui o
Brcalc?
Vamos praticar? Primeiro relaxe! Respire! Conte at
10... E...vamos l!

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Agora se baseando nos exemplos, elabore o movimento de caixa
lanando os registros, conforme o exemplo na planilha a seguir,
01. Venda a vista de mercadorias conforme nota fiscal 322 no
valor de R$ 1800,00
02. Pagamento de aluguel conforme recibo n 153 no valor de R$
275,00
03. Venda a vista de mercadorias conforme nota fiscal 320 no
valor de R$ 120,00
04. Pagamento de salrio Folha de pagamento n127 de
funcionrio no valor de R$ 590,00
05. Compra a vista de mercadoria conforme nota fiscal n789 no
valor de R$ 260,00
06. Deposito no banco da BUFUNFA conforme recibo n 400 no
valor de R$ 970,00
07. Venda a vista de mercadorias conforme nota fiscal 328 no
valor de R$ 700,00
08. Compra a vista de mercadoria conforme nota fiscal n788 no
valor de R$ 480,00
09. Pagamento de contribuio sindical conforme recibo n 156
no valor de R$ 78,00
10. Pagamento de combustveis para veculos da empresa
conforme nota fiscal n 155 no valor de R$ 110,00
11. Compra a vista de mercadoria conforme nota fiscal n799 no
valor de R$ 480,00
12. Venda a vista de mercadorias conforme nota fiscal 363 no
valor de R$ 300,00
13. Pagamento de vale transporte para funcionrios da empresa
conforme nota fiscal n 196 no valor de R$ 100,00
14. Pagamento de conta de gua da empresa conforme nota fiscal
n 191 no valor de R$ 200,00
15. Venda a vista de mercadorias conforme nota fiscal 365 no
valor de R$ 400,00

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16. Recebimento de duplicata n 151 referente venda efetuada a
prazo no valor de R$ 300,00
17. Recebimento de duplicata n 152 referente venda efetuada a
prazo no valor de R$ 400,00
18. Compra a vista de mercadoria conforme nota fiscal n789 no
valor de R$ 450,00
19. Venda a vista de mercadorias conforme nota fiscal 375 no
valor de R$ 400,00
20. Compra a vista de mercadoria conforme nota fiscal n789 no
valor de R$ 450,00
21. Recebimento de duplicata n 192 referente venda efetuada a
prazo no valor de R$ 200,00
22. Venda a vista de mercadorias conforme nota fiscal 385 no
valor de R$ 400,00
23. Compra a vista de mercadoria conforme nota fiscal n109 no
valor de R$ 50,00
24. Venda a vista de mercadorias conforme nota fiscal 305 no
valor de R$ 280,00
25. Venda a vista de mercadorias conforme nota fiscal 385 no
valor de R$ 110,00
Na planilha abaixo j como exemplo eu lancei os dois primeiros itens siga o
exemplo, faa uma planilha completa com os 25 itens. Em Saldo Inicial deve
ser colocado com quantos o caixa do dia foi aberto.

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Auxiliar & Assistente Administrativo


Referente 01/10/1
ao dia:
1
N

00001

Documen
to
N
N.Fiscal
Recibo

Valor
Parcia
l
Entrada

Histrico
Venda de
322 Mercadorias
1800
Pagamento de
153 Aluguel
275

Detalhes do Saldo Declaramos


que os valores
aqui
Dinheiro
registrados
correspondem
Cheque
ao movimento
do caixa, Ass:
___________
Vale

52

Valores
Movimentad
os
Sad
a

180

Totai
s
1800
Saldo
Inicial 100
Saldo
Atual 1625

275

275

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E importante lembrar que pagamentos, compras, depsitos
sempre vo ser uma sada e vendas, recebimentos, sero sempre
uma entrada.
Hoje muitas empresas utilizam de programas contbeis para
computadores, e simplesmente e preciso efetuar os lanamentos
conforme, os mesmos vo acontecendo e ao final do dia o
programa j apresenta o saldo de caixa.
DESAFIO:
Eu lano aqui um desafio! Conforme a

planilha da pgina 50, 51, antes de realizar os


lanamentos crie mais uma coluna para
identificar a forma de pagamento (Dinheiro,
Cheque, Vale), crie uma Frmula ou Funo para
calcular os dados.
O resultado do desafio ser postado no meu canal no
Youtube http://www.youtube.com/LopesJhonny, assim poder
comparar o resultado com a soluo encontrada por voc,
Participe!
DEMONSTRAO DO FLUXO DE CAIXA
Todas as empresas necessitam muitas vezes fazer um
planejamento futuro para poder estabelecer metas e tomar
decises para isso foi criado o FLUXO DE CAIXA
a previso de entradas e sadas de recursos monetrios, por um
determinado perodo. Essa previso deve ser feita com base nos

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dados levantados nas projees econmico-financeiras atuais e
anteriores da empresa, levando, porm em considerao a
memria de dados que respaldar essa mesma previso. O
principal objetivo dessa previso fornecer informaes para a
tomada de decises, tais como: prognosticar as necessidades de
captao de recursos bem como prever os perodos em que haver
sobras ou necessidades de recursos; aplicar os excedentes de caixa
nas alternativas mais rentveis para a empresa sem comprometer a
liquidez. A previso de entradas e sadas de recursos monetrios,
por um determinado perodo. Essa previso deve ser feita com
base nos dados levantados nas projees econmico-financeiras
atuais da empresa, levando, porm em considerao a memria de
dados que respaldar essa mesma previso. O principal objetivo
dessa previso fornecer informaes para a tomada de decises,
tais como: prognosticar as necessidades de captao de recursos
bem como prever os perodos em que haver sobras ou
necessidades de recursos; aplicar os excedentes de caixa nas
alternativas mais rentveis para a empresa sem comprometer a
liquidez.
PARA ENTENDERMOS MELHOR
O fluxo de caixa e uma ferramenta muito aderida na empresa sua
funo e estabelecer futuros resultados de uma empresa sempre
tendo como base resultada de exerccios anteriores e atuais para
poder estabelecer o fluxo de caixa, Quando que e necessrio
levantar o fluxo de caixa? Bem sempre quando a empresa decidir
tomar alguma deciso importante, com o fluxo de caixa ela poder
ter uma idia para definir seus projetos e suas decises.
Existem etapas para se fazer um fluxo de caixa:

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FLUXO HISTORICO:
Quando o mesmo est sendo elaborado para analisar futuras
tendncias, servindo de base para o planejamento de fluxo futuros,
ou seja, o fluxo histrico e utilizado quando se quer analisar uma
tendncia, isto quer dizer atravs dos resultados anteriores analisar
e elaborar uma tendncia para montar o fluxo projetado.
FLUXO PROJETADO
E aonde so planificadas as entradas e sadas futuras, seu principal
objetivo e fazer o planejamento de atividades operacionais. E
investimentos futuros, tambm servindo para planejar a captao
de recursos, quando necessrios.

CONTROLE FINANCEIRO E BANCARIO


O controle financeiro e bancrio podem ser feito tanto pela pessoa
fsica como pela pessoa jurdica basta ter um relacionamento com
alguma organizao bancaria
Quando for aberta uma conta em um banco, o mesmo coletar
informaes importantes, tanto para pessoas fsicas, como para
pessoas jurdicas. E obrigao do banco manter sigilo sobre estes
dados podendo ser interferido com um mandato judicial expedido
pela Policia Federal. O banco tambm se torna responsvel pelos
valores nele depositados.
Quando for efetuado o cadastro para a pessoa jurdica
(EMPRESA) sero coletadas algumas informaes a mais em
relao a uma pessoa fsica, como Balano para comprovao dos
lucros, copia da declarao do imposto de renda, e copia do

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contrato social. Essas informaes so importantes quando a
empresa solicitar ao banco algum emprstimo ou financiamento
com esses dados ser possvel acelerar o processo.

TIPOS DE MOVIMENTAO

CONTA CORRENTE
Movimentao esta que pode ser utilizada tanto por uma pessoa
fsica como uma pessoa jurdica basta mesma ter uma relao
com o banco, sendo que esta conta serve de suporte para a
emisso de cheques, para pagamento de dividas e tambm
depsitos para suprir a emisso de cheques, sempre deixando o
saldo da conta corrente positivo para que no possa haver futuras
complicaes.
Para as empresas a conta corrente poder ser utilizada tambm
para o recebimento de duplicatas referente a vendas a prazo que
ela forneceu aos seus clientes, de forma que quando o cliente
efetuar o pagamento da duplicata no banco aumentara o saldo da
conta corrente da empresa.
APLICAES
Geralmente ser utilizada a conta aplicao quando j estiver
disponvel um bom saldo na conta corrente, onde o cliente estar
transferindo este dinheiro da conta corrente para a conta aplicao
com o intuito de render mais lucros, na maioria das vezes conta

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aplicao j esta vinculada com a conta corrente sempre que se
estiver um saldo disponvel na conta corrente, este ser repassado
conta aplicao, sempre com o consentimento do responsvel.
(dono da conta)
POUPANA
Estilo de movimentao mais utilizado por pessoas fsicas, que no
possuem uma conta corrente. Ela pode estar da mesma forma
como a conta aplicao vinculada com a conta corrente sempre
que se tiver um saldo disponvel na conta corrente este valor ser
repassado conta poupana
Porem e importante lembrar que as pessoas fsicas podem utilizarse da conta poupana, mesmo no possuindo uma conta corrente,
pois sempre que estiverem com um dinheiro disponvel, as
mesmas depositaro no banco, com a inteno de trazer segurana
par este dinheiro.
Os rendimentos da conta poupana So inferiores a conta
Aplicao, outro dado importante em relao conta corrente e
que seus juros so mensais, ou seja, o cliente que efetuar o resgate
antes da data de aniversario da conta perder o juro referente
aquele ms.
CHEQUE
Muito utilizado tanto por pessoas fsicas como pessoas jurdicas, o
cheque e uma ordem de pagamento a vista, o mesmo como vimos
anteriormente esta anexado conta corrente, ou seja, e atravs da
conta corrente que se e possvel fazer o controle dos cheques o
seu funcionamento funciona da seguinte forma:

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Sempre quando emitirmos um cheque a algum o saldo da conta
corrente vai se diminuindo por isso quando o saldo estiver se
esgotando e necessrio que seja feito um novo deposito. Para que
o mesmo no ultrapasse o limite da conta corrente
Mas o que e o limite da conta corrente?
Bem o limite da conta corrente e um valor limite contido na conta,
por exemplo, quando voc emite um cheque de R$ 5000,00 a uma
pessoa porem voc tem apenas R$ 4200,00 em sua conta corrente
e um limite de R$ 800,00. Ou seja, mesmo voc no tendo este
valor na conta corrente o cheque que voc emitiu ter fundo.
No entanto e necessrio sempre que possvel no utilizar do saldo
limite de uma conta corrente, pois se voc utiliz-lo ter de pagar
juros altos desnecessrios se o saldo da conta fosse suficiente para
validar os cheques.
Documentos Comerciais
ATA
ATESTADO
AVISO
CARTA COMERCIAL
CARTA OFICIAL
CIRCULAR
COMUNICADO
CONTRATO
DECLARAO
EDITAL
EXPOSIO DE MOTIVOS
MEMORANDO
ORDEM DE SERVIO
PROCURAO
BILHETE
LETRA DE CMBIO

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NOTA PROMISSRIA
CONVOCAO
ESTATUTO
PROTOCOLO
RECIBO
REGULAMENTO
TELEGRAMA
ATA
CONCEITO
Ata o resumo escrito dos fatos e decises de uma assemblia,
sesso ou reunio para um determinado fim.
NORMAS
Geralmente, as atas so transcritas a mo pelo secretrio, em livro
prprio, que deve conter um termo de abertura e um termo de
encerramento, assinados pela autoridade mxima da entidade ou
por quem receber daquela autoridade delegao de poderes para
tanto; esta tambm dever numerar e rubricar todas as folhas do
livro.
Como a ata um documento de valor jurdico, deve ser lavrada de
tal forma, que nada lhe poder ser acrescentado ou modificado. Se
houver engano, o secretrio escrever a expresso digo,
retificando o pensamento. Se o engano for notado no final da ata,
escrever-se- a expresso Em tempo: Onde se l..., leia-se....
Nas atas, os nmeros devem ser escritos por extenso, evitando-se
tambm as abreviaes. As atas so redigidas sem se deixarem
espaos ou pargrafos. a fim de se evitarem acrscimos. O tempo
verbal preferencialmente utilizado na ata o pretrito perfeito do

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indicativo. Quanto assinatura, devero faz-lo todas as pessoas
presentes ou, quando deliberado, apenas o presidente e o
secretrio.
Permite-se tambm a transcrio da ata em folhas digitadas, desde
que as mesmas sejam convenientemente arquivadas,
impossibilitando fraude. Em casos muito especiais, usam-se
formulrios j impressos, como os das sees eleitorais.
ATESTADO
CONCEITO

Atestado o documento firmado por uma pessoa favor de outra,


atestando a verdade a respeito de determinado fato. As reparties
pblicas, em razo de sua natureza, fornecem atestados e no
declaraes. O atestado difere da certido, porque, enquanto esta
prova fatos permanentes, aquele se refere a fatos transitrios.
AVISO
CONCEITO
Aviso um tipo de correspondncia cujas caractersticas so
amplas e variveis.
O aviso pode ser uma comunicao direta ou indireta;
unidirecional ou multidirecional; redigida em papel prprio,
afixada em local pblico ou publicada atravs da imprensa. O aviso
usado na correspondncia particular, oficial e empresarial. Muitas

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vezes, aproxima-se do comunicado, do edital ou do oficio.
Geralmente no traz destinatrio, fecho ou expresses de cortesia.
OBSERVAO
Embora a Instruo Normativa n 04, de 06/03/92 (Dirio
Oficial de 09/03/92) regulamente.que o AVISO e o OFCIO so
modalidades praticamente idnticas e que a nica diferena entre
os dois ser o aviso expedido exclusivamente por Ministros de
Estado, Secretrio-Geral da Presidncia da Repblica, ConsultorGeral da Repblica, Chefe do Estado Maior das Foras Armadas,
Chefe do Gabinete Militar da Presidncia da Repblica e
Secretrios da Presidncia da Repblica para autoridades da
mesma hierarquia, e o ofcio ser expedido pelas demais autoridades
para rgo pblicos ou particulares, com relao ao primeiro, no
isso que se tem observado na imprensa diria.
CARTA COMERCIAL
CONCEITO
Carta comercial a correspondncia tradicionalmente utilizada
pela indstria e comrcio.
APRESENTAO DATILOGRFICA
Existem duas modalidades para a disposio datilogrfica de
cartas: o sistema em bloco e o sistema de encaixe.
Sistema em Bloco
No sistema em bloco, no h marcao de pargrafo. Todas as
linhas so iniciadas a partir da margem esquerda, observando-se
pauta simples. Entre os perodos, deixa-se pauta dupla. Havendo

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tpicos em maisculas, a segunda linha indicada aps sua ltima
letra, para evitar que as da linha anterior fiquem sem esttica.
Sistema de Encaixe
No sistema de encaixe, o texto feito com pauta dupla do incio
ao fim. O pargrafo ser de 10 espaos, a partir da margem
esquerda. O destinatrio, a invocao, o fecho da carta e a
assinatura obedecem a uma disposio idntica nos dois sistemas.
OBSERVAES
Carta-Circular
Quando a carta tiver que ser endereada multdirecionalmente,
usar-se- a CARTA-CIRCULAR.
Carta em Tpicos
Quando existem diversos assuntos a serem abordados na carta,
usa-se a CARTA EM
TPICOS (cada assunto constitui um tpico).
SUGESTES PARA INCIOS E FECHOS DE CARTAS
COMERCIAIS
INCIOS
1. Acusamos o recebimento de sua carta...
2. Cumpre cientific-los de que...
3. Com a presente, vimos trazer ao conhecimento de V. S que...
4. Com referncia ao assunto, lamentamos comunicar...
5. Tendo chegado ao nosso conhecimento que V. S pretendem...
6. O fim da presente solicitar-lhe...
7. Pedimos a fineza de enviar-nos...
8. Temos a satisfao de apresentar a V. S o portador desta...

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FECHOS
1. Agradecendo a ateno que, por certo, V. S dispensaro ao
assunto, firmamo-nos
Atentamente
2. Aguardando suas providncias a respeito, subscrevemo-nos
Atenciosamente
3. inteira disposio de V. S, subscrevemo-nos
Atenciosamente
4. Sendo o que se nos apresenta no momento, enviamos protestos
de alta estima e considerao.
5. Com a considerao de sempre, firmamo-nos
Atenciosamente
6. Esperando continuar a merecer sua honrosa preferncia,
subscrevemo-nos
Atentamente
7. No aguardo de um pronunciamento a respeito, firmamo-nos
Atentamente
8. Sem outro objetivo para o momento, firmamo-nos
Atenciosamente
CARTA OFICIAL
CONCEITO
Carta oficial um tipo de correspondncia utilizada por alguns
rgos pblicos, em situaes no-cerimoniosas, com relao a
pessoas estranhas ao servio pblico.
Modernamente, as cartas oficiais vm sendo absorvidas pelos
ofcios, e estes cada vez mais se generalizam.
CIRCULAR

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CONCEITO
Circular o meio de correspondncia pelo qual algum se dirige,
ao mesmo tempo, a vrias reparties ou pessoas. E, portanto,
correspondncia multidrecional Na circular, no consta
destinatrio, pois ela no unidirecional e o endereamento vai no
envelope.
OBSERVAO
Se um memorando, um oficio ou uma carta forem dirigidos
multidirecionalmente,sero chamados de memorando-circular,
ofcio-circular e carta-circular.
COMUNICAO (COMUNICADO)
CONCEITO
A comunicao, quando pblica, assemelha-se ao edital; quando
interna, assemelha-se ao memorando. Quando publicada pela
imprensa, a comunicao deve ter o verbo na terceira pessoa,
porque veiculada por terceiro(s) - correspondncia indireta.
CONTRATO
CONCEITO
Contrato um acordo entre duas ou mais pessoas (fsicas ou
jurdicas) para estabelecer, modificar ou anular uma relao de
direito. O assunto pode ser o mais variado possvel: compra,
venda, prestao de servio, etc. Um contrato de maior seriedade e
com implicaes jurdicas deve ser feito por um advogado.

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DECLARAO
CONCEITO
Declarao um documento que se assemelha ao atestado, mas
que no deve ser expedido por rgos pblicos.
EDITAL
CONCEITO
Edital um instrumento de notificao pblica que se afixa em
local de acesso dos interessados ou se publica (integral ou
esumidamente) num rgo de imprensa oficial ou particular.
OBSERVAO
Nem sempre, no EDITAL, aparece a palavra EDITAL.
EXPOSIO-DE-MOTIVOS
CONCEITO
Exposio-de-motivos um tipo de correspondncia
originariamente oficial, mas que hoje tambm utilizada na rea
empresarial.
CARACTERISTICAS
A exposio-de-motivos apresenta as seguintes caractersticas:
1 - o assunto deve ser resumido em itens e argumentado;
2 - a legislao citada deve ser transcrita;
3 - a concluso deve ser clara e objetiva.
Para a perfeita organizao de uma exposio-de-motivos, deve
haver diviso em itens (numerados em algarismos arbicos); esses
itens poder-se-o desdobrar em alneas(assinaladas com letras).
Quando houver a diviso de captulos, esses sero numerados com
algarismos romanos.

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A autoridade competente despachar a exposio-de-motivos com
uma das seguintes frmulas: APROVADO - APROVO ARQUIVESE - CONCORDO - EXPEA-SE O ATO -SIM.
No rodap da exposio-de-motivos, registra-se a referncia: n do
processo (se for o caso) e iniciais do redator e datilgrafo.
MEMORANDO
CONCEITO
O memorando pode ser interno ou externo. O primeiro uma
correspondncia interna e sucinta entre duas sees de um mesmo
rgo. O segundo pode ser oficial e comercial. O oficial
assemelha-se ao ofcio; e o comercial, carta comercial. O papel
usado para qualquer tipo de memorando o de meio-ofcio.Sua
caracterstica principal a agilidade (tramitao rpida e
simplicidade de procedimentos burocrticos). Isso implica fazer os
despachos no prprio documento ou, se necessrio, em folha de
continuao.
ORDEM-DE-SERVIO
CONCEITO
Ordem-de-servio o ato atravs do qual so expedidas
determinaes a serem executadas por rgos subordinados ou
por servidores dos mesmos. uma correspondncia oficial interna
ou interdepartamental, com numerao prpria e apresentando,
algumas vezes, caractersticas de circular, quando expedida a
diversos departamentos situados em locais diferentes.
Segundo o livro Correspondncia - Linguagem & Comunicao,
do professor Odacir Beltro, h uma certa confuso com a

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ordem-de-servio, chegando algumas reparties a substitu-la,
erroneamente, pela papeleta, equivalente, no mximo, ao
memorando interno freqente em muitos rgos
administrativos esta diviso:
OS - Ordem-de-servio para chefias superiores e, por sua vez,
subordinada a resolues. (Res. ou RS); ODS - Orientao de
servio para essas mesmas chefias superiores, como veculos de
explicao de resolues ou at de ordem-de-servio; DS Determinao de servio para chefias subordinadas s anteriores,
como veculo de suas ordens diretas ou de ordens provindas do
escalo superior.
PROCURAO
CONCEITO
Procurao o instrumento por meio do qual a pessoa fsica ou
jurdica outorga poderes outra.
A procurao pblica lavrada em cartrio; a particular
geralmente conservada sem registro.
ESTRUTURA
a) Ttulo: Procurao.
b) Qualificao: nome, nacionalidade, estado civil, profisso, CPF
e residncia do outorgante (constituinte ou mandante) e tambm
do outorgado (procurador ou mandatrio).
c) Finalidade e Poderes: parte em que o outorgante declara a
finalidade da procurao, bem como autoriza o outorgado a
praticar os atos para os quais nomeado.
d) Data e assinatura do outorgante.
e) Assinatura das testemunhas, se houver. Essas assinaturas
costumam ficar abaixo da assinatura do outorgante, esquerda.

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f) As firmas devem ser todas reconhecidas em cartrio.
BILHETE
CONCEITO
Bilhete uma carta simples e breve, sem as frmulas das cartas
ordinrias. E um aviso escrito em que se anota algum fato para ser
levado ao conhecimento de outra pessoa, mas de modo apressado.
H, ainda, outras modalidades, como:
Bilhete de visita: carto com nome impresso e com indicao da
profisso e residncia respectivas.
Bilhete ordem: nota promissria, usada no comrcio.
Bilhete postal: carto selado para a correspondncia postal sobre
assuntos que no exigem segredos.
O bilhete verbal caracteriza-se pela linguagem em terceira pessoa.
Para esse tipo de correspondncia, usa-se o papel do seguinte
tamanho: 16,5 x 22 cm.
Em sentido jurdico, significa o papel escrito que contm a
obrigao de pagar ou entregar algo a quem o mesmo dirigido,
dentro de determinado tempo.
Em linguagem comercial, o bilhete tem funo idntica ao ttulo
de crdito, desde que se revista das formalidades legais. Recebe
diversas designaes: bilhete a domiclio, bilhete ao portador,
bilhete ordem, bilhete de banco, bilhete de cmbio, bilhete de
carga, bilhete de crdito, bilhete de desembarque, bilhete de
entrada, bilhete de loteria, bilhete de mercadorias, bilhete de
passagem, bilhete em branco e outros.
LETRA DE CMBIO

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CONCEITO
uma ordem de pagamento a vista ou a prazo que uma pessoa
dirige a outra para que pague a um terceiro. So trs pessoas que
aparecem no ttulo:
(1) o sacador, o emitente da letra de cmbio;
(2) o sacado, o devedor; e
(3) o tomador que o beneficirio.
Assim, por exemplo, A o sacador, B o sacado e C o tomador. A
emitente saca uma letra de cmbio para que B (sacado) pague a C,
o beneficirio. Havendo o aceite por parte do sacado, o ttulo de
crdito desvincula-se da causa que o originou.
Os requisitos para a validade da letra de cmbio so:
denominao letra de cmbio;
quantia que deve ser paga, em algarismos e por extenso;
nome de quem deve pagar (sacado);
nome da pessoa a quem se deve pagar (tomador);
assinatura de quem emite a letra de cmbio (sacador).
A letra de cmbio no pode ser emitida ao portador. O sacador
vincula-se letra por meio da assinatura. No caso de o sacado no
aceitar a ordem de pagar, o tomador ou beneficirio pode voltar-se
contra o sacador, exigindo o respectivo pagamento.
Existe, ainda, a letra de cmbio financeira, em que as instituies
financeiras, sob controle do Banco Central, so autorizadas a
operar no mercado de capitais, emprestados diretamente do
pblico investidor e sujeitos a juros e correo monetria.
NOTA PROMISSRIA
CONCEITO

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uma promessa de pagamento feita pelo prprio devedor ao
credor em que ele se obriga ao pagamento de uma soma prefixada.
Portanto, um ttulo de crdito pelo qual algum se compromete a
pagar a outrem, em determinado prazo, certa quantia em dinheiro.
Duas figuras so obrigatrias na nota promissria: o devedor
(emitente) e o credor (tomador).
A nota promissria negocivel por meio de endosso e, pelo fato
de ser emitida pelo prpriodevedor, no cabe nenhuma indagao
sobre a causa que deu origem obrigao.
So os seguintes os requisitos essenciais da nota promissria:
denominao nota promissria;
importncia por extenso a ser paga;
nome da pessoa a quem deve ser paga;
assinatura do emitente (devedor).
CONVOCAO
CONCEITO
Convocao uma forma de comunicao escrita em que se
convida ou chama algum para uma reunio. Na elaborao do
texto, necessrio especificar local, data, finalidade. A garantia da
inteligibilidade do texto advm da escolha de um vocabulrio
simples (palavras conhecidas, utilizadas no dia-a-dia) e uso das
frases curtas. O objetivo da convocao deve ser reconhecido
prontamente.
ESTATUTO
CONCEITO

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Estatuto regulamento, que determina ou estabelece a norma. Lei
orgnica ou regulamento especial de um Estado, associao,
confraria, companhia, irmandade ou qualquer corpo coletivo em
geral.
PROTOCOLO
CONCEITO
Protocolo, na Antigidade, significava a primeira folha que se
colava aos rolos de papiro, com um resumo do contedo do texto
manuscrito. Hoje, o registro dos atos pblicos ou registro das
audincias nos tribunais. Comercialmente, assim denominado um
livro de registro da correspondncia de uma empresa, ou um
formulrio em que se registra sada ou entrada de objetos.
RECIBO
CONCEITO
Significa o documento em que se confessa ou se declara o
recebimento de algo.Normalmente, um escrito particular. Alguns
tipos de recibo: recibo de pagamento (indica a quitao do
pagamento de uma dvida, em sua totalidade ou parcialmente);
recibo por conta (sempre parcial); recibo por saldo (indica uma
quitao referente a todas as transaes at sua data).
REGULAMENTO
CONCEITO
Regulamento um conjunto de regras ou normas estabelecidas
como necessrias a uma organizao; um regimento em que se

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determina o modo de direo, funcionamento e outras exigncias
de uma empresa, associao ou entidade, ou de um concurso.

TELEGRAMA
CONCEITO
Mensagem escrita, transmitida por telegrafia, um ramo das
telecomunicaes que abrange qualquer processo destinado a
reproduzir, distncia, o contedo e as informaes de
documentos grficos. Especificamente, um processo de
telecomunicao destinado transmisso de escritos pelo uso de
um cdigo de sinais. um meio de comunicao rpida,
empregado, sobretudo em casos urgentes. A linguagem do
telegrama deve ser elaborada, clara, inteligvel com auxlio de
cdigo ou sem ele.
No telegrama, possvel abreviar, reduzir palavras e usar
determinadas formaes:

ATEH - at
LAH - l
EH -
IMPAGO - no pago
VOSSIA, VOSSA SENHORIA - Vossa Senhoria
AVBRASIL - Avenida Brasil

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GAMALIMA - Gama Lima
LAN - l
ET - e
SDS - saudaes
CT - cotejar, cotejado
RESEU - em resposta a seu telegrama, recebi seu telegrama
So requisitos considerados bsicos na redao do
telegrama:
Texto conciso, claro e objetivo.
Preferncia por formas simples a compostas. Exemplo: comprara
e no havia comprado.
Ausncia da expresso de cortesia: por favor, obrigado.
Eliminao de rasuras, anulaes, acrscimos ou outras
alteraes.
No permisso da translineao, ou seja, a diviso de palavras.
O telegrama deve ser grafado em letras maisculas. SEGUE
FATURA HOJE.
Supresso dos hifens nos compostos e expresses com
pronomes oblquos:
ESCREVAME DANDO PREOTETO.

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Omisso de acentos grficos: SOLUES SEGUEM
AMANHAM.
Eliminao de preposies:
DIA VINTE CORRENTE (e no DIA VINTE DO
CORRENTE).
Os nmeros inteiros so escritos em algarismos arbicos: 200,
950.
Aglutinao de nmeros, em virtude de importncia substancial:
CENTO VINTESEIS
DEZESSEISMIL
QUARENTASEIS
Grafia de datas:
261098 26 de outubro de 1998
2610998 26 de outubro de 1998

Emprego de pontuao:
VG vrgula
PT ponto
PTVG ponto-e-vrgula

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BIPT dois-pontos
INT interrogaes (?)
ABRASPAS abrir aspas
FECHASPAS fechar aspas
A Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos oferece hoje
servios de Fonegrafia ou Servio de Telegramas Fonados.
Pode-se passar um telegrama sem sair do escritrio ou de casa.
Disca-se 135 (Cdigo de So Paulo) e dita-se o texto. O telegrama
cobrado por meio da conta telefnica. Se o cliente desejar,
poder receber cpia do telegrama expedido.
Antes de fazer a ligao, elabora-se a mensagem de acordo com a
tcnica de linguagem elegrfica. Evitem-se sobretudo artigos,
conjunes, preposies, advrbios, adjetivos.

Perfil esperado do auxiliar / Assistente administrativo

Competncia

Discrio

Cortesia

Responsabilidade

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Sinceridade

Pontos de sucesso
1. Respeitar a hierarquia administrativa;
2. Conhecer as suas atribuies;
3. Dar informaes preciosas;
4. Ser organizado no trabalho;
5. Pontualidade.

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Artigo

O profissional no simplesmente algum


que executa funes que lhe foram
determinadas e sim algum que consegue
diferenciar em meio a outros que muitas vezes realizam as
mesmas

tarefas

dirias.

As empresas esto procura deste tipo de profissional para o


seu quadro pessoal. Com o surgimento de padres de
qualidade, o termo time is Money torna-se cada vez mais
real, pois a equao tempo x qualidade tem que ser muito
bem administrada. Com isso a procura por profissionais que
possam desenvolver multe - funes sem que a qualidade
possa

ser

colocada

parte

est

cada

vez

maior.

A necessidade de profissionais com uma viso mais ampla de


mercado e com possibilidade de crescimento dentro de uma
organizao
Assistente

faz
administrativo

com
seja

bem

que
mais

o
valorizado

_ Li recentemente em uma revista internacional, uma matria


sobre a valorizao do profissional, a matria falava justamente
da profisso assistente administrativo, em entrevista a gestora

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Auxiliar & Assistente Administrativo


diz: O nosso bem maior so nossos funcionrios! a reprter
surpresa indagou: No seriam os clientes o bem mais precioso?
A gestora novamente respondeu: Sim certamente, e nossos
funcionrios so em primeiro lugar nossos clientes, e merecem
ser tratados da melhor forma possvel, porque toda empresa
precisa

manter

seu

banco

de

talentos!

No uma profisso nova no mercado de trabalho, entretanto


continua valorizada e valorizando seus profissionais e
premiando a competncia daqueles que enxergam o futuro no
apenas o presente.
Comunicao:

Podemos afirmar que a comunicao eficaz a base para o


crescimento profissional nos dias atuais. Comunicar-se bem no
ambiente de trabalho, no dia-a-dia, e saber tratar as pessoas de
diversos nveis, desde o porteiro at o presidente, sem arrogncia e
sem

submisso,

so

fundamentais.

Quando se aprende a trabalhar a comunicao, torna-se necessrio


coloc-la em prtica para que suas chances de crescimento

78

Auxiliar & Assistente Administrativo


profissional aumentem. Vamos a alguma lies importantes nessa
rea:
Voz
A sua dico deve ser clara e o tom de voz deve transmitir
segurana, sem ser agressivo. Procure treinar para melhorar
cada vez mais, quer uma ajudinha? L vai! Leia em voz alta:
H quatro quadros trs e trs quadros quatro. Sendo que quatro
destes quadros so quadrados, um dos quadros quatro e trs dos
quadros trs. Conseguiu? No? Tente outra vez!
Postura
Evite cruzar braos, colocar mos no bolso o tempo todo
e ficar segurando objeto enquanto expe idias. O aperto
de mo deve ser forte e decidido. Fique atento a Expresso
do seu rosto, sempre deve est de acordo com aquilo que
est afirmando.
Olhar
Em todas as situaes voc deve olhar nos olhos da pessoa
a quem est se dirigindo. No caso de uma palestra, evite
olhar para uma nica pessoa, sempre alterne o olhar,

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passando firmeza e segurana e da credibilidade ao que
voc diz.
Aparncia

Estar bem cuidado e vestido fundamental. As Roupas


devem ser discretas e impecveis, assim como o cabelo e a
maquiagem.

Oportunidades
No Tenha medo e aproveite todas as chances de mostrar
seu potencial. Reunies, palestras, negcios com clientes e
at eventos sociais so momentos propcios para voc se
expor mais e fazer sua presena notada sem com isso
forar a barra. A dica aqui : Seja o mais natural possvel,
lembre-se da humildade.
Clareza

No fique falando de assuntos que voc no domine. Isso


far com que suas informaes sejam imprecisas. Fale
sobre os assuntos que domina. Quanto maior clareza
conseguir transmitir para os outros, maior sua chance de

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crescimento profissional. Lembre se mentira tem pernas
curtas!
Estudo
Use seu conhecimento como diferencial no ambiente de
trabalho. Leia bastante, assista noticirios, saiba o que est
acontecendo no seu pas e tambm no mundo. Informe-se
sobre tudo o que puder e use isso sempre que houver uma
oportunidade. Eu particularmente, acompanho as noticias nos
grandes portais da internet, portais que utilizam a atualizao
automtica, sempre exibem as notcias praticamente ao vivo, e
claro que, a leitura de um bom Blog, ajuda muito!
Bom Senso
Quanto mais voc pensar antes de tomar determinadas
atitudes, maiores sero suas chances de acertos.
Profissionais sensatos so cada vez mais valorizados no
mercado de trabalho. Talvez voc j conhea o provrbio que diz:
Quem fala demais, d bom dia cavalo!

Relacionamento

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preciso ter cuidado para no ser muito agressivo e nem
submeter de mais. Saiba impor seu ritmo com jogo de cintura e
mantenha um relacionamento cordial com o resto da equipe.
Cuidado para no estimular intrigas ou inveja.
Use essas informaes no processo seletivo e tambm quanto voc
estiver desenvolvendo suas atividades no ambiente de trabalho. A
mxima aqui : Saiba dizer no! e mais do que nunca
provando para seus superiores que a qualidade est acima da
quantidade.

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Construa Seu Marketing Pessoal
Marketing pessoal tudo que voc faz para promover seu
profissional. Quando se fala em Marketing pessoal comum, as
pessoas confundirem essa atitude com Puxa-saquismo. Mas uma
coisa no tem nada a ver com a outra. O que acontece, muitas
vezes, que as pessoas no sabem o que Marketing Pessoal e
acabam fazendo puxa-saquismo mesmo. E uma coisa interessante
que, quando se fala em ser bajulador logo se relaciona voc a um
chefe. Mas na realidade, voc pode estar sendo puxa saco de voc
mesmo! Quando uma pessoa confunde Marketing Pessoal com
puxa-saquismo ela pode cometer atitudes negativas e em
decorrncia disso, deixa de praticar aes que seriam
recomendveis para ampliar seu potencial de realizao.
O que Marketing Pessoal?
Marketing pessoal tudo que voc faz para promover seu profissional.
O que no Marketing Pessoal?

Puxa-saquismo, sujeio servil de qualquer espcie, querer

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aparecer e mostrar servio, valorizando realizaes menos
relevantes, falar bem de si mesmo, tentar projetar-se por truques
infantis como uso de roupa estranha, corte de cabelo maluco,
comportamento excntricos.

Boas prticas de Marketing pessoal

Desenvolver trabalhos teis e valorosos.

Comunicar-se adequadamente com clareza, preciso,


assertividade, convico, projetando assim uma imagem de
competncia e profissionalismo.

Procurar feedback para saber se o trabalho que se est


fazendo, como est fazendo, vem atendendo as
expectativas.

Buscar uma atuao qualitativa e profissional, para por


meio dela realizar, no s os objetivos da funo, mas
tambm os legtimos objetivos pessoais de crescimento.

O Marketing pessoal muito importante nos dias de hoje,


mas ele no pode servir de propaganda para pessoas que
no tem contedo para oferecer ao mercado de trabalho.

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O primeiro passo para um Bom marketing pessoal


perguntar: Quem sou eu? Que tipo de identidade eu
constru?.
Para ter sucesso, nunca podemos segui os passos de outra pessoa,
temos que ser originais. Observar outras pessoas vlido, mas
copiar a identidade de outra pessoa no. Se uma pessoa no busca
ser original e melhorar os pontos frgeis de sua imagem, nunca
ter um Marketing Pessoal sustentvel.

Dicas para obter um bom Marketing pessoal.

Expresses Tome cuidado para no expressar emoes


no seu ambiente de trabalho, principalmente expresses de
raiva, choro ou exploso de comportamento.

Seja verdadeiro se fizer uma promessa mantenha.

Se disser que vai fazer algo cumpra. Quando estabelecer


uma data limite, cumpra.

Respeito alheio No critique o trabalho de outra pessoa,


antes disso imagine como poderia ajudar a resolver o
problema.

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Atrasos No cheque atrasado no servio, isso pode


parecer que voc no te responsabilidades.

Alimentar-se no se alimente durante o trabalho, faa


isso nas horas apropriadas.

Ao telefone Atenda de forma animada e tranqila, isso


gera uma energia boa que percebida, do outro lado da
linha. Oua o que a pessoa tem a dizer, e s depois comece
a responder.
Cuidados gerais Cuidado com a maneira de se vestir saiba ouvir,
saiba se comportar tenha boas maneiras seguindo as regras bsicas
de etiqueta, cuide de sua comunicao.

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4 PASSOS PARA UM CURRCULO EFICIENTE

1 - O que colocar no objetivo?


Muitos dos meus alunos de
informtica me perguntam o que
devo colocar no objetivo em meu
currculo?
A resposta simples! Como o
ttulo sugere, seja objetivo! Coloque o ttulo da vaga em questo:
Ex: Operador (a) de Telemarketing, Auxiliar de Loja,
Vendedor, Gerente de projetos, assistente comercial, gerente
de projetos com nfase em SAP e MBA... Etc.!
2 - Erros comuns

Como j coloquei em matrias anteriores, jamais coloque


mais de um cargo no objetivo.

Jamais coloque frases do tipo, "crescer com a empresa",


"atuar de maneira produtiva", "Qualquer vaga disponvel"
etc... Eu disse jamais... Isso coisa do passado!

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3 - Que modelo eu devo utilizar?


Seguindo as dicas deste blog e de muitos outros profissionais na
internet, voc dever criar seu prprio modelo, Evite modelos
generalizados, principalmente os modelos que muitas agncias de
emprego disponibilizam, so modelos totalmente ultrapassados,
"digo isso por experincia prpria".

4 - Experincia profissional
Como o ttulo sugere neste quesito voc deve relacionar as trs
ltimas empresas que trabalhou; o cargo; o resumo das atividades
desenvolvidas; e sua contribuio para a empresa, faa tudo de
maneira que suas experincias se encaixem no perfil da vaga em
questo.
o meu primeiro emprego e agora? No possuo experincia.
Seja ousado! J experimentei isso com alguns alunos e tem
funcionado muito bem! Voc nunca trabalhou de carteira assinada,
porm tenho certeza, que vai ao banco para a me, pai, tia, primo,
vai ao supermercado, j realizou um "bico", "trabalho extra" para

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algum.
Relate isso em experincia profissional, como por exemplo:

Office Boi, Auxiliar de servios gerais, Assistente


administrativo, etc.
voc ter uma grande surpresa! claro e evidente que voc ter
que ser muito comunicativo na hora da entrevista e jamais minta.
Pelo contrrio seja honesto, diga sempre a verdade, seja firme em
seu objetivo e nas suas respostas.

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Excel Dicas Prticas
Deparou-se com um nmero excessivo de clculos e
operaes matemticas? Recorra ao Excel, voc pode
encontrar diversos comandos que podero ajud-lo a
resolver velhos problemas dirios.
Atravs de exemplos prticos, com a utilizao dessas
instrues pode facilitar e melhorar sua rotina de
trabalho.
Confira uma pequena Lista de comandos utilizados
no Excel para realizar algumas operaes:
Comando

Descrio
Comando utilizado para

TAXA

se calcular a taxa de juros


de determinado perodo
(dia, ms, ano etc.).
Calcula o nmero de

NPER

perodos ou de parcelas
existentes em uma
operao

PGTO

90

Faz o clculo do
pagamento, ou seja, do

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valor a ser desembolsado
a cada perodo (valor de
cada parcela)
Calcula o valor futuro,
VF

obtido ao final de um
determinado perodo.
Efetua o clculo do valor

VP

atual de uma determinada


operao financeira.
Faz a somatria de todos

SOMA()

os nmeros em um
intervalo de clulas.

(+)

Somatria de valores

(-)

Subtrao de valores

(*)

Multiplicao de valores

(/)

Diviso de valores

(^)

Potenciao de valores

HOJE()
AGORA()

Exibe a data atual do


sistema
Exibe a data e a hora
atual do sistema

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Calcula a diferena entre


duas datas, ideal para
DATADIF()

verificar a pendncias de
clientes, parcelas em
atraso. Exibe os valores
em dias meses e anos.

SE()
PROCV
PROCH
MEDIA()

Clculo com datas horas e valores


1 Abra o Excel

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Funo condicional.
Procura vertical de
valores em uma matriz.
Procura Horizontal de
valores em uma matriz.
Calcula a mdia
aritmtica.

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2 Em seguida com o livro de pontos em mos, passe para a


planilha todos os dados anotados por cada funcionrio
durante o decorrer do ms.

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Auxiliar & Assistente Administrativo

3 Depois de passar os dados para a planilha, precisamos calcular


o total de horas trabalhadas por cada funcionrio e o valor a ser
pago a cada um deles.

94

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4 Posicione o cursor na primeira clula abaixo do campo que


dever exibir o nmero de horas dirias trabalhadas por cada
funcionrio.

95

Auxiliar & Assistente Administrativo

5 Subtraia o horrio de sada do almoo do de entrada e some o


horrio de sada da empresa ao horrio de retorno do almoo.
Com a seguinte formula:

96

Auxiliar & Assistente Administrativo

6 A frmula ser criada observando os dados acima (D6, E7, F8,


G9 Etc.). Assim, sua frmula ser =E6-d6+G6-F6.

97

Auxiliar & Assistente Administrativo

7 Repita a operao na coluna Total de Horas. O valor total


pode ser a soma das horas multiplicada pelo valor da hora ou os
valores por dia.

98

Auxiliar & Assistente Administrativo

8 Digite na barra =Soma(H6: H31). Altere a formatao para


[hh]mm. Em total a ser pago, digite =H35*A22*24.

99

Auxiliar & Assistente Administrativo

9 Para clculos divididos por dias, em Total a ser pago digite


=H6*A22*24. Essa frmula o nmero de horas vezes valor
vezes 24.

100

Auxiliar & Assistente Administrativo

10 Agora realize a soma total a ser recebido no ms. Ative o


comando =Soma e indique o intervalo de clulas que ser utilizado
(I6:I31).

101

Auxiliar & Assistente Administrativo

11 Confira tudo. Pronto! Agora voc j sabe trabalhar com


soma, subtrao e Multiplicao de valores, Horas e datas no
Excel. Viu como fcil?
Obs: Eu tinha prazo para terminar o Livro, por isso utilizei telas
antigas, salvas em meu arquivo pessoal, no entanto, essas mesmas
frmulas se aplicam em qualquer verso do Excel das antigas a
mais atual Excel 2010.

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Auxiliar & Assistente Administrativo


E para no ficar somente nessas telas vamos fazer um ltimo
exerccio?
Calculando a Idade dos Funcionrios:

Digite os dados como no exemplo acima:

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Na Clula C4 Digite a frmula =DATADIF(B4;HOJE();Y)


ONDE : Datadif a funo que calcula a diferena entre duas
datas e exibe o resultado em Anos y; meses m ou dias d. A
sintaxe :
=datadif(data_inicial;data_final;modo_de_exibio). NO
exemplo acima a data inicial B4 representando a data de
nascimento, a data final, ou seja, o dia em que voc quer saber o
resultado da idade da pessoa est representado pela frmula hoje(),
a frmula hoje exibe a data atual, e finalmente o modo de exibio
y pois queremos saber quantos anos a pessoa tem.

104

Auxiliar & Assistente Administrativo


Outro exemplo da frmula Datadif:

1 - Digite os dados da planilha acima


2 Em C4 digite: =B4+30, copie a formula e cole nas clulas
abaixo.

105

Auxiliar & Assistente Administrativo

3 Digite as informaes acima nas clulas seguintes:


4 Em D4 digite: =DATADIF(B4;HOJE();"y")&" Ano (s)" onde:
D4 a data de vencimento da parcela inicial, Hoje() a data final,
Y para sabermos quantos anos de atraso tem a parcela, &
Ano (s) a funo concatenar ou seja juntar o resultado da
funo datadif com o texto Ano (s) para facilitar a compreenso
dos dados apresentados na Clula.
5 Em C4 digite: =DATADIF(B4;HOJE();"m")&" Ms(es)"
6 Em D4 digite: =DATADIF(B4;HOJE();"d")&" Dia (s)"
O resultado final ser:

106

Auxiliar & Assistente Administrativo

Ainda tem outros exemplos, essa funo poder ser utilizada com
outras funes como, por exemplo:
=Se(datadif;a1;hoje();Y);Procv(a2;matriz;0);resposta
alternativa). Complicado? Isso apenas um exemplo que
deixarei para o prximo livro de Excel Intermedirio e Avanado
para Assistente administrativo.

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Auxiliar & Assistente Administrativo


Concluso
Este material no tem por finalidade esgotar todas as dvidas
sobre o assunto e sim ampliar o campo de viso dos futuros
profissionais que iro ingressar nesta rea como tambm ajudar
nas tarefas dirias daqueles que j atuam

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Auxiliar & Assistente Administrativo


Jhonny Lopes, Cantor e Compositor Gospel, Analista de sistema
autnomo, professor de informtica e cursos profissionalizantes,
administrador de Blogs/Sites.

Como compositor: http://www.jhonnylopes.com Autor de


dezenas de composies evanglicas.

Como Professor: http://www.caminhosdoemprego.com ,


www.cursoexcelvba.com, com centenas de artigos sobre
qualificao profissional com orientaes passo a passo para
criao de currculo, postura na entrevista, comportamentos no dia
a dia no emprego, vdeo aulas de Excel e rotinas administrativas.

Como Profissional de internet: http://www.trabalhointernet.com Onde divulga sistemas de renda online, o mesmo
vem testando e recomendando cursos e treinamentos sobre como
as pessoas podem trabalhar e levar uma vida confortavelmente
atravs da internet.

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Bibliografia
www.caminhosdoemprego.com
Imagens: Artes prprias + Google imagens
http://www.guiarh.com.br
Curso de Capacitao Assistente Administrativo: Convenio Univali
Associao Lar Padre Jac.
MTE Ministrio do Trabalho e Emprego
http://www.sindsemg.com.br/cbo.htm
http://www.guiarh.com.br/tabeladesalarios.htm
www.curriculum.com.br

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