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TEMARIO
Introduccin a las
auditorias Clasificacin
Definicin (cont.)
... con el fin de determinar la extensin
con que se cumplen los criterios de
auditoria
DEFINICION
Proceso de verificacin sistemtico,
independiente y documentado
para obtener y evaluar objetivamente las
evidencias de auditoria con el fin de
determinar la extensin con que se
cumplen los criterios de auditoria del
sistema de gestin fijado por la
organizacin
CLASIFICACIN DE LAS
AUDITORAS
PRIMERA PARTE
La organizacin audita su
propio SGC
Ej.: auditoria interna
AUDITORAS
INTERNAS
AUDITORAS
EXTERNAS
SEGUNDA PARTE
El SGC de la organizacin
es auditado por auditores
externos de partes
interesadas
Ej.: cliente audita proveedor
TERCERA PARTE
El SGC de la organizacin
es auditado por auditores
externos independientes
Ej.: auditoria de certificacin
Trminos y Definiciones
Cliente de la
auditoria
Organizacin o persona
que solicita una auditora
Puede ser el
auditado u
otra
organizacin
auditoria
auditado
Proceso sistemtico,
independiente y documentado
para obtener evidencias de la
auditoria y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la
extensin en que se cumplen los
criterios de auditoria
Organizacin que es
auditada
Equipo auditor
Uno de los
auditores es
designado como
lder
ISO 9000:2005
ISO 19011:2002
Puede incluir
auditores en
entrenamiento
No participa
como auditor
auditor
Experto tcnico
programa de auditoria
ISO 9000:2005
Conjunto de uno o ms
auditorias planificadas para un
perodo de tiempo determinado
y dirigidas hacia un propsito
especfico
ISO 19011:2011
criterio de auditoria
plan de auditoria
alcance de la auditoria
conjunto de polticas,
procedimientos o requisitos
utilizados como referencias
descripcin de las
actividades y de los detalles
de una auditoria
evidencia de la auditora
hallazgos de la auditora
conclusin de la auditoria
registros, declaraciones de
hechos o cualquier otra
informacin que son pertinentes
para los criterios de auditoria y
que son verificables
resultados de la evaluacin
de la evidencia de la
auditoria recopilada frente
a los criterios de auditoria
ISO 9000:2005
ISO 19011:2011
conformidad
cumplimiento de un requisito
requisito
necesidad o expectativa
establecida generalmente
implcita u obligatoria
no conformidad
incumplimiento de un requisito
Principios de auditoria
relacionados con los auditores
Conducta tica
El fundamento del
profesionalismo
Presentacin justa
La obligacin de reportar
acertada y precisamente
Cuidado profesional
La aplicacin de esmero y criterio en
la auditora
ISO 19011:2011
Principios de auditoria
relacionados con los auditores
Independencia
ISO 19011:2011
La base para la
imparcialidad de la
auditora y la objetividad
de las conclusiones
Procedimientos de
Auditoria
PROPSITO DE UNA
AUDITORIA
Determinar si el Sistema de Gestin
Es Conforme a las disposiciones
programada
Nuevos proveedores
Revisin peridica de proveedores
Requisito contractual
Cambios en el sistema
Problemas de calidad
Beneficios
Dar confianza a la direccin
EL PROGRAMA DE AUDITORIAS
Considerar
Importancia de los procesos y reas a
auditar
Estado de la actividad
EL PROGRAMA DE AUDITORIAS
PAUTAS
1. Incluir todos los sectores/areas y procesos
dentro del alcance del SGC
2. Cubrir todos los requisitos de la norma
aplicable
PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Debe comprender:
alcance
frecuencia
metodologa de auditorias
conducirlas
Gua 19011
ISO 19011:2011
Guas para auditar sistemas de
calidad y ambiental
1 Alcance
2 Referencia Normativa
3 Trminos y definiciones
4 Principios de auditoria
5 Gestin de programas de auditoria
6 Actividades de auditoria
7 Competencia y evaluacin de auditores
Calificaciones duales
Educacin,
entrenamiento,
trabajo y experiencia
en auditorias
Proceso de evaluacin
Competencia
Desarrollo profesional
continuo DPC
Cuidado profesional
Lenguaje
ISO
9001:2008
u otros
criterios de
auditora
Beneficios de la revisin
documental inicial
Entender el sistema
Ayuda a la planificacin
Identifica necesidad de especialista
Identifica problemas
Provee oportunidad para llenar
insuficiencias
Evala si es entendible
Auditoria de conformidad
o de implementacin
y el resto de
la documentacin
del SGC
Prcticas de trabajo
Las prcticas de trabajo pueden
no estar documentadas en
procedimientos o instructivos
Etapas de la auditoria
1 PREPARACIN
2 EJECUCIN
3 INFORME
4 SEGUIMIENTO
40%
2.- Ejecucin
40%
3.- Informe
10%
4.- Seguimiento
10%
Auditoria Planificacin
conducidas
Las auditoras no deben ser realizadas por
sorpresa
Acordar siempre con el auditado fechas
convenientes por adelantado (ver Programa de
Auditoria)
INFORMACIN PREVIA
Informes de Auditorias anteriores y
Revisiones de la Direccin
Documentos del SGC: Fichas de
y Documentos Institucionales
Reclamos de partes interesadas
Necesidades de la Gerencia
Qu procesos operan?
Qu criterios se deben cumplir?
Complejidad de las operaciones
Mapear el sistema
Procesos
Secuencia de procesos
Interacciones
AGENDA DE AUDITORA
Objetivo y alcance
Lugares, fechas y recursos
Criterio: Documentos o requisitos
aplicables
Integrantes del Equipo de
Auditoria
Cronograma de actividades, con tareas
AGENDA DE AUDITORA
AGENDA DE LA AUDITORIA
1.
Cdigo de Auditora:
VENTAS ADMINISTRACION
Fecha de Auditoria:
Auditor Lder:
Auditor Asistente:
Objetivo de la Auditoria:
2008 / 04
11 de Junio de 2008
Criterio: ISO9001:2000
Sr. Au.
Sr. Ditor
: Evaluar el grado de implementacin del Sistema Integrado
de Gestin
Alcance de la Auditoria:
Todos los procesos comerciales y Administrativos. Todos los requisitos aplicables
1.1
Agenda
Hora
Auditor Lder
Auditor Asistente
9:00
Reunin Inicial
9:15
9:45
10:30
Logstica (7.4)
12:00
13:00
14:00
Reunin Final
PREPARACIN DE LA AUDITORIA
El Equipo de Auditoria debe ser informado de:
Objetivos, Alcance y Criterio de la auditoria
Detalles de los sectores y actividades a auditar
Formatos
TEMAS A INVESTIGAR Y
SECUENCIA
1.- El SGC est diseado conforme a
las normas aplicables?
Secuencia
Secuencia
tradicional sugerida
TALLER 1 AGENDA DE
AUDITORIA
INSTRUCCIONES
Para la DGA, elabore un Plan de auditoria
interna para el alcance INDICADO EN EL
MANUAL de Calidad y utilizando la
informacin del mismo.
Tiempo estimado 8 das auditor.
TALLER 1- AGENDA DE
AUDITORIA
MATERIALES A UTILIZAR:
Manual de gestin de Calidad de DGA
Formato de Plan de Auditoria de DGA
Norma ISO 9001, 14001, OHSAS 18001
LISTA DE VERIFICACIN
Gua para asegurar la continuidad de la
Auditoria
Mantiene claros los objetivos
Ayuda a administrar el tiempo
Define el camino de la
investigacin
Organiza la toma de notas
SISTEMAS INTEGRADOS
AUDITORIA INTERNA
FECHA:.............
AUDITORIA:......
LISTA DE VERIFICACION
SECTOR/PROCESO:...............................
AUDITADO:...........................
ALCANCE:. ................................................
AUDITOR:..................................
.
REQUISITOS
PUNTOS A VERIFICAR
Doc
PLAN&
IMPLEMENT,
PROCESO
CONTROL
DEL
PROCESO
MEJORA
DEL
PROCESO
SIG
Resp.
Recursos
TOTAL AUDITORIA
-UPCH
Reg
.
HALLAZGOS
NC
TALLER 2 LISTA DE
VERIFICACION
INSTRUCCIONES;
Para un proceso a auditar que est
incluido en el Plan de la Auditoria, elabore
una lista de verificacin, considerando
como potenciales preguntas los puntos de
las normas a auditar, los documentos
Institucionales y el marco legal
relacionado.
TALLER 2 LISTA DE
VERIFICACION
MATERIALES A UTILIZAR:
Plan de la auditoria (Taller 1)
Ficha de proceso asignada
Formato Lista de Verificacin de DGA
Papel en blanco
Norma ISO 9001
Enfoque de la auditoria
Comunicacin
Informacin
Ideas
Actitudes
Proceso comunicativo
Emisor
codifica
Mensaje
Receptor
decodifica e
interpreta
Retroalimentacin
Fsicas
Intelectuales
Fisiolgicas
Explique el propsito
Explique acerca de las notas
Haga preguntas
aclaratorias
Observe el
lenguaje corporal
Observe el
lenguaje paralelo
Sea amigable y
diplomtico
Auditoria - Ejecucin
EJECUCIN DE LA AUDITORA
ETAPAS
Reunin inicial
Recopilacin de evi dencias
Reunin final
REUNION DE APERTURA
Se establecen las reglas generales
para la realizacin de la Auditoria
Contenidos:
Presentaciones
Exponer cul es el objetivo, alcance y criterio de la
Auditoria, siempre enfocando el propsito de mejora
Metodologa a emplear para entrevistas y reporte
Definicin de No Conformidad, Observacin, etc
REUNION DE APERTURA
Contenidos (cont.) :
Aclarar que la Auditoria es
una muestra
Declaracin de confidencialidad
Arreglos logsticos, traslados, seguridad,
pasaportes mdicos, etc
Aclaracin de dudas
Confirmar horario de la
reunin final
Confirmar visitas guiadas a las instalaciones (si es
necesario)
La reunin inicial no se debe suprimir!
EVIDENCIAS OBJETIVAS
Informacin verificable
Se basan en:
- entrevistas
- examen de documentos
- observacin de actividades y condiciones
ENTREVISTAS
Tcnicas de preguntas: Abiertas
qu
porqu
cundo
cmo
dnde
quin
Mustreme!
RECOPILACION DE
EVIDENCIAS
Tomar notas
RECOPILACION DE
EVIDENCIAS
RECOPILACION DE
EVIDENCIAS
Conformidades
Determinar si las No Conformidades
constituyen casos aislados o si son
generalizadas
basarse
RESPONSABILIDADES DEL
AUDITOR
Cumplir con los requisitos
Seguir plan y procedimientos
Permanecer dentro del alcance
Comunicar y aclarar requisitos de auditora
Planear y realizar tareas individuales, acertada y
responsablemente
Recolectar y analizar evidencia
RESPONSABILIDADES DEL
AUDITOR
Permanecer alerta
Reportar las observaciones
Verificar acciones correctivas
Cooperar con el auditor lder
Retener y proteger documentos de la auditora
Mantener confidencialidad
Actuar de manera tica
Responsabilidades del
Auditor Lder
Obtener toda la informacin requerida para la
planificacin
Asistir en la seleccin del equipo
Preparar el plan general
Asignar tareas individuales
Asegurar que los documentos de trabajo estn
preparados
Auditar suficiencia
Representar al equipo auditor
Responsabilidades del
Auditor Lder
Presidir las reuniones de apertura y cierre
Asegurar el progreso de la auditoria de acuerdo
al plan
Asegurar que las reuniones de enlace se llevan a
cabo regularmente
Asegurar que los resultados de auditoria sean
reportados de una forma clara, concluyente y sin
demoras
Reporte de NC
Qu es una No Conformidad?...
No cumplimiento de un requisito del cliente o
de otras
partes interesadas
FORTA
LEZAS
HALLAZGO
DE LA
AUDITORA
DEBILIDADES
DEBILIDADES
NC
INFORME DE NO CONFORMIDAD
CONTENIDOS
Area/Proceso
Hallazgo(evidencia objetiva)
Requisito Incumplido
Firma
EJEMPLO 1
Para el proceso Bienestar de Personal, se tiene como
objetivo Cumplir oportunamente con el trmite de pagos
de subsidios, cuyo Indicador es Porcentaje de
expedientes tramitados oportunamente para el pago de
subsidios teniendo como meta 90% de cumplimiento
mensual, la cual no se ha logrado para los ltimos 4
meses, en los que los resultados estn por debajo del
85%. El jefe de la Divisin de RR.HH dice que an no se
han identificado las causas de los problemas ni tomado
las acciones correspondientes.
EJEMPLO 2
Durante la auditoria a NIT se ha
evidenciado que las personas auditadas
en los procesos de: Servicios Generales,
Gestin de Compras, Almacenes,
Egresos- Pago manifestaron que no les
haban comunicado sus
responsabilidades.
REQUISITO
INCUMPLIDO
NO CONFORMIDADES
NO
CONFORMIDAD
ACEPTA LA NO
CONFORMIDAD
INVESTIGAR
CAUSA
DETERMINAR
ACCIN
CORRECTIVA
VERIFICACIN
IMPLEMENTACIN
Auditor
Auditado
VERIFICACIN
EFICACIA
REUNIN DE CIERRE
Agradecimientos
Conclusiones:
- existe un SGC?
- est implementado?
- es eficaz?
En relacin al objetivo de la auditora,
cul es la conclusin?
REUNIN DE CIERRE
No conformidades
presentadas por cada auditor
Aclaracin de dudas
TALLER 3- REPORTES DE NO
CONFORMIDAD
INSTRUCCIONES
Los participantes resolvern los casos
presentados por el Expositor.
TALLER 3- REPORTES DE NO
CONFORMIDAD
MATERIALES A UTILIZAR:
Separata de Reporte de No
conformidades
Formato de Solicitud de Accin correctiva/
preventiva de la DGA
Norma: ISO 9001
El Reporte es un proceso
continuo!!!
El informe escrito
rea auditada
Lugar y Fecha
Equipo de Auditoria
Participantes
Documentacin aplicable
Objetivo , Alcance y Conclusiones
SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIN
EVIDENCIAS DE:
CAPACITACIN
NUEVOS PROCEDIMIENTOS
CAMBIOS EN LA INFRAESTRUCTURA
NUEVOS REGISTROS
SEGUIMIENTO A LA EFICACIA
NO HAY RECURRENCIA DE LA NC
TALLER 4 - ENTREVISTAS
INSTRUCCIONES:
TALLER 4 - ENTREVISTAS
MATERIALES A UTILIZAR:
Lista de verificacin del Taller 2