RESUMEN

La empresa Transmetano en sus objetivos estratgicos ha proyectado para el

2013 la estandarizacin, implementacin y sostenimiento del SGI, el cual est
conformado por los siguientes Estndares Internacionales: Norma OHSAS
18001:2007 Seguridad y Salud Ocupacional, ISO 14001:2004 Sistema de
Gestin Ambiental y la ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de Calidad.
La implementacin del SGI se evidencia mediante la definicin de documentos
a partir de junio de 2012, fecha en la que se inicia el proceso de cambios,
ajustes y mejoras a los documentos existentes con el fin de dar cumplimiento a
los requerimientos normativos y de las leyes vigentes; adicionalmente para
llevar un registro preciso, claro y confiable de los procesos de la organizacin.
Con la proyeccin de implementar el SGI, surge la necesidad de modificar y
crear procedimientos que describen detalladamente el proceso a seguir en la
instalacin de nuevas herramientas de operacin, que contribuya a la
implementacin de acciones de mejora, preventivas y correctivas, asegure la
verificacin, el control y cumplimiento de las actividades de todos los Procesos
definidos.
La etapa de verificacin aplicada al SGI, mediante el ejercicio de Auditora
Interna, se cumpli en el mes de Diciembre del 2012, y de ella se obtienen
hallazgos no conformes y aspectos por mejorar, que es necesario tratar y
corregir en el menor tiempo posible en cada uno de los procesos con el fin de
asegurar la implementacin eficaz de un SGI.
Transmetano consciente de la importancia del mantenimiento y mejora del SGI,
proporciona recursos para la contratacin de personal idneo y competente
que apoye en las actividades de programacin, coordinacin, ejecucin y
seguimiento de las actividades asociadas al SGI.
Transmetano recibe la auditoria de tercera parte por ICONTEC, con fines de
Certificacin. La Auditora realizada fue combinada (Calidad, Ambiental y Salud
y Seguridad Ocupacional), tuvo una duracin de 3 das y se realiz en los
diferentes sitios de operacin del gaseoducto desde Estacin de Recibo
Sebastopol en Puerto Berrio hasta estacin de Entrega Tasajera en Girardota,
Bodega ubicada en Girardota y oficina Administrativa ubicada en el Poblado.
Los resultados obtenidos son muy satisfactorios los cuales se encuentran
registrados en el Informe de Auditora. La conclusin al finalizar la etapa de
verificacin es recomendar a Transmetano para otorgarle la certificacin al SGI

(ISO 9001:2008 Calidad, ISO 14001:2004 Ambiental y OHSAS 18001:2007

Salud y Seguridad Ocupacional).
Para el mes de Agosto de 2013 son entregados por parte del ICONTEC los 3
certificados a Transmetano con el siguiente alcance: Certificacin en OHSAS
18001:2007, Seguridad y Salud Ocupacional, Certificacin en ISO 14001:2004
Sistema de Gestin Ambiental y Certificacin en ISO 9001:2008 Sistema de
Gestin de Calidad. Actualmente se avanza en el sostenimiento y mejora del
SGI, con objetivos de cumplir a cabalidad con los requisitos de las normas, los
legales y reglamentarios.
PALABRAS CLAVES: SGI (Sistema de Gestin Integral), Seguridad y Salud
Ocupacional, Ambiental, Calidad.

Contenido

INTRODUCCIN..................................................................................................9
1

OBJETIVOS...............................................................................................11

1.1 Objetivo General:.......................................................................................11

1.2 Objetivos especficos:...............................................................................11
2

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA......................................................12

MARCO TERICO....................................................................................13

3.1 Evolucin de implementacin de los SGI y su importancia en las

organizaciones a nivel mundial......................................................................13
3.2 Estandarizacin de los procesos en una organizacin........................14
3.3 Beneficios de implementacin de un SGI...............................................15
3.4 Compromiso de la direccin y de los involucrados, alineada con los
SGI......................................................................................................................16
3.5 Metodologa de integracin de requisitos del SGI................................16
3.6 Etapas de implementacin de un SGI.....................................................17
3.6.1 Diagnstico Liliana: sta es la primera actividad para iniciar con un
proyecto, debes ponerla antes de la implementacin. Las etapas son:.........17
3.6.2 Compromiso.........................................................................................18
3.6.3 Planeacin............................................................................................18
3.6.4 Sensibilizacin......................................................................................18
3.7 Etapa De Verificacin Y Ajuste Del SGI...................................................18
3.7.1 Documentacin sta etapa es de Diseo y Documentacin...............19
3.7.2 Implementacin y seguimiento............................................................19
3.8 Etapa De Certificacin..............................................................................19
3.8.1 Revisin y evaluacin..........................................................................20

MARCO CONTEXTUAL............................................................................21

4.1 Transportadora de metano E.S.P. S.A. - TRANSMETANO.....................21

4.1.1 Historia.................................................................................................21
4.1.2 Misin...................................................................................................23
4.1.3 Visin....................................................................................................23
4.1.4 Poltica corporativa...............................................................................23
4.1.5 Organigrama........................................................................................24
5

METODOLOGA........................................................................................25

5.1 Etapas para el desarrollo de un SGI........................................................25

5.1.1 Anlisis de la organizacin...................................................................25
5.1.2 Planificacin del SGI............................................................................25
5.1.3 Documentacin de los procesos..........................................................25
5.1.4 Implementacin del SGI.......................................................................26
5.1.5 Verificacin y seguimiento....................................................................26
6

RESULTADOS Y ANLISIS......................................................................27

6.1 Documentacin..........................................................................................27
6.2 Indicadores de Gestin.............................................................................28
6.3 Generacin de Informes...........................................................................32
6.4 Sustancias Qumicas................................................................................32
6.5 Verificaciones............................................................................................32
6.6 Trmite de recursos..................................................................................34
6.7 Programa Salud Ocupacional..................................................................34
6.8 Mejora.........................................................................................................34
6.9 Auditorias...................................................................................................34
7

CONCLUSIONES......................................................................................35

BIBLIOGRAFA.........................................................................................36

INTRODUCCIN
Cuando una organizacin decide implementar un SGI, es porque en su
Direccionamiento Estratgico tiene definido la proyeccin frente a consolidarse
como una empresa lder, altamente competitiva, lo cual exige que nuevos retos
sean propuestos analizados e implementados para alcanzar resultados que
puedan servir como grandes fortalezas y que redefinan sus estrategias y
procesos con la finalidad de aumentar su productividad y de obtener nuevas
oportunidades mantenindose como una organizacin altamente participativa
en el mercado al que pertenece.
La adopcin de un SGI que ayude a establecer, controlar y sistematizar las
actividades de las organizaciones ha permitido que estas encuentren en dichos
sistemas herramientas de crecimiento, apoyo y de toma de decisiones que
beneficien al cliente, a su trabajadores y a la sociedad, por lo que implementar
un SGI es una de las formas ms eficaces de lograrlo.
En Transmetano son conscientes de los grandes beneficios que se adquieren
con un SGI han acogido estos requisitos formativos de manera que le permite
encaminar sus recursos hacia aquellas iniciativas y procesos ms crticos de la
implementacin de la estrategia.
Para su mayor claridad en los procesos se ha diseado el manual del SGI en el
cual se incluye la descripcin de los procesos de Transmetano y la interaccin
de los mismos. Dependiendo de la categora a la que pertenezca el proceso,
as es su rol en el sistema como cliente o proveedor de informacin o insumos.
A travs de la documentacin que describe cada uno de los procesos y de este
manual, se definen los criterios y mtodos necesarios para su operacin y
control eficaz, adems de los recursos e informacin necesarios para su
implementacin y las disposiciones para realizar el seguimiento, medicin y
anlisis de estos, a fin de generar mejora permanente.
El proyecto inicia con la etapa de diagnstico, la cual permite conocer el estado
en el cual se encuentra la empresa con relacin a los requisitos exigidos por las
NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004 y NTC-OHSAS 18001:2007, segn
los resultados obtenidos se inicia la planificacin del proyecto, para lo cual se
elabora un plan de trabajo donde se definen las actividades a realizar, los
responsables y las fechas en que se deben ejecutar.

1
1.1

OBJETIVOS

Objetivo General:

Apoyar al Proceso QHSE de Transmetano en la programacin, la

coordinacin, la ejecucin y el seguimiento de las actividades relacionadas
con el SGI (Sistema de Calidad-ISO 9001:2008, Sistema Ambiental-ISO
14001:2004 y Sistema Seguridad y Salud Ocupacional-OHSAS 18001:2007).

1.2

Objetivos especficos:

Ajustar los documentos definidos en los Procesos acorde a los

requisitos del SGI; tales como procedimientos, formatos, planes, programas,
matrices, caracterizaciones; entre otros.

Actualizar los Indicadores de Gestin, asociados al desempeo

Ambiental, Salud Ocupacional y Seguridad Industrial de Transmetano; segn
el Plan de Manejo Ambiental y el Programa de Salud Ocupacional.

Recopilar datos para elaborar Informes de Cumplimiento

Ambiental.

Verificar el estado y condiciones de los extintores, botiquines y

listado de sustancias qumicas, su caracterizacin, etiquetas, matriz de
compatibilidad, hojas de seguridad y tarjetas de emergencia, gestionado los
hallazgos identificados.

Apoyar las actividades programadas que contribuyan a la prevencin de

salud ocupacional en la coordinacin de actividades lideradas por la
Administradora de Riesgos Laborales (ARL), gestionar recursos necesarios
para la ejecucin de los simulacros de emergencia y evacuacin, reportando
a la Profesional (QHSE) de Transmetano la materializacin de cualquier
riesgo y los cambios en las condiciones de riesgo asociados a la actividad
que realiza; con el fin de tomar las acciones correspondientes.
Participar en el seguimiento para la toma de acciones correctivas,
preventivas y de mejora, de los diferentes procesos derivadas de auditoras
internas externas y otros. informes de inspecciones y no conformidades.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Las exigencias dadas por los requisitos del SGI, de manera que asegure la
continuidad, sostenimiento y mejora del SGI en los Procesos de Transmetano,
exige el apoyo y participacin de personal con conocimientos y habilidades que
contribuya al logro de los objetivos. La implementacin del SGI exige la
verificacin y trmite permanente de los siguientes aspectos o requisitos:
Documentacin: Apoyar en la revisin, ajuste y actualizacin de los
documentos generados en el SGI, tales como: Caracterizaciones,
Procedimientos, Planes, Programas, Matrices y Formatos.
Participar en la actualizacin de Indicadores: Participar en la actualizacin de
los asociados a la parte Ambiental, Salud Ocupacional y Seguridad
Industrial.
Generacin de Informes: Soportar en la recopilacin de datos para la
elaboracin de los informes de cumplimiento ambiental. Y de programa de
salud ocupacional.
Sustancias Qumicas: Actualizar el listado de sustancias qumicas, la
caracterizacin, las etiquetas, la matriz compatibilidad, las hojas de
seguridad y las tarjetas de emergencia. Adicionalmente distribuirlos en los
puntos de trabajo; segn la norma para el manejo de sustancias qumicas
peligrosas.
Verificaciones: Realizar inspeccin mensual a los extintores y botiquines, y
gestionar el tratamiento a los hallazgos.
Trmite de recursos: Apoyar en la gestin de la obtencin de recursos para
la ejecucin de los simulacros de emergencia y evacuacin, la reposicin de
elementos de botiqun y la recarga de extintores, entre otros.
Programa Salud Ocupacional: Apoyar en la coordinacin de actividades
lideradas por la Administradora de Riesgos Laborales -ARL- para el
desarrollo del Programa de Salud Ocupacional.

 Mejora: Apoyar en el seguimiento de los pendientes consignados en:

Matrices legales, acciones correctivas, preventivas y de mejora, informes de
inspecciones y hallazgos no conformes y aspectos por mejorar.
Auditorias: Participar en las auditoras internas y externas del SGI (Calidad,
ambiental, seguridad y salud ocupacional).
3
3.1

MARCO TERICO

Evolucin de implementacin de un SGI y su importancia en las

organizaciones a nivel mundial.

Un SGI ayuda a lograr las metas y objetivos de una organizacin mediante una
serie de estrategias, que incluyen la optimizacin de procesos, el enfoque
centrado en la gestin y el pensamiento disciplinado. Por tanto el SGI es un
conjunto de etapas unidas en un proceso continuo, que deja trabajar
ordenadamente una idea hasta lograr mejoras y su continuidad. Las empresas
funcionan como unidades completas con una visin compartida. Ello engloba la
informacin compartida, evaluaciones comparativas, trabajo en equipo y un
funcionamiento acorde con los ms rigurosos principios de calidad y del
medioambiente.
Generalmente en un SGI se establecen cuatro etapas en este proceso, que
hacen de este sistema, un proceso circular virtuoso, pues en la medida que el
ciclo se repita recurrente y recursivamente, se lograr en cada ciclo, obtener
una mejora, respecto al anterior ciclo, lo que se denomina la Mejora Continua
de un SGI.
La implementacin de un SGI eficaz en una Organizacin puede ayudar a esta
en: gestionar los riesgos sociales, medioambientales y financieros, mejora en la
efectividad operativa, Reduccin de costos, Aumento en la satisfaccin de
clientes y partes interesadas, protege la marca y la reputacin, logra mejoras
continuas, potencia la innovacin, eliminar las barreras al comercio y aporta
claridad al mercado.
3.2

Estandarizacin de los procesos en una organizacin.

La estandarizacin de procesos, hoy en da es una herramienta que genera

una ventaja competitiva para muchas organizaciones. Las exigencias que
impone el mercado globalizado, han hecho cambiar la visin del mundo y de
los negocios. La competitividad extrema, en la que no existen distancias ni
fronteras y el hecho de que la informacin, ha dejado de ser resguardo seguro
en sus organizaciones, para estar al alcance de todos. Provoca una enorme
presin sobre las mismas, que deben flexibilizarse y encontrar nuevos
mecanismos para afrontar las presiones, para innovar.

El objetivo de crear e implementar una estrategia de estandarizacin es

fortalecer la habilidad de la organizacin para agregar valor. El enfoque bsico
es empezar con el proceso tal y como se realiza en el presente, crear una
manera de compartirlo, documentarlo y utilizar lo aprendido.
El siguiente ejercicio los ayudara a mejorar sus procesos para llegar a una
estandarizacin que beneficie al tiempo y productividad de su organizacin.
3.3

Beneficios de implementacin de un SGI.

Mejora la eficiencia y efectividad de la organizacin por la buena adaptacin

a las necesidades del mercado.

Mejora las relaciones con los proveedores, al hacerlos partcipes de la

filosofa de la calidad.

Minimiza los ndices de errores, incrementa los beneficios econmicos y

reduce sustancialmente los costos de no calidad.

Obtiene una disminucin en los costos de garanta del servicio y en el

nmero e importancia de los reclamos del cliente.

Incrementa el rendimiento, competencias y el entrenamiento de los

miembros de la organizacin, como individuos y equipo.

Mejora la moral y la motivacin del personal, por sentirse partcipes y

hacedores de la mejora continua de su organizacin.

Logra una concientizacin sobre la preservacin del medio ambiente en

todos los niveles y un ambiente de trabajo ms seguro para todos los
miembros de la organizacin.

Logra un significativo ahorro de recursos en el desarrollo e implementacin

del SGI y una menor inversin que la necesaria para los procesos de
certificacin de manera independiente.

Mejora las oportunidades laborales, al contar con la certificacin de

organismos
internacionales
de
validez
mundial,
satisfaciendo
simultneamente requisitos actuales del mercado.

3.4

Compromiso de la direccin y de los involucrados, alineada con los

SGI.

La Gestin del Conocimiento hace referencia a la planificacin, organizacin,

direccin, coordinacin y control de una red de personas incorporadas en los
procesos de la cultura organizacional y apoyadas por las tecnologas de la
informacin y las comunicaciones, que busca la creacin, adquisicin,

adaptacin, asimilacin, organizacin, transmisin, proteccin, uso y

conservacin del conocimiento, generando beneficios intelectuales, tangibles e
intangibles, orientados a potenciar las competencias de la organizacin y la
generacin de valor.
Es importante considerar el hecho que la empresa por s sola no puede generar
conocimiento, sino que son las personas que la componen, quienes establecen
las nuevas percepciones, pensamientos y experiencias, que constituyen el de
la organizacin. En realidad quien aprende es la persona. Por ello junto a la
evaluacin de conocimientos adquiridos y experiencias realizadas, debe
valorarse su capacidad de aprendizaje. Para aprender es fundamental tener
objetivos que alcanzar y metas que cumplir, para lo cual se requiere un alto
nivel de inters y motivacin.
La fuerza de trabajo como capital intelectual, es quien resuelve los problemas y
provee las actividades para asegurar el xito. Pero se requiere que la alta
gerencia lidere procesos de formacin, motivacin e incentivacin de los
trabadores, para generar nuevas actitudes, reconocimiento y confianza, en el
mediano y largo plazo.
3.5

Metodologa de integracin de requisitos del SGI.

Todos los sistemas tienen requisitos que inciden en la planificacin de los

mismos. Incluso indican la necesidad de implantar procedimientos que
aseguren una correcta gestin de los mismos.
Establecen que las empresas estn obligadas a establecer revisiones
peridicas de los SGI con el objetivo de verificar el grado de eficacia, de
adecuacin a las normas de referencia, el grado de cumplimiento de los
mismos, as como la ratificacin o modificacin de las polticas establecidas.
Todos los sistemas establecen que las empresas u organizaciones tienen que
establecer objetivos que garanticen la mejora continua de los SGI establecidos.
3.6

Etapas para el desarrollo de implementacin de un SGI

Cuando una empresa, tras evaluar el pro y el contra, toma la decisin de

certificarse e iniciar un proceso de implementacin de SGI con miras al
mejoramiento, debe afrontar ciertos procesos. Cualquier estrategia de
implantacin que tenga como objetivo la integracin de los sistemas deber
tener en cuenta su relacin con los procesos claves y relevantes que cruzan
horizontalmente y verticalmente toda organizacin. El SGI debe estar
supeditado a los procesos de gestin relacionados y servir de herramientas
estructuradas para la gestin de los mismos.

10

3.6.1 Diagnstico
Todo proceso de certificacin inicia con un correcto diagnstico. Este punto es
considerado esencial puesto que determina los recursos con los que cuenta la
empresa. Un diagnstico correcto permite, adems, identificar las falencias o
fortalezas de la empresa. Segn los parmetros establecidos desde ISO, esta
es la labor ms importante del proceso y se establece como la base para
determinar el estado real de la empresa, soportando el anlisis en su
informacin bsica. Partiendo de lo recolectado en el diagnstico se define un
plan de accin, se establecen los objetivos y acciones necesarias para corregir
las deficiencias detectadas y superarlas; as mismo, se fortalecen las ventajas
ya identificadas. A la hora de establecer las metas se deben tener en cuenta los
alcances e indicadores que le ayudarn a medirlas posteriormente; de igual
forma es importante tener consciencia de que los objetivos trazados no solo
deben ser medibles, sino tambin coherentes con las capacidades y polticas
de la organizacin. Dicha medicin debe realizarse llevando varios documentos
en los que se evale la eficacia y se ejerza control sobre la misma.
3.6.2 Compromiso
Esta es una etapa intermedia que incluso no es establecida dentro de los
parmetros de ISO, sin embargo es recomendada por las empresas asesoras
puesto que es el momento en el que todos los niveles de la empresa se
concientizan sobre la importancia de iniciar el proyecto. Es importante aclarar
que el nivel jerrquico ms alto de la empresa debe estar comprometido con el
mejoramiento y las buenas intenciones generadas en este proceso, para lo cual
se debe tener en cuenta que el personal de la organizacin se incluya en un
proceso de sensibilizacin en el que conozcan el alcance de la certificacin y lo
que esto representa para cada rea de trabajo. Las directivas de la empresa
deben asegurarse de que su personal tenga sentido de pertenencia por el
proceso, pues esto contribuir en el logro de los objetivos.
3.6.3 Diseo y documentacin
Esta es considerada la etapa de los manuales. Debe establecerse por escrito
cada una de las polticas de la organizacin y su manera de cumplir la norma o
estndar. As mismo, en la etapa de documentacin se definen los
procedimientos e instrucciones de trabajo de los procesos operativos.
En este punto es recomendable investigar las regulaciones que aplican para el
sector al que pertenece cada empresa, cules son los documentos requeridos
por la entidad y cules son los registros exigidos por la norma internacional.
Esto permitir medir qu documentos se tienen y qu documentos es necesario
elaborar.
Entre la documentacin que exige la norma, sea cual sea el sector, se
encuentra el manual de calidad, el manual de procedimiento, los

11

procedimientos generales y especficos, los registros, los planes de calidad y

especificaciones en general. Tambin resultan necesarios: expedientes
maestros de los productos, informes, planos, dibujos, esquemas, reglamentos,
instrucciones, entre otros.
3.6.4 Metodologa
Para el diseo e implementacin de un SGI, es necesario establecer un mtodo
que permita conocer la situacin actual de la empresa frente al cumplimiento de
los requisitos de las Normas que componen el SGI. Logrando a partir de los
resultados obtenidos del diagnstico a aplicar a cada etapa del proyecto
metodologa adecuada. Para este aplicativo es importante tener bien definido:
Que actividades se deben desarrollar dentro de cada etapa del proceso, el
responsable de llevar a cabo las actividades en cada una de las etapas,
conocer con claridad el lugar para llevar a cabo el desarrollo de las actividades,
establecer el tiempo para el desarrollo de actividades, y cuanto
aproximadamente se puede demorar en cada una de ellas, tener en gran
claridad la razn por la que se genera la actividad esto ayudara a ser ms
objetivos en la toma de resultados, conocimiento de mtodos y herramientas a
utilizar para llevar a cabo la actividad.
3.6.5 Implementacin
En este paso del proceso de certificacin se llevan a cabo las prcticas de las
polticas definidas y los procedimientos desarrollados. Esta parte del proceso
se caracteriza por incluir a todo el personal de la organizacin. La
implementacin y seguimiento es fiel al desarrollo sistemtico de productos,
bienes y servicios que propendan a una mejor calidad y al cumplimiento de las
necesidades del cliente. La empresa se enfrenta del papel al hecho, buscando
un objetivo claro.
3.6.6 Verificacin
En la verificacin se incluyen los procesos de medicin y seguimiento de las
actividades y documentos implementados en el sistema. Esta etapa nos
conduce
al
mejoramiento continuo a travs de auditoras internas,
seguimiento al tratamiento de no conformidades, acciones
correctivas,
preventivas y de mejora, se evala el cumplimiento y se toman acciones
que aseguren en cumplimiento de la poltica, objetivos y metas.

3.6.7 Mejora
La organizacin debe mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestin
Integrado mediante el uso de la Poltica de la Calidad, los Objetivos de la
Calidad, los resultados de las auditoras, el anlisis de datos, las acciones

12

correctivas y preventivas y la revisin por la direccin, los cuales pueden

utilizarse para identificar oportunidades para la mejora.
El enfoque basado en procesos permite que las acciones de mejora no se
separen por cada sistema de gestin, se aplicar el Ciclo de mejora continua o
ciclo de Deming que puede describirse brevemente como:
Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir
resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y la Poltica de Gestin
Integrada de la organizacin.
Hacer: Implementar los procesos.
Verificar: Realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y
los productos respecto a la Poltica de Gestin Integrada, los objetivos y los
requisitos para el producto, e informar sobre los resultados.
Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo de los
procesos.
3.7

Etapa De Certificacin.

La certificacin, o evaluacin de la conformidad, es la actividad que respalda

que una organizacin, producto, proceso o servicio cumple con los requisitos
definidos en normas o especificaciones tcnicas. Las marcas de conformidad
de ICONTEC se constituyen en un elemento diferenciador en el mercado,
mejorando la imagen de productos y servicios ofrecidos y generando confianza
frente a clientes, consumidores y el entorno social de las organizaciones.
3.7.1 Revisin y evaluacin
Tal como lo indica la Norma ISO, la certificacin debe estar preparada para
revisiones constantes. Ms all de una vigilancia, estos procesos se adelantan
para identificar fallas, disear correctivos y lograr mejoras continuas. La norma
especfica que deben realizarse tres etapas de revisin y evaluaciones
peridicas antes de la certificacin: la primera etapa es llevada a cabo por la
gerencia, la segunda por las auditoras internas y la tercera por los auditores
externos.
3.7.1.1 Revisiones gerenciales
En esta etapa la gerencia empresarial realiza auditoras internas para detectar
evidencias sobre incumplimientos en la documentacin, en los registros o en el
conocimiento del personal. Las auditoras internas permiten dar a conocer el
grado de implementacin del sistema y detectar oportunidades para mejorar.
Esta es la etapa lmite para seleccionar una compaa certificadora, una vez
que la empresa est lista para recibir la auditora.

13

3.7.1.2 Pre-auditora
Aqu la compaa certificadora elegida se dirige a la empresa para evaluar el
grado de cumplimiento del SGI. Las pre-auditoras son auditoras reales, pero
se diferencian de las terceras en que estas no son vlidas para obtener el
registro. Este paso sirve como un ejercicio de preparacin para la certificacin.
3.7.1.3 Certificacin
Etapa decisiva del proceso. La compaa certificadora asiste a la empresa para
evaluar el grado de cumplimiento del SGI; de este resultado depende el logro
de la acreditacin, dado que las auditoras de certificacin tienen validez para
el registro. En el caso cumplir con todos los requisitos, el organismo certificador
emite una constancia con duracin de tres aos, bajo la condicin de mantener
el SGI. Una vez logra la certificacin, la compaa tiene que certificarse de
nuevo al tercer ao.

14

4
4.1

MARCO CONTEXTUAL

Transportadora de metano E.S.P. S.A. - TRANSMETANO

Fue fundada el 9 de diciembre de 1993 y es la empresa concesionaria de la

Nacin para la construccin y operacin del Gasoducto Sebastopol - Medelln.
La compaa por desarrollar una actividad complementaria al servicio pblico
de gas combustible, se encuentra vigilada por la Superintendencia de Servicios
Pblicos Domiciliarios (SSPD) y sus tarifas son fijadas por la Comisin de
Regulacin de Energa y Gas (CREG).
4.1.1 Historia
En mayo de 1992, El Ministerio de Minas y Energa abri una convocatoria
pblica, invitando a inversionistas potenciales a presentar propuestas para la
construccin y operacin de Gasoductos en algunas regiones del pas,
incluyendo el Gasoducto "Sebastopol - Medelln".
Los socios gestores de TRANSMETANO presentaron una propuesta conjunta
para el Gasoducto Sebastopol - Medelln, y en 1993 se obtuvo de la Nacin la
concesin para construir y operar dicho Gasoducto, y prestar a travs de ste,
el servicio pblico de transporte de gas por un perodo de 50 aos.
Una vez el contrato de concesin fue perfeccionado, se constituy la
Compaa TRANSMETANO con el objeto social de prestar el servicio pblico
de transporte de gas natural, siendo su primer proyecto la construccin,
operacin y mantenimiento del Gasoducto que permitira transportar gas
natural desde la estacin de recibo de gas denominada Sebastopol, localizada
en el departamento de Santander punto de conexin con el Gasoducto "CentroOriente", hasta la estacin de entrega localizada en el sitio denominado
"Tasajera" en el Municipio de Girardota - Antioquia, que servira como estacin
de "Puerta de Ciudad" para Medelln y otros 9 municipios del valle de Aburra.
(Caldas, Sabaneta, La Estrella, Itag, Envigado, Bello, Copacabana, Girardota
y Barbosa).

15

Durante los aos 1994, 1995 y 1996 se trabaj en la estructuracin tcnica y

financiera del proyecto, proceso que culmin con la firma de un contrato de
transporte en firme con Ecopetrol por un plazo de 15 aos.
La construccin del Gasoducto se llev a cabo durante 1997 por el consorcio
constructor Norberto Odebrecht S.A. - Tipiel S.A. y el suministro y ensamble de
los equipos fue subcontratado por dicho consorcio con la firma Petrogs de
Holanda.
En el ao 2003, la compaa expandi sus redes construyendo la
infraestructura necesaria para atender las poblaciones de Puerto Berrio, San
Jos del Nus y Cisneros.
Promigas S.A en el ao 2004 adquiri un paquete importante de acciones a los
socios gestores pasando as a ser el mayor accionista lo cual convirti
a TRANSMETANO en un filial de dicha empresa.
En el ao 2008, se construy igualmente una estacin de entrega que
permitiera el transporte de gas al municipio de Barbosa.
4.1.2 Misin
Prestamos el servicio pblico de transporte de gas natural en Antioquia,
construyendo relaciones sostenibles de largo plazo con todos nuestros grupos
de inters, convencidos de que nuestro talento humano es el factor esencial
para lograrlo.
4.1.3 Visin
En el 2017 queremos consolidarnos como la tercera transportadora de gas
natural en Colombia, ampliando el consumo de este combustible en Antioquia
mediante el trabajo conjunto con los distribuidores locales y el desarrollo del
mercado no regulado.
4.1.4 Poltica corporativa
Transmetano disea, construye, opera y mantiene sistemas de transporte de
gas natural, bajo estndares de calidad que logran la satisfaccin de los
clientes, prestando un servicio continuo, confiable y seguro, utilizando
tecnologas avanzadas para asegurar la integridad de sus activos, cumpliendo
normas y requisitos legales aplicables y generando una rentabilidad para sus
accionistas que permita el crecimiento sostenido de la empresa.
Estamos comprometidos con el desarrollo sostenible de nuestra organizacin,
a travs de la prevencin y control de los impactos ambientales, el
fortalecimiento de las relaciones positivas con las comunidades en el rea de

16

influencia de los sistemas de transporte y la gestin de riesgos en nuestros

procesos para brindar ambientes de trabajo sanos y seguros.
Facilitamos el desarrollo integral de nuestros colaboradores, actuando
conforme a los valores corporativos del respeto, integridad, solidaridad,
liderazgo y excelencia, para el mejoramiento continuo de nuestros
procesos.

17

4.1.5 Organigrama

18

5
5.1

METODOLOGA.

Etapas para el desarrollo de un SGI.

El desarrollo del proyecto, inicia con la planificacin y puesta en marcha de

una secuencia actividades o etapas, los cuales permitirn tener una visin
clara con respeto al rumbo que debe tomar dicho proyecto de acuerdo a los
objetivos planeados y as lograr el xito de los mismos.
5.1.1 Anlisis de la organizacin
Diagnosticar el estado de la empresa con relacin al cumplimiento de los
requerimientos de las Normas, evaluando segn listas de chequeo del estado
de la organizacin con relacin a los requerimientos de las normas: ISO
9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.
Elaboracin y presentacin del cronograma de trabajo a seguir para el
desarrollo del proyecto y del informe del diagnstico, haciendo especial nfasis
en la necesidad de gestionar recursos.

5.1.2 Planificacin de un SGI

Determinacin del mapa de procesos y del alcance del SGI, con una definicin
clara y concreta por parte de la Gerencia.
Sensibilizacin y capacitacin en fundamentos de SGI.
Plantea acciones de mejora para aumentar la eficacia y la eficiencia de la
organizacin con cada ciclo de mejora que se inicie.
5.1.3 Documentacin de los procesos.
Documentacin de los procesos del HSE; elaboracin, diseo y ajuste de los
diferentes documentos requeridos por la empresa.
Archivo con evidencia de capacitaciones en los requisitos de HSE.

5.1.4 Implementacin del SGI

Aplicacin de los documentos del QHSE elaborados para cada proceso, de
manera que exista evidencia de la ejecucin de actividades acorde a lo que se
encuentra escrito y definido en la plataforma documental.
Medicin de los objetivos del SGI y sus procesos, poner a funcionar los
planificado para cada proceso y efectuar seguimiento, con el fin de generar
mejora al mismo, para lo cual se determina un periodo de prueba antes de la
aprobacin formal del documento.
Aplicacin de acciones correctivas, preventivas y de mejora al SGI y sus
procesos, generando la atencin ms oportuna a eventualidades no positivas.

19

Capacitacin en la aplicacin de acciones correctivas y preventivas, con

tcnicas estadsticas para anlisis de datos.
5.1.5 Verificacin y seguimiento
Ejecucin de auditoras internas, con auditores internos formados
Posteriormente dar solucin a las no conformidades que puedan aparecer
como resultado de la auditoria interna.
Acompaamiento al comit integrado de la empresa, en la realizacin de
revisin por la direccin al SGI.
Dar solucin a las no conformidades que aparecen durante la auditoria de
certificacin, segn el ente certificador.

20

6
6.1

RESULTADOS Y ANLISIS

Documentacin

Se realiza la revisin, ajuste y actualizacin de los documentos generados en el

SGI, tales como: Caracterizaciones, Procedimientos, Planes, Programas,
Matrices y Formatos, entre otros, teniendo prioridad en los ms utilizados en
los procesos de la empresa. Para su correcto diligenciamiento se tiene en
cuenta lo siguiente:

Mantener la lista maestra de documentos actualizada

Asegurarse que los documentos estn disponibles en las reas de uso.

Administrar versiones originales durante su vigencia.

Verificar que los documentos cumplan con los lineamientos establecidos

para la elaboracin de los mismos.

Asegurarse que los documentos que se utilicen sean versin

actualizada.

Dar de baja los documentos de la lista maestra.

Una vez que la Direccin General aprueba los documentos para su
implementacin, solicita al Jefe de Soporte Informtico la publicacin de los
documentos del SGI en la Carpeta electrnica del SGI localizada en el
servidor, disponible para consulta del personal de la empresa.

MANUAL
PLAN- PROGRAMA
DOCUMENTO DE APOYO
FICHA DE CARACTERIZACIN
POLITICA- NORMA
PROCESO- INSTRUCTIVO- FORMATO

6.2

Indicadores de Gestin

Se particip activamente en la actualizacin de los indicadores del Proceso

Ambiental, Salud Ocupacional y Seguridad Industrial, segn el aporte realizado
por cada profesional encargado en su rea.
Responsable de Medicin: Gerente General
Indicador: Porcentaje de cumplimiento de la Matriz Operacional

21

ndice: Planes de accin ejecutados x 100/Planes de accin programados

Meta: 90% Frecuencia.: Bimestral
Grafico 1. Indicador Porcentaje de cumplimiento de la Matriz Operacional

Responsable de Medicin: Profesional QHSE

Indicador: Comunidades preparadas en plan de emergencias
ndice: N de comunidades preparadas en plan de emergencias x 100 /Total de
comunidades programadas para capacita
Meta: 100% Frecuencia.: Mensual
Grafico 2 Indicador Comunidades preparadas en plan de emergencias

Responsable de Medicin: Profesional QHSE

Indicador: Multas y sanciones por incumplimiento de requisitos legales HSE
ndice: Nmero de multas o sanciones
Meta: 0 Frecuencia.: Mensual

22

Grafico 3 Indicador Multas y sanciones por incumplimiento de requisitos

legales HSE

Responsable de Medicin: Profesional QHSE

Indicador: Condiciones ambientales satisfactorias
ndice: N Condiciones ambientales satisfactorias encontradas x 100/ Total de
condiciones ambientales verificadas
Meta: 90% Frecuencia.: Bimestral
Grafico 4 Indicador Condiciones ambientales satisfactorias

Responsable de Medicin: Profesional QHSE

Indicador: Condiciones SISO satisfactorias
ndice: N Condiciones SISO satisfactorias encontradas
condiciones SISO verificadas

23

x 100/ Total de

Meta: 90% Frecuencia.: Bimestral

Grafico 5 Indicador Condiciones SISO satisfactorias

6.3

Generacin de Informes

Se establece comunicacin con las principales entidades ambientales como

CORANTIOQIA, CORNARE, CAS entre otras con el fin de recopilar y actualizar
procesos de cumplimiento por parte Transmetano. Tambin con el fin de
elaborar los informes de cumplimiento ambiental segn la normatividad vigente.
6.4

Sustancias Qumicas

Se implementa un proceso de actualizacin del listado de sustancias qumicas,

la caracterizacin, las etiquetas, la matriz compatibilidad, las hojas de
seguridad y las tarjetas de emergencia. Adicionalmente se distribuyen en los
puntos de trabajo; segn la norma para el manejo de sustancias qumicas
peligrosas.
6.5

Verificaciones

Se realiza la inspeccin mensual a los extintores y botiquines de los vehculos

y de las diferentes instalaciones de Transmetano, y se gestiona la solucin de
los hallazgos de dichas inspecciones, con el fin de posibilitar la debida atencin
en caso de emergencia.

24

Ilustracin 1 Formato Inspeccin de Extintores

Ilustracin 2 Formato Inspeccin de botiquines

25

6.6

Trmite de recursos

Constante se realizan cotizaciones de elementos requeridos en la empresa

para el correcto funcionamiento del SGI. Y la obtencin de recursos para la
ejecucin de los simulacros de emergencia y evacuacin, la reposicin de
elementos de botiqun y la recarga de extintores, entre otros.
6.7

Programa Salud Ocupacional

Durante el proceso se programaron diferentes actividades de entrenamiento y

rentrenamiento segn los requerimientos de la organizacin. Estas
capacitaciones se realizan en su mayora a travs del Sena y la ARL
Administradora de Riesgos Laborales para el desarrollo del Programa de Salud
Ocupacional.
6.8

Mejora

Se contribuy en el seguimiento de los pendientes consignados en: Matrices

legales, acciones correctivas, preventivas y de mejora, informes de
inspecciones y hallazgos no conformes y aspectos por mejorar. Teniendo en
cuenta que en el da a da:

El progreso en el cumplimiento de los compromisos con la Poltica,

Objetivos, Metas y la mejora continua, en materia de Seguridad y Salud en
el Trabajo; y en la gestin de sus aspectos ambientales.

El cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos que la

organizacin suscribe en relacin a la Seguridad y Salud en el Trabajo; y la
proteccin al medio ambiente.

Los incidentes, daos y deterioro de la salud en las personas; y los

impactos y daos ocasionados al medio ambiente.

La eficacia de los controles operacionales; y en todo caso evaluar la

necesidad de modificar o introducir nuevos controles para mitigar y
disminuir los riesgos a la Seguridad y Salud en el Trabajo; y a los impactos
ambientales adversos.

El desempeo del Sistema de Gestin Integral

La competencia del personal.

6.9

Auditorias

La participacin en las auditoras internas y externas a los SGI, no fue directa

pero se realiz seguimiento a los hallazgos de no conformes y se gestionaron
las soluciones para la mayora de los casos.

26

CONCLUSIONES

La Planificacin del SGI en Transmetano fortalece la Organizacin

mejorando continuamente, todos sus procesos, permitiendo a Transmetano
dar cumplimiento a los requisitos de ley, del cliente y de la Organizacin de una
manera ms eficiente.
El Sistema de Gestin Integral es un instrumento muy importante para
obtener un adecuado manejo de los aspectos ambientales, Seguridad y
Salud Ocupacional de la Empresa.
Es importante generar cambios de actitudes y conductas a travs de
un proceso de concientizacin masiva que le permita a las comunidades
asumir su responsabilidad
La empresa Transmetano, logro tener implementados de manera exitosa todos
los requisitos necesarios para poder solicitar la auditoria de Certificacin bajo
las normas OHSAS 18001:2007, ISO 14001:2004 y la ISO 9001:2008 en abril
de 2013.
La implementacin del Sistema Integrado de Gestin dentro de la organizacin
le permite un mayor reconocimiento a nivel nacional e internacional, lo cual
puede atraer a grandes inversionistas y un mejor posicionamiento en el sector
de transporte de gas.
El compromiso adquirido por parte del Gerente en cuanto a la disposicin de
recursos, tiempo y espacio para la realizacin de todas las actividades
necesarias encaminadas al logro de los objetivos del proyecto es un aspecto a
resaltar, ya que la implementacin y el mantenimiento de un sistema de gestin
requiere de trabajo, entrega y recursos para el xito del mismo.
El seguimiento a los indicadores como herramienta de medicin del
desempeo del sistema exigen planes de mejora resultados al momento de la
aplicacin de los mismos, logrando el mejoramiento continuo.
El mantenimiento de un manual del SGI, genera una visin rpida sobre la
documentacin existente dentro del Sistema de Gestin Integral y sirve como
herramienta para tener un control sobre todos los procesos, su interaccin y los
responsables. Adems evidencia el compromiso de la gerencia con el sistema
de gestin y los compromisos adquiridos para su mantenimiento.

27

El direccionamiento estratgico de la empresa Transmetano, que incluye:

misin, visin, valores, organigrama se encuentra diseado acorde a las
caractersticas de la organizacin, permitiendo as un mejor direccionamiento
en el proceso de ajuste, documentacin e implementacin del SGI.
Para la empresa TRANSMETANO, la adopcin y el mantenimiento del SGI
significo un paso importante en su compromiso con el mejoramiento continuo.
Con el diseo, documentacin e implementacin del SGI en TRANSMETANO,
se cumplieron los objetivos propuestos del proyecto y las expectativas de la
empresa.

28

BIBLIOGRAFA

29