ESCUELA PROFESIONAL DE

INGENIERA DE COMPUTACIN Y SISTEMAS

TALLER 2: TCNICAS DE LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

CASO VENTA DE SERVICIOS DE CONSULTORIA

1. CONSULTOR COMERCIAL:

Entre sus funciones figuran las de generar oportunidades de negocios, programar sesiones de
demostracin para los clientes potenciales de los productos que vende la empresa, elaborar
propuestas tcnicas y econmicas y remitirlas para aprobacin del Gerente General.
Le pagan un sueldo base ms una bonificacin correspondiente al 2% del monto contratado
(Luego de la firma).
Aproximadamente de cada 10 sesiones demostrativas 1 termina con un cierre de contrato.
Cuenta con una base de datos de clientes a la cual accede a todos los das, para los 20 clientes
que tienen actualizado los datos de contacto, elabora un correo de presentacin de la empresa o
presentacin del producto mientras llama al contacto del rea de TI y ofrece remitirle publicidad.
Al finalizar la llamada si el cliente potencial acept recibir la publicidad, procede a enviarle el
correo y a actualizar su base de datos, cambiando de estado a Informacin Remitida. Luego de
terminar con los 20 clientes iniciales procede a contactarse con los clientes potenciales en estado
Informacin Remitida con ms de 10 das para ofrecerle una sesin demostrativa. En promedio
de las 20 llamadas realizadas al da, 1 termina con agenda para sesin demostrativa, para lo cual
solicita a un consultor de implementacin, desarrolle una presentacin personalizada para el
cliente, que le demora 4 horas para la preparacin y medio da para la presentacin y
demostracin. Al finalizar la demostracin, el consultor comercial entrega una copia de la
propuesta econmica (realizada mientras se preparaba la demostracin) y realiza una
presentacin de la propuesta. Si el cliente desea incluir nuevas funcionalidades o productos o se
ha realizado un ajuste en el precio, el consultor comercial elaborar nuevamente la propuesta y
la remitir va correo electrnico al cliente. Si el cliente remite la Orden de Compra al Consultor
Comercial, ste remite una copia al Gerente de Administracin para que gestione la facturacin y
el cobro y otra copia al Gerente de Proyectos para que gestione los recursos para el inicio del
proceso.
Por regla debe solicitar que el jefe de proyecto asigne al consultor encargado de la sesin
demostrativa, pero cuando no se encuentra el jefe de proyecto y la necesidad es urgente, el
encargado de asignar es el gerente de proyectos. Lo primero suele durar dos semanas para la
sesin demostrativa y en el segundo caso puede agendarse para el da siguiente.
La mejor forma de captar al cliente es agendar las sesiones demostrativas de una semana para
otra.

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CASO VENTA DE SERVICIOS DE CONSULTORIA
2. CONSULTOR DE IMPLEMENTACIN:

Entre sus funciones figuran las implementar las soluciones tecnolgicas de la empresa y
desarrollar los componentes requeridos en los proyectos, asimismo apoyar en las sesiones
demostrativas al rea comercial.
A diario deben de registrar sus actividades en un sistema de seguimiento y le pagan de acuerdo a
sus actividades registradas, conociendo que la demostracin es registrada en el sistema como
medio da (4 horas), incluso si solo demora dos horas, los consultores suelen apoyar en las
sesiones demostrativas por lo menos tres veces por semana por consultor.
Cuando le asignan la elaboracin de una sesin demostrativa solicita al consultor comercial los
datos de la empresa y requerimientos especiales que hayan solicitado los clientes. Con esta
informacin realiza una copia de la base del sistema segn industria y la personalizacin
correspondiente. Una vez finalizada la personalizacin realiza la publicacin y creacin de
usuarios y remite un correo electrnico al consultor comercial, quien le responde confirmando la
fecha y hora de la demostracin.
Lo que sabe de los consultores comerciales es que generalmente se quedan en la empresa de seis
a ocho meses, luego de realizar una serie de ventas y promesas difciles de cumplir.
Si ha sido asignado para trabajar con el Jefe de Proyecto 1, usualmente debe atender las
solicitudes del consultor comercial lo antes posible y registrar toda actividad en el sistema, esto
le beneficia porque le permite desconectarse de la presin del proyecto por unas horas para
realizar una actividad ms relajante, pero cuando se acerca el plazo de presentacin final del
producto, generalmente se amanece para terminar en los plazos. Cuando sabe que no va a llegar
al plazo le informa a su jefe de proyecto la situacin para que gestione una ampliacin de plazo.
Por otro lado, cuando ha sido asignado para trabajar con el Jefe de Proyecto 2, cada requerimiento
o encargo del rea comercial lo informa de inmediato al Jefe de Proyecto y ste le responde sobre
la prioridad y urgencia de la atencin, en ocasiones le indica que no se encargar del trabajo y en
cambio lo derivar con alguno de sus compaeros. Generalmente no hay problemas de
cumplimiento de plazos con este jefe de Proyecto, aunque en ocasiones ha requerido trabajo con
horas extras por las noches para completar lo que falta.

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CASO VENTA DE SERVICIOS DE CONSULTORIA
3. GERENTE DE PROYECTOS:

Entre sus funciones figuran las de asignar los consultores a los proyectos, asignar a los jefes de
proyecto, controlar el cumplimiento de los plazos y el alcance de los diversos proyectos.
En base a los reportes de actividad ante una nueva Orden de Compra, asigna al jefe de proyecto
y a los consultores que conformarn el proyecto. En caso no haya disponibilidad de consultores
remitir una solicitud de personal a la Gerencia de Administracin para que realice la convocatoria
y seleccin del nuevo personal.
Es parte del comit de seleccin y entrevista de los consultores comerciales, donde evala la
idoneidad tcnica del postulante, para evitar ventas sin sentido.
Sabe que el Gerente revisa las propuestas tcnicas y econmicas confiando en la experiencia de
sus consultores comerciales, que desde la seleccin se les requiere experiencia en herramientas
similares a las vendidas por la empresa, asimismo se les da a cada consultor comercial la total
confianza para que consulte a cualquier jefe de proyecto sobre algn aspecto tcnico que tenga
duda.
Mensualmente realiza una reunin con todos los jefes de proyecto para definir lineamientos
metodolgicos, reporte y seguimiento de problemas, identificacin de oportunidades de mejora.
Durante los dos ltimos aos la empresa ha realizado 12 proyectos de implementacin, de los
cuales 4 terminaron a tiempo, con los costos controlados y el nivel de alcance requerido, 5
terminaron fuera de plazo, con una extensin de hasta 10% del plazo y 3 fracasaron por
requerimientos no contemplados.
Se est teniendo un crecimiento del 20% anual en cantidad de proyectos se ejecutan y est
optando por la necesidad de entrenar a dos o tres consultores expertos para poder subirlos de
cargos, esto conlleva a la seleccin de personal para el cargo de consultores de implementacin.

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CASO VENTA DE SERVICIOS DE CONSULTORIA
4. JEFE DE PROYECTO 1:

Entre sus funciones figuran las de controlar el cumplimiento del proyecto en presupuesto,
recursos humanos, control de alcance y gestin de los riesgos.
Usualmente los consultores no terminan sus actividades de implementacin en los tiempos
establecidos y todos sus proyectos requieren una extensin de plazo del 10% para poder cumplir
con la calidad, pero eso significa un aumento de costos de personal.
Se le paga un sueldo bsico y un bono por cierre de proyecto con la calidad requerida y si no se
excede en ms del 15% del plazo convenido.
Como Jefe de proyecto debe organizar reuniones con el cliente, generalmente cada jefe de
proyecto maneja en promedio tres proyectos, por lo que tres veces por semana durante medio
da se encuentra fuera de la oficina.
Cuando se encuentra en la oficina y el consultor comercial le solicita personal para una sesin
demostrativa, por regla general lo atiende con dos semanas de plazo.
Hasta el momento la empresa ha contratado 3 consultores comerciales en los ltimos 2 aos y
tres de los proyectos que han vendido han resultado en fracaso debido a que se prometieron
cosas que no se pudieron cumplir, adicionalmente a esto, los consultores de implementacin que
trabajaron en dichos proyectos renunciaron en un periodo de cuatro meses. Renunciaron con
usted indicando que el sobretrabajo y el estrs era la principal causa, ya que el cliente peda cosas
que no se haban contemplado en el diseo y en los plazos.
A pesar de que el Gerente de Proyectos les solicit atender a los requerimientos de asesora, hasta
el momento slo la primera vez de elaboracin de la propuesta reciben consultas de los
consultores comerciales, luego no se vuelve a saber de ellos hasta la venta de un proyecto, cuando
enva el gerente de proyecto una orden de compra y la asignacin del equipo.
Es muy amigo de los consultores comerciales, ya que usualmente viaja con ellos a provincias para
apoyarlos en actividades de marketing, difusin y ventas. Estos viajes pueden durar hasta una
semana.

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CASO VENTA DE SERVICIOS DE CONSULTORIA
5. JEFE DE PROYECTO 2:

Entre sus funciones figuran las de controlar el cumplimiento del proyecto en presupuesto,
recursos humanos, control de alcance y gestin de los riesgos.
Usualmente los consultores terminan sus actividades de implementacin en los tiempos
establecidos y algunos de sus proyectos requieren una extensin de plazo del 5% para poder
cumplir con la calidad, pero eso significa un aumento de costos de personal.
Se le paga un sueldo bsico y un bono por cierre de proyecto con la calidad requerida y si no se
excede en ms del 15% del plazo convenido.
Como Jefe de proyecto debe organizar reuniones con el cliente, generalmente cada jefe de
proyecto maneja en promedio tres proyectos, por lo que tres veces por semana durante medio
da se encuentra fuera de la oficina.
Cuando se encuentra en la oficina y el consultor comercial le solicita personal para una sesin
demostrativa, por regla general lo atiende con dos a tres semanas de plazo.
Hasta el momento la empresa ha contratado 3 consultores comerciales en los ltimos 2 aos y
tres de los proyectos que han vendido han resultado en fracaso debido a que se prometieron
cosas que no se pudieron cumplir, adicionalmente a esto, los consultores de implementacin que
trabajaron en dichos proyectos renunciaron en un periodo de cuatro meses. Renunciaron con
usted indicando que el sobretrabajo y el estrs era la principal causa, ya que el cliente peda cosas
que no se haban contemplado en el diseo y en los plazos.
A pesar de que el Gerente de Proyectos les solicit atender a los requerimientos de asesora, hasta
el momento slo la primera vez de elaboracin de la propuesta reciben consultas de los
consultores comerciales, luego no se vuelve a saber de ellos hasta la venta de un proyecto, cuando
enva el gerente de proyecto una orden de compra y la asignacin del equipo.
Ha conversado con sus consultores de implementacin y en caso exista un requerimiento de
apoyo en una sesin demostrativa a los consultores comerciales, deben inmediatamente
comunicarle va correo para que usted asigne sus prioridades o reasigne al consultor
internamente.
Ha evitado realizar viajes a provincia con los consultores comerciales debido a que tiene en
promedio mayor carga de proyectos que los dems jefes de proyectos, en las ocasiones que ha
viajado, ha requerido que agenden conjuntamente con usted el programa de demostraciones y
ha programado a lo mximo 2 das consecutivos.

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CASO VENTA DE SERVICIOS DE CONSULTORIA
6. JEFE DE EQUIPO

Cuenta con los siguientes roles: consultores comerciales, jefes de proyecto, gerente de
proyectos y consultor de implementacin.
Si existe una aparente contradiccin entre los expertos se debe de graficar cada posicin y los
expertos deben llegar a un acuerdo, generalmente el que decide es el jefe, sin embargo el jefe
puede consultar a su subordinado y analizar que no se rompan las reglas de la empresa.

En el cuadernillo entregado:

Debe llenar la lista de participantes indicando el nombre y el cargo de cada uno.

Identifique las caractersticas de una organizacin funcional dentro del caso y fundamente cada
una con un ejemplo del caso.
Identificar los principales problemas e indicar el proceso y persona afectada, el responsable del
problema y las posibles soluciones que se podran dar.
Elaborar un diagrama de estados del proceso de venta de proyectos.
Elaborar el diagrama de flujo del proceso de venta de proyectos.