LEYGENERALDELSISTEMADEDOCUMENTACIONDEQUINTANAROO

ltimaReformapublicadoenelPeridicoOficialel 21deDiciembre de2001

LEYGENERALDELSISTEMADEDOCUMENTACIONDE
QUINTANAROO
CAPTULOPRIMERO
DISPOSICIONESGENERALES

Artculo 1. La presente ley es de inters general y observancia obligatoria en el Estado de

QuintanaRoo,tieneporobjetoestablecerlasnormas queregulanlaorganizacininstitucional
para establecer la coordinacin, cooperacin y concertacin de acciones de los poderes
ejecutivo,legislativoyjudicialdelEstado,ascomodelosmunicipiosydelossectoressocialy
privado a travs de un Sistema Estatal, que permita la modernizacin y homogeneizacin de
criterios, tcnicas y mecanismos para la proteccin fsica, rescate, organizacin, control y
difusindelosdocumentoshistricosydelosderivadosdelagestingubernativadelEstado,
ascomoparalaconsultadelosmismosylapresentacindelserviciopblicoenelramo.
Artculo2.CorrespondelaaplicacindelapresenteleyalosPoderesEjecutivo,Legislativoy
Judicial,porconductodesusrespectivosrganosdegobiernoadministrativos,ascomoalos
presidentesmunicipales,porso atravsdelasdependenciaso entidades quedesignen,de
acuerdoalalegislacinaplicable.
Artculo3.ParalosefectosdelapresenteLey,seentenderpor:
Administracin de documentos de inters pblico: Todos los actos o hechos que intervengan
en su creacin, adquisicin, recepcin, control, distribucin, reproduccin, organizacin,
mantenimiento, custodia, resguardo, restauracin, transferencia, seleccin, depuracin,
destruccinoeliminacin,ascomolasactividadesenfocadasaregular,coordinarydinamizar
suusoydivulgacin.

I.

ArchivoGeneral:ArchivoGeneraldelEstadodeQuintanaRoo.

II.

Comisin Dictaminadora: La Comisin Dictaminadora de Valoracin Histrica y

DepuracinDocumental.

III.

Consejo: El Consejo Tcnico de Documentacin del Sistema Quintanarroense de

Documentacin.

IV.

Documento de Inters Pblico: Toda representacin material que se genere como

consecuencia de un hecho o acto de los Poderes Ejecutivo, Legislativo o Judicial, de los
Municipios,ascomoensucasodelasorganizacionesprivadasodelosparticulares,quesea
deintersgeneralodevalorhistricoparaelEstado.

V.

rganosGubernamentales:Losconstituyenlasdistintasdependenciasyentidadesque
integranlaestructuraorgnicadelostresPoderesdelEstadoydelosmunicipios.

VI.

Sistema:ElSistemaQuintanarroensedeDocumentacin.

VII. Unidadesarchivsticas:Lasreasounidadesqueconstituyenlosarchivosdecadauna
delasdependenciasyentidadesqueintegranlostresPoderesdelEstadoydelosmunicipios.

VIII. UnidadesDocumentales:Losarchivos,hemerotecas,seanestaspblicasoprivadas y
cualesquiera otros acervos en que se encuentren documentos para su gestin, custodia,
organizacinoconsulta.

IX.

Vigencia: El perodo del ciclo vital de la documentacin comprendido entre la

produccinyeltrminodelautilidadinmediataymediatadelosdocumentos,determinadasta
porlosvaloresadministrativo,legalyfiscaldelosdocumentos.

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CAPTULOSEGUNDO
DELSISTEMAQUINTANARROENSEDE
DOCUMENTACINYSUSOBJETIVOS
Artculo 4. Se declara de inters pblico la generacin, produccin, informacin, estudio,
organizacin, administracin, preservacin, reservacin, conservacin, clasificacin y difusin
delosdocumentosqueconstituyenelpatrimonioarchivsticodelaEntidad.
Artculo 5. Para efectos de lo dispuesto en el artculo anterior, se crea el Sistema
Quintanarroense de Documentacin con el propsito de garantizar el uniforme e integral
manejo de las unidades archivsticas existentes y de las que se creen en el futuro,
correspondientealosPoderesEjecutivo,LegislativoyJudicial,ascomodelosMunicipiosdel
Estadoy,ensucaso,delosparticulares.
Artculo6.ElSistematendrcomoobjetivoslossiguientes:

I.

Normar, regular, coordinar, homogeneizar, dinamizar, agilizar y promover el

funcionamiento y uso de los Archivos Administrativos e Histricos y el acervo documental de
losPoderesdelEstadoydelosMunicipios,propiciandoeldesarrollodemedidaspermanentes
de comunicacin, cooperacin y concertacin entre ellos, y con los sectores social y privado
ascomolaproduccin,circulacin,usoyaccesodeladocumentacin.

II.

Contribuir a fortalecer la unidad local y nacional a travs de la organizacin,

concentracin, resguardo, preservacin, conservacin, fomento y difusin de la memoria
colectiva,constituidaporelacervodocumentaldelEstado.

III.

Integrar y vincular, a travs de un marco organizativo comn, a todas las unidades

documentales dedicadas a la administracin de servicios documentales en los mbitos del
Gobierno Estatal y de los Gobiernos Municipales, a fin de mejorar y modernizar los servicios
archivsticosydelainformacinpblicos,convirtindolosenfuentesesencialesdeinformacin
ybancodedatosdelpasadoyelpresentedelavidainstitucionalyculturaldelaEntidad.

IV.

Procurar la investigacin de nuevas tcnicas de administracin de documentos

administrativosehistricos,ascomolarestauracinypreservacindelosmismos.

V.

Fomentar la utilizacin de los ms avanzados instrumentos de que la tecnologa

moderna brinde para lograr la eficiencia y seguridad en materia archivstica y de la
administracindedocumentos.

VI.

ServircomomecanismoinstitucionaldeenlaceconelSistemaNacionalenlamateria.

VII.

Vigilar la aplicacin de la presente Ley y dems disposiciones que al respecto se

expidan.

CAPTULOTERCERO
DELOSRGANOSQUEINTEGRANELSISTEMA
QUINTANARROENSEDEDOCUMENTACIN
Artculo 7. ElSistema estar integrado por los siguientes rganos que se encargarn de su
organizacinyoperacin:

I. ElArchivoGeneraldelEstado
II. ElConsejoTcnicodeDocumentacin
III. LaComisinDictaminadoradeValoracinHistricayDepuracinDocumental,y
IV. LasUnidadesDocumentalesdelEstado.

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CAPTULOCUARTO
DELARCHIVOGENERALDELESTADODEQUINTANAROO.

Artculo8.ElArchivoGeneraldelEstado,comorganopblicodesconcentradodelaOficiala
Mayor del Gobierno del Estado, se regir jurdica y administrativamente por la presente ley y
por el decreto administrativo de su creacin. Tendr las funciones y atribuciones que dicho
decretoysureglamentointernolesealen.
Artculo9.ParalosefectosdelapresenteLey,elArchivoGeneraldelEstado,serelrgano
de regulacin, coordinacin y promocin del Sistema y se encargar de mantener relaciones
permanentes con los rganos gubernamentales responsables de la administracin de los
archivos administrativos e histricos, de los tres poderes del Gobierno Estatal, de los
municipios,ascomodelossectoressocialyprivadosqueseincorporenalSistema.

CAPTULOQUINTO
DELCONSEJOTCNICODEDOCUMENTACIN.
Artculo 10. Para el cumplimiento de sus objetivos el Sistema Quintanarroense de
Documentacin contar con un Consejo Tcnico de Documentacin, que ser el rgano
normativodelSistemaylamximaautoridadenlaimplementacinydesarrollodeeste.
Artculo11.ElConsejoestarintegradodelasiguientemanera:

I. Por un Presidente, que ser el Gobernador del Estado, o elfuncionario pblico que ste
designe

II. PorunSecretarioTcnico,queserelDirectorGeneraldelArchivoGeneraldelEstado
III. PorseisConsejeros,quienessernlostitularesdelossiguientesentesdegobierno,olos
funcionariospblicosquestosdesignen:
PoderLegislativo
PoderJudicial
OficialaMayordelGobiernodelEstado
SecretaradeEducacinyCultura
SecretaradelaContralorae
InstitutoQuintanarroensedelaCultura

IV. Por ocho vocales, quienes sern cada uno de los Presidentes Municipales, o los
funcionariospblicosquestosdesignen.
TambinpodrnserinvitadosalassesionesdelConsejo,convozperosinvoto,lostitularesde
lasunidadesdocumentalessealadasenelartculo23deestaLey.
ElnombramientodelosmiembrosdelConsejoserhonorfico.
Losmiembrospropietariosaqueserefierenlasfraccionesanterioresdeesteartculo,contarn
con voz y voto, con excepcin del Secretario Tcnico, quien contar nicamente con voz,
debiendodesignarcadaunodeellosasusuplenterespectivo,paraelcasodesusausenciasa
lassesiones,procurandoquedichadesignacinrecaigaenlamismapersona.
Artculo 12. El Consejo sesionar Trimestralmente en forma ordinaria y de manera
extraordinaria, cuando sea necesario, dichas sesiones debern ser convocadas y presididas

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por el Presidente y para efectos de su celebracin se deber contar necesariamente con la

asistenciadesteltimoydelSecretarioTcnico.Lasresolucionesdelconsejosetomarnpor
mayoradevotos,teniendoelPresidente oquienlegalmentedebasuplirlo,votodecalidaden
casodeempate.
ElConsejosesionar,conlaasistenciadelamayoradelosmiembrosquelointegran,paralo
cualelSecretarioTcnicocomprobareldayhorasealadosparalasesinquecorresponda,
queexistequrumlegal,dandocuentadeelloalpresidente.
LosdemsaspectosrelacionadosconlaformadeorganizacinyfuncionamientodelConsejo,
seestablecernensuestatutointernoquealefectoexpida.
Artculo13.SernfacultadesyobligacionesdelConsejo:

I. Dictar las medidas, mecanismos, polticas generales y lineamientos que estime

convenientes para el cabal funcionamiento, desarrollo y operacin del Sistema,
auspiciandoentre susmiembros,lasmedidasdecontrol yevaluacin sistemticaen sus
distintosmbitosyniveles.
II. Fungircomorganodecoordinacinyvinculacinglobalentrelosdiversoselementosdel
Sistema.
III. Impulsar, a travs de sus rganos y unidades documentales, una amplia labor de
comunicacin y sensibilizacin institucional y social que fomente la participacin de las
instancias gubernamentales, as como de los diversos sectores de la sociedad en la
utilizacin, preservacin y difusin del patrimonio documental del Estado, induciendo la
efectivarenovacinyfortalecimientodelaculturainformativa,documentaladministrativae
histricadelaentidad.
IV. Promover investigaciones sobre nuevas tcnicas de Administracin y Archivo de
Documentos.
V. Promover el establecimiento de mecanismos de coordinacin entre las unidades
documentales existentes en el Estado y de stas con la Federacin y otras entidades
federativas.
VI. Proponer la creacin de Comisiones Especiales temporales que realicen tareas
especficasencumplimientodelosobjetivosdelSistema.
VII. Promover la elaboracin de publicaciones que difundan informacin respecto de las
unidadesdocumentalesdelaentidad.
VIII. Colaborar en la vigilancia del estricto cumplimiento de esta ley, sus reglamentos y
demsdisposicionesaplicables
IX. VigilarelcumplimientodeestaLeyydemsdisposicionesaplicablesenlamateria.
X. Las dems que le seale la presente ley, sus reglamentos y otras disposiciones en la
materia.
Artculo14.SernfacultadesyobligacionesdelPresidentedelConsejo:

I. DirigirelfuncionamientodelConsejoyrepresentarlo.
II. ConvocaratravsdelSecretarioalassesionesdelConsejo.
III. PresidirlassesionesordinariasyextraordinariasdelConsejo.
IV. EvaluarelfuncionamientodelasunidadesdocumentalesdelSistema.
V. Promover la creacin de comisiones especiales que se constituyan para coadyuvar al
cumplimientodelosobjetivosdelSistema.

VI. VigilarelcumplimientodeestaLeyydemsdisposicionesaplicablesenlamateria.
VII. Las demsque leconfieraestaley, susreglamentos yotrasdisposiciones aplicables,
vinculadasconelobjetodeesteordenamiento.
Artculo15.SonfacultadesyobligacionesdelSecretarioTcnicodeConsejo:

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I. LlevarelcontroldelLibrodeActasdelassesionesdelConsejo.
II. Elaborar por instruccin del Presidente y notificar a cada uno de los miembros del
Consejo, la convocatoria que contenga el orden del da de las sesiones respectivas del
Consejo.
III. Proponertcnicasparamejorarlaorganizacin,clasificacinycatalogacindelosacervos
documentalesylasrelacionadasalaconservacinypreservacindedocumentos.
IV. Proponermtodosdedepuracinyeliminacindedocumentos.
V. EstablecerpolticasytcnicasdeconsultadelosdocumentosexistentesenlasUnidades
Documentalesy
VI. Lasdemsqueleconfiereestaley,sus reglamentos,otrasdisposicionesaplicablesylas
queleencomiendeelPresidentevinculadosconelobjetodelpresenteordenamiento.
Artculo16.SonfacultadesyobligacionesdelosConsejeros,lassiguientes:
I. AsesoraralPresidentedelConsejo,enmateriadedocumentacinyarchivos
II. AsistiralasreunionesqueconvoqueelPresidente
III. OpinarsobrelosprogramasypolticasenlamateriaqueimplementeelConsejo
IV. Prepararypresentarlosinformesqueconmotivodesucargo,lesseanrequeridos
V. CoadyuvarenlastareasquecorrespondanalPresidentey
VI. LasdemsquelesconfieraestaleyolesencomiendeelPresidenteconformealobjetode
esteordenamiento.
Artculo17.SernfacultadesyobligacionesdelosVocales:

I. Formar parte de las comisiones especiales que se integren para coadyuvar al

cumplimientodelosobjetivosdelSistema.

II. AsistiralasreunionesqueconvoqueelPresidente.
III. Prepararypresentarlosinformesqueconmotivodesucargo,lesseanrequeridosy
IV. Lasdemsquelesconfieraestaley,susreglamentos,otrasdisposicionesaplicablesylas
quelesencomiendeelPresidentequeatiendanalobjetodelpresenteordenamiento.

CAPTULOSEXTO
DELACOMISINDICTAMINADORADEVALORACIN
HISTRICAYDEPURACINDOCUMENTAL.

Artculo18.LaComisinDictaminadoradeValoracinHistricayDepuracinDocumental,es
el rgano dependiente del Consejo Tcnico de Documentacin, cuyo fin es el de estudiar,
analizar y emitir dictamen en relacin a los documentos que les sean sometidos a su
consideracin.

Artculo19.LaComisinDictaminadora,estarintegradadelasiguientemanera:

I. UnDirector,queserelDirectorGeneraldelArchivoGeneraldelEstado,y
II. Por Vocales, quienes sern un representante de cada una de las siguientes entidades:
OficialaMayor,SecretaradelaContralora,ContaduraMayordeHaciendadelCongreso
delEstado,TribunalSuperiordeJusticia,InstitutoQuintanarroensedelaCulturaydecada
unodelosochomunicipiosdelEstado.

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Tambin podrn estar presentes en las reuniones de la Comisin Dictaminadora, a invitacin

del Director, personas expertas o especialistas en la materia, cuya experiencia y opinin
coadyuvenenlaelaboracindeuncorrectodictamen.
Artculo20.LaComisinDictaminadoratendrlassiguientesatribucionesyfunciones.

I. Coadyuvar con los responsables de cada Unidad Documental en la depuracin de

documentos,determinandoaquellosquedebanconservarseconformealosealadoenel
catlogo de vigencias, en funcin del trmino de su utilidad mediata e inmediata, por la
caducidaddesusvaloresadministrativo,legalyfiscal.
II. Dictaminarlaconservacinpermanentededocumentoscuyocontenidorepresenta valores
evidnciales, testimonial e informativo para la investigacin y el inters pblico,
promoviendosuincorporacinalpatrimoniodocumentalhistricodelEstado.
III. Dictaminarla bajadedocumentosdecontenidomeramenteadministrativo,coordinndose
paraelloconelrganogubernamentalqueloshayagenerado.
IV. Realizarestudios,sobrelasformasdeeliminacindedocumentosyemitir,cuandolesean
requeridas, las opiniones correspondientes a los responsables de las unidades
documentales.
V. Llevar un registro que contenga la evaluacin de los documentos que reporten valor
histrico,administrativo,jurdicooeconmico.
VI. Lasdemsquelesealelapresenteley,susreglamentosyotrasdisposicionesaplicables
enlamateria.
Artculo21.La Comisincelebrarreunioneslas vecesque seannecesarias,cuandoexista
algn asunto a resolver de su competencia, previa convocatoria emitida por el Director a los
miembros de la Comisin, con tres das de anticipacin sus decisiones se tomaran por
mayoradevotosdesusintegrantes,teniendoelDirectorvotodecalidadencasodeempate.
Los dems aspectos relacionados con la forma de organizacin y funcionamiento de la
ComisinDictaminadora,seestablecernensuestatutointernoquealefectoexpida.

CAPTULOSPTIMO
DELASUNIDADESDOCUMENTALESDELSISTEMA
QUINTANARROENSEDEDOCUMENTACIN
Artculo22.FormanpartedelSistemalassiguientesUnidadesDocumentalesenelEstado:

I. Unidad de Correspondencia: Es aquella que tiene a su cargo el registro y control de

documentosoficiales.
II. Archivos de Gestin o de Trmite: Son las unidades que contienen documentacin cuyo
trmitenohaterminadooquehabindoseterminado,suconsultasiguesiendofrecuente.
Asimismodebecontenerdocumentacinnormativavigente.
III. Archivos de Concentracin: Son las unidades que se integra con documentos que ya no
estn activos en las diversas unidades orgnicas, pero que por el contenido de su
informacinseconsultan ocasionalmentey esnecesario conservarlos untiempodefinido
hasta que se decida si son eliminados o tienen la importancia suficiente para ser
DocumentosHistricos.
IV. ArchivosHistricos:Sonlosqueseconstituyenconaquellosdocumentoscuyocontenido
es de gran trascendencia y digno de memoria, debiendo por tanto, ser permanente su
conservacin.
V. Ser responsabilidad de los titulares de los archivos histricos garantizar la custodia y
conservacindelosdocumentosque lointegranconsiderandoqueporsutrascendencia,
estosdocumentosadquierenunavitalimportanciaparalacomunidadporloquedebern

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establecer mecanismos de control para la consulta de dichos documentos por parte del
pblicoengeneral.
VI. ArchivosdelosCentrosdeEducacin:Sonlasunidades administrativasresponsablesde
la organizacin, manejo y conservacin de la informacin generada por los centros de
educacinenelejerciciodesufuncineducativa.
VII. Centros de Documentacin: Son las unidades documentales que seleccionan,
adquieren, organizan, analizan y difunden documentos en cualquier soporte sobre una
materiaespecfica.Sufinalidadesladivulgacindedocumentoseinformacinactualizada
ausuariosconintersespecficoenlamateriaobjetodesuarchivo.
VIII. CentrosdeInformacin:Lasunidadesquetienenasucargoelacopio,organizacin y
promocinespecializadadereferencias,sinimportarlanaturalezadesusoportematerial.
IX. Hemerotecas: Son las unidades documentales encargadas de seleccionar, adquirir,
registrar,clasificar,catalogar,analizar,divulgarycoleccionarperidicos.
X. Mapotecas:Sonlasunidadesdocumentalesencargadasdeseleccionar,adquirir,registrar,
clasificar,catalogar,analizarydivulgardocumentosconinformacingeogrfica.
XI. Unidades Audiovisuales: Son aquellas encargadas de adquirir, organizar custodiar,
conservar ydivulgarlosacervosaudiovisuales,entendidostecomo elmtododidctico
que combina el empleo del odo y la vista, valindose de grabaciones acsticas
acompaadasdeimgenespticas.
XII. Unidades de Cmputo y Nuevas Tecnologas: Son aquellas encargadas de aplicar la
tecnologa computacional para recopilar y almacenar datos, as como depositar
informacin.
XIII. Unidades de Microfilmacin: Es el rea de reproduccin para conservar documentos
queseencuentrenenpeligrodedesaparecerporlaaccindeltiempo,lahumedad,riesgo
deincendio,etc.atravsdelamicrofotografa.
XIV. Videoteca: Es el rea donde se guardan, conservan, clasifican, sistematizan y
proyectan documentales oficiales, culturales, artsticos y de valor histrico, en formatos
Beta,VHSyDVD,ascomoenotromediodeacopioderivadodelosavancestecnolgicos
vinculadosalmismognero.
XV. Filmoteca: Es el rea donde se guardan, conservan, clasifican, sistematizan y
proyectandocumentalesoficiales,culturales,artsticosydevalorhistrico,encintasde8,
16y35milmetros,ascomoencualquierotromediodeacopioderivado delosavances
tecnolgicosvinculadosaestegnero.
XVI. Audioteca: Es el rea donde se guardan, conservan, clasifican, sistematizan y
escuchan reportajes oficiales, culturales, artsticos y de valor histrico, en medios
electrnicos, almacenndose en forma de cassettes, discos compactos, discos
magnticos, y cualquier otro medio de acopio derivado de los avances tecnolgicos
vinculadosalmismognero.
Artculo 23. Ser responsabilidad de las distintas unidades documentales a que hace
referenciaelartculoanterior,mantenerdebidamenteorganizadoslosdocumentosparasufcil
localizacin y consulta haciendo uso de sistemas, mtodos y tcnicas estandarizados para la
sistematizacin de la informacin, as como el uso factible de las nuevas tecnologas
aplicables.

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CAPTULOOCTAVO
DELAADMINISTRACINDEDOCUMENTOS
Artculo 24. Todo documento generado por los servidores pblicos en el desempeo de su
empleo, cargo o comisin formar parte del patrimonio documental del Estado y bajo ningn
conceptonicircunstanciasseconsiderarpropiedaddequienloprodujo.
Artculo25.Losdocumentosquelosservidorespblicosgenerenorecibanyquesevinculen
con el cumplimiento de su funcin, cargo o comisin debern registrarse en las unidades de
correspondencia u oficiala de partes, para inventariarse e integrarse en las unidades
archivsticasrespectivas,aefectodegarantizarelcontrol,lapropiedadylautilidadpblicadel
documento.
Artculo 26. Cuando un servidor pblico deje de desempear su empleo, cargo o comisin,
deber hacer entrega a quien corresponda de toda la documentacin que obre en su poder,
conformealasdisposicioneslegalesaplicables.
Artculo 27. La reproduccin de un documento de inters pblico, se llevar a cabo
atendiendo elrequerimientoquesutrmitedetermine,ascomola divulgacinquedelmismo
debarealizarse.
Artculo 28.Los servidores pblicos de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial y de los
municipios,ascomolosparticularesquetenganenposesinundocumentodeinterspblico,
sern responsables de su adecuada, eficiente y oportuna administracin, conforme a lo
previstoporlapresenteleyysusreglamentos.
Artculo 29.Es obligacin de todo servidor pblico la conservacin, buen estado, y custodia
delosdocumentosqueseencuentrenbajosuresponsabilidad,evitando,porlotantoaquellos
actos que propicien su dao y destruccin. Procurarn conservarlos en lugares y bajo las
condiciones idneas para evitar en lo posible su deterioro. La instancia a que pertenezcan
garantizarlonecesarioparaeleficazcumplimientodeestaobligacin.
Artculo30.Cuandoporelestadofsicoqueguardealgndocumentoyporsuvalorintrnseco
se determine la necesidad de su restauracin los titulares de los rganos gubernamentales,
bajosuresponsabilidad,encomendarndichalabor apersonalespecializadoquegaranticela
efectividaddeltrabajo.
A los documentos restaurados se les deber anexar constancia, por parte del rgano
gubernamental que resguarda los documentos, as como por el responsable del trabajo de
restauracinrealizado,dequelainformacincontenidaenlosmismosnofuealterada.
Artculo31.Ladepuracindedocumentosserealizarconsiderandolautilidad,importanciay
valorhistricodelosmismos.
Artculo32.Enelprocesodedepuracinqueserealiceenlosrganosgubernamentales,los
responsables de las mismas debern consultar y actuar, conforme lo indique la Comisin
Dictaminadora, respecto al destino de los documentos objeto de depuracin, as como al
trmino de la vigencia de la documentacin determinada por su utilidad mediata e inmediata
para la institucin productora, de acuerdo a su catlogo de disposicin documental y a las
normas y procedimientos que para el uso, baja y destino final de bienes muebles sean
aplicablesenlainstitucin.
Artculo 33. Al realizar la depuracin de documentos y entregar la unidad documental
correspondienteelacervoque yanoestactivo, elrganogubernamentalqueremitedeber
elaboraruninventarioyuncalendariodevigenciadelosdocumentosentregadosaltrminode
esteplazoseresguardarnhastacumplireltiempoqueestaleyestableceparasuexistencia.

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ConcluidoeseperiodolaComisinDictaminadoradeterminarconbasealvalorhistricodela
informacin contenida en los documentos, su transferencia al Archivo Histrico para su
custodiayconservacindenorepresentarvalorhistricoalgunoopinarsobrelaprocedencia
deeliminarmediantelabajadefinitivaladocumentacindereferencia.
Artculo 34. Para ser eliminado o destruido algn documento, se requiere previamente el
dictamen de la Comisin Dictaminadora en tal sentido, en coordinacin con el rgano
gubernamentalquelogener.
Artculo 35. Podrn ser destruidos aquellos documentos que el rgano gubernamental de
donde proceden considere concluida su vigencia, as como aquellos que hayan cumplido
treintaaosdeexistenciacontadosapartirdelafechaenqueseprodujeronyquedeacuerdo
conlaComisinDictaminadoranohayansatisfecholosrequisitosparaintegrarsealPatrimonio
Histrico.
Al acto de destruccin de documentos debern asistir los responsables del rgano
gubernamentalquelohayagenerado,ascomolosintegrantesdelaComisinDictaminadora,
quienesdarnconstanciaporescritodelactorealizado.
Artculo36.Losdocumentosdeinterspblicopodrnserconsultados,ensucaso,porquien
lo solicite en las unidades documentales dispuestas para este fin, las que establecern las
disposicionesaquedebernsujetarselosusuariosenloreferentealmanejoycuidadodelos
mencionadosdocumentos.
Artculo 37. La difusin de los documentos de inters pblico ser responsabilidad de las
unidades documentales que los tengan bajo su custodia. Para su difusin, las publicaciones
oficiales debern reunir los requisitos que las acrediten como tales, de acuerdo con las
disposicionesnormativasaplicables.
Artculo 38. Los documentos de inters pblico, que como parte integrante del patrimonio
documental del Estado se encuentren por alguna circunstancia en posesin de particulares,
podrn ser objeto de consulta, restauracin, reproduccin y difusin, previo convenio que al
efectosecelebreconelposeedorlegaldeldocumento,quienentodomomentosesujetaren
cuantoalresguardodeldocumento,alosealadoenelReglamentodeestaley.
Artculo39.CuandocualquieradelasunidadesdelSistematengaconocimientodequealgn
particular originario o avecindado en el Estado propietario de acervos documentales de valor
histrico para la Entidad pretenda donar, transferir o enajenar dichos bienes, llevarn a cabo
lasgestionespertinentesparaqueseanpreferidosenlasoperacionesdeadquisicin.

CAPTULONOVENO
DELASINFRACCIONESYSANCIONES
Artculo 40. Incurren en responsabilidad administrativa los servidores pblicos que al
separarse de su empleo, cargo o comisin, omitan la entrega de documentos oficiales, as
como aquellos que manejan documentos y que por negligencia les causen dao, los mutilen,
destruyanoextraven,obienqueactenencontravencinalasdisposicionesdeestaLey.
Las conductas previstas en este artculo, sern sancionadas aplicando el procedimiento
administrativo previsto en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos, y se
impondrnlassancionesprevistasenesepropioordenamiento.

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Artculo41.Ningnservidorpblicoenejerciciodesucargopuedeadaptar,modificar,alterar
o hacer sealamientos, en los documentos administrativos e histricos fuera de lo estipulado
enlasdisposicioneslegalesoadministrativasquesedicten.
Los particulares que en el manejo o consulta mutilen, destruyan o extraven un documento
administrativoohistrico,seharnacreedoresalassancionesprevistasporestaLey.
Artculo 42. Quienes enajenen y sustraigan documentos administrativos o histricos, sin
autorizacinporescrito delasautoridadesfacultadas para ello,se les sancionar de acuerdo
conestaLey,independientementedeserdenunciadasantelasautoridadescompetentes.
Artculo43.Laspersonasqueintervenganenlarestauracindedocumentos,seanservidores
pblicosoparticulares,quevalindosedeestaactividadalterenlainformacincontenidaenlos
mismos para su beneficio o perjuicio de un tercero, sern sancionados conforme a las leyes
penalesvigentesenelEstado.
Artculo44.Quedafueradelcomercioyporendeprohibida laenajenacinacualquierttulo
delosdocumentosdeinterspblicoqueobrenenlasunidadesdocumentalesdelSistema,la
violacinaestadisposicinsesancionardeacuerdoalasnormasaplicables.
Artculo 45. Las Infracciones a esta Ley y a las determinaciones de las autoridades
competentes,cometidasporparticulares,sesancionarncon:

I. Multadetresaquinientas veceselsalariomnimovigenteenelEstado,alcometersela
infraccin,segnlagravedaddelamisma.

II. Suspensinalaccesodelosarchivosabiertosalpblico.

TRANSITORIOS
PRIMERO.LapresenteLeyentrarenvigoraldasiguientedesupublicacinenelPeridico
OficialdelGobiernodelEstadodeQuintanaRoo.
SEGUNDO.SeabrogalaLeydelSistemaEstataldeArchivosdeQuintanaRoo,defecha17
deabrilde1986,publicadaenelPeridicoOficialdelGobiernodelEstadodeQuintanaRoo,en
fecha15demayodeesemismoaoyenconsecuencialosrganoscreadosendichaLey.
TERCERO.SederoganlasdemsdisposicionesqueseoponganalapresenteLey.
CUARTO. El Comit Tcnico de Documentacin, deber instalarse en su primera sesin
ordinaria, en un plazo no mayor de 30 das, contados a partir de la entrada en vigor de la
presente Ley, siendo obligacin del Secretario Tcnico del mismo el proveer lo conducente
paratalfin.
QUINTO.CuandoenalgunadisposicinlegalsehagareferenciaalaLeyGeneraldeArchivos
del EstadodeQuintanaRoo,se entenderpor staalaLeydelSistemaQuintanarroensede
DocumentacindelEstadodeQuintanaRoo.

SALN DE SESIONES DEL HONORABLE PODER LEGISLATIVO, EN LA CIUDAD DE

CHETUMAL,CAPITALDEL ESTADODEQUINTANAROO,ALOSTRECEDASDELMES
DEDICIEMBREDELAODOSMILUNO.

UniversidaddeQuintanaRoo

LEYGENERALDELSISTEMADEDOCUMENTACIONDEQUINTANAROO
ltimaReformapublicadoenelPeridicoOficialel 21deDiciembre de2001

HISTORIAL:

LeydelSistemadeDocumentacindelEstadodeQuintanaRoo
(DerogalaLeydelSistemaEstataldeArchivosdeQuintanaRoo,publicadael15demayode
1986)
PUBLICACIN:28deDiciembrede2001
Fe de Texto del Peridico Oficial del Estado de Quintana Roo, de fecha 28 de diciembre de
2001, nmero 24, Tomo III, Sexta poca del Decreto Nmero 131, Ley del Sistema de
DocumentacindelEstadodeQuintanaRoo.15deEnerode2002
REFORMAS:Notiene

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