AUDITORIA ADMINISTRATIVA POR AREA

Presentacin
En este capitulo se abordaran algunas reas funcionales de inters para el auditor
administrativo, que representan actividades susceptibles de auditarse. No se abarca la
totalidad de las reas, ni tampoco se enfocan desde el punto de vista tradicional No intenta
ser un tratado tcnico que sirva de gua a los practicantes de esta herramienta, si no para
apoyar al auditor que no sea un experto en un campo dado a comprender aspectos
inciales y oportunidades de la auditoria administrativa de naturaleza funcional.
En las dos ltimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en
la presente dcada parece ser muy probable que habr gran demanda de informacin
respecto al desempeo de los organismos sociales. La auditoria tradicional (financiera) se
ha preocupado histricamente por cumplir con
los requisitos de reglamentos y custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero.
Este servicio ha sido, y contina siendo, de gran significado y valor para nuestras
comunidades industrial, comercial y de servicio, a fin de mantener la confianza en los
informes financieros.
A continuacin se presenta dichas reas con sus respectivos formatos as como un modelo
de formato que pueden ser aplicados a la gerencia y a la organizacin.
La auditora utiliza diferentes instrumentos de recoleccin de informacin. Dentro de estos
se encuentra;Los cuestionarios, Las cedulas. Los formatos entre otros.
Los cuestionarios: son formatos que se emplean para obtener informacin de forma
homognea, y estn constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas,
secuenciales y separadas por captulos o temtica especifica.
La cedulas: se utilizan para obtener la informacin requerida de acuerdo con el propsito
de la auditoria.
Los formatos Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloques
y columnas que faciliten la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y
anlisis de la informacin.
Cuestionario
sobre
La
Organizacin
Unidad
Administrativa
Auditor
____
Fecha
de
inicio
_____Fecha
de
terminacin
Revisado
por:
________
DIVISIN
DEL
TRABAJO
1. Cmo se realiza la separacin y delimitacin de las actividades?
2.
El
trabajo da lugar
a
una especializacin
y perfeccionamiento?
3. Las actividades de cada puesto estn claramente especificadas y relacionadas?

4.
Se
forma
la
organizacin
de
acuerdo
con
los
objetivos?
5. Se calculo el nmero de subordinados para cada rea? Cmo?
JERARQUIZACIN
6. Existe una lnea definida de autoridad y responsabilidad desde la direccin hasta el
ltimo
de
los
subordinados?
Cmo?
7. Existen ms de tres niveles en la estructura orgnica establecida? Se justifican?
8. Existe delegacin adecuada, en el grado y con las medidas necesarias para su eficaz
cumplimiento?
9.
Responde y obedece cada subordinado ante un solo superior?
10. Los jefes al tratar con los subordinados respetan las lneas de autoridad establecidas?
DEPARTAMENTALIZACIN
11. Se sigue un proceso para efectuar la departamentalizacin? Detllelo.
12. Cmo se lleva a cabo la fijacin de autoridadresponsabilidad y obligaciones?
Detllelo.
13. Se han explicado claramente las relaciones del departamento con los dems
departamentos?
Auditoria

de

ventas

Descripcin
del
rea
funcional
Esta funcin es decisiva en las empresas y consiste en colocar los bienes o
servicios en manos de la gente dispuestas a pagar mas de lo que cuesta elaborar
el bien o proporcionar lo servicios. No existe empresa comercial (privada) que
venda bienes y servicios sin un margen de contribucin que le permite al ente
mantenerse en el tiempo. Pero la actividad de vender con ganancia no es cosa
fcil; viene a ser el producto final de un conjunto complejo de actividades.
Sencillamente, la habilidad para administrar las actividades de ventas o
comercializacin y la manera de utilizar los recursos revisten de un inters
especial para el auditor administrativo. Cuando el auditor revisa el desempeo de
un departamento de ventas debe ver si la administracin se aplica
moderadamente. La administracin de ventas abarca muchas actividades, pero
probablemente ninguna reviste de mayor importancia para el xito de las ventas
que el adiestramiento y capacitacin de los vendedores. Las dos actividades
dependen en gran parte de la aptitud con que se juzga las aptitudes del vendedor
y
se
mide
su
desempeo.
El servicio al cliente es vital para su conservacin duradera, el auditor no puede
cuantificar los probables efectos de las quejas de los clientes sobre las utilidades;
tendr que dirigir sus anlisis a descubrir pautas y aislar fuentes para una mayor
investigacin.
Objetivos de una auditoria de ventas
El propsito de una auditoria administrativa de ventas es el de analizar e
identificar la funcin de ventas dentro de las estructura orgnica de la empresa,
determinando la efectividad de su operacin y la forma de emplear los recursos.
Alcance de la auditoria

La revisin de la estructura orgnica, sus objetivos, planes, y normas de ejecucin,

proporcionara un indicativo anticipado del alcance de esta operacin dentro de
una
empresa.
Una manera de abordar la auditoria administrativa de la funcin de ventas
comienza con la identificacin de la funcin dentro de la estructura de un
organismo, incluyendo un anlisis de los objetivos y las normas de actuacin. Es
importante identificar el costo total de las ventas, as como el costo departamental.
Plan
de
auditoria
El plan para examinar y evaluar esta rea funcional se puede estructurar mediante
dos amplios aspectos de las actividades de ventas: la distribucin y la
comercializacin. Cada una tiene sub-funciones distintas y requisitos de
informacin que se pueden estudiar por separado (vase siguiente figura).
A continuacin se muestra un cuestionario por rea de ventas que el auditor
puede aplicar en esta rea de anlisis.
CUESTIONARIO POR REA
rea funcional: Departamento de VENTAS
Jefe de la unidad: Auditor: ___________ Fecha: _______
POLITICAS
1. Se cuenta con polticas de ventas por escrito?
2. Reflejan los objetivos de la direccin superior?
3. Conoce las polticas el personal del departamento?
4. Las polticas describen condiciones tales como: a) caractersticas del
vendedor, b) seleccin del vendedor, c) obligaciones del vendedor, d)
formo de realizar la venta, el adiestramiento, f) descuentos, g) actividades
poro la venta?
REGISTROS
1. Se disean y controlan las formas y registros?
2. Existe un mtodo adecuado para el manejo de documentos?
3. Los expedientes de clientes se localizan fcilmente y existe un mtodo de
informacin adecuado?
4. Qu registros se preparan para informacin sobre ventas?
CONTROL
1. Se cuenta con un control efectivo sobre aspectos generales de ventas?
2. Se preparan presupuestos de ventas sobre bases realistas o sobre bases
ptimas?
3. Se elaboran estadsticas de ventas: por vendedor, por producto y por
lnea, y se tienen datos de los ltimos tres aos?
4. Se controlan los volmenes de devolucin, quejas, servicios visitas y
gastos, y se reportan a la direccin superior?
ANLISIS DE VENTAS

1. Se desarrolla alguna forma de anlisis de ventas?

2. Existe algn medio para medir lo redituabilidad por vendedor y por
territorio de ventas?
3. Se analizan las formas de venta, dificultades de venta, actividades del
vendedor, devoluciones, gastos, zonas, necesidades de venta, variaciones,
etc.?
PRONSTICOS DE VENTAS
1. Se elaboran pronsticos de ventas todos los aos para cada producto?
2. Estn bien basadas y son lgicas las proyecciones de ventas? Es decir,
se desarrollan despus de una investigacin del mercado o econmica?
3. Se preparan proyecciones con suficiente detalle paro comparar con ellas el
desempea?
Auditoria de compras
Podemos considerar que las operaciones comerciales empiezan con el suministro
de materias primas, abastecimientos y servicios necesarios para producir para
producir y vender un producto; por tanto las compras son de vital importancia para
las ganancias. La influencia que tienen las compras en una empresa depende del
porcentaje del valor agregado del producto acabado y en un grado considerable
de contribucin a la empresa. En la mayora de las empresas el gerente de
compras depende del nivel ejecutivo superior. Pero tal reconocimiento no siempre
resulta en que el departamento de compras adopte o se vea obligado a tener las
perspectivas debidas a la organizacin y a los procedimientos. La funcin de
compras se concepta como la operacin que se propone suministrar, en las
mejores condiciones posibles de calidad, cantidad, precio y tiempo, a los distintos
sectores de la misma, los materiales (materias primas y productos semi acabados,
accesorios, bienes de consumo, maquinas, servicios etc.) que son necesarios para
alcanzar los objetivos.
Por abastecimiento se entiende al conjunto de actividades cuyo objetivo es
proveer a todas las areas de la empresa relacionada con materiales como
produccin, ventas y servicio de cantidad adecuada de estos materiales en el
momento preciso y al menor costo posible.
Objetivo de la auditoria de compras
La auditoria de compras tiene como propsito examinar y evaluar si la funcin de
compras se realiza en la cantidad, calidad, tiempo y precios adecuados para
determinar su eficiencia y eficacia. Para esto debern examinarse
sistemticamente los procedimientos de requisicin de materiales, orden de
compra, las formas utilizadas, verificar si se realizan diversas cotizaciones, si
existe un directorio de proveedores, si se reciben catlogos y folletos y el uso que

se les da.
Alcance de la auditoria
La justificacin principal para formalizar las actividades de compras es econmica.
Por lo tanto, el alcance de esta auditoria es la verificacin de los costos y el tiempo
implicados en las compras. Sin embrago, hay que revisar la estructura orgnica,
sus objetivos y planes, las polticas de compras, as como la informacin usada,
administracin, investigacin, procedimientos, que indican el alcance de esta
operacin dentro de una empresa.
El alcance en la organizacin consiste en determinar que departamento o puestos
sern afectados en nuestra revisin. (De acuerdo con la causa que determine la
misma). Es conveniente analizar las jerarquas para obtener las aprobaciones que,
en su caso, sern necesarias y evitarse bloqueos y fricciones innecesarias
Plan de auditoria
Para llevar a cabo la auditoria de compras y abastecimiento se requiere de un plan
para revisar esta rea funcional y se puede estructurar en: organizacin y
abastecimiento (ver grafico anterior).
A continuacin se muestra un cuestionario por rea de compras que el auditor
puede aplicar en esta rea de anlisis.
Cuestionarios por Areas
rea funcional: Departamento de COMPRAS
Jefe de la unidad: __________ Auditor:_________ Fecha:_________
ORGANIZACIN
1. Existe un departamento o una sola unidad orgnica encargada de las
compras?
2. Estn definidas las funciones del departamento de compras? En dnde?
3. Parece justificado el grado actual de centralizacin o descentralizacin de
as compras?
4. Adems del departamento de compras, existen otras reas o personas
que efectan compras? Quines y por qu?
INFORMACIN
1. Cuentan con suficiente informacin para hacer una aprobacin adecuada
de las personas encargadas de autorizar las solicitudes?
2. Se utilizan informes del anlisis de control de calidad como medida de
desempeo del agente de compras?
3. Se informa a compras sobre cambios de ingeniera o material que se
hagan para evitar que se compre en exceso o para reducir al mnimo lo
caduco del inventario?

4. Hay coordinacin entre compras y control de inventarios, y planeacin de

produccin para establecer nuevos pedidos, tiempos, inventarios, etctera?
SOLICITAR
1. Se lleva a cabo una verificacin de solicitudes? Quin la realiza?
2. Se consiguen cotizaciones y se efecta un anlisis, no slo de precios,
sino de condiciones de crdito, tiempo, entrega, etctera?
3. Se efecta una programacin de compras y entregas?
4. Se llevan a cabo trmites poro la entrega y verificacin del recibo de
materiales?
AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
La auditoria de recursos humanos es un examen objetivo, minucioso y lgico de
los objetivos, polticas, sistemas, controles aplicacin de recursos y la estructura
de la organizacin que tiene a su cargo la responsabilidad de los recursos
humanos. Constituyndose un instrumento de la funcin de control.
La auditoria de recursos humanos viene a ser uno de los factores internos que
cubre la auditoria administrativa, constituyendo igualmente un campo vital y critico
de un organismo social. En los diversos mtodos de este tipo de auditoria se
analizan diferentes conceptos que intervienen en la organizacin y entre ello
siempre se destaca el elemento, recursos humanos como un elemento integrador
y dinmico. Por ello, la prctica peridica de esta auditoria permite un constante
anlisis comparativo, obtener elementos objetivos de juicio para sugerir mejoras
en las actividades y funciones, as como sealar las fallas detectando las reas
crticas y de escasa accin para el mejor funcionamiento en la fuerza de trabajo
dentro de una organizacin.
Descripcin de la funcin
Dentro de la actividad de los organismos sociales, el recurso humano es de vital
importancia, abarcando ste la preparacin del personal y el aprovechamiento de
sus aptitudes y habilidades innatas, las cuales redundan en mejor desempeo de
una funcin.
Es necesario aplicar la auditoria de recursos humanos en un organismo para
examinar la actuacin y desempeo del personal (administradores, ejecutivos,
supervisores, personal operativo) y las posibilidades alternativas para una de las
realizaciones a corto y largo plazo. La funcin de auditoria de recursos requiere
del examen y evaluacin de las polticas, procedimientos, y programas que se
estn aplicando al respecto en el funcionamiento de una empresa.
Objetivo de la auditoria
La auditoria de recursos humanos es un instrumento para examinar y evaluar

aspectos de personal con fines de administracin, informacin, y control. Sin

embargo, hay que profundiza mas sobre el objetivo de este tipo de auditoria, y
podemos decir que este es el siguiente: examinar y evaluar funciones, actividades
y formas en que operan los recursos humanos para determinar si se ajustan a los
programas establecidos y evaluar si se cumplen los objetivos y polticas fijadas en
la materia; sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deben hacerse para
el mejor cumplimiento de los fines de la administracin de los recursos humanos.
Alcance de la auditoria
La auditoria de recursos humanos no puede realizarse exclusivamente en los
registros y elemento de control que posee el departamento de recursos humanos,
sino que tendr un alcance muy amplio, por ejemplo, reas como: objetivos,
polticas, funciones, reclutamiento, capacitacin, relaciones con el sindicato,
rotacin, y movimiento del personal entre otros.
Plan de auditoria
Planear una auditoria es decir como va a practicarse el examen, cuales sern los
procedimientos a seguir, con que limitaciones, el tiempo oportuno de su aplicacin
y el personal que debe asignarse al trabajo. En la planeacin de una auditoria
formamos una estructura del trabajo a seguir, eligiendo y formando los
procedimientos de revisin, elaborando un programa y organizando al personal
que tomara parte en esta actividad
Las consideraciones anteriores implican la necesidad y la conveniencia de
elaborar un proyecto de la forma en que se va a realizar, el examen y evaluacin,
es decir, la planeacin de la auditoria.
El examen y la evaluacin de los recursos humanos son difciles; el xito de este
trabajo depender, en gran parte, del auditor, en cuanto a los aspectos generales
de la funcin y las actividades ms significativas.
AUDITORIA DE CRDITO Y COBRANZA
El crdito es la confianza dada o recibida a cambio de un valor. El crdito coloca
una obligacin a pagar por el comprador y da el derecho de cobro al vendedor. El
crdito se utiliza como un medio de cambio y un agente de produccin. Da
flexibilidad a la oferta y demanda, hace ms productivo al capital, acelera la
produccin y la distribucin, incrementa el volumen de los negocios, facilita la
transferencia de dinero.
La cobranza oportuna es necesaria para capacitar a una empresa para reinvertir
su capital, mantener el volumen de ventas y desarrollar hbitos de pago puntual
en lo clientes.
El gerente de crdito debe desarrollar un sistema para identificar cuentas vencidas
y para clasificarlas de acuerdo con la duracin del tiempo que ha estado por
cobrarse.

Descripcin de la funcin
La funcin bsica de crdito y cobranza consta de las siguientes actividades:
a) Aprobar la concesin de crdito a determinados clientes (seleccin de
clientes).
b) Recuperar el importe de la cartera de clientes con puntualidad, reduciendo
al mnimo la perdida por cuentas incobrables.
c) Servir con eficiencia al cliente para incrementar el volumen de ventas.
Objetivo de la auditoria
El rea de crdito y cobranza ofrece una oportunidad para examinar los controles
financieros, los procedimientos y la informacin en general. El objetivo de una
auditoria administrativa, en esta funcin es el de examinar y evaluar las reas
bsicas de inters para el auditor, como son: la eficiencia, la puntualidad y la
precisin de las operaciones registradas, las operaciones de los datos, los medios
de decisin y el control de crditos cobranza para determinar como viene
operando este departamento.
Alcance de la Auditoria
El auditor examina el departamento de crdito y cobranza para determinar la
eficiencia y la eficacia con que esta operando tal departamento. Por tanto, este
examen y evaluacin vara de acuerdo con la magnitud del negocio y con los
requerimientos de anlisis. Sin embargo un examen exhaustivo del rea supone
que se abordaran aspectos como crdito, cobranza, control, es decir, de acuerdo
con el alcance de la actividad del departamento.
Plan de auditoria
La operacin del departamento de crdito y cobranza dentro de una organizacin,
con frecuencia se incluye en el rea de finanzas. La auditoria administrativa en
esta rea representa una potente herramienta, que puede proporcionar a la
direccin superior una visin integral de la manera en que esta operando crdito y
cobranza
La auditoria de crdito y cobranzas tiene ciertas caractersticas interesantes, por lo
que el auditor, antes de desarrollar un plan de trabajo para su revisin, necesitara
familiarizarse con los conceptos y la terminologa de crdito de cobranza con el
ambiente de trabajo. La investigacin de estos antecedentes puede ayudar al
auditor a identificar las facturas de control de claves y permitirle relacionarlos con
las operaciones de este departamento.

Auditoria I EXPERTO EN CONTENIDOS: Prof.: Antonio Ypez

Fuente: Rodrguez Valencia (1990) pp. 188 - 189
Estudiantes de la LIC en Administracion y Gestion/FUNDACION ALMA MATER
Marlene Dominguez
Milgredis Medina
Facilitadora Xiomara Villasmil