Informtica Aplicada: Unidad 9

Tecsup

Excel avanzado:
Frmulas, Funciones Avanzadas

Copyright abril de 2015 por TECSUP

Introduccin
El entorno de trabajo de Excel no tiene que lucir siempre

igual.
Si eventualmente debe trabajar en una computadora que no
es la suya, puede tener dificultades para encontrar las
herramientas de Excel que necesita debido a una
personalizacin diferente a la suya.
Por otro lado, Excel ofrece facilidades para elaborar frmulas
complejas, as como para detectar posibles errores o
resultados inesperados.

Dpto. de Informtica

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Objetivos

Personalizar el entorno.
Elaborar frmulas usando referencias.
Utilizar funciones matemticas, estadsticas y lgicas.

ndice
Personalizacin del entorno

Uso avanzado de frmulas

Opciones de Excel

Definir nombres

Listas personalizadas

Auditora de frmulas

Barra de acceso rpido

Relaciones entre celdas

Formatos de nmeros

Comprobacin de errores

Manejo de ventana
Inmovilizar paneles
Dividir ventana

Convertir a valor
Funciones
Matemticas
Estadsticas
Lgicas
Trigonomtricas
Ingeniera
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Personalizar: Opciones de Excel

En el office 2010 las opciones generales como Abrir, Guardar, Imprimir,

etc., se encuentran en la ficha Archivo, para poder personalizar las

diferentes opciones por defecto que tiene el Excel, se seleccionar:
Opciones, que permitir configurar por ejemplo la:
Combinacin de colores
Fuente
Idioma
Opciones de frmulas
Opciones de guardar

Opciones de Excel: Listas Personalizadas

Para poder personalizar las Listas debemos seleccionar la opcin

Avanzadas, y luego buscar el grupo General y presionar el botn Modificar

listas personalizadas.

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Listas personalizadas
Entre las listas personalizadas

estn los das de la semana y los

meses del ao.
Es posible crear una lista propia
para darle otro orden o para
hacer relleno en serie.
Por ejemplo, una lista con las
reas de una empresa.

Ejercicio: Lista personalizada

Abrir el archivo Clase 09.xlsx y ubicarse en la hoja Lista.
Ir a Modificar Listas Personalizadas, haga clic en el rea de Entradas de lista,

e ingrese su nombre completo pero separado por comas y luego haga clic en
Agregar.
Para salir haga clic en Aceptar y cierre las Opciones volviendo a Aceptar.
En una celda en blanco escriba su nombre y luego copie de manera
adyacente.

Lista Ingresada

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Personalizar: Barra de acceso rpido

Por

defecto,
la
Barra
de
herramientas de acceso rpido
contiene
los
botones
Guardar,
Deshacer y Rehacer.
Con el botn Personalizar podemos
activar (o desactivar) los botones de
uso frecuente. Asimismo, con esta
opcin es posible mostrar la Barra de
acceso rpido debajo de la Cinta de
opciones.
Con la opcin Ms comandos se
pueden observar los comandos
disponibles,
agregar,
quitar
o
reordenar los comandos de esta
barra.
9

Personalizar: Ms Comandos

Subir
Bajar

10

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Personalizar: Barra de estado

Haciendo clic derecho sobre la

Barra de estado es posible activar /

desactivar
los
diferentes
indicadores que puede contener:
Modo de celda
Zoom
Grabacin de macros
Etc.

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Personalizar: Formato de nmeros

La forma en que se muestra un

nmero puede influir en su significado

y/o interpretacin.
La categora Personalizada de la ficha
Nmero permite construir un formato
propio
combinando
determinados
smbolos (#, 0, ?, @, colores, etc.) de
modo que la informacin se muestre
como el usuario desee.
La idea es que con la estructura del
formato del nmero es posible aplicar
un mismo formato a un grupo de datos
no necesariamente contenidos en una
misma columna, y que en funcin a
sus valores se le aplique el formato
adecuado.
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Personalizar: Formatos de nmeros

El formato de una celda puede especificarse hasta con 4 secciones

separadas por punto y coma, cada una de las cuales representa el

posible formato que adoptar la celda dependiendo del nmero
contenido:
Si es positivo, adoptar el primer formato (color azul, dos decimales,

separacin de miles).
Si es negativo, adoptar el segundo formato (color rojo, dos decimales,
separacin de miles).
Si es cero, adoptar el tercer formato (tres dgitos).
Si es un texto, adoptar el cuarto formato (texto concatenado).
[Azul]#,###.00;[Rojo](#,###.00);000;"ventas de "@
POSITIVO

; NEGATIVO

; CERO ;

TEXTO

Ejemplo de Formato
Personalizado
13

Ejercicio: Formato de nmeros

Ubicarse en la hoja Formatos.
Colocarle al Dato, el formato personalizado que se muestra, y observe el

efecto logrado.
Colocar en la columna de Dato, varios valores, positivos, negativos, cero,

texto y aplicar el formato de nmero a ellos.

Cambie el color para cada seccin.
Indique que cuando es cero se mostrar el texto: Sin valor.
Y cuando hay texto, que acompae al mismo el texto: Ventas de:

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Personalizar: Formatos de nmeros

Smbolos de uso frecuente:
Smbolo

Descripcin

Formato

Valor

Resultado

00.000
000.0

1
0.123

01.000
000.1

##,###.###

1230.1

1,230.1

Muestra el separador ,

#,###

1234567

1,234,567

Aade espacios al final para

alinear el punto decimal

0.???

1.2
1.22
1.222

Muestra cualquier texto

ingreso en la celda
formateada

Ventas de @

Juan

Muestra ceros no
significativos

Muestra cifras significativas

, (coma)

[negro], [azul],
[verde], [amarillo],
[rojo],
[magenta],
[aguamarina]

1.2
1.22
1.222
Ventas de Juan

Muestra la seccin del

formato en el color
especificado

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Personalizar: Formatos de fecha y hora

Smbolos de uso frecuente:
Descripcin

Formato

Resultado

Horas

h
hh
[h]

0-23
00-23
0-24,25,26

Minutos

m
mm
[m]

0-59
00-59
0-60,61,62

Segundos

s
ss
[s]

0-59
00-59
0-60,61,62

Das

d
dd
ddd
dddd

0-31
00-31
Lun-Dom
Lunes-Domingo

Meses

m
mm
mmm
mmmm

1-12
01-12
Ene-Dic
Enero-Diciembre

Aos

yy
yyyy

Dos dgitos
Cuatro dgitos
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Manejo de ventana: Inmovilizar paneles

Cuando se trabaja con hojas de clculo con mucha cantidad de

informacin puede ser necesario observar diferentes partes de la hoja a

la vez.
Excel permite fijar la visin de las filas o columnas seleccionadas,
mientras se observa otra zona de la hoja.
Esta opcin se encuentra en la ficha Vista, grupo Ventana.

17

Manejo de ventana: Inmovilizar paneles

Para

inmovilizar
paneles,
seleccione la celda que est
debajo de la ltima fila que quiera
fijar, y a la derecha de la ltima
columna que quiera fijar.

Ejercicio:
la hoja Ipaneles, si se
selecciona la celda B2 se
inmovilizan paneles, de la fila 1 y
columna A, el resto de filas y
columnas se movilizan..
Una lnea vertical y una lnea
horizontal sealarn el panel
inmovilizado.
Volver a Movilizar paneles.
En

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Manejo de ventana: Dividir

La

ficha Vista, grupo Ventana,

incluye la opcin Dividir.
La ventana puede ser dividida:
En 2, verticales u horizontales
En 4 sub-ventanas que

A estas divisiones, a diferencia del

Panel inmovilizado, se les puede

desplazar (scrolling) de manera
independiente.
Ejercicio:

En la hoja Ipaneles, se dividir en 2,

seleccione una celda por debajo de la fila,
o a la derecha de la columna, del rea
elegida.
Para dividir la ventana en 4, seleccione
una celda que est por debajo de la ltima
fila, y a la derecha de la ltima columna,
del rea elegida.
19

Frmula en excel
Una frmula es una expresin que relaciona el contenido

de las celdas de una hoja de clculo para realizar clculos

y producir resultados, por ejemplo: Cunto ha sido la
ganancia? Los gastos estn dentro de lo presupuestado?
Las frmulas contienen operandos (referencias de celda y
de rangos, valores constantes, funciones) y operadores
(smbolos que relacionan a los operandos)

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Referencias a celdas
Las frmulas pueden utilizar valores ubicados en otras celdas, para lo cual

hacen referencia a esas celdas.

Utilizar referencias a celdas en lugar de valores constantes permite que los
cambios en el contenido de las celdas ocurran sin necesidad de modificar
la frmula.

Si varan el Precio o
la Cantidad, la
frmula calcular el
resultado sin ser
modificada

Si varan el Precio o
la Cantidad, habr
necesidad de
modificar la frmula
21

Referencia Relativa
La Referencia Relativa consiste simplemente en especificar la fila y la

columna de la celda que se requiere en la frmula.

Cuando una frmula es copiada a otra celda, las referencias relativas se

modifican en el nmero de filas y de columnas correspondientes.

En D2: =B2*C2
En D3: =B3*C3
En D4: =B4*C4

En E2: =C2*D2
En F2: =D2*E2
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Referencia Absoluta
La Referencia Absoluta a una celda se especfica anteponiendo el

smbolo $ a la fila y $ a la columna.

Cuando una frmula es copiada a otra celda, las referencias absolutas

permanecen sin ninguna alteracin.

En D2: =B2*$C$2
En D3: =B3*$C$2
En D4: =B4*$C$2

En E2: =C2*$C$2
En F2: =D2*$C$2
23

Referencia Mixta
La Referencia Mixta es aquella que hace referencia absoluta a la fila y

relativa a la columna, o referencia absoluta a la columna y relativa a la fila.

Esto se logra anteponiendo el smbolo $ a la fila o a la columna.

Mixta a
la Fila

Mixta a la
Columna

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Funcin en excel
Una funcin es una frmula predefinida por Excel por su

frecuente uso. Tiene un nombre, y entre 0 y 255 argumentos,

algunos de los cuales pueden ser opcionales.
Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos
como VERDADERO o FALSO, matrices.

25

Funciones Matemticas
=ALEATORIO.ENTRE(num.superior,num.inferior)

Genera nmeros aleatorios entre un valor inferior y un valor superior.

Ejemplo:
Generar montos aleatorios de ventas al ao de una empresa con una base no menor a
250,000 y no mayor a 750,000

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Funciones Matemticas

=SUMA(a1,a2,a3)

Devuelve la suma de todos los argumentos.

Funciones Estadsticas
=PROMEDIO(N1,N2)

Devuelve el promedio (media aritmtica) de los

argumentos.

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Funciones Estadsticas
=CONTAR.SI(Rango;Criterio)

Cuenta las celdas en el rango, que coinciden con la condicin

dada.

Funcin Lgica SI
Sintaxis

=SI(condicional,expresin_verdad,expresin_falso)
Comprueba si se cumple una condicin (1er argumento) y devuelve un

valor (2do argumento) si se evala como VERDADERO y otro valor (3er

argumento) si se evala como FALSO.
Condicional: Cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como
VERDADERO o FALSO. Utiliza operadores de comparacin.
Expresin_Verdad: Es el valor que se devolver si la condicin es
verdadera.
Expresin_Falso: Es el valor que se devolver si la condicin es falsa.

30

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Funcin lgica SI - Ejemplo

La frmula en F2 es:
=SI(E2>=10.5,Aprob,Desaprob)

Los textos Aprob y Desaprob estn entre comillas porque NO son

variables. Si se escriben sin comillas Excel asume que son variables y,
al no encontrarlas, resultara en el error #NOMBRE.
31

Frmula: Definir nombres

Una frmula puede ser ms fcil de entender si se utiliza

nombres en vez de referencias de celda. Por ejemplo:

=SI(H21>10000,H21*5%,0)
=SI(TOTAL>10000,TOTAL*5%,0)
Para crear un nombre bastar con seleccionar la celda o el

rango de celdas y escribir el nombre en al Cuadro de

nombres y presionar luego ENTER.
Los nombres pueden contener hasta 255 caracteres (letras,
nmeros, guin bajo), sin espacios, ni comillas.

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Dpto. de Informtica

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Frmula: Definir nombres

Para administrar los nombres

del libro, use la ficha

Frmulas, grupo Nombres
definidos,
botn
Administrador de nombres.
Con esta opcin
puede
modificar, aadir o eliminar
nombres.
Ejercicio:
Abrir la hoja Opera
Poner el nombre Lote a las celdas

(G3:G10).
En la celda G12 realizar la suma

utilizando este nombre de celda.

33

Frmula: Auditora de frmulas

Por defecto, Excel realiza automticamente el clculo de las frmulas y

muestra el resultado de stas.

Haciendo clic en la opcin Mostrar frmulas, del grupo Auditora de
frmulas de la ficha Frmulas, Excel mostrar la frmula que hay en
cada celda. Con un nuevo clic en la misma opcin se ocultarn las
frmulas y se volvern a mostrar los valores resultantes.

34

Dpto. de Informtica

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Frmula: Relaciones entre celdas

El grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas,

permite:
Rastrear precedentes
Rastrear dependientes
Quitar flechas

35

Frmula: Rastrear precedentes y dependientes

Rastrear precedencia:

muestra
con flechas las celdas que han
intervenido en el contenido de la
celda seleccionada.

Rastrear dependencia: muestra

con flechas las celdas cuyo

contenido depende de la celda
seleccionada.

Elimina las flechas mostradas por

las dos opciones anteriores.

36

Dpto. de Informtica

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Ejercicio:
En la hoja Opera
Mostrar las frmulas
Ubicarse en la celda G3
Rastrear precedentes e indicar las

celdas:
________________________________

Rastrear dependientes e indicar la

celda:
________________________________

Quitar flechas

37

Frmula: Comprobacin de errores

La

comprobacin
de
errores
del
grupo
Auditora de frmulas de
la ficha Frmulas tiene
dos pociones:
Comprobacin

de errores
busca y muestra errores en las
frmulas
Rastrear error seala las
celdas que intervienen en una
frmula con error.
Ejercicio:
En la hoja Opera, modificar el

valor de la celda C6 por la

vocal a.
Ubicarse en la celda G12 y
elegir rastrear error.
Quitar flechas.
38

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Frmula: Convertir a valor

Si alguna celda contiene una frmula cuyo resultado nunca se

modificar, usted puede hacer que el valor resultante se

convierta en una constante, lo que evitar que vuelva a
calcularse.
Seleccione la celda y presione F2 (o haga doble clic) para
activar el modo edicin. Luego presione F9 y Enter.

39

Funciones Trigonomtricas
Al utilizar cualquiera de las funciones trigonomtricas es

conveniente tener presente lo siguiente:

El argumento ngulo es un ngulo expresado en radianes.
Si tiene un ngulo en grados, puede convertirlo a radianes multiplicando

el valor por PI()/180, o utilizando la funcin RADIANES.

Las funciones trigonomtricas retornan el resultado en radianes. Para
convertir a grados debe multiplicar por 180/PI() o utilizar la funcin
GRADOS.

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Funciones Trigonomtricas
COS(nmero)

Calcula el Coseno de nmero.

=COS(A2)

ACOSH(nmero)

Devuelve el Coseno Hiperblico

Inverso del nmero.
=ACOSH(A3)

41

Funciones de Ingeniera: CONVERT

La funcin CONVERT, convierte un nmero de un sistema de medidas a

otro. Por ejemplo, millas a kilmetros, o grados Celsius a Fahrenheit o a

Klvines.
Utiliza 3 argumentos: el valor a convertir, la unidad de medida original y la
unidad de medida objetivo.
Ejercicio:

Ir a la hoja Convertir
Las frmulas siguientes convierten millas a kilmetros y a yardas, respectivamente:

=CONVERT(A2,"mi","m")/1000 CONVERT(A2,"mi", "km")

=CONVERT(A2,"mi","yd")

42

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Funciones de Ingeniera: CONVERTIR

Las unidades de medida se expresan con abreviaturas, las cuales pueden

consultarse en la Ayuda de Excel.

Deben respetarse las letras maysculas y minsculas.
Para el sistema mtrico se pueden utilizar mltiplos. Por ejemplo, el prefijo

k, para kilmetros: km.

Unidad

Abreviatura

Gramo

Libra masa

lbm

Metro

Milla
Pulgada
Pie

Unidad

Abreviatura

Newton

Julio

Electronvoltio

ev

mi

Vatio hora

Wh

in

Vatio

ft

Tesla

Angstrom

ang

Grados Celsius

Pascal

Pa

Grados Fahrenheit

Atmsfera

atm

Kelvin

K
43

Excel Avanzado
Frmulas y Funciones
Tiene un

Elabora

Entorno

Frmulas

Personalizable por:

Opciones

Barra de acceso
rpido

Ficha Vista

Formato de celda

Personaliza

Personaliza

Permite

Personaliza:

Colores

Botones

Inmovilizar
paneles

Nmeros

Fuente

Cinta de
opciones

Dividir
ventana

Fechas

Se pueden

Pueden contener

Auditar

Nombres

Mostrando

Identifican

Pueden utilizar

Funciones
Matemticas

Funciones Lgicas

Precedentes

Celdas

Dependientes

Rangos

Funciones
Estadsticas

Idioma

Clculo de
frmulas

Autocorreccin

44

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Glosario
Nombre:

denominacin alternativa, definida por el usuario, para

una celda o un rango de celdas.
Precedente: celda cuyo valor influye, directa o indirectamente, en
el contenido en otra.
Dependiente: celda cuyo contenido est influido, directa o
indirectamente, por el contenido de otra.
Referencia circular: cuando una frmula hace referencia a la celda
donde est ubicada.
Registro: conjunto de atributos o caractersticas (campos) de un
ente (persona, objeto, concepto). Ejemplo: el ente CLIENTE puede
tener los atributos Cdigo, Apellido, Direccin, Fecha de
Nacimiento, etc.
Campo: un atributo o caracterstica con un valor especfico.
Ejemplo: Precio, Fecha de venta.
Filtro: opcin para ocultar / mostrar las filas que cumplan una
especificacin determinada.
45

Enlaces
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/novedades-de-excel-

2010-HA010369709.aspx?CTT=1#_Toc274394078
http://www.uv.mx/personal/llopez/files/2013/03/ManualMicrosoft-Office-Excel-2010.pdf
http://www.aulaclic.es/excel2010/index.htm
http://www.aulafacil.com/excel-2010/curso/Temario.htm

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Referencias Bibliogrficas
Fernando

Rosino Alonso. Excel 2010. Grupo Anaya

Comercial. 2010.
Walkenbach, John. La Biblia de Excel 2010. Grupo Anaya
Comercial. 2010.
Harvey, Greg. Microsoft Office Excel 2010 for dummies. Wiley
Publishing Inc. 2010.
Se ha utilizado como consulta la pgina de Microsoft

Latinoamrica:
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/informacion-general-

RZ101773335.aspx?CTT=1&section=1

Preguntas
1. Si selecciona la celda D9 e inmoviliza paneles la columna

D quedar fija y siempre visible?

2. Dnde se encuentra la opcin para dividir la ventana en
varios paneles?
3. Cul es el efecto de la opcin Rastrear error?

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Respuestas
1. Si selecciona la celda D9 e inmoviliza paneles la columna D

quedar fija y siempre visible?

No. Las columnas A hasta C quedarn fijas y siempre visibles.

2. Dnde se encuentra la opcin para dividir la ventana en

varios paneles?

En la ficha Vista, grupo Ventana.

3. Cul es el efecto de la opcin Rastrear error?

Muestra con flechas las celdas precedentes

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