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Buenas Prcticas en la Seguridad Social

Buena prctica implementada desde: 2011

Sistema de logstica hospitalaria


Una prctica de la Caja de Seguro Social

Caja de Seguro Social


Panam

Ao de publicacin 2012

www.issa.int

Resumen
La Caja de Seguro Social (CSS) de Panam ha desarrollado e impulsado un modelo integral
de gestin logstica llamado LOGHOS, enfocado a mejorar todos los procesos de la cadena
de suministro desde el proveedor hasta el consumo final en cada servicio y especialidad en
los centros hospitalarios.
LOGHOS tiene el propsito de hacer ms eficientes los procesos de administracin del
inventario insumos y medicamentos para brindar un mejor servicio. Se busca garantizar un
porcentaje mximo de insumos disponibles para el tratamiento de los pacientes a nivel
nacional, y, en consecuencia, elevar la calidad en la atencin y la satisfaccin de nuestros
asegurados.

CRITERIO 1
Qu tema/problema/desafo fue abordado por su buena prctica?
El principal tema de LOGHOS es mantener la disponibilidad ptima de insumos y
medicamentos en cada centro hospitalario para una correcta atencin al asegurado. Para esto
fue un desafo establecer los nuevos procesos logsticos acompaados de un cambio cultural
en el personal, tanto de almacenes como de enfermera.
LOGHOS controla todos los movimientos de inventario desde el momento que una enfermera
consume material para dar atencin al paciente, que automticamente enva una seal de
reposicin la cual es suministrada desde una bodega central. Esto implica un movimiento
eficaz y eficiente de material en la cantidad precisa y en el momento oportuno.

CRITERIO 2
Cules eran los principales objetivos y resultados previstos?
El principal objetivo de LOGHOS es establecer un flujo y nivel ptimo de suministro de
insumos y medicamentos que permita a la Institucin brindar un servicio constante y de
calidad a los asegurados, garantizando siempre la disponibilidad de material en el momento y
cantidad oportuna.
Los resultados previstos es una mejora en los niveles de abastecimiento, optimizar los
inventarios, establecer un control de lote y caducidad de las existencias, ahorros en espacio,
aumento del orden y limpieza, mayor productividad en los almacenes y liberar al personal de
enfermera de la labor logstica. Todos estos resultados se enfocan para que en cada servicio y
especialidad de la Caja de Seguro Social, se tengan las condiciones necesarias para brindar un
excelente servicio a los asegurados.
Todos estos resultados ayudarn a una mejor planificacin de los inventarios y un suministro
ms eficiente de los niveles de existencias disponibles, e implican para la CSS una inversin
Balboa panameo (PAB) 4.233.600,00 en tres aos de implementacin (incluyendo
inversiones en hospitales y bodegas) y consolidacin del proyecto.

CRITERIO 3
Qu estrategia/enfoque innovador se ha utilizado para lograr los
objetivos?
La estrategia se bas en un plan piloto que se desarroll en el Complejo Hospitalario
Metropolitano Dr. Arnulfo Arias Madrid, el hospital ms grande y de mayor movimiento de
pacientes e inventario. Una vez garantizado el modelo, se inici la implementacin en el resto
del pas. Esto permiti a la CSS conocer el modelo, sus fortalezas y tomar lecciones de la
implementacin del modelo, que a la vez sirvi para demostrar a los dems hospitales,
policlnicas y Capps de la importancia del nuevo sistema de gestin y sus beneficios.
El enfoque innovador de LOGHOS se basa en que los sistemas de informacin son un apoyo
a la gestin, pero la verdadera solucin est en los procesos y las personas. El modelo se
centra fuertemente en la capacitacin y acompaamiento del personal en la ejecucin de sus
procedimientos, controlando cada tarea y mejorando continuamente.
LOGHOS adems brinda una innovacin importante en el aporte tcnico a los procesos de la
CSS. Estos se basan en implementar procesos gestionados va WMS (Warehouse
Management System), utilizacin de cdigos de barra para los procesos logsticos, sistemas
kanban y doble cajn para gestin PULL de los inventarios, y finalmente, un control
exhaustivo del consumo en cada punto de uso dentro de los centros hospitalarios.
Junto a este factor tecnolgico, en cada una de las setenta unidades ejecutoras se elabora un
plan de capacitacin para direcciones, enfermera y almacenistas. Hasta julio 2012, se han
llevado a cabo diez sesiones introductorias del modelo para direcciones y jefaturas, as como
diecisis capacitaciones a nivel operativo (siete en Panam y nueve en Provincias Centrales)
con los siguientes contendidos:
1.

Sesin para las enfermeras y jefes de servicio.

2.

Utilizacin del sistema de doble cajn.


Cambios o inclusin de nuevos pactos.

Personal del Depsito de Medicamentos y Depsito de Mdico Quirrgico.

Utilizacin del sistema de doble cajn.


Procedimiento de lectura.
Procedimiento de reposicin.

Esto, para garantizar la efectividad del modelo y la correcta puesta en marcha de los procesos
por parte del personal involucrado.

CRITERIO 4
Se han utilizado de manera ptima los recursos y las
contribuciones para lograr los objetivos y los resultados previstos?
Por favor, especifique qu evaluaciones, internas o externas, de la
prctica se han efectuado y qu impacto/resultados han sido
identificados/logrados hasta ahora.
S se han utilizado de manera ptima los recursos y las contribuciones para lograr los
objetivos y los resultados previstos. Sin embargo, los verdaderos beneficios y potencial real
del modelo LOGHOS se vern en el transcurso del tiempo. Esto se debe a que el modelo
establece un proceso de consolidacin, anlisis y mejora continua.
Para esto, se establecieron indicares cuantitativos que se evalan continuamente por parte del
comit de la CSS para dar seguimiento a la prctica y tomar decisiones de mejora, as como
acciones correctivas y preventivas ante riesgos previstos.
A nivel nacional, LOGHOS tiene una cobertura de 70 unidades ejecutoras entre hospitales,
policlnicas y CAPPS distribuidas en tres zonas geogrficas importantes: Panam y Coln 34;
Provincias Centrales 21; y Bocas del Toro y Chiriqu 15. Adems, se han establecido con tres
almacenes centrales para brindar un mejor servicio logstico y de abastecimiento a cada una
de las zonas, donde se contempla un suministro capilar a cada Depsito de Medicamentos
existente en los diferentes centros hospitalarios y sanitarios (70 en total).
Actualmente, LOGHOS se encuentra implementado con xito para medicamentos y otros
insumos para la salud humana en:

Panam y Coln: tres hospitales y cuatro policlnicas, donde se incluye el Complejo


Hospitalario Metropolitano Dr. Arnulfo Arias Madrid.
Provincias Centrales: es la primera zona que tendr el modelo completo para el mes de
setiembre 2102 considerando la Bodega Central de Divisa, tres hospitales, siete
policlnicas, y sietes CAPPS.

Este avance en la implementacin de LOGHOS indica un crecimiento en la automatizacin y


mejor de los procesos logsticos de reposicin de inventarios para cada servicio y especialidad
en los centros hospitalarios. En enero 2012, iniciando el modelo se contaban con 346 pedidos
va sistema; mientras que para julio 2012 se present una cifra de 2.375 pedidos implicando
un aumento de ms de 2.000 pedidos manuales sustituidos por un sistema de reposicin
automtico PULL contra consumo real.
LOGHOS adems ha implicado mejoras en la utilizacin de espacios, optimizacin de stocks
y eficiencia en los tiempos de reposicin de material. Como ejemplo, los resultados obtenidos
en el Complejo Hospitalario Metropolitano Dr. Arnulfo Arias Madrid han sido: la
optimizacin de espacios de 142 sub depsitos de almacenamiento a 75 (47 por ciento
menos), una reduccin del stock promedio de 85 das a 10 das (aproximadamente 90 por
ciento menos de stocks), el tiempo de reposicin de un pedido pas de 2 semanas a 1 da.
Finalmente, se han realizado evaluaciones de satisfaccin iniciando en Complejo Hospitalario
Metropolitano Dr. Arnulfo Arias Madrid donde se midieron seis criterios principales: estado
de entrega de los activos y componentes, funcionalidad del sistema, cumplimiento de lectura
y reposicin, cumplimiento de las cantidad pactadas en la reposicin, nivel de capacitacin y

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soporte en el proceso por parte de la CSS. El resultado fue que de cincuenta y cuatro centros
de coste encuestados, el 89 por ciento ven el proyecto entre regular y excelente.
El impacto ms importante es el indicador de calidad donde se ha mejorada
significativamente tanto el trabajo logstico como el abastecimiento, teniendo en la actualidad
hasta un 96,5 por ciento de abastecimiento a nivel nacional a comparacin a aos anteriores.
Nuestra meta con este sistema logstico es alcanzar un abastecimiento del 99 por ciento a
nivel nacional en medicamentos y otros insumos mdicos quirrgicos con el objetivo que
todos nuestros asegurados y pacientes cuenten oportunamente con sus tratamientos.

CRITERIO 5
Qu lecciones han sido aprendidas? En qu medida puede ser
reproducida su buena prctica por otras instituciones de seguridad
social?
La principal leccin aprendida es la importancia del involucramiento, compromiso e impacto
cultural del personal en todo proceso de mejora, principalmente cuando existe un factor
tecnolgico involucrado.
LOGHOS ha implicado un cambio cultural importante desde direcciones ejecutivas,
enfermera y hasta el nivel operativo de almacenistas en cada depsito de medicamentos del
pas. A nivel gerencial se ha involucrado a la Direccin Nacional de Logstica (un total de
ciento trece personas) y a cada Direccin Mdica y Direccin Administrativa de las setenta
unidades ejecutoras bajo el modelo. Adems de un total de ochenta y dos jefes de farmacia y
ciento sesenta y cinco almacenistas y jefes de depsito. Todo este personal ha sido el enlace
crtico y vital para el cumplimiento de las metas cualitativas y cuantitativas de LOGHOS.
El sistema de seguridad social tiene mucho potencial de mejora en todo lo relacionado a la
gestin integral de la cadena de suministro. El proyecto LOGHOS ha demostrado que un
modelo consistente, apoyado por la Institucin y sustentado por un excelente recurso humano
y herramientas tecnolgicas puede hacer al sector hospitalario crecer y mejorar, desarrollando
nuevos modelos de gestin para una correcta administracin de los inventarios. El beneficio
es claro y medible, tanto directamente en los resultados y evaluaciones de los procesos
logsticos como tambin en la mejora de las condiciones de apoyo para brindarle al asegurado
la atencin de la ms alta calidad.