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Microsoft Excel 2003 Nivel 1

2 - Trabajando con fórmulas


En todas las planillas o libros que utilice o, casi con seguridad en la mayoría de
las mismas, usted trabajará con fórmulas. Con estas fórmulas, que tomarán la
información de las celdas, obtendrá cálculos que se actualizarán
automáticamente según el contenido de las celdas involucradas en el cálculo. Es
decir que si cambia el valor de una celda, cambiará a la vez el resultado del
cálculo.
En este capítulo aprenderá a crear una planilla con datos numéricos y
alfanuméricos (texto), y con los datos numéricos creará fórmulas para obtener
resultados. Además, conocerá las diferencias entre "referencias relativas" y
"referencias absolutas".

Una planilla de ejemplo


Para probar las primeras fórmulas, es recomendable usar un ejemplo que sirva
de referencia para todos, por ejemplo, una lista de precios constituye un
elemento habitual y todos podrán entender el ejemplo. La figura 2.1 muestra la
planilla que obtendrá una vez finalizado el ejercicio planteado en este capítulo.

Figura 2.1: Planilla con la lista de precios

1. Posicione el cursor en la celda A1.


2. Escriba el título de la planilla, por ejemplo: Listado de precios.
3. Pulse dos veces la tecla ENTER para confirmar el ingreso del título y dejar
una línea en blanco. El cursor quedará ubicado en la celda A3.
4. Escriba el primer título de columna: Código.
5. Pulse la tecla TAB para confirmar el ingreso de la información y pasar a la
siguiente columna.
6. Escriba el título de columna: Descripción.
7. Pulse la tecla TAB para confirmar el ingreso de la información y pasar a la
siguiente columna.
8. Escriba el título de columna: Compra.
9. Pulse nuevamente TAB para pasar a la siguiente columna.

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10. Escriba el título de columna: Venta.


11. Pulse la tecla TAB.
12. Escriba el título de columna: Ganancia.
13. Ahora pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso de la información; el
cursor pasará a la siguiente fila y se ubicará en la primera columna donde
comenzó la planilla (celda A4) tal como muestra la figura 2.2.

Figura 2.2: Los títulos de columnas y la ubicación del cursor

Creando una serie numérica


La planilla posee una columna con el código de cada producto y, supongamos,
todos ellos poseen una numeración correlativa, comenzando desde el número
100. Para crear esta serie tiene dos alternativas: escribir la serie de números
usted mismo o utilizar un comando de Excel 2003 que la creará por usted.

Nota:
La celda posee un "manejador" en el ángulo inferior derecho, tal como muestra
la figura 2.3. Este manejador, que está representado por un punto, le permitirá
armar series numéricas, copiar fórmulas, etcétera.

Figura 2.3: El manejador permite trabajar más rápidamente

Técnica 1: Crear una serie utilizando el una tecla.


1. Con el cursor ubicado en la celda A4 escriba el primer valor de la serie que,
como dijimos es: 100, pero luego no pulse ENTER.
2. Pulse y mantenga la tecla CONTROL durante los próximos tres pasos.
3. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y verá que el puntero
adopta el formato de una cruz negra.
4. Pulse allí y sin soltar el botón comience a arrastrar el mouse hacia abajo.
Observe que mientras arrastra, al puntero se le agrega un signo más y un
cartelito indicador, que le mostrará el número que colocará en las celdas
sucesivas, tal como lo muestra la figura 2.4.

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5. Cuando el cartel indicador muestre el último valor que desea para la serie,
por ejemplo: 106, suelte primero el mouse y luego la tecla CONTROL y la
serie quedará armada.

Figura 2.4: Armado de la serie numérica

Cuidado:
Cuando utilice acciones de mouse junto con teclas, recuerde que primero debe
soltar el mouse y luego la tecla, ya que si invierte el orden, la función que
cumplía la tecla podría quedar cancelada.
Técnica 1: Crear una serie utilizando el una tecla.
1. Con el cursor ubicado en la celda A4 escriba el primer valor de la serie que,
como dijimos es: 100, pero luego no pulse ENTER.
2. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y verá que el puntero
adopta el formato de una cruz negra.
3. Arrastre el mouse hacia abajo hasta la celda que desea completar. Observe
que mientras arrastra, al puntero se le agrega un signo más y un cartelito
indicador, que le mostrará el mismo número que contiene la celda de origen.
4. Libere el botón del mouse, y observe el icono que aparece en el ángulo
inferior derecho del rango que está seleccionado.
5. Haga un clic en el control del icono que apareció después de copiar la celda,
y visualizará la lista de las opciones para copiar o armar una serie, tal como
se exhibe en la figura 2.5.
6. Haga un clic en la opción Rellenar serie, y la serie de números correlativos
quedará armada.

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El menú para las series


Para crear una serie numérica, puede utilizar el procedimiento explicado
anteriormente o bien usar el menú. En este caso, haga lo siguiente:

Figura 2.5: Opciones para copiar y armar una serie

1. Seleccione el rango que desea llenar, incluyendo la celda que contiene al


primer valor de la serie.
2. En el menú Edición, elija la opción Rellenar y visualizará las listas de las
opciones para completar el rango seleccionado.
3. Haga un clic en la opción Series y aparecerá el cuadro que muestra la figura
2.6.

Figura 2.6: Cuadro para armar series

4. En el recuadro Tipo, elija el tipo de serie, por ejemplo: Lineal.


5. En el recuadro Incremento, especifique el intervalo que desea entre los
números de la serie.

6. Haga un clic en el botón Aceptar y la serie quedará armada.

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Nota:
Si el campo tomado como base contiene una fecha, al emplear cualquiera de los
dos procedimientos anteriores creará una serie de fechas.
Si utilizamos el segundo método (empleando el cuadro de la figura 2.5),
aparecerá activa la opción Cronológica; podemos aquí activar también la casilla
Días laborables para generar una serie con sólo los días laborables, sin incluir
los sábados y domingos.

El Autocompletar
El Autocompletar es una herramienta de Excel 2003 que, mientras usted va
ingresando la información de una columna, podrá completar el dato cuando
escriba los primeros caracteres similares de otra celda (de la misma columna).
1. Posicione el cursor en la celda B4 para ingresar la descripción del primer
producto.
2. Escriba la primera descripción, por ejemplo: Marcos de madera Nº 8.
3. Pulse la tecla ENTER para pasar a la siguiente línea.
4. Escriba la descripción siguiente: Pincel chato Nº 6.
5. Pulse la tecla ENTER para pasar a la siguiente línea.
6. Escriba una descripción que comience con la inicial de una ya ingresada,
por ejemplo: con la letra M y Excel 2003 completará la celda con la misma
información que estaba en la columna, tal como lo muestra la figura 2.7.

Figura 2.7: Excel ejecuta el Autocompletar

7. Pulse la tecla F2 y luego la tecla FIN para indicar a Excel que desea
modificar el contenido de la celda y desplazar el cursor al final del texto.
8. Pulse la tecla RETROCESO para borrar el número 8 y escriba el número
12.
9. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso y pasar a la siguiente línea.
10. Complete la tabla con la información de la figura 2.8.

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Figura 2.8: Datos de la tabla

Nota:
Observe que la información ingresada en la columna Descripción supera el
ancho de la columna, pero se visualiza como si ocupara dos celdas. Esta forma
de mostrar la información es posible si no hay datos en la siguiente columna (la
del precio de compra). Por lo tanto, es recomendable ampliar ya la columna
antes de continuar cargando información.

El ancho de las columnas


Cambiar el ancho de las columnas será una de las tareas más comunes cuando
cree planillas con Excel. Puede utilizar dos procedimientos para realizar esta
tarea: uno es darle el ancho automático y el otro es elegir el ancho deseado.
Técnica 1: El ancho automático.
1. Posicione el puntero del mouse en el borde derecho del rótulo de la columna
a la que desea dar el ancho automático, por ejemplo en la columna B
(Descripción). Debe colocar el puntero en la intersección de los nombres, tal
como lo muestra la figura 2.9.

Figura 2.9: Posición del puntero para cambiar el ancho

2. Con el puntero del mouse con formato de cruz con flechas, haga doble clic y
la columna tomará el ancho que tiene la entrada o el texto más largo
incluido en ella.

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3. Realice la misma operación para las columnas C, D y E (Compra, Venta y


Ganancia) y las columnas tomarán el ancho automático, tal como se exhibe
en la figura 2.10.

Sugerencia:
No es recomendable aplicar el ancho automático a la columna que posee el título
general de la planilla, porque si éste es largo generará una columna muy ancha.
Técnica 2: Elección del ancho.
1. Posicione el puntero del mouse en el borde derecho del rótulo de la columna
cuyo ancho desea determinar. Por ejemplo, para cambiar el ancho de la
columna A (Código) prosiga como se indica a continuación.

Figura 2.10: El ancho automático amplía o reduce, según el contenido

2. Con el puntero con formato de cruz con flecha, comience a arrastrar.


Visualizará un cartel indicador del tamaño de la columna, como lo muestra
la figura 2.11, cuyo valor variará a medida que usted mueva el mouse.

Figura 2.11: Determinación del ancho de la columna

3. Cuando consiga el tamaño deseado, libere el mouse y la columna tomará el


ancho indicado.
4. Complete los precios de compra con la información de la figura 2.12.

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Figura 2.12: Los precios de compra

Sugerencia:
Para escribir números con decimales es recomendable utilizar el sector numérico
del teclado, porque si bien tiene el punto decimal, el mismo se convertirá en
coma (,) si tiene definido este separador en Windows.

Cuidado:
Si escribe un número con el punto (.) del teclado principal y tiene definido, en
Windows, como separador decimal a la coma (,) el número no será considerado
como tal y no servirá para realizar cálculos.

Las fórmulas
En las celdas se pueden ingresar fórmulas tan complejas como resulte necesario,
pues en cuanto a capacidad de cálculo, Excel 2003 es mucho más poderoso que
la calculadora científica más completa del mercado.
Para indicarle a Excel que ingresará una fórmula anteponga el signo igual (=);
todo lo que ingrese a continuación será entonces evaluado como fórmula. Una
fórmula incluye referencias a las celdas que contienen la información para los
cálculos, relacionadas mediante los siguientes operadores matemáticos:
+ Sumar.
- Restar.
* Multiplicar.
/ Dividir.
^ Potencia.
Para el ejemplo que se está creando, se estimará que el precio de venta será un
20% superior al precio de compra y que la ganancia resultará de la diferencia
entre ambos precios.
1. Posicione el cursor debajo del título Venta, en este caso la celda D4, para
crear la primera fórmula.
2. Escriba la siguiente fórmula: =C4*1,2.

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3. Haga un clic en el tilde verde y en la planilla tendrá el resultado del cálculo,


mientras que la barra de fórmulas mostrará el verdadero contenido, tal como
puede observarse en la figura 2.13.
4. Pulse la tecla que mueve el cursor a la derecha para ubicar el cursor en la
celda E4.
5. Escriba la fórmula: =D4-C4.
6. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso y observar el resultado del
cálculo realizado.

Nota:
Debido a que en la fórmula se indicó la celda que contiene el precio de compra,
si éste cambia, cambiarán automáticamente el precio de venta y la ganancia.
Compruebe este aserto modificando el precio del primer producto y observando
qué sucede cuando pulsa la tecla ENTER.

Figura 2.13: La fórmula y el resultado

Copiando las fórmulas


Una vez creada la fórmula para el primer elemento, y dado que el resto de la
columna tendrá la misma fórmula, sólo variará la celda que interviene en el
cálculo. Excel 2003 tiene en cuenta este detalle y realizará automáticamente, con
el procedimiento que se indica a continuación, el cálculo para todos los
productos.
1. Posicione el cursor en la celda que tiene la fórmula del precio de venta, es
decir en D4.
2. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y visualizará el formato
de una cruz negra; allí pulse y sin soltar ...
3. Arrastre hasta la fila 10, tal como muestra la figura 2.14.

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Figura 2.14: Copia de la fórmula

4. Realice el mismo procedimiento para copiar la fórmula de la celda E4 (el


cálculo de ganancia).

Nota:
Cuando copia una fórmula, Excel toma las referencias de las celdas como
relativas, por lo que para la fila 5 las celdas son C5 y D5 y así sucesivamente.
Esto es lo que se denomina: referencia relativa.

Sugerencia:
Si tiene que copiar varias fórmulas, puede seleccionarlas previamente y luego
usar el manejador, como puede verse en la figura 2.15.

Figura 2.15: Copia simultánea de varias fórmulas

Sumando columnas
Excel 2003 dispone de muchas funciones que agilizan la construcción de los
cálculos; una de ellas es la que permite sumar un grupo de celdas.

Nota:
Las funciones también deben comenzar con el signo igual (=), continuar con el
nombre y por último, paréntesis de apertura y cierre, donde se indicará (en
algunos casos) parámetros o rangos.
1. Posicione el cursor en la celda A11.
2. Escriba el título: Total.

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3. Posicione el cursor en la celda C11 para sumar la columna.

4. Haga un clic en el icono de autosuma y habrá creado una fórmula basada en


la función SUMA, tal como muestra la figura 2.16. Observe que aparecen
seleccionados los precios, sólo falta confirmar si el rango es el correcto.

Figura 2.16: Construcción de la función SUMA

5. Haga un clic en el icono del tilde verde para confirmar el cálculo.


6. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y, cuando aparezca el
formato de cruz negra ...
7. Haga un clic y arrastre hacia la derecha para obtener la suma de las restantes
columnas. La figura 2.17 muestra el resultado de los cálculos realizados.

Figura 2.17: El resultado de los cálculos

Referencias Absolutas
La referencia absoluta es una dirección de celda cuyos componentes están
precedidos por el signo pesos ($); por ejemplo la dirección $A$5 se refiere en
forma absoluta a la celda A5 y, en este caso, cuando la fórmula es copiada, estas
direcciones no varían como ocurría en el ejemplo anterior.
Debido a que es bastante frecuente el uso de referencias absolutas, incluiremos
en el ejemplo una columna que realice un cálculo donde intervenga una
referencia de este tipo.

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1. Posicione el cursor en la celda F3 para ingresar el título de la nueva


columna.
2. Escriba el título: % Ganancia.
3. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso y pasar a la siguiente línea.
4. Escriba la fórmula: =E4/$E$11.
Para calcular el porcentaje de incidencia que tiene el producto en la
ganancia es necesario dividir su ganancia por el total. Debido a que el total
existe en la celda E11, cada cálculo del porcentaje de ganancia deberá tener
a este divisor, por lo tanto será absoluto.

5. Haga un clic en el icono del tilde verde para confirmar el cálculo.


6. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y visualizará el formato
de una cruz negra.
7. Haga un clic y arrastre hacia abajo para copiar la fórmula para todos los
productos.

8. Ubíquese en F11 y, pulsando el botón de Suma, incluya el cálculo del total


de la última columna.

La figura 2.18 muestra los resultados obtenidos.

Figura 2.18: Porcentaje de ganancia

Esta última suma siempre dará como resultado la unidad y entenderemos


rápidamente el porqué de esta afirmación si analizamos la siguiente ecuación:
Si Total = a+b+c+d entonces...
a b c d a+b+c+d
--------- + --------- + --------- + --------- = ------------- = 1
Total Total Total Total a+b+c+d

Nota:
Si no utiliza la referencia absoluta aparecerá, en cada celda donde copie la
fórmula, el error #¡DIV/0!.

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Planilla para calcular promedios, máximos y mínimos

1. Posicione el cursor en la celda A1 y escriba el primer título de columna:


Legajo.
2. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna.
3. Escriba el título de columna: Apellido.
4. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna.
5. Escriba el título de columna: Nombre.
6. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna.
7. Escriba el título de columna: Sexo.
8. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna.
9. Escriba el título de columna: Estado Civil.
10. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna.
11. Escriba el título de columna: Hijos.
12. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna.
13. Escriba el título de columna: Sueldo Básico.
14. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna.
15. Escriba el título de columna: Jubilación.
16. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna.
17. Escriba el título de columna: Obra Social.
18. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna.
19. Escriba el título de columna: Sueldo Neto.
20. Pulse la tecla ENTER para pasar a la siguiente fila y colocar el cursor en la
primera columna (celda A2).
21. Complete la planilla con los datos que muestra la figura 2.19.

Figura 2.19: Datos para la planilla

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Sugerencia:
Modifique los anchos de columnas, como se indicó en el capítulo anterior, para
visualizar correctamente la información de las columnas de la planilla. Utilice el
ancho automático para todas las columnas.

Las fórmulas y funciones


Para calcular la jubilación, la obra social y el sueldo básico, necesitará crear
fórmulas, que son muy sencillas y servirán para repasar el capítulo anterior.
Además de las fórmulas que se necesitan, deberá utilizar las funciones para
calcular la suma de las columnas (también usada en el capítulo anterior), el
promedio, el valor máximo y el mínimo. Para los tres últimos cálculos usará las
funciones: PROMEDIO, MAX y MIN, que tienen la misma sintaxis que la
función SUMA.
1. Posicione el cursor en la celda H2 para ingresar el cálculo de la jubilación.
2. Escriba la fórmula: =G2*0,11. El aporte jubilatorio que se le retendrá a los
empleados será un 11% del sueldo.
3. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna.
4. Escriba la fórmula: =G2*0,03. El dinero que se les retendrá en concepto de
obra social será un 3% del sueldo.
5. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna.
6. Escriba la fórmula: =G2-H2-I2. El sueldo neto será igual al sueldo bruto
menos las retenciones (jubilación y obra social).
7. Ahora seleccione las tres fórmulas creadas.
8. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y verá que aquél adopta
el formato de una cruz negra.
9. Haga un clic y arrastre para que el cálculo se efectúe para todas las filas de
la planilla, tal como muestra la figura 2.20.

Figura 2.20: Copia de varias fórmulas

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Sugerencia:
Para realizar una copia rápida, especialmente si la planilla contiene muchas filas,
puede posicionar el puntero del mouse sobre el manejador y hacer doble clic.
Automáticamente, Excel copiará la o las fórmulas hasta la última fila que
contenga información en la planilla.
1. Posicione el cursor en la celda F14, debajo de la cantidad de hijos.
2. Escriba el título de fila: Total:.
3. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente.
4. Escriba el título de fila: Promedio:. Si no se visualiza en forma completa,
no ensanche la columna, porque luego se le cambiará la alineación y se verá
correctamente.
5. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente.
6. Escriba el título de fila: Máximo:.
7. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente.
8. Escriba el título de fila: Mínimo:.
9. Pulse la tecla ENTER para confirmar el dato ingresado.
10. Seleccione el rango G14:J14 para calcular el total de todas las columnas
con una operación.

11. Haga un clic en el icono de autosuma y obtendrá los totales de todas las
columnas: Sueldo Básico, Jubilación, Obra Social y Sueldo Neto, tal como
aparece en la figura 2.21.

Figura 2.21: Cálculo de totales

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12. Posicione el cursor en la celda G15 para calcular el promedio de los sueldos
básicos.
13. Escriba la función: =PROMEDIO(G2:G13).
14. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente.
15. Escriba la función: =MAX(G2:G13). Con esta función se calcula el sueldo
máximo que se paga.
16. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente.
17. Escriba la función: =MIN(G2:G13). Con esta función se calcula el sueldo
mínimo que se paga.
18. Pulse la tecla ENTER para confirmar la fórmula ingresada.
19. Seleccione los tres cálculos realizados.
20. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y verá que aquél adopta
el formato de una cruz negra.
21. Haga un clic y arrastre hacia la derecha para que los cálculos se efectúen
para todas las columnas de la planilla. La figura 2.22 muestra parte de la
planilla, pero ya con el resultado de los cálculos.

Figura 2.22: Resultado de las funciones

Nota:
Todas las funciones básicas, las puede obtener utilizando el icono que calcula la
suma, haciendo un clic en el control del mismo y eligiendo la función que desea
utilizar. La figura 2.23 muestra las funciones que calcula en forma automática
dicho icono.

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Figura 2.23: Funciones que calcula automáticamente el icono de suma

1. En el menú Archivo, elija la opción Guardar o haga un clic en el icono


correspondiente.
2. Indique el nombre del archivo, por ejemplo: Sueldos y Jornales.

3. Haga un clic en el botón Guardar.

Usando el Autoformato
Autoformato es una galería de formatos de tablas pre-armados. Utilizar
autoformatos es muy sencillo, bastará con que seleccione alguna de las opciones
de la lista (figura 2.24) para que su tabla adquiera una apariencia
verdaderamente profesional.
Cada uno de estos formatos que, como vemos en la figura 2.20 se identifica
mediante un nombre, contiene tipos de letras, colores de fondo, líneas, recuadros
y en suma, todas las características de formato necesarias, las que se aplicarán a
la tabla en un solo paso. Veamos:
1. Posicione el cursor dentro de la planilla. No importa la celda donde esté,
basta con que se encuentre dentro del bloque o rango que comprende a la
planilla.

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Figura 2.24: Formatos automáticos

2. En el menú Formato, elija la opción Autoformato y visualizará el cuadro


que muestra la figura 2.24.
3. Utilizando la barra de desplazamiento de la derecha ubique el modelo que
desea aplicar, y pulse sobre el mismo para seleccionarlo.

4. Haga un clic en el botón Aceptar. La figura 2.25 muestra cómo


queda un modelo de Autoformato una vez aplicado.

Figura 2.25: Autoformato aplicado

Nota:
Si está de acuerdo con el aspecto de la muestra en general pero desea que no se
aplique alguno de los tipos de formato incluidos en la opción (por ejemplo, si las

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líneas o los colores de fondo no le satisfacen) deberá pulsar el botón Opciones;


al hacerlo se expandirá el cuadro, tal como lo muestra la figura 2.26. Puede
entonces pulsar (para desmarcar) aquellos formatos que no quiera aplicar.

Figura 2.26: Cuadro para elegir qué aplicar

Formatos numéricos
Excel 2003 muestra los números tal cual fueron ingresados o calculados.
Este formato, llamado General, no siempre es el más adecuado para mostrar los
datos de todas las celdas de una planilla; puede ocurrir que en algunos casos
necesite más decimales (o menos), en otros agregar o quitar signos de moneda,
etc. Si bien se aplicó un modelo de Autoformato, éste cambió el aspecto del
trabajo pero, no modificó el formato de los números.
Probaremos ahora de cambiar los formatos numéricos para conseguir una mejor
legibilidad de los datos que se presentan.
1. Seleccione los números de los precios de compra, venta y ganancia (el
rango C4:E11).

2. Haga un clic en el icono que aumenta los decimales y todos los números
mostrarán un decimal.
3. Repita el paso anterior para obtener números con dos decimales.

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4. Seleccione los números correspondientes al porcentaje de ganancia, el rango


F4:F11, que presentan demasiados decimales.

5. Haga un clic en el icono que aplica el formato de porcentaje. Este formato


multiplica el número por 100 y coloca el signo por ciento (%).

6. Si lo desea, también puede aumentar la cantidad de decimales utilizando el


icono correspondiente. La figura 2.27 muestra cómo quedan los números
con el formato aplicado.

Nota:
Puede aplicar otros formatos como por ejemplo el monetario o el de miles. Si
abre el menú Formato encontrará una variada gama de opciones para la
presentación de los datos.

Figura 2.27: Números con formatos

El menú para los números


Para facilidad de uso se han incluido en la barra de formato iconos que aplican
los formatos más utilizados, pero disponemos de muchos más si abrimos el
menú Formato. Utilicemos alguno de ellos.
1. Seleccione el rango al que desea aplicar un formato numérico.
2. En el menú Formato, elija la opción Celdas y visualizará un cuadro con
varias solapas.
3. Haga un clic en la solapa Números, si no estuviera visible, y aparecerá el
cuadro de la figura 2.28.
4. En el recuadro Categoría elija el tipo de formato que desea aplicar.
5. Indique la cantidad de decimales que desea visualizar.
6. Marque la opción Usar separador de miles (.) si está utilizando números
grandes y desea ver e imprimir el separador de miles.
7. Si trabaja con números negativos, elija cómo desea verlos en el recuadro
Números negativos. En este recuadro podrá especificar si desea ver el
signo (-), si lo quiere ver en rojo o ambas opciones.

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8. Haga un clic en el botón Aceptar.

Centrando el título
Nos falta ahora mejorar el aspecto del título de la planilla. Cambiaremos tipo de
letra, tamaño y atributos para adecuar el título al formato que aplicamos a la
tabla.
Como primera medida, centraremos el título en el ancho de la planilla.

Figura 2.28: Cuadro para aplicar formatos a los números

1. Seleccione el bloque de celdas donde desea centrar el título, en este caso el


rango A1:F1.

2. Haga un clic en el icono que centra y combina las celdas y el título quedará
centrado en la planilla (combinar las celdas significa unirlas para que
formen una sola).
3. Haga un clic en el control del icono que cambia el tipo de letra y visualizará
las tipografías que podrá elegir, tal como lo muestra la figura 2.29.
4. Elija el tipo de letra que desea aplicar, por ejemplo: Times New Roman.

5. Haga un clic en el control del icono que cambia el tamaño y visualizará los
tamaños que puede elegir.
6. Elija un tamaño adecuado para un título, 20 puntos, por ejemplo.

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7. Haga un clic en el icono de negritas para resaltar el título.

8. Haga un clic en el control del icono que cambia el color del texto y
visualizará la paleta de colores disponible para las letras, tal como lo
muestra la figura 2.30.
9. Elija el color que desea aplicar al texto.

Figura 2.29: Listado de tipos de letras

Figura 2.30: Paleta de colores para el contenido de las celdas

10. Haga un clic en el control del icono que cambia el color del fondo de las
celdas y visualizará la paleta de colores disponible, que es similar a la
utilizada para el color de las letras.
11. Elija el color que desea aplicar al fondo. La figura 2.31 muestra cómo queda
el título con los atributos aplicados.

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Figura 2.31: Título con formato

Y ahora, para terminar:

1. En el menú Archivo, elija la opción Guardar o haga un clic en el icono


correspondiente.

2.Ingrese el nombre del archivo, por ejemplo: Precios.


3. Haga un clic en el botón Guardar.

Sugerencia:
Si va a utilizar frecuentemente las paletas de colores, ya sea para el texto o para
el fondo, es recomendable que éstas permanezcan abiertas en la ventana de
trabajo. De esta forma, podrá seleccionar directamente los colores pulsando
sobre las muestras.
Para que una paleta permanezca en la pantalla, primeramente la abrirá de la
manera que ya vimos. Luego pulsará sobre el borde gris oscuro que aparece en
la parte superior y arrastrará hacia abajo.
Al liberar el botón obtendrá la paleta fija (figura 2.32).

Figura 2.32: La paleta queda fija en la hoja

Cuando desee cerrar una de estas paletas, sólo deberá hacer un clic en el botón
de cerrar que aparece a la derecha de la barra de títulos de la misma.

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Microsoft Excel 2003 Nivel 1

2 - Trabajando con fórmulas 16


Una planilla de ejemplo 16
Figura 2.1: Planilla con la lista de precios 16
Figura 2.2: Los títulos de columnas y la ubicación del cursor 17
Figura 2.3: El manejador permite trabajar más rápidamente 17
Figura 2.4: Armado de la serie numérica 18
El menú para las series 19
Figura 2.5: Opciones para copiar y armar una serie 19
Figura 2.6: Cuadro para armar series19
El Autocompletar 20
Figura 2.7: Excel ejecuta el Autocompletar 20
Figura 2.8: Datos de la tabla 21
El ancho de las columnas 21
Figura 2.9: Posición del puntero para cambiar el ancho 21
Figura 2.10: El ancho automático amplía o reduce, según el contenido 22
Figura 2.11: Determinación del ancho de la columna 22
Figura 2.12: Los precios de compra 23
Las fórmulas 23
Figura 2.13: La fórmula y el resultado 24
Copiando las fórmulas 24
Figura 2.14: Copia de la fórmula 25
Figura 2.15: Copia simultánea de varias fórmulas 25
Sumando columnas 25
Figura 2.16: Construcción de la función SUMA 26
Figura 2.17: El resultado de los cálculos 26
Referencias Absolutas 26
Figura 2.18: Porcentaje de ganancia 27
Si Total = a+b+c+d entonces... 27
Planilla para calcular promedios, máximos y mínimos 28
Figura 2.19: Datos para la planilla 28
Las fórmulas y funciones 29
Figura 2.20: Copia de varias fórmulas 29
Figura 2.21: Cálculo de totales 30
Figura 2.22: Resultado de las funciones 31
Figura 2.23: Funciones que calcula automáticamente el icono de suma 32
Usando el Autoformato 32
Figura 2.24: Formatos automáticos 33
Figura 2.25: Autoformato aplicado 33
Figura 2.26: Cuadro para elegir qué aplicar 34
Formatos numéricos 34
Figura 2.27: Números con formatos 35
El menú para los números 35
Centrando el título 36
Figura 2.28: Cuadro para aplicar formatos a los números 36
Figura 2.29: Listado de tipos de letras 37

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Microsoft Excel 2003 Nivel 1

Figura 2.30: Paleta de colores para el contenido de las celdas 37


Figura 2.31: Título con formato 38
Figura 2.32: La paleta queda fija en la hoja 38

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