Sie sind auf Seite 1von 16

Microsoft Excel 2003 Nivel 1

3 - Herramientas útiles
Además de conocer la forma de trabajar con las planillas y los libros de Excel, es
importante que aprenda a manejar ciertas herramientas. Algunas de estas
herramientas actúan mientras usted trabaja en la creación y modificación de los
documentos y otras estarán listas para ayudarle cuando usted las necesite.
En este capítulo aprenderá a utilizar estas herramientas que le ayudarán a
trabajar más rápidamente y lograr mejores resultados.

Procedimientos tradicionales para Copiar Cortar y Pegar


Microsoft Office ha empleado siempre la misma técnica para trabajar con el
portapapeles (portapapeles de Windows). Las acciones que podemos llevar a
cabo a través de portapapeles son mover y copiar información. Utilizamos el
comando Copiar cuando deseamos realizar un duplicado del objeto o elemento
seleccionado mientras que Mover lo utilizamos para sacar un elemento u objeto
de un lugar y colocarlo en otro. Las técnicas disponibles son las que se muestran
a continuación.

Copiar información
Para reutilizar información de una planilla en otra parte de la misma debemos
usar la técnica de copiar.
Para copiar se utiliza un área reservada en memoria llamada Portapapeles que
almacena en forma temporaria el texto u objeto copiado mientras no finalicemos
la sesión de trabajo.
La información copiada permanece en el Portapapeles hasta tanto sea
reemplazado por un nuevo objeto. Este puede ser copiado a otra parte de la
planilla actual o a otras, o bien incluso a otras aplicaciones Office o no.
Para copiar utilizando el menú siga estos pasos:
1. Seleccione las celdas que desea copiar.

2. En el menú Edición, elija la opción Copiar, o haga un clic en el icono


correspondiente.
3. Haga un clic en el lugar de la planilla donde desea dejar la copia del bloque
copiado.

4. En el menú Edición, elija la opción Pegar, o haga un clic en el icono


correspondiente. Al pegar el texto, aparecerá un icono, que le permitirá
elegir si desea que el texto pegado tenga el mismo formato que el original o
colocar sólo el texto, tal como se visualiza en la figura 3.1.

39
www.sentirmagia.com
Microsoft Excel 2003 Nivel 1

Nota:
Estas opciones aparecerán cuando pegue, sin importar la técnica utilizada.
También aparecerá cuando copie o mueva utilizando el procedimiento de
arrastrar y colocar.

Figura 3.1: Opciones para determinar la forma de pegar el texto

 Mantener formato de origen:


Pegar de forma convencional. Es lo que se hace normalmente cuando
utilizamos Copiar y Pegar.
 Coincidir con formato de destino:
Pega los valores, pero utilizando los formatos de la planilla u hoja de
destino de los datos.
 Solo valores:
Pegar únicamente los valores. Si se trata de una fórmula, extrae el resultado
actual y lo pega.
 Formatos de números y valores:
Pegar formatos y contenidos pero no los bordes.
 Formatos de origen y valores:
Pega los formatos del bloque de origen y los valores que contiene.
 Mantener anchos de columnas de origen:
Pega en forma convencional, cambiando los anchos de columnas para que
coincidan con los del bloque original.
 Sólo formatos:
Pegar únicamente los formatos (no los contenidos de las celdas copiadas).
 Vincular celdas:
Establece un nexo o vínculo entre las celdas de destino de la copia y las
celdas de origen, es decir, cuando las celdas de origen modifiquen su
contenido; este se actualizará en las celdas vinculadas con ellas.
Para copiar utilizando el teclado siga estos pasos:

40
www.sentirmagia.com
Microsoft Excel 2003 Nivel 1

1. Seleccione el bloque de celdas a copiar.


2. Pulse la combinación de teclas CONTROL + C.
3. Haga un clic en el lugar de la planilla donde desea dejar la copia del mismo.
4. Pulse la combinación de teclas CONTROL + V.

Cortar información
En el desarrollo del tema anterior hemos discutido como se hace para copiar
información en una planilla.
También puede utilizar la técnica de mover para cambiar de un lugar a otro un
bloque de celdas. Esto puede ser necesario si ha agregado información en la
planilla o ha hecho cambios y se ha dado cuenta que parte de la misma puede ser
desplazado a otro lugar.
La acción de cortar implica mover información de un lugar de la planilla a otro o
bien a otra.
Para mover utilizando el menú siga estos pasos:
1. Seleccione el bloque de celdas a mover.

2. En el menú Edición, elija la opción Cortar, o haga un clic en el icono


correspondiente.
3. Haga un clic en el lugar de la planilla donde desea dejar la copia de la
información cortada.

4. En el menú Edición, elija la opción Pegar, o haga un clic en el icono


correspondiente.
Para mover utilizando el teclado siga estos pasos:
1. Seleccione el bloque de celdas a mover.
2. Pulse la combinación de teclas CONTROL + C.
3. Haga un clic en el lugar de la planilla donde desea dejar la copia del mismo.
4. Pulse la combinación de teclas CONTROL + V.

Mover y Copiar con la técnica de Arrastrar y colocar


La mayoría de las acciones que realizamos en el entorno Windows se pueden
resolver con el empleo del mouse.
Mover y copiar son algunas de las acciones que se realizan también con el
mouse.
A la técnica de copiar y mover información con el mouse en una planilla de
Excel se la llama Arrastrar y colocar.
Para mover con el mouse siga estos pasos:
1. Seleccione el bloque de celdas a mover.
2. Posicione el puntero del mouse sobre el borde del bloque seleccionado. El
puntero asumirá el formato de una cruz.

41
www.sentirmagia.com
Microsoft Excel 2003 Nivel 1

3. Mantenga pulsado el botón del mouse y arrastre el bloque a la nueva


ubicación. El puntero del mouse tendrá temporalmente un aspecto diferente
como se observa en la figura 3.2.
5. Suelte el botón del mouse, cuando llegue al lugar donde desea colocar la
información que está moviendo.

Figura 3.2: Movimiento de un bloque de celdas

Para copiar con el mouse siga estos pasos:


1. Seleccione el bloque de celdas a copiar.
2. Coloque el puntero del mouse sobre el borde del bloque seleccionado.
3. Haga un clic y sin soltar arrastre el bloque a la nueva ubicación mientras
mantiene presionada la tecla CONTROL.
4. El puntero del mouse tendrá temporalmente un aspecto diferente como se
vio en la imagen anterior pero con un signo mas (+) bajo el puntero
5. Al llegar al destino suelte el botón del mouse y luego la tecla CONTROL..

El panel Portapapeles
La versión actual de Excel 2003 trae una nueva característica para el empleo del
portapapeles, lo que hace que se puedan almacenar varias copias en él.
Excel 2003 posee un panel de Portapapeles, de esta forma ahora puede conservar
varias copias (hasta 24 como máximo) entre aplicaciones de Microsoft Office
2003.
El panel Portapapeles esta disponible para todas las aplicaciones de Office, lo
que quiere decir que se comparte el espacio de los 24 elementos entre todas las
aplicaciones.
Cada vez que utiliza el comando Copiar o Cortar automáticamente esta
colocando una copia sobre la barra del Portapapeles de Office.
La figura 3.3 muestra el aspecto de este panel, cuando posee elementos
almacenados en el mismo.

42
www.sentirmagia.com
Microsoft Excel 2003 Nivel 1

Copiar texto usando el panel Portapapeles


El panel Portapapeles tiene un botón disponible por cada copia que almacena, lo
que implica que puede pegar veinticuatro veces o que puede dejar veinticuatro
copias diferentes en la planilla. Para utilizar una copia almacenada siga estos
pasos:
1. Haga un clic en el lugar donde desea dejar la copia.
2. En el panel Portapapeles haga un clic sobre el control que contenga al texto
que desea pegar. Visualizará dos opciones, tal como lo muestra la figura
3.4.

Figura 3.3: Panel Portapapeles, con información almacenada

43
www.sentirmagia.com
Microsoft Excel 2003 Nivel 1

Figura 3.4: Opciones de un elemento del panel Portapapeles

3. Haga un clic en la opción Pegar, y el texto aparecerá en el documento.

Copiar y mover a otras hojas


Nuestro trabajo en la planilla de cálculos no solamente se limita a copiar o
mover datos en la misma planilla ya que podemos realizar estas tareas a otras
hojas u a otros libros. Para ello demos seguir los siguientes pasos para cada una
de las acciones:
Copiar datos a otra hoja del mismo libro:
1. Seleccionar el rango de celdas que deseamos copiar.
2. Ejecutamos el comando Copiar de cualquiera de las formas explicadas
anteriormente.
3. Hacemos un clic sobre la etiqueta de la hoja donde deseamos realizar la
copia de la información.
4. Seleccionamos la celda destino haciendo un clic sobre ella.
5. Aplicar el comando Pegar para provocar la duplicación.
Mover datos a otra hoja del mismo libro:
1. Seleccionar el rango de celdas que deseamos mover.
2. Ejecutamos el comando Cortar de cualquiera de las formas explicadas
anteriormente.
3. Hacemos un clic sobre la etiqueta de la hoja donde deseamos destinar la
información
4. Seleccionamos la celda destino haciendo un clic sobre ella.
5. Aplicar el comando Pegar.
Copiar datos a otro libro:

44
www.sentirmagia.com
Microsoft Excel 2003 Nivel 1

1. Seleccionar el rango de celdas que deseamos copiar.


2. Ejecutamos el comando Copiar de cualquiera de las formas vistas
anteriormente.
3. Seleccionamos del menú de Ventana el nombre del libro donde vamos a
destinar la copia (previamente este debe estar abierto para que aparezca en
el menú de Ventana).
4. Seleccionamos la hoja.
5. Seleccionamos la celda destino.
6. Utilizar el comando Pegar.

Mover datos a otro libro:


1. Seleccionar el rango de celdas que deseamos Mover.
2. Ejecutamos el comando Cortar de cualquiera de las formas vistas
anteriormente.
3. Seleccionamos del menú de Ventana el nombre del libro donde vamos a
volcar la información (previamente este debe estar abierto para que
aparezca en el menú de Ventana).
4. Seleccionamos la hoja.
5. Seleccionamos la celda destino.
6. Utilizar el comando Pegar.

La corrección ortográfica
Para revisar la ortografía de un texto, debe ejecutar los pasos que se indican a
continuación:

1. Ubíquese al principio de una hoja pulsando en A1 y luego, en el menú


Herramientas, elija la opción Ortografía o haga un clic en el icono
correspondiente. Visualizará el cuadro de la figura 3.5, donde podrá tomar
la decisión de corregir la palabra (en este caso onesti) mediante cualquiera
de las alternativas planteadas en la Nota de la página siguiente.

45
www.sentirmagia.com
Microsoft Excel 2003 Nivel 1

Figura 3.5: Corrección de la ortografía

2. Luego de solucionar el error de la primera palabra, Excel 2003 continuará


con la siguiente.
3. Finalizada la corrección ortográfica se mostrará un cuadro como el de la
figura 3.6, indicando que se han salvado todos los errores.

4. Haga un clic en el botón Aceptar.

Figura 3.6: Finalización de la corrección

Nota:
La revisión de ortografía se realiza por hoja, y si no estaba ubicado el cursor al
comienzo de la hoja, aparecerá un cuadro preguntando si desea revisar desde el
comienzo de la misma.
Cuando el programa encuentra un error o una palabra que no figura en su
diccionario, el usuario deberá tomar una decisión con respecto a la palabra mal
escrita o inexistente, para lo que dispone de las siguientes opciones:
 Cambiar: Deberá elegir, entre las palabras sugeridas, la que estime correcta
para solucionar el error.

46
www.sentirmagia.com
Microsoft Excel 2003 Nivel 1

 Cambiar todas: Si la palabra mal escrita se repite en varias partes de la


hoja, Excel la reemplazará por la sugerencia elegida cada vez que aparezca.
 Omitir todas: Con esta opción el usuario valida la palabra para toda la hoja,
de modo que si la palabra aparece en otra parte del archivo, Excel no la
marcará como errónea.
 Omitir: A diferencia de la opción Omitir todas, esta opción acepta la
palabra errada, pero si la vuelve a encontrar en la hoja volverá a presentarla
como error y el usuario deberá decidir nuevamente qué hacer con ella.
 Agregar: Esta opción permite actualizar el diccionario personal que Excel
le provee, precisamente para que agregue palabras que no figuraban. Las
palabras agregadas serán consideradas en adelante como correctas para
todos los libros que realice.

La Autocorrección
La Autocorrección es una herramienta muy útil, pues corrige los errores
comunes de tipeo a medida que van ocurriendo.
Excel dispone de una lista, bastante amplia, de errores de tipeo, pero usted puede
agregar sus propios errores o eliminar aquéllos que, por su actividad, no son
tales. Además de los errores en las palabras, la Autocorrección está configurada
para corregir dos mayúsculas seguidas (éste es un EJemplo), para corregir el
que provoca haber usado la tecla BLOQ. MAYÚSCULA y seguir escribiendo
(por ejemplo: eSTAMOS CON pABLO) y para colocar en mayúscula la primer
letra de una oración.

Nota:
Esta utilidad está activa desde que se inicia una sesión de Excel y actúa a medida
que usted escribe, pero no corrige los errores que pudieran existir en archivos ya
creados y que se abren para su modificación.
Para configurar la Autocorrección:
1. En el menú Herramientas, elija la opción Autocorrección y visualizará el
cuadro que muestra la figura 3.7.
2. Desmarque las opciones que no desea que estén activas y/o marque las que
necesite.

3. Haga un clic en el botón Aceptar.


Para agregar un elemento de Autocorrección:
1. En el menú Herramientas, elija la opción Opciones de Autocorrección.
2. En el recuadro Reemplazar escriba la palabra con el error que
habitualmente se produce. También puede colocar una sigla, como por
ejemplo las iniciales de su nombre o las de la empresa donde trabaja.
3. Pulse la tecla TAB para ubicar el cursor en el recuadro Con, donde deberá
indicar la o las palabras que reemplazará/n lo escrito en el paso anterior.

47
www.sentirmagia.com
Microsoft Excel 2003 Nivel 1

Figura 3.7: Configuración de la Autocorrección

4. Haga un clic en el botón Agregar y Excel lo colocará en la lista, en orden


alfabético, tal como lo muestra la figura 3.8.

Figura 3.8: Elemento de Autocorrección

5. Haga un clic en el botón Aceptar.


Para eliminar un elemento de Autocorrección:
1. En el menú Herramientas, elija la opción Autocorrección.

48
www.sentirmagia.com
Microsoft Excel 2003 Nivel 1

2. Elija de la lista el elemento que desea eliminar.

3. Haga un clic en el botón Eliminar y el elemento desaparecerá de la lista


pero quedará en los recuadros Reemplazar y Con para que pueda
agregarlo, si lo eliminó por error.

4. Para finalizar, haga un clic en el botón Aceptar.

Sugerencia:
Pruebe las modificaciones realizadas para verificar cómo funcionan, y recuerde
que los cambios efectuados quedarán disponibles para todos los libros que cree o
modifique de aquí en adelante.

Excepciones a la Autocorrección
Es muy frecuente la utilización de abreviaturas, como por ejemplo: Av., km.,
etcétera, y si tiene activada la opción de Autocorrección que coloca en
mayúscula la primera letra de una oración, tendrá problemas. Por ejemplo, si
tiene que escribir: Ocurrió a 5 km. del estacionamiento, Excel colocará: ... 5 km.
Del ...
Para solucionar estos casos existen las excepciones a esta regla y a la de dos
mayúsculas seguidas, y para configurarlas deberá seguir los siguientes pasos:
1. En el menú Herramientas, elija la opción Autocorrección.

2. Haga un clic en el botón Excepciones y visualizará el cuadro que muestra la


figura 3.9.

Figura 3.9: Excepciones a la Autocorrección

3. En la solapa Letra inicial, indique la abreviatura (incluyendo el punto) cuya


palabra siguiente no desea que comience forzadamente con mayúscula, por
ejemplo: km.

49
www.sentirmagia.com
Microsoft Excel 2003 Nivel 1

4. Haga un clic en el botón Agregar.

5. Haga un clic en el botón Aceptar para volver al cuadro de Autocorrección.

6. Haga un clic en el botón Aceptar para volver al libro.

Nota:
Si conoce algún nombre propio, por ejemplo de una empresa, que tenga un
nombre cuyas dos primeras letras deben escribirse en mayúscula, agréguelo en
la solapa MAyúscula INicial del cuadro de excepciones a la Autocorrección.

Crear barras de herramientas


Además de trabajar con las barras de herramientas que Excel 2003 le provee,
usted puede crear sus propias barras, incluyendo en ellas los iconos que más
utiliza. También, si lo desea, puede modificar las barras de herramientas
existentes, lo que le permite agregar o eliminar los iconos que determine.

Nota:
Los pasos 1 y 2, que se indican a continuación, pueden ser ejecutados con la
opción Personalizar del menú Herramientas.
Para crear una barra de herramientas:
1. En el menú Ver, elija la opción Barra de herramientas.
2. Haga un clic en la opción Personalizar.
3. Haga un clic en la solapa Barras de herramientas, y visualizará el cuadro
de la figura 3.10.

50
www.sentirmagia.com
Microsoft Excel 2003 Nivel 1

Figura 3.10: Personalización de las barras

3. Haga un clic en el botón Nueva y aparecerá un cuadro solicitando el


nombre que tendrá la barra.
4. Indique el nombre que tendrá la barra, por ejemplo: Utilidades.

5. Haga un clic en el botón Aceptar y visualizará una pequeña barra, sobre el


cuadro de personalizar las barras.
7. En el cuadro de personalizar, haga un clic en la solapa Comandos y
visualizará el cuadro de la figura 3.11.
8. Del recuadro Categoría, elija la que contenga al icono que desea insertar.
Las categorías están asociadas con las opciones del menú principal de
Excel; por ejemplo, si desea buscar el icono que inserta imágenes
prediseñadas (dibujos para acompañar a las planillas), deberá elegir la
categoría Insertar.

51
www.sentirmagia.com
Microsoft Excel 2003 Nivel 1

Figura 3.11: Comandos para las barras

9. Del recuadro Comandos, elija el que desea insertar en la barra de


herramientas que está creando.
10. Arrastre el icono que desea insertar hacia la barra donde desea ubicarlo, tal
como lo muestra la figura 3.12.
11. Libere el botón del mouse y el icono quedará en la barra de herramientas.
12. Repita los pasos 8 al 11 hasta agregar todos los iconos que desee.
13. Haga un clic en el botón Cerrar para finalizar la tarea con el cuadro
de personalización de las barras de herramientas.

Figura 3.12: Arrastre para insertar el icono en la barra

Para eliminar un icono de una barra de herramientas:


1. En el menú Ver, elija la opción Barra de herramientas.

52
www.sentirmagia.com
Microsoft Excel 2003 Nivel 1

2. Haga un clic en la opción Personalizar.


3. Posicione el puntero del mouse sobre el icono que desea eliminar.
4. Llévelo hacia el cuadro de personalización de las barras de herramientas y
el icono desaparecerá de la barra.

5. Haga un clic en el botón Cerrar para finalizar la tarea.

Eliminar barras de herramientas


Usted dispone de la posibilidad de crear todas las barras de herramientas que
necesite y de modificar todas las que Excel 2003 le provee, pero podrá eliminar
solamente las que usted ha creado.
1. En el menú Ver, elija la opción Barra de herramientas.
2. Haga un clic en la opción Personalizar.
3. Haga un clic en la solapa Barras de herramientas, si no estuviera visible.
4. Seleccione, en la lista, la barra de herramientas que desea eliminar. Observe
que el botón Eliminar se habilita cuando selecciona una barra creada por
usted.

5. Haga un clic en el botón Eliminar y visualizará el cuadro de la figura 3.13,


preguntándole si está seguro de querer eliminar la barra seleccionada.

Figura 3.13: Confirmación de eliminación

6. Haga un clic en el botón Aceptar y la barra de herramientas será


eliminada de la lista.
7. Para finalizar la tarea haga un clic en el botón Cerrar.

53
www.sentirmagia.com
Microsoft Excel 2003 Nivel 1

3 - Herramientas útiles 39
Copiar información 39
Cortar información 41
El panel Portapapeles 42
Copiar datos a otra hoja del mismo libro: 44
Mover datos a otra hoja del mismo libro: 44
Copiar datos a otro libro: 44
Mover datos a otro libro: 45
La corrección ortográfica 45
La Autocorrección 47
Para crear una barra de herramientas: 50

54
www.sentirmagia.com