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Microsoft Excel 2003 Nivel 1

5 - Utilizando condiciones
Excel 2003 dispone de una amplia gama de funciones. Estas funciones están
divididas, según el tipo de cálculo que realizan, en grupos tales como
matemáticas, lógicas, trigonométricas, financieras, etcétera.
En el capítulo anterior se utilizó la función más usada: SUMA, que tiene un
icono en la barra de herramientas. También se utilizaron las funciones
PROMEDIO, MAX y MIN, para calcular el valor promedio de un rango, y
establecer el valor máximo y el mínimo en una columna.
En este capítulo se creará una planilla nueva que contendrá funciones que
evalúan condiciones y que le servirán de base para crear sus propias planillas.
Aprenderá además cómo copiar información entre las hojas de un libro, cómo
mover los datos y también cómo aplicar formatos condicionados.

Una planilla de ejemplo


En el capítulo anterior se explicó cómo crear una planilla que calculaba el sueldo
y las retenciones para los empleados. En este archivo se utilizará otra hoja para
crear una planilla que calcule las asignaciones familiares, que luego se sumarán
al sueldo neto obtenido anteriormente.

Figura 5.1: Planilla de asignaciones

1. En el menú Archivo, seleccione la opción Abrir o haga un clic en el icono


correspondiente.
2. Elija el archivo o libro que desea abrir, por ejemplo: Sueldos y Jornales.

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Nota:
Haciendo un clic en las solapas que tienen los nombres de las hojas, podrá
visualizar el contenido de las mismas. Si hace un clic en la solapa Hoja2, verá
que está vacía y la solapa mostrará un color blanco de fondo; haga un clic en la
solapa Sueldos y retenciones y volverá a visualizar la información de la primera
hoja.

Copiando datos
Los datos o las planillas que existan en una hoja pueden ser copiados a otra hoja
del mismo libro o a otro libro.
Esta tarea o procedimiento es común a todas las aplicaciones del entorno de
Windows, pero Excel 2003 presenta ciertas particularidades para ejecutar este
procedimiento.

Nota:
Cuando copia información, el primer paso es seleccionarla y luego proceder a
copiarla. En el entorno de Windows, cuando se copia información, ésta pasa a un
depósito temporal, llamado portapapeles, que la conservará hasta que se la
pegue en el lugar en que se necesita.
Este portapapeles guarda siempre lo último que se copió, pues al iniciarse otro
procedimiento de copia, los nuevos datos ocuparán el portapapeles, desalojando
a los que estaban anteriormente.
Para la nueva planilla que se creará en este libro, se necesitará información de la
primera hoja, pero solamente la de algunas columnas: Legajo, Apellido, Sexo,
Estado Civil, Hijos y Sueldo Básico (la columna Nombre no se incluirá en la
copia). Por lo tanto, deberá seleccionar múltiples rangos.
1. Seleccione el rango que desea copiar, en este caso: A3:B15, que contiene
las columnas Legajo y Apellido.
2. Mantenga pulsada la tecla CONTROL, para poder seleccionar otro rango.
3. Seleccione el siguiente rango: D3:G15, correspondiente a las columnas
Sexo, Estado Civil, Hijos y Sueldo Básico.

4. En el menú Edición, elija la opción Copiar o haga un clic en el icono


correspondiente. Observe que una línea punteada "gira" alrededor de los
rangos seleccionados, tal como se aprecia en la figura 5.2.
5. Haga un clic en la solapa de la hoja donde desea pegar la información, por
ejemplo: Hoja2.
6. Posicione el cursor en la celda donde desea pegar la información, por
ejemplo: en la celda A1.
7. Pulse la tecla ENTER y los rangos quedarán pegados, pero juntos, formando
una nueva planilla. Observe que además de la información de las celdas,
también pegó los formatos que las mismas tenían en la planilla original.

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Nota:
La particularidad de Excel 2003 para copiar o mover la información,
mencionada anteriormente, radica en la forma de pegar los datos. Como se
indicó en los pasos anteriores, en Excel se puede pegar pulsando la tecla
ENTER, pero en el resto de las aplicaciones o programas será preciso usar la
opción Pegar, del menú Edición o el icono correspondiente.

Figura 5.2: Selección para copiar

Figura 5.3: La nueva planilla

Asignando el ancho automático


Debido a que las columnas de la nueva planilla tienen el ancho estándar, es
recomendable asignar el ancho automático a cada una de las columnas.
1. Seleccione las columnas de la nueva planilla, haciendo un clic sobre el
rótulo de la columna A y arrastrando hasta el de la columna F.

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2. Asigne el ancho automático, haciendo un doble clic en el borde derecho de


la última columna selecciona, tal como lo muestra la figura 5.4.

Figura 5.4: Ancho automático

Usando condiciones simples


Para hacer el cálculo de las asignaciones familiares se necesitarán dos columnas:
una para la asignación por hijos y otra para la asignación por esposa.
1. Posicione el cursor en la celda G1 y escriba el título de la columna, por
ejemplo: Asign. Hijos.
2. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna.
3. Escriba el título de columna: Asign. Esposa.
4. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso del dato y ubicar el cursor
en la celda G2.
En la columna Asign. Hijos pueden ir dos cálculos, uno cuando la persona tiene
hasta dos hijos (familia estándar) y otro cuando tiene 3 o más (familia
numerosa).
Al construir las fórmulas de una planilla se deben tomar en cuenta todas las
variantes en los valores. Por ejemplo, para el caso de la asignación por hijos, hay
que tomar en cuenta los posibles cambios; una persona con dos hijos puede tener
uno más y como consecuencia el cálculo de la asignación cambiará.
En estos casos, en los que una columna puede tener dos cálculos o valores, hay
que utilizar funciones que permitan evaluar condiciones. En este caso, la
condición es la cantidad de hijos que tiene cada empleado.
Supongamos que se abonan $20 por cada hijo, pero si se tienen tres o más se
paga un adicional (fijo) de $30. Dado que la cantidad de hijos se encuentra en la
columna E, los cálculos serán: E2*20 para la familia estándar y E2*20+30 para
la familia numerosa.

Nota:
La función SI tiene la sintaxis: =SI(condición, verdadera, falsa). Esta es una
función lógica que evalúa una condición, si ésta se cumple (es verdadera)
ejecutará determinado cálculo, si no se cumple (es falsa) hará otro cálculo.
Para evaluar las condiciones se pueden utilizar los operadores matemáticos: =
(igual), <> (distinto), < (menor), <= (menor o igual), > (mayor) y >= (mayor o
igual).

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1. Posicione el cursor en la celda G2 para ingresar la función que permita


evaluar una condición: la cantidad de hijos.
2. Escriba la función =SI(E2<=2;E2*20;E2*20+30). Con esta función se
pregunta si la cantidad de hijos es menor o igual a 2; si es cierto realiza el
cálculo E2*20, si no lo es (son tres o más) hará el cálculo E2*20+30.

3. Haga un clic en el icono con el tilde verde para que el cursor quede en la
celda donde ingresó la fórmula. En este caso, el resultado es cero porque la
persona no tiene hijos (una celda vacía es igual a cero).
4. Posicione el puntero del mouse en el manejador y el puntero adoptará el
formato de una cruz negra.
5. Arrastre para extender la fórmula hacia todos los empleados. La figura 5.5
muestra el cálculo realizado.

Figura 5.5: Asignación por hijos

Condiciones combinadas
Ahora será preciso calcular la asignación por esposa, que cobrarán los
empleados de sexo masculino (M) y que sean casados (C). La asignación por
esposa será de $50.
Para resolver este cálculo necesitará de una función que permita evaluar varias
condiciones, y para ello Excel 2003 dispone de las funciones Y y O, cuya
sintaxis es colocar, entre paréntesis, la lista de las condiciones que deben
cumplirse (separadas por comas (,).

Nota:
Estas funciones devuelven dos posibles valores; VERDADERO y FALSO. La
función Y devuelve el valor VERDADERO cuando todas las condiciones de la
lista se cumplen; la función O devuelve el valor VERDADERO cuando por lo
menos una de las condiciones listadas se cumple.
Estas funciones no se usan en forma independiente, sino que se incluyen como
condición de la función SI.

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1. Posicione el cursor en la celda H2 para construir el cálculo de la asignación


por esposa.
2. Escriba la función =SI(Y(C2="M";D2="C");50;0). Con esta función se
pregunta si el/la empleado/a es de sexo masculino y casado, de ser así se
asignarán 50 pesos, caso contrario nada (cero).

3. Haga un clic en el icono con el tilde verde para que el cursor quede en la
celda donde ingresó la fórmula. En este caso, el resultado es cero porque el
empleado es masculino y soltero (una de las condiciones no se cumplió).
4. Posicione el puntero del mouse en el manejador y el puntero asumirá el
formato de una cruz negra.
5. Arrastre para extender la fórmula hacia todos los empleados. La figura 5.6
muestra el cálculo realizado.

Figura 5.6: Asignación por esposa

Copiando el formato
Deberíamos aplicar ahora a las columnas agregadas el mismo formato y
características que tienen el resto de las columnas. Recordemos que estas celdas
provienen de la primera planilla, en donde en su oportunidad se aplicaron
rellenos, bordes y se ajustaron otras características como anchos de columna,
tipografías, etc.
Al efecto, Excel 2003 le proporciona una herramienta que permite copiar los
formatos que existen en otras celdas y transferirlos a las celdas que usted
determine.
1. Seleccione la celda o el rango que posee el formato que desea copiar, por
ejemplo, el rango F1:F13, correspondiente al Sueldo Básico.

2. Haga un clic en el icono que copia el formato que contiene el rango


seleccionado. Observe que aparece una línea punteada rodeando las celdas
seleccionadas.

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3. Seleccione las celdas en las que desea aplicar ese formato; en este caso, el
rango: G1:H13, tal como se aprecia en la figura 5.7.

Figura 5.7: Copia de formatos

4. Libere el mouse y el formato quedará copiado.

Nota:
Si el formato habrá de ser aplicado a una sola columna (por ejemplo a la de
Asign. Hijos), no hace falta que marque todo el rango donde desea copiar el
formato (rango de destino); bastará con que haga un clic en la primera celda.
Inserte dos filas al comienzo y agregue el título Cálculo de Asignaciones, de la
siguiente forma:
1. Seleccione las filas 1 y 2, haciendo un clic y arrastrando por el área gris que
tiene los números de las filas.
2. En el menú Insertar elija la opción Filas y quedarán insertadas dos filas.
3. Posicione el cursor en la celda A1 y escriba el título.

Figura 5.8: Asignaciones con formatos

4. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso del título.


5. Seleccione el rango A1:H1 para centrar el título en el ancho de la planilla.

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6. Haga un clic en el icono de combinar y centrar el título en las columnas


seleccionadas.

7. Haga un clic en el control del icono que permite cambiar el tamaño de la


letra y determine 20 puntos.

8. Haga un clic en el icono que aplica el atributo de negrita.

Un formato condicionado
Además de aplicar formatos como se explicó en los capítulos anteriores, puede
crear formatos condicionados, en el sentido de que el formato se aplique cuando
el contenido de una celda cumpla con una condición determinada.
Podemos así asignar un formato condicional a una columna de manera tal que se
aplique a aquella celda que presente el valor máximo y otro formato también
condicional para que nos resalte la celda que contenga el valor mínimo de una
determinada serie. Veamos cómo hacerlo:

Figura 5.9: Cuadro de referencia

1. Posicione el cursor en la celda J5 y escriba el título Sueldos:.


2. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna.
3. Escriba la palabra Máximo y pulse la tecla t para pasar a la siguiente
columna.
4. Escriba la función: =MAX(F4:F15).
5. Pulse la tecla ENTER para pasar a la siguiente fila.
6. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna.
7. Escriba la palabra Mínimo y pulse la tecla t para pasar a la siguiente
columna.
8. Escriba la función: =MIN(F4:F15).
9. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso.
10. Seleccione el rango J5:L6.

11. Haga un clic en el icono que aplica el formato de negrita.

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12. Haga un clic en el control del icono que coloca bordes para visualizar la
paleta correspondiente.

13. Haga un clic en el icono que coloca líneas alrededor de todas las celdas de
un rango.

14. Si desea, puede aplicar líneas más gruesas en el contorno del rango.
15. Seleccione el rango J5:J6.
16. En el menú Formato, elija la opción Celdas.
17. Haga un clic en la solapa Alineación.
18. Marque la opción Combinar celdas.

19. Haga un clic en el control del recuadro Vertical y elija Centrar.


20. Pulse Aceptar para centrar el título entre las dos filas.
21. Seleccione el rango K5:L5, correspondiente a los sueldos máximos.

21. Haga un clic en el control del icono que aplica el color de fondo a las celdas
y elija el que desee. Este color es el que deberá usar para crear el formato
condicionado.
22. Seleccione el rango K6:L6, correspondiente a los sueldos mínimos.

23. Haga un clic en el control del icono que aplica el color de fondo a las celdas
y elija el que desee.

24. También puede utilizar el icono de color de fuente para cambiar el color de
las letras.
Para crear el formato condicionado, que deberá tener los colores y atributos
colocados como referencia en el cuadro creado, ejecute los siguientes pasos:
1. Seleccione el rango F4:F15, que contiene todos los sueldos básicos. Si lo
desea puede seleccionar toda la planilla, pero Excel 2003 aplicará el
formato sólo a las celdas que cumplen con una condición.
2. En el menú Formato, elija la opción Formato condicional y visualizará el
cuadro que muestra la figura 5.10.

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Figura 5.10: Cuadro para el formato condicional

3. Haga un clic en el control del recuadro que indica el operador (actualmente


dice entre).
4. Elija el operador que desee, por ejemplo: igual a.

5. Haga un clic en el botón para seleccionar, que aparece en el recuadro de la


derecha. Advertirá que vuelve a la planilla, pero permanece abierto un
pequeño cuadro.
6. Haga un clic en la celda donde está el valor que desea usar para aplicar el
formato, para el caso la celda L5, que contiene el cálculo del sueldo
máximo. La figura 5.11 muestra cómo se visualiza en el cuadro la celda
seleccionada.

Figura 5.11: Cuadro para seleccionar

7. Haga un clic en el botón que está a la derecha del cuadro pequeño para
volver al cuadro grande.

8. Haga un clic en el botón Formato y aparecerá un cuadro similar al utilizado


anteriormente para aplicar colores, tramas, etcétera.
9. Haga un clic en la solapa Tramas y elija el mismo color que el aplicado a la
celda de referencia.
10. Haga un clic en la solapa Fuente y elija el atributo Negrita.

11. Haga un clic en el botón Aceptar y volverá al cuadro de creación del


formato condicional.

12. Haga un clic en el botón Agregar y aparecerá el recuadro de la Condición


2, para que indique los formatos para el sueldo mínimo.

13. Haga un clic en el control del recuadro que indica el operador (actualmente
dice entre).
14. Elija el operador que desee, para el caso: igual a.

15. Haga un clic en el botón para seleccionar que aparece en el recuadro de la


derecha.
16. Haga un clic en la celda donde está el valor que desea usar para aplicar el
formato; la celda L6.

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17. Haga un clic en el botón que está a la derecha del cuadro pequeño para
volver al cuadro grande.

18. Haga un clic en el botón Formato del nuevo recuadro de la Condición 2.


19. Haga un clic en la solapa Tramas y elija el mismo color que el aplicado a la
celda de referencia.
20. Haga un clic en la solapa Fuente, seleccione el atributo Negrita y elija el
color de la letra, si cambió el color en la celda de referencia.

21. Haga un clic en el botón Aceptar y volverá al cuadro de creación del


formato condicional. La figura 5.12 muestra cómo queda el cuadro de
construcción del formato condicional, donde podrá apreciar el recuadro de
muestra de los formatos creados.

Figura 5.12: Creación de formatos

22. Haga un clic en el botón Aceptar para volver a la planilla y apreciar


cómo quedan resaltados los sueldos máximos y mínimos (figura 5.13).

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Figura 5.13: Máximos y mínimos

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Nota:
Puede crear formatos condicionales con tres condiciones como máximo, y no
necesariamente tienen que hacer referencia a datos de una misma columna. Esto
significa que debe seleccionar todas las columnas de la planilla, o al menos las
intervinientes en la selección y luego indicar los valores. Excel rastreará por
todas las columnas y marcará las celdas que cumplan con la condición.

Ordenando los datos


Las planillas de este libro, tanto la creada en el capítulo anterior como la usada
en este capítulo, exhiben sus datos en forma desordenada.
Una buena presentación de los datos implica un orden de los mismos, que puede
ser por una columna o por varias.
Ordenando por una columna:
1. Posicione el cursor en cualquier celda de la columna por la que desea
ordenar, para el caso en el primer número de legajo (celda A4).

2. Haga un clic en el icono que ordena en forma ascendente y obtendrá la


planilla ordenada por la columna elegida, como se aprecia en la figura 5.14.

Figura 5.14: Ordenado por legajo

Nota:
Como habrá notado, en la figura 5.14 la planilla está ordenada por el número de
legajo y los formatos condicionales continúan activos, es decir que al cambiar la
ubicación de las celdas que contenían los sueldos máximos y mínimos, también
cambió el formato. Esto no ocurre con los formatos aplicados manualmente.
Ordenando por varias columnas:

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1. Posicione el cursor dentro de la planilla, no importa la celda porque Excel


se encargará de fijar el tamaño de la planilla.
2. En el menú Datos, elija la opción Ordenar y accederá así al cuadro de la
figura 5.15.

3. Haga un clic en el control del recuadro Ordenar por y visualizará los


nombres de las columnas.
4. Elija la columna por la que desea ordenar, en este ejemplo: Estado Civil.

5. Haga un clic en el control del recuadro Luego por y elija otra columna, para
el caso: Hijos.

6. Haga un clic en el botón Aceptar y comprobará que la planilla ha sido


ordenada por las columnas indicadas, tal como se aprecia en la figura 5.16.

Nota:
Cambie el nombre de la hoja: haciendo doble clic sobre la solapa verá que queda
el nombre seleccionado, luego escriba el nombre que desee (máximo 31
caracteres) y pulse la tecla ENTER. Este procedimiento es recomendable para
que el nombre de la hoja haga referencia a los datos que contiene. En este
ejemplo, cambie el nombre Hoja2 por Asignaciones.

Figura 5.15: Cuadro para ordenar

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Figura 5.16: Ordenado por estado civil e hijos

Condiciones anidadas
Además de las condiciones simples y combinadas, es posible crear condiciones
anidadas. Debe usar este tipo de condiciones cuando en una columna tiene tres o
más, posibles cálculos o valores.
Por ejemplo, imagine que desea crear una planilla que calcule los días de
vacaciones según la antigüedad de los empleados. Para ello deberá tomar en
cuenta la siguiente tabla:
Antigüedad Vacaciones
Menos de 5 años 14 días.
Entre 5 y menos de 10 años 21 días.
Entre 10 y menos de 20 años 28 días.
20 años o más 35 días.
1. Haga un clic en la solapa Sueldos y retenciones para visualizar la primera
planilla del libro.
2. Seleccione el rango A3:C15, es decir las columnas de Legajo, Apellido y
Nombre.

3. En el menú Edición, elija la opción Copiar o haga un clic en el icono


correspondiente.
4. Haga un clic en la solapa de la última hoja del libro: Hoja3.
5. Posicione el cursor donde desea pegar la información, por ejemplo, en A3.
6. Pulse la tecla ENTER para pegar la información.
7. Posicione el cursor en la celda D3 y escriba el título de columna: Ingreso.
8. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna.
9. Escriba el título de la columna: Antigüedad.
10. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna.
11. Escriba el título de la columna: Vacaciones.

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12. Pulse la tecla ENTER para confirmar el dato ingresado.


13. Complete la columna Ingreso con los datos que exhibe la figura 5.17.

Figura 5.17: Fechas de ingreso

Nota:
Para calcular los días de vacaciones que le corresponden a cada empleado,
necesitará utilizar la función SI, pero esta función sirve (por sí sola) para dos
posibles valores. Cuando es preciso colocar en una columna más de dos valores
o cálculos (en este caso son cuatro), deberá utilizar una función SI dentro de
otra; por lo general, ésto se realiza en la parte falsa de la función.
Cálculo de la antigüedad:
1. Coloque el cursor en la celda E1 y escriba: Antigüedad al.
2. Pulse la tecla t para pasar a la siguiente columna.
3. Escriba la función que coloca la fecha actual: =HOY(). Esta función
siempre muestra la fecha actual, pues se actualiza según el reloj de la
computadora.
4. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso y ver la fecha actual.
5. Posicione el cursor en la celda E4.
6. Escriba la fórmula: =($F$1-D4)/365. Con este cálculo se le resta a la fecha
actual la de ingreso y al resultado, que son los días trabajados, se lo divide
por 365 para calcular los años que lleva trabajados.

7. Haga un clic en el icono con el tilde verde para que el cursor quede en la
celda donde ingresó la fórmula.
8. Pulse sobre esa misma celda con el botón derecho y del menú emergente
elija Formato de celdas, para que se presente el cuadro de la figura 2.22
(Capítulo 2).
9. Aparecerá en primer plano el cuadro correspondiente a Número.
Seleccionemos en la lista la opción General. Esto es necesario porque la
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celda que contiene el último cálculo que ingresamos tendrá un formato de


fecha y lo que estamos buscando es un valor que represente la cantidad de
años de antigüedad.

10. Haga varios clics en el icono que disminuye decimales hasta dejar
solamente dos. Estos decimales corresponden a la parte proporcional que el
empleado lleva trabajada, por ejemplo: si el resultado es 9,84, significa que
trabajó nueve años completos y lleva trabajado el 84% del décimo año.
11. Posicione el puntero del mouse en el manejador; el puntero adoptará el
aspecto de una cruz negra.
12. Arrastre para extender la fórmula a todos los empleados. La figura 5.18
muestra el cálculo realizado.

Cálculo de los días de vacaciones:


1. Posicione el cursor en la celda F4.
2. Escriba la función: =SI(E4<5;14;SI(E4<10;21;SI(E4<20;28;35))). Con
esta función se pregunta si la antigüedad del empleado es menor a 5 años,
en cuyo caso le asigna 14 días de vacaciones; caso contrario vuelve a
preguntar. Observe que no pregunta como en la tabla (entre 5 y 10) sino que
pregunta por la cota más alta, porque si no cumplió la primera condición
(menos de 5) quiere decir que ya tiene 5 o más.

Figura 5.18: Cálculo de la antigüedad

3. Haga un clic en el icono con el tilde verde para que el cursor quede en la
celda donde ingresó la fórmula. Automáticamente visualizará los días de
vacaciones que le corresponden al primer empleado.
4. Posicione el puntero del mouse en el manejador; el puntero adoptará el
formato de una cruz negra.

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5. Arrastre para extender la fórmula hacia todos los empleados. La figura 5.19
muestra el cálculo de los días de vacaciones.

Figura 5.19: Días de vacaciones

Sugerencia:
Es recomendable aplicar los formatos, especialmente los de líneas y colores, al
finalizar la creación de la planilla, porque al copiar las fórmulas se copian todos
los formatos, lo que, en ciertos casos, puede ocasionar inconvenientes.
1. Posicione el cursor dentro de la planilla.

Figura 5.20: Planilla completa

2. En el menú Formato, elija la opción Autoformato.


3. Elija el modelo que desea aplicar.

4. Haga un clic en el botón Aceptar.


5. Posicione el cursor en la celda A1 y escriba el título: Días de vacaciones.
6. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso de la información.

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7. Aplique el formato que desee para el título, por ejemplo: cambie el tipo de
letra a Times New Roman, con un tamaño de 20 puntos, en negrita y
cursiva.
8. Modifique el nombre de la hoja, haciendo doble clic sobre la solapa;
cámbielo por Vacaciones.
9. Pulse la tecla ENTER para confirmar el cambio de nombre.
10. Haga un clic en el icono de guardar para actualizar la información del
libro almacenado en el disco.

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5 - Utilizando condiciones 66
Una planilla de ejemplo 66
Copiando datos 67
Usando condiciones simples 69
Condiciones combinadas 70
Copiando el formato 71
Un formato condicionado 73
Ordenando los datos 77
Ordenando por una columna: 77
Ordenando por varias columnas: 77
Condiciones anidadas 79
Cálculo de la antigüedad: 80
Cálculo de los días de vacaciones: 81

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