Aspectos Introdutorios Da Representacao de Informacao Arquivistica A Norma Brasileira de Descricao Arquivistica (Nobrade), A Descricao Arquivistica Codificada (Ead-Dtd) e o Projeto Arch

ASPECTOS INTRODUTRIOS DA REPRESENTAO DE INFORMAO
ARQUIVSTICA: A NORMA BRASILEIRA DE DESCRIO ARQUIVSTICA

(NOBRADE), A DESCRIO ARQUIVSTICA CODIFICADA (EAD-DTD) E O
PROJETO ARCHIVES HUB 1
Ricardo Sodr Andrade2
ricardo@feudo.org.
Resumo
Aspectos introdutrios relacionados com a representao de informao arquivstica, utilizando a
Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (Nobrade) e o formato de metadados Descrio
Arquivstica Codificada (EAD-DTD), ambos denominados componentes do ambiente web de
representao de informao. Aps uma anlise do histrico de cada um dos componentes, h
indicaes introdutrias, no esgotadas, para uso dessas. Uma tabela de equivalncia apresentada
para relacionar os dois componentes na representao da mesma informao descritiva. O projeto
britnico Archives Hub constitui um caso de aplicao de uma norma de descrio arquivstica
compatvel com a Nobrade, a Norma Internacional Geral de Descrio Arquivstica, e a EAD-DTD,
acredita-se que esse projeto seja um indicativo do potencial do uso desses componentes. Tal
plataforma tecnolgica para disseminao de informaes descritivas de acervos arquivsticos pode ser
utilizada para qualificao dos meios de acesso aos acervos e numa possvel criao de redes de
arquivos, observando os critrios de acesso remoto, interoperabilidade e preservao digital.
Palavras-chave: Recuperao da informao; Representao de informao arquivstica; Norma

Brasileira de Descrio Arquivstica; Descrio Arquivstica Codificada.
INTRODUCTORY ASPECTS OF THE ARCHIVAL INFORMATION

REPRESENTATION: THE BRAZILIAN STANDARD FOR ARCHIVAL
DESCRIPTION (NOBRADE), THE ENCODED ARCHIVAL DESCRIPTION
(EAD - DTD) AND THE ARCHIVES HUB PROJECT
Abstract
Introductory aspects about archival information representation, using the Brazilian Standard for
Archival Description (Nobrade) and the metadata format Encoded Archival Description (EAD-DTD),
both called component of the information representation web environment are presented. After an
analysis of the components, there are introductory indications, not depleted, for use of them. An
equivalence table is presented to compare Nobrade and EAD-DTD. The British project Archives Hub
is presented as a real case use of both a Nobrade-compatible standard, the International Standard for
Archival Description (General), and the EAD-DTD. That project is taken as a potential indicative to
the use of those components. This technological platform for descriptive archival information can be
used to qualify techniques of archives access. It is also possibly useful to create archives nets, under
remote access, interoperability and digital preservation criteria.
Keyword
Information representation; Archival information representation; Brazilian Standard Archival
Description; Encoded Archival Description; Archives Hub.
1 Trabalho apresentado como trabalho de concluso de curso por Ricardo Sodr Andrade, para obteo do grau
de Bacharel em Arquivologia, no Instituto de Cincia da Informao/UFBA.
2 Assessor de Tecnologia do Arquivo Pblico da Bahia (Fundao Pedro Calmon). Graduado em Arquivologia
pelo Instituto de Cincia da Informao da UFBA. Editor do Portal do Arquivista (http://www.arquivista.net).
Web: http://www.feudo.org.
70
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
1 Introduo
A representao da informao, enquanto processo, uma atividade de extrema
importncia para os sistemas de informao arquivsticos.
Aes tradicionais de representao da informao arquivstica se mostram
insuficientes no contexto digital. Criar e manter uma representao digital de informao
arquivstica requer o entendimento e aplicao de normas de descrio e formatos de
codificao.
Esse trabalho apresenta a Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (Nobrade) e o
formato Descrio Arquivstica Codificada (EAD-DTD) como ferramentas ideais para que as
instituies arquivsticas disponibilizem na Internet as informaes descritivas relativas aos
seus acervos.
So apresentadas as reas e elementos descritivos propostos pela Nobrade, assim como
as etiquetas correspondentes, existentes no formato EAD-DTD, que explicado, brevemente,
quanto sua estrutura e formas de uso.
Argumentos so apresentados para reforar a afirmao de que as instituies
precisam participar de esforos colaborativos de mbito tcnico, criando uma inteligncia de
grupo para o tratamento dos documentos e informaes neles registradas.
Considera ainda que a Nobrade e a EAD-DTD podem auxiliar na consolidao de
redes de arquivos, possibilitando a implantao de uma base tecnolgica de apoio rede, at
mesmo materializando-a. Para isso, fez-se uma apresentao do projeto britnico denominado
Archives Hub, que disponibiliza, em um nico mecanismo de busca, cerca de 20.000
instrumentos de pesquisa normalizados com a ISAD(g) e codificados com a EAD-DTD. A
Nobrade um desdobramento brasileiro da norma de descrio internacional, a ISAD(g).
Espera-se que redes de arquivos estaduais e nacionais se baseiem em normas e
formatos como os propostos, para sua efetiva consolidao, ultrapassando os aspectos
unicamente tcnicos das aes colaborativas, para passar a oferecer servios sociedade,
baseados nessas aes de colaborao.
2 Acesso e representao da informao arquivstica
A informao a matria que diversas instituies tomam como seu principal motivo
de existir, o objeto das aes que desenvolvem. Entre essas instituies esto as
arquivsticas, que presenciam uma revoluo tecnolgica que questiona as prticas
tradicionais, na medida em que proporciona novas possibilidades e provoca alteraes nas
anteriormente existentes.
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Os profissionais da informao tambm so desafiados durante e depois da sua

formao. Mudanas de posturas e at mesmo novos posicionamentos crticos acabam por se
mostrar inevitveis. Essa situao no deve ser percebida como um fenmeno belicoso, antes,
um potencial de integrao e avano qualitativo. H que se considerar que a formao desses
profissionais atualmente passa por transformaes, os cenrios apontam conhecimentos que se
mostram fundamentais para a atuao do indivduo na arena profissional e para o tratamento
de informao em novos suportes e contextos.
Podemos perceber a tecnologia da informao no apenas como ferramenta, mas como
um agente que, ora condicionado, ora condicionador dos rumos da sociedade.
esclarecedor quando analisamos as mudanas ocorridas nas relaes de trabalho, de convvio
e de outros vrios aspectos. Por outro lado, assim como a tecnologia acompanha as
necessidades do homem, tambm podemos considerar que o homem pode pensar e agir de
acordo com suas disponibilidades materiais (SANTOS, 2004).
Talvez no fato de a sociedade ainda no reconhecer os arquivos como um espao de
apreenso de informao, to valorizada por essa mesma sociedade, estaria o motivo da viso
social que tais sistemas de informao possuem. A dificuldade de acesso documentao,
situao no rara de acontecer, pode ter contribudo para a m impresso que as pessoas tm
de um arquivo, um emaranhado confuso de papis. Este um problema histrico decorrente
de vrios fatores, que encontra nas consolidaes de tcnicas e nas novas tecnologias diversas
possibilidades de soluo.
Apesar de no prescindir do trabalho intelectual humano, as tecnologias possibilitam
um salto qualitativo no acesso s informaes arquivsticas.
Um dos desafios atuais para as instituies que custodiam parcelas da memria da
sociedade, nesse caso as instituies arquivsticas, ampliar sua capacidade de atendimento a
uma clientela cada vez mais diversificada de interessados em obter acesso aos acervos
custodiados. H uma crescente variao nos perfis de usurios, anteriormente formada quase
que exclusivamente por historiadores. Espera-se que os cidados comuns percebam o arquivo,
notadamente o pblico, como um local de acesso informao de interesse pessoal para a
construo da identidade, exerccio da cidadania e, at mesmo, para atender a curiosidades
culturais.
Dos caminhos seguidos para a melhoria dos servios de informao nas instituies
arquivsticas esto aqueles que objetivam o aumento da qualidade das representaes de
informao.
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O termo representao da informao pode ser entendido como um processo e tambm

como produto(s) dele derivado(s). A representao busca estabelecer uma correspondncia
entre o objeto a ser representado e o padro de representao utilizado (YAKEL, 2003). Essa
correspondncia um produto informacional que representa aspectos relevantes do objeto
representado.
A representao de informao conhecida na Arquivologia como Descrio
Arquivstica. Os dois termos sero utilizados neste trabalho em referncia mesma atividade.
Cook (apud HAGEN, 1998) diz que a representao da informao arquivstica deve
ser realizada em relao substncia e estrutura da documentao. Consideramos que a
substncia deve abranger o contedo e o contexto da informao. A estrutura se relaciona com
o suporte e os meios de acesso a este.
A organizao da informao pr-requisito para a representao. No se pode
representar informaes sem que elas tenham passado por um tratamento, porque h prejuzo
da economia de recursos e o resultado final poder no ser satisfatrio at mesmo a curto
prazo. No caso dos acervos arquivsticos permanentes, o arranjo documental essencial para
descrever o acervo, uma vez que entender as unidades lgicas estabelecidas para a
documentao (fundo, grupos, sries etc.) permite que afirmaes acerca do contexto e do
contedo sejam formalizadas.
Contexto e contedo so dois aspectos igualmente importantes para que se possa
apreender todo o potencial informativo do documento. A informao arquivstica de valor
histrico no se limita apenas informao que prontamente percebida, a que est registrada
no documento. Concordando com Cook (1997), citado por Fonseca (2005a), h tanto valor
informativo nos contextos3 quanto no assunto, expresso no documento, para a compreenso
dos fenmenos histricos, sociais, econmicos que a documentao permite alcanar.
Ento, no h apenas um fsico a ser preservado, mas tambm um histrico que deve
ser lembrado como parte do acervo.
A revoluo tecnolgica, vivenciada pela sociedade em seu cotidiano, melhor
percebida na convergncia dos dispositivos de armazenamento e acesso, acabou por alterar
diversos parmetros nos estudos de informao. A Arquivologia presenciou um crescendo, at
a predominncia, de uma produo documental em meio digital. Isso atinge diretamente o
conhecimento em preservao, que cuidava da restaurao e conservao de suportes e agora
tambm precisa cuidar, com igual importncia, de sua migrao ou renovao.
3 A exemplo das relaes de poder e das influncias histricas que podem ter atuado sobre a produo.
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Ainda que objetos digitais respectivos dos documentos sejam devidamente criados, a
ao de representar a informao em meio digital no pode prescindir do uso de um conjunto
de metadados. H um elo entre o contedo informacional e seu contexto de criao que no
pode ser quebrado e sua manuteno garantida por meio de estruturas de informao que
descrevem a informao e seu contexto.
Usar conjuntos de metadados para descrever um objeto informacional nada mais que
afirmar, de forma estruturada, as caractersticas do objeto informacional. De forma simplista,
um conjunto de metadados poderia ser comparado ao conjunto de campos de um formulrio.
3 Disponibilizao de bases de dados arquivsticas na web
O desenvolvimento de ambientes web para disponibilizao de representao de
informao arquivstica, que tambm poderiam ser chamados de sistemas de recuperao de
informao arquivstica com interface web, so estruturas complexas, apesar do que se
poderia imaginar frente relativa facilidade na construo de websites e, at mesmo, alguns
sistemas web, baseados em plataformas de gesto de contedo com recursos que permitem
uma fcil customizao.
De todos os aspectos que podem ser levantados quando da construo dos ambientes
web, o que se refere adeso de padres dos mais importantes. Um ambiente construdo
para funcionamento isolado, isto , sem possibilidade de cooperao tcnica e
interoperabilidade, acaba por no usufruir de diversas vantagens que podem garantir a
preservao digital dessas representaes.
O uso de um mesmo conjunto especfico de padres e normas por distintas instituies
permite a criao de grupos de discusso acerca de prticas de tratamento documental e de
redes de arquivos fortes, operantes e cooperativas.
A escolha dos padres tambm propicia um campo de reflexo importante, padres
abertos podem significar a no dependncia de monoplios e/ou fornecedores de solues
especficos. A dependncia institucional a um fornecedor ou padro proprietrio pode
comprometer a curto, mdio ou longo prazo a continuao de boas iniciativas.
Aps as escolhas, as construes desses ambientes tambm demandariam o
desenvolvimento de bases de dados consistentes, que tambm gozariam da caracterstica
benfica da interoperabilidade.
Instituies arquivsticas que pudessem conectar suas bases de dados formariam
conglomerados que, por sua vez, poderiam formar as redes de arquivos estaduais e nacional.
Uma grande rede de arquivos brasileira (ou transnacional) normalizada e padronizada
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permitiria acessos remotos, cruzados e simultneos, como o que Real (2004, p. 46) imagina
para Portugal.
Este trabalho apresenta critrios, de forma breve, e componentes que devem ser
observados e/ou utilizados quando da construo de bases de dados arquivsticas que tenham
por objetivo alcanar os usurios por meio da Internet. Os critrios so: Acesso Remoto,
Interoperabilidade e Preservao Digital. Os componentes so a Nobrade e a EAD-DTD.
3.1 Critrios para desenvolvimento do ambiente web

3.1.1 Acesso Remoto
A Web permitiu que contedos multimdia armazenados em um local pudessem ser
acessados por interessados em qualquer parte do planeta, contando com um dispositivo de
acesso teia.
Diversos softwares foram desenvolvidos e esto sendo utilizados por instituies
arquivsticas, porm grande parte deles no permite que usurios possam acessar as bases de
dados remotamente.
O acesso remoto o critrio que inclui a telecomunicao como elemento essencial
para a implantao de servios arquivsticos. As possibilidades so muitas, baseadas nas
vrias vantagens que as novas tecnologias oferecem. importante lembrar que a Sociedade da
Informao pressupe o acesso a contedos por meio da Internet e as instituies arquivsticas
precisam considerar isso na promoo do acesso s informaes contidas em seus acervos.
3.1.2 Interoperabilidade
Sistemas interoperveis so conceituados por Marcondes e Sayo (2002, p. 46) como
aqueles passveis de serem consultados simultaneamente. Segundo esses autores, redes que
congreguem sistemas com essa caracterstica so alcanadas mediante adoo de um
conjunto de especificaes tcnicas e princpios organizacionais bastante simples, porm
potencialmente poderosos e de grande alcance, no objetivo de integrao.
As especificaes citadas anteriormente so protocolos ou padres que permitiriam
criar aplicativos como meta-buscas, capazes de recuperar documentos com descritores
semelhantes em acervos de instituies diferentes, representados digitalmente em sistemas
compatveis com aquelas especificaes. Dessa forma, seria possvel, por exemplo, pesquisar
documentos acerca de uma personalidade em arquivos municipais de todo o pas, ou apenas
naqueles escolhidos dentre as opes existentes, facilitando o levantamento de fontes para a
pesquisa.
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Para ilustrar, pode-se observar o Holmes (http://www.holmes.feudo.org/), um sistema

de meta-busca que possui, em um nico mecanismo, a possibilidade de consultar trabalhos
acadmicos em Cincia da Informao, depositados em 30 repositrios e peridicos mantidos
por diversas instituies ao redor do mundo. O Holmes possvel graas a um conjunto de
especificaes, o protocolo OAI-PMH, suportado nos diferentes softwares adotados por estas
instituies (ODDONE & ANDRADE, 2006).
Existem algumas iniciativas para a criao de redes de arquivos cujos sistemas
informatizados estejam baseados na utilizao de padres. Podemos citar o projeto da Rede de
Arquivos de Minas Gerais, que pretende utilizar a ISAD(g) e Descrio Arquivstica
Codificada (EAD-DTD) para codificar os instrumentos de acesso de diversas instituies
arquivsticas daquele estado. Os instrumentos codificados seriam depositados em um nico
sistema de recuperao de informao (RIBEIRO, DI MAMBRO, PARRELA e ANDRADE,
2005).
Outra iniciativa semelhante, ainda em fase inicial, a do Arquivo Pblico da Bahia
(APB), que pretende fazer uso de uma metodologia alinhada com os conceitos apresentados
neste trabalho. Um dos objetivos evitar o manuseio excessivo da documentao, alm de
possibilitar o fortalecimento de uma rede de arquivos na Bahia, por meio de um sistema
baseado no uso da Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (Nobrade) e da Descrio
Arquivstica Codificada (EAD-DTD).
3.1.3 Preservao Digital
A preservao digital consiste em estabelecer meios para a manuteno do acesso a
objetos informacionais em longo prazo. Esses meios precisam ser definidos de forma que
obstculos conhecidos sejam superados ou, pelo menos, amenizados.
Como comentado em trabalho anterior (ANDRADE, BORGES e JAMBEIRO, 2006),
diversos estudos e iniciativas surgiram na busca de respostas para os questionamentos que a
preservao digital suscitou. Pesquisadores se debruaram sobre questes como a
obsolescncia do hardware, a dependncia do software e a deteriorao da mdia, em busca de
solues para esses aspectos negativos do uso das novas tecnologias. Esses trs aspectos so,
resumidamente, os obstculos enfrentados pelos gestores da informao digitalizada que
pretendem manter a integridade dessas a longo prazo.
Mrdero Arellano considera que a preservao de documentos digitais depender
principalmente da soluo tecnolgica adotada e dos custos que ela envolve (2004, p. 15).
Essa afirmao uma das justificativas para o uso preferencial de software livre nas
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iniciativas de preservao digital, lembrando que software livre no sinnimo de software

gratuito (freeware), conforme Stallman (2000) salienta, pois ser livre implica em outras
liberdades alm da gratuidade do software, como, por exemplo, a no existncia de vnculo de
dependncia com o desenvolvedor.
3.2 Componentes do ambiente web
3.2.1 Norma Brasileira de Descrio Arquivstica
Desde a dcada de 1980, as prticas de tratamento documental tm tido seus processos
postos em anlise com vistas normalizao.
No mbito internacional, temos o Conselho Internacional de Arquivos (CIA), que
promoveu o desenvolvimento da Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica, a
ISAD(G). Esse trabalho contou com a colaborao de representantes de vrios pases,
inclusive do Brasil, poca dos trabalhos de reviso para a segunda edio. A norma foi
publicada em 1994 e traduzida para a Lngua Portuguesa em 1998 pelo Arquivo Nacional, no
Brasil.
A ISAD(G) uma norma pronta para o uso, porm estimula os pases interessados em
normalizar suas atividades de representao da informao arquivstica a adaptarem essa
norma s prprias necessidades. O Brasil foi um dos pases que considerou necessria a
adequao da ISAD(G).
Assim, depois de um tempo de trabalho, foi publicada a Norma Brasileira de
Descrio Arquivstica, a Nobrade, no incio de 2007.
Como a ISAD(G), a Nobrade apresenta apenas grandes campos descritivos, sem entrar
em profundo detalhamento em relao aos dados que devem constar na descrio. Isso
posiciona cada instituio que adota a Nobrade em uma privilegiada situao, gozando do
equilbrio entre a disciplina no trabalho de descrio e a liberdade de ao, em sua realidade
de recursos humanos, de acervo, de conhecimento tcnico e de tecnologia (FONSECA,
2005b). A prpria norma afirma isso quando evidencia que seu objetivo :
[...] estruturar a informao a partir de elementos de descrio
comuns, buscando interferir o mnimo possvel na forma final em que
as descries so apresentadas. Cabe a cada entidade custodiadora e a
seus profissionais a deciso acerca dos recursos utilizados para a
descrio, bem como o formato final de seus instrumentos de
pesquisa, sendo apenas imprescindvel a presena dos elementos de
descrio obrigatrios. (BRASIL, 2006, p. 11).
Conhecer a Nobrade requer sua leitura. Nesse trabalho sero apresentados aspectos
77
tcnicos importantes quanto ao uso da norma e os campos descritivos previstos nela, com as
respectivas recomendaes de uso. As informaes a seguir foram baseadas ou extradas da
prpria norma, exceto alguns comentrios que foram realizados quando considerado
conveniente.
Aspectos tcnicos da Nobrade
Normas e padres geralmente carregam consigo inmeras vantagens inerentes
uniformizao e/ou racionalizao de procedimentos e processos. No caso de uma norma de
descrio arquivstica, podemos citar o possvel salto de qualidade nos processos tcnicos de
representao da informao at as vantagens que o pesquisador usufrui por utilizar
instrumentos de pesquisa com as informaes semelhantemente estruturadas.
A Nobrade uma norma pensada de forma que seja possvel utiliza-la em sistemas de
recuperao de informao manuais ou automatizados, porm, no estabelece formatos de
entrada ou sada de dados. Para intercmbio de informaes entre instituies, a norma
reconhece ser insuficiente, apesar de se considerar um requisito fundamental. Em nota de
rodap, a Nobrade cita a Descrio Arquivstica Codificada (EAD-DTD), que ser vista mais
adiante, como uma possvel soluo para tornar possvel o dito intercmbio de informaes.
A norma aponta dois aspectos a que chama de pressupostos bsicos: o respeito aos
fundos e a descrio multinvel. O primeiro uma referncia a um dos princpios da
arquivologia, o respect des fonds, que Bellotto (2004, p. 29) descreve como agrupamento
sistemtico dos papis de um fundo de forma a no se misturarem com os demais fundos. O
segundo pressuposto uma referncia descrio realizada do geral ao particular, onde o
profissional percorre a formao hierarquizada do arranjo, representando cada parte em sua
substncia e estrutura, atentando para que relacione informaes relevantes em cada nvel de
descrio, sem repetio, na medida em que avana nos nveis.
Os nveis de descrio so relacionados como sendo: acervo da entidade custodiadora
(nvel 0), fundo ou coleo (nvel 1), seo (nvel 2), srie (nvel 3), dossi ou processo (nvel
4) e item documental (nvel 5). So admitidos como nveis intermedirios o acervo da
subunidade custodiadora (nvel 0,5), a subseo (nvel 2,5) e a subsrie (nvel 3,5).
Nem todos os nveis precisam ser implementados, como alerta a norma, mas alguns
nveis s podem ser alcanados aps a realizao do anterior, como no caso da descrio dos
itens documentais que s podem ser tratados aps a descrio do dossi ou processo
correspondente.
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reas e elementos de descrio

A Nobrade possui oito reas que, juntas, usam vinte e oito elementos de descrio. As
reas so:
1. rea de identificao, onde se registra informao essencial para identificar a unidade de

descrio;
2. rea de contextualizao, onde se registra informao sobre a provenincia e custdia da
unidade de descrio;
3. rea de contedo e estrutura, onde se registra informao sobre o assunto e a organizao
da unidade de descrio;
4. rea de condies de acesso e uso, onde se registra informao sobre o acesso unidade
de descrio;
5. rea de fontes relacionadas, onde se registra informao sobre outras fontes que tm
importante relao com a unidade de descrio;
6. rea de notas, onde se registra informao sobre o estado de conservao e/ou qualquer
outra informao sobre a unidade de descrio que no tenha lugar nas reas anteriores;
7. rea de controle da descrio, onde se registra informao sobre como, quando e por
quem a descrio foi elaborada;
8. rea de pontos de acesso e descrio de assuntos, onde se registra os termos selecionados
para localizao e recuperao da unidade de descrio.
Os elementos de descrio sero relacionados a seguir, aps a declarao da rea a que

est ligado. Sero indicados os objetivos e as regras para cada elemento. Caso haja um
asterisco no nome do elemento, significa que ele de uso obrigatrio no processo de
descrio. A norma prev procedimentos para cada elemento.
1. rea de identificao
Cdigo de referncia*
Objetivo: Identificar a unidade de descrio.
Regra(s): Registre, obrigatoriamente, o cdigo do pas (BR), o cdigo da
entidade custodiadora e o cdigo especfico da unidade de descrio.
Ttulo*
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Objetivo: Identificar nominalmente a unidade de descrio.

Regra(s): Registre o ttulo da unidade de descrio.
Data(s)* [obrigatrio no que tange data crnica.]
Objetivo: Informar a(s) data(s) da unidade de descrio.
Regra(s): Fornea obrigatoriamente a(s) data(s) de produo da unidade de
descrio. Opcionalmente, registre outras datas crnicas pertinentes, como
data(s) de acumulao ou data(s)-assunto. Caso seja relevante, registre tambm
a(s) data(s) tpica(s) de produo da unidade de descrio.
Nvel de descrio*
Objetivo: Identificar o nvel da unidade de descrio em relao s demais.
Regra(s): Registre o nvel da unidade de descrio.
Dimenso e suporte*
Objetivo: Identificar as dimenses fsicas ou lgicas e o suporte da unidade de
descrio.
Regra(s): Registre a dimenso fsica ou lgica da unidade de descrio,
relacionando esse dado ao respectivo suporte.
2. rea de contextualizao
Nome(s) do(s) produtor(es)*
Objetivo: Identificar o(s) produtor(es) da unidade de descrio.
Regra(s): Registre a(s) forma(s) normalizada(s) do(s) nome(s) da(s) entidade(s)
produtora(s) da unidade de descrio.
Histria administrativa/Biografia
Objetivo: Oferecer informaes referenciais sistematizadas da trajetria do(s)
produtor(es), da sua criao ou nascimento at a sua extino ou falecimento.
Regra(s): Registre de maneira concisa informaes relacionadas historia da
entidade coletiva, famlia ou pessoa produtora da unidade de descrio.
Histria arquivstica
Objetivo: Oferecer informaes referenciais sistematizadas sobre a histria da
produo e acumulao da unidade de descrio, bem como sobre a sua
custdia.
Regra(s): Identifique a natureza da acumulao do acervo e registre sucessivas
transferncias de propriedade e custdia, intervenes tcnicas ao longo do
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tempo, disperses e sinistros relacionados unidade de descrio.

Procedncia
Objetivo: Identificar a origem imediata de aquisio ou transferncia da
unidade de descrio.
Regra(s): Registre a origem imediata da unidade de descrio (nome da
entidade que encaminhou), a forma e data de aquisio, se possvel com as
referncias pertinentes (instrumento formal de encaminhamento e/ou
recebimento como uma correspondncia, o nmero e data da mesma, nmeros
ou cdigos de entrada da unidade de descrio etc.). Se a origem for
desconhecida, recorra expresso dado no disponvel.
3. rea de contedo e estrutura

mbito e contedo
Objetivo: Fornecer aos usurios informaes relevantes ou complementares ao
Ttulo (1.2) da unidade de descrio.
Regra(s): Informe, de acordo com o nvel, o mbito (contexto histrico e
geogrfico) e o contedo (tipologia documental, assunto e estrutura da
informao) da unidade de descrio.
Avaliao, eliminao e temporalidade
Objetivo: Fornecer informao sobre qualquer ao relativa avaliao,
seleo e eliminao.
Regra(s): Registre quaisquer aes e critrios adotados para avaliao, seleo
e eliminao ocorridas ou planejadas para a unidade de descrio.
Incorporaes
Objetivo: Informar o usurio sobre acrscimos previstos unidade de
descrio.
Regra(s): Registre incorporaes previstas, informando uma estimativa de suas
quantidades e freqncia.
Sistema de arranjo
Objetivo: Fornecer informao sobre a estrutura interna, ordem e/ou sistema de
arranjo da unidade de descrio.
Regra(s): Informe sobre a organizao da unidade de descrio, especialmente
quanto ao estgio de tratamento tcnico, estrutura de organizao ou sistema
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de arranjo e ordenao.
4. rea de condies de acesso e uso

Condies de acesso*
Objetivo: Fornecer informao sobre as condies de acesso unidade de
descrio e, existindo restries, em que estatuto legal ou outros regulamentos
se baseiam.
Regra(s): Informe se existem ou no restries de acesso unidade de
descrio. Em caso afirmativo, indique o tipo de restrio, a norma legal ou
administrativa em que se baseia e, se for o caso, o perodo de durao da
restrio.
Quando a restrio for relativa a uma parte da unidade que est sendo descrita,
identifique, ainda que sumariamente, a parcela que sofre restrio.
Condies de reproduo
Objetivo: Identificar qualquer restrio quanto reproduo da unidade de
descrio.
Regra(s): Informe as condies de reproduo da unidade de descrio.
Idioma
Objetivo: Identificar o(s) idioma(s), escrita(s) e sistemas de smbolos utilizados
na unidade de descrio.
Regra(s): Informe idioma(s) e sistema(s) de escrita da unidade de descrio.
Registre a existncia de documentos cifrados ou de abreviaturas incomuns.
Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos
Objetivo: Fornecer informao sobre quaisquer caractersticas fsicas ou
requisitos tcnicos importantes que afetem o uso da unidade de descrio.
Regra(s): Informe caractersticas fsicas, requisitos tcnicos e problemas
decorrentes do estado de conservao que afetem o uso da unidade de
descrio.
Instrumentos de pesquisa
Objetivo: Identificar os instrumentos de pesquisa relativos unidade de
descrio.
Regra(s): Nos nveis de descrio 0 a 3, registre a existncia de instrumentos de
pesquisa, publicados ou no e/ou eletrnicos, utilizando a norma da ABNT
82
NBR 6023.
5. rea de fontes relacionadas

Existncia e localizao dos originais
Objetivo: Indicar a existncia e a localizao, ou inexistncia, dos originais de
uma unidade de descrio constituda por cpias.
Regra(s): Registre a localizao do original da unidade de descrio, bem como
quaisquer nmeros de controle significativos, se o original pertencer entidade
custodiadora ou a outra entidade. No caso dos originais no existirem ou ser
desconhecida a sua localizao, registre essa informao.
Existncia e localizao de cpias
Objetivo: Indicar a existncia e localizao de cpias da unidade de descrio.
Regra(s): Registre a existncia de cpia na entidade custodiadora, fornecendo a
referncia de controle pela qual seja recuperada. Se existir cpia em outra
entidade, registre a forma autorizada do nome da entidade custodiadora e sua
localizao geogrfica, como, por exemplo, a cidade, bem como outros
elementos que facilitem sua recuperao, como seu stio na internet e endereo
eletrnico.
Unidades de descrio relacionadas
Objetivo: Identificar a existncia de unidades de descrio relacionadas.
Regra(s): Registre informao sobre a existncia de unidades de descrio que
sejam relacionadas por provenincia ou outra(s) forma(s) de associao na
mesma entidade custodiadora ou em qualquer outra. Se necessrio, justifique
essa relao.
Nota sobre publicao
Objetivo: Identificar publicaes sobre a unidade de descrio ou elaboradas
com base no seu uso, estudo e anlise, bem como as que a referenciem,
transcrevam ou reproduzam.
Regra(s): Registre as referncias bibliogrficas de publicaes sobre a unidade
de descrio ou elaboradas com base no seu uso, estudo e anlise, bem como as
que a referenciem, transcrevam ou reproduzam.
6. rea de notas
83
Notas sobre conservao

Objetivo: Fornecer informaes sobre o estado de conservao da unidade de
descrio, visando orientar aes preventivas ou reparadoras.
Regra(s): Registre informaes sobre o estado de conservao da unidade de
descrio, bem como medidas de conservao e/ou restauro que foram, esto
sendo ou devam ser tomadas em relao a ela.
Notas gerais
Objetivo: Fornecer informao que no possa ser includa em nenhuma das
outras reas ou que se destine a completar informaes que j tenham sido
fornecidas.
Regra(s): Registre neste elemento informao que, por sua especificidade, no
pertinente a nenhum dos elementos de descrio definidos, ou complete
informaes que j tenham sido fornecidas, devendo, neste caso, ser indicado o
elemento de descrio ao qual se faz referncia.
7. rea de controle da descrio

Nota do arquivista
Objetivo: Fornecer informao sobre a elaborao da descrio.
Regra(s): Registre as fontes consultadas para elaborao da descrio, bem
como os nomes das pessoas envolvidas no trabalho.
Regras ou convenes
Objetivo: Identificar as normas e convenes em que a descrio baseada.
Regra(s): Registre as regras e/ou convenes internacionais, nacionais, locais
e/ou institucionais seguidas na preparao da descrio.
Data(s) da(s) descrio(es)
Objetivo: Indicar quando a descrio foi preparada e/ou revisada.
Regra(s): Registre a(s) data(s) em que a descrio foi preparada e/ou revisada.
8. rea de pontos de acesso e indexao de assuntos

Pontos de acesso e indexao de assuntos
Objetivo: Registrar os procedimentos para recuperao do contedo de
determinados elementos de descrio, por meio da gerao e elaborao de
ndices baseados em entradas autorizadas e no controle do vocabulrio
84
adotado.
Regra(s): Identificar os pontos de acesso que exigiro maior ateno na
gerao de ndices e realizar a indexao de assuntos de maneira controlada
sobre elementos de descrio estratgicos para a pesquisa.
Na Nobrade, cada elemento possui comentrios e outras informaes, alm das que
foram citadas, que devem ser conhecidas para a correta utilizao da norma.
Recomenda-se que a instituio estabelea diretrizes prprias para o preenchimento de
cada elemento descritivo. A prpria Nobrade faz indicaes teis nesse aspecto. Todavia,
recomenda-se que as instrues sejam validadas e/ou alteradas de acordo com a realidade de
cada instituio.
A descrio arquivstica do acervo um trabalho que demanda planejamento e
execuo cuidadosa. essa atividade que definir a eficincia do sistema de recuperao de
informao arquivstica.
necessrio ter ateno especial com a rea de pontos de acesso e indexao de
assuntos, pois a disponibilidade de um vocabulrio controlado pode elevar a qualidade do
acesso informao.
Em um determinado momento, quando as descries dos nveis iniciais tenham sido
finalizados, ser possvel passar para o prximo passo, a codificao das informaes
descritivas.
Para codificar instrumentos de pesquisa normalizados em meio digital indicamos um
formato denominado Descrio Arquivstica Codificada (EAD-DTD) que baseada em uma
tecnologia denominada XML, que ser apresentada antes da EAD-DTD, a seguir.
3.2.2 XML - Extensible Markup Language
A tecnologia Extensible Markup Language (XML) uma linguagem de marcao de
dados. Neutra, independente de software ou hardware especfico, a XML permite uma
descrio textual e estruturado de informaes. Etiquetas (tags) so utilizadas para marcar
(da o markup do nome) um dado ou informao. Veja no exemplo:
<arquivistas>
<cdigo valor=01>
<nome>Ricardo</nome>
<aniversrio>03/03/1983</aniversrio>
</cdigo>
<cdigo valor=02>
85
<nome>Rosane</nome>
<aniversrio>12/01/1983</aniversrio>
</cdigo>
</arquivistas>
fcil perceber o significado do primeiro exemplo, uma listagem de nomes de

arquivistas com suas respectivas datas de nascimento e ordenados por um cdigo. Um
software poderia ser instrudo a listar todos os nomes de arquivistas em negrito e apresentar as
datas de nascimento dentro de parntesis, logo aps o nome.
O cdigo XML do exemplo anterior pode ser utilizado por sistemas diferentes, que
podem fazer distintos usos e apresentaes dos dados. Alm disso, o documento XML pode
ser lido por humanos, que podem entender as informaes com auxlio das prprias etiquetas
que foram utilizadas.
Uma outra caracterstica notvel no uso de metadados em XML a possibilidade de
manter a semntica da informao, como no exemplo a seguir, onde o mesmo termo foi
referido inicialmente como um modelo de carro e em seguida como nome de bairro. O termo
o mesmo, mas possui diferentes significados em situaes distintas.
<carros>
<modelo>Belina</modelo>
</carros>
<cidades>
<bairro>Belina</bairro>
</cidades>
O XML um padro aberto, no propriedade de uma instituio nem tampouco

depende de uma configurao especfica de hardware ou software para ser utilizado. Outro
ponto interessante que o documento XML puro texto, sua estrutura de dados to simples
que qualquer computador que o l, trata-o, sem que dependa de um hardware especfico.
Essas caractersticas permitem que subseqentes geraes de hardware e software
possam ser utilizadas para extrair e incluir novos dados em uma base XML originalmente
gerada em outro sistema. O intercmbio de dados pode ser feito, ento, por meio de uma
linguagem nica, que pode ser suportada por novas geraes de sistemas de informao.
Tambm, novas interfaces de sistemas poderiam ser desenvolvidas a partir das bases
XML disponveis, sem demandar conhecimento acerca das interfaces utilizadas em sistemas
anteriores.
86
Aps entender como o XML pode ser utilizado, importante compreender como
possvel definir um tipo de documento XML por meio de uma Document Type Definition
(DTD).
Uma DTD constitui um padro, formalmente declarado, de formatao de documentos
XML, apontando quais etiquetas so permitidas para uso, em quais circunstncias devem ser
utilizadas e quais as relaes hierrquicas entre elas (DCIO, 2000). As DTDs so
desenvolvidas para especficas necessidades, como o caso da DTD para codificao de
descrio arquivstica, que ser apresentada posteriormente.
A declarao formal das etiquetas, das estruturas e das relaes permite que, por
exemplo, diferentes arquivistas em distintas instituies codifiquem seus instrumentos de
pesquisa, de forma que o produto seja um documento XML semelhante em estrutura. Assim,
caso seja necessrio, seria possvel a conectividade entre os sistemas de informao de suas
respectivas instituies.
A escolha de uma DTD importante tanto para o momento prtico de criao do
documento XML, para permitir a intercomunicao entre as instituies e tambm na troca de
experincia tcnica entre elas, considerando que estas usam um mesmo padro.
Os exemplos de cdigos XML apresentados anteriormente no seguem nenhuma DTD
formalmente declarada, por causa de sua estrutura simples, porm documentos XML mais
complexos, como instrumentos de pesquisa arquivsticos, demandam o uso de uma DTD
especfica para que haja padronizao em sua estrutura.
J existe uma DTD especfica para instrumentos de pesquisa arquivsticos, a
Descrio Arquivstica Codificada, a EAD-DTD.
3.2.3 Descrio Arquivstica Codificada, a EAD-DTD
As possibilidades que os computadores proporcionaram aos servios de informao,
como o controle de grande quantidade de informao e a comunicao destas por redes
telemticas, so facilmente percebidas. Aproveitar as tais possibilidades seria uma tarefa
melhor realizada com o auxlio de padres, formatos, normas ou qualquer tipo de acordo
prvio que indicasse s instituies como os procedimentos devem ser executados.
Referente codificao de informaes arquivsticas, algumas iniciativas de
padronizao foram criadas e produtos desenvolvidos.
Uma dessas foi o MARC Format for Archival and Manuscripts Control (MARC
AMC), especfico para uso em documentos de arquivo e desenvolvido na dcada de 1970.
Esse formato um reflexo, um indicativo da ocorrncia de tentativas empreendidas no sentido
87
de adaptar normas de catalogao bibliogrfica para a atividade de descrio arquivstica

(RUSSEL & HUTCHINSON, 2000).
O estabelecimento de normas permitiu a racionalizao e padronizao de
procedimentos, tornando as atividades passveis de automao por meio das novas tecnologias
de informao e comunicao.
Sistemas compatveis com as normas utilizadas pelos profissionais da informao
proliferaram e o aumento da produo informacional em meio eletrnico conduziu a uma
generalizada e justificada preocupao com a preservao digital.
Um dos aspectos referente preservao digital o uso de metadados, tratado em
captulo anterior desse trabalho. Como j visto, a escolha do XML seria natural para a
representao de informao, diante da preocupao com a preservao digital.
Assim, buscando estabelecer um padro adequado codificao de produtos de
descrio arquivstica, foi estabelecido o formato Encoded Archival Description, denominado
Descrio Arquivstica Codificada neste trabalho e abreviado como EAD-DTD.
Ruth (2001) enfatiza que a EAD-DTD a mais recente tentativa dentre uma srie de
esforos para que os arquivistas possam auxiliar pesquisadores remotos a identificarem
documentao relevante a suas pesquisas.
Histrico
O desenvolvimento da EAD-DTD comeou em 1993, a partir de uma pesquisa da
biblioteca da Universidade de Berkeley, Califrnia. Essa pesquisa investigou a demanda e a
possibilidade de desenvolvimento de um padro no-proprietrio para codificao de
instrumentos de acesso, tais como inventrios, ndices e outros. Esse padro deveria atender
aos seguintes critrios (THE LIBRARY OF CONGRESS, 2002):
1. Representar instrumentos arquivsticos de acesso, de forma extensiva e interrelacionada;

2. Preservar as relaes hierrquicas existentes entre os nveis de descrio;
3. Permitir que uma informao descritiva fosse herdada de um nvel hierrquico a outro;
4. Permitir que uma estrutura informacional pudesse ser movida dentro da hierarquia;
5. Suportar indexao e recuperao de elementos especficos.
Em sua primeira verso, a EAD-DTD foi construda em conformidade com uma

linguagem de marcao, a SGML. A SGML uma srie de regras que definem a estrutura
88
lgica e a expresso dessa estrutura em documentos habilitados a serem manipulados por

softwares, que teriam por objetivo buscar, controlar e apresentar visualmente esses
documentos. muito semelhante ao XML.
O estabelecimento dessa estrutura lgica e de sua expresso se justifica na medida em
que um mesmo software poderia se relacionar com diversos documentos, que teriam a mesma
estrutura e, assim, poderiam ser automaticamente manipulados.
Esse desenvolvimento contou com a participao da Sociedade Americana de
Arquivistas (SAA) e diversos outros colaboradores, que fizeram contribuies na concepo e
execuo dos objetivos da iniciativa.
Em determinado momento de seu desenvolvimento, a EAD passou por uma
reestruturao motivada pela necessidade de sua adaptao s normas de descrio
arquivsticas existentes, numa demanda da prpria comunidade de teste ento existente.
A tecnologia XML, emergente naquele momento, havia adquirido estabilidade
suficiente para que a comunidade de desenvolvimento considerasse interessante a criao de
uma EAD-DTD, pois o uso desta eliminaria a necessidade de softwares especficos para
acesso EAD baseada na SGML.
Em agosto de 1998 a verso 1.0 da EAD foi lanada.
Na seqncia, um esforo de atualizao da EAD-DTD levou retirada de oito
etiquetas do padro e incluso de algumas novas. Algumas partes da estrutura hierrquica
tambm foram alteradas e, por fim, a verso 2002 da EAD-DTD foi publicada e esta a
vigente.
Viso geral da EAD-DTD
Todo padro baseado em XML possui uma definio de tipo de documento, a DTD.
Essa definio estabelece as regras que devero ser seguidas na construo do documento.
Codificar um instrumento de acesso em conformidade com a EAD-DTD significa
seguir as regras de hierarquia de etiquetas e qualific-las devidamente, utilizando os atributos
possveis.
A EAD-DTD composta por cento e quarenta e seis etiquetas (tags), que, por sua vez,
podem apresentar atributos que auxiliam na qualificao da informao contida na etiqueta.
Isso pode ser entendido com o exemplo abaixo:
<origination label="Creator">Jorge Amado</origination>
89
Acima tm-se um exemplo real de uso de uma das etiquetas da EAD: Jorge Amado
indicado como produtor do acervo que est sendo descrito. A etiqueta utilizada foi
origination, qualificada com o atributo label, cujo valor creator indica que o dado
marcado se referia ao produtor da documentao.
Um editor XML pode auxiliar na criao de um documento EAD. As hierarquias sero
mais facilmente cumpridas, pois o editor, orientado pela DTD, no permitir o uso de uma
etiqueta em posio hierrquica irregular.
Um documento EAD possui trs partes, cada uma encabeada por uma etiqueta. So
elas:
<eadheader> - contm informaes sobre o documento EAD em si.

<frontmatter> - contm informaes relevantes para a apresentao vistual ou publicao
dos metadados.
<archdesc> - contm informaes descritivas sobre o acervo.
A seguir, um exemplo da estrutura mnima vlida de um documento EAD, que

composta por duas (<eadheader> e <archdesc>) das trs partes possveis:
<ead>
<eadheader>
<eadid>[...]</eadid>
<filedesc>
<titlestmt>
<titleproper>[...]</titleproper>
</titlestmt>
</filedesc>
</eadheader>
<archdesc level="fonds">
<did>[...]</did>
<dsc type="combined">[...]</dsc>
</archdesc>
</ead>
Etiquetas
Sero apresentadas algumas das cerca de 140 etiquetas da EAD-DTD. As etiquetas
escolhidas foram as que se referem aos elementos de descrio da Nobrade.
No h indicao da hierarquia de uso, apenas uma tabela de equivalncia entre as
reas e elementos de descrio e as etiquetas EAD julgadas equivalentes.
90
NOBRADE
EAD
Exemplo de informao
1.1 Cdigo de referncia
<titleproper>
<unitid>
1.2 Ttulo
<title>
<subtitle>
<unitdate>
<archdesc> e <c>
Fundo Pedro Calmon
1.5 Dimenso e suporte
<dimensions>,
<physdesc> e <extent>
Textuais 1m; Iconogrficos 130 fotografias
2.1 Nome(s) do(s)

produtor(es)
2.2 Histria administrativa /
biografia
2.3 Histria arquivstica
2.4 Procedncia
<origination label="creator">
Castanheira, Hlio, 1820-1892
<bioghist>
(extenso demais para exemplificar)
<custodhist>
<acqinfo>
(extenso demais para exemplificar)

Parcela doada por Raul Riff, por meio de contrato
em 1989; parcela doada por Luiz Alberto Moniz
Bandeira em maro de 2003.
3.1 mbito e contedo
<scopecontent>
Correspondncia, relaes de filmes examinados,

documentao contbil referente taxa
cinematogrfica para a educao popular,
documentao referente ao Convnio
Cinematogrfico Educativo.
1.3 Data(s)
1.4 Nvel de descrio
BR APB Colonial-010103
1820-1950
-
Notas e/ou exemplos

Ttulo da codificao
Utiliando os atributos COUNTRYCODE
e REPOSITORYCODE
Na Nobrade, o nvel representado por

uma notao numrica. Em EAD, o nvel
um atributo da etiqueta <archdesc>. Ex:
<archdesc level="fonds">
(Continua...)
91
NOBRADE
EAD
3.2 Avaliao, eliminao e

temporalidade
<appraisal>
3.3 Incorporaes
<accruals>
3.4 Sistema de arranjo
<arrangement>
4.1 Condies de acesso
<accessrestrict>
4.2 Condies de reproduo
<userestrict>
Exemplo de informao
Notas e/ou exemplos
A documentao da extinta LLOYDBRAS foi

avaliada, selecionada e eliminada com base na
Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de
Documentos de Arquivo relativa s AtividadesMeio da Administrao Pblica, aprovada pela
Resoluo n 4, de 28/3/1996, e revista e ampliada
pela Resoluo n 14, de 24/10/2001, do Conselho
Nacional de Arquivos (Conarq).
Foram eliminados documentos relativos s reas
de organizao e funcionamento, de pessoal, de
oramento e finanas, de material e patrimnio e
documentao tcnica, do perodo de 1947 a
1997, num total de 1.450 metros lineares de
documentos, conforme consta do Edital de
Cincia de Eliminao de Documentos, publicado
no D.O.U. de 3/2/2003, Seo 3, pgina 55.
Algumas subsries podero receber novos
acrscimos de documentos em decorrncia do
processo de identificao levado a termo no
mbito do fundo Museu Nacional.
O fundo encontra-se organizado em 4 sries:
Documentos pessoais; artigos cientficos;
correspondncias; fotografias.
Documentos manuscritos acessveis somente por
microfilme; documentos cartogrficos acessveis
em originais e formato digital; documentos
bibliogrficos acessveis em originais e por
microfilme.
Os documentos textuais e bibliogrficos podem
92
ser reproduzidos. Os documentos iconogrficos

podem ser reproduzidos por meio fotogrfico.
(Continua...)
NOBRADE
4.3 Idioma
4.4 Caractersticas fsicas e
requisitos tcnicos
4.5 Instrumentos de pesquisa
EAD
<physdesc> + <language>
<phystech>
<otherfindaid>
Exemplo de informao
Notas e/ou exemplos
Portugus, ingls e espanhol

Fotografias com espelhamento da imagem, prata
migrando;
Guia eletrnico de fundos APB.
MUSEU NACIONAL (Brasil). Seo de Memria
e Arquivo. Jos Feio: inventrio. Rio de Janeiro,
2002-2005.
5.1 Existncia e localizao

dos originais
5.2 Existncia e localizao
de cpias
5.3 Unidades de descrio
relacionadas
<originalsloc>
5.4 Nota sobre publicao
<bibliography>
6.1 Notas sobre conservao

6.2 Notas gerais
<phystech>
<odd>
<archref>
Entidade custodiadora: Academia Brasileira de

Letras
Localizao: Rio de Janeiro
Fundo/coleo: Roquette-Pinto
Cdigo de referncia: BR ABL AA RPi
BANDEIRA, Moniz. O governo Joo Goulart: as
lutas sociais no Brasil 1961-1964. Rio de
Janeiro: Ed. Civilizao Brasileira, 1977. 187 p.
Documentos em bom estado de conservao.
Notas que no cabem em nenhum outro
campo
93
(Continua...)
NOBRADE
EAD
7.1 Nota do arquivista
<author>
7.2 Regras ou convenes
<descrules>
7.3 Data(s) da(s)

descrio(es)
<filedesc>
[]
<publicationstmt>
<date normal=></date>
[...]
</publicationstmt>
[]
</filedesc>
Exemplo de informao
O arquivo foi organizado de acordo com os
procedimentos do CPDOC publicados em: Centro
de Pesquisa e Documentao de Histria
Contempornea do Brasil CPDOC. Metodologia
de organizao de arquivos pessoais: a
experincia do CPDOC. 4. ed. revista e
atualizada. Rio de Janeiro: Ed. Fundao Getulio
Vargas, 1998. 104 p.
Equipe: Pesquisador responsvel Clia Maria
Leite Costa; Estagiria Viviane Marins
Fagundes
CONSELHO INTERNACIONAL DE
ARQUIVOS. ISAD(G): norma geral internacional
de descrio arquivstica, adotada pelo Comit de
Normas de Descrio, Estocolmo, Sucia, 19-22
de setembro de 1999. 2. ed. Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2001. 119 p. (Publicaes
tcnicas, n. 49).
23 dezembro de 2003.
Notas e/ou exemplos
<filedesc>
[]
<publicationstmt>
<date normal=1223203> 23
dezembro de 2003</date>
[...]
</publicationstmt>
[]
</filedesc>
94
8.1 Pontos de acesso e

indexao de assuntos
<controlaccess> + <subject>
Argentina; Uruguai; Exlio; Comunista; Ditadura
95
4 Archives Hub: uma rede de arquivos britnica baseada em Descrio

Arquivstica Codificada
O Archives Hub um servio da Mimas (Manchester Information & Associated
Services) que disponibiliza um sistema de busca para alcanar codificaes de
instrumentos de pesquisa relativos a cerca de 20.000 acervos custodiados por
instituies de ensino do Reino Unido.
O Archives Hub permite o acesso s informaes descritivas no nvel do fundo
documental, constituindo um guia de fundos digital. Alguns fundos tiveram as prximas
hierarquias, como as sries, descritas.
De acordo com Hill (2002), o Archives Hub foi desenvolvido a partir de
experincias do National Networking Demonstrator Project (UK), em setembro de
1998, que levantou os fundos necessrios para o desenvolvimento de uma soluo que
deveria disponibilizar instrumentos de pesquisa das universidades britnicas online.
Como ponto de partida, foi iniciado o estudo de solues de diversas instituies
que desenvolveram sistemas de buscas em mltiplos instrumentos de pesquisa que
consideravam a descrio multinvel.
Consideraram o uso de ISAD(G) e Z39.50, sendo que o primeiro foi percebido
como insuficiente, apesar de importante, para desenvolver a soluo. Por isso, a partir
do projeto piloto, adotaram a Descrio Arquivstica Codificada (EAD-DTD) como
formato para a base de dados.
Cinqenta universidades no Reino Unido foram os provedores iniciais de
contedo para o projeto, sendo que durante o piloto (agosto de 1999 at julho de 2000)
contriburam com cerca de 3.000 codificaes, a maioria com descries do primeiro
nvel (fundo ou colees). Cerca de 10% dessas codificaes eram instrumentos de
pesquisa mais complexos, com descries alm dos fundos.
Aps o projeto piloto, o software Cheshire foi adaptado e estendido pelo time de
desenvolvedores da Universidade de Liverpool, para criar o mecanismo de busca
assemelhado ao que existe atualmente.
Um dos pontos interessantes o fato da necessidade de uso de termos de um
vocabulrio controlado, para indexar os grupos documentais. Hill pondera que boa parte
dos arquivistas no est familiarizada com a indexao por termos, o que, se for
verdade, deve ser uma habilidade a ser desenvolvida por equipes de codificao.
96
At Junho de 2003, o projeto reuniu cerca de 20.000 descries de fundos ou

colees, tendo o investimento aplicado, at aquele momento, somado cerca de
500.000 (quinhentas mil libras esterlinas), distribudas entre as instituies britnicas
de ensino superior para possibilitar a criao das codificaes utilizando a EAD-DTD.
O projeto Archives Hub ainda disponibiliza em seu site um link chamado For
Archivists, onde apresenta desde o mtodo de instalao do Cheshire (o software-base
do sistema) at as prticas de codificao de instrumentos de pesquisa. Tambm possui
links relacionados a temas como Preservao Digital e Liberdade de Informao,
tratados pela equipe do Archives Hub.
A interface do Archives Hub possibilita ao usurio fazer buscas simples
colocando um termo, que analisado entre as informaes descritivas e os termos
utilizados na indexao. Tambm permite aes de busca mais complexas, escolhendo
em quais elementos descritivos o termo deve ser buscado ou at mesmo navegando na
lista de termos utilizados na base de dados.
O Archives Hub um interessante exemplo das possibilidades que a codificao
de instrumentos de pesquisa, utilizando EAD-DTD, possibilita.
Criar uma rede de arquivos que disponibilize seus instrumentos de pesquisa
online uma forma de criar visibilidade social aos arquivos e seus acervos. Apenas a
colaborao tcnica entre as instituies no permite aproximar a rede da sociedade.
Tambm, possvel que adaptaes na base tecnolgica utilizada pelo projeto
Archives Hub, que tenham por objetivo a replicao de dados, permitam uma
abordagem melhorada da Preservao Digital das informaes descritivas.
5 Consideraes finais
Representar a informao arquivstica para sua disponibilizao na Internet, na
forma indicada, pode parecer um passo demasiadamente ousado para muitas instituies
arquivsticas. No entanto, alcanar o objetivo demanda realizar outras conquistas que,
por si s, representam avanos qualitativos, como a qualificao dos instrumentos de
pesquisa por meio da normalizao.
De fato, a tarefa de codificar os instrumentos normalizados representa um
desafio, ainda mais considerando os recursos geralmente disponveis para efetivar o
treinamento dos recursos humanos.
O trabalho apresenta possibilidades que, para se tornarem realidade, necessitam
97
de investimento intelectual em diversos aspectos. A Nobrade j se encontra disponvel e

pode auxiliar as instituies a dar o primeiro passo, normalizando seus instrumentos de
pesquisa.
Uma vez que as instituies arquivsticas tenham normalizado seus instrumentos
de pesquisa, a codificao o segundo passo, que j caracterizaria, como dito, um
enorme esforo das equipes envolvidas.
A disponibilizao das informaes descritivas na Internet seria um ltimo passo
que passaria pela escolha e uso de um software-base, tal como o Archives Hub escolheu
e implantou o Cheshire. As instituies pioneiras nesse processo podero ter que
desenvolver seu prprio software-base ou traduzir os softwares livres existentes, nesse
caso, evidencia-se uma das liberdades das licenas de uso dos softwares livres, a
autorizao prvia para alterar o software conforme as necessidades.
H uma escassez de material de apoio ao uso de Descrio Arquivstica
Codificada, que deve ser rapidamente superada por meio da publicao de manuais e da
prpria Tag Library do formato, documento que lista e descreve cada uma das etiquetas
previstas.
No obstante conhecer as reas e elementos de descrio da Nobrade,
importante salientar que aplica-la deve ser considerada parte de uma poltica de
descrio da instituio. Existem Arquivos que criam at mesmo documentos de
orientao para o preenchimento de elementos descritivos, como o caso do Arquivo
Nacional Torre do Tombo4, em Portugal.
Alm disso, aspectos polticos e de formao de recursos humanos surgem
quando uma ou mais instituies decidem criar uma rede de arquivos tal como o
Archives Hub. O que descaracteriza tal ao como uma mera implantao de sistema
informatizado.
Acredita-se que os critrios para desenvolvimento de ambiente web devam ser
seguidos sem exceo, ao contrrio dos componentes, que podem ser revistos. De
qualquer forma, o formato EAD-DTD recomendado pelas suas caractersticas e
finalidade de uso, especfica ao problema da codificao de informaes descritivas de
acervos arquivsticos.
Todos esses passos ou obstculos se tornam pequenos diante das possibilidades,
4 Disponvel em http://www.iantt.pt/downloads/Orient_desc_arq_v1.pdf
98
que devem se tornar realidade o quanto antes, de modo a contribuir para a melhoria da
viso social dos Arquivos, para disseminar a informao contida nos acervos um
pblico mais amplo que o normal e ajudam as instituies a avanarem em seu
conhecimento tcnico.
Referncias
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memria de Salvador: Nossos presente e passado tm futuro? Perspect. cinc. inf.,
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DCIO, Otvio C. XML: Guia de consulta rpida. Rio de Janeiro: Novatec, 2000.
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Disponvel em: <http://www.dublincore.org/documents/usageguide/>.
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ENCODED ARCHIVAL DESCRIPTION. Disponvel em: <http://www.loc.gov/ead/>.
Acesso em: 12 jun. 2007.
100

Aspectos Introdutorios Da Representacao de Informacao Arquivistica A Norma Brasileira de Descricao Arquivistica (Nobrade), A Descricao Arquivistica Codificada (Ead-Dtd) e o Projeto Arch

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ASPECTOS INTRODUTRIOS DA REPRESENTAO DE INFORMAO

ARQUIVSTICA: A NORMA BRASILEIRA DE DESCRIO ARQUIVSTICA

Palavras-chave: Recuperao da informao; Representao de informao arquivstica; Norma

INTRODUCTORY ASPECTS OF THE ARCHIVAL INFORMATION

Os profissionais da informao tambm so desafiados durante e depois da sua

O termo representao da informao pode ser entendido como um processo e tambm

3.1 Critrios para desenvolvimento do ambiente web

Para ilustrar, pode-se observar o Holmes (http://www.holmes.feudo.org/), um sistema

iniciativas de preservao digital, lembrando que software livre no sinnimo de software

reas e elementos de descrio

1. rea de identificao, onde se registra informao essencial para identificar a unidade de

Os elementos de descrio sero relacionados a seguir, aps a declarao da rea a que

Objetivo: Identificar nominalmente a unidade de descrio.

tempo, disperses e sinistros relacionados unidade de descrio.

3. rea de contedo e estrutura

4. rea de condies de acesso e uso

5. rea de fontes relacionadas

Notas sobre conservao

7. rea de controle da descrio

8. rea de pontos de acesso e indexao de assuntos

fcil perceber o significado do primeiro exemplo, uma listagem de nomes de

O XML um padro aberto, no propriedade de uma instituio nem tampouco

de adaptar normas de catalogao bibliogrfica para a atividade de descrio arquivstica

1. Representar instrumentos arquivsticos de acesso, de forma extensiva e interrelacionada;

Em sua primeira verso, a EAD-DTD foi construda em conformidade com uma

lgica e a expresso dessa estrutura em documentos habilitados a serem manipulados por

<origination label="Creator">Jorge Amado</origination>

<eadheader> - contm informaes sobre o documento EAD em si.

A seguir, um exemplo da estrutura mnima vlida de um documento EAD, que

1.1 Cdigo de referncia

Fundo Pedro Calmon

1.5 Dimenso e suporte

Textuais 1m; Iconogrficos 130 fotografias

2.1 Nome(s) do(s)

Castanheira, Hlio, 1820-1892

(extenso demais para exemplificar)

(extenso demais para exemplificar)

3.1 mbito e contedo

Correspondncia, relaes de filmes examinados,

Notas e/ou exemplos

Na Nobrade, o nvel representado por

3.2 Avaliao, eliminao e

3.4 Sistema de arranjo

4.1 Condies de acesso

4.2 Condies de reproduo

Notas e/ou exemplos

A documentao da extinta LLOYDBRAS foi

ser reproduzidos. Os documentos iconogrficos

Notas e/ou exemplos

Portugus, ingls e espanhol

5.1 Existncia e localizao

5.4 Nota sobre publicao

6.1 Notas sobre conservao

Entidade custodiadora: Academia Brasileira de

7.1 Nota do arquivista

7.2 Regras ou convenes

7.3 Data(s) da(s)

Notas e/ou exemplos

8.1 Pontos de acesso e

Argentina; Uruguai; Exlio; Comunista; Ditadura

4 Archives Hub: uma rede de arquivos britnica baseada em Descrio

At Junho de 2003, o projeto reuniu cerca de 20.000 descries de fundos ou

de investimento intelectual em diversos aspectos. A Nobrade j se encontra disponvel e