SISTEMAS DE CONTROL PARA GARANTAS DE TELEFONA MVIL

AUTORES:
Oliva Prez Zapata. Contadora publica de la corporacin politcnico Marco Fidel Suarez
convenio ESCOLME. Bello Colombia,Oly1022@gmail.com.
Yurani Mira Saldarriaga Contadora publica de la corporacin politcnico Marco Fidel
Suarez convenio ESCOLME. Bello Colombia.yuranymirasaldarriaga@gmail.com
Fernanda Gil Gutirrez. Contadora publica de la corporacin politcnico Marco Fidel
Suarez convenio ESCOLME. Bello Colombia. Yessifer208@gmail.com
RESUMEN
El inventario en garanta es importante dentro de una empresa

de importacin venta y

distribucin de equipos de tecnologa a nivel mayorista por lo que la Administracin de estas

deben tener un manual de control que les ayude a la organizacin de esta rea, ya que se ha
demostrado que la forma que una empresa gestiona el inventario as se ver reflejado la
rentabilidad. Por lo tanto, al tener falencias dentro de las garantas la entidad podr tener
prdidas significativas ocasionando que los estados financieros reflejen utilidades no reales. Cabe
sealar que dentro de un sistema de control de garantas deben estar muy claras las funciones y
los procedimientos que se deben seguir al momento de recibir un equipo tecnolgico que
presente alguna inconsistencia evitando que se generen errores y hayan perdidas de las
mercancas de la empresa.
ABSTRACT:

The inventory as security is important within an import sale and distribution of technology
equipment at wholesale level so that management of these should have a manual control to help
them organize this area, as has been demonstrated that the way a company manages the inventory
and will be reflected profitability. Therefore, to have shortcomings within the company
guarantees may be causing significant losses to the financial statements do not reflect actual
profits. Note that within a control system guarantees must be clear about the functions and

procedures that must be followed upon receiving a technical team to present any inconsistency
avoiding generating errors and have you lost goods company.
PALABRAS CLAVES:

Palabras claves: control de garantas, prdidas, utilidades no reales, funciones y procedimientos.

A. INTRODUCIN
Los inventarios de garantas nos permiten registrar y documentar los bienes y dems mercancas
pertenecientes a una empresa y estos se deben hacer con orden y precisin, por tanto los
inventarios son la relacin ordenada de bienes y existencias a un tiempo determinado, por
ejemplo, para entrar a los inventarios de garantas de las telefonas mviles su tiempo por daos
de fbrica y seal es de un ao, por software y cmara es de tres meses.
Las empresas de telefona mviles presentan inconsistencias en el inventario de garantas ya que
el proveedor no las asume, por ende la organizacin se hace cargo generando un alto costo en el
sistema de garantas y en consecuencia los estados financieros arrojan una utilidad que no es
real. Analizando esta problemtica se detecta la necesidad de un Manual de control interno que
especifique los procesos y funciones que se deben ejercer dentro del rea de garantas.
Lo anterior conlleva al diseo de un sistema de control interno para garantas de telefona mvil
que d solucin a la falencia encontrada; para ello y se comenzar analizando los estados
financieros y detectar as las prdidas en las utilidades de la empresa; por consiguiente se
recolectar la informacin histrica sobre las garantas de la telefona mvil y as se generar el
manual de control interno en el cual se implementarn polticas para el mejoramiento continuo.
Con la implementacin adecuada del manual de control interno evitaremos los sobrecostos y la
inestabilidad en la rentabilidad y la sostenibilidad de la entidad creando as un ambiente de
confianza que da seguridad al momento de invertir tanto de las personas internas como externas
de la compaa.
B. FUNDAMENTACION TERICA CONCEPTUAL
Desde la concepcin del control se incluye una base terica fundamental de los elementos que
componen un sistema de Control interno, as como una descripcin de la normativa vigente en
relacin con esta materia. Para ello se proporcionan ejemplos de cules pueden ser los riesgos y
controles de los principales procesos administrativos de un negocio. Se utiliza un enfoque que
requiere el anlisis previo para permitir al lector tener una visin crtica y determinar si con los

controles existentes se puede afirmar que el control interno es adecuado. Hay reflexiones sobre
cmo adaptar los sistemas de control interno a los diferentes tipos y tamaos de empresa.
(Miguel Barquero, 2013) y si miramos desde otro punto de vista se encontrarn modelos de
control interno que permiten a las empresas llevar acabo todos sus procedimientos tareas y
actividades con eficiencia y mayor eficacia: El Sistema Integrado de Control Interno, un informe
que establece una definicin comn de control interno y proporciona un estndar mediante el cual
las organizaciones pueden evaluar y mejorar sus sistemas de control. El objetivo del COSO es
Mejorar la calidad de la informacin financiera concentrndose en el manejo corporativo, las
normas ticas y el control interno. Unificar criterios ante la existencia de una importante
variedad de interpretaciones y conceptos sobre el control interno que es la base de los dems
componentes, aportando disciplina y estructura. Incluye: la integridad, los valores ticos y la
capacidad de los empleados de la entidad, la filosofa de la Direccin y el estilo de gestin, la
asignacin de la autoridad y las responsabilidades, la organizacin y el desarrollo de los
empleados y la orientacin de la Direccin. (Modelo COSO, 1985) ambas posiciones nos
difieren mucho de lo que se menciona de la auditora y control interno siendo este ms preciso en
cuanto a los procedimientos que se deben seguir: la revisin, estudio y evaluacin del control
interno, debera dirigirse principalmente a los siguientes aspectos:
- Segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, custodia, registro, almacenaje y
embarque de las existencias.
- Controles adecuados mediante registros de todas las entradas y salidas de mercancas.
- Controles adecuados sobre la obtencin, manejo y custodia de la evidencia documental que
ampare las entradas y salidas de existencias propiedades de la compaa.
- Inspeccin peridica y sorpresiva de los inventarios fsicos.
- Revisin del inventario para determinar la posible existencia de productos daados u obsoletos
o de lento movimiento.
- Estudio de la correcta proteccin fsica de las existencias mediante la cobertura de seguro
adecuado. (Aguirre, Ormaechea, Juan M.. 2005) para adquirir ms conocimiento de esta
fundamentacin, se profundiza en El control interno de las empresas privadas se ha convertido
ltimamente en uno de los pilares en las organizaciones empresariales, pues nos permite observar
con claridad la eficiencia y la eficacia de las operaciones, y la confiabilidad de los registros y el
cumplimiento de las leyes, normas y regulaciones aplicables. El control interno se sustenta en la

independencia entre las unidades operativas, en el reconocimiento efectivo de la necesidad de

contar con un control interno y la fijacin de responsabilidades. En consecuencia podramos decir
que el control interno es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia y asegura la
efectividad y, sobre todo, previene que se violen las normas y los principios contables.(Ramn
Ruffner s.f.) es en este instante y con base a lo presentado anteriormente que se puede dar
solucin al interrogante planteado Cmo disear un sistema de control interno para garantas de
telefona mvil? si se observa detenidamente cuando se habla del control interno se dan las bases
y pautas especficas que permiten afianzar conocimientos e implementar un manual donde se
aclare las funciones y procedimientos adecuados que se deben ejercer en el rea de garantas y
as cumplir a cabalidad con el objetivo y la meta anteriormente propuesta.
C. METODOLOGA
Al identificar la problemtica que se est presentando en los inventarios de garantas de las
empresas de importacin venta y distribucin de equipos de tecnologa a nivel mayorista se
realiz un autodiagnstico donde se detectaron las caractersticas del problema y sus posibles
soluciones que llevarn a definir una propuesta acertada de acuerdo al objetivo plantado y as
cumplir con la meta propuesta. Se comenz a recolectar informacin histrica dentro de la
empresa y se realiza rastreo bibliogrfico en fuentes secundarias y primarias, indagando datos
estadsticos. Financierosy tcnicos que nos llevaran a profundizar ms en el rastreo bibliogrfico.
Despus de analizar la informacin se programa una visita para verificar la informacin
recolectada y contrastarla con los hallazgos encontrados.se establece contacto con la contadora de
la empresa a la cual se le da informacin al respecto sobre el tema, los objetivos y el beneficio
que obtendr la entidad con lplan de mejoramiento y la propuesta dada para el rea de garantas.
Luego se entabla una serie de entrevistas que nos permitan aclarar los procesos que se llevan a
cabo con los equipos tecnolgicos entregados en el rea de garantas para establecer que
funciones hacen falta o cuales estn mal ejecutadas con el fin de definir cmo van a estar
organizados los procedimientos, funciones y responsabilidades dentro del manual de control
interno que se va a implementar como propuesta dentro del sistema de control de la empresa.

D. DESARROLLO DE LA TEMTICA

A partir de la una necesidad apremiante de control de inventario de garantas de la empresa de

importacin, venta y distribucin de equipos de tecnologa a nivel mayorista, se determin
desarrollar un manual de control interno que componga los procedimientos y funciones para el
personal encargado de las garantas que ayude a estos a mejorar la parte operativa de la entrada y
salida de equipos tecnolgicos al rea de garantas propiciando la alta calidad de los productos y
servicio al cliente, es importante que en esta rea haya un buen control interno, adems hay que
tener en cuenta que las empresas asume la totalidad de los costos en garantas ya que el proveedor
no se hace cargo, a causa de esto se despliega unas diferentes dificultadesque entorpecen la
efectividad en los procesos, en efecto se ocasiona un sobrecosto por cada producto en garanta
teniendo en cuenta que a este no se le da de baja ,los estados financieros y la contabilidad arrojan
cifras de utilidad no real y hay prdidas que afectan directamente la estabilidad y rentabilidad de
la organizacin no obstante tambin se crea desconfianza tanto en los empleados como en el
cliente en el mbito externo se genera desempleo. La falta de polticas claras a la hora de llevar a
cabo un proceso en el rea de garantas hace que haya desorden en los procesos, se genera tiempo
ocioso, prdida de dinero, de equipos y clientes. Teniendo en cuenta estos aspectos identificados
y definidos claramente es el momento donde empezamos con un desarrollo de la propuesta
partiendo de las normas de auditoria generalmente aceptadas que enfocan a implementar
adecuadamente: El propsito de esta Norma Internacional de Auditora (NIA) es establecer
normas y proporcionar lineamientos sobre la planeacin de una auditora de estados financieros.
Esta NIA tiene como marco de referencia el contexto de las auditoras recurrentes. En una
primera auditora, el auditor puede necesitar extender el proceso de planeacin ms all de los
asuntos que aqu se discuten.
Planeacin del trabajo: La planeacin adecuada del trabajo de auditora ayuda a asegurar que
se presta atencin adecuada a reas importantes de la auditora, que los problemas potenciales son
identificados y que el trabajo es llevado a cabo en forma expedita. La planeacin tambin ayuda
para la apropiada asignacin de trabajo a los auxiliares y para la coordinacin del trabajo hecho
por otros auditores y expertos. El grado de planeacin variar de acuerdo con el tamao de la
entidad, la complejidad de la auditora,

la experiencia del auditor con la entidad y su

conocimiento del negocio. Adquirir conocimiento del negocio es una parte importante de la
planeacin del trabajo. El conocimiento del negocio por el auditor ayuda en la identificacin de
eventos, transacciones y prcticas que puedan tener un efecto importante sobre los estados

financieros. El auditor puede desear discutir elementos del plan global de auditora y ciertos
procedimientos de auditora con el comit de auditora, la administracin y personal de la
entidad, para mejorar la efectividad y eficiencia de la auditora y para coordinar los
procedimientos de auditora con el trabajo de los empleados de la entidad.(Normas
Internacionales De Auditoria, Federacin Internacional De Contadores18 De Octubre De 2012
Colombia). Teniendo en cuenta estas pautas y Como se menciona anterior mente se hace
necesario implementar un nuevo modelo de control interno para el rea de garantas el cual se
enfoca en nuevas polticas y funciones de organizacin y se establezcan responsabilidades a los
empleados que estn ejecutando los procesos. Adems en la parte contable se establece una
provisin mes a mes para que este gasto no afecte la utilidad de la empresa. Con esto se dar a la
empresa un mayor orden y control en el rea de inventario de garantas, esta tendr unos estados
financieros confiables y eficaces que le aseguren su permanencia en el mercado, a partir de
procesos formalizados que impacten la rentabilidad en cada uno de los procesos articulados al de
garantas. Como valor agregado a la propuesta dada se implementar de un Tratamiento contable
y tributario de las prdidas o faltantes de inventarios: Artculo 64 E.T. donde hay Disminucin
del inventario final por faltantes de mercancas. Cuando se trate de mercancas de fcil
destruccin o prdida, las unidades del inventario final pueden disminuirse hasta en un tres por
ciento (3%) de la suma del inventario inicial ms las compras. Si se demostrare la ocurrencia de
hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, pueden aceptarse disminuciones mayores.
Cuando el costo de las mercancas vendidas se determine por el sistema de inventario
permanente, sern deducibles las disminuciones ocurridas en mercancas de fcil destruccin o
prdida, siempre que se demuestre el hecho que dio lugar a la prdida o destruccin, hasta en un
tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial ms las compras.
Articulo 63 Decreto 2649 de 1993. Inventarios. Los inventarios representan bienes corporales
destinados a la venta en el curso normal de los negocios, as como aquellos que se hallen en
proceso de produccin o que se utilizarn o consumirn en la produccin de otros que van a ser
vendidos
Al cierre del perodo, deben reconocerse las contingencias de prdida del valor re expresado de
los inventarios, mediante las provisiones necesarias para ajustarlos a su valor neto de
realizacin. Como se observa, la provisin protege al inventario contra la obsolescencia, daos,

deterioro, diferencia contra el inventario fsico como la prdida o cualquier otro tipo de factor que
influya a que el valor del mercado o realizacin sea diferente al costo de adquisicin (Estatuto
Tributario).
Fuente: Elaboracin propia

NOTAS BALANCE GENERAL

NOTA 10
El inventario de garanta cambio del mes de diciembre del 2015 al cierre del ao porque se
gener una prdida de mercanca en este y se decidi por parte de la gerencia que su tratamiento
contable fue sacarlo del inventario y llevarlo contra las utilidades acumuladas, se hizo de esta
manera para no reflejarlo en el estado de resultados.

CUENTA
140501
370505

DETALLE
INVENTARIO
UTILIDADES ACOMULADAS

DEBITOS

CREDITOS

$
100,000,000
$ 100.000.000

Fuente: Elaboracin propia

Desacuerdo a la propuesta as se provisionara mes ames del inventario de garantas, para que al
fin del periodo contable de cierre de ao no se tenga que realizar ajustes contra otras cuentas
como utilidades acumuladas al hacer esto no se ver afectada la utilidad.
Desde el punto de vista contable, en Colombia hay libre albedro para establecer el mtodo que
cada empresa quiera o necesite implementar para proteger el valor de sus inventarios.
Algunos mtodos que se utilizan son:

Por tipo de mercanca que se maneje en la empresa

Con base en el sector empresarial
Con base en la experiencia propia tanto de la persona que implementa el sistema como de
la empresa en particular.
Por la zona geogrfica en que este ubicada la empresa
Cualquier otra causal que sea aplicable al ente econmico

Contabilizacin
CUENTA

DETALLE

DEBITO

CREDITO

$
1499 PROVISION INVENTARIOS
2605 PROVISION INVENTARIOS
Fuente: Elaboracin Propia

10,000,000
$

10,000,000

CUANDO SE PROVISIONA
CUENTA

DETALLE

DEBITO

529915 PROVISION INVENTARIO

PARA DIFERENCIA DE INV

CREDITO

$ 10.000.000

149910 FISICO
Fuente: Elaboracin Propia

$ 10.000.000

CUANDO SE DA DE BAJA POR DIFERENCIA EN EL INVENTARIO FISICO

CUENTA

DETALLE

DEBITO

CREDITO

PARA DIFERENCIA DE INV

149910 FISICO
MCIAS NO FABRICADAS

$ 10.000.000

143501 POR LA EMPRESA

Fuente: Elaboracin Propia

$ 10.000.000

BALANCE GENERAL

DETALLE
ACTIVO CORRIENTE
DISPONIBLE
INVERSIONES

DICIEMBRE
2014 ANTES
DE AO
150.029.607
20.000.000

DICIEMBRE
2014
CIERRE DE
AO
150.029.607
20.000.000

DEUDORES
INVENTARIOS
TOTAL ACTIVO CORRIENTE

15.000.000
250.000.000
435.029.607

15.000.000
150.000.000
335.029.607

ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
DIFERIDOS
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE

200.000.000
7.000.000
207.000.000

200.000.000
7.000.000
207.000.000

TOTAL ACTIVOS
PASIVO CORRIENTE
OBLIGACIONES FINANCIERAS
CXP
IMPUESTOS GRAVAMENES Y TASAS
OBLIGACIONES LABORALES
DIFERIDOS
TOTAL PASIVO CORRIENTE

642.029.607

542.029.607

248.560.000
3.046.250
12.052.500
451.881
43.333
264.153.964

248.560.000
3.046.250
12.052.500
451.881
43.333
264.153.964

TOTAL PASIVO

264.153.964

264.153.964

PATRIMONIO
CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO
UTILIDAD DEL EJERCICIO
TOTAL PATRIMONIO
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO

80.000.000
297.875.643
377.875.643
642.029.607

80.000.000
197.875.643
277.875.643
542.029.607

Fuente: Elaboracin Propia

Fuente: Elaboracin Propia

Fuente: Elaboracin Propia

Fuente: Elaboracin Propia

E.PRINCIPALES RESULTADOS
El sistema de control interno para el rea de garantas permiti identificar las variables que se
necesitan para el mejoramiento continuo de la empresa logrando una propuesta solida que
mostrara los procesos, procedimientos y funciones que se deben llevar a cabo dentro de la
organizacin ms precisamente en el sitio de garantas que es donde se evidencia el problema y
es en el cual se quiere implementar el manual de control interno que permita optimizar el trabajo
y se distribuyan las responsabilidades permitiendo un trabajo integral donde las funciones estn
repartidas de acuerdo al saber especifico de cada una de las personas encargadas de esta rea, as
se da paso a un servicio y producto con calidad, proyeccin, sostenibilidad en el mercado y lo
ms importante una rentabilidad real que se ver reflejada en los estados financieros de la
compaa. Los resultados del manual de control interno y la provisin mes ames arrojan un
resultada viable y sustentable de gran aceptacin de la empresa y garantes de este, que hacen que
se llegue al objetivo anterior mente planteado y se cumpla con la

meta propuesta.

MANUAL.docx
F.DISCUSION Y CONCLUSIONES
En trminos generales puede decirse que el problema de los inventarios de garantas dentro de la
empresa de tecnologa puede solucionarse con una buena distribucin y el intercambio dinmico
de responsabilidades entre las persona encargadas de esta rea, mediante el buen uso del manual
de control interno que es la principal herramienta y es la que da las pautas para el buen uso de las
operaciones funcionales evaluando competencias y controlando los procesos y procedimientos
que se implementan. La distribucin de funciones es una parte fundamental en el diseo de un
sistema de control de garantas que permite que el rea de garantas opere de manera segura y es
bastante efectivo en condiciones de un mejoramiento continuo en el tiempo ocioso, en manejo
operativo de inventarios y lo ms importante en la seguridad de los activos de la empresa. Los
manuales de control interno sirven para ayudar a la empresa a que logre sus metas y sus
propsitos en determinados tiempos, con determinados presupuestos minimizando todo riesgo
implicado en la consecucin de sus objetivos; adems genera ms confianza ante terceros, ante
sus empleados y con sus dueos. Mucho se ha hablado del control interno el cual hoy en da
existe en innumerables organizaciones, impulsado en gran medida por la parte gerencial que lo
han puesto en marcha

y con ello han facilitado y mejorado

todo proceso interno de las

compaas. El control interno no solo es importante aplicarlo por el hecho de adquirir algn tipo
de certificacin, que es uno de los objetivos de las mayoras de las empresas, ya que con estas
certificaciones es ms fcil la adquisicin de nuevos contratos, y es ms, en muchas ocasiones
son requisitos para lograr a algn tipo de acuerdo comercial o contractual. Tambin es importante
porque si en una empresa se realiza una comparacin del antes y despus de la implementacin
del control interno se va a dar cuenta que mejora todo tipo de proceso en cuanto a tiempos,
seguridad, calidad, desarrollo, confiabilidad etc. Lo cual implica ms crecimiento de las
empresas, porque van a tener mejores garantas para generar seguridad ante sus clientes. En el
momento de la implementacin del manual de control interno para el rea de garantas se puede
generar una pequea inversin econmica por parte de la empresa y de tiempo por parte de sus
directivos como tambin de empleados, lo cual puede llegar a ser el limitante que impide
principalmente la implementacin pero estn dispuestos a realizarlo

olvidando los

inconvenientes que se presenten, puesto que el resultado econmico derivado el incremento de

la eficiencia y eficacia en la operatividad de la empresa supera con creces lo invertido en el
control interno. Es importante aclarar que las personas que actualmente presentan el manual tiene
los conocimientos, habilidades, cualidades, actitud, formacin suficiente para un desarrollo de un
sistema de control interno para el rea de garantas, porque dependiendo de la calidad del control
realizado as mismo ser el resultado

externo e internos que pueden verse reflejados en la

efectividad de los procesos y en utilidad para la empresa. Luego de analizar todo el rastreo
bibliogrfico y delos conocimientos adquiridos con la investigacin sobre inventarios, rea de
garantas y sistemas de control interno, se puede concluir

que

el control interno es tan

importante tanto a nivel financiero, operativo, de talento humano y dems componentes de una
organizacin, que a nivel mundial existen tanto normas como empresas que orientan, certifican
y apoyan este tipo de decisiones para el desarrollo, crecimiento y mejoramiento continuo de las
empresas.
G. RECOMENDACIONES

Al implementar el control interno la organizacin

apropiado a sus procesos realizados

debe garantizar el seguimiento

sino de nada sirve el trabajo ejecutado, como

tambin se debe estar realizando revisiones y ajustes de acuerdo a las necesidades de las
operaciones, a los resultados y las evaluaciones realizadas.

Es importante que todos los gerente o dueos de empresas de distribucin de equipos

mviles conozcan los beneficios de aplicar un manual de control interno en las empresas,
porque esto los beneficiara para dejar atrs todos los problemas por los que sean
enfrentado por la mala distribucin de responsabilidades y funciones de las personas

encargadas no solo del rea de garantas sino te todas las reas en general.
Generar una cultura de responsabilidad y sentido de perteneca en los empleados del rea
de garanta es una forma para que estos desarrollen sus potencialidades creativas para
que as aporten sus conocimientos en pro de solucionar la problemtica actual y tengan
una oportunidad que les genere utilidad al individuo como a la empresa, es decir se genera
los mejores escenarios posibles para que los empleados valoren constantemente el trabajo
y creen soluciones significativas y perdurables para los problemas que se presenten.

BIBLIOGRAFIA
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Barquero. M.(2013).manual prctico de control interno, Barcelona: ACCID-Profit.
Colombia, Congreso de la Republica, Ley 87 De 1993, noviembre 29, por la cual se
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Estado y se dictan otras disposiciones, Bogota DC, Congreso, 1993.
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Ramn.,(s.f.), el control interno en las empresas privadas, Lima-Per.
Vallejo, M.,(2015) manual de responsabilidades y competencias, archivos de la empresa Jml
Inevrsiones Sas, Medelln.

ANEXOS

Figura 1. Bodega de almacenamiento de equipos tecnolgicos (inventario fsico)

Figura 2. Reparacin de Equipo dado en garanta - rea de garantas

Figura 3. Reparacin de Equipo dado en garanta - rea de garantas