MANUAL DE FUNCIONES

Elaborado por:
 MANUAL DE FUNCIONES
ÍNDICE

Contenido
1.1 STAFF GERENCIAL ..................................................................................................................................... 3
1.1.1 GERENTE GENERAL ............................................................................................................................... 3
1.1.2 GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ................................................................................... 5
1.1.3 GERENTE DE OPERACIONES ............................................................................................................... 7

1.2 STAFF TÉCNICO ........................................................................................................................................ 10

1.2.1 TÉCNICO HIDRÁULICO ........................................................................................................................ 10
1.2.2 TÉCNICO DE CALEFACCIÓN............................................................................................................... 11
1.2.3 TÉCNICO ELÉCTRICO........................................................................................................................... 12
1.2.4 DISEÑO TÉCNICO .................................................................................................................................. 13
1.2.5 CHOFER 2 ................................................................................................................................................. 14

1.3 STAFF ADMINISTRATIVO ...................................................................................................................... 15

1.3.1 ASISTENTE CONTABLE........................................................................................................................ 15
1.3.2 ASISTENTE ADMINISTRATIVO ......................................................................................................... 17
1.3.3 BODEGUERO ........................................................................................................................................... 19
1.3.4 CHOFER 1 ................................................................................................................................................. 21
1.3.5 CONSERJE ................................................................................................................................................ 21
1.3.6 MENSAJERO............................................................................................................................................. 22
 MANUAL DE FUNCIONES

1.1 STAFF GERENCIAL

1.1.1 GERENTE GENERAL

Funciones y Autoridad
El Gerente General de Nitzan actúa como representante legal de la empresa, fija las
políticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parámetros fijados por la
casa matriz.
Es responsable ante los accionistas, por los resultados de las operaciones y el desempeño
organizacional, junto con los demás gerentes funcionales planea, dirige y controla las
actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos ejecutivos,
administrativos y operacionales de la organización.
Actúa como soporte de la organización a nivel general, es decir a nivel conceptual y de
manejo de cada área funcional, así como con conocimientos del área técnica y de aplicación
de nuestros productos y servicios.
Es la imagen de la empresa en el ámbito externo e internacional, provee de contactos y
relaciones empresariales a la organización con el objetivo de establecer negocios a largo
plazo, tanto de forma local como a nivel internacional.
Su objetivo principal es el de crear un valor agregado en base a los productos y servicios
que ofrecemos, maximizando el valor de la empresa para los accionistas.
Sus principales funciones:

 Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los

factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la
empresa.

 Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

 A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias

desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.

 Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la
menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos
disponibles.

 Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios

para el desarrollo de los planes de acción.
 MANUAL DE FUNCIONES
 Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada área funcional
liderada por su gerente.

 Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la

empresa.

 Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para

potenciar sus capacidades.

 Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y

estrategias determinados.

 Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y

grupos organizacionales.

 Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales con los planes y

estándares de ejecución (autocontrol y Control de Gestión).

Otras actividades
Supervisa constantemente los principales indicadores de la actividad de la empresa con el
fin de tomar decisiones adecuadas, encaminadas a lograr un mejor desempeño de la
empresa.

 Mantiene contacto continuo con proveedores, en busca de nuevas tecnologías o

materias primas, insumos y productos más adecuados.

 Decide cuando un nuevo producto ha de ingresar al mercado.

 Se encarga de la contratación y despido de personal.

 Está autorizado a firmar los cheques de la compañía, sin límite de monto.

 Cualquier transacción financiera mayor como obtención de préstamos, cartas de

crédito, asignación de créditos a clientes, etc. deben contar con su aprobación.

Jefe Inmediato: Reporta al Directorio de accionistas

Supervisa a: Gerente Financiero, Gerente de Operaciones.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia
temporal, será reemplazado por las gerencias que el designe en áreas específicas de acción .
Delegaciones específicas se realizarán a través de memorándum.
 MANUAL DE FUNCIONES
1.1.2 GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

Funciones y Autoridad
El gerente administrativo financiero tiene varias áreas de trabajo a su cargo, en primer
lugar se ocupa de la optimización del proceso administrativo, el manejo de las bodegas y el
inventario, y todo el proceso de administración financiera de la organización.
Sus responsabilidades son:

 Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.

 Análisis de la cantidad de inversión necesaria para alcanzar las ventas esperadas,

decisiones que afectan al lado izquierdo del balance general (activos).

 Ayudar a elaborar las decisiones específicas que se deban tomar y a elegir las
fuentes y formas alternativas de fondos para financiar dichas inversiones. Las
variables de decisión incluyen fondos internos vs. Externos, fondos provenientes
de deuda vs. Fondos aportados por los accionistas y financiamiento a largo plazo
vs. Corto plazo.

 La forma de obtener los fondos y de proporcionar el financiamiento de los activos

que requiere la empresa para elaborar los productos cuyas ventas generarán
ingresos. Esta área representa las decisiones de financiamiento o las decisiones de
estructura del capital de la empresa.

 Análisis de las cuentas específicas e individuales del balance general con el objeto
de obtener información valiosa de la posición financiera de la compañía.

 Análisis de las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y costos.

 Control de costos con relación al valor producido, principalmente con el objeto de

que la empresa pueda asignar a sus productos un precio competitivo y rentable.

 Análisis de los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio.

 Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la

organización y maximizar el valor de la misma.

 El gerente financiero interactúa con las otras gerencias funcionales para que la
organización opere de manera eficiente, todas las decisiones de negocios que
tengan implicaciones financieras deberán ser consideradas. Por ejemplo, las
decisiones de negocios de la gerencia general afectan al crecimiento de ventas y,
 MANUAL DE FUNCIONES
consecuentemente modifican los requerimientos de inversión, por lo tanto se deben
considerar sus efectos sobre la disponibilidad de fondos, las políticas de inventarios,
recursos, personal, etc.

 El gerente financiero vincula a la empresa con los mercados de dinero y capitales,

ya que en ellos es en donde se obtienen los fondos y en donde se negocian los
valores de la empresa, siempre con autorización previa del Gerente General.

 Es el encargado de la elaboración de presupuestos que muestren la situación

económica y financiera de la empresa, así como los resultados y beneficios a
alcanzarse en los períodos siguientes con un alto grado de probabilidad y certeza.

 Negociación con proveedores, para términos de compras, descuentos especiales,

formas de pago y créditos. Encargado de los aspectos financieros de todas las
compras que se realizan en la empresa.

 Negociación con clientes, en temas relacionas con crédito y pago de proyectos.

 Manejo del inventario. Optimizar los niveles de inventario, tratando de mantener

los días de inventario lo más bajo posibles.

 Control completo de las bodegas, monitoreo y arqueos que aseguren que no

existan faltantes. Monitoreo y autorización de las compras necesarias por bodegas.

 Manejo y supervisión de la contabilidad y responsabilidades tributarias con el SRI.

Asegura también la existencia de información financiera y contable razonable y
oportuna para el uso de la gerencia.

 Manejo de la relación con el proveedor del servicio de tercerización contable y

auditores.

 Encargado de todos los temas administrativos relacionados con recursos humanos,

nómina, préstamos, descuentos, vacaciones, etc.

 Manejo del archivo administrativo y contable.

 Aprobación de la facturación que se realiza por ventas de bodega.

 Supervisión de la facturación de proyectos hecha por bodega bajo lo establecido en

los contratos firmados con el cliente.
 MANUAL DE FUNCIONES
Otras actividades

 Administrar y autorizar préstamos para empleados.

 Manejar la relación directa con Bancos (obtención y renovación de préstamos,

transacciones en dólares, etc.)

 Elaboración de reportes financieros, de ventas y producción para la Gerencia

General.

 El Gerente Administrativo Financiero deberá llevar a cabo cualquier otra actividad

determinada por el Gerente General.

Jefe Inmediato: Gerente General

Supervisa a: Asistente administrativa, contabilidad, asistente contable, bodeguero.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia
temporal, será reemplazado por el Gerente General y las personas que se designen para
tareas operativas específicas.
Cualquier delegación específica se hará a través de un memorándum.

1.1.3 GERENTE DE OPERACIONES

Funciones y Autoridad
El Gerente de Operaciones tiene a su cargo el manejo del departamento técnico dentro del
que se incluye la elaboración y supervisión de proyectos de riego, así como también
brindar servicio técnico a los clientes en la correcta utilización de los productos, planea y
ejecuta cualquier cambio, modificación o mejora. Tiene total autoridad en el manejo del
personal a su cargo autorizada para la contratación de personal temporal para proyectos,
contratación de personal definitivo junto con la gerencia general.

Adicionalmente tiene autoridad total en el manejo de las ventas dentro de la razonabilidad

del negocio. Tiene la libertada para negociar con los clientes y otorgar crédito tomando en
cuenta ciertos criterios como: el financiamiento recibido por los proveedores, el tiempo del
proyecto, el monto de la venta, la rentabilidad del proyecto y el efecto en la liquidez de la
empresa.

Además se encarga totalmente del manejo de la importación y exportación de materiales.

Ventas
 MANUAL DE FUNCIONES
 Es el responsable de establecer el contacto cuando se realiza una venta, con el
objetivo de detectar las necesidades del cliente.

 El Gerente de Operaciones elabora un bosquejo del proyecto con los datos

proporcionados por el cliente para que los dibujantes puedan realizar el plano.

 Es el encargado de realizar los cálculos de pérdida de presión y capacidad del

sistema para aquellos proyectos que lo requieran.

 Es el responsable de elaborar la lista de materiales que se va a utilizar en un

determinado proyecto así como también el presupuesto del mismo.

 El Gerente de Operaciones es quien realiza la presentación del proyecto junto con

su cotización, además de encargarse de la negociación con el cliente en cuento a
precio y crédito.

Técnico

 El Gerente de Operaciones es el encargado de realizar la planificación de

materiales y tiempo de entrega de todos los proyectos de riego.

 Para cada uno de los proyectos se debe asignar el personal que va a llevar a cabo
toda la ejecución.

 El Gerente de Operaciones se encarga de la supervisión del proyecto y de la

entrega del mismo al cliente.

 Es el responsable de atender al cliente cuando requiere servicio técnico,

asignándole un técnico para resolver el problema del cliente, considerando que se
debe atender al cliente el mismo día o máximo al día siguiente de ser posible.
Importaciones y exportaciones

 Es el encargado de realizar y supervisar todo el proceso que tiene que ver con la
importación de materiales de riego considerando que para importar una suma
mayor a 10.000 dólares se debe pedir aprobación de la Gerencia General.

 Es responsable de la relación directa con los proveedores en el extranjero, para

pedir cotización y realizar la negociación.

 Realiza la coordinación de la importación con el agente afianzado de aduanas.

Enviar el packing list y la factura.
 MANUAL DE FUNCIONES
 Coordinar el transporte si el agente afianzado no se encarga del mismo.

 Revisar la mercadería cuando llega a Nitzan.

 Es responsable de realizar y supervisar todo el proceso de exportación de

materiales de riego.

 Elaborar el packing list y la factura del material que se va a exportar.

 Contratar al agente afianzado de aduanas, así como el transporte.

 Realizar el seguimiento de la exportación hasta que llegue a su lugar de destino.

Otras actividades

 Manejo de relaciones públicas con el cliente.

 Contratación de transporte de materiales.

 El Gerente de Operaciones realizará cualquier otra actividad solicitada por la

Gerencia General.
Jefe Inmediato: Gerente General
Supervisa a: Técnico hidráulico, técnico eléctrico, técnico de calefacción, dibujantes y
chofer.
Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia
temporal, será reemplazado por la gerencia general y las personas que se designen para
tareas operativas específicas.
Cualquier delegación específica se hará a través de un memorándum.
 MANUAL DE FUNCIONES
1.2 STAFF TÉCNICO

1.2.1 TÉCNICO HIDRÁULICO

Funciones y Autoridad

 Encargado de la instalación de tubería PVC y valvulería en campo y caseta de

riego.

 Tiene la responsabilidad del cumplir el trabajo asignado en el tiempo establecido,

bajo las condiciones establecidas entre el cliente y Nitzan, siempre con calidad y
optimizando el uso de los materiales.

 Cumplir a cabalidad con el plano de instalación entregado por Nitzan, siempre

manteniendo satisfecho al cliente en todo momento.

Actividades principales:
Una vez que el Gerente de Operaciones le entregue el plano de instalación es
responsabilidad del técnico hidráulico solicitar diariamente los materiales que va a utilizar
hasta que se termine el proyecto.
Debe solicitar al Gerente de Operaciones o en su ausencia al Gerente Financiero la
coordinación de transporte para que lo lleve y retire del área de trabajo.
Actividades sistema de goteo

 Instalación de tubería principal y secundaria.

 Instalación de los laterales de reparto.
 Valvulería.
Actividades sistema de duchas

 Instalación de tubería principal y secundaria.

 Instalación de válvulas de acople rápido.
Actividades instalación de cabezal

 Instalación del equipo de bombeo.

 Instalación del equipo de filtrado.
 Automatización con computadora.
 MANUAL DE FUNCIONES
Otras actividades

 Brindar apoyo a los técnicos eléctricos en lo que se refiere al tendido del cable
hasta la entrada de la válvula.

 Apoyo al bodeguero en lo que se refiere a la organización de la bodega.

 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones.

Supervisa a: Los trabajadores que entrega el cliente para apoyar al proyecto.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia

temporal, será reemplazado por otro técnico siempre y cuando el volumen de trabajo lo
permita y sea autorizado por el gerente de operaciones.

1.2.2 TÉCNICO DE CALEFACCIÓN

Funciones y Autoridad

Sus responsabilidades principales son las siguientes:

 Llevar a cabo los proyectos que tengan que ver con calefacción.

 Entregar los proyectos de calefacción completamente operativos.

Actividades principales

 En los proyectos de calefacción los planos son desarrollados por los dibujantes o
pueden llegar de la empresa relacionada en Holanda. La responsabilidad del técnico
de calefacción es desarrollar el diseño entregado en el plano y ejecutar la
instalación hasta que el proyecto se encuentre operativo y el cliente este satisfecho.

 Realizar el armado de estructuras metálicas para unidades de filtrado.

Otras actividades

 Brindar asistencia a los técnicos hidráulicos.

 Soldador

 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.
 MANUAL DE FUNCIONES

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones.

Supervisa a: No tiene personas a su cargo.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia

temporal, será reemplazado por otro técnico siempre y cuando el volumen de trabajo lo
permita y sea autorizado por el Gerente de operaciones.

1.2.3 TÉCNICO ELÉCTRICO

Funciones y Autoridad

Sus principales responsabilidades son las siguientes:

 Responsable de la instalación eléctrica de los proyectos.

 Responsable del funcionamiento y programación de los equipos instalados ante el

cliente.

 Brindar el servicio técnico a los clientes.

 Responsable del vehículo a su cargo.

Actividades principales

Actividades de servicio técnico

 Visitar a los clientes de forma diaria para dar servicio técnico a los mismos.
 Encargado de atender las solicitudes de servicio técnico que recibe la Gerencia de
Operaciones.
 Notificar a la Gerencia de Operaciones los clientes que solicitan servicio
directamente al técnico.
 Brindar atención y asesoría en temas de riego a los clientes de NITZAN.
 Dirigir los requerimientos del cliente a la Gerencia de Operaciones para realizar la
venta.

Actividades de instalaciones eléctricas

 Realizar el cableado y la conexión de válvulas en el proyecto.

 Automatización de los equipos de fertirrigación, conexión del procesador con
sistemas de bombeo, con la computadora y los sensores.
 Instalación de computadoras de riego.
 MANUAL DE FUNCIONES
 Capacitación del cliente sobre el correcto funcionamiento del sistema.
 Verificación del correcto funcionamiento del sistema.
 Responsable de la entrega/recepción del proyecto, la cual es importante para la
posterior firma de la entrega/recepción realizada por el Gerente de Operaciones.

Nota: las actividades descritas anteriormente las lleva a cabo en proyectos en el Ecuador y
los de fuera del país de ser requerido.

Otras actividades

 Entrega de facturas, materiales, realizar la cobranza y todas las actividades que el

gerente le solicite.

 Mantenimiento de las instalaciones de la empresa.

 Apoyo en temas computacionales básicos.

 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones.

Supervisa a: Instaladores.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia

temporal, será reemplazado por otro técnico siempre y cuando el volumen de trabajo lo
permita y sea autorizado por el Gerente de operaciones.

1.2.4 DISEÑO TÉCNICO

Funciones:

Sus principales responsabilidades son las siguientes:

 Dibujar los planos.

 Obtener la cantidad de materiales necesarios para realizar cada proyecto (tuberías,

válvulas)

 Optimizar el diseño de tal forma que se pueda tener una cotización lo más
competitiva posible.
 MANUAL DE FUNCIONES

Actividades principales

 Dibujo de todos proyectos internacionales (Ecuador, México, Colombia y Perú).

 Revisión del plano con la Gerencia de Operaciones y la Gerencia General.

 Archivar los proyectos dibujados, para tener una referencia de anteriores trabajos.

 Actualización de la biblioteca de todos los accesorios que se mantienen en el

catálogo de productos de la empresa.

 En lo que se refiere a los proyectos del exterior se elabora un detalle con cada tipo
de accesorio a utilizar, mientras que en los proyectos locales se elabora un listado
parcial.

 Realizar el diseño de estructuras, tales como casetas de bombeo de riego. En el

diseño de estas estructuras se tiene la asistencia de la Gerencia de Operaciones y la
Gerencia General. Se debe presentar un listado de los accesorios necesarios para la
construcción de la estructura.

 Es responsabilidad del dibujante entregar un plano correctamente organizado

según los parámetros entregados por la Gerencia de Operaciones.

Otras actividades

 Trabajo de campo para hacer mediciones en caso de no tener levantamiento

planimétrico.

 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones.

Supervisa a: No tiene personas a su cargo.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia

temporal, será reemplazado por otro dibujante.

1.2.5 CHOFER 2

Funciones y Autoridades
 MANUAL DE FUNCIONES
Entre sus responsabilidades se encuentran:

 Encargado de las tareas de transportación que sean encargadas por el Gerente de

Operaciones..
 Llevar a mantenimiento su carro.

Actividades principales

 Encargado de la transportación de materiales desde los proveedores hacia la

NITZAN.
 Transportar a los técnicos hacia las fincas y de regreso a la empresa.
 Transportar los materiales a las fincas.
 Brindar el servicio de mensajería.
 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones.

Supervisa a: No tiene personas a su cargo.

Delegaciones: Podrá tomar vacaciones o ausentarse de la empresa previa autorización del

Gerente de Operaciones.

1.3 STAFF ADMINISTRATIVO

1.3.1 ASISTENTE CONTABLE

Funciones y Autoridad

Las responsabilidades principales son las siguientes:

 Manejo de clientes, nómina, bancos y viáticos.

 Coordinación de la entrega de información a la empresa que realiza la contabilidad.

 Manejo de cuentas personales de la Gerencia General.

Actividades principales

Actividades proveedores

 Recepción de facturas y comprobantes de retención.

 MANUAL DE FUNCIONES
 Mantener el archivo de proveedores.
 Coordinar el pago a proveedores, fechas de vencimiento y valores de pago.

Actividades bancos

 Custodia y emisión de cheque en coordinación con la Gerencia Financiera.

 Conciliaciones bancarias.
 Manejo del libro de bancos.
 Manejo de papeletas de depósito y coordinación del depósito.

Actividades clientes

 Recepción diaria de cobranza causada por ventas de contado.

 Archivo de facturas secuenciales del cliente.
 Manejo de facturas y comprobantes de retención.

Actividades nómina

 Encargado del proceso de nómina que tiene que ver con el manejo de los ingresos,
descuentos, bonos de alimentación y alimentación, seguros de asistencia médica,
descuentos del IESS y retenciones de impuestos de los empleados.
 Creación de carpetas de empleados para registro de cédulas, documentos del IESS,
contratos de trabajo, avisos de entreda, y cualquier otro docuemnto relacionado
con el empleado.
 Elaboración de memos de permisos.
 Lleva el control de vacaciones y permisos, así como de días adicionales de trabajo.
Todo esto es en la parte operativa no de autorización

Actividades viajes

 Manejo de facturas y viáticos.

 Elaboración de memos de viáticos.
 Control de los respaldos.

Actividades contabilidad

 Coordinación de la entrega de información a los contadores. La empresa que

realiza la contabilidad va a NITZAN 4 o 5 veces al mes en las cuales la asistente
contable debe entregar carpetas de proveedores, clientes, comprobantes de
retención, egresos de caja, registro de nómina, notas de crédito, libro de bancos y
conciliaciones.
 Actualización continua de los archivos.
 MANUAL DE FUNCIONES
 Se encarga de hacer que las facturas sean autorizadas por las gerencias cuando se
debe realizar una compra.

Actividades cuentas de la Gerencia General

 Realización de pagos de gastos personales.

 Pago a los empleados de las fincas.
 Conciliaciones bancarias.
 Custodia de las chequeras.
 Realización de informes de chequeras conjuntas con los hermanos del Gerente
General.
 Elaboración de reporte de ingresos y egresos.

Otras actividades

 Facturación en la bodega de ventas over the counter.

 Manejo de caja chica y ventas de contado cuando no se encuentra la recepcionista.
 Cobranza.
 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente Financiero.

Supervisa a: No tiene personas a su cargo.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia

temporal, será reemplazado por el gerente financiero y las personas que se designen para
tareas operativas específicas.

1.3.2 ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Funciones y Autoridades

Este cargo implica las siguientes responsabilidades:

 Atención a clientes.
 Realizar los cobros de las ventas de contado.
 Manejo de caja chica.
 Manejo de suministros de oficina y cafetería.
 Coordinación de los viajes de las diferentes personas. (Técnicos y Gerentes)
 Elaboración de memos y cartas
 Asistencia directa de Gerencias.
 Archivar consumo de gasolina que le pasa contabilidad.
 MANUAL DE FUNCIONES
 Coordinación de las compras que solicita Gerencia.
 Control del fax y correspondencia.
 Cobros a clientes todos los viernes de acuerdo al listado entregado por el Gerente
Financiero.
 Ingreso de datos al sistema.
 Mantener un control de los servicios básicos que hay que pagar. (se pasa un
reporte mensual de los que hay que pagar)

Actividades principales

Actividades manejo de caja chica

 Entrega de fondos a las personas autorizadas que los requieren.
 Archivo de las facturas de respaldo para la reposición de la caja chica.

Actividades ventas

 Recepción del cobro de las ventas de contado.

 Entregar los pagos en efectivo o cheque al Gerente Financiero diariamente, junto
con las facturas y retenciones.
 Elaboración de reporte diario de ventas donde se incluye la fecha, el número de
factura, retención y el tipo de pago. Este reporte debe ser entregado al Gerente
Financiero.

Actividades compras

 Realizar la cotización de varios proveedores de acuerdo a la solicitud de gerencia.

 Entregar las cotizaciones al gerente que lo solicito.

Actividades cobranza

 El gerente financiero entregará todos los viernes una lista de los clientes que hay
que solicitar la cobranza.
 Comunicarse con el cliente y solicitar el cobro.
 Coordinar con la Gerencia de Operaciones el envío de uno de los choferes para
retirar el cobro.
 Entregar al medio día del viernes al Gerente Financiero un informe de cobranzas.

Actividades atención a clientes

 Brindar atención a los clientes que se comunican a la empresa, transmitiendo la

llamada a la persona requerida.
 Brindar atención a los clientes que vienen a la empresa, dirigiéndoles con la
persona que los va a atender.
 MANUAL DE FUNCIONES
 Encargarse del envió y recepción de fax, así como también la elaboración de cartas
y memorándums.

Actividades de asistencia en viajes

 Coordinación con la agencia de viajes y con la asistente de contabilidad lo que se

refiere a viáticos y transportación de las personas que van a viajar.

Otras actividades

 Apoyo al Gerente General en lo que requiera.

 Coordinación de actividades sociales de la empresa.
 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente Financiero.

Supervisa a: No tiene personas a su cargo.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia

temporal, será reemplazado por la asistente de contabilidad y por cualquier otra persona
designada para actividades operativas específicas.

1.3.3 BODEGUERO

Funciones y Autoridades

Las responsabilidades que implica su cargo son:

 Venta de materiales.
 Facturación.
 Compra de materiales
 Manejo operativo de la bodega
 Custodia del inventario

Actividades principales

Actividades de ventas

 Brindar atención al cliente cuando se comunica para pedir los precios de los
materiales y su disponibilidad.
 Envío de cotización a los clientes que lo soliciten.
 Realizar la venta de materiales a clientes que se acercan a bodega o que solicitan un
pedido vía telefónica.
 MANUAL DE FUNCIONES
 Atención al cliente que acude a bodega.

Actividades de facturación

 Es responsabilidad del bodeguero elaborar la factura correspondiente a la venta de

un proyecto realizada por el Gerente de Operaciones. Para esto el gerente envía a
bodega la proforma en base a la cual se debe facturar.
 Debe hacer aprobar las facturas emitidas por una de las gerencias funcionales.
 Realizar la facturación de las ventas que se realizan vía telefónica o de manera
personal.
 Entregar las facturas a contabilidad.

Actividades compras

 Realizar la compra de materiales tales como: accesorios PVC, mangueras, tubos y

material eléctrico previa aprobación de una de las gerencias funcionales.
 Realizar las compras cuando existe faltante o no se puede cumplir con algún
pedido, previa aprobación de una de las gerencias funcionales.
 En el caso de requerir material eléctrico solicitar cotizaciones a diferentes
proveedores. Entregar estas cotizaciones al asistente de contabilidad quien decide a
quién comprar y obtiene la aprobación.
 Al recibir el material verificar que se encuentre de acuerdo a las condiciones de la
factura y posteriormente ingresar la factura al sistema.
 Enviar las facturas a contabilidad.

Actividades de bodega

 Entrega/recepción de los materiales y las herramientas a los técnicos.

 Llevar un control de las herramientas entregadas.
 Apartar físicamente los materiales que se van a utilizar en cada proyecto para que
estos no sean vendidos.
 Realizar el ingreso de materiales a la bodega cuando los técnicos no lo ocuparon.
 Mantener limpia la bodega.

 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente Financiero.

Supervisa a: No tiene personas a su cargo.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia

temporal, será reemplazado por el personal técnico designado por su jefe inmediato.
 MANUAL DE FUNCIONES
1.3.4 CHOFER 1

Funciones:

Entre sus responsabilidades se encuentran:

 Estar al servicio del Gerente General.

 Llevar a mantenimiento su carro.

Actividades principales

 Movilización del Gerente General.

 Dar mantenimiento al carro del Gerente General.
 Asistir a la familia del Gerente General cuando lo necesite.
 Dar asistencia al Gerente General los fines de semana.

Actividades secundarias

 Transportar a los técnicos a las fincas cuando el gerente General no se encuentre

en la oficina.
 Brindar apoyo en mensajería.
 Dar mantenimiento a los carros de la empresa.
 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Gerente General

Supervisa a: No tiene personas a su cargo.

Delegaciones: Podrá tomar vacaciones o ausentarse de la empresa previa autorización del

Gerente General cuando éste se encuentre de viaje.

1.3.5 CONSERJE

Funciones y Autoridades

 Proporcionar el servicio de cafetería a empleados y visitantes.

 Labores de mensajería local.
 Limpieza de oficinas.

Actividades Principales
 MANUAL DE FUNCIONES
 Abrir las oficinas y hacer la limpieza de las mismas.
 Preparar el café y las demás bebidas.
 Realizar la limpieza de las oficinas alternas y la cocina que se encuentra en la
bodega.
 Realizar depósito y cobro de cheques.
 Realizar la limpieza de la bodega de envío pasando un día.
 Realizar la limpieza de la bodega de inventario 2 veces por semana.

Otras actividades

 Brindar apoyo en bodega cuando se realiza la preparación de materiales que se van

a exportar.
 Brindar apoyo a bodega en la recepción de productos que provienen de una
importación.
 Realizará cualquier otra actividad que sea solicitada por su jefe inmediato.

Jefe Inmediato: Asistente Administrativo

Supervisa a: No tiene ninguna persona a su cargo.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia

temporal, deberá buscar un reemplazo externo que cumpla con sus actividades en el
tiempo de ausencia.

1.3.6 MENSAJERO

Funciones y Autoridades

Entre sus responsabilidades se encuentran:

 Realizar labores de mensajería.

Actividades principales

 Realizar depósitos en los diferentes bancos.

 Llevar documentación a los proveedores, clientes o lugares indicados.
 Retirar cobros en la locación del cliente.
 Atender cualquier solicitud del área administrativa o técnica.
 Retiro de materiales en la locación del proveedor.

Jefe Inmediato: Asistente Administrativo

 MANUAL DE FUNCIONES

Supervisa a: No está tiene ninguna persona a cargo.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia

temporal, será reemplazado por uno de los choferes.