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Kompendium

Band 3

Grundstze der
elektronischen Archivierung
Zweite berarbeitete und erweiterte Ausgabe

VOI Verband Optische Informationssysteme e.V.

VOI Kompendium
Band 3
Grundstze der elektronischen Archivierung

0Impressum
Herausgeber
VOI Regionalgruppe Hamburg
c/o Cocq Datendienst GmbH
Jrg Rogalla
Ruseler Weg 19
21033 Hamburg
Tel: 040 / 725 60 946
Fax: 040 / 721 55 99
E-Mail: rogalla@cocq.de
VOI Verband Optische Informationssysteme e.V.
Feldbergstrae 38
64293 Darmstadt
Tel.: 06151 / 89 86 40
Fax: 06151 / 89 57 52
CompuServe: 100544,547
Redaktion VOI l Kompendium Band 3
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Barbara Merkel
Bro Hamburg
Oderfelder Str. 17
20149 Hamburg
Tel. 040 / 46 07 62-20
Fax 040 / 46 07 62-29
CompuServe 100422,3614
Autoren
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jrg Rogalla
Mitarbeit
Detlev Bruer, Matthias Ederhof, Wolfgang Feierabend, Dr. Ivo Geis, KarlHeinz Klnne, Peter Kraaibeek, Silvia Kunze Kirschner, Barbara Merkel,
Heinz Mller-Saala, Dietmar Perau, Michael Prachtel, Gernot SchultzBerndt, Sven Seeger, Hans-Dieter Skottki, Otto Twesten
CopyRight
VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. 1997.
Alle Rechte vorbehalten.
Vervielfltigungen aller Art, auch auszugsweise, bedrfen
der schriftlichen Zustimmung des Herausgebers oder der Autoren.
Erscheinungsjahr
1997
Druck
3er Druck
64354 Reinheim-Sprachbrcken
Auflage
1. Auflage (White Paper) Mrz 1997: 500
2. berarbeitete und erweiterte Ausgabe September 1997: 1000
Preis
DM 98,00 inkl. 7% MwSt.
Preis zuzglich Versandkosten.
ISBN
3-932898-03-6

II

VOI Kompendium
Band 3
Grundstze der elektronischen Archivierung

Verband Optische
Informationssysteme e.V.

Grundstze der elektronischen Archivierung


Code of Practice
zum Einsatz von
Dokumenten-Management- und
elektronischen Archivsystemen
Zweite berarbeitete und erweiterte Ausgabe

Dr. Ulrich Kampffmeyer


Jrg Rogalla

VOI Verband Optische Informationssysteme e.V.


Regionalgruppe Hamburg

1997

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

III

VOI Kompendium
Band 3
Grundstze der elektronischen Archivierung

Autoren
Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung


Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH,
Hamburg, Berlin, Darmstadt
Vorsitzender des Vorstands des VOI

Jrg Rogalla

Cocq Datendienst GmbH, Hamburg


Mitglied des Vorstands des VOI
Leiter der Regionalgruppe Hamburg

Mitarbeit
Detlev Bruer

FileNet GmbH, Hamburg

Matthias Ederhof

ACS SYSTEMBERATUNG GMBH, Hamburg

Wolfgang Feierabend

Cocq Datendienst GmbH, Hamburg

Dr. Ivo Geis

Rechtsanwalt, Hamburg

Karl-Heinz Klnne

OSB GmbH, Darmstadt


Geschftsfhrer des VOI
Mitglied des Vorstands des VOI

Peter Kraaibeek

CCI Competence Center Informatik GmbH, Meppen

Barbara Merkel

PROJECT CONSULT GmbH, Hamburg

Heinz Mller-Saala

FMI Fachverband Mikrographie und Informationsverarbeitung e.V., Eching

Dietmar Perau

Minolta GmbH, Langenhagen

Michael Prachtel

MPU Unternehmensberatung, Winsen (Luhe)


Mitglied des Vorstands des VOI

Gernot Schultz-Berndt

IDL ScanArchiv GmbH, Ahrensburg

Sven Seeger

PROJECT CONSULT GmbH, Hamburg

Hans-Dieter Skottki

Kodak AG, Stuttgart

Otto Twesten

FileNet GmbH, Bad Homburg

Redaktion
Silvia Kunze-Kirschner

PROJECT CONSULT GmbH, Hamburg

Barbara Merkel

PROJECT CONSULT GmbH, Hamburg

IV

VOI Kompendium
Band 3
Grundstze der elektronischen Archivierung

Editorial

Verband Optische
Informationssysteme e.V.

zur zweiten, berarbeiteten und erweiterten Ausgabe

Die Schaffung einer einheitlichen, verllichen Rechtsgrundlage fr die Speicherung von


Dokumenten in Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen ist eine der
wichtigsten Aufgaben des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V.
Im Jahr 1996 wurde vom VOI eine breitangelegte Initiative zur rechtlichen Anerkennung der
Archivierung auf digitalen optischen Speichern und fr einen sicheren Dokumentenaustausch
durchgefhrt. Vorbereitet und organisiert wurde die VOI-Rechtsinitiative von den Mitgliedern
der Regionalgruppe Hamburg.
Das Echo auf diese Initiative war sehr gro und berwiegend positiv. Mehr als 40.000
Informationsschriften wurden auf Messen, Kongressen oder per Post durch die VOI-Mitglieder
an wichtige Institutionen, Behrden, Parlamente, Ministerien, Grounternehmen und Verbnde
verteilt.
Die Grundstze der elektronischen Archivierung geben die Antwort auf die hufige Frage,
wie mache ich es denn nun richtig. Sie basieren auf Verffentlichungen des VOI wie dem
Kompendium 2 und Ausarbeitungen von Mitgliedern des VOI.
Die vorliegende zweite Ausgabe der Grundstze der elektronischen Archivierung schliet
Anregungen und Ergnzungen ein, die aus der VOI-Mitgliedschaft und von den
Partnerverbnden eingebracht worden sind. Diese betreffen besonders Aussagen zur Eignung
bestimmter Speichertechnologien und eine Aktualisierung der Rechtssituation. Der Code of
Practice wurde hierdurch vollstndiger und kleinere Inkonsistenzen konnten beseitigt werden,
ohne da sich die grundstzliche Aussage der ersten Auflage gendert hat.
Die Grundstze der elektronischen Archivierung sollen Anwendern, Behrden,
Systemintegratoren und Herstellern aufzeigen, wie heute eine ordnungsgeme, sichere
Ablage von elektronischen Dokumenten durchgefhrt wird. Sie tragen damit dazu bei, da der
Betreiber von elektronischen Dokumenten-Management- und Archivsystemen eine
hchstmgliche Qualitt und Rechtssicherheit beim Einsatz dieser Systeme erhlt.

Dr. Ulrich Kampffmeyer

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

Jrg Rogalla

VOI Kompendium
Band 3
Grundstze der elektronischen Archivierung
Vorsitzender des Vorstands

VI

Mitglied des Vorstands


Leiter der Regionalgruppe Hamburg
VOI Rechtsinitiative

VOI Kompendium
Band 3
Grundstze der elektronischen Archivierung

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

Verband Optische
Informationssysteme e.V.

VII

VOI Kompendium
Band 3
Grundstze der elektronischen Archivierung

Vorwort
Elektronische Archivierung entwickelt sich zu einem Wettbewerbsfaktor und ist damit eine
Notwendigkeit wirtschaftlichen Handelns. Das Recht gert durch diese technologische und
konomische Entwicklung in die Defensive. Es entsteht eine rechtlich-technologische Lcke,
die vielschichtig und nuancenreich ist. Diese unterschiedlichen Rechtsaspekte werden mit dem
Kompendium Band 3 des VOI Grundstze der elektronischen Archivierung aufgezeigt.
Entscheidend ist der Hinweis, da die Rechtsfragen der elektronischen Archivierung fr eine
globale Wirtschaft internationale Dimensionen haben. In diesem internationalen Aspekt liegt
der Schlssel fr die Rechtsfragen der elektronischen Archivierung.
Aus der Diskussion um die Rechtsfragen der elektronischen Archivierung bilden sich zwei
Standards der technologischen Sicherheit und damit der Rechtssicherheit heraus: die digitale
Signatur und in Anwendergruppen geltende Verhaltensregeln, Code of Practice.
Die digitale Signatur wird durch das Signaturgesetz als Bestandteil des Informations- und
Kommunikationsdienstegesetz gesetzliche Qualitt erhalten. Sie entwickelt sich also zum
gesetzlichen Standard elektronischer Archivierungssicherheit. Internationalen Charakter erhlt
die digitale Signatur durch eine ffnungsklausel, nach der die digitalen Signaturverfahren
durch andere Staaten anerkannt werden knnen.
Das gesetzliche Signaturverfahren ist nicht der einzige
elektronische Archivierung zu erlangen. Code of Practice,
auch hierzu fhren. Wenn diese Verhaltensregeln
Rechtssicherheit abbilden, dann kann sich jeder auf
Archivierung berufen, der diese Verhaltensregeln befolgt.

Weg, um Rechtssicherheit fr die


freiwillige Verhaltensregeln, knnen
den Stand der technologischen
die Sicherheit der elektronischen

Es ist zu begren, da mit dem Kompendium ein Code of Practice vorgelegt wird. Nach
Gesetzesinitiative des VOI wird damit ein Beitrag geleistet, um durch freiwillige
Verhaltensregel, Code of Practice, Rechtssicherheit fr elektronisch archivierte Dokumente zu
erreichen.

Dr. Ivo Geis


Rechtsanwalt
Mitglied des VOI Beirates

VIII

VOI Kompendium
Band 3
Grundstze der elektronischen Archivierung

Verband Optische
Informationssysteme e.V.

Ziele und Leistungen des


Der VOI, gegrndet 1991, ist der Fachverband der Hersteller, Anbieter und Berater von
Dokumenten-Management-, elektronischen Archiv-, optischen Speicher-, Workflow-,
Groupware-, Intranet-, Multimedia- und Mikrofilm-Hybrid-Systemen. Solche modernen
Informationssysteme sind der Zukunftsmarkt der elektronischen Informationsverarbeitung. Sie
verfgen hufig ber digitale optische Speicher zur Handhabung groer Informationsmengen
und stellen besondere Anforderungen an Systeme, Organisationen und Benutzer.
Der VOI hat sich zum Ziel gesetzt, den nutzbringenden Einsatz dieser Technologien zu
untersttzen und den Anwendern Entscheidungshilfen zu bieten. Die Verbreitung qualifizierter
Informationen und gemeinsame Aktionen zur Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen sollen dem Anwender helfen, den Stellenwert und die Einsatzmglichkeiten dieser
Technologien realistisch einzuschtzen und nutzbar zu machen. Daraus ergeben sich folgende
Leistungen:
Verffentlichungen und Publikationen
VOI l NEWS in der Zeitschrift INFOdoc
VOI l NEWSLETTER mit Mitteilungen fr VOI-Mitglieder
VOI l KOMPENDIUM mit grundstzlichen Themen fr das Fachgebiet
VOI l Online-Forum mit aktuellen Informationen des VOI, der VOI-Mitglieder und ihren
Leistungen sowie zum DMS-Markt

VOI l Mitglieder und Leistungen mit Firmen- und Leistungsprofilen der Verbandsmitglieder
Messen und Werbung
Fachliche Trgerschaft des DMS, Fachausstellung und Kongre fr Dokumenten-ManagementSysteme

Beteiligung an internationalen Messen und Kongressen


Organisation von Partnerstnden fr VOI-Mitglieder
Pressemitteilungen zu aktuellen Themen

Informationsvermittlung und Beratung


Marktbeobachtung und -analysen

Objektive Beratung der Anwender und Vermittlung von geeigneten Anbietern fr detaillierte
Fachberatung, Systemlsungen und Dienstleistungen

Vermittlung

von
Sachverstndigen
und
Gutachtern
Verfahrensdokumentationen und Rechtsflle
Informationsvermittlung zu verbandsrelevanten Fachthemen

fr

Systemerprobungen,

Interessenvertretung der Mitglieder


Mitarbeit in Fachkommissionen und Normierungsgremien der ISO, des DIN, der Document
Management Alliance (DMA) und der Workflow Management Coalition (WfMC)

Kooperation mit anderen Fachverbnden und Interessenvertretungen


Regionalgruppenarbeit
Intensive Bearbeitung von Fachthemen (z.B. VOI-Rechtsinitiative)

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

IX

VOI Kompendium
Band 3
Grundstze der elektronischen Archivierung
Durchfhrung lokaler Messen, Seminare und Ausstellungen (z.B. Berliner Archivtage)
Veranstaltung von Spezialisten-Workshops in enger Zusammenarbeit mit fhrenden Hard- und
Software-Herstellern

VOI Kompendium
Band 3
Grundstze der elektronischen Archivierung

Mitglieder

(Stand Juli 1997)

A.I.S. GmbH
AADS Aktenarchiv Datenservice GmbH
Abass GmbH
ABC Microfile GmbH
acp GmbH & Co. KG
ACS SYSTEMBERATUNG GMBH
Adecco Outsourcing GmbH
AIC Softwareprojekte GmbH
AIIM Association for Information and Image Management International
ALOS GmbH
Anacomp GmbH
ARTEC GmbH
ASM GmbH & Co. KG
AWV Arbeitsgemeinschaft fr wirtschaftliche Verwaltung e.V.
Bell and Howell Ltd.
Bull AG
Business Partners GmbH
BVB Bundesverband Bro- und Kommunikations-Systeme e.V.
C+O Consulting + Organisation
CE Computer Equipment GmbH
Cocq Datendienst GmbH
COM Service Mannheim
COMPAREX Informationssysteme GmbH
Competence Center Informatik
Computer Partner Team Systemhaus Kln GmbH
Cornerstone Imaging GmbH
CRR Datensysteme GmbH
daa GmbH
data design Wegener & Peters GmbH
Data General GmbH
DataGate Ingenieurbro
DGD Deutsche Gesellschaft fr Dokumentation
Dialog Imaging Software GmbH
DICOM Deutschland GmbH
DOCUNET AG
Dr. Materna GmbH
Dr.Schardt Consilium
DSA Informations- und Archivsysteme Develop GmbH
dsk Beratungs-GmbH
DSM Handelssysteme GmbH & Co.
Eastman Software
EASY Elektronische Archivierungssysteme GmbH
Eckmann GmbH & Co. KG
Europart Imaging EDV Consulting GmbH
FileNet GmbH
FMI Fachverband Mikrographie und Informationsverarbeitung e.V.
Gabler OFFICE Verlag
GDI Gesellschaft fr Digitale Informationstechnik mbH
Gentriqs GmbH
GERONO Computer-Technik und -Service GmbH
GID Global Information Distribution GmbH
Gora, Hecken & Partner Corporate Systems
GOS Gesellschaft fr Organisation und Systeme mbH
GROUP GmbH
Grundig Professional Electronics GmbH
GRUPPE 21 Informations-GmbH
H + H Zentrum fr Rechnerkommunikation GmbH
Hard- und Software Consulting GmbH
Headway Technology
HEITEC Datentechnik Systemsoftware
IBM Deutschland Informationssysteme GmbH

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

Verband Optische
Informationssysteme e.V.

ICON GmbH
ICR GmbH Software und Systeme
IDL ScanArchiv GmbH
IHP Handel u. Partner GmbH
IMACO GmbH
IMC International Information Management Congress
Information Management & Workflow Consulting Ltd.
Informix Software GmbH
Infosoft Computersysteme GmbH
InoTec GmbH
IOT Dr. Sorg Unternehmensberatung
IWiS Consult GmbH
iXOS Software GmbH
Kleindienst Datentechnik GmbH & Co. KG
Kodak AG
KPMG Unternehmensberatung GmbH
Lanier Deutschland GmbH
Liske Hardware, Software & Beratung GmbH
Macrotron AG
Magellan Software GmbH
Marabu EDV-Beratung u. -Service GmbH
MBG GmbH
MFM Dipl.-Ing. Dietrich Hofmaier GmbH & Co.
MHI
Mikro-Univers GmbH
Mikrofilm-Center Klein
Minolta GmbH
MPU Marion Prachtel Unternehmensberatung
MVS GmbH Mikrofilm Verbund Service
NovaSoft Systems GmbH
NSM Jukebox GmbH
OptiCom Computersysteme GmbH
optimal systems GmbH
ORNETIX Network Computing GmbH
OSB GmbH
Paperlink GmbH
Plasmon Data Limited
PROJECT CONSULT GmbH
PROMPT! Informationssysteme GmbH
PSI
QS QualitySoft GmbH
Rechtsanwlte Graefe & Partner
Rost & Partner EDV Unternehmensberatung GmbH
SACHSE Archiv Systeme GmbH
SAGA GmbH
SER Systeme AG
SHD Sattler Hning Datentechnik GmbH
Siemens AG
SIGNUM Office Service GmbH
SNI Siemens-Nixdorf-Informationssysteme AG
Software Union SYSECA Unternehmensberatung mbH
Software Ley GmbH
SRZ Berlin Satz-Rechen-Zentrum
Technologie Consulting
the electronics forms holding company GmbH
UBH Unternehmensberatung Hrle
Verbatim GmbH
VIW Verband der Informationswirtschaft e.V.
VTV Anwenderfachverband Brokommunikation e.V.
Win! GmbH

XI

VOI Kompendium
Band 3
Grundstze der elektronischen Archivierung

Inhalt
1.

Einleitung............................................................................................................................
1.1
1.2

2.

Definitionen........................................................................................................................
2.1

2.2
2.3
2.4

3.

3.2
3.3

Allgemeine Rechtsgrundlagen in Deutschland................................................................


3.1.1
BGB...................................................................................................................
3.1.2
HGB...................................................................................................................
3.1.3
ZPO....................................................................................................................
3.1.4
BDSG.................................................................................................................
3.1.5
SigG...................................................................................................................
3.1.6
Betr.VG..............................................................................................................
3.1.7
Vorschriften fr bestimmte Branchen.................................................................
Ausblick auf die auslndische Gesetzgebung.................................................................
Sonstige Vorgaben..........................................................................................................
3.3.1
Zehn Merkstze des VOI...................................................................................
3.3.2
Code of Practice von DISC / BSI.....................................................................
3.3.3
Technical Reports der AIIM.................................................................................

Normen und Standards.....................................................................................................


4.1
4.2

4.3

4.4

4.5

XII

Dokument........................................................................................................................
2.1.1
Konventioneller Dokumentenbegriff...................................................................
2.1.2
Dokumente in DV-Systemen..............................................................................
2.1.3
Charakter elektronischer Dokumente.................................................................
Dokumenten-Management..............................................................................................
Elektronische Archivierung...............................................................................................
Langzeitarchivierung und revisionssichere Archivierung.............................................

Rechtliche Grundlagen.....................................................................................................
3.1

4.

Ziel und Zweck des Dokumentes.....................................................................................


Internationales Umfeld der Normierung und Standardisierung........................................

Was sind Normen, was sind Standards?.........................................................................


Dateiformate....................................................................................................................
4.2.1
TIFF....................................................................................................................
4.2.2
GIF.....................................................................................................................
4.2.3
SGML.................................................................................................................
4.2.4
HTML.................................................................................................................
Kompressionsverfahren...................................................................................................
4.3.1
ITU (CCITT)........................................................................................................
4.3.2
JPEG..................................................................................................................
4.3.3
JBIG...................................................................................................................
4.3.4
MPEG................................................................................................................
Medienformate.................................................................................................................
4.4.1
CD-Format.........................................................................................................
4.4.2
DVD-Format.......................................................................................................
4.4.3
3-Format........................................................................................................
4.4.4
5-Format........................................................................................................
4.4.5
12-Format.........................................................................................................
4.4.6
14-Format.........................................................................................................
Aufzeichnungsverfahren..................................................................................................
4.5.1
ISO 9660............................................................................................................
4.5.2
ISO 13446..........................................................................................................

VOI Kompendium
Band 3
Grundstze der elektronischen Archivierung

4.6

4.7

5.

5.2
5.3

6.2
6.3
6.4
6.5
6.6

Erfassen und Indizieren...................................................................................................


6.1.1
Scannen.............................................................................................................
6.1.2
Daten- und Datei-Import.....................................................................................
6.1.3
Indizierung.........................................................................................................
Verwalten und Speichern.................................................................................................
6.2.1
Verwalten...........................................................................................................
6.2.2
Speichern...........................................................................................................
Suchen und Finden.........................................................................................................
Visualisieren und Reproduzieren.....................................................................................
6.4.1
Visualisieren.......................................................................................................
6.4.2
Reproduzieren...................................................................................................
Pflegen und Administrieren..............................................................................................
6.5.1
Pflegen...............................................................................................................
6.5.2
Administrieren....................................................................................................
Besondere Softwarefunktionalitt oder Module...............................................................
6.6.1
Notizen...............................................................................................................
6.6.2
Versionsmanagement........................................................................................
6.6.3
Postkorb.............................................................................................................

Benutzungsoberflchen und Dokumentation.............................................................75


7.1
7.2

8.

Erfassungssysteme.........................................................................................................
5.1.1
Scanner..............................................................................................................
5.1.2
Mikrofon.............................................................................................................
5.1.3
Kamera..............................................................................................................
5.1.4
Video..................................................................................................................
Speichersysteme.............................................................................................................
5.2.1
Speichertechnologien........................................................................................
5.2.2
Jukeboxen..........................................................................................................
Ausgabesysteme.............................................................................................................
5.3.1
Monitore.............................................................................................................
5.3.2
Drucker..............................................................................................................

Softwarefunktionalitt und Nutzung................................................................................


6.1

7.

4.5.3
IEEE ECMA 167.................................................................................................
Standards fr Dokumenten-Management-Software........................................................
4.6.1
ODMA................................................................................................................
4.6.2
DMA...................................................................................................................
4.6.3
WfMC.................................................................................................................
Qualittsicherung.............................................................................................................
4.7.1
ISO 9000............................................................................................................
4.7.2
CMM...................................................................................................................

Hardwarekomponenten.....................................................................................................
5.1

6.

Verband Optische
Informationssysteme e.V.

Benutzungsoberflchen, Ergonomie und Hilfefunktionalitt............................................


Dokumentationen............................................................................................................

Sicherheits- und Betriebsvoraussetzungen...................................................................


8.1
8.2
8.3
8.4

Prozesse..........................................................................................................................
Zugriffsschutz und Benutzerverwaltung...........................................................................
Datensicherung................................................................................................................
Betriebsbedingungen.......................................................................................................
8.4.1
Aufstellung.........................................................................................................

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

XIII

VOI Kompendium
Band 3
Grundstze der elektronischen Archivierung

8.5
8.6

8.7

9.

8.4.2
Handhabung von Speichermedien.....................................................................
8.4.3
berprfungen und Wartung.............................................................................
Restart.............................................................................................................................
Recovery..........................................................................................................................
8.6.1
Teilrecovery........................................................................................................
8.6.2
Vollrecovery........................................................................................................
8.6.3
Recoveryverfahren.............................................................................................
Migration..........................................................................................................................
8.7.1
Hardware-Migration............................................................................................
8.7.2
Software-Migration.............................................................................................
8.7.3
Wechsel des Archivsystemproduktes.................................................................
8.7.4
Migrationszeitpunkte..........................................................................................

Verfahrensdokumentation.................................................................................................
9.1
9.2

9.3

Umfang und Struktur einer Verfahrensdokumentation.....................................................


Wesentliche Komponenten einer Verfahrensdokumentation...........................................
9.2.1
Beschreibung der sachlogischen Lsung..........................................................
9.2.2
Beschreibung der programmtechnischen Lsung.............................................
9.2.3
Datensicherheit und Zugriffsschutz....................................................................
9.2.4
Datenintegritt....................................................................................................
9.2.5
Programmidentitt..............................................................................................
9.2.6
Betriebskonzept.................................................................................................
Prfung der Verfahrensdokumentation............................................................................

10.

Literaturverzeichnis...........................................................................................................

11.

Normenverzeichnis fr digitale optische Speicher........................................................

12.

Glossar................................................................................................................................

13.

Abkrzungsverzeichnis.....................................................................................................

XIV

Einleitung
Ziel und Zweck des Dokumentes
Die Grundstze der elektronischen Archivierung stellen die aktuelle Rechtssituation und den
Stand der Technik von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen aus der
Sicht der Autoren und Mitarbeiter an dieser Ausarbeitung dar.

Die Grundstze der elektronischen Archivierung sind kein Gesetz und keine
Rechtsvorschrift. Sie ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften.

Die Grundstze der elektronischen Archivierung dienen zur Klarstellung der Bedingungen fr
den sicheren und ordnungsgemen Einsatz von Dokumenten-Management- und
elektronischen Archivsystemen.
Der Begriff Archivierung wird hier auf die elektronische Archivierung, d.h. die
Langzeitspeicherung von Daten und Dokumenten in DV-Systemen beschrnkt.
Das Dokument orientiert sich an internationalen Bestrebungen wie dem Code of Practice for
Legal Admissibility of Information Stored on Electronic Document Management Systems.

Die Grundstze der elektronischen Archivierung bercksichtigen die


besonderen rechtlichen Bedingungen in Deutschland.

Die Grundstze der elektronischen Archivierung sollen


Anwendern als Richtlinie fr die Auswahl geeigneter Produkte und fr einen
ordnungsgemen Einsatz sowie
Anbietern als Richtlinie fr die Bereitstellung geeigneter Lsungen
dienen.

Ziel ist, die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten-Managementund elektronischen Archivsystemen zu verbessern, damit die Nutzen- und
Effizienzpotentiale zuknftig besser genutzt werden knnen.

Wesentliche Zwecke des Einsatzes von Dokumenten-Management- und elektronischen


Archivsystemen sind die Vermeidung und Einsparung von Papier, berwindung des
Medienbruches zwischen analogen und digitalen Systemen, schnelle, aktuelle und vollstndige
Bereitstellung von Informationen am Arbeitsplatz sowie die Absicherung des Zugriffes und der
Schutz von archivierten Dokumenten.
Der Einsatz moderner Dokumenten-Management- und elektronischer Archivsysteme ist eine
der wichtigsten Voraussetzungen fr den Erhalt der Wettbewerbsfhigkeit, die Beschleunigung
und Vereinfachung von Arbeitsablufen und eine langfristige Informationsverfgbarkeit mit
gezielter Zugriffsmglichkeit.

Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind die Grundlagentechnologien fr die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

Internationales Umfeld der Normierung und Standardisierung


Auch in den USA oder in anderen Staaten der EG gibt es zum jetzigen Zeitpunkt keine
durchgngige Anerkennung oder Lsung fr eine elektronische Archivierung. Aus diesem
Grund haben sich auch in diesen Staaten Initiativen zur rechtlichen Anerkennung von
elektronisch archivierten Dokumenten gebildet.
In Grobritannien existieren vereinzelte Normen und Standards, die Teilbereiche der
Problematik abdecken. Die Norm BS 7768 aus dem Jahre 1994 ist eine Norm fr das
Management von optischen Speicherplattensystemen, die zur Ablage von beweiskrftigen
Dokumenten genutzt werden sollen. Die Norm BS 7799 stellt einen Code of Practice fr
Information Security Management dar. Diese beiden Normen bilden die Grundlage fr den
Code of Practice for Legal Admissibility of Information Stored on Electronic Document
Management Systems der Group5/BSI-DISC.
Das niederlndische Normierungsinstitut (NNI) steht in engem Kontakt mit der britischen
Initiative und wird deren Code of Practice weitgehend bernehmen.
In den USA ist es in erster Linie die Association for Information and Image Management (AIIM),
die dieses Thema behandelt. Die AIIM ist im Unterschied zum VOI ein Verband fr Anwender
und Hersteller und steht in direkter Verbindung mit dem American National Standards Institute
(ANSI). Zum jetzigen Zeitpunkt wird auch dort ein Entwurf behandelt, der im Gegensatz zum
europischen Entwurf auch den Einsatz von magnetischen und magneto-optischen Medien
vorsieht.
Der VOI wird den Kontakt zu den Partnerverbnden intensivieren und mit diesen gemeinsam
fr eine europische oder gegebenenfalls weltweite Lsung eintreten.

Definitionen
Da die Begriffe Dokument, Dokumenten-Management und Elektronische Archivierung
heute noch sehr unterschiedlich interpretiert werden, ist hier zunchst eine Konkretisierung
dieser Begriffe erforderlich.

Dokument
Ein Dokument ist durch verschiedene Merkmale gekennzeichnet:
physische Eigenschaften (Papier, Datei u..),
formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung u..),
Ordnung (fachliche Zugehrigkeit, Reihenfolge, Version u..),
Inhalt (inhaltlicher Bezug u..),
Charakter (Archivierungswrdigkeit, Rechtscharakter, Bearbeitungsmglichkeiten
u..),
Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung, Aufbewahrungsfrist u..),
Erzeuger (Absender, Ersteller u..),
Nutzer (Empfnger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter u..).

Dokumente sind Objekte, die durch ihre Merkmale gekennzeichnet und


identifiziert werden knnen.

Dokumente mit gleichen Eigenschaften werden in Dokumentenklassen


zusammengefat.

Konventioneller Dokumentenbegriff
Im deutschen hat der Begriff Dokument einen konkreten Bezug zu papiergebundenem
Schriftgut. Unter einem Dokument wird hufig auch ein Schriftstck mit hoher inhaltlicher
Qualitt und rechtlicher Bedeutung verstanden. Das Dokument wird damit sehr nah an den im
Gesetz verankerten Urkundenbegriff gerckt. Dies zeigt sich besonders in abgeleiteten
Begriffen wie Dokumentenechtheit. Deutsche Anwender denken daher beim Begriff
Dokumenten-Management zunchst an gescanntes Schriftgut und bewegen sich damit nur in
einem Teilgebiet dieser Technologie.

Dokumenten-Management- und Archivsysteme verwalten nicht


herkmmliche Dokumente, sondern beliebige Dokument-Objekte.

nur

Dokumente in DV-Systemen
Dokumente in DV-Systemen beinhalten nicht nur die herkmmlichen Papierdokumente, ein
Dokument kann daneben jede andere digitale Form von Informationen verschiedenster
Herkunft mit unterschiedlichen Verbindungen und Referenzen beinhalten. Ein Dokument kann
aus einem oder mehreren Einzelobjekten bestehen, wie beispielsweise

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

Dokumente aus Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- oder Grafikprogrammen,


Images, z.B. gescannte Papierdokumente und Fotos,
eingehende digitale Fax-bermittlungen,
Formulare, z.B. Electronic Data Interchange (EDI),
List-Output und COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk),
Daten aus Me- und anderen Erfassungssystemen,
Datenstze und Tabellen aus Datenbanken,
ASCII Textdokumente,
digitalisierte Video-Clips,
Screen-Shots, die einen Bildschirm mit den aktuellen Daten einfrieren, oder
Sound und Sprach-Clips, z.B. ein aufgezeichnetes Interview.

Ein elektronisches Dokument stellt zusammengehrige Informationen dar, die


zu einem definierten Zeitpunkt eindeutig und authentisch sind.

Elementare Dokumente, die aus einem Objekt bestehen, enthalten nur Daten eines Typs, also
keine eingebetteten Grafiken, Bilder oder Aufrufe anderer Objekte. Aus mehreren Objekten
zusammengesetzte Dokumente werden auch als Compound Documents bezeichnet.
Compound Documents bestehen
aus zusammengesetzten
Dateien,
die Text,
Formatinformation, Bilder, Tabellen etc. sowie Hyperlinks oder Verweise auf andere
Komponenten beinhalten knnen. Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinformationen,
Links und Verwaltungsdaten knnen zur besseren Handhabung auch in Containern
zusammengefat werden. Container-Dokumente knnen in der Regel nur vom erzeugenden
Programm zerlegt, interpretiert und angezeigt werden. Soll ein nur einmal gespeichertes
Dokument aus verschiedenen Zusammenhngen heraus genutzt, oder soll ber andere als das
erzeugende Programm auf einzelne Komponenten des Containers zugegriffen werden, mu
das
Container-Dokument
alle
bentigten
Struktur-,
Identifizierungsund
Verwaltungsinformationen mit sich tragen. Sind diese Bedingungen erfllt, bezeichnet man
Dokumente als selbstbeschreibend.
Elementar

Compound

einseitiges
FAX

Datei mit

Textdatei
gescannte
Seite

Bild / Grafik

Container
Information 1

Datei mit
Bild / Grafik
Audio

Tabelle
Information 2

eingebunden

einseitiges FAX
Information 3

Tabelle
Abbildung 1:

!
4

Formen von Dokumenten

Der Begriff Dokument wird fr elektronische Dokumente aus


unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil

einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

Charakter elektronischer Dokumente


Bei elektronischen Dokumenten ist zwischen verschiedenen Formen der Dateien, ihrer
Speicherung und ihrer Verwaltung zu unterscheiden.
Datei
Herkmmliche Dokumente werden einfach als Datei archiviert und nur ber die Datenbank
referenziert.

Bei der Archivierung wird nur die Datei gespeichert und ber eine
Dokumenten-ID in der Datenbank referenziert.

Datei mit Merkmalen


Dateien aus Broautomationsanwendungen besitzen in der Regel eigene Header, in denen
Verwaltungsinformationen gespeichert sind. Diese knnen auch fr Dokumenten-Managementund Archivsysteme als Indexinformation genutzt werden.

Bei der Archivierung wird die Datei gespeichert und ber eine Dokumenten-ID
in der Datenbank referenziert. Zustzlich werden die beschreibenden Daten
als separater Datensatz oder als Datenbankauszug mit dem Dokument auf
dem Medium gespeichert.

Die gespeicherten Merkmalsdaten erlauben die Wiederherstellung des


Verwaltungssystems im Strungsfall.

Im TIFF-Header eines gescannten Dokumentes lassen sich ebenfalls beschreibende


Merkmale speichern.
Selbstbeschreibende Dokumente
Selbstbeschreibende Dokumente setzen sich aus einer beliebigen Inhaltskomponente (Einzel objekt, Container, Liste u..) und einem vorgeschalteten, mit der Inhaltskomponente
verbundenen Header mit selbstbeschreibenden Attributen zusammen.

Header

Selbstbeschreibende Formatund Attributinformationen

z.B. gescanntes Bild, TIFF,


WinWord-Datei, Liste u..

Inhaltskomponente

Abbildung 2:

Selbstbeschreibendes Dokument

Selbstbeschreibende Dokumente tragen alle wichtigen beschreibenden Daten


mit sich und sind auf Vernderungen prfbar.

Die Headerkomponente beginnt in der Regel mit einer neutralen Beschreibung, welche
Merkmale und Attribute im Header erwartet werden knnen. Auf dieser Beschreibung beruht
der selbsterklrende Charakter der Dokumente. Zu den beschreibenden Daten des Headers
gehren unter anderem:
Codes fr die Selbsterklrungsfunktionalitt, z.B. Anzahl und Reihenfolge der
folgenden Attribute, Attributnamen, Attributformate etc.,
eindeutige Kennung des Objektes (Unique Identifier), die sicherstellt, da jedes
Dokument nur ein einziges Mal vorkommt und die jedes Dokument identifiziert,
Erfasser, Autor oder Erzeuger des Dokumentes,
Datum und Uhrzeit der Entstehung des Dokumentes,
zugeordnetes elektronisches Archiv,
Dokumentenklasse, die das Dokument mit seinen Eigenschaften beschreibt,
Systemmerkmale wie das Dokument aufgebaut, erzeugt worden und verlustfrei
reproduzierbar ist,
Indexmerkmale, die das Dokument identifizieren und klassifizieren,
Zugriffsschutzklassen,
Referenzinformationen, die z.B. ein Dokument als Kopie aus dem Archiv kenntlich
machen,
Prfsummen, die eine Vernderung des Dokumentes sofort erkennbar machen.
Durch das selbstbeschreibende Format der Headerkomponente knnen zustzliche Merkmale
jederzeit und nach anwenderspezifischen Erfordernissen hinzugefgt werden. Ein
Grundbestand sollte jedoch langfristig und konsistent beibehalten werden. Der objektorientierte
Ansatz erlaubt die abgesicherte Verteilung von Informationen, eine Offline-Bearbeitung und die
asynchrone Bereitstellung in groen, verteilten Systemen.

Selbstbeschreibende Dokumente knnen auch in Offline-Situationen korrekt


verarbeitet und geschtzt werden.

Durch die Bildung selbstbeschreibender Dokumente kann eine langfristige


revisionssichere Verfgbarkeit archivierter Dokumente sichergestellt werden.

Selbstbeschreibende Dokumente erlauben


Verwaltungssystems im Strungsfall.

die

Wiederherstellung

und

des

Fr selbstbeschreibende Dokument-Objekte und -Architekturen existieren verschiedene


Standards wie DFR Document Filing and Retrieval (ISO 10166), SGML (ISO 8879, siehe
Abschnitt 4.2.3), ODA Open Document Architecture (ISO 8613), das CORBA-Objektmodell und
das DMA-Dokumentmodell (siehe Abschnitt 4.6.2). Bestimmte Archivsysteme speichern die
gesamte Umgebung der Systeme zusammen mit den Dokumenten und erreichen damit eine
vergleichbare Selbstbeschreibungsfunktionalitt.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

Elektronische Urkunde mit digitaler Signatur


Durch die Verwendung der digitalen Signatur entsteht aus einem elektronischen Dokument im
Prinzip eine elektronische Urkunde. Durch das Signaturgesetz (SigG) ist der Einsatz der
digitalen Signatur geregelt. Eine digitale Signatur (hufig auch noch elektronische
Unterschrift genannt) macht den Urheber der Signatur und die Unverflschtheit eines
elektronischen Dokumentes nachweisbar kenntlich. Die Signatur ist abhngig vom Urheber und
dem jeweils zugehrigen Dokument. Die digitale Signatur sichert lediglich die technische
Umsetzung in Form binrer Zeichen, jedoch nicht die Reprsentation und Interpretation des
Inhaltes ab.
Durch ein Berechnungsverfahren wird mit einem privaten Schlssel die Signatur erzeugt und
an das Dokument angehngt. Der Nachweis der Authentizitt entsteht durch die Prfung der
Signatur durch einen ffentlichen Schlssel. Der ffentliche Schlssel soll von besonders
vertrauenswrdigen und zertifizierten Instanzen (Trusted Third Party, Trust Center) verwaltet
werden.

Durch die Verwendung der digitalen Signatur entsteht


elektronischen Dokument eine elektronische Urkunde.

aus

einem

Wie die digitale Signatur mit einem mehrfach strukturierten elektronischen Dokument (mehrere
zusammengehrige Seiten, komplexes Dokument mit dynamischen Komponenten wie Links
oder Container) unauflsbar und nicht verflschbar verknpft werden soll, ist durch den
Gesetzesentwurf nicht geregelt.

Das Verfahren der digitalen Signatur kann jedoch nicht oder


eingeschrnkt zur rechtlichen Absicherung von Dokumenten in
herkmmlichen Archivierung genutzt werden.

nur
der

Zum einen ist der Private Key wirklich privat, er ist einer Person zugewiesen. In einem
Unternehmen werden ihn daher nur unterschriftsberechtigte Mitarbeiter verwenden knnen.
Zum anderen ist er keine Lsung z.B. beim Erfassen von Massendaten oder bei der
Entstehung von Dokumenten aus DV-Prozessen wie COLD. Mit Sicherheit wird die
Erfassungskraft am Stapelscanner keine elektronische Unterschriftsberechtigung erhalten.

Die digitale Signatur ist keine Lsung fr die elektronische Archivierung


gescannter Dokumente, digital eingehender Fax-Mitteilungen, Listen aus
Hostoutput und anderer Informationsarten, die in groen Mengen anfallen
und den Haupteinsatzbereich der elektronischen Archivierung darstellen.

Die Bundesnotarkammer sieht daher auch die digitale Signatur in ihrem Umfeld beschrnkt auf
elektronische Urkunden.
Elektronische Dokumente hoher Qualitt
Der Begriff elektronische Dokumente hoher Qualitt wurde aus Erkenntnis der mangelnden
Eignung der elektronischen Unterschrift fr normale Dokumente eingefhrt.

Elektronische Dokumente hoher Qualitt knnen beliebige Bestandteile,


auch elektronische Urkunden, beinhalten.

Bei elektronischen Dokumenten hoher Qualitt handelt es sich um selbstbeschreibende


Dokument-Objekte, die unvernderbar auf nur einmal beschreibbaren Speichern abgelegt
werden. Diese Objekte tragen neben der eigentlichen Information beschreibende Merkmale mit
sich. Hierbei handelt es sich um Attribute wie Autor, Systemumgebung, in der das Dokument
erzeugt und wieder angezeigt werden kann, Index, Zugriffsschutzmerkmale und andere. Diese
Attribute werden in einer fhrenden Komponente (Header) dem Inhalt vorangestellt.
Durch ein Prfsummenverfahren werden sowohl der Header, die Information selbst als auch
beide zusammen abgesichert, so da Vernderungen sofort feststellbar sind. Da auf nur einmal
beschreibbaren optischen Speichern Vernderungen ausgeschlossen sind, lt sich eine
Verflschung der Information vor der Reproduktion am Bildschirm oder auf dem Drucker sicher
nachweisen.
Selbstbeschreibende Dokument-Objekte dieser Art sind wesentlich sicherer als herkmmliche
Dokumente, die einfach als Datei archiviert und nur ber die Datenbank referenziert werden.
Aus den selbstbeschreibenden Dokument-Objekten lt sich im Strungsfall auch eine
Datenbank wiederherstellen oder ein Konsistenzabgleich durchfhren. Solche Dokumente
lassen sich ber Leitungen versenden und tragen alle identifizierenden Informationen mit sich.

Von einem elektronischen Dokument hoher Qualitt wird dann gesprochen,


wenn:
a) der gesamte Entstehungs-, Speicherungs-, Wiederfindungs- und
Reproduktionsproze sicher, nachvollziehbar, ordnungsgem und
dokumentiert ist und
b) das Dokument auf einem Medium gespeichert ist, das von sich aus
Vernderungen ausschliet (nur einmal beschreibbare, digitale optische
Medien).

Header mit Selbstbeschreibungsfunktionalitt und den zugehrigen Attributen sind teilweise in


dynamischen Dokumenten-Management-Systemen bereits vorhanden. Sie sind dort jedoch
hufig proprietr realisiert und orientieren sich an der dynamischen Verwaltung von Dateien.
Solche Header eignen sich daher nur bedingt fr die elektronische Langzeitarchivierung. Die
Dokumentenformate werden nur in einer statischen Ausprgung fr die revisionssichere
Archivierung geeignet sein.

Ein elektronisches Dokument hoher Qualitt darf keine dynamischen


Komponenten oder Verweise besitzen, die bei der Reproduktion am
Bildschirm oder auf dem Drucker Vernderungen des ursprnglichen Inhalts
oder Aussehens bewirken.

Ziel der Einfhrung des Begriffes elektronisches Dokument hoher Qualitt ist, durch den
Nachweis der Verflschungssicherheit und der verlustfreien Reproduktion diesen
elektronischen Dokumenten zuknftig den Charakter von Beweisen in Zivilproze-, Schiedsund anderen Verfahren zukommen zu lassen.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

Dokumenten-Management
Allen Dokumenten-Management-Technologien ist gemeinsam, da unterschiedliche Arten von
Dokumenten - gescannte Faksimiles, Faxeingang, Dateien aus Broanwendungen, MultimediaObjekte usw. - datenbankgesttzt und unabhngig von herkmmlichen hierarchischen
Dateimanagementsystemen verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die
Handhabung groer Informationsmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Dokumente
und Dokumentengruppen. In diesem Zusammenhang ist z.B. der Bereich Imaging unter dem
Gesichtspunkt zu betrachten, da es sich hierbei nur um eine spezielle Art von Dokumenten
handelt.
Unter einem Dokumenten-Management-System im weiteren Sinn sollen daher verschiedene
Systeme und deren Zusammenspiel wie
dynamisches Dokumenten-Management,
Brokommunikation,
Document Imaging,
Workflow,
Groupware oder
elektronische Archivierung
verstanden werden.
Unter Dokumenten-Management im engeren Sinn sind die klassischen oder dynamischen
Dokumenten-Management-Systeme zur Verwaltung von Compound Documents und Dateien zu
verstehen. Wesentliche Merkmale sind hier die Bildung von Dokumentengruppierungen (Con tainer), Check-in und Check-out, Versionsmanagement und selbstbeschreibende DokumentObjekte. Ursprnglich sind diese Systeme aus der Notwendigkeit entstanden, Managementfunktionen und Services fr die enorm wachsenden Dateibestnde zur Verfgung zu stellen.

Dokumenten-Management-Systeme dienen der Verwaltung von dynamischen,


vernderlichen Informationen. Sie decken den Lebenszyklus der Dokumente
von ihrer Entstehung bis zur Archivierung ab.

Elektronische Archivierung
Elektronische Dokumenten-Management- und elektronische Archivsysteme dienen zur
Langzeitspeicherung und Bereitstellung von Daten, Dokumenten und anderen Informationen.
Elektronische Archivsysteme verwalten einzelne Informationen und Container (Daten, NCIDokumente, Dateien und/oder Listen) mittels einer Datenbank. Elektronische Archivsysteme
besitzen darber hinaus die Mglichkeit, groe Informationsmengen online, nearline und offline
in Jukeboxen zu handhaben.
In der Vergangenheit wurden zur Archivierung Papier und Mikrofilm eingesetzt. Um
Medienbrche zu vermeiden und Dokumente elektronisch am Arbeitsplatzrechner zur
Verfgung stellen zu knnen, werden heute digitale optische Speichermedien zur Verwaltung
groer Informationsmengen eingesetzt. Diese Technologie wurde vor mehr als zehn Jahren
entwickelt und gilt heute als ausgereift.

10

Neben dem technologischen Umfeld mu immer auch die rechtliche Situation der Archivierung
bercksichtigt werden. Der Gesetzgeber verlangt, da Dokumente - ungeachtet des Mediums,
das eingesetzt wird - ordnungsgem, nachvollziehbar und verflschungssicher archiviert
werden. Man spricht in diesem Zusammenhang von der Revisionssicherheit der Archivierung.

Elektronische
Dokumente.

Archivsysteme

verwalten

statische,

unvernderliche

Langzeitarchivierung und revisionssichere Archivierung


Langzeitarchivierung
Der Begriff Langzeitarchivierung ist elektronischen Archivsystemen zugeordnet, die
Dokumente entsprechend den Aufbewahrungsfristen des HGB/AO mindestens sieben und
mehr Jahre vorhalten mssen.

Langzeitarchivierung heit, da Dokumente mindestens sieben Jahre


bereitgehalten werden.

Bei der Langzeitarchivierung ist die rechtzeitige Migration entsprechend der


technologischen Weiterentwicklung einzuplanen, damit die archivierten
Dokumente langfristig zur Verfgung stehen.

Unter Migration ist der Wechsel von Komponenten wie Betriebssysteme, Gerte,
Anwendungssoftware und die Speichersysteme selbst zu verstehen (siehe Abschnitt 8.7). Bei
jeglicher Vernderung eines Archivsystems ist sicherzustellen, da auf bereits vorhandene
Informationen zugegriffen werden kann. Dabei ist es unerheblich, ob bei einem
Technologiewechsel Dokumente umkopiert oder durch parallelen Betrieb lterer und neu
eingefhrter Speichersysteme bereitgestellt werden. Der Verfgbarkeitszeitraum richtet sich
nicht nur nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, sondern hngt auch von der
inhaltlichen Bedeutung und Nutzung der Informationen ab.
Revisionssichere Archivierung
Der Begriff revisionssichere Archivierung ist elektronischen Archivsystemen zugeordnet, die
den
Anforderungen
der
GoBS
(Grundstze
ordnungsmiger
DV-gesttzter
Buchfhrungssysteme) gengen, ordnungsgem betrieben werden und Dokumente
unvernderbar und verflschungssicher archivieren.

Die Archivierung entsprechend den Vorgaben der GoB und der GoBS wird als
revisionssichere Archivierung bezeichnet.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

11

Rechtliche Grundlagen
Ein wichtiger Nutzen der elektronischen Archivierung ergibt sich besonders dadurch, da nach
der Erfassung der Dokumente das Papier entsorgt und damit Platz, Ressourcen und Mittel
eingespart werden knnen. Dies ist im Moment allerdings nicht ohne weiteres mglich, da die
elektronische Archivierung nicht vollstndig im deutschen Recht verankert ist. Es gibt eine
Vielzahl von gesetzlichen Vorgaben und Fristen, die bercksichtigt werden mssen. Dies gilt
nicht nur fr in Deutschland operierende Unternehmen, auch im europischen Ausland ist die
Gesetzeslage nicht eindeutig.

Allgemeine Rechtsgrundlagen in Deutschland


Die Gesetzgebung kann nicht immer sofort mit der strmischen technischen Entwicklung Schritt
halten. Dies fhrt dazu, da beim Einsatz moderner Systeme zwischen den rechtlichen
Gegebenheiten, dem technisch Machbaren und der Realitt Lcken entstehen. Die
Anwendungen fr elektronische Archivierung sind vielfltig, hufig werden nur kaufmnnische
Belege archiviert, doch manchmal sind es auch Personalakten, die in groen Unternehmen im
direkten Zugriff gehalten werden mssen. Aus diesem Grund sind neben dem BGB und dem
HGB/AO auch das BDSG und weitere Gesetze zu bercksichtigen, die im folgenden inhaltlich
zusammengefat und in Bezug auf den Einsatz der elektronischen Archivierung bewertet
werden.
BGB
Im Brgerlichen Gesetzbuch (BGB) kommt dem schriftlichen, mit einer Unterschrift versehenen
Dokument eine besondere Bedeutung zu. Der Einsatz und somit auch die Archivierung einer
elektronischen Unterschrift bemit sich danach, inwieweit der Gesetzgeber im BGB eine
eigenhndige, handschriftliche Unterschrift vorschreibt.
126 Abs. 1 BGB
Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so mu die Urkunde von dem
Aussteller eigenhndig durch Namensunterschrift oder mittels notariell
beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.
Es scheidet somit eine elektronische Unterschrift in jedem Fall aus, wenn Schriftform gesetzlich
vorgeschrieben ist. Die Schriftform wird durch zahlreiche gesetzliche Regelungen
vorgeschrieben, wie z.B. 368 BGB (Erteilung einer Quittung durch den Glubiger gegen
Empfang der Leistung), 410, 409 BGB (Abtretungsurkunde), 416 Abs.2 BGB (Mitteilung des
Veruerers ber die bernahme einer Hypothekenschuld), 780, 781 BGB (Schuldverspre chen, Schuldanerkenntnis) oder 4 Abs.1 Verbraucherkreditgesetz (Abschlu eines
Kreditvertrages). Ein Teil dieser Vorschriften erlaubt aber auch Ausnahmen. So wird etwa der
4 Abs.1 Verbraucherkreditgesetz durch den 3 des gleichen Gesetzes eingeschrnkt.
In den Fllen wo keine Schriftform vorliegen mu, ist eine elektronische Unterschrift mglich.
Inwieweit diese allerdings im Zivilproze die gleiche Beweiskraft wie eine eigenhndige
Unterschrift hat, kann derzeit nicht eindeutig beantwortet werden.

12

Reproduzierte Dokumente aus elektronischen Archivsystemen werden derzeit


nicht als Beweis anerkannt.

HGB
Nach Handels- und Steuerrecht (HGB) sind Erffnungsbilanz, Jahresabschlu, Lagebericht,
Konzernabschlu, Konzernlagebericht, Arbeitsanweisungen und relevante Dokumente zu den
genannten Punkten, empfangene Handels-/Geschftsbriefe und Kopien der abgesandten
Handels-/Geschftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige steuerlich relevante Unterlagen (nur
nach Abgabenordnung (AO)) aufzubewahren.
Grundstzliche Voraussetzungen
Fr elektronische Archive gelten im Prinzip die gleichen Grundstze wie fr herkmmliche
Papierarchive:

Ordnungsmigkeit,

Vollstndigkeit,

Sicherheit des Gesamtverfahrens,

Schutz vor Vernderung und Verflschung,

Sicherung vor Verlust,

Nutzung nur durch Berechtigte,

Einhaltung der Aufbewahrungsfristen,

Dokumentation des Verfahrens,

Nachvollziehbarkeit,

Prfbarkeit.

Die Archivierung von Dokumenten, die unter das HGB fallen, ist auf
elektronischen Medien zulssig.

Die Archivierung auf digitalen optischen Speichern impliziert nicht, da Bestimmungen, die die
Papierform zwingend vorschreiben, aufgehoben sind. Bestimmte Dokumente mssen auch
nach dem Scannen aussortiert und in Papierform weiterhin aufbewahrt werden. Diese sind in
der Anwendung im Einzelfall zu definieren und in der Verfahrensdokumentation aufzufhren.
Aufbewahrungsform
Durch das Einfhrungsgesetz zur Abgabenordnung 1977 (AO) wurden Bild- und Datentrger
steuer- und handelsrechtlich als Aufbewahrungsmedium anerkannt, wenn die Aufbewahrung
den Grundstzen ordnungsgemer Buchfhrung (GoB) entspricht.
257 Abs. 3 HGB
Unterlagen knnen auf anderen Datentrgern aufbewahrt werden, wenn dies den
147 Abs. 2 AO
Grundstzen ordnungsmiger Buchfhrung entspricht.
Die an dem Medium Papier orientierten GoB wurden mit den Grundstzen ordnungsgemer
Speicherbuchfhrung (GoS) durch das BMF-Schreiben vom 5.7.1978 fr digitale Medien, d.h.
fr die damalige Zentralrechnertechnologie, fortgeschrieben. Eine Aktualisierung fr dezentrale
Informationsverarbeitung und digitale optische Speichermedien war dringend erforderlich.
Durch die Grundstze ordnungsmiger DV-gesttzter Buchfhrungssysteme (GoBS) vom
7.11.1995 (BStBl. 1995 I S. 738ff) hat das Bundesfinanzministerium inzwischen die offizielle
Interpretation und Aktualisierung der GoB geliefert. Nicht ausschlielich elektronisch archiviert
werden drfen dabei Erffnungsbilanz, Jahresabschlu, Lagebericht, Konzernabschlu,
Konzernlagebericht sowie Arbeitsanweisungen und relevante Dokumente zu den genannten
Unterlagen. Diese Unterlagen mssen zustzlich in Urschrift vorliegen.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

13

Die Allgemeine Abgabenordnung gibt die Aufbewahrungsfristen fr handelsrechtlich relevante


Dokumente vor.

Fr
steuerrelevante
Unterlagen,
Handels-/Geschftsbriefe
und
Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren, fr alle anderen
im HGB/AO genannten Unterlagen ein Zeitraum von 10 Jahren. Das laufende
Jahr ist jeweils auf die Aufbewahrungspflicht zu addieren.

Fr die Archivierung der anderen Unterlagen mssen die Daten nach GoB vollstndig, richtig
und flschungssicher gespeichert sein, whrend der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfgbar
sein und in einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden knnen.

Bei empfangenen Handelsbriefen und Buchungsbelegen mu dabei eine


bildliche bereinstimmung mit der Urschrift sichergestellt werden.

Eine vollstndige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweiskraft zukommt.
Bei allen anderen Unterlagen wie z.B. ausgehende Geschftsbriefe oder
interne Mitteilungen ist dagegen eine inhaltliche bereinstimmung mit dem
Original ausreichend, wenn sie lesbar gemacht werden.
Es ist fr jedes installierte System individuell zwischen Dokumenten zu unterscheiden, die nach
der Archivierung vernichtet werden und nur noch auf dem elektronischen Speichermedium
vorhanden sind, und solchen, die entsprechend HGB/AO weiterhin im Original aufbewahrt
werden mssen. Diese Unterscheidung ist nur fr den Zeitpunkt der Wiedergabe und nicht fr
die Dauer der Speicherung von Bedeutung.

Durch
das
eingesetzte
System
ist
sicherzustellen,
da
aufbewahrungspflichtige Dokumente, die nicht mehr als Papieroriginal
vorliegen, whrend ihrer vorgesehenen Lebensdauer nicht gelscht, nicht
verndert und durch einen eindeutigen und unvernderbaren Index
wiederaufgefunden werden knnen.

Durch organisatorische Manahmen ist ein ordnungsgemer Betrieb


sicherzustellen.

Eine bildlich vorzulegende Information darf inhaltlich gespeichert werden, wenn durch das
Verfahren der Aufzeichnung und Wiedergabe keine Vernderung des ursprnglichen Bildes
und kein Informationsverlust eintritt.

Die Speicherung von empfangenen Handelsbriefen und Buchungsunterlagen


erfolgt in der Regel als vollstndiges Bild (Brutto-Image).

Die Speicherung kann auch als Bild ohne Hintergrund (Netto-Image)


erfolgen, wenn zum Zeitpunkt der Wiedergabe die bildliche bereinstimmung
sichergestellt wird. Es drfen keine Daten oder Netto-Image-Dokumente mit
einem ungltigen oder falschen Hintergrund gemischt werden.

14

Die Wiederherstellung des ursprnglichen bildhaften Erscheinungscharakters kann z.B. durch


Hinzufgen eines gescannten Hintergrundbildes (z.B. Buchungstrger-, Geschftspapier-,
Rechnungs- oder andere standardisierte Vordrucke) oder eines elektronisch erzeugten Layouts
ermglicht werden. Es mu gewhrleistet sein, da das hinterlegte Formular zum Zeitpunkt der
Reproduktion demjenigen entspricht, das bei der Entstehung des Dokumentes verwandt wurde.
GoBS
Durch
die
Verffentlichung
der
Grundstze
ordnungsmiger
DV-gesttzter
Buchfhrungssysteme im Bundessteuergesetzblatt vom 14.12.1995 wurden neue, sehr
konkrete Vorgaben fr den Einsatz von Dokumenten-Management- und elektronischen
Archivsystemen geschaffen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Ausdehnung des
Gltigkeitsbereiches der GoBS:
Tz. 1, GoBS
I. Anwendungsbereich
c) Die GoBS beziehen sich nicht nur auf die konventionelle Speicherbuchfhrung. Sie
sind neben dem COM-Verfahren auch bei hnlichen Verfahren (z.B. COLD) sowie
bei Dokumenten-Management-Systemen entsprechend anzuwenden.
Dort sind auch die Bestandteile der Verfahrensdokumentation vorgegeben, auf die in
Abschnitt 9 nher eingegangen wird.
Tz. 2., GoBS
II. Beleg-, Journal- und Kontenfunktion
Die ordnungsgeme Anwendung des jeweiligen Verfahrens ist zu belegen. Der
Nachweis der Durchfhrung der in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen
Kontrollen ist u.a. durch Programmprotokolle sowie durch die
Verfahrensdokumentation zu erbringen.

Durch die Vorgaben der GoBS ist es erforderlich, fr jedes elektronische


Dokumenten-Management- und Archivsystem eine Verfahrensdokumentation
zum Nachweis des ordnungsgemen Einsatzes zu erstellen, sofern
Dokumente archiviert oder Indexdaten genutzt werden, die dem HGB
unterliegen.

ZPO
Auch wenn in der Zivilprozeordnung (ZPO) die Gleichwertigkeit der Beweismittel
Zeugenaussage, Sachverstndigengutachten und Urkunde verankert ist, ist die Urkunde das
sicherste Beweismittel im Zivilproze, da der Richter an deren Inhalt gebunden ist. Da die
Zivilprozeordnung jedoch in wesentlichen Teilen aus dem vorigen Jahrhundert stammt, wird
dort von einem Urkundenbegriff ausgegangen, der die Vorlage eines Originaldokumentes in
Papier vorsieht.

Die Urkunde wird als Verkrperung einer Gedankenuerung definiert und


mu eigenhndig unterschrieben werden.

Dokumente aus elektronischen Archivsystemen besitzen nicht diesen Originalcharakter, da sie


bei der Anzeige am Bildschirm nicht verkrpert sind. Als Ausdruck sind sie zwar verkrpert,
tragen jedoch nicht die Unterschrift des Ausstellers, der Austeller mu folglich keine Kenntnis
von dem konkreten Schriftstck haben. In einem Zivilproze mu ein solches elektronisches
Dokument nicht als Urkunde im Sinne des 416 ZPO anerkannt werden. Die Rechtsprechung
spricht dann von einem Objekt des Augenscheins (286 ZPO), das der freien richterlichen
Beweiswrdigung unterliegt. Der Richter kann selbst im Einzelfall entscheiden, ob er eine
Reproduktion eines elektronischen Dokumentes als Beweis anerkennt oder nicht.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

15

Dies kann erhebliche Auswirkungen bei der Beweisfhrung in Zivil- und Strafprozessen haben.
Das Prozerisiko lt sich heute nur einschrnken, indem nachgewiesen wird, da das
gesamte Archivierungsverfahren verflschungssicher ist und ein reproduziertes Dokument mit
dem Original bildhaft bereinstimmt. Hierfr ist der gesamte Vorgang von der Entstehung,
eindeutigen Indizierung, verflschungssicheren Archivierung bis zur verlustfreien Reproduktion
zu
dokumentieren.
Der Anwender
mu das
rechtliche
Risiko
gegen
die
Wirtschaftlichkeitsaspekte eines elektronischen Archivs abwgen. Bestimmte Dokumente
werden auch in Zukunft in Papier aufbewahrt werden mssen, das Risiko der freien
Beweiswrdigung wird jedoch angesichts der fortschreitenden technologischen Entwicklung
und den Anpassungen von Gesetzen auf nationaler und europischer Ebene immer kleiner.

Eine hhere Sicherheit ist durch


Dokumenten hoher Qualitt gegeben.

die

Nutzung

von

elektronischen

BDSG
Die Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) betreffen die elektronische
Archivierung im Hinblick auf Datenschutz, Datensicherheit sowie Auswertbarkeit und Lschung
personenbezogener Daten.

Fr die Einhaltung der Vorgaben ist ein Sicherheitssystem erforderlich, das


ber die Benutzerverwaltung bei Bedarf den Schutz auf Archive,
Dokumentenklassen, Datenbanken, Datenbankfelder und Inhalte bis hin zu
Einzeldokumenten ermglicht.

Das System mu sowohl auf Host-Rechnern und Servern als auch auf den
Clienten ber eine Zugangskontrolle verfgen. Der Zugang zum System mu
zumindest auf Host- und Server-Ebene protokolliert werden.

Steht ein anderes Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift im Widerspruch


zum BDSG, knnen die betroffenen Regelungen des BDSG auer Kraft
gesetzt und durch eine adquate Regelung ersetzt werden.

Datenschutz
Die Auswertung personenbezogener Daten, insbesondere die Aggregation von Daten und die
Erstellung von Profilen mit personenbezogenen Daten, ist sowohl hinsichtlich des
Nutzungsverhaltens seitens der Anwender als auch hinsichtlich der gespeicherten
personenbezogenen Daten Dritter zu unterbinden. Hierfr sind entsprechende Vereinbarungen
mit den Personalvertretungen erforderlich.

Das System darf keine statistischen und anderen Auswertungen zulassen, die
den Vorschriften des BDSG zuwiderlaufen.

Anspruch auf Lschung personenbezogener Daten


Das Bundesdatenschutzgesetz sieht den Anspruch vor, da personenbezogene Daten auf
Anforderung gelscht werden knnen. Dies steht zum Teil im Widerspruch zur Forderung der
revisionssicheren Archivierung.

16

Es ist ein logisches Lschen vorzusehen, bei dem nur die Referenz auf das
Dokument in der Datenbank gelscht wird.

Das Dokument ist damit dem Zugriff der Benutzer entzogen, jedoch physikalisch noch
gespeichert. Es ist mit normalen Zugriffsmethoden nicht mehr auffindbar und erfllt damit die
Vorgaben des BDSG.

Logische Lschvorgnge sind nachvollziehbar mit der Referenz auf das


gelschte Dokument, Datum, Uhrzeit und der Kennung des Administrators,
der die Lschung vornahm, zu protokollieren.

Im Bedarfsfall und sofern durch die Revisionsanforderungen notwendig, kann durch Recovery
und Auswertung der Protokolle das logisch gelschte Dokument durch speziell autorisierte
Administratoren an geschtzten Arbeitspltzen wieder sichtbar gemacht werden. Auch dieser
Vorgang ist nachvollziehbar zu protokollieren.

Zum Teil wird noch auf der physikalischen Zerstrung des Mediums
bestanden, nachdem nicht zu lschende Daten und Dokumente auf ein neues
Medium umkopiert wurden.

Dieses Verfahren ist sehr aufwendig und durch die heute verfgbaren Absicherungstechniken
elektronischer Dokumenten-Management- und Archivsysteme nicht mehr zeitgem.
In
einigen
Bundeslndern
existieren
zum
Thema
Datenschutz
unabhngige
Lndergesetzgebungen. Hierzu sollte der jeweilige Datenschutzbeauftragte befragt werden.
SigG
Auch
im
Signaturgesetz
(SigG,
Bestandteil
des
Informationsund
Kommunikationsdienstegesetz, IuKDG) sind archivrelevante Themen berhrt. Hierzu gehren
die Verbindung von elektronischen Dokumenten mit einer digitalen Signatur und der
Dokumentenaustausch. Das SigG regelt den Rechtscharakter und die Form von digitalen
Signaturen sowie die Vergabe der Schlssel und die Autorisierung von Zertifzierungsstellen.
1, Art.3 SigG
(1) Zweck des Gesetzes ist es, Rahmenbedingungen fr digitale Signaturen zu
schaffen, unter denen diese als sicher gelten und Flschungen digitaler Signaturen
oder Verflschungen von signierten Daten zuverlssig festgestellt werden knnen.
(2) Die Anwendung anderer Verfahren fr digitale Signaturen ist freigestellt, soweit
nicht digitale Signaturen nach diesem Gesetz durch Rechtsvorschrift
vorgeschrieben sind.
2, Art.3 SigG
(1) Eine digitale Signatur im Sinne dieses Gesetzes ist ein mit einem privaten Signaturschlssel erzeugtes Siegel zu digitalen Daten, das mit Hilfe eines zugehrigen
ffentlichen Schlssels, der mit einem Signaturschlssel-Zertifikat einer
Zertifizierungsstelle oder der Behrde nach 3 versehen ist, den Inhaber des
Signaturschlssels und die Unverflschtheit der Daten erkennen lt.
(3) Ein Signaturschlssel-Zertifikat im Sinne dieses Gesetzes ist eine mit einer digitalen
Signatur versehene digitale Bescheinigung ber die Zuordnung eines ffentlichen
Signaturschlssels zu einer natrlichen Person.
(4) Ein Zeitstempel im Sinne dieses Gesetzes ist eine mit einer digitalen Signatur
versehene digitale Bescheinigung einer Zertifizierungsstelle, da ihr bestimmte
digitale Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt vorgelegen haben.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

17

Die digitale Signatur wird durch Verwendung eines geheimen Schlssels, wie in Abschnitt 2.1.3
beschrieben, erzeugt. Damit der Schlssel geheim bleibt, mu er besonders sicher aufbewahrt
werden. Fr die Speicherung des Private Key wird eine Chipkarte benutzt, auf der sich der
jeweilige Schlssel befindet.

Die digitale Signatur ist im Regelfall nicht geeignet fr Archivanwendungen, in


denen groe Mengen von gescannten Dokumenten, Datenstze und Listen
archiviert werden.

Die digitale Signatur dient dazu, aus einzelnen elektronischen Dokumenten


elektronische Urkunden zu erzeugen.

Betr.VG
Unterrichtsrecht bei Planung digitaler Informationssysteme
Entsprechend 90 Abs.1 Nr. 2 des Betriebsverfassungsgesetzes (Betr.VG) sind DokumentenManagement- und elektronische Archivsysteme als DV-Systeme einzuordnen. Damit hat der
Betriebsrat ein Unterrichtsrecht nach 90 Betr.VG. Nach dem Informationsrecht des
Betriebsrates ist dieser rechtzeitig und umfassend unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen
zu informieren. Das Informationsrecht reicht von bersichten ber die eingesetzten Hard- und
Softwaresysteme bis zu den zugriffsberechtigten Personengruppen und den Arbeitsverfahren.

Bei der Planung der Einfhrung eines Systems ist die Personalvertretung
rechtzeitig einzubinden. Fr den Einsatz besteht hinsichtlich der Tarifvertrge,
Zuordnung von Mitarbeitern zu Arbeitsplatztypen und ergonomischen
Ausstattung der Arbeitspltze eine Mitwirkungspflicht seitens der
Personalvertretung.

Unterrichtung des Betriebsrates ber Arbeitnehmerdaten


Nach der Rechtsprechung des BAG (Bundesarbeitsgericht) gilt das Informationsrecht
uneingeschrnkt. Nach Auslegung des 80 Abs.2 Betr.VG ist dieses Informationsrecht jedoch
eingeschrnkt zu betrachten. Da hier offensichtlich eine technologisch bedingte Gesetzeslcke
bezglich digitalisierter Informationen entstanden ist, bedarf es einer Regelung, in der die
Zugriffsrechte des Betriebsrates in einer Betriebsvereinbarung zwischen Geschftsleitung und
dem Betriebsrat zu klren sind. Hierbei sind die Bestimmungen des BDSG zu beachten.
Mitbestimmungsrecht
Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht nach 87 Abs.1 Nr.6 Betr.VG, sofern mit der
Einfhrung und Anwendung von technischen Einrichtungen das Verhalten oder die Leistung
der Arbeitnehmer berwacht werden (z.B. Personalaktenverwaltung). Ausreichend hierfr ist,
da die Anlage objektiv zur berwachung geeignet ist. Das bedeutet, da hier schon die
Mglichkeit der Kontrolle ausreicht. Die Auslegung des Mitbestimmungsrechtes geht nach der
Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes sogar so weit, da der Betriebsrat das
unmittelbare Recht auf Unterlassung verlangen und den Einsatz solcher Systeme auch
ablehnen kann.

18

Eine Kontrolle und Auswertung des Benutzungsverhaltens des Systems darf


nur im Rahmen der Zulssigkeit und entsprechend den Vorgaben der
Personalvertretung erfolgen.

Dokumente mit personenbezogenem Inhalt drfen nur mit geeigneten


Sicherheits-, Zugangs- und Zugriffsschutz sowie entsprechend den Vorgaben
der Personalvertretung elektronisch archiviert werden.

Vorschriften fr bestimmte Branchen


Die folgende allgemein gehaltene Zusammenstellung gibt einen berblick ber wichtige
gesetzliche Vorschriften und Standards in bestimmten Branchen. Die bersicht erhebt keinen
Anspruch auf Vollstndigkeit. Die jeweiligen Vorschriften und deren Auswirkungen sind im
Einzelfall zu prfen.
Sozialversicherungstrger
Fr Sozialversicherungstrger gelten die Bestimmungen des Sozialgesetzbuches (SGB). In
Anlehnung an die GoBS sind in den Allgemeinen Verwaltungsvorschriften ber das
Rechnungswesen in der Sozialversicherung (SRVwV) Aufbewahrungspflichten und
Archivierungsregelungen in herkmmlichen Papier- und Mikrofilmarchiven zusammengefat.
Diese Regeln sind fr die elektronische Archivierung zu interpretieren und anzuwenden.
Krankenhuser
Fr die Patientenakten in Krankenhusern gelten besondere Aufbewahrungs-, Vertraulichkeitsund Sicherheitsvorschriften. Die Aufbewahrungszeitraum kann bis zu 100 Jahren betragen. Die
Aufbewahrungsverpflichtung ergibt sich durch mgliche Rechtsansprche von Patienten
aufgrund fehlerhafter Behandlung oder unerlaubter Handlungen seitens des behandelnden
Personals. In diesen Fllen kommen die 195 bzw. 852 des BGB zur Anwendung, fr die eine
Verjhrungsfrist von 30 Jahren bestehen.
Pharma
In der pharmazeutischen Industrie gelten fr Forschungs-, Produktions- und
Antragsdokumentationen besondere Regeln. Diese orientieren sich an den Vorgaben der
Federal Drug Administration (FDA, USA). Fr Europa sind die Grundstze fr die Qualitt der
Software, Datensicherheit und -schutz, Aufbewahrung und Archivierung in Codes of Practice
festgelegt (z.B. GMP, GLP u.a.). Diese Regeln beziehen sich nicht ausdrcklich auf
elektronische Dokumenten-Management- und Archivsysteme, sondern sind entsprechend zu
interpretieren und auf die genannten Systeme anzuwenden.
Verteidigung
Im militrischen Umfeld gilt fr Dokumentationen und deren Formate, Gestaltung und
Aufbewahrung der sogenannte CALS-Standard (Computer-aided Acquisition and Logistic
Support) des amerikanischen Department of Defense (DoD). In CALS sind die Basis-Standards
SGML fr Text, IGES (International Graphics Exchange Standard) fr Raster- und Vektorgrafiken aus CAD- und Grafik-Systemen, CGM (Computer Graphics Metafile) fr BroLiniengrafik und ITU-T Gruppe IV (ehemals CCITT/4) fr Rastergrafik zusammengefat (die
wichtigsten Standards werden in Abschnitt 4 nher erlutert).
S-Finanzgruppe
Fr die Institute der Sparkassenorganisation (S-Finanzgruppe) gelten die Richtlinien (soge nannte OPDV-Richtlinie) des fr Revisionsfragen zustndigen Ausschusses des Deutschen
Sparkassen- und Giroverbandes (DSGV).

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

19

Ausblick auf die auslndische Gesetzgebung


Zum Zeitpunkt der Drucklegung liegt in der Europischen Union kein Gesetzentwurf vor, der
eine vollstndige Anerkennung der elektronischen Archivierung verspricht. Der VOI wird in
Zusammenarbeit mit Normungsinstituten wie dem britischen BSI, dem niederlndischen NNI
und dem DIN bei der Europischen Union darauf drngen, schnellstmglich eine zeitgeme
Gesetzgebung zu entwickeln. In den USA, Grobritannien und der Schweiz wird das
elektronische Dokument unter bestimmten Bedingungen bereits heute wie eine Urkunde
behandelt.
Im US-amerikanischen Recht in den Uniform Rules of Evidence, Rule 1001 heit es hierzu:
1001, URE
If data are stored in computer or similar device, any printout or other output
readably by sight, shown to reflect the data accurateley, is an original.
Im britischen Recht (Civil Evidence Act, 1995) liegt eine Definition des elektronischen
Dokumentes als Beweismittel vor. Die Definition bercksichtigt die Vorlage von Kopien aus
elektronischen Archiven, die Art des Nachweises und die Verfahrensdokumentation
einschlielich der Beachtung von Migrationen von Systemen und Dokumenten selbst:
Section 8, CEA (1) Where a statement contained in a document is admissible as evidence in civil
proceedings, it may be proved:
a) by the production of that document, or
b) wether or not that document is still in existence, by the production of a copy of
that document or of the material part of it, authenticated in such manner as the
court may approve.
(2) It is immaterial for this purpose how many removes there are between a copy and
the original.
Section 9, CEA

(1) A document which is shown to form part of the records of a business or public
authority may be received in evidence in civil proceedings without further proof.
(2) A document shall be taken to form part of the records of a business or public
authority if there is produced to a court a certificate to that effect sign by an officer
of the business or authority to which the records belong.
Im schweizerischen Obligationenrecht wurde folgendes definiert:
Artikel 962 Abs. 4
Aufzeichnungen auf Bild- oder Datentrgern haben die gleiche Beweiskraft wie die
Unterlagen selbst.
Es ist wnschenswert, wenn die bereits in anderen Lndern anerkannten und in den
Grundstzen der elektronischen Archivierung beschriebenen Verfahren auch in Deutschland
zur Anwendung kommen. Eine generelle Lsung, die dem weltweiten Informationsaustausch
gerecht wird, ist anzustreben.

20

Eine einheitliche, Europa-weit gltige Regelung ist erforderlich.

Sonstige Vorgaben
Neben den Vorgaben des Gesetzgebers gibt es von Fachverbnden, Initiativen und Normungs gremien weitere Vorgaben und Empfehlungen zur rechtlichen Anerkennung der Archivierung.
Zehn Merkstze des VOI
Der VOI hat als Fachverband der Anbieter von Dokumenten-Management- und elektronischen
Archivsystemen zehn Merkstze fr eine sichere, ordnungsgeme Archivierung
herausgegeben:
1. Merksatz Jedes Dokument mu unvernderbar archiviert werden.
2. Merksatz Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv
selbst verloren gehen.
3. Merksatz Jedes Dokument mu
wiederauffindbar sein.

mit

geeigneten

Retrievaltechniken

4. Merksatz Es mu genau das Dokument wiedergefunden werden, das


gesucht worden ist.
5. Merksatz Kein Dokument darf whrend seiner vorgesehenen Lebenszeit
zerstrt werden knnen.
6. Merksatz Jedes Dokument mu in genau der gleichen Form, wie es erfat
wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden knnen.
7. Merksatz Jedes Dokument mu zeitnah wiedergefunden werden knnen.
8. Merksatz Alle Aktionen im Archiv, die Vernderungen in der Organisation
und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, da die
Wiederherstellung des ursprnglichen Zustandes mglich ist.
9. Merksatz Elektronische Archive sind so auszulegen, da eine Migration auf
neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten
ohne Informationsverlust mglich ist.
10.Merksatz Das System mu dem Anwender die Mglichkeit bieten, die
gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die
betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich
Datensicherheit und Datenschutz ber die Lebensdauer des
Archivs sicherzustellen.
Code of Practice von DISC / BSI
Der vom britischen Normungsinstitut BSI zusammen mit dem Document Management Forum,
der Image and Document Management Association, dem Legal Images Initiative Consortium
und der United Kingdom Association fr Information and Image Management
herausgegebene Code of Practice for Legal Admissibility of Information Stored on Electronic
Document Management Systems legt die Grundlagen fr eine rechtssichere elektronische
Archivierung im europischen Rahmen (British Standards Institution 1996, ISBN 0 580 25705
3).

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

21

Der britische Code of Practice ist in sechs Abschnitte und mehrere Anhnge gegliedert. Er
bercksichtigt derzeit nur die rechtliche Situation in England.

Die hier vorgelegten Grundstze der elektronischen Archivierung orientieren


sich am Code of Practice, bercksichtigen jedoch speziell die Rechtssituation
in Deutschland und werden in die europischen und amerikanischen
Initiativen zur rechtlichen Anerkennung der elektronischen Archivierung
eingebracht.

Dieser Code of Practice soll fr eine allgemeingltigere Form in 1997 derart angepat werden,
da er um Anhnge mit den rechtlichen Rahmenbedingungen der verschiedenen Staaten der
Europischen Union ergnzt werden kann.
Technical Reports der AIIM
Die AIIM Association for Information and Image Management International, USA, hat in einem
vierteiligen Technical Report: Performance Guideline for the Legal Acceptance of Records
Produced by Information Technology Systems Empfehlungen fr den Einsatz von DMSLsungen ausgesprochen. Das Dokument wurde gemeinsam mit dem ANSI American National
Standardization Institute als Empfehlung TR31-1992ff verffentlicht. Im ersten Teil wird die
Beweiskraft elektronischer Dokumente behandelt. Die Ausfhrungen beziehen sich auf das
United States Uniform Law, Rules 801-803, 901-902, 1001-1006:
3.5.6
Legal Status of records offered as evidence
When determining the admissibility of records into evidence, the court will
consider the reliability and accuracy of the process or system used to produce the
records. The particular form or format of the records shall have no bearing on their
legal status regarding admissibility. Likewise, the destruction of the original
records after reproduction shall not affect the legal status of duplicate records
regarding their admissibility.
Der zweite Band beschftigt sich mit der Anerkennung von digitalen Dokumenten im Bereich
von ffentlichen Verwaltungen auf Regierungsebene. Im dritten Band sind die Regeln fr die
Implementierung von DMS-Lsungen enthalten. Hierbei werden besonders die Anforderungen
an die Dokumentation von Verfahren definiert. Der vierte Teil gibt einen berblick ber die
Umsetzung der Vorschlge von ANSI und AIIM durch verschiedene Bundesstaaten in den USA
und gibt Empfehlungen fr die Umsetzung eines Uniform Records Act, der bestehende
Gesetze und Verordnungen wie die Federal Rules of Evidence und die Uniform Rules of
Evidence ergnzen soll. Die Umsetzung erfolgt nur schrittweise, da Teile dieser Rechte durch
die Gesetzgebung der Bundesstaaten beeinflut sind.

22

Normen und Standards


Normen und Standards bieten sowohl fr Anwender als auch fr Hersteller eine Reihe von
Vorteilen. Fr den Anwender bedeuten Normen und Standards
Investitionssicherheit,
Verfgbarkeit von Komponenten verschiedener Hersteller,
Prfbarkeit und
Migrationssicherheit.
Fr Hersteller sind Normen und Standards aus folgenden Grnden wichtig:
Standardschnittstellen und Formate fr die Produktentwicklung und Modularisierung
des Produktangebotes,
Qualittssicherung,
langfristige Einhaltung von Formaten und Vereinfachung der Gewhrleistung,
Produktakzeptanz.

Es werden nur diejenigen Normen und Standards realisiert, die vom


Anwender auch eingefordert werden!

Trotz des unbestrittenen Nutzens von Standards und Normen mu der Anwender
bercksichtigen, da diese nur eine begrenzte Lebensdauer besitzen und durch zuknftige
Normen und Standards abgelst werden knnen.

Was sind Normen, was sind Standards?


Der deutsche Sprachgebrauch unterscheidet zwischen Norm und Standard, wobei ein
Standard einem Industriestandard entspricht. Der englische Sprachgebrauch kennt nur
Standards, wobei offiziell durch Normierungsgremien gesetzte Standards und
Industriestandards zu unterscheiden sind.
Normen werden von nationalen und internationalen Normierungsgremien wie ISO, IEEE, DIN,
ITU
und
anderen
durch
ein
festgelegtes
Erstellungs-,
Abstimmungsund
Genehmigungsverfahren verabschiedet.

Normen bentigen eine lngere Zeit bis zu ihrer Verabschiedung. Sie


entsprechen daher hufig nicht dem sogenannten State of the Art.

Industriestandards werden entweder von einzelnen fhrenden Herstellern gesetzt (z.B.


Microsoft, IBM u.a.) oder von Standardisierungsgruppen definiert (z.B. innerhalb der AIIM Association for Information and Image Management oder durch die WfMC - Workflow
Management Coalition). Die Durchsetzbarkeit eines Industriestandards hngt von der Gte und
Anzahl verfgbarer Produkte und deren Verbreitung ab.

Industriestandards sind hufig aktueller als Normen.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

23

Dateiformate
Um innerhalb der Aufbewahrungspflicht Dokumente wiederfinden, anzeigen und drucken zu
knnen, kommt der Einhaltung von Normen und Industriestandards eine besondere Bedeutung
zu. Zu beachten ist, da bei der Konvertierung von Dokumenten aus dem Quellformat in ein
Standardformat Informationsinhalte verloren gehen knnen (z.B. bei RTF Formatierungen, bei
TIFF unterschiedliche Auflsung, bei Farb- und Graustufen Informationsverlust).
TIFF
TIFF steht fr Tagged Image File Format und wurde von der Firma Aldus, USA, entwickelt.
Die Struktur besteht aus einem Header mit Tags, die Parameter wie die Auflsung und
verwendete Kompression beschreiben. Neben den standardisierten Tags knnen sogenannte
Private Tags angemeldet und beschrieben werden. Die Bildinformationen werden im
Rasterformat abgelegt. Groe Images knnen in Stripes (Streifen) oder als Tiled (Kacheln)
organisiert werden. Auerdem besteht grundstzlich die Mglichkeit, mehrere Images in einer
TIFF-Datei zu speichern. Hiervon ist jedoch abzuraten, da viele Viewer diese Multi-ImageTIFFs nicht anzeigen knnen. TIFF-Dateien knnen mit Standardkomprimierungsprogrammen
komprimiert werden.

TIFF wird von den


akzeptiert.

meisten Komprimierungsverfahren als Eingangsformat

TIFF-Dateien speichern verlustfrei binre Formate


Einschrnkungen auch fr Grauwertdokumente geeignet.

(schwarz/wei)

und

sind

mit

TIFF ist gut geeignet fr reine Schwarz/Wei-Images.


Es ist weniger gut fr Farb- und Grauwertbilder geeignet.

TIFF wird als Eingangsformat fr alle digitalen Faxgerte benutzt und ist weltweit verbreitet.

Das TIF-Format ist weltweit verbreitet. Trotz unterschiedlicher Spezifikationen


wird es von den meisten Programmen verarbeitet.

Das Format wird von allen Herstellern von Dokumenten-Management-, Archiv- und WorkflowSystemen sowie von Text-, Grafik- und Prsentationsprogrammen untersttzt.

TIFF ist in komprimierter Form als Langzeitarchivierungsformat geeignet.

GIF
Das Graphics Interchange Format (GIF) ist ein Format fr Rasterbilder, das von CompuServe
eingefhrt wurde.
Durch die Nutzung im Internet ist es weit verbreitet und kann von Standard-Browsern
(Netscape, Explorer, Mosaic u.a.) angezeigt werden. Die meisten Web-Server benutzen GIFGrafiken, um Bildinformationen darzustellen. Die Lizenzierung von GIF ist derzeit noch nicht
abschlieend geregelt.

24

GIF ist zum Zeitpunkt der Drucklegung nur mit Einschrnkungen als
Langzeitarchivierungsformat geeignet, da sich die Standards im InternetUmfeld noch in der Weiterentwicklung befinden.

SGML
SGML (Standard Generalized Markup Language, ISO 8879) ist eine herstellerunabhngige,
international normierte Dokumentenbeschreibungssprache fr die logische Struktur und den
Inhalt von Dokumenten. SGML legt nur die Regeln fest, nach denen elektronische Dokumente
aufgebaut werden.

Die Nutzung von SGML erfordert die Definition von Strukturen und Inhalten.
Daher ist SGML hufig auf bestimmte Anwendungsgebiete oder auf
geschlossene Benutzergruppen beschrnkt.
Eine solche Definition wird als Document Type Definition (DTD) bezeichnet.

Da SGML die Dokumentinhalte (Semantik) von der Information zur spteren


Weiterverarbeitung (Syntax) der Dokumente trennt, knnen die Inhalte auf verschiedene Arten
wiederverwendet werden:
Teildokumente in unterschiedlichen Produkten,
datenbankbasiertes Publizieren oder auch die
Generierung unterschiedlicher Produkte (Print-, Online- oder CD-ROM-Versionen)
aus einem strukturierten Datenbestand.
Durch die Trennung von Layout und logischen Datenstrukturen knnen mit Hilfe von SGML
neue, passende Layouts unter Beibehaltung der Datenintegritt zu jeder Zeit erstellt werden
und Dokumente und Daten ohne Verlust von Format- und Layoutinformationen ausgetauscht
und fr andere Applikationen genutzt werden.

SGML ist fr die unabhngige Darstellung und Speicherung von strukturierten


Textdokumenten geeignet.

Auf diese Weise knnen interner und externer Informationsaustausch eines Unternehmens
durch verbesserte Datenintegritt und Kontrolle vereinfacht werden. Durch die plattform- und
applikationsunabhngige Einbeziehung der internen Dokumentstrukturen erlaubt die SGMLSpezifikation auch eine effizientere Suche nach Informationen.

SGML kann direkt fr die Abbildung von Strukturen in DokumentenManagement-Systemen genutzt werden.

Da SGML die Konstruktion beliebiger Dokumente erlaubt, die alle Formatinformationen mit sich
tragen und deren Merkmale und Inhalte fr Datenbanken ausgelesen werden knnen, ist
SGML ein ideales Basisdokumentenformat fr Dokumenten-Management-Systeme. SGML geht
somit ber eine reine Beschreibungssprache hinaus und bietet ein Mittel fr die Kontrolle von
Informationsbestnden. Die Strken von SGML kommen dann zum Tragen, wenn Dokumente
von Arbeitsgruppen erstellt, als umfangreiche Kollektionen verwaltet und elektronisch in
unterschiedlichen Formaten verteilt werden sollen.
HTML
HTML (HyperText Markup Language) ist der soft- und hardwareunabhngige Standard zur
Verteilung, Organisation und Verbindung von Dokumenten im World Wide Web. HTML wurde
auf Basis von SGML entwickelt.
Whrend SGML die Regeln fr individuelle Dokumentformate in Gestalt von
!
DTDs erfordert, ist HTML eine allgemeingltige Beschreibungssprache.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

25

Als spezielle SGML-Applikation hat HTML eine eigene DTD und eine festgelegte Anzahl von
Markierungen zur Modellierung prsentationsorientierter generischer Dokumentstrukturen. Da
jede Applikation ihre individuellen Anforderungen hat und umfangreiche Formatierungen mit
HTML nicht mglich sind, ist HTML als generelles Repository-Format zum gegenwrtigen
Zeitpunkt noch nicht umfassend genug. Die einzigen Merkmale, die HTML zur Verfgung stellt,
sind einige wenige berschriften und Absatzformatierungen. Zum Aufbau eines unternehmenseigenen Repositories ist daher SGML besser geeignet, da es die Definition eigener DTDs
erlaubt. HTML ist dagegen lediglich fr die Verteilung der im Repository enthaltenen
Informationen ber das Web zweckmig.
Es gibt inzwischen drei Generationen von HTML-Tools. Der Schwerpunkt der ersten Generation
der HTML-Publikationstools liegt auf dem Seitenlayout. Diese Tools erfordern Kenntnisse in
HTML. Zwischen den Dokumenten gibt es keine Integrationsmglichkeiten und die Gre und
Bandbreite der Web-Site wird durch die Tools begrenzt. Die zweite Generation der HTML-Publikationstools untersttzt einen Import aus herkmmlichen Textverarbeitungen. Trotz Grenzen von
HTML wird das Layout beibehalten. Diese Tools erfordern geringe oder weniger fachliche
Kenntnisse in HTML und knnen eine Schnittstelle zwischen Dokumenten-ManagementSystemen und dem Web schaffen. Die zweite Tool-Generation ist unabdingbar fr Sites, die
mehrere Liveinformationsquellen nutzen. Hyperlinks werden verwaltet und auf dem neuesten
Stand gehalten.

Bei der Archivierung von HTML-Dokumenten drfen keine aktiven Links mehr
vorhanden sein. Die Dokumente mssen eingefroren und statisch sein.

Die Entwickler von HTML 3.0 haben dafr gesorgt, da der Standard nicht hnlich komplex wie
CALS oder andere klassische Spezifikationen fr die technische Dokumentation wird. Dies fhrt
allerdings dazu, da von den Programmierern oft anwendungsspezifische Erweiterungen des
HTML-Standards fr die erheblich differierenden Anforderungen von WWW-Anwendungen
gefordert werden.

HTML ist zum Zeitpunkt


Langzeitarchivierungsformat.

der

Drucklegung

nicht

geeignet

als

Kompressionsverfahren
In der Regel benutzen die meisten Komprimierungsverfahren TIFF als Eingangsformat. In
bestimmten Umgebungen knnen abweichende Eingangsformate in Abhngigkeit spezieller
Erfassungskomponenten vorkommen.
Fr sogenannte NCI-Dokumente (non-coded information, nichtkodierte Informationen) ist die
Kompression allgemein verbreitet, da die Dokumente im Speicher mehrere MegaByte belegen
knnen. Die meisten Kompressionsverfahren sind standardisiert.

26

Komprimiert werden sollten alle Objekte, die grafische, bildliche, akustische


oder Video-Formate besitzen und bei denen die Komprimierung eine
Speicherplatzreduktion von 80% oder mehr mit sich bringt.

Fr die Komprimierung von CI-Daten (coded information, kodierte Informationen) sind verschie dene proprietre Verfahren in Gebrauch. Der Einsatz von Festplattenoptimierungstools und
ZIP-Programmen ist fr die Archivierung nicht geeignet. Unkomprimierte Dateien bieten
auerdem die Mglichkeit, im Inhalt selbst zu suchen oder diesen fr die Indizierung
auszuwerten.

Dateien mit strukturierten oder unstrukturierten Daten, bei denen die


Komprimierungsrate unter 50% liegt, sollten nicht komprimiert werden.

ITU (CCITT)
Zur Komprimierung von Faksimiles (gescannten Images) wird meistens das weltweit
anerkannte, normierte und verlustfreie Komprimierungsverfahren nach ITU (International
Telecommunications Union), ehemals CCITT, Gruppe 4 verwendet. Die ITU-Norm wird von
allen Archivsystemanbietern sowie von allen Faxgerte- und Faxkartenherstellern untersttzt.
Die ITU-Kompression benutzt TIFF als Eingangsformat.

CCITT Gruppe 4 ist der Weltstandard fr Kompression im Bereich der


Archivierung.

Die Gruppe 4-Kompression bringt bei normalen Textdokumenten einen Kompressionsfaktor von
ca. 1:40. Das Dokument wird zeilenweise Bildpunkt fr Bildpunkt analysiert. Dabei werden
Bildpunkte gleicher Art zusammengefat. Das Verfahren ist daher fr die Kompression von
binren Dokumenten (schwarz/wei) besonders gut geeignet.

CCITT Gruppe 4 ist besonders fr die Archivierung von Schwarz/WeiFaksimiles geeignet.

CCITT Gruppe 4 komprimiert ein TIFF verlustfrei.

Das Gruppe 3-Kompressionsverfahren wird bei herkmmlichen analogen Faxgerten fr die


bertragung erzeugt. Es hat einen deutlich geringeren Kompressionsfaktor als Gruppe 4. Dies
liegt darin begrndet, da unkomprimierte Referenzzeilen als Wiederaufsetzpunkte benutzt
werden. Von den meisten Anbietern werden Konvertierungen von Gruppe 3 in Gruppe 4
angeboten.

CCITT Gruppe 3 ist aus Speicherplatzgnden weniger fr die Archivierung


geeignet und sollte vor der Speicherung in ein Gruppe 4-Dokument gewandelt
werden.

Es besteht auerdem die Mglichkeit, Textdokumente aus verschiedenen Programmen in TIFFImages mit Komprimierung nach Gruppe 4 zu wandeln. Hiermit ist ein unvernderliches, von
der erzeugenden Anwendung unabhngiges und standardisiertes Format gegeben. Der
Speicherbedarf erhht sich jedoch hierdurch deutlich.

In Abhngigkeit der Anwendung kann es auch sinnvoll sein, Datei-Dokumente


in ein TIFF mit Komprimierung nach CCITT Gruppe 4 zu wandeln, um eine
sichere Langzeitarchivierung zu ermglichen.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

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JPEG
JPEG ist ein Standard fr die Speicherung und Kompression von Farb- und Grauwertbildern,
der von der Joint Photographic Experts Group entwickelt wurde. Diese Gruppe stand unter der
Schirmherrschaft der drei Standardisierungsgremien ISO, CCITT (heute ITU) und IEC.

JPEG ist besonders fr Farb- und Grauwertbilder geeignet.

Das JPEG-Verfahren ist besonders bei Grauwert-, Farb- und Halbtonbildern effizienter als ITU
Gruppe 4. JPEG wird auch fr bestimmte Bildformate im Internet verwendet. Viele Web-Server
enthalten JPEG-Bilder.

JPEG komprimiert nicht grundstzlich verlustfrei. Auf die Einstellung der


Verarbeitung ist daher besonders zu achten.

Im Unterschied zu anderen Kompressionsverfahren kann der Benutzer von JPEG den


Kompressionsfaktor ber das Setzen von Parametern einstellen. Bei Einsatz von JPEG in
Archivsystemen ist auf die Implementierung eines verlustfrei komprimierenden Verfahrens zu
achten. Besonders fr die bildhafte Wiedergabe drfen durch die Kompression keine
Informationen unterdrckt werden.

Fr eine revisionssichere Archivierung darf nur eine verlustfreie Kompression


nach JPEG zum Einsatz kommen.

JBIG
JBIG (Joint Bitonal Image Group) ist eine Norm (ISO/IEC 11544) fr die verlustfreie
Komprimierung von Schwarz/Wei-Bildern im TIF-Format.

JBIG komprimiert Schwarz/Wei-Faksimiles verlustfrei.

Die JBIG-Komprimierung basiert auf einer arithmetischen Kodierung. Whrend man mit der
Hoffmann-Kodierung bei CCITT Gruppe 4 nicht in der Lage war, Symbole auch unterhalb der
Ein-Bit-Grenze zu komprimieren, konnte dieses Problem durch die arithmetische Kodierung
gelst werden. Das JBIG-Kompressionsverfahren kann Bilder bis zu 70% effektiver
komprimieren als das der TIFF Gruppe 4. Das bedeutet, da der Anwender durch die JBIGKompression mehr Bilder (kleinere Schwarz/Wei-Bilder) auf einen optischen Speicher
derselben Gre abspeichern kann, als mit einem anderen Kompressionsverfahren. Ein
weiterer Vorteil ist die Geschwindigkeitserhhung bei der bertragung von Bildern.

JBIG ist nicht so weit verbreitet wie ITU Gruppe 4 und wird derzeit nur von
wenigen Anbietern untersttzt.

Mehrere Anbieter von Dokumenten-Management-Technologien haben eine Allianz gegrndet,


mit dem Ziel, das neue JBIG-Kompressionsverfahren bekannter zu machen und dem Anwender
nher zu bringen.

28

Fr die Langzeitarchivierung mu abgewogen werden, ob die bessere


Komprimierungsrate im Verhltnis zur weiten Verbreitung von ITU Gruppe 4
bevorzugt werden soll.

MPEG
Die Motion Pictures Expert Group (MPEG) ist innerhalb der ISO fr die Bearbeitung weltweiter
Standards zur Kompression digitalisierter Bewegtbilder verantwortlich. Haupteinsatzgebiet ist
die Speicherung, der schnelle Transport und die Real-Time-Darstellung digitalisierter VideoSequenzen.

MPEG ist fr die Bereitstellung und Verteilung von digitalisierten FarbbildSequenzen gut geeignet.

Das MPEG-Verfahren steht im Wettbewerb zur CCITT/6 und DVI-Kompression. MPEG


reduziert Farbbilder im whlbaren Verhltnis 1:2 bis 1:200 bis auf etwa 50 KB pro Bild. Dabei
werden redundante Informationen auf Halbbildern einer Video-Sequenz entfernt. Bei der
Prsentation am Bildschirm wird dies durch die Eigenschaften des menschlichen Auges
ausgeglichen.

MPEG arbeitet nicht verlustfrei.


MPEG ist fr die revisionssichere Dokumenten-Archivierung nicht geeignet.

Die Farbkompression ist generell noch in der Entwicklung, und es ist nicht abzusehen, welches
Verfahren sich durchsetzen wird. Die vorhandenen Verfahren arbeiten nicht verlustfrei, so da
sie fr eine Archivierung von Dokumenten nicht in Frage kommen.

Medienformate
Die folgende Beschreibung bezieht sich nur auf die Standards digitaler optischer Speicher und
deren Formate. Die Aufzeichnungsverfahren sind in Abschnitt 4.5, die Speicherverfahren sind
in Abschnitt 5.2 beschrieben.
Digitale optische Medien, Laufwerke und Jukeboxen sind in einer engen Abhngigkeit zu
sehen und bilden in der Regel ein in sich geschlossenes System.
Fr digitale optische Speichermedien relevante Normen sind in Abschnitt 11 Normenverzeichnis fr digitale optische Speicher aufgefhrt.
CD-Format
Die CD-ROM-Technologie wurde ausgehend von dem Aufzeichnungsverfahren der fr die
Unterhaltungsindustrie eingefhrten Audio-CD-Technik entwickelt. Die Herstellung der CDROM ist identisch mit den Kopierverfahren fr Audio-CDs. CD-ROM-Medien wurden daher
zunchst nicht fr eine individuelle Speicherung, sondern fr die Herstellung vieler Kopien von
einer Masterdisk entwickelt. Die Kapazitt einer CD-ROM betrgt ca. 650 MB.
Fr die Archivierung werden Schreib-/Lese-Laufwerke (sogenannte CD-R) eingesetzt. Im
Gegensatz zur industriellen Vervielfltigung von CDs erlauben diese die individuelle
Aufzeichnung von Daten und Dokumenten. Diese Technik wird von zahlreichen Anbietern
untersttzt. Es werden sowohl Nur-Lese- als auch Schreib- und Lese-Laufwerke sowie
passende Jukeboxen angeboten.

Das CD-Medien-Format ist durchgngig standardisiert und weltweit verbreitet.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

29

Die CD-Technologie ist fr die Archivierung von Dokumenten in kleinen bis


groen Anwendungen geeignet.

DVD-Format
Die DVD (Digital Versatile Disk, ursprnglich auch Digital Video Disk) ist eine neue, seit 1995
in Entwicklung befindliche und von verschiedenen Firmen vorangetriebene Technologie, die vor
allem fr den Unterhaltungsmarkt - hnlich wie seinerzeit die Compact Disk - bestimmt ist. Die
physikalischen Abmessungen der DVD-Platte sind identisch mit der CD oder CD-ROM. Das
Aufzeichnungsformat ist jedoch anders und erlaubt die Speicherung von 4 bis 17 GByte pro
Platte. Dabei werden mehrere Speicherschichten (Layers) je Plattenseite fr die Speicherung
verwendet.
Die Zielrichtung bei der Entwicklung ist der Ersatz der Video-Tape-Recorder, weil auf einer
DVD Spielfilme in voller Lnge und hchster Qualitt aufgezeichnet werden knnen. Es ist
anzunehmen, da sich diese Technologie auch fr die Datenspeicherung einsetzen lt. Dabei
werden sowohl maschinell kopierte als auch individuell beschreibbare Verfahren in den
nchsten Jahren zur Verfgung stehen. Diese neue Technologie kann mglicherweise die CDund die 5-Speichertechnologie ersetzen.

Das DVD-Format ist noch nicht abschlieend definiert. Es werden zum


Zeitpunkt der Drucklegung nur wenige Produkte angeboten.

3-Format
Das 3-Format (90 mm) wird fr magneto-optische Medien verwendet. Sowohl das Gehuse
als auch das Medium ist durch den ISO-Standard 10090 definiert. Die Medienkapazitt betrgt
zum Zeitpunkt der Drucklegung nach ISO-Standard 128 oder 256 MegaByte pro Medium.
Es werden keine Jukeboxen fr 3-Medien und -Laufwerke angeboten.

Das 3-Format ist aufgrund der geringen Speicherkapazitt fr die


professionelle Archivierung nicht geeignet.

5-Format
Das 5-Format (130 mm) wird fr TrueWORM- und SoftWORM-Aufzeichnungsverfahren
verwendet (siehe Abschnitt 5.2). Gehuse und Medienformat sind durch die ISO-Normen
10089 und 9171 definiert. Die Medien und das Aufzeichnungsformat selbst sind nicht normiert.
Daher knnen die Medien nicht zwischen verschiedenen Laufwerken ausgetauscht werden.
Die Medienkapazitt betrgt zum Zeitpunkt der Drucklegung je nach Typ und
Aufzeichnungsverfahren zwischen 1300 und 2600 MegaByte pro Medium.
Es werden zahlreiche Jukeboxen fr 5-Medien und -Laufwerke angeboten.

Die 5-Technologie ist nicht durchgngig normiert.

Die 5-Technologie ist fr die Archivierung von Dokumenten in kleinen bis


groen Anwendungen geeignet.

30

12-Format
Das 12-Format (300 mm) wird von verschiedenen Anbietern in unterschiedlicher Technologie
angeboten. Das Format ist nicht normiert, und mit einer Normierung ist auch nicht mehr zu
rechnen. Daher knnen die Medien nicht zwischen verschiedenen Laufwerken ausgetauscht
werden. Die Medienkapazitt betrgt zum Zeitpunkt der Drucklegung zwischen 2600 und
16000 MegaByte pro Medium je nach Typ. Die meisten Medien werden als TrueWORM
angeboten (siehe Abschnitt 5.2).
Es werden zahlreiche Jukeboxen fr 12-Medien und -Laufwerke angeboten.

Die 12-Technologie ist nicht durchgngig normiert. Die technischen


Aufzeichnungsverfahren sind inkompatibel.

Die 12-Technologie ist besonders fr die Archivierung von Dokumenten in


sehr groen Anwendungen geeignet, wo es darauf ankommt, groe
Dokumentenmengen im direkten Zugriff zu haben oder die tglich zu
archivierende Dokumentenmenge die Kapazitt eines kleineren Mediums
bersteigt.

14-Format
Das 14-Format (356 mm) wird nur von einem Hersteller angeboten und ist ISO-normiert. Die
Medienkapazitt betrgt zum Zeitpunkt der Drucklegung zwischen 6800 und 25000 MegaByte
pro Medium je nach Typ.
Es werden Jukeboxen fr 14-Medien und -Laufwerke von einem Hersteller angeboten.

Die 14-Technologie ist besonders fr die Archivierung von Dokumenten in


sehr groen Anwendungen geeignet, wo es darauf ankommt, groe
Dokumentenmengen im direkten Zugriff zu haben oder die tglich zu
archivierende Dokumentenmenge die Kapzitt eines kleineren Mediums
bersteigt.

Aufzeichnungsverfahren
Die Unterschiede der einzelnen Aufzeichnungsformate und -verfahren zwingen zu einer
Entscheidung fr ein System auch bei teilweise vorhandenen und eingehaltenen Normen und
Standards.

Im Prinzip ist fr kein Medium die Austauschbarkeit gewhrleistet, da diese


von der Anwendung, mit der die Dokumente archiviert werden, abhngig ist.

ISO 9660
Das Aufzeichnungsverfahren fr CDs ist standardisiert und in verschiedenen farbigen
Bchern geregelt.
Wesentlich fr den CD-ROM- und CD-Recordable-Bereich ist das Red und das Yellow Book.
Das Green Book enthlt vorwiegend Festlegungen fr den Multimedia-Bereich. Das Orange
Book legt die Aufzeichnungsverfahren und -formate fr CD-R und CD-Rewritable-Medien fest.

Das ISO 9660-Verfahren gilt fr alle CDs, ist weit verbreitet und relativ
zukunftssicher.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

31

Compact-Disc-Standards
Red

Book

CD-

AUDIO

IEC

908

Green

Book

CD-I

1. Data
2. Audio
& Video
(Compressed)

Operating
System

Yellow
CD-ROM
Physical
Format
ISO 10149

Book
CD-ROM
Mode 1
File Format
ISO
9660 CD-ROM XA
Data Mode 2
File Format
1. Data
2. Audio
& Video
(Compressed)

Orange

Book

1. CD-MO

2. Write
Once
CD

04050103

Abbildung 3:

Compact Disk Standards

ISO 13446
Bei der Standardisierung von Aufzeichnungsverfahren besitzt die Norm ISO 13446 (UDF) in
ihrer Ausprgung Micro-OSTA-Standard gute Chancen, sich knftig durchzusetzen. Sie
ermglicht die sichere Aufzeichnung mit automatischer Prfung, ob richtig und vollstndig
geschrieben worden ist. Das Verfahren ist betriebssystemunabhngig und definiert im
Gegensatz zur ISO 9660 auch die File-Formate. UDF ist die Grundlage fr die Aufzeichnung im
DVD-Verfahren (siehe oben).

Die ISO 13446 beseitigt die Unzulnglichkeiten der ISO 9660 und wird sich in
Zukunft durchsetzen. Zum Zeitpunkt der Drucklegung ist sie jedoch erst in
wenigen Produkten realisiert.

IEEE ECMA 167


Bei der ECMA 167 und 184 handelt es sich um die Beschreibungen von Aufzeichnungs- und
Fileformaten fr nur einmal beschreibbare Medien (siehe Abschnitt 5.2). Das Format wird von
zahlreichen Archivsystemanbietern untersttzt. Die Norm garantiert allerdings nicht den
Austausch zwischen den Systemen verschiedener Anbieter. Im Strungsfall knnen die Medien
jedoch mit einfachen Tools ausgelesen werden.

ECMA 167 und 184 sind die


professionellen Archivsystemen.

Basisaufzeichnungsformate

in

vielen

Standards fr Dokumenten-Management-Software
Verschiedene Gremien arbeiten zur Zeit an einer Vereinheitlichung der Speicherung und des
Retrievals von Dokumenten. Hierzu gehren als wichtigste Gruppen ODMA, DMA und WfMC.
ODMA
Die ODMA-Gruppe (Open Document Management API) setzt sich aus fhrenden Herstellern
zusammen und ist als Standardisierungsgremium innerhalb der AIIM (Association for
Information and Image Management, USA) organisiert. ODMA ist ein standardisiertes
Highlevel-Interface zwischen Desktop-Applikationen und Dokumenten-Management-Systemen.

32

ODMA ermglicht die einfache Einbindung von DMS-Funktionen in ClientAnwendungen.

Es handelt sich um Schnittstellen und Funktionen auf der Client-Seite fr den Zugriff auf
Dokumenten-Management-Systeme und die Anzeige von Informationen. DokumentenManagement-Systeme und Anwendungen knnen mit Hilfe der ODMA-Spezifikationen nahtlos
integriert werden.

ODMA ist ein weit verbreiteter Standard, der von den meisten Anbietern von
Dokumenten-Management-Systemen untersttzt wird.
Anwendung

Anwendung

Editor o. a.

Editor o. a.

...

Anwendung
Editor o. a.

ODMA
Dokument
Manager Client

...

Dokument
Manager Client

API
DMA - Middleware Layer
SPI
Dokumentraum
(Repository/Engine) #1
Abbildung 4:

......

Dokumentraum
(Repository/Engine) #n

ODMA im Verhltnis zu DMA

Applikationen knnen die ODMA-Funktionsschnittstellen nutzen, um Aktionen in einem


Dokumenten-Management-System zu starten. Dem Benutzer von Desktop-Applikationen
erscheinen die durch ODMA bereitgestellten Dokumenten-Management-Services wie
Erweiterungen der Applikationen. ODMA-Funktionen arbeiten mit einer universellen DokumentID fr eine persistente und portable Identifikation der Dokumente. Die Dokument-ID ersetzt in
den Applikationen den Dokumenten-Dateinamen.
ODMA ist plattformunabhngig, lediglich die bentigten Datentypdefinitionen und BindeInformationen sind plattformspezifisch. Die Schnittstellen sind relativ einfach ohne grere
Restrukturierungsmanahmen in existierende Applikationen einzufgen. ODMA reduziert
dadurch den Aufwand und die Komplexitt, die fr die Installation und den Betrieb von
Dokumenten-Management-Systemen erforderlich sind. Was die Nutzung unterschiedlicher
Dokumenten-Management-Systeme
anbelangt,
wird
die
Entwicklungslast
der
Applikationsentwickler verringert. Durch Nutzung von ODMA integriert eine Anwendung
potentiell alle untersttzenden Dokumenten-Management-Systeme. Dies gilt genauso
umgekehrt fr Dokumenten-Management-Systeme und ODMA-kompatible Anwendungen.
DMA
Die DMA (Document Management Alliance), die als Projektgruppe innerhalb der AIIM (Association for Information and Image Management, USA) organisiert wurde, ist das Ergebnis des
Zusammenschlusses von drei vorangegangenen Standardisierungsinitiativen im klassischen
Dokumenten-Management-Umfeld: ISO-Gruppe DFR (Document Filing and Retrieval, ISO
10166), DEN (Document Enabled Networking) und Shamrock Document Management
Coalition.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

33

Die DMA, der sich mittlerweile ber 130 Unternehmen angeschlossen haben, entwickelt diese
Anstze weiter und hat zum Ziel, eine Interoperabilittsinfrastruktur zur Verfgung zu stellen,
um konsistente Such- und Zugriffsmglichkeiten und ein plattformunabhngiges Management
gemeinsam genutzter Dokumentenbestnde zu gewhrleisten. ber ein DMA-System haben
Benutzer einen einheitlichen, transparenten, kontrollierten und zuverlssigen Zugriff auf
Dokumente verschiedenster Quellen, unabhngig von ihrem Ort und der Form, in der sie
existieren. Mit Hilfe der DMA-Spezifikationen knnen neue Dokumentsammlungen und neue
Dokumenten-Management-Software ber verschiedene Plattformen und Systeme hinweg
einfach integriert werden. Daneben erlaubt das Modell, da Dokumenten-ManagementSysteme mit verschiedenen Fhigkeiten und unterschiedlicher Performance in einem einzigen
DMA-System nebeneinander existieren knnen.

Die DMA standardisiert eine Middleware fr Dokumenten-Management-Systeme.

Das DMA-Objektmodell beinhaltet ein skalierbares, robustes Datenmodell, das die Integration
verschiedenster Dokumenten-Management-Applikationen und -Dienste vereinfacht. Objekte
werden dabei im klassischen objektorientierten Sinn betrachtet - als Abstraktion von Daten und
Methoden, die mit diesen Daten operieren. Auf die Merkmale und Methoden der DMA-Klassen
wird ber Microsoft-COM-Interfaces zugegriffen.
Die DMA-Architektur umfat drei Interface-Ebenen fr die Integration von DMA-Middleware:
DMA-Application-Interface (API), das sich ber der DMA-Middleware befindet,
DMA-System-Integration-Interface, ber das im Auftrag von Applikationen auf DMASysteme zugegriffen wird,
DMA Service-Integration Interface zur Plug-and-Play Integration von Diensten in
verschiedenen Systemimplementationen.
Der Zugriff auf ein DMA-System wird ber Zugriffspunkte (wenn Clienten mit dem DMA-System
zusammenarbeiten) und Servicepunkte (fr Dienste, die unter dem DMA-System integriert sind)
bereitgestellt.
Client Desktop
Document
Application

Doc-Space
Document

Uniform View
Delivered by
DMA

Property

Vertical applications
Desktop utilities
Administration tools
Companion applications

Value

Point of Access
Connectivity
DMA Coordination

DMA Middleware
Network Servers
DMA

Abbildung 5:

Point of Service
Pluggable
Service

...

Document Spaces
Conversions
Content Services
Libraries, Databases,
File Systems

Client-Server-Modell der DMA

DMA-Middleware sorgt fr die Verteilung der Zugriffe, so da sich Clienten und Server
entweder auf derselben Plattform, auf verschiedenen Systemen eines Netzwerkes, in
verschiedenen Netzwerken oder an entfernten Orten eines unternehmensweiten oder
unternehmensbergreifenden WANs befinden knnen.

34

Fr den Client bietet DMA eine einheitliche Sicht auf alle Dokumententypen, unabhngig von
ihrem Ort, ihrer Erstellung usw. Die DMA-Spezifikationen umfassen zudem ein ContainmentModell, das die Semantik von Objekten, die andere Objekte beinhalten, beschreibt.

Der DMA-Standard ist zuknftig die Grundlage fr die Nutzung von Clientund Server-Programmen sowie Dokumenten-Repositories verschiedener
Hersteller in einem bergreifenden System (EDMS Enterprise Document
Management System).

Es wird erwartet, da die Schwerpunkte der Arbeit der DMA knftig insbesondere bei der
Interoperabilitt mit ODMA und den Spezifikationen der WfMC, in der Intensivierung der Arbeit
an der DMA/Internet-Interoperabilitt sowie in zustzlicher Untersttzung im Bereich
zusammengesetzter, komplexer Dokumente (Compound Documents) liegen werden.
WfMC
Das wichtigste Standardisierungsorgan im Workflow-Bereich ist die WfMC (Workflow
Management Coalition, Belgien), ein internationaler Zusammenschlu von mittlerweile ber
180 Workflow-Anbietern, Anwendern, Systemintegratoren, Beratern und Wissenschaftlern. Das
Ziel der Koalition ist die Entwicklung von Softwarespezifikationen und Standards, um so die
Voraussetzungen fr die Interoperabilitt verschiedener Workflow-Produkte und -Komponenten
in unterschiedlichen Umgebungen zu schaffen. Auf diese Weise sollen der Investitionswert
gesteigert und das Risiko bei der Beschaffung von Workflow-Produkten vermindert werden.
Daneben soll der Workflow-Markt durch ein steigendes Bewutsein fr Workflow weiter
expandiert werden.
Die Workflow Management Coalition gliedert sich in zwei Hauptkomitees, in denen es jeweils
mehrere Arbeitsgruppen gibt. Eine Arbeitsgruppe der Koalition beschftigt sich mit der
Entwicklung eines Referenzmodells fr Workflow-Management-Systeme, das die Grundlage fr
die brigen Arbeitsgruppen ist. In dem Modell werden allgemeine Charakteristiken, Funktionen
und Schnittstellen von Workflow-Systemen beschrieben.
Process
Definition
Tools
Interface 1

Workflow
Engine(s)

Workflow Enactment
Service
Interface 2

Workflow
Client
Applications

WfMC

Interface 4

Administration
&
Monitoring Tools

Interface 5

Workflow API and Interchange formats

Workflow
Engine(s)

Other Workflow
Enactment
Service(s)

Interface 3

Invoked
Applications
03070106

Abbildung 6:

Workflow Reference Model

Das Modell beinhaltet fnf Kategorien von Standards, die die Interoperabilitt und
Kommunikation verschiedener Workflow-Produkte und -Komponenten gewhrleisten sollen:

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

35

Interface 1: Process Definition Tools,


Interface 2: Workflow Client Applications,
Interface 3: Invoked Applications,
Interface 4: weitere Workflow-Enactment-Services,
Interface 5: Administration und Monitoring Tools.
Das Interface 1 der Workflow Management Coalition soll fr eine grere Flexibilitt bei den
Tools zur Prozedefinition sorgen.
Die Runtime-Umgebung fr die Prozeausfhrung wird von dem Workflow-Enactment-Service,
der ein oder mehrere Workflow-Engines beinhalten kann, zur Verfgung gestellt. Der
Enactment-Service unterscheidet sich von den Applikationen und Endbenutzer-Tools, die
benutzt werden, um die eigentlichen Arbeitsschritte auszufhren. Zur Bereitstellung eines
kompletten Workflow-Systems sind oft mehrere Standard- oder applikationsspezifische Tools in
den Enactment-Service zu integrieren. Diese Integration kann zwei Formen annehmen:
Invoked Application Interface (Interface 3), mit Hilfe dessen die Workflow-Engine bestimmte
Applikationen aktivieren kann. Typischerweise ist diese Integration serverbasiert und
ohne Benutzerinteraktion, wie etwa die Weitergabe von Daten zu einem Host-System.
Workflow Client Application Interface (Interface 2), durch das die Workflow-Engine mit den
Applikationen zusammenarbeitet, die die Benutzer bei der Ausfhrung ihrer Arbeit
untersttzen. Das Interface 2 stellt z.B. API-Aufrufe fr Verbindungsaufbau und
Verbindungsauflsung, Kontrollfunktionen fr Prozesse und Aktivitten, Statusfunktionen
oder Kommandos zur Manipulation der Worklists zur Verfgung.
Ein Hauptziel der Koalition ist die Definition von Standards, die den Austausch von
Arbeitsschritten verschiedener Workflow-Systeme unterschiedlicher Hersteller erlauben
(Interface 4 des Referenzmodells).

Die WfMC garantiert das Zusammenwirken von Systemen unterschiedlicher


Hersteller.

Die Interoperabilitt kann von einer einfachen Weiterleitung von Aufgaben bis hin zu WorkflowSystemen mit dem kompletten Austausch von Prozedefinitionen und allen workflowrelevanten
Daten reichen. Eine Ausprgung der Kommunikationsschnittstelle (Interface 4 des
Referenzmodells) ist das MAPI-basierte (Messaging Application Programming Interface)
Workflow-Framework von Microsoft. Das MAPI-Workflow-Framework (MAPI-WF) ist ein
Standard fr die Definition der Kommunikation und Interoperabilitt zwischen verschiedenen
Workflow-Systemen.
Das Interface 5 der Workflow Management Coalition soll die Kombination der Administrationsund Monitoring-Tools eines Herstellers mit der Workflow-Enactment-Service-Engine eines oder
mehrerer anderer Hersteller gestatten. Eine standardisierte Schnittstelle wrde die komplette
Aufzeichnung des Arbeitsflusses durch die gesamte Organisation erlauben, unabhngig davon,
mit welchen Systemen gearbeitet wird.

Die WfMC setzt die Standards fr alle Workflow-Systeme.

In den nchsten Jahren wird wohl kaum ein Workflow-Produkt konkurrenzfhig sein, das die
Standards der WfMC nicht einhlt.

36

Qualittsicherung
Bei der Qualitt der Dokumenten-Management- und Archivsoftware ist zwischen
der Qualitt von Standardsoftware,
der Qualitt von individuell erstellter Software fr die jeweilige Anwendung und
der Qualitt der Prozesse und Verfahren beim Anwender selbst
zu unterscheiden.
ISO 9000
Das Normenwerk der DIN EN ISO 9000 umfat verschiedene Abstufungen bezglich:
Qualittsmanagement (QM),
Qualittssicherung (QS) und der
Qualittsdarlegung.
Entsprechend des Ttigkeitsbereiches eines Unternehmens kommt die ISO 9001 (Design,
Entwicklung, Produktion und Montage und Wartung) bzw. 9002 (Produkte und Montage) zum
Tragen. DIN EN ISO 9004 ist ein Leitfaden fr das Qualittsmanagement und stellt die
Elemente eine QM-Systems vor.
Anliegen der Normengruppe DIN EN ISO 9000 ist es, das Verhltnis zwischen Unternehmen
und Kunde zu regeln. Um der Normengruppe gerecht zu werden, mssen im Unternehmen
eine Ablauforganisation (beschriebene und beherrschte Ablufe) und eine Aufbauorganisation
(definierte und beschriebene Aufgaben und Verantwortlichkeiten) bestehen. Die ISO-Norm
macht in diesem Zusammenhang keine festen Vorgaben, vielmehr sind es die Unternehmen
selbst, die ihren Qualittsbegriff definieren, dokumentieren und darlegen. Im Rahmen der ISOZertifizierung wird jedoch ein Qualittsmanagement-System entwickelt, welches Abweichungen
von der selbst definierten Qualitt verhindern soll. Das System zeigt nicht nur Abweichungen
vom Qualittsstandard auf, sondern gibt entsprechende Verfahren zur Korrektur und
Einhaltung des Qualittsstandards vor.
Die vorliegenden Grundstze der elektronischen Archivierung sollten als Grundlage fr die
Ausgestaltung der Qualitt der Archivierung von Dokumenten im Rahmen eines ISO 9000Systems verwendet werden.

Eine Zertifizierung nach ISO 9001 stellt eine Aussage ber die Qualitt der
Prozesse dar.
Eine Zertifizierung nach ISO 9001 stellt keinen Qualitts- und
Sicherheitsmastab fr ein Produkt dar.

CMM
Vom amerikanischen Softwareinstitut wurden Regeln (CMM) fr die Erstellung von Produkten
aufgestellt, die einer ISO-9000-Zertifizierung vergleichbar sind. Im Gegensatz zu ISO 9000
beinhaltet CMM auch einen Qualittsmastab fr das Produkt. CMM schliet
Programmierungsrichtlinien, Wartbarkeit, Versionsmanagement, Modularitt, Prfverfahren etc.
ein.

CMM beinhaltet auch einen Qualittsmastab fr die Programmierung.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

37

Hardwarekomponenten
Erfassungssysteme
In Abschnitt 2 wurde ausgefhrt, da in einem Dokumenten-Management-System eine Vielzahl
unterschiedlicher Dokumentarten verwaltet werden knnen. Codierte Information kann direkt in
das DV-System bernommen werden, analoge Informationen, die in unstrukturierter Form
vorliegen, mssen mit Hilfe von Erfassungssystemen digitalisiert werden. Die zur Zeit
wichtigste Erfassungseinheit fr analoge Dokumente ist der Scanner, mit dessen Hilfe alle
Arten von Papierdokumenten konvertiert werden knnen. Zuknftig werden mglicherweiser
auch Sprachdokumente und Bewegtbilder Gegenstand der Archivierung werden. Diese werden
durch Mikrofone bzw. Kameras erfat. Daneben besteht die Mglichkeit des Imports von
Dateien beliebigen Formates.
Scanner
Der Scannproze ist im Grunde bei allen Gerten hnlich. Der Scanner tastet mit Hilfe von
opto-elektronischen Elementen die Helligkeits- oder Farbwerte des Dokumentes ab. Die derart
entstehenden analogen Spannungssignale werden im nchsten Schritt digital gewandelt. In der
Regel werden Zeilenscanner mit einer Reihe von lichtempfindlichen Sensoren eingesetzt.
Auflsung
Unter der Auflsung ist die Anzahl der abgetasteten Bildpunkte pro Lngeneinheit zu
verstehen. In der Praxis wird diese in dots per inch (dpi) angegeben und bewegt sich
zwischen 200 und 400 dpi bei Schwarz/Wei-Scannern und 200 bis 1200 dpi bei
Farbscannern. Die notwendige Auflsung ergibt sich bei Schriftgut insbesondere aus der
zugrundeliegenden Schriftgre. Die Auflsung hat nennenswerten Einflu auf die
entstehende Dateigre und sollte deswegen so klein wie mglich gehalten werden, ohne da
es zu einem Informationsverlust kommt.

Das vom Scanner abgetastete, unkomprimierte und an das Archivierungssystem bergebene Pixelformat gilt als Originalquelle, die verlustfrei
komprimiert werden mu.

Fr Dokumente im Broumfeld (s/w) ist eine Auflsung von 200 bis 300 dpi in
der Regel ausreichend.

Bi-Level, Graustufen, Farbe


Neben der Auflsung ist die Tonalitt ein entscheidender Faktor fr die bildgetreue Wiedergabe
eines Papierdokumentes. Whrend Schwarz/Wei-Scanner fr die Beschreibung eines
Bildpunktes ein Bit bentigen, sind fr die Wiedergabe von Halbtondokumenten je nach Anzahl
der Graustufen 4 (16 Graustufen) bis 8 Bit (256 Graustufen) notwendig. Bei der
Farbdarstellung wird jedem Bildpunkt eine der Farben Rot, Grn oder Blau zugeordnet. Bei
einer Farbtiefe von 8 Bit entstehen so 16,8 Millionen Farben. Die meisten professionellen
Dokumentenscanner arbeiten heute als Schwarz/Wei-Scanner, da die Datenmengen beim
Halbton- oder Farbscanning sehr gro sind und heutige Netzwerkstrukturen und
Arbeitsplatzrechner stark belasten. Zudem ist die erreichte Qualitt fr die verlustfreie,
bildhafte Wiedergabe des zu erfassenden Belegguts in der Regel ausreichend.

38

Ausgabetechnik bzw. Schnittstellen


Es mu hier zwischen Video- und SCSI-Scannern unterschieden werden. Die verwandte
Technik hngt in erster Linie von der zu bergebenden Datenmenge ab. Die bertragungsrate
des SCSI-Interface und die Geschwingkeit des Bus-Systems des eingesetzten Arbeitsrechners
sind begrenzt. High-Speed-Scanner sind deswegen ber ein sogenanntes Video-Interface mit
dem Rechner verbunden. Die intelligente Interface-Karte bernimmt dann die Kompression und
Dekompression der Raster-Images.

Es wird eine Ausgabe als TIFF-Datei mit ITU-Kompression empfohlen.

Bauarten
Im Bereich des Dokumenten-Managements werden vorrangig Flachbett- und Einzugscanner
verwendet. Flachbettscanner eignen sich fr Belegmengen von einigen hundert bis zu
zweitausend Dokumenten pro Tag. Die Abtastung ist hnlich wie bei einem Fotokopierer, die
Abtasteinheit wird unter dem auf dem Flachbett liegenden Dokument durchgezogen. Es
knnen einzelne Bltter oder gebundene Dokumente gescannt werden. Hochwertige
Flachbettscanner knnen auch mit einem Einzelblatteinzug (Automatic Document Feeder ADF)
fr den Stapelbetrieb ausgerstet werden.
Sollen mehr als 1000 Dokumente pro Tag gescannt werden, kommen sogenannte
Einzugscanner zum Einsatz. Diese haben nominale Leistungen bis zu 200 Belege/Minute und
knnen in Handanlage oder mit einem Feeder betrieben werden. Der Durchsatz bei der
Handanlage ist durch die Geschwindigkeit der Bedienperson begrenzt, doch auch im
Feederbetrieb ist der Durchsatz deutlich niedriger als die Nominalleistung, da es hier zu
Papierstau und Doppeleinzug kommen kann.
Wenn gleichzeitig die Vorder- und Rckseite der Belege gescannt werden mssen, knnen
Duplexscanner (beidseitiges Scannen) eingesetzt werden. Diese habe zwei Abtastzeilen und
verarbeiten ein solches Dokument in einem Arbeitsgang.

Beim Einsatz eines Duplexscanners kann eine geeignete Software eingesetzt


werden, die bei Bedarf leere Rckseiten verllich erkennt und lscht.

Grundstzlich ist bei den Durchsatzzahlen der Hersteller zu bercksichtigen, da auch das
organisatorische Umfeld optimal auf den Proze angepat sein mu. Der reale Durchsatz wird
je nach Einsatzfeld und Anwendung erheblich von den technisch mglichen Werten abweichen.
Weitere Scannertypen
Fr bestimmte Anwendungen, z.B. Kundenakten, kann es sinnvoll sein, vorliegende
Mikrofilmarchive zu konvertieren. Hierfr knnen spezielle Mikrofilmscanner eingesetzt werden,
die alle Arten von Mikroformen wie Mikroplanfilm, Rollfilm, Filmlochkarten etc. mit Auflsungen
bis zu 400 dpi scannen. Die Bildqualitt ist stark von der Gte der Mikrofilme abhngig.
Kamerascanner werden zur Aufnahme von Grauwert- und Farbbildern eingesetzt. Daneben
sind sie auch fr die Aufnahme dreidimensionaler Objekte geeignet. Kamerascanner werden
inzwischen auch in digitalen Fotoapparaten eingesetzt. Da sie ein Bild in einem Arbeitsgang
vollstndig erfassen knnen, sind sie wesentlich schneller als Zeilenscanner.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

39

Trommelscanner arbeiten mit teuren Photomultiplier-Rhren (PMTs), die extrem


lichtempfindlich sind. Sie sind fr professionelle Anwendungen, wie die Digitalisierung von
Luftbildern und groformatigen Vorlagen (Formate A1, A0) geeignet. Durch versetzte
Mehrfachabtastung erlauben Trommelscanner eine sehr hohe Auflsung. Trommelscanner
werden auerdem beim Fotosatz benutzt.
Bildverbesserung und Blindfarben
Die Qualitt eines Scanners wird in erster Linie durch dessen Verarbeitungsgeschwindigkeit
und die Bildqualitt bestimmt. Durch den Einflu der Marketing- und Werbeabteilungen
entstehen immer individuellere Dokumente, die sich durch verschiedenartige Farben und
Schattierungen auszeichnen. So mu beim Scannen z.B. die Entscheidung getroffen werden,
ob ein blauer Hintergrund schwarz oder wei dargestellt werden soll. Hier kommen dann
speziell entwickelte Karten (Image-Boards) und Algorithmen zum Einsatz, die neben dem
einzelnen Bildpunkt auch dessen Umgebung betrachten und auf dieser Basis den Kontrast und
die Helligkeit des Scanners steuern.
In der Regel fhrt der Einsatz einer solchen Karte zu deutlich besseren Ergebnissen. Vor
Einsatz des Scanners mu trotzdem in einem Test mit reprsentativen Belegen entschieden
werden, inwieweit solche Optionen aktiviert werden drfen. Dabei ist selbstverstndlich
ausschlielich darauf zu achten, da der Informationsgehalt des Dokumentes vollstndig
erhalten bleibt, auch wenn dadurch die Dateigre ansteigt.
Die meisten Scanner werden (hufig optional) mit zustzlichen Funktionen zur Verbesserung
der Bildqualitt ausgerstet, damit auch schlechte Vorlagen verarbeitet werden knnen.
Einige Farben fhren bei Schwarz/Wei-Scannern zu Erkennungsschwierigkeiten. In
Abhngigkeit von der eingesetzten Lichtquelle knnen bestimmte Farben nicht erkannt werden
und verschwinden in der Wiedergabe. Mssen Informationen in diesen Farben bernommen
werden, ist dies ein wichtiges Prfkriterium bei der Scannerwahl.
Diese Eigenschaft von Scannern kann aber auch gezielt eingesetzt werden, um z.B. bei
Formularen den Hintergrund auszublenden. Man spricht dann von Blindfarben. Auf diese
Weise kann der erforderliche Speicherplatz erheblich reduziert werden. Standardmig werden
die Scanner mit einer grnen Lampe ausgerstet, wodurch als Blindfarbe grn zur Verfgung
steht. Ein grner Hintergrund von Formularen, wie er z.B. bei Banken und Versicherungen
vorkommt, wird dann wei dargestellt. Fr die meisten Scanner sind andere Lampen
einsetzbar, so da auch andere Farben als Blindfarbe gewhlt werden knnen (typischerweise
gelb oder rosa).

Mit der Revision ist abzustimmen, ob eine Bildverbesserung vor der


Archivierung zulssig ist. Sie kann im Bedarfsfall auch nur bei der Darstellung
am Bildschirm eingesetzt werden, um die Lesbarkeit zu erhhen.

Mikrofon
Durch die zunehmende Abwicklung von Geschften am Telefon steigt auch die Bedeutung der
Archivierung von Sprachaufzeichnungen. Die Menge der Informationen wird dabei so weit
reduziert, da Speicherplatzbedarf und Erkennbarkeit in einem ausgewogenen Verhltnis
stehen. Fr den Anschlu von Mikrofonen werden Standardinterfaces genutzt. Die
Aufzeichnung erfolgt softwaregesttzt und parametrisierbar zunchst auf Festplatte. Eine
anschlieende Archivierung der erzeugten Sprachdatei ist mglich. Derzeit existieren noch
keine allgemeingltigen Formate, Komprimierungsverfahren und Mindestqualittsvorschriften fr
Sprachaufzeichnungen.

40

Fr die Speicherung und Komprimierung


existieren noch keine Normen und Standards.

von

Sprachaufzeichnungen

Kamera
Seit geraumer Zeit werden kompakte und bezahlbare Digital-Fotokameras angeboten, die sich
in ihren Ausfhrungen kaum von normalen Kompaktkameras unterscheiden.
Ein Bildsensor liest das Motiv elektronisch ein. Die Aufnahme wird auf Chipkarten mit
Kapazitten von 2 bis 20 MB gespeichert und kann dann direkt an einen Computer
weitergegeben werden. Einstellungen bezglich der Belichtung erfolgen automatisch. Der
Bildsensor, der die Foto-Informationen aufnimmt, besteht aus einer Vielzahl von CCDs (Charge
Coupled Devices, zu deutsch: ladungsgekoppelte Elemente). Die CCDs wandeln die
Informationen in digitale Signale. Je hher die Anzahl der CCDs, desto besser ist die Schrfe
des Bildes.
Die Auflsungen sind derzeit noch schlechter als die von Diafilmen. Sie werden in
Linienpaaren angegeben, welche je nach Hersteller zwischen 195 und 364 Linienpaaren
variieren. Dies entspricht einer Auflsung von maximal 768 x 576 Pixel bei 16,7 Millionen
Farben. In der Regel werden die Aufnahmen in den Formaten TIFF, BMP und JPEG erzeugt.
ber eine entsprechende Software werden die Aufnahmen an einen Computer bergeben,
wobei darauf zu achten ist, da die Software einen berblick der Bilder zur Vorauswahl
anbietet.

Die Verwendung von digitalen Aufnahmen fr die Archivierung von Bildern ist
dann zulssig, wenn erwiesenermaen keine Bildmanipulationen erfolgt sind.
Digitale Aufnahmen von herkmmlichen A4-Dokumenten aus dem Broumfeld
sind fr eine revisionssichere Archivierung nicht geeignet.

Video
Mittels Spezialinterfacekarten und zugehriger Software ist die Wandlung von analogen,
farbigen Videos mglich. Die Software bietet in der Regel umfangreiche
Bildmanipulationsmglichkeiten. Videos knnen auch mit digitalen Video-Kameras
aufgezeichnet werden. Als Speicherformat werden unterschiedliche Standards wie DVI, MPEG
und andere benutzt. Zur Verringerung der Datenmenge wird bei der Speicherung hufig mit
Halbbildern, Vernderungsdifferenzen von einem Bild zum nchsten, Farbtiefenreduktion und
anderen Datenreduktionsverfahren gearbeitet. Bei der Kompression erfolgt eine weitere
Datenreduktion, die individuell parametrisierbar ist. Beim Bewegtbild wird die Reduktion durch
die Eigenschaften des menschlichen Auges ausgeglichen. Die Qualitt liegt dabei heute hufig
noch unter der eines Fernsehbildes.

Die
Verwendung
von
Video-Techniken
und
zugehrigen
Komprimierungsverfahren ist fr die revisionssichere Archivierung von
Dokumenten weder geeignet noch zulssig.

Digitalisierte Videos werden hufig auf optischen Speichermedien angeboten.


Dieses Verfahren dient der Distribution und ist nicht mit einer Archivierung zu
vergleichen.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

41

Speichersysteme
Durch die Speicherung auf digitalen optischen Medien ist ein elektronisches Dokument im
Prinzip besser vor Verlust, unberechtigtem Zugriff und Vernderung geschtzt als Papier in
einem herkmmlichen Aktenordner.

Der Gesetzgeber schreibt nicht den Einsatz digitaler optischer Speichersysteme vor. Es wird kein spezielles Medium fr die Archivierung vorgegeben.

Speichertechnologien
Digitale optische Speicher erzeugen die zu speichernden Informationen mit optischen Mitteln
(d.h. vorwiegend durch Laser-Licht) und benutzen auch fr die Lesevorgnge Halbleiter-Laser.
Die digitalen optischen Speicher sind in folgende Bereiche unterteilt:
rotierende Plattenspeicher (Optical Disk),
Bandspeicher (Optical Tape),
Kartenspeicher (Optical Card) und
Festkrperspeicher (holografische Speicher).
Die beiden erstgenannten werden als Massenspeicher fr DV-Systeme wie Archiv-,
Dokumenten-Management- und Workflow-Systeme eingesetzt. Holografische Speicher
befinden sich erst in der Entwicklung. Kartenspeicher haben fr die Archivierung und die
genannten Systeme keine Bedeutung.

Digitale Optische Speicher


O
Card
ptical
Rotierend

Band

Lschbar
(Rewritable)

Nicht lschbar
(WORM)

3"
5"

Multifunction
Rewritable /
WORM 5 1/4"

Holographie

Nur Lesen
(ROM)

Nur Lesen
(ROM)

5"

CD-ROM

Nicht lschbar
(WORM)

12"

DVD

12"

14"

CD-R

CD-R

Abbildung 7:

Karte

Lschbar
(Rewritable)

bersicht optische Speicher

Die Aufzeichnungsverfahren der ersten drei oben genannten Medientypen sind vergleichbar,
lediglich das Trgermaterial ist unterschiedlich. Optische Platten-, Band- und Kartenspeicher
sind als nur einmal beschreibbare Speicher (z.B. als WORM, Write Once Read Many)
verfgbar. Fr die optischen Plattenspeicher werden auerdem wiederbeschreibbare
(vergleichbar den magnetischen Speichern) und industriell kopierte Nur-Lese-Speicher (z.B.
CD-ROM) angeboten. Daneben gibt es multifunktionale Laufwerke fr den Einsatz von
Rewritable- und WORM-Medien.
42

Das WORM-Verfahren wird im Deutschen mit einmal beschreibbar umschrieben. Mit einmal
beschreibbaren Aufzeichnungsverfahren arbeiten 5-, 12- und 14-Laufwerke mit mit
TrueWORM und SoftWORM sowie CD-R. Die Verfahren werden in den folgenden Abschnitten
nher erlutert.

Es ist zu beachten, da weder durch das Aufzeichnungsverfahren noch durch


das eingesetzte Medium an sich die notwendige Sicherheit gegeben ist. Das
gesamte
Verfahren
der
Archivierung
mit
allen
Hardund
Softwarekomponenten mu sicher sein!

Digitale optische Speicher, besonders im TrueWORM- und CD-R-Format,


stellen ein zustzliches Sicherheitsmerkmal dar, da hier bereits durch das
Medium eine Vernderbarkeit einmal gespeicherter Informationen
ausgeschlossen wird.

WORM
Das traditionelle WORM-Verfahren (Write Once Read Many) ist das am lngsten am Markt
befindliche Verfahren fr den Einsatz nur einmal beschreibbarer digitaler optischer Medien. Es
wurde Anfang der achtziger Jahre entwickelt, um groe Datenmengen sicher und
unvernderbar ber einen langen Zeitraum zu speichern und zu archivieren. Die ersten Gerte
wurden fr die Verwendung von ein- und doppelseitig zu beschreibenden 12-Medien
entwickelt. Ab Mitte der achtziger Jahre wurden auch Gerte fr 5- und 14-WORM-Medien
entwickelt, wobei hier sowohl Glas als auch Kunststoff als Trger fr die Speicherschichten
angeboten wurden. In der Praxis hat sich allerdings bei diesen Medien nur der Kunststoff als
Trgermaterial durchgesetzt. Die Speicherschichten selbst sind im Inneren der beiden, wie ein
Sandwich zusammengeklebten oder -gepreten Trgerplatten aufgebracht und dadurch
weitgehend vor Umwelteinflssen geschtzt.
Die Vorteile der WORM-Technologie sind:
sehr groe Speicherkapazitt,
Unvernderbarkeit der gespeicherten Information,
wahlfreies und direktes Schreiben und Zugreifen ber eindeutige Adressen,
sofortige systeminterne Prfung, ob korrekt und fehlerfrei geschrieben worden ist,
integrierte Fehlererkennung und automatische Korrekturmechanismen,
Fehlerrate kleiner 10-12 Bit, d.h. 1.000.000.000.000 Bits speichern, hchstens 1 Bit
falsch interpretieren,
in fester Hlle geschtztes Medium,
Aufzeichnung unter der Oberflche innerhalb des Mediums,
keine Head-Crash-Gefahr wie bei Festplatten,
unempfindlich gegen magnetische Einflsse,
Wechselmedium, Sicherheitskopien knnen ausgelagert werden,
in Plattenwechselautomaten (Jukeboxen) einsetzbar.
Bei nur einmal beschreibbaren digitalen optischen Speichern wird bei traditionellen WORMVerfahren zwischen TrueWORM und SoftWORM unterschieden.
Bei der TrueWORM wird beim Aufzeichnen innerhalb des Mediums durch einen Laserstrahl
eine physikalisch irreversible Vernderung erzeugt.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

43

Die CD-R-Technik besitzt ein hnliches, nur einmal beschreibbares Aufzeichnungsverfahren


und zhlt damit im Prinzip auch zur Kategorie der TrueWORM-Medien.
Bei der SoftWORM wird ebenfalls mit einem Laser gearbeitet, die Information wird jedoch
durch andere Verfahren vor Vernderungen geschtzt. Die Vernderbarkeit der SoftWORM
wird durch spezielle Software und Erkennungseigenschaften des Laufwerks unterbunden.
TrueWORM
Im TrueWORM-Verfahren beschriebene Medien werden hauptschlich fr die dauerhafte
Archivierung ber einen langen Zeitraum eingesetzt. Dieses Verfahren bietet die hchste
Sicherheit gegen Datenverlust und Verflschungen.

Beim TrueWORM-Verfahren wird die Information physikalisch irreversibel


aufgezeichnet.

Bei dieser Technologie wird die Informationsspeicherung dauerhaft und irreversibel, d.h. nicht
mehr rckgngig zu machen, auf das Medium bertragen. Durch die Unvernderbarkeit der
einmal aufgezeichneten Information bei den TrueWORM-Medien sind erhebliche Unterschiede
in der Aufzeichnungstechnik gegenber wiederbeschreibbaren oder Festplattenspeichern
erforderlich.
Jede nderung und Ergnzung der Zuordnungstabellen und Directories kann nur durch
Markieren des ungltigen Sektors und Neuschreiben an einen anderen physikalischen Ort des
Mediums erfolgen. Um nicht mehr gltige oder falsche Informationen aus dem Zugriff des
Benutzers zu entfernen, werden diese in den Referenztabellen als ungltig gekennzeichnet
und erlauben dann entweder keinen Zugriff auf die gespeicherte Information mehr (sog.
logisches Lschen) oder geben nur den Zugriff auf die genderte Information (sog. logisches
berschreiben) frei. Die gelschte oder berschriebene Information ist jedoch weiterhin
physikalisch auf der Platte vorhanden und kann mit entsprechenden Softwarewerkzeugen auch
wieder ausgelesen (aber nicht verndert!) werden.
Fr die Verwaltung und Ansteuerung der WORM-Medien sind spezielle, herstellerspezifische
Software- und Treiberroutinen erforderlich, um den besonderen Eigenschaften der TrueWORMTechnologie gerecht zu werden.

Die Verwaltung von WORM-Medien geschieht durch spezielle Software, da


die Eigenschaften von WORM inkompatibel mit herkmmlichen,
magnetplattenorientierten Betriebssystemen sind.

Um die geforderte hohe Datensicherheit und die Unvernderbarkeit ber einen langen
Zeitraum zu erreichen, wurden die Speicherschichten zunchst auf Glas-Datentrgern
(getempertes Glas, unempfindlich gegen mechanische Ste und chemische Vernderungen)
aufgebracht. Als Formate fr die Medien wurden zuerst 12, spter aber auch in Anlehnung an
die Formfaktoren der magnetischen Festplattenspeicher, 14 und 5-Medien entwickelt.
Fr die verschiedenen Gertetypen wurden unterschiedliche Speichertechnologien
angewendet, von denen sich vor allem das Ablative- (abtragende) und das Phase-ChangeVerfahren (diese vor allem fr 5- und 14-Medien) am Markt durchsetzen konnten. Daneben
wurden andere Verfahren wie das Bubble-Forming und Alloying (Bildung von Legierungen
durch Erhitzung zweier Schichten) von einigen Herstellern propagiert.
Bei der TrueWORM-Aufzeichnung werden vier verschiedene Verfahren
!
unterschieden: Ablative, Bubble-Forming, Alloying und Phase-Change.

44

Beim Ablative-Verfahren schmilzt der Laser Vertiefungen in die Speicherschicht. Diese


Vernderungen sind irreversibel, so da Informationen unvernderbar gespeichert werden.
Beim Lesevorgang werden die Vertiefungen dann als 1 interpretiert, Zwischenrume als 0.
Beim Bubble-Forming-Verfahren wird durch den Laser die untere der beiden Schichten strker
erhitzt als die obere Schicht (unterschiedliche Ausdehnungskoeffizienten des Materials).
Dadurch entstehen Aufwerfungen in Form von Blasen (Bubble). Diese Blasen reflektieren den
Laser anders als die normale Speicherschicht und erlauben die Auswertung als binre 1 oder
0. Als Nachteile dieses Verfahrens sind zum einen der sehr aufwendige und schwer zu
beherrschende Produktionsproze fr derartige Medien und zum anderen die sehr hufige
Beeinflussung benachbarter Speicherelemente zu nennen.
Eine Alternative zu diesem Zweischichtenverfahren ist das sogenannte Alloying-Verfahren.
Vorteilhaft ist hier, da Luftlcher (Blasen) zwischen den beiden Aufzeichnungsschichten
vermieden werden. Dadurch ist die Gefahr der Beeinflussung benachbarter Speicherdomnen
geringer als bei dem Bubble-Forming. Das neugebildete Alloy (Legierung) ist
korrosionsbestndig.
Beim Phase-Change-Verfahren verndert ein Laserstrahl durch Erhitzen die amorphe
Speicherschicht in einen irreversiblen kristallinen Zustand. Der Laserstrahl wird - je nach
Zustand der Kristalle - anders reflektiert und erlaubt dadurch die Unterscheidung zwischen
einer binren 1 oder 0. Diese Technik kann sowohl bei einer Legierung (Alloy) als auch bei
anderen Mineralstoffen verwendet werden. Bei einigen Verfahren wird das erhitzte Material fr
die dauerhafte Speicherung der Information auch verfrbt.

TrueWORM ist fr die elektronische Archivierung geeignet. Die Revision ist


ber die spezifischen Herstellerabhngigkeiten zu informieren.

SoftWORM
SoftWORM-Verfahren sind aus der Rewritable-Technologie entwickelt worden, wobei es keine
Rolle spielt, ob die MO- oder Phase-Change-Technologie verwendet wird. Im Gegensatz zu
TrueWORM-Verfahren lassen sich bei der Initialisierung und Formatierung bereits alle
schlechten - nicht verwendbaren - Sektoren durch entsprechende Testschreibvorgnge
erkennen. Rewritable-Medien, die als WORM verwendet werden sollen, drfen nur einmal
initialisiert werden.

Bei SoftWORM-Verfahren wird die Information mit einem Laser geschrieben


und ausgelesen, jedoch mit anderen, nicht grundstzlich irreversiblen Mitteln
vor Vernderungen geschtzt.

Am Ende der Initialisierung sind alle beschreibbaren Sektoren im gelschten (erased) Zustand.
Fr die Verwendung von wiederbeschreibbaren Medien als SoftWORM-Datentrger sind vom
Hersteller der Medien bzw. Laufwerke besondere Bedingungen einzuhalten, um ein Lschen
oder berschreiben bereits gespeicherter Daten auszuschlieen und damit ein TrueWORMMedium zu simulieren.

Durch integrierte Firmware wird sichergestellt, da ein einmal beschriebener


Teil eines SoftWORM-Mediums nicht erneut beschrieben werden kann.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

45

Dabei sind folgende Punkte (entsprechend ECMA 184 Standard) zu beachten, die durch die
Firmware des SoftWORM-Laufwerks einzuhalten sind:
Beim Einlegen eines Mediums in ein Laufwerk mu automatisch erkannt werden, ob
dieses Medium bereits als SoftWORM-Medium initialisiert wurde. Dazu mssen
bestimmte Sektoren des Mediums gelesen und entsprechend interpretiert werden.
Medien, die diesen Bedingungen nicht entsprechen, mssen zurckgewiesen
werden. Da die Initialisierung in der Regel beim Hersteller der Medien erfolgt,
knnen andere Medien, auch vom selben Hersteller, nicht als SoftWORM-Medium
eingesetzt werden.
Bei der ersten Inbetriebnahme der noch nicht beschriebenen Medien wird eine
Formatierung, Partitionierung und Bezeichnung des Mediums vom Operator
veranlat. Diese Daten werden dann automatisch als DDS (Disk Definition
Structure) aufgezeichnet und mssen bei spterer Benutzung des Mediums
jedesmal gelesen werden, damit sichergestellt ist, da das Medium bereits als
SoftWORM-Medium eingerichtet ist.
Eine zweite Initialisierung darf nicht mehr mglich sein.
Vor dem Schreiben jedes Sektors ist zu prfen, ob der betreffende Sektor bereits
beschrieben ist. Beschriebene Sektoren werden so vor einem erneuten Schreiben
geschtzt.
Befehle, die vom Rechner an das Laufwerk bermittelt werden und die ein direktes
berschreiben oder ndern der SoftWORM-Daten bewirken knnten, drfen vom
Laufwerk nicht ausgefhrt werden (z.B. die SCSI-Befehle Erase, Reassign
Blocks, Update Blocks etc.). Ebenso darf der SCSI Writelong-Befehl nicht
zugelassen werden, damit die Nutzdaten sektorweise immer zusammen mit den
12(FF) Bytes, CRC- und ECC-Feldern geschrieben werden.
SoftWORM-Medien
mssen
von
anderen
wiederbeschreibbaren
oder
multifunktionalen Laufwerken eindeutig als nicht wiederbeschreibbar erkannt und
entsprechend den genannten Punkten behandelt werden.

SoftWORM-Medien sind fr die elektronische Archivierung einsetzbar, wenn


die Revision des Anwenders zustimmt und die entsprechenden
Betriebsvoraussetzungen gegeben sind.

CD-R
Die CD-Technologie verwendet einseitig beschichtete CD-Medien, die mit einer dnnen
lichtdurchlssigen Kunststoff-Schutzschicht versehen sind.

Die CD-R-Technologie basiert auf den gleichen Medienformaten wie die


herkmmliche CD.

Auf der Rckseite sind diese Medien mit einer reflektierenden lichtundurchlssigen Schicht
versehen, die auf dem eigentlichen Trgermaterial durch verschiedenartige Prozesse
(Sputtering, Verdampfen) aufgebracht wird. Die Qualitt dieser Reflektionsschicht hat ebenso
groen Einflu auf die Datensicherheit wie die eigentliche Speicherschicht. Bei der CDTechnologie wird die Information sequentiell durch sogenannte Pits (Vertiefungen) auf der
spiralfrmig angeordneten Spur reprsentiert. Dabei sind unterschiedlich lange Bereiche als
Pits (lange Vertiefungen) und Lands (keine Vertiefungen, nicht weggeschmolzene Bereiche)
vorhanden.
46

Die Interpretation der gespeicherten Information erfolgt durch die Erkennung von Anfang und
Ende der Pits (jeweils als binre 1), whrend die Lnge der Pits und Lands die Anzahl der
jeweiligen binren 0 reprsentiert.
Vorteile der CD-R-Technologie sind:
groe Speicherkapazitt,
Unvernderbarkeit der gespeicherten Information,
Fehlerrate kleiner 10-12 Bit, d.h. 1.000.000.000.000 Bits speichern, hchstens 1 Bit
falsch interpretieren,
Aufzeichnung unter der Oberflche innerhalb des Mediums,
keine Head-Crash-Gefahr wie bei Festplatten,
unempfindlich gegen magnetische Einflsse,
Wechselmedium, Sicherheitskopien knnen ausgelagert werden,
in Plattenwechselautomaten (Jukeboxen) einsetzbar.
Hinsichtlich der Qualitt der Medien und der Aufzeichnungsgerte existieren
Qualittsschwankungen bei Laufwerken und Rohlingen. Die Gefahr der Beschdigung der
ungeschtzten Medien ist wesentlich grer als bei den durch eine Cartridge geschtzten
Medien. Fr den Einsatz der CD-R-Technologie sind daher zustzliche Sicherheitsvorschriften
einzuhalten:
Die Zwischenspeicherung von Dokumenten vor dem Schreiben mu zustzlich
abgesichert werden.
Es werden unterschiedliche Qualitten der Medienrohlinge angeboten. Es ist
sicherzustellen, da Medium und Laufwerk optimal bereinstimmen.
Prf- und Sicherheitsverfahren der korrekten und fehlerfreien Aufzeichnung sind
beim Einsatz von CD-R durch die Betriebssoftware bereitzustellen. Es ist per
Software nach jedem Schreibvorgang zu prfen, ob die Information korrekt und
vollstndig aufgezeichnet worden ist (Verify after Write). Beim Single-SessionVerfahren wird das Medium nur einmal geschrieben und das gesamte Medium
geprft. Beim Multiple-Session-Verfahren ist nicht nur die betreffende Session
zu prfen, sondern die Lesbarkeit des Gesamtmediums einschlielich bereits
vorhandener Sessions. Die Anzahl der Sessions ist eingeschrnkt.
Das Verfahren Burning on the Fly sollte nicht eingesetzt werden.
Die Software mu den gesamten Inhalt einer CD zwischenspeichern knnen, um
gegebenenfalls eine komplette CD neu schreiben zu knnen. Erst wenn die
Vollstndigkeit und Lesbarkeit des gesamten CD-Mediums sichergestellt ist,
drfen Daten und Dokumente im Zwischenspeicher gelscht werden.
Die Medien besitzen keine eigene Schutzhlle. Sie sind daher nur in den
vorgesehenen Transport- und Lagerbehltnissen einzusetzen. Oberflchen drfen
nicht berhrt werden.
CD-R-Medien sind fr die elektronische Archivierung einsetzbar, wenn die
Revision
des
Anwenders
zustimmt
und
die
entsprechenden
Betriebsvoraussetzungen gegeben sind.
Fr den Einsatz in CD-R-Laufwerken sollen in Zukunft auch wiederbeschreibbare Medien zur
Verfgung stehen.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

47

ROD
Im Gegensatz zu CDs sind wiederbeschreibbare Medien (ROD Rewritable Optical Disk)
ebenso wie WORM-Medien aus zwei einzelnen Platten zusammengesetzt. Die
Speicherschichten selbst sind im Inneren der beiden wie ein Sandwich zusammengeklebten
oder -gepreten Trgerplatten aufgebracht und dadurch weitgehend vor ueren
Umwelteinflssen geschtzt.

RODs knnen vom Anwender wie eine herkmmliche Diskette beliebig


beschrieben, gendert oder gelscht werden.

Wiederbeschreibbare Medien sind vom Anwender selbst beschreibbar, lschbar und


wiederbeschreibbar. Ein ISO-Standard erleichtert den Austausch der wechselbaren Medien.
Sie knnen zum Teil auch als SoftWORM-Medien eingesetzt werden (siehe oben).
Anwendungsgebiete fr wiederbeschreibbare Medien sind z.B. der Ersatz von Floppy Disk und
Streamer als Backup-Medium, Ergnzung zur Festplatte, Desktop Publishing und Computer
Aided Design, Datensicherung, aktive Archive (d.h. fr in Arbeit befindliche Dateien als Ablage)
oder die Informationsverteilung (durch Datentrgeraustausch).

Rewritable-Medien sind nur fr die Speicherung von dynamisch


vernderlichen Informationen und fr die zustzliche Datensicherung
geeignet.

Beim Einsatz fr die Archivierung ist die Revision des Anwenders auf die
mgliche Lschbarkeit hinzuweisen und hat dem Verfahren ausdrcklich
zuzustimmen.

Fr diese Technologie haben sich in der Praxis vor allem zwei Verfahren bewhrt, das
Magneto-Optische- (MO) und das Phase-Change- (PD) Verfahren. Erst Ende 1996 ist noch ein
zustzliches Verfahren entwickelt worden, welches als eine Weiterentwicklung der MOTechnologie anzusehen ist, die Light-Intensity-Modulation (LIMDOW).
Das MO-Verfahren ist die lteste und bewhrteste Aufzeichnungsmethode fr Rewritables und
wird von vielen Anbietern untersttzt. Um Daten auf eine MO-Platte zu schreiben, werden die
auf der speicheraktiven Schicht vertikal angeordneten magnetisierbaren Domnen durch einen
Laserstrahl punktuell so hoch erhitzt (auf etwa 180), da mit Hilfe eines gleichzeitig
angelegten Magnetfeldes eine Umorientierung der Magnetisierungsrichtung bewirkt wird. Nach
der Abkhlung behalten die Domnen ihre neue Polaritt bei. Zum Lesen der Daten tastet ein
schwcherer Laserstrahl (etwa 10% der Schreibintensitt) die Speicherschicht ab. Bei einem
Wechsel der Polaritt zweier benachbarter Domnen wird die Phase des reflektierten
Laserstrahls minimal gedreht. Diese Vernderung wird fr die Erkennung der Information als
binre 1 ausgewertet. Bei der ersten Initialisierung der MO-Medien werden zunchst alle
Domnen in die gleiche Polaritt gebracht.
Beim Phase-Change-Verfahren fr RODs verndert ein Laserstrahl durch Erhitzen die Kristalle
der Speicherschicht vom amorphen in einen kristallinen Zustand und umgekehrt. Der
Laserstrahl wird - je nach Zustand der Kristalle - anders reflektiert und erlaubt dadurch die
Unterscheidung zwischen einer binren 1 oder 0. Dieser Umkehrvorgang kann bei PhaseChange-Medien mindestens 100.000 mal wiederholt werden. Bei diesem Verfahren ist somit im
Gegensatz zum MO-Verfahren ein direktes berschreiben in einem Durchgang mglich.

48

Die LIMDOW-Technologie erlaubt ein direktes berschreiben der gespeicherten Information


auf MO-Medien. Hierbei werden die Medien mit zwei bereinander angeordneten Schichten
(Layers) versehen. Eine Schicht dient als Referenzschicht, die andere als eigentliche
Aufzeichnungsschicht, die durch Laserstrahlen unterschiedlicher Leistung moduliert werden.
Whrend des Schreibvorgangs wird ein externes Magnetfeld (Bias-Feld) angelegt. Je nach
Intensitt des Laserstrahls richtet sich die Speicherschicht nach den Feldeigenschaften der
Referenzschicht oder dem externen Bias-Feld aus. Dieses Verfahren ist noch sehr neu und
drfte bei Bewhrung auch von anderen Herstellern bernommen werden.

Das ROD-Verfahren ist nicht fr die revisionssichere Archivierung geeignet.

Jukeboxen
Unter einer Jukebox wird ein Plattenwechselautomat verstanden, in dem eine Robotik
programmgesteuert Medien in Laufwerke und Aufbewahrungsfcher transportiert, einlegt,
wendet, entnimmt oder ber eine sogenannte Mailbox empfngt und ausgibt.
Es wird zwischen folgenden Betriebsmodi unterschieden:
Online:
Das Medium befindet sich im Laufwerk unter dem Schreib/Lese-Kopf.
Nearline: Das Medium befindet sich in der Jukebox und kann mit der Robotik sofort
eingelegt werden.
Offline:
Das Medium befindet sich auerhalb der Jukebox und mu auf Anforderung durch einen Operator eingelegt werden

Die Jukebox-Steuersoftware mu die Verwaltung von Online-, Nearline- und


Offline-Medien untersttzen.

Eine manuelle, unkontrollierte Entnahme von Medien aus der Jukebox mu


aus Sicherheitsgrnden unterbunden werden.

Jukeboxen werden fr die Medienformate 14, 12, 5 und CD angeboten. Entsprechend den
Anforderungen des Systems knnen sie mit mehreren Laufwerken ausgerstet sein. Je mehr
Laufwerke enthalten sind, desto mehr Information befindet sich im Online-Zugriff. Zur
Optimierung der Performance knnen bestimmte Laufwerke dediziert zum Schreiben, Erzeugen
der Sicherheitskopie und zum Lesen voreingestellt werden. Die Anzahl der Laufwerke ist
abhngig vom Dokumenten-Volumen, von der Anzahl der Benutzer und vom
Benutzungsverhalten. Eine generelle Empfehlung fr Typ, Fassungsvermgen und Anzahl der
Laufwerke ist daher fr Jukeboxen nicht mglich. Die Konfiguration ist mit einem fachkundigen
Berater oder Anbieter dieser Technologie festzulegen.

Eine Jukebox mu immer mindestens zwei Laufwerke besitzen, damit ein


Notbetrieb bei Ausfall eines Laufwerkes und die parallele Aufzeichnung der
Dokumente auf der Sicherheitskopie mglich ist.

Jukeboxen und Laufwerke unterliegen einem mechanischen Verschlei. Sie sind daher
regelmig auf Abnutzung und Dejustage zu berprfen. Jukeboxen sind gesichert und
entsprechend den Vorgaben des Herstellers aufzustellen und zu betreiben.
Fr Jukeboxen ist eine prventive Wartung sinnvoll.
!

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

49

RAID
RAID-Systeme gehren nicht in die Gruppe digitaler optischer Speicher, spielen fr die sichere
Bereitstellung der zugehrigen Indexdatenbanken jedoch eine wichtige Rolle. Bei RAID
(Redundant Array of Independent Disks) handelt es sich um Verfahren, bei denen durch
verschiedene Strategien der Festplattenspiegelung oder Verteilung von Daten auf
verschiedene Sicherheitsbereiche eines Plattenstapels eine grtmgliche Ausfallsicherheit
der Festplatten erreicht werden kann. Das am weitesten verbreitete Verfahren ist RAID Level 5,
bei dem Differenzdateien von mehreren Platten auf einer weiteren Platte gespeichert werden.

Fr die Haltung von Indexdatenbanken sollten RAID-Speicher eingesetzt


werden.

RAID-Speicher sind fr dynamische Dokumenten-Management-Repositories


mit wichtigen, nicht zur Langzeitarchivierung vorgesehenen Dokumenten
einsetzbar.

Fr eine ausreichende Datensicherung ist auch bei Einsatz von RAID Sorge
zu tragen.

Hybridsysteme
Unter Hybridsystemen werden Lsungen verstanden, in denen analoge und digitale
Archivierungskomponenten
gemeinsam
genutzt
werden.
Hybridsysteme
knnen
unterschiedlichen Charakter haben:
CAR-Systeme
Nutzung von Mikroformen (Rollfilm, Mikroplanfilm o..) fr die Speicherung der
Dokumente. Der Zugriff erfolgt ber Datenbanken. Die Informationen auf dem
gefundenen Mikrofilm werden digitalisiert und am Bildschirm angezeigt. Solche
Systeme werden hufig auch als CAR Computer-Aided-Retrieval-Systeme
bezeichnet. Auch fr Mikroformen werden Jukeboxen angeboten.
Parallele Nutzung von digitalen und analogen optischen Speichern
Moderne Scannersysteme erlauben die gleichzeitige Erfassung von digitalen Images
und Aufzeichnung auf Mikrofilm. Der Mikrofilm dient hier als Sicherheitskopie.
Mikrofilm als Endablage in einer Speicherhierarchie

Whrend der Nutzung mit hufigem Zugriff werden die Dokumente auf digitalen
optischen Speichern bereitgehalten. Erst wenn keine Nutzung mehr erfolgt,
werden die Dokumente aus aufbewahrungsrechtlichen Grnden auf Mikroformen
ausgelagert.

50

Der Einsatz von Mikrofilm stellt weiterhin eine Archivierungsalternative dar,


wenn sehr selten auf Dokumente zugegriffen werden mu oder nur eine
Datensicherung erfolgen soll.

Ausgabesysteme
Als Ausgabesysteme werden hier nur Monitore und Drucker behandelt. Andere Systeme wie
Fax, Plotter, CD und hnliche sind im Einzelfall gesondert zu betrachten.
Monitore
Monitore stellen die wichtigste und am hufigsten genutzte Schnittstelle zum Benutzer dar. Sie
mssen besonderen ergonomischen Bedingungen gengen. Die Anforderungen an Monitore
sind in folgenden Empfehlungen, Normen und Gesetzesvorschriften zusammengefat:
MPR II
Empfehlung des schwedischen Normungsinstitutes
TCO 91/92/95 Empfehlungen der schwedischen Gewerkschaftsorganisation
NUTEK
Norm des Swedish National Board for Industrial and Technical Development
ISO 9241
geringere Anforderungen als MPR und TCO
DIN 66234
Arbeitsplatzgestaltung
90/391/EWG Gesundheitsschutz bei der Arbeit an Bildschirmarbeitspltzen
90/270/EWG
89/391/EWG
ASIG
Arbeitssicherheitsgesetz, besonders 1, 3 und 16
Arbeitsstttenverordnung (bindend fr den ffentlichen Dienst)
Bundesverwaltungsamt (Ergonomie: Arbeitspltze und Brosysteme)

Monitore fr den Einsatz in Dokumenten-Management- und Archivsystemen


sollten MPR II und TCO entsprechen.
Die EU-Richtlinien sind zu beachten.

Beim Einsatz von Monitoren ist zu unterscheiden zwischen Arbeitspltzen, an denen stndig
mit Faksimiles gearbeitet wird und zahlreiche Fenster geffnet sind, und solchen, an denen nur
gelegentlich mit Dokumenten gearbeitet wird. Ziel ist, auf dem Bildschirm formatgerecht und
gut lesbar eine Seite A4 Hochformat ohne Scrolling, Verschieben oder Fensteroperationen
darzustellen.

An Arbeitspltzen mit stndiger Nutzung eines Dokumenten-Managementoder


Archivsystems
sollten
Bildschirme
mit
21-Diagonale,
Bildwiederholfrequenz > 70 Hz und entsprechend Standard MPR II/TCO95
eingesetzt werden.

Fr gelegentliches Arbeiten mit Faksimiles sind Monitore mit 17-Diagonale geeignet. Fr


stndiges Arbeiten mit Faksimiles, z.B. im Bereich der Qualittskontrolle beim Scannen, sollten
spezielle Schwarz/Wei-Monitore eingesetzt werden. Bei der Benutzung von Grobildschirmen
ist in jedem Fall auf eine ergonomische Aufstellung entsprechend den Vorgaben des
Gesetzgebers zu achten. Ferner ist zu bercksichtigen, da die Monitor-Interfacekarte
hinsichtlich Auflsung und Bildwiederholfrequenz optimal auf den Monitor abgestimmt ist.
Von der Qualitt des Monitors ist hufig auch die Akzeptanz des Systems selbst abhngig.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

51

Bei der Anschaffung des Bildschirms und der dazu passenden Bildschirmkarte
darf nicht an der Qualitt gespart werden, da der Monitor die
Hauptschnittstelle zum Anwender darstellt.

Die Auswahl der Monitore und Tastaturen unterliegt der Mitbestimmungspflicht


der Personalvertretung.

Drucker
Beim Ausdruck von Dokumenten, bei denen durch den Gesetzgeber die bildhafte Wiedergabe
verlangt wird, ist sicherzustellen, da
alle gespeicherten Informationen ohne Verlust ausgegeben werden,
die bildhafte bereinstimmung in Form und Layout gegeben ist und
formatgetreu ausgedruckt wird.
Dies bedeutet, da keine Bildpunkte oder Grauwerte unterdrckt werden, genau eine Seite
reproduziert wird und der gleiche visuelle Eindruck wie beim Original vorhanden ist.

Die Reproduktion mu verlustfrei und formatgetreu sein.

Bedingt durch den bedruckbaren Bereich verkleinern Drucker oder schneiden Randbereiche
ab. Diese technische Restriktion ist derzeit nicht vermeidbar. Durch geeignete
Parametrisierung des Druckbereiches ist ein mglichst originalgetreuer Ausdruck zu erzeugen.

Zur Gewhrleistung eines originalgetreuen Abbildes darf das erzeugte Abbild


beim Ausdruck bezogen auf die Gesamtflche hchstens 3% kleiner als das
ursprngliche Original sein.

Beim Einsatz von neuen oder anderen Druckern mu die gleiche Qualitt und
Formattreue der Ausgabe erzielt werden.

Bei greren Druckvolumina ist ein geeigneter, mit einer speziellen Karte ausgersteter
Drucker vorzusehen. Es ist zu beachten, da allein eine einzelne A4-Seite mit 300 dpi 1,1
MegaByte gro ist. Fr Dokumenten-Management-Anwendungen mu der Seiten-Drucker ber
einen entsprechenden Puffer von mindestens 2 MegaByte verfgen.

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Softwarefunktionalitt und Nutzung


Die Funktionalitt von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen lt sich
auf folgende fnf Grundfunktionen abbilden:
Erfassen und Indizieren,
Verwalten und Speichern,
Suchen und Finden,
Visualisieren und Reproduzieren,
Pflegen und Administrieren.
Die wichtigste Aufgabe eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems ist
die datenbankgesttzte, konsistente Verwaltung der Dokumente, die einen direkten Zugriff auf
gesuchte Informationen sicherstellt.

Erfassen und Indizieren


Definitionen
Unter Erfassung ist zu verstehen:
Erfassen und Wandeln von analogen Informationen (Scannen),
Importieren von Daten und Dateien,
Vorverarbeitung von Informationen bei der Erfassung.
Unter Indizierung ist zu verstehen:
manuelle Vergabe von Identifizierungs- und Suchbegriffen,
halbautomatisierte Indizierung mit Prfung gegen vorhandene Daten,
automatisierte Indizierung.

Die Qualitt der Erfassung und der Indizierung bestimmt die Nutzbarkeit des
gesamten Systems!

Protokollierung der Erfassung und Indizierung

Erfassungs- und Indizierungsvorgnge, die die Konsistenz und Vollstndigkeit


der Dokumente betreffen knnen, sind zu protokollieren.

Zu den gngigsten Erfassungsprotokollen gehren Eingangsjournal, Indexkorrekturjournal


sowie ein Journal ber gelschte und logisch gelschte Dokumente.

Journale mssen auswertbar und nachvollziehbar sein.

Zu den Merkmalen in einem Erfassungsjournal gehren:


eindeutige Dokument-ID,
Erfassungsdatum,
Erfasser,
zugeordneter Index oder zugeordnete Dokumentenklasse,
Typ der Operation (Erfassung, Index-nderung, Lschung etc.).
2., berarbeitete und erweiterte Auflage

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Es empfiehlt sich, die Journale als eigene Dokumentenklasse ebenfalls revisionssicher zu


archivieren.
Scannen
Der Scannproze mu organisatorisch in mehrere Schritte aufgeteilt werden. Vor dem
eigentlichen Scannen liegt die Aufbereitung der Belege. Diese ist softwareunabhngig, aber
von elementarer Bedeutung fr ein einwandfreies Scannergebnis und die Lebensdauer des
Scanners.
Die Erfassung ist neben dem Scannen ein groer Kostenfaktor bei der Konvertierung von
Papierbelegen. Daher ist es sehr sinnvoll zu prfen, inwieweit automatisierte
Indizierungsverfahren angewendet werden knnen und welche organisatorischen Manahmen
zu ergreifen sind.
Die Mindestauflsung fr kaufmnnisches Beleggut sollte 200 dpi betragen. Sind hufig
Dokumente mit kleinen Schriftarten zu verarbeiten, sollte 300 dpi als Auflsung gewhlt
werden.
Vorbereitung des Schriftguts
Auch die Belegvorbereitung ist in mehrere Schritte zu unterteilen. Ziel ist es, eine leichte und
schnelle Verarbeitung zu gewhrleisten und eine ausreichende Bildqualitt zu erreichen.
Zuerst mssen die Belege aus den Ordnungsmitteln wie Mappen oder Ordnern
entnommen, entklammert und entheftet werden.
Zweiter Schritt der Belegvorbereitung ist das Gltten der Belege. Es ist
sicherzustellen, da Informationen nicht durch Falten oder umgeknickte Ecken
verdeckt werden.
Im nchsten Schritt ist zu prfen, inwieweit ein inhomogener Beleg scannbar ist,
oder ob das Ergebnis durch Erstellen einer Fotokopie mglicherweise verbessert
werden kann (soweit rechtlich zulssig). Hierbei ist insbesondere auf mgliche
Blindfarben zu achten.
Wenn Einzugscanner verwendet werden, ist es notwendig, sehr kleine Belege wie
Kassenbons
und
Quittungen
aufzukleben.
Die
kleinstmgliche
Verarbeitungsgre kann dem Manual des verwendeten Scanners entnommen
werden. Auch auf die Strke der Papierbelege ist zu achten, zu dnne Belege
sind zuvor zu kopieren.
Beim Feederbetrieb ist es unabdingbar, zunchst die Anzahl der zu scannenden
Belege festzustellen, damit im Rahmen der Qualittssicherung ein mglicher
Doppeleinzug erkannt wird. Hierfr knnen unterschiedliche Verfahren wie
Einsatz von Barcodes, Paginierstempeleindruck und andere eingesetzt werden.
Schriftgut, das im Original weiterhin aufbewahrt werden mu, ist auszusortieren.

Auch wenn die Scannertechnik fortwhrend weiterentwickelt wird, gibt es


Belege, die nicht ausreichend lesbar scannfhig sind.

Als Beispiel sind dnne Belege zu nennen, die beidseitig beschrieben wurden. Bei der
Abtastung scheint dann grundstzlich die Information der Rckseite durch und macht das
Scannen
unmglich.
Fr
diesen
Fall
mu eine
eindeutige Arbeitsbzw.
Organisationsanweisung erstellt werden, die die Vorgehensweise in diesem Fall festlegt.

54

Die Qualitt der erfaten Dokumente und die Vollstndigkeit der Erfassung ist
stndig zu berwachen.
Arbeitsanweisungen fr die Durchfhrung der Vorbereitung zum Scannen sind
regelmig auf ihre Einhaltung zu kontrollieren.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

55

Online-Scannen im eigenen Haus


Unter Online-Scannen soll hier das Scannen und nachfolgende Indizieren der Belege
verstanden werden. Dieses Verfahren liegt in der Hand einer Person und beinhaltet den
geringsten organisatorischen Aufwand, das Vier-Augen-Prinzip fr die Qualittskontrolle kann
so jedoch nicht realisiert werden. Nachteilig ist auch der geringe Durchsatz. Aus diesem Grund
wird Online-Scanning auch nur bei geringen Belegmengen und relativ langsamen
Flachbettscannern eingesetzt. Fr den Nachweis der Abarbeitung dienen Eingangs- und
Indizierungsjournale.

Online-Scannen ist nur fr geringe Mengen und stark individuelles Schriftgut


geeignet.

Stapel-Scannen im eigenen Haus


Groe Belegmengen knnen am wirtschaftlichsten mit Durchzugsscannern im Feeder- oder
Stapelbetrieb verarbeitet werden. Hierbei ist zu bercksichtigen, da die Anforderungen an die
Belegvorbereitung sehr hoch sind. Auch wenn die heutigen Feeder bereits heterogenes
Beleggut verarbeiten knnen, drfen die Unterschiede nicht zu gro sein, da dann die Gefahr
des Doppeleinzugs und des Papierstaus berproportional steigt. Zu beachten sind:
Prfung der Vollstndigkeit mit Ermittlung von nicht gescannten Dokumenten,
Prfung der Anzeigequalitt mit den Funktionen Verwerfen und Nachscannen,
Ersetzen, Einfgen, Anfgen, Neuzuordnen,
Prfung der richtigen Zuordnung von Dokumentgruppen innerhalb von Stapeln.
Die Indizierung erfolgt manuell, halbautomatisch oder automatisch in einem separaten
Arbeitsgang. Solange dieser Arbeitsgang nicht vollstndig und nachweislich abgeschlossen ist,
mu das erfate Papiergut weiterhin zum Nachscannen vorgehalten werden. Fr den
Nachweis der Abarbeitung dienen Eingangs- und Indizierungsjournale.

Stapel-Scannen ist ein mehrstufiger Proze, der in allen seinen Schritten


organisatorisch abgesichert sein mu, um die vollstndige und richtige
Erfassung aller Dokumente zu gewhrleisten.

Scannen mit einem Dienstleister


Altbestandskonvertierungen oder das Scannen von groen Tagesmengen knnen auch durch
ein Dienstleistungsunternehmen vorgenommen werden. Bei der Auswahl des Partners ist
darauf zu achten, da dieser seine Mitarbeiter gem BDSG zur Geheimhaltung verpflichtet
und da die Vorgaben fr die Erfassung genau definiert werden. Vor Beginn der Produktion
sind Imagequalitt und Importproze in einem Test zu prfen. Die erforderliche Qualitt ist
schriftlich zu definieren und durch Muster von Orginalen und zugehrigen Ausdrucken zu
dokumentieren.

Der Einsatz eines Scanndienstleisters ist fr die Altbestandserfasssung oder


stndig anfallende groe Dokumentenmengen hufig kostengnstiger als die
Erfassung durch eigenes Personal.

Der Datenaustausch kann ber Bnder, traditionelle digitale optische Speicherplatten, CD-R
oder per Datenfernbertragung abgewickelt werden.

56

Auch beim Dienstleister mssen alle notwendigen Informationen zum Scannproze


dokumentiert und bei der bergabe bereitgestellt werden. Es ist zu protokollieren, welche
Dokumente (oder Ordner) angeliefert und welche zugehrigen Dokumente auf welchen Medien
zurckgeliefert wurden. Ferner sind schriftlich die Qualitt der Erfassung (Lesbarkeit der
gescannten Seiten und Indizierung) sowie Manahmen zur Gewhrleistung der vollstndigen
Erfassung von Dokumenten zu vereinbaren. Die Bereitstellung von Sicherheitskopien durch
den Dienstleister sollte bercksichtigt werden. Sofern die Entsorgung der angelieferten
Dokumente beim Dienstleister erfolgt, ist von diesem ein Nachweis der Vernichtung zu
erbringen.
Empfehlenswert ist eine vertragliche Regelung, wer bei mangelhafter Qualitt oder
unvollstndiger Erfassung die Aufwnde fr die Nacherfassung trgt. Die Qualitt der erfaten
Dokumente sollte vom Auftraggeber unverzglich nach der Bereitstellung der Medien
zumindest in einer reprsentativen Stichprobe geprft werden, bevor die zugehrigen
Papierdokumente eventuell vernichtet sind.

Die Qualitt sowie die korrekte, vollstndige Erfassung der Dokumente sind
regelmig zu berprfen.

Der Einsatz eines Scanndienstleisters stellt besondere Anforderungen an die


Verfahrensdokumentation (siehe Abschnitt 9), da an unterschiedlichen Standorten, mit
unterschiedlichem, teils fremden Personal und in einem mehrstufigen Proze innerhalb des
Gesamtverfahrens gearbeitet wird.
Scan-Nachverarbeitung
Unter Scan-Nachverarbeitung wird z.B. das Auslesen von Indizes oder die Textbersetzung
(siehe Barcode und OCR/ICR), die Bildverbesserung und die Speicherplatzreduzierung
verstanden.
Bildverbesserung
Einfache Bildverbesserungsfunktionen sind:
Despeckle:
Entfernen einzelner Punkte, besonders Verunreinigungen
Deskew:
Geradestellen eines schrg eingescannten Dokumentes
Black Border Removal:
Entfernen schwarzer Rnder bei unformatigen Dokumenten
Contrast Enhancement: Verstrkung und Ergnzung (Tracing) von Linien in Dokumenten
Level Reduction:
Reduzierung von Farb- und Graustufen in einem farbig
oder mit Graustufen gescannten Dokument

Bildverbesserung stellt eine nachtrgliche Vernderung des Eingangsbildes


dar.

Bei Einsatz von Bildverbesserungsverfahren ist sicherzustellen, da kein


bildlicher und kein Informationsverlust eintreten kann.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

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Speicherplatzreduzierung
Bei der Reduzierung des Speicherplatzes spielt die Diskussion um die Zulssigkeit der Bruttooder Netto-Bildarchiverung eines besondere Rolle:
Brutto: Es werden alle erfaten Bildpunkte verlustfrei komprimiert und wieder
dargestellt.
Reduziertes Brutto: Die Bildpunkte werden reduziert. Es entsteht ein
Informationsverlust, der jedoch nicht zwingend den bildhaften Charakter des
Dokumentes verndern mu.
Netto:
Der Bildhintergrund, in der Regel ein standardisierter Vordruck,
wird abgezogen und nur der reine Dateneintrag als Bild archiviert. Es entsteht ein
Informationsverlust, der durch Wiederherstellung des ursprnglichen Brutto-Bildes
mit einem Hintergrundbild bei der Reproduktion ausgeglichen wird.
Bei der Speicherplatzreduzierung sind folgende Verfahren zu unterscheiden:
Verlustfreie Kompression (z.B. ITU) des Eingangsbildes (Brutto-Bild)
Reduzierung der Informationsmenge durch Voreinstellung oder nachtrgliche
Reduzierung:
Kontrastvernderung durch Schwellwerteinstellung zur Ausblendung von
Hintergrnden (reduziertes Brutto-Bild)
Abzug eines definierten Hintergrundes durch Blindfarbenausblendung oder
Subtraktion eines Layouts per Software (Netto-Bild). Hierbei kann das
Netto-Bild durch Referenzierung mit dem Layout fr Anzeige und Druck
gemischt und damit das Brutto-Bild rekonstruiert werden.
Skalierung mit Reduktion der ursprnglichen Auflsung auf eine geringere
Auflsung (z.B. von 300 dpi auf 200 dpi, Brutto-Bild)
Reduzierung von Farb- und Grauwerttiefe durch Interpolation (reduziertes
Brutto-Bild)
Einsatz eines nicht verlustfrei arbeitenden Kompressionsverfahrens (reduziertes
Brutto-Bild)
Zulssigkeit der Speicherung als Brutto-, reduziertes Brutto- oder Netto-Bild

Die Speicherung als verlustfreies Brutto-Bild ist immer zulssig.

Die Speicherung als reduziertes Brutto-Bild ist nur dann zulssig, wenn
keinerlei Informationsverlust und die Wahrung des ursprnglichen bildhaften
Charakters sichergestellt sind.

Die Speicherung als Netto-Bild ist nur dann zulssig, wenn


a) keine bildhafte Wiedergabe erforderlich ist oder
b) die verlustlose, bildhafte Rekonstruktion des ursprnglichen Brutto-Bildes
aus Netto-Bild und eindeutig zugeordnetem Hintergrundlayout sichergestellt ist.

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Daten- und Datei-Import


Beim Importieren von Daten und Dateien ist zu unterscheiden zwischen
einem manuell initiierten Datei-Import und
einem automatisierten Daten- und Datei-Import (Batch).
Datei-Import aus Broanwendungen
Beim interaktiven Import von Dateien in das Dokumenten-Management- oder Archivsystem ist
besonders darauf zu achten, da keine aktiven Verbindungen (OLE oder HTML-Links) zu
anderen Dokumenten, Daten, Anwendungen oder Teilen von Dokumenten aktiv sind. In einem
dynamischen Dokumenten-Management-System wird dies gegebenenfalls durch die
Versionsverwaltung (siehe Abschnitt 6.6.2) abgefangen. Fr Dokumente, die langfristig
archiviert werden sollen, sind die Verbindungen aufzuheben und betroffene Komponenten
einzubetten.

Beim Import von Dateien aus Office-Anwendungen ist das Dokument einzufrieren, und alle dynamischen Komponenten sind zu embedden.

Daten- und Datei-Import


Beim automatisierten oder teilautomatisierten Import, hufig verallgemeinernd auch COLD
(Computer Output on LaserDisk) genannt, erfolgt die bernahme in das Archivsystem entweder
ber eine Schnittstelle (API) oder durch die Abarbeitung der Dateien in einem
bergabeverzeichnis. Hierbei ergeben sich unterschiedliche Arten der Verarbeitung:
Speicherung der Datei im Originalformat,
Umsetzung in ein Archivformat mit automatischer Ermittlung von Indizes aus dem
Datenstrom,
getrennte bergabe der Dokumente und Indexdaten,
Verarbeitung des Datenstroms nach vorgegebenen Regeln.
Grundstzlich gilt, da jeder Import- und Verarbeitungslauf
nachvollziehbar,
ohne Daten- und Dokumenten-Verlust,
erneut startbar und
protokolliert
durchgefhrt wird.

Jede Art von Import mu fehlerfrei, nachvollziehbar und verlustlos


durchgefhrt werden.

Datei-Import im Originalformat
Beim Datei-Import im Originalformat werden die Quelldateien nicht verndert. Es kann sich
dabei um beliebige Listen, Datenstze, komplette Datenbanken, Druckoutput in
Spezialformaten (z.B. AFP, BETA93, SAP OTF) oder Medaten handeln. In der Regel wird die
Dokumenten-ID nach der Archivierung an die erzeugende Anwendung zurckgegeben.

Die archivierten Datei-Dokumente sind in der Regel nur mit dem erzeugenden
Programm erschlieungs-, anzeige- und verarbeitungsfhig.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

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Datei-Import mit Verarbeitung


Bei der Verarbeitung der Quell-Dateien sind unterschiedliche Verfahren zu bercksichtigen:
Wandlung des Zeichensatzes (z.B. von EBCDIC in ANSI oder ASCII),
Wandlung in ein Rasterformat (z.B. TIFF mit Kompression),
Ermittlung und Zuordnung eines Hintergrundbildes fr das Mischen von Daten mit
einem Layout bei der Reproduktion,
Umformatierung in ein neutrales Archivformat,
Aufbau von Strukturen mit Sekundrindizes (z.B. zum Zugriff auf einzelne
Datenstze einer Liste).
Bei der Verarbeitung werden Indizes an die Datenbank bergeben. Die Dokument-ID kann
auch an die erzeugende Anwendung zurckgegeben werden.
Unter COLD (Computer Output LaserDisk) ist folgendes zu verstehen:
im weiteren Sinn alle Arten der Speicherung von Daten, List- und Druckoutput,
Dateien etc.
im engeren Sinn Speicherung strukturierter oder formatierter Daten, die durch
ihre Formatinformation, ihre Struktur oder die Hinterlegung mit einem
Hintergrundbild die Visualisierung und Reproduktion des Druckoutputs gestatten.

Das COLD-Verfahren ist fr die Archivierung zulssig, wenn der ursprngliche


Charakter des Outputs durch das System verlustfrei visualisiert und
reproduziert werden kann.

Screen Shot
Hufig werden Entscheidungen auf Basis einer bestimmten Anzeige von Daten und
Dokumenten getroffen. Diese knnen in verschiedenen Fenstern dargestellt werden. Zur
Dokumentation der gesamten Situation kann ein sogenannter Screen Shot oder Screen
Dump erzeugt werden. Dieser ist als Bilddatei archivierbar.

Die Archivierung von Screen Shots erlaubt die Dokumentation eines


Bildschirminhaltes mit allen Daten und Dokumenten, die bei der Aktivierung
der Funktion angezeigt werden.

Indizierung
Bei der Indizierung ist zwischen manueller, halbautomatischer und automatischer Indizierung
zu unterscheiden.

Die Indizierung ist in erster Linie ein Thema der Organisation eines
Verfahrens, das lediglich optimal durch die Software untersttzt werden mu.
Konzeptionelle Fehler und unzureichende Qualitt bei der Indizierung lassen
sich durch die Software allein nicht vermeiden.

60

Die Qualitt und Eindeutigkeit der Indizierung entscheidet darber, ob ein


Dokument wiederauffindbar ist.

Manuelle Indizierung
Unter interaktiver Indizierung ist das Ablesen und die manuelle Eingabe der relevanten Indexinformationen zu verstehen. Dieser Proze ist grundstzlich fehleranfllig, wenn nicht
entsprechende organisatorische Manahmen getroffen werden. Bei der manuellen Indizierung
ist daher zwischen einer freien und einer kontrollierten Eingabe zu unterscheiden.

Wichtige Voraussetzung einer Indizierung ist, da Erfasser und Bearbeiter


das gleiche inhaltliche Verstndnis der Indizes haben.

Bei einer unkontrollierten freien


Mizuweisungsrate zu erwarten.

Eingabe

ist

eine

Fehler-

und

Wird eine unkontrollierte Indizierung gewhlt, ist sicherzustellen, da jedes Dokument durch
weitere automatisch ermittelte Daten eindeutig identifizierbar wird und eine geeignete
Datenbank zur Erschlieung der Informationen eingesetzt wird.

Ein kontrolliertes Verfahren ist in jedem Fall vorzuziehen.

Bei einer kontrollierten Erfassung sind folgende Verfahren mglich:


Anwahl eines Begriffes aus einer Auswahlliste oder einem Thesaurus,
Prfung der Eingaben gegen eine hinterlegte Liste mit gltigen Begriffen,
Abgreifen der Inhalte von angezeigten Feldern, die aus einem kontrollierten
Stammdatenbereich stammen,
Doppelerfassung mit Abgleich der Differenzen,
Eingabe eines Krzel mit anschlieender Anzeige des Begriffes und Besttigung,
Prfziffernverfahren bei rein numerischer Eingabe.
Fr die Indizierung mu definiert werden, welche Fehlerquote toleriert werden kann. Hierbei ist
zu bercksichtigen, da gerade die Ablage in Papierordnern keinesfalls fehlerfrei ist. Ein falsch
abgelegter Beleg kann genauso wenig mit vertretbarem Aufwand wiedergefunden werden wie
ein falsch indiziertes Dokument in einem Dokumenten-Management-System.

Der Gesetzgeber fordert fr alle Dokumente, die dem HGB unterliegen, da


diese unter einem zugeordneten, unvernderbaren Index eindeutig
wiedergefunden werden knnen.

Zur Reduzierung der Fehlermglichkeiten empfiehlt sich die Definition einer


eindeutigen Nomenklatur, die in Auswahllisten und Thesauri angeboten wird.
Diese Nomenklatur sollte zentral gepflegt werden.

Halbautomatische Indizierung
Unter halbautomatischer Indizierung sind folgende Verfahren zu verstehen:
Ermittlung eines eindeutigen Schlssels mit automatischer Prfung und Ergnzung
fehlender Angaben (Online oder Batch),
Eingabe von Schlsseln ber Barcode-Leser mit manueller Besttigung und
automatischer Ergnzung fehlender Werte aus Stamm- und Bewegungsdaten,
Vorgabe einer eindeutigen Identifizierung (Barcode, OCR, Deckblatt u..) mit
manueller Ergnzung und Vervollstndigung.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

61

Fehlerbearbeitung und Korrektur erfolgen manuell.

Halbautomatische Verfahren erlauben eine sehr sichere Indizierung bei


gleichzeitiger manueller Kontrolle.

Automatische Indizierung
Unter automatischer Indizierung ist die Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe und mit
automatischer Fehlerbehandlung und -korrektur zu verstehen:
vollstndige bergabe der Indexdaten mit dem Dokument aus einer Anwendung,
Ermittlung der Daten aus dem Inhalt des Dokumentes (z.B. bei SGML oder
strukturierten Listen),
Zuordnung von Stammdaten zu einem eindeutigen Identifizierungsmerkmal,
vollautomatisierte Barcode und OCR-Indexverfahren.
Indizieren mit OCR
Der Einsatz von OCR oder ICR verspricht eine hohe Automatisierung der aufwendigen und
kostenintensiven Indizierung. Bei diesen Verfahren ist allerdings zu bercksichtigen, da sie
nur unter bestimmten Rahmenbedingungen zum Erfolg fhren.

OCR ist zum heutigen Zeitpunkt als alleinige Methode nicht fehlerfrei.
Eine Erkennungsrate von 99% (gleich 1% Fehler) bedeutet, da jedes
hundertste Zeichen falsch erkannt wird und sich damit durchschnittlich in
jedem zwanzigsten Wort ein Fehler befindet.

Zunchst ist zu unterscheiden,


ob der gesamte Inhalt fr eine Weiterverarbeitung oder Volltextdatenbank-Speicherung extrahiert werden soll oder
ob nur bestimmte Werte, die an definierter Position stehen und gegen andere
Stammdaten prfbar sind, fr eine Indizierung verwendet werden sollen (OCRIndexverfahren).
Die zweite Alternative kann halbautomatisch mit manueller Kontrolle oder vollautomatisch
durchgefhrt werden. Beim OCR-Indexverfahren mu sichergestellt sein, da die
indexrelevante Information immer an der gleichen Stelle vorliegt oder immer die gleiche
Struktur hat. Dies ist bei heterogenen Eingangsbelegen nicht der Fall.
Besonders kritisch ist es, wenn die OCR-Software Zeichen falsch erkennt und diese als richtig
interpretiert. Diese Werte werden in der Regel bei der Erkennungsrate nicht bercksichtigt.
Falsch erkannte Werte sind im Rahmen der Qualittskontrolle aufzudecken. Inwieweit ein
solches Verfahren noch kostensparend ist, mu im Individualfall geprft werden.

OCR-Verfahren sind vor einem produktiven Einsatz hinsichtlich der Richtigkeit


der ermittelten Werte umfassend zu erproben.
Bei nicht ausreichender Qualitt der Erkennung ist ein anderes Verfahren zu
whlen oder OCR mit anderen Techniken zu kombinieren.

Selbstlernende OCR-Verfahren sowie die Hinterlegung von Referenzdateien


und die Prfung gegen vorhandene Stammdaten knnen das OCR-Indexverfahren ausreichend sicher machen.

62

Indizieren mit Barcode


Die Indizierung mit Barcode kann sowohl halbautomatisch am Arbeitsplatz mit manueller
Ergnzung als auch vollautomatisch mit Ergnzung weiterer Merkmale im Hintergrundbetrieb
erfolgen. Bei Verwendung ausreichend groer und sauber gedruckter Barcode-Label ist das
Verfahren sehr erkennungssicher. Schwierigkeiten treten immer dann auf, wenn die Barcodes
mit geringauflsenden Nadeldruckern direkt auf das Dokument gedruckt werden und dann das
Farbband im Laufe der Verarbeitung immer schwcher wird.
Im Vorwege mu festgestellt werden, welche Zeichen (numerisch, alpha oder gemischt) mit
Hilfe des Barcodes abgebildet werden mssen und welche der gngigen Barcodes wie Interleaf 2/5, Code 39 oder EAN von der eingesetzten Software verarbeitet werden knnen.

Der Einsatz von Barcodes ist fr eine identifizierende Indizierung mit


nachtrglicher manueller, halbautomatischer oder automatischer Indizierung
gut geeignet.

Zuknftige Indizierungsverfahren
Durch die Weiterentwicklung der Spracherkennung ist fr die Zukunft auch eine
halbautomatische Indizierung am Arbeitsplatz denkbar.
Bei selbstbeschreibenden Dokumenten oder bermittlungen nach dem MIME-Standard lassen
sich Indizes automatisch aus dem Dokument-Header oder -Inhalt gewinnen.
Durch den Einsatz von Expertensystemen knnen die Nachteile von OCR/ICR knftig
weitgehend ausgeglichen werden.

Verwalten und Speichern


Definitionen
Unter Verwalten sind folgende Funktionen zu verstehen:
Indexdatenbank,
Profile von Dokumentenklassen und kontrollierte Nomenklatur.
Unter Speicherung sind folgende Funktionen zu verstehen:
Cache,
Ablage,
Archiv.

Die Komponenten Verwalten und


Verfgbarkeit der Dokumente sicher.

Speichern

stellen

die

konsistente

Verwalten
Indexdatenbank
In Standard-Archivsystemen wird in der Regel mit einer Referenzdatenbank gearbeitet, von der
aus Pointer auf die Dokumente im eigentlichen Dokumenten-Verwaltungssystem (IRS
Information-Retrieval-System oder JMS Jukebox-Management-System) verweisen.

Eine Referenzdatenbank ist zur Verwaltung groer Dokumentenmengen


besonders gut geeignet.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

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In einer Referenzdatenbank werden nur die Indizes gehalten und nicht die Dokumente selbst.
Datenbanken, in denen auch die Dokumente als BLOB (Binary Large Object) gespeichert
werden, sind durch den verfgbaren Festplattenspeicher in ihrer Gre begrenzt.
Bei einer Referenzdatenbank ist es unerheblich, ob die Pointer satzweise in einer
herkmmlichen Datenbank gehalten oder in einem Volltextsystem mitgespeichert sind. Bei
strukturierten Daten ist der Einsatz einer feldorientierten Datenbank vorzuziehen, da diese
Prfungen, Auslagerung, Protokollierung, Historisierung und Optimierung vereinfacht. Neben
relationalen Datenbanken werden hufig spezialisierte Datenbanken eingesetzt, die auf die
Referenzierung groer Dokumentenmengen optimiert sind.

Fr die revisionssichere Archivierung auf Basis strukturierter Indizes ist eine


feldorientierte Datenbank besonders geeignet.

Insbesondere wenn die Indexinformation nicht mit auf den Archivmedien gespeichert wird,
mssen entsprechende mehrstufige Datensicherungen der Datenbank sowie Programme zur
berprfung und Wiederherstellung der Konsistenz verfgbar sein.

Der Index ist ausschlaggebend fr das Wiederfinden der Dokumente. Die


Indexdatenbank ist daher besonders sorgfltig zu sichern.

nderungen in der Datenbankstruktur (z.B. neue Felder oder Wegfall von


Feldern, fr die bereits Indizes vorliegen) sind derart zu protokollieren und
historisieren, da das Wiederfinden jedes Dokumentes gewhrleistet ist.

ber die Indexdatenbank wird hufig auch der Schutz der Dokumente durch die Vergabe
entsprechender Schreib- und Leserechte realisiert (siehe Abschnitt 8.2).
Profile von Dokumentenklassen und kontrollierte Nomenklatur
Fr die Klassifizierung von Dokumenten und die Verschlagwortung werden Profile oder
Referenztabellen angelegt, die von der Datenbank verwaltet oder zumindest von ihr genutzt
werden:
Profile von Dokumentenklassen besitzen in der Regel folgende Merkmale:
Benennung und systeminterne Kennzeichnung,
zulssige Benutzergruppe,
Aufbewahrungsfrist,
Speicherort,
zugeordnete Indizes,
Anzeigeparameter (z.B. Sortierung etc.).
Referenztabellen von Auswahllisten und Thesauri besitzen in der Regel folgende
Merkmale:
Benennung und systeminterne Referenzvariable,
zugeordnete Begriffe (beim Thesaurus Ober- und Unterbegriffe, hierarchische
Anordnung, Link-Beziehungen, Synonyme, Homonyme, Akronyme etc.),
Sortier- und Anzeigeoptionen.
Vernderungen der Nomenklatur sowie in der Struktur und den Inhalten von
Dokumentenklassen sind zu protokollieren und zu historisieren.
64

Dokumentenklassen und Nomenklatur mssen langfristig sicherstellen, da


jedes Dokument eindeutig identifiziert, geschtzt, wiedergefunden und zur
Anzeige gebracht werden kann.

Speichern
Cache
Unter einem Cache ist ein temporrer Zwischenspeicher zu verstehen, der den Zugriff auf
Dokumente (Bereitstellungscache) oder die Zwischenspeicherung bei der Erfassung und
Indizierung (Erfassungscache) ermglicht. In einem Bereitstellungscache existieren nur Kopien
bereits archivierter Dokumente.
Der Zwischenspeicher ist dem Anwender nicht transparent.
Beim Umkopieren von einem Speicherbereich in einen anderen drfen keine Dokumente
verloren gehen. Dokumente im Ausgangsbereich werden erst dann gelscht, wenn ihre
Speicherung im Zielbereich besttigt worden ist.

Dokumente in einem Cache


Sicherheitskriterien unterliegen,
befindliche Dokumente.

mssen den gleichen Schutz- und


wie bereits auf dem Archivspeicher

Ablage
Unter einer Ablage wird im Gegensatz zum Caching ein dynamisches Dokumenten-Management-System mit eigener Verwaltung verstanden. Dieses verfgt ber eine Schnittstelle
fr die bergabe und die Anforderung archivierter Dokumente. Die Ablage kann als
Middleware zwischen Anwendung und Archiv zum Einsatz kommen. Beim bergang von
Dokumenten aus der Ablage in das Archiv mu sichergestellt sein, da diese eingefroren sind
(ohne aktive Links zu Versionen, Reversionen oder OLE-Objekten). Als Ablage werden hufig
traditionelle Dokumenten-Management- und Groupware-Systeme eingesetzt.

Eine Ablage hat eine eigenstndige Verwaltung von Dokumenten und nutzt
das Archiv nur als nachgeordneten Dienst.

Idealerweise werden Dokumente in der Ablage und im Archiv mit den gleichen
Verwaltungssystemen (Indexdatenbanken) erschlossen, so da es fr den Anwender
unerheblich ist, ob ein Dokument in der Ablage oder im Archiv gespeichert ist.

Ablagesysteme werden zur Verwaltung dynamischer Informationen und


Dokumente und nicht fr die revisionssichere Archivierung statischer
Dokumente eingesetzt.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

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Archiv
Unter einem elektronischen Archiv wird hier das revisionssichere Langzeitarchiv mit digitalen
optischen Speichern verstanden. Wesentliche Komponenten sind daher das Management von
Jukeboxen und die Ansteuerung optischer Speicherlaufwerke.
Diese Systeme verfgen meistens ber eine eigene, fr den Benutzer unsichtbare Datenbank,
in der die Referenzen zwischen den Dokumenten-IDs aus der Indexdatenbank und dem
physikalischen Speicherort abgelegt sind.
Die Jukebox wird in der Regel ber eine eigene Betriebssoftware angesteuert, da nur einmal
beschreibbare Medien, die Verwaltung groer Datenmengen und zahlreicher Laufwerke in
einer Einheit nicht von herkmmlichen Betriebssystemen untersttzt werden. Es ist
sicherzustellen, da die Ansteuerungs- und Betriebssoftware fr Jukeboxen entweder direkt in
die Archiv- oder Dokumenten-Management-Software integriert ist oder aber optimal mit dieser
Software zusammenarbeitet. Die Jukeboxsoftware mu ber Funktionen wie Einlegen,
Kopieren und Labeln von Medien, Duplizieren, Konsistenzprfung, Verwaltung von OfflineMedien, Operating- und berwachungstools etc. verfgen. Die Medien und Laufwerke in der
Jukebox sollten nur durch die Archiv- und Dokumenten-Management-Software zugnglich sein.
Zugriffe ber das Betriebssystem auf Daten und Dokumente sind auszuschlieen.
Archive sind keine Hierarchischen Speicher-Management-Systeme (HSM), sondern Systeme,
die den datenbankgesttzten Zugriff auf einzelne Objekte erlauben.
Ein Archiv kann auf mehrere fachlich oder nach anderen Kriterien geordnete Bereiche
aufgeteilt werden. Dies erlaubt die Optimierung fr die Speicherung, den Zugriff und die
Organisation der Dokumente (z.B. zwecks Entnahme von Medien nach Ablauf der
Aufbewahrungsfrist).

In Archiven ist unabhngig von den eingesetzten Medien die Vernderung


oder Lschung archivierter Dokumente auszuschlieen.

Auf Basis einer Kopie erstellte oder vernderte Dokumente sind als neue Dokumente zu
archivieren.
Archive knnen als eigenstndige Anwendung oder als unabhngiger, nachgeordneter Dienst,
auf den aus anderen Anwendungen zugegriffen wird, eingesetzt werden.

Elektronische Archive dienen zur optimierten Verwaltung und Speicherung


groer Mengen von Dokumenten aller Art.

Suchen und Finden


Die Mglichkeiten des Retrievals sind von den eingesetzten Clienten, der Datenbank und der
Anwendungssoftware abhngig. Folgende Clienten sind auseinanderzuhalten:
Fat-Client: vollstndige Implementierung fr LAN- und WAN-Umgebungen
Applet:
vollstndige Implementierung fr Internet/Intranet-Umgebungen
Browser: Zugriff ber standardisierte Internet-Mechanismen
Bei Einsatz eines Browsers bestehen Restriktionen bei den Zugriffs- und
Anzeigemglichkeiten.

66

Beim Zugriff ist zu unterscheiden:


Suche mit einer Maske ber die Inhalte von Feldern (strukturierte Suche),
Suche in einer Volltextdatenbank (unstrukturierte Suche),
Zugriff ber visualisierte Strukturen (Ordnungsmittel, z.B. Ordner, Mappen, Register
u..),
Zugriff ber Links auf verbundene Dokumente oder Dokumentengruppen.

Strategie eines gut organisierten Systems ist nicht das Suchen sondern das
einfache Finden.

Bei der Suche ist ferner zu unterscheiden:


Suche nach einem eindeutigen Kriterium (z.B. Beleg-Nr.), die genau ein Dokument
als Ergebnis hat,
Suche nach einem nicht-eindeutigem Kriterium (z.B. Schlagwort), die eine Auswahl
von Dokumenten als Ergebnis hat (Trefferliste),
Suche nach einer Kombination von Kriterien, die genau ein oder eine definierte
Anzahl von Dokumenten als Ergebnis hat (Trefferliste oder Ordnungsmittel),
Suche nach einem Gruppierungsmerkmal (z.B. Kunde), die eine definierte Gruppe
von Dokumenten als Ergebnis hat (z.B. Kunden-Ordner).
Das Ergebnis einer Suche kann demzufolge die sofortige Anzeige eines Dokumentes, eine
Hitliste, ein virtueller Aktenordner, eine Auswahl von Verbindungen oder ein negatives
Ergebnis (kein Dokument mit diesen Suchkriterien gefunden) sein.

Das Ergebnis einer Suche ist durch die vergebenen Indexwerte und die Art
der Suchanfrage vorherbestimmt.

Es knnen keine Dokumente gefunden werden, die nicht korrekt indiziert wurden. Bei der
Einfhrung eines Archivsystems und der Konzeption der Indizierung ist daher zu beachten, mit
welchen Suchstrategien die Dokumente wiederaufgefunden werden sollen. Undifferenzierte
Indexkriterien haben zu groe Hitlisten zur Folge und sind ebenso wie eine zu tiefe
Detaillierung bei der Verschlagwortung zu vermeiden. Zu groe Hitlisten knnen ferner zu
technischen Problemen bei der Anzeige fhren.

Sowenig Indexinformation wie mglich, soviel Indexinformation wie ntig.

Bei der Konzeption ist allerdings auch zu bercksichtigen, da Dokumente


knftig auch unter anderen Merkmalen oder mit genderten Nutzungsarten
auffindbar sein mssen.

Eine zu detaillierte Indizierung ist aufwendig, kostenintensiv, fhrt zu Speicher- und Perfor manceproblemen und stellt nicht sicher, da jedes Dokument korrekt indiziert wurde. Eine zu
knappe Indizierung fhrt zu groen Hitlisten und verhindert den gezielten Zugriff auf
Einzeldokumente. Der goldene Mittelweg ist schwierig zu treffen. Die Gestaltung der
Indizierung ist daher sorgfltigst zu planen. Die Lebensdauer des Archivs, die erwartete
Dokumentenmenge, die bentigten Strukturen und eine eindeutige Benennung sind dabei zu
beachten. Die Konzeption der Struktur mu auch zuknftige Arten der Nutzung des Systems
ermglichen und konsistent erweiterbar sein.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

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Ein revisionssicheres Archiv mu sicherstellen, da jedes Dokument


identifizierbar und wiederfindbar ist.

Der Zugriff auf die Dokumente mu entsprechend den Benutzerrechten und den
Zugriffsberechtigungen der Archive und Dokumentenklassen schtzbar sein.

Es darf kein Dokument gefunden oder zur Anzeige gebracht werden, wenn
der angemeldete Benutzer hierauf keinen Zugriff haben darf.

Visualisieren und Reproduzieren


Definitionen
Unter Visualisieren ist zu verstehen:
Anzeige einer Arbeitsumgebung fr Dokumente,
Anzeige von Dokumenten.
Unter Reproduktion ist zu verstehen:
Drucken von Dokumenten,
Faxen von Dokumenten.
Visualisieren
Arbeitsumgebung
Die Arbeitsumgebung kann ein eigener Desktop der Dokumenten-Management- oder
Archivsystem-Anwendung oder das Enabling (Bereitstellung der DMS-Funktionalitt in einer
vorhandenen Anwendung) sein.
Zu einer Arbeitsumgebung gehren in der Regel Anzeigemglichkeiten fr:
Such- und Indiziermasken,
Hitlisten,
gegebenenfalls visualisierte Ordnungsmittel,
Funktionen zur Dokument-Darstellung und Reproduktion,
Ablage- und Archivierungsfunktionen,
Import und Export von Dokumenten.
Die Bereitstellung der unterschiedlichen Funktionen mu ber die Benutzerrechte oder die
Arbeitsplatzkonfiguration steuerbar sein.

Eine einfache, strukturierte und individuell auf den Benutzer oder Arbeitsplatz
anpabare Arbeitsumgebung erleichtert die Handhabung von Dokumenten
und die Arbeit mit dem System.

Individuell eingerichtete Anwendungen erlauben die Nachbildung von herkmmlichen


Aktenstrukturen. Dies kann die Einfhrung eines Systems erleichtern.

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Dokument-Darstellung
Bei der Darstellung von Dokumenten sind folgende Mglichkeiten gegeben:
Spawnen Starten der Anwendung, mit der das Dokument erzeugt wurde.
Hierbei ist auszuschlieen, da ein bereits archiviertes Dokument verndert wird.
Erfolgt eine Vernderung, ist das Dokument als neu zu speichern.
Viewer Hier wird eine Programmkomponente gestartet, die nur die Anzeige,
den Export und den Druck der Dokumente erlaubt. Eine Vernderung der
Dokumente ist ausgeschlossen.
Bei Viewern sind unterschiedliche Anwendungsbereiche zu unterscheiden:
Datei-Viewer:
z.B. fr WinWord und andere Dokumente
TIFF-Viewer:
Dekompression und Anzeige von Faksimiles
Multifunction-Viewer: Spezielle Viewer mit mehreren Darstellungs- und
Konvertierungsmglichkeiten
Viewer fr die Anzeige nicht-kodierter Informationen (Faksimiles) mssen Funktionen wie die
Anzeige mehrerer Seiten, Blttern, Vergrern, Verkleinern, Zoomen, Verschieben und andere
besitzen.

In einer Dokumenten-Management- und Archivsystem-Anwendung mssen


mehrere Dokumente parallel und zusammen mit ihren Daten oder anderen
Anwendungen angezeigt werden knnen.

Reproduzieren
Drucken
Beim Ausdruck von Dokumenten mu eine Wahlmglichkeit besonders dann gegeben sein,
wenn nicht jeder Drucker in einem Netzwerk fr den schnellen Dokumentendruck geeignet ist .
Einzelne Seiten, mehrseitige Dokumente und Dokumentengruppen (mit unterschiedlichen
Dokumenttypen) mssen in einem Auftrag gedruckt werden knnen. Beim Drucken mehrerer
Seiten sollte ein Deckblatt mit identifizierenden Angaben zustzlich gedruckt werden.
Sofern die Anforderung seitens der Revision des jeweiligen Anwenders besteht, sind Ausdrucke
als Kopie aus dem System zu kennzeichnen. Dies geschieht durch den Eindruck von Daten
am Kopf oder Fu direkt auf dem Dokument. Zu diesen Daten gehren blicherweise der
anfordernde Benutzer, der Name des Dokumentes, Seitennummer, Erfassungsdatum, DruckDatum und -Uhrzeit sowie eine Kennung des zugehrigen elektronischen Archivs oder des
zugeordneten Ordnungskriteriums (Vorgang, Kunden-Nummer u..). Die Kennzeichnung ist aus
folgenden Grnden wichtig:
Vermeidung der erneuten, irrtmlichen Erfassung,
Identifizierung des Dokumentes beim Ausdruck auf Gruppen- oder
Abteilungsdruckern, um Verwechslungen bei der Entnahme zu vermeiden,
Identifizierung des Dokumentes als Kopie aus dem Archiv.
Durch die Benutzerrechte mu steuerbar sein, ob ein Anwender Zugang zu einem Drucker
haben soll. Dies ist besonders dann wichtig, wenn durch den Einsatz eines elektronischen
Archivsystems die Benutzung von Papierunterlagen vermieden werden soll.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

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Faxen
Die Mglichkeit, gefundene Dokumente zu faxen, mu individuell ber die Benutzerrechte
steuerbar sein.
Bei der Nutzung der Fax-Funktionalitt ist zu unterscheiden zwischen
Dokumenten, die bereits im ITU-Format vorliegen, und
solchen, die erst in ein Fax-Format gewandelt werden mssen.

Pflegen und Administrieren


Definitionen
Unter Pflege sind folgende Funktionsgruppen zu verstehen:
Einrichtung und Pflege der Datenbank,
Einrichtung und Pflege von Dokumentenklassen und Nomenklatur,
eingeschrnkte Benutzerverwaltung.
Unter Administration sind folgende Funktionsgruppen zu verstehen:
Benutzerverwaltung,
Systemadministration,
Auswertungen und Statistiken,
Operating.
Pflegen
Einrichtung und Pflege der Datenbank
Fr die Einrichtung und Pflege der Datenbank werden in der Regel vom Archivsystemanbieter
oder Datenbankhersteller entsprechende Tools mitgeliefert.

Der Einsatz von Datenbanktools kann zu irreversiblen Strungen des


Systems fhren und die Konsistenz der Dokumentenhaltung beeintrchtigen.

Es ist nur ein kontrollierter Einsatz dieser Tools von speziell ausgebildetem Personal zulssig.
Insbesondere Operationen wie Ergnzen von Feldern, globales ndern von Feldinhalten,
Teilen und Zusammenfhren von Datenbanken, Aus- und Eingliedern von Tabellen etc. sind nur
nach entsprechender Sicherung sowie mit Protokollierung und Historisierung durchzufhren,
um die Wiederherstellung des ursprnglichen Zustandes sicherzustellen.

Vernderungen in der Datenbank drfen nur nach sorgfltiger vorheriger


Prfung der Auswirkungen auf bereits archivierte Dokumente durchgefhrt
werden.

Sind die Auswirkungen auf die Datenbank nicht absehbar, ist vor der
Durchfhrung der Manahmen unbedingt der Anbieter oder Systemintegrator
des eingesetzten Systems zu konsultieren.

Fr die Pflege der Datenbank ist nur Personal mit einem


Verantwortungsbewutsein fr die Bedeutung der Aufgabe einzusetzen.

70

entsprechenden

Einrichtung und Pflege von Dokumentenklassen und Nomenklatur


Fr die Pflege von Dokumentenklassen und Schlagwortlisten oder Thesauri werden
entsprechende Tools mitgeliefert. Diese sind mit groer Sorgfalt und nur nach entsprechender
Schulung durch geeignetes Fachadministrationspersonal einzusetzen.
Bei der Pflege ist zu bercksichtigen, da Lschungen von Dokumentenklassen und Begriffen
nur zu einem Ausblenden bei der Erfassung neuer Dokumente fhren drfen. Fr die Suche
mssen die Begriffe weiterhin zur Verfgung stehen.
Einmal verwendete Begriffe drfen nicht mit neuer, genderter Bedeutung verwendet werden.
Es sind nur Ergnzungen zulssig.

Durch unsachgeme Vernderungen der Dokumentenklassen und


Nomenklatur knnen bereits archivierte Dokumente nicht mehr aufgefunden
werden.

Vernderungen an Dokumentenklassen und Nomenklatur sind zu protokollieren und zu


historisieren.

Eine sorgfltige Planung und Konzeption verringert die Notwendigkeit von


nderungen.

Pflege der Benutzer mit einer eingeschrnkten Benutzerverwaltungsfunktionalitt


Fr die Pflege der Benutzerberechtigungen wird hufig den Fachadministratoren eine
eingeschrnkte Funktionalitt der Benutzerverwaltung eingerumt. Diese erlaubt lediglich das
Zuordnen, Entfernen und Neueinrichten von Benutzern. Eine Mglichkeit der nderung von
Strukturen oder vorgegebenen Gruppen ist nicht gegeben.
Administrieren
Administration der Benutzerverwaltung
Zugriffsrechte und Zugriffsschutz werden durch die Benutzerverwaltung kontrolliert. Der
Zugang zur Benutzerverwaltung ist durch einen zustzlichen Pawort-Schutz zu sichern. Alle
Einrichtungen und Vernderungen von Rechten mssen nachvollziehbar protokolliert werden.

Die Benutzerverwaltung ist das wichtigste Instrument fr Zugriffsschutz und


Sicherheit des Systems.

Die vollstndige Verwaltung und Administration liegt in der Verantwortung eines


Systemadministrators. In seiner Zustndigkeit liegen das Einfgen, Lschen oder ndern von
Gruppenprofilen, die Protokollierung und Historisierung von nderungen und die Vergabe von
umfassenderen Rechten, wie z.B. Fach- und Systemadministration.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

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Systemadministration
Der Systemadministrator eines Dokumenten-Management- und Archivsystems hat in der Regel
folgende Aufgaben:
Administration des Netzwerks,
Administration des Archivsystems,
Netzwerkberwachung,
Nutzungs- und Auslastungsberwachung des Archivsystems,
Notbetrieb und Wiederherstellung (Restart, Recovery),
systembezogene Auswertungen und Statistiken.
Der Systemadministrator hat eine besonders verantwortungsvolle Position. Durch seine Rechte
kann er in alle Module und Funktionen des Archivsystems eingreifen. Die unsachgeme oder
widerrechtliche Nutzung seiner Rechte kann zum vollstndigen Verlust der Indexdatenbank
und der Anwendung fhren.

Die Funktion des Systemadministrators ist nur durch eine speziell


ausgebildete und verantwortungsbewute Persnlichkeit zu besetzen.

Fr die unterschiedlichen Aufgaben stehen meistens verschiedene Tools zur Verfgung.


Bestimmte Funktionen knnen sich berschneiden (z.B. bei Netzwerk- und Archivsystemtools).

Beim Einsatz von Tools des Archivsystemanbieters sind Warnungen


auszugeben, wenn versucht wird, Operationen durchzufhren, die die
Konsistenz des Archivsystems beeintrchtigen knnen.

Der Administrator ist ebenfalls fr die ordnungsgeme Sicherung und Erstellung bzw.
Auswertung der Protokolle verantwortlich.
Der Administrator mu fr seine Aufgaben ausreichend geschult werden. Bei greren oder
komplexeren Systemen empfiehlt sich fr eine bergangs- oder Einfhrungsphase die direkte
Untersttzung der Administration durch den Anbieter.
Auswertungen und Statistiken
Zur Planung des bentigten Speicherplatzbedarfes, zur Optimierung der Bereitstellung von
Dokumenten sowie zur Ermittlung der Nutzung bestimmter Dokumentenklassen und Begriffe
sind fr ein Archivsystem in jedem Fall Auswertungen und Statistiken notwendig. Die Werte
werden fr den ordnungsgemen und sicheren Betrieb bentigt. Sie mssen keine individuell
zuordnungsfhigen Nutzungsdaten enthalten.

Auswertungen und Statistiken, die Aufschlu ber die Nutzung des Systems
durch individuelle Anwender erlauben, drfen nur im Rahmen der
Vereinbarungen mit der Personalvertretung erstellt werden.

Statistiken und Auswertungen drfen nur durch autorisiertes Personal und zum vereinbarten
Zweck erstellt werden.

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Operating
Zu den Aufgaben des Operating gehren in der Regel:
berwachung und Pflege der Jukebox,
Nachlegen und Entnehmen von Medien,
Durchfhrung von Datensicherungen,
Erstellen von Sicherheitskopien und Auslagern von Sicherheitsmedien.
Bei kleineren Installationen oder in der Anfangsphase eines greren Archivs kann diese
Funktion vom Systemadministrator mit bernommen werden.
Bei Einsatz einer relativ kleinen Jukebox und vielen ausgelagerten Medien, die noch in
hufigem Zugriff sind, ist in jedem Fall an einen eigenen Jukebox-Operator zu denken.

Besondere Softwarefunktionalitt oder Module


Die nachstehend aufgefhrten Module sind nicht Bestandteil jeder Dokumenten-Managementoder elektronischen Archivsystem-Lsung.
Notizen
Bei Notizen ist zwischen verschiedenen Optionen zu unterscheiden:
manuelle Eingabe mit einem integrierten Texteditor und Speicherung als
vernderbarer Text in der Datenbank,
manuelle Eingabe mit einem integrierten Texteditor und Archivierung als separates
Dokument mit Referenz auf das zugehrige Dokument,
Eingabe von Text, farbigen Markierungen, Positionierung von Textksten oder
grafischen Elementen, Abdeckungen etc. als Overlay zum Faksimile-Dokument.
Im letzten Fall mu bei der Anzeige und beim Druck unterscheidbar sein, ob die Annotationen
mit ausgegeben werden oder nicht. Das Dokument selbst wird durch das Overlay nicht
verndert. Die Entscheidung fr eine oder mehrere der aufgezeigten Varianten ist von dem
geplanten Einsatzgebiet und dem Leistungsumfang des eingesetzten Produktes abhngig.

Ein typisches Problem bei der Handhabung von Notizen ist die Vergabe von
Rechten fr Einsicht, Ergnzung, nderung und Lschung.

Versionsmanagement
Beim Versionsmanagement sind zwei Varianten zu unterscheiden:
Versionsmanagement eines klassischen Dokumenten-Management-Systems mit der
Verwaltung
von
Dokument-Versionen,
Reversionen
und
Renditions
(unterschiedliche Speicherformate des gleichen Dokumentes) auf Basis von
Dateien aus Broanwendungen,
Versionsmanagement von Layouts, Dokumentenklassen, Benutzerklassen und
anderen historisierten beschreibenden Daten eines Archivsystems mit dem Ziel,
ein Dokument verlustfrei und eindeutig zugeordnet wieder zur Anzeige zu bringen.

Ein Versionsmanagement fr Layouts, bestimmte Klassen und andere


wichtige Zuordnungsmerkmale in einem Archivsystem ist in jedem Fall
notwendig.
Ein Versionsmanagement im Sinne des klassischen Dokumenten-Managements ist fr ein reines Archivsystem nicht notwendig.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

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Postkorb
Zahlreiche Dokumenten-Management- und Archivsysteme verfgen heute ber eine integrierte
oder eingebundene Mail-Komponente. Bei der Postkorb-Funktionalitt ist zu unterscheiden:
Integrierte Mail-Funktionalitt, bei der ein Dokument unter der Kontrolle des
Dokumenten-Management- oder Archivsystems verbleibt. Dokumente knnen
speicherplatz- und performancesparend als Pointer mit Referenz auf den
Speicherort versendet werden. Hierbei mu vom Programm sichergestellt sein,
da ein Zugriff ber die Referenz auf das Dokument mglich ist.
Angebundene Mail-Funktionalitt mittels eines Mail-Standardproduktes. Hier erfolgt
der Austausch mittels Import und Export (manuell oder teilautomatisiert). Die
Dokumente verlassen dabei den Kontrollbereich des Dokumenten-Managementoder Archivsystems und werden physikalisch als Kopie versandt.

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Der Versand von Referenzen ist dem physikalischen Transport von Kopien
vorzuziehen, da er konsistenter, speicherplatzsparender, asynchron und
performanter ist.

Benutzungsoberflchen und Dokumentation


Benutzungsoberflchen, Ergonomie und Hilfefunktionalitt
Die Benutzungsoberflche sollte in Fenstertechnik ergonomisch und bersichtlich gestaltet
sein. Standardbefehle und Funktionen drfen nicht miverstndlich (im Verhltnis zu den
Bezeichnungen in Standard-Office-Anwendungen) vergeben sein.
Die Benutzungsoberflche mu vollstndig in Deutsch realisiert sein. Alle Meldungen und
Hilfetexte sind fr den Anwender verstndlich und als Klartext in Deutsch auszugeben.

Programmversion, Hilfetexte und Dokumentation mssen bereinstimmen.

Die Hilfefunktion mu kontextsensitiv, um anwenderspezifische Texte


ergnzbar und in Deutsch realisiert sein.

Im Umfeld der Systemadministration knnen Benutzungsoberflchen, Meldungen und


Hilfetexte auch in Englisch zugelassen werden.

Dokumentationen
Zu jedem Programmsystem gehrt eine Dokumentation, die mit dem jeweiligen Softwarestand
und der Betriebsumgebung bereinstimmen mu. Die Dokumentationen unterliegen damit
naturgem einer Fortschreibung bei Vernderungen des Systems.

Das Programmsystem mu vollstndig und in der richtigen Version


dokumentiert sein.

Anwenderdokumentationen mssen in Deutsch vorliegen und konkrete, nachvollziehbare


Beispiele und deutliche Hinweise fr notwendige Aktivitten im Strungsfall enthalten.
Zu den Anwenderdokumentationen gehren:
Standard-Anwendungshandbuch des Anbieters,
anwendungsspezifisches Handbuch oder Handbcher fr spezielle Aufgaben,
Kurzanleitungen fr hufig eingesetzte Funktionen und Ablufe und
Schulungsunterlagen.
Dokumentationen fr die Systemadministration knnen in Englisch zugelassen werden. Fr die
fachliche Administration sollten ebenfalls deutsche Handbcher vorliegen. Die Handbcher
mssen Hinweise fr notwendige Aktivitten im Strungsfall enthalten, die auch als separate
Checkliste verwendet werden knnen.
Zu den Systemdokumentationen gehren:
Archivsystem-Administrationshandbuch,
Operating-Handbuch (sofern erforderlich und separat vorhanden),
Datenbank-Dokumentation,
Dokumentationen zu den eingesetzten Tools wie Restart, Recovery, Statistik, Pflege
von Dokumentenklassen, Benutzerverwaltung etc.,

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

75

Dokumentationen zur eingesetzten Software (Nachweis der Programmidentitt), zu


den
installierten
Datenbanktabellen,
Auswahllisten
und
Thesauri,
Benutzerprofilen, Konfigurationsparametern etc.,
Dokumentationen
zur
eingesetzten
Hardware,
Systemkonfiguration,
Systeminstallation etc.,
Schulungsunterlagen und
Checklisten fr den Betrieb und fr die Strungsbehandlung.

Die Dokumentationen mssen geeignet sein, den ordnungsgemen Betrieb


des Systems sicherzustellen.

Zu den Dokumentationen, die seitens des Anwenders bereitgehalten werden mssen, gehren:
Verfahrensdokumentation nach GoBS,
Arbeitsanweisungen,
Prfanweisungen.
Zu den vertraglich relevanten Dokumentationen gehren:
Pflichtenheft oder Detailkonzept,
Vertrag ber die Realisierung,
Wartungsvertrag,
Testdokumentation einschlielich der Testflle, Testdaten und -dokumente,
Abnahmeerklrung,
Bescheinigung der Ordnungsmigkeit.

76

Sicherheits- und Betriebsvoraussetzungen


Die Sicherheit der elektronischen Archivierung ist nicht allein durch das Medium bestimmt. Die
vorgegebenen Betriebs- und Lagerbedingungen sind einzuhalten. Das gesamte Verfahren der
Archivierung mu abgesichert und in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein.

Prozesse
Der Absicherung der Prozesse, besonders der Transport von Dokumenten im System, die
Einstellung von Indizes in die Datenbank, die Archivierung und Rckmeldungen, die zum
Lschen von Cachebereichen fhren, ist besondere Aufmerksamkeit zu schenken.
In einem Archivsystem ist zu unterscheiden zwischen Prozessen, die
im Umfeld des Betriebssystems und solchen, die
im Umfeld des eigentlichen Archivsystems
liegen. Die Verantwortung fr das strungsfreie Verhalten des Archivsystems liegt beim
Anbieter, die Verantwortung fr die Verfgbarkeit und das fehlerfreie Funktionieren der
Netzwerk-, Betriebssystem- und sonstigen Anwendungsumgebung liegt beim Anwender.
Abgrenzungen der Verantwortlichkeiten fr die Fehlerbehandlung und gegebenenfalls daraus
abzuleitende Gewhrleistungs- und Haftungsverpflichtungen sind vertraglich zu fixieren.

Das eingesetzte Archivsystem mu derart sicher sein, da durch


Betriebsstrungen keine Inkonsistenzen oder Dokumentenverluste auftreten
knnen. Dies ist durch Tests nachzuweisen.

Fr die fehlerfreie und sichere Funktion des Gesamtsystems mssen das


Umfeld des Betriebssystems und das eigentliche Archivsystem optimal
zusammenwirken und aufeinander abgestimmt sein.

Eine wichtige Funktion kommt dabei der berwachung des Systems zu. Hierfr sind Transaktionsmonitore und eine geeignete Protokollierung notwendig.

Alle Prozesse in einem Archivsystem, wie Erfassung, Indizierung, Transport


im System, Archivierung, Anzeige, Reproduktion und Prozesse, die
Vernderungen in der Struktur des Systems bedingen, mssen gegen
unbefugte Eingriffe besonders gesichert sein.

Zugriffsschutz und Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung regelt den Zugang und die Nutzungsmglichkeiten


des Systems.

ber die Benutzerverwaltung und die vergebenen Rechte mu die


mibruchliche und unautorisierte Benutzung des Systems ausgeschlossen
sein.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

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Bei der Einrichtung von Benutzergruppen sind folgende Ausschlukriterien zu bercksichtigen:


Die Rechte der System- und Fachadministration liegen nicht in Personalunion.
Die Rechte der Indizierung und der Qualittssicherung der Indizierung,
insbesondere nderung von Indizes sowie Nachscannen, Ersetzen oder Lschen
von Dokumenten liegen nicht in Personalunion.
Anwendungsnutzer des Systems haben keine Berechtigungen, die die Konsistenz
der Lsung beeintrchtigen knnen.
Ein direkter Zugriff von Anwendern auf Speichersysteme und Medien unabhngig vom Archivoder Dokumenten-Management-System ist auszuschlieen. Zugriffe drfen nur unter Kontrolle
des Archiv- oder Dokumenten-Management-Systems erfolgen.

Die Benutzerrechte mssen ausreichend differenziert sein.

Bei der Vergabe von Rechten sind folgende Gruppen von Funktionen zu unterscheiden, die fr
die Benutzergruppen entsprechend kombiniert sein knnen:
Benutzungsrechte: Suchen und Anzeigen, Notiz anlegen, Notiz ndern, Notiz
lschen, fehlende Inhalte von Indexfeldern ergnzen, Drucken, Faxen (FaxAusgang)
Erfassungsrechte: Scannen, Dateien importieren, Nachscannen mit Ersetzen
und Ergnzen von Dokumenten
Indizierungsrechte: Indizieren, ndern von Indizierungen
Fachadministrationsrechte: eingeschrnkte Benutzerverwaltung mit Zuordnen
von Benutzern zu Gruppen, eingeschrnkte Benutzerverwaltung mit Sperren von
Benutzern, Eingabe neuer Schlagworte, Sperren von Schlagworten fr die
Erfassung, Eingabe neuer Dokumentenklassen, Sperren von Dokumentenklassen
fr die Erfassung, Auswertungen und Statistiken, logisches Lschen von
Dokumenten
Systemadministrationsrechte: alle Rechte fr die Pflege des Netzwerkes, Pflege
der Datenbank ohne Lschen oder ndern von Feldern oder Feldinhalten, alle
Rechte fr die Pflege der Datenbank, Pflege des Archivsystems ohne Lschen von
Dokumentenklassen, Dokumenten und Caches, alle Rechte fr die Pflege des
Archivsystems, alle Rechte der Benutzerverwaltung, alle Rechte fr Restart- und
Recovery-Funktionen, Auswertungen und Systemstatistiken, logisches Lschen von
Dokumenten
Operatorenrechte: Betrieb der Jukebox mit Monitoring, Wechsel von Medien
etc.
Sonstige Rechte: Fax-Eingangsverwaltung mit Weiterleiten, elektronische
Unterschrift etc.

Bei der Einrichtung von Benutzergruppen sollten mglichst neutrale Klassen


gebildet werden, damit ein langfristiger Zugriff auf die Informationen
unabhngig von Individuen und Organisationseinheiten gegeben ist.

Werden persnliche Rechte vergeben, kann der Fall eintreten, da bestimmte Dokumente
nach dem Ausscheiden oder der Versetzung des Mitarbeiters nicht mehr angezeigt werden
knnen.

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Die Benutzerverwaltung mu durch Historisierung von Profilen und


Benutzerdaten in der Lage sein, den Zugriff auf jedes archivierte Dokument zu
ermglichen.

Die Anforderungen an eine Benutzerverwaltung fr ein Dokumenten-Management- oder


elektronisches Archivsystem gehen ber die angebotene Funktionalitt und Tiefe
herkmmlicher Benutzerverwaltungssysteme im Netzwerk- und Datenbankumfeld hinaus.

Die Benutzerverwaltung mu ber die herkmmlichen Rechte im Netzwerkund Datenbankumfeld hinaus auch den Schutz auf der Ebene neutraler
Benutzerklassen, Dokumentenklassen und ber bestimmte Indizes
ermglichen.

Datensicherung

Der Datensicherung kommt bei elektronischen Archivsystemen eine


besonders wichtige Bedeutung zu. Der Einsatz von nur einmal
beschreibbaren optischen Speichermedien allein ist nicht als Datensicherung
ausreichend!

Folgende Vorgaben fr die Sicherung der Daten, Dokumente und Medien des Systems sind zu
beachten:
Die digitalen optischen Speichermedien in der Jukebox sollten nur softwaregesteuert
entnommen oder eingefhrt werden knnen. Eine unkontrollierte manuelle
Entnahme sollte nicht mglich sein.
Die Medien sollten ausschlielich entsprechend der Herstellerempfehlung und
genau zum benutzten Laufwerk passend eingesetzt werden.
Es ist ein Verzeichnis mit den eingesetzten Medien zu fhren. Die Medien sind
ordnungsgem und unverwechselbar zu beschriften.
Nicht in der Jukebox befindliche Medien (Offline-Medien) sind in einem
verschlossenen Stahlschrank aufzubewahren. Der Schlssel sollte nur den
Administratoren und Operatoren zugnglich sein.
Sicherheitskopien der Medien sind in einem anderen Raum in einem verschlossenen
Stahlschrank aufzubewahren. Dieser Raum darf auch im Katastrophenfall bei
vollstndiger Zerstrung der Rumlichkeiten mit der Systeminstallation nicht
betroffen oder gefhrdet sein. Sicherheitsmedien sind unverzglich nach ihrer
Erstellung in diesen Raum auszulagern. ber die ausgelagerten Medien ist ein
Verzeichnis zu fhren. Der Raum ist nur berechtigten Administratoren und
Operatoren zugnglich.
Es ist eine regelmige Datensicherung des Netzwerkes und der Datenbank
durchzufhren. Hierzu ist z.B. folgendes Verfahren sinnvoll:
Tagessicherungen (automatische Differenzsicherungen werktags),
Wochensicherungen (automatische Differenzsicherungen) und
Gesamtsicherungen bei Einrichtung und nderungen der Konfiguration.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

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Es sind jeweils die Sicherungen der letzten 7 Tage, 10 Wochen und alle
Gesamtsicherungen ber die Lebensdauer des Systems verfgbar zu halten. Die
Sicherungen sind ordnungsgem und verwechslungsfrei zu beschriften.
Die Sicherungen sollten regelmig auf ihre Lesbarkeit und Verarbeitungsfhigkeit
berprft werden. Die letzten zwei Gesamtsicherungen sind mindestens einmal
jhrlich auf ihre Lesbarkeit und Verarbeitungsfhigkeit zu berprfen.
Einmal jhrlich sowie bei Konfigurationsnderungen sollten Restart- und Recoveryverfahren unter Verwendung von Sicherungen getestet und das Testergebnis
dokumentiert werden.
Sicherungsbnder oder andere Sicherungsmedien sind regelmig entsprechend
den Herstellerempfehlungen zeitgerecht durch neue zu ersetzen.
Die Sicherungen werden aus dem Raum mit den Systemkomponenten ausgelagert.
Sie sind brandgeschtzt und verschlossen aufbewahrt.
Die ausfallsicheren Stromversorgungen (USV) werden in regelmigen Abstnden
entsprechend den Herstellervorgaben berprft und getestet.
Auch bei Einsatz von digitalen optischen Speichermedien, unabhngig von der
eingesetzten Technologie, sind Sicherheitsmanahmen, wie die redundante
Haltung von Daten und Dokumenten bis zur Erstellung mindestens einer
Sicherheitskopie und deren sicherer Auslagerung, erforderlich.
Die Verfahren der Datensicherung sind als Handbuch und kurzgefate
Arbeitsanweisungen an den jeweiligen Arbeitspltzen vorzuhalten. Auf die
Benutzung der Anleitungen ist ausdrcklich zu verweisen.
Das zustndige Personal ist in die Durchfhrung der Sicherungen und das Verfahren
der Auslagerung einzuweisen. Die ordnungsgeme Durchfhrung der
Sicherungen und Medienauslagerung sind regelmig zu berprfen.

Es ist regelmig zu prfen, ob die Datensicherungsverfahren ausreichend


sind, eingehalten werden und ob die eingesetzten Medien im Strungsfall zur
Behebung der Strung verwendungsfhig sind.

Betriebsbedingungen

Die Einhaltung der vom Anbieter vorgegebenen Betriebsbedingungen ist


sicherzustellen. Bei Nichteinhaltung knnen Gewhrleistungsansprche und
der Nachweis der Ordnungsmigkeit verfallen.

Aufstellung
Die folgenden allgemeinen Betriebsbedingungen sind zu bercksichtigen:
Server und optische Speichereinheiten (Laufwerke, Jukeboxen) sind in einem Raum
mit Zugangskontrolle aufzustellen. Der Zugang ist nur berechtigten Mitarbeitern
wie Fach- und Systemadministratoren, Operatoren etc. zu gestatten. ber die
Zugangsberechtigten ist ein Verzeichnis zu fhren.
Die Gerte sind nach den technischen Vorgaben der jeweiligen Hersteller
aufzustellen. Verkabelung und Stromversorgung mssen den entsprechenden
VDE- und den betrieblichen Bestimmungen gengen.

80

Server und Jukebox mssen abschliebar sein und drfen nur eigens autorisiertem,
geschulten Personal zugnglich sein.
Die Server und digitalen optischen Speichersysteme (Laufwerke, Jukebox) sind
erschtterungsfrei und gegen elektrostatische Aufladung gesichert aufzustellen.
Der Raum soll klimatisiert oder mit anderen geeigneten Mitteln gegen Aufhitzung
geschtzt sein. Die normalen Betriebsbedingungen drfen die fr die
eingesetzten Gerte vorgegebenen Betriebstemperaturen nicht ber- oder
unterschreiten. Statische Aufladungen sind durch eine adquate relative
Luftfeuchtigkeit zu verhindern.
Die Betriebsbedingungen sind als Handbuch und kurzgefate Arbeitsanweisungen
an den jeweiligen Arbeitspltzen vorzuhalten. Auf die Einhaltung der Anweisungen
ist ausdrcklich zu verweisen.
Der Raum ist auf eine geringstmgliche Staubentwicklung auszulegen. Das
Rauchen ist zu untersagen.
Die Ausstattung des Raumes sowie Wnde, Tren und Fenster sind brandhemmend
auszulegen.
Fr die regelmige Reinigung der Rumlichkeit und der Gerte ist das zustndige
Personal gesondert einzuweisen. Kritische Komponenten sollten nur durch die
Administratoren und Operatoren selbst gereinigt werden. Durchfhrung der
Reinigung und Eignung des Reinigungspersonals sind regelmig zu
kontrollieren. Kabelverbindungen sind nach jeder Reinigung und Umstellung von
Komponenten zu berprfen.
Handhabung von Speichermedien

Auf den Speichermedien befindet sich das wichtigste Gut eines


Unternehmens - die archivierte Information. Die Behandlung und Lagerung
der Medien mu daher mit aller gebotenen Sorgfalt durchgefhrt werden.

Die Speicherung von Dokumenten und Indexdaten auf einem Medium allein
ist nie ausreichend - eine Sicherheitskopie ist immer erforderlich!

Im Gegensatz zu anderen magnetischen Datentrgern oder Mikrofilm sind fr die Lagerung


und Benutzung der optischen Datentrger (sowohl ROD als auch WORM und CD-R) normale
Broumgebungen ausreichend. Es wird wie folgt bei der Behandlung unterschieden:
Transport der Medien: Diese Zeitspanne ist nur fr 2 bis 4 Wochen vorgesehen.
In dieser Zeit knnen die Medien extremen Bedingungen (Schockbelastungen,
Druck- und Temperaturschwankungen) ausgesetzt sein, ohne da die spezifizierten
Werte fr die anschlieende Benutzung eingeschrnkt werden. Bei CD-R-Medien ist
zu bercksichtigen, da diese keine eigene Schutzhlle besitzen. CD-R-Medien sind
ausschlielich in der Jewel-Box oder in vom Hersteller vorgesehenen Containern
zu transportieren.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

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Benutzung der Medien: Hierunter wird vor allem die Benutzung der Medien zum
Schreiben und/oder Lesen verstanden. Die Medien befinden sich dabei in einem
Laufwerk oder einer Jukebox. Dadurch wird das Medium erwrmt, zur Rotation und
wieder zum Stillstand gebracht und innerhalb einer Jukebox automatisch in das
Laufwerk eingefhrt oder aus diesem entnommen. Bei CD-R-Medien ist zu
bercksichtigen, da die Oberflche zugnglich und nur durch einen Lackfilm
geschtzt ist. Die Oberflchen drfen nicht berhrt werden, und beim Einfhren der
Medien drfen die Kanten nicht beschdigt werden.
Lagerung der Medien: Darunter wird die Lagerung der Medien sowohl in einer
Jukebox als auch in Lagerrumen nach Auslagerung als Offline- oder
Sicherheitsmedium verstanden. CD-R-Medien sollten nur innerhalb der Jukebox, in
einem vorgesehenen Container oder in der Jewel-Box aufbewahrt werden.
Alle gelagerten Medien mssen in bestimmten Abstnden berprft werden, ob die Daten mit
den vorhandenen Anlagen (Laufwerke, Jukeboxen und Betriebssysteme) noch einwandfrei
gelesen und interpretiert werden knnen. Dies betrifft nicht die Sicherheit der aufgezeichneten
Daten auf den Medien selbst.

Die von den Herstellern gegebenen Garantien beziehen sich in erster Linie
auf die Lebensdauer der fehlerfrei gespeicherten Daten unter Verwendung
der zum Zeitpunkt der Datenaufzeichnung vorhandenen Maschinen und
Softwarekonfigurationen.

Die berprfung der gelagerten Medien mu daher mindestens dann erfolgen, wenn neue
Gerte und Softwareversionen eingesetzt werden. Von Fall zu Fall ist dann zu entscheiden, ob
eine Migration der Archivdaten erforderlich ist oder ob vorhandene Konfigurationen noch ber
eine bestimmte Zeit vorgehalten werden knnen.
berprfungen und Wartung

Fr einen sicheren und ordnungsgemen Betrieb eines Archivsystems ist


eine regelmige Wartung erforderlich.
Bestimmte Komponenten mssen auch prventiv gewartet werden.

Fr folgende Komponenten sind regelmige berprfungen und eine prventive Wartung


durch geschultes Personal des Betreibers erforderlich:
Auer der tglichen Routineberprfung und Reinigung der Zufhrungen und
Abtastauflagen der Scanner wird eine prventive Wartung entsprechend
Herstellerangaben empfohlen.
berprfung und Reinigung der Schreib-/Lese-Einrichtungen der optischen
Speicherlaufwerke mindestens einmal im Monat. berprfung auf Staubfreiheit
der Gehuse und gegebenenfalls Reinigung.
berprfung der Mechanik der Laufwerke und der Jukebox hinsichtlich akkurater
Einfhrung der Medien sowie berprfung aller Verbindungen der
Jukeboxmechanik auf lose Komponenten und Verschlei entsprechend
Herstellerangaben.

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berprfung und Reinigung der Ventilatoren/Luftfilter aller Server und der optischen
Speichersysteme (Laufwerke, Jukebox) entsprechend Herstellerangaben.
berprfung und Reinigung der Laufwerke fr die Bandsicherung entsprechend
Herstellerangaben.
Regelmige berprfung aller Kabel- und Steckverbindungen an den
Archivsystemkomponenten (empfohlen wird die routinemige Prfung aller
Kabel- und Steckverbindungen nach jeder durchgefhrten Reinigung von Gerten
und Rumlichkeiten).
Prfungen und Reinigungen (auer den tglichen Routineprfungen) sind mit ausfhrender
Person, Datum und durchgefhrten Ttigkeiten zu dokumentieren.
Folgende prventive Wartungen und Tests sind durch autorisiertes, geschultes Personal des
Anbieters oder des Komponentenherstellers durchzufhren:
Wartung der Jukebox mit berprfung von Mechanik, Laufwerken und Justagen mit
gegebenenfalls notwendigem Ersatz von Teilen, die einem Verschlei unterliegen
knnen, alle 12 Betriebsmonate,
Funktionstestzyklus von Laufwerken und Jukeboxen einschlielich Einlesen lterer
oder ausgelagerter Medien alle 12 Betriebsmonate.
Wartungs-, Justage- und Austauscharbeiten an Komponenten des Archivspeichersystems sind
ausschlielich vom autorisierten Personal des Anbieters oder des Komponentenherstellers
durchzufhren. Die ausgefhrten Arbeiten sind nachvollziehbar mit ausfhrender Person,
Datum, betroffenen Komponenten, durchgefhrten Ttigkeiten und Aufzeichnung des
verwendeten Testmaterials zu dokumentieren. Teile der berprfung knnen durch RemoteServices seitens des Anbieters durchgefhrt werden.
Die berprfung schliet auch die regelmige Kontrolle der magnetischen Zwischenspeicher
ein. Dies ist besonders dann wichtig, wenn grere Mengen von Daten und Dokumenten vor
einem Schreiben auf digitale optische Speicher gesammelt werden.

Restart
Unter Restart wird der Wiederanlauf nach einer Betriebsstrung verstanden.

Jedes Archivsystem mu ber eine konsistente Wiederanlauffunktionalitt


verfgen.

Die Ursache kann sehr einfach sein, wie der Verlust einer Netzwerkverbindung, die Strung der
Indexdatenbank, unzureichende Bemessung des Speicherraums, Strungen der optischen
Speichereinheit usw. Fr diesen Fall mu es gesicherte Prozeduren geben, die das System
wieder hochfahren und den konsistenten Zustand wiederherstellen. Solange die optischen
Speicher auf dem letzten Stand und vollstndig sind, werden in der Regel herkmmliche DVMittel verwendet. Es ist teilweise aber auch notwendig, solche Wiederanlaufmanahmen durch
ein Teilrecovery zu ergnzen, um gegenzuprfen, ob alle Dokumente wirklich in der
vorgesehenen Form in einem System vorhanden sind.

Bei einer Betriebsstrung darf maximal das letzte erfate und noch nicht
archivierte Dokument verloren gehen.
Batch-Auftrge (z.B. bei COLD) mssen konsistent und ohne doppelte
Speicherung von Dokumenten erneut aufsetzbar sein.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

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Recovery

Unter Recovery wird die Wiederherstellung des Archivsystems einschlielich


der Indexdatenbank von den Speichermedien selbst verstanden.

Jedes revisionssichere Archivsystem mu ber eine Recoveryfunktion


verfgen.

Bei der Wiederherstellung eines Archivsystems wird zwischen einem Teilrecovery und einem
Vollrecovery unterschieden.
Teilrecovery
Ein Teilrecovery geht ber den Wiederanlauf mit herkmmlichen DV-Mitteln hinaus und nutzt
die auf den optischen Speichern abgelegten Informationen. Beim Wiederanlauf mu man in
der Regel nicht die Informationen auf den optischen Speichern selbst auswerten, damit das
System in der Lage ist, weiterzuarbeiten.
Ganz anders ist die Situation, wenn das System - z.B. die Datenbank - so gestrt ist, da die
optischen Speicher kontrolliert werden mssen, ob alle Dokumente noch referenziert sind und
wenn nicht, wie der ursprngliche Zustand wieder hergestellt werden kann. Das ist immer der
Fall, wenn eine Datenbanksicherung beispielsweise drei Tage zurckliegt, wenn die
Sicherungsbnder nicht mehr gelesen werden knnen oder ganz einfach der Operator die
Bnder vertauscht hat, man also eine Datenbank hat, die vom Stand her nicht zwei Tage
sondern drei Wochen alt ist. Damit das System wieder konsistent hergestellt werden kann, mu
das Softwaresystem in der Lage sein, mit geeigneten Tools unter verschiedenen
Gesichtspunkten Daten auf den optischen Medien fr den Abgleich und die Wiederherstellung
zu nutzen.
Am hufigsten kommt es vor, da ein Teilrecovery ber einen bestimmten Zeitraum erforderlich
ist, da also alles, was z.B. in den letzten zwei Tagen erfat wurde, mit der Datenbank
abgeglichen werden mu. Es kann aber auch sein, da nur ein Medium betroffen ist. In diesem
Fall ist festzustellen, welche Informationen noch benutzbar sind, ob die Sicherheitskopie
eingesetzt werden kann oder welche Manahmen zur Rckgewinnung der Information
getroffen werden mssen. Ist das Archiv beispielsweise nach Abteilungen oder bestimmten
Dokumentengruppen aufgeteilt, mu auch ein Teilrecovery nach diesen Kriterien mglich sein.
Durch das Zusammenwirken der Teilrecovery- und der Wiederanlaufsoftware kann man ein
Archivsystem in der Regel nach wenigen Stunden problemlos wieder in Betrieb nehmen.

Das Teilrecovery ist fr die Konsistenzsicherung und die Wiederherstellung


eingegrenzter Bereiche der Speicher und der Indexdatenbank vorgesehen.

Vollrecovery
Wesentlich gefhrlicher fr den Informationsbestand ist, wenn z.B. ein komplettes Archivsystem
ausgefallen ist und nicht mit herkmmlichen Wiederanlaufmitteln wiederhergestellt werden
kann. In diesem Fall gibt es die Mglichkeit eines Vollrecoveries. Ein Vollrecovery kann jedoch
sehr lange dauern und ist eigentlich nur eine Notmanahme fr den Katastrophenfall. Es sollte
sowohl in organisatorischer als auch in technischer Hinsicht alles getan werden, damit dieser
Fall nicht eintreten kann. Insbesondere in diesem Zusammenhang ist mit Recovery die
Wiederherstellung des Systems von den optischen Speichermedien selbst gemeint.

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Das Vollrecovery ist nur als letzte Absicherung fr den Katastrophenfall


vorgesehen.

Recoveryverfahren
Die Hersteller bieten verschiedene Mglichkeiten fr den Recoveryfall. Es gibt herkmmliche
Systeme, bei denen Datenbank, Netzwerk usw. ber Bnder gesichert werden und nur die
Dokumente selber auf die optischen Medien geschrieben werden. Das System verlt sich in
diesem Fall darauf, da ber die Referenzierung eine sichere Beziehung zwischen dem Inhalt
und den Retrievalinformationen vorhanden ist.
Daneben nutzen die professionellen Anbieter zustzlich die optischen Speicher selbst, um das
Verfahren abzusichern. Auch hier werden in der Regel Datenbank, Netzwerk etc. ber Bnder
gesichert, nmlich fr den Restart-, aber nicht fr den Recoveryfall. Fr den Recoveryfall gibt
es verschiedene Lsungen. Es gibt Hersteller, die sehr nahe bei der TIFF-Datei eine
Extradatei als String speichern, in der die wichtigsten Merkmale mit ablegt sind. Hier ist auf
jeden Fall sichergestellt, da auf einer Mediumseite das eigentliche Dokument mit der
entsprechenden beschreibenden Komponente liegt. Andere Hersteller schreiben Teile der
Datenbank in Blcken auf die gleiche Seite der optischen Medien, auf denen sich die
dazugehrigen Dokumente befinden. Dieses Verfahren, auf den Medien etwas Platz frei zu
lassen und am Ende die Verwaltungsinformationen dann nochmals darauf zu schreiben, hat
sich jedoch hufig nicht als praktikabel erwiesen, da unter Umstnden der verfgbare
Speicherplatz auf den inneren Spuren des Mediums nicht mehr reichte, um alle zugehrigen
Informationen schreiben zu knnen.
Weiterhin gibt es Hersteller, die von vornherein auf selbstbeschreibende Dokumente setzen,
bei denen die inhaltliche Information zusammen mit einem Header als ein Objekt gespeichert
wird. Dieses Verfahren bietet natrlich noch eine Reihe weiterer Vorteile, beispielsweise fr
Dienstleister oder auch fr die Versendung von Informationen, weil man diese komplett mit
ihren beschreibenden Informationen auch ber Netze verbreiten kann. In diesen Fllen wird fr
ein Teilrecovery und fr ein Recovery zustzlich zu den Sicherungen, sei es als
Differenzprfung oder Abgleich, die Information auf den optischen Speichern benutzt. Im
echten Katastrophenfall kann man hier von den Medien selbst das gesamte dynamische
System wieder aufbauen.
Abgestufte Sicherheit bei der Speicherung:
!
a) Speicherung
nur
der
Dokumente
ohne
Indexund
Verwaltungsinformationen auf dem Speichermedium (nur relativ sicher,
zustzliche Sicherungen des dynamischen Systems und Absicherung der
eindeutigen Referenzierung zwischen Indexdatenbank und archivierten
Dokumenten erforderlich)
b) Speicherung der Index- und Verwaltungsinformation mit auf dem gleichen
Speichermedium, jedoch nicht direkt beim Dokument (sicher)
c) Speicherung der Index- und Verwaltungsinformation als separater
Datensatz direkt beim Dokument (sehr sicher)
d) Speicherung von selbstbeschreibenden Dokument-Objekten, bei denen
alle Informationen zum Index, zur Verwaltung, zur Wiederanzeige und zum
Schutz im Header mitgespeichert sind (sehr sicher)
e) Erzeugung von Medien (sog. selbsttragende Archive), die zustzlich zu
den Dokumenten alle beschreibenden Merkmale, Anzeigekomponenten
und Verwaltungssoftware mit sich tragen (sehr sicher)

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

85

Fr die revisionssichere Archivierung werden die besonders sicheren


Varianten empfohlen, da alle fr das Recovery bentigten Informationen direkt
beim Dokument auf dem Medium vorhanden sind.

Ein grundstzliches Problem bereitet der nderungsdienst bei Informationen, die auf den
optischen Speichern mit abgelegt sind. Wenn sich Merkmale ndern, steht unter Umstnden
irgendwo auf einem anderen Medium eine Information, die Dokumente auf einem anderen
Medium referenziert. Sind nderungen nicht sehr hufig, speichert man in der Regel das
Objekt erneut und erklrt das alte ber eine Referenzierung fr ungltig.
Die gespeicherten Informationen sind der eigentliche Wert eines Archivsystems. Deshalb
empfiehlt sich bei wirklich wichtigen Installationen, mglichst alle wichtigen
Systemkomponenten redundant auszulegen. Dies beginnt beim Spiegeln der Medien und kann
damit enden, da man beispielsweise ein komplettes Sicherheitsrechenzentrum, wie etwa im
Banken- oder Versicherungswesen hufig blich, an einen anderen Ort ausgliedert.
Dazwischen gibt es, abhngig davon, wieviel man bereit ist, fr die Sicherheit auszugeben, ein
sehr breites Spektrum - angefangen mit RAID 5 ber Dual Homing von Servern, gespiegelte
Server, fehlertolerante Rechner, gespiegelte Jukeboxen, gespiegelte Netze oder doppelte
FDDI-Ringe.

Vom Anwender ist zu entscheiden, welcher Aufwand fr die Absicherung des


Systems getroffen werden mu.

Wer dabei nicht in die Sicherheit seiner Daten investiert, mu damit rechnen, da er fr den
Restartfall z.B. mit herkmmlichen Bandsicherungen, die natrlich - insbesondere bei mehr als
einem zu sichernden Server - nie aktuell sein knnen, immer Lcken zwischen den
verschiedenen Bandsicherungen von Systemen hat. Es besteht das Risiko, da man gerade
Teile der aktuellen Informationen und die Bereiche, wo eigentlich der Fehler aufgetreten ist,
nicht wiederherstellen kann. In der Regel ist in diesem Fall ein Teilrecovery mit einem
zustzlichen Konsistenzabgleich erforderlich.

Migration

Strategie bei der Einfhrung eines Archivsystems mu sein, ber die jeweiligen
Realisierungs- und Produktionsphasen hinaus Weiterentwicklung, langfristige
Nutzung von Informationen und Migrationen unterschiedlichster Art einzuplanen.

Migration ist die rechtzeitige, organisierte berfhrung von Dokumenten aus einem
bestehenden System in ein vollstndig neues, teilweise neues oder gendertes vorhandenes
System. Unter Migration wird nicht der Ersatz von Gerten durch gleichartige Komponenten
verstanden. Folgenden Ursachen knnen eine Migration erforderlich machen:
Kostengrnde,
verbesserte Funktionalitt,
Fehler in vorhandenen Komponenten,
technologische Weiterentwicklung,
Wechsel von Speichersystemen oder Speichermedien,
Untersttzung von Standards,
Reorganisation (Sortieren, Lschen, Konvertieren) von Datenbestnden oder
der Wegfall von Supportdiensten oder Herstellern.

86

Es kann durchaus wirtschaftlicher sein, nach einigen Jahren eine Jukebox durch ein
moderneres, schnelleres und kostengnstigeres Modell zu ersetzen, wenn die Wartungs- und
Betriebskosten zu hoch geworden sind oder absehbar ist, da Medien und Laufwerke bald
nicht mehr verfgbar sein werden.
Es ist von entscheidender Bedeutung, jederzeit auf gespeicherte Dokumente zugreifen zu
knnen und die Dokumente ohne Verluste in ein neues System zu berfhren. Migration ist
eine permanente Aufgabe whrend der Gesamteinsatzdauer eines Archivsystems, und die
Probleme der Migration mssen bei Archivsystemen bereits bei der Konzeption und
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung bercksichtigt werden. Bei mangelnder Vorplanung knnen die
Folgekosten eines Projektes die Realisierung und Einfhrung um ein Vielfaches bertreffen.

Mit dem Anbieter ist rechtzeitig zu vereinbaren, fr welche Komponenten des


Systems wann sptestens eine Migration oder ein Update erfolgen mu,
damit die Betriebsbereitschaft und Verfgbarkeit der Informationen nicht
eingeschrnkt wird.

Durch die Migration wird die Verfgbarkeit des Archivsystems und der archivierten Dokumente
ber die Einsatzzeit der ursprnglich eingesetzten Hard- und Softwarekomponenten fr die
gesamte vorgesehene Lebensdauer entsprechend den Aufbewahrungsfristen des HGB
sichergestellt.

Migrationen fhren in der Regel zu Vernderungen der Konfigurationen und


Betriebsbedingungen. Die Verfahrensdokumentation ist daher bei den
meisten Arten der Migration fortzuschreiben.

Hardware-Migration
Server
Der Wechsel der Serversysteme stellt eine erhebliche Vernderung des Archivsystems dar. Bei
der Server-Migration sind die verschiedenen Typen von Servern zu unterscheiden (JukeboxServer, Datenbank-Server, Archivsystem-Server, Scan-Server, Druck-Server).
Client
Clienten knnen seitens des Betreibers selbst ersetzt werden, sofern sie hinsichtlich Plattform
und Betriebssystem der usprnglichen Konfiguration entsprechen oder die Plattform eine
kompatible Weiterentwicklung der installierten Konfiguration darstellt.
Speichersysteme
Der Wechsel der Speichersysteme stellt eine erhebliche Vernderung des Archivsystems dar.
Bei der Migration der Speichersysteme wird unterschieden zwischen:
der Migration der Laufwerke mit Ersatz durch neue Laufwerke,
der Migration der Jukebox mit Ersatz durch eine neue Jukebox,
der Migration der Treibersoftware auf Basis einer genderten Gerte- oder
Betriebssystemsoftwarekonfiguration.
Das Speichersystem ist unter den gleichen Bedingungen, mit dem gleichen Testmaterial und
vorhandenen Medien zu testen und abzunehmen.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

87

Speichermedien
Der Wechsel der Speichermedien stellt eine erhebliche Vernderung des Archivsystems dar.
Werden Laufwerke installiert, die bereits vorhandene Medien nicht mehr lesen knnen, oder
sollen andere Medien eingesetzt werden, ist das Kopieren aller oder derjenigen Dokumente,
die noch einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, erforderlich. Aufgrund der groen Menge
archivierter Dokumente ist diese Migration rechtzeitig zu planen. Die Migration ist in jedem Fall
durchzufhren, bevor das Ende der vom Hersteller angegebenen Liefer- und
Verfgbarkeitsfristen fr Laufwerke und Medien erreicht ist. Die Durchfhrung der Migration,
besonders die verlustfreie und konsistente bertragung von Daten und Dokumenten sind
nachvollziehbar zu protokollieren. Das Migrationsergebnis ist unter den gleichen Bedingungen
wie die ursprngliche Lsung zu testen und abzunehmen.
Netzwerk
Die Netzwerk-Migration betrifft die Netzwerk-Topologie, IEEE Netzwerk-Standards und die
verwendeten Netzwerk-Protokolle. Die nderung der Netzwerkplattform stellt eine erhebliche
nderung des Archivsystems dar. Das vollstndige System ist unter den gleichen Bedingungen
und mit dem gleichen Testmaterial zu testen und abzunehmen.
Scanner
Bei der Scanner-Migration mssen neben der Eignung des Scanners fr das einzuscannende
Schriftgut auch die Anschlu- und Ansteuerungsmglichkeiten bercksichtigt werden. Bei
Einsatz eines neuen Scanners sind ausschlielich Produkte zu whlen, die vom Anbieter fr
die installierte Version freigegeben sind. Es ist mindestens die gleiche Qualitt der Erfassung
wie im ursprnglich installierten Scanner zu gewhrleisten. Das vollstndige Erfassungssystem
ist unter den gleichen Bedingungen, mit dem gleichen Testmaterial und vorhandenen Medien
zu testen und abzunehmen.
Drucker
Beim Wechsel der Drucker ist sicherzustellen, da hinsichtlich Auflsung und Qualitt ein
vergleichbares Ergebnis mit dem ursprnglich installierten Drucker erzielt wird. Der Drucker ist
unter den gleichen Bedingungen und mit dem gleichen Testmaterial zu testen.
Software-Migration
Vor jeder Softwarenderung ist zu prfen, ob die neu anzuschaffende, zu ndernde,
auszutauschende oder zu ersetzende Software mit anderen Archivsystem-Komponenten
zusammenarbeitet. Zustzlich ist jede Softwarenderung auf knftige geplante oder denkbare
Schnittstellen zum Archivsystem zu prfen.
Betriebssystem
Der Wechsel eines Betriebssystems oder einer Betriebssystemversion stellt eine erhebliche
Vernderung des Archivsystems dar. Die Betriebssystem-Migration unterteilt sich in die
verschiedenen Server- und Client-Hardwareplattformen. Sind fr die gleichen
Hardwareplattformen unterschiedliche Betriebssysteme oder Versionen von Betriebssystemen
vorhanden, mssen auch diese separat betrachtet werden. Die Lsung ist auf dem genderten
Betriebssystem unter den gleichen Bedingungen und mit dem gleichen Testmaterial wie die
ursprngliche Lsung zu testen und abzunehmen.

88

Serversoftware
Bei Migration der Serversoftware ist die Lsung auf dem genderten Betriebssystem unter den
gleichen Bedingungen und mit dem gleichen Testmaterial wie die ursprngliche Lsung zu
testen und abzunehmen.
Archivsoftware Client
Bei Wechsel einer Client-Version der Archivsystemsoftware ist die Kompatibilitt zur
ursprnglich installierten Version sicherzustellen und zu testen. Hinsichtlich Funktionalitt,
Sicherheitskriterien und Konsistenz mu die neue Software der ursprnglich installierten
mindestens entsprechen. Gegebenenfalls sind durch den Anbieter entsprechende
Anpassungen fr die individuelle Installation durchzufhren. Die Lsung ist unter den gleichen
Bedingungen und mit dem gleichen Testmaterial wie die ursprngliche Lsung sowie mit den
vorhandenen Daten und Dokumenten zu testen und abzunehmen.
Applikationen
Die Migration von Applikationen, die mit dem Archivsystem zusammenarbeiten oder in dieses
ber Schnittstellen integriert sind, mu sowohl hinsichtlich der verwendeten
Hardwareplattformen und Betriebssystemversionen als auch bezglich der Schnittstellen zum
Archivsystem unterschieden werden. Gegebenenfalls sind durch den Anbieter entsprechende
Anpassungen durchzufhren. Die Lsung ist unter den gleichen Bedingungen und mit dem
gleichen Testmaterial wie die ursprngliche Lsung sowie mit den vorhandenen Daten und
Dokumenten zu testen und abzunehmen.
Datenbank
Die Migration der Datenbank stellt eine erhebliche Vernderung des Archivsystems dar. Dies
gilt besonders fr den Wechsel der Datenbanksoftware oder den Einsatz eines neuen Release
mit erheblicher Funktions- und Architekturnderung. Das Migrationsverfahren ist vor Migration
der Echtdaten ausfhrlich zu erproben. Eine Migration mu konsistent und verlustfrei
durchgefhrt werden. Es drfen keinerlei Referenzen auf bereits vorhandene Dokumente
verlorengehen. Dies ist durch Tests nachzuweisen. Es mu gewhrleistet sein, da das
ursprngliche System kurzfristig wieder re-installiert werden kann. Das Migrationsverfahren ist
zu protokollieren und zu dokumentieren. Die Lsung ist auf der genderten Datenbank unter
den gleichen Bedingungen und mit dem gleichen Testmaterial wie die ursprngliche Lsung zu
testen und abzunehmen.
Wechsel des Archivsystemproduktes
Fr den Wechsel des Archivsystems auf ein Produkt eines anderen Herstellers sind
Exportmglichkeiten der Daten und Dokumente erforderlich. Die gespeicherten Dokumente
mssen verlustfrei und konsistent umgesetzt werden. Die verlustfreie und konsistente Migration
ist vor Durchfhrung der Manahme mit Echtdaten ausfhrlich zu testen und zu
dokumentieren. Das Migrationsverfahren selbst ist zu protokollieren und zu dokumentieren und
das Ergebnis der Migration zu berprfen. Das ursprngliche System mu dabei kurzfristig reinstalliert und wieder in Betrieb genommen werden knnen. Fr das neue System ist eine neue
Verfahrensdokumentation einschlielich der Migrationsbeschreibung zu erstellen.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

89

Migrationszeitpunkte
Fr die Abschtzung, wann Migrationen sinnvoll oder erforderlich sind, knnen folgende Trends
herangezogen werden:
Standardsoftwarepakete gibt es fast jedes Jahr in einer neuen Version.
PC-Rechner haben heute eine realistische Lebensdauer von etwa drei bis vier
Jahren. Fr Server knnen fnf bis sieben Jahre angesetzt werden.
Bei Magnetplatten verdoppelt sich die Kapazitt etwa alle zwei Jahre. Es sollte
daher zur Performanceverbesserung nicht an Zwischenspeichern fr die Ablage
gespart werden.
Bei digitalen optischen Speichermedien gibt es etwa alle drei Jahre eine
Verdopplung der Kapazitt.
Auch Peripheriekomponenten wie Scanner und Drucker werden immer
leistungsstrker und gnstiger und in der Qualitt der Erfassung und Wiedergabe
besser.
Die Forderungen an die Hersteller und Anbieter von Anwendungs- und Betriebsprogrammen
(z.B. Treibern) werden daher wie folgt definiert:
Sicherstellung, da die Anwendungsprogramme in der Lage sind, die gespeicherten
Formate mindestens fnf Jahre oder vier Generationen lesen zu knnen,
Sicherstellung, da die Anwendungsprogramme in der Lage sind, die gespeicherten
Formate mindestens drei Jahre oder zwei Generationen schreiben zu knnen.
Die Forderungen an die Hersteller und Anbieter von digitalen optischen Speicherlaufwerken
und Medien sind folgende:
Sicherstellung, da Medien ber mindestens zwei Generationen des Laufwerks
gelesen werden knnen,
Sicherstellung, da Medien mit mindestens einer Generation in den neuen
Laufwerken beschrieben werden knnen,
Sicherstellung, da der Betrieb von Laufwerken durch Verfgbarkeit von
Ersatzteilen, Wartung und Betriebssoftwarepflege mindestens sieben Jahre oder
zwei Generationen nach Installation gewhrleistet wird,
Sicherstellung, da der Anbieter Konvertierungssoftware zur Migration (Umkopieren,
Umformatieren, Optimieren der Speicherauslastung) bereitstellt,
vertragliche Definition der Aufwnde fr eine Migration bei Medienwechsel (Zeit,
Kostenschtzung) mit testweiser Demonstration des Zeitaufwandes,
Empfehlung seitens des Herstellers, wann aus seiner Sicht eine Migration sinnvoll
und wann in jedem Fall erforderlich ist.

90

Eine Migration ist sptestestens dann zu planen, wenn das eingesetzte


Betriebssystem, die eingesetzte Datenbank, das eingesetzte Release der
Archivsystemsoftware oder das eingesetzte Archivspeichersystem nicht mehr
vom Anbieter untersttzt wird.
Wird eine Migration vom Anbieter empfohlen und vom Betreiber nicht
durchgefhrt, liegt das Risiko der Informationsverfgbarkeit beim Betreiber.
Die Ordnungsmigkeit des Verfahren ist hierdurch gefhrdet.

Verfahrensdokumentation
In den GoBS ist vorgesehen, da fr jedes Dokumenten-Management- und elektronische
Archivsystem eine Verfahrensdokumentation zu erstellen ist, wenn Dokumente und Daten, die
den Aufbewahrungspflichten von HGB/AO unterliegen, archiviert werden (siehe Abschnitt 3).

Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der


Verantwortung des Betreibers des Systems.

Umfang und Struktur einer Verfahrensdokumentation


Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben. Die GoBS
legen nur den Mindestinhalt fest (BStBl. 1995 I S. 738ff). Dieser ist auf die speziellen
Eigenschaften eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems (im
Unterschied zu einer Buchhaltungssoftware) anzupassen.
Tz. 6., GoBS
VI. Dokumentation und Prfbarkeit
a) Fr jedes DV-gesttzte Buchfhrungssystem ist eine Dokumentation zu erstellen
(Verfahrensdokumentation).
Tz. 6.2 der GoBS zeigt Bereiche auf, auf die sich die Verfahrensdokumentation
insbesondere erstrecken mu. Es handelt sich nicht um eine abschlieende
Aufzhlung aller aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, sondern lediglich um einen
Rahmen fr den Umfang der Dokumentation. Der Umfang der im Einzelfall
erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verstndnis der
Buchfhrung notwendig ist.

Die Verfahrensdokumentation mu vollstndig, nachvollziehbar und prfbar


sein.

Tz. 6.1, GoBS

Aus der zugrunde zu legenden Verfahrensdokumentation mssen Inhalt, Aufbau


und Ablauf des Abrechnungsverfahrens vollstndig ersichtlich sein.
Wie die erforderliche Verfahrensdokumentation formal gestaltet und technisch
gefhrt wird, kann der Buchfhrungspflichtige individuell entscheiden.
Der Umfang der erforderlichen Verfahrensdokumentation richtet sich nach der
Komplexitt
der
DV-Buchfhrung.
Die
Anforderungen
an
die
Verfahrensdokumentation sind unabhngig von der Gre/Kapazitt der genutzten
DV-Anlage zu stellen, das heit, sowohl bei Grorechnersystemen als auch bei PCSystemen ist fr eine entsprechende Verfahrensdokumentation zu sorgen.
Es empfiehlt sich, ein aufgeteiltes Dokument zu erstellen, in dem vernderliche oder sehr stark
individuelle Teile Anlagen zugeordnet sind. Bei der notwendigen Fortschreibung mssen
lediglich die Anlagen ergnzt werden.
Fr den Aufbau der Verfahrensdokumentation empfiehlt sich folgende Struktur:
eigentliche Verfahrensdokumentation mit Anlagen der individuellen Komponenten,
Verzeichnisse etc.,
Testdokumentation mit Abnahmevereinbarung,
Bescheinigung der Ordnungsmigkeit des Verfahrens.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

91

Verfahrensdokumentation

organisatorische Teile des Betreibers


Technik einschlielich Subsysteme Dritter
Software-Grundmodule des Herstellers
individuelle Anpassungen des Systemintegrators
Betriebsvoraussetzungen fr den Anwender
Sicherheit, Wiederherstellung und Migration
Qualittssicherung

Abnahme und Testdokumentation

Testmaterial und Szenarien


Abnahmedokument

Bescheinigung der Ordungsmigkeit/ Prfbericht(e)


Abbildung 8:

Struktur einer Verfahrensdokumentation

Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfgen ber


Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und
Ergnzung erleichtern.

Wesentliche Komponenten einer Verfahrensdokumentation


Inhalt der Verfahrensdokumentation
Tz. 6.2, GoBS
Die Verfahrensdokumentation mu insbesondere beinhalten:
- eine Beschreibung der sachlogischen Lsung,
- die Beschreibung der programmtechnischen Lsung,
- eine Beschreibung wie die Programmidentitt gewhrt wird,
- Beschreibung wie die Integritt von Daten gewahrt wird,
- Arbeitsanweisungen fr den Anwender.
Die Beschreibung eines jeden der vorgenannten Punkte mu den Umfang und die
Wirkungsweise des IKS erkennbar machen.
Beschreibung der sachlogischen Lsung
Tz. 6.2.1, GoBS

Die sachlogische Beschreibung enthlt die Darstellung der fachlichen Aufgabe aus
der Sicht des Anwenders.
Zur Beschreibung der sachlogischen Lsung gehren unter anderem folgende Abschnitte:
Allgemeines Verfahren
Im allgemeinen Verfahren erfolgt eine kurze Beschreibung des Anwenders und dessen
Geschftszweck. In diesem Teil der Verfahrensbeschreibung sind weiterhin die betroffenen
Bereiche, die Aufgabenstellung und die Einbindung in die vorhandene Organisation kurz zu
skizzieren. Dies ist zumindest fr den Bereich zu beschreiben, in dem das DokumentenManagement-System eingefhrt wird.

92

Organisation
In diesem Abschnitt wird das allgemeine organisatorische Umfeld, in dem das Dokumenten-Management- oder elektronische Archivsystem eingesetzt wird, beschrieben. Hierzu gehrt auch
eine Beschreibung der Aufbauorganisation, wie sie fr die Benutzerverwaltung mit Rechten
umzusetzen ist. Ferner sind die Ablufe darzustellen, die mit dem System untersttzt werden.
Inhalt und Nutzung des Archivs
Die zu archivierenden Dokumente sind mit ihrer Archivierungspflicht (Aufbewahrungsfrist) und
Archivierungswrdigkeit zu beschreiben. Hierzu gehrt ebenfalls die Zuordnung zu bestimmten
Dokumentenklassen, Benutzergruppen oder Indizes. Auch die Behandlung des Schriftgutes vor
und nach der Erfassung ist zu beschreiben (z.B. Regeln fr die Entsorgung).
Beschreibung der programmtechnischen Lsung
Tz. 6.2.2, GoBS

Die Beschreibung der programmtechnischen Lsung hat zu zeigen, wo und wie die
sachlogischen Forderungen in Programmen umgesetzt sind.
Kommentar
b) Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist auch eine Beschreibung der vom
Programm zugelassenen nderungen von Systemeinstellungen durch den
Anwender.
Die
Beschreibung
der
variablen,
benutzerdefinierten
Aufgabenstellungen ist Teil der sachlogischen Beschreibung.
c) Die Beschreibung der programmtechnischen Lsung beinhaltet auch die
Gltigkeitsdauer einer Tabelle.
Zum Nachweis der Programmidentitt ist das sog. Programmprotokoll
erforderlich. Als Teil der Verfahrensdokumentation stellt dieses Protokoll
regelmig den einzigen genauen Nachweis ber den Inhalt des tatschlich
verwendeten Programms dar.
Zur Beschreibung der programmtechnischen Lsung gehren folgende Abschnitte:
Eingesetzte Standard-Softwarekomponenten
Hierunter fallen die Betriebssystemumgebung, benutzte Programmierwerkzeuge, eingesetzte
Komponenten und Standardmodule des Archivsystems.
Individuelle Teile der Anwendung
Die Beschreibung der individuellen Teile der Anwendung umfat alle eigens erstellten Module,
integrierte Anwendungen und die Implementierung der Datenbank.
Fr bestimmte Funktionalitten gibt es detaillierte Vorgaben der GoBS.
Scannen
Fr die Beschreibung des Scannvorgangs ist im Detail auf Benutzerberechtigungen, den
Charakter der zu erfassenden Dokumente, die Aufbewahrungspflicht, die eindeutige
Indizierung und die Qualittssicherung einzugehen. Ein besonderes Augenmerk ist auf die
Protokollierung und die Erstellung von Journalen zu legen, in denen Fehlersituationen
dokumentiert und der Nachweis zu den erfaten, indizierten oder verworfenen Dokumenten
gefhrt wird. Eine Beschreibung des vollstndigen Ablaufs mit Sicherstellung der
Unvernderbarkeit der erfaten Dokumente bis zur Archivierung ist beizufgen. In einem
gesonderten Abschnitt sollte auf die Qualittsanforderungen an die Erfassung und auf die
gespeicherten Formate eingegangen werden.
Im Anschlu an den Scannvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem
!
gespeicherten Beleg erfolgen.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

93

Tz. 8, GoBS

VIII. Wiedergabe der auf Datentrgern gefhrten Unterlagen


1. Speicherung von analogen Dokumenten
Analoge Dokumente werden im Anschlu an den Scannvorgang auf digitalen
Datentrgern archiviert. Der Scannvorgang bedarf einer genauen Organisationsanweisung darber,
- wer scannen darf,
- zu welchem Zeitpunkt gescannt wird,
- welches Schriftgut gescannt wird,
- ob eine bildliche oder inhaltliche bereinstimmung mit dem Original
erforderlich ist,
- wie die Qualittskontrolle auf Lesbarkeit und Vollstndigkeit und
- wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.
Das mittels Scannen entstandene digitale Dokument ist mit einem unvernderbaren
Index zu versehen. Hard- und softwaremig mu sichergestellt sein, da das
Scannergebnis unvernderbar ist.
Im Anschlu an den Scannvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem
gespeicherten Beleg erfolgen.

Erfassung von originr digitalen Dokumenten


Hierunter ist der Import von Dateien zu verstehen. Die Bedingungen gelten sowohl fr
Einzeldateien aus Broanwendungen als auch fr Massendatenimporte in COLDAnwendungen und fr die Listenarchivierung.
Tz. 8, GoBS
VIII. Wiedergabe der auf Datentrgern gefhrten Unterlagen
2. Speicherung von originr digitalen Dokumenten
Originr digitale Dokumente werden durch bertragung der Inhalts- und
Formatierungsdaten auf einen digitalen Datentrger archiviert.
Bei originr digitalen Dokumenten mu hard- und softwaremig sichergestellt
sein, da whrend des bertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine
Bearbeitung nicht mglich ist. Die Indexierung hat wie bei gescannten
Dokumenten zu erfolgen.
Das so archivierte digitale Dokument kann nur unter dem zugeteilten Index
bearbeitet und verwaltet werden. Die Bearbeitungsvorgnge sind zu protokollieren
und mit dem Dokument zu speichern. Das bearbeitete Dokument ist als Kopie zu
kennzeichnen.
Die Vorgaben enthalten wichtige Hinweise, die sich in der Verfahrensdokumentation
wiederfinden mssen. Die Vorgabe folgt dem Vorgehen beim Scannen und sollte analog
beschrieben werden. Es wird ferner die Beschreibung der bertragung von Inhalts- und
Formatierungsdaten auf den Datentrger gefordert. Dies schliet die Definition der Daten, die
zusammen mit dem Dokument archiviert werden und die Reproduktion des Dokumentes
ermglichen sollen, ein. Ebenfalls ist eine detaillierte Angabe der Protokollierungsvorgnge
erforderlich. Die Anforderungen an den Ausdruck sind gegebenenfalls in einem eigenen
Abschnitt zusammen mit den Anforderungen der Wiedergabe von Faksimiles
zusammenzufassen.

94

Indizierung und Datenbank


Der korrekten und eindeutigen Indizierung kommt eine besondere Bedeutung zu, da sie das
Wiederfinden aller Dokumente sicherstellen mu.
Tz. 8, GoBS
VIII. Wiedergabe der auf Datentrgern gefhrten Unterlagen
Auszge
Das mittels Scannen entstandene digitale Dokument ist mit einem unvernderbaren
Index zu versehen.
Das so archivierte digitale Dokument kann nur unter dem zugeteilten Index
bearbeitet und verwaltet werden.
Die Beschreibung der programmtechnischen Lsung beinhaltet auch die
Gltigkeitsdauer einer Tabelle.
Tz. 6.2, GoBS

Die Verfahrensdokumentation mu insbesondere beinhalten:


...
- Beschreibung wie die Integritt von Daten gewahrt wird ...

Tz. 5.4, GoBS

Die buchhalterisch relevanten Informationen sind zumindest fr die Dauer der


gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu sichern und zu schtzen. Vom Unternehmen ist
zu entscheiden, ob und fr welche Informationen aus unternehmensinternen
Grnden eine lngere Aufbewahrungsfrist gelten soll.
In der Verfahrensdokumentation ist eine genaue Beschreibung der implementierten Datenbank
mit ihren Strukturen und Inhalten enthalten. Wird ein kontrollierter Wortschatz eingesetzt, sind
die zulssigen Begriffe, gegebenenfalls im Anhang, aufzulisten. Gleiches gilt fr
Dokumentenklassen und andere Zuordnungsmerkmale fr Dokumente. Fr die Wahrung der
Integritt der Datenbank und der Indexdaten ist ein geordnetes Verfahren einzufhren, das bei
nderungen an der Datenbank zu keinen Dokumentenverlusten fhren darf.

Jedem Dokument ist mindestens ein unvernderbarer, eindeutiger Index


zuzuordnen.

Archivierung
Tz. 8, GoBS

VIII. Wiedergabe der auf Datentrgern gefhrten Unterlagen


b) 147 Abs. 2 AO schreibt zur Archivierung von Unterlagen auf digitalen
Datentrgern keine besondere Technik vor. Die Regelung ist bewut so gefat
worden, da sie keine bestimmte Technologie vorschreibt. Mit Ausnahme der
Jahresabschlsse und der Erffnungsbilanz ist damit die Speicherung/Archivierung
der aufbewahrungpflichtigen Unterlagen auf digitalen Datentrgern als sog. andere
Datentrger zulssig.
Die GoBS schreiben kein bestimmtes Speichermedium vor. Daher sind das
Archivierungsverfahren, die eingesetzte Technik und die technischen Komponenten derart zu
beschreiben, da eine Prfung der sicheren, unvernderlichen und nachvollziehbaren
Speicherung der Dokumente mglich ist. Technische Detailbeschreibungen knnen auch in
einem Anhang zusammengefat werden.

Der Einsatz nur einmal beschreibbarer optischer Speicher, bei denen eine
Vernderung oder Lschung der archivierten Informationen ausgeschlossen
ist, stellt ein zustzliches Sicherheitsmerkmal dar.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

95

Reproduktion
Tz. 8, GoBS
VIII. Wiedergabe der auf Datentrgern gefhrten Unterlagen
a) Der Buchfhrende, der aufzubewahrende Unterlagen nur in Form einer Wiedergabe
auf einem Datentrger vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen
Hilfsmittel zur Verfgung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar
zu machen; auf das Verlangen der Finanzbehrde hat er auf seine Kosten die
Unterlagen unverzglich ganz oder teilweise auszudrucken bzw. lesbare
Reproduktionen beizubringen.
Aus der Dokumentation mu hervorgehen, welche Dokumente (Dokumentenklassen oder
bestimmten Indizes zugeordnet) der Aufbewahrungspflicht unterliegen und ob eine inhaltliche
oder bildhafte bereinstimmung erforderlich ist.
Der Qualittsmastab fr die Wiedergabe am Bildschirm und auf dem Drucker ist zu
definieren. In der Dokumentation der Testflle und Testunterlagen sollten geeignete Beispiele
von Originalen und deren Ausdruckqualitt enthalten sein.
Protokollierung
Die Entstehung, Indizierung und Nutzung der Dokumente ist zu protokollieren. In der
Verfahrensdokumentation sind Erzeugung, Auswertung und Archivierung der Protokolldateien
zu beschreiben. Ist keine eigenstndige Protokollfunktion implementiert, mssen die
erforderlichen Protokolle zumindest ber die in der Datenbank zu speichernden Merkmale und
Transaktionsdaten bei Bedarf generiert werden knnen. Die GoBS sehen vor, da
Bearbeitungsprotokolle zusammen mit den Dokumenten archiviert werden.
Tz. 8, GoBS
... Die Bearbeitungsvorgnge sind zu protokollieren und mit dem Dokument zu
speichern.
Datensicherheit und Zugriffsschutz
In den GoBS wird auf die Dokumentation des internen Kontrollsystems, des
Datensicherheitskonzeptes und des Datenschutzes besonderes Augenmerk gelegt. Unter
einem Internen Kontrollsystem ist das Benutzerverwaltungs- und Zugangskontrollsystem des
Archivsystems zu verstehen. In der Verfahrensdokumentation sollten explizit die folgenden
Abschnitte aufgefhrt sein.
Internes Kontrollsystem / Benutzerverwaltung
Tz. 4, GoBS
IV. Internes Kontrollsystem (IKS)
Das interne Kontrollsystem ist nur eines von vielen Kriterien zur Erfllung der
Ordnungsmigkeit einer DV-gesttzten Buchfhrung. Das IKS allein indiziert
noch nicht die Ordnungsmigkeit der DV-gesttzten Buchfhrung.
Die Beschreibung des IKS ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Eine
Wahlmglichkeit fr den Buchfhrungspflichtigen, welche Beschreibung er fr
erforderlich hlt, besteht nicht.
Tz. 5.5.1, GoBS

Der Schutz der Informationen gegen unberechtigte Vernderungen ist durch


wirksame Zugriffs- bzw. Zugangskontrollen zu gewhrleisten.

Tz. 6.2.4, GoBS

Als Manahmen zur Wahrung der Datenintegritt sind alle Vorkehrungen zu


beschreiben, durch die erreicht wird, da Daten und Programme nicht von
Unbefugten gendert werden knnen.

96

Zur Beschreibung des IKS sind die Benutzerverwaltung, das Zugangsschutzverfahren (Login),
besondere Schutzmechanismen beim Zugriff, Zugangskontrolle zu den Rumlichkeiten sowie
die berprfung der Einhaltung der Anforderungen an das IKS zu dokumentieren.
Datensicherheit
Die Anforderungen an die Datensicherheit sind in den GoBS sehr detailliert aufgefhrt und
sollten sich in entsprechender Tiefe auch in der Verfahrensdokumentation wiederfinden.
Tz. 5, GoBS
5
Datensicherheit
5.1 Die starke Abhngigkeit der Unternehmung von ihren gespeicherten Informationen
macht ein ausgeprgtes Datensicherheitskonzept unabdingbar.
5.2 Zu sichern und zu schtzen sind neben den auf Datentrgern gespeicherten, fr die
Buchfhrung relevanten Informationen zugleich die weiteren Informationen, an
deren Sicherung und Schutz das Unternehmen ein Eigeninteresse hat oder dies
aufgrund anderer Rechtsgrundlagen erforderlich ist. Belege und sonstige
Aufzeichnungen, die vom Buchfhrungspflichtigen in konventioneller Form
aufbewahrt werden, sind ebenfalls zu sichern und zu schtzen.
5.3 Diese Informationen sind gegen Verlust zu sichern und gegen unberechtigte
Vernderung zu schtzen. ber die Anforderungen der GoBS hinaus sind die sensiblen
Informationen des Unternehmens auch gegen unberechtigte Kenntnisnahme zu
schtzen.
5.4 Die buchhalterisch relevanten Informationen sind zumindest fr die Dauer der
gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu sichern und zu schtzen. Vom Unternehmen ist
zu entscheiden, ob und fr welche Informationen aus unternehmensinternen
Grnden eine lngere Aufbewahrungsfrist gelten soll. Da zur Erfllung der
Anforderung, die buchhalterisch relevanten Informationen whrend der Dauer der
Aufbewahrungspflicht jederzeit lesbar machen zu knnen, nicht nur die
Verfgbarkeit der Daten und der Software, sondern auch der Hardware
gewhrleistet sein mu, mu das Datensicherungskonzept im weiteren Sinne auch
die Sicherung der EDV-technischen Installation umfassen.
5.5 Wie im einzelnen Unternehmen die erforderliche Datensicherheit hergestellt und auf
Dauer gewhrleistet werden kann, ist von den im Einzelfall gegebenen technischen
Bedingungen sowie den sich aus diesen ergebenden Mglichkeiten abhngig.
5.5.1 Der Schutz der Informationen gegen unberechtigte Vernderungen ist durch
wirksame Zugriffs- bzw. Zugangskontrollen zu gewhrleisten.
5.5.2 Die Sicherung der Informationen vor Verlust erfordert im ersten Schritt die
Durchfhrung von Datensicherungsprozeduren zu den auf dem EDV-System
gefhrten Programmen und Daten. Es ist zweckmig, periodische
Datensicherungsprozeduren vorzusehen und ergnzend zu diesen ad hoc
Sicherungen durchzufhren. Der zweite Schritt der Sicherung der Informationen vor
Verlust
umfat
Manahmen,
durch
die
fr
die
gesicherten
Programme/Datenbestnde die Risiken hinsichtlich Unauffindbarkeit, Vernichtung
und Diebstahl im erforderlichen Ma reduziert werden.
5.6 Da das Wie der Datensicherheit von dem jeweils gegebenen Stand der EDVTechnik abhngt, ergibt sich aus der technischen Entwicklung fr das Unternehmen
die Notwendigkeit, ihr Datensicherheitskonzept den jeweils aktuellen
Anforderungen und Mglichkeiten anzupassen.
5.7 Das Datensicherungskonzept des Unternehmens ist zu dokumentieren.
In der Verfahrensdokumentation mu die Einbettung des Dokumenten-Management- oder
Archivsystems in das Datensicherheitskonzept des Betreibers dargestellt werden.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

97

Hierzu gehren Systemauslegung, Softwareschutz, Wahrung der Datenintegritt,


Benutzerverwaltung, Zugangsschutz, technische Sicherheit der eingesetzten Komponenten,
Aussagen zur Systemverfgbarkeit und andere relevante Informationen.
Datenschutz
Die Belange des Datenschutzes, bezogen auf die gespeicherten Daten von Mitarbeitern des
Betreibers sowie von Dritten, sind in einem eigenen Abschnitt zu beschreiben.
Formate
Speicher-, Komprimierungs- und Aufzeichnungsformate sind zu dokumentieren. Damit soll
abgesichert werden, da die gespeicherten Informationen wieder zur Anzeige gebracht und
reproduziert werden knnen. Geforderte und im Produkt realisierte Normen und Standards sind
aufzufhren.
Migrationskonzept
In einem Migrationskonzept ist darzustellen, wie in Abhngigkeit der technologischen
Weiterentwicklung und der Releaseplanung des Anbieters die langfristige Sicherheit der
gespeicherten Informationen, Konsistenz und Integritt sowie deren Verfgbarkeit gesichert
werden sollen.

Das
Sicherheitskonzept
Verfahrensdokumentation.

ist

ein

wesentlicher

Bestandteil

der

Datenintegritt
Ein Abschnitt zur Sicherung der Datenintegritt ist gesondert auszuweisen.
Tz. 6.2.4, GoBS
Als Manahmen zur Wahrung der Datenintegritt sind alle Vorkehrungen zu
beschreiben, durch die erreicht wird, da Daten und Programme nicht von
Unbefugten gendert werden knnen.
Hinsichtlich der Datenintegritt sind neben den bereits unter Datenschutz aufgefhrten
Anforderungen auch die technischen Voraussetzungen durch eine sichere Auslegung der
Hardware, verlustfreie Restart- und Recoveryverfahren, Konsistenzprfungsprogramme, die
eindeutige Zuordnung von Indizes zu Dokumenten, Schutz vor intentioneller und
versehentlicher Vernderung, Einsatz von View-Only-Modulen und andere Manahmen, die
im System implementiert sind, zu beschreiben.
Programmidentitt
In diesem Abschnitt ist in der Verfahrensdokumentation der Nachweis zu erbringen, da die
eingesetzte Software und Betriebsumgebung mit der Dokumentation und der beschriebenen
Funktionalitt in der Verfahrensdokumentation bereinstimmt. Dies ist durch entsprechende
Verzeichnisse der installierten Komponenten nachzuweisen.
Tz. 6.2.3, GoBS
In der Beschreibung, wie die Programmidentitt gewahrt wird, hat der
Buchfhrungspflichtige nachzuweisen, da die eingesetzten Programme erbracht
werden bzw. erbracht worden sind. Zum Nachweis der Programmidentitt gehrt
im wesentlichen die Freigabeerklrung in Verbindung mit vorhandenen
Testdatenbestnden. Aus der Freigabeerklrung mu sich ergeben, welche
Programmversion ab welchem Zeitpunkt fr den produktiven Einsatz vorgesehen
ist.

!
98

Zur Verfahrensdokumentation gehren ebenfalls die Beschreibungen der


Testflle, der Testdaten und Testdokumente sowie die Abnahmeerklrung.

Die Vorgabe bedeutet, da in einem Anhang zur eigentlichen Verfahrensdokumentation auch


die Testdokumentation mit Testfllen und Testmaterial sowie die Abnahmeerklrung aufbewahrt
werden mssen. Die Testdatenbestnde und Testflle dienen dazu, die Tests bei Programmoder Systemnderungen unter gleichen Bedingungen nachvollziehen zu knnen.
Tz. 6, GoBS
VI. Dokumentation und Prfbarkeit
Zum Nachweis der Programmidentitt ist das sog. Programmprotokoll erforderlich.
Als Teil der Verfahrensdokumentation stellt dieses Protokoll regelmig den einzigen
genauen Nachweis ber den Inhalt des tatschlich verwendeten Programms dar.
Bei nderungen der Systemumgebung ist die Dokumentation fortzuschreiben.
Betriebskonzept
Zum Betriebskonzept gehren Abschnitte mit Dokumentationen zum Einsatz der Software
(Handbcher), Pflege von Hard- und Software, Betriebsvoraussetzungen, Arbeitsanweisungen
und Anweisungen zum Verhalten bei Strungen des Systems.
Arbeitsanweisungen
Tz. 6.2.5, GoBS
Die Arbeitsanweisungen, die fr den Anwender zur sachgerechten Erledigung und
Durchfhrung seiner Aufgaben vorhanden sein mssen, gehren ebenfalls zur
Verfahrensdokumentation und sind schriftlich zu fixieren.
Zu den Beschreibungen im Abschnitt Betriebsbedingungen gehren auch detaillierte
Arbeitsanweisungen und Vorgaben fr die Prfung der Einhaltung dieser Anweisungen.

Eine Verfahrensdokumentation wird zeitpunktbezogen erstellt.


Der Anspruch auf die Ordnungsmigkeit des Verfahrens kann jedoch dann
verloren gehen, wenn die Vorgaben der Verfahrensdokumentation nicht
umgesetzt werden (z.B. Beachtung von Arbeitsanweisungen).

Dokumentationen
Zu den Bestandteilen einer Verfahrensdokumentation gehren auch Verweise auf zugeordnete
Dokumente, in denen die Lsung beschrieben ist. Hierzu knnen Pflichtenhefte, Handbcher
und andere Dokumente gehren. Eine Liste derjenigen Dokumente, die zur installierten
Programmversion gehren (Programmidentitt) sollte Anlage der Verfahrensdokumentation
sein und bei nderungen des Systems fortgeschrieben werden.
Ferner mu aus den Dokumentationen hervorgehen, welche zulssigen Anpassungen am
System
durchgefhrt
werden
knnen,
welche
Parametrisierungsund
Konfigurationsmglichkeiten bestehen und welche Werte bei der Installation eingestellt
wurden.
Tz. 6, GoBS
VI. Dokumentation und Prfbarkeit
b) Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist auch eine Beschreibung der vom
Programm zugelassenen nderungen von Systemeinstellungen durch den
Anwender.
Die
Beschreibung
der
variablen,
benutzerdefinierten
Aufgabenstellungen ist Teil der sachlogischen Beschreibung.
c) Die Beschreibung der programmtechnischen Lsung beinhaltet auch die
Gltigkeitsdauer einer Tabelle.
Wartung
Zum Betriebskonzept gehrt ebenfalls eine Beschreibung der durchzufhrenden Prfungs- und
prventiven Wartungsmanahmen.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

99

Prfung der Verfahrensdokumentation


Die Prfung der Verfahrensdokumentation
ist nicht eindeutig
geregelt. Fr
Buchhaltungssoftware wird von einem sachverstndigen Dritten gesprochen.
Tz. 6, GoBS
6. Dokumentation und Prfbarkeit
6.0 Die DV-Buchfhrung mu von einem sachverstndigen Dritten hinsichtlich ihrer
formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prfbar sein. Weiterhin
mu sich aus der Dokumentation ergeben, da das Verfahren entsprechend seiner
Beschreibung durchgefhrt worden ist.
Fr die Prfung der Verfahrensdokumentation eines Dokumenten-Management- oder
elektronischen Archivsystems bedarf es einer Umsetzung oder Interpretation des neutralen
Dritten.

Der neutrale Dritte, der die Verfahrensdokumentation prft und die


Ordnungsmigkeit des Verfahrens bescheinigt, kann weder der Betreiber
noch der Anbieter sein.

Die Erstellung der Verfahrensdokumentation und die Durchfhrung der Tests kann vom
Betreiber zusammen mit dem Anbieter oder einem fachkundigen Dritten vorgenommen werden.
Die praktische Prfung am System prft zunchst die bereinstimmung der
Verfahrensbeschreibung und der Dokumentation mit dem Programmsystem. Ferner werden
Tests zur Erfassung, Indizierung, Recherche und Reproduktion durchgefhrt, die mit der
Verfahrensbeschreibung und der Dokumentation bereinstimmen mssen. Die Ergebnisse
mssen auch in Ausnahmesituationen mit versuchten Eingriffen in das System immer
konsistent, vollstndig und richtig sein. Besonders wird geprft, ob das System gegen
unberechtigte Zugriffe, Vernderungen der Indizierung, Verflschung von Dokumenten und
Fehlbedienung ausreichend abgesichert ist. Ein weiterer Punkt der Prfung ist das verlustfreie
und konsistente Wiederanlaufen nach einem Strungsfall. Ein Test der Recoveryverfahren mu
die vollstndige, richtige und konsistente Wiederherstellung des Systems im Strungsfall
sicherstellen. Vorgabe ist, da unter keinen Bedingungen ein Dokument verloren gehen,
verndert oder nicht wiedergefunden werden darf. Tests des Ausdrucks stellen die
bereinstimmung der Reproduktion mit dem erfaten Original in Gre, Form, Inhalt, Qualitt
und Originalittscharakter fest.

Die
Prfung
des
Verfahrens
ist
eine
formale
Prfung
der
Verfahrensdokumentation. Sie bescheinigt nicht die Qualitt und Sicherheit
des eingesetzten Systems, sondern die formgerechte Durchfhrung der Tests
und die Vollstndigkeit der Verfahrensdokumentation.

Die formale Prfung vergleicht die Verfahrensbeschreibung mit der System- und
Anwendungsdokumentation. Sie prft insbesondere, ob die Verfahren des Scannens und
Datenimports gegen Vernderung abgesichert sind, die Indizierung konsistent und eindeutig ist
und das zielgerechte Wiederfinden mit einer originalgetreuen Reproduktion gewhrleistet ist.
Im Prfungsdokument oder Zertifikat sind das Verfahren der Prfung, benutzte Dokumentation,
Testmaterial, Testflle und die Ergebnisse festzuhalten.

100

Form und Inhalt des Zertifikates sind mit der jeweils zustndigen Revision zu
klren. Gleiches gilt fr die Festlegung, wer als neutraler Dritter die
Bescheinigung ausstellt.

Literaturverzeichnis
AWV Arbeitsgemeinschaft fr wirtschaftliche Verwaltung e.V., AWV-Schrift 06 506 Rechtliche
Rahmenbedingungen fr den Einsatz optischer Speicherplattensysteme - Anregungen,
Stellungnahmen, Fallbeispiele, AWV-Eigenverlag, Eschborn 1992
AWV Arbeitsgemeinschaft fr wirtschaftliche Verwaltung e.V., AWV-Schrift 09 546 Grundstze
ordnungsmiger DV-gesttzter Buchfhrungssysteme GoBS, AWV-Eigenverlag,
Eschborn 1995
British Standards Institution, Code of Practice for Legal Admissibility of Information Stored on
Electronic Document Management Systems, BSI/DISC, London, 1996
Geis, Dr. I., Das digitale Dokument, AWV-Eigenverlag, Eschborn, 1995
Kampffmeyer, Dr. U., Anforderungen an Verfahrensbeschreibungen fr Archivsysteme mit
digitalen optischen Speichern, PROJECT CONSULT GmbH, Hamburg, 1996
Kampffmeyer Dr. U., Merkel B., Grundlagen des Dokumenten-Managements - Einsatzgebiete,
Technologien, Trends, Wiesbaden: Gabler, 1997 (Edition Dokumenten-Management)
VOI Verband Optische Informationssysteme e.V., VOI-Kompendium Band 1, Darmstadt, 1995
VOI Verband Optische Informationssysteme e.V., VOI-Kompendium Band 2, Darmstadt, 1996

Standard- und Normendokumente sowie Gesetze und Verordnungen sind im Text zitiert.
Die Normen zu digitalen optischen Speichern sind im folgenden Abschnitt aufgefhrt.
Soweit nicht anders gekennzeichnet, wurden die Abbildungen von der PROJECT CONSULT
GmbH zur Verfgung gestellt.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

101

Normenverzeichnis fr digitale optische Speicher


ISO 9660
ISO/WD 15 525

CD-ROM
CD-ROM

Life Expectancy of CD-ROM

ISO 10 885/1993

WORM 356 mm

OD Cartridge

ISO 13 403/1995

WORM 300 mm

ISO 13 614/1995

WORM 300 mm

Interchange using CCS Method


(Continous Composite Servo)
Interchange using SSF Method
(Sample Servo Tracking)

ISO 9171-1/1990
ISO 9171-2/1990
ISO 10 089/1991
ISO/TR 10 091/1995
ISO 11 560/1992
ISO/DIS 12 654
ISO 13 481/1993
ISO 13 549/1993
ISO 13 842/1995
ISO/DIS 14 517
ISO/WD 15 286
ISO/DIS 15 486

WORM 130 mm
WORM 130 mm
MO 130 mm
WORM 130 mm
MO 130 mm
MO 130 mm
MO 130 mm
MO 130 mm
MO 130 mm
MO 130 mm
MO 130 mm
MO 130 mm

Cartridge
Recording Format
Cartridge
Technical Aspects Recording Format
Information Interchange
Electronic Imaging as used as evidence
Data Interchange, Capacity 1,0 GB
Data Interchange, Capacity 1,3 GB
Cartridge, Capacity 2,0 GB
Cartridge, Capacity 2,6 GB
Information Interchange, Capacity 5,2 GB
Data Interchange, Capacity 2,6 GB
(Irreversible Effects)

ISO 10 149/1995
ISO/DIS 15 485

CD 120 mm
PD 120 mm

Data Interchange
Data Interchange, Capacity 650 MB

ISO/TR 13 841/1995
ISO/TR 13 561/1994

MO 90 mm
MO 90 mm

ISO 10 090/1992
ISO 13 963/1995
ISO/DIS 15 041
ISO/DIS 14 760
ISO/DIS 15 498

MO 90 mm
MO 90 mm
MO 90 mm
PD 90 mm
MO 90 mm

Guidance on Measurement Techniques


Guidelines for Effective Use
(Conforming ISO/IEC 10 090)
Data Interchange
Data Interchange, Capacity 230 MB
Data Interchange, Capacity 640 MB
Information Interchange, 1,3 GB
Data Interchange, 640 MB, HS-1 Format

ECMA 15994
ECMA 154
ECMA 167/1994
ECMA 238/1996

WORM 130 mm
MO 90 mm
WORM
WORM 130 mm

Information Interchange
Data Interchange
Volume and File Structure
Data Interchange, Capacity 2,6 GB

ISO/IEC 13 490-1/1995
ISO/IEC 13 490-2/1995

WORM
WORM

Information Technology, General


Information Technology, Volume/File Structure

DIS - Draft International Standard


TR - Technical Report
WD - Working Draft

102

Glossar
Ablage

Die Ablage dient der kurz- und mittelfristigen Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten
zum Zweck des schnellen und einfachen Zugriffs und ist als dynamischer und vernderlicher Teil
eines DMS zu betrachten. Sie ist mit einem klassischen Dokumenten-Management-System im
engeren Sinn gleichzusetzen.

Akronym

Abkrzung/Kurzwort eines Begriffes.

API

Application Programming Interface. Programmierschnittstelle zur Kommunikation zwischen


einer Anwendung und einem Service.

Applet

Anwendungen auf Basis von Java, die von Web-Servern auf Clienten geladen werden knnen
(Thin Client).

Archiv

Das Archiv dient der langfristigen, geordneten und statischen Aufbewahrung von Dokumenten.
Die Dokumente werden unvernderbar gespeichert und sind archivierungspflichtig oder
zumindest archivierungswrdig.

Archivsystem

Archivsysteme werden im allgemeinen als Endablage eingesetzt und dienen zur


revisionssicheren,
unvernderbaren
Speicherung
von
Informationen.
Elektronische
Archivsysteme gehen von einem hnlichen Ansatz wie die klassischen DokumentenManagement-Systeme i.e.S. aus. Auch hier werden mittels einer Datenbank einzelne
Dokumente und Container verwaltet. Archivsysteme besitzen darberhinaus die Mglichkeit,
groe Informationsmengen in Jukeboxen zu verwalten. Anstelle eigenstndiger Archivsysteme
wird die elektronische Archivierung zunehmend zu einem nachgeordneten Service und in
vorhandene Anwendungen integriert (Enabling).

ASCII (ISO 8859)

American Standard Code for Information Interchange. 7-Bit Code zur Darstellung von Zeichen
(Buchstaben, Ziffern, Steuer- und Sonderzeichen). Mit dem 7-Bit ASCII Code knnen 128
verschiedene Zeichen dargestellt werden.

Attribut

Identifizierende oder beschreibende Eigenschaft eines Dokumentes.

Auditing, Audit Trail

Protokollierungsverfahren, z.B. Datum, Zeit und Art der ausgefhrten Arbeitsschritte.

Barcode

Codierungsverfahren, bei dem nach einem festgelegten Schema grafische Informationen


(Balken) in Zahlen und Buchstaben gewandelt werden knnen und umgekehrt.

Batch

Engl.: Stapel. Im Gegensatz zum Dialogbetrieb werden Batch-Programme ohne


Benutzerinteraktion vom Rechner abgearbeitet und liefern das Verarbeitungsergebnis als Datei
ab.

Blindfarbe

In Abhngigkeit von der eingesetzten Lichtquelle knnen bestimmte Farben von


Schwarz/Wei-Scannern nicht erkannt werden und verschwinden in der Wiedergabe. Wird diese
Scanner-Eigenschaft gezielt eingesetzt, um z.B. bei Formularen den Hintergrund auszublenden,
spricht man von Blindfarben.

BLOB

Binary Large Object. Speicherung der Dokumente selbst als Feldinhalt in einer Datenbank.

Browser

Engl.: Blttern. Navigationsinstrument fr das World Wide Web. Der Browser setzt den HTMLCode in das eigentliche Dokumentenformat fr die Bildschirmdarstellung um und interpretiert die
Aktionen des Benutzers.

Brutto-Image

Vollstndiges Abbild, das nach dem Scannvorgang zur Verfgung steht. Durch spezielle
Verfahren kann der Hintergrund anschlieend ausgeblendet werden, es verbleibt das NettoImage. Das Vollbild kann durch die Kombination mit dem Hintergrundlayout (Overlay) wieder
erzeugt werden.

Brokommunikation
(BK)

Aus einzelnen Modulen wie Text, Tabelle, Grafik, Datenbank, Kalender oder Mail bestehendes
Softwarepaket. Unterschieden werden oft die im Hintergrund liegenden Module wie Mail- oder
Datenbankkomponenten als Back-Office und auf der anderen Seite Module wie Text, Tabelle
oder Grafik als Front-Office.

Cache

Zwischenspeicher.

Caching

Zwischenspeicherung aktueller oder in Bearbeitung befindlicher Dokumente auf schnellen


Speichermedien (Festplatte oder Arbeitsspeicher des lokalen Rechners), um zeitaufwendige
Zugriffe auf Medien mit lngeren Zugriffszeiten zu vermeiden.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

103

CALS

Computer-aided Acquisition and Logistics Support. Zusammenfassung von Standards im DMSUmfeld fr technische Dokumentationen durch das amerikanische Department of Defense
(DoD). Mageblich fr viele ffentliche Auftraggeber, die Flugzeug- und andere Industrien.

CCITT

Comit Consultatif International Telegraphique et Telephonique. Gemeinschaft


Postgesellschaften (heute ITU), die Standards fr das Post- und Fernmeldewesen definiert.

CCITT/3
(CCITT T4 Gruppe 3)

Heute ITU-T Gruppe III (T4). Von der Gemeinschaft der Postgesellschaften (frher CCITT, heute
ITU) normiertes, verlustfreies Komprimierungsverfahren fr Schwarz/Wei-Bilder im Bereich
Faxbertragung und Scanneranwendungen.

CCITT/4
(CCITT T6 Gruppe 4)

Heute ITU-T Gruppe IV (T6). Standard fr die verlustlose Komprimierung von Schwarz/ WeiBildern im Bereich Faxbertragung und Scanneranwendungen. Wesentlich hherer
Kompressionsfaktor als CCITT/3.

CD

Compact Disc. Industriell gefertigte Nur-Lese-Speicher. Ursprnglich von Philips und Sony als
Audio-CD entwickelt.

CD-R

Compact Disc - Recordable. Optische Speichermedien, die vom Anwender selbst einmal
beschrieben werden knnen.

CD-ROM

Compact Disc - Read Only Memory. Industriell gefertigte optische Speichermedien, die vom
Anwender nur gelesen werden knnen.

Checkin

Kontrolliertes Einbringen von Dokumenten mit Vergabe von Attributen in DokumentenManagement-Systeme.

Checkout

Kontrollierter Export von Dokumenten aus Dokumenten-Management-Systemen in andere


Umgebungen, z.B. zur erneuten Bearbeitung.

CI

Coded Information. Kodierte, das heit vom Rechner direkt interpretierbare und
weiterverarbeitbare Zeichen im Gegensatz zu NCI, nichtkodierte Bild- oder Sprachinformation.
Coded Information wird in der Regel durch ASCII, EBCDIC oder verwandte, erweiterte
Zeichenstze dargestellt.

Client

System (Hardware oder Anwendung) in einer Netzverbindung, das einen Dienst nicht selbst
erbringen kann und daher die Dienstleistungen eines Servers in Anspruch nimmt.

Client-Server-Modell

Zusammenspiel zwischen Ressourcen eines Arbeitsplatzes (Client) mit speziellen Ressourcen


einer vom Client aus gesehen zentralen Instanz (Server). Ein Server kann wiederum zu einem
Client werden, indem er andere Dienste nutzt. Typische Client-Funktionen sind
Benutzeroberflchenuntersttzung oder lokales Dokumenten-Management. Server-Funktionen
sind z.B. zentrale Datenbankverwaltung oder Kommunikationsmanagement.

Code

Vorschrift fr die eindeutige Zuordnung (Codierung) der Zeichen eines Zeichenvorrates


(Urmenge) zu denen eines anderen Zeichenvorrates (Bildmenge).

Code of Practice

In Anwendergruppen geltende Verhaltensregeln.

Codierung

Umsetzung am Bildschirm angezeigter oder ber Tastatur eingegebener Zeichen in ein vom
Computer verarbeitbares binres Schema. Bei der Softwareerstellung wird der Begriff fr die
Umsetzung von logischen Anweisungen in Programmbefehle verwendet.

COLD

Computer Output Laser Disk. Verfahren zur Massendatenarchivierung auf digitalen optischen
Speichern. COLD-Systeme nehmen Dateien (per Magnetband oder Dateitransfer) entgegen,
extrahieren Indexdaten und speichern die Informationen. Die Daten knnen formatgetreu unter
Verwendung von Overlays oder Hintergrundlayouts angezeigt werden.

COM

Computer Output Microfilm. Direkte Verfilmung kodierter Rechnerinformationen auf MikroformMedien.


Component Object Model. Ebene zur plattformbergreifenden Applikationsentwicklung.

Compound Document

Aus beliebigen Objekten wie Text, Bild, Tabelle, Audio, Video etc. zusammengesetztes
Dokument.

Container

Objekt, das aus verschiedenen inhaltlich zusammenhngenden strukturierten und


unstrukturierten Informationen, elementaren und zusammengesetzten Dokumenten mit internen
und externen Referenzen und Zugriffsinformationen besteht.

CORBA

Common Object Request Broker Architecture. Standardisiertes Objektmodell.

Dekompression,

Wiederherstellung der ursprnglichen Information der durch Kompressionsverfahren reduzierten

104

der

Dekomprimierung

Datenmenge.

DEN

Document Enabled Networking. Middleware-orientierter Ansatz fr die Standardisierung der


Schnittstelle vom DMS-Client zu den Applikationen und vom DMS-Server zum
Dokumentenspeicher. Abgelst durch DMA.

Desktop

Desktop-Computer: Rechner, die auf dem Schreibtisch (Desk) aufgestellt werden und aus
einzelnen Baugruppen bestehen, die ber Kabel miteinander verbunden werden.
Desktop-Programm: elektronischer Schreibtisch, der den herkmmlichen Broarbeitsplatz
objektorientiert am Bildschirm nachbildet.

DFR (ISO 10166)

Document Filing and Retrieval. ISO-Norm zur Definition von Protokollen und zum Aufbau von
selbstbeschreibenden elektronischen Dokumenten.

Dienst

Service.

Digitale Signatur

Der Einsatz einer digitalen Signatur ist durch das Signaturgesetz (SigG) geregelt. Durch ein
Berechnungsverfahren wird mit einem privaten Schlssel die Signatur erzeugt und an das
Dokument angehngt. Der Nachweis der Authentizitt entsteht durch die Prfung der Signatur
durch einen ffentlichen Schlssel. Eine digitale Signatur macht den Urheber der Signatur und
die Unverflschtheit eines elektronischen Dokumentes nachweisbar kenntlich. Durch die
Verwendung der digitalen Signatur entsteht aus einem elektronischen Dokument im Prinzip eine
elektronische Urkunde.

DIN

Deutsches Institut fr Normung. Nationales Normierungsgremium.

Directory

Dateiverzeichnis.

DMA

Document Management Alliance.

DMA-Modell

Das DMA-Modell spezifiziert grundlegende Operationen und gemeinsame Elemente aller DMAkonformen Dokumenten-Management-Systeme. Der Zugriff auf ein DMA-System wird ber
Zugriffspunkte (wenn Clienten mit dem DMA-System kommunizieren) und Servicepunkte (fr
Dienste, die unter dem DMA-System integriert sind) bereitgestellt. DMA Middleware sorgt fr die
Verteilung der Zugriffe. Fr den Client bietet DMA eine einheitliche Sicht auf alle Dokumente,
unabhngig von ihrem Ort, ihrer Erstellung usw.

DMS

Dokumenten-Management-System.

Document Imaging

Computergesttzte Erfassung, Speicherung, Suche, nderung und Ausgabe von Images.

Document Management
Alliance (DMA)

Zusammenschlu von ber 100 Unternehmen mit dem Ziel, Standards und Produkte zur
Verfgung stellen, die die Interoperabilitt von Dokumenten-Management-Anwendungen,
Services und Repositories ermglichen.

Dokument

Der Begriff Dokument entspricht nicht nur den ehemaligen Papierdokumenten, sondern kann
daneben jede andere digitale Form von Informationen beinhalten, die zu einem Dokument
verbunden werden. Ein Dokument kann aus einem (z.B. ein Bild oder ein Datensatz) oder
mehreren Einzelobjekten (z.B. mehrere Bilder, eine Datei mit integrierten Bildern, Text und
Tabellen, gemischte Inhalte aus mehreren Quellen) bestehen.

DokumentenManagement

Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten unter Sicherstellung von
Genauigkeit, Performance, Sicherheit und Zuverlssigkeit, unabhngig davon, wo und in
welchem Format die Dokumente gespeichert sind.

Dokumenten-Management-System (DMS) im
engeren Sinn

Ursprung von Dokumenten-Management-Systemen im engeren Sinn ist die Verwaltung von


Dateien in Netzwerken. Diese Systeme sind dokumentorientiert, das heit Zugriff, Verwaltung
und Darstellung erfolgen auf Basis von Dokumentenmerkmalen. Organisatorische
Gesichtspunkte wie das gemeinsame Arbeiten mit Dokumenten, Einbinden in Prozesse etc.
spielen bei den klassischen Produkten keine Rolle. Wesentliche Merkmale sind die Bildung von
Dokumentengruppen (Containern), Versionsmanagement und selbstbeschreibende DokumentObjekte.

Dokumenten-Management-System (DMS) im
weiteren Sinn

Sammelbegriff fr die sich zunehmend mischenden Systemkategorien Dokumenten-Management-Systeme i.e.S., Document Imaging, Groupware, Workflow, elektronische Archivsysteme
mit digitalen optischen Speichern u.a.

DVD

Digital Versatile Disk. Die physikalischen Abmessungen der DVD-Platte sind identisch mit der
CD oder CD-ROM. Das Aufzeichnungsformat ist jedoch anders und erlaubt die Speicherung von
4 bis 8 GB pro Platte. Dabei werden mehrere Speicherschichten (Layers) je Plattenseite fr die

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

105

Speicherung verwendet.
DVI

Digital Video Interactive. Multimedia-Plattform der Firma Intel, die Standards fr die
Kompression bewegter Farbbilder beinhaltet.

E-Mail

Elektronische Post, die individuell oder nach Verteilerschlsseln in Netzwerken versendet


werden kann. Datenaustausch zwischen Benutzern mit beliebigem Inhalt mglich.

EBCDIC

Extended Binary - Coded Decimal Interchange Code. Code zur Speicherung von kodierten
Informationen (CI) in Mainframe-Umgebungen.

ECC

Error Correction Code. Automatische Verfahren zur Erkennung und Korrektur von Fehlern bei
der Aufzeichnung von Informationen auf optische Speicher.

EDI

Electronic Data Interchange. Oberbegriff fr Systemkonzepte, die es ermglichen, in einem


EDV-System erstellte Daten zu einem anderen System zu bertragen und dort direkt
elektronisch weiterzuverarbeiten. Das Verfahren hat sich in unterschiedlichen Ausprgungen am
Markt etabliert (z.B. EDIFACT, S.W.I.F.T.).

EDIFACT (ISO 9735)

Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport. Weltweit gltiger
EDI-Standard mit Nachrichtentypen fr ein branchenbergreifendes Spektrum von
Geschftsvorfllen.

EDMS

Enterprise Document Management System.

Elektronisches
Dokument hoher
Qualitt

Von einem elektronischen Dokument hoher Qualitt wird gesprochen, wenn der gesamte
Entstehungs-,
Speicherungs-,
Wiederfindungsund
Reproduktionsproze
sicher,
nachvollziehbar, ordnungsgem und dokumentiert ist und das Dokument als
selbstbeschreibendes Dokument auf einem Medium gespeichert ist, das von sich aus
Vernderungen ausschliet (WORM, CD-R).

Enabling

Ergnzung vorhandener Anwendungen um Dokumenten-Management-Funktionen, damit die


gleichen Informationen und Dokumente aus verschiedenen Applikationen heraus genutzt werden
knnen. Die DMS-Anwendung hat keinen eigenen Desktop bzw. keine eigene Oberflche.

Encodierung

Verschlsselung, Sicherheitsmerkmale im Objekt selber.

Engine

DMS- oder Workflow-Ausfhrungskomponente auf Server-Ebene (WfMC).


DMS- oder Workflow-Dienst zur Integration in bestehende Anwendungen.

Enterprise Document
Management System
(EDMS)

Unternehmensweites Dokumenten-Management-System. Definition der Anwenderforderungen


an unternehmensweite Dokumenten-Management-Systeme durch die Schwarzwaldgruppe.

Faksimile

Information (z.B. Text, Grafik), die als Rasterbild vorliegt. Bei Faksimiles handelt es sich um
nichtkodierte Informationen (NCI), die vom Rechner nicht direkt weiterverarbeitbar sind.

Fat Client

Computer mit Festplatte und voller PC-Funktionalitt unter einem Standardbetriebssystem wie
Windows, OS/2 u.a.

Formular

(Elektronischer) Vordruck, der eine formatierte und einheitliche Informationsein- und ausgabe
ermglicht.

GIF

Graphics Interchange Format. Durch die Nutzung im Internet weit verbreitetes Format fr
Rasterbilder (Faksimile).

GoBS

Grundstze ordnungsmiger DV-gesttzter Buchfhrungssysteme. In den GoBS sind die


Grundstze fr die revisionssichere Archivierung und die Verfahrensdokumentation festgelegt.

Groupware

Groupware setzt auf Modulen der Brokommunikation auf, verknpft die einzelnen
Komponenten mit einer eigenen Intelligenz und stellt alle Werkzeuge aufgabenorientiert fr die
Zusammenarbeit von Gruppen zur Verfgung. Bei Groupware-Systemen steht die gemeinsame
Nutzung von Programm- und Informationsressourcen im Vordergrund.

Grundstze der
elektronischen
Archivierung

Anforderungen an elektronische Archivsysteme, damit diese als revisionssicher, konsistent und


recoveryfhig akzeptiert werden knnen (Revisionssichere Archivierung). Herausgegeben vom
VOI.

Hardwareplattform

Zur Hardwareplattform zhlen alle physischen


Speichersysteme, Drucker, Scanner, Netzwerke.

Header

Der Header eines Dokumentes enthlt alle notwendigen Identifizierungs-, Struktur- und

106

EDV-Komponenten

wie

Rechner,

Verwaltungsinformationen.
Hierarchisches
Speichermanagement
(HSM)

Traditionelles HSM dient der automatischen Migration von Dateien, auf die eine bestimmte Zeit
nicht zugegriffen wurde, von schnellen, Online-Festplattenspeichern auf langsamere billigere
Speicher wie optische Jukeboxen oder Tapes. Einige HSM-Systeme bieten noch eine dritte
Migrationsstufe auf 8mm Tape oder CD-ROM.
HSM in Information-Warehouse-Systemen dient der bertragung und Bereitstellung von
Informationen in verteilten Umgebungen.
HSM in Document Imaging und Dokumenten-Management-Systemen dient der schnellen
Bereitstellung abgelegter oder archivierter Dokumente. HSM sorgt insbesondere fr den
schnellen Transport groer Dokumentenmengen und die Zwischenspeicherung aktuell bentigter
Informationen.

Hitliste

Ergebnis einer Rechercheanfrage, aus dem der Benutzer ersehen kann, welche Dokumente die
angegebenen Suchkriterien erfllen (auch als Trefferliste bezeichnet).

Homonym

Gleichlautender (mehrdeutiger) Begriff.

Host

Zentrales Grorechnersystem in einem Netzwerk.

HSM

Hierarchisches Speichermanagement.

HTML

HyperText Markup Language. Von der verwendeten Soft- oder Hardware unabhngiges
Standarddokumentenformat im World Wide Web. HTML ist die am weitesten verbreitete SGMLApplikation.

Hybridsystem

Lsung, in der analoge und digitale Archivierungskomponenten gemeinsam genutzt werden.

Hyperlink

Querverweis (Hypertext-Link), der als hervorgehobene Stelle im Hauptfenster des Benutzers


erscheint.

Hypertextsystem

Retrievalsystem mit inhaltlichen Querverweisen (Links), die fr den Anwender verborgen sind;
Navigationsgestaltung. In einem Hypertextsystem hat der Benutzer anstelle einer sequentiellen
Suche die Mglichkeit, sich relativ frei zwischen verschiedenen verwandten Themen zu
bewegen.

ICR

Intelligent Character Recognition. Methode zur Texterkennung in einem NCI-Dokument. Neben


OCR-Methoden werden weitere Informationsquellen bei der Umwandlung bercksichtigt (z.B.
Wahrscheinlichkeiten von Buchstaben, Kontextanalyse, Rechtschreibprfungen) und so die
Erkennungsrate gegenber herkmmlichen OCR-Techniken verbessert.

IKS

Internes Kontrollsystem. Gesamtheit aller aufeinander abgestimmten


verbundenen Kontrollen, Manahmen und Regelungen.

Image

Aus einzelnen Bildpunkten zusammengesetztes elektronisches Abbild eines Papierdokumentes


(Faksimile, NCI).

Image-Board

Interfacekarte mit unterschiedlichen Funktionen, z.B. fr die Ansteuerung von Druckern und
Monitoren, Kompression und Bildverarbeitung.

Index

Der Index eines Dokumentes ist die Menge festgelegter Suchinformationen fr das Retrieval und
den Zugriff. Der Index setzt sich aus beschreibenden und identifizierenden Attributen zusammen.

Indexdatenbank

Integrierte Referenzdatenbank eines DMS, die die Indexinformationen der abgelegten oder
archivierten Dokumente enthlt.

Indizierung

In der Regel datenbankgesttztes Verfahren zur Erstellung mglichst eindeutiger


Zugriffsinformationen fr das schnelle Wiederauffinden gespeicherter Dokumente,
Dokumentengruppen oder einzelner Teile von Dokumenten.

Interface

Schnittstelle.

Internet

Kooperativ betriebenes, weltweit verteiltes und unkontrolliertes Netzwerk, das Informationen mit
Hilfe festgelegter Regeln austauscht.

Intranet

Im Gegensatz zum ffentlichen Internet ist ein Intranet ein geschlossenes Netz und auf ein
Unternehmen oder einen Firmenverbund begrenzt. Websites werden nur innerhalb dieses
geschlossenen Netzes bereitgestellt.

IRS

Information Retrieval System (Jukebox-Management-System). Referenzsystem fr die


physikalische Adressierung, Verwaltung und Organisation der Dokumente auf den optischen
Speichern und Jukeboxen.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

und miteinander

107

ISO

International Standardization Organisation. Internationale Dachorganisation nationaler


Normierungsgremien mit dem Ziel, internationale Standards fr alle Bereiche der Technik zu
erarbeiten. ISO-Normen werden in der Regel als europische und nationale DIN-Normen
bernommen.

ITU

International Telecommunications Union. Normierungsgremium der Postgesellschaften, ehemals


CCITT. Fr DMS relevante Normen: CCITT/3 und 4 (Bildkompression) einschlielich TIFF fr
Rasterbilder.

IV

Informationsverarbeitung. Als Erweiterung und Fortfhrung der DV schliet


Informationsverarbeitung nichtkodierte Informationen wie Bilder, Sprache, Video etc. ein.

JBIG (ISO/IEC 11544)

Joint Bitonal Image Group. Verlustfreier Komprimierungs-Standard fr Schwarz/Wei-Bilder.

JMS

Jukebox-Management-System. IRS Information Retrieval System.

JPEG

Joint Photographics Expert Group. Von CCITT und ISO gebildetes Komitee zur Definition eines
Standards zur Speicherung und Kompression von Farb- und Schwarz/Wei-Bildern.

Jukebox

Plattenwechselautomat fr optische Speichermedien. Jukeboxen erlauben heute einen Zugriff


auf nahezu unbegrenzte Datenmengen.

Klassisches
DokumentenManagement

Dokumenten-Management-System im engeren Sinn.

Kompression,
Komprimierung

Datenreduktion unter Verwendung bestimmter festgelegter Verfahren (z.B. durch


Zusammenfassung gleicher Bits) zur Verminderung des Speicherbedarfs und zur Erhhung der
bertragungsgeschwindigkeit in Netzwerken. Fr die Komprimierung werden sowohl Hardwareals auch Softwareverfahren angeboten.

Konverter,
Konvertierer

Modul zur Umwandlung verschiedener Dokumentenformate in ein einheitliches Format, damit


der Austausch von Dokumenten zwischen unterschiedlichen Applikationen und Diensten
sichergestellt ist.

Kryptographie

Verschlsselung gesamter Objekte zur sicheren bertragung in Netzen.

LAN

Local Area Network. Lokales Netzwerk.

Library

Dokumentbibliothek.

Link

Uni- oder bidirektionale, statische Verbindung zwischen zwei Objekten.

Logging

Protokollierung.

MAPI

Messaging API. Middleware-Messaging-Standard von Microsoft.

MAPI-WF

Messaging API Workflow Framework. API-Set von Microsoft zur Ausstattung von
Brokommunikationsanwendungen mit Workflow-Features. Entscheidung der Workflow
Management Coalition fr die Verwendung der MAPI-Spezifikationen als Interface 4 des
Workflow Reference Models.

Master-Anwendung

Anwendung mit eigener Benutzeroberflche, bei der im Gegensatz zum Enabling andere
Anwendungen in den DMS-Client-Desktop integriert werden.

Middleware

Zwischen den eigentlichen Anwendungen und der Betriebssystemebene angesiedelte Systemund Netzwerk-Dienste (z.B. Kommunikation, Protokollierung, Sicherheit, Konverter).

Migration

Mglichkeit oder Notwendigkeit, Zugriffsinformationen und Dokumente von einem System in ein
anderes zu berfhren.

Mikrofiche

Mikroplanfilm. Analoges Speichermedium (Mikrofilm, Mikroform).

Mikrofilm

Filmbasiertes analoges Speichermedium. Zusammenfassung von unterschiedlichen Typen von


Mikroformen.

Mikroform

Bezeichnung fr herkmmlich Mikrofilm genannte analoge Speichermedien.

Mikrografie

Oberbegriff fr Technologien und Verfahren der Mikroformtechnologie (Erfassung, Management,


Manipulation, Routing, Speichern und Ausgabe von Mikroformmedien).

MPEG

Motion Picture Expert Group. Gruppe innerhalb der ISO, die fr die Bearbeitung weltweiter
Standards zur Kompression digitalisierter Bewegtbilder (einschlielich Farbe) verantwortlich ist.

108

die

MPEG komprimiert nicht verlustfrei.


Multimedia

Integrierte und interaktive Eingabe, Verarbeitung, Kommunikation und Ausgabe oder


Prsentation verschiedenster Informationsarten wie strukturierte Daten, Text, Bild, Grafik, Audio
oder Video.

NCI

Non Coded Information. Nichtkodierte Informationen sind Bilder, Sprache, Ton, Video etc., die
vom Rechner nicht direkt verarbeitbar sind. Eine typische NCI-Anwendung ist die Erfassung von
Dokumenten mit Scannern und deren Behandlung als Faksimiles.

Nearline-Archiv

Befindet sich ein gesuchtes Dokument im Nearline-Archiv, mu die entsprechende


Speicherplatte erst auf Programmbefehl vom Robotersystem der Jukebox in ein Laufwerk
eingelegt und so in einen Online-Zustand gebracht werden.

Netto-Image

Daten eines Dokumentes ohne Hintergrundlayout (Overlay).

Nomenklatur

Strukturierte Begrifflichkeit und Ordnung fr die inhaltliche Erschlieung von Informationen


(Indizierung).

Norm

Von internationalen oder nationalen Normierungsgremium verabschiedeter Standard. Unter


Normen werden hier ausschlielich nationale DIN-Normen bzw. internationale ISO-Normen
verstanden. Alle brigen Defacto-Normen werden als Empfehlungen, Vorschriften oder
Industriestandards bezeichnet.

OCR

Optical Character Recognition. Optische Zeichenerkennung. Methode zur Umwandlung von


Texten im Rasterformat (NCI) in eine kodierte, vom Rechner verarbeitbare Zeichenfolge (CI).

ODA (ISO 8613)

Open Document Architecture. ISO-Norm zur Beschreibung von Struktur und Inhalt komplexer
elektronischer Dokumente.

ODMA

Open Document Management API. Standardisiertes Highlevel-Interface zwischen DesktopApplikationen und Dokumenten-Management-Systemen (Client-Schnittstelle).

Offline-Archiv

Das Offline-Archiv befindet sich nicht im Zugriff des IRS. Offline-Medien mssen durch einen
Operator manuell eingelegt werden und sind erst dann nearline oder online fr das System
zugreifbar. Der anfordernde Benutzer erhlt in diesem Fall eine Zwischenmeldung, da sich die
bergabe des gewnschten Dokumentes verzgert.

OLE

Object Linking and Embedding. Windows-Verfahren fr die Verknpfung von Objekten. OLE
bietet zwei Mglichkeiten: 1. Linking: Verknpfung eines Dokumentes mit anderen Dateien (Text,
Tabellen, Grafiken etc.), die nicht Teil des ursprnglichen Dokumentes werden, sondern
eigenstndige Objekte bleiben. 2. Embedding: Die Objekte werden Teil des Dokumentes, in das
sie eingebettet werden.

Online

Direkte, den aktuellen Eingabeanforderungen entsprechende Informationsbereitstellung und


-verarbeitung.

Online-Archiv

Dokumente im Online-Archiv sind im direkten Lese- und Schreibzugriff, das heit die betreffende
Speicherplatte befindet sich in einem Laufwerk (Einzel- oder Jukeboxlaufwerk).

Online-Datenbank

Datenbank im direkten Zugriff, die die Ergebnisse sofort nach der Eingabe ausgibt; in der Regel
zentrale Auskunftsdatenbanken, die ber Telekommunikationswege von externen Benutzern
konsultiert werden.

Original

Papierform: Urschrift im Sinne des HGB.


Elektronische Form: Unvernderte elektronische Ursprungsinformation.

Overlay

DMS-spezifischer Begriff fr Hintergrundlayout, welches mit den Daten eines Dokumentes


verbunden werden kann und so das ursprngliche Dokument wiederherstellt.

Plug-and-Play

Verbindung unterschiedlicher Hard- und Softwarekomponenten unter Umstnden verschiedener


Hersteller zu einer anschlufertigen Lsung.

Prefetch

Caching-Mechanismus, der durch vorausschauende


Dokumente fr den nchsten Arbeitsschritt verkrzt.

RAID

Redundant Array of Independent Disks. Verfahren, bei denen durch verschiedene Strategien der
Festplattenspiegelung oder Verteilung von Daten auf verschiedene Sicherheitsbereiche eines
Plattenstapels eine grtmgliche Ausfallsicherheit der Festplatten erreicht werden kann.

Recovery

Wiederherstellung der bis zum Zeitpunkt eines Systemausfalls gespeicherten Daten in den
ursprnglichen Zustand.

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

Algorithmen

die

Wartezeiten

auf

109

Bei Archivsystemen: Wiederherstellung von den Speichermedien selbst.


Referenzdatenbank

Datenbank, die nur Verweise (Pointer) und nicht die Objekte selber (BLOBs) verwaltet.

Rendition

Unterschiedliche Speicherformate (z.B. HTML, PDF etc.) des gleichen Dokumentes.

Replikation

Automatischer Abgleich von Dokumentdatenbanken ber verschiedene Lokationen hinweg.

Repository

Dokumentenbestand, Dokumentraum.

Restart

Wiederanlauf nach Systemausfall oder nach Ausfall einzelner Komponenten.

Retrieval

Suchen bzw. Wiederauffinden von Dokumenten, Dokumentengruppen oder Dokumententeilen.

Revisionssichere
Archivierung

Archivierung entsprechend den GoBS. Langzeitspeicherung unvernderlicher Dokumente


entsprechend den Aufbewahrungsfristen des HGB.

ROD

Rewritable Optical Disk. Vom Anwender


wiederbeschreibbare optische Speichermedien.

Routing

Weiterleiten, Verteilen.

Scanner

Gert zur Digitalisierung von Papier- oder Mikrofilm-Dokumenten, vergleichbar einem


Kopiergert.

Screen Shot,
Screen Dump

Abspeicherung des aktuell angezeigten Bildschirminhaltes als Bild.

Selbstbeschreibendes
Dokument

Ein selbstbeschreibendes Dokument setzt sich aus einer beliebigen Inhaltskomponente (Einzelobjekt, Container, Liste u..) und einem vorgeschalteten, mit der Inhaltskomponente
verbundenen Header mit selbstbeschreibenden Attributen zusammen.

Selbsttragendes Archiv

Bei einem selbsttragenden Archiv sind auer den Dokumenten alle beschreibenden Attribute,
Teile der Verwaltungssoftware und Viewer auf jedem Medium gespeichert, so da eine Nutzung
unabhngig vom erzeugenden System mglich ist.

Server

Instanz (Hardware oder Anwendung), die einen bestimmten Dienst zur Verfgung stellt, der von
den an das Netz angeschlossenen Arbeitsstationen (Clienten) genutzt werden kann. Der Server
ist ereignisgesteuert, das heit er wartet auf Anfragen der Clienten. Bei Eintreffen einer Anfrage
werden die entsprechenden Aktionen durchgefhrt und die Antworten ber das Netz an den
Client zurckgesendet. Typische Server-Dienste sind geteilte Gerte (Shared Devices) und
Datenbestnde, externe Kommunikation, Druckservice, LAN-Kommunikation und -Management
oder Server-Anwendungen.

Service

Dienst, den ein Server verschiedenen Clienten zur Verfgung stellt, z.B. Druck-Service.

SGML (ISO 8879)

Standard Generalized Markup Language. ISO-Norm zur soft- und hardwareunabhngigen


Struktur- und Inhaltsbeschreibung von Dokumenten und Dokumentenklassen.

Shamrock

Die Shamrock Document Management Coalition hatte zum Ziel, die Interoperabilitt und
Konsistenz zwischen Dokumenten-Repositories, die von verschiedenen Dokumenten-Management-Systemen auf unterschiedlichen Plattformen verwaltet werden, sicherzustellen.
Abgelst durch DMA.

SoftWORM

WORM (Write Once Read Many). Die Vernderbarkeit der SoftWORM wird durch spezielle
Software und Erkennungseigenschaften des Laufwerks unterbunden (TrueWORM).

Spawnen

Automatischer Start der Anwendung, mit der ein Dokument erzeugt wurde.

Speicherhierarchie

Eine mehrere Ebenen umfassende Speicherhierarchie erlaubt den von verschiedenen Kriterien
wie Kosten, Zugriffsgeschwindigkeit, Zugriffsrate und Speicherplatz abhngigen Einsatz
verschiedener Speichermedien.

SPI

Service Provider Interface. Schnittstelle zwischen einem Service und der Middleware-Ebene.

SQL (ISO 9075)

Structured Query Language. Strukturierte Standardabfragesprache


Aktualisierung, Verwaltung und Abfrage relationaler Datenbanken.

Standard

Es ist zu unterscheiden zwischen einem Standard eines Normungsinstitutes und einem


Industriestandard. Industriestandards sind nicht normiert, wirken sich im Markt jedoch wie eine
Norm aus.

Synonym

Gleichbedeutender Begriff.

110

selbst

beschreibbare,

fr

lschbare

die

und

Definition,

Thesaurus

Ein Thesaurus verbindet und ordnet verwandte Begriffe und Synonyme und zeigt hierarchische
und andere Beziehungen zwischen den beschreibenden Merkmalen der Dokumente.

Thin Client

Computer, NC Netzwerk Computer, ohne Festplatte mit speziellem Betriebssystem zur


Verarbeitung von Java-Anwendungen (Applet).

Thumbnail

Kleine Voransicht (Preview) eines Bildes.

TIFF

Tagged Image File Format. Standardisiertes Dateiformat fr Images, das allerdings


verschiedene Umsetzungen gestattet, so da es fr TIFF unterschiedliche Versionen gibt. TIFF
kann von den meisten Bild- und Textverarbeitungsprogrammen erzeugt und weiterverarbeitet
werden.

TrueWORM

Echte WORM (Write Once Read Many). Unvernderliche Aufzeichnung von Informationen
durch physikalisch irreversible Vernderung der Medienoberflche (SoftWORM).

UDF (ISO 13446)

Universal Disk Format. Standardisiertes Aufzeichnungsverfahren mit automatischer Prfung, ob


richtig und vollstndig geschrieben worden ist. Das Verfahren ist betriebssystemunabhngig und
definiert im Gegensatz zur ISO 9660 auch die File-Formate. UDF ist die Grundlage fr die
Aufzeichnung im DVD-Verfahren.

Unique Identifier

Eindeutige Kennung eines Objektes, die sicherstellt, da jedes Dokument nur ein einziges Mal
vorkommt und die jedes Dokument identifiziert.

Verfahrensdokumentation

Systembeschreibung eines revisionssicheren Archivs entsprechend den GoBS und den


Vorgaben des VOI.

Versionsmanagement

Verwaltung und konsistente Speicherung der unterschiedlichen Versionen von Dokumenten,


Programmen etc. (Dokumenten-Management-System im engeren Sinn).

Viewer

Programm zur Anzeige von einem bestimmten oder mehreren Dateiformaten. Ein Viewer erlaubt
keine Bearbeitung der Dokumente. Im Unterschied zu serverbasierten Konvertern bleibt das
ursprngliche Dokumentenformat bei clientbasierten Viewern erhalten. Das Anzeigeformat wird
nach der Anzeige somit nicht gespeichert, sondern wieder verworfen.

Vordruck

Formatierte und einheitliche Papiervorlage (Formular), in der festgelegte Bereiche mit


Informationen auszufllen sind.

Vorgangsbearbeitung

Workflow, Workflow-System. Systemuntersttzte oder automatisierte ganzheitliche Bearbeitung


eines Vorgangs von einem Arbeitsplatz aus. Neben der Vorgangssteuerung beinhaltet die
Vorgangsbearbeitung auch die Interpretation auf den Clienten.

Vorgangssteuerung

Ursprnglich Synonym fr Workflow, beinhaltete aber lediglich die Verbindung einzelner


Bausteine zu vordefinierten Dialogabfolgen. Die Vorgangssteuerung erfolgt ber Parameter, die
vom Benutzer beeinflut werden knnen. Auch die Steuerung von Batch-Ablufen kann ber
Abarbeitungsketten erfolgen.

WAN

Wide Area Network. Verbund geographisch weit verteilter unabhngiger Rechner zum Zweck
des
Datenaustausches
innerhalb
eines
logischen
Netzwerks.
Da
ffentliche
Datenkommunikationsnetze fr den Datenaustausch eingesetzt werden, kann ein WAN weitaus
grere Entfernungen als ein LAN berbrcken.

WAPI

Workflow Application Programming Interface, Standardterminologie der WfMC. API fr


Client-Workflow-Applikationen und Tools, um auf den Workflow-Enactment-Service zugreifen zu
knnen.

Website

Angebot im World Wide Web.

WfMC

Workflow Management Coalition.

Workflow

Engl. ursprnglich Arbeitsflu. Computergesttzte Automatisierung von Geschftsprozessen


oder Vorgngen (daher auch oft als Vorgangsbearbeitung bezeichnet).

Workflow Management
Coalition (WfMC)

Internationaler Zusammenschlu von ber 100 Workflow-Anbietern, Anwendern und Beratern,


primres Standardisierungsorgan im Workflow-Bereich. Das Ziel der Koalition ist die
Entwicklung von Softwarespezifikationen und Standards, um so die Voraussetzungen fr die
Interoperabilitt und Kommunikation verschiedener Workflow-Produkte und -Komponenten in
unterschiedlichen Umgebungen zu schaffen.

Workflow Reference
Model

Standardterminologie der WfMC. In dem Workflow Reference Model werden allgemeine


Charakteristiken, Funktionen und Schnittstellen von Workflow-Systemen beschrieben. Das Mo-

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

111

dell beinhaltet fnf Kategorien von Standards, die die Interoperabilitt und Kommunikation
verschiedener Workflow-Produkte und -Komponenten gewhrleisten sollen:
- Interface 1: Process Definition Tools
- Interface 2: Workflow Client Applications
- Interface 3: Invoked Applications
- Interface 4: weitere Workflow-Enactment-Services
- Interface 5: Administration und Monitoring Tools.
Workflow-Applikation

Applikation, die die Ausfhrung von Arbeitsschritten untersttzt. Workflow-Applikationen werden


entweder durch das Workflow-System oder durch einen Benutzer oder andere Applikationen, die
fr die Ausfhrung bestimmter Arbeitsschritte bentigt werden, aufgerufen.

Workflow-Ausfhrung
(Runtime)

Die Runtime-Komponente steuert die aktuelle Ausfhrung eines Prozesses und koordiniert die
Aufgaben mehrerer Benutzer entsprechend der Prozedefinition.

Workflow-Definition
(Buildtime)

Computergesttzte Modellierung oder Modifizierung von Prozebeschreibungen. Die WorkflowDefinition besteht aus einem Netzwerk von Aktivitten, deren Beziehungen untereinander sowie
speziellen Start- und Endebedingungen.

Workflow-EnactmentService

Standardterminologie der WfMC. Software, die aus einer oder mehreren Workflow-Engines
bestehen kann und die Runtime-Umgebung fr die Prozeausfhrung zur Verfgung stellt.
Hauptaufgabe ist das Erzeugen, Verwalten und Ausfhren von Workflow-Prozessen.
Client-Workflow-Applikationen greifen auf diesen Service ber das WAPI zu.

Workflow-Engine

Standardterminologie der WfMC. Software, die einen Teil oder die gesamte Runtime-Umgebung
fr die Prozeausfhrung zur Verfgung stellt. Hierzu gehren Funktionen wie das Initiieren,
Starten, Beenden und Abbrechen von Prozessen.

Workflow-System,
Workflow-ManagementSystem

System, das Arbeitsablufe unter Bercksichtigung von Ressourcen, Terminen und Kosten mit
Hilfe von Software definiert, steuert und ausfhrt. Ein Workflow-System besteht im allgemeinen
aus zwei Komponenten: der Buildtime-Komponente zur Vorgangs- oder Workflow-Definition
sowie der Runtime-Komponente zur Workflow-Ausfhrung. Ein Workflow-System kann aus einem
oder mehreren Workflow-Enactment-Services bestehen, die wiederum aus einer oder mehreren
Workflow-Engines bestehen knnen.

World Wide Web (WWW) Standards, die den Austausch und die Darstellung von Dokumenten in einem gemeinsamen,
plattformunabhngigen Format beschreiben.
WORM

Write Once Read Many. Einmal beschreibbare und beliebig oft


Speichermedien. Zu unterscheiden sind SoftWORMs und TrueWORMs.

WWW

World Wide Web.

112

lesbare

optische

Abkrzungsverzeichnis
ADF
AIIM
ANSI
AO
API
ASCII
BAG
BDSG
Betr.VG
BGB
BIT
BK
BLOB
BMP
BSI
CAD
CALS
CAR
CCD
CCITT
CD
CD-R
CD-ROM
CGM
CI
COLD
COM
COM
CORBA
CPU
CRC
CS
DB
DDS
DEN
DFR
DF
DIN
DMA
DMS
DOS
DPI
DTD
DTP
DV
DVD
DVI
E-Mail
EBCDIC
ECC
ECMA
EDI
EDIFACT
EDMS
EDV
EN
GB
GIF
GoB
GoBS
GoS
HGB

Automatic Document Feeder


Association for Information and Image Management
American National Standard Institute
AbgabenOrdnung
Application Programming Interface
American Standard Code for Information Interchange
BundesArbeitsGericht
BundesDatenSchutzGesetz
BetriebsVerfassungsGesetz
Brgerliches GesetzBuch
Binary digIT
BroKommunikation
Binary Large OBject
BitMaP
British Standards Institution
Computer Aided Design
Computer-aided Acquisition and Logistics Support
Computer Aided Retrieval
Charge Coupled Device
Comit Consultatif International Telegraphique et Telephonique
Compact Disc
Compact Disc - Recordable
Compact Disc - Read Only Memory
Computer Graphics Metafile
Coded Information
Computer Output LaserDisk
Component Object Model
Computer Output Microfilm
Common Object Request Broker Architecture
Central Processing Unit
Cyclic Redundancy Check
Client-Server, C/S
DatenBank
Disk Definition Structure
Document Enabled Networking
Document Filing and Retrieval
DatenFernbertragung
Deutsches Institut fr Normung
Document Management Alliance
Dokumenten-Management-System
Disk Operating System
Dots Per Inch
Document Type Definition
DeskTop Publishing
DatenVerarbeitung
Digital Versatile Disk
Digital Video Interactive
Electronic Mail
Extended Binary-Coded Decimal Interchange Code
Error Correction Code
European Computer Manufacturing Association
Electronic Data Interchange
Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport
Enterprise Document Management System
Elektronische DatenVerarbeitung
Europa Norm
GigaByte
Graphics Interchange Format
Grundstze ordnungsgemer Buchfhrung
Grundstze ordnungsmiger DV-gesttzter BuchfhrungsSysteme
Grundstze ordnungsgemer Speicherbuchfhrung
HandelsGesetzBuch

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

113

HSM
HTML
I/O
ICR
IEC
IEEE
IGES
IKS
IRS
ISO
IT
ITU
ITU-T
IuKDG
IV
JBIG
JMS
JPEG
KB
LAN
LIMDOW
MAPI
MAPI-WF
MB
MO/MOD
MPEG
NCI
NNI
OA
OCR
OD
ODA
ODMA
OLE
OS
OSTA
PC
PD
PDF
QM
QS
RAID
RAM
ROD
ROM
RPC
RTF
SCSI
SGB
SGML
SigG
SPI
SQL
TB
TIFF
UDF
USV
VDE
VOI
WAN
WAPI
WfMC
WORM
WWW
ZPO

114

Hierarchisches SpeicherManagement
HyperText Markup Language
Input/Output
Intelligent Character Recognition
International Electrotechnical Commission
Institute of Electrical and Electronic Engineers
International Graphics Exchange Standard
Internes KontrollSystem
Information Retrieval System
International Standardization Organisation
InformationsTechnologie
International Telecommunications Union
ITU Technical Standards Group (Nachfolge CCITT)
Informations- und KommunikationsDiensteGesetz
InformationsVerarbeitung
Joint Bitonal Image Group
Jukebox-Management-System
Joint Photographics Expert Group
KiloByte
Local Area Network
Light-Intensity-Modulation
Messaging Application Programming Interface
Messaging Application Programming Interface - Workflow Framework
MegaByte
Magneto-Optical Disk
Motion Picture Expert Group
Non Coded Information
Niederlndisches NormierungsInstitut
Office Automation
Optical Character Recognition
Optical Disk
Open Document Architecture
Open Document Management API
Object Linking and Embedding
Operating System
Optical Storage Technology Association
Personal Computer
Phase Change
Portable Document Format
QualittsManagement
QualittsSicherung
Redundant Array of Independent Disks
Random Access Memory
Rewritable Optical Disk
Read Only Memory
Remote Procedure Call
Rich Text Format
Small Computer Systems Interface
SozialGesetzBuch
Standard Generalized Markup Language
SignaturGesetz
Service Provider Interface
Structured Query Languge
TeraByte
Tag / Tagged Image File Format
Universal Disk Format
Unterbrechungsfreie StromVersorgung
Verein Deutscher Elektriker
Verband Optische Informationssysteme e.V.
Wide Area Network
Workflow Application Programming Interface
Workflow Management Coalition
Write Once Read Many
World Wide Web
ZivilProzeOrdnung

1Anschriften
VOI Verband Optische Informationssysteme e.V.
Feldbergstrae 38
64293 Darmstadt
Tel. 06151 / 89 86 40
Fax 06151 / 89 57 52
CompuServe 100544,547
Internet http://www.voi.de
Anschriften der Autoren
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT GmbH
Oderfelder Strae 17
20149 Hamburg
Tel. 040 / 460762-20
Fax 040 / 460762-29
CompuServe 100422,3614
Jrg Rogalla
Cocq Datendienst GmbH
Ruseler Weg 19
21033 Hamburg
Tel. 040 / 725 60 946
Fax 040 / 721 55 99
E-Mail rogalla@cocq.de

2., berarbeitete und erweiterte Auflage

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