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Elektronische Archivierung

Ein stndig aktuelles Thema

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT

CONSULT

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Hamburg, Juli 2015

Elektronische Archivierung
Ein stndig aktuelles Thema

Elektronische Archivierung
Ein stndig aktuelles Thema
Von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Geschftsfhrer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH

Natrlich muss die elektronische Archivierung per se immer ein wichtiges Thema
bleiben ab einem bestimmten Zeitpunkt soll irgendetwas aufgehoben und auf
Dauer bewahrt werden. Die richtige Archivierung, sprich Langzeitarchivierung (ein
weier Schimmel) oder die historische Archivierung (das will niemand hren) ist
auf eine unbestimmte Aufbewahrungsfrist ausgelegt. Sie beginnt nach Bewertung
von potentiell archivwrdigen Objekten und luft dann ewig. Bereits hier zeigt sich
die unterschiedliche Auffassung der Begrifflichkeit im allgemeinen Sprachgebrauch,
bei IT-affinen Menschen sowie bei Archivaren und Historikern. Alle reden von Archivierung meinen aber nach Auffassung von Archivaren, Dokumentaren und Registratoren lediglich die Aufbewahrung oder Langzeitspeicherung. Ersteres ein Begriff
aus dem Umfeld von Handels- und Steuergesetzen, letzteres der Versuch die elektronische Archivierung von der Langzeitarchivierung durch die Einfhrung des Begriffes Speicherung zu differenzieren. Die akademische Welt und die freie Wirtschaft reden daher gern aneinander vorbei, wenn sie denn zum Thema Archivierung
berhaupt miteinander reden. Ein Abbild findet sich auch auf Wikipedia dort gibt es
inzwischen mehrere Artikel wie Archiv1, Langzeitarchivierung2, Digitales Archiv3 und
Elektronische Archivierung4, die irgendwie das Gleiche aus unterschiedlichen Blickwinkeln meinen.

http://de.wikipedia.org/wiki/Archiv
http://de.wikipedia.org/wiki/Langzeitarchivierung
3
http://de.wikipedia.org/wiki/Digitales_Archiv
4
http://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Archivierung
2

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Elektronische Archivierung
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Wie hat sich das Thema Elektronische Archivierung entwickelt?
Blickt man aus der Sicht der ECM Branche in Deutschland (so es denn diese berhaupt gibt5) auf das Thema elektronische Archivierung6 (oder etwas eingeschrnkter
auf die revisionssichere Archivierung7) so hatte das Thema ber die Jahre verschiedene Schwerpunkte. In den 80er und 90er entwickelte sich das Thema aus dem
Scannen von Dokumenten und dem Archivieren von Bildern. Dies wurde schnell ergnzt um die Listenarchivierung, auch COLD Computer Output on LaserDisk genannt. Es folgten dann Anstze fr die Konvertierung und Archivierung von Office
Dokumenten whrend sich Spezialdisziplinen fr Asset Management Archivierung
und Technische Dokumentation entwickelten getrieben von speziellen Dokumentund Containerformaten. Das erste Jahrzehnt des neuen Jahrtausends war geprgt
vom Thema GDPdU (die GDPdU hatten gerade ihr 10jhriges Jubilum 8). Obwohl
eigentlich kein Archivierungsthema (denn es geht primr um die Aufbewahrung und
die Auswertbarkeit von steuerrelevanten Daten) entwickelte sich hieraus ein regelrechtes Hype-Thema. Auch zeigte sich, dass elektronische Archivierung ein speziell
deutsches Thema ist denn im Rest der Welt wurden Lsungen fr Digital Preservation (Langzeitarchivierung) und Storage (Aufbewahrung) schon immer getrennt angeboten. So zielte denn auch die Nestor-Initiative9 auf die Langzeitarchivierung und
ignorierte die Disziplin Archivierung bei Wirtschaftsunternehmen.
Ein Thema beschftigte die Archivierung beim Wechsel ins neue Jahrzehnt wie soll
man mit elektronisch signierten Dokumenten in Archiven umgehen, wie ihren Beweiswert erhalten? Das BSI brachte eine Spezifikation heraus, die nach heftiger
Diskussion berarbeitet jetzt vor sich hindmmert10. Elektronisch signierte Dokumente sind nur ein Randproblem der Elektronischen Archivierung geblieben, die sich
in Bezug auf die Produkte weiterhin an den kaufmnnischen Compliance-Vorgaben
orientierte. Hier hat natrlich inzwischen seit fast zwei Jahrzehnten das Thema SAP
Archivelink Archivierung eine besondere Bedeutung, obwohl es auch nicht so richtig
Archivierung ist sondern Auslagern von Objekten aus SAP mit Beibehaltung der
Verwaltungs- und Zugriffsinformation in SAP. Eine hnlich wichtige Rolle erlangte
dann in den letzten Jahren die Bereitstellung von Archivierungskomponenten fr Mic
rosoft Sharepoint, wobei der Sharepoint auch das Zugriffsinterface fr das Archiv
bildet. Ein vielfach diskutiertes Thema darf man nicht vergessen: E-MailArchivierung. Zwar gehren E-Mails nicht in spezielle Tpfe sondern im Sachzusammenhang mit anderen Dokumenten in ein Universal-Archiv, aber irgendwie hat
5

http://www.projectconsult.de/ecm/in_der_diskussion/%C3%BCbernimmt_der_bitkom_den_voi#comment-150
6
berblick aus dem Jahr 2010 http://www.projectconsult.net/Files/20100609_Vogel%20IT_Archivierung_Kff_Handout.pdf
7
http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit
8
http://www.projectconsult.de/ecm/in_der_diskussion/10_jahre_gdpdu_jubil%C3%A4um_am_16072011
9

http://www.langzeitarchivierung.de

10

https://www.xing.com/net/informationlifecyclemanagement/digital-preservation-332785/devertrauenswurdige-archivierung-nur-mit-elektronischer-signatur-26619628/35754787/#35754787
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sich E-Mail-Archivierung unter dem Eindruck von E-Discovery aus den USA verselbststndigt und eine eigene Klasse von Lsungen herausgebildet11.
Ansonsten gliederte sich die elektronische Archivierung als Komponente in das
Enterprise Content Management12 ein. In den Archiven der ffentlichen Verwaltung
auf Bundes-, Landes- und Regionalebene gewann das Thema Elektronische Archivierung erst langsam an Dynamik, da die Welle der zu archivierenden elektronischen
Gter noch nicht angekommen ist. Soweit in (sehr gestraffter) Kurzform der Status.

Aktuelle Themen der Elektronischen Archivierung


Neben den erwhnten klassischen deutschen Archivierungsthemen oben kommen
durch neue Technologien, neue Software und neue Nutzungsmodelle auch neue Anforderungen auf die elektronische Archivierung zu.

Datenbank-Archivierung
Als besonders komplex hat sich immer die Archivierung von Inhalten aus Datenbanken oder die Archivierung ganzer Datenbanken dargestellt13. Im Regelfall hat man
bisher Daten strukturiert aus den Datenbanken extrahiert und in Tabelle,- Listen- oder Report-Form an Archivsysteme bergeben. Dieses COLD-Verfahren der Datenarchivierung nimmt aber nicht die Logik einer Datenbankanwendung mit, sondern
allenfalls die Bedeutung von Spaltenkpfen, Zeilenbeschriftungen und einfachen
Strukturmerkmalen wie Gliederungen. Bei der Datenbankarchivierung kommt es darauf an, die Informationen im Kontext zu bewahren und gegebenenfalls auch im Kontext wieder innerhalb der Anwendung wieder recherchierbar und verarbeitungsfhig
darzustellen. Hier geht es nicht um Einzelobjekte wie im Normalfall der Archivierung
sondern um die Speicherung komplexer Objekte mit Lo0gik die zudem Laufzeit-, Release-Stand- und Anwendungsabhngig ist. Bei der Datenbankarchivierung wird die
Logik bei Exporten in Extrakte mitgenommen oder gleich die gesamte Datenbank
derart archiviert, dass sie (eingeschrnkt) weiter nutzbar ist.

11

http://www.project-consult.net/files/Vogel_EMM_20110127_Handout.pdf

12

http://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Enterprise-Content-Management&oldid=91289227

13

http://www.project-consult.net/files/IBM_Schweiz_Datenbank-Archivierung_Handout_Kff.pdf

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Diese Verfahren dienen im Wesentlichen zur Entlastung von Systemen, wenn nicht
mehr bentigte aber aus Compliance- oder anderen Grnden weiterhin verfgbar zu
haltende Systeme abgelst werden sollen. Allerdings kann meistens nicht sichergestellt werden, dass die Informationen ber lange Zeitrume und bei wechselnden
Systemumgebungen nutzbar gehalten werden knnen dann msste man die Konserve noch grer machen, Betriebssystem und Hardware gleich mit archivieren.
Auch jeden Fall folgen die am Markt verfgbaren sehr speziellen DatenbankArchivierungslsungen nicht dem Ansatz des Universal Archivs.

Universal Archive
Da ist zunchst die Idee des Universal-Archivs, will heien, ein Archiv fr alle Typen
von Inhalten, die gemeinsam nach den gleichen Kriterien erschlossen und verwaltet
werden. Diese Idee gibt es schon seit Anbeginn des Themas Archivierung, hat sich
jedoch durch spezielle Lsungen wie SAP-Archivierung, E-Mail-Archivierung, ScannArchivierung, Sharepoint-Archivierung etc. durch verschiedene Typen von Dokumenten und durch die Anbindung an verschiedenen Anwendungssysteme in zahlreiche
isolierte Insel- oder Silo-Lsungen entwickelt. Auch im Bereich der richtigen Archivierung hing man bis zum Aufkommen von Europeana14 eher einer Spartenorientierung an, weil doch jedes Medium seine eigenen Metadaten brauchen wrde. Besonders durch die Konzepte von ECM Enterprise Content Management mit einem
Federated Repository-Ansatz wurde das Universal-Archiv hoffhig (was natrlich
lngst alle Anbieter im Portfolio hatten und nur bei Bedarf in spezielle Lsungen fr
E-Mail, Digital Assets, Lotus Notes, Plne, GDPdU-Daten, Sharepoint, Oracle Financials oder was auch immer anpassten). Auf Viewer- und Index-Ebene war die Vereinheitlichung schon immer mglich. Nur mit Universal-Archiven kann man der Vielfalt von Formaten und Nutzungsmodellen berhaupt noch Herr werden. Dies gilt besonders fr die Welt der Archivierung im Web.

Archivierung fr Web-Inhalte und Transaktionen


Lange Zeit eine offene Flanke der elektronischen Archivierung15 gewinnt das Thema
der Archivierung von Webseiten und Portalen mit kaufmnnisch relevanten Angeboten ebenso wie die Archivierung der Transaktionen von Nutzern solcher Webseiten
an Bedeutung (ganz abgesehen davon, dass auch Unternehmen ein Interesse daran
haben, wie ihre Webseite vor einiger Zeit aussah und was draufstand. Die Archivierung von Web-Inhalten ist nicht einfach, da insbesondere Personalisierung, Individualisierung und stndige automatische Aktualisierung eine moderne Webseite fr
jeden Besucher zu jedem Zeitpunkt im Prinzip anders aussehen lsst. Eine Reihe

14

http://www.europeana.eu

15

http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_314_offene_flanke_der_elektronischen_archivierung.h
tml
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von Lsungen zielen daher auf die Archivierung der Informationen in der Form, wie
sie auf die Webseite hochgeladen werden. Andere arbeiten mit einer Art Screenshot-Ansatz, bei dem immer die komplette Situation, d e ein Anwender sieht, vollstndig gespeichert wird. Dieser Ansatz wird z.B. auch beim Besuch von externen
Webseiten benutzt, um deren Inhalte z.B. bei einer Entscheidung fr ein Investment zu dokumentieren. Bei datenbankgesttzten Webseiten und Portalen ist auch
die Datenbank-Archivierung ein mglicher Ansatz (siehe unten). Die meisten setzen
aber darauf, dass sie nur bei Transaktionen die Daten und die Situation, die der Anwender vor sich hat (und gegebenenfalls selbst archiviert oder ausdruckt) speichert.
Hier geht es einmal um die Eingangsdaten fr nachgelagerte Anwendungen, gegebenenfalls um Authentifizierungs- oder Signaturinformationen, und Abbilder der Angaben, die bei der Durchfhrung der Transaktion entstanden sind. In allen Fllen
geht es darum, eine Situation, die mit Berechtigungen, Daten und Finanzen zu tun,
nachvollziehbar so zu dokumentieren, dass man gegenber dem Anwender beweisfhig bleibt und den Weg der Daten von der Webseite in nachgelagerte Anwendungen verlustfrei und vernderungsfrei nachvollziehen kann. Diese Form der Archiveirung wird immer wichtiger, da sich immer mehr Anwendungen in das Internet verlagern und Browser-basierte Oberflchen benutzen. Auch bei der Web-Archivierung
gibt es weiterhin viele offene Themen wie z.B. die Form und Notwendigkeit der Archivierung von Informationen aus Social Communities, die Abbildung spezieller Formate und Container wie z.B. bei einem Wiki oder einem Multimedia-Objekt, Kurznachrichten ohne persistente Anker, Dialoge ber Portale und Messaging-Systeme,
Sprach- und Video-Aufzeichnungen usw. Die groe Volalitt des Web erfordert daher
sehr flexible Archivsysteme auf Basis von Portal- und Webtechnologien. Besonders
zusammen mit dem Trend Mobile werden die Anforderungen an die Archivierung in
diesem Bereich immer komplexer.

Archivierung fr mobile Anwendungen


Die mobile Kommunikation hat zu zahlreichen neuen Anforderungen auch fr die
Archivierung gefhrt. Lngst dienen mobile Gerte nicht mehr nur dem Telefonieren
sondern sind in E-Mail-Kommunikation, Internet, Social Communities, Finanztransaktionen, Geodaten, Dokumentennutzung, E-Books und zahlreiche andere Anwendungen eingebunden. Alle diese mobilen Gerte verfgen ber keine eigenen Archivspeicher. Zu archivierende Information muss daher anders abgespeichert werden, in
internen Archivsystemen oder in Archiven als Software as a Service. Abgesehen
vom Speicherort des Archives sind die Wege, wie Information erfasst, als archivwrdig oder archivpflichtig klassifiziert werden, und dann letztendlich einem Archiv zugnglich gemacht werden, weitgehend ungeklrt. Begonnen hatte es mit Archiven fr
die E-Mail- und Messaging-Kommunikation, die ber die Server einer Firma abgewickelt wurden. Hier konnte ber Zusatzsoftware die Kommunikation abgegriffen werden und in ein Archiv berfhrt werden. Diese Mglichkeiten sind fr die Kommunikation und den Zugriff auf firmeninterne Inhalte immer noch gegeben, machen aber
immer weniger der Nutzungen aus. Direkte Zugriffe von mobilen Gerten wie Telefonen oder Tablets werden hufig ber spezielle Dienstanbieter abgewickelt, die ihrerseits auf ihren Servern Kommunikation wie auch Dokumente (zumindest zwischen-)
speichern. Hier setzt das Geschftsmodell aller groen Telekommunikations-, WebKunde: PROJECT CONSULT
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und Softwareanbieter an Google und Apple in der ersten Reihe. Wichtige Informationen aus diesen Umgebungen gelangen so zum Teil berhaupt nicht mehr in die
strukturierten Ablagen und Archive der Unternehmen. Bei der schnellen Kommunikation z.B. zu Preisen, Angeboten, Vertragskonditionen etc. wird dies kritisch fr die
Governance im Unternehmen wie auch fr die Erfllung rechtlicher Anforderungen.
Nimmt man die Aussagen der Marktauguren ernst, dann ist das Zeitalter des StandPCs unter dem Schreibtisch bald vorbei und es werden nur noch Notebooks, Tablets
und Mobiltelephone verwendet. Alle diese Gerte kommunizieren dann weitgehend
kabelungebunden ber W-LAN oder Internet. Die Kommunikationskanle werden
dabei entsprechend den verwendeten Betriebssystemen und Anwendungen immer
vielfltiger und damit unter Archivierungsgesichtspunkten auch immer schwieriger
abgreifbar. Der Kontrolle der Informationsflsse kommt daher aus Unternehmenssicht immer grere Bedeutung zu und kann die Nutzung bestimmter Gerte in bestimmten Einsatzgebieten auch verbieten. In jedem Fall erfordert das Thema Mobile
sehr spezielle Erfassungs- und Archivierungstechnologien die mit lteren Client/Server-orientierten Anwendungen nicht abgebildet werden knnen. Viele setzen daher im Bereich der Archivierung bei der mobilen Kommunikation auf die Cloud.

Archivierung in der Cloud


Die Archivierung in der Cloud ist ein hei umstrittenes und hei umkmpftes Thema.
Hei umstritten, weil es um die Vertrauensfrage geht. Hei umkmpft, weil es ein
Riesenmarkt mit enger Kundenbindung ist. Die Grundprinzipien sind lange bekannt.
In einem Rechenzentrum werden technische Ressourcen, Programme und/oder
Speicherplatz bereitgestellt Frher nannte man dies Outsourcing oder Application
Service Providing. Heute fallen dazu Akronyme wie IaaS Infrastructure as a Service,
PaaS Platform as a Service und SaaS Software as a Service (manche Archivdiensteanbieter haben SaaS auch als Akronym fr Storage as a Service adaptiert).
Die Unterschiede liegen im Wesentlichen darin, ob man eigene Anwendungen unter
eigener Kontrolle auf einem entfernt stehenden, fremden Server betreibt oder eine
komplette bereitgestellte Software einfach nutzt und die Anwendungsdaten gleich auf
der Server des Anbieters belsst.
Auch muss man unterscheiden ob man von einer Private Cloud spricht, also die
Technologie Inhouse auf eigenen Systemen einsetzt, oder eine ffentliche, eine
Public Cloud ber ffentliche Leitungen benutzt. Bei der Public Cloud ist man sehr
schnell beim Thema rechtliche Anforderungen, da bestimmte Gesetze es nicht gestatten, auerhalb des eigenen Landes bestimmte Daten und Dokumente zu speichern. Zwar gibt es auch dedizierte Angebote, wo man die Cloud nutzt aber genau
wei in welchen Rechenzentren wo die Daten gespeichert sind, so ist das Prinzip der
Cloud jedoch eigentlich, die Informationen nach Wirtschaftlichkeits- und Kapazittsgrnden mglichst optimal zu verteilen. Hierbei knnen sogar Sicherheitsaspekte
eine wichtige Rolle spielen, wenn die Daten in drei verschiedenen Kontinenten unabhngig voneinander vorliegen und einen mglichen regionalen Katastrophenfall
berleben (die Nutzer leider nicht). Rechtliche Fragen und die Vertrauensfrage sind
eng miteinander verknpft: die Angst, wer Zugriff auf die Daten hat, wer sie beim
Hochladen und Runterladen mitliest; die Ungewissheit ob das Service-Unternehmen
ber die Dauer der Archivierungszeit berlebt (dies kann eine sehr weite Schere sein
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), die Risiken der Einbehaltung der Daten und der Verweigerung des Zugriffs bei
Zahlungsproblemen, Vertragsablauf oder Firmen-Merger, die Probleme der AGB
und Vertragskonditionen in fremden Rechtsrumen, die fehlende Unsicherheit bei
den Anzeigemglichkeiten wenn Softwareupdates beim Diensteanbieter eingespielt
werden, und, und, und. Die groe Vertrauensfrage. Wo man in Deutschland emprt
aufschreien wrde, wichtiger kaufmnnische Unternehmensdaten z.B. bei Google zu
speichern wo andererseits Google mit den Postini-Services einer der grten
SaaS-E-Mail-Archivierungsanbieter ist. Und denkt man an die besonders kritischen
Daten im Unternehmen, die Daten zu Kunden und Interessenten, so sind heute
CRM-Anwendungen ein sehr beliebtes SaaS-Thema geworden.
Die Zeiten ndern sich und gerade durch mobiles Arbeiten und vernderte Formen
der Collaboration gewinnt die Cloud in allen Bereichen an Bedeutung auch bei der
Archivierung. Allerdings gibt es fr SaaS-Angebote zur Archivierung besondere funktionale Anforderungen: Caching bei Zugriffsspitzen, spezielle Abrechnungsmodule,
sichere Authentifikation, Rckmeldesysteme an den Dateneigentmer, Protokollierung, Schnittstellen zur Einbindung lokal installierter Software, Backup und Softstandby auch fr groe Archivvolumina, spezielle Prefetch-Strategien, PreviewKonverter, Legal Hold, HSM, Teil-Replikation, paralleles Renditioning mit Langzeitformaten, Univeral-Archiv-Charakter da keine Kontrolle darber besteht, was fr Informationsobjekte die Anwender hochladen der Katalog ist lang und beschriebt im
Prinzip eine eigene Gattung von Archivsystemen. Diese sind bei traditionellen Outsourcern schon vorhanden und bei anderen groen Anbietern in Entwicklung. Hier
reihen sich neben die bisherigen Spezialisten aus dem ECM-Umfeld auch Startups
wie Boxnet und Dropbox sowie zunehmend die groen Web-Konzerne wie Amazon,
Apple und Google mit Archivierungsangeboten ein. Denn wenn man viel Archiviertes
erst einmal auf einer Plattform hat, dann kann man nur mit groem Aufwand auf eine andere Plattform wechseln. Ein ideales Kundenbindungsinstrument gerade in der
strmischen ITK Industrie.
Aber man muss auch die positiven Seiten erwhnen gerade die groen Anbieter im
Web knnen mit hchster Performance, zu jederzeit fast ausfallsfrei und weltweit alle
Informationen zur Nutzung bereitstellen. Dies lsst sich auch in groen Unternehmen mit einer Inhouse-Lsung kaum erreichen zumal es dort immer heit: Archivierung ist unwichtig, dafr gibt es kein Geld.

Archivierung sinnvoll nutzen


Die mangelnden Investitionen in die Archiveirung treffen genau den Falschen. Bei
Sparmanahmen fr die IT-Abteilungen heit es hufig pauschal bei Mitarbeitern,
Speichern, Servern und Anwendungskosten prozentual zu sparen, Anwendungen zu
konsolidieren und den Bestand zu reduzieren. Hier wird bersehen, dass die elektronische Archivierung gegenlufig ist es werden immer mehr Informationen, der
Speicherbedarf und der Pflegebedarf werden immer grsser (auch trotz gezielter
Entsorgung der Archive). Damit werden im Prinzip die Archive ber die Jahre immer
teurer wo doch eigentlich Sparen angesagt war. Deshalb wird hufig bei der Sicherheit, bei der Verfgbarkeit und der Aktualisierung der Archivsysteme gespart.
Auch aus diesem Grund ist es essentiell notwendig auf die stndige Aktualitt des
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Themas Elektronische Archiveirung hinzuweisen. Archivierung ist wichtig und dies
gilt es deutlich zu machen! Unabhngig von technologischen Strmungen und Kosten es geht um die Bewahrung und Erschlieung des Wissens in den Unternehmen. Archivierung nur aus Compliance-Grnden ist meistens unwirtschaftlich! Die
Informationen aus Archiven mssen in den Arbeitsprozessen nutzbar gemacht werden. Es gilt den Staub vom Begriff Elektronische Archivierung abzuschtteln und sich
den Herausforderungen der globalen Informationsgesellschaft zu stellen.

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