CURSO TALLER DE GESTION

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

TEMA: NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

:
NOMBRE DEL PROFESOR
CORDOVA

Lic. Jos VILLA

NOMBRE DEL ALUMNO

Vidal GOMEZ QUISPE

TRABAJO

Elaboracin de un Informe Tcnico Legal del

Diagnostico Situacional del Archivo Institucional.

INFORME No. 001- 2014 -CTGAAS-FCS-UNMSM

Lic. Jos VILLA CORDOVA.

DEL

Alumno Vidal GOMEZ QUISPE

ASUNTO

Diagnostico situacional del archivo institucional de

Dependencia Policial (Comisara)

FECHA

02.JUNIO.2014

INTRODUCCION
El presente documento, contiene una descripcin de la problemtica
que afrontan determinadas dependencias policiales ( Comisarias) en la
aplicacin correcta de las normas en materias de gestin y administracin
de los archivos que generan el personal policial en las diferentes reas de su
actividad natural , y con el propsito de comprender como se abord la
problemtica, es menester sealar que se examin objetivamente las
variables del estado situacional del archivo policial , con la colaboracin
del personal encargado de la Seccin de Trmite Documentario y Archivo,
que es parte del organigrama de la dependencia policial, se entrevist a un
grupo de cinco usuarios, con la finalidad de evaluar la competitividad del
servidor pblico en la prestacin del servicio hacia la comunidad, y para
una mayor comprensin se efectu tomas fotogrficas del lugar del evento
para perennizar los hechos ; debiendo de concluir que ha sido una
experiencia interesante para el instructor, formular el presente informe de
diagnostico situacional institucional .

I.

ANTECEDENTES
A.

Constitucin Poltica del Per.- Art. 166

B.

Ley Orgnica del Ministerio del interior No. 27238 -99

C.

Ley No. 25323.- Art. 1 Sistema funcional que integra a todos los
Archivos de las entidades pblicas

II.

D.

Ley No. 29733.-Art. 2 (Ley de proteccin de Datos personales)

E.

Ds. No. 070-2013-PCM.- Art. 25 (soporte Electrnico)

F.

PJ. No. 073-86-AGN .-Normas generales SNA

G.

Carta Funcional Comisaria Distrital PNP.

DIAGNOSTICO
A. La Estructura Orgnica

1. ORGANO DE COMANDO
Jefatura
2. DE LOS DEPARTAMENTOS
a. Departamento de Administracin
- Seccin de Trmite de Administracin y Archivo
- Seccin de Recursos Humanos y Archivo
- Seccin de Recursos Humanos y Logsticos
- Seccin de Operaciones , Instruccin y Estadstica

b. Departamento de Atencin al Publico

- Seccin de atencin al Pblico y Seguridad
- Seccin de Atencin al Pblico y Seguridad
- Seccin de Comunicaciones

c. DEPARTAMENTO DE PREVENCIN
- Seccin de Patrullaje Policial
- Seccin de Participacin Ciudadana y Proyeccin

Seccin de Apoyo a la justicia

d. DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIN
- Seccin de delitos
- Seccin de faltas y garantas
- Seccin de Accidentes de Trnsito
- Seccin del Nio, Adolescente y Delitos contra la Familia

ORGANIGRAMA DE LA COMISARIA DISTRITAL

B. INFRAESTRUCTURA

La Seccin de Trmite Documentario y Archivo, se encuentra

ubicado en el ala izquierda de la dependencia policial distrital, la
referida seccin ejecuta sus actividades propias del servicio, en el
1er nivel en un rea de 4X8 M2 que se encuentra construido con
material noble, piso de maylica con una ventana metlica en la
fachada principal, contando con mobiliarios de oficina y sistema
de computo, en el 2do. Nivel se encuentra construido otro
ambiente con caractersticas similares al 1er nivel, donde se
resguarda unos 50 metros lineales aprox., de documentos
archivsticos, no cuenta con equipos de cmputos para su
servicio, observndose que el instrumental de gestin
archivsticos generados por los diferentes departamentos y
secciones , se encuentran apilados en el piso dentro de unos
envases de cartn de diferentes dimensiones, en el lugar se
respira polvo, no cuenta con el debido permanente aseo, existen
artefactos y mobiliarios obsoletos (ventiladores, sillas, equipos de
cmputos) que obstruyen el lugar, carece de estanteras , no
existe una debida ventilacin debido a que las ventanas se
encuentran semi-selladas por medidas de seguridad, ya que la
dependencia policial se encuentra enclavada en un pueblo joven
de geografa accidentada, asimismo se observa que los diferentes
artefactos y objetos incautados a las personas que cometieron
ilcitos penales se encuentran apilados en forma desordenadas,
sin contar con el rotulo que indique a que caso corresponde, que
miembro policial se encuentra a cargo, de que departamento o
seccin proviene, o que autoridad competente tiene conocimiento,
no existe un inventario bienes existente ni de los diferentes
documentos de gestin de archivos habidos en el lugar , y debido
a su precariedad son un cultivo de caros y hongos que produce
el polvo y la humedad en dicho recinto.
C. PERSONAL
La Seccin de Tramite Documentario Y Archivo, Cuenta con
tres efectivos policiales, que fueron designados por convenir al
servicio o criterio del comisario, el ms antiguo que tiene el grado
de Superior, por sus conocimientos o experiencias dentro del
campo policial, es nombrado como el encargado o Jefe de la
Seccin, y los otros dos efectivos son nombrados por no tener
experiencia en el campo operativo o ser recin egresado de

escuela policial, el menos antiguo de estos dos efectivos es quien

opera la parte archivstica, el mismo que no cuenta con la debida
capacitacin en gestin y administracin de archivos, estando
expuesto a contraer enfermedades respiratorias y dermatolgicas
producto de la existencia de hongos y caros en dicho ambiente, y
no contar ste con los implementos bsicos de seguridad que los
proteja (mascarillas, guantes y otros), y el personal policial de las
dems secciones que tienen acceso al archivo, de la misma
manera se encuentran expuestos a contraer dichos males. .
Por otro lado, es necesario referir que el Jefe de la Unidad
Policial prioriza el cumplimiento de su carta funcional , ejecutando
diversos operativos policiales, con la finalidad de combatir la
delincuencia y garantizar la seguridad ciudadana, pero no se
aboca o desconoce la aplicacin de las normas archivsticas, mas
aunado a la carencia de personal debidamente capacitados para
ejercer dicha funcin, as como la asignacin presupuestal para
dicho rubro, evidencia que son los motivos principales de la
falencia que adolece la dependencia policial en materia de gestin
y administracin de archivos.
D. Documentos de Gestin
La dependencia policial materia del diagnostico situacional,
cuenta con diferentes departamentos de conformidad a su Carta
funcional, los mismos que generan diversos documentos de gestin
archivsticas, entre ellos se enumera los siguientes:
1. Libro de Registro de documentos.-. 2. Libro de

Registro del Movimiento de Personal.- 3. Libro de

Registro de Denuncias.- 4. Libro de Registro de
Detenidos.- 5. Libro de Registro de denuncias y
accidentes de trnsito 6..
Libro de Visitas de
Fiscal.- 7. Libro de Registro de Denuncias del
Nio y Adolescente.- 8. Legajos de Actas
Formuladas.- 9. Legajos de Atestados formulados
por
Delitos.10.
Legajos
de
atestados
formulados
por
Faltas.11.
Legajos
de

documentos
provenientes
del
Ministerio
Publico.12.
Legajos
de
Documentos
provenientes del Poder Judicial.- 13. Legajos de
Atestados
formulados
por
Accidentes
de
Trnsito.- 14. Legajos de Partes formulados.- 15.
Legajos de informes formulados.- 16. Legajos de
expedicin de Copias certificadas.- 16. Legajos
de
Notas
informativas.17.
Legajos
del
Personal.- 18. Legajos de Bienes patrimoniales;
los mismos que datan de unos 20 aos aprox. y
se hallan custodiados en el ambiente destinado
para el archivo y en las condiciones descritas en
el punto B del presente documento.
E. EQUIPOS
La Seccin de Tramite Documentario y Archivo, cuenta con dos
computadoras en la Oficina principal del 1er. Nivel, destinadas para
la elaboracin de documentos propias del servicio policial, mas no
cuenta con un equipo y sistema que le permita inventariar
electrnicamente el material archivstico que data de unos 20 aos
aprox. y de los documentos que generan diariamente los dems
departamentos en forma digital, lo que no permite que el servicio a
los usuarios externos (comunidad) sea de forma eficiente, pese
abonarse en el Bco. de la Nacin una tasa por la expedicin de un
documento policial certificado.

Archivo desordenado
Y obstruido.
III.

ANALISIS

IV.

CONCLUSIONES

V.

RECOMENDACIONES

archivo cultivo de hongos

Y caros