CIERRE CONTABLE SAP

Manual de operacin del

Usuario

Procesos:
CIERRE CONTABLE
SAP 6.0

Autor: Lic.Henry Clemente

SAP-FI-CO-FM

Cierre de Contabilidad Financiera

Mediante el componente de tareas de cierre, es posible preparar y llevar a cabo las
operaciones necesarias para el cierre del da, del mes y del ejercicio. Para ello, el sistema
ofrece una serie de informes estndar que permite generar evaluaciones y anlisis
directamente a partir de todos los saldos de cuenta contabilizados.

Objetivo
El objetivo primordial es :

Creacin de balances y cuentas de prdidas y ganancias con datos confiables

Documentacin de los datos contables

Descripcin de las tareas :

Para llevar a cabo las tareas de cierre en el libro mayor, primero es necesario realizar las tareas
de cierre en las reas de contabilidad auxiliar que utilice. Entre ellas se encuentran:

Contabilidad de deudores y de acreedores

Contabilidad de inventarios

Contabilidad de activos fijos

2
de
17
2

Requisitos
Datos maestros
Previamente ha introducido los datos maestros necesarios para llevar a cabo los procedimientos
de este escenario.
rea de fabricacin y comercializacin

Datos maestros

Valor

Seleccin

Comentarios

Centro de coste

Todos

se requieren todos los

centros de coste
contabilizados

Maestro de
materiales

TODOS

se requieren todos los

materiales
contabilizados

Cuentas G/L

TODOS

se requieren todas las

cuentas

Tabla Resumen de Procesos

Es importante sealar que no todos las transacciones en conjunto aplican para la
empresa en cuestin , es necesario definir cuales son las mas indicadas para llevar a
cabo todos los procesos de cierres indicados.

Proceso para el cierre del da

Etapa del
proceso

Actualizacin
de tipos de
cambio

Referenci
a de
proceso
externo

Condicin
empresarial

Rol de usuario

Cdigo de
transaccin

Resultados
esperados

Los tipos de
cambio para
monedas
extranjeras
se actualizan
cada da o
cada mes.

Contable de libro
mayor
(SAP_NBPR_FINAC
C_S)

S_BCE_68000174

Los nuevos
tipos de
cambio estn
disponibles en
el sistema.

3
de
17
3

Etapa del
proceso

Referenci
a de
proceso
externo

Condicin
empresarial

Rol de usuario

Cdigo de
transaccin

Resultados
esperados

Espacios en
la asignacin
de nmeros
de
documento

Lista de
verificacin
para buscar
espacios en
la asignacin
de nmeros
de
documento
en varios
ledgers.

Gerente de
Finanzas
(SAP_NBPR_FINAC
C_M)

S_ALR_87012342

Lista de
verificacin, si
hay espacios
en las listas
de nmeros
de
documento.

Nmeros de
factura
asignados
dos veces

Lista de
verificacin
de
documentos
asignados
ms de una
vez.

Gerente financiero
(SAP_NBPR_FINAC
C_M)

S_ALR_87012341

Lista de
verificacin, si
hay nmeros
de factura
duplicados.

Visualizacin
del diario de
documentos
compacto

Lista de
verificacin
de los datos
ms
importantes
de los
documentos
contabilizados.

Contable de libro
mayor
(SAP_NBPR_FINAC
C_S)

S_ALR_87012289

Hojas de
totales, que
indican los
totales del
Debe y el
Haber para
cada tipo de
cuenta.

Proceso Cierre del Mes

4
de
17
4

Etapa del
proceso

Referenci
a de
proceso
externo

Condicin
empresarial

Rol de usuario

Cdigo
de
transacci
n

Resultados
esperados

Actualizacin
de tipos de
cambio

Los tipos de cambio

para monedas
extranjeras se
actualizan cada da o
cada mes.

Contable de libro mayor

(SAP_NBPR_FINACC_
S)

S_BCE_6
8000174

Los nuevos tipos de

cambio estn
disponibles en el
sistema.

Espacios en
la asignacin
de nmeros
de
documento

Lista de verificacin
para buscar espacios
en la asignacin de
nmeros de
documento en varios
ledgers.

Contable de libro mayor

(SAP_NBPR_FINACC_
S)

S_ALR_8
7012342

Lista de verificacin,
si hay espacios en las
listas de nmeros de
documento.

Nmeros de
factura
asignados
dos veces

Lista de verificacin
de documentos
asignados ms de
una vez.

Gerente financiero
(SAP_NBPR_FINACC_
M)

S_ALR_8
7012341

Lista de verificacin,
si hay nmeros de
factura duplicados.

Abrir y cerrar
perodos
contables

Cerrar subsistemas
de activos fijos,
deudores y
acreedores de la
contabilizacin del
perodo anterior. Se
inicia un nuevo
perodo contable.

Contable de libro mayor

(SAP_NBPR_FINACC_
S)

S_ALR_8
7003642
(OB52)

No se pueden
efectuar mas
contabilizaciones de
A/P, A/R, MM o
activos fijos en el
perodo anterior.

Indicar
contabilizacio
nes
peridicas

Los documentos
peridicos del
perodo indicados en
el sistema se deben
procesar.

Gerente financiero
(SAP_NBPR_FINACC_
M)

FBD1

Se crea un juego de
datos lote input con
contabilizaciones
para documentos
peridicos que se
pueden procesar para
contabilizar la
actividad financiera
requerida.

Contabilizaci
n de
contabilizacio
nes
peridicas

Los documentos
peridicos del
perodo indicados en
el sistema se deben
procesar.

Gerente financiero
(SAP_NBPR_FINACC_
M)

F.14

Se crea un juego de
datos lote input con
contabilizaciones
para documentos
peridicos que se
pueden procesar para
5
contabilizar la

Se ha abierto un
nuevo perodo
contable para la
contabilizacin, de
modo que se pueden
procesar las
transacciones.

de
17
5

Etapa del
proceso

Referenci
a de
proceso
externo

Condicin
empresarial

Rol de usuario

Cdigo
de
transacci
n

Resultados
esperados

actividad financiera
requerida.
Ejecucin de
juego de
datos lote
input

Contabilizacin de los
documentos
peridicos
procesados en el
paso anterior.

Gerente financiero
(SAP_NBPR_FINACC_
M)

SM35

Se han contabilizado
los documentos
contables y
actualizado los
documentos
peridicos con datos
de tratamiento ('next
run on' y 'number of
runs').

Compensaci
n automtica
del proceso
especial de
cuenta EM/RF

Cuentas de
compensacin
EM/RF

Contable de libro mayor

(SAP_NBPR_FINACC_
S)

F.13

Para cuentas EM/RF,

el programa intenta
crear un grupo de
documentos que se
puede compensar
desde un grupo de
documentos que no
se puede compensar
mediante la omisin
sucesiva de
documentos.

Anlisis de
cuentas de
compensaci
n EM/RF

Anlisis de cuentas
de compensacin
EM/RF y
visualizacin del IVA
de adquisicin de la
CE.

Contable de libro mayor

(SAP_NBPR_FINACC_
S)

F.19

Analiza las cuentas de

compensacin
(EM/RF) de entrada
de
mercancas/recepcin
de factura.

Compensacin
automtica de
cuenta EM/RF

Compensacin de la
cuenta EM/RF de
abonos/cargos
coincidentes para
efectuar ms
fcilmente el anlisis
de partidas abiertas.

Contable de libro mayor

(SAP_NBPR_FINACC_
S)

F.13

La cuenta EM/RF se
compensa con la
cantidad correcta del
pedido y del valor una
vez contabilizadas la
entrada de
mercancas y la
recepcin de factura.
Esto mantiene el
anlisis de la cuenta
EM/RF en un nivel
manejable.

Compensacin
manual

Si los documentos no
se compensan
automticamente. Se
compensa
manualmente.

Gerente de acreedores
(SAP_NBPR_AP_CLER
K_M)

F-44

Documentos de
contabilidad se
compensan
manualmente.

6
de
17
6

Etapa del
proceso

Referenci
a de
proceso
externo

Condicin
empresarial

Rol de usuario

Cdigo
de
transacci
n

Resultados
esperados

Contabilizaci
n de
asientos de
correccin

Contabilizacin de
correcciones en los
datos financieros
actuales, para
representar mejor la
situacin financiera
actual.

Contable de libro mayor

(SAP_NBPR_FINACC_
S)

FB50

Asegrese de que los

registros financieros
representan las
actividades
empresariales durante
el perodo con la
mayor capacidad
posible.

Revalorizacin de
moneda
extranjera

Las transacciones de
moneda extranjera se
deben valorar en el
tipo de cambio actual.

Contable de libro mayor

(SAP_NBPR_FINACC_
S)

FAGL_FC
_VAL

Las contabilizaciones
de moneda extranjera
se representarn con
valoracin de fecha
actual.

Contabilizaci
n de cargos
de impuestos

Informes financieros

Gerente financiero
(SAP_NBPR_FINACC_
M)

FB41

Declaracin
de IVA

Informes financieros

Gerente financiero
(SAP_NBPR_FINACC_
M)

S_ALR_8
7012357

Documentos
comparativos
/ Cifras de
movimientos

Informes financieros

Contable de libro mayor

(SAP_NBPR_FINACC_
S)

FAGLF03

Cierre del
perodo
contable
anterior

Cerrar el perodo
contable anterior para
que no se pueda
efectuar ninguna otra
contabilizacin
financiera que
cambiara los
resultados
notificados.

Contable de libro mayor

(SAP_NBPR_FINACC_
S)

S_ALR_8
7003642
(OB52)

No se permiten ms
contabilizaciones G/L
en el perodo anterior.

Contable de libro mayor

(SAP_NBPR_FINACC_
S)

F.52

Clculo de intereses
sobre el saldo

Clculo de
intereses
sobre el saldo

Declaracin de IVA

Visualizacin
del diario de
documentos

Lista de los
documentos
contabilizados en el
perodo.

Contable de libro mayor

(SAP_NBPR_FINACC_
S)

S_ALR_8
7012287

Lista de los
documentos
contabilizados en el
perodo para la
documentacin.

Balance
contable

Informes financieros

Gerente financiero
(SAP_NBPR_FINACC_
M)

S_ALR_8
7012284 o
S_PL0_86

Balances contables
Comparacin real/real
de balances
7

de
17
7

Etapa del
proceso

Referenci
a de
proceso
externo

Condicin
empresarial

Rol de usuario

Cdigo
de
transacci
n

Resultados
esperados

000028

contables.

Proceso Cierre de Ejercicio

Etapa del
proceso

Referenci
a de
proceso
externo

Condicin
empresarial

Rol de usuario

Cdigo de
transacci
n

Resultados
esperados

Gerente financiero
(SAP_NBPR_FINACC_M)

SCAL

Se ha definido el
calendario de fbrica
para el o los
siguientes ejercicios.

Contable de libro mayor

(SAP_NBPR_FINACC_S)

F.07

Los saldos de
acreedor Y deudor se
han arrastrado al
nuevo ejercicio.

Arrastre de
saldos GL

Contable de libro mayor

(SAP_NBPR_FINACC_S)

FAGLGVT
R

Las cuentas de
balance tienen saldos
para el nuevo ejercicio
y los saldos de la
cuenta P/L se han
contabilizado en el
arrastre de resultados.

Reagrupacin de
crdito con
saldo
deudor/
acreedores
(balance)

Contable de libro mayor

(SAP_NBPR_FINACC_S)

FAGLF101

Confirmacin de
saldo de
crdito con
saldo
deudor

Contable de Deudores
(SAP_NBPR_AR_CLERK_
S)

F.17

Confirmacin de
saldo de

Contable de Acreedores
(SAP_NBPR_AP_CLERK_
S)

F.18

Creacin del
calendario
de fbrica
para el
nuevo
ejercicio
Arrastre de
saldos
AP/AR

Arrastre de los
saldos A/P al nuevo
ejercicio.

8
de
17
8

Etapa del
proceso

Referenci
a de
proceso
externo

Condicin
empresarial

Rol de usuario

Cdigo de
transacci
n

Resultados
esperados

Cierre final y
liberacin de
informes
financieros

Se deben notificar
los resultados
financieros de la
empresa.

Contable de libro mayor

(SAP_NBPR_FINACC_S)

S_ALR_87
012284

Se han liberado los

resultados financieros
de la empresa.

Cierre del
perodo
contable
anterior

No se deben
permitir ms
contabilizaciones
financieras en el
perodo anterior,
porque ya se han
liberado los
resultados.

Contable de libro mayor

(SAP_NBPR_FINACC_S)

S_ALR_87
003642
(OB52)

No se permiten ms
contabilizaciones
financieras en el
perodo anterior.

Contable de libro mayor

(SAP_NBPR_FINACC_S)

S_ALR_87
012287

acreedor

Visualizaci
n del diario
de
documentos

Actualizar Tipos de Cambio:

Una de las Actividades iniciales en las actividades de cierre es actualizar los tipos de cambio:
Finanzas Gestin financieras Libro mayor Entorno Opciones actuales Introducir
tipos de cambio
Transaccin : S_BCE_68000174
Nmeros de Documentos :
Ubicacin mediante reportes de nmeros de documentos que se han asignado ms de una
vez en el Intervalo:
Finanzas Gestin financiera Libro mayor Sistema de informacin Informes de libro
mayor (Nuevo) Documento General Asignacin nmeros documento discontinua.
Nmeros de Facturas asignados dos veces:

9
de
17
9

El programa crea una lista que muestra todos los documentos por nmero de cuenta del
acreedor o el deudor, que ocurren repetidamente en un nmero de referencia, es decir que existe
una factura duplicada.
Finanzas Gestin financiera Libro mayor Sistema de informacin Informes de libro
mayor (Nuevo) Documento General Nmeros de factura asignados doblemente:
Transaccin:S_ALR_87012341
O la siguiente :
Contabilidad principal -> Gestin de informes -> Documentos -> N factura asignados por
duplicado.
Visualizacin del Diario de Documentos
Finanzas Gestin financiera Libro mayor Sistema de informacin Informes de libro
mayor (Nuevo) Documento General Diario compacto de documentos
Cdigo de transaccin: S_ALR_87012289.

Cierre del Mes:

El ajuste de tipo de cambio se aplica nuevamente para el cierre de mes, como lo indica el la
fase inicial del cierre diario al igual que la verificacin de la duplicidad de los registros
Contables. Finalmente aplicamos propiamente la transaccin para el cierre:

10
de
17
10

Transaccin OB52

Resultado
No se pueden efectuar mas contabilizaciones A/P, A/R, o MM en el perodo anterior. Para ver un
informe de antigedad del acreedor, utilice la transaccin S_ALR_87012085 o el acceso va
mens Finanzas Gestin Financiera Acreedores Sistema de informacin Informes para
contabilidad acreedores Acreedores partidas..
Para ver un informe de antigedad del deudor, utilice la transaccin S_ALR_87012178 o el
acceso va mens Finanzas Gestin Financiera Deudores Sistema de informacin Informes
para contabilidad deudores Partidas deudores

Registro de Contabilizaciones Peridicas

Con esta opcin puedo definir registros contables que se realizan todos los meses de la misma
manera, estos los puedo agrupar en masas y ahorrar tiempo
Finanzas Gestin financieras Libro mayor Contabilizacin Documentos de referencia
Documento peridico.
Transaccin : FBD1
1.

Efecte las entradas siguientes en la pantalla Entrar contab.peridica: Datos cabecera:

11
de
17
11

Nombre de campo

Descripcin

Acciones y valores de usuario

Comentarios

Sociedad

1000

1 ejecucin el

<primer da del mes actual>

Ultima ejecucin el

<primer da del mes siguiente>

Intervalo en meses

<seleccione el intervalo
requerido>

p. ej., 01

Da de ejecucin

<seleccione la fecha requerida>

p. ej., 01

Plan de ejecucin
Tomar importes em
moneda local

<Seleccionar>

Copiar textos

<Seleccionar>

Tomar importe del

impuesto en
moneda local

<Seleccionar>

Clase de
documento

SA

Moneda

MXN

Moneda/T/C
Referencia
Fe.conversin
Texto
cab.documento
Div.interloc.
ClvCT

40

Cuenta

<Seleccionar cuenta>

p. ej., 635000

In.CME
Cl.Mov.

2.

Seleccione Continuar.

3.

En la pantalla Entrar contab. Peridica Aadir Posicin cta., efecte las entradas siguientes:
Nombre de
campo

Descripcin

Acciones y valores de usuario

Comentarios

Cuenta de
mayor
Sociedad

12
de
17
12

Importe

p. ej., 10000

p. ej., 1101

Calcular
Impuestos
Divisin
Centro de coste
Pedido
Centro de
Beneficio
Red
Documento de
Compras
Cantidad
Asignacin
Texto
ClvCt

50

Cuenta

p. ej., 111000

CME
CMov

4.

Seleccione Continuar.

5.

En la pantalla Entrar contab. Peridica Aadir Posicin de cta. mayor, efecte las entradas siguientes:
Nombre de
campo

Descripcin

Acciones y valores de usuario

Comentarios

Importe

p. ej., 10000

Fecha valor

p. ej., primer da del mes

actual
La fecha valor es necesaria
en el caso de cuentas
bancarias con grupo de
status de campo YB05. En
otros casos, la fecha valor
no es necesaria.

6.

Rellene los detalles del documento y seleccione

Grabar.

Contabilizacin de Contabilizaciones Peridicas

13
de
17
13

En esta actividad, se contabilizan las contabilizaciones peridicas. El sistema verifica si la

contabilizacin peridica existe en el sistema con una fecha de contabilizacin dentro del perodo
que se contabiliza. Antes se deben haber indicado los registros de la Data correspondiente
Finanzas Gestin financieras Libro mayor Operaciones peridicas Contabilizaciones
peridicas Ejecutar
Transaccin : F.14

1. En la pantalla Crear docs. contables a partir de documentos peridicos, indiquen los datos los
datos necesarios
Nombre de
campo

Descripcin

Acciones y valores de usuario

Comentarios

Sociedad

1000

Ejercicio

<ejercicio actual>

Intervalo de
liquidacin DE

<fecha de inicio>

p. ej., <primer da del mes

actual>

Intervalo de
liquidacin A

<fecha de finalizacin>

p. ej., <ltimo da del mes

en curso>

Nombre del
juego datos BI

<seleccione un nombre>

Si es necesario. Si no
asigna un nombre de juego
de datos batch input

14
de
17
14

aparte, es el programa el
que establece el nombre
del juego de datos batch
input SAPF120.

2.

Seleccione

Ejecutar.

Resultado

Se crea un juego de datos batch input con contabilizaciones para documentos peridicos que se pueden
procesar para contabilizar la actividad financiera requerida .
Se crea un juego de Datos y se llama :

Sistema Servicios Batch Input Carpeta

Transaccin SM35

Compensaciones Automticas EM/RF

Esta actividad trata la compensacin automtica de cuentas EM/RF. El nmero de pedido y la
partida se utilizan para comparar documentos.
Finanzas Gestin financieras Libro mayor Operaciones peridicas Compensar
automticamente Sin modelo de moneda de compensacin
Transaccin
F.13

15
de
17
15

La cuenta EM/RF se compensa con la cantidad correcta del pedido y del valor una vez
contabilizadas la entrada de mercancas y la recepcin de factura. Esto mantiene el anlisis de la
cuenta EM/RF en un nivel manejable. El sistema genera un informe que muestra los detalles de
los documentos no compensados y compensados, con informacin del documento de
compensacin.

Anlisis de Cuentas de Compensacin EM/RF

El programa analiza las cuentas de compensacin de entrada de mercancas/recepcin de
factura (EM/RF) en una fecha clave especificada, y genera contabilizaciones de correccin, en
caso necesario. Estas son necesarias para visualizar las siguientes operaciones contables
correctamente en el balance:

Mercancas entregadas, pero no facturadas

Mercancas facturadas, pero no entregadas

El programa selecciona todas las partidas de cuentas de compensacin EM/RF que estn
abiertas en la fecha clave especificada. Si las partidas abiertas por nmero de pedido y partida
no tiene un saldo en la moneda local igual a cero, se crean contabilizaciones de correccin en un
juego de datos batch input para estas partidas. Con un saldo acreedor, la operacin se considera
entregada, pero no facturada. Con un saldo deudor, la operacin se considera facturada, pero no
entregada.

16
de
17
16

Las contabilizaciones de correccin se crean por sociedad, cuenta de compensacin EM/RF,

cuenta asociada y divisin. Todas las contabilizaciones se anulan en la fecha de contabilizacin
de anulacin especificada. Si no se ha indicado ninguna fecha, el programa anula las
contabilizaciones
el
da
despus
de
la
fecha
clave.
Si se utilizan monedas locales paralelas, el saldo en la primera moneda local tambin determina
la operacin. Si el saldo en la primera moneda local es cero, la clave de operacin se determina
a partir de la moneda paralela.

Compensaciones Manual
Si hay documentos que no se pueden compensar automticamente. (Si el saldo de las partidas a
ser compensadas no es 0), pueden ser compensadas manualmente.
Men Sap.
Finanzas Gestin Financiera Deudores / Proveedores / Libro Mayor Cuenta Compensar

17
de
17
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