Manual políticas contables Alcaldía Santa Rosa

GFI-MN-03
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17/08/2012
MANUAL DE POLITICAS CONTABLES
MANUAL DE POLITICAS
CONTRABLES ALCALDA MUNICIPAL
DE SANTA ROSA DEL SUR
AGOSTO DEL 2012
GRUPO OPERATIVO MECI
PR. MEJORAMIETNO CONTINUO

COMIT SISTEMA INTEGRADO
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1. OBJETIVO
Definir las polticas contables que operan en la Alcalda Municipal de Santa Rosa
del Sur, que permitan garantizar que la informacin financiera, econmica, social y
ambiental sea reconocida y revelada con sujecin a las normas emitidas por la
Contadura General de la Nacin.
2. ALCANCE
El manual
orienta la gestin, produccin y generacin de la informacin
contable
que se desarrolla de acuerdo con las normas tcnicas y
procedimientos contables vigentes para el registro, produccin y generacin
de informacin confiable, razonable y oportuna para la toma de decisiones de
la Alcalda Municipal de Santa Rosa del sur.
3. DEFINICIONES
SIIF. Sistema Integrado de Informacin Financiera
Provisiones.Representa el valor de las estimaciones que debe efectuar el ente
pblico para cubrir contingencias de prdidas como resultado del riesgo de
incobrabilidad, mercado o demrito del costo de los activos, as como las
estimaciones para cubrir obligaciones, costos y gastos futuros no determinados
o acreencias laborales no consolidadas, como consecuencia del proceso
operacional o actividades permanentes que lleve a cabo
Contingencias.Condicin, situacin o conjunto de circunstancias existentes
que generan incertidumbres obre prdidas, cuyo resultado final slo se
conocer cuando uno o ms eventos se produzcan o se dejen de incurrir.
Contabilidad. Sistema que permite identificar, medir, procesar y comunicar
informacin financiera para tomar decisiones, emitir juicios y ejercer la funcin
de control
Comprobante de Contabilidad. Documento de origen interno y externo en el
cual se resumen las operaciones financieras, econmicas y sociales del ente

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pblico y sirve de fuente para registrar los movimientos en el libro

correspondiente.
Normas Tcnicas de Contabilidad. Conceptos fundamentales que regulan la
operatividad de los procesos de identificacin, clasificacin, registro y
valoracin de los hechos financieros, econmicos y sociales, y disponen los
criterios de revelacin de la informacin de los entes pblicos. Dentro de stas
se encuentran las relativas a los estados contables e informes
complementarios, al reconocimiento, registro y valuacin y las relacionados
con los libros de contabilidad
Depreciacin. Reconocimiento racional y sistemtico del costo de los bienes,
distribuido durante su vida til estimada, con el fin de obtener los recursos
necesarios para la reposicin de los bienes, de manera que se conserve la
capacidad operativa o productiva del ente pblico. Su distribucin debe
hacerse empleando los criterios de tiempo y productividad, mediante uno de
los siguientes mtodos: lnea recta, suma de los dgitos de los aos, saldos
decrecientes, nmero de unidades producidas o nmero de horas de
funcionamiento, o cualquier otro de reconocido valor tcnico, que debe
revelarse en las notas a los estados contables
4. NORMATIVIDAD
Decreto 1599 de 2005, mediante el cual se adopta el Modelo Estndar de

Control Interno para el Estado Colombiano y dems normas reglamentarias.
Ley 298 de 1996 mediante el cual se crea la Contadura General de la

Nacin
Resolucin 036 de 1998 Por el cual se dictan algunas disposiciones sobre

el manejo de recursos pblicos y la aplicabilidad del Sistema Integrado de
Informacin Financiera SIIF.
La Resolucin 357 del 23 de julio de 2008, mediante la cual el Contador
General de Nacin adopta el procedimiento de control interno contable y de
reporte del informe manual de evaluacin a la Contadura General de la
Nacin.

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Resolucin 356 del 5 de septiembre de 2007 emitido por la Contadura

General de la Nacin y Resolucin 248 de 2007
Resolucin 222 del 5 de julio de 2006 Adopcin del Rgimen de

Contabilidad de la Contadura General de la Nacin.
5. DESARROLLO
5.1 POLTICAS DE OPERACIN PARA EL DESARROLLO DE LA FUNCIN

CONTABLE
Con las polticas de operacin se busca garantizar que la totalidad de las
operaciones llevadas a cabo por la Alcalda Municipal de Santa Rosa del Sur, sean
registradas en el proceso contable, as como el adecuado flujo de informacin
entre los diferentes procesos organizacionales. Numerales 2.1, 3.4, 3.7, 3.9, 3.12,
3.29 del la Resolucin 357 de 2008
5.1.1 Identificacin de los insumos del proceso
Todos los hechos, transacciones y operaciones que afecten la situacin financiera,
social y ambiental, se constituyen en insumos del proceso de Gestin Financiera
de la Alcalda Municipal de Santa Rosa del sur, suministrados a la contabilidad por
medio fsico o por intermedio del Software Contable.
En la siguiente relacin se incluyen, entre otros, la informacin de los dems
procesos que se constituyen en insumos del proceso Gestin Financiera de la
Alcalda:
Del proceso de Planeacin estratgica:

-
Los planes, programas y proyectos a ejecutar.
Del proceso gestin financiera:


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Los presupuestos a ejecutar en la vigencia

La ejecucin presupuestal.
Cartera y/o Cuentas por Cobrar, los ingresos por servicios, prstamos y
otros
Tesorera, el movimiento y saldos de cuentas bancarias, consignaciones
y pagos realizados.
Informacin del Boletn de Deudores Morosos del Estado
Del proceso de Gestin Humana

- La nmina
- Las obligaciones laborales
- Los costos y gastos laborales
- Las provisiones para prestaciones sociales
- Los aportes parafiscales
- Los descuentos de nmina.
- Las retenciones en la fuente
- Bienestar y capacitacin
- Los viticos y gastos de viaje
Del proceso de Gestin de Apoyo Jurdico:

-
Las adquisiciones o Compras

Los contratos suscritos para adquisiciones
Los activos fijos (bienes muebles, inmuebles y ambientales),
adquisiciones puestas en servicio, bajas, depreciaciones.
Costos, consumos por servicios pblicos, papelera, otros Insumos.
Gestin de inventarios
Las cuentas por pagar, certificaciones de prestacin de Servicios,
rdenes de pago, descuentos tributarios, aplicacin de rdenes
judiciales.
Gestin del Almacn General
El estado de los procesos a favor y en contra
Las provisiones de los procesos judiciales
Los cobros coactivos
Los cobros jurdicos.
Recaudos de cartera administrada por el rea jurdica
De los dems procesos de la Alcalda Municipal

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Informes de avances en ejecucin de proyectos y convenios

Las cuentas por pagar, certificaciones de prestacin de Servicios,
rdenes de pago, descuentos tributarios, etc.
5.1.2 Identificacin de los productos del proceso contable que deben

entregarse a las reas de la entidad y a los usuarios externos.
En la Alcalda Municipal de Santa Rosa del sur (Bolvar) con la informacin
registrada en los libros de contabilidad, se presentan los informes contables para
la toma de decisiones administrativas, orientar las actividades de ejecucin,
aportar informacin para la evaluacin y seguimiento de procesos y proyectos
especficos, y contribuir en forma significativa en el control financiero, de gestin y
de resultados; as mismo con base en ella se debe preparar el informe de gestin
fiscal por cambio de representante legal. Con los saldos de los libros de
contabilidad, Alcalda, debe prepara y suministra a :
Contadura General de la Nacin:

-
Contralora General de la Repblica:

-
Los informes contables bsicos (Balance General, el Estado de

Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental, el Estado de
Cambios en el Patrimonio y dems informes que defina la Contadura
General de la Nacin), especficos complementarios, que se deben
elaborar conforme a las estipulaciones del rgimen de contabilidad
pblica.
Los Estados, Informes y Reportes Contables Trimestrales.
El Informe sobre control interno contable, que elabora la Oficina de
Control Interno
El Boletn de deudores morosos.
Las Notas a los Estados Contables
El Informe semestral consolidado sobre la gestin financiera que hace

parte de la cuenta semestral consolidada-.
La ejecucin de los Planes de mejoramiento, correspondientes a la
informacin contable.
Al pblico en general

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Los Estados Financieros a publicar en la pgina web del municipio y en

las carteleras visibles de la entidad, de forma trimestral de conformidad
con las normas de la Contadura General de la Nacin.
5.1.3 Identificacin de los procesos que generan transacciones, hechos y

operaciones financieras.
En la Alcalda Municipal de Santa Rosa del Sur, son proveedores de informacin
del proceso contable, los siguientes procesos y subprocesos que generan
transacciones, hechos y operaciones financieras:
Planeacin Estratgica
Participacin Ciudadana
Gestin de Infraestructura y desarrollo
Gestin de nivel de vida
Ambiente y desarrollo econmico
Gestin de apoyo jurdico
Gestin humana
Gestin de Control
2. 5.1.4 Poltica para establecer los niveles de autoridad y responsabilidad

para la ejecucin de las diferentes actividades del proceso contable
El Contador de la Alcalda Municipal de Santa Rosa del Sur, es el nico funcionario
autorizado y por lo tanto responsable de definir las cuentas contables que son
aplicables en la entidad y el manejo contable que se le debe dar a los hechos,
transacciones y operaciones financieras del de la Alcalda; actividades que debe
realizar conforme al Rgimen de Contabilidad Pblica.
Los responsables de cajas menores deben cumplir con los lineamientos
establecidos en el Manual de Caja Menor.
Las reas fuente, sern responsables de la integridad de la informacin que
administran y de la debida correspondencia con los documentos soporte de la
operacin.

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5.1.5 Poltica para que los bienes, derechos y obligaciones se encuentren

identificados individualmente en la contabilidad o en las base de datos
administradas por otras dependencias.
Todos los bienes, derechos y obligaciones de la Alcalda Municipal de Santa Rosa
del Sur, contenidos en el catlogo general de cuentas extractado de los libros de
contabilidad, tales como bancos y corporaciones, cajas menores; cuentas por
cobrar, propiedades, planta y equipo; inventario de elementos de consumo,
proveedores y acreedores, anticipos, convenios y fiducias, entre otros; deben estar
identificados individualmente en los libros auxiliares de contabilidad.
La individualizacin debe contemplar la identificacin clara y precisa del objeto y/o
sujeto, y del concepto de los derechos y/o obligaciones. En el caso de las
personas, naturales o jurdicas, su identificacin debe corresponder al nmero de
identificacin de cdula de ciudadana, cedula de extranjera o numero de NIT.
5.2 POLTICAS PARA EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES
5.2.1 Poltica para que los soportes documentales de los registros contables
se encuentren debidamente organizados y archivados.
En cada rea fuente, los documentos soporte de los registros contables que se
generan a travs de los sistemas debern estar debidamente archivados en orden
cronolgico, ser foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control,
identificados conforme a las polticas de archivo implementadas en la entidad.
Deben corresponder a los valores y los hechos registrados en los movimientos de
los libros de contabilidad, de tal forma que al requerirse cualquiera de ellos sea
fcil su consulta. La custodia de estos documentos estar a cargo del rea fuente
que los origin; hasta cuando sean trasladados al Archivo General de la Entidad.
En el rea contable, los documentos soporte de los registros en el Sistema
Contable ,
debern estar debidamente archivados con su correspondiente
comprobantes de acuerdo con las normas del Archivo General, los cuales deben

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archivarse cronolgicamente, foliarse, rotularse y corresponder a

registrados en los libros de contabilidad.
los valores
Estar a cargo del Grupo de Gestin Financiera, la custodia de los documentos

soporte que reciba para su registro en los libros de contabilidad; hasta el momento
en que sean trasladados al archivo general de la entidad. De los documentos
fuente que se generen a travs de un procesamiento Electrnico de datos, el
Secretario de Hacienda debe grabar copias de respaldo en medios magnticos y
archivarlas de manera que se garantice su conservacin, una en la caja fuerte de
la entidad y otra copia en una entidad externa segn lo defina el Alcalde Municipal
La administracin deber garantizar los espacios y las instalaciones necesarias
para el correcto funcionamiento del archivo de los soportes documentales de los
registros contables.
Los comprobantes contables y sus soportes, tendrn un trmino de conservacin
de veinte (20) aos contados a partir del 31 de diciembre del perodo contable al
cual corresponda el comprobante y/o soporte; sin perjuicio de las normas
especficas de conservacin documental que sealen las autoridades
competentes.
5.2.2 Poltica para que los libros de contabilidad se encuentren debidamente
organizados y archivados.
El rea contable deber imprimir los comprobantes que genere, como mnimo una
vez al mes, o mantenerlos disponibles para consulta electrnica, los libros
principales (Diario y Mayor) y los libros auxiliares de contabilidad debern estar
debidamente archivados e identificados con el nombre de la entidad, la
dependencia, el tipo de libro (comprobantes, diario, mayor y balances, auxiliar), o
mantenerlos para consulta electrnica; de tal forma que permita su fcil
ordenacin, ubicacin, consulta y control.
La custodia de estos libros de contabilidad estar a cargo del Lder del Proceso de
Gestin Financiera ( Secretario de Hacienda); conforme a las polticas de archivo
implementadas en la entidad. La administracin deber garantizar los espacios y

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las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento del archivo de los

libros de contabilidad.
Los libros de contabilidad, tendrn un trmino de conservacin de veinte (20) aos
contados a partir del 31 de diciembre del perodo contable al cual corresponda el
libro; sin perjuicio de las normas especficas de conservacin documental que
sealen las autoridades competentes.
5.3 POLTICAS PARA GARANTIZAR REGISTROS CONTABLES RAZONABLES
DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS. Numeral 2.1.1.2 de la Resolucin
357 de 2008.
5.3.1 Poltica para garantizar que los hechos financieros, econmicos,
sociales y ambientales sean interpretados de conformidad con lo
establecido en el marco conceptual y en el Manual de Procedimientos del
Rgimen de Contabilidad Pblica
Todos los registros de los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales
que afecten la contabilidad de la Alcalda Municipal de Santa Rosa del Sur, deben
realizarse de acuerdo con el manual de procedimientos del Rgimen de
Contabilidad Pblica.
La Alcalda Municipal debe desarrollar actividades de capacitacin encaminadas a
garantizar que los funcionarios responsables del proceso contable, tengan un
conocimiento adecuado y suficiente del Rgimen de Contabilidad Pblica, que les
permita la correcta identificacin contable de los hechos econmicos, financieros,
sociales y ambientales realizados.
5.4 POLTICAS DE SEGURIDAD EN LA OPERACIN Y MANTENIMIENTO DEL
SISTEMA CONTABLE Numeral 3.15 Resolucin 357 de 2008
5.4.1 Poltica para que se efecte el mantenimiento, actualizacin y
parametrizacin necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo
utilizado para procesar la informacin contable

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El Contador de la Alcalda Municipal de Santa Rosa del sur, debe verificar

permanentemente las actualizaciones del Rgimen de Contabilidad Pblica,
evaluar el impacto de las actualizaciones frente al proceso contable de la Alcalda
y solicitar los ajustes y modificaciones, para actualizar el plan de cuentas utilizado
para procesar la informacin contable. Igualmente los funcionarios del area
contable deben informar al Contador de la Entidad sobre la necesidad de
creacin, ajuste y modificacin de las cuentas que no se encuentren en Plan
General de Contabilidad Publico para el registro de las operaciones de la Alcalda.
5.4.2 Poltica de acceso a la informacin contable
En la Alcalda Municipal de Santa Rosa del Sur, el acceso a todos los aplicativos
contables y dems reas generadoras de informacin contable debe realizarse por
medio de cdigos de usuarios con su correspondiente clave o contrasea.
La responsabilidad de la asignacin de los cdigos de usuarios es del Secretario
de Hacienda.
Las claves o contraseas para el acceso a todos los aplicativos contables y dems
reas generadoras de informacin contable de la Alcalda Municipal de Santa
Rosa del sur, son de responsabilidad exclusiva de cada usuario y por lo tanto no
pueden ser divulgadas o compartidas con ninguna persona, independientemente
de su nivel o estatus dentro la entidad. Los usuarios son responsables de todas
las actividades llevadas a cabo con su cdigo de identificacin de usuario y sus
claves personales.
5.4.3 Poltica de almacenamiento y respaldo de la informacin contable
Con el fin de garantizar la disponibilidad e integridad de la informacin contable de
la Alcalda Municipal de Santa Rosa del sur, Bolvar, independientemente del
archivo que maneje el rea generadora; la informacin se debe almacenar y se
deben tener sistemas de respaldo, conforme a las directrices y procedimientos
definidos por el proceso de Recursos Tcnologicos.
5.4.4 Poltica de contingencias

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En el plan de contingencias de la Alcalda Municipal de Santa Rosa del sur, se

deben incluir las actividades que sean necesarias para garantizar que los
aplicativos de contabilidad y de las dems reas generadoras de la informacin
contable, estn disponibles cuando se presenten eventos graves que puedan
afectar la operacin; tales como terrorismo, incendio, terremoto, etc.
La Alcalda Municipal debe realizar peridicamente pruebas del
plan de
contingencia que se defina para los aplicativos contables, identificar los factores
de riesgo, actualizarlo y ajustarlo cuando sea necesario. En todo caso, en el
evento de prdida o destruccin de los soportes, comprobantes y libros de
contabilidad, el funcionario responsable de la tenencia, conservacin y custodia de
los mismos, debe presentar ante las autoridades competentes la denuncia
respectiva. En este caso, el representante legal debe ordenar de inmediato, la
reconstruccin de la informacin, en un perodo que no podr exceder de seis (6)
meses. Para la reconstruccin se tomarn como base los comprobantes de
contabilidad, los documentos soporte, los estados contables, los informes de
terceros, las copias grabadas en medios magnticos, microfilmes, microfichas y
dems instrumentos que se consideren pertinentes.
5.5 POLTICAS DE COMPROMISO INSTITUCIONAL PARA LA PRESENTACIN
DE INFORMACIN POR PARTE DE LAS REAS FUENTE DE INFORMACIN
CONTABLE numerales 3.3 y 3.19 Resolucin 357 de 2008.
Con las polticas de compromiso institucional se busca la presentacin oportuna y
con las caractersticas requeridas por parte de las diferentes reas que procesan
informacin contable
5.5.1 Poltica mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones
realizados en cualquier dependencia, sean debidamente informados al rea
contable
En la Alcalda Municipal de Santa Rosa del sur, todos los procesos que
administran transacciones, hechos y operaciones que afectan la informacin
contable, generadora de derechos u obligaciones, reales o previsibles, deben

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estar documentados y dentro de sus actividades deben incluir la remisin de toda

la informacin y de los documentos requeridos al proceso de Gestin Financiera,
con el fin de actualizar los registros contables y generar Estados Financieros
Razonables.
Las dependencias de la Alcalda que deben reportar informacin y documentos
soportes a la contabilidad de la entidad, deben definir los mecanismos que
garanticen su entrega completa y oportuna, igualmente debern desarrollar un
sistema de verificacin que genere alertas y correcciones a tiempo.
5.5.2 Poltica mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones
realizados en cualquier dependencia, cuenten con documentos fuente o
soporte idneos.
Todas las transacciones, hechos y operaciones que afecten la informacin
contable de la Alcalda Municipal de Santa Rosa del sur, deben constar por escrito
en documento legalmente emitido, conforme a los requisitos legales que le sean
aplicables segn el tipo de acto de que se trate.
Son soportes idneos que respaldan las transacciones, hechos y operaciones de
la Alcalda Municipal, los documentos escritos que determinan condiciones de los
derechos y obligaciones.
Los soportes de los registros de transacciones, hechos y operaciones que afecten
los libros de contabilidad de la Alcalda Municipal, pueden ser internos o externos
de la entidad. En los eventos de transacciones electrnicas, los sistemas que
sirven de respaldo deben contar con la verificacin de responsabilidades de
emisin, procesamiento, almacenamiento en el formato generado y consulta;
deben adems estar vigentes durante los trminos que definan la ley y dems
normas reglamentarias. En estos casos se debe garantizar:
-
Que la informacin que contengan sea accesible para su posterior consulta.
Que el documento sea conservado en el formato en que se haya generado,

enviado o recibido o en algn formato que permita demostrar que reproduce
con exactitud la informacin generada, enviada o recibida.

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Que se conserve, toda informacin que permita determinar el origen, el

destino, la fecha y la hora en que fue producido el documento.
Los documentos soportes idneos, que son fuente de los registros contables,
deben contener como mnimo la siguiente informacin:
-
Fecha de la operacin
Descripcin de la transaccin, hecho y/o operacin
Autorizacin por quienes intervengan en ellos o los elaboren
Valor de la operacin.
Los documentos que soportan ajustes a registros contables anteriores, son

idneos si indican en forma precisa y completa el registro objeto de ajuste, la
fecha, justificacin y valor de la transaccin.
Los documentos soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan
otorgado y deben ser archivados en orden cronolgico, de tal manera que sea
posible su verificacin posterior, bien sea por medios fsicos, pticos o
electrnicos.
5.5.3 Poltica mediante la cual los hechos financieros, econmicos, sociales
y ambientales sean de fcil y confiable medicin monetaria
Los derechos, obligaciones, ingresos y gastos generados por hechos financieros,
econmicos, sociales y ambientales se deben reconocer en la contabilidad de la
Alcalda Municipal de Santa Rosa del sur, siempre y cuando generen flujo de
efectivo representados en moneda legal colombiana, al corto, mediano o largo
plazo. En todo caso la metodologa de asignacin de la cifra monetaria a registrar
en los libros auxiliares de la contabilidad deben ser las reconocidas en los
procedimientos definidos por la Contadura General de la Nacin, las leyes y
dems reglamentaciones vigentes.
En los casos en los cuales no sea posible la medicin monetaria confiable, la
informacin debe ser expresada de manera clara en trminos cualitativos, o

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cuantitativos fsicos, en las notas a los estados contables, indicando en forma

completa, la descripcin y estado del hecho objeto de reporte.
5.5.4 Poltica para que los registros contables se efecten en forma
cronolgica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u
operaciones realizadas.
Todas las dependencias, que generen registros de hechos financieros,
econmicos, sociales y ambientales que afecten la contabilidad de la Alcalda
Minicipal, deben efectuar los registros y reportar las transacciones en forma
cronolgica guardando el consecutivo de los hechos. Los documentos de
generacin interna se deben numerar en forma consecutiva para facilitar el control
de su incorporacin.
5.5.5 Poltica para determinar los tipos de comprobantes a utilizar
En la Alcalda Municipal, los comprobantes de contabilidad son los documentos
en los cuales se resumen las operaciones financieras, econmicas, sociales y
ambientales, que sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro
contable correspondiente.
Los comprobantes que se emitan deben disponer como mnimo de los siguientes
requisitos:
-
Ser elaborados en idioma castellano

Corresponder al resumen de los documentos soporte
Fecha de elaboracin
Indicar el origen de las operaciones
Descripcin de las operaciones
Cuanta de las operaciones en moneda legal colombiana
Cuentas contables afectadas, la codificacin se har de acuerdo con el
Catlogo General de
Cuentas
Personas que los elaboran y autorizan
Numeracin en forma consecutiva y continua
Para el registro contable de los hechos, transacciones y operaciones, en la

Alcalda Municipal se deben elaborar, entre otros, los siguientes

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Comprobantes de contabilidad:
-
De presupuesto: en el cual se resume los registros de la ejecucin

presupuestal de la vigencia, cuentas por pagar y reserva.
De Ingresos: en el que se resumen las operaciones relacionadas con el
recaudo de efectivo o documento que lo represente
De Egresos: en el que se constituye la sntesis de las operaciones
relacionadas con el pago de efectivo o su equivalente
De almacn, Depreciaciones, Amortizaciones de Bienes Entregados a
terceros e intangibles: en el cual se resumen los registros las cuentas de
almacn.
De Provisiones en las cuales se resumen los registros de las provisiones
para prestaciones sociales y demandas entre otros.
De Amortizacin suscripciones, Afiliaciones y Seguros donde se resumen
los registros de las cuentas de amortizaciones de suscripciones afiliaciones
y seguros.
De Legalizaciones: en las cual se resumen las operaciones de legalizacin
de avances, anticipos y convenios.
De Obligaciones: en las cuales se registran la causacin de las cuentas por
pagar de la Alcalda Municipal.
De Ajustes y Reclasificaciones : en el que se resumen las operaciones
relacionadas con movimientos globales o de integracin, tales como
estimaciones, ajustes, correcciones y otras operaciones.
De Litigios y Demandas: en al cual se resumen las operaciones
relacionadas con las pretensiones, demandas a cargo de la Alcalda,
incluida su provisin.
En los comprobantes se debe incorporar informacin diariamente y mximo un

mes; deben conservarse de manera que sea posible su verificacin posterior.
5.5.5 Poltica para la determinacin de las fechas de cierre o corte para la
preparacin de informacin definitiva
En la Alcalda Municipal, las reas y procesos generadores de informacin
contable debern registrar y reportar diariamente las transacciones que realicen.

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El Contador de la Alcalda Municipal, debe disponer de toda la informacin del mes

susceptible de registrarse en el sistema en lnea y tener registrados todos los
documentos que entreguen las reas fuente y que no son procesados en el
sistema en lnea.
El Contador de la Alcalda Municipal, podr ajustar los cronogramas de cierre de
operaciones de las reas fuente de informacin contable y de los procesos que
generan la informacin, para garantizar el cumplimiento de la entrega confiable y
oportuna, conforme a las fechas de cierre y entrega de la informacin que defina
la Contadura General de la Nacin y los organismos de control.
5.6 POLTICAS PARA LA ADMINISTRACIN DE RIESGOS
INFORMACIN CONTABLE numeral 1.4 Resolucin 357 de 2008.
DE
LA
5.6.1 Poltica para que se identifiquen, analicen y se le de tratamiento

adecuado a los riesgos de ndole contable, en forma permanente.
En todas las dependencias y procesos que se desarrollan en la Alcalda Municipal
de Santa Rosa del sur, se deben evaluar los riesgos reales y potenciales que
pueden afectar las actividades contables e implementar los controles asociados a
dichos procesos, con el objeto de solucionar, eliminar o minimizar las situaciones
identificadas, de tal forma que permitan la generacin de informes y estados
contables razonables. El proceso de Administracin del Riesgo se realizar de
Acuerdo a la Gua de Administracin de Riesgo de la Entidad que est vigente.
5.6.2 Poltica para que exista y funcione una instancia asesora que permita
solucionar los problemas de ndole contable que afecten la Razonabilidad de
los Estados Financieros.
El Comit Tcnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad ser la instancia
asesora para gestionar los riesgos del proceso contable, que afecten la
Razonabilidad de los estados Financieros. Este comit se reunir cuando se
presenten situaciones que afecten la Razonabilidad de los Estados Financieros y
que pese a las gestiones del Grupo de Gestin Financiera no se reciba la
informacin y no es posible depurar los saldos contables.

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5.7 POLTICAS SOBRE MTODOS Y PRCTICAS CONTABLES DE

CARCTER
ESPECFICO numeral 3.8 y 3.9 de la Resolucin 357 de
2008, Resolucin 222 del 5 de julio de 2006 y Resolucin 550 de 2005.
5.7.1 PLITICAS GENERALES
5.7.1.1 Poltica para que los libros de contabilidad se encuentren
debidamente soportados en comprobantes de contabilidad.
Los comprobantes de contabilidad son los documentos en los cuales se deben
resumir las operaciones financieras, econmicas y sociales de la entidad y son los
que sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente.
Deben elaborarse en idioma espaol con base en los documentos soporte,
indicando la fecha, origen, descripcin y cuanta de las operaciones y numerarse
en forma consecutiva; su codificacin se debe hacer de acuerdo con el catlogo
general de cuentas.
Todas las operaciones realizadas en la entidad, deben quedar registradas en
comprobantes de contabilidad debidamente soportados con documentos idneos.
El Libro Diario debe contener las operaciones que reportan los comprobantes de
contabilidad, en forma detallada, cronolgica y precisa; en l no pueden figurar
registros que no estn soportados en comprobantes de contabilidad.
El Libro Mayor debe contener los saldos del mes anterior, las sumas de los
movimientos dbitos y crditos del respectivo mes tomadas del libro diario, y el
saldo final del mismo mes; saldos sobre los cuales se deben obtener los estados
contables.
Los libros auxiliares deben contener el detalle de los registros elaborados con
base en los comprobantes de contabilidad. Los comprobantes de contabilidad que
se generen en las reas fuente por registros contables a travs del sistema
integrado, debern ser informados al rea contable automticamente, para su
control y emisin de los libros principales y auxiliares; as mismo, el rea fuente

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debe garantizar que estn debidamente archivados junto con los documentos
soporte que generaron los registros que conforman los comprobantes y conforme
a las polticas de archivo implementadas en la entidad.
5.7.1.2 Poltica para que se elaboren y diligencien los libros de contabilidad,
conforme a los parmetros establecidos en el Rgimen de Contabilidad
Pblica
Para cumplir con las Normas tcnicas relativas a los libros de contabilidad del Plan
General de Contabilidad Pblica, los libros de contabilidad de la entidad deben
permitir:
-
El conocimiento y la verificacin de los hechos financieros, econmicos y

sociales realizados.
Conocer, ordenar y controlar las operaciones en desarrollo de su cometido
estatal.
Elaborar los estados contables e informes complementarios
Permitir el ejercicio de las funciones constitucionales y legales que le
competen a los rganos de control, inspeccin y vigilancia.
Permitir total comprensin y verificacin de los hechos financieros,
econmicos y sociales registrados.
Controlar y conocer el movimiento de los inventarios de los bienes, ya sea
por unidades o grupos homogneos.
Se deben llevar los siguientes libros de contabilidad, en idioma espaol, los cuales
deben diligenciarse y conservarse de tal forma que se garantice su autenticidad e
integridad de la informacin:
-
Libros principales: Libro Diario y Libro Mayor

Libros auxiliares.
Para iniciar el proceso de contabilizacin de las operaciones, deben registrarse los

libros principales, mediante acta de apertura suscrita por el representante legal, la
cual debe quedar inserta en el primer folio de los libros o en el primero que se
encuentre hbil.

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En el acta se debe indicar el nombre de la entidad, nombre del libro, fecha de

registro y nmero de folios con numeracin sucesiva y continua. Un nuevo libro
solo podr ser registrado cuando al anterior le queden pocos folios por usar o que
deba ser sustituido por fuerza mayor situacin que debe ser calificada por el
representante legal.
En los libros de contabilidad (diario y auxiliar) se debe anotar el nmero y la fecha
de los comprobantes de contabilidad que sirven de respaldo. No est permitido
alterar el orden o la fecha de los registros contables a que se refieren las
operaciones, dejar espacios en blanco, borrar, tachar mutilar, arrancar las hojas o
cambiar el orden de las mismas, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones
sobre los mismos registros.
Los errores de transcripcin deben corregirse mediante una anotacin al pie de la
pgina respectiva, o por cualquier otro mecanismo que permita evidenciar su
correccin. La anulacin de un folio debe hacerse sobre el mismo, indicando la
causa, la fecha de la anulacin y el nombre y firma del funcionario responsable.
5.7.1.3 Poltica para que las cifras contenidas en los estados, informes y
reportes contables coincidan con los saldos de los libros de contabilidad
Los estados, informes y reportes contables que se emitan la Alcalda Municipal de
Santa Rosa del Sur, deben ser diligenciados nicamente con los saldos que
reporten los libros de contabilidad. Por lo tanto, las cifras que contengan los libros
auxiliares de contabilidad que administran las reas fuente, deben ser las mismas
que reporten los libros principales de contabilidad; razn por la cual debern
realizar permanente conciliacin de saldos y si resultan partidas conciliatorias
debern ser resueltas en forma inmediata.
5.7.1.4 Poltica para que se elaboren y presenten oportunamente los estados,
informes y reportes contables, al representante legal, a la Contadura
General de la Nacin, a los organismos de inspeccin, vigilancia y control, y
a los dems usuarios de la informacin

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Para garantizar que se elaboren y presenten oportunamente los estados, informes

y reportes contables, la Alcalda Municipal de Santa Rosa del Sur, debe cumplir
con las instrucciones y fechas de cierre que sean emitidas por el Administrador del
Sistema Integrado de Informacin Financiera (SIIF) del Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico y por la Contadura General de la Nacin.
Los estados, informes y reportes contables trimestrales y de fin de ao, debern
ser transmitidos a travs del chip, a ms tardar un da antes del vencimiento de las
fechas lmite de rendicin que establezca la Contadura General de la Nacin y
posteriormente presentarse para la firma del Representante Legal junto con los
Estados Financieros Bsicos a fin de que queden legalizados y disponibles para
todos los usuarios.
Para los estados financieros bsicos trimestrales (balance general y estado de
actividad financiera, econmica, social y ambiental) y los informes intermedios de
los trimestres que se rinden a la Contadura General de la Nacin, debern ser
presentados al representante legal para su firma, a ms tardar el quinto da hbil
siguiente a las fechas de cierre definitivo del Sistema de Informacin SIIF. En esta
misma fecha debern estar totalmente legalizados y disponibles para todos los
usuarios.
5.7.1.5 Poltica para que las notas explicativas a los estados contables
cumplan con las formalidades establecidas en el Rgimen de Contabilidad
Pblica.
Las notas explicativas a los estados contables deben ser de fcil lectura,
confrontacin y anlisis; por lo tanto deben redactarse en forma clara,
identificndolas con ttulos que permitan conocer el aspecto al que se refieren,
presentarse en secuencia lgica conforme a la clasificacin del Catlogo General
de Cuentas, las cifras deben ser tomadas de los libros de
Contabilidad y deben corresponder a la fecha de corte que estn reportando. Se
debe garantizar la emisin de los siguientes tipos de notas explicativas a los
estados contables:
NOTAS DE CARCTER GENERAL

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Naturaleza jurdica, funcin social, actividades que desarrolla o cometido

Estatal
polticas y prcticas contables
Efectos y cambios significativos en la informacin contable
Proceso y resultado de consolidacin de la informacin contable, de ser
necesario
Limitaciones y deficiencias de tipo operativo o administrativo que inciden en
el normal desarrollo del proceso contable y/o afectan la consistencia y
razonabilidad de las cifras
NOTAS DE CARCTER ESPECFICO

-
Relativas a la consistencia y razonabilidad de las cifras

Relativas a valuacin
-Recursos Restringidos
-Situaciones particulares de las clases, grupos, cuentas y subcuentas
5.7.1.6 Poltica para que el contenido de las notas a los estados contables
revele en forma suficiente la informacin de tipo cualitativo y cuantitativo
fsico que corresponda.
Con el fin de garantizar que el contenido de las notas a los estados contables
revele en forma suficiente la informacin de tipo cualitativo y cuantitativo, se debe
tener en cuenta la siguiente clasificacin y los siguientes parmetros para la
elaboracin de las mismas:
I. NOTAS DE CARCTER GENERAL
Nota 1. NATURALEZA JURDICA, FUNCION SOCIAL, ACTIVIDADES QUE
DESARROLLA O COMETIDO ESTATAL
-
Razn Social
Objeto Social
Naturaleza Jurdica
Nota 2. POLTICAS Y PRACTICAS CONTABLES


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Se refiere a la aplicacin del Rgimen de Contabilidad Pblica Normas en

cuanto a principios normas tcnicas y procedimientos.
Mtodos y prcticas contables de carcter especfico adoptadas para el
reconocimiento de los hechos financieros y preparacin de Estados
Financieros.
Nota 3. EFECTOS Y CAMBIOS SIGNIFICATIVOS EN LA INFORMACIN

CONTABLE
Revelan los cambios en la aplicacin de mtodos o procedimientos contables; las
razones y efectos derivados de los ajustes o correcciones realizadas, originadas
en reclasificaciones y depuracin de cifras y conciliaciones; as como la cuanta, el
origen y efecto de los ajustes de ejercicios anteriores, que incidieron
significativamente en las cifras presentadas en los estados contables bsicos.
II. NOTAS DE CARCTER ESPECFICO
Nota 1. RELATIVAS A LA CONSISTENCIA Y RAZONABILIDAD DE LAS CIFRAS
Considera la informacin relacionada con aspectos tales como ausencia de
avalos y actualizacin de los bienes derechos y obligaciones, as como la
informacin no incorporada en la contabilidad, que se origin por los procesos de
fusin, escisin y liquidacin. Si se presentaron hechos posteriores al cierre que
afectan la consistencia y razonabilidad de las cifras debe hacerse remisin a la
nota correspondiente.
Nota 2. RELATIVAS A VALUACIN
Revelar los procedimientos utilizados para determinar las cifras reportadas por:
-
Valoracin de Inversiones
Provisin de Deudores
Valuacin y Provisiones de Inventarios
Valuacin y Provisiones de Propiedad, Planta y Equipo
Amortizacin de Intangibles
Valuacin del Clculo Actuarial

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Amortizacin del Clculo Actuarial

Provisin para Prestaciones Sociales
Provisin para Contingencias por Litigios y demandas
Provisin para Contingencias de Obligaciones Potenciales
Nota3. RELATIVAS A SITUACIONES PARTICULARES DE LAS CLASES,

GRUPOS, CUENTAS Y SUBCUENTAS
-
Diligenciar en estricto orden ascendente de los cdigos del Catlogo

General de Cuentas
A nivel de subcuentas citando cdigos, denominaciones y saldos
En miles de pesos
Hacer una breve descripcin de la conformacin de los saldos, cuando el
nombre de la cuenta no permita identificar los conceptos que se encuentran
registrados en ellas o que a criterio del contador crea que deba ser
evidenciado para identificar operaciones propias e importantes
5.7.1.7 Poltica para que se verifique la consistencia entre las notas a los
estados contables y los saldos revelados en los estados contables
El rea contable debe implementar un procedimiento para garantizar que una vez
estn redactadas las notas a los estados contables, sean revisadas y se constate
que los valores sean los mismos que se reportan en los estados contables y que
las explicaciones que se dan correspondan a la realidad de los hechos.
5.7.1.8 Poltica para la publicacin trimestral en lugar visible y de fcil
acceso a la comunidad, el balance general y el estado de actividad
financiera, econmica, social y ambiental, definiendo las fechas de su
publicacin.
Con el fin de publicar los estados contables bsicos en lugar visible y de fcil
acceso a la comunidad, la Alcalda Municipal deber colocarlos en su pgina Web
y cartera institucional dentro de las siguientes fechas:
-
Los estados financieros bsicos (balance general y estado de actividad

financiera, econmica, social y ambiental) y ejecuciones presupuestales

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trimestrales, a ms tardar el quinto da hbil siguiente a la fecha de su

presentacin ante la Contadura General de la Nacin y firma del
Representante Legal.
-
Los estados contables de fin de ao o cierre de ejercicio rendidos a la

Contadura General de la Nacin y aprobados y firmados
por el
Representante Legal , a ms tardar el quinto da hbil siguiente a la fecha
de cuando se de el ltimo de estos actos, es decir la aprobacin y firma o
la Presentacin.
5.7.1.9 Poltica para que la informacin contable sea utilizada para cumplir
propsitos de gestin
La informacin contable debe servir principalmente a la Alcalda Municipal de
Santa Rosa del Sur, para cumplir propsitos de gestin, concretamente para sus
administradores, quienes tienen la posibilidad y capacidad de adoptar decisiones
para ejecutar los planes y ajustar su accionar, a partir de los resultados obtenidos
durante un perodo determinado; para lo cual la contabilidad les produce la
informacin necesaria para adelantar de manera eficiente acciones tales como:
-
Establecer el patrimonio de la Alcalda

Tomar decisiones tendientes a optimizar la gestin eficiente de los recursos
y el sostenimiento del patrimonio para lograr un impacto social positivo en la
comunidad.
Servir de insumo para subsistemas estadsticos
Posibilitar el seguimiento administrativo y financiero.
Apoyar la realizacin de las funciones de los entes de vigilancia y control
5.7.1.10 Poltica para que se asegure la presentacin de cifras homogneas a

los distintos usuarios de la informacin
Cualquier informacin referente a la situacin financiera, econmica, social y
ambiental de la Alcalda Municipal de Santa Rosa del sur, que se presente a
cualquier usuario interno o externo; debe ser tomada de los estados, informes y
reportes contables emitidos con la informacin que reportan los libros de
contabilidad; y por lo tanto ninguna instancia de la Alcalda podr presentar cifras
diferentes a las reportadas en la informacin contable.

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5.7.1.11 Poltica para que las polticas contables, procedimientos y dems

prcticas que se aplican internamente se encuentren debidamente
documentados.
Es obligatorio en la Alcalda Municipal de Santa Rosa del sur, mantener
debidamente documentadas las polticas contables, procedimientos y dems
prcticas que se apliquen recopiladas en manuales legalizados mediante acto
administrativo, que deben ser publicados y divulgados; para lo cual deben ser
sometidos a aprobacin, y a permanente revisin y actualizacin identificando los
cambios, asegurando las versiones y el control de su divulgacin.
5.7.2 PLITICAS ESPECFICAS
5.7.2.1 Poltica para que se elaboren y revisen oportunamente las
conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificacin,
registro y control del efectivo.
Mensualmente se deben conciliar los movimientos que figuren en los libros
auxiliares de bancos de la Tesorera y Sistema Contable con los extractos
emitidos por las instituciones Financieras y en el evento de que resulten partidas
conciliatorias, stas debern ser resueltas por el area de tesorera a ms tardar en
el mes siguiente al de la conciliacin en la cual fueron generadas; solicitando los
documentos soporte que sean necesarios, produciendo los registros contables que
hagan falta y los ajustes sobre los registros contables a que haya lugar.
5.7.2.2 Poltica para que se realicen peridicamente tomas fsicas de bienes,

derechos y obligaciones, que se confronten sus resultados con los registros
contables y que se produzcan los ajustes pertinentes.
Como mnimo una vez al ao, con una fecha de corte de fin de mes y en todo caso
un mes antes de la fecha de cierre de los estados contables de fin de ao; las
reas fuente de la informacin contable debern realizar tomas fsicas de los
bienes, derechos y obligaciones que administren, plasmar sus resultados en

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planillas o reportes, con cifras de control clasificadas acorde a los cdigos del
Catlogo General de Cuentas.
Se deben conciliar las cifras de las planillas o reportes de la toma fsica con los
saldos de los libros de contabilidad y en el evento de que resulten partidas
conciliatorias, stas debern ser resueltas en forma inmediata, gestionando los
documentos soporte que sean necesarios, produciendo los registros contables
que hagan falta y los ajustes sobre los registros contables a que haya lugar; de tal
forma que se garantice que los saldos de los estados contables reflejen cifras
reales.
Los comprobantes de contabilidad que resulten de la conciliacin de cifras de las
tomas fsicas con los libros de contabilidad y que sean generados en las reas
fuente por registros a travs del sistema integrado, debern ser informados al rea
contable para su control y emisin de los libros principales y auxiliares; as mismo
deben garantizar que estn debidamente archivados junto con los documentos
soporte que generaron los registros que conforman los comprobantes.
5.7.2.3 Poltica de los Mtodos de depreciacin a aplicar
Tomando en consideracin que los activos de la Alcalda Municipal de Santa Rosa
del sur, son utilizados de manera regular y uniforme en cada perodo contable; el
mtodo de depreciacin a aplicar es el de lnea recta; el cual consiste en
determinar una alcuota peridica constante que se obtiene de dividir el costo
histrico del activo entre la vida til .
Los activos que se adquieran o que se incorporen y que sean considerados como
de menor cuanta conforme a los montos que anualmente defina la Contadura
General de la Nacin, se depreciarn en el mismo ao, en el momento de su
adquisicin o incorporacin.
Las construcciones en curso, los bienes muebles en bodega, la maquinaria y
equipo en montaje, los bienes en trnsito y las propiedades, planta y equipo no
explotadas o en mantenimiento, no pueden ser objeto de clculo de depreciacin
mientras permanezcan en tales situaciones.

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5.7.2.4 Poltica de las vidas tiles a aplicar

La Alcalda Municipal utiliza el mtodo de depreciacin de Lnea Recta y para ello
se definen las siguientes vidas tiles de sus activos depreciables, considerando el
potencial de servicio de los mismos:
Activo depreciable Aos vida til
GRUPO
VIDA UTIL (AOS)
Edificaciones
Maquinaria y Equipo
Muebles, Enseres y
Equipos de Oficina
Equipo
de
Comunicacin
Y
Comp.
Equipo
de
Transporte
T
y
Elevacin
Licencias y Software
Equipo de Cocina C.
D. y Hotelera
50
10
10
5
10
5
10
Las vida til de las propiedades planta y equipo debe revisarse y, si las
expectativas difieren significativamente de las estimaciones previas, por razones
tales como adiciones o mejoras, avances tecnolgicos, polticas de mantenimiento
y reparaciones, obsolescencia u otros factores, podr fijarse una vida til diferente,
registrndose el efecto a partir del periodo contable en el cual se efecta el
cambio.
5.7.2.5 Poltica de los periodos de actualizacin de valores

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Los bienes, derechos y obligaciones de la Alcalda Municipal de Santa Rosa del

Sur, debern permanecer registrados en la contabilidad a valores reales, para lo
cual se adelantarn las actualizaciones de los costos histricos que sean
necesarias utilizando las metodologas dispuestas en los procedimientos
contables.
La actualizacin de las propiedades, planta y equipo debe efectuarse con
periodicidad de tres (3) aos, contados a partir de la ltima actualizacin realizada,
o con menor periodicidad si se presentan cambios significativos con respecto al
costo de reposicin, o al valor de realizacin y el registro debe quedar incorporado
en el perodo contable respectivo.
5.8 POLTICAS DE DEPURACIN Y SOSTENIBILIDAD DE LA CALIDAD DE LA
INFORMACIN CONTABLE numeral 3.1 Resolucin 357 de 2008
5.8.1 POLTICAS DE DEPURACIN CONTABLE PERMANENTE

5.8.1.1 Poltica para que se ejecutan peridicamente conciliaciones de saldos
recprocos con otras entidades pblicas
El rea Financiera de la Alcalda Municipal debe realizar circularizacin de los
saldos de las operaciones recprocas con otras entidades pblicas, por lo menos
cuatro 2 veces al ao.
El resultado de la circularizacin debe remitirlo a cada una de las reas fuente de
la informacin involucrada, para que a su vez stas realicen la conciliacin de los
datos directamente con las entidades que arrojen diferencias o partidas
conciliatorias.
Las partidas conciliatorias que sean originadas en la Alcalda deben ser resueltas
solicitando los documentos soportes que sean necesarios y produciendo los
ajustes que resulten. Las partidas conciliatorias que sean originadas en las otras
entidades pblicas, deben ser comunicadas a ellas para que produzcan los ajustes

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que sean necesarios, adjuntando los documentos soporte que posea la Alcalda y
que sean idneos.
5.8.1.2 Poltica para que se realicen peridicamente conciliaciones y cruces
de saldos entre la contabilidad y las reas y/o procesos de la entidad que
generen informacin contable.
Las reas fuente de la informacin contable y los procesos que generen
informacin contable, son responsables de los saldos que presenten los libros
auxiliares de contabilidad correspondientes a las cuentas que se reportan en los
libros principales de contabilidad y por ende en los Estados Financieros de la
Alcalda Municipal.
Por lo tanto, mensualmente deben realizar la conciliacin de saldos reportados en
sus libros auxiliares con los saldos reportados en los libros principales de
contabilidad, tomando la informacin que para los efectos les debe suministrar el
rea contable de la Alcalda Municipal partidas conciliatorias que resulten deben
ser resueltas en forma inmediata.
Las partidas conciliatorias que sean originadas en el rea fuente deben ser
resueltas solicitando los documentos soportes que sean necesarios y produciendo
los ajustes que resulten.Las partidas conciliatorias que sean originadas en el rea
contable, deben ser comunicadas a esta dependencia para que produzca los
ajustes que sean necesarios, adjuntando los documentos soportes idneos que
posea el rea fuente.
Para realizar las conciliaciones de saldos, se deben disear e implementar
formatos que revelen una a una las partidas conciliatorias que resulten de la
conciliacin mensual; los cuales deben ser firmados por los responsables de la
correspondiente rea fuente.
5.8.1.3 Poltica para que se hagan verificaciones peridicas para comprobar
que son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los
procesos de depreciacin, provisin, amortizacin, valorizacin y
agotamiento

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En los programas de auditora que realiza y ejecuta la Oficina de Control Interno

de la Alcalda Municipal de Santa Rosa del sur, se deben incluir actividades de
verificacin aleatoria sobre el adecuado clculo de los valores de depreciaciones,
provisiones, amortizaciones, valorizaciones y agotamiento.
Los programas de auditora que tienen dentro de sus actividades la verificacin del
clculo de los valores de depreciaciones, provisiones, amortizaciones,
valorizaciones y agotamiento; deben ser ejecutados al menos dos veces en el ao
fiscal o antes, segn las prioridades que se definan en el Sistema de Control
Interno.
En la Alcalda Municipal se debe fomentar el autocontrol para el clculo de los
valores registrados en la contabilidad, por concepto de depreciaciones,
provisiones, amortizaciones, valorizaciones y agotamiento.
5.8.1.4 Poltica de depuracin permanente de las cuentas, de tal forma que
permita establecer los saldos reales
Para una permanente depuracin de las cuentas que conforman los Estados
Financieros, peridicamente, las reas fuente de la informacin contable, deben
proceder a revisar en sus libros auxiliares de contabilidad, si existen valores
asociados a cualquiera de las siguientes situaciones:
-
Valores que afecten la situacin patrimonial y no representen derechos,

bienes u obligaciones ciertos para la entidad
Derechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible

realizarlos mediante la jurisdiccin coactiva
Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su

cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extincin,
segn sea el caso

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Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idneos a

travs de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes
para obtener su cobro o pago;
Cuando no haya sido legalmente posible imputarle a alguna persona el

valor por la prdida de los bienes o derechos;
Cuando evaluada y establecida la relacin costo beneficio resulte ms

oneroso adelantar el proceso de que se trate;
Los inmuebles que carecen de ttulo de propiedad idneo y respecto de los

cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulacin para incorporar o
eliminar de la informacin contable, segn corresponda.
Si existen valores que correspondan a alguna de las situaciones mencionadas,

deben proceder a documentarlas con el fin de efectuar los actos administrativos y
efectuar los registros contables correspondientes en la contabilidad o en su
defecto llevarlos al Comit de Sostenibilidad del Sistema Contable para su estudio
y asesoramiento.
6. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
01
FECHA
DE
DESCRIPCIN DEL CAMBIO
MODIFICACIN
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Creacin del documento.

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El manual de polticas contables de la Alcalda Municipal de Santa Rosa del Sur,

Bolvar, debe ser actualizado peridicamente para adecuarlo a las necesidades
internas, externas o conforme a los cambios normativos lo requieran.

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MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

AGOSTO DEL 2012

GRUPO OPERATIVO MECI

PR. MEJORAMIETNO CONTINUO

MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

PR. MEJORAMIETNO CONTINUO

MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

pblico y sirve de fuente para registrar los movimientos en el libro

Decreto 1599 de 2005, mediante el cual se adopta el Modelo Estndar de

Ley 298 de 1996 mediante el cual se crea la Contadura General de la

Resolucin 036 de 1998 Por el cual se dictan algunas disposiciones sobre

GRUPO OPERATIVO MECI

PR. MEJORAMIETNO CONTINUO

MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

Resolucin 356 del 5 de septiembre de 2007 emitido por la Contadura

Resolucin 222 del 5 de julio de 2006 Adopcin del Rgimen de

5.1 POLTICAS DE OPERACIN PARA EL DESARROLLO DE LA FUNCIN

Del proceso de Planeacin estratgica:

Los planes, programas y proyectos a ejecutar.

Del proceso gestin financiera:

PR. MEJORAMIETNO CONTINUO

MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

Los presupuestos a ejecutar en la vigencia

Del proceso de Gestin Humana

Del proceso de Gestin de Apoyo Jurdico:

Las adquisiciones o Compras

De los dems procesos de la Alcalda Municipal

GRUPO OPERATIVO MECI

PR. MEJORAMIETNO CONTINUO

MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

Informes de avances en ejecucin de proyectos y convenios

5.1.2 Identificacin de los productos del proceso contable que deben

Contadura General de la Nacin:

Contralora General de la Repblica:

Los informes contables bsicos (Balance General, el Estado de

El Informe semestral consolidado sobre la gestin financiera que hace

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Los Estados Financieros a publicar en la pgina web del municipio y en

5.1.3 Identificacin de los procesos que generan transacciones, hechos y

2. 5.1.4 Poltica para establecer los niveles de autoridad y responsabilidad

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MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

5.1.5 Poltica para que los bienes, derechos y obligaciones se encuentren

GRUPO OPERATIVO MECI

PR. MEJORAMIETNO CONTINUO

MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

archivarse cronolgicamente, foliarse, rotularse y corresponder a

Estar a cargo del Grupo de Gestin Financiera, la custodia de los documentos

PR. MEJORAMIETNO CONTINUO

MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento del archivo de los

GRUPO OPERATIVO MECI

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MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

El Contador de la Alcalda Municipal de Santa Rosa del sur, debe verificar

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MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

En el plan de contingencias de la Alcalda Municipal de Santa Rosa del sur, se

PR. MEJORAMIETNO CONTINUO

MANUAL DE POLITICAS CONTABLES