Tipps fr eine

erfolgreiche
Umsatz-Steuerung
Mit vielen ntzlichen
Werkzeugen, Checklisten
und bungen.
1

Inhalt

Einfhrung

1. Kapitel: Verwaltung Ihrer Vertriebspipeline

2. Kapitel: Grnde fr die Verwendung von CRM

3. Kapitel: Geschftlicher Nutzen von CRM

10

Einfhrung

Mit dem E-Book erhalten Sie einen Einblick, wie Sie als Vertriebsmitarbeiter und Geschftsinhaber eines mittel
stndischen Unternehmens Ihren Verkaufserfolg steigern knnen. Zudem enthlt es praktische Ratschlge von
erfahrenen Vertriebsexperten und eine Auswahl an Best Practices.
Es dient als Denkansto dafr, welche Werkzeuge Sie fr Ihren Erfolg bentigen. Sie erfahren auch, wie Sie mit einer
Customer-Relationship-Management-Lsung (CRM) Zeit sparen, den Verwaltungsaufwand reduzieren und eine
bessere bersicht und Kontrolle ber Ihre Vertriebsergebnisse erhalten. Im Wesentlichen gibt Ihnen das E-Book einen
Denkansto, wie Sie eine CRM-Lsung dabei untersttzt, Ihre wichtigsten Vertriebsprioritten
zu identifizieren und damit eine Steigerung des Umsatzes zu erzielen.
Bitte lassen Sie sich nicht durch den Begriff CRM irritieren.
Gemeint ist damit nichts anderes als die Ausrichtung aller Unternehmensprozesse am Kunden. Denn das ist Ihr
Schlssel zu einem erfolgreichen, effektiven Vertrieb und somit die Basis fr die Steigerung Ihrer Unternehmens
umstze. Das E-Book bezieht sich nicht auf eine Softwarelsung, es geht vielmehr auf die alltglichen Heraus
forderungen im Vertrieb ein und zeigt Ihnen Wege, wie Sie diese bewltigen knnen.
Ziel aller Praxistipps ist die Steigerung Ihrer Unternehmensumstze. Die Handlungsempfehlungen umfassen unter
schiedliche Aspekte des Vertriebs von der Leadgenerierung bis hin zur Erstellung von Vertriebsprognosen. Denn so
knnen Sie sich auf die wichtigsten Bereiche Ihres Geschfts konzentrieren.

Tipps fr eine erfolgreiche Umsatz-Steuerung

Vertriebler, die sich auf

Excel-Listen verlassen,
leben mit der Gefahr,
jederzeit unangenehm
berrascht oder aus der
Bahn geworfen zu werden.

1. Kapitel: Ihre Vertriebs

pipeline managen

1. Sie brauchen bessere Prognosen

Prognosen auf Basis von Tabellenkalkulationen reichen nicht aus, da sie die
folgenden Informationen nicht beinhalten:
die Anzahl an Leads, Prsentationen oder Angeboten, die bentigt werden, um
einen Verkauf zu machen
die Anzahl der bentigten Anfragen, um einen Termin mit einem kaufwilligen
Kunden zu vereinbaren
die Effektivitt von bestimmten Vertriebs- und Marketingaktionen und die
Reaktionen auf verschiedene Ansprachen und Zielgruppen

Acht Grnde, warum Sie sich bei Prognosen nicht auf ExcelTabellen verlassen sollten
Excel ist ein groartiges Werkzeug.
Es bietet viele praktische Anwendungsmglichkeiten, angefangen
von der Budgeterstellung bis zur Erstellung von Listen. Unabhngig
von Ihren Kenntnissen oder Ihrer Kreativitt im Umgang mit Excel
stt die Anwendung jedoch schnell an ihre Grenzen.
Eine Vertriebsorganisation mithilfe von Excel oder dem verwandten
Programm Outlook ist nur schwer vorstellbar. Manager, die dies
versuchen, mssen Zeitverluste, eingeschrnkten Zugang zu
Informationen und letztendlich Umsatzverluste in Kauf nehmen.
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie die Verwendung von Excel
mglicherweise Ihre Vertriebsorganisation einschrnkt.
Wir zeigen Ihnen auerdem acht berzeugende Grnde, warum
Sie fr Ihre Vertriebsprognosen ein CRM-Werkzeug anstelle von
Excel verwenden sollten.

Tipps fr eine erfolgreiche Umsatz-Steuerung

die Anzahl von Kunden, die in der letzten Geschftsperiode oder in der gleichen
Geschftsperiode im letzten Jahr Auftrge erteilt haben
die Anzahl der Kunden, die hhere Ausgaben ttigen, sowie die Anzahl der
Kunden, deren Ausgaben geringer sind
die durchschnittliche Hhe von Preisnachlssen beim Verkauf
Umsatzentwicklungen in Bezug auf Produkte, Mrkte und Marktsegmente

In dem Unternehmen, in dem ich zuletzt gearbeitet habe,

wurde ein gutes CRM-System eingesetzt. An meinem neuen
Arbeitsplatz gibt es kein solches System. Die Umstellung meiner
Arbeit mit einem CRM-System auf eine Arbeit ohne CRM-System
ist wie mit 21 sein erstes Auto zu bekommen und mit 26
wieder auf ein Fahrrad umzusteigen.
Neu eingestellter Vertriebsmitarbeiter
2. Die Arbeit mit veralteten Informationen ist keine Option
Eine Excel-Tabelle bildet nur eine Momentaufnahme ab, die bei einer unregelmigen
Aktualisierung schnell veraltet. So msste eine Prognose fr das nchste Quartal
immer dann aktualisiert werden, wenn eine Verkaufschance abgeschlossen wurde.
Noch komplexer wird es, wenn Vertriebs- und Managementteams auch noch unter
schiedliche Versionen einer bestimmten Excel-Tabelle nutzen.

Wenn ich Zeit habe, fge ich die unter

schiedlichen Kundenlisten in einer
zentralen und aktuellen Version
zusammen.
Ich habe kaum Zeit dafr, [unsere
Kundenlisten zusammenzufhren] und
auerdem bin ich auf die Hilfe von
John angewiesen, da er viele
Informationen besitzt, jedoch ist er
meistens unterwegs
Brokaufmann
Hierbei untersttzt Sie eine CRM-Lsung. Ein CRMSystem ist dynamisch und bildet Vernderungen in
Bezug auf stockende Umstze und neu abgeschlos
sene Geschfte in einer Pipeline-Analyse oder
Prognose ab.

4. Was als Nchstes zu tun ist

Excel-Tabellen knnen keine Aktionen in Ihrem Termin
kalender auslsen, wenn diese einem Account oder
einer Verkaufschance zugewiesen sind. Und auerdem
werden zugehrige Aktionen, E-Mails, Meetings usw.
nicht abgespeichert.
Eine Vertriebsprognose, die mit einem CRM-System
erstellt wurde, kann jedoch hinterfragt werden.
Dadurch knnen Manager Ergebnisse und Prognosen
beispielsweise in Bezug auf Mrkte, Produkte,
Vertriebsmitarbeiter, Kunden oder Aktionen
miteinander abgleichen.
5. Sie bentigen einen umfangreichen Schutz
Verlsst ein Vertriebsmanager oder -mitarbeiter Ihr
Unternehmen, sind Excel-Tabellen oft nur wenig
hilfreich. Aufgrund der zunehmenden Fluktuation von
Vertriebsmitarbeitern ist es unerlsslich, alle Daten zu
Accounts, Kontakten und Geschftsmglichkeiten an
einem zentralen Ort abzuspeichern. Denn nur so gehen
sie nicht verloren, wenn ein Mitarbeiter das Unter
nehmen verlsst.

3. Sie mssen realistisch bleiben

Vertriebsmitarbeiter sind von Natur aus optimistische
Menschen. Ein Vertriebswerkzeug verbindet jedoch
diesen Optimismus mit der Realitt, indem es allge
meine Vertriebs- und Chancenbewertungen sowie
Fristen anzeigt. Dadurch erhalten Sie in Bezug auf
jeden Account und jede Geschftsmglichkeit einen
objektiveren Mastab fr die geleistete Arbeit.

Fr die meisten Vertriebsmitarbeiter ist

das ,Glas halbvoll, wenn es darum geht,
vorauszusagen, welche Geschfte zum
Abschluss kommen. Ich mchte, dass sie
optimistisch bleiben, aber Selbst
tuschung bringt nichts, wenn es um das
Erreichen eines Quartalsziels geht.

Was wre, wenn Angelica morgen auf

dem Weg zur Arbeit einen Unfall htte
und fr die nchsten drei Wochen nicht
arbeiten kann? Wie wrden wir das
schaffen? Bei der Beantwortung von
Anfragen zu Kundenaccounts und beim
Zugang zu Kundeninformationen, wie
beispielsweise Angaben zum letzten
Auftrag oder dem Namen des Kufers,
sind wir vllig von ihr abhngig.

6. Sie brauchen Metriken fr die Nachverfolgung

von Vorgngen
Mit einer Excel-Tabelle wird es fr den Vertriebsleiter
schwierig, die Metriken zu erhalten, die er fr die
Erstellung und Nachverfolgung von festgelegten
Absatzprognosen bentigt. Zu diesen Metriken zhlen
das Verhltnis von Leads zu Auftrgen, die Erfolgs
quote von Angeboten sowie valide Umsatzprognosen.
Durch die Erstellung und Nachverfolgung von Metriken
berprfen Manager Vertriebsprognosen und wenden
einen ttigkeitsbezogenen Bottom-up-Ansatz an. So
basieren Prognosen auf zielgerichteten Aktivitten wie
der Anzahl von Leads und Verkaufsprsentationen
sowie der Anzahl von Angeboten und bewhrten
Konvertierungsraten.

Anhand der Ergebnisse des letzten

Quartals kann ich feststellen, wie viele
Verkaufsprsentationen im Durch
schnitt fr 10.000 neue Geschfte, die
wir abschlieen wollen, notwendig
sind. Ich wei genau, welcher Arbeits
umfang notwendig ist, und das hilft mir
wirklich sehr
Vertriebsmanager mit einem
neuen CRM-System

Vertriebsmitarbeiter

Vertriebsmanager
Tipps fr eine erfolgreiche Umsatz-Steuerung

7. Sie sind nicht auf Rckschlge vorbereitet

8. Ihre Zeit ist kostbar

Mit der Verwendung von Excel-Tabellen setzen sich

Vertriebsmanager dem Risiko aus, von Rckschlgen
berrascht zu werden.

Manager verlieren wertvolle Arbeitszeit, wenn sie

Umstze mit Excel-Kalkulationen nachverfolgen. Sie
verbringen viel Zeit mit der Vorbereitung von Berichten
und Prsentationen sowie mit der Sammlung von
Informationen fr ihre Berichte.

Manager sollten nicht Stunden mit der Vorbereitung

von Berichten verbringen, um zu wissen, wie eine
Kampagne verluft. Sie sollten auch nicht bis zum
Monatsende warten mssen, bis sie verlssliche und
aktuelle Vertriebszahlen erhalten.
Manager sollten ihre Pipeline auf einen Blick ber
schauen knnen. Sie sollten die Mglichkeit haben,
Umsatzchancen und Risiken bei Kunden schnell zu
erkennen. Sie bentigen ein Control-Center mit den
wesentlichen Metriken, das sie unmittelbar darber
informiert, wenn ein Geschft nicht abgeschlossen
wurde oder ein Kunde keinen neuen Auftrag erteilt hat.
Aus diesem Grund ist ein CRM-System notwendig.

Vielen Vertriebsmitarbeitern missfllt es,

Vertriebsberichte zu erstellen und
Vertriebsdatenbanken zu nutzen, aber
angesichts ihrer Bedeutung gibt es hier
keine Wahl. Das muss in
Stellenbeschreibungen sowie Mitarbeiterund Leistungsbewertungen aufgenommen
werden. Am wichtigsten ist es, dass Sie
Provisionen einfhren ... basierend auf
den Eintrgen im Vertriebssystem.

Die Verwendung von Excel-Listen in Ihren Vertriebs

meetings ist nicht effizient und fhrt oft zu einer
langwierigen Aktualisierung von unterschiedlichen
Kundeninformationen. Diese Zeit kann besser dazu
genutzt werden, Ideen fr neue Vertriebskampagnen
oder -aktionen zu besprechen.

Meine Vertriebsmitarbeiter klagen immer

wieder darber, dass sie Stunden mit der
Erstellung von Berichten verbringen. Und
ungeachtet der Zeit, die sie damit
verbringen, frage ich mich immer wieder,
wie verlsslich die Informationen
tatschlich sind, die in eine Prognose
einflieen.
Enttuschter Vertriebsmanager

Mit einem CRM-System erhalten Vertriebsmanager

genau die Informationen ber Kunden, Kampagnen
und Chancen, die sie fr die Vorbereitung eines
Meetings bentigen. Es ist nicht ntig, dass ein
Vertriebsmitarbeiter sie darber informiert, was gerade
passiert.
Fazit
Die Festlegung von Umsatzzielen und die Erstellung
von Vertriebsprognosen stellt eine Herausforderung
dar. In einem Umfeld stndiger Vernderungen ist die
Vorhersage von Quartalszahlen nicht gerade einfach
und wird zustzlich erschwert, wenn Sie sich auf
veraltete Methoden verlassen. Eines ist klar: Sie
verwenden Excel-Listen fr Vertriebsprognosen auf
eigene Gefahr.

Was ist der nchste Schritt?

Im nchsten Kapitel stellen wir die Frage:
Brauchen Sie eine CRM-Lsung?
Sie erfahren, wie Sie mit einer CRM-Lsung
die wesentlichen Schwerpunkte und Heraus
forderungen in Ihrer Vertriebsorganisation
angehen. Wir werden auerdem untersu
chen, wie ein CRM-System Sie bei Ihrer
Arbeit als Vertriebsmitarbeiter untersttzen
kann.

Vertriebsberater

Tipps fr eine erfolgreiche Umsatz-Steuerung

Ohne ein effektives

Vertriebssystem riskieren
Sie Umsatzeinbuen und
verlieren Zeit. Und Sie
setzen sich unntiger
Frustration aus.

2
2

2. Kapitel: Grnde fr die

Verwendung von CRM
Die Strategie ist entscheidend! In den meisten Unternehmen
muss zuerst die Notwendigkeit eines neuen Systems belegt
werden, bevor es angeschafft wird.
Eine wirtschaftliche Betrachtung liefert die ntigen Hintergrund
informationen, mit denen Sie Ihren Bedarf bestimmen, die Kosten
rechtfertigen und den Wert der Investition demonstrieren knnen.
Anstatt die wesentlichen Vorteile oder die hufigsten Grnde fr
CRM aufzulisten, stellen wir zwei einfache, aber aufschlussreiche
Fragen:
Was sind die wesentlichen Schwerpunkte und Herausforderungen
in Ihrer Vertriebsorganisation?
Was frustriert Sie an Ihrer Arbeit am meisten?

Schwerpunkte Ihres Vertriebs

Um die Vorteile von CRM besser greifen zu knnen, sollten Sie sich zunchst die
Umsatzlcken und Engpsse in Ihrem Unternehmen anschauen. Im Einzelnen sollten
Sie berlegen, wo genau der Schuh drckt und wie Ihre Verkufe aussehen knnten,
wenn diese Umsatzhrden beseitigt wren.
CRM wird Ihnen helfen, mehr zu verkaufen. Ein System alleine gengt sicher nicht, um
die Auftrge reinzuholen. Aber ein CRM-System wird Ihnen helfen, mehr zu erreichen.
Zum Beispiel, indem Sie die eine oder andere Hrde auf dem Weg zu Ihrem Umsatz
nehmen.
Um die Umsatzhrden in Ihrem Unternehmen zu Papier zu bringen, vervollstndigen
Sie bitte den folgenden Satz:
Mein Unternehmen knnte mehr verkaufen, wenn ___________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
Mithilfe dieser Antwort knnen Sie herausfinden, wie Ihr Unternehmen von einer
CRM-Lsung profitieren kann. Mit anderen Worten: Die Hindernisse, die Sie davon
abhalten, mehr zu verkaufen, sind der ideale Grund, mit CRM zu starten.

Das Geheimnis liegt darin, sich auf die Schwerpunkte des

Vertriebs zu konzentrieren ... und diese Herausforderungen direkt
mit einer CRM-Lsung anzugehen. So kann man schnell
Ergebnisse erzielen die Rentabilitt lsst sich schon nach
einigen Monaten an zustzlichen Umstzen ablesen.
CRM-Berater
Jeder Geschftsinhaber und Vertriebsleiter setzt seine eigenen Prioritten und hat
es mit seinen eigenen Herausforderungen zu tun. Zum Beispiel: Leads, Auftragsabwicklung, Kundenservice, Kundenbetreuung. Dies alles sind oftmals Sorgenkinder,
die selten optimal funktionieren. Diese Themen anzupacken, wird nicht nur motivierend
wirken, sondern kann auch unmittelbar zur Umsatzsteigerung beitragen.
Egal, welche Prioritten Sie in Ihrem Vertrieb setzen, ein CRM wird Sie genau darin
untersttzen. Und wenn sich Ihre Vertriebsschwerpunkte einmal ndern, lsst sich Ihr
CRM-System darauf anpassen.

Tipps fr eine erfolgreiche Umsatz-Steuerung

Praxistipp
Was sind Ihre Schwerpunkte und Heraus
forderungen, die Sie angehen mchten? Dies
ist der Ausgangspunkt, um herauszufinden,
wie CRM Ihr Leben erleichtern und Ihre
Umstze steigern kann.

In sechs Monaten mgen sich Ihre Schwerpunkte als

Vertriebsleiter gendert haben. Vielleicht wird sich Ihr
Fokus dann von Leadgenerierung zur Vorqualifizierung
verlagern.
CRM-Systeme wurden vor diesem Hintergrund
entwickelt. Sobald Sie ein Problem gelst haben,
knnen Sie Ihren Fokus auf ein anderes legen. Sie
brauchen keine verschiedenen Systeme fr Lead
generierung, Kundenservice und Vertrieb. Ein CRMSystem deckt all diese Funktionen ab und erlaubt es
Ihnen, Ihren Schwerpunkt so zu setzen, wie sich Ihre
Prioritten verschieben.
Information ist die Basis Ihres Erfolgs
Informieren Sie sich ber die grundstzlichen Mglich
keiten eines CRM-Systems wgen Sie dann ab, was
fr Ihr Unternehmen heute entscheidend ist und
morgen entscheidend sein wird.

Im Folgenden finden Sie einige typische Antworten von

Vertriebsmitarbeitern:
verloren gegangene Informationen
Zeit damit zu verbringen, nach Kontaktinformationen
zu suchen

Und das sind nicht nur persnliche rgernisse. Ihre

Vertriebsmitarbeiter werden durch solche Probleme
daran gehindert, produktiver und effizienter zu werden.
Aber anhand dieser Probleme kann man auch sehr gut
die Vorteile eines CRM-Systems nachvollziehen.

mangelhafte Leads
Broarbeit und Verwaltung
Prognosen zu erstellen und diese erklren und
rechtfertigen zu mssen
Berichte, z. B. Aktivittsprotokolle und Vertriebs
berichte
Vorbereitung von Serien-E-Mails und Mailinglisten
negatives Feedback von Personen, die darum
gebeten haben, nicht kontaktiert bzw. nicht mehr
angesprochen zu werden

Ohne ein effektives Vertriebssystem

riskieren Sie sowohl Umsatzeinbuen als
auch Zeitverluste und Sie setzen sich
unntiger Frustration aus.
CRM-Berater
Praxistipp

Beschwerden hinsichtlich des Kundenservice

Namen berprfen zu mssen, um sicherzugehen,
dass Ansprechpartner kontaktiert werden drfen
einen Laptop mit einem Server verbinden zu mssen,
um eine einfache Information zu finden
Termine oder Verkaufsgesprche in einem Termin
kalender organisieren zu mssen

Nachdem Sie die wesentlichen Schwerpunkte

und Probleme Ihres Vertriebs aufgelistet
haben, knnen Sie die Grnde fr CRM
erkennen. Sie sollten sich auch berlegen,
wie Sie mit einem CRM-System diese
Schwerpunkte und Probleme angehen knnen.

nicht gengend administrative Untersttzung

mangelhafte oder veraltete Kundendaten
Personen zurckrufen zu mssen, weil ihnen nicht
alle Informationen vorliegen

Fazit
In diesem Kapitel haben wir uns mit den Schwerpunk
ten und Problemen Ihrer Vertriebsorganisation
beschftigt. Ziel war es, Ihnen dabei zu helfen, eine
Antwort auf die Frage Brauchen Sie eine CRMLsung? zu finden.

Eine CRM-Lsung untersttzt Sie dabei, Hrden zu

beseitigen und somit den Umsatz zu steigern.
Vervollstndigen Sie in diesem Zusammenhang bitte
den folgenden Satz:

drei Personen fragen zu mssen, um eine einfache

Information wie Kann ich bei diesem Unternehmen
anrufen? zu erhalten

Die frustrierendsten Aspekte meiner Arbeit sind _______

_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________

Personen befragen zu mssen, um herauszufinden,

was mit einem Kunden oder Interessenten passiert

Was ist der nchste Schritt?

langwierige oder unproduktive Besprechungen des

Vertriebsteams

Im 9. Kapitel erfahren Sie mehr ber die

Vorteile von CRM aus Sicht von anderen
Managern. Wir widmen uns 10 grundlegenden
Fragen, die Ihnen verdeutlichen, wie wichtig
CRM fr Ihr Unternehmen ist.

Zeit damit zu verschwenden, Personen anzurufen,

deren Bonitt von der Buchhaltung negativ eingestuft
wurde

zu hren, dass Kunden vom Kundenservice ihres

Unternehmens enttuscht sind

Tipps fr eine erfolgreiche Umsatz-Steuerung

Stellen Sie sich einen Buchhalter ohne

Buchhaltungssoftware oder einen
Architekten ohne CAD-Programm vor.
Genauso wie Buchhalter oder Architekten brauchen auch
Vertriebsmitarbeiter
Werkzeuge, die ihnen ihre
Arbeit erleichtern.

3. Kapitel: Geschftlicher
Nutzen von CRM

10 grundlegende Fragen
Im Folgenden finden Sie eine Liste mit den beliebtesten Vorteilen von CRM.
Mithilfe dieser Liste knnen Sie ein Mini-Audit Ihrer Bedrfnisse durchfhren.

1: Sind Sie bei der Suche nach Informationen ber Kunden und Interessenten
manchmal frustriert?

2: Mchten Sie mehr Kontrolle ber Ihre Vertriebsaktivitten?

Im letzten Kapitel haben wir uns mit den Schwerpunkten und

Problemen Ihrer Vertriebsorganisation beschftigt. Unser Ziel
war es, Ihnen dabei zu helfen, eine Antwort auf die folgende
Frage zu finden: Brauchen Sie eine CRM-Lsung?

3: Knnten Sie intelligenter statt zielorientierter arbeiten?

4: Werden Sie manchmal von Umsatzeinbuen berrascht?

Die Kernfrage dabei ist, wie Sie mit CRM mehr verkaufen knnen.

5: Knnten Ihre Marketingstrategien verbessert werden?

In diesem Kapitel erfahren Sie, auf welche Art und Weise andere
Manager von CRM profitiert haben.

6: Sind Ihre Kundendaten zuverlssig und ordnungsgem?

7: Knnte der Ideen- und Informationsaustausch in Ihrem Team effizienter ablaufen?

8: Haben Sie vor, Ihrem Team neue Mitarbeiter hinzuzufgen?

9: Haben Sie Schwierigkeiten mit Ihrem Kundenservice?

10: Wollen Sie auch auerhalb des Bros produktiver werden?

10 Fragen sind oben aufgelistet. Je mehr dieser Fragen auf Sie zutreffen,
umso deutlicher werden Sie von einem CRM-System profitieren.

Tipps fr eine erfolgreiche Umsatz-Steuerung

10

Stellen Sie sich einen Buchhalter ohne

Buchhaltungssoftware oder einen
Architekten ohne CAD-Programm vor.
Genauso wie [Buchhalter oder
Architekten] brauchen auch
Vertriebsmitarbeiter Werkzeuge,
die ihnen ihre Arbeit erleichtern.
CRM-Berater

Vorteil Frage 1

Vorteil Frage 3

Sind Sie bei der Suche nach Informationen ber

Kunden und Interessenten manchmal frustriert?

Knnten Sie intelligenter statt zielorientierter

arbeiten?

Ein CRM-Werkzeug berlsst nichts dem Zufall. Mit CRM

erkennen Vertriebsmitarbeiter und Manager vernachls
sigte Accounts und Leads, die erneut kontaktiert werden
mssen. Zudem identifizieren sie Geschftsmglichkeiten,
die vor Abschluss eine intensivere Vorbereitung bentigen.

Wir stehen alle unter einem groen Handlungsdruck.

Ein Vertriebsmitarbeiter mit Zugang zu aktuellen Kundenund Interessenteninformationen kann hochwertigere

Verkaufsgesprche fhren. Das steigert die Erfolgsquote
von Verkaufsgesprchen und -prsentationen.
Mit besseren Informationen treffen Manager und Vertriebs
mitarbeiter Entscheidungen darber, welche Anrufe gettigt werden und auf welche Aspekte sich die Aktivitten
konzentrieren sollen. Mit diesen Informationen erkennen
sie die Bereiche, in denen die besten Ergebnisse erzielt
werden, z. B. Produkte, Mrkte oder Kunden.

Mit einem CRM-System werden Mitarbeiter produktiver

und leistungsfhiger. Insbesondere kann der Zeitauf
wand fr die folgenden Ttigkeiten reduziert werden:
Verwaltung und Broarbeit
Erstellung und Verwaltung von Kundendaten
Suche nach Informationen
Planung von Verkaufsgesprchen und Verwaltung
von Terminkalendern
Vorbereitung auf Verkaufsgesprche und
-prsentationen
Verwaltung der Marketingaktivitten
Berichte, interne Besprechungen und berprfungen

Vorteil Frage 2

Abgabe von Angeboten

Mchten Sie mehr Kontrolle ber Ihre

Vertriebsaktivitten?

Diese Aufgaben fhren bei Vertriebsmitarbeitern

oftmals zu Frustration, weil sie ihnen nicht den ntigen
Wert beimessen und sie eher als Ablenkung von ihrer
eigentlichen Vertriebsttigkeit ansehen.

Als Manager erkennen Sie mit den integrierten Progno

sewerkzeugen einer CRM-Lsung, was passiert und was
passieren wird.
Mit CRM berprfen Manager genau, wie viele Verkaufs
gesprche, -prsentationen und Angebote zum Erreichen
eines Monats-, Quartals- oder Jahresziels notwendig
sind.
Mit CRM werden die Vertriebsaktivitten und deren
Effektivitt wesentlich transparenter, indem genau
angezeigt wird, was funktioniert und was nicht.
Mit CRM berprfen Sie die Wirksamkeit von Vertriebsund Marketingaktionen und neuen Geschftsmglich
keiten und erkennen Kunden (einschlielich der Infor
mation, welche Kunden Ausgaben ttigen und welche
nicht).
Mit einem CRM-Werkzeug handeln Sie schnell. Sie
mssen nicht bis zum nchsten Quartal oder der nchsten
Vertriebsbesprechung warten.
Tipps fr eine erfolgreiche Umsatz-Steuerung

Bei einem CRM-System sind anfnglich einige zustz

liche Arbeiten notwendig. Aber sobald es eingerichtet
und in Betrieb ist, wird eine Aktualisierung nach einem
Kundengesprch oder einer Verkaufsprsentation nicht
lnger als 3060 Sekunden dauern. Durch eine CRMLsung gewinnen Ihre Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit
fr das eigentliche Verkaufen, da der Zeitaufwand fr
die Erstellung von Kundenlisten, die Sammlung von
Informationen und die Suche nach Dateien reduziert
werden kann.
Mit einem CRM-Werkzeug reduzieren Sie zudem den
Zeitaufwand fr Berichte um bis zu 50 Prozent. So
werden beispielsweise die folgenden frustrierenden
Aktivitten vermieden: manuelle Zusammenstellung
von schriftlichen Gesprchsaufzeichnungen, berpr
fung von Excel-Listen und manuelle Aktualisierung von
Aktivittsberichten.

11

Vielbeschftigte Mitarbeiter profitieren auerdem von

ntzlichen CRM-Funktionen wie E-Mail-Integration,
Dokumentenspeicherung, Aufgabenverwaltung und
Erinnerungsfunktionen.

Vorteil Frage 4
Knnten Ihre Marketingstrategien verbessert
werden?
Ein CRM-System erhht die Genauigkeit Ihrer Umsatz
ziele und Vertriebsprognosen. Prognosen basieren auf
besserer Information und knnen leichter auf dem
neuesten Stand gehalten werden. Jede Vernderung
der zugrunde liegenden Daten wird mit einem CRMWerkzeug unmittelbar in den Prognosen abgebildet
(z. B. der Abschluss oder Verlust eines Auftrags). Dies
bedeutet permanente Transparenz ber die Entwick
lung von Verkaufschancen und erlaubt jederzeit valide
Umsatzprognosen.
Mit einem CRM-Werkzeug wird der Prognoseprozess
enger eingegrenzt und Subjektivitt reduziert. Es sorgt
fr eine gemeinsame Vertriebssprache (z. B.: Wann ist
ein aussichtsreicher Interessent aussichtsreich?).
Bei der Bestimmung der Wahrscheinlichkeit und des
Zeitpunkts eines Verkaufs greift das CRM-System auf
objektivere Kriterien und eindeutig festgelegte Ver
kaufsphasen zurck.

Vorteil Frage 5
Sind Ihre Kundendaten zuverlssig und
ordnungsgem?
Stellen Sie sich vor, Sie knnten mit nur einem Knopf
druck Ihren Kunden und Interessenten eine E-Mail oder
Direktwerbung zu neuen Aktionen oder Produkten
zukommen lassen. Und stellen Sie sich vor, Sie knnten
die Rckmeldungen darauf nachverfolgen. Das ist
genau das, was ein CRM-Werkzeug leistet.
Ein CRM-Werkzeug ermglicht Ihnen einen vertriebs
orientierten Ansatz in Ihren Marketingaktivitten. Es
erleichtert die Umstellung von teurem Massenmarke
ting (z. B. Werbungen und Veranstaltungen) hin zu
einem besser nachvollziehbaren direkten oder
Tipps fr eine erfolgreiche Umsatz-Steuerung

persnlichen Kontakt mit Ihrer Zielgruppe. Mit einem

CRM-Werkzeug sind Ihre Marketingaktivitten besser
nachvollziehbar und Ihre Ergebnisse werden mit Ihren
Vertriebszielen abgeglichen.

Einige dieser Ereignisse, insbesondere das letzte,

haben Auswirkungen auf die Zukunft Ihres Unter
nehmens, sie stellen ein Risiko fr die Geschfts
kontinuitt dar.

Ein CRM-System hilft Ihnen, auch in puncto Social

Media immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Sie
knnen die Informationen Ihrer Kunden von LinkedIn,
Twitter und Facebook erfassen. Dadurch haben Sie die
Mglichkeit, eine leistungsstrkere Marketingstrategie
unter Einbeziehung von Social Media zu entwickeln.

Mit einer CRM-Lsung speichern Sie Ihre Kundenund Interessentendaten sicher und geschtzt. Es
schtzt sie vor Missbrauch, Hackern und Diebstahl
und untersttzt Sie auerdem bei der Einhaltung von
neuen und zuknftigen datenschutzrechtlichen
Bestimmungen.

Vorteil Frage 6

Vorteil Frage 7

Sind Ihre Kundendaten geschtzt und

ordnungsgem?

Knnte der Ideen- und Informationsaustausch in

Ihrem Team effizienter ablaufen?

Ihre Kundendaten, Verkaufsaufzeichnungen und

Marketinglisten sind ein wertvolles Vermgen Ihres
Unternehmens. Wie alle wertvollen Vermgen mssen
auch sie geschtzt werden.

Viele Unternehmen verfolgen bei ihren Vertriebsakti

vitten einen Einzelgnger-Ansatz. Das bedeutet,
dass es eine oder zwei Personen gibt, die fr die
Kundendaten verantwortlich sind. Wenn das Unter
nehmen wchst und neue Mitarbeiter hinzukommen,
wird dies zu einem Problem.

Ntzliche Informationen sollten an einem sicheren,

geschtzten und fr Ihre Mitarbeiter zugnglichen Ort
gespeichert werden. Wie wir jedoch zuvor schon
gesehen haben, sind Kunden- und Interessentendaten
anfllig und unsicher, wenn sie auf Papier oder in
Excel-Listen festgehalten werden.
Gelegentlich erkennt ein Unternehmen, wie gefhrlich
es ist, ohne ein geeignetes Hilfsmittel zur Speicherung
von Kunden- und Interessentendaten zu arbeiten. Das
kann z. B. vorkommen, wenn ein Mitarbeiter im Urlaub
ist oder zu einem Konkurrenten wechselt.
Was wrde mit Ihren Kundendaten, Anfrageprotokollen
und Marketinglisten passieren, wenn:
Ihr Laptop gestohlen wird oder Ihre Festplatte
ausfllt?
sich ein Konkurrent in Ihr Computersystem hackt?
Sie sich einer berprfung der Einhaltung von
datenschutzrechtlichen Bestimmungen unterziehen
mssen?
Ihre Papieraufzeichnungen aufgrund eines
Brandschadens zerstrt werden?

In vielen Unternehmen arbeitet der Vertrieb isoliert

von Account Management, Logistik und Auslieferung
und sogar von den Marketingabteilungen. Das fhrt
zu Problemen, wenn nur ein Vertriebsmitarbeiter eine
Kundenfrage beantworten kann oder ein Vertriebs
mitarbeiter direkt in die Bearbeitung eines Auftrags
einbezogen werden muss.
Ein CRM-System sorgt fr die bestmgliche Zusam
menarbeit zwischen Vertrieb, Marketing, Buchhal
tung, Projektabwicklung und Logistik, Kundenservice
und anderen Abteilungen in Ihrem Unternehmen. Sie
knnen ein CRM-Werkzeug auch fr die Kommunika
tion mit Ihren Partnern oder Wiederverkufern
nutzen.
In einem CRM-System sind Informationen breit
verfgbar und Aufgaben werden geteilt. Ihr Unterneh
men kann dadurch als Team leistungsfhiger sein.
Es ermglicht einen unternehmensweiten Informa
tionszugang und erleichtert den Austausch von Ideen
sowie die Nachverfolgung von Anfragen, Aktivitten
und Tickets.

12

Vorteil Frage 8

Vorteil Frage 9

Vorteil Frage 10

Haben Sie vor, Ihr Team mit neuen Mitarbeitern zu

erweitern?

Haben Sie Schwierigkeiten mit Ihrem

Kundenservice?

Wollen Sie auch auerhalb des Bros produktiver

werden?

Wachsende Unternehmen mssen sich eher auf

erfolgversprechende Systeme und Strukturen
verlassen als auf ihre Grnder.

Erfahrene Vertriebsmanager wissen, dass es einfacher

ist, einen Kunden zu halten, als einen neuen zu
gewinnen. Sie wissen auch, dass es vergebliche Mhe
ist, alte Kunden durch neue zu ersetzen. Somit ist die
Bedeutung von Kundenservice und -bindung eindeutig.

Egal, ob Sie unterwegs oder am Flughafen sind, Sie

sollten jederzeit Zugang zu Kundeninformationen
haben, den Fortschritt eines Kundenauftrags einsehen
und herausfinden knnen, welche Kunden kontaktiert
werden mssen. Mit einem CRM-Werkzeug ist dies
mglich.

Ein gutes CRM-Werkzeug erleichtert die Bildung und

Steuerung eines Vertriebsteams. Mit einem CRMSystem verteilen Sie verschiedene Vertriebsaktivitten
in Ihrem wachsenden Team. Im Folgenden finden Sie
einige Beispiele:
E
in neuer Vertriebsmitarbeiter kann durch die von
einem CRM-System bereitgestellten Kundeninforma
tionen und Kontakthistorien schneller seine Arbeit
aufnehmen.
M
anager sehen, welche Kunden angerufen wurden.
Sie erkennen, welche Ergebnisse von verschiedenen
Mitgliedern des Vertriebsteams erzielt wurden, und
knnen sich einen berblick ber die Aktivitten und
Konvertierungsraten verschaffen. Dadurch knnen
sie die Leistung einzelner Mitglieder des
Vertriebsteams besser beurteilen.
M
anager knnen bessere Manager werden, da sie
auf alle relevanten Informationen zugreifen
knnen, wie z. B. Besprechungsergebnisse, den
Status von Geschftsmglichkeiten und Kunden
anfragen etc. Dadurch knnen sich Manager darauf
konzentrieren, bei Besprechungen mit Vertriebsmit
arbeitern Enthusiasmus, Wissen und Einsichten
weiterzugeben.
Ergebnisse messen ist die halbe Miete. Ein
CRM-Werkzeug fhrt in der Regel zu einer Steige
rung der Vertriebsaktivitten und kann fr einzelne
Vertriebsmitarbeitern ein Ansporn sein, effizienter zu
verkaufen.

Mit einem CRM-System knnen Sie einen gleichblei

bend hochwertigen Kundenservice bereitstellen, mit
dem Sie Ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus sind.
Ihre Kunden mssen nicht lnger auf Antworten
warten. Ein CRM-Werkzeug erinnert Vertriebsmitar
beiter und Mitarbeiter aus der Supportabteilung an
Anrufe, Antworten und Probleme, die umgehend
bearbeitet werden mssen. Es warnt Sie auch davor,
wenn diese Aufgaben berfllig sind.
Im Folgenden finden Sie einige weitere Beispiele, wie
Sie mit einem CRM-Werkzeug Ihren Kundenservice
und -support optimieren knnen. Ein CRM-Tool kann:
den fr die Beantwortung von Kunden- oder
Supportanfragen bentigten Zeitaufwand reduzieren
fr ein besseres Kundenerlebnis sorgen
Kundenbeschwerden schneller beilegen und
verhindern, dass diese erneut auftreten
bei Ihren Kunden Werbung fr besondere Angebote
machen

Sie knnen ein beliebiges Mobiltelefon, Tablet oder

anderes Gert verwenden, um jederzeit auf die
bentigten Informationen zuzugreifen. Da Ihre Infor
mationen sicher in der Cloud abgespeichert sind,
mssen Sie nicht mehr auf langsame oder komplexe
Remote-Access-Protokolle oder Server-Anmeldungen
zurckgreifen.

Fazit
Einige Manager mchten eine CRM-Lsung, weil sie
ihnen eine bessere bersicht und Kontrolle ber die
Vertriebsaktivitten ermglicht. Andere bevorzugen
eine Lsung zur Verbesserung ihrer Marketingaktivi
tten oder ihres Kundenservices.
Wiederum andere Mitarbeiter mchten eine effizientere
Verwaltung von Kunden- und Interessentendaten mit
CRM. Die Frage ist: Welche dieser Vorteile sind fr Sie
und Ihr Unternehmen besonders von Bedeutung?

Ihre wichtigsten Kunden nach ihrem Kundenwert

klassifizieren, z. B. Gold, Silber oder Bronze, und
diesen unterschiedlichen Service zukommen lassen
Kundenservice und Supportanrufe je nach Quelle,
zeitlichem Rahmen und Ergebnis analysieren,
verwalten und nachverfolgen
Ihren Kunden gezielte Fragen stellen, die Sie zu
neuen Leads fhren knnen

Tipps fr eine erfolgreiche Umsatz-Steuerung

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Sage ist ein brsennotiertes Unternehmen der britischen Sage Gruppe, einem weltweit
fhrenden Dienstleister fr betriebswirtschaftliche Software fr kleine und mittlere
Unternehmen. Seit mehr als 30 Jahren wollen wir unseren Kunden das Plus an Freiheit
geben, mit dem sie erfolgreich sein knnen. Sage wei, dass jedes Unternehmen anders
ist. Deshalb bieten wir Produkte und Services an, die unterschiedlichste Bedrfnisse
abdecken, einfach und komfortabel zu bedienen und sicher und effizient sind. Sage
hat ber sechs Millionen Kunden und mehr als 13.500 Mitarbeiter in 24 Lndern:
in Grobritannien und Irland, auf dem europischen Festland, in Nordamerika, Sdafrika,
Australien, Asien und Brasilien. Mehr Informationen finden Sie unter www.sage.de

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