INFORMACION NECESARIA PARA

DESARROLLAR UN PLAN PARA EMERGENCIAS

I Nombre de la institucin
________________________________
Fecha en que fue llenada o puesta al da esta ficha
_________________________
Personal de la institucin que debe ser llamado en caso de
emergencia:

Cargo

Nombre

Responsabilidad
especfica en caso
de emergencia

Tel. Domicilio

Administrador principal

Jefe del equipo responsable

del rescate

Persona responsable del

mantenimiento del edificio

Catalogador/

Registrador de
colecciones
Administrador de
preservacin/

Conservador
restaurador
Empleados que conforman el
equipo de rescate de la
institucin

Otro

II Servicios que se necesitarn durante una emergencia:

Servicio
Contratistas que proveen la seguridad
de la institucin
Cuerpo de bomberos
Polica/Carabineros
Ambulancias
Defensa civil
Centro nacional de conservacin y
restauracin/conservador
Compaa de seguros
Servicios de congelacin
Servicios de congelacin al vaco
(liofilizacin)
Especialistas en recuperacin despus
de incendios
Especialistas en recuperacin despus
de inundacin
Especialistas en recuperacin de
recursos de informtica
Consultor legal
Electricista
Fontanero/Plomero/Gasfiter

Proveedor (compaa, institucin,

nombre contacto)

Telfono

Carpintero
Exterminador de plagas
Servicios de fumigacin
Qumico
Cerrajero
Compaa de electricidad
Compaa de gas
Compaa de agua
Arquitecto o Constructor
Empresa de limpieza
Vidriera
Fotgrafo
Otros

III Equipos de emergencia y su ubicacin dentro de la

institucin:
Haga un listado y gurdelo con un plano del edificio donde se
ubique cada uno de ellos en forma clara y visible.
A. Llaves (duplicados) para las puertas, armarios, vitrinas, etc.
B. Servicios principales:
1. Caja de control de electricidad
2. Llave maestra del agua
3. Llave maestra del gas
4. Sistema de rociadores contra incendios
5. Sistema de aire acondicionado y/o calefaccin
C. Radio de banda civil mas cercana (CB)
D. Extinguidores
Cantidad por tipo:
- Madera, papel, combustible (Tipo A): _________
- Gasolina y lquidos inflamables (Tipo B): _________
- Elctricos (Tipo C): __________
- Tipo A B C : __________
E. Alarma principal (Caja principal)
F. Detectores de humo y/o calor
G. Luces de emergencia/linternas de pilas/generador
H. Bomba porttil para sacar agua

I. Tela/lmina de plstico (almacenada junto con tijeras y cinta

adhesiva)
J. Toallas absorbentes de papel
K. Maletn de primeros auxilios
L. Carretillas/carretas metlicas para transportar objetos
M. Tableros porttiles para escribir
N. Mesas porttiles de armar
O. Ventiladores porttiles
P. Espacio para secado
Q. Fondos para compras de emergencia: Dinero en efectivo/
Ordenes de compra
Todos los miembros del equipo para rescate conocen la
ubicacin de los puntos desde A hasta Q ?
Fecha:
__________________________________________________
_____
IV Equipos y materiales que pueden necesitarse durante la
emergencia y el rescate:
Objeto
Aspiradoras de agua
Baldes/botes plsticos para basura
Batas y delantales de caucho
Bolsas plsticas de basura
Bomba de agua porttil
Cables de extensin de 10-15 mts con
polo a tierra
Cajas de seguridad
Camiones frigorficos
Canastas plsticas (como para botellas)
Carritos/carretillas metlicas para
transportar los libros
Cordeles plsticos, nylon de pesca
(monofilamiento)
Deshumidificadores
Escobas, cepillos, palas, etc.
Espacio para secado
Esponjas, paos, trapeadores etc.
Generador porttil
Guantes de plstico y de cuero para
trabajo pesado
Guardias de seguridad adicionales
Hielo seco
Iluminacin porttil

Proveedor (compaa, institutucin,

nombre contacto)

Telfono

Lmina plstica en rollos, calibre grueso

Mangueras para agua
Mascaras y gafas de seguridad
Mesas porttiles
Papel absorbente
Papel gaceta sin tinta
Papel siliconado o encerado
Timol y alcohol
Ventiladores elctricos porttiles
Otros

V Control de mantenimiento
A. Se

han revisado las cerraduras de puertas y ventanas, y sus

llaves? Existen las llaves?
B. Estn puestos los nmeros de los servicios de emergencia cerca
de cada uno de los telfonos?
C. Fecha de la ltima inspeccin realizada por los bomberos:
Con qu frecuencia se hacen estas inspecciones?
1. Estn los extinguidores actualizados y funcionan?
2. Funcionan los detectores de humo y/o calor?
3. Funciona el sistema de rociadores?
4. Funciona el sistema de deteccin de agua?
5. Funciona el sistema de haln?
6. Funcionan las alarmas de incendio?
7. Funciona el sistema de agua para los bomberos?
Funcionan las luces de emergencia? (linternas de pilas, una en
cada oficina, escritorio de recepcin.)
E. Funciona el sistema de radio de transistores? Tiene pilas frescas?
D.

F. Esta

el personal familiarizado? (por medio de visitas, no solamente

mirando un plano) con la ubicacin de: controles, termostatos, salidas
normales, escapes de emergencia, extinguidores, luces de
emergencia, radio, personal encargado de las emergencia, como
comunicarse con el equipo responsable del rescate.
G. Cundo fue el ltimo entrenamiento de todo el personal ante un
incendio y con que frecuencia se lleva a cabo?
H. Cundo fue el ltimo entrenamiento de la defensa civil? Con que
frecuencia se lleva a cabo?
I. Cundo fueron actualizadas las plizas de seguro? Con que
frecuencia se actualizan?
J. Hay fotografas del interior y el exterior de la institucin?
K. Hay

un depsito fuera de la institucin donde se guarde una copia

del registro de la coleccin? (Microfilm o Computadora) Con que
frecuencia se actualiza? Dnde est ubicado este registro?
VI Inserte aqu copias del ltimo informe de inventario y de
las plizas de seguro
VII Prioridades para el salvamento

Ultima Fecha de
Control

Haga una lista para cada departamento y para cada oficina de

los materiales que deben ser salvados EN PRIMER LUGAR.
Debe considerar los siguientes aspectos para definir esas
prioridades:
A. Es el objeto indispensable para el funcionamiento de la
institucin?
B. Puede el objeto ser reemplazado?
C. El costo de reemplazar el objeto es mayor o menor que el
costo de su restauracin? (la cifra del costo de reemplazo debe
incluir el valor del pedido adems del valor del empaque, porte
de correo, catalogacin, etc.)
D. Existe este objeto en otro formato o en otra coleccin?
E. Tiene este objeto prioridad alta o baja dentro de las
prioridades de adquisiciones de la coleccin?
F. El objeto requiere atencin inmediata por su composicin?
(papel satinado, pergamino, tintas solubles al agua)
VIII Documentos del Plan de Emergencia de la Institucin
A. Quienes dentro de la institucin tienen copias de todos
estos documentos y estan familiarizados con su contenido?
B. Liste todos los lugares donde se han guardado copias de
este plan (dentro y fuera de la institucion)
IX Incluya con este documento una lista detallada de las
medidas que el personal de la institucin debe tomar en
caso de emergencia. Estas deben regirse por las
necesidades especficas de su institucin y sus
colecciones. Copias de todo este archivo debe guardarse
dentro y fuera de la institucin.
Este material se basa en los planes de emergencia
desarrollados por las Bibliotecas Estatales de Wyoming y Iowa.
Puede ser usado con su permiso.
KM: 6/94 Northeast Document Conservation Center, Andover,
Mass., USA

INSTRUCCIONES BSICAS PARA EMERGENCIAS

Esta lista debe incluir muy brevemente y en forma que sea fcil
de leer, las instrucciones que cualquier miembro de la
institucin, voluntario, estudiante, investigador, debe seguir en
caso de una emergencia que afecte las colecciones. Copias de
esta hoja deben estar pegadas en lugar visible al pie de cada
telfono o mostrador del rea de recepcin, etc. Todo el
personal debe recibir instrucciones sobre su uso. Algunos
ejemplos de lo que esta hoja debe incluir son los siguientes.
EN CASO DE INCENDIO:
1. Llame al Cuerpo de Bomberos, Estacin No.
______________ Tel: ________________________

2. Ayude en la evacuacin del edificio.

3. Notifique a:
a) ___________________, Director de la institucin, Tel:
____________________________________
b), ___________________, Persona responsable de la
respuesta ante una emergencia, Tel: ________
c) ___________________, Su supervisor inmediato, Tel:
_____________________________________
EN CASO DE INUNDACIN:
1. Llame a:
a) _____________________, Fontanero/Plomero/Gasfiter (o
ingeniero de mantenimiento, etc.), Tel:
b) _____________________, Persona responsable de la
respuesta ante emergencias, Tel: ___________
c) _____________________, Su supervisor inmediato, Tel:
____________________________________
2. Cubra las estanteras con tela plstica que se encuentra en:
3. Antes de que se mojen los libros/objetos (si hay agua en el
piso):
Muevalos con la ayuda de un carrito a estantes que estn ms
altos o llvelos a otro sitio.

Contine una lista de las instrucciones ms bsicas y

pertinentes para el edificio, las colecciones y su institucin,
especficamente.
Utilice un lenguaje claro para que an bajo condiciones
angustiosas los individuos puedan seguirlas y as evitar
mayores estragos.
Original: "Emergency Management" Technical Leaflet,
Northeast Document Conservation Center. Este material ha
sido publicado con autorizacin de Sally Buchanan, 1992.
Traducido por Mechtilde Endhardt y editado por Amparo R. de
Torres, con las debidas autorizaciones.