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Universidad Inca Garcilaso de la Vega

Facultad de Ingeniera de Sistemas, Cmputo y Telecomunicaciones

Gestin de Proyectos TI con enfoque PMI


Docente: Lic. Oscar Ramrez Pereyra

Gestin de Proyectos de
Tecnologa de la
Informacin con el enfoque
PMI
Profesor:
Lic. Oscar Ramrez Pereyra
oramirezp@hotmail.com

Gestin de Proyectos TI con enfoque PMI


Docente: Lic. Oscar Ramrez Pereyra

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Facultad de Ingeniera de Sistemas, Cmputo y Telecomunicaciones

Agenda
Qu es un Proyecto?
Qu es la Gestin de un Proyecto?
Entorno del Proyecto
Ciclo de Vida y Fases del Proyecto
Interesados (Stakeholders)
Influencias de la Organizacin
Habilidades clave de Administracin

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Docente: Lic. Oscar Ramrez Pereyra

Informacin sobre la gerencia


de proyectos
El mundo gasta casi $10 trillones en proyectos
de toda clase
Ms de 16 millones de personas estn
involucradas en proyectos en el mundo
Tom Peters nos dice: Para ganar hoy debemos
dominar el arte del proyecto
Los proyectos tienen un terrible record:
Un estudio revel que solamente el 16.2% de los
proyectos fueron exitosos y el 31% fueron
cancelados antes de su terminacin, costando
billones de dlares

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Ventajas de la gerencia de
proyectos

Mejor control financiero, fsico y recursos humanos


Mejora la relacin con los clientes
Reduce lo tiempos de desarrollo
Reduce los costos
Mejora la calidad y la confiabilidad
Mayores mrgenes
Mejora la productividad
Mejora la coordinacin interna
Mejora el ambiente de trabajo

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Qu es un Proyecto?

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Proyectos y Operaciones
Las organizaciones ejecutan trabajos
El trabajo involucra tanto Operaciones
como Proyectos

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Proyectos y Operaciones
(elementos comunes)
Realizados por personas
Restringidos por recursos limitados
Planificados, ejecutados y controlados

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Proyectos y Operaciones
(diferencias)
Proyecto
Un medio para ejecutar un
Plan estratgico

Operaciones
Son continuas
Son repetitivas

Temporal y nico
Responden a nuevos
requerimientos del negocio

Constituyen el core del


negocio
Ejemplos:
La operacin de un Banco
Las ventas de una tienda de
almacenes
El servicio que brindan las
empresas de telecomunicaciones
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Qu es un Proyecto?
Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para
crear un producto, servicio o resultado nico
Temporal
Tiene un inicio y un fin definido
Termina cuando el objetivo ha sido logrado o cuando
se cancela el proyecto
El equipo de proyecto se disuelve una vez se termina
el proyecto.

nico
El producto o servicio es siempre diferente
Las caractersticas del producto son progresivamente
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elaboradas

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Caractersticas de un Proyecto
Conjunto de actividades y tareas:
Con un objetivo especfico a cumplir dentro
de ciertas especificaciones
Con inicio y final claramente definidos
Con fondos limitados
Con uso de recursos
Ejecutadas para crear un resultado duradero

Puede durar semanas o aos


Implica elaboracin progresiva
(iteraciones)
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Ejemplos de Proyecto
Disear un nuevo vehculo de transporte
Construir un edificio
Implementar un nuevo procedimiento o proceso
de negocio
Efectuar un cambio en la estructura de una
empresa
Desarrollar o adquirir un nuevo sistema de
informacin
Ejecutar una campaa para un partido poltico
Disear un nuevo avin comercial
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Portafolio de proyectos
Objetivos estratgicos

Inversin

Beneficios

Portafolio de proyectos

Programa A

Proyecto 1 Proyecto 2

Programa B

Proyecto 3 Proyecto 4

Programa C

Proyecto 5 Proyecto 6

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Portafolio Programa - Proyecto

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Un Proyecto Balanceado

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Qu es la Gestin de un
Proyecto?
Gestin = Administracin = Gerencia

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Qu es la Gestin de un Proyecto?
La aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas
y tcnicas a las actividades de un proyecto para
satisfacer los requerimientos del mismo (PMI)

Implica necesariamente:

Identificar a los interesados (Stakeholders)


Determinar sus necesidades y expectativas
Dirigir y encaminar dichas expectativas
Determinar sus requerimientos
Balancear demandas de Alcance, Costo, Tiempo y
Calidad
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Procesos y reas
reas de
conocimiento

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Procesos

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Grupos de procesos

Iniciacin
Planificacin
Ejecucin
Monitoreo y Control
Cierre

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reas de Conocimiento
1. Gestin de la Integracin
2. Gestin del Alcance
3. Gestin de Tiempos
4. Gestin de Costos
5. Gestin de la Calidad
6. Gestin de los Recursos Humanos
7. Gestin de las Comunicaciones
8. Gestin de Riesgos
9. Gestin de las Adquisiciones
10.Gestin de los Interesados (Stakeholders)
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Enfoque bidimensional

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reas de
conocimiento

10

Grupos de
Procesos

Procesos

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13. Interesados

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Pensilvania, EEUU
www.pmi.org
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PMI y PMP
PMI (Project Management Institute)
El Project Management Institute (PMI) se fund
en 1969.
Profesin emergente
(PMP Project Mangement Profesional)
PMBOK (Project Management Body of
Knowledge)

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PMBOK
(Project Management Body of Knowledge)

Describe la totalidad de conocimientos de la


profesin de Gerente de Proyectos
Incluye conocimientos:
Buenas prcticas tradicionales ampliamente usadas
Prcticas innovadoras y avanzadas de uso limitado
Publicados y no publicados

Gua al PMBOK (del PMI)


Subconjunto del PMBOK
Generalmente aceptado
Terminologa comn a la profesin
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PMBOK
Ediciones
Antes del PMBOK:
Documento de procedimientos y conceptos de la
Gestin de Proyectos en 1983
Primeras certificaciones PMP en 1984
Fundamentos de la Gestin de Proyectos en 1987

Ediciones

1996 Primera edicin


2000 Segunda edicin
2004 Tercera edicin
2008 Cuarta edicin
2012 Quinta edicin

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Relacin con otras disciplinas


Administracin general

Planificacin
Organizacin
Seleccin y administracin de personal
Operacin y control de una empresa

rea de aplicacin
Se definen en trminos de:
Elementos tcnicos (desarrollo de software, productos
farmacuticos, construccin..)
Grupos de industria (Banca, automotriz,
Telecomunicaciones)
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Relacin con otras disciplinas


Conocimientos y
prcticas
generalmente
aceptados para la
Gestin de
Proyectos

Conocimientos y
prcticas de
Administracin
General

Conocimientos y
prcticas del
rea de
Aplicacin

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Qu requiere una gestin de proyectos efectiva?

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Entorno del Proyecto

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Ciclo de Vida del Proyecto


Es el conjunto de FASES en las que se divide el
proyecto
El proyecto se divide en FASES para mejorar su control
y proporcionar vnculos con las operaciones continuas
de la organizacin ejecutante

Caractersticas de las Fases:


Entregables: Resultados de trabajos tangible y
verificable.
Revisiones:
Evaluacin
de
entregables
y
performance del proyecto.
Criterios de xito de salida: Mediciones usadas
para ver si el proyecto debe pasar o no a la siguiente
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fase

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Ciclo de Vida del Proyecto

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Otro ejemplo de Ciclo de Vida

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Ciclo de Vida del Proyecto

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Ciclos de Vida
del Proyecto y del Producto

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Caractersticas del Ciclo de Vida


del proyecto
Define el comienzo y el fin del proyecto
Los entregables usualmente deben ser
aprobados antes que se inicie el trabajo de la
siguiente fase.
Algunas veces una fase subsiguiente se inicia
antes de la aprobacin de todos los entregables
de la fase previa (fast tracking)
Define el trabajo tcnico y los involucrados en
cada fase.
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Caractersticas del Ciclo de Vida


del proyecto
El nivel de costo y personal es bajo al comienzo,
crece al avanzar el proyecto y cae rpidamente
cuando el proyecto se acerca a su trmino.
La probabilidad de xito del proyecto es bajo al
comienzo y crece al avanzar el proyecto.
El riesgo e incertidumbre son altos al comienzo
y decrecen al avanzar el proyecto.
Los costos y riesgos de cambios y correcciones
generalmente crecen cuando el proyecto
avanza
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Interesados (Stakeholders)
Individuos, grupos u organizaciones que estn
activamente involucrados en el proyecto o cuyos
intereses pueden ser afectados positivamente o
negativamente como resultado de la ejecucin o
conclusin del proyecto y por tanto pueden afectar al
proyecto.

Principales Stakeholders:
Gerente/Jefe de Proyecto: Dirige el proyecto.
Cliente: Usa el producto o servicio.
Organizacin ejecutante: Empresa que realiza el
trabajo del proyecto.
Patrocinador (Sponsor): Provee recursos financieros
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Interesados (Stakeholders)

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Interesados (Stakeholders)
El Gerente de
Proyecto debe:
Identificar a los
Stakeholders
Determinar sus
necesidades y
expectativas
Dirigir y encaminar
dichas expectativas

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Interesados (Stakeholders)
El Gerente de
Proyecto debe:
Identificar a los
Stakeholders
Determinar sus
necesidades y
expectativas
Dirigir y encaminar
dichas expectativas

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Interesados (Stakeholders)

Autoridad

Influencia

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Influencias Organizacionales
Sistemas de organizacin empresarial
Basadas en Proyectos
Sus mayores ingresos son derivados de la
ejecucin de proyectos a terceros
Empresas de desarrollo de software a la medida
Contratistas de construccin
Empresas de arquitectos

No basadas en Proyectos
Organizadas por departamentos funcionales
independientes
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Estructura organizacional
Funcional Jerarqua donde cada
empleado tiene un supervisor claramente
definido.
Proyectizada La mayora de los
recursos de la organizacin estn
involucrados en proyectos y los Gerentes
de Proyecto cuentan con gran autoridad
Mixta o Matricial Hbrido de las
anteriores
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Estructura organizacional
Descripcin

Quin esta
a cargo?

Ventajas

Desventajas

Funcional

Organizacin donde
los miembros del
equipo trabajan para
un departamento y
pueden ser prestados
a un proyecto de vez
en cuando

Gerente
Funcional

Mayor habilidad
funcional
Ms alto grado de
especializacin
Lneas de carrera
mejor definidas

El Gerente de
proyecto no tiene
gran poder
Los proyectos
tienen baja
prioridad
(burocracia)
Los recursos
frecuentemente no
son otorgados

Proyectizada

La organizacin esta
estructurada de
acuerdo a proyectos y
no a departamentos

Gerente de
Proyecto

El gerente de
proyecto tiene gran
autoridad
La comunicacin en
el proyecto es fluida
(un slo equipo)
Lealtad al proyecto
es fuerte

No home para
los miembros del
equipo
Crecimiento y
desarrollo puede
ser ms difcil.

Mixta o
Matricial

Organizacin hbrida
donde los individuos
reportan a un Gerente
de Proyecto y a un
Gerente Funcional

Poder
balanceado
entre ambos
gerentes

Puede tener lo mejor


de ambos

Duplicacin de
esfuerzo en
algunas tareas
Mayor conflicto 46
Menos lealtad

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Estructuras Matriciales
Matriz
Dbil

Matriz
Balanceada

Matriz
Fuerte

Estructura
organizacional

Generalmente
organizacin
Funcional

Organizacin Mixta

Generalmente una
organizacin
Proyectizada

El Gerente de
Proyecto reporta a:

Gerente Funcional

Gerente Funcional, pero


comparten autoridad y
poder

Gerente de los Gerentes


de Proyecto (Project
Officer)

Poder y autoridad del


Gerente de Proyecto

Limitada

Baja a Moderada

Moderada a alta

Enfoque del Gerente


de Proyecto

Responsable del
proyecto y de sus
responsabilidades
funcionales

Responsable del
proyecto,
responsabilidad que
comparte con el Gerente
Funcional

Responsable del
proyecto

Tiempo asignado al
proyecto del Gerente
de Proyecto

Tiempo parcial

Tiempo completo

Tiempo completo

Cargo del Gerente de


Proyecto

Coordinador de
Proyecto
Lder de Proyecto

Gerente/Jefe de
Proyecto

Gerente/Jefe de Proyecto
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Organizacin Funcional

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Organizacin Proyectizada

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Organizacin Matricial Dbil

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Organizacin Matricial Balanceada

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Organizacin Matricial Fuerte

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Habilidades de Administracin General


Aspectos de Planeamiento
Planeamiento estratgico, tctico y operacional

Aspectos Organizacionales
Administracin de personal, comportamiento organizacional,
beneficios y lneas de carrera

Aspectos Funcionales o del Negocio


Finanzas y contabilidad, ventas y mercadeo, investigacin y
desarrollo, fabricacin y distribucin

Aspectos de Relaciones Laborales


Motivacin, supervisin, delegacin, desarrollo de equipos,
manejo de conflictos

Aspectos Individuales
Administracin del tiempo propio, administracin de stress
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Habilidades Clave de Administracin


General
Liderazgo
Establecer la direccin y autoridad, alinear al equipo,
motivar, inspirar

Comunicacin
Forma de comunicar (escrita, oral, saber escuchar y
transmitir)
Interna (dentro del proyecto) y Externa (hacia el
cliente y en general fuera del proyecto)
Formal (informes y presentaciones) e Informal
(conversaciones y correo electrnico)
Vertical y Horizontal

Negociacin
Debatir y llegar a entendimientos y acuerdos con
otros

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Habilidades Clave de Administracin


General
Resolucin de problemas

Definir las causas


Analizar los problemas
Identificar alternativas de solucin factibles.
Toma de decisiones

Influencia en la Organizacin
Entender la estructura formal e informal de la
organizacin
Entender los mecanismos de poder
Usar este conocimiento para hacer que las cosas se
hagan
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