COMISIN FEDERAL DE ELECTRICIDAD

SUBDIRECCIN TCNICA
GERENCIA DE PROTECCIN AMBIENTAL
INFORMTICA

GUA DE USUARIO

CONTROL DE DOCUMENTOS
Achiever Plus 5.0

Elabor: Beatriz Cruz Mata

Revis: Manuel Soriano Ferreira
Verific: Carlos D. Snchez M.
7 de Febrero de 2003

Tabla de contenido
Control de Documentos

Tabla de contenido
1. INTRODUCCIN......................................................................................................................3
2. REA DE TRABAJO ..............................................................................................................4
2.1 V ISTAS ...................................................................................................................................5
3. NUEVOS DOCUMENTOS ......................................................................................................7
3.1 T IPOS DE DOCUMENTOS........................................................................................................8
3.2 RESTRINGIENDO EL ACCESO AL DOCUMENTO ......................................................................8
3.3 C OLABORADORES .................................................................................................................8
3.3 C LASIFICANDO EL DOCUMENTO ............................................................................................8
3.4 C ONTENIDO DEL DOCUMENTO ..............................................................................................9
3.5 D OCUMENTOS DE REFERENCIA...........................................................................................13
3.5 D ISTRIBUCIN DEL DOCUMENTO .........................................................................................13
4. CICLO DE REVISIN............................................................................................................14
4.1 REVISORES..........................................................................................................................14
4.2 C IRCULANDO EL DOCUMENTO PARA SU REVISIN ..............................................................14
4.3 C OMENTARIOS DE REVISORES............................................................................................15
4.4 INTERRUMPIR EL CICLO DE REVISIN..................................................................................16
5. CICLO DE APROBACIN ...................................................................................................17
5.1 T IPOS DE RUTEO .................................................................................................................17
5.2 A ADIENDO APROBADORES A LA LISTA DE APROBACIN ...................................................17
5.2 C IRCULANDO EL DOCUMENTO PARA SU APROBACIN ........................................................18
5.2 RECHAZANDO UN DOCUMENTO ...........................................................................................19
5.3 C OMENTARIOS ENVIADOS POR LOS APROBADORES...........................................................19
5.4 INTERRUMPIR EL CICLO DE APROBACIN ............................................................................19
5.5 MODIFICANDO EL CICLO DE APROBACIN ...........................................................................20
6. PUBLICACIN DE DOCUMENTOS ..................................................................................21
6.1 D EFINIENDO FECHAS DE EFECTIVIDAD Y REVISIN.............................................................21
6.2 P UBLICANDO EL DOCUMENTO MANUALMENTE ....................................................................21
6.3 C OMPLETANDO EL REGISTRO DE REVISIN DEL DOCUMENTO ...........................................22
6.4 NOTAS DE TRANSMISIN.....................................................................................................23
6.5 IMPRIMIENDO COPIAS CONTROLADAS Y NO CONTROLADAS................................................23
7. PETICIN DE CAMBIO DE DOCUMENTO (PCD)..........................................................24
7.1 GENERANDO UNA PCD.......................................................................................................24
7.2 C ONTESTANDO UNA PCD...................................................................................................25
8. DOCUMENTO BAJO REVISIN ........................................................................................27
9. ARCHIVAR DOCUMENTOS................................................................................................28
10. PREGUNTAS FRECUENTES ...........................................................................................29
ANEXO.........................................................................................................................................31

Gua de Usuario

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Introduccin
Control de Documentos

1. Introduccin
No todos los documentos dentro de un centro de trabajo necesitan control, pero
definitivamente cualquiera que proporcione una gua o instrucciones de cmo
deben de llevarse a cabo los procesos vitales en el desempeo de las actividades
de una centro de trabajo necesitan ser controlados.
El Control de Documentos nos permite asegurar que la ltima versin de un
documento se encuentra disponible en el lugar correcto, en el tiempo correcto y
para la persona correcta.
El mdulo de control de documentos de ISO Achiever establece cuatro fases en el
ciclo de vida de un documento.
q

'Borrador'. Documentos creados desde el principio cuando no existe un

documento previamente publicado en el cual se puede basar. En este
estado el documento puede pasar por etapas de desarrollo y modificaciones
hasta su versin final.

'Actual'. Disponible para su uso dentro del centro de trabajo. El documento

forma parte de las prcticas del centro de trabajo; la gente lo consulta y lo
usa. Despus de cierto tiempo, la operacin o el enfoque del centro de
trabajo puede cambiar y esto puede significar que el contenido de un
documento requiera cambios.

'Bajo Revisin'. Se crea una copia del documento 'Actual' la cual se revisa
y modifica en su contenido hasta que se tenga la nueva versin del
documento. Entonces ste se convierte en el nuevo documento 'Actual' y
sustituye al existente.

'Archivado'. Documento 'Actual' que ya no es vigente y deja de formar

parte del sistema. En la prctica puede darse que un documento 'Actual' es
'Archivado' sin requerirse un documento de reemplazo y por consiguiente la
etapa 3 no ser necesaria.

En este manual encontrar una gua bsica para poder crear, revisar, aprobar,
publicar y controlar tantos documentos como desee, a travs de un ambiente
grfico y amigable que le permitir controlar fcilmente todos sus documentos.

Gua de Usuario

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rea de trabajo
Control de Documentos

2. rea de trabajo
Al accesar al mdulo de Control de Documentos del Achiever Plus visualiza una
pantalla como la mostrada en la Figura 1.
En la parte superior de la pantalla, se encuentra el men, el cual contiene acciones
que puede o no utilizar como usuario.
Debajo del men se encuentra una seria de conos, los cuales son botones que
ejecutan las acciones ms frecuentes que el usuario necesita, como son: buscar,
cortar, plegar o desplegar la clasificacin de los documentos, etc.
Dependiendo de los permisos y roles que tenga definidos, usted podr visualizar
todos o algunos navegadores.
Un navegador es una manera grfica de desplazarse entre vistas. Los
Navegadores son utilizados a travs de la aplicacin y cada uno est ligado a una
vista.
Una vista puede ser considerada como una tabla de contenido listando los
documentos de la base de datos. Cada vista selecciona, clasifica y agrupa los
documentos con base en un criterio preestablecido.

Figura 1. Pantalla que se visualiza al entrar al mdulo de Control de Documentos.

Gua de Usuario

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rea de trabajo
Control de Documentos

2.1 Vistas
Las vistas disponibles son listadas en la ventana izquierda (navegador) y el
resultado se despliega en la ventana derecha (figura 1). Es importante hacer notar
que cada lnea (rengln) en una vista representa un documento o categora.
Dependiendo de sus permisos, usted puede visualizar las vistas de:
q

Documentos Publicados. Muestra todos los documentos vigentes, es decir,

aquellos documentos que forman las versiones "vivas" y emitidas de los
diferentes tipos de documentos.

Control de Documentos. Esta vista despliega todos aquellos documentos que

estn siendo creados, revisados y que son utilizados dentro del proceso de
negocio, incluyendo los publicados.

Historia de documentos. Muestra todos aquellos documentos que han sido

archivados, ya sea que hayan sido sustituidos por nuevas versiones o porque
no se requieran ms dentro del proceso.

Informacin de Documentos.

Gua de Usuario

Acciones de Todos. Contiene las acciones pendientes que tiene cada

participante dentro del flujo de control de documentos.

Esperando Aprobacin/Revisin. Muestra el registro de los documentos que

tienen un estado de aprobacin o revisin.

Documentos por responsable. Muestra bajo el nombre de la persona los

documentos en los cuales funge como autor.

Registros de Revisin de Documentos. Muestra los registros de revisin de

todos los documentos que se controlan en el mdulo, clasificados por la
fecha en la que se elaboraron.

Todas las PCD. En esta vista se pueden apreciar todas las Peticiones de
Cambio a Documentos que se han realizado, clasificadas en base al estado
en que se encuentran y subclasificadas de acuerdo al nombre del autor del
documento.

Donde se Referencia. Muestra una gua por documento que indica en qu

otros documentos se hace referencia a l.

PCDs enviados. Muestra el registro de las PCDs con estatus Enviado

clasificndolas por la fecha en que fueron enviadas.

Documentos Restringidos. Muestra una lista de personas que tienen

asociados los documentos a los cuales tienen acceso.

Por Accin Posterior. Clasifica los documentos que estn esperando

aprobacin y de acuerdo a la accin posterior que se configur una vez
concluido el ciclo de Aprobacin.

Por Referencia Cruzada. Clasifica los documentos conforme a las referencia

cruzada que se establecieron en l.
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rea de trabajo
Control de Documentos

Gua de Usuario

Por Autor. Clasifica los documentos con base a los colaboradores de los
documentos.

Por Distribucin. Clasifica los documentos tomando en cuenta la lista de

distribucin de los documentos.

Por Fecha de Entrada en Vigencia. En esta vista puede visualizar los

documentos clasificados con base en la fecha de entrada en vigencia.

Por Fecha de Expiracin. Agrupa los documentos con base en la fecha que
se establece para su prxima revisin.

Administracin. Por lo general solo debe ser visualizada por el Administrador

del mdulo de Control de Documentos. Est formada por las siguientes vistas:

Categoras. Resumen de la clasificacin de los documentos con base a las

categoras configuradas.

Palabras Clave. Vista de configuracin de los parmetros principales de la

base de datos.

Texto del Memo. Contiene los textos de los mensajes de correo electrnico
que enva el sistema durante el flujo del control de documentos.

Escalamiento. Configuracin de las acciones a tomar cuando la fecha para

aprobar un documento o contestar una PCD ha concluido.

Documentos Eliminados. Vista con los documentos eliminados y la

posibilidad de recuperarlos o eliminarlos por completo.

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Nuevos Documentos
Control de Documentos

3. Nuevos documentos
Para crear un nuevo documento haga clic en el botn de
disponible en la vista de Control de Documentos y el sistema presenta una plantilla
como la mostrada en la Figura 2.

Figura 2. Plantilla que se muestra al crear un nuevo documento.

Una breve descripcin de cada uno de los campos de sta plantilla se encuentra
en la tabla del Anexo.

Gua de Usuario

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Nuevos Documentos
Control de Documentos

El documento creado tendr el estado Borrador Nuevo

mediante la vista de Control de Documentos.

y puede accesarse

3.1 Tipos de documentos

Usted puede crear diversos tipos de documentos, de acuerdo a la configuracin
que se haya establecido, por ejemplo:
q

Polticas.

Procedimientos.

Instrucciones de Trabajo.

Programas.

Formatos.

Otros Documentos Controlados.

Los diferentes tipos de documentos se despliegan al dar clic sobre el campo de

Tipo de documento que se encuentra en la plantilla mostrada en la figura 2. Es
obligatorio llenar este campo, de lo contrario no se puede guardar el documento.

3.2 Restringiendo el acceso al documento

Si desea que el documento solo est disponible para ciertas personas, debe
colocar en el campo Accesible para el nombre de dichas personas. Para tal
efecto, debe hacer uso del Address Book de CFE, al hacer clic en el campo.
Dejar en blanco ste campo significa que cualquier persona puede consultar el
documento.

3.3 Colaboradores
Cuando se crea un documento no significa que el autor sea el nico que puede
modificar el contenido, para ello se pueden establecer colaboradores.
En el campo Colaboradores se establece quien o quienes tendrn acceso al
documento con permisos de edicin y poder modificar el contenido del documento.
Ver punto 3.5.

3.3 Clasificando el documento

La clasificacin es fundamental para tener el control y fcil identificacin de los
documentos, para tal efecto, al crear un documento es necesario establecer:

Gua de Usuario

Nmero del Documento. El sistema propone por default una clave, sin
embargo es necesario que se establezca un estndar para formar el
nmero o clave del documento, el cual debe ser nico.

Nmero de versin. Al crear un documento nuevo, el nmero de versin

puede establecerse y se ir incrementando en uno conforme se vayan
publicando nuevas versiones.

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Nuevos Documentos
Control de Documentos
q

Autor. Por default coloca el nombre de la persona que crea el documento y

que es el responsable de su control, puede ser modificado.

Ttulo. Nombre con el que se identificar el documento.

Niveles de Clasificacin. Este ltimo campo(s) es desplegado dependiendo

de la plantilla que tenga asociada el tipo de documento. Por ejemplo,
podramos clasificar los procedimientos de acuerdo al requisito de norma o
al proceso.

Los puntos anteriores son campos obligatorios que deben llenarse al crear un
documento. Ver Figura 3.

Figura 3. Fragmento de la plantilla de un documento, de tipo Procedimiento, en donde se

configura la clasificacin.

3.4 Contenido del documento

Existen varias formas de desarrollar el contenido del documento, las cuales son a
travs de:
q

Texto

Objetos tipo OLE.

Dibujos e Imgenes.

Archivos incluidos (Attachments)

Importar documentos a partir de otros elaborados en Word o Excel.

Texto
Para agregar texto al documento, basta con posicionarse en el rea de
Documento de la plantilla y comenzar a teclear lo deseado.
El tratamiento que le puede dar al texto es similar a cualquier procesador de
palabras, es decir; puede cambiar el tipo, tamao y color de fuente, colocarlo en
negritas o cursivas, alinear los prrafos, etc. Puede hacerlo a travs de los Smart
Icons, o al dar clic derecho sobre el texto seleccionado y elegir Propiedades del
texto. Al elegir dicha opcin, podr visualizar un cuadro como el mostrado en la
figura 4. Tambin podr accesar a sta opcin a travs del men Edicin.
Se puede crear tablas, al usar el icono

Gua de Usuario

, o a travs del men Crear Tabla.

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Nuevos Documentos
Control de Documentos

Figura 4. Cuadro mostrado al elegir la opcin Propiedades del Texto.

Una forma muy til de organizar el contenido de su documento es mediante el uso

de secciones. Ver Figura 5.
Las secciones son plegables y desplegables para visualizar su contenido.
Para crear una seccin, primero escriba el nombre de la seccin, as como su
contenido, como si se tratase de cualquier texto. Posteriormente, selecciones el
ttulo y contenido de su seccin, y haga clic en el men Crear, en la opcin
Seccin.

Figura 5. Vista del contenido de un documento organizado en secciones.

Objetos tipo OLE

Son muy tiles cuando se necesitan anexar, diagramas o cualquier objeto al cual
necesitemos activarlo, para su correccin o modificacin, a travs de la aplicacin
con la que se cre.
Este tipo de objetos hace posible la modificacin de un elemento sin necesidad
que poseamos el archivo original que lo contiene.

Gua de Usuario

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Nuevos Documentos
Control de Documentos

Para agregar ste tipo de objetos al contenido de nuestro documento debemos

elegir la opcin Crear del men y elegir Objeto. El cuadro de dilogo que se
muestra se encuentra en la figura 6.
Para crear el objeto debemos elegir Objeto a partir de un archivo. Posteriormente
debemos hacer clic en el botn de Examinar para ubicar el archivo que contiene el
objeto que deseamos insertar.
Localizado el archivo, hacemos clic en el botn de Aceptar y el objeto estar
disponible.

Figura 6. Cuadro de dilogo al crear un Objeto OLE.

Dibujos e imgenes
Nuestro documento tambin puede contener dibujos e imgenes que pueden ser
copiados con un formato en particular, haciendo uso de la opcin del men
Edicin, Pegado Especial.
Se recomienda que las imgenes que sean agregadas al documento sean de 8
bits y se encuentren en el formato JPEG o GIF para que su documento se
visualice rpidamente.
Otra forma de agregar imgenes es a travs del men Crear en la opcin de
Imgenes... y posteriormente localizar la ubicacin del archivo que contiene la
imagen.
Archivos Incluidos (Attachments)
Otra opcin para anexar el contenido del documento, es agregando el archivo que
lo contiene.
Para agregar un archivo haga clic sobre el icono
y haga clic en Aceptar.

, elija la ubicacin del archivo

Al consultar el documento, el usuario visualizar un archivo, ms no su contenido,

para ello, deber dar doble clic sobre el Archivo incluido y posteriormente elegir
Ejecutar en el cuadro de dilogo que aparece. Ver Figura 7.

Gua de Usuario

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Nuevos Documentos
Control de Documentos

Figura 7. Visualizacin de un archivo incluido.

En cualquier momento y a lo largo del desarrollo del documento podr salir y

guardar el archivo dando un clic sobre el botn
para que guarde
los cambios efectuados, de lo contrario los cambios no se guardarn. Si slo
quiere guardar el documento sin salir de la ventana elija la opcin Guardar del
men Archivo.
Aquellos campos que en la tabla del anexo se marcan como obligatorios, son
requeridos para guardar el documento.
Importar documentos a partir de otros elaborados en Word o Excel
Esta opcin es muy til cuando se tienen documentos en Word o Excel y desea
importarlos al editor de Lotus Notes.
Para importar el contenido de un documento basta con posicionarse en el rea de
Documento de la plantilla, hacer clic en el men Archivo y seleccionar el submen
Importar .... Se despliega una ventana donde debe localizar el archivo origen
(Figura 8).
Haga clic en al archivo y presione el botn
. El sistema convierte el texto
del archivo en un formato del editor de Lotus, se debe tener en cuenta que el
formato del documento origen se respeta en un 80% en promedio.

Figura 8. Importando datos de un archivo al contenido del documento.

Gua de Usuario

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Nuevos Documentos
Control de Documentos

3.5 Documentos de referencia

Esta seccin proporciona la habilidad de referenciar otros documentos de la base
de datos. Al presionar el botn de
y hacer clic en la opcin
'Seleccione Referencia' se le presentar una lista de documentos, de los cuales
puede escoger ms de uno. Despus de haber seleccionado los documentos,
presione OK y estos sern introducidos como documentos de referencia dentro de
esta seccin. Ver Figura 9.

Figura 9. Cuadro en donde se seleccionan los documentos a referenciar.

Achiever Plus contiene un mecanismo que permite que las ligas a sus documentos
apunten automticamente a la ltima revisin. Sin embargo, si un documento es
borrado o archivado sin tener un reemplazo, el documento que contiene la liga
debe ser modificado para reflejar el hecho de que el documento de referencia ya
no est disponible.
Cuando desee eliminar alguna referencia dentro de su documento, de clic en el
botn

y seleccione la opcin Eliminar referencia.

3.5 Distribucin del documento

En la seccin de Distribucin del Documento (ver figura 2) se selecciona a las
personas que recibirn el documento para su consulta. La distribucin puede ser
Electrnica o en Papel.
Si la distribucin es electrnica, a todas aquellas personas que estn en esa lista
les llegar, va correo electrnico, la notificacin de que se ha publicado el
documento y que est disponible para su consulta.
Aquellas personas que se encuentren en la lista Papel, podrn recibir una copia
controlada de dicho documento para su consulta en papel, mediante la impresin
de una nota de transmisin.

Gua de Usuario

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Ciclo de Revisin
Control de Documentos

4. Ciclo de Revisin
El ciclo de revisin permite enviar el documento para revisin a personas dentro de
la organizacin para que hagan comentarios con relacin al documento. Por lo
general una revisin toma lugar antes de un ciclo de aprobacin pero no es
requisito indispensable. Es una oportunidad para obtener retroalimentacin del
documento antes de que una aprobacin formal tome lugar.

4.1 Revisores
Por default la herramienta presenta a los revisores preestablecidos para el tipo de
documento, sin embargo, se puede elegir a otras personas que revisarn el
contenido haciendo clic en el botn que se encuentra al lado del campo
Revisores. Debe hacer uso del Address Book de CFE para elegir a dichas
personas. Ver Figura 10.

Figura 10. Definiendo revisores para el documento.

4.2 Circulando el documento para su revisin

Antes de enviar un documento para revisin es necesario establecer la fecha lmite
que tendrn los revisores para emitir sus comentarios. Esta fecha se establece en
la seccin Fecha en que Expira la Revisin. Ver Figura 10.
Cuando la lista est completa presione el botn
y elija la opcin
'Enviar para Revisin' en la barra de acciones, no obstante debe estar consciente
de que una vez presionado este botn el documento cambia de editable a no
editable (obviamente si desea que ocurra una revisin usted quiere que todos vean
el mismo documento, por lo tanto este se encuentra protegido durante la revisin).
Ver Figura 10.
Cuando manda un documento para revisin, el sistema notifica a los revisores va
correo electrnico que han sido seleccionados para revisar el documento. El
mensaje que se recibe puede ser configurado.
Incluido en el mensaje existen dos tipos de vnculos, el primero es un vnculo de
Lotus Notes (doclink) y el segundo es una URL que nos lleva directamente al
documento mediante el navegador de Internet predeterminado. Cuando el revisor
accesa a la liga del documento, puede visualizar y revisar todo su contenido. Otra
Gua de Usuario

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Ciclo de Revisin
Control de Documentos

forma de ingresar a l, es con la vista de Control de Documentos, el documento

tendr el status de Borrador Bajo Revisin
Dentro

del

documento,

en

la

parte

.
superior,

se

encuentra

el

botn

, el cual debe oprimir para emitir sus comentarios sobre la forma

que se muestra en la Figura 11.
En la seccin de Comentarios en el rea de Resumen, de la forma mostrada en
la Figura 11, el revisor deber redactar brevemente su comentario y en el Detalle
deber colocar el fundamento de sus comentarios, teniendo la posibilidad de
agregar un archivo con todos sus comentarios. En algunos casos le es de utilidad
copiar y pegar el texto del documento en un archivo en Word y sobre ste marcar,
subrayar, tachar o agregar el texto que sugiere sea modificado o anexado.

Figura 11. Forma disponible para elaborar comentarios

Si mientras est redactando su comentario, desea salir de la forma, basta con

oprimir el botn
lo contrario los perder.

para que los cambios queden guardados, de

Cuando haya terminado su comentario haga clic en el botn

4.3 Comentarios de revisores

Cuando un revisor emite un comentario, el sistema enva un correo electrnico
notificndole al autor. El correo electrnico incluye la liga al comentario, el cual
debe ser respondido.
Para responder un comentario elija el botn
el cual se encuentra en la
parte superior de la forma del comentario y la respuesta debe ser redactada en la
seccin de Respuesta en el rea de Comentario. Ver Figura 11.
Al trmino de la redaccin haga clic sobre el botn
lea su respuesta.

Gua de Usuario

para que el revisor

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Ciclo de Revisin
Control de Documentos

4.4 Interrumpir el ciclo de revisin

Antes de que expire la fecha lmite de revisin del documento se puede interrumpir
el ciclo de revisin, ya sea porque todos los revisores han comentado el
documento y no es necesario esperar la fecha de fin de revisin.
Para interrumpir el ciclo, basta que el autor accese al documento, elija el botn
, el botn de
opcin Cancelar Ciclo de Revisin.

y haga clic sobre l, para seleccionar la

Una vez cancelada la revisin, el sistema notifica a los revisores, va correo

electrnico, de que el ciclo ha sido cancelado.

Gua de Usuario

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Ciclo de Aprobacin
Control de Documentos

5. Ciclo de Aprobacin
Antes que un documento pueda publicarse debe de llevarse a cabo una
aprobacin. Es conveniente que la organizacin tenga reglas sobre quin(es)
debe(n) aprobar los distintos tipos de documentos.

5.1 Tipos de ruteo

Podemos entender por ruteo el flujo de aprobacin que se debe seguir al aprobar
un documento. Existen dos tipos de ruteo, los cuales son:
q

Paralelo. Los aprobadores seleccionados sern notificados va correo

electrnico al mismo tiempo y pueden firmar el documento en cualquier
orden.

Serial. Los aprobadores seleccionados sern notificados uno por uno y en el

orden en que aparezcan en la lista de aprobadores. Slo pueden firmar en
el orden en que aparecen en la lista y el ciclo no continua hasta que el
aprobador apruebe.

El tipo de ruteo que tiene asignado el tipo de documento es establecido en la

configuracin del mdulo de Control de Documentos, pero tambin puede ser
cambiado (ver punto 5.5).

5.2 Aadiendo aprobadores a la lista de aprobacin

Por default la herramienta presenta una lista de personas que deben aprobar el
documento, sin embrago se puede elegir a otras personas que aprueben el
documento haciendo clic en el botn
y Editar Lista de
Aprobadores. El sistema la muestra una ventana, como la mostrada en la Figura
12, en donde debe capturar:
q

Nombre del Aprobador: Al dar clic en el botn que se encuentra al lado de

ste campo, le permitir hacer uso del Address Book de CFE para
seleccionar a la persona indicada.

Accin posterior: Tiene las opciones de:

Nada. No se realiza ninguna accin.
Escalar. Una vez que concluya el tiempo de aprobacin y no se haya
aprobado el documento, enva un correo electrnico a la persona que se
haya designado
Aprobar: Si termina el tiempo para aprobar del documento, el sistema da
por aprobado el documento.

Gua de Usuario

Tiempo para aprobar: Tiempo que le dar al aprobador antes de que la

accin posterior elegida sea invocada.

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Ciclo de Aprobacin
Control de Documentos

Figura 12. Ventana para elegir a los aprobadores de un documento.

5.2 Circulando el documento para su aprobacin

Antes de enviar un documento para aprobacin, el propietario del documento
puede activar o desactivar la Historia de Aprobacin. Al activar la historia de
aprobacin, el sistema colocar al lado del nombre del aprobador, la fecha en la
que los aprobadores aceptan el documento. Si no se activa ste parmetro no
podremos identificar las fechas de aprobacin.
Cuando la lista de aprobacin est completa, el autor del documento debe
presionar el botn
barra de acciones Ver Figura 12.

y elegir la opcin Solicitar Aprobacin en la

Cuando usted manda un documento para aprobacin, el sistema notifica a los

aprobadores de acuerdo al tipo de ruteo, va correo electrnico, indicndole que su
aprobacin es requerida y la fecha lmite que tiene para aprobar el documento.
Cuando el aprobador accesa a la liga del documento, la cual va incluida en el
mensaje, lo visualiza como se muestra en la Figura 13. Otra forma de accesar al
documento, es a travs de la vista Control de Documentos, el documento tendr
el status Borrador - Esperando Aprobacin

El aprobador, si est de acuerdo con el contenido del documento, solo tiene que
dar clic en el botn
y el sistema le solicitar su clave de Lotus Notes
para asegurar que la persona es la indicada.

Figura 13. Documento listo para aprobacin. Vista del Aprobador

Gua de Usuario

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Ciclo de Aprobacin
Control de Documentos

5.2 Rechazando un documento

Si desea rechazar el documento tiene que emitir un comentario. Para tal efecto
debe hacer clic en el botn
para redactar su comentario.

y se presenta la forma de la figura 10

En la seccin de Comentarios en el rea de Resumen, de la forma mostrada en

la Figura 11, deber redactar brevemente el motivo de su rechazo y en el Detalle
deber colocar el fundamento de su decisin, teniendo la posibilidad de agregar un
archivo con todos sus comentarios. En algunos casos le sera de utilidad copiar y
pegar el texto del documento en un archivo en Word y sobre ste marcar,
subrayar, tachar o agregar el texto que sugiere sea modificado o anexado para
poder aprobar el documento.
Una vez que termine de redactar el motivo por el que no aprueba el documento,
elija el botn

para que el autor del documento sea notificado.

Los comentarios tambin pueden ser emitidos si se aprueba el documento, es

decir, un aprobador puede:

Hacer comentarios sobre un documento y dejarlo sin aprobar.

Hacer comentarios sobre un documento y aprobarlo.

Aprobar sin hacer comentarios.

5.3 Comentarios enviados por los aprobadores

Cuando los aprobadores realizan un comentario, el sistema enva un correo
electrnico notificndole al autor. El correo electrnico incluye la liga al comentario,
el cual debe ser respondido.
Para responder un comentario elija el botn
el cual se encuentra en la
parte superior de la forma del comentario. Su respuesta debe ser redactada en la
seccin de Respuesta en el rea de Comentario. Ver Figura 11.
Al trmino de la redaccin haga clic sobre el botn
aprobador lea su respuesta.

para que el

5.4 Interrumpir el ciclo de aprobacin

Antes de que expire la fecha lmite de aprobacin del documento usted puede
interrumpir su ciclo de aprobacin.
Interrumpir el ciclo de revisin puede permitir corregir el documento con base en
los comentarios de los aprobadores para enviar posteriormente el documento a
aprobacin o a revisin de ser necesario.
Para interrumpir el ciclo de aprobacin, basta con accesar al documento, elegir el
botn
, el botn de
y la opcin Editar Lista de
Aprobadores. El sistema le mostrar un cuadro como el de la Figura 14.

Gua de Usuario

Hoja 19 de 32

Ciclo de Aprobacin
Control de Documentos

Figura 14.Opciones que se muestran al editar la lista de aprobadores

Cuando el documento est en aprobacin.

De ese cuadro debe elegir la opcin Detener Aprobacin y el sistema notifica a

los aprobadores va correo electrnico que el ciclo ha sido cancelado.

5.5 Modificando el ciclo de aprobacin

El ciclo de aprobacin tiene disponibles las siguientes acciones que pueden ser
modificados por el autor del documento:
q

Aadir aprobador: Permite ingresar un nuevo aprobador.

Modificar aprobador: Permite modificar los elementos que se configuran al

aadir un aprobador. Ver punto 5.2

Quitar aprobador: Permite eliminar el aprobador que se seleccione de la

lista de aprobadores.

Cambio de tipo de ruteo: Permite cambiar de Paralelo a Serie, o viceversa.

Estas acciones estn disponibles al hacer clic en el botn

eligiendo la opcin de Editar Lista de Aprobadores. Ver Figura 15.

Figura 15. Opciones que permiten modificar el ciclo de aprobacin.

Ahora que se toca el punto de modificaciones, es importante hacer notar que todos
los documentos cuentan con una seccin de Modificaciones en la cual se registra
el nombre de la persona y la fecha en la que se realiz alguna modificacin al
documento.

Gua de Usuario

Hoja 20 de 32

Publicacin de documentos
Control de Documentos

6. Publicacin de Documentos
Una vez que el documento ha sido aprobado por todas las personas listadas en el
rea de aprobacin, el sistema enva un correo electrnico al autor notificndole
que el documento est listo para su publicacin.
Para publicar el documento, el propietario debe entrar en modo de edicin para
poder visualizar el botn

, el cual desplegar las siguientes opciones:

Publicar:
Fecha Efectiva
Fecha de Revisin.
Nmero de Orden.
Para publicar el documento, se elige la opcin Publicar. Un documento que ha sido
publicado tiene el status de Actual Completo
y es incorporado a la lista de
documentos que se encuentran en la vista de Documentos Publicados.

6.1 Definiendo fechas de efectividad y revisin

La Fecha de Efectividad es definida cuando se desea que un documento sea
publicado en una fecha especfica y no inmediatamente despus de haber
terminado su ciclo de aprobacin. Esta herramienta permite crear, revisar y
aprobar documentos con anterioridad, y tener preparada su publicacin.
La Fecha de Revisin es necesaria cuando se requiere verificar o validar el
documento con cierta periodicidad. Un recordatorio es enviado al autor cuando
esta fecha se cumple. El autor ser el responsable de colocar dicho documento
bajo revisin o en su caso justificar porqu el documento no fue necesario ponerlo
bajo revisin, programando su prxima fecha de revisin.

6.2 Publicando el documento manualmente

Existirn ocasiones en las que no es necesario que un documento pase por todo el
ciclo de revisin y aprobacin para ser publicado. Para ello, el mdulo de Control
de Documentos dispone de una herramienta para que un documento pueda ser
publicado manualmente sin necesidad de pasar por todo el ciclo que hemos venido
explicando.
El documento debe ser publicado desde la vista de Control de Documentos, ya
que debe sealar el Draft o borrador del documento. Una vez sealado dicho
documento de un clic sobre el men Acciones y elija la opcin Herramientas y
de sta Approve Selected Draft Documents para publicar el documento. Ver Figura
16.

Gua de Usuario

Hoja 21 de 32

Publicacin de documentos
Control de Documentos

Figura 16. Publicando manualmente un documento.

6.3 Completando el registro de revisin del documento

Cuando se desea publicar una nueva revisin de un documento ya publicado, el
sistema despliega el Registro de Revisin de Documento(RRD) para que sea
completado. Ver Figura 17.
El RRD contiene informacin sobre la versin del documento que se est
archivando y sobre la publicada. Debajo de sta informacin, existe un rea de
Descripcin de Cambios que debe ser completada.

Figura 17. Ejemplo de un Registro de Revisin de Documento

En el rea de Descripcin de Cambios se registran los cambios o modificaciones

que hay de una versin a otra del documento. Ver Figura 17.
Gua de Usuario

Hoja 22 de 32

Publicacin de documentos
Control de Documentos

El RRD cuenta con un rea donde se colocan las ligas a las Peticiones de
Cambio de Documento (PCD) relacionadas con la nueva versin.

6.4 Notas de Transmisin

Cuando un documento pasa a estatus de Actual Completo
y se desea
distribuir en Papel, el sistema le permite al propietario del documento crear una
nota de transmisin.
Para generar una nota de transmisin accese al registro del documento actual,
haga clic en el botn
, seguido del botn
y elija del men la
opcin Nota de Transmisin. El sistema muestra la siguiente ventana.

Figura 18. Generando una nota de transmisin.

La nota de transmisin se hace acompaar de la copia controlada del documento

para que las personas que se definan en el rea de A y CC firmen de recibido.
Para imprimir la nota de transmisin haga clic en el botn

6.5 Imprimiendo copias controladas y no controladas

Por lo general, aquella(s) persona(s) que se encargue(n) de hacer la distribucin
del documento en papel son las indicadas para imprimir copias controladas. Todo
depende de las reglas de negocio que establezca la organizacin.
Si usted no est dentro de la lista de personas que pueden imprimir copias
controladas, podr imprimir una copia de dicho documento, pero le aparecer
impreso en el documento el texto que indica que es una copia no controlada.

Gua de Usuario

Hoja 23 de 32

PCD
Control de Documentos

7. Peticin de Cambio de Documento (PCD)

Si usted es un usuario que tiene acceso a crear Peticiones de Cambio a
Documento (PCD) podr generar tantas como desee y sobre cualquier documento
al cual tenga acceso.
Si al consultar un documento no visualiza en la parte superior el botn
indicar que usted no tiene este permiso asignado y puede
solicitarlo al Administrador del mdulo de Control de Documentos de su
organizacin.

7.1 Generando una PCD

Para generar una PCD debe accesar al documento y oprimir el botn
para poder visualizar el botn
. Al oprimir este botn el sistema
despliega una forma como la mostrada en la Figura 19.
La forma tiene la seccin Cambio Requerido para que usted redacte, en el rea
de Resumen, el motivo por el cual desea se le haga un cambio, modificacin o
mejora al documento.
Dentro de sta seccin, en el rea de Detalle, usted puede detallar los
argumentos para solicitar el cambio. De ser necesario, tambin puede anexar un
archivo.

Figura 19.Ejemplo de una Peticin de Cambio a Documento

Gua de Usuario

Hoja 24 de 32

PCD
Control de Documentos

Puede hacer uso del botn

PCD ms tarde.

si desea terminar o enviar su

Si mientras redacta su PCD desea consultar el documento, puede hacerlo

mediante la liga que se encuentra en la seccin de Informacin de la PCD.
Para enviar su PCD al autor del documento, haga un clic sobre el botn
. El sistema enviar al autor del documento un correo
electrnico notificndole que se gener una nueva Peticin de Cambio de
Documento.

7.2 Contestando una PCD

El autor del documento sobre el cual se gener una peticin de cambio, recibe un
correo electrnico con la liga a la PCD que fue creada.
Para contestar la PCD, accese a la liga y haga clic sobre el botn
. Otra
manera de ingresar a la PCD es mediante cualquier vista de la Base de Datos.
Recuerde que todo documento publicado tiene registros asociados que puede
consultar al dar clic. Ver Figura 2.
Dentro de la forma de la PCD se visualiza un campo denominado Accin tomada,
haga clic sobre la flecha para que le despliegue las siguientes opciones:
q

En Proceso. No tiene accin.

Implementar Prxima Revisin. Indica que su peticin ser incluida en la

siguiente versin del documento.

Implementar Revisin Futura. Significa que su peticin ser considerada en

un futuro.

Rechazado. Indica que no procede su peticin de cambio.

Elija la accin a llevar a cabo y redacte en la seccin Respuesta, en el rea de

Respuesta, los comentarios pertinentes sobre la accin elegida. Ver Figura 20.
Una

vez

redactados

sus

comentarios,

haga

clic

sobre

el

botn

.
Es importante mencionar que toda PCD debe ser contestada.

Gua de Usuario

Hoja 25 de 32

PCD
Control de Documentos

Figura 20. Respondiendo a una PCD.

Gua de Usuario

Hoja 26 de 32

Documento bajo revisin

Control de Documentos

8. Documento bajo revisin

Para poder colocar un documento Bajo Revisin es necesario que exista una
PCD cuya Accin Tomada sea Implementar Prxima Revisin.
Si ningn usuario ha generado una PCD con tal caracterstica, el autor del
documento puede generar dicha PCD y posteriormente contestarla. Si todas las
PCD asociadas al documento no estn contestadas, el documento no puede ser
creado Bajo Revisin.
Para crear un documento bajo revisin, el propietario del documento debe ingresar
al documento publicado, hacer clic sobre el botn de
sobre el botn
Revisin.

y posteriormente

. De las acciones que despliegue debe elegir Crear Bajo

Cuando un documento es creado bajo revisin, el sistema crea una copia del
documento publicado para que se pueda trabajar sobre ella. Dicha copia puede ser
accesada desde la vista de Control de Documentos. El documento publicado que
es creado bajo revisin seguir disponible en la vista de Documentos Publicados
y tendr el status Actual Bajo Revisin
versin del documento.

Gua de Usuario

hasta que sea publicada la nueva

Hoja 27 de 32

Archivar documento
Control de Documentos

9. Archivar Documentos
Un documento debe ser archivado cuando desea eliminarlo de la vista
Documentos publicados, es decir, cuando requiere sacarlo de circulacin o
vigencia.
Para archivar un documento accese al documento con status Actual
seleccione el botn

, edtelo,

y elija la opcin Archivar.

La herramienta muestra el Registro de Revisin del Documento donde puede

capturar el motivo por el cual est archivando el documento.
El documento archivado esta disponible en la vista Historia de Documentos,
donde se encuentran todos los documentos archivados.
No se debe realizar este proceso para el caso para que se desee remplazar una
versin por otra, ya que esto se realiza automticamente una vez que la nueva
versin del documento es publicada.

Gua de Usuario

Hoja 28 de 32

Preguntas frecuentes.
Control de Documentos

10. Preguntas frecuentes

Cuando quiero accesar a mi Base de Datos el sistema me muestra un cuadro de
dilogo Crear certificado cruzado o Alerta sobre la seguridad de la estacin de
trabajo. Qu hago?.
En general, cuando accesa por primera vez a la base de datos le muestra los
cuadros de dilogo en donde debe autentificar su informacin. Simplemente de clic
en S o Permitir siempre segn corresponda.
Por qu no puedo visualizar el botn

Es probable que no se encuentre dentro de la vista Control de Documentos o que

su perfil de usuario no tenga establecido este rol.
Por qu no se guard mi nuevo documento?
Es probable que cuando sali del registro del documento no haya guardado los
cambios o que haya oprimido la tecla ESC por error.
Cmo puedo consultar una referencia dentro del documento?.
De clic en el botn
y seleccione Abrir referencia. Del cuadro que
le muestra seleccione la referencia que desea consultar y de clic en el botn
Aceptar.
Por qu no puedo modificar el documento?
Para poder realizar modificaciones al documento tiene que editarlo, si no puede
visualizar este botn es porque no est asignado como colaborador dentro del
documento o porque el documento no se encuentra en un status de borrador.
Se lleg a la fecha de fin de ciclo de revisin y el documento no se puede
modificarse aunque se encuentra en status de borrador. Qu hago?
Vuelva a abrir el documento, edtelo y de clic en el botn
. Al
intentar editar nuevamente el documento ste ya estar disponible para su
modificacin.
Al querer guardar el documento me aparece un error de conflicto de replicacin.
Por qu?
El error de conflicto de replicacin es debido a que el documento no se puede
trabajar concurrentemente entre dos o ms colaboradores, es decir, ya existi un
cambio entre la versin que est intentando guardar y la que est guardada.
Cmo reviso si tengo alguna tarea pendiente.?
Accese a la vista Acciones de Todos que se encuentra en el navegador
Informacin de Documentos, ubique su nombre y bajo ste se encuentran todas
las tareas pendientes que tiene
Por qu no puedo poner el documento bajo revisin?

Gua de Usuario

Hoja 29 de 32

Preguntas frecuentes.
Control de Documentos

No se puede poner el documento bajo revisin porque se requiere de una PCD

aplicable (Implementar Prxima Revisin) antes de poner el documento bajo
revisin.
Qu hago si las secciones de revisin y aprobacin del documento
desaparecieron?
Esto sucede porque la ltima seccin del documento perdi la referencia.
Si el documento va a sustituir a un documento publicado se debe crear un nuevo
documento de respaldo, copiar en ste el contenido del documento con errores,
borrar el documento errneo, volver a crear el documento bajo revisin y copiar
nuevamente el contenido del documento de respaldo.
Si el documento es nuevo debe crear un nuevo documento con una clave
diferente, copiar en ste el contenido del documento con errores, borrar el
documento errneo y cambiar la clave del nuevo documento con la clave del
documento errneo.

Gua de Usuario

Hoja 30 de 32

Anexo.
Control de Documentos

Anexo
Campos que se requieren al crear un documento:
Campo/Seccin
Tipo de Documento

Obligatorio

Estatus

Default

Este campo no es editable pero muestra el

estatus actual del documento los cuales
son: Borrador, Borrador, Actual, Bajo
Revisin, Archivado.

Accesible para

No

Este campo est ligado al Address Book y

puede usarse para restringir el acceso de
lectura al documento.

Colaboradores

No

Debe indicarse el nombre(s) de la persona

que pueden modificar el documento.

Nmero de Orden

No

Orden en el que se desea se encuentre el

documento, si no se coloca, lo ordenar de
acuerdo al Nmero del Documento
preestablecido.

Fecha Efectiva

No

Fecha en la que se desea que el

documento sea publicado.

Fecha de Revisin

No

Fecha programada para la revisin del

documento.

Documento No.

Este campo ya tendr un nmero default

pero puede cambiarse con un nmero de
su eleccin. Es preferible que cumpla con
reglas de numeracin determinadas por su
propia organizacin. No se le permitir
tener dos documentos con el mismo
nmero.

Versin No.

Comienza en 1, pero puede ser cambiado.

Se incrementara en 1 automticamente
con cada revisin de documento .

Autor

Por default coloca el nombre de la persona

que cre el documento, pero puede ser
cambiado.

Ttulo

Este campo
documento .

Gua de Usuario

Descripcin
El nombre de este campo es definido por la
organizacin durante la configuracin del
Software. Por ejemplo: Manual, Polticas,
Objetivos y metas, etc.

contiene

el

ttulo

del

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Anexo.
Control de Documentos

Documentos de Referencia No

Esta seccin proporciona la habilidad de

referenciar otros documentos de la base de
datos o en papel.

Referencias Cruzadas

No

En ella puede colocar las referencias a las

clusulas de las normas de calidad,
ambiental, etc.

del No

Lista de las personas a quienes se les

notificar va electrnica o distribuir en
papel el documento publicado.

No

Lista de las personas que revisarn el

contenido del documento.

Aprobacin del Documento No

Lista de las personas que aprobarn el

contenido del documento.

Modificaciones

Seccin en la que se despliega las ltimas

5 modificaciones del documento listando el
nombre de la persona, fecha y hora en la
que se realiz alguna modificacin al
documento.

Distribucin
Documento.
[Papel]
Revisin del Documento

No

Dependiendo del tipo de documento que desee crear, se le habilitar la plantilla

que tiene asociada. Por lo general, si su plantilla tiene habilitados los campos de
categora 1 y 2, los habilitar al elegir el tipo de documento.
Categora 1

El nombre de este campo es definido por la

organizacin durante la configuracin del
Software y se relaciona con el campo de
Tipo
de
Documento.
Proporciona
flexibilidad en cuanto a cmo se
categorizan los documentos en la vista.

No

El nombre de este campo es definido por la

organizacin durante la configuracin del
Software y se relaciona con el campo de
Tipo
de
Documento.
Proporciona
flexibilidad en cuanto a cmo se
categorizan los documentos en la vista.

(Nota: Este nombre puede ser

diferente para cada tipo de
documento y es definido antes
que el software sea utilizado.
Proporciona el primer nivel de
categorizacin en la vista.)

Categora 2
(Nota: Este nombre puede ser
diferente para cada tipo de
documento y es definido antes
que el software sea utilizado.
Proporciona el segundo nivel de
categorizacin en la vista.)

Gua de Usuario

Hoja 32 de 32