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2.2.4 Indexao
A indexao depende de um ndice preciso para que os
documentos possam ser localizados, selecionados e recuperados para
visualizao ou cpia. Este ndice pode ser por assunto, data, nmero
e nome.
2.2.5 Compactao da Imagem
A compactao reduz o tamanho da imagem digitalizada para
armazenamento e transmisso, e realizada controlando a resoluo
da imagem digitalizada.
2.2.6 Controle da Qualidade
Exame cuidadoso e sistemtico realizado em cada lote
convertido, verificando a qualidade das imagens e a indexao.
3 LEGISLAO
Aos arquivos pblicos e privados criada a Lei 8.159, de 08 de
janeiro de 1991, estabelecendo a poltica nacional a ser adotada, em
que a gesto documental e a proteo especial a documentos de
arquivo so dever do poder pblico. Fica estabelecida tambm a
criao do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
Em 2004, este rgo publicou a Resoluo n 20, que dispe
sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto
arquivstica de documentos, estabelecendo diretrizes e normas. Mais
um trabalho acurado desenvolvido pelo CONARQ, em 2006, por
intermdio de sua Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos, foi o
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto
Arquivstica de Documentos e-ARQ Brasil, visando atender ao
grande volume de documentos arquivsticos em formato digital.
A implantao do GED na UFSC est embasada na legislao e
recomendaes vigentes.
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4 METODOLOGIA
No que se refere metodologia, esta pesquisa de abordagem
qualitativa e carter descritivo. Desta forma, objetivando alcanar
seu propsito, algumas etapas foram definidas, visando relatar de
modo fiel e conciso a aplicao desta tecnologia na documentao
arquivstica da instituio.
A definio de GED, a pesquisa bibliogrfica da legislao
vigente, como tambm as tcnicas adotadas, consistem dos passos
para a realizao desta pesquisa.
A documentao gerada ao longo da implantao do sistema
serviu como subsdio para a elaborao deste relato, que estabeleceu
um novo conceito de gesto documental.
5 IMPLANTAO
A forma como a gesto documental vinha sendo conduzida na
instituio sempre foi uma preocupao constante da Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD) da UFSC. Para
que mudanas prementes ocorressem, foi priorizada ao em que
profissionais de diferentes reas so designados pela Portaria n
017/PROAF/2005, de 18 de maro de 2005, para comporem
Comisso multidisciplinar com a finalidade de avaliar a aquisio de
equipamentos e software, tendo em vista a necessidade de
implantao do sistema de GED na UFSC. Dois servidores
integrantes desta Comisso atuavam diretamente na rea da gesto
documental e eram membros da CPAD da UFSC: a responsvel pelo
Arquivo Central e a presidente da CPAD/UFSC.
Aes de avaliao foram desempenhadas pelos membros da
Comisso, visando elaborar o parecer final a ser apresentado:
- Aplicao de entrevistas e questionrios em diversos setores
administrativos e de ensino da UFSC, objetivando a coleta de dados
que serviram como suporte para a elaborao de um projeto, bem
como o diagnstico da situao dos arquivos.
- Avaliao de software de GED desenvolvido por algumas
empresas, como subsdio para definir o que mais se adequasse s
GORA, ISSN 0103-3557, Florianpolis, v. 22, n. 45, p. 15-30, 2012.
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