Repblica Bolivariana de Venezuela

Instituto Universitario de Tecnologa

Antonio Jos de Sucre
Sede: Caracas

Cobranza

Yusmara Torres
C.I 22.544.324
Administracin en Ciencias Comerciales

Caracas, Junio 2015

1

ndice
Introduccin...3
La Cobranza..4
Importancia4
Principios Generales de la Cobranza...4
Diferentes Formas de Cobranza....5
Cobranza Efectiva....6
Formas y Mecanismo de Pago...8
Negociacin en Proceso de Cobranza.........9
Los Diferentes Tipos de Deudores...10
El Ejecutivo de Cobranza...11
Funciones y responsabilidades12
Controles por Clientes13
Conclusin14
Bibliografa15

Introduccin

Hemos querido determinar a travs de esta investigacin las caractersticas,

funciones e importancia de la cobranza dentro de la empresa; ya que sin importar
si la empresa es pequea o grande la gestin realizada por el cobrador,
determinar la utilidad o prdida que generen las operaciones a crdito.
La gestin de un cobrador no se limita solo a cobrar, sino adems debe
controlar y hacer seguimiento adecuado del historial de cada cliente. Esto le
permitir hacer frente a cada problema que se pueda presentar dando las
soluciones adecuadas que a su vez alcancen el xito.
El siguiente trabajo

tiene como finalidad obtener conocimiento sobre la

cobranza, las diferentes formas de cobrar, los diferentes tipos de cobranzas.

Esperando complementar conocimientos bsicos.

La Cobranza

Es el proceso mediante el cual se hace efectivo la percepcin de un pago en

concepto de una compra, de la prestacin de un servicio, de la cancelacin de una
deuda, etc. Esta puede ser emprendida por la misma empresa que debe recibir el
pago, a partir de un rea dedicada especialmente a este menester, o puede
encomendarse a otra institucin. En el primer caso, luego de tener claros cuales
son los montos que deben percibirse, una persona denominada cobrador se hace
presente en los domicilios identificados para el abono del monto estipulado.
Importancia
Aqu se resalta la importancia del cobro porque las cuentas por cobrar son el
resultado de un incremento importante de colocacin de los productos en el
mercado, a travs de las ventas a crdito. Por lo tanto la disponibilidad de liquidez
para el capital de trabajo de la empresa depende de una gestin eficaz de la
cobranza

como

resultado

del

manejo

adecuado

de

nuestros

ingresos.

Para cumplir con el objetivo de Rentabilidad, desde el punto de vista

Financiero, debemos darle mayor Rotacin a nuestro Capital. Esta rotacin puede
verse afectada ante la dificultad que puedan presentar nuestros clientes para
atender adecuadamente el servicio de la deuda. El cobro efectivo debe ser de
prioridad en toda gestin empresarial. Por eso el anlisis y evaluacin de la
gestin de cobro en forma peridica es vital para la salud financiera de la
empresa.

Principios

Generales

de

la

Cobranza

La funcin principal de un buen proceso de cobranza consiste en cobrar dentro

de las condiciones sealadas por la empresa, conservando la buena voluntad del

deudor y adems de ayudar a incrementar las ventas. Esta doble funcin es

bsica para entender los principios de la cobranza.
El encargado de ejecutar la cobranza tiene que hacer todo lo posible, no solo
para obtener el cobro, sino para cobrarlos con rapidez por las razones siguientes:
a) Si la lentitud de la cobranza da como resultado la acumulacin de cuentas
vencidas, una proporcin ms o menos elevada del Activo Corriente de la empresa
estar congelada con el consiguiente deterioro de la liquidez.
b) Cuanto ms tiempo se deja a un deudor retrasarse en sus pagos tanto mayor
es la posibilidad de que el tiempo se convierta en un problema el cobro de la duda.
c) La lentitud en los cobros hace perder ventas, toda vez que un cliente honrado
que est retrasado en sus pagos sienta animadversin a continuar con su adeudo
con mayores pedidos y por otro lado, el encargado de crditos tiene a su vez a
restringir su lnea de crdito concedido a dicho cliente al confundir sus intenciones.
d) El no poder ejercer el cobro en forma eficaz, tiende a ayudar al comprador
imprudente sabiendo que la empresa vendedora le conceder mayores plazos
antes de emprender una accin legal drstica en su contra.
e) Una poltica de cobranza corts pero firme, contribuye a conservar el respeto de
los clientes, lo que puede reflejarse en sus reacciones a los esfuerzos de venta de
la empresa.
f) El prestigio de la empresa, por una poltica de cobro efectiva, constituye as
mismo un factor importante que consigue la puntualidad de los pagos en la casi
totalidad de los adeudos.
Diferentes Formas de Cobranza
La Cobranza puede asumir diversas formas en funcin del tipo de empresa que
se trate, de las caractersticas de los deudores, de la radicacin de los montos a
cobrar, del volumen de operaciones, etc. Es probable que en una empresa se
puedan aplicar ms de un tipo de
5

Cobranza para lograr la cancelacin de los crditos.

Cobranza por cobradores: en este caso, personal de la empresa sale a efectuar la
cobranza directamente en el domicilio del deudor. All se percibe el dinero, los
cheques o los pagars que firma el deudor. De este tipo de Cobranza se
desprenden otras variantes:
Cobranza por repartidores: en algunos casos, dada la caracterstica del producto
que se comercializa, la Cobranza es realizada por el mismo repartidor que efecta
la entrega de la mercadera vendida. Suele ser usada por empresas que se
dedican a la venta de productos alimenticios.
Cobranza por agencia: en este caso el deudor tambin es visitado en su
domicilio. La diferencia radica en que la Cobranza es realizada por alguna
empresa dedicada especialmente a prestar ese servicio y que fue contratada con
ese fin. En realidad no es una forma muy utilizada, reservndose su uso,
generalmente, para el caso de crditos de difcil realizacin.
Cobranza por correspondencia: el deudor enva por correspondencia el importe
de su obligacin.
.
Cobranza en Caja: en este caso es el cliente quien se traslada hasta la empresa
para realizar el pago de su deuda.
Cobranza por depsito bancario: en algunos casos, el deudor efecta su pago
depositando el importe adeudado en la cuenta corriente bancaria del acreedor.
Cobranza de documentos por medio de un banco: entre los servicios que ofrecen
los bancos se encuentra el de Cobranza de Documentos. En estos casos los
documentos a cobrar son entregados al banco. Este enva el aviso de vencimiento
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al deudor para que efecte el pago directamente en el banco. Cuando el deudor

paga, el banco acredita el importe recibido en la cuenta de su cliente y notifica a
ste del xito de la gestin de cobranza. Si el documento no fuera cancelado a su
vencimiento, el banco puede encargarse del protesto del mismo.
Cobranza de exportaciones: cuando el deudor reside en el exterior, la Cobranza
se realiza normalmente a travs de instituciones bancarias que posibilitan que se
concrete la operacin. El crdito se produce sobre la cuenta corriente del acreedor
y el banco le notifica la Cobranza efectuada.
Cobranza Efectiva
Una excelente gestin de cobranza se basa en aspecto como:

Actitud frente a la Gestin que realiza y la Empresa que representa.

Una actitud positiva no solo frente al trabajo sino tambin frente a la

organizacin y/o actividad que represente.

Organizacin Interna hacia el Trabajo

Es la importancia de prepararse para una gestin, como el conocimiento de su

empresa, de la industria en la que se desarrolla y su capacidad de trabajar
organizadamente potencializa la posibilidad de hacer efectiva una cuenta por
cobrar

Percepcin del Cliente

Este concepto influye en la morosidad de una cuenta y es una herramienta para

mejorar la gestin, en la medida que el cliente pueda percibir que la organizacin
monitorea las cuentas, y que existe una poltica de crdito definida y respetada por
sus trabajadores.

Comunicacin como herramienta de persuasin en tu gestin de cobros.

Una buena comunicacin y utilizar un canal apropiado de vnculo con el cliente.

Es ayudar al cliente a superar situaciones difciles. El gestor de cobros es el que
puede convertirse en un apoyo para el cliente con dos objetivos
El primero de ellos, salvar la relacin comercial sin caer en el detrimento de los
intereses de la empresa.
El segundo es recuperar la totalidad de los montos.

El seguimiento y evaluacin permanente de las acciones y reacciones

sobre las cuentas que gestiona.

Es hacer conciencia de la importancia de medir y evaluar sobre cada una de

las acciones reconociendo que la efectividad radica en el anlisis permanente de
las acciones Vs las reacciones que estas producen.
Formas y Mecanismo de Pago
Los medios de pago son la herramienta que las empresas adoptan para
transferir valor monetario producto de una transaccin comercial a fin de logra el
pago por algn bien, servicio .Las empresas comerciales deben ofrecer ms de un
sistema de pago con el fin de ampliar las posibilidades de recuperacin de cartera
Los medios de pago genricos pueden ser:
El Cheque
Un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para
extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una
autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual
se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta
bancaria
Transferencia Bancaria
Modo de mover dinero de una cuenta bancaria a otra. Es una manera de
traspasar fondos entre cuentas bancarias sin sacar fsicamente el dinero.
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Tarjeta de Crdito
Es emitida por un banco o entidad financiera que autoriza a la persona a cuyo
favor es emitida, utilizarla como medio de pago en los negocios adheridos al
sistema, mediante su firma y la exhibicin de la tarjeta. Es otra modalidad de
financiacin, por lo tanto, el usuario supone asumir la obligacin de devolver el
importe dispuesto y de pagar los intereses, comisiones bancarias y gastos
pactados
Pago de Facturas por Medios Electrnicos
Algunas ventajas del pago electrnico es reducir el riesgo y ofrecer mejores
servicios a sus clientes, incrementar la eficiencia operativa y reducir los costos de
transaccin. Los medios de pago electrnicos por su flexibilidad, confiabilidad y
conveniencia, le ha dado una nueva dimensin al uso de algunos medios de pago
tradicionales.
Negociacin en Proceso de Cobranza
El gestor o negociador de cobranzas debe personalizar cada gestin en funcin
a las caractersticas del deudor. Una primera diferenciacin viene dada por la
personera jurdica del deudor, puesto que no es lo mismo reclamar el pago a una
persona particular por deudas personales, que a una empresa que sea sociedad
comercial.
En cada caso el procedimiento ha de ser diferente, puesto que no es lo mismo
tratar directamente con el propio deudor cuando es una persona fsica y que
puede tomar por s mismo y sobre la marcha las decisiones que afectan el pago
de su deuda, que con el empleado de una sociedad que deber consultar con
varios niveles de responsabilidad antes de dar alguna respuesta.
Por lo tanto existen muchos factores relativos a las peculiaridades de cada
deudor que hay que tener en cuenta antes de iniciar el proceso de reclamacin.

Los Diferentes Tipos de Deudores

1) Los morosos intencionales; que pueden pagar pero no quieren Son los de mala
fe, ya que podran pagar puesto que tienen suficiente liquidez pero no quieren
hacerlo: son los caraduras que pretenden ganar dinero a costa del os
proveedores.
Se dividen en dos subtipos:

Los que acaban pagando la deuda (tarde pero al final pagan). A este grupo
pertenecen todos los morosos intencionales, que retienen el pago algunos

das para beneficiarse de una financiacin gratuita a costa del proveedor.

Los morosos profesionales que no pagan nunca ( a menos que se les
obligue ejerciendo una coercin suficiente)

2) Los deudores fortuitos, que quieren pagar pero no pueden En esta clase de
deudores estn incluidos todos los que son de buena fe pero no pueden saldar la
deuda ya que no tienen liquidez. Estos morosos pagaran si tuvieran medios para
hacerlo. Los deudores que estn en esta categora acaban pagando la deuda si se
les concede el tiempo suficiente y se les otorgan facilidades para reintegrar la
cantidad adeudada.
3) Los deudores incompetentes y/o desorganizados que pueden pagar pero no
saben lo que tienen que pagar Son los que pueden pagar y no tienen mala
voluntad, pero no saben lo que tienen que pagar ya que su administracin es un
desastre: son los desorganizados, los incompetentes y los despistados.

4) Los deudores negligentes: Son los que no quieren saber lo que deben, no se
preocupan por la buena gestin de su negocio aunque sean conscientes de ello.
5) Los deudores circunstanciales, que pueden pagar pero no lo hacen porque hay
un litigio Son los que han bloqueado el pago voluntariamente porque hay una

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incidencia en los productos o servicios suministrados, pero son de buena fe, y

pagarn la deuda si el proveedor les soluciona el litigio.

El Ejecutivo de Cobranza
El ejecutivo de cobranza debe tener en cuenta:
1) El xito de su departamento depende de que logre una cobranza puntual.
No debe permitir que se retrasen los clientes. Esta es la clave para que el
porcentaje de eficiencia de la cobranza sea alto. Cuanto ms tiempo pase en la
cobranza, mayor ser la probabilidad de que se vuelva incobrable.
2) Debe desarrollar habilidades especiales para cobrar las cuentas vencidas sin
perder al cliente.
3) No debe aplicar tratamientos generales. Cada cliente es un caso especial que
requiere estudios de la tcnica que debe aplicarse en el momento adecuado.
Sus cualidades deben ser similares al ejecutivo del crdito, porque lo ms
recomendado es que la misma persona quien se responsabilice de la cobranza,
debe tener conocimientos de los crditos otorgados por la empresa.
El cobrador debe tener un conocimiento completo de las tcnicas de cobranza
y saber cmo y cundo aplicarla.
El cobrador debe poseer las siguientes cualidades:
Honestidad
Responsabilidad
Integridad
Creatividad
Iniciativa
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 Paciencia entre otros.

La cobranza puntual es vital para el xito de cualquier negocio que vende a

crdito, es por ello la importancia de la persona que ejerce esa funcin. Depende
del cobrador que las utilidades de la empresa retornen al capital para que la
empresa obtenga sus ganancias.
El xito de la cobranza depende del cobrador al desarrollar sistemas para el
cobro de las mismas. Un sistema efectivo que incluya procedimientos de
seguimiento rutinario de la mayora de las cuentas en gestin.
Funciones y responsabilidades
a) Elaborar los programas mensuales de trabajo y vigilar que se cumpla las metas.
b) Elaborar el presupuesto mensual de cobranza, con base en el presupuesto de
ingresos y de acuerdo con las polticas de plazo de la empresa.
c) Cumplir con el objetivo departamental y de la empresa dentro de las polticas
sealadas por la direccin.
d) Establecer las polticas de cobranza, de acuerdo con la Gerencia General.
e) Llevar el control de sus actividades.
f) Disear formularios y reportes.
g) Supervisar los procedimientos de cobro.
h) Llevar el control del grupo de riesgo alto
i) Tomar decisiones para regularizar las cuentas que se retrasen o que
representen un riesgo mayor del normal o aceptado.
j) Informar a la Gerencia General en forma oportuna, de las actividades
relacionadas con la cobranza.

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Controles por Clientes

El cobrador con la finalidad de controlar y mantener al da la informacin
necesaria de un cliente debe disear e implementar una Tarjeta del Cliente donde
se deben registrar todos los movimientos y al final de cada mes se deben totalizar
los saldos.
Esta contiene los siguientes datos:
Nombre, domicilio, poblacin, estado, telfono del cliente.
Condiciones de venta
Fecha de la operacin

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Conclusin
La cobranza es el proceso que se establece para recuperar el capital que la
empresa ha invertido en los crditos otorgados. Para que una gestin de cobranza
sea exitosa debe contar con el esfuerzo abnegado de una personal calificado y
adiestrado para tal fin.
En las empresas pequeas el ejecutivo de cobranza puede ser propio dueo;
mientras que para las grandes organizaciones se debe emplear personal que no
necesariamente tenga la responsabilidad de aprobacin de los crditos pero s
debe estar empapado del historial de los clientes.
El personal de cobranza debe estar formado por los auxiliares de control y los
cobradores, en algunas ocasiones estas funciones son cubiertas por una misma
persona. El puesto de cobrador es sumamente delicado, es por ello que se
requiere que cumpla una serie de cualidades adems de realizar rotacin de este
personal peridicamente.
En la actualidad muchas empresas han optado porque sus vendedores
cumplan con la labor de la cobranza, lo que le permitir reducir sus costos y contar
con personal de confianza.
La funcin principal de un buen proceso de cobranza consiste en cobrar dentro
de las condiciones sealadas y la buena voluntad del deudor, con esto ayudar a
incrementar las ventas. Esta doble funcin es bsica para entender los principios
de la cobranza.

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Bibliografa
http://www.monografias.com/trabajos80/ejecutivo-cobranza/ejecutivocobranza.shtml
http://www.definicionabc.com/general/cobranza.php
http://www.gestiopolis.com/gestion-de-pagos-y-cobranzas/
http://www.unilibre.edu.co/CienciasEconomicas/Webcontaduria/estudie/Carte/Cart
eraCobra.htm
http://www.degerencia.com/articulo/clasificacion-modelos-o-tipos-de-cobranza
http://cumplo.cl/invertir/proceso-de-cobranza/

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