PROCEDIMIENTO ESPECIAL PARA ATENDER LOS ENTES REGULADORES

FISCALIZADORES Y OTRAS INSTITUCIONES.

I. Objetivo
Establecer un mecanismo apropiado y ordenado que debe observar el Banco para
atender los requerimientos de informacin de los entes reguladores externos,
definidos como la Comisin Nacional de Bancos y Seguros (CNBS), el Tribunal
Superior de Cuentas (TSC), la Firma de Auditoria Externa, La Direccin Ejecutiva de
Ingresos (DEI), El Ministerio Pblico, las Alcaldas Municipales,
la Bolsa
Centroamericana de Valores, S.A. (BCV), El Banco Hondureo de la Produccin y la
Vivienda ( BANHPROVI), el Rgimen de Aportaciones Privadas (RAP), el Banco
Central de Honduras (BCH), las Marcas Visa y MasterCard, las Empresas
Remesadoras de Divisas, los Bancos Corresponsales y los rganos Judiciales.
El presente procedimiento tambin describe los lineamientos que debern observar
los entes reguladores para acreditarse en el Banco, as como la forma en que debern
presentar los requerimientos de informacin para cumplir con sus objetivos de
trabajo.
Es preciso aclarar que este procedimiento pretende atender oportunamente los
requerimientos de informacin de parte de los Entes Reguladores, verificando que se
cumple la Ley desde luego sin violar el secreto bancario.
II. Lineamientos generales para la acreditacin de Auditores
1. En el caso de la Comisin Nacional de Bancos y Seguros, para que un examinador
o grupo de examinadores puedan iniciar sus labores de auditora, ya sean
especiales o generales, debern acreditarse presentando una carta suscrita por
el Presidente de la Comisin Nacional de Bancos y Seguros o por el
Superintendente de Bancos, dirigida al Presidente Ejecutivo del Banco, en la cual
se consigne el o los nombres de los auditores que participaran en las distintas
evaluaciones al Banco.
Al inicio y al final de una auditora general, los examinadores de la Comisin
Nacional de Bancos y Seguros, acompaados del Superintendente de Bancos
podrn ser recibidos por el Presidente Ejecutivo del Banco o por el
Vicepresidente Ejecutivo, coordinador de las Vicepresidencias Gestin Integral de
Riesgos, el rea Financiera y la de Informtica, que ya ha sido designado para
tal efecto, quien ser el responsable de explicarle a los examinadores los pasos a
seguir durante todo el proceso de las auditorias.
2. En lo relativo al Tribunal Superior de Cuentas, las cartas debern ser suscritas
por el Presidente, por cualquiera de los dos miembros o por la Secretaria del
Tribunal Superior de Cuentas, dirigidas al Presidente Ejecutivo del Banco y
debern consignar el nombre del funcionario designado para poder recibir
informacin proporcionada por el Banco.

3. En el caso de la Firma de Auditora Externa, el Gerente de la misma, deber

presentar una nota dirigida al Presidente Ejecutivo del Banco, designando el
nombre de los auditores que participaran en todo el proceso de la opinin de los
Estados Financieros del Banco, quienes sern recibidos por la Vicepresidencia de
Finanzas.
4. Para recibir las solicitudes de la Direccin Ejecutiva de Ingresos (DEI), por
informacin relacionada con los Servicios de Recaudacin que atiende el Banco
al Estado, as como la informacin del Banco en su Calidad de Agente Retenedor
o Contribuyente, las notas debern consignar el nombre del funcionario
designado para recibir la informacin que requiere, as como el detalle de lo
solicitado. Los oficios debern ser suscritos por el Director Ejecutivo de Ingresos
y dirigidos al Presidente Ejecutivo del Banco.
En los casos donde la informacin que se requiera al Banco en su calidad de
contribuyente, el o los funcionarios designados por la DEI debern ser recibidos
por el Vicepresidente de Finanzas, quien ser el responsable de explicarle a
dichos funcionarios los pasos a seguir para atender la informacin que
requieran, as como las explicaciones verbales o escritas pertinentes.
Cuando la informacin que requiere la DEI corresponda a los servicios de
recaudacin brindados por el Banco, esta ser atendida por el Vicepresidente de
Operaciones, quien ser el responsable de recibir los funcionarios designados, as
como de la entrega de la informacin.
5. En lo referente a los requerimientos de informacin por parte de los rganos
Judiciales, incluyendo al Ministerio Pblico, la solicitud ser suscrita por los
jueces o secretarios de los juzgados correspondientes; sin embargo, previo a su
atencin, las notas de designacin de las personas, as como las de
requerimientos de informacin, debern ser autorizadas por la Vicepresidencia
Jurdica del Banco.
Los requerimientos de informacin sern atendidos por las reas del Banco a que
corresponda la informacin solicitada y de acuerdo a los procedimientos
establecidos en este documento.
6.

Las solicitudes de informacin presentadas por las Alcaldas Municipales y por el

Banco Hondureo de la Produccin y la Vivienda, el RAP y el BCH, sern
recibidos por el Vicepresidente de Operaciones, quien ser el responsable de
recibir y explicar a los funcionarios designados por dicha institucin, los pasos a
seguir para atenderles sus requerimientos de informacin.
Las notas en las que las alcaldas designan los funcionarios para recibir
informacin, as como el detalle de la informacin que requieren, deber ser
suscritas por los alcaldes.
En el caso de BANHPROVI, El RAP y El BCH, las notas donde designan los
funcionarios para llevar a cabo revisiones, as como las notas en las que
requirieren informacin del Banco en materia de redescuentos, debern ser

suscritas por el Presidente Ejecutivo o Representante Legal de dichas

instituciones.
7.

Las notas que presente la BCV, designando funcionarios para realizar revisiones
en el Banco, as como los requerimientos de informacin, debern ser suscritas
por el Gerente General de dicha institucin, y sern recibidos por el
Vicepresidente de Finanzas.

8. Los funcionarios extranjeros designados por las empresas remesadoras y de

nuestros Bancos Corresponsales, sern recibidos por la Vicepresidencia de
Negocios Internacionales, quien ser la responsable de entregar los
requerimientos de informacin de conformidad a los contratos suscritos y los
lineamientos expuestos en este documento.
9. Los funcionarios designados por las Marcas Visa y MasterCard, sern recibidos
por el Vicepresidente de Medios de Pago y el Vicepresidente de Informtica, por
lo que, las notas de requerimientos de informacin y designacin de funcionarios,
debern ser suscritas por los representantes legales de dichas marcas.
III. Lineamientos para recibir los examinadores al inicio de una Auditora General.
Los examinadores designados por la Comisin Nacional de Bancos y Seguros para
desarrollar una Auditoria General, al inicio de la misma, sern recibidos por el
Presidente Ejecutivo del Banco, en caso de ausencia de este, la delegacin ser
atendida por cualquiera de los Vicepresidentes Ejecutivos o por los ejecutivos que
estos designen.
Los auditores designados por el Tribunal Superior de Cuentas, sern recibidos por los
Vicepresidentes Ejecutivos del Banco o por los Ejecutivos designados al efecto por el
Presidente Ejecutivo del Banco, las notas debern ser suscritas por el presidente
Ejecutivo o por cualesquiera de los dos miembros del TSC..
Las misiones de auditores designados por la Firma de Auditores Externos, sern
recibidos por el Presidente Ejecutivo del Banco; en ausencia de este, la delegacin
ser recibida por el Vicepresidente de Finanzas.
IV. Requerimientos de informacin por parte de los Entes Reguladores
1. Solicitudes de informacin de la CNBS al inicio de las Inspecciones
Cuando se trata de una Auditoria General, al inicio de la misma, todo
requerimiento de informacin, deber ser presentado por escrito, mediante nota
dirigida al Vicepresidente Ejecutivo que ha sido designado o a los ejecutivos que
este ltimo designe. La nota deber detallar la informacin que requieren ya sea
impresa o electrnica.

2. Solicitudes de Informacin durante el periodo de Inspeccin

Durante el transcurso de las auditorias generales realizadas por la CNBS, los
requerimientos de informacin sern presentados a los funcionarios que designe
la Vicepresidencia Ejecutiva, responsable de recibir los examinadores.
En el caso de informacin fsica, las fotocopias sern entregadas con una nota
suscrita por el responsable del rea que administra la informacin a entregar.
Adicionalmente, toda la informacin fsica llevara un sello que tendr la leyenda
siguiente Informacin Entregada a la CNBS, TSC, KPMG y la fecha de entrega.
En el caso de la informacin que peridicamente solicita la Unidad de
Informacin Financiera, Unidad dependiente de la Comisin Nacional de Bancos y
Seguros, esta deber ser solicitada mediante oficio dirigido al Gerente de
Cumplimiento y deber estar suscrito nicamente por el Director de dicha Unidad,
previamente el Gerente de Cumplimiento debe informar al Vicepresidente
Ejecutivo designado para atender la CNBS.
Por su parte, la informacin que entrega el Banco a travs de la Gerencia de
Cumplimiento, deber ser proporcionada mediante correo electrnico, siempre
que haya sido solicitada por esa misma va; de lo contrario se entregara en fsico
estampando el sello correspondiente.
3. Solicitudes de Informacin de la CNBS en Inspecciones Especiales
Cuando se trata de revisiones especiales u otras de cualquier tipo realizadas por la
CNBS, siempre requerirn de una nota suscrita por la Presidencia del Ente
Supervisor o por el Superintendente de Bancos, dirigida a la Presidencia Ejecutiva
del Banco, en la cual se detalle el nombre de los funcionarios designados para
realizar la revisin.
Las fotocopias de informacin que requiera la CNBS durante este tipo de
revisiones, sern solicitadas por escrito a la Vicepresidencia responsable de recibir
los examinadores, las cuales sern entregadas y selladas, tal como se describe en
el apartado anterior de este documento.
4. Prohibiciones
Ningn empleado o funcionario podr entregar informacin a los entes
reguladores externos, sin la debida autorizacin expresa de la instancia
correspondiente, es decir, la Presidencia Ejecutiva, Vicepresidencias Ejecutivas, la
Vicepresidencia Legal para verificar que estn dentro los preceptos legales, as
como aquellas Vicepresidencias designadas para entregar informacin requerida
por dichos entes.

Adicionalmente, ningn empleado o funcionario del Banco podr entregar

informacin a los entes reguladores mediante correo electrnico, excepto la
Gerencia de Cumplimiento, el Oficial de Atencin al Usuario Financiero y la
Vicepresidencia de Gestin Integral de Riesgos quienes por disposicin de la
Comisin Nacional de Bancos y Seguros, lo hacen de esta manera.
Queda terminantemente prohibido que el personal del ente regulador o de la
auditoria externa extraigan documentos fsicos del permetro del Banco, en todo
caso todo requerimiento de informacin debe ser solicitada por escrito a la
Vicepresidencia Ejecutiva designada al efecto.
La informacin a entregar a los entes reguladores,supervisores y otras
instituciones, previamente deber ser revisada por la Auditoria Interna, excepto
aquella informacin proporcionada por la Gerencia de Cumplimiento, la cual en
vista de los plazos legales que se disponen, ser revisada posteriormente a su
entrega.
Toda la informacin impresa ser entregada a los auditores con una nota, la cual
ser firmada y sellada por el representante del ente regulador como acuse de
recibo.
5. Observacin Especial
a) Es oportuno manifestar que cada solicitud de informacin, deber ser
analizada al tenor de los artculos 321 y 323 de la Constitucin de la Republica,
que expresan que los funcionarios del Estado no tienen ms atribuciones que las
que la ley les otorga, que son sujetos a la Ley y jams superior a ella.
b) Las Vicepresidencias Ejecutivas tendrn la obligacin de informar
oportunamente al Presidente Ejecutivo, de las revisiones e informacin entregada
a los Entes Reguladores
Este documento es de uso interno del Banco Atlntida, S.A. y no podr ser
divulgado ni utilizado por personas ajenas a esta institucin.