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NORMAS PARA LA REDACCIN DE INFORMES

Los informes son un instrumento muy importante para comunicar informacin


de manera escrita en el mundo laboral. Garantizar que los informes respondan
a las necesidades de la organizacin, que contengan la informacin deseada y
que sta sea entendida de la misma manera para todo el mundo, es un aspecto
que pocas veces se tiene suficientemente en cuenta.
A continuacin se desarrollan los principales aspectos a tener en cuenta en la
elaboracin de un documento, desde su planteamiento inicial hasta su entrega.
Planteamiento del documento
Lo primero que hay que hacer antes de empezar cualquier documento, es
preguntarse cul es el objetivo y la finalidad de ste. Igual de importante es
saber a quin va dirigido as como si habr interlocutores intermedios para
adaptar los contenidos y el tipo de lenguaje a stos.
As pues, la clave a formular ser: qu se espera del documento?
I.

Preguntas para el planteamiento del documento


Cul es el objetivo del documento?
Quin son los lectores finales del informe?
Qu esperamos del informe?
Quin ms leer este documento? Realizar alguna
aportacin?
Qu es estrictamente necesario que aparezca en el
documento?

La bsqueda de informacin
Antes de comenzar a redactar un documento, tenemos que conocer la temtica
a tratar y tambin de qu fuentes de documentacin se disponen. Cuando se
consulta el material disponible, se tiene que seleccionar la informacin ms
relevante teniendo en cuenta que las fuentes de informacin sean fiables. Se
aconseja ir tomando notas de aquellos aspectos que se consideran ms
relevantes para nuestro informe. Tomar notas no siempre puede ser tan fcil
como parece a primera instancia. A continuacin se lista un seguido de
aspectos a tener en cuenta en esta tarea:
II.

Cmo tomar notas?


Ser selectivo y crtico en el anlisis del material
Identificar los objetivos y la funcin que tiene tomar notas
Identificar la informacin general
Utilizar smbolos y abreviacin
Hacer un esquema bsico de contenido
Aadir informacin al esquema
Utilizacin de mapas mentales
Realizar tarjetas de notas
Dividir textos en posibles apartados

Esta tarea se tiene que ir realizando de manera simultnea a la estructuracin


del documento. De esta manera, las dos tareas se complementan mutuamente,
identificando de entrada los contenidos principales a tratar, as como
detectando posibles carencias de informacin relevante para el documento que
es necesaria incluir.
Estructuracin del documento
Antes de redactar, se tiene que hacer un planteamiento del documento.
Realizar un guin de los diferentes apartados que tendr ste, ayudar
posteriormente a ordenar la informacin. Seguidamente, se anotar en cada
uno de los apartados los contenidos base que tendr y las palabras clave que
tienen que aparecer, as como tener presente si hay alguna informacin que no
es necesaria que aparezca. En este punto, tambin es necesario plantearse las
palabras ms adecuadas para definir los conceptos que se querrn desarrollar
y asegurarse de que las personas destinatarias compartan el mismo significado
de las palabras clave.
Redaccin del documento
Cuando ya se conoce el contenido que tendr cada uno de los apartados, se
procede a la redaccin de stos. Se puede empezar haciendo la introduccin
del documento, la cual ser un borrador que se tendr que revisar una vez
finalizado ste. La introduccin se puede dividir en tres puntos: los
antecedentes, el objetivo del informe y la estructura de trabajo. Los
antecedentes servirn para poner en contexto la temtica y el motivo del
documento. El objetivo aportar el valor que tiene aquel documento para el
lector final y la estructura del trabajo dar a conocer las diferentes partes y los
principales contenidos de ste.
Es importante que a lo largo del documento se vayan resaltando las principales
ideas de cada uno de los puntos. stas facilitarn la realizacin y comprensin
de las conclusiones que se deriven. Es interesante incluso, avanzar algunas
conclusiones que justificaran las propuestas posteriores.
Escribir el documento en formato final es importante para minimizar lo mximo
posible los errores y facilitar la fase de revisin. As pues, se aconseja realizar
las correcciones en el instante e ir releyendo los apartados a medida que se
van redactando.
El siguiente cuadro es un listado de diferentes recomendaciones a tener en
cuenta en la redaccin de un informe.
III.

Consejos para la redaccin de informes


Escribir con propiedad y coherencia.
Evitar la repeticin de palabras en un mismo pargrafo. Buscar
sinnimos adecuados al contexto.
Evitar el uso de palabras ambiguas o que den motivo de confusin.
Facilitar la definicin de los conceptos clave a medida que van
saliendo.
Intentar ser claro, corto y sencillo utilizando un lenguaje formal.
Evitar el uso de frases largas y complicadas.

Uso de los conectores precisos evitando un exceso de uso de


stos.
Evitar poner informacin innecesaria o frases que son
excesivamente obvias.
Vigilar con palabras que puedan comprometer a una persona o
organizacin, especialmente si se habla de temas vinculantes.
Uniformidad con los criterios de escritura y referencias.
Evitar palabras subjetivas o intensificativas (mucho, nada,
bastante).
Tener en cuenta el tratamiento de gnero.
Evitar una puntuacin excesiva o contrariamente frases extensas.
Vigilar la ortografa y la gramtica, as como el formato del texto.
Segn el contenido del informe, valorar la idoneidad de incluir
opiniones subjetivas.
Finalmente, se tienen que redactar las conclusiones del informe. En stas
tienen que estar incluidas las principales ideas destacadas del texto as como
las propuestas que se hayan realizado en ste.
Revisin del documento
Una vez finalizado el documento, se tiene que revisar ste en su totalidad y
desde tres puntos de vista diferentes:
1. Revisin del contenido.
2. Revisin de la ortografa, gramtica, uso del lenguaje y
vocabulario.
3. Revisin del formato del documento.
No hay que olvidarse de pasar el corrector del procesador de textos en la
bsqueda de posibles errores ortogrficos, teniendo en cuenta que ste no
detecta otros errores de tipo semntico o de significado.
Se aconseja revisar el documento unas horas despus de su redaccin para
poder disponer de un punto de vista ms general. Es imprescindible poner la
mxima atencin para evitar que se pase por alto cualquier error.
Tambin es aconsejable que una tercera persona haga una lectura del
documento de manera que nos pueda dar un feedback segn el planteamiento
inicial del documento.
Finalmente, una vez impreso el documento, se tiene que revisar de nuevo para
garantizar una correcta impresin, paginacin y formato.

IV.

PASOS A SEGUIR PARA LA REDACCIN DE INFORMES:

En este artculo hemos presentado una serie de normas bsicas que servirn
de guin y ayuda a la hora de redactar informes. Con estos consejos, podemos
romper con el miedo a la pgina en blanco que muchas veces nos bloquea y
nos impide avanzar con nuestra redaccin.