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Alejandra Paz
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Manual Organizacional
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INTRODUCCIN AL MANUAL
El siguiente manual de normas y procedimientos tiene como objetivo contar con una
gua clara y especifica que garantice la ptima operacin que desarrolle las diferentes
actividades a ser desempeadas por el personal que labora en la gerencia
administrativa y financiera, igualmente sirve como instrumento de apoyo y mejora
continua de la organizacin.
Un manual permite instalar un sistema de control interno, el cual puede detectar con
mayor facilidad los posibles errores. Se puede medir la eficiencia y eficacia garantizando
un control administrativo proporcionando una mejor induccin a los empleados y al nuevo
talento humano
Es importante destacar que los manuales de normas y procedimientos deben estar
vigentes con las normativas establecidas por el ejecutivo y los entes reguladores
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MISIN
Somos un concesionario exclusivo de Chevrolet bajo las normas de la misma
orientados a la venta de vehculos y repuestos con un servicio especializado y garantizado,
en aras de la mejora de nuestros productos para la atencin de nuestros clientes, a travs
de un personal altamente calificado con sentido de pertenencia basados en la integridad,
trabajo en equipo y la creatividad.
VISIN
Consolidarnos como una empresa lder, rentable y reconocida en la regin enfocada al
cliente para la comercializacin de nuestros productos y la prestacin de servicios con
permanencia en el mercado. Brindando el mejor asesoramiento tcnico al personal, para
lograr un excelente desempeo de sus actividades en la atencin al cliente, garantizando
as la calidad de nuestros servicios y mejorando continuamente.
RESEA HISTORICA
Auto Agro de Maracaibo, nace en el ao 1946, en la ciudad de Maracaibo Edo. Zulia,
siendo sus fundadores Auto Agro C. A. domiciliado en caracas, Alfredo Garca Carias,
Eduardo Garca Carias, Mario Belloso y Alfredo Belloso con un capital social de
doscientos mil bolvares (Bs200.000,00) constituyndose como objeto de la compaa la
representacin de firmas o sociedades nacionales o extranjeras, la importacin, compra y
venta de automviles, camiones, maquinarias, equipos, tractores, neveras, radios,
artefactos agrcolas, accesorios y repuestos de tales objetos, podr tambin dedicarse a
cualquiera otra industria o comercio lcitos, a juicio de la Junta Directiva. Su primer
Presidente fue el Sr. Alfredo Garca Carias
Sus fundadores quisieron poner en prctica la venta de autos debido a que en esa
poca la circulacin de vehculos en el Distrito Maracaibo y en todo el Estado Zulia era
muy deficiente, es por ello que coincidieron en buscar frmulas para la creacin de una
firma automotriz
Su primer domicilio estaba ubicado en un local de la calle Bolvar a poca distancia de la
Plaza Baralt., al empezar sus actividades trae los primeros
Tractores Allis Chalmers, tambin los motores Diesel General Motors, los camiones Mack y
la lnea de Automviles Cadillac y Pontiac
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4. Objetivos
4.1. Objetivos Generales
Para llegar a ser una empresa reconocida y convertirse en la primera opcin de los
consumidores, se llevaran a cabo campaas publicitarias, a travs de prensa escrita como
lo es el Diario Panorama, Radial para promocionar nuestros productos.
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5. Polticas de la Empresa
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Presidente
GERENTE
GENERAL
Gerente de
administracin y
finanzas
Gerente de Ventas
Secretaria de gerencia
Gerente de informtica
Vendedores
Asistente
Administrativo
Secretaria de
Administracin
Recepcin
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Manual de
Polticas Contables
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ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
Caja y Banco
Para realizar cualquier pago de inmediato, o activos financieros destinados para la
venta en un lapso de tres meses.
La cuenta de caja chica solo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el
fondo o para su eliminacin.
Hacer la creacin del saldo inicial asignado para ser manejado por caja mediante un
cheque con las dos firmas de las personas autorizadas.
Cuentas por cobrar
Representan acreencias por cobrar generadas por las operaciones ordinarias de
ventas, deducidas la provisin para cuentas de cobro dudoso, que se convertirn en
dinero disponible en un lapso no mayor de doce meses, o en el ciclo normal de
operacin.
Inventarios
Son conjunto de bienes, propiedad de una empresa, que han sido adquirido con el
animo de volverlos a vender en el mismo estados con fueron adquiridos, o para ser
transformados en otros tipos de bienes y vendidos como tales, en el ciclo normal de
operacin.
Los inventarios deben ser contabilizados por su costo histrico este corresponde al
precio de factura menos cualquier descuento de compras, ms impuestos.
Los inventarios deben estar ajustados por inflacin de acuerdo con la DPC-10 a
travs del mtodo mixto, el cual es el permitido en Venezuela.
Se debe conciliar los saldos en libros con los respectivos inventario fsicos, al menos
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ACTIVO NO CORRIENTE
Activos Depreciables
Posee una entidad para su uso en la produccin o suministro de bienes y servicios,
para arrendarlos a terceros o para propsitos administrativos, se esperan usar
durante ms de un periodo.
Tienen carcter permanente permite que sean utilizados por lapsos mayores a doce
meses. Se trata de bienes de uso durable
No son destinados para la venta cuando se adquieren, no se hace con el objetivo
primario de comercializar con ellos.
Son utilizados en la actividades normales de la empresa ocurre para que estos
activos sean considerados como un elemento de propiedad planta y equipo
Depreciaciones Acumuladas
Son inmuebles que van perdiendo su valor en el tiempo , esa prdida de valor es un
estimado que cada ano se va calculando y registrando en las correspondientes
cuentas de valuacin denominadas depreciacin acumulada.
La depreciacin de cada perodo se registrar contra el resultado del perodo y ser
calculada en funcin de los aos de la vida til estimada de los diferentes bienes.
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Pasivo Corriente
Prstamos Bancarios.
La porcin de los pasivos no corrientes o a largo plazo que deban ser cancelados en el
transcurrir de las doce meses siguientes a la fecha del balance.
Cuentas por Pagar
Conforman este grupo las cuentas que representan deudas que la empresa tenga
por pagar, ocasionadas por operaciones ordinarias, que venzan en el transcurrir de
los prximos doce meses a partir de la fecha de cierre de operaciones.
La poltica del nivel de endeudamiento de la empresa est relacionada con los
lmites de solvencia que la empresa pueda tener
Vigilar la exposicin de las cuentas por pagar ante la inflacin y devaluacin de la
moneda.
Toda Cuenta por Pagar debe estar debidamente respaldada con documentos
probatorios.
La forme de pago es a travs de transferencia o cheque , para lo cual los
proveedores deben autorizar un nmero de cuenta. No se realiza pago a
proveedores en efectivo.
Se crearan cuentas auxiliares por cada cuenta por pagar generada, bien sea a
proveedor, socio o empleado.
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Capital
Capital social
Controla al aporte inicial de los dueos de la empresa, asi como los incrementos y
disminuciones que se vayan produciendo en el transcurrir del tiempo.
Las acciones debern emitirse de conformidad con las disposiciones del cdigo de
comercio.
La asamblea general autorizar la reduccin o aumento de capital en junta general
extraordinaria.
Reserva Legal
Son aporte de las utilidades que no se distribuyen entre los socios por alguna razn.
Cuando lo establecen los estatutos de constitucin o decisiones posteriores de los
socios de la empresa.
Cuando se crean para cubrir cualquier tipo de imprevistos.
INGRESOS
Ventas Sector Privado
Todas aquellas cuentas que tienen alguna relacin directa o indirecta con el control de los
ingresos ordinarios que la empresa haya obtenido.
EGRESOS
Costo de Ventas
Las compras deben ser autorizadas por la Gerencia.
Las funciones de compra deben estar separadas de la de registro y recepcin de la misma.
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Al momento de llegar la mercanca se debe realizar una inspeccin del estado fsico de la
misma.
Determinar una poltica adecuada de adquisiciones de mercanca.
Prevenir fraudes en compras por trabajadores de la empresa que prefieran un
proveedor por conocerlo que por mejor presupuesto.
Registrar adecuada y oportunamente las compras de mercanca.
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Manual de
Normas y Procedimientos Contables
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INTRODUCCION
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ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE.
CAJA Y BANCO
POLITICAS
Para realizar el registro de los cheques pagados o transferencias electrnicas
generadas deber estar acompaado de las facturas correspondientes, la cual
debern cumplir con los requisitos fiscales, que sirva de soporte para respaldar la
transaccin.
La cuenta de caja chica solo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el
fondo o para su eliminacin.
El fondo se cargara a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se
especifique en los comprobantes pagados por caja chica.
Los saldos y estados de cuentas bancarios debern conciliarse mensualmente, y
las diferencias y partidas de conciliacin se investigan, comprueban.
Hacer la creacin del saldo inicial asignado para ser manejado por caja mediante
un cheque con las dos firmas de las personas autorizadas.
Se debe realizar un debito en el libro mayor cuando se presenten sobrantes en
caja al realizar arqueos.
Se debe realizar un debito en el libro de bancos cuando se realicen depsitos
bancarios, notas de crdito y transferencias.
BANCO.
Control interno banco:
Conciliaciones bancarias.
Seal de revisin de conciliaciones.
Asientos de ajustes.
Mutilar y archivar cheques mutilados.
Documentacin de respaldo original y completa.
Debe existir una persona autorizada para la firma de los cheques que no tenga
acceso a los registros Contables de la empresa.
Si el cheque supera el lmite mximo establecido debe tener la firma de dos
personas autorizadas.
Corroborar la disponibilidad de efectivo en la cuenta bancaria previniendo de esta
manera devoluciones y fraudes.
Efectuar la conciliacin bancaria mensualmente para llevar el control y el registro
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Normas:
Toda Solicitud de Orden de Pago al momento de su cancelacin, as como a los
documentos que lo soporten se le debe colocar un Sello Fechador que indique la
palabra Pagado.
El encargado de los depsitos de los depsitos Bancarios ser el administrador ya
que debe ser una persona distinta a al Cajero y no tendrn acceso a los registros
de Caja y Bancos.
El manejo de las Cuentas Corrientes debe reunir el requisito de que los Cheques
emitidos tengan dos firmas conjuntas de personas de la gerencia autorizadas.
No deben firmarse Cheques en blanco ni emitirse al portador; en caso de un error
de trascripcin en la elaboracin de los mismos, debe imprimirse y anularse
Todo Cheque emitido por la empresa debe llevar impreso la leyenda No
Endosable.
Antes de emitir el Cheque, el administrador debe verificar que la Solicitud de
Orden de Pago cumpla con los requisitos establecidos en el numeral anterior y
que est legalmente soportada, como parte del control interno del mismo.
Procedimientos:
Revisar todos los documentos fuentes que valorice los ingresos y egresos para los
asientos contables
Efectuar la conciliacin bancaria.
Archivar original y copias con su respectivo respaldo.
Efectuar cortes para verificacin de los movimientos bancarios.
Realizar los estados financieros en forma mensual.
Emitir informe sobre la situacin y realidad del estado de la cuenta.
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Fin
si
no
Auxiliar
Inicio
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llevarla a cabo una persona independiente de la que maneja las cuentas por
cobrar.
Normas:
Es responsabilidad del administrador realizar el cronograma de cobros, de
acuerdo con las fechas establecidas en cada uno de los documentos que generan
la misma.
El administrador mantendr actualizado el libro auxiliar de cuentas por cobrar.
Todo pago a travs de depsito bancario deber ser cancelado en efectivo.
Las cuentas por cobrar vencidas se mantendrn en la seccin de cuentas por
cobrar por noventa (90) das, despus de este lapso y previa verificacin de su
imposibilidad de cobro por parte de la seccin, ser enviada a Asesora Jurdica,
quien proceder de acuerdo al caso.
El administrador de cuenta por cobrar deber El administrador de cuenta por
cobrar se encargar del control de los cheques devueltos y los enviar al contador
para que los registre como una cuenta por cobrar.
suministrarle mensualmente al contador la situacin de los deudores
Procedimientos:
Recibe copia del documento y registra la cuenta en el libro auxiliar de cuentas por
cobrar.
Determina la fecha o fechas en que se debe realizar el cobro y lo registra en el
cronograma de cobros.
Archiva contrato o documento en la carpeta correspondiente, por tipo de cuenta
hasta gestionar su cobro.
Elabora relacin de cobros a realizar en el mes para luego ser ingresado en el
sistema financiero.
Elabora las facturas en original y dos copias de acuerdo al cronograma de cobros del
mes correspondiente.
Cuando es recibido el pago, se realiza la actualizacin en el libro auxiliar y se
cancela la cuenta por cobrar.
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Fin
Si
Elaborar conciliacin bancaria
Elaborar carta luego de vencimiento plazo de pago
Respuesta
Cliente?
No
Conciliacin Bancaria
Fin
Respuesta Cliente?
Si
Si
Respuesta Cliente?
No
Fin
No
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INVENTARIOS.
POLITICAS
Los inventarios deben ser contabilizados por su costo histrico este corresponde
al precio de factura menos cualquier descuento de compras, ms el impuesto de
importacin, los aranceles, los fletes y el seguro y todos aquellos costos que se
generen mientras la mercanca este en trnsito y se encuentres disponibles para
la venta.
Los inventarios deben estar ajustados por inflacin de acuerdo con la DPC-10 a
travs del mtodo mixto, el cual es el permitido en Venezuela.
Se debe conciliar los saldos en libros con los respectivos inventario fsicos, al
menos una vez al ao de manera obligatoria
El inventario tiene una rotacin de 12 veces al ao, es decir, cada 30 das.
Se usara el sistema permanente para la realizacin de los registros contables del
inventario.
Se usara el mtodo PEPS para la valuacin del inventario.
Control interno inventario:
Conciliacin del inventario terico vs. el fsico
Conciliacin del inventario terico vs. el contable.
Registro de la Recepcin. Adquisicin de bienes, Transferencia de otros
almacenes. rdenes de compra.
Debe iniciarse estableciendo un departamento de compras, que deber gestionar
las compras de los inventarios con el seguimiento del proceso de compras.
Realizar conteos fsicos peridicamente y comparar resultados con los registros
contables. Deben tener concordancia.
Recibir la mercanca nicamente con requisiciones autorizadas.
Proteger el inventario con una pliza de seguros.
Al recibir la mercanca debe hacerse un conteo fsico antes de ingresarla al
almacn.
Debe haber una persona recibiendo la mercanca y un testigo para certificar que
las cantidades son correctas o que el conteo se haya hecho correctamente.
El testigo de la mercanca debe entregar un informe firmado al gerente una vez
recibida la mercanca.
Registro de la salida. Notas de consumos, material daado, vencido u obsoleto.
Transferencias a otros almacenes.
Manejo de la provisin para productos daados, vencidos y obsoletos.
Tratamiento y anlisis de los ajustes de inventario.
necesidades
probables
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los
Normas
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FLUJOGRAMA INVENTARIO
Fin
Si
Fin
No
Realizar Inicio
visita presencial establecimiento cliente, realizar acuerdo de
Fin
Existe Diferencia?
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ACTIVOS DEPRECIABLES
POLITICAS
Una partida de propiedad, planta y Equipo debe calificar para su reconocimiento
como un activo, y esta debe ser cuantificada inicialmente a su costo.
Control interno Activos Depreciables:
Se ordena la compra y mantenimiento de edificio o local, este por el administrador
general.
Se determina el costo de compra y mantenimiento/reparacin del inmueble.
Se procede a la compra y contratacin de las obras segn la necesidad y obtencin
de garantas.
Se ordena el pago de anticipo segn el contrato.
Se efecta el control por accin de un fiscalizador interno.
Se recepta la obra.
Se ordena el pago.
Se devuelve garantas.
Se archivan documentos.
Se elabora acta de recepcin de obras.
Se registran los edificios o locales adquiridos.
DEPRECIACION
La cantidad depreciable debe ser asignada sobre una base sistemtica durante su
vida til. El mtodo de depreciacin usado debe reflejar el patrn con que los
beneficios econmicos del activo son consumidos por la empresa como es el caso
del mtodo en lnea recta. El cargo por depreciacin para cada perodo debe ser
reconocido como un gasto a menos que sea incluido en el valor en libros de otro
activo.
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PROCEDIMIENTOS
ElaborarMANUAL
acta deDE
recepcin
de obrasCONTABLES
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Fin
ANEXOS
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Inicio
P
AUTO AGRO DE MARACAIBO,C.A.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
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Documento de garantas
Fecha: ____/____/_____
Para: Departamento ______________
De: Departamento de Administracin
Asunto: Fondo Fijo de Caja
Por medio del presente le hacemos la formalizacin por escrito de la
entrega del Fondo Fijo de Caja; el cual es Responsabilidad de su manejo la persona
autorizada de este departamento, que corresponde al cajero (a) de nombre:
____________________________________ portador de la C.I:__________________.
La cantidad a entregar es de un total en BsF: ________________
Sin ms a que referirme se despide de usted
Atentamente,
________________________
Gerente Administrativo
Conforme Entregado y Recibido:
_________________________
Firma del Tesorero
________________________
Gerente del Departamento
________________________
Firma del Cajero
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________________________
Gerente Administrativo
________________________
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Factura
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