IMPLEMENTATION DUN ERP

ETUDE DE CAS
SOCIETE JF HILLEBRAND

Cours ERP - Caroline Chaillet

Etude de cas dimplmentation dun ERP

1. LA SOCIETE JF HILLEBRAND
1.1 Prsentation gnrale
JF Hillebrand France appartient au groupe JF Hillebrand prsid par un
directoire de huit personnes. Cette socit anonyme spcialise dans la
logistique de transport de vins et spiritueux. Le premier site fut cr par Johann
Friedrich Hillebrand en 1844 Mayence en Allemagne. Il reprsente
aujourdhui le sige dun groupe international leader de sa catgorie avec un
chiffre daffaire de 560 000 000.

Sa mission est dorganiser le transport de bouteilles depuis son point

dexpdition (exportateur) jusqu' son point darrive (importateur). Elle couvre
ainsi trois domaines : les flux de marchandises, le flux de documents et les flux
dinformations lis aux marchandises et aux documents.

Le mtier de JF Hillebrand

Lensemble de ces activits seffectue lchelle internationale

impliquant limport et lexport de marchandises par voie maritime, terrestre,
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arienne et parfois ferroviaire. Les changes dinformations entre les diffrents

acteurs dune opration logistique (autres bureaux JF Hillebrand, douanes,
transporteurs) ainsi que le fonctionnement interne de lentreprise (comptabilit,
facturation, archivages) se font essentiellement par informatique.

Plus exactement, le rle de JF Hillebrand est dtudier le prix du

transport, du choix des modes de transports successifs et des voies les mieux
adaptes, des emballages, des conditionnements ainsi que des diverses
modalits de lassurance. Tout cela est calcul en fonction de la nature des
marchandises, de son poids, de son volume, de sa valeur, des termes du
contrat commercial, des conditions de livraison, des dlais, de sa destination et
sa provenance. Aprs avoir dtermin tous ces points, les marchandises sont
emballes ou reconditionnes si ncessaire puis enleves et expdies vers le
point de dchargement ou dembarquement. Durant le transport, il faut contrler
et coordonner les diffrentes oprations de transfert aprs avoir valu les
risques couverts par une assurance.

Planisphre de la rpartition des sites JF Hillebrand

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1.2 JF Hillebrand France

Dans la logique de dveloppement de JF Hillebrand, la France tait un
passage obligatoire du fait de son potentiel trs important et trs diversifi
puisquelle compte 12 rgions distinctes et une tradition exportatrice vers tous
les pays du monde. Le premier site franais a ouvert ses portes en 1974
Beaune (Bourgogne) et son service informatique vit le jour une dizaine
dannes plus tard.

Aujourdhui, la France possde deux bureaux supplmentaires : un

Cognac et un Bordeaux.

Le choix gographique pour ces agences ne vient bien entendu pas du

hasard puisque la Bourgogne et la Gironde sont des rgions trs riches et
diversifies en ce qui concerne la vigne et la fabrication du vin. La ville de
Cognac est aussi rpute pour son digestif.

Lagence de Beaune

Cest la premire agence franaise cre et la plus importante du

groupe. Beaune reprsente, au niveau informatique, la structure de contrle et
de coordination, en dautres termes, le site pilote de la plupart des projets.
Situ dans la zone industrielle de Beaune Vignolles, elle accueille 170
salaris, rpartis dans plus dune vingtaine de services. Ces services peuvent
tre rpartis en deux catgories :
Exploitation : Oprations Amrique du Nord, Oprations Japon,
Oprations USA, Oprations Europe Ils assurent le bon droulement des
mouvements de marchandises dans des zones gographiques dfinies sur tous
les continents.
Fonctionnel : Comptabilit, Douane, RH, juridique, comptabilit,
relance, communication & marketing et informatique.
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Site JF Hillebrand Beaune

Les agences de Cognac et Bordeaux

Les agences de Bordeaux et Cognac ont t respectivement cres en

1976 et 1987. Elles sont diriges par Stphane Lequien. Elles comptent
maintenant environ 80 salaris rpartis dans divers services sur le mme
principe qu Beaune.

JF Hillebrand possde galement des entrepts de stockage plusieurs

endroits en France. Voici une carte de France reprsentant les agences
franaises (office) et les entrepts (warehouse) :

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Rpartition des agences et entrepts franais

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2. PRESENTATION DE LENTREPOT
2.1 Prsentation gnrale
En plus de son activit principale de logistique, lagence de Beaune
assure une activit de stockage de bouteilles pour des dures pouvant aller de
un mois plusieurs annes. Elle possde un entrept climatis de plus de 9000
m o sont stockes en permanence plus de 7 millions de bouteilles. Chaque
anne, plus de 225 000 000 bouteilles sont expdies vers prs de 110 pays en
dehors de lEurope.

Lentrept se subdivise en quatre sous entrepts. Chacun dentre eux

sont constitus de diffrentes alles. Ces dernires possdent plusieurs
niveaux qui sont diviss en emplacements.

ENTREPOT 1

ENTREPOT 2

ENTREPOT 3

ENTREPOT 4

Vue arienne des entrepts

Vue arienne dun entrept

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Photographie dune alle

Vue en coupe dune alle

Le service stockage se divise en deux groupes. Tout dabord, le premier

groupe est reprsent par le personnel du quai qui est charg du
reconditionnement et de lentreposage des marchandises. Le second est
compos du personnel administratif qui cre les dossiers concernant les
entres, les sorties ainsi que le mouvement des marchandises.

2.2 Fonctionnement gnral

Quand un client nous informe de lentre de marchandises, le service
administratif saisit la commande en informatique grce au logiciel AOM+
[Advanced Order Management]. Les bouteilles peuvent arrives sous diffrents
conditionnement : au dtail, en carton de 6 ou 12 bouteilles, en palette.
Lorsque les marchandises sont livres lentrept, le personnel du quai vrifie
la concordance de la livraison avec la commande. La commande initiale est
modifie si ncessaire puis valide. La validation de commande dclenche
limpression de la liste de rangement. Cette dernire rpertorie la liste des
marchandises et de leur emplacement de rangement prconis par le systme.
Finalement, les marchandises sont ranges.

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Reprsentation du fonctionnement dentres

Le jour o le client dsire faire sortir des marchandises pour son propre
compte ou pour les exporter, il nous envoie la commande. Cette commande est
saisie via AOM+ puis prparer sur le quai dans lattente du camion. Lorsque le
camion arrive, les marchandises sont charges puis un document
daccompagnement exig par les douanes est imprim, timbr grce une
machine douanire spcialise puis remis au chauffeur.

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Reprsentation du fonctionnement des sorties

Le timbre est compos de la reprsentation dune Marianne, de la date et

lheure de timbrage ainsi que du numro de timbre. Ce dernier est un numro
chronologique dfini par la machine timbrer de lentrepositaire agr.

Exemple de timbre

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2.3 Fonctionnement douanier

Limport, lexport ainsi que le stockage de toutes boissons alcoolises
sont soumis au contrle des douanes et redevables des droits daccises*. Les
droits daccises correspondent au droit de consommation des alcools et
boissons alcooliques mais aussi des tabacs manufacturs et huiles minrales.

Conformment la loi en vigueur sur le territoire franais, le service

administratif de notre entrept se doit de contrler et dclarer les entres et
sorties de marchandises. Pour justifier quun mouvement de marchandises a
bien t dclar, ces dernires doivent tre accompagnes dun document
daccompagnement douanier.

Tout dabord, pour tre habilit effectuer les dmarches douanires

ncessaires, il est ncessaire que lentrept obtienne le statut "entrepositaire
agr" par les douanes. JF Hillebrand est agrment en tant quentrepositaire
sous formule I. Par consquent, chaque client est dclar comme sous
entrepositaire chez JF Hillebrand auprs de la douane pour pouvoir utiliser
notre agrment pour ses mouvements de marchandises.

Ainsi, nous pouvons mettre les documents douaniers ncessaires pour

le compte de nos clients. Il existe deux types principaux de documents : le
document administratif daccompagnement (DAA*) et le document simplifi
daccompagnement (DSA*).

Le DAA est utilis pour la circulation des produits, entre entrepositaires

agrs, destins lexportation en dehors de la communaut europenne. Le
paiement des droits daccises est alors suspendu jusqu lexportation.
Il se compose de 4 ou 5 feuillets, selon les diffrentes dclinaisons, qui doivent
tous tre authentifis par timbrage au dpart et larrive des marchandises.

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En plus du DAA standard, il existe le DAA Armagnac et le DAA Cognac utiliss

respectivement pour la circulation des Armagnacs et Cognacs.
Le DSA est utilis, en rgle gnrale, pour la circulation des produits
dont les droits sont dj acquitts*. Il se compose de trois feuillets et doit tre,
tout comme le DAA, valid au dpart et larrive des marchandises.

Il existe galement la possibilit dutiliser des documents commerciaux.

Le DAA devient alors un DCA* (document commercial daccompagnement) et
le DSA devient un DSAC (document simplifi daccompagnement commercial).
Llaboration de ces documents est libre du moment que les informations
requises sur les DAA et DSA y figurent et que le nombre de feuillets soit
rglementaire. Pour pouvoir utiliser de tels documents, il est obligatoire
dobtenir au pralable un agrment auprs du bureau des douanes locales.

Plus concrtement, lorsque lun de nos clients dsire faire sortir des
marchandises, un document daccompagnement est dlivr au chauffeur pour
la dure totale du transport. Il contiendra la quantit de vins ou spiritueux par
appellation et millsime qui sera charge. Il contiendra galement les adresses
de lexpditeur et du destinataire, les informations concernant le transport ainsi
que le timbre.

Il faut noter que les procdures douanires ne se limitent pas seulement

ldition de document daccompagnement. En effet, tout mouvement de
marchandises est enregistr en comptabilit matire afin de rendre un rapport
chaque fin de mois au bureau des douanes locales qui contrlera par la suite
lexactitude des informations.

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Depuis le 1er janvier 2011, les douanes franaises ont imposes la

dmatrialisation des DAA (projet europen EMCS : Excise Movement and
Control System) via la tlprocdure GAMM@. Cette tlprocdure permet
galement de grer les DSA. Pour viter davoir resaisir dans loutil GAMM@
les informations dj saisies dans AOM, nous avons mis en place des
interfaces EDI entre notre outil AOM et GAMM@.

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INDEX
Accises
Droits indirects de consommation frappant certaines catgories de
produits. Les droits d'accises concernent trois catgories de produits :

Les huiles minrales ;

Les alcools et boissons alcooliques ;

Les tabacs manufacturs.

Concernant plus particulirement les boissons alcooliques, les droits

d'accises en France sont :

Le droit de consommation sur les vins, cidres, poirs et

hydromels ;

Le droit de consommation sur les alcools et les produits

intermdiaires ;

Le droit spcifique sur les bires.

Document d'accompagnement administratif (D.A.A.)

Le DAA est utilis pour la circulation des produits, entre entrepositaires
agrs, destins lexportation en dehors de la communaut europenne. Le
paiement des droits daccises est alors suspendu jusqu lexportation.
Il se compose de 4 ou 5 feuillets, selon les diffrentes dclinaisons, qui doivent
tous tre authentifis par timbrage au dpart et larrive des marchandises.
En plus du DAA standard, il existe le DAA Armagnac et le DAA Cognac utiliss
respectivement pour la circulation des Armagnacs et Cognacs.

Document commercial d'accompagnement (D.C.A.)

Titre de mouvement commercial, n'ayant pas la mme prsentation que
le document simplifi d'accompagnement, mais qui contient les mmes
informations utiles l'administration. La nature des informations doit pouvoir
tre identifie, notamment par le numro correspondant aux codes des cases
figurant dans le DSA.

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Document simplifi d'accompagnement (D.S.A.)

Le DSA est utilis, en rgle gnrale, pour la circulation des produits
dont les droits sont dj acquitts. Il se compose de trois feuillets et doit tre,
tout comme le DAA, valid au dpart et larrive des marchandises.

Droits acquitts
Les droits sont dits acquitts lorsquils sont pays aux douanes.

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