FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES

ACTIVIDAD: Proyecto Integrador Segundo entregable

Docente:
Gustavo Augusto Leon Yi
SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE 2
EMPRESA: COLEGIO ALBERTO BENJAMIN
SIMPSON
Presentado por:
Christian Tovar Astoquilca 20122819
Samuel Abarca 20120518
Mario Camones Flores 20087032
LIMA - PERU

2015

Antecedentes y objeto social

El Colegio naci en 1982, con el objetivo de formar nios y jvenes con slidos principios
morales y espirituales, bajo el auspicio de la Iglesia Alianza Cristiana y Misionera del Per,
institucin de carcter pastoral y cultural con trayectoria de 85 aos en nuestra patria, y
31 aos de servicio en la educacin, ha contribuido a la sociedad con miles de peruanos
transformados por el mensaje del Evangelio que predicamos.
La Direccin del Plantel est a cargo de la Sra. Rosa Glvez Rubio, educadora de
reconocida calidad personal y profesional con ms de 27 aos de labor en esta casa de
estudios.
Texto Lema del plantel:
Proverbios 22.6: Instruye al nio en su camino, y an cuando fuere viejo, no se apartar
de l.
Misin

Desarrollar una propuesta educativa cristiana que conlleve al desarrollo y

formacin integral de los estudiantes. Que sean el fiel reflejo del perfil.
Orientar bblicamente a los padres de familia en el cumplimiento de su rol
educador y formador de sus hijos. Capacitarlos para este fin e involucrarlos

activamente en el proceso de enseanza aprendizaje de sus hijos.

Desarrollar un plan de gestin del talento humano que lleve los trabajadores a
comprometerse en primer lugar con la Institucin y su labor; al desarrollo mximo
de sus potencialidades como integrantes de una institucin educativa cristiana y al
trabajo en equipo como indispensable para el logro del xito institucional.

Visin
Acerca de los alumnos
Anhelan ser una Institucin educativa de prestigio en el mbito nacional que haga de los
nios, personas de bien, con slidos principios cristianos ticos y morales que involucra
una slida formacin acadmica de alto nivel que considera a Dios como centro de todo;
que ayuden a la transformacin, desarrollo social y econmico de nuestro pas. Es decir
brindar una educacin cristiana de calidad como parte de la gestin del talento humano

que lleve a los integrantes a dar lo mejor de s como consecuencia de la prctica de su fe

y sus valores.
Acerca del personal y padres
Desean contar con personal que mediante su prctica diaria evidencie las competencias
requeridas, fiel reflejo de los valores bblicos, para el puesto que desempea; que lleve
adelante el proceso de enseanza aprendizaje bajo la propuesta de la Educacin por
principios bblicos (mtodo de razonar bblicamente) y que los Padres de Familia, los otros
integrantes de la comunidad educativa asuman su compromiso, responsabilidad y
participen de acuerdo al rol que la Biblia, el estado y la escuela le han sealado.
Cadena de valor

Bsicamente al ser una empresa que se dedica al sector educativo, du giro del negocio
esta dirigido a la instruccin de los escolares por eso se le consideran actividades de
soporte, ya que son las generadoras de ingreso.
Diagrama general de procesos

Este es el diagrama de como un alumno se inscribe al colegio, que es la fuente principal

de ingresos de la empresa. En general este es el proceso de la empresa. Asi es como
fluye la informacin en esta empresa.

Cmo fluye la informacin para conformar el libro diario?

El colegio Alberto Benjamn Simpson utiliza tres sistemas, que son los siguientes: Gestin
(sistema contable), prcticamente hace todo el trabajo para que la contadora general lo
analice. Por otro lado esta Telebanking (bancario), que es un sistema para corroborar el
pago de las pensiones en este caso es skotiabank. Adems uno de pensiones, que se
encarga de registrar el ingreso de dinero en la empresa proveniente de los alumnos, este
sistema registra el pago y lo hace visible en la computadora de la contadora para que ella
pueda registrarlo en el sistema gestin y poder armar el libro diario.
Todas las transacciones hechas se ingresan en estos sistemas. En cuanto a las ventas,
debido a que es un colegio, no se realizan ventas, sino que se realizan matrculas, pagos
relacionados con exmenes, etc1; estas transacciones se depositan al banco y se registra
en el sistema Telebanking. En cuanto a las pensiones, estas se ingresan en el sistema de
1 Los uniformes no los venden el colegio.

Pensiones. En cuando a las compras y gastos, estas se ingresan en el sistema contable

Gestin. Conocemos entonces que todo es automatizado y que, por tanto, la generacin
del Libro diario est, como podramos decir, al alcance de un click. Sin embargo, para la
generacin de este libro estos sistemas deben ser llenados correctamente y estas
transacciones, como todas, para ser ingresada pasan por un proceso, no tan complejo en
cada caso.
Comencemos con los datos que se ingresan al sistema contable Gestin. El
departamento administrativo genera los pedidos a Contabilidad. Se hacen las agendas,
pedidos necesarios a comienzos de ao, y todos estos pedidos pasan a Contabilidad.
Cuando llega la factura, la contadora lo aprueba y deben pagarlo en el plazo que se vea
conveniente. Aprobada la factura, se realiza la provisin en el sistema y se genera el
voucher en tesorera. Est todo encadenado. Ingresado en el sistema, el sistema
automticamente lo jalar al diario. La contadora nos comentaba que este era el
procesos mas engorroso ya que tenan que introducir todas las facturas a mano en el
sistema, este proceso no estaba automatizado. Esto en cuanto a gastos administrativos.
Ahora bien, en el diario se registran las provisiones mensuales. Es decir, en el libro caja
del sistema se registran las facturas diarias. En el libro diario se realizarn las provisiones
mensuales. Entonces, como todo est registrado en la caja, cuenta la contadora, de la
caja sale todo. En el diario entonces estn los movimientos mensuales. El libro mayor
centraliza todas las cuentas que se registraron en el sistema.
Esto administrativo de cuentas y gastos se ingresan en el sistema Gestin y as se genera
el diario. Por otro lado, el proceso para la matrcula de un alumno es parecido, sin
embargo el registro se realizar en el sistema de pensiones que el colegio usa
conjuntamente con el banco en este caso es el skotiabank. Cuando el alumno paga en el
banco, se genera un voucher de ingresos, que va tambin al diario. De la misma manera
en la que se ingresan al sistema gestin. Todo va a caja y luego el sistema lo centraliza.
Este proceso lo genera tambin el telebanking. Este sistema bancario controla el pago de
los alumnos. Cada da llega la relacin de los movimientos bancarios, relacin que el
colegio maneja tambin. Y entonces diariamente se realiza una conciliacin bancaria,
revisando si es que el sistema bancario gener lo mismo que el sistema contable del
colegio.

As pues, todo el colegio est automatizado, siendo el departamento contable el

encargado de aprobar facturas, verificar datos, pagos, etc. Todo ingresado en el sistema,
este podr genera el libro diario, y as, automticamente, los registros se actualizan de
acuerdo a lo ingresado en el mencionado sistema.

Cmo fluye la informacin del diario al mayor?

La tarea central de la contabilidad principal es ofrecer una imagen global de las cuentas y
contabilidad externa. Al registrar todas las operaciones empresariales, en el caso de
nuestra empresa el ingreso de las facturas o el cobro de las pensiones (contabilizaciones
de referencia y liquidaciones de contabilidad interna) en un sistema de software
completamente integrado con el resto de reas operativas de la empresa, se garantiza
que los datos de contabilidad son ntegros y exactos.
El libro mayor formado por el sistema gestin bsicamente, contabiliza automtica y
simultneamente todas las posiciones del libro auxiliar, como el diario, las compras y caja
en las cuentas de mayor adecuadas (cuentas asociadas). Adems lo actualiza
simultneamente y las reas de la contabilidad de costes
Por otro lado hace una evaluacin en tiempo real y gestin de informes de los datos de
contabilidad actuales. en forma de visualizacin de cuentas, balances contables con
diferentes estructuras de balance, y anlisis adicionales.
Bsicamente, el libro mayor cumple la funcin de registro exhaustivo de todas las
operaciones contables. Es la referencia central y actualizada para la presentacin de
cuentas. Las transacciones individuales reales se pueden verificar en cualquier momento

durante el procesamiento en tiempo real visualizando los documentos originales, las

partidas individuales y las cifras de movimiento en diversos.

2. Se muestra la estructura de la Base de datos del ciclo de conversin (contabilidad de

costos y planeamiento y control de la produccin) de la empresa real que escogi el
grupo. Se explica tambin.

Pago de pensiones de los

alumnos (comienzos de mes)

Pago de gastos (fin

de mes)

Gastos variables

Colchn

Armado de flujo de
caja efectivo
(Estimaciones)

Provisiones

Monto a ahorrar (fin de

mes)

En el Colegio A.B. Simpson el ciclo de conversin es de un mes. Todos los meses es

igual: el dinero da vueltas en 30 das segn nos explica la contadora.
Debido a que es un colegio, el proceso para armar el presupuesto es ligeramente simple.
Separan los Ingresos fijos (que constituyen las pensiones escolares) y los Egresos fijos y
variables (dentro de fijos se incluyen luz, agua, telfono y planillas; dentro de los
variables, materiales didcticos que puedan necesitarse, al igual que suministros, etc.).
Eso es todos los meses. Cada mes se hace la estimacin promedio de las pensiones
entrantes y en base a eso se arma un flujo de caja efectivo. As, cada hoja de presupuesto
se considera mensualmente.
En el caso de las planillas, la estimacin es cada 15 das, al igual que las provisiones de
CTS. Ahora bien, estos ingresos son estimados de febrero a febrero, puesto que en cada
febrero se realizan las matrculas. Entonces, basados en esto, se estiman las pensiones
mensuales que van de marzo a diciembre. Entre estos meses, debe armarse un colchn
de ahorros para que en el mes de enero se paguen las vacaciones a todo el personal.
As, el clico de conversin es de 30 das y los presupuestos se arman basados en las
pensiones, que son los ingresos, y gastos, que son los egresos.
3.- cada grupo deber elegir un ERP o software alternativo del mercado. Lo presentara y
explicara sus bondades.
La aplicacin SAP Business One es una solucin econmica, fcil de implementar y
completa de gestin de negocios. Est diseada especficamente para las pequeas y
medianas empresas, asegura el crecimiento del negocio, ayuda a aumentar la rentabilidad
y el control, y automatiza los procesos de negocios. Esta solucin total incluye todas las
funciones bsicas que usted necesita para dirigir su negocio en crecimiento, lo que
incluye administracin, contabilidad financiera, banca, ventas, compras, gestin de
relaciones con los clientes, control de stock, manufactura, contabilidad de gestin y
reportes. Los gerentes y los empleados podrn procesar la informacin con ms eficacia,
lo cual les ayuda a tomar las mejores decisiones.
Caractersticas claves de SAP
Centros de trabajo personalizados, que pueden personalizarse para cada usuario y le
permiten:
Acceder a informes de carteleras de control

Brindar acceso a los recursos comunes con un solo clic

Insertar pginas web personalizadas

SAP Business One es la nica solucin construida para pequeas y medianas empresas
que cuenta con funciones integradas de gestin de relaciones con clientes (CRM) para
ayudar a los usuarios a:

llevar a cabo un anlisis del proceso de ventas

Realizar un seguimiento de perfiles de clientes y proveedores

Brindar soporte a gestin de contratos y planificacin de servicios

Habilitar un eficiente soporte al cliente

Las exclusivas herramientas de consulta y reporte, totalmente integradas con el software

SAP Crystal Reports, le permiten hacer clic en prcticamente cualquier elemento de un
informe para ver todos los detalles pertinentes. Desde el principiante hasta el usuario
avanzado, SAP Business One proporciona las herramientas necesarias para acceder a
informacin vital. SAP Business One hace posible integrar cada aspecto de los negocios
utilizando su tecnologa de integracin.
Bondades de SAP
Aumenta los ingresos
El rpido acceso a informacin en tiempo real en cualquier lugar del sistema ayuda a
identificar nuevas oportunidades de ventas, agilizar los tiempos de ingreso al mercado de
sus productos, y prestar niveles de soporte y servicio al cliente que promovern el logro
de nuevos negocios.
Administra las empresas con una sola solucin de gestin de negocios
La aplicacin SAP Business One incluye los siguientes componentes integrales:
contabilidad, gestin de relaciones con clientes (CRM), ventas, manufactura, compras,
banca y control de stock.
Mejora las relaciones con los clientes

La gestin de relaciones con los clientes proporciona a su equipo los datos relevantes de
toda la compaa necesarios para alcanzar niveles ms slidos de ventas y soporte, y as
mejorar la satisfaccin del cliente.
Mejore la eficiencia
La disponibilidad de un repositorio centralizado de datos mejora increblemente la
eficiencia, proporcionando la informacin apropiada a las personas adecuadas y
eliminando el ingreso de datos redundantes.
Descripcin de las funcionalidades
SAP Business One es una solucin integral y verstil de gestin de negocios equipada
con una interfaz de uso sencillo, y opera como la aplicacin primaria de planificacin de
recursos empresariales (ERP). La solucin ofrece todas las funciones administrativas para
personalizar y mantener copias de seguridad de los datos, definir tipos de cambio de
moneda, configurar permisos y alertas, y acceder a informacin proveniente de software
de terceros. Adems, cuenta con 11 reas de funcionalidad que ayudan a ampliar sus
capacidades mucho ms all de su funcin administrativa primaria y que permiten
optimizar todos sus procesos de negocios.
Finanzas
Administra todas las transacciones financieras, incluido el libro mayor general,
configuracin y mantenimiento de cuentas, registros de diario, ajustes de moneda
extranjera y definicin de presupuestos.
Transacciones bancarias
Se encarga de todos los procesos financieros, como ingresos en efectivo, cheques,
transferencias bancarias, depsitos, anticipos, pagos de tarjetas de crdito y conciliacin
bancaria.
Contralor
Define centros de costos multidimensionales y reglas de distribucin para asignar costos y
analizar su negocio por centro de costos.

Ventas
Ayuda a elaborar cotizaciones, introducir rdenes de clientes, programar entregas,
actualizar saldos de existencias y administrar todas las facturas y cuentas por cobrar.
Compras
Administra y lleva a cabo el mantenimiento de las transacciones con proveedores, tales
como la emisin de cotizaciones y rdenes de compra, la actualizacin de los volmenes
de existencias, el clculo del valor en muelle de los artculos importados, el manejo de
devoluciones y crditos, y el procesamiento de pagos.
Gestin integral de relaciones con los clientes
Controla toda la informacin relativa a sus clientes, revendedores y proveedores, lo cual
incluye perfiles, resmenes de contactos, saldos de cuenta y anlisis del pipeline de
ventas.
Control de stock
Administra niveles de inventario, gestin de artculos, listas de precios, acuerdos de
precios especiales, transferencias entre almacenes y transacciones de existencias.
Planificacin de requerimientos de materiales (MRP) SAP Business One ofrece un
sistema de planificacin simple pero poderoso.
Reportes
Crea poderosos reportes para prcticamente todos los aspectos de su negocio, lo cual
incluye deudas a clientes y proveedores, ventas, flujos de caja, resmenes de contactos
con clientes, contabilidad, existencias en almacn, estados financieros, escalas de
precios, actividades de clientes y mucho ms (mediante reportes predefinidos o consultas
definidas por el usuario).
Gestin de ciclos de servicio
Optimiza el potencial de sus departamentos de servicio brindando soporte a las
operaciones de servicio, gestin de contratos de servicio, planificacin de servicios,
seguimiento de las actividades de interaccin con clientes, soporte al cliente y gestin de
oportunidades de venta.

Perfiles de empleados
Proporciona capacidades de gestin de personal, lo cual incluye detalles sobre los
empleados, informacin de contacto y reportes de ausencias.
4. Se deben explicar las diferencias, ventajas y desventajas entre hacer un desarrollo
propio y adquirir y configurar un ERP
DIFERENCIAS
La principal diferencia entre hacer un desarrollo propio y el ERP elegido (SAP) es que
SAP es un ERP (Enterprise Resource Planing) muy buscado y utilizado en la actualidad
por las grandes empresas ya que permiten tener en un solo programa todo lo que se
realiza en esta, desde finanzas y manejo de materiales, hasta logstica y manejo de
proyectos, pasando por controlling de acuerdo a las necesidades de esta. Asimismo, SAP
al tener la mayor parte del mercado en este tipo de software, son muy amplias las
oportunidades de trabajo que hay para quienes sepan de este sistema.
Otra diferencia entre un desarrollo propio y este ERP es que la funcionalidad principal de
este ERP es que todas las aplicaciones compartan la misma base de datos, y lo ms
importante, las definiciones de datos. Un elemento de datos denominado cuenta tiene el
mismo significado para la aplicacin de ventas como para suministrar informacin a la
administracin. Teniendo la informacin en un solo lugar y formato, significa que las
grandes organizaciones ya no tienen que recopilar datos de mltiples sistemas, ahora con
un formato nico se puede consolidar la informacin para hacer reportes.
Un SAP tiene un lema que promociona su integracin de datos que dice: "Si est en algn
lugar, est en todas partes". Esto se refiere a una sola fuente para cada dato y la
disponibilidad de la informacin para cada aplicacin. Con lo que se puede acceder a una
informacin fiable debido al uso de una base de datos comn, la consistencia y exactitud
de los datos y las mejoras en los informes del sistema. A la vez tiene un flujo eficiente de
informacin y transaccional ntegro a travs de las diferentes reas de la empresa,
unidades de negocio y reas geogrficas hace que se tengan beneficios an mayores,
sobre todo en cuestin de tiempos y acceso a la informacin
VENTAJAS

Una de las grandes ventajas de SAP es que ofrece opciones que se adaptan a la forma
de hacer negocios de las empresas ya que se pueden implantar mdulos que se
necesiten para llevar a cabo los procesos de nuestra empresa segn la metodologa
detallada y es posible configurarlos todos o parte de ellos, segn nuestras necesidades.
El tipo de mdulo que mayormente proporciona SAP es el Mdulo Estndar, esta ofrece
diferentes mdulo y sub-mdulos para la implementacin del ERP. Hay que tener en
cuenta, que los ms usuales son los mdulos de FI/CO, MM, PP y SD. El resto de
mdulos se aaden poco a poco en una fase posterior al proyecto. A continuacin se
mostrar una tabla con los modulo usuales y aquellos que se pueden aadir
Tabla N1: Mdulos SAP

FUENTE: Universidad Polytcnica de Catalunia

En el caso que un negocio utilice otro ERP y desee cambiarlo a SAP cabe mencionar que
el popular ERP cuenta con una plataforma abierta al 100%, en otras palabras puede ser
montado sobre cualquier base de datos, Oracle, SQL Server hasta MySQL, y el sistema
operativo puede ser UNIX, Linux, Windows, y muchos ms. Adaptndose, asimismo, en
las necesidades y consideraciones empresariales especficas.
Otras de las ventajas de SAP es que pueden estar conectadas varias sucursales al mismo
programa y resolver todos sus problemas ONLINE con los beneficios que eso implica, es
decir cualquiera puede ver en cualquier momento los datos que necesita de transacciones
realizadas, ventas, compras movimientos de mercadera y muchas cosas ms con solo
conectarse a su computadora ya que puede compartir informacin en tiempo real con los
operarios, proveedores y distribuidores, as sea una compaa de 50 o de 100.000
empleados. Por la combinacin de un superior conocimiento de negocios y experiencia
con las mejores prcticas de la industria, SAP le da sus soluciones "state-of-the-future".
Cabe mencionar que en la ltima versin se puede hacer que determinados
acontecimientos sean enviados directamente a los mviles e inclusive conectarse desde
un dispositivo Palm y modificar lo que se crea necesario.
DESVENTAJAS

Alto costo
Una de las principales desventajas de este ERP es que posee un alto costo al momento
de comprar e implementar el programa. Pues la empresa debe comprar un software y
hardware necesarios para ejecutar los programas en toda la empresa y los costos
incluyen la mano de obra de los empleados encargados de la tecnologa de la informacin
interna (IT) o consultores externos que supervisan el proceso lo cual en la actualidad tiene
un elevado precio, pues siempre se depender de tener algn consultor como soporte de
los diferentes mdulos, porque al ser tan grande, no existe persona que conozca todo el
sistema, por lo tanto se especializan en algo especfico, como por ejemplo, ventas(SD),
desarrollo (ABAP), finanzas (FI), Inteligencia de negocios y datawahouse (BW). Una vez
que la empresa implementa el software, los empleados deben ser capacitados lo que
traera ms gastos ya que se trata de la formacin de cada empleado en las funciones a
las que tengan acceso. Por ltimo los gastos continuos incluyen el mantenimiento del
software y las actualizaciones cada cierto periodo
Complejidad
Otra desventaja de SAP es la complejidad con la que est estructurado dicho ERP. Pues
la mayora de las empresas y compaas implementan una caracterstica o funcin del
software a la vez, permitiendo que los empleados se familiaricen con el software antes de
seguir adelante. El proceso de implementacin completa puede tardar varios aos.
Conclusiones y Recomendaciones

Como hemos podido observar SAP se constituye como una herramientas ideal
para cubrir todas las necesidades de la gestin empresarial, sean grandes o
pequeas, en torno a administracin de negocios, sistemas contables, manejo de
finanzas, contabilidad, administracin de operaciones y planes de mercadotecnia,
logstica, etc. En relacin con nuestra empresa creemos que si la utilizara sin
duda podra aumentar su rendimiento y reducir costos. De por si nuestra empresa
ya est automatizada, sin embargo el uso de SAP podra ayudarlos a manejar
mejor sus finanzas para una mejor toma de decisiones, ya que su contabilidad es
un poco rustica y simple. Si el colegio usara SAP tendra un mejor proceso de
planeamiento que analizara los proveedores, competidores y clientes.

Por otra parte SAP proporciona productos y servicios de software para solucionar
problemas en las empresas que surgen del entorno competitivo, los desarrollos de
estrategias de satisfaccin al cliente, las necesidades de innovacin tecnolgica,
procesos de calidad y mejoras continuas. Si nuestra empresa pretende crecer y
posicionarse como uno de los colegios que reporte mayores ganancias debera
utilizar SAP para la gestin de sus recursos. Sin embargo el alto costo quiz no
permita que se utilice este ERP en la empresa. Sin duda aplicar SAP para una
empresa implica una inversin bastante alta, y los retornos se vern al largo plazo,
pero valdra la pena sobre todo, para el caso del colegio, por el hecho de que se
realizara un excelente planeamiento y presupuesto de los recursos para el
periodo.

Una de las empresas peruanas que aplica hoy en da el Sistema SAP es Crisol
,reconocida cadena de libreras, este sistema le permiti la optimizacin del
abastecimiento eficiente de sus tiendas, el manejo logstico de sus tems y en
general todos los procesos integrados que demandaban sus sucursales a nivel
nacional. De manera similar el colegio podra aumentar su eficiencia ya que
provee de libros y materiales a sus alumnos. Por ello con SAP podra optimizar
eficiencia.

Para lograr una ventaja competitiva, las empresas peruanas necesitan ser ms
eficientes y SAP es la solucin de gestin empresarial creada especialmente para
satisfacer las necesidades de aquellas empresas que buscan una total integracin
de sus procesos a un bajo costo y en un tiempo rcord de implementacin.
Por lo tanto podemos decir que SAP es una poderosa herramienta que no slo
esta al alcance de las grandes empresas si no tambin de las pequeas
empresas, como nuestro colegio que si decide aplicarlos creemos que facilitaria la
gestin inteligente de negocios a travs de su interfaz de navegacin intuitiva en
un entorno familiar y de sus mltiples herramientas de personalizacin. Adems, la
solucin es de fcil mantenimiento y permite una rpida implementacin, un gran
rendimiento y la posibilidad de evolucionar hacia soluciones ms sofisticadas. Las
herramientas de SAP ofrecen un control total de la informacin y de las actividades
que la empresa realiza.

BIBLIOGRAFIA

QU ES SAP: LA HERRAMIENTA PRODUCTIVA DE LAS ORGANIZACIONES.

Disponible en: http://hectoryescas.blogdiario.com/1176213300/

PARA QUE SIRVE EL SISTEMA SAP EN LAS EMPRESAS. Disponible en:

http://gentesap.com/noticias-sap/70-para-que-sirve-el-sistema-sap-enlasempresas.html.

INTRODUCCIN A LOS COMPONENTES DE SAP Y LOS MDULOS. Disponible

en: http://www.compute-rs.com/es/consejos-1646992.htm.

CHAPTER

2:

'SAP

ARCHITECTURE

CONCEPTS'.

Disponible

http://searchsap.techtarget.com/feature/Chapter-2-SAP-Architecture-Concepts.

en: