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Comunicacin
interna
Vectores de la
comunicacin interna
Para orientar estratgicamente los esfuerzos en trminos
comunicacionales, una organizacin debes reconocer primeramente los
diferentes vectores que expresan la direccin y sentido de la comunicacin
interna, es decir los diferentes recorridos que posee el mensaje
canalizado a travs de distintos soportes o medios.
Recuerda: cada soporte est en relacin al vector, y ste en funcin de un
determinado objetivo.
En esta lnea, la comunicacin interna debe estar organizada a partir de
una estructura multidireccional y multiforme de tal manera que sea un
mecanismo vertebrador e integrador de la actividad humana en la
organizacin (Villafae; 1993; 254).
Veamos estos recorridos a los que hacamos referencia, pensando que
siempre estarn presentes, aunque en ocasiones se nos dificulte la tarea de
deteccin de dichos recorridos.
Vector Descendente
La funcin de este vector comunicacional es la de hacer conocer
internamente la historia econmica de la empresa y la historia del colectivo
humano. Asimismo, el vector descendente tiene por objetivo fortalecer la
cultura de la organizacin y reducir el rumor.
Ahora bien, conviene detenernos en el concepto de rumor, ya que ste
implica un aspecto esencial a considerar respecto del funcionamiento
comunicacional interno de una organizacin.
El rumor, de difcil control, es una realidad insoslayable de la
organizacin. Esta forma de comunicacin informal es un medio de
transmisin de noticias y comentarios de gran valor. Sus informaciones
son ms espectaculares y atractivas que las formales y oficiales. Pero sus
efectos pueden ser nefastos (Avilia Lammertyn; 1999;220).
Desarrollaremos con mayor profundidad el fenmeno del rumor en
posteriores pginas.
Retomando el vector presentado, la accin comunicativa descendente se
propone como solucin al rumor los siguientes consejos:
Asegurar que todos conozcan y entiendan los principios y metas de la
organizacin
Lograr credibilidad y confianza
Extender la idea de participacin
Agilizar los canales de transmisin de la informacin
Fortalecer los roles jerrquicos.
Favorecer y hacer operativa la comunicacin.
Para desarrollar este vector, segn Villafae (1993; 255), podemos recurrir
a los siguientes soportes:
a) Publicaciones peridicas
b) Noticias o flashes informativos
c) Hojas informativas para mandos
d) Tablones de anuncios
e) Gua prctica de la empresa
f) Folletos
g) Carteles
h) Objetos promocionales
i) Videos
j) Canales de audio
Los tablones de anuncios se caracterizan por ofrecer informacin
operativa y de servicio, de utilidad para el desarrollo del trabajo de los
usuarios.
Vector Ascendente
El objetivo de este tipo de comunicacin es favorecer el dilogo social
(Villafae;1993;256) de la organizacin para conseguir los siguientes
resultados:
Que todos se sientan protagonistas de la actividad y de los objetivos
corporativos.
Que afloren energas y potencialidades ocultas.
El mximo aprovechamiento de ideas
Favorecer al autoanlisis y la reflexin
Estimular el consenso (Villafae;1993;256).
Uno de los efectos que debe evitarse en este tipo de comunicaciones es la
contaminacin producida por la misma escala. En este sentido, para
favorecer la comunicacin ascendente podemos recurrir a las siguientes
herramientas:
Sistemas de sugerencias: debe ser motivado por premios y
recompensas.
Jornadas de despachos abiertos: para facilitar la comunicacin
vertical.
Notas de obligada respuesta: exige la atencin explcita de un
superior hacia sus empleados.
Telfonos de servicio: permite el acceso rpido a la informacin
relativa a la empresa.
La jornada de despachos abiertos es una actividad clave para una
poltica integral de puertas adentro. Consiste en brindar a cada uno de los
pblicos internos la posibilidad de ingresar a cada departamento y requerir
distintos tipos de informacin.
Estas y otras actividades otorgarn agilidad a este tipo de comunicacin,
pero su utilidad se conseguir slo si se produce un dilogo entre los
individuos que integran la organizacin, en sus diferentes niveles y lugares
en el organigrama.
Vector horizontal
El objetivo principal de este tipo de comunicaciones internas es la de poder
implicar a todas las personas pretendiendo alcanzar lo siguiente:
Favorecer la comunicacin de individuos entre los distintos
departamentos y en el interior de stos.
Facilitar los intercambios interdepartamentales.
Vector transversal
Este tipo de comunicaciones internas tienen como objetivo configurar un
lenguaje comn que se construye a travs de la realizacin de diferentes
actividades acordes con los principios y valores de la organizacin, para
todos los integrantes.
Este vector comunicacional tiene los siguientes objetivos:
Promover nuevas mentalidades
Modificar ciertos comportamientos
Elevar el espritu de trabajo en equipo
Hacer ms visible el aporte individual
Aumentar el rendimiento
Ganar en eficacia y satisfaccin
Incrementar la competitividad
Dinamizar el potencial creativo y la innovacin.
Este vector se puede detectar fcilmente cuando la organizacin desarrolla
actividades tendientes a certificar normas de calidad de sus procesos
mediante una auditoria interna.
Para que este enfoque de la comunicacin interna tenga xito, es necesario
que est basado en una serie de elementos importantes:
Una voluntad decidida de hacer flexibles los accesos a la informacin
desde todos los roles incluidos en el organigrama organizacional.
La mxima valoracin de los reconocimientos individuales y
colectivos.
La creacin y desarrollo de un sistema de visualizacin de los
resultados y los procesos corporativos.
Una lnea de accin comunicacional orientada a la calidad total.
Seguramente t perteneces a alguna organizacin: procura detectar los
distintos vectores recin presentados, como as tambin determinar cul es
el que prevalece por sobre el resto.
Si al momento de realizar un anlisis de la comunicacin interna nos
encontramos con que el vector que en mayor grado se manifiesta es el
descendente y que otros vectores como el ascendente no estn
contemplados, nos preguntamos:
Fuente: http://2.bp.blogspot.com/-ZXU5aLjcQDE/T0FAKBm51wI/AAAAAAAAABg/lPlef00g3kM/s320/rumores.jpg