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SUBPOSTFCHER & VERTRETUNGEN

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Schritt-fr-Schritt Anleitung
SUBPOSTFCHER & VERTRETUNGEN

Mit Postserver knnen Sie Ihre Unternehmens-Struktur 1:1 abbilden.


Subpostfcher knnen fr einzelne Abteilungen und/oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
angelegt werden. Eine Vertretung entspricht dem einzelnen Mitarbeiter mit individuellen
Bearbeitungsrechten.

Hauptpostfach

Subpostfach

Vertretung

Unternehmen

Abteilung 1

MitarbeiterIn
1a

MitarbeiterIn
1b

Abteilung 2

MitarbeiterIn
2a

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1. SUBPOSTFACH ANLEGEN
Die Einrichtung von Subpostfchern ist hilfreich, um eine groe Anzahl an Sendungen im
Hauptpostfach zu organisieren und einzelnen Abteilungen zuzuordnen. Alle angelegten
Subpostfcher sind fr E-Zustellungen individuell adressierbar.
Sie knnen Subpostfcher unter OPTIONEN > SUBPOSTFCHER anlegen.

Es knnen beliebig viele Subpostfcher angelegt werden.


Nach der Eingabe des gewnschten Namens, klicken Sie nur noch auf HINZUFGEN um
das Subpostfach zu aktivieren.
Jedem Subpostfach muss unter EINSTELLUNGEN > VERTRETUNGEN mindestens eine
Vertretung zugewiesen werden.
Wenn ein User im Adressbuch nach einer Firma sucht, werden immer das
Hauptpostfach des Unternehmens und alle erreichbaren Subpostfcher angezeigt.

2. VERTRETUNGEN EINRICHTEN
Sie richten eine Vertretung unter EINSTELLUNGEN > VERTRETUNGEN ein.

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Sie knnen die Berechtigungen Ihrer Vertretung nach Wunsch einschrnken:


Bearbeitungsvollmacht
annehmen, lschen, antworten, weiterleiten
Zustellqualitt
alles lesen, nur Passwort, Bankident oder Handy-Signatur / Brgerkarte gesicherte
E-Zustellung
Dokumentenklassen
verschiedene Klassen der E-Zustellungen: zBsp. Rechnungen, Versicherungs-Briefe,
medizinische Post oder Werbung.

Vertretungen fr Unternehmen
Voraussetzungen
Wenn Sie das digitale Postfach als Verein, Unternehmen oder Behrde nutzen,
empfehlen wir die Registrierung mit Handy-Signatur oder Brgerkarte.
Der Hauptempfnger des digitalen Postfachs muss bereits im Firmenbuch oder
Vereinsregister verzeichnet sein.

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Ihre Vertretungen mssen in Folge im Stammzahlregister der


Datenschutzbehrde eingetragen werden. Dies entspricht der Eintragung eines
neuen Zeichnungsberechtigten fr Ihr Unternehmen (vgl. Prokura).

Eintragung im Stammzahlregister
Tragen Sie Ihre Vertretungen im Stammzahlregister der Datenschutzbehrde an:
https://mms.stammzahlenregister.gv.at/mms/moaid.do
Bitte beachten Sie, dass auch Ihre Vertretungen eine Handy-Signatur oder Brgerkarte
bentigen!
Anmeldung bei Postserver
Wenn sich Ihre Vertretung bei Postserver einloggt, stehen 2 Auswahlmglichkeiten zur Verfgung:
Privates Postfach
Firmen-Postfach.

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3. VOLLMACHTEN BEARBEITEN
Sie knnen die Rechte, die gewnschten Zustellqualitten und die Dokumentenklassen fr
Vertretungen jederzeit unter EINSTELLUNGEN > VERTRETUNGEN bearbeiten.

Whlen Sie die gewnschte Vertretung aus und klicken Sie auf BEARBEITEN.
Anschlieend knnen Sie die Rechte, die gewnschte Zustellqualitten und die
Dokumentenklassen fr die Vertretung der einzelnen Subpostfcher einstellen.
4. DAS FIRMENPOSTFACH IM ALLTAG

Bei Erhalt einer Zustellung an ein Subpostfach ergeht eine Zustellbenachrichtigung


an die am Hauptpostfach registrierte E-Mail Adresse. Das adressierte Subpostfach im
Betreff ersichtlich.
Wenn ein behrdliches Schreiben vom Benutzer des Hauptpostfachs
entgegengenommen wurde, ist dies fr alle Vertretungen im Hauptpostfach sichtbar.

Weitere Informationen und hilfreiche FAQs, Schritt-fr-Schritt Anleitungen, Studien sowie


Hintergrundinfos zur E-Zustellung finden Sie unter: http://postserver.com/support.
Support-Hotline:
Tel. +43 (810) 400401
support@postserver.com

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