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Handbuch CRM – Kundenverwaltung Version 8.5 Small Business Edition

Handbuch CRM – Kundenverwaltung

Version 8.5 Small Business Edition

Handbuch CRM – Kundenverwaltung Version 8.5 Small Business Edition
Handbuch CRM – Kundenverwaltung Version 8.5 Small Business Edition

Delphi ist ein Warenzeichen von Borland.

MSDOS, Windows-NT, Windows 2000, Windows XP und Microsoft Word sind Warenzeichen der Microsoft Corporation.

Oracle ist ein Warenzeichen von der Oracle Corporation.

Crystal Report Writer ist ein Warenzeichen der Crystal Decisions.

© Copyright MICROS-FIDELIO GmbH, Neuss 2006

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Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

3

Einführung

5

Starten des Suite 8 Small Business Edition Kundenverwaltungsmodul 5

Anmelden

5

Symbolleisten - Kundenverwaltung

6

Steuerungstasten

7

Tastenkombinationen

7

Steuerungstasten

7

Die Funktionstasten

8

Öffnen des Hauptmenüs der Funktionstasten

10

Pfeiltasten

10

HTML - Anzeige

11

Das Datumsfeld

14

Änderung des Datums

15

Abmelden von der Suite 8 Small Business Edition

16

Suite 8 Small Business Edition beenden

16

Karteien

17

Kundenkarteiverwaltung

17

Kundenkarteien

18

Karteisuche

18

Anpassen des Rasters im Kartei Navigator

21

Neue Kartei

22

Anlegen einer Kartei für einen Individualgast

24

Kartei-Notizen

29

 

Verknüpfte

Karteien

29

Verknüpfte

Dokumente

30

Die Firmen-/Reisebüro-/Source-Kartei

32

Kartei-Notizen

35

Marketing

35

Verknüpfung von Karteien

37

Verknüpfung von Individual-Karteien mit einer Firmenkartei

37

Verknüpfung von Firmen mit Firmenkarteien

39

 

Verknüpfung

einer Tochterfirma

40

Der Familienassistent

41

Bearbeiten einer Kartei

42

Erstellen einer Organisationstabelle

44

Visitenkartenscanner

44

Korrespondenz

49

Suite 8 Handbuch Small Business Edition Kundenverwaltung

Aufgaben & Aktivitäten

55

Suche nach einer Aktivität oder Aufgabe

56

Anpassen des Rasters im Navigator

59

Aktivitäten

60

Aufgaben

61

Kalender

65

 

Verwendung des Kalenders

65

Kalenderanlässe

65

Anlegen

einer

Aktivität

66

Anlegen

einer

Aufgabe

68

Mailing

71

 

Standard & Erweiterte Mailings

71

Übersicht

73

Erstellen eines Standard Mailings

73

Ausführen einer Standard Mailingabfrage

76

Anlegen von Aktivitäten

82

Mailing per E-Mail verschicken

84

Erstellen einer Erweiterten Mailingabfrage

85

Erweitertes Mailing

85

Ausführen einer Erweiterten Mailingabfrage

88

Anwendung – Verbinden der Daten

93

Register

99

1

Einführung

Das Suite 8 Small Business Edition Kundenverwaltungs-Modul ermöglicht Ihnen, alle Funktionen der Hotel-Kundenverwaltung durchzuführen. Innerhalb dieses Handbuches werden wir die Kundenverwaltung auch als CRM (Customer Relationship Management) bezeichnen.

Starten des Suite 8 Small Business Edition Kundenverwaltungsmodul

Anmelden

Um mit dem Suite 8 Small Business Edition Modul Kundenverwaltung zu arbeiten, müssen Sie sich zuerst im System anmelden. Sie benötigen einen gültigen Benutzernamen und das Passwort.

Anmelden bei Suite 8 Small Business Edition:

1. Über den Arbeitsplatz (Desktop), klicken Sie auf das Symbol Fidelio Version 8.

(Desktop), klick en Sie auf das Symbol Fidelio Version 8. Die Anmeldemaske erscheint: 2. Geben Sie

Die Anmeldemaske erscheint:

das Symbol Fidelio Version 8. Die Anmeldemaske erscheint: 2. Geben Sie Ihre Anwenderidentifikation

2. Geben Sie Ihre Anwenderidentifikation (Groß-/Kleinschreibung beachten) in das Feld Benutzer.

3. Gehen Sie mit dem Tabulator auf das Feld Passwort.

4. Tragen Sie Ihr geheimes Passwort (Groß-/Kleinschreibung beachten) in das Feld Passwort.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

5. Klicken Sie auf ANMELDEN.

Das Suite 8 Hauptmenü erscheint.

Sie sind nun im System angemeldet.

Symbolleisten - Kundenverwaltung

Das Suite 8 Small Business Edition Hauptmenü hat sieben farbige Felder, die sich auf der linken Seite des Bildschirms befinden. Jedes farbige Feld stellt eines der Hauptanwendungsmodule dar.

farbige Feld stellt eines der Hauptanwendungsmodule dar. Öffnen der Symbolleiste Kundenverwaltung 1. Klicken Sie auf

Öffnen der Symbolleiste Kundenverwaltung

1. Klicken Sie auf KUNDENVERWALTUNG in der farbigen Symbolleiste.

Die Suite 8 Symbolleiste für die Kundenverwaltung öffnet sich:

Suite 8 Symbolleiste für die Kundenverwaltung öffnet sich: Alternativ können Sie K UNDENVERWALTUNG auf der

Alternativ können Sie KUNDENVERWALTUNG auf der Menüleiste anklicken.

Das Suite 8 Menü für die Kundenverwaltung erscheint.

Einführung

Einführung Steuerungstasten Tastenkombinationen Suite 8 hat Tastenkombinationen, die einen raschen Zugriff auf Feld- oder

Steuerungstasten

Tastenkombinationen

Suite 8 hat Tastenkombinationen, die einen raschen Zugriff auf Feld- oder Dialogmasken einer Maske ermöglichen. Wenn ein Buchstabe unterstrichen ist, kann man die Alt + Buchstabe Tasten drücken und der Kursor bewegt sich in dieses Feld oder führt einen Befehl aus. Zum Beispiel in der Karteikartensuchmaske ist der Buchstabe “S” für die Suche unterstrichen. Durch drücken von Alt + S werden die Auswahlkriterien gesucht.

Verwendung der Tastenkombinationen:

Eingabe von der Maske oder dem Dialogfeld:

Alt + Buchstabe

Der Kursor bewegt sich in das Feld oder führt den Befehl aus.

Steuerungstasten

Suite 8 hat auch Steuerungstasten, die es ermöglichen Funktionen zu starten, ohne die Maus zu verwenden. Diese Tasten zu verwenden spart Zeit.

Suite 8 Steuerungstasten – siehe Tabelle 1.

Tabelle 1:

Suite 8 Steuerungstasten

Steuerungstasten

Beschreibung

F1

Zeigt das Hilfe-Fenster.

Alt + F4

Schließt das aktive Fenster.

F10

Schließt alle aktiven Fenster.

F12

Bewegt den Kursor vom Datenfeld zum Raster.

Alt + Pfeil hinunter

Anzeige Auswahlfenster

Tab

Bewegt sich vorwärts durch die Felder und Optionen. Bewegt sich zum nächsten Feld und bestätigt die Eingabe.

Umschalttaste + Tab

Bewegt sich rückwärts durch die Felder und Optionen.

Strg + Tab

Bewegt sich vorwärts durch Tabulatoren.

Strg + Umschalttaste + Tab

Bewegt sich rückwärts durch Tabulatoren.

Escape

Bricht die laufende Aktion ab. Schließt Auswahlfenster bevor eine Auswahl getroffen wurde.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Steuerungstasten

Beschreibung

Pos 1

Bewegt den Kursor zum Beginn eines Feldes.

Ende

Bewegt den Kursor zum Ende eines Feldes.

Die Funktionstasten

In Suite 8 hat man die Möglichkeit, in jeder Maske das Funktionstasten Hauptmenü aufzurufen. Die Funktionstasten sind Kürzel für Masken, Suchfunktionen und Arbeitsplatzwerkzeuge. Die Verwendung dieser Tasten ermöglicht einen raschen Zugriff auf Informationen, ohne das Fenster, in welchem man gerade arbeitet, schliessen zu müssen. Zum Beispiel: Sie legen gerade eine neue Reservierung für einen Gast an, während er gleichzeitig Fragen über Restaurants in der Umgebung stellt. Man kann die Funktionstaste „Telefonbuch“ für Restaurantinformationen verwenden anstatt die Reservierungsmaske zu verlassen, um die Restaurantinformation abzurufen, das Telefonbuch wieder zu schliessen und erneut eine neue Reservierungsmaske zu öffnen.

Suite 8 Funktionstasten - siehe Tabelle 2.

Anmerkung: Einige Funktionstasten sind Bestandteil der Small Business Edition Featurelist.

Tabelle 2:

Suite 8 Funktionstasten

Funktionstasten

Menüoption

F4

Kalender

Strg + A

Anreisen

Strg + B

Rechnungen

Strg + D

Verfügbarkeit

Strg + E

Buchungen

Strg + F

Etagenplan

Strg + G

Gruppenreservierung

Strg + H

Hausstatus

Strg + I

Gäste im Haus

Strg + L

Zimmerplan

Strg + M

Nachrichten

Strg + N

Neue Reservierung

Strg + P

Karteien

Strg + Q

Quickreservierung

Strg + S

Zimmersuche

Strg + T

Telefonbuch

Einführung

Funktionstasten

Menüoption

Strg + U Umschalttaste + Alt + R Umschalttaste + Strg + R Umschalttaste + Strg + M

Reservierung bearbeiten Devisenrechner Berichte Maximale Verfügbarkeit

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Öffnen des Hauptmenüs der Funktionstasten

In der Funktionsleiste klickt man auf „Funktionstasten“.

Das Hauptmenü der Funktionstasten erscheint.

Das Hauptmenü der Funktionstasten erscheint. Pfeiltasten Viele Felder haben blaue, nach unten zeigende

Pfeiltasten

Viele Felder haben blaue, nach unten zeigende Pfeiltasten

kennzeichnen, dass weitere Informationen angezeigt werden können.

unten zeigende Pfeiltasten kennzeichnen, dass weitere Informationen angezeigt werden können. . Diese Pfeiltasten Seite 10

. Diese Pfeiltasten

Einführung

Einführung Zum Beispiel in der Maske Hausstatus: Klickt man auf die blaue Pfeiltaste neben Out of

Zum Beispiel in der Maske Hausstatus: Klickt man auf die blaue Pfeiltaste neben Out of Order öffnet sich die Out of Order Maske.

neben Out of Order öffnet sich die Out of Order Maske. HTML - Anzeige Version 8

HTML - Anzeige

Version 8 bietet die Möglichkeit Informationen in HTML Format anzuzeigen. Die Hauptbereiche in denen Informationen im HTML Format angezeigt werden sind die folgenden:

Reservierungsnavigator

Gruppen

Karteien

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Aufgaben und Aktivitäten

Informationen im HTML Format sehen:

1. Klicken Sie auf die Kundenverwaltungsmenüleiste und wählen Karteien, um Gästekarteien anzuzeigen.

2. Diese Hauptübersicht der Gästekarteien wird Navigator genannt und ist in drei Bereiche unterteilt:

1. Abfrage – Basis- und erweiterte Suchabfragen für Gästekarteien

2. Abfrageergebnis – Das Ergebnis der Abfrage wird im Rasterformat angezeigt

3. Baumstruktur und HTML Anzeige.

1. Die Baumstruktur zeigt alle Detailinformationen an, die mit dieser Gastkartei in Verbindung stehen, inkl. Adressinformation, Kommunikationsarten, Verknüpfungen, Reservierungen oder Archivdaten.

2. Die frei-definierbare HTML Ansicht. Durch Anklicken der rechten Maustaste kann die Information auf dem HTML gedruckt werden.

3. Geben Sie den Gastnamen den Sie Suchen in das Feld Name und klicken auf

SUCHE.

4. Das Abfrageergebnis wird im Raster im mittleren Bereich der Maske angezeigt und die Baumstruktur und das HTML Format im unteren Bereich der Maske.

Einführung

Einführung 5. In diesem Beispiel zeigt die HTML Ansicht eine Gesamtübersicht der Kartei an. Die Baumstruktur

5. In diesem Beispiel zeigt die HTML Ansicht eine Gesamtübersicht der Kartei an. Die Baumstruktur ist geöffnet und zeigt standardmäßig eine Stufe an. Ein Plus neben dem Verzeichnis kennzeichnet, dass die Baumstruktur erweitert werden kann und mehr Verzeichnisse sichtbar werden. Ein Minus neben dem Verzeichnis gibt an, dass die Ansicht der gezeigten Details reduziert werden kann.

die Ansicht der gezeigten Details reduziert werden kann. Erweitern der Baumstrukturanzeige Klicken Sie auf das Symbol

Erweitern der Baumstrukturanzeige

Klicken Sie auf das Symbol Erweitern

kann. Erweitern der Baumstrukturanzeige Klicken Sie auf das Symbol Erweitern , um alle Verzeichnisse zu öffnen.

, um alle Verzeichnisse zu öffnen.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Verkleinern der Baumstrukturanzeige

Klicken Sie auf das Symbol Verkleinern

Löschen der Baumstrukturanzeige

auf das Symbol Verkleinern Löschen der Baumstrukturanzeige , um die Anzeige zu verringern. Klicken Sie auf

, um die Anzeige zu verringern.

Klicken Sie auf das Symbol Löschen

Anzeige zu verringern. Klicken Sie auf das Symbol Löschen , um die Baumstruktur und die HTML-Ansicht

, um die Baumstruktur und die HTML-Ansicht

zu löschen. Die Ansicht wird aber nur für diesen Gast entfernt. Sofern eine andere

Kartei geöffnet wird ist die Darstellung wieder vollständig.

Aktualisieren der Baumstrukturanzeige

Klicken Sie auf das Symbol Aktualisieren zu aktualisieren.

Ändern der HTML-Ansicht

Zwei zusätzliche Schaltflächen in der HTML Ansicht erlauben einige Details in einem Listenformat oder einer Großansicht darzustellen. Standardmäßig ist die Großansicht eingestellt.

ellen. Standardmäßig ist die Großansicht eingestellt. ,um die Baumstruktur und HTML Ansicht 1. Um die

,um die Baumstruktur und HTML Ansicht

1. Um die Listenansicht zu erhalten, klicken Sie auf

.
.
1. Um die Listenansicht zu erhalten, klicken Sie auf . 2. Um in die Großansicht zu

2. Um in die Großansicht zu wechseln, klicken Sie auf

.
.
. 2. Um in die Großansicht zu wechseln, klicken Sie auf . Das Datumsfeld Das Format

Das Datumsfeld

Das Format des Datums wird in der Windows Systemkonfiguration festgelegt. Das Datumsformat und die verwendeten Trennzeichen können so von Hotel zu Hotel variieren.

Typische Datumsformate:

MM/tt/jj

Einführung

MM/tt/jjjj

jj/MM/tt

jjjj-MM-tt

tt-MMM-JJ

Man kann das Datum direkt in das Feld tippen; aber es muss exakt im vordefinierten Format eingetippt werden.

Es gibt viele Datumsfelder im System. Zum Beispiel: Anreisedatum oder Abreisedatum. Das Datum kann entweder spezifisch oder für ein Zeitraum sein.

Datum kann entweder spezifisch oder für ein Zeitraum sein. Ein spezifisches Datum ist, wenn man sehen

Ein spezifisches Datum ist, wenn man sehen kann, was an diesem Tag passiert. Zum Beispiel: wenn man sich anschauen möchte, welche Gäste am 01.01.05 anreisen.

sich anschauen möchte, welche Gäste am 01.01.05 anreisen. oder Werden Informationen über einen Zeitraum benötigt

oder

anschauen möchte, welche Gäste am 01.01.05 anreisen. oder Werden Informationen über einen Zeitraum benötigt kann ein

Werden Informationen über einen Zeitraum benötigt kann ein bestimmter Datumsbereich oder nur ein bestimmtes Startdatum benutzt werden. Zum Beispiel:

Man möchte die Anreisen vom 01.01.05 bis 31.01.05 sehen oder alle ab 01.01.2005.

Änderung des Datums

Das Datum kann durch Eintippen des neuen Datums oder unter Verwendung des Kalenders geändert werden.

Eingabe eines neuen Datums

1. Platzieren Sie den Kursor in das Datumsfeld.

2. Tragen Sie das neue Datum in das Datumsfeld, im vordefinierten Format, inklusive der Trennungen ein.

3. Drücken Sie die Tabulator Taste.

Das Datum ist geändert.

Ändern des Datums unter Verwendung des Kalenders

1. Klicken Sie auf das Pfeil-nach-unten Feld Datumsfeld befindet.

Der Kalender erscheint.

Sie auf das Pfeil-nach-unten Feld Datumsfeld befindet. Der Kalender erscheint. , welches sich gleich neben dem

, welches sich gleich neben dem

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung 2. Um einen früheren oder späteren Monat anzeigen zu

2. Um einen früheren oder späteren Monat anzeigen zu lassen, klickt man auf die horizontalen Pfeile oberhalb des Kalenders oder indem man die Tasten Strg + (Pfeil nach oben) oder Strg + (Pfeil nach unten) drückt.

3. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das Datum und klicken auf die linke Maustaste

oder betätigen Sie die Pfeile auf der Tastatur, um auf das entsprechende Datum zu gelangen und drücken Sie die Eingabetaste.

4. Das Datum ist nun geändert.

Abmelden von der Suite 8 Small Business Edition

1. Klicken Sie auf der Menüleiste auf das FENSTER Menü und auf die Option ALLES SCHLIESSEN, um alle offenen Masken und Dialogfelder zu schließen.

2. Klicken Sie auf die Option ABMELDEN aus dem FENSTER Menü.

Die Anmeldemaske erscheint.

aus dem F ENSTER Menü. Die Anmeldemaske erscheint. Ein neuer Anwender kann sich nun anmelden. 3.

Ein neuer Anwender kann sich nun anmelden.

3. Um die Anwendung vollständig zu schließen, klickt man auf BEENDEN.

Die Suite 8 Small Business Edition wird geschlossen und der Desktop erscheint.

Suite 8 Small Business Edition beenden

1. Klicken Sie auf der Menüleiste auf FENSTER und die Option ALLES SCHLIESSEN, um alle offenen Masken und Dialogfelder zu schließen.

2. Klicken Sie auf die Option PROGRAMM BEENDEN aus dem FENSTER Menü oder geben Sie Strg + X ein.

Die Suite 8 Small Business Edition wird geschlossen und der Desktop erscheint.

2

Karteien

Kundenkarteiverwaltung

Firmen/Individuale Gäste werden oftmals vom Verkauf als Kunden und vom Front Office als Karteien bezeichnet. Unabhängig davon wie sie bezeichnet werden, müssen die Informationen geteilt werden. Version 8 wurde so entworfen, dass es eine echte Integration der beiden Bereiche gibt. Dies ermöglicht den Benutzern nicht nur die konsolidierten Informationen pro Kunde/Kartei im Gesamten zu sehen, sondern auch im Einzelnen – falls gewünscht.

Schlüsselfunktionen der Karteiverwaltung sind:

Die Fähigkeit, eine unbegrenzte Anzahl an Kunden – Firmen und Individual, sowie Interessenten zu speichern.

Die Fähigkeit, mehrere Karteitypen zu definieren.

Die Option, verschiedene Beziehungen festzulegen. Beziehungen können zwischen Kunden/Karteien und Kontakten, Kunden/Karteien zu Kunden/Karteien und Kontakt zu Kontakt aufgebaut werden.

Das Konzept des Besitzers ermöglicht die Verknüpfung einer unbegrenzten Anzahl an Verkaufs-, Catering- und Service-Führungskräften auf eine Kartei und weist diesen Managern unterschiedliche Rollen zu.

Das System verfolgt allgemeine Informationen, wie beispielsweise die Adresse und spezifische Informationen, wie Marktsegment, Umsatzpotential, Industrie-Codes, etc.

Die Fähigkeit, mehrere Adressen und Kommunikationsmethoden pro Kundenkartei zu definieren, jedoch mit der Möglichkeit, eine als die primäre zu festzulegen.

Die Fähigkeit, Firmenkarteien in der traditionellen Kundenhierarchie zu verknüpfen – Muttergesellschaften und Tochterfirmen

Unterstützung eines „privaten“ Konzepts, d. h. Individual Kunden ohne eine Verknüpfung mit einer Kundenkarte.

Ein E-Mail-Interface ermöglicht dem Benutzer per Doppelklick auf eine E-Mail- Adresse, Mails direkt aus V8 zu versenden.

Frei definierbare HTML-Anzeige in der Karteisuchmaske.

Die Fähigkeit, eine graphische Organisationstabelle, basierend auf den Kontakten und deren Beziehungen – entsprechend der Definition im System– zu entwerfen.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Kundenkarteien

Eine Kartei ist eine Aufzeichnung an Informationen über den Individualgast, die Firma, das Reisebüro, die Source, den Lieferanten, dem Bucher oder dem Kontakt. Karteien können konstante Basisinformationen umfassen: beispielsweise Name des Gastes (oder der Firma, Reisebüro, etc.), Adresse, Sprache, ebenso Marketinginformationen, Verknüpfungen zu anderen Karteien, Notizen und statistische Informationen über künftige und frühere Hotelaufenthalte und Kundenbesuche.

Die Hauptmaske der Kartei wird “Navigator” genannt und ist in 4 unterschiedliche Bereiche geteilt:

Abfrage – besteht aus mehreren Basissuchkriterien der Kartei und einer erweiterten Abfrageoption.

Abfrageergebnisse – die Ergebnisse der Abfrage, dargestellt im Rasterformat.

Baumstruktur – eine Übersicht aller mit dieser Kartei verbundenen Details, inklusive der Adresse, Kommunikationen, Verknüpfungen, Reservierungen, Archiv, etc.

HTML Seite – frei definierbare HTML-Anzeige, in einem Listenformat oder in einer Großansicht.

Karteisuche

Eingabe einer Karteiabfrage

Die Abfragemaske ist in drei Bereiche aufgeteilt:

Die Basissuchkriterien

Die erweiterten Abfrageoptionen

Die Auswahl der Karteiansicht

Sie können einige Felder ausfüllen, um die Suchkriterien zu beschränken. Die aktuelle Abfrage wird im Text-Format in einem Fenster auf der rechten Seite der Maske angezeigt. Falls keine Daten eingegeben werden, wird die Liste der Karteien in alphabetischer Reihenfolge dargestellt. Die Basissuchkriterien können entsprechend der Erklärung in Tabelle 4, Seite 20 ausgefüllt werden.

Erweiterte Karteisuche

Die erweiterte Abfrage besteht aus drei Auswahlfeldern:

Mit dem ersten Feld erscheint eine Auswahlliste von möglichen Feldern.

Das zweite begrenzt die Abfrage auf einer zweiten Ebene oder gibt eine Auswahl an Bedingungen.

Das dritte Feld fordert einen frei formatierten Wert, der mit der Bedingung übereinstimmt.

Karteien

Anmerkung: Die aktuelle Abfrage wird im Textformat im Fenster auf der rechten Seite der Maske angezeigt. Sofern der Filter nicht gelöscht wird durch aktivieren der Schaltfläche LÖSCHEN, bleiben die Einträge bestehen und jede zusätzliche Abfrage wird hinzugefügt.

Die erweiterten Karteisuchkriterien können entsprechend der Tabelle 5, Seite 20 ausgefüllt werden.

Karteiansicht

In der Auswahl der Karteiansicht können Sie die Karteianzeige - unter der Vorgabe aller Karteien - auf alle aktiven oder inaktiven Karteien eingrenzen. Die Auswahl der Karteiansicht kann so ausgefüllt werden, wie es in Tabelle 6, Seite 21 erklärt wird.

Ersatzzeichen

Die Suchkriterien können ebenso unter der Verwendung von Ersatzzeichen (%) eingegeben werden. Zum Beispiel: für M%ller werden Möller, Müller angezeigt, %Bank wird Investment Bank, Deutsche Bank erwidern und Fidelio% bringt Fidelio GmbH oder Fidelio Inc.

Suchname Funktionalität

Namen, die mit einem Umlaut oder Sonderzeichen, wie zum Beispiel ‘Müller’ geschrieben werden, werden automatisch mit dem Suchname ohne Umlaut oder Sonderzeichen gespeichert. Wenn im Feld Namen nach ‘Muller’ gesucht wird, werden ‘Müller’ und ‘Muller’ im Ergebnisraster angezeigt.

Aktivieren der Suche

Um die Suche zu aktivieren, muss man das Feld SUCHE anklicken. Aufgrund der Zeit, die es dauern kann, um in einer großen Datenbank zu suchen, wurden zwei verschiedene Suchoptionen eingerichtet. Indem man auf das Feld SUCHEN klickt, wird die maximale Anzahl an Karteien erscheinen, die unter SETUP-> KONFIGURATION-> VERSCHIEDENES-> HOTELDATEN-> SUCHMASKEN definiert wurden. Falls mehr Karteien vorhanden sind, als angezeigt werden soll, erscheint die Frage ‚Es gibt mehr als x Einträge. Möchten Sie alle sehen?’ Indem man das Feld VOLLE SUCHE anklickt, werden alle Karteien angezeigt, die den Kriterien entsprechen. Bitte beachten Sie, dass falls

die Einstellungen „SUCHE WÄHREND EINGABE“ unter SETUP-> KONFIGURATION->

VERSCHIEDENES-> HOTELDATEN-> SUCHMASKEN aktiviert wurden, Suite 8 sofort nach Eingabe der Werte in die Felder die Suche startet und es nicht notwendig ist, das Feld Suche anzuklicken.

Eine vollständige Erklärung der Karteisuchmaske befindet sich im Suite 8 Konfigurations-Handbuch unter Hoteldaten – Suchmaske.

Eine Liste der Karteien, die dem entspricht, was Sie spezifiziert haben, wird angezeigt. Zum Beispiel: wenn Sie eine Suche nach dem Nachnamen „Thomas“ bestimmen, zeigt das Grid eine Liste über alle Karteien mit Personen an, die den Nachnamen Thomas haben. Die Abfrageergebnisse können einfach entfernt werden, indem Sie auf das Feld LÖSCHEN klicken.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Eingrenzen der Suche

Wenn die Suche einmal durchgeführt wurde, kann die Suche näher eingegrenzt werden, indem Sie das Feld SUCHE IN GRID betätigen.

Das Feld Suche ermöglicht dem Anwender folgendes:

Suche in allen oder speziellen Spalten innerhalb des Rasters.

Suche nach speziellem Text und um die Richtung der Suche zu kontrollieren.

Nach Groß- und Kleinschreibung oder nur nach ganzen Wörtern suchen.

Tabelle 4:

Dialogbox - Karteisuche

Feld

Informationen

Name

Der Name des Kunden oder der Nachname des Individual-Gastes.

Vorname

Der Vorname des Gastes.

Stadt

Die Stadt, die sich in der primären Adresse befindet.

ID (Kartei ID)

Die individuelle Kartei-ID, die Version 8 zuteilt.

Typ

Den Karteityp

Nur Master

Begrenzt die Suche nur auf Hauptfirmen.

Exkl. Tochterfirmen

Zeige Familienmitglieder

Begrenzt die Suche auf (Mutter-)Firmen und zeigt keine Tochterfirmen an.

Familienmitglieder, die mit einer Kartei verknüpft sind und mit “Verberge Familienmitglieder“ markiert sind, werden angezeigt, wenn dieses Feld ausgewählt wird.

Tabelle 5:

Dialogbox – Erweiterte Karteisuche

 

Feld

Auswahl/Bedingung

Wert

Mitgliedschaften

A/R Nummer

A/R Nummer

IATA Nummer

IATA Nummer

Benutzer angelegt

gleich /ungleich

Alle Benutzer, die im System definiert wurden.

Erstellungsdatum

gleich /ungleich

Ein ausgewähltes Datum.

VIP Code

gleich /ungleich

Ein spezieller VIP Code.

Mailing Code

gleich /ungleich

Ein spezieller Mail-Code.

Land

gleich /ungleich

Ein ausgewählter Länder-Code.

PLZ

gleich /ungleich

Eine spezielle Postleitzahl.

Karteien

Kommunikation

E-Mail/Homepage/

Fax/Telefon

Strasse

Gleich/nicht wie

Eine spezielle E-Mail- Adresse/Homepage/Fax- oder Telefonnummer.

Ein freies Textfeld.

Anmerkung: Die verfügbaren Mitgliedschaften, unter welchen die Suche durchgeführt werden kann, sind abhängig von den Mitgliedschaften, die in Ihrem Betrieb konfiguriert wurden.

Anmerkung: Die Mailingfunktionalität benötigt einen zusätzlichen Lizenzcode.

Tabelle 6:

Ansichtsoptionen - Kartei

Status

Anzeige

Alle

Alle Karteien ohne Rücksicht auf den Status.

Nur aktive

Nur aktive Karteien.

Nur Inaktive

Nur inaktive Karteien (Das Feld “Aktiv” blieb in der Kartei leer).

Anpassen des Rasters im Kartei Navigator

Mit entsprechenden Benutzerrechten unter SETUP->KONFIGURATION->BENUTZER-

>BENUTZER DEFINITION->RECHTE->VERSCHIEDENES->GRID LAYOUT ANPASSUNG ist es

möglich das Raster im Kartei Navigator entsprechend den Anforderungen anzupassen. Klicken Sie in das Raster mit der rechten Maustaste.

Wählen Sie ANPASSEN, um die Maske zu öffnen und fügen Sie Felder hinzu oder entfernen Felder aus dem Karteinavigatorraster:

Felder, die bereits in Nutzung sind werden mit einem grünen Hacken angezeigt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Stift, um die Tabelleneigenschaften zu ändern oder anzusehen.

Um ein Feld im Raster zu verschieben, wählen Sie das Feld aus und ziehen es mit der Maus an die gewünschte Position.

Tabelle 7:

Tabelleneigenschaften - Karteiraster

Status

Anzeige

Feldname

Der Feldname aus der Datenbank.

Caption

Die Spaltenbezeichnung

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Status

Anzeige

Fixed

Fixiert die Spalte fest auf der linken Seite, wenn nach rechts geblättert wird, um zusätzliche Felder zu sehen. Felder, die als fixed markiert sind werden in grau angezeigt.

Wählen Sie WIEDERHERSTELLEN, um die Standardansicht anzuwenden.

Wählen Sie ZEIGE STANDARDS, um in der aktuellen Ansicht die Standardansicht zu sehen.

Wählen Sie DRUCKEN, um das Raster auszudrucken oder zu exportieren.

Benutzer, die mit der Fidelio Version 8 Tabellenstruktur und den Feldern vertraut sind, können eine kundenspezifische View für die Karteisuche erstellen. Dafür muss der Parameter ‘Kundenspezifische View in Karteisuche’ aktiviert sein unter SETUP-

>KONFIGURATION->VERSCHIEDENES->HOTELDATEN->SUCHMASKEN. Um Felder für das

Karteiraster auswählen zu können, muss die View V8_sys_customxcmssearch angepasst werden.

Hier ein Beispiel, um die Beschreibung eines Finanzkontos hinzuzufügen:

create or replace force view v8_sys_customxcmssearch (customxcmssearch_xcms_id, zfac_longdesc)

as select xcms_id customxcmssearch_xcms_id, (select zfac_longdesc from zfac where zfac_actvalidfrom is not null and zfac_actvaliduntil is null and xcms.xcms_id=zfac.zfac_xcms_id and rownum=1) zfac_longdesc

xcms;

Anmerkung: Felder aus einer kundenspezifischen View werden automatisch dem Raster hinzugefügt.

Anmerkung: Die Druck und Exportfunktion sollte genutzt werden bevor Änderungen im Raster gespeichert werden.

Neue Kartei

Auf der Maske Karteisuche klicken Sie auf das Feld NEU und wählen den gewünschten Karteityp.

Für eine Erklärung der Optionen im Auswahlfeld Neue Kartei, beziehen Sie sich bitte auf Tabelle 8, Seite 23.

Die Suchmaske Kartei des ausgewählten Karteityps wird angezeigt.

Karteien

Die Kartei besteht für alle Karteikategorien aus verschiedenen Masken, jede einzelne durch einen Karteireiter dargestellt. Bezüglich einer Erklärung der Karteiraster aus der Maske Neue Kartei, siehe Tabelle 9.

Anmerkung: Es gibt zwei verschiedene Typen der Karteimasken, eine für Individual und Bucher, die zweite für alle anderen Karteitypen.

Tabelle 8:

Auswahlfeld Option – Neue Kartei

Schreiben Sie in dieses Feld

Mit folgenden Informationen

Individual

Ein Individualgast.

Firma

Eine Firma, die Zimmer reserviert.

Reisebüro

Ein Reisebüro, das Zimmer reserviert.

Source

Eine Reservierungsstelle, die weder Firma noch Reisebüro ist.

Lieferant

Ein Lieferant, der Zimmer reserviert.

Kontakt

Ein Kontakt, der Zimmer reserviert.

Bucher

Ein Bucher, der Zimmer reserviert.

Anmerkung: Die verfügbaren Karteitypen sind davon abhängig, welche in Ihrem Betrieb konfiguriert wurden.

Tabelle 9:

Karteien - Karteimaske

Feld

Informationen

Kartei

Eine Aufnahme der Hauptinformationen über den Gast, die Firma, das Reisebüro, die Gruppe oder einer anderen Source.

Weitere Felder

Eine Fortsetzung der Karteimaske.

Notizen

Eine unbegrenzte Anzahl an Notizen kann mit jeder Kundenkartei verknüpft werden. In dieser Kartei werden neue Verknüpfungen mit anderen Karteien durchgeführt, ebenso können bestehende Verknüpfungen angesehen, geändert oder gelöscht werden. In dieser Kartei können Dokumente hinzugefügt werden. Bereits verknüpfte Dokumente können angesehen oder aus der Kartei entfernt werden. Anmerkung: Das Dokumentenhandling ist Teil der Fidelio Suite 8 Small Business Edition Feature List.

Verknüpfte Karteien

Verknüpfte Dokumente

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Feld

Informationen

Familie

In dieser Kartei können Familienmitglieder und Kontakte mit dem Nachnamen, Vornamen und dem Geburtstag eingegeben werden. Für jedes Familienmitglied, das eingegeben wird, entsteht eine neue Kartei.

Anmerkung: Die Familien-Kartei ist nur verfügbar wenn der Parameter: „Familienassistent aktiv“ unter SETUP->KONFIGURATION-

>VERSCHIEDENES->HOTELDATEN->KARTEI aktiv ist.

Anlegen einer Kartei für einen Individualgast

Sie können speziell für einen Individualgast oder Bucher eine Kartei anlegen.

Klicken Sie auf der Suchmaske Kartei auf das Feld NEU und wählen den gewünschten Karteityp.

Die Karteimaske erscheint mit der Anzeige „Neue Individualkartei“ oder „Neue Bucherkartei“ in der Titelzeile im Kopf der Maske. Das Feld Nachname hat fettgedruckte Buchstaben. Dies zeigt an, dass es sich um ein Pflichtfeld handelt. Alle anderen Felder sind fakultativ.

Vervollständigen Sie die fakultativen Felder durch Eintippen der Informationen oder mittels Auswahl der Informationen aus den Auswahllisten. Einige Felder, namentlich Adresse, Kommunikationen und Gästekarteninformationen ermöglichen zahlreiche Eingaben von Daten. Deshalb erscheint hier, wenn man Daten eingibt, eine separate Maske, ebenso kann eine Eingabe hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden.

Bezüglich einer Erklärung der Felder auf der Karteimaske, siehe Tabelle 10, Seite 25

Anmerkung: Vergewissern Sie sich, dass sie die Namen in korrekter Großschreibung eintragen. So wie ein Name in der Karteimaske eingegeben wird, erscheint er auf Briefen und Rechnungen. Da Suchprozesse unabhängig von Groß-/Kleinschreibung sind, werden Sie durch die Großschreibung nicht beeinflusst.

Tabelle 10:

Karteimaske: Individual-Gast

Feld

Informationen

Name

Geben Sie den Nachnamen mit passender Großschreibung ein. Die Form, wie ein Name in der Karteimaske eingegeben wird, entspricht der Darstellung auf Briefen und auf Rechnungen. Da bei der Suche Groß-/Kleinschreibung nicht berücksichtigt wird, wird dies durch die Großschreibung nicht beeinflusst.

Karteien

Feld

Informationen

Vorname

Geben Sie hier den Vornamen des Gastes ein.

Sprache

Die Eingabe in diesem Feld, die aus einer Auswahlliste an Sprachen-Codes ausgewählt wird, steuert die Sprache, in welcher der Gast angesprochen werden sollte und die Korrespondenz erhalten sollte.

Titel

Dieses Feld sollte für aristokratische Titel, wie zum Beispiel Graf, Prinzessin, etc. verwendet werden.

Adressanrede

Wählen Sie aus der Auswahlliste den Code für die Adressanrede.

Briefanrede

Die Briefanrede wird automatisch – basierend auf der ausgewählten Adressanrede – vervollständigt. Dies kann dann wie gewünscht geändert werden.

Kontaktpräferenz

Die vorgegebene Kontaktpräferenz ist die aktuelle Kartei. Dennoch werden alle angeknüpften Karteien in der Auswahlliste angezeigt.

Adresse

Eine unbegrenzte Anzahl an Adressen kann pro Kartei, jedoch nur eine pro Adresstyp eingegeben werden. Eine der angegebenen Adressen muss als primäre Adresse definiert werden.

Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue Adresse einzugeben; das Feld BEARBEITEN, um eine bestehende Adresse zu editieren und auf ADRESSE LÖSCHEN, um eine bestehende Adresse zu löschen.

Adress-Typ

Wählen Sie den Adressen-Typ aus der Auswahlliste.

Primär

Wählen Sie aus dieser Adresse den primären Adress-Typ. Die erste eingegebene Adresse wird als primäre Adresse markiert.

Land

Wählen Sie den Ländercode aus der Auswahlliste.

PLZ

Geben Sie hier die Postleitzahl ein.

Stadt

Geben Sie hier die Stadt ein.

Staat/BL

Geben Sie hier den Staaten-Code oder das Bundesland ein.

Strasse 1

Adresszeile 1

Strasse 2

Adresszeile 2

Strasse 3

Adresszeile 3

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Feld

Informationen

Kommunikation

Eine unbeschränkte Anzahl an Kommunikationen kann mit jeder Kartei verbunden werden.

Klicken Sie auf das Feld NEU, um einen neuen Kommunikationstyp einzugeben, das Feld BEARBEITEN, um einen bestehenden Kommunikationstypen zu ändern und KOMMUNIKATION LÖSCHEN, um einen bestehenden Kommunikationstyp zu löschen.

Typ

Wählen Sie den Kommunikations-Typ aus der Auswahlliste.

Wert

Geben Sie den Wert des Kommunikationstyps ein, zum Beispiel Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Webseiten, etc.

Anmerkung: Falls eine Verbindung zum Internet besteht, können E-Mails direkt innerhalb V8 gesandt werden (MS Outlook).

Primär

Klicken Sie dieses Feld für den Kommunikationstyp an, der die primäre Kommunikationsmethode ist.

Eine primäre Kommunikationsmethode kann für jede Kommunikationsart definiert werden, zum Beispiel Telefon, Fax, E-Mail, etc.

Aktiv

Dieses Feld ist als Vorgabe markiert und zeigt an, dass die Kartei aktiv ist. Entfernen dieser Vorgabe markiert die Kartei als inaktiv (im Gegensatz zu gelöscht). Desweiteren können Sie einen Grund eingeben, warum die Kartei auf inaktiv gesetzt wurde.

Geburtstag

Geben Sie hier das Geburtsdatum ein.

Merke: Es ist möglich, nur den Monat einzugeben.

Geburtsort

Geben Sie hier den Geburtsort ein.

Geschlecht

Markieren Sie entweder das männliche oder weibliche Feld für das Geschlecht des Gastes.

Nationalität

Wählen Sie den Nationalitäten-Code aus der Auswahlliste.

bevorzugte

Wählen Sie entweder Zimmer oder Kategorien aus der Auswahlliste, um bevorzugte Zimmer oder Zimmerkategorien des Gastes einzugeben. Zimmer oder Zimmerkategorien können ebenso ausgeschlossen werden.

Zimmer/Kategorien

Karteien

Feld

Informationen

Zimmerpräferenzen

Kreditstatus

Eine Auswahlliste mit Zimmerpräferenzen: Raucher oder Nichtraucher, bevorzugte Etage, nahe dem Aufzug, etc. Die Auswahlliste ist vom Benutzer definierbar. Wenn Sie ein Gästezimmer vorblockieren oder die Reservierung einchecken, sucht Fidelio V8 ausschließlich nach Zimmern mit diesen Merkmalen.

C – Cash - Nur Barzahlung

akzeptiert werden, jedoch ausschließlich auf Basis

Barzahlung. Wenn man für diesen Gast eine Buchung macht, erscheint eine Warnung. Für das Setzen auf die Barliste kann eine Begründung eingegeben werden.

R – Restricted - Eingeschränkt

eine Liste “eingeschränkt” gesetzt. Dies zeigt normalerweise an, dass das Hotel diesen Gast nicht

erwünscht. Eine Warnung wird angezeigt, wenn eine eingeschränkte Kartei für eine neue Zimmer- oder Konferenzreservierung ausgewählt wird. Eine Begründung für die „Einschränkung“ kann eingegeben werden.

A – Account Receivable - Debitor

eine Verrechnung als Debitor gewährt. Man kann eine Begründung für die Gewährung des Debitors eingeben.

Der Gast kann

Der Gast wurde auf

Dem Gast wurde

Gästekarte Information

Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue Gästekarte einzugeben, auf das Feld BEARBEITEN, um eine bestehende Gästekarte zu ändern und das Feld KARTE LÖSCHEN, um eine bestehende Gästekarte zu löschen.

Gast / Kredit

Wählen Sie entweder Gäste- oder Kreditkarte, um die Maske von Gäste- auf Kreditkarte zu ändern.

Typ

Wählen Sie den Gästekarten-/Mitgliedschafts-Typ aus der Auswahlliste.

Nummer

Geben Sie die Gästekarten-/Mitgliedsnummer ein.

Kreditkarte

Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue Kreditkarte einzugeben, das Feld BEARBEITEN, um eine bestehende Kreditkarte zu ändern und das Feld KARTE LÖSCHEN, um eine bestehende Kreditkarte zu löschen.

Kartentyp

Wählen Sie aus den Kreditkartentypen aus der Auswahlliste.

Kartennummer

Die Kreditkartennummer.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Feld

Informationen

Gültig

Das Ablaufdatum der Kreditkarte.

Karteninhaber

Der Name auf der Kreditkarte.

Hinzufüge von weiteren Informationen in der Gästekartei

Klicken Sie auf die Kartei WEITERE FELDER.

Die Karteimaske Weitere Felder erscheint.

Bezüglich einer Erklärung des Bereichs Weitere Felder, siehe Tabelle 11

Tabelle 11:

Dialogbox zur Individualkartei – Weitere Felder

Feld

Informationen

VIP Code

VIP zeigt an, dass ein Gast mit VIP Behandlung empfangen wird und bis zu welchem Grad oder ob er ein Stammgast ist. Die verschiedenen VIP-Ebenen können mit einer Farbe verknüpft werden, und Gäste, die mit einem speziellen VIP Code versehen sind, werden in dieser Farbe auf dem Zimmerplan angezeigt – STRG + L.

Preiscodes

Falls der Gast einen speziellen Preiscode hat, sollten Sie das hier eingeben. Dieser Preiscode wird dann jedes Mal vorgeschlagen, wenn man eine neue Reservierung eingibt und auf der Preisverfügbarkeit mittels STRG + R, wenn man den Gastnamen eingibt.

Kartei speichern

Dieses Feld wird als Vorgabe markiert und soll zusichern, dass Karteien nicht nach einer gewissen Anzahl an Tagen, die unter

SETUP->KONFIGURATION-> VERSCHIEDENES->TAGESABSCHLUSS

festgelegt werden, während des Nachtlaufes gelöscht werden.

Verberge

Karteien, in welchen dieses Feld markiert wurde, werden in der Karteisuche nur jene anzeigen, bei welchen das Feld “Zeige Familienmitglieder” ebenso markiert wurde. Falls dieses Feld markiert wurde und das Feld „Zeige Familienmitglieder“ leer ist, werden die Karteien nicht im Suchergebnisraster angezeigt.

Familienmitglied

Kein Mailing

Dieses Feld kann markiert werden, wenn der Kontakt/Firma kein Mailing erhalten möchte.

Mailingcodes

Definiert, welches Mailing der Kontakt in der Zukunft erhalten wird.

Spezial

Definiert Spezialeinteilungen, die konfiguriert sind.

Personaldokumente Klicken Sie auf das Feld NEU, um neue Personalien einzugeben, auf das Feld BEARBEITEN, um ein bestehendes Dokument zu ändern und auf das Feld LÖSCHEN, um ein bestehendes Personaldokument zu löschen.

Dokument Art

Wählen Sie die Dokumentenart aus der Auswahlliste.

Karteien

Feld

Informationen

Gastname

Der Gastname.

Name im Dokument

Der Gastname, wie er im Dokument geschrieben ist.

Nummer

Die Nummer des Dokuments, zum Beispiel ID# oder Reisepass#.

Land

Wählen Sie den Ländercode aus der Auswahlliste.

Nationalität

Wählen Sie die Nationalität aus der Auswahlliste.

Gültig von – bis

Daten betreffend die Gültigkeit - von/bis.

Ausgestellt von

Die Behörde.

Ausstellungsort

Der Ort der Ausstellung.

Kartei-Notizen

Die Kartei Notizen speichert Notizen/Informationen, die den Gast betreffen. Notizen werden in benutzerdefinierbare Kategorien aufgeteilt und können für den Gast als sichtbar markiert werden. Ein Zähler am linken unteren Rand der Karteibearbeitungsmaske zeigt die Anzahl der bestehenden Notizen für diese Kartei.

Hinzufügen/Ansehen von Notizen in der Karteimaske

Um eine Notiz hinzuzufügen, klicken Sie auf die Kartei NOTIZ und danach auf das Feld NEU.

Wählen Sie eine Notiz-Kategorie aus, vervollständigen die Notiz und markieren diese - falls gewünscht - als „für den Gast sichtbar“.

Notizen können mittels dem Feld Optionen neben dem Karteiraster angesehen, geändert oder hinzugefügt werden.

über die Kartei Notizen in der Karteibearbeitungsmaske.

über die Kartei-Baumstruktur.

Verknüpfte Karteien

Es können viele verschiedene Arten von Verknüpfungen zwischen den Individual- /Bucherkarteien und andern Karteitypen durchgeführt werden:

Individual mit Firma – Eine unbegrenzte Anzahl an Individual/Kontakten können mit einer oder mehreren Firmen verknüpft werden.

Individual mit Individual – Verbindungen zwischen Individualkarteien, wie beispielsweise Ehegatte/Ehegattin, Kind/Elternteil können hergestellt werden.

Mitarbeiter zuweisen – Eine unbegrenzte Anzahl an Verkaufsmitarbeitern kann mit einer Individual-/Bucherkartei verknüpft werden.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Anmerkung: Die Art der durchgeführten Verknüpfung wird die angezeigte Rolle bestimmen, zum Beispiel: wenn man eine Individualverknüpfung wählt, werden die angebotenen Rollen Ehemann, Ehegatte, Ehegattin, Kind oder Elternteil angezeigt. Bei Verknüpfung mit einer Firmenkartei, würde die Rollenauswahl Entscheidungsträger, Zeichnungsberechtigter, Vermittler, etc. angezeigt werden.

Verknüpfte Dokumente

Diese Option ermöglicht dem Benutzer verschiedene Arten von Dokumenten hinzuzufügen. Es wird empfohlen, diese Dokumente auf einen gemeinsamen Netzwerk-Pfad zu platzieren, auf den alle Benutzer zugreifen können. Falls mit dem Arbeitsplatz ein Scanner verbunden ist, können Sie ebenso Dokumente, wie einen Vertrag, Briefe oder Bilder, scannen und diese mit der Kartei verknüpfen. Der Scanner muss „Twain“ kompatibel sein.

Anmerkung: Verknüpfte Dokumente ist Bestandteil der Suite 8 Small Business Edition Feature List.

Anmerkung: Auf die Dialogmaske der verknüpften Dokumente kann über den Karteireiter in der Gastkartei zugegriffen werden oder über den Menüpunkt Optionen im Karteinavigator.

Ansicht der verknüpften Dokumente

Wählen Sie das Dokument aus, welches Sie gerne editieren möchten und klicken auf ÖFFNEN. Suite 8 wird daraufhin die entsprechende Anwendung öffnen. Zum Beispiel Word, falls das Dokument ein Word-Dokument ist oder Crystal Reports, falls das Dokument ein Crystal Report ist.

Karteien

Dokumente hinzufügen

Klicken Sie auf NEU, um ein neues Dokument hinzuzufügen. Die folgende Maske wird geöffnet:

Dokument hinzuzufügen. Die folgende Maske wird geöffnet: Wählen Sie eine D OKUMENTENGRUPPE aus der Auswahlliste.

Wählen Sie eine DOKUMENTENGRUPPE aus der Auswahlliste.

Wählen Sie FREIGEGEBENE ORDNER aus der Auswahlliste.

Wählen Sie SUCHEN, um ein Dokument im definierten Ordner auszuwählen.

Wählen Sie ÖFFNEN, um das Dokument zu öffnen.

Wählen Sie OK, um das Dokument hinzuzufügen.

Dokumente scannen und verknüpfen

Klicken Sie auf NEU, um ein neues Dokument hinzuzufügen. Die folgende Maske wird geöffnet:

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung Wählen Sie E INLESEN , um das Dokument zu

Wählen Sie EINLESEN, um das Dokument zu scannen.

Wählen Sie die installierten Scan-Software aus der Dialogbox Source aus.

Suite 8 öffnet die Scanner Software.

Lesen Sie das Dokument ein.

Wählen Sie EINFÜGEN, um das Dokument hinzuzufügen.

Anmerkung: Der Scanner muss TWAIN-Kompatibel sein.

Die Firmen-/Reisebüro-/Source-Kartei

Die Firmen-, Reisebüro- und Source-Karteimasken sind größtenteils miteinander identisch.

Beachten Sie, dass das Feld Vollständiger Name ein Pflichtfeld ist.

Karteien

Bezüglich einer Erklärung der Felder auf der Maske Firmenkartei, siehe Tabelle 13, Seite 33.

Tabelle 13:

Firmenkartei - Dialogbox

Feld

Informationen

Suchname

Wenn die Daten gespeichert sind, wird das Feld Suchname automatisch, basierend auf dem Feld Vollständiger Name, ausgefüllt. Der Suchname kann ebenso überschrieben werden, jedoch ist es empfehlenswert, dies nur dann zu machen, wenn die Firma unter einer Abkürzung, wie IBM, BMW, bekannt ist.

Vollst. Name

Geben Sie den kompletten Namen der Firma ein.

Bereich

Geben Sie hier die Unternehmenssparte ein.

Adresse

Eine unbegrenzte Anzahl an Adressen kann pro Kartei, jedoch nur eine pro Adresstyp eingegeben werden. Eine der angegebenen Adressen muss als primäre Adresse definiert werden.

Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue Adresse einzugeben; das Feld BEARBEITEN, um eine bestehende Adresse zu editieren und auf ADRESSE LÖSCHEN, um eine bestehende Adresse zu löschen.

Adress-Typ

Wählen Sie den Adressen-Typ aus der Auswahlliste.

Primär

Wählen Sie aus dieser Adresse den primären Adress-Typ. Die erste eingegebene Adresse wird als primäre Adresse markiert.

Land

Wählen Sie den Ländercode aus der Auswahlliste.

PLZ

Geben Sie hier die Postleitzahl ein.

Stadt

Wählen Sie die Stadt aus der Auswahlliste.

Staat/BL

Geben Sie hier den Staaten-Code oder das Bundesland ein.

Strasse 1

Adresszeile 1

Strasse 2

Adresszeile 2

Strasse 3

Adresszeile 3

Kommunikation

Eine unbeschränkte Anzahl an Kommunikationen kann mit jeder Kartei verbunden werden.

Klicken Sie auf das Feld NEU, um einen neuen Kommunikationstyp einzugeben, das Feld BEARBEITEN, um einen bestehenden Kommunikationstypen zu ändern und KOMMUNIKATION LÖSCHEN, um einen bestehenden Kommunikationstyp zu löschen.

Typ

Wählen Sie den Kommunikations-Typ aus der Auswahlliste.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Feld

Informationen

Wert

Geben Sie den Wert des Kommunikationstyps ein, zum Beispiel Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Webseiten, etc.

 

Anmerkung: Falls eine Verbindung zum Internet besteht, können E-Mails direkt innerhalb V8 gesandt werden (MS Outlook).

Primär

Klicken Sie dieses Feld für jenen Kommunikationstyp an, welcher die primäre Kommunikationsmethode ist.

 

Eine primäre Kommunikationsmethode kann für jede Kommunikationsart definiert werden, zum Beispiel Telefon, Fax, E-Mail, etc.

Aktiv

Dieses Feld ist als Vorgabe markiert, was anzeigt, dass die Kartei aktiv ist. Entfernen dieser Vorgabe markiert die Kartei als inaktiv (im Gegensatz zu gelöscht); und geben Sie einen Grund ein, warum die Kartei auf inaktiv gesetzt wurde.

Kreditstatus

C – Cash - Nur Barzahlung

Der Gast kann akzeptiert

 

werden, jedoch ausschließlich auf Basis Barzahlung. Wenn man für diesen Gast eine Buchung macht, erscheint eine

Warnung. Für das Setzen auf die Barliste kann eine Begründung eingegeben werden.

R

– Restricted - Eingeschränkt

Der Gast wurde auf eine

Liste “eingeschränkt” gesetzt. Dies zeigt normalerweise an, dass das Hotel diesen Gast nicht erwünscht. Eine Warnung wird angezeigt, wenn eine eingeschränkte Kartei für eine neue Zimmer- oder Konferenzreservierung ausgewählt wird. Eine Begründung für die „Einschränkung“ kann eingegeben werden.

A

– Account Receivable - Debitor

Dem Gast wurde eine

Verrechnung als Debitor gewährt. Man kann eine Begründung

für die Gewährung des Debitors eingeben.

Firmenkarten-

Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue Firmenkarte einzugeben, auf das Feld BEARBEITEN, um eine bestehende Firmenkarte zu ändern und das Feld KARTE LÖSCHEN, um eine bestehende Firmenkarte zu löschen.

Information

Firma / Kredit

Indem man das eine oder andere Markierungsfeld wählt, wird die Eingabemaske von Firmenkarte auf Kreditkarte geändert.

Typ

Wählen Sie den Gastkarten-Typ aus der Auswahlliste.

Nummer

Geben Sie die Gastkartennummer ein.

Kreditkarte

Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue Kreditkarte einzugeben, das Feld BEARBEITEN, um eine bestehende Kreditkarte zu ändern und das Feld KARTE LÖSCHEN, um eine bestehende Kreditkarte zu löschen.

Kartentyp

Wählen Sie aus den Kreditkartentypen der Auswahlliste.

Nummer

Die Kreditkartennummer.

Karteien

Feld

Informationen

Gültig

Das Ablaufdatum der Kreditkarte.

Karteninhaber

Der Name auf der Kreditkarte.

Der Firmen-Kartei weitere Informationen hinzufügen

Um zur Karteimaske Informationen hinzuzufügen:

Klicken Sie auf die Kartei WEITERE OPTIONEN.

Die Karteimaske Weitere Optionen erscheint.

Bezüglich einer Erklärung des Maskenbereiches Weitere Optionen, siehe Tabelle 14.

Tabelle 14:

Firmenkartei Dialogbox – Weitere Felder

Feld

Informationen

Rechnungsinstruktionen

Falls die Firma vorgegebene Rechnungsinstruktionen hat, sollte dies hier eingegeben werden. Die Rechnungsinstruktionen werden dann jedes Mal, wenn Sie eine Rechnungsinstruktion in die Reservierung eingeben, vorgeschlagen.

Preiscodes

Wenn die Firma einen speziellen Preiscode hat, sollten Sie dies hier eingeben. Dieser Preiscode wird dann jedes Mal, wenn Sie eine neue Reservierung eingeben, vorgeschlagen.

Kartei speichern

Dieses Feld wird als Vorgabe markiert und soll versichern, dass Karteien nicht während des Nachtlaufs nach einer gewissen Anzahl von Tagen, die unter SETUP-

>KONFIGURATION-> VERSCHIEDENES->HOTELDATEN-

>TAGESABSCHLUSS eingegeben wird, gelöscht werden.

Kartei-Notizen

Die Kartei Notizen speichert Notizen/Informationen, die die Firma betreffen. Notizen werden in benutzerdefinierbare Kategorien aufgeteilt und können als für den Gast sichtbar markiert werden. Ein Zähler am linken unteren Rand der Karteibearbeitungsmaske zeigt die Anzahl der bestehenden Notizen für diese Kartei.

Notizen zur Karteimaske hinzufügen/ansehen:

Um eine Notiz hinzuzufügen, klicken Sie auf die Kartei NOTIZ und danach auf das Feld NEU.

Wählen Sie eine Notiz-Kategorie aus, vervollständigen die Notiz und markieren diese - falls gewünscht - als „für den Gast sichtbar“.

Notizen können mittels dem Feld Optionen neben dem Karteiraster angesehen, geändert oder hinzugefügt werden.

über die Kartei Notizen in der Bearbeitungsmaske.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

über die Baumstruktur der Kartei.

Marketing

Die Kartei Marketing speichert eine Reihe an Marketinginformationen über die Kartei.

Bezüglich einer Erklärung des Bereiches Marketing in dieser Maske, siehe Tabelle 15.

Tabelle 15:

Firmenkartei Dialogbox – Marketing

Feld

Informationen

Name

Nur Ansicht .

Verknüpft mit

Nur zur Ansicht. Zeigt an mit welchen Karteien diese noch verknüpft ist.

Standard Attribute

Priorität

Definiert die Priorität der Firma innerhalb des Hotels.

Branche

Definiert, in welcher Branche die Firma tätig ist.

Mitbewerb

Falls der Kunde ebenfalls bei Ihren Mitbewerbern bucht.

Verbreitung

Verbreitung: definiert, ob die Firma lokal, regional, national, etc. arbeitet.

Aktioncodes

Aktioncode: definiert, welche Aktion das Hotel setzen möchte, z. B. Weihnachtsgeschenk, regelmäßige Einladungen, etc.

Marktsegment

Marktsegment: definiert, welche Marktsegmente der Kunde bucht.

Kein Mailing

Kein Mailing: sollte ausgewählt werden, wenn die Firma/Individuelle gebeten hat, keine Mailings zu erhalten.

Bevorzugte Verteilung

Wählen Sie die Methode der bevorzugten Verteilung aus der Auswahlliste. Definiert, auf welchem Wege der Kunde Korrespondenz übermittelt haben möchte, z. B. Fax, E- Mail, etc.

Verkaufsgebiet

Kann verwendet werden, wenn Verkaufsleiter in Gebiete aufgeteilt sind. In diesem Fall kann definiert werden, in welches Verkaufsgebiet der Kunde fällt.

Potential

Kann verwendet werden, um das Potential des Kunden zu definieren, z. B. Gruppen- und/oder Individualreservierungen.

Produktinteresse

Produktinteresse: definiert, weshalb der Kunde das Hotel ausgewählt hat, z. B. Konferenzzentrum, Restaurant, Nähe zum Flughafen, etc.

Verbreitung Stadt

Verbreitung Stadt: Nähere Definition der Verbreitung. Falls nationale Verbreitung ausgewählt wurde, können hier die Städte ausgewählt werden.

Karteien

Feld

Informationen

Mailingcodes

Definiert, welche Mailings der Kunde in Zukunft erhalten sollte.

Zeitungen

Definiert, welche Zeitungen der Kunde erhalten sollte.

Specials

Definiert jegliche Spezialwünsche, die konfiguriert wurden.

Source

Definiert den Ursprung der Kartei.

Primäres Verkaufsbüro

Falls das Hotel einer Kette oder Partnerschaft angehört kann das Büro definiert und hier ausgewählt werden.

kundenspezifische

Dieser Platz ist für benutzerdefinierte Attribute reserviert, wie beispielsweise für spezielle Attribute, die vom Betrieb definiert werden.

Attribute

Verantw. Mitarbeiter

Zuweisung des Verkaufsleiters: der primäre Manager (Verkaufsleiter) wird über die Bearbeitungsmaske bestimmt. Zusätzliche Mitarbeiter können hier bestimmt werden.

Verknüpfung von Karteien

Viele verschiedene Arten von Verknüpfungen können zwischen den unterschiedlichen Karteitypen gemacht werden:

Individual mit Firma – Eine unbegrenzte Anzahl an Individual/Kontakten können mit einer oder mehreren Firmen verknüpft werden.

Firma mit Firma – Eine Verknüpfung zwischen zwei oder mehreren Firmen kann ebenso eingerichtet werden. Ein typisches Beispiel würde eine Verknüpfung eines Reisebüros mit einer Firma darstellen.

Mutter- und Tochterunternehmen – Beziehungen zwischen Mutter- und Tochter Unternehmen können in Fidelio Suite 8 ebenso kreiert werden.

Individual mit Individual – Beziehungen zwischen Individualkarteien, wie Ehegatte/Ehegattin, Kind/Elternteil können eingerichtet werden.

Manager/Mitarbeiter mit Kundenkarteien – Für den Verkaufs- und Bankettbereich ist es wichtig, einen oder mehrere Mitarbeiter zu einer Kundenkartei zuzuweisen.

Verknüpfung von Individual-Karteien mit einer Firmenkartei

Verknüpfung einer Individualkartei mit einer Firmenkartei

Individualkarteien können mit mehr als einer Firma verknüpft werden. Wenn ein Individual-Gast mit einer oder mehreren Firmen verknüpft wurde, können die verknüpften Firmen über das Feld „Verknüpft mit“ - in der Karteibearbeitungsmaske der Individuals oder über die Baumstruktur - angesehen und geändert werden.

Eine Individual-Kartei kann mit einer Firma auf eine von drei Arten verknüpft werden:

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Über den Kartei-Baum

1. Markieren Sie die Firmenkartei im Raster.

2. Im Kartei-Baum auf die rechte Maustaste klicken, wählen Sie die Option NEU

und dann INDIVIDUAL VERKNÜPFEN.

3. Verwenden Sie die Suchkriterien, die von der Kartei-Suchmaske zur Verfügung gestellt werden, um den Individual-Gast zu finden, den Sie verknüpfen möchten, oder geben Sie eine neue Individual-Kartei über das Feld NEUE KARTEI ein.

4. Wenn eine neue Kartei eingegeben wird, wird die Individualkartei automatisch mit der Firma verknüpft.

5. Klicken Sie auf das Feld AUSWAHL; Sie werden dann aufgefordert, der Individual-Kartei eine Rolle zuzuweisen.

Über die Karteibearbeitungsmaske

1. Wählen Sie die Firmenkartei aus.

2. Wählen Sie die Kartei VERKNÜPFTE KARTEIEN.

3. Wählen Sie das Feld NEUE VERKNÜPFUNG und INDIVIDUAL VERKNÜPFEN.

4. Verwenden Sie die Suchkriterien, die von der Kartei-Suchmaske zur Verfügung gestellt werden, um den Individual-Gast zu finden, den Sie verknüpfen möchten, oder geben Sie einen neue Individual-Kartei über das Feld NEUE KARTEI ein.

5. Wenn eine neue Kartei eingegeben wird, wird die Individualkartei automatisch mit der Firma verknüpft.

6. Klicken Sie auf das Feld AUSWAHL; Sie werden dann aufgefordert, der Individual-Kartei eine Rolle zuzuweisen.

Über den Kartei-Navigationsbaum

1. Unter KARTEI DETAILS und INDIVIDUAL Anmerkung: Die Option INDIVIDUAL wird nur anzeigt, wenn mindestens ein Individual bereits mit der Firma verknüpft ist.

2. Klicken Sie auf die rechte Maustaste in den großen-/Listenansichts-Bereich oder auf die Detailkopfzeile INDIVIDUAL und wählen NEUE VERKNÜPFUNG.

3. Verwenden Sie die Suchkriterien, die von der Kartei-Suchmaske zur Verfügung gestellt werden, um den Individual-Gast zu finden, den Sie verknüpfen möchten, oder geben Sie eine neue Individual-Kartei über das Feld NEUE KARTEI ein.

4. Wenn eine neue Kartei eingegeben wird, wird die Individualkartei automatisch mit der Firma verknüpft.

5. Klicken Sie auf das Feld AUSWAHL; Sie werden dann aufgefordert, der Individual-Kartei eine Rolle zuzuweisen.

Karteien

Anmerkung: Wenn es viele verschiedene Individuale gibt, die mit einer Firma verknüpft sind, werden sie durch die Rolle (Einfluss), wie beispielsweise Kontakt, Entscheidungsträger, etc., untergruppiert.

Verknüpfung von Firmen mit Firmenkarteien

Verknüpfung von Firmen mit Firmenkarteien

Über den Karteibaum

1. Markieren Sie die Firmenkartei im Raster.

2. Klicken Sie im Kartei-Baum auf die rechte Maustaste, wählen die Option NEU

und dann FIRMA VERKNÜPFEN.

3. Verwenden Sie die Suchkriterien, die von der Kartei-Suchmaske zur Verfügung gestellt werden, um die Firma zu finden, die Sie verknüpfen möchten, oder geben Sie eine neue Firmen-Kartei über das Feld NEUE KARTEI ein.

4. Wenn eine neue Kartei eingegeben wird, wird die Firmenkartei automatisch mit der Firma verknüpft.

In der Karteibearbeitungsmaske und die Kartei verknüpfte Kartei

1. Wählen Sie die Firmenkartei.

2. Wählen Sie die Kartei VERKNÜPFTE KARTEIEN.

3. Wählen Sie das Feld NEUE VERKNÜPFUNG und FIRMA VERKNÜPFEN.

4. Verwenden Sie die Suchkriterien, die von der Kartei-Suchmaske zur Verfügung gestellt werden, um die Firma zu finden, die Sie verknüpfen möchten, oder geben Sie eine neue Firmen-Kartei über das Feld NEUE KARTEI ein.

5. Wenn eine neue Kartei eingegeben wird, wird die Firmenkartei automatisch mit der Firma verknüpft.

6. Klicken Sie auf das Feld AUSWAHL; Sie werden dann aufgefordert, der Firmen-Kartei eine Rolle zuzuweisen.

Über den Kartei-Navigationsbaum

1. Unter KARTEIDETAILS und FIRMEN. Anmerkung: Die Option FIRMA wird nur anzeigt, wenn mindestens eine andere Firma bereits mit der Firma verknüpft ist.

2. Klicken Sie auf die rechte Maustaste in den großen-/Listenansichts-Bereich oder auf die Detailkopfzeile FIRMEN und wählen NEUE VERKNÜPFUNG.

3. Verwenden Sie die Suchkriterien, die von der Kartei-Suchmaske zur Verfügung gestellt werden, um die Firma zu finden, die Sie verknüpfen möchten, oder geben Sie eine neue Firmen-Kartei über das Feld NEUE KARTEI ein.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

4. Wenn eine neue Kartei eingegeben wird, wird die Firmenkartei automatisch mit der Firma verknüpft.

Anmerkung: Wenn viele verschiedene Firmen mit einer Firma verknüpft werden, werden diese je nach Karteityp untergruppiert, wie beispielsweise Firma, Source, Reisebüro, etc.

Verknüpfung einer Tochterfirma

Verknüpfung Tochterfirma

Diese Option ermöglicht, die Struktur von großen Gesellschaften, die in Dach- und Tochtergesellschaften strukturiert sind, darzustellen.

Anmerkung: Wenn eine Firma als Tochtergesellschaft (Sub-Firma) mit einer anderen Firma verknüpft wurde, wird im Karteiraster neben dem Firmennamen ein „S“ angezeigt, und die Karteibearbeitungsmaske wird die Dachgesellschaft (Sub-Firma von) anzeigen. Ein „M“ neben dem Firmennamen im Karteiraster zeigt an, dass dies ein Master ist, in anderen Worten, es bestehen Sub-Firmen.

Via Karteibaum

1. Markieren Sie die Firmenkartei im Raster.

2. Klicken Sie im Kartei-Baum auf die rechte Maustaste, wählen die Option NEU

und dann SUB-FIRMA VERKNÜPFEN.

3. Verwenden Sie die Suchkriterien, die von der Kartei-Suchmaske zur Verfügung gestellt werden, um die Firma zu finden, die Sie verknüpfen möchten, oder geben Sie eine neue Firmen-Kartei über das Feld NEUE KARTEI ein.

4. Wenn eine neue Kartei eingegeben wird, wird die Firmenkartei automatisch mit der Firma verknüpft.

Über die Karteibearbeitungsmaske

1. Wählen Sie die Firmenkartei.

2. Wählen Sie die Kartei VERKNÜPFTE KARTEIEN.

3. Wählen Sie das Feld NEUE VERKNÜPFUNG und SUB-FIRMA VERKNÜPFEN.

4. Verwenden Sie die Suchkriterien, die von der Kartei-Suchmaske zur Verfügung gestellt werden, um die Firma zu finden, die Sie verknüpfen möchten, oder geben Sie eine neue Firmen-Kartei über das Feld NEUE KARTEI ein.

5. Wenn eine neue Kartei eingegeben wird, wird die Firmenkartei automatisch mit der Firma verknüpft.

Karteien

6. Klicken Sie auf das Feld AUSWAHL; Sie werden dann aufgefordert, der Firmen-Kartei eine Rolle zuzuweisen.

Über den Kartei-Navigationsbaum

1. Unter KARTEIDETAILS und TOCHTERUNTERNEHMEN. Anmerkung: Die Option TOCHTERUNTERNEHMEN wird nur anzeigt, wenn mindestens eine andere Firma bereits mit der Firma verknüpft ist.

2. Klicken Sie auf die rechte Maustaste in den großen-/Listenansichts-Bereich oder auf die Detailkopfzeile TOCHTERUNTERNEHMEN und wählen NEUE

TOCHTERUNTERNEHMEN-VERKNÜPFEN.

3. Verwenden Sie die Suchkriterien, die von der Kartei-Suchmaske zur Verfügung gestellt werden, um die Firma zu finden, die Sie verknüpfen möchten, oder geben Sie eine neue Firmen-Kartei über das Feld NEUE KARTEI ein.

4. Wenn eine neue Kartei eingegeben wird, wird die Firmenkartei automatisch mit der Firma verknüpft.

Der Familienassistent

Der Familienassistent in der Gastkartei ist nur verfügbar, wenn der Parameter ‘Familienassistent aktiv’ aktiviert ist unter Setup->Konfiguration->Verschiedenes- >Hoteldaten->Kartei. Diese Option ermöglicht es Familienmitglieder und Kontakte mit Beziehungen zu dieser Kartei einzugeben. Adress- und Kontaktinformationen werden kopiert und Sie haben die Möglichkeit die Kartei auch zu ‘verbergen’. Wenn sich die Adresse bei einem der verknüpften Karteien ändert, erscheint die Nachricht: ‘Möchten Sie die Änderung auf alle Familienmitglieder anwenden?’. Wenn Sie die Frage mit Ja beantworten, werden alle Familienmitglieder aufgezeigt und Sie können die entsprechenden Familienmitglieder auswählen.

Informationen zu Familienmitgliedern hinzufügen

Klicken Sie auf den Karteireiter Familie.

Die Maske des Familienassistent erscheint:

nmitgliedern hinzufügen Klicken Sie auf den Karteireiter Familie. Die Maske des Familiena ssistent erscheint: Seite 41

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Informationen über den Ehepartner, Partner, Kinder, Eltern und sonstige Kontakte können eingegeben werden.

Wählen Sie ADRESSE KOPIEREN, wenn Sie die Adresse der Gastkartei in die Kartei des Familienmitglied kopieren möchten.

Wählen Sie KOMMUNIKATION KOPIEREN, wenn Sie die Kommunikationsmethoden der Gastkartei in die Kartei des Familienmitglied kopieren möchten.

Wählen Sie VERBERGEN, wenn Sie das Familienmitglied in der Gastsuche unterdrücken möchten, sofern Sie nicht das Auswahlfeld ‘Zeige Familienmitglieder’ markiert haben.

Klicken Sie auf TRENNEN, wenn Sie die Verknüpfung mit dieser Gastkartei auflösen möchten.

Klicken Sie auf BEARBEITEN, wenn Sie die Kartei bearbeiten möchten.

Klicken Sie auf HINZUFÜGEN/+, wenn Sie ein weiteres Familienmitglied verknüpfen möchten.

Tabelle 16:

Individualkartei Dialogbox – Familienassistent

Feld

Informationen

Name

Tragen Sie hier den Nachnamen entsprechend der Schreibweise ein. So wie der Name hier eingetragen ist, erscheint er auf der Korrespondenz.

Vorname

Tragen Sie hier den Vornamen des Familienmitglied ein.

Geburtstag

Tragen Sie das Geburtstag des Familienmitglied ein. Das Jahr ist optional

Verbergen

Dieses Auswahlfeld ist standardmäßig aktiviert. Entfernen Sie die Markierung sofern das Familienmitglied immer in der Karteinavigation angezeigt werden soll.

Trennen

Diese Option ist nur bei eingegeben Familienmitgliedern verfügbar. Klicken Sie auf Trennen, um die Beziehung zu lösen.

Bearbeiten

Diese Option ist nur bei eingegeben Familienmitgliedern verfügbar. Klicken Sie auf Bearbeiten, um diese Gastkartei zu öffnen.

+

Durch klicken auf dieses Feld können Sie ein weiteres Familienmitglied mit der gleichen Rolle eingeben.

Bearbeiten einer Kartei

Bearbeiten einer Kartei:

Eine bestehende Kartei kann auf eine der folgenden Arten geändert werden:

Im Kartei-Raster, markieren Sie mit dem Kursor und wählen das Feld KARTEI

BEARBEITEN oder

Karteien

Im Kartei-Raster, markieren Sie mit dem Kursor und machen einen Doppelklick

Über die Baumstruktur (Kartei Details, Klick – rechte Maustaste und

BEARBEITEN)

Hinzufügen einer neuen Adresse/Kommunikation:

Eine neue Adresse oder Kommunikationsmethode kann auf einer der folgenden Arten hinzugefügt werden:

innerhalb der Karteimaske

Über die Baumstruktur (Kartei Details, Klicken auf rechte Maustaste und

wählen Sie NEUE ADRESSE oder KOMMUNIKATION)

Über die Baumstruktur (Kartei Details, unter den Menüpunkten ADRESSE oder

KOMMUNIKATION und NEU)

Anmerkung: Alle Informationen, wie beispielsweise verknüpfte Individual, Firmen, Reisebüros, etc. können in der Baumstruktur hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Erstellen einer Organisationstabelle

Alle Individualkarteien, die mit einer Firma verknüpft sind, können für die Erstellung eines Organigramms, das über die Baumstruktur angesehen werden kann, verwendet werden. Die Zuweisung des Managers (innerhalb der Firma) kann über die Bearbeitungsmaske der Individualkartei, Marketing und das Feld „Manager“ durchgeführt werden.

Marketing und das Feld „Manager“ durchgeführt werden. Anmerkung: Wenn pro Firma jeweils nur eine Individualkartei

Anmerkung: Wenn pro Firma jeweils nur eine Individualkartei existiert, wird die Karteibearbeitungsmaske des verknüpften Individual kein Manager-Feld aufweisen, da – wenn nur ein Kontakt existiert – kein Manager zugewiesen werden kann. Das selbe gilt, wenn zwei Individuale mit einer Firma verknüpft wurden und bereits ein Manager ernannt wurde. In diesem Fall wird beim zweiten Individual kein Manager-Feld angezeigt.

Visitenkartenscanner

Anmerkung: Der Visitenkartenscanner ist Bestandteil der Suite 8 Small Business Edition Feature List.

Wenn ein Visitenkartenscanner installiert und unter SETUP-> KONFIGURATION- >VERSCHIEDENES-> HOTELDATEN->KARTEI konfiguriert wurde, ist es möglich, Visitenkarten auf Arbeitsplätzen, die mit dem Visitenkartenleser ausgestattet sind, zu scannen. Das Feld VISITENKARTEN neben dem Karteiraster wird, sobald unter Setup ein Visitenkartenscanner konfiguriert wurde, verfügbar sein.

Karteien

Wie man eine Visitenkarte scannt

1. Klicken Sie auf das Feld VISITENKARTEN neben dem Karteiraster, um eine Visitenkarte zu scannen. Die Visitenkarten Dialogbox wird geöffnet.

zu scannen. Die Visit enkarten Dialogbox wird geöffnet. 2. Legen Sie eine Visitenkarte in den Visitenkartenscanner.

2. Legen Sie eine Visitenkarte in den Visitenkartenscanner.

3. Das Feld SEITEN hat als Standardeinstellung eine 1, wenn die Visitenkarte von beiden Seiten bedruckt ist bitte die SEITE auf 2 ändern.

4. Die Kartendetails können über einen der folgenden Wege erreicht werden:

Wählen Sie die Auswahlbox KARTE AUTOMATISCH ÜBERPRÜFEN. Der Visitenkartenscanner wird überprüft und wenn sich eine Karte im Scanner befindet wird diese eingelesen und angezeigt. Wählen Sie den Menüpunkt ERKENNEN um die Felder zu füllen .

Versichern Sie sich, dass das Feld KARTE AUTOMATISCH ÜBERPRÜFEN nicht aktiviert ist und aktivieren das KARTE ÜBERPRÜFEN Feld. Der Visitenkartenscanner wird überprüft, die Karte eingelesen, das Image angezeigt und die Felder gefüllt.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Versichern Sie sich, dass das Feld KARTE AUTOMATISCH ÜBERPRÜFEN nicht aktiviert ist und aktivieren das KARTE ERSTELLEN Feld. Der Visitenkartenscanner wird überprüft, die Karte eingelesen und das Image angezeigt. Wählen Sie den Menüpunkt ERKENNEN um die Felder zu füllen.

Die Visitenkarten Dialogbox wird mit dem Image geöffnet und die Felder sind gefüllt.

wird mit dem Image geöffnet und die Felder sind gefüllt. Anmerkung: Das Feld Land wird automatisch

Anmerkung: Das Feld Land wird automatisch ausgefüllt, falls der Ländercode auf der Visitenkarte mit dem Ländercode in Suite 8 übereinstimmt. Falls nicht, kann das Land aus der Auswahlliste ausgewählt werden.

5. Wählen Sie den Menüpunkt SUCHE um nach vorhandenen Karteien zu suchen. Wenn kein doppelter Eintrag vorhanden ist wird folgende Nachricht angezeigt:

Eintrag vorhanden ist wird folgende Nachricht angezeigt: 6. Wählen Sie JA um das neue Profil zu

6. Wählen Sie JA um das neue Profil zu erstellen.

Karteien

7. Sofern die Visitenkarten einer Kartei zugeordnet werden kann, erscheint die folgende Maske:

ei zugeordnet werden kann, erscheint die folgende Maske: 8. Diese Auswahl erstellt eine neue Individualkartei/

8. Diese Auswahl erstellt eine neue Individualkartei/ Firmenkartei oder fügt Karteiinformationen zusammen. Weitere Informationen dazu finden Sie in Tabelle 18, Seite 48.

Die linke Seite zeigt die bestehende Kartei. Zusätzliche Firmen werden angeführt, wenn der Kontakt mit mehr als einer Firma verknüpft wurde.

Die rechte Seite zeigt die gescannte Kartei und dessen Details.

Übereinstimmende Eingaben werden mit einem übereinstimmende Eingaben mit einem

werden mit einem übereinstimmende Eingaben mit einem markiert – nicht 9. Klicken Sie auf OK, um
werden mit einem übereinstimmende Eingaben mit einem markiert – nicht 9. Klicken Sie auf OK, um

markiert – nicht

9. Klicken Sie auf OK, um die Karteierstellung oder den –Transfer zu aktivieren.

Anmerkung: Wenn man Karteien transferiert, wird die Information aus der gescannten Kartei mit der bestehenden Datenbank verschmolzen.

Tabelle 17:

Dialogbox – Visitenkartenscanner

Feld

Definition

Seiten

Wenn die Visitenkarte zwei Seiten hat, ändern Sie die Kartenseite auf zwei. Vorgabe ist eins.

Aktuelle Seite

Muss für die Kartenerkennung bei einer zweiseitigen Visitenkarte geändert werden.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Feld

Definition

Karte

automatisch

Wenn diese Option verwendet wird, wird der Kartenscanner überprüft und falls sich im Visitenkartenscanner eine Karte befindet, wird diese eingelesen. Um die Erkennung zu aktivieren und die Felder auszufüllen, muss das Feld „Erkennen“ angeklickt werden.

überprüfen

Konfiguration

Karte überprüfen

Wenn diese Option verwendet wird, wird der Scanner überprüft und falls sich im Visitenkartenscanner eine Karte befindet, wird diese eingelesen und automatisch erkannt.

Scanner Konfiguration

Verwenden Sie diese Option, um zwischen Farbe und schwarz/weiß Modus umzuschalten.

Einstellungen

Diese Option ermöglicht, einige der vorgegebenen Einstellungen, die unter Hoteldaten konfiguriert werden, zu ändern. Zum Beispiel: wenn die nächste Visitenkarte von einem Reisebüro ist, sollte sich der Karteityp mittels dieser Option ändern.

Karte erstellen

Klicken Sie auf dieses Feld, um die Karte zu scannen und das Bild anzuzeigen. Um die Erkennung zu aktivieren und die Felder auszufüllen, muss das Feld „Erkennen“ angeklickt werden.

Image laden

Lädt Bitmaps, die zuvor eingescannt und auf einem Laufwerk gespeichert wurden. Gespeicherte Bitmaps können jederzeit bearbeitet (importiert) werden.

Image speichern

Diese Option wird das gescannte Visitenkartenbild auf ein ausgewähltes Laufwerk speichern.

Erkennen

Die Informationen werden dem gescannten Visitenkartenbild entnommen und in die entsprechenden Felder der Karteitabelle übertragen.

Suchen

Sucht in der Kartei-Datenbank nach der selben Kartei. Falls sie nicht existiert, wird sie angelegt. Falls die Firmen- und/oder die Kontakt-Kartei bereits existiert, werden die gescannten Daten mit den bestehenden Daten verglichen und können entweder miteinander verschmolzen oder angelegt werden.

Tabelle 18:

Visitenkartenscanner - Dialogbox Kartei Transfer

Feld

Definition

Neue Individualkartei

Neue Firmenkartei

Individual transferieren

Firma transferieren

Diese Option erzeugt eine neue Individualkartei.

Diese Option erzeugt eine neue Firmenkartei.

Transferiert die Informationen in die Individualkartei.

Transferiert die Informationen in die Firmenkartei.

Karteien

Scannen einer zweiseitigen Visitenkarte

1. Klicken Sie auf das Feld VISITENKARTEN neben dem Karteiraster, um eine Visitenkarte zu scannen. Die Visitenkarten Dialogbox wird geöffnet.

2. Ändern Sie das Feld SEITE auf zwei.

3. Ändern Sie dementsprechend das Feld AKTUELLE SEITE während des Prozesses der Kartenerkennung.

4. Führen Sie nun die weiteren Schritte aus, wie unter “Wie man eine Visitenkarte scannt ,” Seite 45 beschrieben.

Anmerkung: Informationen, die unter zusätzlichen Informationen gespeichert werden, werden als Karteinotiz angelegt. Weitere Adressinformationen werden als zweite Adresse in der Kartei gespeichert.

Korrespondenz

Die Option Korrespondenz wird genutzt, um innerhalb der Kundenverwaltung Briefe, Fax oder E-Mails für eine Kartei zu verschicken. Diese Option ist verfügbar über den Menüpunkt Korrespondenz im Karteinavigator und in der Karteibearbeitungsmaske. Die Funktion entspricht der Option Bestätigungsbriefe in der Reservierung.

Diese Briefe können gedruckt und als regulärer Brief, per Fax, per E-Mail oder per E- Mail Anhang verschickt werden.

Der Menüpunkt Korrespondenz öffnet die Druck-Dialogbox. Die Maske ist in drei Bereiche unterteilt:

Im oberen Bereich wählen Sie eine Vorlage und die Sprache für das Schreiben aus. Briefvorlagen können unter Verschiedenes->Berichte in der Sektion Kartei Korrespondenz erstellt werden.

Im mittleren Bereich befindet sich die Kartei Kategorie und beinhaltet Informationen über Verknüpfte Karteien. Der Detail-Bereich zeigt alle Adressen an. Die primäre Adresse und die primären Kommunikationsmethoden sind markiert.

Im unteren Bereich finden Sie Informationen über das Archiv über bereits erstellte oder gesendete Korrespondenz mit dem Namen der Vorlage und dem Druckdatum. Wenn ein Brief zwar gespeichert, aber nicht ausgedruckt wird, erscheint er hier mit dem Hinweis (saved).

Anmerkung: Die Korrespondenz-Funktion ist nur verfügbar, wenn der Benutzer das Benutzerrecht zugeordnet hat unter Verschiedenes-

>Konfiguration->Benutzer->Benutzerdefinition->Rechte-

>Kundenprofile->Kartei Details->Korrespondenz.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Einen Brief ausdrucken

1. Wählen Sie die gewünschte Kartei in der Kundenverwaltung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche KORRESPONDENZ, um die Dialogmaske Korrespondenz zu öffnen.

2. Unter VORLAGE wählen Sie die gewünschte Briefvorlage aus.

3. In dem Feld SPRACHE wählen Sie die gewünschte Sprache aus. Sofern keine Sprache ausgewählt wird, wird der Standardsprache genommen.

4. Wählen Sie einen Kontakt und die Adress- Information für das Schreiben aus.

5. Klicken Sie auf BEARBEITEN. Das Dokument wird erstellt und auf dem Bildschirm angezeigt. Abhängig von Ihrer Systemeinstellung wird das Dokument in MS Word oder im Internen Editor dargestellt.

6. Versichern Sie sich, dass alle eingegebenen Informationen korrekt sind und falls nötig, nehmen Sie die Änderungen vor.

7. Das Dokument kann nun gedruckt werden, oder für einen späteren Druckvorgang gespeichert werden.

8. Um das Schreiben auszudrucken, klicken Sie auf die Druck-Ikone oder wählen DRUCKEN aus dem Menü Datei aus.

9. Beenden Sie diese Maske, wenn Änderungen vorgenommen wurden werden Sie aufgefordert die Änderungen zu speichern.

10. Sofern Sie das Schreiben mit MS Word erstellt haben, klicken Sie auf BEENDEN, um die Applikation zu schließen.

11. Wenn das Dokument bearbeitet aber nicht gedruckt wurde erscheint in der Korrespondenz Dialogmaske hinter der Vorlage der Hinweis (saved) mit Datum und Zeit im Archiv.

12. Wenn das Dokument gedruckt wurde, erscheint die Vorlage und das Druckdatum und die –Zeit im Archiv.

Einen gespeicherten Brief ausdrucken

1. Wählen Sie die gewünschte Kartei in der Kundenverwaltung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche KORRESPONDENZ, um die Dialogmaske Korrespondenz zu öffnen.

2. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus dem Archiv aus.

3. Klicken Sie auf BEARBEITEN ARCHIV. Das Dokument wird erstellt und auf dem Bildschirm angezeigt. Abhängig von Ihrer Systemeinstellung wird das Dokument in MS Word oder im Internen Editor dargestellt.

4. Versichern Sie sich, dass alle eingegebenen Informationen korrekt sind und falls nötig, nehmen Sie die Änderungen vor.

5. Um das Schreiben auszudrucken, klicken Sie auf die Druck-Ikone oder wählen DRUCKEN aus dem Menü Datei aus.

6. Beenden Sie diese Maske.

Karteien

7. Sofern Sie das Schreiben mit MS Word erstellt haben, klicken Sie auf BEENDEN, um die Applikation zu schließen.

8. In der Dialogmaske Korrespondenz wird nun im Archiv die Vorlage mit dem Druckdatum und der Uhrzeit angezeigt.

Einen Brief am Bildschirm ansehen

1. Wählen Sie die gewünschte Kartei in der Kundenverwaltung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche KORRESPONDENZ, um die Dialogmaske Korrespondenz zu öffnen.

2. Unter VORLAGE wählen Sie die gewünschte Briefvorlage aus.

3. In dem Feld SPRACHE wählen Sie die gewünschte Sprache aus. Sofern keine Sprache ausgewählt wird, wird der Standardsprache genommen.

4. Wählen Sie einen Kontakt und die Adress-Information für das Schreiben aus.

5. Klicken Sie auf BEARBEITEN. Das Dokument wird erstellt und auf dem Bildschirm angezeigt. Abhängig von Ihrer Systemeinstellung wird das Dokument in MS Word oder im Internen Editor dargestellt.

6. Das Dokument kann nun gedruckt werden, oder für einen späteren Druckvorgang gespeichert werden.

7. Um das Schreiben zu drucken, klicken Sie auf die Druck-Ikone.

8. Um das Schreiben zu speichern, klicken Sie auf SPEICHERN und geben einen Namen ein.

9. Beenden Sie die Maske.

Einen Brief per E-Mail verschicken

1. Wählen Sie die gewünschte Kartei in der Kundenverwaltung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche KORRESPONDENZ, um die Dialogmaske Korrespondenz zu öffnen.

2. Unter VORLAGE wählen Sie die gewünschte Briefvorlage aus.

3. In dem Feld SPRACHE wählen Sie die gewünschte Sprache aus. Sofern keine Sprache ausgewählt wird, wird der Standardsprache genommen.

4. Wählen Sie einen Kontakt und die Adress-Information für das Schreiben aus.

5. Klicken Sie auf E-MAIL. Das Dokument wird erstellt und die E-Mail Dialogmaske wird geöffnet.

6. Der Empfänger wird automatisch eingetragen.

7. Tragen Sie einen Betreff in der Betreffzeile ein.

8. Sie könnenden Brief auch als Anhang verschicken, dazu markieren Sie das Feld ALS ANHANG VERSENDEN. Weitere Informationen dazu unter “Einen Brief als E-Mail-Anhang verschicken

9. ,” Seite 52.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

10. Überprüfen Sie im Textfeld, ob alle Informationen korrekt sind und nehmen ggf. Änderungen vor.

11. Klicken Sie auf SENDEN, um die E-Mail abzuschicken.

12. Eine Sendebestätigung erscheint.

Einen Brief als E-Mail-Anhang verschicken

1.

Wählen Sie die gewünschte Kartei in der Kundenverwaltung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche KORRESPONDENZ, um die Dialogmaske Korrespondenz zu öffnen.

2.

Unter VORLAGE wählen Sie die gewünschte Briefvorlage aus.

3.

In dem Feld SPRACHE wählen Sie die gewünschte Sprache aus. Sofern keine Sprache ausgewählt wird, wird der Standardsprache genommen.

4.

Wählen Sie einen Kontakt und die Adress- Information für das Schreiben aus.

5.

Klicken Sie auf E-MAIL. Das Dokument wird erstellt und die E-Mail Dialogmaske wird geöffnet.

6.

Der Empfänger wird automatisch eingetragen.

7.

Tragen Sie einen Betreff in der Betreffzeile ein.

8.

Markieren Sie das Feld ALS ANHANG VERSENDEN, wenn das Dokument nicht im E-Mail Text sondern als Anhang verschickt werden soll.

10.

Um das Dokument zu bearbeiten klicken Sie auf ANHANG BEARBEITEN. Das Dokument wird erstellt und auf den Bildschirm angezeigt. Abhängig von Ihrer Systemeinstellung wird das Dokument in MS Word oder im Internen Editor dargestellt.

9.

Unter FORMAT können Sie das gewünschte Format für den Anhang auswählen.

10.

Im Textfeld geben Sie den Text für den E-Mail-Body ein.

11.

Klicken Sie auf SENDEN, um die E-Mail abzuschicken.

12.

Eine Sendebestätigung erscheint.

Einen Brief per Fax verschicken

1. Wählen Sie die gewünschte Kartei in der Kundenverwaltung aus und klicken Sie auf die Schaltfläche KORRESPONDENZ, um die Dialogmaske Korrespondenz zu öffnen.

2. Unter VORLAGE wählen Sie die gewünschte Briefvorlage aus.

3. In dem Feld SPRACHE wählen Sie die gewünschte Sprache aus. Sofern keine Sprache ausgewählt wird, wird der Standardsprache genommen.

4. Wählen Sie einen Kontakt und die Adress-Information für das Schreiben aus.

5. Klicken Sie auf FAX. Das Dokument wird erstellt und die Fax Dialogmaske wird geöffnet.

Karteien

6. Der Faxempfänger wird automatisch mit der ausgewählten Faxnummer aus der Kundenkartei eingetragen.

7. Um das Fax vorab zu bearbeiten klicken Sie auf BEARBEITEN. Das Dokument wird erstellt und auf den Bildschirm angezeigt. Abhängig von Ihrer Systemeinstellung wird das Dokument in MS Word oder im Internen Editor dargestellt.

8. Versichern Sie sich, dass alle eingegebenen Informationen korrekt sind und falls nötig, nehmen Sie die Änderungen vor.

9. Um eine Sendezeit für das Fax einzutragen klicken Sie auf ERWEITERTE EINSTELLUNGEN. Die Standardeinstellungen für das Versenden von Faxen ist Sofort mit normaler Priorität. Sie können hier aber auch eine andere Zeit oder eine andere Priorität eintragen. Klicken Sie auf OK, um die Maske zu beenden.

10. Klicken Sie auf SENDEN, um das Fax abzuschicken.

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Aufgaben & Aktivitäten

Die Entwicklung und Durchführung von Aktivitäten ist ein wichtiger Bestandteil des täglichen Arbeitsablaufes des Verkaufsleiters. Die Version 8 ist fähig jede Art der Aktivität zu verfolgen. Diese Aktivitäten werden dann mit der entsprechenden Kundenkartei verknüpft, um diese auch in die Berichte über Verkaufsaktivitäten zu inkludieren.

Eine Aktivität kann mit einer Firmenkartei oder Individualkartei (Kontakt) verknüpft werden, kann aber auch ohne eine Verknüpfung angelegt werden. Die Möglichkeit, alle Aktionen, verbunden mit dem Kunden oder Interessenten, aufzuzeichnen, erzeugt ein umfassendes Archiv.

Generell werden Aktivitäten mit einem Datum und/oder einer speziellen Uhrzeit, wann sie durchgeführt werden müssen, angelegt. Es ist aber ebenso möglich, eine Aktivität zu erzeugen, die nicht mit einer Zeit verbunden ist, diese werden dann Aufgaben genannt. Eine Aufgabe kann für eine Aktion verwendet werden, die zwar gemacht werden muss, aber nicht unbedingt zu einer bestimmten Zeit; es handelt sich mehr um eine Notiz oder eine Erinnerung für beispielsweise die Vorbereitung eines Mailings. Eine Aufgabe hat ein Startdatum und kann ebenso mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden.

Ferner sind Aktivitäten und Aufgaben mit mindestens einem Manager (Mitarbeiter) verknüpft. Es ist verpflichtend, einen Manager als „primär“ zu bestimmen und wenn nötig, fakultativ zusätzliche Mitarbeiter zuzuordnen.

Wenn einmal eine neue Aktivität oder Aufgabe eingegeben wurde, kann sie danach geändert, kopiert, zugeordnet, gedruckt oder gelöscht werden.

Anmerkung: Die Funktion Aufgaben und Aktivitäten ist Bestandteil der Suite 8 Small Business Edition Feature List.

Schlüsselmerkmale von Aktivität und Zeitmanagement sind:

Eine unbegrenzte Anzahl an benutzerdefinierten Aktivitäts-Typen, z. B. Verkaufsgespräch, Mailing, Telefonanruf, Grundstücksbesichtigung, etc.

Aktivitäten können mit einem speziellen Datum und Uhrzeit verbunden werden.

Die Möglichkeit, eine Aufgabe einzugeben, die nicht mit einem speziellen Datum oder einer Zeit verbunden ist, jedoch über einen Zeitraum gültig ist, z. B. die nächsten 15 Tage.