Handbuch Sbe CRM

Handbuch
CRM
Kundenverwaltung
Version 8.5
Small Business Edition
Delphi ist ein Warenzeichen von Borland.

MSDOS, Windows-NT, Windows 2000, Windows XP und Microsoft Word sind
Warenzeichen der Microsoft Corporation.
Oracle ist ein Warenzeichen von der Oracle Corporation.
Crystal Report Writer ist ein Warenzeichen der Crystal Decisions.
Copyright MICROS-FIDELIO GmbH, Neuss 2006

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GmbH darf kein Teil dieser Unterlagen bersetzt, kopiert oder in irgendeiner Form und Weise
vervielfltigt werden. Die in diesen Unterlagen enthaltenen Informationen knnen ohne
Vorankndigung gendert werden. MICROS-FIDELIO GmbH bernimmt keine Haftung fr
Fehler, die eventuell in diesen Unterlagen auftreten. Produktnamen sind eingetragene
Warenzeichen der entsprechenden Hersteller und unterliegen den gesetzlichen
Bestimmungen.
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis...........................................................................................................3
Einfhrung .......................................................................................................................5
Starten des Suite 8 Small Business Edition Kundenverwaltungsmodul 5
Anmelden...................................................................................................5
Symbolleisten - Kundenverwaltung ............................................................6
Steuerungstasten..........................................................................................7
Tastenkombinationen.................................................................................7
Steuerungstasten.......................................................................................7
Die Funktionstasten......................................................................................8
ffnen des Hauptmens der Funktionstasten .........................................10
Pfeiltasten ....................................................................................................10
HTML - Anzeige ...........................................................................................11
Das Datumsfeld ...........................................................................................14
nderung des Datums .............................................................................15
Abmelden von der Suite 8 Small Business Edition.................................16
Suite 8 Small Business Edition beenden..................................................16
Karteien..........................................................................................................................17
Kundenkarteiverwaltung ............................................................................17
Kundenkarteien ...........................................................................................18
Karteisuche..................................................................................................18
Anpassen des Rasters im Kartei Navigator .............................................21
Neue Kartei ..................................................................................................22
Anlegen einer Kartei fr einen Individualgast ..........................................24
Kartei-Notizen ..........................................................................................29
Verknpfte Karteien .................................................................................29
Verknpfte Dokumente ............................................................................30
Die Firmen-/Reisebro-/Source-Kartei ....................................................32
Kartei-Notizen ..........................................................................................35
Marketing .................................................................................................35
Verknpfung von Karteien .........................................................................37
Verknpfung von Individual-Karteien mit einer Firmenkartei...................37
Verknpfung von Firmen mit Firmenkarteien...........................................39
Verknpfung einer Tochterfirma ..............................................................40
Der Familienassistent ..............................................................................41
Bearbeiten einer Kartei...............................................................................42
Erstellen einer Organisationstabelle.........................................................44
Visitenkartenscanner..................................................................................44
Korrespondenz............................................................................................49
Seite 3
Suite 8 Handbuch Small Business Edition Kundenverwaltung
Aufgaben & Aktivitten ................................................................................................55

Suche nach einer Aktivitt oder Aufgabe.................................................56
Anpassen des Rasters im Navigator.........................................................59
Aktivitten....................................................................................................60
Aufgaben......................................................................................................61
Kalender.........................................................................................................................65
Verwendung des Kalenders .......................................................................65
Kalenderanlsse..........................................................................................65
Anlegen einer Aktivitt ...............................................................................66
Anlegen einer Aufgabe ...............................................................................68
Mailing............................................................................................................................71
Standard & Erweiterte Mailings .................................................................71
bersicht......................................................................................................73
Erstellen eines Standard Mailings.............................................................73
Ausfhren einer Standard Mailingabfrage ...............................................76
Anlegen von Aktivitten ...........................................................................82
Mailing per E-Mail verschicken ................................................................84
Erstellen einer Erweiterten Mailingabfrage ..............................................85
Erweitertes Mailing...................................................................................85
Ausfhren einer Erweiterten Mailingabfrage ...........................................88
Anwendung Verbinden der Daten.........................................................93
Register..........................................................................................................................99
Seite 4
1
Einfhrung
Das Suite 8 Small Business Edition Kundenverwaltungs-Modul ermglicht Ihnen, alle
Funktionen der Hotel-Kundenverwaltung durchzufhren. Innerhalb dieses Handbuches
werden wir die Kundenverwaltung auch als CRM (Customer Relationship
Management) bezeichnen.
Starten des Suite 8 Small Business Edition

Kundenverwaltungsmodul
Anmelden
Um mit dem Suite 8 Small Business Edition Modul Kundenverwaltung zu arbeiten,
mssen Sie sich zuerst im System anmelden. Sie bentigen einen gltigen
Benutzernamen und das Passwort.
Anmelden bei Suite 8 Small Business Edition:
1.
ber den Arbeitsplatz (Desktop), klicken Sie auf das Symbol Fidelio Version 8.
Die Anmeldemaske erscheint:
2.
Geben Sie Ihre Anwenderidentifikation (Gro-/Kleinschreibung beachten) in das

Feld Benutzer.
3.
Gehen Sie mit dem Tabulator auf das Feld Passwort.
4.
Tragen Sie Ihr geheimes Passwort (Gro-/Kleinschreibung beachten) in das Feld

Passwort.
Seite 5
Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung
5.
Klicken Sie auf ANMELDEN.

Das Suite 8 Hauptmen erscheint.
Sie sind nun im System angemeldet.
Symbolleisten - Kundenverwaltung
Das Suite 8 Small Business Edition Hauptmen hat sieben farbige Felder, die sich auf
der linken Seite des Bildschirms befinden. Jedes farbige Feld stellt eines der
Hauptanwendungsmodule dar.
ffnen der Symbolleiste Kundenverwaltung

1. Klicken Sie auf KUNDENVERWALTUNG in der farbigen Symbolleiste.
Die Suite 8 Symbolleiste fr die Kundenverwaltung ffnet sich:
Alternativ knnen Sie KUNDENVERWALTUNG auf der Menleiste anklicken.

Das Suite 8 Men fr die Kundenverwaltung erscheint.
Seite 6
Einfhrung
Steuerungstasten
Tastenkombinationen
Suite 8 hat Tastenkombinationen, die einen raschen Zugriff auf Feld- oder
Dialogmasken einer Maske ermglichen. Wenn ein Buchstabe unterstrichen ist, kann
man die Alt + Buchstabe Tasten drcken und der Kursor bewegt sich in dieses Feld
oder fhrt einen Befehl aus. Zum Beispiel in der Karteikartensuchmaske ist der
Buchstabe S fr die Suche unterstrichen. Durch drcken von Alt + S werden die
Auswahlkriterien gesucht.
Verwendung der Tastenkombinationen:
Eingabe von der Maske oder dem Dialogfeld:
Alt + Buchstabe
Der Kursor bewegt sich in das Feld oder fhrt den Befehl aus.
Steuerungstasten
Suite 8 hat auch Steuerungstasten, die es ermglichen Funktionen zu starten, ohne die
Maus zu verwenden. Diese Tasten zu verwenden spart Zeit.
Suite 8 Steuerungstasten siehe Tabelle 1.
Tabelle 1:
Suite 8 Steuerungstasten
Steuerungstasten
Beschreibung
F1
Zeigt das Hilfe-Fenster.
Alt + F4
Schliet das aktive Fenster.
F10
Schliet alle aktiven Fenster.
F12
Bewegt den Kursor vom Datenfeld zum Raster.
Alt + Pfeil hinunter
Anzeige Auswahlfenster
Tab
Bewegt sich vorwrts durch die Felder und Optionen.

Bewegt sich zum nchsten Feld und besttigt die Eingabe.
Umschalttaste + Tab
Bewegt sich rckwrts durch die Felder und Optionen.
Strg + Tab
Bewegt sich vorwrts durch Tabulatoren.
Strg + Umschalttaste + Tab
Bewegt sich rckwrts durch Tabulatoren.
Escape
Bricht die laufende Aktion ab.

Schliet Auswahlfenster bevor eine Auswahl getroffen wurde.
Seite 7
Steuerungstasten
Beschreibung
Pos 1
Bewegt den Kursor zum Beginn eines Feldes.
Ende
Bewegt den Kursor zum Ende eines Feldes.
Die Funktionstasten
In Suite 8 hat man die Mglichkeit, in jeder Maske das Funktionstasten Hauptmen
aufzurufen. Die Funktionstasten sind Krzel fr Masken, Suchfunktionen und
Arbeitsplatzwerkzeuge. Die Verwendung dieser Tasten ermglicht einen raschen
Zugriff auf Informationen, ohne das Fenster, in welchem man gerade arbeitet,
schliessen zu mssen. Zum Beispiel: Sie legen gerade eine neue Reservierung fr
einen Gast an, whrend er gleichzeitig Fragen ber Restaurants in der Umgebung
stellt. Man kann die Funktionstaste Telefonbuch fr Restaurantinformationen
verwenden anstatt die Reservierungsmaske zu verlassen, um die
Restaurantinformation abzurufen, das Telefonbuch wieder zu schliessen und erneut
eine neue Reservierungsmaske zu ffnen.
Suite 8 Funktionstasten - siehe Tabelle 2.
Anmerkung: Einige Funktionstasten sind Bestandteil der Small
Business Edition Featurelist.
Tabelle 2:
Seite 8
Suite 8 Funktionstasten
Funktionstasten
Menoption
F4
Kalender
Strg + A
Anreisen
Strg + B
Rechnungen
Strg + D
Verfgbarkeit
Strg + E
Buchungen
Strg + F
Etagenplan
Strg + G
Gruppenreservierung
Strg + H
Hausstatus
Strg + I
Gste im Haus
Strg + L
Zimmerplan
Strg + M
Nachrichten
Strg + N
Neue Reservierung
Strg + P
Karteien
Strg + Q
Quickreservierung
Strg + S
Zimmersuche
Strg + T
Telefonbuch
Einfhrung
Funktionstasten
Menoption
Strg + U
Reservierung bearbeiten
Umschalttaste + Alt + R
Devisenrechner
Umschalttaste + Strg + R
Berichte
Umschalttaste + Strg + M
Maximale Verfgbarkeit
Seite 9
ffnen des Hauptmens der Funktionstasten

In der Funktionsleiste klickt man auf Funktionstasten.
Das Hauptmen der Funktionstasten erscheint.
Pfeiltasten
Viele Felder haben blaue, nach unten zeigende Pfeiltasten
. Diese Pfeiltasten
kennzeichnen, dass weitere Informationen angezeigt werden knnen.
Seite 10
Einfhrung
Zum Beispiel in der Maske Hausstatus: Klickt man auf die blaue Pfeiltaste neben Out of
Order ffnet sich die Out of Order Maske.
HTML - Anzeige
Version 8 bietet die Mglichkeit Informationen in HTML Format anzuzeigen. Die
Hauptbereiche in denen Informationen im HTML Format angezeigt werden sind die
folgenden:
Reservierungsnavigator
Gruppen
Karteien
Seite 11
Aufgaben und Aktivitten

Informationen im HTML Format sehen:
1. Klicken Sie auf die Kundenverwaltungsmenleiste und whlen Karteien, um
Gstekarteien anzuzeigen.
2. Diese Hauptbersicht der Gstekarteien wird Navigator genannt und ist in drei
Bereiche unterteilt:
1. Abfrage Basis- und erweiterte Suchabfragen fr Gstekarteien
2. Abfrageergebnis Das Ergebnis der Abfrage wird im Rasterformat
angezeigt
3. Baumstruktur und HTML Anzeige.
1. Die Baumstruktur zeigt alle Detailinformationen an, die mit dieser
Gastkartei in Verbindung stehen, inkl. Adressinformation,
Kommunikationsarten, Verknpfungen, Reservierungen oder
Archivdaten.
2. Die frei-definierbare HTML Ansicht. Durch Anklicken der rechten
Maustaste kann die Information auf dem HTML gedruckt werden.
3. Geben Sie den Gastnamen den Sie Suchen in das Feld Name und klicken auf
SUCHE.
4. Das Abfrageergebnis wird im Raster im mittleren Bereich der Maske angezeigt und
die Baumstruktur und das HTML Format im unteren Bereich der Maske.
Seite 12
Einfhrung
5. In diesem Beispiel zeigt die HTML Ansicht eine Gesamtbersicht der Kartei an. Die
Baumstruktur ist geffnet und zeigt standardmig eine Stufe an. Ein Plus neben
dem Verzeichnis kennzeichnet, dass die Baumstruktur erweitert werden kann und
mehr Verzeichnisse sichtbar werden. Ein Minus neben dem Verzeichnis gibt an,
dass die Ansicht der gezeigten Details reduziert werden kann.
Erweitern der Baumstrukturanzeige

Klicken Sie auf das Symbol Erweitern
, um alle Verzeichnisse zu ffnen.
Seite 13
Verkleinern der Baumstrukturanzeige

Klicken Sie auf das Symbol Verkleinern
, um die Anzeige zu verringern.
Lschen der Baumstrukturanzeige

, um die Baumstruktur und die HTML-Ansicht
Klicken Sie auf das Symbol Lschen
zu lschen. Die Ansicht wird aber nur fr diesen Gast entfernt. Sofern eine andere
Kartei geffnet wird ist die Darstellung wieder vollstndig.
Aktualisieren der Baumstrukturanzeige
Klicken Sie auf das Symbol Aktualisieren
zu aktualisieren.
,um die Baumstruktur und HTML Ansicht
ndern der HTML-Ansicht

Zwei zustzliche Schaltflchen in der HTML Ansicht erlauben einige Details in einem
Listenformat oder einer Groansicht darzustellen. Standardmig ist die Groansicht
eingestellt.
1. Um die Listenansicht zu erhalten, klicken Sie auf
2. Um in die Groansicht zu wechseln, klicken Sie auf
Das Datumsfeld
Das Format des Datums wird in der Windows Systemkonfiguration festgelegt. Das
Datumsformat und die verwendeten Trennzeichen knnen so von Hotel zu Hotel
variieren.
Typische Datumsformate:
MM/tt/jj
Seite 14
Einfhrung
MM/tt/jjjj
jj/MM/tt
jjjj-MM-tt
tt-MMM-JJ
Man kann das Datum direkt in das Feld tippen; aber es muss exakt im vordefinierten
Format eingetippt werden.
Es gibt viele Datumsfelder im System. Zum Beispiel: Anreisedatum oder Abreisedatum.
Das Datum kann entweder spezifisch oder fr ein Zeitraum sein.
Ein spezifisches Datum ist, wenn man sehen kann, was an diesem Tag passiert. Zum
Beispiel: wenn man sich anschauen mchte, welche Gste am 01.01.05 anreisen.
oder
Werden Informationen ber einen Zeitraum bentigt kann ein bestimmter
Datumsbereich oder nur ein bestimmtes Startdatum benutzt werden. Zum Beispiel:
Man mchte die Anreisen vom 01.01.05 bis 31.01.05 sehen oder alle ab 01.01.2005.
nderung des Datums

Das Datum kann durch Eintippen des neuen Datums oder unter Verwendung des
Kalenders gendert werden.
Eingabe eines neuen Datums

1.
Platzieren Sie den Kursor in das Datumsfeld.
2.
Tragen Sie das neue Datum in das Datumsfeld, im vordefinierten Format,

inklusive der Trennungen ein.
3.
Drcken Sie die Tabulator Taste.

Das Datum ist gendert.
ndern des Datums unter Verwendung des Kalenders

1. Klicken Sie auf das Pfeil-nach-unten Feld
Datumsfeld befindet.
, welches sich gleich neben dem
Der Kalender erscheint.
Seite 15
2. Um einen frheren oder spteren Monat anzeigen zu lassen, klickt man auf die
horizontalen Pfeile oberhalb des Kalenders oder indem man die Tasten Strg +
(Pfeil nach oben) oder Strg + (Pfeil nach unten) drckt.
3. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf das Datum und klicken auf die linke Maustaste
oder bettigen Sie die Pfeile auf der Tastatur, um auf das entsprechende Datum zu
gelangen und drcken Sie die Eingabetaste.
4. Das Datum ist nun gendert.
Abmelden von der Suite 8 Small Business Edition

1.
Klicken Sie auf der Menleiste auf das FENSTER Men und auf die Option ALLES
SCHLIESSEN, um alle offenen Masken und Dialogfelder zu schlieen.
2.
Klicken Sie auf die Option ABMELDEN aus dem FENSTER Men.
Die Anmeldemaske erscheint.
Ein neuer Anwender kann sich nun anmelden.

3.
Um die Anwendung vollstndig zu schlieen, klickt man auf BEENDEN.

Die Suite 8 Small Business Edition wird geschlossen und der Desktop erscheint.
Suite 8 Small Business Edition beenden

1. Klicken Sie auf der Menleiste auf FENSTER und die Option ALLES SCHLIESSEN,
um alle offenen Masken und Dialogfelder zu schlieen.
2. Klicken Sie auf die Option PROGRAMM BEENDEN aus dem FENSTER Men oder
geben Sie Strg + X ein.
Die Suite 8 Small Business Edition wird geschlossen und der Desktop erscheint.
Seite 16
2
Karteien
Kundenkarteiverwaltung
Firmen/Individuale Gste werden oftmals vom Verkauf als Kunden und vom Front
Office als Karteien bezeichnet. Unabhngig davon wie sie bezeichnet werden, mssen
die Informationen geteilt werden. Version 8 wurde so entworfen, dass es eine echte
Integration der beiden Bereiche gibt. Dies ermglicht den Benutzern nicht nur die
konsolidierten Informationen pro Kunde/Kartei im Gesamten zu sehen, sondern auch
im Einzelnen falls gewnscht.
Schlsselfunktionen der Karteiverwaltung sind:
Die Fhigkeit, eine unbegrenzte Anzahl an Kunden Firmen und Individual, sowie
Interessenten zu speichern.
Die Fhigkeit, mehrere Karteitypen zu definieren.
Die Option, verschiedene Beziehungen festzulegen. Beziehungen knnen zwischen
Kunden/Karteien und Kontakten, Kunden/Karteien zu Kunden/Karteien und Kontakt
zu Kontakt aufgebaut werden.
Das Konzept des Besitzers ermglicht die Verknpfung einer unbegrenzten Anzahl
an Verkaufs-, Catering- und Service-Fhrungskrften auf eine Kartei und weist
diesen Managern unterschiedliche Rollen zu.
Das System verfolgt allgemeine Informationen, wie beispielsweise die Adresse und
spezifische Informationen, wie Marktsegment, Umsatzpotential, Industrie-Codes,
etc.
Die Fhigkeit, mehrere Adressen und Kommunikationsmethoden pro Kundenkartei
zu definieren, jedoch mit der Mglichkeit, eine als die primre zu festzulegen.
Die Fhigkeit, Firmenkarteien in der traditionellen Kundenhierarchie zu verknpfen
Muttergesellschaften und Tochterfirmen
Untersttzung eines privaten Konzepts, d. h. Individual Kunden ohne eine
Verknpfung mit einer Kundenkarte.
Ein E-Mail-Interface ermglicht dem Benutzer per Doppelklick auf eine E-MailAdresse, Mails direkt aus V8 zu versenden.
Frei definierbare HTML-Anzeige in der Karteisuchmaske.
Die Fhigkeit, eine graphische Organisationstabelle, basierend auf den Kontakten
und deren Beziehungen entsprechend der Definition im System zu entwerfen.
Seite 17
Kundenkarteien
Eine Kartei ist eine Aufzeichnung an Informationen ber den Individualgast, die Firma,
das Reisebro, die Source, den Lieferanten, dem Bucher oder dem Kontakt. Karteien
knnen konstante Basisinformationen umfassen: beispielsweise Name des Gastes
(oder der Firma, Reisebro, etc.), Adresse, Sprache, ebenso Marketinginformationen,
Verknpfungen zu anderen Karteien, Notizen und statistische Informationen ber
knftige und frhere Hotelaufenthalte und Kundenbesuche.
Die Hauptmaske der Kartei wird Navigator genannt und ist in 4 unterschiedliche
Bereiche geteilt:
Abfrage besteht aus mehreren Basissuchkriterien der Kartei und einer erweiterten
Abfrageoption.
Abfrageergebnisse die Ergebnisse der Abfrage, dargestellt im Rasterformat.
Baumstruktur eine bersicht aller mit dieser Kartei verbundenen Details, inklusive
der Adresse, Kommunikationen, Verknpfungen, Reservierungen, Archiv, etc.
HTML Seite frei definierbare HTML-Anzeige, in einem Listenformat oder in einer
Groansicht.
Karteisuche
Eingabe einer Karteiabfrage
Die Abfragemaske ist in drei Bereiche aufgeteilt:
Die Basissuchkriterien
Die erweiterten Abfrageoptionen
Die Auswahl der Karteiansicht
Sie knnen einige Felder ausfllen, um die Suchkriterien zu beschrnken. Die aktuelle
Abfrage wird im Text-Format in einem Fenster auf der rechten Seite der Maske
angezeigt. Falls keine Daten eingegeben werden, wird die Liste der Karteien in
alphabetischer Reihenfolge dargestellt. Die Basissuchkriterien knnen entsprechend
der Erklrung in Tabelle 4, Seite 20 ausgefllt werden.
Erweiterte Karteisuche
Die erweiterte Abfrage besteht aus drei Auswahlfeldern:
Mit dem ersten Feld erscheint eine Auswahlliste von mglichen Feldern.
Das zweite begrenzt die Abfrage auf einer zweiten Ebene oder gibt eine
Auswahl an Bedingungen.
Das dritte Feld fordert einen frei formatierten Wert, der mit der Bedingung
bereinstimmt.
Seite 18
Karteien
Anmerkung: Die aktuelle Abfrage wird im Textformat im Fenster auf

der rechten Seite der Maske angezeigt. Sofern der Filter nicht gelscht
wird durch aktivieren der Schaltflche LSCHEN, bleiben die Eintrge
bestehen und jede zustzliche Abfrage wird hinzugefgt.
Die erweiterten Karteisuchkriterien knnen entsprechend der Tabelle 5, Seite 20
ausgefllt werden.
Karteiansicht
In der Auswahl der Karteiansicht knnen Sie die Karteianzeige - unter der Vorgabe
aller Karteien - auf alle aktiven oder inaktiven Karteien eingrenzen. Die Auswahl der
Karteiansicht kann so ausgefllt werden, wie es in Tabelle 6, Seite 21 erklrt wird.
Ersatzzeichen
Die Suchkriterien knnen ebenso unter der Verwendung von Ersatzzeichen (%)
eingegeben werden. Zum Beispiel: fr M%ller werden Mller, Mller angezeigt, %Bank
wird Investment Bank, Deutsche Bank erwidern und Fidelio% bringt Fidelio GmbH oder
Fidelio Inc.
Suchname Funktionalitt
Namen, die mit einem Umlaut oder Sonderzeichen, wie zum Beispiel Mller
geschrieben werden, werden automatisch mit dem Suchname ohne Umlaut oder
Sonderzeichen gespeichert. Wenn im Feld Namen nach Muller gesucht wird, werden
Mller und Muller im Ergebnisraster angezeigt.
Aktivieren der Suche
Um die Suche zu aktivieren, muss man das Feld SUCHE anklicken. Aufgrund der Zeit,
die es dauern kann, um in einer groen Datenbank zu suchen, wurden zwei
verschiedene Suchoptionen eingerichtet. Indem man auf das Feld SUCHEN klickt, wird
die maximale Anzahl an Karteien erscheinen, die unter SETUP-> KONFIGURATION->
VERSCHIEDENES-> HOTELDATEN-> SUCHMASKEN definiert wurden. Falls mehr Karteien
vorhanden sind, als angezeigt werden soll, erscheint die Frage Es gibt mehr als x
Eintrge. Mchten Sie alle sehen? Indem man das Feld VOLLE SUCHE anklickt, werden
alle Karteien angezeigt, die den Kriterien entsprechen. Bitte beachten Sie, dass falls
die Einstellungen SUCHE WHREND EINGABE unter SETUP-> KONFIGURATION->
VERSCHIEDENES-> HOTELDATEN-> SUCHMASKEN aktiviert wurden, Suite 8 sofort nach
Eingabe der Werte in die Felder die Suche startet und es nicht notwendig ist, das Feld
Suche anzuklicken.
Eine vollstndige Erklrung der Karteisuchmaske befindet sich im Suite 8
Konfigurations-Handbuch unter Hoteldaten Suchmaske.
Eine Liste der Karteien, die dem entspricht, was Sie spezifiziert haben, wird angezeigt.
Zum Beispiel: wenn Sie eine Suche nach dem Nachnamen Thomas bestimmen, zeigt
das Grid eine Liste ber alle Karteien mit Personen an, die den Nachnamen Thomas
haben. Die Abfrageergebnisse knnen einfach entfernt werden, indem Sie auf das Feld
LSCHEN klicken.
Seite 19
Eingrenzen der Suche

Wenn die Suche einmal durchgefhrt wurde, kann die Suche nher eingegrenzt
werden, indem Sie das Feld SUCHE IN GRID bettigen.
Das Feld Suche ermglicht dem Anwender folgendes:
Suche in allen oder speziellen Spalten innerhalb des Rasters.
Suche nach speziellem Text und um die Richtung der Suche zu kontrollieren.
Nach Gro- und Kleinschreibung oder nur nach ganzen Wrtern suchen.
Tabelle 4:
Dialogbox - Karteisuche
Feld
Informationen
Name
Der Name des Kunden oder der Nachname des

Individual-Gastes.
Vorname
Der Vorname des Gastes.
Stadt
Die Stadt, die sich in der primren Adresse

befindet.
ID (Kartei ID)
Die individuelle Kartei-ID, die Version 8 zuteilt.
Typ
Den Karteityp
Nur Master
Begrenzt die Suche nur auf Hauptfirmen.
Exkl. Tochterfirmen
Begrenzt die Suche auf (Mutter-)Firmen und zeigt

keine Tochterfirmen an.
Zeige Familienmitglieder
Familienmitglieder, die mit einer Kartei verknpft

sind und mit Verberge Familienmitglieder markiert
sind, werden angezeigt, wenn dieses Feld
ausgewhlt wird.
Tabelle 5:
Dialogbox Erweiterte Karteisuche
Feld
Auswahl/Bedingung
Wert
Mitgliedschaften
A/R Nummer
A/R Nummer
IATA Nummer
IATA Nummer
Benutzer angelegt
gleich /ungleich
Alle Benutzer, die im System definiert

wurden.
Erstellungsdatum
gleich /ungleich
Ein ausgewhltes Datum.
VIP Code
gleich /ungleich
Ein spezieller VIP Code.
Mailing Code
gleich /ungleich
Ein spezieller Mail-Code.
Land
gleich /ungleich
Ein ausgewhlter Lnder-Code.
PLZ
gleich /ungleich
Eine spezielle Postleitzahl.
Seite 20
Karteien
Kommunikation
Strasse
Fax/Telefon
Eine spezielle E-MailAdresse/Homepage/Fax- oder

Telefonnummer.
Gleich/nicht wie
Ein freies Textfeld.
E-Mail/Homepage/
Anmerkung: Die verfgbaren Mitgliedschaften, unter welchen die

Suche durchgefhrt werden kann, sind abhngig von den
Mitgliedschaften, die in Ihrem Betrieb konfiguriert wurden.
Anmerkung: Die Mailingfunktionalitt bentigt einen zustzlichen

Lizenzcode.
Tabelle 6:
Ansichtsoptionen - Kartei
Status
Anzeige
Alle
Alle Karteien ohne Rcksicht auf den Status.
Nur aktive
Nur aktive Karteien.
Nur Inaktive
Nur inaktive Karteien (Das Feld Aktiv blieb in

der Kartei leer).
Anpassen des Rasters im Kartei Navigator

Mit entsprechenden Benutzerrechten unter SETUP->KONFIGURATION->BENUTZER>BENUTZER DEFINITION->RECHTE->VERSCHIEDENES->GRID LAYOUT ANPASSUNG ist es
mglich das Raster im Kartei Navigator entsprechend den Anforderungen anzupassen.
Klicken Sie in das Raster mit der rechten Maustaste.
Whlen Sie ANPASSEN, um die Maske zu ffnen und fgen Sie Felder hinzu oder
entfernen Felder aus dem Karteinavigatorraster:
Felder, die bereits in Nutzung sind werden mit einem grnen Hacken angezeigt.
Klicken Sie auf die Schaltflche mit dem Stift, um die Tabelleneigenschaften zu
ndern oder anzusehen.
Um ein Feld im Raster zu verschieben, whlen Sie das Feld aus und ziehen es
mit der Maus an die gewnschte Position.
Tabelle 7:
Tabelleneigenschaften - Karteiraster
Status
Anzeige
Feldname
Der Feldname aus der Datenbank.
Caption
Die Spaltenbezeichnung
Seite 21
Status
Anzeige
Fixed
Fixiert die Spalte fest auf der linken Seite, wenn

nach rechts geblttert wird, um zustzliche
Felder zu sehen. Felder, die als fixed markiert
sind werden in grau angezeigt.
Whlen Sie WIEDERHERSTELLEN, um die Standardansicht anzuwenden.

Whlen Sie ZEIGE STANDARDS, um in der aktuellen Ansicht die Standardansicht zu
sehen.
Whlen Sie DRUCKEN, um das Raster auszudrucken oder zu exportieren.
Benutzer, die mit der Fidelio Version 8 Tabellenstruktur und den Feldern vertraut sind,
knnen eine kundenspezifische View fr die Karteisuche erstellen. Dafr muss der
Parameter Kundenspezifische View in Karteisuche aktiviert sein unter SETUP>KONFIGURATION->VERSCHIEDENES->HOTELDATEN->SUCHMASKEN. Um Felder fr das
Karteiraster auswhlen zu knnen, muss die View V8_sys_customxcmssearch
angepasst werden.
Hier ein Beispiel, um die Beschreibung eines Finanzkontos hinzuzufgen:
create or replace force view v8_sys_customxcmssearch (customxcmssearch_xcms_id,
zfac_longdesc)
as select xcms_id customxcmssearch_xcms_id, (select zfac_longdesc from zfac
where zfac_actvalidfrom is not null and zfac_actvaliduntil is null and
xcms.xcms_id=zfac.zfac_xcms_id and rownum=1) zfac_longdesc
xcms;
Anmerkung: Felder aus einer kundenspezifischen View werden
automatisch dem Raster hinzugefgt.
Anmerkung: Die Druck und Exportfunktion sollte genutzt werden

bevor nderungen im Raster gespeichert werden.
Neue Kartei
Auf der Maske Karteisuche klicken Sie auf das Feld NEU und whlen den gewnschten
Karteityp.
Fr eine Erklrung der Optionen im Auswahlfeld Neue Kartei, beziehen Sie sich bitte
auf Tabelle 8, Seite 23.
Die Suchmaske Kartei des ausgewhlten Karteityps wird angezeigt.
Seite 22
Karteien
Die Kartei besteht fr alle Karteikategorien aus verschiedenen Masken, jede einzelne
durch einen Karteireiter dargestellt. Bezglich einer Erklrung der Karteiraster aus der
Maske Neue Kartei, siehe Tabelle 9.
Anmerkung: Es gibt zwei verschiedene Typen der Karteimasken, eine
fr Individual und Bucher, die zweite fr alle anderen Karteitypen.
Tabelle 8:
Auswahlfeld Option Neue Kartei
Schreiben Sie in dieses Feld
Mit folgenden Informationen
Individual
Ein Individualgast.
Firma
Eine Firma, die Zimmer reserviert.
Reisebro
Ein Reisebro, das Zimmer reserviert.
Source
Eine Reservierungsstelle, die weder Firma

noch Reisebro ist.
Lieferant
Ein Lieferant, der Zimmer reserviert.
Kontakt
Ein Kontakt, der Zimmer reserviert.
Bucher
Ein Bucher, der Zimmer reserviert.

Anmerkung: Die verfgbaren Karteitypen sind davon abhngig,
welche in Ihrem Betrieb konfiguriert wurden.
Tabelle 9:
Karteien - Karteimaske
Feld
Informationen
Kartei
Eine Aufnahme der Hauptinformationen ber den

Gast, die Firma, das Reisebro, die Gruppe oder
einer anderen Source.
Weitere Felder
Eine Fortsetzung der Karteimaske.
Notizen
Eine unbegrenzte Anzahl an Notizen kann mit jeder

Kundenkartei verknpft werden.
In dieser Kartei werden neue Verknpfungen mit
anderen Karteien durchgefhrt, ebenso knnen
bestehende Verknpfungen angesehen, gendert
oder gelscht werden.
In dieser Kartei knnen Dokumente hinzugefgt
werden. Bereits verknpfte Dokumente knnen
angesehen oder aus der Kartei entfernt werden.
Anmerkung: Das Dokumentenhandling ist Teil der
Fidelio Suite 8 Small Business Edition Feature List.
Verknpfte Karteien
Verknpfte Dokumente
Seite 23
Feld
Familie
Informationen
In dieser Kartei knnen Familienmitglieder und
Kontakte mit dem Nachnamen, Vornamen und dem
Geburtstag eingegeben werden. Fr jedes
Familienmitglied, das eingegeben wird, entsteht eine
neue Kartei.
Anmerkung: Die Familien-Kartei ist nur verfgbar wenn der
Parameter: Familienassistent aktiv unter SETUP->KONFIGURATION>VERSCHIEDENES->HOTELDATEN->KARTEI aktiv ist.
Anlegen einer Kartei fr einen Individualgast

Sie knnen speziell fr einen Individualgast oder Bucher eine Kartei anlegen.
Klicken Sie auf der Suchmaske Kartei auf das Feld NEU und whlen den gewnschten
Karteityp.
Die Karteimaske erscheint mit der Anzeige Neue Individualkartei oder Neue
Bucherkartei in der Titelzeile im Kopf der Maske. Das Feld Nachname hat
fettgedruckte Buchstaben. Dies zeigt an, dass es sich um ein Pflichtfeld handelt. Alle
anderen Felder sind fakultativ.
Vervollstndigen Sie die fakultativen Felder durch Eintippen der Informationen oder
mittels Auswahl der Informationen aus den Auswahllisten. Einige Felder, namentlich
Adresse, Kommunikationen und Gstekarteninformationen ermglichen zahlreiche
Eingaben von Daten. Deshalb erscheint hier, wenn man Daten eingibt, eine separate
Maske, ebenso kann eine Eingabe hinzugefgt, gendert oder gelscht werden.
Bezglich einer Erklrung der Felder auf der Karteimaske, siehe Tabelle 10, Seite 25
Anmerkung: Vergewissern Sie sich, dass sie die Namen in korrekter
Groschreibung eintragen. So wie ein Name in der Karteimaske
eingegeben wird, erscheint er auf Briefen und Rechnungen. Da
Suchprozesse unabhngig von Gro-/Kleinschreibung sind, werden
Sie durch die Groschreibung nicht beeinflusst.
Tabelle 10:
Karteimaske: Individual-Gast
Feld
Informationen
Name
Geben Sie den Nachnamen mit passender

Groschreibung ein. Die Form, wie ein Name in der
Karteimaske eingegeben wird, entspricht der
Darstellung auf Briefen und auf Rechnungen. Da bei
der Suche Gro-/Kleinschreibung nicht bercksichtigt
wird, wird dies durch die Groschreibung nicht
beeinflusst.
Seite 24
Karteien
Feld
Informationen
Vorname
Geben Sie hier den Vornamen des Gastes ein.
Sprache
Die Eingabe in diesem Feld, die aus einer

Auswahlliste an Sprachen-Codes ausgewhlt wird,
steuert die Sprache, in welcher der Gast
angesprochen werden sollte und die Korrespondenz
erhalten sollte.
Titel
Dieses Feld sollte fr aristokratische Titel, wie zum

Beispiel Graf, Prinzessin, etc. verwendet werden.
Adressanrede
Whlen Sie aus der Auswahlliste den Code fr die

Adressanrede.
Briefanrede
Die Briefanrede wird automatisch basierend auf der

ausgewhlten Adressanrede vervollstndigt. Dies
kann dann wie gewnscht gendert werden.
Kontaktprferenz
Die vorgegebene Kontaktprferenz ist die aktuelle

Kartei. Dennoch werden alle angeknpften Karteien
in der Auswahlliste angezeigt.
Adresse
Eine unbegrenzte Anzahl an Adressen kann pro

Kartei, jedoch nur eine pro Adresstyp eingegeben
werden. Eine der angegebenen Adressen muss als
primre Adresse definiert werden.
Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue Adresse
einzugeben; das Feld BEARBEITEN, um eine
bestehende Adresse zu editieren und auf ADRESSE
LSCHEN, um eine bestehende Adresse zu lschen.
Adress-Typ
Whlen Sie den Adressen-Typ aus der Auswahlliste.
Primr
Whlen Sie aus dieser Adresse den primren

Adress-Typ. Die erste eingegebene Adresse wird als
primre Adresse markiert.
Land
Whlen Sie den Lndercode aus der Auswahlliste.
PLZ
Geben Sie hier die Postleitzahl ein.
Stadt
Geben Sie hier die Stadt ein.
Staat/BL
Geben Sie hier den Staaten-Code oder das

Bundesland ein.
Strasse 1
Adresszeile 1
Strasse 2
Adresszeile 2
Strasse 3
Adresszeile 3
Seite 25
Feld
Informationen
Kommunikation
Eine unbeschrnkte Anzahl an Kommunikationen

kann mit jeder Kartei verbunden werden.
Klicken Sie auf das Feld NEU, um einen neuen
Kommunikationstyp einzugeben, das Feld
BEARBEITEN, um einen bestehenden
Kommunikationstypen zu ndern und
KOMMUNIKATION LSCHEN, um einen bestehenden
Kommunikationstyp zu lschen.
Typ
Whlen Sie den Kommunikations-Typ aus der

Auswahlliste.
Wert
Geben Sie den Wert des Kommunikationstyps ein,

zum Beispiel Telefonnummer, E-Mail-Adresse,
Webseiten, etc.
Anmerkung: Falls eine Verbindung zum Internet
besteht, knnen E-Mails direkt innerhalb V8 gesandt
werden (MS Outlook).
Primr
Klicken Sie dieses Feld fr den Kommunikationstyp

an, der die primre Kommunikationsmethode ist.
Eine primre Kommunikationsmethode kann fr jede
Kommunikationsart definiert werden, zum Beispiel
Telefon, Fax, E-Mail, etc.
Aktiv
Dieses Feld ist als Vorgabe markiert und zeigt an,

dass die Kartei aktiv ist. Entfernen dieser Vorgabe
markiert die Kartei als inaktiv (im Gegensatz zu
gelscht). Desweiteren knnen Sie einen Grund
eingeben, warum die Kartei auf inaktiv gesetzt
wurde.
Geburtstag
Geben Sie hier das Geburtsdatum ein.

Merke: Es ist mglich, nur den Monat einzugeben.
Geburtsort
Geben Sie hier den Geburtsort ein.
Geschlecht
Markieren Sie entweder das mnnliche oder

weibliche Feld fr das Geschlecht des Gastes.
Nationalitt
Whlen Sie den Nationalitten-Code aus der

Auswahlliste.
bevorzugte
Zimmer/Kategorien
Whlen Sie entweder Zimmer oder Kategorien aus

der Auswahlliste, um bevorzugte Zimmer oder
Zimmerkategorien des Gastes einzugeben. Zimmer
oder Zimmerkategorien knnen ebenso
ausgeschlossen werden.
Seite 26
Karteien
Feld
Informationen
Zimmerprferenzen
Eine Auswahlliste mit Zimmerprferenzen: Raucher

oder Nichtraucher, bevorzugte Etage, nahe dem
Aufzug, etc. Die Auswahlliste ist vom Benutzer
definierbar. Wenn Sie ein Gstezimmer vorblockieren
oder die Reservierung einchecken, sucht Fidelio V8
ausschlielich nach Zimmern mit diesen Merkmalen.
Kreditstatus
C Cash - Nur Barzahlung Der Gast kann

akzeptiert werden, jedoch ausschlielich auf Basis
Barzahlung. Wenn man fr diesen Gast eine
Buchung macht, erscheint eine Warnung. Fr das
Setzen auf die Barliste kann eine Begrndung
eingegeben werden.
R Restricted - Eingeschrnkt Der Gast wurde auf
eine Liste eingeschrnkt gesetzt. Dies zeigt
normalerweise an, dass das Hotel diesen Gast nicht
erwnscht. Eine Warnung wird angezeigt, wenn eine
eingeschrnkte Kartei fr eine neue Zimmer- oder
Konferenzreservierung ausgewhlt wird. Eine
Begrndung fr die Einschrnkung kann
eingegeben werden.
A Account Receivable - Debitor Dem Gast wurde
eine Verrechnung als Debitor gewhrt. Man kann
eine Begrndung fr die Gewhrung des Debitors
eingeben.
Gstekarte Information
Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue

Gstekarte einzugeben, auf das Feld BEARBEITEN,
um eine bestehende Gstekarte zu ndern und das
Feld KARTE LSCHEN, um eine bestehende
Gstekarte zu lschen.
Gast / Kredit
Whlen Sie entweder Gste- oder Kreditkarte, um

die Maske von Gste- auf Kreditkarte zu ndern.
Typ
Whlen Sie den Gstekarten-/Mitgliedschafts-Typ

aus der Auswahlliste.
Nummer
Geben Sie die Gstekarten-/Mitgliedsnummer ein.
Kreditkarte
Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue

Kreditkarte einzugeben, das Feld BEARBEITEN, um
eine bestehende Kreditkarte zu ndern und das Feld
KARTE LSCHEN, um eine bestehende Kreditkarte zu
lschen.
Kartentyp
Whlen Sie aus den Kreditkartentypen aus der

Auswahlliste.
Kartennummer
Die Kreditkartennummer.
Seite 27
Feld
Informationen
Gltig
Das Ablaufdatum der Kreditkarte.
Karteninhaber
Der Name auf der Kreditkarte.
Hinzufge von weiteren Informationen in der Gstekartei

Klicken Sie auf die Kartei WEITERE FELDER.
Die Karteimaske Weitere Felder erscheint.
Bezglich einer Erklrung des Bereichs Weitere Felder, siehe Tabelle 11
Tabelle 11:
Dialogbox zur Individualkartei Weitere Felder
Feld
Informationen
VIP Code
VIP zeigt an, dass ein Gast mit VIP Behandlung empfangen
wird und bis zu welchem Grad oder ob er ein Stammgast ist.
Die verschiedenen VIP-Ebenen knnen mit einer Farbe
verknpft werden, und Gste, die mit einem speziellen VIP
Code versehen sind, werden in dieser Farbe auf dem
Zimmerplan angezeigt STRG + L.
Preiscodes
Falls der Gast einen speziellen Preiscode hat, sollten Sie das
hier eingeben. Dieser Preiscode wird dann jedes Mal
vorgeschlagen, wenn man eine neue Reservierung eingibt und
auf der Preisverfgbarkeit mittels STRG + R, wenn man den
Gastnamen eingibt.
Kartei speichern
Dieses Feld wird als Vorgabe markiert und soll zusichern, dass
Karteien nicht nach einer gewissen Anzahl an Tagen, die unter
SETUP->KONFIGURATION-> VERSCHIEDENES->TAGESABSCHLUSS
festgelegt werden, whrend des Nachtlaufes gelscht werden.
Verberge
Familienmitglied
Karteien, in welchen dieses Feld markiert wurde, werden in der

Karteisuche nur jene anzeigen, bei welchen das Feld Zeige
Familienmitglieder ebenso markiert wurde. Falls dieses Feld
markiert wurde und das Feld Zeige Familienmitglieder leer
ist, werden die Karteien nicht im Suchergebnisraster
angezeigt.
Kein Mailing
Dieses Feld kann markiert werden, wenn der Kontakt/Firma

kein Mailing erhalten mchte.
Mailingcodes
Definiert, welches Mailing der Kontakt in der Zukunft erhalten

wird.
Spezial
Definiert Spezialeinteilungen, die konfiguriert sind.
Personaldokumente
Klicken Sie auf das Feld NEU, um neue Personalien

einzugeben, auf das Feld BEARBEITEN, um ein bestehendes
Dokument zu ndern und auf das Feld LSCHEN, um ein
bestehendes Personaldokument zu lschen.
Dokument Art
Whlen Sie die Dokumentenart aus der Auswahlliste.
Seite 28
Karteien
Feld
Informationen
Gastname
Der Gastname.
Name im Dokument
Der Gastname, wie er im Dokument geschrieben ist.
Nummer
Die Nummer des Dokuments, zum Beispiel ID# oder

Reisepass#.
Land
Nationalitt
Whlen Sie die Nationalitt aus der Auswahlliste.
Gltig von bis
Daten betreffend die Gltigkeit - von/bis.
Ausgestellt von
Die Behrde.
Ausstellungsort
Der Ort der Ausstellung.
Kartei-Notizen
Die Kartei Notizen speichert Notizen/Informationen, die den Gast betreffen. Notizen
werden in benutzerdefinierbare Kategorien aufgeteilt und knnen fr den Gast als
sichtbar markiert werden. Ein Zhler am linken unteren Rand der
Karteibearbeitungsmaske zeigt die Anzahl der bestehenden Notizen fr diese Kartei.
Hinzufgen/Ansehen von Notizen in der Karteimaske
Um eine Notiz hinzuzufgen, klicken Sie auf die Kartei NOTIZ und danach auf das Feld
NEU.
Whlen Sie eine Notiz-Kategorie aus, vervollstndigen die Notiz und markieren diese falls gewnscht - als fr den Gast sichtbar.
Notizen knnen mittels dem Feld Optionen neben dem Karteiraster angesehen,
gendert oder hinzugefgt werden.
ber die Kartei Notizen in der Karteibearbeitungsmaske.
ber die Kartei-Baumstruktur.
Verknpfte Karteien
Es knnen viele verschiedene Arten von Verknpfungen zwischen den Individual/Bucherkarteien und andern Karteitypen durchgefhrt werden:
Individual mit Firma Eine unbegrenzte Anzahl an Individual/Kontakten
knnen mit einer oder mehreren Firmen verknpft werden.
Individual mit Individual Verbindungen zwischen Individualkarteien, wie
beispielsweise Ehegatte/Ehegattin, Kind/Elternteil knnen hergestellt werden.
Mitarbeiter zuweisen Eine unbegrenzte Anzahl an Verkaufsmitarbeitern
kann mit einer Individual-/Bucherkartei verknpft werden.
Seite 29
Anmerkung: Die Art der durchgefhrten Verknpfung wird die

angezeigte Rolle bestimmen, zum Beispiel: wenn man eine
Individualverknpfung whlt, werden die angebotenen Rollen
Ehemann, Ehegatte, Ehegattin, Kind oder Elternteil angezeigt. Bei
Verknpfung mit einer Firmenkartei, wrde die Rollenauswahl
Entscheidungstrger, Zeichnungsberechtigter, Vermittler, etc.
angezeigt werden.
Verknpfte Dokumente
Diese Option ermglicht dem Benutzer verschiedene Arten von Dokumenten
hinzuzufgen. Es wird empfohlen, diese Dokumente auf einen gemeinsamen
Netzwerk-Pfad zu platzieren, auf den alle Benutzer zugreifen knnen. Falls mit dem
Arbeitsplatz ein Scanner verbunden ist, knnen Sie ebenso Dokumente, wie einen
Vertrag, Briefe oder Bilder, scannen und diese mit der Kartei verknpfen. Der Scanner
muss Twain kompatibel sein.
Anmerkung: Verknpfte Dokumente ist Bestandteil der Suite 8 Small
Business Edition Feature List.
Anmerkung: Auf die Dialogmaske der verknpften Dokumente kann

ber den Karteireiter in der Gastkartei zugegriffen werden oder ber
den Menpunkt Optionen im Karteinavigator.
Ansicht der verknpften Dokumente
Whlen Sie das Dokument aus, welches Sie gerne editieren mchten und klicken auf
FFNEN. Suite 8 wird daraufhin die entsprechende Anwendung ffnen. Zum Beispiel
Word, falls das Dokument ein Word-Dokument ist oder Crystal Reports, falls das
Dokument ein Crystal Report ist.
Seite 30
Karteien
Dokumente hinzufgen
Klicken Sie auf NEU, um ein neues Dokument hinzuzufgen. Die folgende Maske wird
geffnet:
Whlen Sie eine DOKUMENTENGRUPPE aus der Auswahlliste.

Whlen Sie FREIGEGEBENE ORDNER aus der Auswahlliste.
Whlen Sie SUCHEN, um ein Dokument im definierten Ordner auszuwhlen.
Whlen Sie FFNEN, um das Dokument zu ffnen.
Whlen Sie OK, um das Dokument hinzuzufgen.
Dokumente scannen und verknpfen
Klicken Sie auf NEU, um ein neues Dokument hinzuzufgen. Die folgende Maske wird
geffnet:
Seite 31
Whlen Sie EINLESEN, um das Dokument zu scannen.

Whlen Sie die installierten Scan-Software aus der Dialogbox Source aus.
Suite 8 ffnet die Scanner Software.
Lesen Sie das Dokument ein.
Whlen Sie EINFGEN, um das Dokument hinzuzufgen.
Anmerkung: Der Scanner muss TWAIN-Kompatibel sein.
Die Firmen-/Reisebro-/Source-Kartei
Die Firmen-, Reisebro- und Source-Karteimasken sind grtenteils miteinander
identisch.
Beachten Sie, dass das Feld Vollstndiger Name ein Pflichtfeld ist.
Seite 32
Karteien
Bezglich einer Erklrung der Felder auf der Maske Firmenkartei, siehe Tabelle 13,
Seite 33.
Tabelle 13:
Firmenkartei - Dialogbox
Feld
Informationen
Suchname
Wenn die Daten gespeichert sind, wird das Feld Suchname

automatisch, basierend auf dem Feld Vollstndiger Name,
ausgefllt. Der Suchname kann ebenso berschrieben werden,
jedoch ist es empfehlenswert, dies nur dann zu machen, wenn
die Firma unter einer Abkrzung, wie IBM, BMW, bekannt ist.
Vollst. Name
Geben Sie den kompletten Namen der Firma ein.
Bereich
Geben Sie hier die Unternehmenssparte ein.
Adresse
Eine unbegrenzte Anzahl an Adressen kann pro Kartei, jedoch

nur eine pro Adresstyp eingegeben werden. Eine der
angegebenen Adressen muss als primre Adresse definiert
werden.
Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue Adresse
einzugeben; das Feld BEARBEITEN, um eine bestehende
Adresse zu editieren und auf ADRESSE LSCHEN, um eine
bestehende Adresse zu lschen.
Adress-Typ
Whlen Sie den Adressen-Typ aus der Auswahlliste.
Primr
Whlen Sie aus dieser Adresse den primren Adress-Typ. Die

erste eingegebene Adresse wird als primre Adresse markiert.
Land
PLZ
Geben Sie hier die Postleitzahl ein.
Stadt
Whlen Sie die Stadt aus der Auswahlliste.
Staat/BL
Geben Sie hier den Staaten-Code oder das Bundesland ein.
Strasse 1
Adresszeile 1
Strasse 2
Adresszeile 2
Strasse 3
Adresszeile 3
Kommunikation
Eine unbeschrnkte Anzahl an Kommunikationen kann mit

jeder Kartei verbunden werden.
Klicken Sie auf das Feld NEU, um einen neuen
Kommunikationstyp einzugeben, das Feld BEARBEITEN, um
einen bestehenden Kommunikationstypen zu ndern und
KOMMUNIKATION LSCHEN, um einen bestehenden
Kommunikationstyp zu lschen.
Typ
Whlen Sie den Kommunikations-Typ aus der Auswahlliste.
Seite 33
Feld
Informationen
Wert
Geben Sie den Wert des Kommunikationstyps ein, zum

Beispiel Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Webseiten, etc.
Anmerkung: Falls eine Verbindung zum Internet besteht,
knnen E-Mails direkt innerhalb V8 gesandt werden (MS
Outlook).
Primr
Klicken Sie dieses Feld fr jenen Kommunikationstyp an,

welcher die primre Kommunikationsmethode ist.
Eine primre Kommunikationsmethode kann fr jede
Kommunikationsart definiert werden, zum Beispiel Telefon,
Fax, E-Mail, etc.
Aktiv
Dieses Feld ist als Vorgabe markiert, was anzeigt, dass die
Kartei aktiv ist. Entfernen dieser Vorgabe markiert die Kartei
als inaktiv (im Gegensatz zu gelscht); und geben Sie einen
Grund ein, warum die Kartei auf inaktiv gesetzt wurde.
Kreditstatus
C Cash - Nur Barzahlung Der Gast kann akzeptiert

werden, jedoch ausschlielich auf Basis Barzahlung. Wenn
man fr diesen Gast eine Buchung macht, erscheint eine
Warnung. Fr das Setzen auf die Barliste kann eine
Begrndung eingegeben werden.
R Restricted - Eingeschrnkt Der Gast wurde auf eine
Liste eingeschrnkt gesetzt. Dies zeigt normalerweise an,
dass das Hotel diesen Gast nicht erwnscht. Eine Warnung
wird angezeigt, wenn eine eingeschrnkte Kartei fr eine neue
Zimmer- oder Konferenzreservierung ausgewhlt wird. Eine
Begrndung fr die Einschrnkung kann eingegeben werden.
A Account Receivable - Debitor Dem Gast wurde eine
Verrechnung als Debitor gewhrt. Man kann eine Begrndung
fr die Gewhrung des Debitors eingeben.
FirmenkartenInformation
Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue Firmenkarte

einzugeben, auf das Feld BEARBEITEN, um eine bestehende
Firmenkarte zu ndern und das Feld KARTE LSCHEN, um eine
bestehende Firmenkarte zu lschen.
Firma / Kredit
Indem man das eine oder andere Markierungsfeld whlt, wird

die Eingabemaske von Firmenkarte auf Kreditkarte gendert.
Typ
Whlen Sie den Gastkarten-Typ aus der Auswahlliste.
Nummer
Geben Sie die Gastkartennummer ein.
Kreditkarte
Klicken Sie auf das Feld NEU, um eine neue Kreditkarte

einzugeben, das Feld BEARBEITEN, um eine bestehende
Kreditkarte zu ndern und das Feld KARTE LSCHEN, um eine
bestehende Kreditkarte zu lschen.
Kartentyp
Whlen Sie aus den Kreditkartentypen der Auswahlliste.
Nummer
Die Kreditkartennummer.
Seite 34
Karteien
Feld
Informationen
Gltig
Das Ablaufdatum der Kreditkarte.
Karteninhaber
Der Name auf der Kreditkarte.
Der Firmen-Kartei weitere Informationen hinzufgen

Um zur Karteimaske Informationen hinzuzufgen:
Klicken Sie auf die Kartei WEITERE OPTIONEN.
Die Karteimaske Weitere Optionen erscheint.
Bezglich einer Erklrung des Maskenbereiches Weitere Optionen, siehe Tabelle 14.
Tabelle 14:
Firmenkartei Dialogbox Weitere Felder
Feld
Informationen
Rechnungsinstruktionen
Falls die Firma vorgegebene Rechnungsinstruktionen hat,

sollte dies hier eingegeben werden. Die
Rechnungsinstruktionen werden dann jedes Mal, wenn
Sie eine Rechnungsinstruktion in die Reservierung
eingeben, vorgeschlagen.
Preiscodes
Wenn die Firma einen speziellen Preiscode hat, sollten

Sie dies hier eingeben. Dieser Preiscode wird dann jedes
Mal, wenn Sie eine neue Reservierung eingeben,
vorgeschlagen.
Kartei speichern
Dieses Feld wird als Vorgabe markiert und soll versichern,

dass Karteien nicht whrend des Nachtlaufs nach einer
gewissen Anzahl von Tagen, die unter SETUP>KONFIGURATION-> VERSCHIEDENES->HOTELDATEN>TAGESABSCHLUSS eingegeben wird, gelscht werden.
Kartei-Notizen
Die Kartei Notizen speichert Notizen/Informationen, die die Firma betreffen. Notizen
werden in benutzerdefinierbare Kategorien aufgeteilt und knnen als fr den Gast
sichtbar markiert werden. Ein Zhler am linken unteren Rand der
Karteibearbeitungsmaske zeigt die Anzahl der bestehenden Notizen fr diese Kartei.
Notizen zur Karteimaske hinzufgen/ansehen:
Um eine Notiz hinzuzufgen, klicken Sie auf die Kartei NOTIZ und danach auf das Feld
NEU.
Whlen Sie eine Notiz-Kategorie aus, vervollstndigen die Notiz und markieren diese falls gewnscht - als fr den Gast sichtbar.
Notizen knnen mittels dem Feld Optionen neben dem Karteiraster angesehen,
gendert oder hinzugefgt werden.
ber die Kartei Notizen in der Bearbeitungsmaske.
Seite 35
ber die Baumstruktur der Kartei.
Marketing
Die Kartei Marketing speichert eine Reihe an Marketinginformationen ber die Kartei.
Bezglich einer Erklrung des Bereiches Marketing in dieser Maske, siehe Tabelle 15.
Tabelle 15:
Firmenkartei Dialogbox Marketing
Feld
Informationen
Name
Nur Ansicht .
Verknpft mit
Nur zur Ansicht. Zeigt an mit welchen Karteien diese noch

verknpft ist.
Standard Attribute
Prioritt
Definiert die Prioritt der Firma innerhalb des Hotels.
Branche
Definiert, in welcher Branche die Firma ttig ist.
Mitbewerb
Falls der Kunde ebenfalls bei Ihren Mitbewerbern bucht.
Verbreitung
Verbreitung: definiert, ob die Firma lokal, regional,

national, etc. arbeitet.
Aktioncodes
Aktioncode: definiert, welche Aktion das Hotel setzen

mchte, z. B. Weihnachtsgeschenk, regelmige
Einladungen, etc.
Marktsegment
Marktsegment: definiert, welche Marktsegmente der

Kunde bucht.
Kein Mailing
Kein Mailing: sollte ausgewhlt werden, wenn die

Firma/Individuelle gebeten hat, keine Mailings zu erhalten.
Bevorzugte Verteilung
Whlen Sie die Methode der bevorzugten Verteilung aus

der Auswahlliste. Definiert, auf welchem Wege der Kunde
Korrespondenz bermittelt haben mchte, z. B. Fax, EMail, etc.
Verkaufsgebiet
Kann verwendet werden, wenn Verkaufsleiter in Gebiete

aufgeteilt sind. In diesem Fall kann definiert werden, in
welches Verkaufsgebiet der Kunde fllt.
Potential
Kann verwendet werden, um das Potential des Kunden zu

definieren, z. B. Gruppen- und/oder
Individualreservierungen.
Produktinteresse
Produktinteresse: definiert, weshalb der Kunde das Hotel

ausgewhlt hat, z. B. Konferenzzentrum, Restaurant,
Nhe zum Flughafen, etc.
Verbreitung Stadt
Verbreitung Stadt: Nhere Definition der Verbreitung.

Falls nationale Verbreitung ausgewhlt wurde, knnen
hier die Stdte ausgewhlt werden.
Seite 36
Karteien
Feld
Informationen
Mailingcodes
Definiert, welche Mailings der Kunde in Zukunft erhalten

sollte.
Zeitungen
Definiert, welche Zeitungen der Kunde erhalten sollte.
Specials
Definiert jegliche Spezialwnsche, die konfiguriert wurden.
Source
Definiert den Ursprung der Kartei.
Primres Verkaufsbro
Falls das Hotel einer Kette oder Partnerschaft angehrt

kann das Bro definiert und hier ausgewhlt werden.
kundenspezifische
Attribute
Dieser Platz ist fr benutzerdefinierte Attribute reserviert,

wie beispielsweise fr spezielle Attribute, die vom Betrieb
definiert werden.
Verantw. Mitarbeiter
Zuweisung des Verkaufsleiters: der primre Manager

(Verkaufsleiter) wird ber die Bearbeitungsmaske
bestimmt. Zustzliche Mitarbeiter knnen hier bestimmt
werden.
Verknpfung von Karteien

Viele verschiedene Arten von Verknpfungen knnen zwischen den unterschiedlichen
Karteitypen gemacht werden:
Individual mit Firma Eine unbegrenzte Anzahl an Individual/Kontakten
knnen mit einer oder mehreren Firmen verknpft werden.
Firma mit Firma Eine Verknpfung zwischen zwei oder mehreren Firmen
kann ebenso eingerichtet werden. Ein typisches Beispiel wrde eine
Verknpfung eines Reisebros mit einer Firma darstellen.
Mutter- und Tochterunternehmen Beziehungen zwischen Mutter- und
Tochter Unternehmen knnen in Fidelio Suite 8 ebenso kreiert werden.
Individual mit Individual Beziehungen zwischen Individualkarteien, wie
Ehegatte/Ehegattin, Kind/Elternteil knnen eingerichtet werden.
Manager/Mitarbeiter mit Kundenkarteien Fr den Verkaufs- und
Bankettbereich ist es wichtig, einen oder mehrere Mitarbeiter zu einer
Kundenkartei zuzuweisen.
Verknpfung von Individual-Karteien mit einer Firmenkartei

Verknpfung einer Individualkartei mit einer Firmenkartei
Individualkarteien knnen mit mehr als einer Firma verknpft werden. Wenn ein
Individual-Gast mit einer oder mehreren Firmen verknpft wurde, knnen die
verknpften Firmen ber das Feld Verknpft mit - in der Karteibearbeitungsmaske
der Individuals oder ber die Baumstruktur - angesehen und gendert werden.
Eine Individual-Kartei kann mit einer Firma auf eine von drei Arten verknpft werden:
Seite 37
ber den Kartei-Baum

1.
Markieren Sie die Firmenkartei im Raster.
2.
Im Kartei-Baum auf die rechte Maustaste klicken, whlen Sie die Option NEU
und dann INDIVIDUAL VERKNPFEN.
3.
Verwenden Sie die Suchkriterien, die von der Kartei-Suchmaske zur

Verfgung gestellt werden, um den Individual-Gast zu finden, den Sie
verknpfen mchten, oder geben Sie eine neue Individual-Kartei ber das
Feld NEUE KARTEI ein.
4.
Wenn eine neue Kartei eingegeben wird, wird die Individualkartei

automatisch mit der Firma verknpft.
5.
Klicken Sie auf das Feld AUSWAHL; Sie werden dann aufgefordert, der
Individual-Kartei eine Rolle zuzuweisen.
ber die Karteibearbeitungsmaske

1.
Whlen Sie die Firmenkartei aus.
2.
Whlen Sie die Kartei VERKNPFTE KARTEIEN.
3.
Whlen Sie das Feld NEUE VERKNPFUNG und INDIVIDUAL VERKNPFEN.
4.

verknpfen mchten, oder geben Sie einen neue Individual-Kartei ber das
5.

6.
ber den Kartei-Navigationsbaum
Seite 38
1.
Unter KARTEI DETAILS und INDIVIDUAL Anmerkung: Die Option INDIVIDUAL wird
nur anzeigt, wenn mindestens ein Individual bereits mit der Firma verknpft
ist.
2.
Klicken Sie auf die rechte Maustaste in den groen-/Listenansichts-Bereich

oder auf die Detailkopfzeile INDIVIDUAL und whlen NEUE VERKNPFUNG.
3.

verknpfen mchten, oder geben Sie eine neue Individual-Kartei ber das
4.

5.
Karteien
Anmerkung: Wenn es viele verschiedene Individuale gibt, die mit

einer Firma verknpft sind, werden sie durch die Rolle (Einfluss), wie
beispielsweise Kontakt, Entscheidungstrger, etc., untergruppiert.
Verknpfung von Firmen mit Firmenkarteien

Verknpfung von Firmen mit Firmenkarteien
ber den Karteibaum
1.
2.
Klicken Sie im Kartei-Baum auf die rechte Maustaste, whlen die Option NEU
und dann FIRMA VERKNPFEN.
3.

Verfgung gestellt werden, um die Firma zu finden, die Sie verknpfen
mchten, oder geben Sie eine neue Firmen-Kartei ber das Feld NEUE
KARTEI ein.
4.
Wenn eine neue Kartei eingegeben wird, wird die Firmenkartei automatisch
mit der Firma verknpft.
In der Karteibearbeitungsmaske und die Kartei verknpfte Kartei

1.
Whlen Sie die Firmenkartei.
2.
3.
Whlen Sie das Feld NEUE VERKNPFUNG und FIRMA VERKNPFEN.
4.

KARTEI ein.
5.
6.
Firmen-Kartei eine Rolle zuzuweisen.

1.
Unter KARTEIDETAILS und FIRMEN. Anmerkung: Die Option FIRMA wird nur
anzeigt, wenn mindestens eine andere Firma bereits mit der Firma verknpft
ist.
2.

oder auf die Detailkopfzeile FIRMEN und whlen NEUE VERKNPFUNG.
3.

KARTEI ein.
Seite 39
4.
Anmerkung: Wenn viele verschiedene Firmen mit einer Firma
verknpft werden, werden diese je nach Karteityp untergruppiert, wie
beispielsweise Firma, Source, Reisebro, etc.
Verknpfung einer Tochterfirma

Verknpfung Tochterfirma
Diese Option ermglicht, die Struktur von groen Gesellschaften, die in Dach- und
Tochtergesellschaften strukturiert sind, darzustellen.
Anmerkung: Wenn eine Firma als Tochtergesellschaft (Sub-Firma) mit
einer anderen Firma verknpft wurde, wird im Karteiraster neben dem
Firmennamen ein S angezeigt, und die Karteibearbeitungsmaske wird
die Dachgesellschaft (Sub-Firma von) anzeigen. Ein M neben dem
Firmennamen im Karteiraster zeigt an, dass dies ein Master ist, in
anderen Worten, es bestehen Sub-Firmen.
Via Karteibaum
1.
2.
Klicken Sie im Kartei-Baum auf die rechte Maustaste, whlen die Option NEU
und dann SUB-FIRMA VERKNPFEN.
3.

KARTEI ein.
4.
ber die Karteibearbeitungsmaske
Seite 40
1.
Whlen Sie die Firmenkartei.
2.
3.
Whlen Sie das Feld NEUE VERKNPFUNG und SUB-FIRMA VERKNPFEN.
4.

KARTEI ein.
5.
Karteien
6.
Firmen-Kartei eine Rolle zuzuweisen.

1.
Unter KARTEIDETAILS und TOCHTERUNTERNEHMEN. Anmerkung: Die Option

TOCHTERUNTERNEHMEN wird nur anzeigt, wenn mindestens eine andere
Firma bereits mit der Firma verknpft ist.
2.

oder auf die Detailkopfzeile TOCHTERUNTERNEHMEN und whlen NEUE
TOCHTERUNTERNEHMEN-VERKNPFEN.
3.

KARTEI ein.
4.
Der Familienassistent
Der Familienassistent in der Gastkartei ist nur verfgbar, wenn der Parameter
Familienassistent aktiv aktiviert ist unter Setup->Konfiguration->Verschiedenes>Hoteldaten->Kartei. Diese Option ermglicht es Familienmitglieder und Kontakte mit
Beziehungen zu dieser Kartei einzugeben. Adress- und Kontaktinformationen werden
kopiert und Sie haben die Mglichkeit die Kartei auch zu verbergen. Wenn sich die
Adresse bei einem der verknpften Karteien ndert, erscheint die Nachricht: Mchten
Sie die nderung auf alle Familienmitglieder anwenden?. Wenn Sie die Frage mit Ja
beantworten, werden alle Familienmitglieder aufgezeigt und Sie knnen die
entsprechenden Familienmitglieder auswhlen.
Informationen zu Familienmitgliedern hinzufgen
Klicken Sie auf den Karteireiter Familie.
Die Maske des Familienassistent erscheint:
Seite 41
Informationen ber den Ehepartner, Partner, Kinder, Eltern und sonstige Kontakte
knnen eingegeben werden.
Whlen Sie ADRESSE KOPIEREN, wenn Sie die Adresse der Gastkartei in die Kartei des
Familienmitglied kopieren mchten.
Whlen Sie KOMMUNIKATION KOPIEREN, wenn Sie die Kommunikationsmethoden der
Gastkartei in die Kartei des Familienmitglied kopieren mchten.
Whlen Sie VERBERGEN, wenn Sie das Familienmitglied in der Gastsuche unterdrcken
mchten, sofern Sie nicht das Auswahlfeld Zeige Familienmitglieder markiert haben.
Klicken Sie auf TRENNEN, wenn Sie die Verknpfung mit dieser Gastkartei auflsen
mchten.
Klicken Sie auf BEARBEITEN, wenn Sie die Kartei bearbeiten mchten.
Klicken Sie auf HINZUFGEN/+, wenn Sie ein weiteres Familienmitglied verknpfen
mchten.
Tabelle 16:
Individualkartei Dialogbox Familienassistent
Feld
Informationen
Name
Tragen Sie hier den Nachnamen entsprechend der

Schreibweise ein. So wie der Name hier eingetragen ist,
erscheint er auf der Korrespondenz.
Vorname
Tragen Sie hier den Vornamen des Familienmitglied ein.
Geburtstag
Tragen Sie das Geburtstag des Familienmitglied ein. Das

Jahr ist optional
Verbergen
Dieses Auswahlfeld ist standardmig aktiviert. Entfernen

Sie die Markierung sofern das Familienmitglied immer in
der Karteinavigation angezeigt werden soll.
Trennen
Diese Option ist nur bei eingegeben Familienmitgliedern

verfgbar. Klicken Sie auf Trennen, um die Beziehung zu
lsen.
Bearbeiten
Diese Option ist nur bei eingegeben Familienmitgliedern

verfgbar. Klicken Sie auf Bearbeiten, um diese
Gastkartei zu ffnen.
Durch klicken auf dieses Feld knnen Sie ein weiteres

Familienmitglied mit der gleichen Rolle eingeben.
Bearbeiten einer Kartei

Bearbeiten einer Kartei:
Eine bestehende Kartei kann auf eine der folgenden Arten gendert werden:
Im Kartei-Raster, markieren Sie mit dem Kursor und whlen das Feld KARTEI
BEARBEITEN oder
Seite 42
Karteien
Im Kartei-Raster, markieren Sie mit dem Kursor und machen einen

Doppelklick
ber die Baumstruktur (Kartei Details, Klick rechte Maustaste und
BEARBEITEN)
Hinzufgen einer neuen Adresse/Kommunikation:
Eine neue Adresse oder Kommunikationsmethode kann auf einer der folgenden Arten
hinzugefgt werden:
innerhalb der Karteimaske
ber die Baumstruktur (Kartei Details, Klicken auf rechte Maustaste und
whlen Sie NEUE ADRESSE oder KOMMUNIKATION)
ber die Baumstruktur (Kartei Details, unter den Menpunkten ADRESSE oder
KOMMUNIKATION und NEU)
Anmerkung: Alle Informationen, wie beispielsweise verknpfte
Individual, Firmen, Reisebros, etc. knnen in der Baumstruktur
hinzugefgt, gendert oder gelscht werden.
Seite 43
Erstellen einer Organisationstabelle

Alle Individualkarteien, die mit einer Firma verknpft sind, knnen fr die Erstellung
eines Organigramms, das ber die Baumstruktur angesehen werden kann, verwendet
werden. Die Zuweisung des Managers (innerhalb der Firma) kann ber die
Bearbeitungsmaske der Individualkartei, Marketing und das Feld Manager
durchgefhrt werden.
Anmerkung: Wenn pro Firma jeweils nur eine Individualkartei existiert,

wird die Karteibearbeitungsmaske des verknpften Individual kein
Manager-Feld aufweisen, da wenn nur ein Kontakt existiert kein
Manager zugewiesen werden kann. Das selbe gilt, wenn zwei
Individuale mit einer Firma verknpft wurden und bereits ein Manager
ernannt wurde. In diesem Fall wird beim zweiten Individual kein
Manager-Feld angezeigt.
Visitenkartenscanner
Anmerkung: Der Visitenkartenscanner ist Bestandteil der Suite 8
Small Business Edition Feature List.
Wenn ein Visitenkartenscanner installiert und unter SETUP-> KONFIGURATION>VERSCHIEDENES-> HOTELDATEN->KARTEI konfiguriert wurde, ist es mglich,
Visitenkarten auf Arbeitspltzen, die mit dem Visitenkartenleser ausgestattet sind, zu
scannen. Das Feld VISITENKARTEN neben dem Karteiraster wird, sobald unter Setup ein
Visitenkartenscanner konfiguriert wurde, verfgbar sein.
Seite 44
Karteien
Wie man eine Visitenkarte scannt

1. Klicken Sie auf das Feld VISITENKARTEN neben dem Karteiraster, um eine
Visitenkarte zu scannen. Die Visitenkarten Dialogbox wird geffnet.
2. Legen Sie eine Visitenkarte in den Visitenkartenscanner.

3. Das Feld SEITEN hat als Standardeinstellung eine 1, wenn die Visitenkarte von
beiden Seiten bedruckt ist bitte die SEITE auf 2 ndern.
4. Die Kartendetails knnen ber einen der folgenden Wege erreicht werden:
Whlen Sie die Auswahlbox KARTE AUTOMATISCH BERPRFEN. Der
Visitenkartenscanner wird berprft und wenn sich eine Karte im Scanner
befindet wird diese eingelesen und angezeigt. Whlen Sie den Menpunkt
ERKENNEN um die Felder zu fllen .
Versichern Sie sich, dass das Feld KARTE AUTOMATISCH BERPRFEN nicht
aktiviert ist und aktivieren das KARTE BERPRFEN Feld. Der
Visitenkartenscanner wird berprft, die Karte eingelesen, das Image angezeigt
und die Felder gefllt.
Seite 45
Versichern Sie sich, dass das Feld KARTE AUTOMATISCH BERPRFEN nicht
aktiviert ist und aktivieren das KARTE ERSTELLEN Feld. Der Visitenkartenscanner
wird berprft, die Karte eingelesen und das Image angezeigt. Whlen Sie den
Menpunkt ERKENNEN um die Felder zu fllen.
Die Visitenkarten Dialogbox wird mit dem Image geffnet und die Felder sind gefllt.
Anmerkung: Das Feld Land wird automatisch ausgefllt, falls der

Lndercode auf der Visitenkarte mit dem Lndercode in Suite 8
bereinstimmt. Falls nicht, kann das Land aus der Auswahlliste
ausgewhlt werden.
5. Whlen Sie den Menpunkt SUCHE um nach vorhandenen Karteien zu suchen.
Wenn kein doppelter Eintrag vorhanden ist wird folgende Nachricht angezeigt:
6. Whlen Sie JA um das neue Profil zu erstellen.
Seite 46
Karteien
7. Sofern die Visitenkarten einer Kartei zugeordnet werden kann, erscheint die
folgende Maske:
8. Diese Auswahl erstellt eine neue Individualkartei/ Firmenkartei oder fgt

Karteiinformationen zusammen. Weitere Informationen dazu finden Sie in
Tabelle 18, Seite 48.
Die linke Seite zeigt die bestehende Kartei. Zustzliche Firmen werden
angefhrt, wenn der Kontakt mit mehr als einer Firma verknpft wurde.
Die rechte Seite zeigt die gescannte Kartei und dessen Details.
bereinstimmende Eingaben werden mit einem
bereinstimmende Eingaben mit einem
markiert nicht
9. Klicken Sie auf OK, um die Karteierstellung oder den Transfer zu aktivieren.
Anmerkung: Wenn man Karteien transferiert, wird die Information aus
der gescannten Kartei mit der bestehenden Datenbank verschmolzen.
Tabelle 17:
Dialogbox Visitenkartenscanner
Feld
Definition
Seiten
Wenn die Visitenkarte zwei Seiten hat, ndern Sie die

Kartenseite auf zwei. Vorgabe ist eins.
Aktuelle Seite
Muss fr die Kartenerkennung bei einer zweiseitigen

Visitenkarte gendert werden.
Seite 47
Feld
Karte
berprfen
Definition
automatisch
Wenn diese Option verwendet wird, wird der Kartenscanner

berprft und falls sich im Visitenkartenscanner eine Karte
befindet, wird diese eingelesen. Um die Erkennung zu
aktivieren und die Felder auszufllen, muss das Feld
Erkennen angeklickt werden.
Konfiguration
Karte berprfen
Wenn diese Option verwendet wird, wird der Scanner

berprft und falls sich im Visitenkartenscanner eine Karte
befindet, wird diese eingelesen und automatisch erkannt.
Scanner Konfiguration
Verwenden Sie diese Option, um zwischen Farbe und

schwarz/wei Modus umzuschalten.
Einstellungen
Diese Option ermglicht, einige der vorgegebenen

Einstellungen, die unter Hoteldaten konfiguriert werden, zu
ndern. Zum Beispiel: wenn die nchste Visitenkarte von
einem Reisebro ist, sollte sich der Karteityp mittels dieser
Option ndern.
Karte erstellen
Klicken Sie auf dieses Feld, um die Karte zu scannen und

das Bild anzuzeigen. Um die Erkennung zu aktivieren und
die Felder auszufllen, muss das Feld Erkennen
angeklickt werden.
Image laden
Ldt Bitmaps, die zuvor eingescannt und auf einem

Laufwerk gespeichert wurden. Gespeicherte Bitmaps
knnen jederzeit bearbeitet (importiert) werden.
Image speichern
Diese Option wird das gescannte Visitenkartenbild auf ein

ausgewhltes Laufwerk speichern.
Erkennen
Die Informationen werden dem gescannten

Visitenkartenbild entnommen und in die entsprechenden
Felder der Karteitabelle bertragen.
Suchen
Sucht in der Kartei-Datenbank nach der selben Kartei. Falls

sie nicht existiert, wird sie angelegt. Falls die Firmenund/oder die Kontakt-Kartei bereits existiert, werden die
gescannten Daten mit den bestehenden Daten verglichen
und knnen entweder miteinander verschmolzen oder
angelegt werden.
Tabelle 18:
Visitenkartenscanner - Dialogbox Kartei Transfer
Feld
Definition
Neue Individualkartei
Diese Option erzeugt eine neue Individualkartei.
Neue Firmenkartei
Diese Option erzeugt eine neue Firmenkartei.
Individual transferieren
Transferiert die Informationen in die Individualkartei.
Firma transferieren
Transferiert die Informationen in die Firmenkartei.
Seite 48
Karteien
Scannen einer zweiseitigen Visitenkarte

1. Klicken Sie auf das Feld VISITENKARTEN neben dem Karteiraster, um eine
Visitenkarte zu scannen. Die Visitenkarten Dialogbox wird geffnet.
2. ndern Sie das Feld SEITE auf zwei.
3. ndern Sie dementsprechend das Feld AKTUELLE SEITE whrend des
Prozesses der Kartenerkennung.
4. Fhren Sie nun die weiteren Schritte aus, wie unter Wie man eine Visitenkarte
scannt , Seite 45 beschrieben.
Anmerkung: Informationen, die unter zustzlichen Informationen
gespeichert werden, werden als Karteinotiz angelegt. Weitere
Adressinformationen werden als zweite Adresse in der Kartei
gespeichert.
Korrespondenz
Die Option Korrespondenz wird genutzt, um innerhalb der Kundenverwaltung Briefe,
Fax oder E-Mails fr eine Kartei zu verschicken. Diese Option ist verfgbar ber den
Menpunkt Korrespondenz im Karteinavigator und in der Karteibearbeitungsmaske.
Die Funktion entspricht der Option Besttigungsbriefe in der Reservierung.
Diese Briefe knnen gedruckt und als regulrer Brief, per Fax, per E-Mail oder per EMail Anhang verschickt werden.
Der Menpunkt Korrespondenz ffnet die Druck-Dialogbox. Die Maske ist in drei
Bereiche unterteilt:
Im oberen Bereich whlen Sie eine Vorlage und die Sprache fr das Schreiben aus.
Briefvorlagen knnen unter Verschiedenes->Berichte in der Sektion Kartei
Korrespondenz erstellt werden.
Im mittleren Bereich befindet sich die Kartei Kategorie und beinhaltet Informationen
ber Verknpfte Karteien. Der Detail-Bereich zeigt alle Adressen an. Die primre
Adresse und die primren Kommunikationsmethoden sind markiert.
Im unteren Bereich finden Sie Informationen ber das Archiv ber bereits erstellte oder
gesendete Korrespondenz mit dem Namen der Vorlage und dem Druckdatum. Wenn
ein Brief zwar gespeichert, aber nicht ausgedruckt wird, erscheint er hier mit dem
Hinweis (saved).
Anmerkung: Die Korrespondenz-Funktion ist nur verfgbar, wenn der
Benutzer das Benutzerrecht zugeordnet hat unter Verschiedenes>Konfiguration->Benutzer->Benutzerdefinition->Rechte>Kundenprofile->Kartei Details->Korrespondenz.
Seite 49
Einen Brief ausdrucken

1. Whlen Sie die gewnschte Kartei in der Kundenverwaltung aus und klicken
Sie auf die Schaltflche KORRESPONDENZ, um die Dialogmaske Korrespondenz
zu ffnen.
2. Unter VORLAGE whlen Sie die gewnschte Briefvorlage aus.
3. In dem Feld SPRACHE whlen Sie die gewnschte Sprache aus. Sofern keine
Sprache ausgewhlt wird, wird der Standardsprache genommen.
4. Whlen Sie einen Kontakt und die Adress- Information fr das Schreiben aus.
5. Klicken Sie auf BEARBEITEN. Das Dokument wird erstellt und auf dem
Bildschirm angezeigt. Abhngig von Ihrer Systemeinstellung wird das
Dokument in MS Word oder im Internen Editor dargestellt.
6. Versichern Sie sich, dass alle eingegebenen Informationen korrekt sind und
falls ntig, nehmen Sie die nderungen vor.
7. Das Dokument kann nun gedruckt werden, oder fr einen spteren
Druckvorgang gespeichert werden.
8. Um das Schreiben auszudrucken, klicken Sie auf die Druck-Ikone oder whlen
DRUCKEN aus dem Men Datei aus.
9. Beenden Sie diese Maske, wenn nderungen vorgenommen wurden werden
Sie aufgefordert die nderungen zu speichern.
10. Sofern Sie das Schreiben mit MS Word erstellt haben, klicken Sie auf
BEENDEN, um die Applikation zu schlieen.
11. Wenn das Dokument bearbeitet aber nicht gedruckt wurde erscheint in der
Korrespondenz Dialogmaske hinter der Vorlage der Hinweis (saved) mit Datum
und Zeit im Archiv.
12. Wenn das Dokument gedruckt wurde, erscheint die Vorlage und das
Druckdatum und die Zeit im Archiv.
Einen gespeicherten Brief ausdrucken
zu ffnen.
2. Whlen Sie das gewnschte Dokument aus dem Archiv aus.
3. Klicken Sie auf BEARBEITEN ARCHIV. Das Dokument wird erstellt und auf dem
5. Um das Schreiben auszudrucken, klicken Sie auf die Druck-Ikone oder whlen
DRUCKEN aus dem Men Datei aus.
6. Beenden Sie diese Maske.
Seite 50
Karteien
7. Sofern Sie das Schreiben mit MS Word erstellt haben, klicken Sie auf
BEENDEN, um die Applikation zu schlieen.
8. In der Dialogmaske Korrespondenz wird nun im Archiv die Vorlage mit dem
Druckdatum und der Uhrzeit angezeigt.
Einen Brief am Bildschirm ansehen
zu ffnen.
4. Whlen Sie einen Kontakt und die Adress-Information fr das Schreiben aus.
5. Klicken Sie auf BEARBEITEN. Das Dokument wird erstellt und auf dem
6. Das Dokument kann nun gedruckt werden, oder fr einen spteren
Druckvorgang gespeichert werden.
7. Um das Schreiben zu drucken, klicken Sie auf die Druck-Ikone.
8. Um das Schreiben zu speichern, klicken Sie auf SPEICHERN und geben einen
Namen ein.
9. Beenden Sie die Maske.
Einen Brief per E-Mail verschicken
zu ffnen.
5. Klicken Sie auf E-MAIL. Das Dokument wird erstellt und die E-Mail
Dialogmaske wird geffnet.
6. Der Empfnger wird automatisch eingetragen.
7. Tragen Sie einen Betreff in der Betreffzeile ein.
8. Sie knnenden Brief auch als Anhang verschicken, dazu markieren Sie das
Feld ALS ANHANG VERSENDEN. Weitere Informationen dazu unter Einen Brief
als E-Mail-Anhang verschicken
9. , Seite 52.
Seite 51
10. berprfen Sie im Textfeld, ob alle Informationen korrekt sind und nehmen ggf.
nderungen vor.
11. Klicken Sie auf SENDEN, um die E-Mail abzuschicken.
12. Eine Sendebesttigung erscheint.
Einen Brief als E-Mail-Anhang verschicken
zu ffnen.
4. Whlen Sie einen Kontakt und die Adress- Information fr das Schreiben aus.
5. Klicken Sie auf E-MAIL. Das Dokument wird erstellt und die E-Mail
Dialogmaske wird geffnet.
6. Der Empfnger wird automatisch eingetragen.
7. Tragen Sie einen Betreff in der Betreffzeile ein.
8. Markieren Sie das Feld ALS ANHANG VERSENDEN, wenn das Dokument nicht im
E-Mail Text sondern als Anhang verschickt werden soll.
10. Um das Dokument zu bearbeiten klicken Sie auf ANHANG BEARBEITEN. Das
Dokument wird erstellt und auf den Bildschirm angezeigt. Abhngig von Ihrer
Systemeinstellung wird das Dokument in MS Word oder im Internen Editor
dargestellt.
9. Unter FORMAT knnen Sie das gewnschte Format fr den Anhang auswhlen.
10. Im Textfeld geben Sie den Text fr den E-Mail-Body ein.
11. Klicken Sie auf SENDEN, um die E-Mail abzuschicken.
12. Eine Sendebesttigung erscheint.
Einen Brief per Fax verschicken
zu ffnen.
5. Klicken Sie auf FAX. Das Dokument wird erstellt und die Fax Dialogmaske wird
geffnet.
Seite 52
Karteien
6. Der Faxempfnger wird automatisch mit der ausgewhlten Faxnummer aus

der Kundenkartei eingetragen.
7. Um das Fax vorab zu bearbeiten klicken Sie auf BEARBEITEN. Das Dokument
wird erstellt und auf den Bildschirm angezeigt. Abhngig von Ihrer
Systemeinstellung wird das Dokument in MS Word oder im Internen Editor
dargestellt.
9. Um eine Sendezeit fr das Fax einzutragen klicken Sie auf ERWEITERTE
EINSTELLUNGEN. Die Standardeinstellungen fr das Versenden von Faxen ist
Sofort mit normaler Prioritt. Sie knnen hier aber auch eine andere Zeit oder
eine andere Prioritt eintragen. Klicken Sie auf OK, um die Maske zu beenden.
10. Klicken Sie auf SENDEN, um das Fax abzuschicken.
Seite 53
3
Aufgaben & Aktivitten
Die Entwicklung und Durchfhrung von Aktivitten ist ein wichtiger Bestandteil des
tglichen Arbeitsablaufes des Verkaufsleiters. Die Version 8 ist fhig jede Art der
Aktivitt zu verfolgen. Diese Aktivitten werden dann mit der entsprechenden
Kundenkartei verknpft, um diese auch in die Berichte ber Verkaufsaktivitten zu
inkludieren.
Eine Aktivitt kann mit einer Firmenkartei oder Individualkartei (Kontakt) verknpft
werden, kann aber auch ohne eine Verknpfung angelegt werden. Die Mglichkeit, alle
Aktionen, verbunden mit dem Kunden oder Interessenten, aufzuzeichnen, erzeugt ein
umfassendes Archiv.
Generell werden Aktivitten mit einem Datum und/oder einer speziellen Uhrzeit, wann
sie durchgefhrt werden mssen, angelegt. Es ist aber ebenso mglich, eine Aktivitt
zu erzeugen, die nicht mit einer Zeit verbunden ist, diese werden dann Aufgaben
genannt. Eine Aufgabe kann fr eine Aktion verwendet werden, die zwar gemacht
werden muss, aber nicht unbedingt zu einer bestimmten Zeit; es handelt sich mehr um
eine Notiz oder eine Erinnerung fr beispielsweise die Vorbereitung eines Mailings.
Eine Aufgabe hat ein Startdatum und kann ebenso mit einem Flligkeitsdatum
versehen werden.
Ferner sind Aktivitten und Aufgaben mit mindestens einem Manager (Mitarbeiter)
verknpft. Es ist verpflichtend, einen Manager als primr zu bestimmen und wenn
ntig, fakultativ zustzliche Mitarbeiter zuzuordnen.
Wenn einmal eine neue Aktivitt oder Aufgabe eingegeben wurde, kann sie danach
gendert, kopiert, zugeordnet, gedruckt oder gelscht werden.
Anmerkung: Die Funktion Aufgaben und Aktivitten ist Bestandteil der
Suite 8 Small Business Edition Feature List.
Schlsselmerkmale von Aktivitt und Zeitmanagement sind:
Eine unbegrenzte Anzahl an benutzerdefinierten Aktivitts-Typen,
Verkaufsgesprch, Mailing, Telefonanruf, Grundstcksbesichtigung, etc.
z.
B.
Aktivitten knnen mit einem speziellen Datum und Uhrzeit verbunden werden.
Die Mglichkeit, eine Aufgabe einzugeben, die nicht mit einem speziellen Datum
oder einer Zeit verbunden ist, jedoch ber einen Zeitraum gltig ist, z. B. die
nchsten 15 Tage.
Seite 55
Die Mglichkeit, einen primren Manager zu definieren und eine unbeschrnkte

Anzahl an zustzlichen Mitarbeitern mit unterschiedlichen Rollen anzuschlieen,
sodass ergnzende Aktivitten anderen Abteilungs-Mitgliedern bertragen werden
knnen.
Frei formatiertes Feld, um den Zweck der Aktivitt nher zu definieren oder eine
Beschreibung der Aktivitt abzugeben.
Fertigstellungs-Datum, um die Aktivitt zu beenden und Notiz-Feld, um
Verkaufsaktivitten nachvollziehen zu knnen.
Einfache bersicht ber unvollendete/fertiggestellte Aktivitten.
Mglichkeit, Aktivitten mittels Menoptionen, ber den Kalender und via
Funktionstaste anzulegen.
Mglichkeit, Tagesanlass und mehrttige Ereignisse anzulegen.
Mglichkeit, eigene Aktivitten zu filtern.
Mglichkeit, in Feldern, wie beispielsweise Aktivitten-Typen, Daten, Zweck, etc.
zu filtern.
Mglichkeit, Aktivitten mit Erinnerungen zu versehen und die Mglichkeit zu
haben, diese zu schliessen oder erneute Erinnerung zu whlen.
Geplante Aktivitten werden in der Aktivittenliste und in einem grafischen Format
dargestellt, wie beispielsweise dem Kalender.
Erweiterte Suchfhigkeiten.
Die Mglichkeit, bestehende Aktivitten auszuwhlen und auf eine andere Zeit
innerhalb des Kalenders zu ziehen. (Drag and Drop)
Die Baumstruktur unter der Aktivitten- und Aufgaben-Verwaltung zeigt verknpfte
Firmen/Kontakte, sowie verbundene Mitarbeiter.
Suche nach einer Aktivitt oder Aufgabe

Anwender knnen entscheiden, ob Sie Aktivitten oder Aufgaben suchen mchten,
indem sie alle Aktivitten und Aufgaben auswhlen, die sie sehen mchten oder nur
jene, die entweder erledigt oder unvollstndig sind. Die vorgegebene Ansicht zeigt alle
Aufgaben und Aktivitten, die bisher nicht vervollstndigt wurden. Die Suchkriterien
knnen wie in Tabelle 19, Seite 57 und Tabelle 20, Seite 57 ausgefllt werden.
Schlsselmerkmale der Suchabfrage sind:
Die Suche wird durch Anklicken des Feldes SUCHE aktiviert; wenn dieses einmal
angeklickt wurde, werden alle Aktivitten, die der Abfrage entsprechen im Raster
angezeigt.
Der untere Bereich der Maske zeigt Details jener Daten an, auf welchen sich der
Kursor im Raster befindet.
Seite 56
Die aktuelle Abfrage wird in einem Fenster auf der rechten Seite der Maske
angezeigt.
Der Abfragefilter kann gelscht werden, indem man auf das Feld LSCHEN klickt.
Die Baumstruktur unter der Aktivitten- und Aufgaben-Verwaltung zeigt verknpfte
Firmen/Kontakte, sowie verbundene Mitarbeiter.
Tabelle 19:
Raster Aufgaben und Aktivitten
Feld
Informationen
Erledigt
Eine Markierung zeigt an, dass die Aktivitt/Aufgabe

erledigt wurde.
Verkaufsleiter, den diese Aktivitt betrifft.
Typ
Zeigt den Typ der Manager-Zuweisung an: P Primr

oder A (Assigned) Zugeordneter Mitarbeiter
Startdatum
Startdatum der Aktivitt/Aufgabe.
Startzeit
Startzeit der Aktivitt.
Firmenname
Zeigt die Verknpfung mit einer Firmenkartei an.
Kontaktname
Zeigt die Verknpfung mit einer Individualkartei an
Aktivitten/Aufgaben-Typ
Art der Aktivitt/Aufgabe.
Beschreibung
Beschreibung des Zwecks der Aktivitt.
Enddatum
End-/Flligkeitsdatum fr die Aktivitt/Aufgabe.
Erledigt Datum
Das Datum, an welchem die Aktivitt/Aufgabe erledigt

wurde.
Erledigt %
Zeigt an, wie viele % der Aufgabe erledigt wurden.
Tabelle 20:
Suchkriterien Aufgaben und Aktivitten
Feld
Informationen
Firmenname
Verknpfung zu einer Firmenkartei.
Kontaktname
Verknpfung zu einer Individual- (Kontakt-) Kartei.
Datum von/bis
Die Daten, an welchen die Aktivitten/Aufgaben starten

und enden.
Typ
Art der Aktivitt/Aufgabe.
Beschreibung
Frei
formatiertes
Feld,
um
den
Zweck
der
Aktivitt/Aufgabe nher zu definieren oder um eine
Beschreibung der Aktivitt/Aufgabe zu erteilen.
Erweiterte Abfrage
Abfrageoptionen sind: Manager, Datum erledigt,

Entstehungsdatum, Aufgabenstatus, Aufgabenprioritt
Relationen
Gleich, Ungleich, Grer als, Kleiner als
Seite 57
Feld
Informationen
Gltige Auswahlkriterien
Manager whlen Sie aus der verfgbaren Liste an

Fhrungskrften
Status
Noch nicht begonnen

In Arbeit
Erledigt
Wartet auf jemanden anderen
Verschoben
Prioritt Normal
Niedrig
Hoch
Seite 58
Tabelle 21:
Ansichtsmglichkeiten Aufgaben & Aktivitten
Ansicht
Zeigt
Alle
Alle Aktivitten und Aufgaben, ohne Rcksicht auf den

Status.
Erledigt
Nur Aktivitten und Aufgaben, die als erledigt markiert

wurden.
Nicht erledigt
Nur Aktivitten und Aufgaben, die nicht als erledigt markiert

wurden (Vorgabe).
Nur Inaktive
Nur inaktive Karteien (Das Feld Aktiv blieb in der Kartei

leer).
Anpassen des Rasters im Navigator

Mit entsprechenden Benutzerrechten unter Setup->Konfiguration->Bentuzer->Benutzer
Definition->Rechte->Verschiedenes->Grid Layout Anpassung ist es mglich das Raster
im Aufgaben & Aktivitten Navigator entsprechend den Anforderungen anzupassen.
Klicken Sie in das Raster mit der rechten Maustaste.
Whlen Sie ANPASSEN, um die Maske zu ffnen und fgen Sie Felder hinzu oder
entfernen Felder aus dem Kartei Navigator Raster.:
Felder, die bereits in Nutzung sind werden mit einem grnen Hacken angezeigt.
Klicken Sie auf die Schaltflche mit dem Stift, um die Tabelleneigenschaften zu
ndern oder anzusehen.
Um ein Feld im Raster zu verschieben, whlen Sie das Feld aus und ziehen es
mit der Maus an die gewnschte Position.
Tabelle 22: Tabelleneigenschaften - Raster
Status
Anzeige
Feldname
Der Feldname aus der Datenbank.
berschrift
Die berschrift
Fixed
Gibt an, ob das Feld auf der linken Seite

feststehen bleiben soll, wenn man sich mit dem
Kursor nach rechts bewegt. Spalten, die als
fixed markiert sind, werden im Raster in grau
dargestellt.
Whlen Sie WIEDERHERSTELLEN, um die Standard Ansicht anzuwenden

Whlen Sie ZEIGE STANDARDS, um in der aktuellen Ansicht die Standardansicht zu
sehen
Whlen Sie DRUCKEN, um das Raster auszudrucken oder zu exportieren.
Seite 59
Aktivitten
Anlegen oder ndern einer Aufgabe
Um eine neue Aktivitt anzulegen oder eine bestehende Aktivitt zu ndern, whlen
Sie entweder das Feld NEU oder BEARBEITEN und vervollstndigen die Felder, wie es in
Tabelle 23 detailliert erklrt wird.
Der Verkaufsleiter, der im System angemeldet ist wird automatisch als der primr
ausgewhlte Manager fr die Aktivitt gekennzeichnet; dennoch kann dies je nach
Bedarf gendert werden. Es ist ebenso mglich, eine unbegrenzte Anzahl von
Mitarbeitern mit unterschiedlichen Rollen zuzuordnen.
Tabelle 23:
Dialogbox Aktivitten Bearbeiten
Feld
Erteilt folgende Informationen
Firmenname
Verknpfung mit einer Firmenkartei.
Kontaktname
Verknpfung mit einer Individual- (Kontakt-) Kartei.
Kommunikation
Fr diese Aktivitt bevorzugte Kommunikationsmethode.
Der Manager, den diese Aktivitt betrifft. Dies ist der

primr bestimmte Manager. Mitarbeiter knnen ber die
Kartei unter verantw. Mitarbeiter zuweisen hinzugefgt
werden.
Aktivitten-Typ
Art der Aktivitt.
Aktivitten Beschreibung
Frei formatiertes Feld, um den Zweck der Aktivitt nher

zu definieren oder eine Beschreibung der Aktivitt zu
erteilen.
Tagesanlass
Indem man dieses Feld markiert, wird die Aktivitt als

Tagesanlass gekennzeichnet. Eine Aktivitt, die als
Tagesanlass markiert wird, wird am Kopf der Spalte
unter dem Datumsfeld - und nicht im Raster selbst angezeigt.
Prfe Verfgbarkeit
Wenn dieses Feld ausgewhlt wird, wird die

Verfgbarkeit
des
verantwortlichen
Mitarbeiters
berprft. Falls die Aktivitt mit einer anderen Aufgabe
oder Aktivitt berlappt, erscheint eine Warnung. Die
Verfgbarkeit kann unter SETUP-> KONFIGURATION>VERSCHIEDENES->HOTELDATEN-> KARTEI so eingestellt
werden, dass die Feldmarkierung vorgegeben wird.
Beginnt am
Das Startdatum der Aktivitt.
Beginnt um
Die Startzeit der Aktivitt ist nur verfgbar, wenn

TAGESANLASS nicht markiert wurde. Eine vorgegebene
Startzeit
kann
unter
SETUP->KONFIGURATIONeingestellt
>VERSCHIEDENES->HOTELDATEN->KARTEI
werden.
Endet am
Das Enddatum der Aktivitt.
Seite 60
Feld
Endet um
Die Endzeit der Aktivitt ist nur verfgbar, wenn

TAGESANLASS nicht markiert wurde.
Zeige als
Indem man eine Eingabe aus diesem Auswahlfeld

auswhlt, wird angezeigt, ob die Aktivitt entweder
auerhalb des Bros stattfindet, ob der Verkaufsleiter
beschftigt oder frei ist, oder ob es sich um eine
tentative Aktivitt handelt. Den Kategorien Zeige als
werden Farben zugeordnet, die in der ausgewhlten
Farbe auf dem Tagungsbuch und dem Kalender
erscheinen.
Privat

privat angezeigt.
Anmerkung: die Funktion ist derzeit nicht durchfhrbar.
Erinnern
Eine Erinnerung kann ab 5 Minuten bis zu 1 Monat

gesetzt werden. Die Benutzer haben dann die Wahl,
entweder die Aktivitt zu Schliessen oder auf das Feld
Erneut erinnern zu klicken.
Datum erledigt
Datum, bis wann die Aktivitt erledigt sein sollte

whlen Sie aus dem Kalender.
Notizen
Frei formatiertes Feld, um zustzliche Notizen oder

Informationen anzufhren.
Aufgaben
Anlegen oder ndern einer Aufgabe
Um eine neue Aufgabe anzulegen oder eine bestehende Aufgabe zu ndern, whlen
Sie entweder das Feld NEU oder BEARBEITEN und vervollstndigen die Felder, wie es in
Tabelle 24 detailliert erklrt wird:
Tabelle 24:
Dialogbox - Aufgaben
Feld
Firmenname
Verknpfung mit einer Firmenkartei.
Kontaktname
Verknpfung mit einer Individual- (Kontakt-) Kartei.
Kommunikation
Fr die Aufgabe bevorzugte Kommunikationsmethode.
Der Manager, den diese Aktivitt betrifft. Dies ist der primr
bestimmte Manager. Mitarbeiter knnen ber die Kartei
verantw. Mitarbeiter zuweisen hinzugefgt werden.
Aufgabentyp
Art der Aufgabe.
Beschreibung
Frei formatiertes Feld, um den Zweck der Aufgabe nher zu

definieren oder eine Beschreibung der Aufgabe zu erteilen.
Seite 61
Feld
Prfe Verfgbarkeit
Wenn dieses Feld ausgewhlt wird, wird die Verfgbarkeit

des verantwortlichen Mitarbeiters berprft. Falls die
Aktivitt mit einer anderen Aufgabe oder Aktivitt berlappt,
erscheint eine Warnung. Die Verfgbarkeit kann unter
SETUP-> KONFIGURATION->VERSCHIEDENES->HOTELDATEN->
KARTEI so eingestellt werden, dass die Feldmarkierung
vorgegeben wird.
Beginnt am
Startdatum der Aufgabe.
Status
Der Status der Aufgabe, z. B. noch nicht begonnen,

verschoben, etc.
% Fertiggestellt
Die % der fertiggestellten Aufgabe.
Flligkeitsdatum
Flligkeitsdatum der Aufgabe.
Prioritt
Aufgabenprioritt Normal, Niedrig, Hoch
Erledigt Datum
Datum, an welchem die Aufgabe fertiggestellt wurde

Aktualisiert auch das Feld Status und ndert diesen auf
fertiggestellt, ebenso das Feld % auf Fertiggestellt zu 100
%.
Notizen

Kopieren einer Aktivitt/Aufgabe

Diese Option ist sinnvoll, wenn man eine Aktivitt/Aufgabe auf mehrere andere Firmen
oder Individual kopieren muss.
1.
Markieren Sie die entsprechende Aktivitt oder Aufgabe im Raster.
2.
Klicken Sie auf das Feld KOPIEREN.

Die Suchmaske Kartei wird angezeigt.
3.
Markieren Sie die Karteien, auf welche die Aktivitt oder Aufgabe kopiert werden
sollte und klicken auf das Feld AUSWHLEN.
4.
Die neue Aktivitt oder Aufgabe wird im Raster Aktivitten und Aufgaben
angezeigt.
Zuordnen einer Aktivitt/Aufgabe zu einer Veranstaltungsbuchung

1.
2.
Klicken Sie auf das Feld ZUORDNEN

Die Suchmaske Buchungs-Master wird angezeigt.
3.
Seite 62
Markieren Sie den Buchungs-Master, auf welchen die Aktivitt oder Aufgabe
bewegt werden sollte und klicken auf das Feld AUSWHLEN.
4.
Die neue Aktivitt oder Aufgabe wird im Raster fr Aktivitten und Aufgaben
angezeigt.
Drucken eines Briefes aus einer eingegebenen Aktivitt/Aufgabe

1.
2.
Klicken Sie auf das Feld DRUCKEN.

Die Dialogmaske der Druckoptionen erscheint.
3.
Whlen Sie den zu druckenden Brief oder das Dokument aus der Auswahlliste.
4.
Klicken Sie auf das Feld DRUCKEN, um das Dokument zu drucken, auf das Feld
VORSCHAU, um das Dokument vorab zu sehen und auf das Feld EXPORT, um das
Dokument zu exportieren.
5.
Klicken Sie auf BEENDEN um die Dialogmaske der Druckoptionen zu schliessen.
Ansehen des Benutzerprotokolls

1. Markieren Sie die entsprechende Aktivitt oder Aufgabe im Raster.
2. Klicken Sie auf das Feld OPTIONEN und whlen das Benutzerprotokoll aus.
Das Benutzerprotokoll wird angezeigt.
Verknpfte Dokumente ansehen, hinzufgen oder lschen

Verknpfte Dokumente knnen ber das Feld OPTIONEN, in der Aufgaben und
Aktivitten Maske, angesehen, hinzugefgt oder gelscht werden oder durch Auswahl
der Kartei VERKNPFTE DOKUMENTE aus der Maske Neu/Bearbeiten Aufgabe oder
Aktivitt.
1.
2.
Klicken Sie auf OPTIONEN und whlen ANGEHANGENE DOKUMENTE.
3.
Die Maske Dokumente Hinzufgen wird angezeigt.
4.
Whlen Sie das Dokument und klicken auf ANSICHT, um sich das Dokument
anzusehen, HINZUFGEN, um ein neues Dokument hinzuzufgen und auf
LSCHEN, um das verknpfte Dokument zu entfernen.
Seite 63
4
Kalender
Mit der Option Kalender, kann Suite 8 Sie ber knftige Aktivitten und kritische Daten,
sowie Kalenderperioden, beispielsweise Weihnachten, auf dem Laufenden halten.
Verwendung des Kalenders

Der Kalender bietet eine Tages-, Wochen- und Monatsansicht, indem man auf das
entsprechende Feld im oberen Teil der Maske klickt. Zustzlich kann der Tages- und
Wochenansicht die Zeitskala hinzugefgt werden, indem man irgendwo auf dem
Kalender auf die rechte Maustaste klickt und eine Skala von 15, 30 oder 60 Minuten
auswhlt.
Schlsselfunktionen des Kalenders sind:
Der Kalender bietet eine Tages-, Wochen- und Monatsansicht
Benutzer knnen neue Aktivitten eingeben oder bestehende Aktivitten
editieren/lschen
Benutzer knnen neue Aufgaben eingeben oder bestehende
bearbeiten/lschen
Aufgaben
Drag-&-Drop-Funktion
Kalendarische Ereignisse, wie zum Beispiel Feiertage, knnen eingegeben
werden und ber den Kalender angesehen werden
Aktivitten sind farbig gekennzeichnet fr die Erkennung auf einen Blick
Um den Kalender anzusehen:

Vom Men Kundenverwaltung aus klicken Sie auf KALENDER oder geben Sie einfach
F4 ein.
Die Kalendermaske erscheint.
Kalenderanlsse
Um einen neue Kalenderanlass einzugeben oder einen bestehenden zu ndern,
klicken Sie im entsprechenden Tag der Kalendermaske auf die rechte Maustaste und
whlen die Optionen NEU oder BEARBEITEN KALENDERANLASS. Danach vervollstndigen
Sie die Felder, wie in Tabelle 26, Seite 66 detailliert erklrt wird:
Seite 65
Tabelle 26:
Dialogbox Kalendereintrge
Feld
Informationen
Zeitraum
Kalenderereignis Start- und Enddatum.
Typ
Eintragungstypen, wie beispielsweise Verschiedenes,

Verfgbarkeit, Feiertage, etc. Eintragungstypen werden unter
SETUP->KONFIGURATION-> CRM->KALENDERANLSSE definiert.
Beschreibung
Lange Beschreibung des Kalenderanlass.
Farbe
Whlen Sie die Farbe, in welcher der Kalenderanlass auf

dem Kalender und dem Veranstaltungsbuch dargestellt
werden sollte.
Notiz
Zustzliche Notizen fr jeden Kalenderanlass.

Anmerkung: Ein neuer Eintrag kann ebenso durch Auswahl der
KALENDERANLSSE im Men VERSCHIEDENES eingegeben werden.
Anlegen einer Aktivitt

Um eine neue Aktivitt anzulegen oder zu ndern, klicken Sie mit der rechten
Maustaste auf den entsprechenden Tag in der Maske Kalender, und whlen aus dem
erscheinenden Men die Felder NEU oder BEARBEITE AKTIVITT aus. Dann
vervollstndigen Sie die Felder, so wie in der Tabelle 27 detailliert erklrt wird. Eine
Aktivitt kann ebenso mittels Drag & Drop angelegt werden. Platzieren Sie den
Kursor auf das gewnschte Datum und die Starzeit und ziehen den Kursor hinunter bis
zur Endzeit, whlen aus dem erscheinenden Men Neue Aktivitt und vervollstndigen
die Felder so, wie in Tabelle 27 erklrt wird.
Der Verantwortliche Mitarbeiter, der fr die Aktivitt eingegeben wurde, wird
automatisch als der primr ausgewhlte Manager angezeigt. Dennoch, ist es mglich,
eine unbegrenzte Anzahl an Verantwortlichen mit unterschiedlichen Rollen
anzuschlieen.
Tabelle 27:
Dialogbox Aktivitt bearbeiten
Feld
Informationen
Firmenname
Kontaktname
Kommunikation
Bevorzugte Kommunikationsmethode fr die Aktivitt.
Seite 66
Kalender
Feld
Informationen
Verantwortlicher Mitarbeiter
(Verkaufsleiter)
Mitarbeiter, den diese Aktivitt betrifft. Dies ist der

ausgewhlte primre Manager. Verantwortliche knnen
ber die Kartei verantw. Mitarbeiter zuweisen hinzugefgt
werden.
Aktivittentyp
Art der Aktivitt.
Aktivitten Beschreibung
Frei formatiertes Feld, um den Zweck der Aktivitt nher zu

definieren oder um eine Beschreibung der Aktivitt zu
erteilen.
Tagesanlass

Tageanlass gekennzeichnet. Eine Aktivitt, die als
Tagesanlass markiert wurde wird am Kopf der Spalte unter
dem Datumsfeld angezeigt und nicht im Raster selbst.
Prfe Verfgbarkeit

SETUP-> KONFIGURATION->VERSCHIEDENES->HOTELDATEN->
KARTEI so eingestellt werden, dass die Feldmarkierung
vorgegeben wird.
Beginnt am
Das Startdatum der Aktivitt.
Beginnt um
Die Startzeit der Aktivitt ist nur verfgbar, wenn

TAGESANLASS nicht markiert wurde. Eine vorgegebene
Startzeit
kann
unter
SETUP->KONFIGURATION>VERSCHIEDENES->HOTELDATEN->KARTEI eingestellt werden.
Endet am
Das Enddatum der Aktivitt.
Endet um
Die Endzeit der Aktivitt ist nur verfgbar, wenn

TAGESANLASS nicht markiert wurde.
Zeige als
Indem man eine Eingabe aus diesem Auswahlfeld

auswhlt, wird angezeigt, ob die Aktivitt entweder
auerhalb des Bros stattfindet, ob der Verkaufsmitarbeiter
beschftigt oder frei ist, oder ob es sich um eine tentative
Aktivitt handelt. Den Kategorien Zeige als werden
Farben zugeordnet, die in der ausgewhlten Farbe auf dem
Tagungsbuch und dem Kalender erscheinen.
Privat?
Indem man dieses Feld markiert, wird die Aktivitt als privat
angezeigt.
Anmerkung: die Funktion ist derzeit nicht durchfhrbar.
Erinnerung
Eine Erinnerung kann ab 5 Minuten bis zu 1 Monat gesetzt

werden. Die Benutzer haben dann die Wahl, entweder die
Aktivitt zu Schliessen oder auf das Feld Erneut erinnern
zu klicken.
Seite 67
Feld
Informationen
Datum erledigt
Datum, bis wann die Aktivitt erledigt sein sollte whlen

Sie aus dem Kalender.
Notizen

Anlegen einer Aufgabe

Da Aufgaben nicht zeitbezogen sind, kann eine neue Aufgabe durch klicken der
rechten Maustaste im oberen Bereich der Maske Kalender, eingegeben werden. Die
Bettigung der rechten Maustaste gibt die Mglichkeit, eine neue Aufgabe anzulegen,
zu ndern oder zu lschen. Um eine neue Aufgabe anzulegen oder eine bestehende
zu ndern, whlen Sie entweder die Optionen NEU oder BEARBEITEN und
vervollstndigen die Felder, wie in Tabelle 28 detailliert erklrt wird.
Tabelle 28:
Dialogbox - Aufgaben
Feld
Informationen
Firmenname
Kontaktname
Kommunikation
Bevorzugte Kommunikationsmethode fr die Aufgabe.
Verantwortlicher
(Verkaufsleiter)
Mitarbeiter
Mitarbeiter, den diese Aktivitt betrifft. Dies ist der

ausgewhlte primre Manager. Verantwortliche knnen
ber die Kartei verantw. Mitarbeiter zuweisen hinzugefgt
werden.
Aufgabentyp
Der Typ der Aufgabe.
Beschreibung
Frei formatiertes Feld, um den Zweck der Aufgabe nher zu

definieren oder um eine Beschreibung der Aufgabe zu
erteilen.
Prfe Verfgbarkeit

SETUP->
KONFIGURATION->VERSCHIEDENES->HOTELDATEN>KARTEI so eingestellt werden, dass die Feldmarkierung
vorgegeben wird
Beginnt am
Startdatum der Aufgabe.
Status
Der Status der Aufgabe, z. B. noch nicht begonnen,

aufgeschoben, etc.
% Fertiggestellt
Der Prozentsatz, zu welchem die Aufgabe fertiggestellt ist.
Seite 68
Kalender
Feld
Informationen
Flligkeitsdatum
Flligkeitsdatum der Aufgabe.
Prioritt
Aufgabenprioritt Normal, Niedrig, Hoch.
Erledigt Datum
Datum, an welchem die Aufgabe fertiggestellt wurde

Aktualisiert auch das Feld Status und ndert diesen auf
fertiggestellt, ebenso das Feld % auf Fertiggestellt zu 100
%.
Notizen

Seite 69
5
Mailing
Standard & Erweiterte Mailings
Fidelio Suite 8 bietet zwei Arten von Mailings an: Die Standard- und Erweiterte
Abfrage.
Das Standard Mailing ermglicht den Benutzern, in mehrere vordefinierte Felder aus
Kundenkarteien, Gruppen-, Block- und Individualreservierungen und Aktivitten, Werte
einzugeben. Das erweiterte Mailing ermglicht den Benutzern, Abfragen auf
vordefinierten Views, Feldern und Werten zu gestalten, mit der Mglichkeit, jederzeit
zustzliche Views zu erzeugen.
Eine bersetzungshilfe garantiert, dass die Feldbeschreibungen in zahlreiche
Sprachen bersetzt werden knnen.
Wenn einmal eine Mailingabfrage eingerichtet ist, kann man diese jederzeit neu
starten. Alle auf die Suchkriterien zutreffenden Daten werden angezeigt und knnen
nach Bedarf sortiert werden, z. Bsp. nach Postleitzahl, Land, etc. Der Benutzer kann
entweder alle Daten zur Weiterverarbeitung whlen oder einzelne Daten in- oder
exkludieren.
Bei der Anlage einer erweiterten Abfrage kann der Benutzen eine eigene Feldliste mit
den Feldern, die er in seinem Mailing verwenden erstellen. Felder, die fr das
Versenden, wie beispielsweise Firmenname, Strasse, Stadt, Postleitzahl, etc.
verwendet werden, knnen aus einer vordefinierten View entnommen werden. Diese
Methode bietet hohe Flexibilitt, da die View jederzeit gendert werden kann und falls
notwendig mehrere Felder hinzugefgt werden knnen.
Anmerkung: Die Mailing Funktion bentigt eine zustzliche Lizenz
Mit der Option Mailing kann man folgendes:
Gestalten einer Standard Mailingabfrage unter Verwendung des Mailing-Assistenten.
Gestalten einer Erweiterten Mailingabfrage.
Versenden von Formbriefen und Formularen.
Gestalten und Drucken Maildaten in Word oder Excel.
Versenden von Mailings an ausgewhlte Karteien ber E-Mail.
Versenden eines Mailings an Hausgste
Drucken von Etiketten und Briefkuverts
Seite 71
Erstellen von Aktivitten fr alle Kundenkarteien, die im Mailing inkludiert sind.
Seite 72
Mailing
bersicht
Die Gestaltung eines Mailings besteht aus einem 3-Stufen-Prozess:
Definieren der
Suchkriterien in der
Standard oder
Erweiterten Abfrage.
Stufe 1: Definieren der Auswahl der

Daten, basierend auf mehreren
Abfrageoptionen, wie
beispielsweise alle Kunden mit
Mailing-Code Weihnachtskarte.
Auswahl der Feldliste.

Nur fr die Erweiterte
Abfrageoption notwendig.
Stufe 2: ber die Feldliste sind die

Informationen, die fr die
Datenverbindung bentigt werden,
definiert. Beispiel: Kundenname,
Strasse, Stadt, Land, Briefanrede,
etc.
Verbinden der Daten.

Gestalten eines neuen
Briefes oder Verwendung
eines bestehenden.
Stufe 3: Einfgen der Serienfelder

und verbinden der Datenquelle mit
dem Dokument
Erstellen eines Standard Mailings

In der Maske Standardabfrage knnen Sie eine bestehende Abfrage ndern oder eine
neue Abfrage erzeugen. Das Feld Beschreibung ist ein Pflichtfeld, jedoch alle anderen
Felder, die anbei ausfhrlich erklrt werden, sind fakultativ.
Um eine neue Standardabfrage zu erstellen
1.
ber die Hauptmaske von Suite 8 klicken Sie auf die Menoption
KUNDENVERWALTUNG und whlen MAILING.
2.
Die Dialogbox Mailing erscheint.
Seite 73
3.
In der Dialogbox Mailing whlen Sie die Kartei STANDARD ABFRAGE.
4.
Klicken Sie auf NEU.

Die Dialogbox Standardabfrage erscheint.
Seite 74
Mailing
5.
Fllen Sie das Feld BESCHREIBUNG aus.
6.
Fllen Sie die eingrenzenden Kriterien fr Ihre Mailingliste aus.

Felder Kartei Informationen werden in Tabelle 31, Seite 80 erklrt
Kriterien zu Reservierungen werden in Tabelle 32, Seite 81 erklrt
Kriterien zu Aktivitten werden in Tabelle 33, Seite 82 erklrt
Kriterien Sortiert nach werden in Sortiert Nach, Seite 82 erklrt
Anmerkung:
Wenn der Bereich Firma/Individual verwendet wird, mssen die eingegebenen
Buchstaben in Grossbuchstaben sein.
Alle im Karteibereich eingegebenen Informationen werden als UND-Beziehung
betrachtet.
Werte, die aus den Auswahllisten im Bereich Marketing-Information ausgewhlt
werden, werden als ODER betrachtet.
Seite 75
Mailingkontakt wenn ein Individual mit einer Firma verknpft ist, haben die
Benutzer die Mglichkeit, den Individualgast als Mailingkontakt zu definieren
oder auch nicht. Wenn ein Standard Mailing auf einer Firmendatei basiert
und der Anwender die Option Mailingkontakte auswhlt, wird das Mailing
nur jene Individualkarteien zur Verfgung stellen, die als Mailingkontakt fr
diese Firma definiert wurden.
Wenn eine Mailingabfrage auf einer Individualkartei basiert, werden alle
Individualen ausgewhlt, ohne Rcksicht auf jegliche Firmenverknpfung
oder ob sie als Mailingkontakt definiert wurden oder nicht.
Ausfhren einer Standard Mailingabfrage

Ausfhren einer Standard Mailingabfrage
1.
ber die Dialogbox Mailing, whlen Sie die Kartei STANDARDABFRAGE.
2.
Markieren Sie die Abfrage, die durchgefhrt werden sollte.
3.
Klicken Sie auf das Feld AUSWHLEN.

Die Dialogbox Standardabfrage-Assistent erscheint.
4.
Markieren Sie die Ankreuzfelder der Mailing Optionen nach Bedarf.

Die Ankreuzfelder sind in Tabelle 30, Seite 79 erklrt.
5.
Klicken Sie auf NCHSTE.

Der Abfrageassistent zeigt die Anzahl der gefundenen Daten an.
Seite 76
Mailing
6.
Fr den Fall, dass eine groe Menge an Daten gefunden wurde, kann ber die
Felder von/bis ein Datenbereich eingegeben werden. Falls ein Datenbereich
eingegeben wurde, bleibt das Feld [Zeige alle] automatisch leer.
7.

Die Mailing Ergebnismaske erscheint.
Seite 77
Das obere Fenster der Maske zeigt die Optionen, die in der Abfrage verwendet
wurden.
Anmerkung: Die Reihenfolge der Felder, die das Ergebnis anzeigen,
werden in den Views & Felder Optionen unter Setup->Konfiguration>Verschiedenes->Mailing definiert.
Datenstze knnen durch Markieren des Ankreuzfeldes vor dem Namen ausgewhlt
werden oder ber die Option ALLE MARKIEREN auf der rechten Seite der Maske.
Das ausgewhlte Mailing Ergebnis kann durch Anklicken des entsprechenden Feldes
in Word oder Excel exportiert werden oder mittels E-Mail versandt werden.
Anmerkung: Wenn die Informationen beispielsweise in Word
exportiert werden, werden automatisch 2 Dateien erzeugt:
datasource.html und datasource.doc. Beide Dokumente werden in dem
Verzeichnis gespeichert, das unter SETUP->KONFIGURATION->
ARBEITSSTATION
STANDARDSVERSCHIEDENES->HOTELDATEN->
>STANDARD LOG VERZEICHNIS definiert wurde.
Seite 78
Mailing
Tabelle 30:
Mailing Optionen
Feld
Option
Verknpfungsoptionen
Individual verknpft mit
Firma
Wenn diese Option ausgewhlt wird, werden

Individualkarteien, die mit einer Firma verknpft sind,
im Ergebnis-Fenster angezeigt. Beispiel: Wenn die
verwendete Abfrage Stadt = Hamburg lautet, und die
Firmenadresse in Hamburg ist, jedoch die Adresse der
verknpften Individualkartei nicht Stadt = Hamburg
entspricht, wird der verknpfte Individual-Gast
trotzdem angezeigt.
Individual ohne
Verknpfung
Wenn diese Option ausgewhlt wird, werden

Individual-Gste ohne Verknpfung zu einer Firma
angezeigt. Beispiel: Ein Individual ohne Verknpfung
mit einer Firma mit Stadt = Hamburg wird im ErgebnisFenster angezeigt.
Zeige Firma, wenn Kontakt

ausgewhlt ist
Wenn diese Option ausgewhlt wird, wird die Firma,

die mit dem Individual verknpft ist, angezeigt, ohne
Rcksicht darauf, ob die Abfrageanforderungen
entsprechen. Beispiel: Individual mit Stadt = Hamburg
ist verknpft mit einer Firma, die eine Stadt = Berlin
hat. Entsprechend der Mailingabfrage, wird der
Individual-Gast ausgewhlt und wenn die Option
markiert wurde, wird die Firma ebenso im ErgebnisFenster angezeigt.
Kontaktprferenzen
Diese Option definiert, welche Adressprferenz

angezeigt und im Mailing verwendet werden sollte.
Bitte beachten Sie, dass nur eine von beiden
ausgewhlt werden kann.
Kontaktprferenz
Individual
Wenn diese Option ausgewhlt wurde, wird im

Ergebnis-Fenster die auf der Individual-Ebene
eingegebene Adresse angezeigt.
Kontaktprferenz Firma
Wenn diese Option ausgewhlt wird, wird im ErgebnisFenster die auf der Firmen-Ebene eingegebene
Adresse angezeigt.
Kontaktpersonen
Mailingkontakt
Wenn diese Option markiert wird, werden alle

Individual-Gste, die als Mailingkontakt definiert
wurden, ausgewhlt.
Primrer Kontakt
Wenn diese Option markiert wird, werden alle

Individual-Gste, die als primrer Kontakt definiert
wurden, ausgewhlt.
Andere
Wenn diese Option markiert wird, werden alle anderen

als die Mailing- oder primren Kontakte ausgewhlt.
Seite 79
Tabelle 31:
Kriterien Kartei-Informationen
Feld
Um ein Mailing auf folgendes zu begrenzen
Firma: Von Bis
Firmen, deren Namen innerhalb dieses AlphabetBereiches rangieren. Indem man die Felder Von und
Bis frei lsst, bedeutet dies, dass das Mailing nicht auf
einen bestimmten Bereich des Alphabets beschrnkt
ist.
Individual: Von Bis
Gste, deren Namen innerhalb dieses AlphabetBereiches rangieren. Indem man die Felder Von und
Bis frei lsst, bedeutet dies, dass das Mailing nicht auf
einen bestimmten Bereich des Alphabets beschrnkt
ist.
VIP Code
VIP Gste im genau angegebenen Bereich. Das

Mailing wird auf Gste mit dem VIP Status, der in der
Auswahlliste markiert wird, begrenzt.
PLZ: Von Bis
Bestimmte Regionen. Zum Beispiel: wenn der Bereich

von 50000 bis 59999 ist, wird das Mailing auf Gste
aus der Umgebung Kln beschrnkt.
Ort
Bestimmte Stdte: Das Mailing ist auf die

eingegebenen Stdte-Namen beschrnkt.
Land
Gste aus einem oder mehreren speziellen Lndern.

Um Ihr Mailing zum Beispiel auf Gste aus den USA
und Kanada zu beschrnken, whlen Sie USA und
Kanada aus der Auswahlliste.
Karteityp
Bestimmte Karteitypen: Individual-Gste, Reisebros,

Gruppen, Firmen, Bucher, Kontakte, Lieferanten oder
Reservierungsstellen. Whlen Sie die einbezogenen
Kategorien aus der Auswahlliste.
Geburtstag
Klicken Sie auf DEFINIERE, um das Jahr, Monat und

Tag der Geburt einzugeben. Der Monat und der Tag
knnen aus dem Kalender ausgewhlt werden.
Hochzeit
Klicken Sie auf DEFINIERE, um das Jahr, Monat und

Tag der Hochzeit einzugeben. Der Monat und der Tag
knnen aus dem Kalender ausgewhlt werden.
Sprache
Die Sprache die in der Gastkartei ausgewhlt ist.
Aktive
Markieren Sie dieses Feld, wenn nur aktive Karteien

inkludiert werden sollten. Die Vorgabe ist, dass das
Feld markiert ist, d. h. nur aktive Karteien inkludieren.
Inklusive Kein Mailing
Markieren Sie dieses Feld, wenn Sie jene Gste

inkludieren mchten, die mit Kein Mailing markiert
wurden. Die Vorgabe ist ein leeres Feld, d. h. Gste,
deren Kartei mit Kein Mailing markiert ist, werden
ausgeschlossen.
Seite 80
Mailing
Feld
Erstellt
Hier kann ein Zeitraum definiert werden, in dem die

Gastkartei angelegt wurde.
Mailing Codes
Bestimmte Mailinggruppen: Weihnachtsmailing,

Sommermailing, Mailing Neue Preise, etc. Whlen Sie
den Mailing Code aus der Auswahlliste.
Feld um auszuwhlen, ob die Kriterien in der

Firmenkartei sein sollten.
Feld, um auszuwhlen, ob die Kriterien in der

Individualkartei sein sollten.
Mehr Felder
Bestimmte Karteiattribute. Klicken Sie auf das Feld

MEHR FELDER, um aus einer Liste von definierten
Karteiattributen auszuwhlen.
Tabelle 32:
Kriterien Reservierungs-Informationen
Feld
Gruppen
Mitglieder von speziellen Gruppen. Whlen Sie die

Gruppennamen aus der Auswahlliste.
Gste im Haus: Von Bis
Gste, die whrend eines bestimmten Datenbereichs im

Haus waren.
Anreise: Von Bis
Gste oder Firmen, die innerhalb eines bestimmten

Datenbereichs angereist sind.
Abreise: Von Bis
Gste oder Firmen, die innerhalb eines bestimmten

Datenbereichs abgereist sind.
# der Nchte: Von Bis
Gste oder Firmen, deren Anzahl der Zimmernchte

innerhalb eines bestimmten Bereichs liegen.
# der Aufenthalte: Von

Bis
Gste oder Firmen, deren Anzahl der Aufenthalte

innerhalb eines bestimmten Bereichs liegen.
Umsatz: Von Bis
Gste oder Firmen, deren Umsatz (Forecast) innerhalb

eines bestimmten Bereichs liegen
Zahlung gebucht: Von - Bis
Gste oder Firmen, deren gebuchter Umsatz innerhalb

eines bestimmten Bereichs liegen
Mehr Felder
Bestimmte Karteiattribute. Klicken Sie auf das Feld MEHR

FELDER, um aus der Auswahlliste die definierten
Reservierungsattribute auszuwhlen.
Seite 81
Tabelle 33:
Kriterien Aktivitten-Informationen
Feld
Aktivittentyp
Bestimmte Aktivittentypen. Whlen Sie die

Aktivittentypen aus der Auswahlliste.
Startdatum: Von Bis
Das Startdatum der Aktivitt liegt innerhalb eines

bestimmten Datenbereichs.
Enddatum: Von Bis
Das Enddatum der Aktivitt liegt innerhalb eines

bestimmten Datenbereichs.
Zeige nur Individual, die

mit Aktivitten verknpft
sind
Markieren Sie diese Auswahl, wenn Sie nur Individual

sehen mchten, die mit der Aufgabe/Aktivitt verknpft
sind. Standardmig wird es nicht berprft, d.h. es
werden alle angezeigt.
Sortiert Nach
Benutzer knnen eine Sortierreihenfolge fr jede Abfrage durch Auswhlen aus der
Einstellungs-Reihenfolgeliste definieren, zum Beispiel: Benutzer knnen eine
Sortierreihenfolge nach Land und dann innerhalb des Landes nach der Postleitzahl und
innerhalb des PLZ-Codes in alphabetischer Reihenfolge definieren.
Anlegen von Aktivitten

Zeitgleich knnen Sie Aktivitten fr alle, die dieses Mailing erhalten anlegen. Dies gilt
sowohl fr das Standard Mailing als auch fr das Erweiterte Mailing.
1.
Mailing starten, wie in Ausfhren einer Standard Mailingabfrage, Seite 76, erklrt
wird.
2.
In der Mailingergebnis Maske whlen Sie AKTIVITTEN aus.
Seite 82
Mailing
3.
Vervollstndigen Sie die Informationen wie gewnscht, siehe Aufgaben und

Aktivitten Handbuch Tabelle 24, Seite 61.
4.
Klicken Sie auf OK um die Aktivitt/Aufgabe einzugeben.

Tipp: Vergewissern Sie sich, dass das Feld DATUM ERLEDIGT ausgefllt
ist, andernfalls werden alle als nicht erledigte Aktivitten angelegt, die
manuell nachbearbeitet werden mssen.
5.
Markieren Sie die Daten, die im Mailing inkludiert werden sollten und setzen mit
der Mailingverbindung fort. Anwendung Verbinden der Daten , Seite 93 oder
6.
Klicken Sie in der Maske Mailing Ergebnis auf BEENDEN.
Seite 83
Mailing per E-Mail verschicken

Mailing per E-Mail verschicken
Die Gestaltung eines E-Mail-Mailings wird sowohl fr Standard- als auch fr das
Erweiterte Mailing verwendet. Suite 8 verwendet einen internen Mailing-assistenten,
weshalb alle Hotels, auch wenn Sie nicht ber ihr eigenes E-Mail-System, wie
beispielsweise MS Outlook, verfgen, diesen Punkt verwenden knnen.
Um diesen Punkt anzuwenden, werden die folgenden Dateien bentigt:
IPWORKS5.DLL (muss im selben Verzeichnis sein, wie MFMAIL.DLL)
MFMAIL.DLL
RegisterEDlls.bat (die MFMAIL.DLL registriert)
Unter SETUP->KONFIGURATION->VERSCHIEDENES->HOTELDATEN-> ALLGEMEIN, geben Sie
die E-Mail-Adresse von Ihrem Betrieb im Feld HOTEL E-MAIL ein. Diese E-Mail-Adresse
wird als Absender der E-Mails verwendet.
Ein E-Mail-Mailing gestalten:
1.
Starten Sie ein Mailing, wie in Erstellen eines Standard Mailings, Seite 73
detailliert erklrt wird.
2.
Auf der Maske Mailing Ergebnis whlen Sie die Firmen und Individualkarteien
aus, an welche das Mailing gesandt werden sollte.
3.
Klicken Sie auf das Feld E-MAIL.

Die Dialogbox gewhltes Dokument wird angezeigt.
4.
Die E-Mail-Adresse des Absenders wird aus den Hoteldaten entnommen.
5.
Geben Sie den Betreff ein.
6.
Klicken Sie auf E-MAIL-VORLAGE und whlen die Vorlage aus, die fr den E-MailText entworfen wurde oder
Klicken Sie auf ANHANG und whlen den Anhang aus, der entworfen wurde oder
Klicken Sie auf DOKUMENT
verbundene Dokument ist.
7.
VERBINDEN,
falls das angefgte Dokument das
Klicken Sie auf SENDEN, um die Versendung zu aktivieren.

Die Nachricht: Bitte warten whrend E-Mails gesendet werden wird angezeigt.
Abhngig von der Anzahl der E-Mails, die versendet werden, kann dies einige Zeit
bentigen.
Seite 84
Mailing
Erstellen einer Erweiterten Mailingabfrage

ber die Maske Erweiterte Abfrage knnen Sie eine bestehende Abfrage ndern oder
eine neue anlegen.. Das Feld Beschreibung ist ein Pflichtfeld, jedoch alle anderen
Felder sind wie nachfolgend beschrieben wird fakultativ.
Erweitertes Mailing
Erstellen einer erweiterten Mailingabfrage
1. ber die Hauptmaske von Suite 8 klicken Sie auf die Menoption
KUNDENVERWALTUNG und whlen MAILING.
2. Die Dialogbox Mailing erscheint.
3. In der Dialogbox Mailing whlen Sie die Kartei ERWEITERTE ABFRAGE.

4. Klicken Sie auf NEU.
5. Die Dialogbox Erweiterte Abfrage erscheint.
Seite 85
6. Klicken Sie auf ZUFGEN, um die Abfrage zu erstellen.

Die Dialogmaske Hinzufgen/Bearbeiten der Abfrage-Definition erscheint.
7. Fllen Sie die Felder wie gewnscht aus.
Seite 86
Mailing
Die Felder der Dialogbox Hinzufgen/Bearbeiten Abfrage-Definition werden in

Tabelle 34 erklrt.
Tabelle 34:
Dialogbox Hinzufgen/Bearbeiten Abfrage-Definition
Option
Bewirkt folgendes
Linke Klammer
Lsst Sie - falls ntig - eine linke Klammer auswhlen.
Views
Lsst Sie die View, auf welcher die Abfrage basieren

sollte, auswhlen.
Felder
Lsst Sie das Feld fr die Abfrage auswhlen.

Firmenkartei sein sollten.

Individualkartei sein sollten.
Relationen
Lsst Sie die Relation auswhlen, wie beispielsweise ist

gleich mit, oder weniger als, ist ein leeres Feld, etc.
Wert
Lsst Sie die gltigen Optionen auswhlen. Die

Mglichkeiten hngen vom Typ des ausgewhlten Feldes
ab.
Option 1: Auswahl zwischen 2 vordefinierten Werten.
Option 2: Auswahl aus einer Liste von vordefinierten
Werten, wie beispielsweise Lnder-Codes.
Option 3: Eingabe eines frei-formatierten Werts, d. h.
wenn das ausgewhlte Feld Stadt ist, wrde ein gltiger
Wert ein Stdtename, wie beispielsweise Hamburg sein.
Bezglich weiterer Details siehe Mailing Konfiguration.
Rechte Klammer
Lsst Sie - falls ntig - eine rechte Klammer auswhlen.
Logische Relationen
Bestimmt die logische Relation fr die nchste

Verbindung.
UND die erste Bedingung und die nchste Bedingung
mssen beide wahr sein.
ODER entweder die erste oder die zweite Bedingung
muss wahr sein.
LEER keine logische Relation wurde ausgewhlt.
8. Klicken Sie auf OK.

9. Wiederholen Sie Punkt 5 auf Seite 86 fr jede einzelne zustzlich notwendige
Bedingung.
Anmerkung: In der letzten definierten Bedingung darf keine logische
Relation ausgewhlt sein.
Seite 87
Ausfhren einer Erweiterten Mailingabfrage

Durchfhren einer Erweiterten Mailingabfrage
1.
ber die Dialogbox Mailing whlen Sie die Kartei ERWEITERTE ABFRAGE.
2.
Markieren Sie die gewnschte Abfrage.
3.
Klicken Sie auf das Feld AUSWHLEN

Die Dialogbox des Erweiterte Abfrage-Assistenten erscheint:
4.
Whlen Sie den entsprechenden Eindeutigen Modus.

Wenn JA ausgewhlt wurde, dann wird zum Beispiel die Kundenkartei nur einmal
aufgelistet, selbst wenn mehr als eine Buchung fr jede Kundenkartei existiert.
Wenn NEIN ausgewhlt wird, dann wird die Kundenkartei so oft aufgelistet, wie
Buchungen existieren.
5.
Seite 88
Klicken Sie auf NCHSTE, um alle vordefinierten Feldlisten anzuzeigen.
Mailing
6.
FELDER klickt, kann man eine bestehende

Indem man auf das Symbol
Feldliste ndern oder eine neue erstellen.
7.
Klicken Sie auf NCHSTE, um die Kartei-Kriterien anzuzeigen. Dies ist fr die
Ergebnisse des Mailings sehr wichtig.
Seite 89
8. Klicken Sie auf NCHSTE, um die Bedingungen fr das Verbinden anzuzeigen;

dies ist fr die Ergebnisse des Mailings sehr wichtig.
Innere Verbindung: Wenn diese Option ausgewhlt wird, werden alle Kunden
(einmalig) mit Verknpfung zur Adresstabelle, erwidert.
uere Verbindung: Wenn diese Option ausgewhlt wird, wrden alle Kunden,
sogar wenn es keine Verknpfung von jedem Kunden zur Adresstabelle gibt,
erwidert.
9.

Der Abfrage-Assistent zeigt die Anzahl der gefundenen Daten an.
10. Wenn eine groe Anzahl an Daten gefunden wurde, kann ein Datenbereich
eingegeben werden. Um einen Datenbereich einzugeben, entfernen Sie die
Markierung aus dem Ankreuzfeld ZEIGE ALLE und fllen die Felder VON und BIS
aus.
Seite 90
Mailing
11. Klicken Sie auf NCHSTE.

Die Mailingergebnis Maske erscheint.
Seite 91
Das obere Fenster der Maske zeigt die Optionen, die in der Abfrage verwendet
wurden.
Anmerkung: Die Reihenfolge der Felder, in welcher das Ergebnis
angezeigt wird, wird in der Option Views/Tabellen unter Setup definiert.
Datenstze knnen durch Markieren der Felder, die sich vor dem Namen befinden,
oder mittels den Optionen ALLE MARKIEREN/NICHT MARKIEREN auf der rechten Seite
der Maske ausgewhlt werden.
Das ausgewhlte Mailing Ergebnis kann nach Word, Excel exportiert werden oder per
E-Mail versandt werden.
Anmerkung: Wenn Informationen exportiert werden, z. B. in Word, werden 2 Dateien
automatisch erzeugt: datasource.html und datasource.doc. Beide Dokumente
werden im Verzeichnis, das unter SETUP->KONFIGURATION-> VERSCHIEDENES>HOTELDATEN-> ARBEITSSTATION STANDARDS->STANDARD LOG VERZEICHNIS
definiert wird, gespeichert.
Um unter Erweiterten Mailings Aktivitten anzulegen, siehe Anlegen von Aktivitten ,
Seite 82.
Seite 92
Mailing
Um Erweiterte Mailings als E-Mail zu versenden, siehe Mailing per E-Mail verschicken
, Seite 84.
Anwendung Verbinden der Daten

Anwendung Verbinden der Daten
Wenn die Daten, die fr das Mailing verwendet werden sollten, markiert wurden und
die Option WORD ausgewhlt wurde, ffnet sich die Maske, um bestehende
Dokumentvorlagen zu ffnen oder neue zu entwerfen.
Auswhlen einer bestehenden Dokumentvorlage
1.
Folgen Sie den Schritten fr Ausfhren einer Standard Mailingabfrage, Seite 76

oder Ausfhren einer Erweiterten Mailingabfrage, Seite 88
2.
Markieren Sie die Daten, die in der Verbindung inkludiert sein sollen.
3.
Klicken Sie auf WORD.

Die Maske Dokument Verbinden wird angezeigt.
4.
Whlen Sie die bentigte Dokumentvorlage.

Anmerkung: Um die Dokumentvorlage anzusehen, markieren Sie das
Feld ANSICHT.
5.
Klicken Sie auf FFNEN.
Seite 93
MS Word ffnet den Brief mit den Seriendruckfeldern und zeigt automatisch die
Seriendruck-Symbolleiste an.
6.
Fhren Sie alle auf dem Brief erforderlichen nderungen durch und klicken dann
auf das Feld AUSGABE IN EIN NEUES DOKUMENT .
Die zusammengefhrten Ergebnisse werden danach in einem neuen Dokument
erscheinen.
7.
Drucken Sie die Serienbriefe aus.
8.
Um das Dokument Serienbriefe zu speichern, klicken Sie auf SPEICHERN im Men

Datei von Word.
Bestimmen Sie einen Namen und ein Verzeichnis, um das Dokument zu
speichern.
9.
Klicken Sie auf SCHLIESSEN.

Die Suite 8 Maske Dokumente Verbinden wird angezeigt und Sie werden
aufgefordert, das Dokument in der Datenbank zu speichern.
10. Whlen Sie NEIN, wenn Sie die Datei Serienbriefe nicht in Suite 8 speichern
wollen.
Word wird nochmals
Seriendruckfeldern zeigt.
angezeigt,
das
die
Dokumentvorlage
mit
den
11. Um Die Dokumentvorlage zu speichern, klicken Sie auf SPEICHERN oder

SPEICHERN UNTER aus dem Men Datei in Word.
Falls ntig, bestimmen Sie einen neuen Namen und whlen ein Zielverzeichnis,
um die Dokumentvorlage zu speichern.
12. Klicken Sie auf BEENDEN.
aufgefordert, das Dokument auf der Datenbank zu speichern.
13. Klicken Sie auf JA und whlen einen Dokumentenpfad, eine Dateibeschreibung
und einen Dateinamen aus.
MS Word wird angezeigt.
14. Um MS Word zu schliessen, klicken Sie im Word-Men Datei auf BEENDEN.
Anmerkung: An diesem Punkt hat der Benutzer die Wahl, MS Word zu
schliessen und zu V8 zurckzukehren, oder die Arbeit in MS Word
fortzusetzen.
15. Klicken Sie auf BEENDEN, um die Maske Zusammenfhren zu schliessen.
16. Klicken Sie auf BEENDEN, um die Abfrage-Maske zu schliessen.
Die Mailing Maske wird angezeigt.
Seite 94
Mailing
Gestalten einer neuen Dokumentvorlage

1.
Folgen Sie den Schritten fr Ausfhren einer Standard Mailingabfrage, Seite 76

oder Ausfhren einer Erweiterten Mailingabfrage, Seite 88.
2.
Markieren Sie die Daten, die in der Zusammenfhrung inkludiert sein sollen.
3.
Klicken Sie auf WORD.

Die Maske Dokument Verbinden wird angezeigt.
4.
Klicken Sie auf NEU.

MS Word ffnet ein leeres Word-Dokument und zeigt automatisch die Seriendruck
Symbolleiste an.
5.
Whlen Sie das Feld SERIENDRUCKFELD

Felder ein.
6.
Schreiben Sie den Brief und klicken danach auf das Feld AUSGABE
DOKUMENT.
EINFGEN
und fgen die gewnschten

IN EIN NEUES
Die zusammengefhrten Ergebnisse werden danach in einem neuen Dokument

erscheinen. An diesem Punkt sind zwei Word-Dokumente offen die
verbundenen Briefe und die Dokumentvorlage, der die Seriendruckfelder
beinhaltet.
7.
Drucken Sie die Serienbriefe aus.
8.
Um die Serienbriefe zu speichern, klicken Sie auf SPEICHERN im Word-Men unter

Datei.
Bestimmen Sie einen Namen und das Verzeichnis, um das Dokument zu
speichern.
9.
Klicken Sie auf SCHLIESSEN.

10. Whlen Sie NEIN, wenn Sie die Datei Serienbriefe nicht auf der Suite 8 Datenbank
speichern mchten.
11. Word wird nochmals angezeigt und prsentiert die Dokumentvorlage mit den
Serienfeldern.
12. Um die Dokumentvorlage zu speichern, klicken Sie auf SPEICHERN im Word-Men
unter Datei.
Bestimmen Sie einen Namen und das Verzeichnis, um die Dokumentvorlage zu
speichern.
13. Klicken Sie auf SCHLIESSEN.
14. Klicken Sie auf JA und whlen einen Dokumentenpfad, eine Dateibeschreibung
und einen Dateinamen aus.
Seite 95
MS Word wird angezeigt.

15. Um MS Word zu schliessen, klicken Sie im Word-Men Datei auf BEENDEN.
Anmerkung: An diesem Punkt hat der Benutzer die Wahl, MS Word zu
schliessen und zu V8 zurckzukehren, oder die Arbeit in MS Word
fortzusetzen.
16. Die neue Dokumentvorlage wird nun in der Maske Seriendokumente aufgelistet.
17. Um die Dokumentenvorlage anzusehen, markieren Sie das Ankreuzfeld ANSICHT.
18. Klicken Sie auf BEENDEN, um die Maske Verbinden zu schliessen.

19. Klicken Sie auf BEENDEN, um die Abfrage-Maske zu schliessen.
Die Mailing Maske wird angezeigt.
Anmerkung: Wenn ein Dokument in einer Datenbank gespeichert und
von der Festplatte gelscht wurde, kann dieses durch den Benutzer,
der das Dokument auf dem Computer gespeichert hat, wieder
hergestellt werden.
Es gibt drei Arten die Standardvorlage zu speichern
HTML - welche am schnellsten ist, allerdings nur fr Vorlagen ohne
eingebettetem Logo, da Logos separat von der Datei gespeichert werden.
Seite 96
Mailing
RTF welches ein wenig langsamer ist, aber Logos im Dokument kodiert hat.
MHTML archiviertes Web Dokument, welches Logos im Dokument
komprimiert hat.
Seite 97
Register
A
Abmelden .............................................. 16
Abmelden von der Suite 8 Small
Business Edition ............................ 16
Aktivitten.............................................. 60
Anmelden ................................................ 5
Anreisen
Suite 8 Small Business Edition

Beenden .........................................16
Berichte
Funktionstaste......................................9
Buchungen
Funktionstasten....................................8
D
Funktionstaste ..................................... 8
Datumsfeld ............................................14
Aufgaben ............................................... 61
nderung eines Datums ....................15
Anlegen oder ndern einer Aufgabe 60,

61
nderung eines Datums im Kalender 15

Suche nach einer Aktivitt oder
Aufgabe.......................................... 56
Aufgaben & Aktivitten.......................... 55
Drucken eines Briefes aus einer
eingegebenen Aktivitt/Aufgabe .... 63
Kopieren einer Aktivitt/Aufgabe ....... 62
Zuordnen einer Aktivitt/Aufgabe zu
einer Veranstaltungsbuchung ........ 62
Aufgaben und Aktivitten
Anpassen des Rasters im Navigator . 59
B
Baumstruktur
Akualisieren ....................................... 14
Erweitern............................................ 13
Lschen ............................................. 14
Verkleinern......................................... 14
Beenden ................................................ 16
Devisenrechner
Funktionstaste......................................9
E
Etagenplan
F
Funktionstaste
Anreisen...............................................8
Kalender...............................................8
Zimmerplan ..........................................8
Funktionstasten
Berichte................................................9
Buchungen...........................................8
Devisenrechner....................................9
Etagenplan...........................................8
Gste im Haus .....................................8
Gruppenreservierungen.......................8
Hauptmenmaske..............................10
Seite 99
Hausstatus........................................... 8
Kalenderanlsse....................................65
Kalender ............................................ 65
Karteien
Karteien ............................................... 8
Maximale Verfgbarkeit....................... 9
Nachrichten.......................................... 8
Neue Reservierung.............................. 8
Quickreservierunginformation.............. 8
Rechnungen ........................................ 8
Reservierung bearbeiten ..................... 9
Telefonbuch ......................................... 8
Verfgbarkeit ....................................... 8
Zimmersuche ....................................... 8
G
Gste im Haus
Funktionstaste ..................................... 8
Gruppenreservierungen
Funktionstaste ..................................... 8
H
Hausstatus
Anpassen des Rasters im Kartei

Navigator ........................................21
Familienassisten ................................41
Funktionstaste......................................8
Korrespondenz...................................49
Maske Kartei ......................................24
Verknpfte Dokumente
Hinzufgen .....................................31
Scannen und verknpfen ...............31
Verknpfte Karteien
Verknpfung Tochterfirmen............40
Visistenkartenscanner .......................44
Karteien
Anlegen einer Kartei fr
Firma/Reisebro/Source
Der Kartei weitere Informationen
hinzufgen.................................35
Karteien
Funktionstaste ..................................... 8
Kundenkarteien..................................18
HTML-Anzeige ...................................... 11
Kundenkarteiverwaltung ....................17
I
Individualkartei Dialogbox
Familienassistent............................... 42
K
Kalender
Maske Kalender
Anlegen einer Aktivitt ................... 66
Kalenderanlsse ............................ 65
Kalender ................................................ 65
Funktionstaste ..................................... 8
Maske Kalender................................. 65
Anlegen einer Aufgabe .................. 68
Seite 98
29
Reisebrokartei..................................32
Source-Kartei .....................................32
Verknpfte Karteien ...........................29
Verknpfte Karteien
Verknpfung von Firmen mit
Firmenkarteien............................39
Verknpfte Karteien
Verknpfung einer Individualkartei
mit einer Firmenkartei.................37
Korrespondenz ......................................49
Kundenverwaltung Symbolleiste .............6
Register
M
Mailing ................................................... 71
Anwendung Verbinden der Daten .. 93
Erstellen einer Erweiterten
Mailingabfrage ............................... 85
Erstellen eines Standard Mailings ..... 73
Erweitertes Mailing
29
P
Pfeiltasten..............................................10
Karteien
Verknpfte Karteien
Ausfhren einer Erweiterten

Mailingabfrage............................ 88
Mailing bersicht ............................... 73
Standard Mailing
Ausfhren einer Standard
Mailingabfrage............................ 76
E-Mail-Mailings .............................. 84
Standard und Erweiterte Mailings ..... 71
Standard-Mailing
Anlegen von Aktivitten ................. 82
Dialogbox Hinzufgen/Bearbeiten
Abfrage-Definition....................... 87
Kriterien Aktivitten-Informationen
.................................................... 82
Kriterien Kartei-Informationen ........ 80
Kriterien ReservierungsInformationen ............................. 81
Mailing Optionen ............................ 79
Sortieren......................................... 82
Masken
Maske Kartei...................................... 24
Maximale Verfgbarkeit
Funktionstaste ..................................... 9
N
Nachrichten
Funktionstaste ..................................... 8
Verknpfung Sub-Firmen-Karteien
................................................40
24
Karteien .................................................17
Anlegen einer Kartei fr einen
Individualgast
Hinzufgen weitere Informationen in
der Gstekartei ..........................28
Firma
Firmenkartei Maske Weitere
Optionen .....................................35
Firmenkartei ...................................32
Karteien - Karteimaske .....................24
Bearbeiten einer Kartei ......................42
Eine neue Kartei anlegen ..................22
Erstellen einer Organisationstabelle ..44
Kartei Maske Weitere Felder .............28
Kartei-Notizen ..............................29, 35
Karteisuche ........................................18
Kartei Marketing.................................35
Verknpfte Karteien ...........................37
Verknpfte Dokumente ......................30
Q
Quickreservierung Funktionstaste...........8
R
Raster
Seite 99
Tabelleneigenschaften Aufgaben und

Aktivitten....................................... 59
Tabelleneigenschaften Kartei ............ 21
Rechnungen
Funktionstaste ..................................... 8
Reservierung bearbeiten
Funktionstaste ..................................... 9
Reservierungen
Neue Reservierung
Funktionstaste.................................. 8
S
Tabelle
Dialogbox Erweiterte Karteisuche......20
Dialogbox zur Indvidualkartei Weitere
Felder .............................................28
Firmenkartei - Dialogbox....................33
Firmenkartei Dialogbox Weitere
Felder .............................................35
Firmenkartei Dialogbox Marketing ..36
29
Auswahlfeld Option Neue Kartei.....23
Optionen Erweiterte Karteisuche .......21
Kartei - Karteimaske ..........................23
24
Maske
Tabelle
Karteimaske
Individual-Gast ...............................24
Firmenkartei Maske Weitere Optionen

....................................................... 35
Tastenkombinationen ..............................7
Kartei Maske Weitere Felder ............. 28
Telefonbuch
Starten des Suite 8 Small Business

Edition Kundenverwaltungsmodul ....... 5
Steuerungstasten .................................... 7
Funktionstasten ................................... 8
Kurztasten............................................ 7
Tastenkombinationen .......................... 7
T
Tabelle
Ansichtsmglichkeiten Aufgaben &
Aktivitten....................................... 59
Dialogbox Aktivitten Bearbeiten .. 60
Dialogbox - Aufgaben ........................ 61
Raster Aufgaben und Aktivitten .... 57
Suchkriterien Aufgaben und
Aktivitten....................................... 57
Seite 100
V
Verfgbarkeit
Funktionstaste......................................8
Visitenkarten
Dialogbox ...........................................47
Dialogbox Kartei Transfer ..................48
Visitenkartenscanner .............................44
Z
Zimmerplan
Funktionstaste......................................8
Zimmersuche
Funktionstaste......................................8
Page 98

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Copyright MICROS-FIDELIO GmbH, Neuss 2006

Suite 8 Handbuch Small Business Edition Kundenverwaltung

Aufgaben & Aktivitten ................................................................................................55

Starten des Suite 8 Small Business Edition

Die Anmeldemaske erscheint:

Geben Sie Ihre Anwenderidentifikation (Gro-/Kleinschreibung beachten) in das

Gehen Sie mit dem Tabulator auf das Feld Passwort.

Tragen Sie Ihr geheimes Passwort (Gro-/Kleinschreibung beachten) in das Feld

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Klicken Sie auf ANMELDEN.

ffnen der Symbolleiste Kundenverwaltung

Alternativ knnen Sie KUNDENVERWALTUNG auf der Menleiste anklicken.

Zeigt das Hilfe-Fenster.

Schliet das aktive Fenster.

Schliet alle aktiven Fenster.

Bewegt den Kursor vom Datenfeld zum Raster.

Alt + Pfeil hinunter

Bewegt sich vorwrts durch die Felder und Optionen.

Bewegt sich rckwrts durch die Felder und Optionen.

Bewegt sich vorwrts durch Tabulatoren.

Strg + Umschalttaste + Tab

Bewegt sich rckwrts durch Tabulatoren.

Bricht die laufende Aktion ab.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Bewegt den Kursor zum Beginn eines Feldes.

Bewegt den Kursor zum Ende eines Feldes.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

ffnen des Hauptmens der Funktionstasten

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Aufgaben und Aktivitten

Erweitern der Baumstrukturanzeige

, um alle Verzeichnisse zu ffnen.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Verkleinern der Baumstrukturanzeige

, um die Anzeige zu verringern.

Lschen der Baumstrukturanzeige

,um die Baumstruktur und HTML Ansicht

ndern der HTML-Ansicht

2. Um in die Groansicht zu wechseln, klicken Sie auf

nderung des Datums

Eingabe eines neuen Datums

Platzieren Sie den Kursor in das Datumsfeld.

Tragen Sie das neue Datum in das Datumsfeld, im vordefinierten Format,

Drcken Sie die Tabulator Taste.

ndern des Datums unter Verwendung des Kalenders

, welches sich gleich neben dem

Der Kalender erscheint.

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Abmelden von der Suite 8 Small Business Edition

Ein neuer Anwender kann sich nun anmelden.

Um die Anwendung vollstndig zu schlieen, klickt man auf BEENDEN.

Suite 8 Small Business Edition beenden

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Anmerkung: Die aktuelle Abfrage wird im Textformat im Fenster auf

Suite 8 Small Business Edition Handbuch Kundenverwaltung

Eingrenzen der Suche

Der Name des Kunden oder der Nachname des

Der Vorname des Gastes.

Die Stadt, die sich in der primren Adresse

Die individuelle Kartei-ID, die Version 8 zuteilt.

Begrenzt die Suche nur auf Hauptfirmen.