SOLICITUD DE PROPUESTAS - RFP

Presentacin de Oferta para el diseo, suministro, instalacin, reinstalacin, montaje,

mantenimiento y desmontaje de la decoracin e iluminacin navidea Compensar 2015.

CADENA DE ABASTECIMIENTO
COMPENSAR CCF
BOGOTA D.C.
3 de junio de 2015

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TABLA DE CONTENIDO

ITEM

CAPITULO

PG

Convocatoria

Acuerdo De Confidencialidad

Condiciones Generales

Requisitos para Participar

Periodo de Validez de la Oferta

Costos de la Propuesta

Estructura de la propuesta

Presentacin de la Propuesta

Aclaraciones y/o Modificaciones.

11

10

Lugar y Fecha para la Recepcin de Ofertas.

11

11

Sustentacin de la Oferta

11

12

Estudio de la Oferta y Evaluacin

12

13

Causales de rechazo y eliminacin de la propuesta

12

14

Inscripcin en el Registro de Proponentes

13

15

Valores

13

16

Cronograma

13

17

Condiciones tcnicas de la oferta

14

18

Captulo Financiero (Costos de la Propuesta)

14

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TABLA DE CONTENIDO

ITEM

CAPITULO

PG

19

Condiciones del Contrato

14

20

Invalidez de Informacin Previa

18

21

Anexos

18

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1. Convocatoria.
La Caja de Compensacin Familiar COMPENSAR se permite invitarle a presentar su mejor
oferta para el diseo, suministro, instalacin, reinstalacin, montaje, mantenimiento y
desmontaje de la decoracin e iluminacin navidea 2015 de conformidad con los
requisitos, trminos y condiciones de esta solicitud de propuesta (RFP). Se debe contemplar
la decoracin interna de las reas en donde hay mayor afluencia de usuarios de nuestras
Sedes.
2. Acuerdo De Confidencialidad.
Por la naturaleza de la informacin que se le entregar y que manejar EL PROPONENTE,
este proceso implica un acuerdo de confidencialidad de la informacin que COMPENSAR
le suministre para la ejecucin del objeto contratado.
Los proponentes se abstendrn de divulgar cualquier informacin que conozcan con
ocasin de la presente invitacin por lo tanto, tomarn todas las medidas necesarias para
que la informacin no llegue a terceros bajo ninguna circunstancia y se obligan a no
utilizarla para algn objeto diferente al sealado en los trminos de referencia. Este
documento y toda la informacin que se suministre al proponente durante todo el proceso
de seleccin o lo aqu expuesto es de uso exclusivo para COMPENSAR, por lo tanto los
proponentes se comprometen a no usar, ni ceder nada de lo aqu descrito, ni suministrarlo
a otra persona natural o jurdica, bajo la pena de quedar descalificados.
Con la presentacin de la propuesta se entiende que los proponentes aceptan la
obligacin de confidencialidad.
El Acuerdo de Confidencialidad. Es el documento prerrequisito para la participacin en
este proceso, sin la suscripcin de dicho acuerdo el PROPONENTE deber abstenerse de
participar y proceder a la devolucin inmediata del presente documento y sus anexos a
COMPENSAR.
Si el PROPONENTE tiene acuerdo previo de confidencialidad suscrito con COMPENSAR, las
partes entienden que el presente proceso se encuentra cobijado en dicho acuerdo. De no
ser as el PROPONENTE deber abstenerse de participar y proceder a la devolucin
inmediata del presente documento y sus anexos a COMPENSAR. (Adjunto)

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3. Condiciones Generales
La presente invitacin tiene por objeto obtener propuestas para los servicios solicitados,
para realizar el debido anlisis y comparacin que permita a COMPENSAR conducir a una
posterior negociacin y contratacin, sin embargo, no compromete a COMPENSAR para
contratar parcial o totalmente y bajo cualquier circunstancia COMPENSAR se reserva el
derecho de finalizar o anular el proceso as como de incluir o excluir invitados durante el
mismo de considerarlo pertinente.
COMPENSAR se reserva el derecho de modificar o retirar este RFP, en su totalidad o en parte,
en cualquier momento antes de la adjudicacin del contrato, lo cual se informar en
debida forma.
4. Requisitos para Participar.
El proponente que desee presentar su oferta debe cumplir con los siguientes requisitos:
La oferta debe ser presentada por el representante legal o persona legalmente autorizada
para el efecto o por mandatario especfica y debidamente facultado para ello, para lo
cual deber entregar carta de presentacin de la oferta debidamente firmada.
Ser persona natural, jurdica, consorcio o unin temporal conformada en debida forma. El
objeto social de las personas jurdicas nacionales o extranjeras debe permitir la realizacin
del objeto a contratar y suscribir contrato por la duracin definida y un (1) ao ms.
Cuando se trate de personas extranjeras acreditar la existencia de sucursal debidamente
constituida en Colombia con inscripcin en el registro correspondiente en el pas en donde
tiene su domicilio principal, as como los documentos que acrediten su existencia y su
representacin legal, cuando a esto ltimo hubiere lugar.
El proponente deber afirmar bajo juramento, que se entiende prestado con la suscripcin
de la carta de presentacin de la oferta, que ni l ni a quien representa se halla incurso en
ninguna causal de inhabilidad e incompatibilidad y dems prohibiciones para contratar
con CCF COMPENSAR, previstas en la normatividad vigente.
5. Periodo de Validez de la Oferta
La validez de su oferta deber tener un periodo mnimo de noventa (90) das, En el evento
de guardar silencio sobre el particular se entiende que la validez de la oferta es por dicho
trmino.

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6. Costos de la Propuesta
Los gastos incurridos en la preparacin de propuestas en respuesta a esta solicitud, son
responsabilidad exclusiva del Proponente.
7. Estructura de la propuesta
Esta seccin contiene instrucciones relativas a la propuesta que se presentar.
La propuesta se constituye por tres captulos que se describen a continuacin, los cuales se
debern desarrollar de manera ntegra por el proponente quien adems debe presentar
los documentos e informacin requerida en el mismo orden en que se enlistan debidamente
diferenciados y relacionados en un ndice de contenido.

Capitulo Administrativo.

Corresponde a informacin y documentos de ndole financiero, legal y administrativo que

identifican el proponente.

Capitulo Tcnico.

Corresponde a la propuesta tcnica del proponente en la cual se deben especificar todos

los requerimientos exigidos en el presente RFP desarrollando de manera pormenorizada
cada uno de ellos.

Captulo financiero (costos de la propuesta)

Corresponde a:
La propuesta econmica del proponente en la cual se debe especificar todas las
consideraciones que se deban tener en cuenta en relacin con el costo de los bienes o
servicios ofertados. Los valores debern ser presentados en pesos colombianos (COP) y
deber ser discriminado el valor del IVA., as como relacionar el porcentaje de descuentos
financieros o comerciales.
Sern de la exclusiva responsabilidad del oferente los errores u omisiones en que incurra al
indicar los costos o valores unitarios y totales en su oferta, debiendo asumir los mayores
costos o prdidas que se deriven de dichos errores u omisiones. CCF COMPENSAR no
reconocer ningn valor adicional por conceptos no incluidos en la oferta.

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8. Presentacin de la Propuesta
La oferta deber ser presentada en un original escrito y un CD de igual contenido en la
oficina de la Cadena de Abastecimiento ubicada en la sede de COMPENSAR Av. 68 N 49
A 47 piso 3 Torre C, no se aceptaran propuestas envidas por correo. La oferta entregada
deber cumplir las siguientes especificaciones:
Forma de entrega:

Un documento original por escrito

Un documento en medio magntico (cd) no re-escribible de igual contenido que

contenga: una carpeta con el capitulo Administrativo; una carpeta con el captulo
tcnico, una carpeta con el captulo econmico, el Anexo no 1 en Excel y los Renders
con el diseo navideo de cada una de las Sedes.

Ambos documentos se debern entregar por separado en sobres cerrados con todas las
pginas foliadas consecutivamente en orden ascendente, con numerador, no sea acepta
a mano y no se aceptan letras (p. ej. 10 a; 10 b) con un ndice que contenga una relacin
de todos los captulos que integran la oferta, sealando el nmero de pgina donde se
localizan. Si se presenta diferencia entre la versin digital y la versin escrita prevalecer la
informacin y documentos del escrito.
Cada sobre deber encontrarse marcado con la siguiente informacin:
Seores
CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR COMPENSAR
Sra. Nydia Amaya Neira
Av. 68 N 49 A 47 piso 3 Torre C
Ciudad
Asunto: Oferta para el diseo, suministro, instalacin, montaje, mantenimiento y desmontaje
de la decoracin e iluminacin navidea Compensar 2015.
El proponente deber elaborar la oferta de acuerdo a lo establecido en la presente
invitacin anexando la documentacin exigida. Las fotocopias que se anexen a la oferta,
debern ser completamente legibles; si no lo son, se solicitar nueva copia por una sola vez
en el trmino que CCF COMPENSAR seale, vencido el cual, si no se entrega, se entender
como no allegado el documento respectivo.
No se aceptarn ofertas cuyos documentos que sean objeto de evaluacin y calificacin
presenten tachaduras, raspaduras o enmendaduras.

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Si algn proponente considera que debe destacar algunos detalles o informacin relevante
para la evaluacin de la oferta, debe hacerlo expresamente.
No se aceptarn ofertas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con
posterioridad a la fecha y hora lmite de presentacin de las ofertas.
Cuando se exija suministro de informacin o documentos, estos debern ser suministrados
dentro de los dos (2) das hbiles siguientes a la solicitud.
La oferta deber llevar la firma de la persona que acte como representante legal o
apoderado.
Si CCF COMPENSAR lo estima conveniente, como resultado de las solicitudes de aclaracin
o de oficio, podr modificar los presentes trminos, mediante adendo, que se enviar a las
personas invitadas a presentar ofertas.
La presente invitacin y los documentos que se produzcan en desarrollo de la misma no
implican la realizacin de una oferta para contratar ni crean la obligacin de aceptar
cualquiera de las ofertas presentadas o asumir cualquier otra obligacin. La presente
invitacin es una mera invitacin a ofrecer.
No se permitir el retiro de documentos que componen la oferta una vez presentada.
Las personas jurdicas extranjeras, debern acreditar en el pas sucursal domiciliado en
Colombia debidamente facultado para presentar la oferta y celebrar el contrato as como
para representarlas judicial y extrajudicialmente; o tener establecida o establecer sucursal
en Colombia, en los casos de ley.
La oferta deber presentarse en espaol. Sin embargo, si algunos de los documentos
incluidos corresponden a publicaciones o manuales tcnicos que no se editan en espaol,
podrn estos presentarse en ingls.
En caso de consorcio o unin temporal cada una de las personas jurdicas que integren el
contrato de colaboracin deber tener capacidad legal para presentar la propuesta y
cumplir cada uno de los requisitos legales para participar en el proceso de seleccin. Se
debe especificar la participacin, aportes y responsabilidad de cada uno de los miembros
del consorcio o unin temporal.
La propuesta deber contener la totalidad los siguientes tems y documentos, para que el
proponente pueda ser habilitado en el proceso de seleccin:

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CAPITULO ADMINISTRATIVO
ITEM
1

Secciones y/o documentos a incluir

Carta formal firmada por el representante legal de la sociedad o su Apoderado, presentando la
propuesta, de acuerdo con los niveles de aprobacin segn lo estipulado en Cmara y Comercio
Presentacin de la empresa que debe contener:

Nombre de la empresa
Direccin de oficina principal
Informacin de contacto
Pgina Web
Relacin de certificados de calidad
Especificar si es representante exclusivo de marca( anexar carta de casa matriz)

Relacin de Experiencia
El proponente deber presentar informacin sobre su experiencia, idoneidad y contratos similares
al objeto de esta solicitud de propuestas, relacionando:

Tres (3) clientes principales con quienes haya sostenido relacin comercial durante los dos (2)
ltimos aos. Anexar certificaciones originales de estos clientes.
Anexar listado de contratos con objetos similares a esta solicitud de propuestas vigentes o
terminados de los ltimos dos (2) aos; especificando objeto del contrato fechas de inicio y
terminacin y valor. Anexar como mnimo dos (2) certificados de manejo de contrataciones.

COMPENSAR CCF entrar en contacto con uno o ms clientes relacionados, que se consideren de
mayor relevancia, con el fin de verificar las referencias y establecer la trayectoria de la empresa y
la calidad del servicio ofrecido.
4

Certificado de Existencia y Representacin Legal con una expedicin no mayor a un (1) mes a la
presentacin de la propuesta, cuando el proponente sea persona jurdica.

Balance General del ao anterior a la fecha de presentacin de la propuesta. El balance se debe

presentar de conformidad con el artculo 37 de la Ley 222 de 1995, sobre balances certificados,
para su validez debe estar suscrito por el Representante Legal del Proponente y por el Contador
Pblico, bajo cuya responsabilidad se haya preparado e incluir la declaracin de que las
afirmaciones contenidas en el balance se han verificado previamente conforme al reglamento y
las mismas se han tomado fielmente de los libros.

Certificado, extracto o copia del acta de asamblea, junta de socios y/o junta o consejo directivo,
en donde conste la autorizacin dada al representante legal para comprometer a la sociedad en
caso de adjudicacin del contrato y presentacin de la propuesta, de ser necesario, segn sus
estatutos.

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CAPITULO ADMINISTRATIVO (Continuacin)

ITEM

Secciones y/o documentos a incluir

Copia de las declaraciones de renta correspondientes a los aos ltimos tres (3) aos gravables
debidamente firmadas por su Representante Legal, Contador Pblico y/o Revisor Fiscal en los casos
establecidos en el pargrafo 2 del artculo 13 de la Ley 43 de 1990. Las personas jurdicas as como
cada uno de los componentes de los consorcios o uniones temporales debern allegar los
documentos en mencin.

Copia de los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2012, 2013 y 2014, debidamente
certificados.

Certificacin expedida por el Revisor Fiscal en caso de que lo hubiere o por el Representante Legal,
donde conste que se encuentra al da en el pago de los sistemas de salud y pensiones de todos sus
trabajadores y en el pago de los aportes parafiscales por concepto de nmina durante los ltimos seis
(6) meses, cuando el proponente tenga personal a cargo o sea persona jurdica.

10

Pliza seriedad de la oferta. El proponente deber adjuntar una garanta de seriedad de la oferta a
favor de CCF COMPENSAR que ampare un valor equivlete al 10% del valor de su propuesta y una
vigencia mnima de tres meses (3) contados a partir de la fecha lmite de la recepcin de las
propuestas. En el evento de ampliarse el trmino, se informar a los proponentes con el fin de que
amplen la vigencia de la garanta. Cuando la garanta sea insuficiente o no est debidamente
constituida, CCF COMPENSAR requerir al oferente para que proceda a su correccin dentro de los
dos (2) das hbiles siguientes a la fecha de solicitud. Si el oferente no la corrige en el trmino sealado,
no ser considerada su propuesta.

11

Copia del RUT

CAPITULO TECNICO
ITEM

Secciones y/o documentos a incluir

Propuesta Tcnica. Ver Capitulo Condiciones tcnicas de la oferta. tem 18 de este documento

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CAPITULO FINANCIERO (costos de la propuesta)

ITEM

Secciones y/o documentos a incluir

Propuesta Econmica. Ver Capitulo Financiero (Costos de la Propuesta) tem 18 de

este documento

9. Aclaraciones y/o Modificaciones.

El proponente, podr solicitar informacin aclaratoria relacionada con el contenido de este
documento y deber hacerlo por correo electrnico, dirigiendo su comunicacin a las
direcciones: Ing Elvis Sal Caballero Rueda (escaballeror@compensar.com) para temas
tcnicos; y Nydia Amaya Neira (namayan@compensar.com) para temas administrativos,
abstenindose de dirigirse a personas o va diferente hasta el da 09 de junio de 2015.
COMPENSAR dar respuesta a las solicitudes de aclaracin dentro de los dos (2) das
hbiles siguientes contados a partir de la solicitud teniendo en cuenta la fecha lmite para
solicitar informacin aclaratoria.
Las aclaraciones o modificaciones que surjan se considerarn parte integrante de este
documento y sern puestas en conocimiento de todos los invitados al proceso.
Las preguntas que no estn respondidas antes de la fecha lmite de esta solicitud no
significan una extensin a cualquier Proponente. Las preguntas dirigidas al COMPENSAR a
travs de cualquier otra va que la requerida no sern reconocidas ni respondidas.
10. Lugar y Fecha para la Recepcin de Ofertas.
Las ofertas se recibirn en la Oficina de Cadena de Abastecimiento, ubicada en la Av. 68
49 A -47 Piso 3- torre C, el da 21 de julio -2015, desde las 8:00 am y hasta las 5:00 pm.
11. Sustentacin de la Oferta
En caso de requerirse COMPENSAR CCF adelantara visita a las instalaciones del proponente
o tambin solicitara sustentacin de las ofertas presentadas. El cronograma para
sustentaciones o visitas ser enviado dos (2) das despus de recibida las ofertas en las
instalaciones de la cadena de abastecimiento de COMPESNAR CCF y se comunicara a los
proponentes a los correos especificados as como tambin se informara va telefnica a la
persona de contacto indicada en la oferta presentada.

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12. Estudio de la Oferta y Evaluacin

Durante el perodo de estudio de la oferta, COMPENSAR podr solicitar a los Proponentes
las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias sin que por ello el proponente
pueda adicionar o modificar las condiciones de su oferta, las modificaciones solo se podrn
hacer durante el perodo de negociacin. Las solicitudes de COMPENSAR y las respuestas
de los Proponentes debern constar por escrito.
El proponente deber dar respuesta a estas solicitudes dentro de los dos (2) das hbiles
siguientes al recibo de la comunicacin.
Todas las propuestas se evaluaran jurdicamente. Este aspecto habilitar o descalificar la
propuesta, nicamente se tendrn en cuenta los proponentes jurdicamente hbiles.
La evaluacin y calificacin ser efectuada por un comit evaluador conformado por CCF
COMPENSAR teniendo en cuenta costos de las ofertas, anlisis de estados financieros,
anlisis de infraestructura fsica y tecnolgica con la cual se soportar el proyecto,
referenciacin comercial de la experiencia de los oferentes, cumplimiento de
requerimientos solicitados y factores diferenciadores incluidos en la oferta.
CCF COMPENSAR guarda absoluta confidencialidad sobre la forma de evaluacin y el
contenido de cada una de las propuestas y los resultados de su evaluacin.
13. Causales de rechazo y eliminacin de la propuesta
Las propuestas se rechazarn y no sern evaluadas o se eliminarn en cualquiera de los
siguientes eventos:
a. Cuando la propuesta no est relacionada directamente con el objeto de los presentes
trminos de referencia.
b. Cuando la propuesta no contenga el valor de lo ofertado.
c. Cuando la propuesta haya sido presentada fuera del trmino o en otro lugar fuera del
indicado.
d. Cuando se compruebe que hubo acuerdo de dos o ms proponentes para perjudicar
a terceros.
e. Cuando el proponente haya tratado de inferir, influenciar o informarse indebidamente
sobre el anlisis de las propuestas.
f. Cuando se compruebe que el proponente se encuentra incurso en alguna de las
causales de inhabilidad e incompatibilidad definidas por la ley.
g. Cuando vencido el plazo para subsanar las deficiencias formales de los documentos
exigidos, el proponente no los corrija o no responda las aclaraciones solicitadas por
COMPENSAR.

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h. Cuando una vez verificada la informacin suministrada por el proponente no se ajuste

a la realidad.
i. Cuando no se presente la garanta de seriedad de la propuesta o no se subsane lo
solicitado dentro del trmino previsto.
j. Cuando la propuesta sea firmada por una persona diferente al proponente o a su
representante, segn el caso, o cuando no se encuentre firmada.
k. Cuando se compruebe que el proponente incumpli con el acuerdo de
confidencialidad.
La decisin de rechazo y/o eliminacin se comunicar al proponente por escrito.
COMPENSAR podr declarar desierta la solicitud de oferta, decisin que se comunicar
mediante escrito.
14. Inscripcin en el Registro de Proponentes
Previamente a la contratacin, quien resulte seleccionado deber estar inscrito en el
Registro nico de Proponentes de Compensar, para lo cual se entregarn los requisitos y el
formulario correspondiente al momento de la seleccin
15. Valores
La propuesta se debe presentar en pesos colombianos, detallada y valorada por elementos
o componentes independientes no se aceptaran las propuestas que presenten un valor
general. Estos valores ya deben incluir los descuentos a que haya a lugar.
Cualquier elemento o servicio que no est especificado en la propuesta y que se requiera
en la implementacin y correcto funcionamiento del servicio contratado, ser asumido por
el proveedor.
16. Cronograma
Esta invitacin a cotizar tiene previsto el siguiente cronograma que debern cumplir los
proponentes interesados en ofertar.
CRONOGRAMA
1
2
3
4
5
6
7
7
8

Fecha Mxima para Aclaraciones:

Entrega de Propuestas
Apertura de Propuestas -Riesgo Corporativo
Evaluacin Jurdica, Tcnica, Financiera y calificacin de diseoComit Administrativo.
Informacion por escrito al proponente ganador
Proceso de contratacin y legalizacin de contrato
Iniciacin de contrato
Encendido e iluminacin
Apagado de luces y desmontaje de la Iluminacin

09/07/2015
21/07/2015
22/07/2015
3/08/2015
A partir de 04/08/2014
Antes de 28/08/2015
A partir del 01/09/2015

15/11/2015
12/01/2016

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17. Condiciones tcnicas de la oferta

Especificaciones Tcnicas que debe cumplir el proponente:
1. Poseer y suministrar los equipos y las herramientas tecnolgicas y procedimientos
necesarios para la administracin, coordinacin y programacin del personal y de
los insumos, para el desarrollo del contrato.
2. Poseer la infraestructura y herramientas necesarias para la gestin en procesos de
mejoramiento, desarrollo de planes, presentacin de informes, atencin de
requerimientos, gestin de sugerencias y reclamos, reportes de novedades antes
durante o despus del servicio, relacin detallada de los servicios durante cada
periodo de facturacin.
3. Presentar un Cronograma estimado de actividades de suministro, instalacin,
reinstalacin, montaje, mantenimiento y desmontaje.
4. Suministrar el personal necesario para asegurar la correcta operacin del servicio,
que cuente con las competencias tcnicas para desempearse correctamente y
dando cumplimiento a la reglamentacin que rige el servicio y aquellas que le sean
afines.
5. Contar con la capacidad operativa y de personal suficiente para la prestacin de
los diferentes servicios en las diferentes sedes. Debe asegurar una previsin mnima
para cubrir posibles reemplazos por contingencias antes y durante la prestacin del
servicio
6. Contar con un plan de entrenamiento y plan de capacitacin a los funcionarios.
7. Contar con la presencia permanente de un Ingeniero residente electricista o
electrnico con su respectiva tarjeta profesional, quien dar respuesta a las
inquietudes de Compensar.
8. Certificar la experiencia de los tcnicos que desarrollan actividades elctricas,
trabajo en alturas, Ingeniero residente, y los que el oferente considere necesarios
para el desarrollo del proyecto
9. Contar con procedimientos, instructivos, protocolos y dems documentos en un
manual de operaciones que cumpla con los requisitos definidos por la ley y las
normas tcnicas y legales aplicables al desarrollo de las actividades contratadas.
10. Cumplir con los instructivos y normas definidos por Compensar, en particular aquellos
que rigen para los trabajos en alturas.
11. Comprobar mediante certificacin que el personal que trabaje en alturas ha
recibido capacitacin especfica y que cumplen con el perfil requerido, dentro de
los parmetros establecidos por la Resolucin 3673 de 2008 del Ministerio de la
Proteccin Social y cuenta con los conceptos mdicos favorables y las
certificaciones de competencia laboral segn Resolucin 0736 de 2009.
12. Suministrar los elementos de proteccin personal incluyendo los equipos de
seguridad necesarios para el cumplimiento adecuado de las funciones y
actividades derivadas para el desarrollo del contrato previa aprobacin del
proceso de Salud Ocupacional de Compensar.
13. Cumplir con los requisitos definidos por la ley y las normas tcnicas y legales
aplicables al desarrollo de las actividades contratadas.
14. Dar cumplimiento a las normas legales colombianas en materia de salud
ocupacional, seguridad industrial y medio ambiente y a proporcionar los recursos
humanos, econmicos y materiales necesarios para el control individual y colectivo,
para establecer medidas pasivas y activas, de prevencin y proteccin contra
cadas.
15. Elaborar y mantener actualizado el panorama de factores de riesgos, incluidos
todos aquellos peligros que se originen por causa u ocasin del desarrollo

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16. Cumplir con los procedimientos que deban seguirse para realizar los trabajos
contratados y todos los equipos que utilicen bien sean propios o alquilados deben
cumplir las especificaciones tcnicas y certificaciones en su totalidad los cuales
sern revisados por el Proponente a efecto que no constituyan ninguna clase de
riesgo para sus trabajadores ni para el personal de Compensar o para sus usuarios.
17. Demarcar y sealizar las reas que requieran restriccin de paso o la observancia
de conductas preventivas por parte de los transentes.
18. Tomar las precauciones establecidas por el Reglamento Tcnico de Instalaciones
Elctricas RETIE, aprobado por Resolucin 18 0466 de 2007, del Ministerio de Minas y
Energa, en cuanto a proximidad y prevencin, de acuerdo con el trabajo que se
realice (montaje, instalacin, desmontaje) y con el nivel tcnico del personal que
intervenga. En caso que se deba suspender el suministro de energa, el Proponente
deber tramitar su corte ante el personal tcnico especializado de COMPENSAR a
con la antelacin suficiente y utilizar un sistema de bloqueo y etiquetado.
19. Responder sin exclusividad alguna en la eleccin de sistemas de acceso para
trabajo en alturas, tales como: andamios, escaleras, plataformas, brazos articulados.
Asimismo,
lneas de vida, equipos de proteccin personal, cumpliendo
estrictamente con la Resolucin 3673 de 2008 del Ministerio de la Proteccin Social
20. Compensar, en cualquier momento podr exigir al proponente la presentacin de
la documentacin que de acuerdo con el tamao de la empresa y su actividad
econmica deba poseer, tales como:
a. Programa de salud ocupacional.
b. Panorama de factores de riesgos.
c. Cronograma de actividades.
d. Registro actualizado del Comit Paritario de Salud Ocupacional y/o Viga.
e. Sistema de permisos de trabajo, para labores ocasionales e instructivos de
operacin segura para trabajos rutinarios que ejecuten.
f. Certificado actualizado de pagos a las instituciones de Seguridad social.
g. Plan de manejo ambiental.
La carencia de cualquiera de estos documentos, ser causal de suspensin del
trabajo o retiro del personal que no pueda comprobar su capacitacin y/o
afiliacin actualizada a la seguridad social, hasta tanto no se presente la
documentacin solicitada, sin perjuicio de las acciones legales que pueda
interponer Compensar por incumplimiento del contrato.
18. Captulo Financiero (Costos de la Propuesta)
COMPENSAR solicita la propuesta a precios fijos netos, es decir, despus de descuentos,
incluidos todos los equipos, elementos y servicios solicitados en este documento, en
moneda colombiana, en todo caso este valor debe especificar el valor de IVA
discriminado y dems impuestos a que haya lugar, costos de transporte y todos aquellos
valores directos e indirectos que se vean involucrados en el proceso.
El Proponente deber entregar los valores de la oferta segn formato (Ver anexo 1. Formato
presentacin oferta econmica. ) En Excel, se solicita cotizar en el mismo orden y en hoja
adicional aclarar especificaciones.
Para el tema de reinstalacin, se requiere ver los elementos existentes en las bodegas.
Contacto Elvis Caballero. Cel. 300.821.91.65

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En el evento en el que el Proponente no discrimine el IVA y los servicios o elementos

ofrecidos causen dicho impuesto, COMPENSAR los considerar incluidos en el valor total de
su oferta.
Los valores presentados en pesos, se cotizarn en nmeros enteros sin incluir decimales. En
este caso COMPENSAR se reserva el derecho, de ajustar al peso por exceso o por defecto.
19. Condiciones del Contrato
El proponente seleccionado deber suscribir perfeccionar y legalizar el contrato dentro de
los cinco (5) das hbiles siguientes al recibo de la comunicacin en tal sentido.
Si el seleccionado no suscribe, perfecciona y legaliza el contrato dentro del plazo previsto
anteriormente, sin causa justificada a juicio de COMPENSAR, podr hacer efectiva la
garanta de seriedad de la oferta.
En caso de ser aceptada la oferta y celebrarse contrato, ste contendr entre otras las
siguientes clusulas, las cuales no son un proyecto de minuta de contrato sino la referencia
de algunos puntos que sern tenidos en cuenta para su elaboracin:

Duracin. La duracin del contrato ser mnimo de cuatro (4) meses, podr extenderse
conforme el resultado del presente proceso de seleccin y de las negociaciones que
se adelante en el marco del mismo.

Valor. El valor del contrato ser el que resulte de los procesos de negociacin que se
adelanten en el marco del proceso de seleccin.

Forma de Pago. COMPENSAR pagar el contrato en forma mensual con pago a sesenta
(60) das previa la presentacin de la factura correspondiente. Sin embargo podrn
establecerse formas de pago diferentes como resultado de los procesos de
negociacin que se adelanten en el marco del proceso de seleccin

Garantas. El proponente seleccionado podr constituir en la compaa Liberty Seguros,

a favor de Compensar, garantas por los siguientes conceptos, valores y plazos:
a. Pliza de manejo y buena inversin del anticipo en un cien por ciento (100%) del
valor del mismo y vigencia igual a la del plazo del contrato y cuatro (4) meses
ms. (En caso de que se pacte)
b. Pliza de cumplimiento en un veinte por ciento (20%) del valor total del contrato
y vigencia igual a la del mismo y cuatro (4) meses ms.
c. Pliza de calidad en un veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y
vigencia igual a la del mismo y cuatro (4) meses ms.
d. Pliza de responsabilidad civil extracontractual del veinte por ciento (20%) del
valor total del contrato y vigencia igual a la del mismo y cuatro (4) meses ms.
e. Pliza de pago de salarios y prestaciones sociales en un quince por ciento (15%)
del valor total del contrato y vigencia igual a la del mismo y tres (3) aos ms.
Estas garantas debern constituirse antes de los cinco (5) das hbiles siguientes a
la fecha de la firma del contrato y requerir aprobacin por parte COMPENSAR.

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EL PROPONENTE deber reponer las garantas cuando el valor de las mismas se vea
afectado por razn de siniestros. De igual manera, en el evento en que se aumente
el precio del contrato o se prorrogue su vigencia, debern ampliarse o prorrogarse
las correspondientes garantas.

Multas y Sanciones. El contrato contendr las multas y sanciones de apremio que se

definan en el proceso de negociacin teniendo en cuenta los requerimientos del
Capitulo Tcnico y que correspondan a la gestin a cargo del contratista.

Tambin se incluir una clausula penal pecuniaria en caso de incumplimiento del

contrato adems de la obligacin del pago de daos y perjuicios que se causen.

Condicin de Modificacin. Teniendo en cuenta que COMPENSAR es una Caja de

Compensacin Familiar sometida a control y vigilancia del Estado, en el evento en que
ste modifique las leyes y decretos reglamentarios que rigen el funcionamiento de las
Cajas o la Superintendencia del Subsidio Familiar dicte normas que las afecten o
adopten decisiones que incidan en la ejecucin del presente contrato, El Proponente
se obliga a sujetarse a las nuevas disposiciones y requisitos que se establezcan,
incluyendo la rescisin o terminacin del contrato, si a ello hubiere lugar.

Conflicto de Intereses. Las partes declaran no estar comprometidas en conflicto de

intereses, de conformidad con lo previsto en el artculo 23 de la Ley 789 de 2002.

Inhabilidades e Incompatibilidades. Las partes manifiestan que no se encuentran

incursas en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades para suscribir el presente
contrato.

No podrn presentar ofertas ni suscribir el correspondiente contrato las personas que se

encuentren incursas en cualquiera de las causales de inhabilidad sealadas en la
Constitucin Poltica, en la Ley, en lo relativo a las contempladas en el estatuto de
Compensar y en las normas aplicables, particularmente en el Decreto 2463 de 1.981. Los
proponentes debern manifestar expresamente y bajo juramento que no se hallan
incursos en ellas, el cual se entender prestado con la firma de la oferta y la
presentacin junto con la propuesta de una carta haciendo referencia a este punto.
Cuando se compruebe que el proponente no inform la existencia de hechos
constitutivos de inhabilidad o incompatibilidad, COMPENSAR desestimar la propuesta.

Solucin de Controversias. Las partes acuerdan que en caso de suscitarse diferencias

en relacin con la ejecucin o interpretacin del presente contrato, las mismas
convienen en prever todos los medios para resolver amistosamente, sin litigios, cualquier
controversia. En caso de no llegar a un acuerdo, las partes convienen utilizar los
mecanismos de arreglo directo como la transaccin y la conciliacin, de no llegar a un
acuerdo las partes, transcurridos treinta (30) das hbiles, acudirn ante un rbitro
designado por la Cmara de Comercio de Bogot, el cual fallar en derecho, de
conformidad con la normatividad aplicable a la materia.

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Confidencialidad. El contrato ser desarrollado por el proveedor bajo parmetros de

confidencialidad absoluta. En consecuencia, ninguna informacin relacionada con
COMPENSAR con sus actividades, obtenida en forma directa o indirecta, ser divulgada
o discutida con personas distintas de las indispensables para que el proveedor cumpla
con el objeto del presente contrato. Las obligaciones de confidencialidad establecidas
en este contrato sobrevivirn a la terminacin del mismo.
Las partes se abstendrn de divulgar cualquier informacin de carcter confidencial
que conozcan o intercambien con ocasin del presente contrato, calificada como
secreto empresarial, de conformidad con los artculos 260 y subsiguientes de acuerdo
de Cartagena, Decisin 486 de 2000, el artculo 308 del Cdigo Penal y dems normas
que regulan la materia.
Por lo tanto, tomarn todas las medidas necesarias para que la informacin no llegue
a terceros bajo ninguna circunstancia y se obligan a no utilizarla para algn objeto
diferente al de adelantar las tareas que se deriven directamente del cumplimiento del
presente contrato. Cada parte deber asegurarse que la informacin protegida no sea
revelada o distribuida por sus empleados o agentes, contraviniendo las disposiciones de
este contrato.

Supervisin. Desde el momento de la adjudicacin de la presente invitacin y hasta que

se liquide el contrato, COMPENSAR ejercer la supervisin, control y vigilancia de la
ejecucin de las obligaciones a cargo del proponente adjudicatario contenidas en el
contrato que se suscriba, a travs del interventor delegado para tal efecto.

En cualquier caso COMPENSAR se reserva el derecho de contratar una supervisin

interventor externo si as lo considera pertinente.

Cesin. COMPENSAR puede ceder el contrato completa o parcialmente, EL

PROPONENTE se obliga a no ceder el contrato, sin la autorizacin previa y escrita de
COMPENSAR.

Exclusin de Relacin Laboral. Las partes dejan expresa constancia que por este
contrato no se constituye vnculo laboral alguno entre COMPENSAR y los trabajadores
que EL PROPONENTE ocupe para el cumplimiento del objeto contractual. EL
PROPONENTE dispone de autonoma y libertad tcnica, administrativa y directiva para
la ejecucin del contrato y ser el nico responsable por la vinculacin del personal, la
cual realizar en su propio nombre, por su cuenta y riesgo, sin que COMPENSAR,
adquiera responsabilidad alguna por tales actos o contratos.

El PROVEEDOR responder por todos los daos y perjuicios que cause a COMPENSAR
y/o terceros, como resultado directo de la violacin o negligencia en el cumplimiento
de sus obligaciones, legales, contractuales y o reglamentarias, respecto del suministro
contratado.

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En la ejecucin del contrato, el PROVEEDOR obra por su propia cuenta, con plena
autonoma directiva, administrativa y tcnica. En ningn caso El PROVEEDOR invocar
judicialmente, la existencia de solidaridad con COMPENSAR.

En el evento en que COMPENSAR sea requerido judicialmente con el fin de exigir

indemnizacin de perjuicios en razn o con ocasin de la ejecucin de este contrato,
COMPENSAR llamar en garanta al PROVEEDOR y repetir contra ste, quien
compensar el total de los perjuicios que COMPENSAR sea obligada a pagar
judicialmente por daos imputables al PROVEEDOR.

El PROVEEDOR mantendr indemne a COMPENSAR de toda demanda, reclamacin o

acciones legales en su contra y que sean responsabilidad del PROVEEDOR, conforme a
lo pactado en este contrato.

Domicilio. Para todos los efectos, las partes acuerdan la ciudad de Bogot D.C. como
domicilio contractual.

20. Invalidez de Informacin Previa

La informacin contenida en este documento sustituye totalmente aqulla que pudiere
haberse suministrado por fuera de esta invitacin.
21. Anexos
Anexo 1 Formato -Presentacin Oferta econmica.
Anexo 2 Formato -Informacion de Experiencia
Anexo 3 Formato - Informacion Financiera

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