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CONTROL EFECTIVO
El control efectivo lo podemos definir como todas aquellas medidas
administrativas que permiten consistencia permanente en el tratamiento
de todas y cada una de las operaciones que genera el efectivo en caja y
bancos, con el fin de informar la exactitud de sus resultados.
Estas medidas, que constituyen en el Control del Activo Circulante
Disponible, deben armonizar en su complejidad de acuerdo al carcter,
volumen operativo e importancia de la empresa.
Este tipo de control tambin se conoce con el nombre de Control Interno,
ya que es realizado por orden de la empresa. El propsito u objetivo
fundamental del control interno es:
La reduccin de errores.
La reduccin de riesgo de prdida y la obtencin de fluidez en su
manejo.
Exactitud y veracidad de resultados.
Exactitud en la informacin financiera.
Exactitud en los pronsticos financieros.
Evitar fraudes.
Fomentar el acatamiento de las normas de la empresa.

Las medidas de control interno se fundamentan en este principio:

La confrontacin interna de los informes operaciones del efectivo esta
confrontacin se logra con la aplicacin de las siguientes reglas:
Una correcta divisin del trabajo.
Asignacin clara de responsabilidades.
Una delegacin de autoridad por rea.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL: son las actividades establecidas por la

empresa, a fin de proveer y resguardar sus intereses.
Estos procedimientos son aplicables a:
Al efectivo en caja principal
Al fondo fijo
A los depsitos en instituciones financieras

CONTROL APLICABLE AL EFECTIVO EN LA CAJA PRINCIPAL

Con carcter general, podemos sealar que los controles aplicables a la caja
principal se pueden fraccionar entre tres grupos:
a) Control aplicable a los ingresos.
b) Control aplicable a los egresos.
c) Control de saldos.

a) EL CONTROL DE INGRESOS: es la confrontacin de informe diario

de caja en el rea de ingresos con los informes presentados por
los departamentos de la empresa que dieron origen a esos
ingresos.
Podemos citar un ejemplo:
Ingresos por cobros de facturas pendientes.

Informes de cobranzas
Informe de cobradores

Ingresos por cobro de facturas de contado.

Informes de venta
Informes de vendedores
Informes de almacn de

mercancas.

b) EL CONTROL DE EGRESOS: son las medidas tomadas para

garantizar que todos los ingresos de caja han sido depositados en
las cuentas abiertas de la empresa con las instituciones
financieras.
Se instrumenta esta medida, a travs de una medida permanente
verificacin del informe de caja con sus correspondientes
depsitos. Verificacin permanente de la autenticidad de los
comprobantes de depsitos en cuanto a la fecha, monto, detalle
de su contenido efectivo y relacin de cheques, entre otros.

c) EL CONTROL DE SALDOS DEL INFORME DE CAJA: son peridicas

constataciones de su veracidad con la existencia fsica del dinero
en poder del cajero; a este acto se le llama Arqueo de Caja

LOS CONTROLES APLICADOS AL FONDO FIJO

Se fundamentan en la vigilancia permanente de las normas
establecidas por la empresa en la creacin del Fondo Fijo. Este control
se hace sentir cada vez que se prepara una Reposicin de Fondos, en
los frecuentes Arqueos de Caja que se practican.
Las exigencias mnimas de las medidas de control, se fundamentan
en:

Pago mnimo.
Naturaleza del pago.
Aprobacin del pago.

EL CONTROL
FINANCIERAS.

APLICADO

LOS

DEPOSITOS

EN

INSTITUCIONES

Debido a la naturaleza de los depsitos a la vista, podemos clasificar las

medidas de control en cuatro grandes grupos:

Control
Control
Control
Control

de
de
de
de

Ingresos o Depsitos.
Cheques y/o autorizaciones.
notas de Dbito y de Crdito.
saldos.

EL CONTROL DE INGRESOS O DEPOSITOS: se realiza a travs de la

confrontacin de cifras con el informe de Caja egresos, con su
correspondiente planilla de depsitos y los registros del mismo.

ELEMENTOS QUE UTILIZA EL PROCEDIMIENTO DE PAGO POR CHEQUES

PARA SU CONTROL
Al adoptar el procedimiento de pago por cheques, se hace necesaria la
inclusin de una serie de elementos como sera:
a) Un Diario Auxiliar de entradas de caja.
b) Un Diario Auxiliar de salida de cajas.
c) La creacin de un Fondo Fijo de Caja o Caja Chica, para hacer
los pagos interiores en efectivo.

Este control se fundamenta en la independa, autonoma y

responsabilidad de los diferentes funcionarios que intervienen, desde la
solicitud de su emisin hasta la entrega al beneficiario.
Recuerde que el control es cotejar cifras de diferentes orgenes y el
mismo poder probatorio.
Las firmas que formalicen y den valor al cheque ante terceros, deben ser
como mnimo dos, y en forma mancomunadas, de funcionarios
altamente calificados y responsables en la estructura organizativa de la
empresa.

EL CONTROL DE LAS NOTAS DE DEBITO Y NOTAS DE CREDITO.

Las notas de dbito y de crdito son documentos emitidos por las
instituciones financieras a fin de informar las disminuciones o aumentos
de fondos, informacin sta de la que tiene conocimiento la empresa al
momento de recibirlas. Para tener un control efectivo de ellas, debe
existir fluidez en las comunicaciones entre la institucin financiera y la
empresa, y una revisin oportuna de estos documentos.

Sealemos algunos ejemplos:

El banco abona directamente los intereses producidos por

inversiones de la empresa a plazo fijo, y en este momento se
emite una Nota de Crdito.
Mediante autorizacin permanente de la empresa, el banco
cancela una asignacin fija a un funcionario jubilado y en este
momento se emite una Nota de Dbito.

Es conveniente advertir que en muchas de estas Notas de Dbito y

Crdito, que se hacen con periodicidad y sin alternaciones, el registro
contable es automtico en la empresa y en la institucin financiera, y el
documento emitido slo sirve para confrontar la exactitud de ambos
registros.

EL CONTROL DE SALDOS.
Es el control absoluto y general, de todas las operaciones registradas por
la empresa y por los institutos financieros, bancarios y/o de crdito.
Estos ltimos emiten una relacin de sus registros, que se denomina
Estado de Cuenta y que responde a todos los documentos de ingresos
registrados por la empresa. Su confrontacin se llama Conciliacin.

EVACIN DEL CONTROL

Los innumerables casos de evasin de control hacen que la direccin de
la empresa, en todos sus niveles, mantenga y aplique un celo minucioso
en el manejo de efectivo.

Implementacin de procedimientos de controles adecuados.

Seleccin de personal idneo.
Cruzando y cotejando informacin sobre la alimentacin del
efectivo.
Mantenimiento y adecuado el control de su existencia fsica.

Los casos de evasin del control de acuerdo a sus causas los podemos
clasificar en:

Negligencia involuntaria del responsable del manejo del efectivo,

por falta de control interno.
Negligencia voluntaria del responsable del manejo del efectivo,
fundamentndose en la falta de control interno.
Negligencia voluntaria del responsable del manejo del efectivo,
usando procedimientos fraudulentos que distorsionan el control
interno aplicado.

SALDO FALSEADO DEL EFECTIVO.

Es el procedimiento irregular de alterar los Saldos del Balance de
Situacin, a travs de una planificacin intencional de acumular, para

una fecha dada ingresos y/o egresos, al utilizar una presentacin

demorada del Informe de Caja.
Esta irregularidad de logra de la siguiente manera:
El responsable de la caja principal, para la fecha del cierre del ejercicio
econmico, paraliza la rendicin del informe diario, y su correspondiente
registro, de esta forma puede acumular, parcial o totalmente los
ingresos de los das subsiguientes.
De esta forma, el balance de situacin presenta saldos inecsactos, al
incrementar irracionalmente el saldo de la empresa y alterar en la
misma proporcin cuentas reales y/o cuentas de resultados de cualquier
manera es una actitud administrativa para falsear los estados
financieros, y hacer una presentacin fraudulenta para quienes
planifican acciones sobre los mismos:
Si los ingresos tomados de los das subsiguientes provienen de cuentas
por cobrar, el objetivo planificativo irregularmente, se dirige a disminuir
el costo de venta, incrementar la utilidad o disminuir la perdida en
contra de una irrazonable presentacin de cuentas, caja y almacn o
inventario
LA CENTRIFUGA DE FONDOS.
Es una accin fraudulenta amparada por la mora en la presentacin del
informe diario de la caja consiste en tomar los fondos ingresados en los
das subsiguientes, para cubrir la sustraccin del efectivo del da
relacionado
EL SOBRE GIRO.
Es la utilizacin de los fondos efectivos disponible de la empresa en
acceso o su capacidad. Su presencia se observa en la disponibilidad
bancaria, en esta ltima presentacin dos tipos de sobre giro.

El giro planificado, es la emisin descontrolada de cheques y el

control de su entrega al beneficiario. Esta situacin obedece a
razones de emergencia, a falta de control contable de saldos como
o a cambiar la razonabilidad en la presentacin de los estados
financieros. Cualquier situacin mencionada es la menos
conveniente para la empresa, en virtud de que la planificacin de
pagos es el pronstico ms efectivo para evitar la carencia del
control o la desviacin del mismo en un momento determinado.
El sobre giro autorizado: es la autorizacin concebida por el banco
para sobre girar transitorialmente a la cuenta. Es prcticamente
una operacin de crdito que responde en su lmite al fijado por el

mximo por el banco o como variable por la empresa en su uso

esta una operacin normal o en el mundo financiero.

LA NATURALEZA DEL SOBRE GIRO

Conocemos que la naturaleza del efectivo en caja y banco y
especialmente el saldo bancario es un activo circulante disponible. Su
saldo es deudor.
Como el sobre giro es una situacin transitoria y emergente para la
empresa transformada automticamente el saldo, por haber dispuesto
de una mayor suma de efectivo, al que la empresa posee.
Saldo al 22/05/2015
28/06/15

deposito 300,00

28/06/15

cheque 1,200.00

700,00
1,000.00
200.00

En este saldo se puede observar el mencionado cambio de positivo a

negativo, sealando con ( ), al emitir el cheque xxxxxx por Bs 1,200.00
cuando nuestra disponibilidad era de Bs 1,000.00
El monto de Bs 200.00 negativo o acreedor, es prcticamente una deuda
de la empresa al banco, y por esta caracterstica contablemente se le
da el mismo tratamiento.

TRANFERENCIA DE FONDO.
Es el traslado de efectivo disponible en la cuenta corriente de un banco
a otra cuenta del mismo banco o a otro banco. Bien sea a travs de
cheque u rdenes permanentes y/o circunstanciales, en este ltimo
caso, es el soporte de transaccin lo constituyen las notas de dbito y
crdito que se reciben posteriormente