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Captulo 1
Prtico Gerenciamento de Portflio: usando o TFS para dar suporte a listas de pendncias em vrias equipes

Captulo 1
Prtico Gerenciamento de Portflio: usando o TFS para dar suporte a
listas de pendncias em vrias equipes
Visual Studio 2013
No Team Foundation Server TFS 2012, voc gerenciava o trabalho da sua equipe em uma lista de pendncias. No Team Foundation Server 2013, seu trabalho pode ser gerenciado em uma
lista de pendncias de portflio que fornece uma viso de equipe de gerenciamento do trabalho em vrias equipes do Agile. Uma equipe de gerenciamento define as metas de alto nvel e
rastreia o trabalho nas diversas equipes do Agile. As equipes do Agile so as que esto fazendo o trabalho, dividindo itens em tarefas, fazendo correo de bugs e contribuindo para a ideia
geral. Todas as equipes tero suas prprias listas de pendncias e placas, alm de uma exibio do acmulo das experincias de cliente com suporte no trabalho deles. Quando tiver
terminado, ser capaz de gerenciar seu portflio de projetos pelo agrupamento de trabalho de acordo com os nveis de lista de pendncias e ver como est sendo realizado atravs de vrias
equipes.
Cada equipe trabalha em sua prpria lista de pendncias, enquanto a hierarquia dos tipos de itens de trabalho da lista de pendncias permite aos gerentes visualizar um acmulo do
progresso em um nvel mais alto. Neste whitepaper, vamos conduzilo pela configurao deste tipo de estrutura seguindo o exemplo hipottico da equipe de gerenciamento de proteo de
telefone e as equipes do Agile trabalhando em reas especficas do projeto em geral.

A equipe de gerenciamento de Proteo de Telefone define o trabalho como iniciativas de alto nvel e divideo em recursos importantes para seus clientes. Nesse ponto, o trabalho atribudo
s equipes do Agile, as quais posteriormente dividem e definem o trabalho a ser realizado. No decorrer do projeto, a equipe de gesto faz uma pesquisa detalhada para ver o progresso em

qualquer nvel de detalhe que eles preferirem. Por exemplo, eles podem visualizar os itens da lista de pendncias associada a cada item de recurso em um projeto Scrum.
Nessa captura de tela, voc pode ver a exibio da equipe de gerenciamento de suas listas de pendncias de recursos com os itens da lista de pendncias do produto que suportam esses
itens tambm mostrados. A equipe de gerenciamento no proprietria dos itens da lista de pendncias do produto; eles so atribudos a uma das equipes da Agile. No entanto, por serem
filhos desses itens, o filtro exibeos. Dessa maneira, a equipe de gerenciamento pode rastrear o progresso.

O grfico informativo mostra o nvel conceitual das informaes exibidas na captura de tela acima.

Cada equipe Agile, como a Equipe de Clientes, possui sua prpria home page, lista de pendncias, quadro Kanban e quadro de tarefas. Essas pginas mostram somente as informaes
relevantes para a equipe.
Nessa captura de tela, possvel ver a exibio da equipe da Agile da sua lista de pendncias de sprint, mostrando os itens da lista de pendncias do produto que esto trabalhando nesse
sprint e as tarefas associadas criadas por eles para dividir e rastrear o trabalho. Eles no podem ver os recursos ou iniciativas que esto trabalhando para suportar essa exibio. Como antes, o
grfico informativo mostra o nvel conceitual das informaes exibidas nessa captura de tela.

Configurar equipes e nveis de lista de pendncias


Ao criar um projeto de equipe no TFS, uma equipe padro criada automaticamente para esse projeto. Configurando equipes adicionais para as equipes do Agile para usar para gerenciar
seu trabalho quotidiano e redefinindo a equipe padro na equipe que a equipe de gerenciamento usar para gerenciar o trabalho ao seu nvel, as equipes da Agile podem gerenciar sua
prpria carga de trabalho e prioridades. A exibio da equipe de gerenciamento mostrar o progresso de todo o trabalho atravs das equipes da Agile. necessria pouca configurao
para configurar as equipes e comear.
Alm de usar as equipes da Agile para o progresso acumulado, possvel usar os nveis da lista de pendncias para criar uma exibio hierrquica do trabalho. No TFS 2013, h acesso
imediato a dois nveis da lista de pendncias. Mas se for necessrio adicionar outro nvel para suportar o gerenciamento do portflio, possvel tambm. Isso exige um pouco mais de
configuraes do que criar equipes do Agile, mas ainda muito simples. Vamos passar tanto pela configurao de equipes do Agile quanto pela criao de um nvel adicional de lista de
pendncias.
Inicialmente, vamos criar a estrutura da equipe de gerenciamento e do Agile, como visto na organizao de exemplo.

Criar equipes do Agile e configurar a equipe de gerenciamento


1. Na home page da equipe padro, use o cone de engrenagem para abrir a pgina de administrao e selecionar Nova equipe para criar uma equipe do Agile.

2. Fornea um nome equipe e certifiquese de que Criar um caminho de rea com o nome da equipe est selecionado.

Esta ser uma subrea do caminho de rea para a equipe de gerenciamento mas, o mais importante, ela fornece a separao do trabalho em equipes do Agile e muito do
acmulo automatizado de progresso para a equipe de gerenciamento.
3. Configure os sprints da equipe do Agile.

4. Adicione membros nova equipe do Agile e remova membros desnecessrios da equipe de gerenciamento.
Como a melhor prtica, a associao na equipe de gerenciamento deve ser limitada aos gerentes e aos membros da equipe que possuem iniciativas e recursos. Os membros da
equipe do Agile ainda sero capazes de visualizar a home page e a lista de pendncias da equipe de gerenciamento, assim como a equipe de gerenciamento ser capaz de
visualizar as home pages e as listas de pendncias das equipes do Agile.
5. Mude as reas da equipe de gerenciamento para que as subreas no estejam includas.

Crie quantas equipes do Agile que forem necessrias. Quando os itens de trabalho forem atribudos a uma equipe do Agile, cada uma dessas equipes ver esses itens em sua lista de
pendncias e ir gerencilos em seu bloco Kanban e/ou no painel de tarefas, exatamente como antes.
Uma lista de pendncias da equipe do Agile mostrando os itens e as tarefas da lista de pendncias

A equipe de gerenciamento ver todos os itens de trabalho atribudos a todas as equipes do Agile nas visualizaes da lista de pendncias, do bloco Kanban e do painel de tarefas,
fornecendo uma visualizao controlada do trabalho em progresso, como tambm o trabalho que ainda ser iniciado.
Uma lista de pendncias da equipe de gerenciamento mostrando os recursos e os itens da lista de pendncias da equipe do Agile

Agora que j possui sua estrutura de equipe configurada, vamos em frente adicionar outro nvel de lista de pendncias.

Adicione outro nvel de lista de pendncias

Adicionar um outro nvel de lista de pendncias demora um pouco, mas muito fcil de fazer. Vamos percorrer o processo. necessrio ser um membro do grupo administrador do
projeto da equipe para realizar estas etapas. Primeiro necessrio exportar um tipo de item de trabalho existente e editlo para criar o novo tipo de item de trabalho, que chamamos de
Initiatives. Em seguida, necessrio adicionar uma categoria para as iniciativas. Por ltimo, necessrio adicionar iniciativas lista de pendncias do portflio.
Se estiver mais interessado em como as coisas funcionam aps adicionar o nvel de lista de pendncias do Initiative, clique aqui para avanar.

Criar o tipo de item de trabalho Initiative


A maneira mais fcil de criar um tipo de item de trabalho copiar um existente, renomelo e, em seguida, editlo. No procedimento a seguir, necessrio exportar o tipo do item de
trabalho Feature e uslo como base para o tipo de item de trabalho de iniciativa. Em todos os exemplos, o nome do projeto Proteo de Telefone e o nome do servidor Fabrikam.
O nome de coleo do projeto da equipe o nome padro, DefaultCollection.
1. Abra a janela de prompt de comando no modo de administrador e mude os diretrios para onde o Visual Studio ou Team Explorer estiver instalado.

cd%programfiles%\MicrosoftVisualStudio12.0\Common7\IDE
Em edies de 64 bits do Windows, use %programfilesx86%.
2. Use a ferramenta witadmin para baixar a definio do tipo de item de trabalho Feature e salvea como Initiative.xml.

witadminexportwitd/collection:"http://fabrikam:8080/tfs/DefaultCollection"/p:"PhoneSaver"/n:Feature/f:%userprofile%\documents\Initiative.xml

3. Abra o arquivo Initiative.xml, substitua <WORKITEMTYPE name="Feature"> por <WORKITEMTYPE name="Initiative"> e atualize a descrio.

<witd:WITDapplication="Workitemtypeeditor"version="1.0"xmlns:witd="http://schemas.microsoft.com/VisualStudio/2008/workitemtracking/typedef">
<WORKITEMTYPEname="Initiative">
<DESCRIPTION>Tracksaninitiativethatwillbereleasedwiththeproduct.</DESCRIPTION>

4. Edite o elemento Guia identificado como Implementation. Substitua <Filter WorkItemType="Product Backlog Item" /> por <Filter WorkItemType="Feature" />. Isso
mostrar os recursos como itens de trabalho filho de iniciativas.

<TabLabel="Implementation">
<ControlType="LinksControl"Name="Hierarchy"Label=""LabelPosition="Top">
<LinksControlOptions>
<LinkColumns>
<LinkColumnRefName="System.Id"/>
<LinkColumnRefName="System.Title"/>
<LinkColumnRefName="System.AssignedTo"/>
<LinkColumnRefName="System.State"/>
</LinkColumns>
<WorkItemLinkFiltersFilterType="include">
<FilterLinkType="System.LinkTypes.Hierarchy"FilterOn="forwardname"/>
</WorkItemLinkFilters>
<ExternalLinkFiltersFilterType="excludeAll"/>
<WorkItemTypeFiltersFilterType="include">
<FilterWorkItemType="Feature"/>
</WorkItemTypeFilters>
</LinksControlOptions>
</Control>
</Tab>
5. Importe o arquivo.

witadminimportwitd/collection:"http://fabrikam:8080/tfs/DefaultCollection"/p:"PhoneSaver"/f:%userprofile%\documents\Initiative.xml

Crie a categoria Initiative


Agora que possui um tipo de item de trabalho Initiative, desejar adicionar uma categoria para iniciativas para o ajuste das categorias visveis no projeto da equipe.
1. Exporte a definio de categorias para um arquivo xml.

witadminexportcategories/collection:"http://fabrikam:8080/tfs/DefaultCollection"/p:"PhoneSaver"/f:%userprofile%\documents\categories.xml

2. Abra o arquivo e adicione a categoria Initiative. Aqui h um exemplo, onde a categoria Initiative usa o nome da empresa para identificla como uma personalizao:

<CATEGORYrefname="Fabrikam.InitiativeCategory"name="InitiativeCategory">
<DEFAULTWORKITEMTYPEname="Initiative"/>
3. Exatamente como fez anteriormente, importe o arquivo.

witadminimportcategories/collection:"http://fabrikam:8080/tfs/DefaultCollection"/p:"PhoneSaver"/f:%userprofile%\documents\categories.xml

Adicione a categoria Initiative hierarquia do portflio


Agora tudo que resta fazer adicionar suas iniciativas hierarquia dos itens de trabalho que compem a lista de pendncias do portflio.
1. Exporte a definio da configurao do processo para um arquivo xml.

witadminexportprocessconfig/collection:"http://fabrikam:8080/tfs/DefaultCollection"/p:"PhoneSaver"/f:%userprofile%\documents\MyProcessConfigu

2. Abra o arquivo e adicione uma seo PortfolioBacklog em Initiatives dentro da seo PortfolioBacklogs. Ao mesmo tempo, modifique o elemento PortfolioBacklog para
FeatureCategory para que as Initiatives sejam itens de trabalho pai do Features.

<PortfolioBacklogs>
<PortfolioBacklogcategory="Fabrikam.InitiativeCategory"pluralName="Initiatives"singularName="Initiative">
<AddPanel>
<Fields>
<Fieldrefname="System.Title"/>
</Fields>
</AddPanel>
<Columns>
<Columnwidth="100"refname="System.WorkItemType"/>
<Columnwidth="400"refname="System.Title"/>
<Columnwidth="100"refname="System.State"/>
<Columnwidth="50"refname="Microsoft.VSTS.Common.BusinessValue"/>

<Columnwidth="100"refname="Microsoft.VSTS.Scheduling.TargetDate"/>
<Columnwidth="200"refname="System.Tags"/>
</Columns>
<States>
<Statetype="Proposed"value="New"/>
<Statetype="InProgress"value="InProgress"/>
<Statetype="Complete"value="Done"/>
</States>
</PortfolioBacklog>
<PortfolioBacklogcategory="Microsoft.FeatureCategory"parent="Fabrikam.InitiativeCategory"pluralName="Features"singularName="Feature">

3. Adicione a cor a ser usada para Initiative na seo WorkItemColors.

<WorkItemColorprimary="FFFF6600"secondary="FFFEB380"name="Initiative"/>
Isso atribui uma cor laranja clara como cor primria para usar na exibio da lista e uma cor laranja mais plida para usar no painel de tarefas e no bloco Kanban.
4. Importe o arquivo.

witadminimportprocessconfig/collection:"http://fabrikam:8080/tfs/DefaultCollection"/p:"PhoneSaver"/f:%userprofile%\documents\MyProcessConfigu

Concludo! Voc adicionou um terceiro nvel de lista de pendncias chamada Initiatives.

Defina as Initiatives
Agora que definiu as Initiatives, hora de criar alguns itens. Membros da equipe de gerenciamento pode adicionar rapidamente uma diretamente a partir da exibio da lista de pendncias
Initiatives. a mesma experincia que adicionar itens da lista de pendncias a qualquer lista de pendncias.

Tambm possvel criar novos recursos diretamente a partir do item de trabalho Initiatives criando um novo item de trabalho a partir das guias Implementao ou Links. Isso tem a
vantagem de criar a relao paifilho ao mesmo tempo que criar o recurso.

Tambm possvel adicionar uma iniciativa como um pai de um item de trabalho de recursos existente, caso j possuir algum. Isso tem a vantagem de associar automaticamente esse
recurso com a iniciativa qual ele oferece suporte. E a partir do recurso, possvel criar itens da lista de pendncias e atribulas s equipes individuais do Agile.

Mapeie diversos itens se possuir uma lista de pendncias existente


Caso j possua uma lista de pendncias existente, poder criar as relaes paifilho entre estes itens a fim de oferecer suporte ao relatrio automtico de progresso. Poder mapear itens da
lista de pendncias para os recursos e mapear os recursos para iniciativas. Felizmente, o painel de mapeamento torna isso fcil. Primeiro, ligue o painel de mapeamento.

Agora coloque itens da lista de pendncias no recurso do painel de mapeamento que desejar para associar como um pai.

Repita esse processo em cada nvel da lista de pendncias at ter criado a hierarquia que desejar.
Voc pode tambm editar itens de trabalho em massa e gerenciar sua hierarquia no Microsoft Excel.

Visualizar progresso
Agora que associou seus itens de trabalho aos links paifilho apropriados, hora de ver como que a exibio do progresso aplicada atravs dos vrios nveis.

Exibio do gerenciamento do progresso


No gerenciamento, a lista de pendncias Initiatives da equipe Proteo de Telefone mostra os itens de trabalho de iniciativa para todas as equipes no projeto Proteo de Telefone.

possvel alternar a exibio para mostrar os recursos associados...

...ou fazer uma pesquisa detalhada, at o item da lista de pendncias ou o nvel da tarefa.

Dica: Adicione a coluna Caminho da rea para ver qual equipe est trabalhando em qual item.
Tambm, possvel visualizar o progresso no bloco Kanban. A equipe de gerenciamento pode ver quais iniciativas e recursos esto em progresso.

Exibio da equipe do progresso

Para as equipes individuais do Agile, a exibio muito diferente. Como um membro de uma dessas equipes, se voc navegar para as listas de pendncias Initiatives ou Features, no
ver nada l. Isso porque as equipes do Agile no criam ou trabalham diretamente com os itens nesse nvel. As equipes do Agile nunca vero a lista completa de iniciativas ou recursos.
No entanto, se a equipe desejar saber quais iniciativas e recursos eles esto suportando, possvel ativar essas exibies de listas de pendncias de itens da lista de pendncias e ver
quais caractersticas e iniciativas tm suporte nos itens em que a equipe est trabalhando.

Para qualquer outra coisa, isso so negcios como de costume para as equipes individuais. Eles podem usar o bloco Kanban, o painel de tarefas e outros recursos, como sempre fizeram,
mas agora seu progresso visvel para o seu gerenciamento, sem ter que gerar manualmente um relatrio sobre qualquer coisa. O que eles fazem refletido na exibio do
gerenciamento.

Sobre os autores
Gregg Boer um gerente de programa chefe na Microsoft. Gregg o proprietrio do produto da experincia Agile Management no TFS.
Susan Ferrell uma escritora tcnica snior na Microsoft.
Kathryn Elliott uma escritora tcnica snior na Microsoft.

2015 Microsoft

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