MDULO SISTEMA DE TRMITE

DOCUMENTARIO
- e-DocumentsAllonline -

HISTORIAL DE REVISIONES

ITEM
01

FECHA
05-10-2014

Mdulo Trmite Documentario.

VERSION
1.0

EQUIPO

AUTOR

DESCRIPCION

ESTADO

ALAP

ALAP

MANUAL DE
USUARIO

REVISIN

0
Manual Del Usuario
Introduccin
PROPSITO
El presente manual tiene como propsito brindar la base del conocimiento relacionado a
la funcionalidad del Mdulo de Sistema de Trmite Documentario. El Manual es una
fuente de consulta inmediata ante cualquier situacin de problema en la utilizacin del
Sistema. El Sistema constituye un Modulo cuyo propsito es identificar, reunir,
clasificar, registrar e informar sobre el movimientos de expedientes as como su estado
de las reas de la Municipalidad.
DIRIGIDO A:
El presente manual est dirigido a los usuarios de las reas de la Municipalidad.

1
Trminos
1.1

TRMINOS A UTILIZAR:
Propsito
Con la finalidad de que el usuario conozca, utilice y se identifique con
las terminologas empleadas en las diferentes pantallas del presente
mdulo, a continuacin se detallan los trminos ms utilizados:

Trminos de la aplicacin / Palabras de uso frecuente

TRMINO
SIGNIFICADO
Clic
Presionar el botn izquierdo del Mouse en una posicin
Doble Clic

determinada de la pantalla.
Presionar dos veces consecutivas el botn izquierdo del Mouse en

una posicin determinada de la pantalla.

Seleccionar, Equivale a decir que el usuario realice acciones como: doble clic,
Seleccione

escoja una opcin de men, hacer slo un clic, dependiendo del

contexto en donde se utilice la palabra.
Se refiere a las divisiones en una ventana, las cuales se utilizan para

Flder

mostrar mayor cantidad de informacin; stas presentan unas

etiquetas las cuales agrupan la informacin.

1.2

ESTRUCTURA FISICA DEL SISTEMA:

El Modulo de Tramite Documentario consta de una Estructura dividida
en 5 secciones tales como:
1. Cabecera: Muestra el Titulo y opciones de Salir o Volver al
Pantalla Listado de Sistemas.
2. Men Principal: Men en forma de rbol que muestra las
opciones que tiene el usuario de acuerdo a lo establecido por el
Administrador del Sistema.
3. Contenido: En esta seccin se realiza los procesos principales,
aqu se muestra la parte operativa del Sistema.
4. Indicadores: Muestra un reporte en Listado y cdigo de Barras de
los parmetros definidos como indicadores.
5. Pie de Pgina: Muestra la Informacin del Usuario, Fecha y Hora
del Sistema.

1
4
3

5
1.3

ESTRUCTURA FUNCIONAL DEL SISTEMA:

El Sistema Integrado ATENEO SIGOBEL en sus Diferentes Mdulos
presenta la Estructura:
1.

Acceso y Seguridad: Permite la Actualizacin, Cambio de

Password del Usuario.

2.

Mantenedores:

Muestra

Informacin

de

los

Registros

permitiendo realizar operacin como edicin, eliminar, buscar.

3.

Procesos: Principales mdulos para el registro y transacciones

de la informacin relevante del Sistema.

4.

Consultas: Permite realizar bsquedas por varios criterios.

5.

Reportes: Permite realizar Impresiones, Exportar a formatos

pdf, Excel dependiendo el caso e informacin a Mostrar.

2
Opciones del Sistema
I.

ACCESO Y SEGURIDAD:
1. Cambiar Password
Opcin que permite actualizar el Password para el Acceso al Sistema.

Clic Aqu para Acceder a la Opcin del Cambio del Password.

Ingresar:

Actual Password: Es la Informacin del Actual Password con el cual se

esta logeando por ejemplo 123.

Nuevo Password: Escribir Informacin del Nuevo Password (*) por el

que vamos a logear en una futura sesin.

Confirmar Password: Repetir la Informacin escrita en el Nuevo

Password dichas claves deben ser iguales, en caso contrario no se
Permitir Registrar.

* Mnimo 6 Dgitos deber Tener el Nuevo Password

II.

MANTENEDORES
1. Expedientes:
Muestra la Informacin de todos los Expedientes Ingresados en el rea de
Mesa de Partes.

Permite las Opciones de Edicin, Eliminar, Buscar de acuerdo al Criterio

adems de la Navegacin de diferentes Pginas

Editar Registro:
Clic Aqu para realizar la Operacin de Edicin de Datos del Registro
seleccionado.

Modificar los Campos Requeridos siendo obligados (*) ya sea tipo de

expediente, remitente, descripcin del Expediente, Asunto, Referencia, Nro.
de Folios, Estado (Check Activo, de lo Contrario Bloqueado)
Clic en Grabar para realizar la Edicin Cancelar y volver a la pantalla
inicial de la lista de Expedientes.
Eliminar Registro
Clic aqu para poder Bloquear el Registro Seleccionado.

Clic en Aceptar para Realizar la Operacin del Bloqueo en caso Contrario no

realizar ninguna accin.
2. Movimientos:
Muestra la Informacin de todos los Movimientos realizados por las
diferentes reas a un determinado Expediente.

Editar Registro:
Clic Aqu para realizar la Operacin de Edicin de Datos del Registro
seleccionado.

Modificar los Campos Requeridos siendo obligados (*) ya sea rea que
realiza el Movimiento, Estado del Expediente, Motivo Recepcin (Para
Atencin o como Copia), Observacin a Realizar, Nro. De Das del ltimo
movimiento al Expediente, Nro. De Folios, Activo (Check Activo, de lo
Contrario Bloqueado)
Clic en Grabar para realizar la Edicin Cancelar y volver a la pantalla
inicial de la lista de Expedientes.
Eliminar Registro
Clic aqu para poder Bloquear el Registro Seleccionado.

Clic en Aceptar para Realizar la Operacin del Bloqueo en caso Contrario no

realizar ninguna accin.

III.

PROCESOS
1. Registrar Expediente.
En esta pantalla registrar el rea de Trmite Documentario el expediente que
emite el ciudadano, Institucin y/o rea de la Municipalidad, generndose un
Nmero de Registro el cual se manejar para todo el proceso de trmite
permitiendo un mejor manejo de los expedientes y as su rpido seguimiento.

La pantalla de Registro de Expediente muestra varias opciones a llenar las

cuales detallaremos:
Fecha: Muestra la Fecha Actual.
Hora: Muestra la Hora Actual.
Nmero Expediente: Muestra el Nmero de Expediente que generar el
sistema, el cual ser el nmero que se manejara para todo el proceso del
trmite, el nmero que generar los movimientos en todas las reas siendo este
nmero el que se registre en el libro de registros.
Tipo de Expediente: Seleccin del tipo de expediente, conforme al expediente
que emite el ciudadano y/o Institucin.
Remitente: Ingreso del nombre de la persona y/o Institucin que emite un
determinado expediente.
Descripcin del Expediente: Descripcin breve del contenido del expediente.
Asunto: Ingreso del asunto, fin que persigue el expediente, que es lo que se
quiere solucionar, tratar, actualizar, etc.
Referencia: Ingreso del cdigo del expediente el cual se hace referencia
respecto al expediente que se est registrando, ya sea por motivo de dar
respuesta, actualizar datos, etc.
Folios: Nmero de Folios del expediente que se va a registrar.

Al hacer clic en Registrar de Expediente se generar el nmero del

expediente.

Una vez Registrado el Expediente Clic en Volver para seguir Registrando

Expedientes.
2. Gestionar Expediente.
Modulo que permite realizar la gestin de los expedientes permitiendo
Recibir, Archivar y Derivar.

Permite Ingresar el Nro. de Expediente, por defecto aparece el ao en Curso

pero si se registrase de otro Ao cambiar el Dato.
Clic en Buscar para mostrar el ltimo movimiento del Expediente Realizado
siendo que los expedientes Recibidos como Copia no se Muestran

Esta

pantalla

muestra

diferentes

campos

los

cuales

detallaremos:

Num: Muestra el nmero del expediente que se desea editar,

recibir, archivar.

Interesado: Muestra el nombre del ciudadano y/o Institucin

que remite el expediente.

Asunto: Muestra el Asunto que persigue el expediente.

Folios:

Muestra

la cantidad

de

Folios que

contiene

el

expediente.

Estado: Muestra el estado en el cual se encuentra el

expediente, as los estados pueden ser:

Creado/Ingresado: Estado que se genera al momento

que se registra un expediente (pantalla Registro de
Expediente).

Recibido: Estado que se genera al momento de recibir

el expediente.

Derivado: Estado que se genera al momento de derivar

el expediente a otra rea.

Archivado: Estado que se genera al momento de

archivar el expediente.

rea: Muestra el rea que tiene el expediente.

Observacin Registrada: Muestra la observacin que se
genero anteriormente, esta observacin.
Observacin al Registrar: Ingreso de la observacin que se
quiere hacer al momento de recibir y/o archivar el expediente.
Fecha: Muestra la Fecha que se realizo el movimiento al
expediente

segn

el

estado

que

se

encuentra

dicho

expediente.
Hora: Muestra la Hora que se realizo el movimiento al
expediente

segn

el

estado

que

se

encuentra

dicho

expediente.
Copia: seleccionar si el expediente a recibir, es por motivo de
copia.
Folios: Ingresar el nmero de folios en el cual se recibe,
archiva, no atiende el expediente.
Comandos:
Muestra los Siguientes comandos:
Comando
Accin
Permite la recepcin del expediente
Recibir:

correspondiente.
Permite poder Mostrar
expediente

Derivar:

sido

derivado a otra rea.

que

Atendido

un
y

Permite
Archivar:

el

archivamiento

del

expediente correspondiente.

Escribir la Nueva Cantidad de

Folios.

Escribir Alguna Observacin al

Recepcionar.

Si en Caso se Recibe como

Copia Clic Aqu
Recibir Expediente
Clic en

si es que hubiera alguna observacin y/o agregar ms

folios registrarlo antes de hacer clic.

Clic en Aceptar para Recepcionar el Expediente en caso Contrario Cancelar.

Una vez que ah sido recepcionado muestra el siguiente mensaje, realizar

nuevamente la bsqueda para poder realizar otra operacin ya sea con el
mismo u otro expediente.
Derivar Expediente

Clic en

Escribir el rea con el provedo en el campo

Observacin y/o agregar ms folios registrarlo antes de hacer clic.

Escribir el Provedo, rea y/o

Informe de Derivacin.

Clic en Aceptar para Derivar el Expediente en caso Contrario Cancelar.

Una vez que ah sido derivado muestra el siguiente mensaje, realizar

nuevamente la bsqueda para poder realizar otra operacin ya sea con el
mismo u otro expediente.
Archivar Expediente
Clic en

si es que hubiera alguna observacin y/o agregar ms

folios registrarlo antes de hacer clic, si se quiere solamente
archivar pero que el expediente siga en transcurso no Olvidar clic
en Copia, ya que una vez archivado el expediente no se puede
realizar ninguna gestin.

Clic en Aceptar para Archivar el Expediente en caso Contrario Cancelar.

Una vez que ah sido archivado muestra el siguiente mensaje, realizar

nuevamente la bsqueda para poder realizar otra operacin ya sea con el
mismo u otro expediente.
IV.

CONSULTAS
1. Seguimiento Expediente:
Permite realizar la bsqueda del seguimiento de un determinado permitiendo
registrar y determinar en que rea se encuentra para su atencin, adems de
listar expedientes dependiendo el criterio de Bsqueda.

Listado Seguimiento de Un Expediente determinado

Clic para Imprimir el

Seguimiento del Expediente.
Listado de Expedientes segn asunto, interesado, fecha y/o referencia.

Clic para Mostrar el Seguimiento

detallado del Expediente.

2. Das Respuesta:
Muestra el Nmero de Das laborables que existe entre las fechas de
movimientos de un expediente.

Escribir nmero y fecha del Expediente luego Clic en Buscar.

V.

REPORTES
1. Expedientes Registrados De Acuerdo a Fechas:
Permite Exportar en formato pdf. La Lista de Expedientes registrados de
acuerdo a Fechas establecidas dependiendo el rea Seleccionada.

Clic en Generar Reporte para Poder Visualizar el Reporte PDF.

2. Expedientes Recibidos de Acuerdo a Fechas:

Permite Exportar en formato pdf. La Lista de Expedientes Recibidos de
acuerdo a Fechas establecidas dependiendo el rea Seleccionada.

Clic en Generar Reporte para Poder Visualizar el Reporte PDF.

3. Expedientes Derivados de Acuerdo a Fechas:

Permite Exportar en formato pdf. La Lista de Expedientes Derivados de
acuerdo a Fechas establecidas dependiendo el rea Seleccionada.

Clic en Generar Reporte para Poder Visualizar el Reporte PDF.

4. Expedientes Archivados de Acuerdo a Fechas:

Permite Exportar en formato pdf. La Lista de Expedientes Archivados de
acuerdo a Fechas establecidas dependiendo el rea Seleccionada.

Clic en Generar Reporte para Poder Visualizar el Reporte PDF.

5. Nmero de das desde la Recepcin - Expedientes :

Permite Exportar en formato pdf. La Lista de Expedientes segn ya sea mayor
o menos a los das desde la recepcin.

Clic para Seleccionar la Opcin de

Mayor A cierto Nro. de Das.

Clic para Seleccionar la Opcin de

Menor A cierto Nro. de Das.

Clic en Generar para Poder Visualizar el Reporte PDF.

6. Expedientes por Asunto, Fechas:

Permite Exportar en formato pdf. La Lista de Expedientes de acuerdo a un
asunto relacionado (La Bsqueda se realiza de acuerdo a lo colocado en el
asunto pudindose establecer palabras claves para una bsqueda global).

Clic en Generar Reporte para Poder Visualizar el Reporte PDF.